3.7.1. Для обеспечения комплектования архива в организации на все завершенные в делопроизводстве дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, составляются архивные описи.
Описи составляются отдельно: на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу; дела, состоящие из документов, характерных только для данной организации (судебные, следственные дела, научные отчеты по темам и т.п.).
Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) нумерацией.
3.7.2. В организации, в каждом структурном подразделении описи составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством архива. По этим описям документы передаются в архив. Описи, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи дел организации, которую готовит архив и по которой он сдает дела на постоянное хранение.
Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме (приложение 12) в трех экземплярах и представляются в архив организации через год после завершения дел в делопроизводстве.
3.7.3. Описательная статья описи дел структурного подразделения включает в себя следующие элементы:
порядковый номер дела (тома, части) по описи;
индекс дела (тома, части);
заголовок дела (тома, части), полностью соответствующий его заголовку на обложке дела;
даты дела (тома, части);
количество листов в деле (томе, части);
срок хранения дела.
3.7.4. При составлении описи дел структурного подразделения соблюдаются следующие требования:
заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;
каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносятся в опись под самостоятельным номером);
порядок нумерации дел в описи - валовый за несколько лет; порядок присвоения номеров описям структурных подразделений устанавливается по согласованию с архивом;
графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;
при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "То же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);
графа описи "Примечания" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.
В конце описи вслед за последней описательной статьей заполняется итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел, первый и последний номера дел по описи дел, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (наличие литерных и пропущенных номеров).
Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием его должности и утверждается руководителем структурного подразделения.
По требованию архива организации к описи могут составляться оглавление, список сокращений, указатели.
3.7.5. На основе описей дел структурных подразделений составляется годовой раздел сводной описи дел организации, подготовка которого возлагается на архив организации под непосредственным методическим руководством соответствующего архивного учреждения.
3.7.6. В годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения включаются заголовки дел постоянного хранения, отложившихся в течение года в деятельности структурных подразделений, и заголовки дел, сформированных из документов, выделенных из дел с временными сроками хранения, имевших отметку "ЭПК", причем только после сверки их со сводной номенклатурой за тот же год и проверки правильности формирования и оформления дел. В необходимых случаях заголовки дел уточняются, дела подвергаются расшивке и переформированию при обнаружении, что дело сформировано неправильно.
3.7.7. Годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения составляется по установленной форме (приложение 1). Элементы описательной статьи и порядок внесения заголовков дел в годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения, заполнение граф аналогичны элементам и порядку, изложенным в пунктах 3.7.3 - 3.7.4.
Первому годовому разделу сводной описи дел фонда присваивается номер по листу фонда, все последующие годовые разделы числятся за этим номером до образования законченной описи.
3.7.8. Заголовки дел, включенные в годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения, нумеруются в валовом порядке.
3.7.9. Заголовки дополнительно обнаруженных дел в зависимости от их количества могут быть внесены в годовой раздел под литерными номерами в соответствии с принятой систематизацией или в конец годового раздела.
После внесения в опись записей о поступлении или выбытии дел составляется окончательная итоговая запись, в которой указываются также основания внесенных изменений.
Внесение в годовой раздел сводной описи дел изменений после утверждения его ЭПК архивного учреждения допускается только после принятия ЭПК, утвердившей этот раздел, соответствующего решения.
3.7.10. К первому годовому разделу сводной описи дел постоянного хранения составляется предисловие и при необходимости - указатели, оглавление, список сокращенных слов, которые составляют справочный аппарат годового раздела описи.
3.7.11. В предисловие включаются сведения об основных направлениях деятельности и структуре организации за период, который охватывают дела описи; дается краткая характеристика содержания и полноты документов фонда, включенных в раздел; указывается наличие дел, выходящих за хронологические границы фонда; отмечаются наиболее типичные группы дел как по разновидностям документов, так и по содержанию; дается краткая характеристика содержащейся в описи информации о подведомственных или вышестоящих организациях; освещаются особенности формирования, описания и систематизации заголовков дел, наличие справочного аппарата к разделу, основные принципы его составления и порядок пользования им.
Предисловие подписывается составителем с указанием должности и даты составления предисловия и заведующим архивом организации (лицом, ответственным за архив).
3.7.12. Оглавление составляется, если в годовом разделе сводной описи дел имеются подразделы, другие более мелкие группы дел, справочный аппарат к разделу. В оглавлении перечисляются: предисловие, список сокращений (составляемый в необходимых случаях), названия всех подразделов и более мелких групп дел, включенных в раздел, указатели (если они имеются).
3.7.13. Годовой раздел сводной описи дел составляется в 4-х экземплярах.
Годовые разделы, если они не являются законченной описью, не подшиваются и не переплетаются; они должны храниться в папках с клапанами и завязками.
3.7.14. Годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения подлежит рассмотрению ЦЭК (ЭК) организации, после чего в случае согласования в конце раздела ставится гриф "Согласовано" с указанием номера протокола ЦЭК (ЭК) и даты заседания, на котором он был рассмотрен. Одобренные годовые разделы направляются на рассмотрение архивного учреждения в соответствии со сроками, установленными графиком представления описей дел на рассмотрение ЭПК архивного учреждения, но не позднее чем через 2 года, а центральным архивом министерства, ведомства Российской Федерации (центральным отраслевым архивом при министерстве, ведомстве Российской Федерации) - через 4 года после завершения делопроизводством дел, включенных в раздел. Представляются 4 его экземпляра.
После утверждения годового раздела ЭПК архивного учреждения раздел утверждается руководителем организации, затем первый экземпляр годового раздела сводной описи в качестве контрольного передается в государственный архив, остальные остаются в организации.
3.7.15. Несколько годовых разделов сводных описей дел постоянного хранения или один годовой раздел, число заголовков дел в которых достигло четырехзначной цифры, считаются законченной архивной описью.
В организациях с небольшим объемом ежегодно образующихся дел постоянного хранения (до 200 дел) опись считается законченной, если в нее включены годовые разделы сводных описей дел постоянного хранения за 5 лет.
3.7.16. Каждой законченной описи присваивается номер.
3.7.17. Законченная опись имеет самостоятельную нумерацию заголовков дел, к ней составляются итоговая запись и заверительная надпись. Итоговая запись и заверительная надпись (приложение 13) к законченной описи составляются так же, как к годовому разделу сводной описи дел.
При этом заверительные надписи, составленные к годовым разделам сводных описей дел, изымаются.
На титульном листе законченной описи дел постоянного хранения указываются:
название фонда;
номер фонда;
номер описи;
название описи, которое включает указание категории документов (постоянного, временного хранения, по личному составу и т.д.), содержащихся в делах, заголовки которых включены в опись;
крайние даты дел, включенных в опись.
Перед названием фонда на титульном листе оставляется место для написания полного названия государственного архива, в котором будут постоянно храниться дела данной организации.
3.7.19. К законченной описи обязательно составляются оглавление и предисловие, а также указатели и список сокращенных слов при наличии последних в годовых разделах.
3.7.20. Законченная опись вместе с титульным листом и справочным аппаратом к ней заключается в твердую обложку и переплетается.
3.7.21. В годовой раздел сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения включаются заголовки дел, отложившихся в течение года в деятельности структурных подразделений.
Годовой раздел сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения составляется по установленной форме (приложение 2). Порядок заполнения граф описи, нумерации заголовков дел раздела, составления итоговой записи и заверительной надписи к разделу аналогичен порядку, указанному в пп. 3.7.7 - 3.7.9, 3.7.17.
Систематизация заголовков дел в годовом разделе сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения соответствует систематизации заголовков дел в сводной номенклатуре дел за этот же год.
При необходимости к годовому разделу этой описи составляются оглавление, список сокращенных слов (см. п. 3.7.10).
Годовой раздел сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения печатается в двух экземплярах и одобряется вначале ЦЭК (ЭК) организации, а затем утверждается ее руководителем.
3.7.22. Годовой раздел сводной описи дел по личному составу имеет установленную форму (приложение 3). Порядок заполнения граф, формы описи, нумерации заголовков дел раздела, составления итоговой записи и заверительной надписи к разделу аналогичен порядку, указанному в пп. 3.7.7 - 3.7.9, 3.7.17.
3.7.23. Заголовки дел в годовом разделе сводной описи дел по личному составу систематизируются по номинальному признаку с учетом следующей последовательности:
приказы (распоряжения) по личному составу;
списки личного состава;
карточки по учету личного состава (при отсутствии отдельной описи личных дел);
личные дела (при отсутствии отдельной описи личных дел);
лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате (расчетные ведомости по зарплате);
невостребованные трудовые книжки (при отсутствии отдельной описи);
акты о несчастных случаях.
Указанные виды документов, образующиеся в организации в больших объемах, могут выделяться в самостоятельные годовые разделы описи (личные дела, трудовые книжки и т.п.). Личные дела (личные карточки) вносятся в сводный годовой раздел описи по году увольнения лица, на которое заведено личное дело, и систематизируются по алфавиту.
При необходимости к годовому разделу сводной описи дел и к законченной описи дел по личному составу составляются оглавления, указатели и списки сокращенных слов.
Годовой раздел сводной описи дел по личному составу организации, передающей документы на постоянное хранение, печатается в трех экземплярах, подписывается составителем, заверяется начальником отдела кадров (инспектором по кадрам) и представляется на рассмотрение ЦЭК (ЭК) организации. После одобрения раздела ЦЭК (ЭК) он подлежит согласованию с ЭПК соответствующего архивного учреждения и утверждению руководителем организации.
Передача дел в архив организации осуществляется по графику, составленному архивом, согласованному с руководителями структурных подразделений, передающих документы в архив, и утвержденному руководителем организации.
В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в архив организации сотрудником архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел организации. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения обязаны устранить. При обнаружении отсутствия дел составляется соответствующая справка.
Прием каждого дела производится лицом, ответственным за архив (специальным сотрудником), в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, а также подписи ответственного за архив (сотрудника архива) и лица, передавшего дела.
При приеме особо ценных дел проверяется количество листов в делах.
Дела, увязанные в связки, доставляются в архив организации сотрудниками структурных подразделений.
Вместе с делами в архив передаются регистрационные картотеки на документы. Наименование каждой картотеки включается в опись.
Опись дел постоянного хранения - систематизированный перечень справочного характера, который состоит из заголовков дел. Он служит для раскрытия состава и содержания дел, а также делает возможным их оперативный учет и систематизацию.
Опись дел постоянного хранения является необходимым учетным документом для любой организации. Она составляется сотрудниками отдела документооборота или иными уполномоченными лицами. Опись дел постоянного хранения должна быть составлена согласно российскому законодательству (см. Основные правила работы организаций). Она включает в себя совокупность обязательных элементов, которые образуют описательную статью.
Среди обязательных элементов описи дел постоянного хранения:
- наименование организации
- номер фонда
- порядковый номер
- индекс дела (при наличии )
- заголовок дела
- дата дела
- число листов в деле
- примечание (если есть)
Важно: ежегодно опись дел постоянного хранения в установленные сроки должна быть .
В случае передачи документов в государственный архив опись дел постоянного хранения составляется в четырех экземплярах. Для этого факт передачи должен быть утвержден руководством и специальной архивной комиссией.
Правила заполнения описи дел постоянного хранения
Наименование организации
Необходимо указать то наименование организации, которое она носила во время создания документов. В том случае если организация несколько раз сменила наименование в указанный период, то нужно оставить последнее название.
Фонд №
Для организаций, являющихся источниками комплектования государственного или муниципального архива, номер фонда присваивают эти архивы. Если организации не являются источниками копмлектования государственного или муниципального архива, то номер фонда присваивает сама организация. В том случае если в организации хранится только один архивный фонд, то эта графа не заполняется. Если несколько архивных фондов, например, документы предшественников или подведомственных организаций, то каждый фонд имеет свой номер согласно поступлению его в архив.
Порядковый номер
Каждое дело вносится под самостоятельным порядковым номером (включая тома дел). Порядок нумерации дел в описи валовый за несколько лет (но не более 9999 дел).
Индекс дела
Нужно указать индекс дела согласно номенклатуре дел. При отсутствии номенклатуры, графу необходимо оставить пустой.
Заголовок дела
Заголовок вносится в опись в точном соответствии с заголовком, который находится на обложке дела. Никакие расхождения не допускаются. Для дел с одинаковыми заголовками существует следующий порядок: полностью прописывается наименование только первого дела, а все остальные обозначаются словами «То же».
Дата дела
В данной графе указываются крайние даты дел.
Число листов в деле
Необходимо прописать количество листов, относящихся к делу. Они переносятся с обложки дела.
Примечание
В примечании (в случае необходимости) делаются пометки об особенностях физического состояния документов, выбытии дел и др.
Любой документ в организации проходит длительный путь от создания до помещения в архив. Одной из функций архива является учет - систематизация дел, создание научно-справочного аппарата и документов архивного учета. Именно на стадии учета архивных документов создаются описи дел. Мы расскажем, какие виды описей могут составляться в организации и как их правильно оформить.
НОРМАТИВНАЯ БАЗА
■ Описям дел посвящены пункты 3.6, 3.10, 4.11, 4.31, 4.32, 4.34, 5.5 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утверждены приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526; далее - Правила 2015).
Правила 2015 содержат 7 форм описей:
Опись дел постоянного хранения (Приложение 14);
Опись дел по личному составу (Приложение 15);
Опись дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения (Приложение 16);
Опись электронных дел, документов постоянного хранения (Приложение 17);
Опись электронных дел, документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения (Приложение 18);
Опись дел структурного подразделения (Приложение 23);
Опись электронных дел, документов структурного подразделения (Приложение 24).
■ Составлению и оформлению описей дел посвящен раздел 3.7 Основных правил работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002; далее - Основные правила). В нем подробно описывается, как заполнять графы описи, как оформить дело и т.п.
Основные правила содержат 4 формы описей:
Форма годового раздела сводной описи дел постоянного хранения (Приложение 1);
Форма годового раздела сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения (Приложение 2);
Форма годового раздела сводной описи дел по личному составу (Приложение 3);
Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу структурного подразделения организации (Приложение 12).
Классификация описей дел на основе Правил 2015 и Основных правил представлена на схеме.
ОПИСЬ ДЕЛ ПОСТОЯННОГО ХРАНЕНИЯ
Такая опись составляется только в отношении дел, которые по перечням имеют срок хранения «постоянно». К ним относятся, например, договоры о создании общества, изменения и дополнения к ним (ст. 51 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения).
В таблице описи дел постоянного хранения отсутствует графа «Срок хранения», так как все дела имеют одинаковый срок хранения.
Форма описи дел постоянного хранения приведена в Приложении 14 к Правилам 2015 (Пример 1, Пример 2).
2 Гриф проставляется, если организация является источником комплектования государственного или муниципального архива.
3 Гриф проставляется, если организация является источником комплектования государственного или муниципального архива.
ОПИСЬ ДЕЛ ВРЕМЕННОГО (СВЫШЕ 10 ЛЕТ) ХРАНЕНИЯ
Если таких документов в организации достаточно много, то для них составляется опись дел ежегодно (конечно, если дело закрыто и передано в архив). Если таких дел мало (4-5 в год), то можно составить опись за несколько лет.
Форма описи дел временного (свыше 10 лет) хранения приведена в Приложении 16 к Правилам 2015 (Пример 3).
СОСТАВЛЯЕМ ОПИСЬ ДЕЛ С ДОКУМЕНТАМИ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ
Документы по личному составу выделяются в особую группу, систематизируются обособленно и включаются в отдельную опись (п. 5.4.4.1 Основных правил, п. 5.5 Правил 2015).
Лучше всего опись дел по личному составу вести по годам - архивисты не любят, когда в одной описи собирают дела за несколько лет. Это затрудняет поиск документов, создает путаницу, если менялась структура организации; кроме того, может нарушаться валовая нумерация в описи. В пределах каждого года дела по личному составу традиционно систематизируются по структурным подразделениям, сформировавшим документы по личному составу.
Заголовки дел в годовом разделе сводной описи дел по личному составу систематизируются по номинальному признаку с учетом следующей последовательности (п. 3.7.23 Основных правил):
Приказы (распоряжения) по личному составу (прием, увольнение, перевод);
Списки личного состава (например, списочный состав работников; списки работников, занятых на работах с вредными условиями труда; списки ветеранов войн и т.п.);
Личные карточки уволенных работников (унифицированная форма № Т-2; составляется отдельная опись в случае отсутствия описи личных дел). В дела формируются по году увольнения и по алфавиту фамилий работников;
Личные дела уволенных работников. В дела формируются по году увольнения и по алфавиту фамилий работников;
Лицевые счета;
Невостребованные трудовые книжки (при отсутствии отдельной описи);
Акты о несчастных случаях;
Журналы учета документов по личному составу.
Если в организации образуется большой объем каких-то из этих видов документов, для них могут создаваться самостоятельные годовые разделы описи (п. 3.7.23 Основных правил).
Форма годового раздела сводной описи дел по личному составу приведена в Приложении 15 к Правилам 2015 (Пример 4).
■ Лицевые счета. Лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате группируются в отдельные дела и располагаются в них по алфавиту фамилий. При передаче из бухгалтерии в архив организации опись на эти дела можно составлять отдельно. Для описи лицевых счетов можно использовать форму, приведенную в Приложении 15 к Правилам 2015 (Пример 5).
Однако при небольшом количестве дел лицевые счета могут быть включены в сводную опись дел по личному составу совместно с другими видами документов по личному составу (приказами, личными делами уволенных работников и т.д.) (см. Пример 4).
■ Приказы (распоряжения) по личному составу. Приказы (распоряжения) по личному составу формируются в отдельные дела согласно номенклатуре дел, в соответствии с установленными сроками хранения. При больших объемах таких документов целесообразно приказы по личному составу, касающиеся различных сторон деятельности организации (прием на работу, увольнение и перемещение работников, командировки и т.д.), группировать в отдельные дела (п. 3.5.5 Основных правил).
Порядок внесения дел в опись Основными правилами не установлен. Их можно располагать в описи, например, по степени юридической значимости: сначала приказы, затем распоряжения.
Пример оформления описи дел с приказами по личному составу приведен в Примере 6.
■ Личные дела уволенных работников. Отдельная опись личных дел составляется при большой ротации работников: если у вас порядка 30-50 уволившихся в 2016 году, то лучше составить отдельную опись в алфавитном порядке (Пример 7).
ОПИСЬ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ
Многие специалисты, работающие с документами, имею очень смутное представление об описи электронных дел. Если вам пришлось столкнуться с этим, то в первую очередь нужно обратиться к Правилам 2015.
4 Форма описи электронных дел, документов постоянного хранения.
5 Форма описи электронных дел, документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения.
Особое внимание стоит обратить на то, все ли документы можно хранить в электронном виде. Возможно, стоит вынести этот вопрос на обсуждение экспертной комиссии и пригласить к участию в нем руководителя организации.
Форма описи электронных дел, документов приведена в Примере 8.
6 Гриф проставляется, если организация является источником комплектования государственного или муниципального архива.
Если вы не записываете электронные дела на диск, а храните их на локальном компьютере, то следует сделать опись каталога и указать в описи в столбце «Объем» размер папки, а в столбце «Примечание» - содержимое папки и путь к ней.
ОПИСЬ ДЕЛ ОТДЕЛЬНЫХ ВИДОВ ДОКУМЕНТОВ
Дела, состоящие из документов, характерных только для данной организации (судебные, следственные дела, научные отчеты по темам, проектная документация, документы по выполнению государственного заказа/задания и т.п.), включаются в отдельную опись (п. 3.7.1 Основных правил).
Для составления описи можно использовать форму описи из Приложений 14 и 16 к Правилам 2015 (Пример 9).
СВОДНАЯ ОПИСЬ ДЕЛ ОРГАНИЗАЦИИ
В структурных подразделениях организации составляются описи дел структурных подразделений: постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, по личному составу (Приложения 23, 24 к Правилам 2015), на основе которых в архиве организации составляются годовые разделы соответствующих сводных описей дел, документов (Приложения 14-18 к Правилам 2015). Описи дел структурных подразделений вместе с делами постоянного хранения и по личному составу передаются специалисту, ответственному за архив.
Часто в отделах заниматься этим совершенно некогда, поэтому к составлению описей дел структурных подразделений приходится подключаться работнику, ответственному за архив, и прямо указывать, какие документы и дела необходимо включить в опись. Но даже этого бывает недостаточно: ему приходится непосредственно участвовать в поиске документов, относящихся к делу, и его комплектовании.
Согласно п. 3.7.6 Основных правил в годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения включаются заголовки дел постоянного хранения, отложившихся в течение года в деятельности структурных подразделений, и заголовки дел, сформированных из документов, выделенных из дел с временными сроками хранения, имевших отметку «ЭПК», причем только после сверки их со сводной номенклатурой за тот же год и проверки правильности формирования и оформления дел. В необходимых случаях заголовки дел уточняются, дела подвергаются расшивке и переформированию при обнаружении, что дело сформировано неправильно.
ЗАПОЛНЯЕМ ГРАФЫ ТАБЛИЦЫ ОПИСИ ДЕЛ
■ «№ п/п». Порядок нумерации дел в описи - валовый. Это значит, что законченная опись дел должна включать не более 9999 единиц хранения (п. 3.10 Правил 2015).
■ «Индекс дела (Номер дела)». Каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером. Если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть) вносится в опись под самостоятельным номером. Это касается и сформированных в отдельные тома приложений к делам.
Например: 02-03 - Приказы, распоряжения о приеме, переводе, перемещении, увольнении , где 02 - индекс структурного подразделения, 03 - порядковый номер дела.
■ «Заголовок дела (тома, части)». Заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел.
Графа «Заголовок дела» описи заполняется в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела.
Если в опись нужно внести подряд несколько дел с одинаковыми заголовками, пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами «То же», при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью. На каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью.
Многотомные дела в опись вносятся по порядку номеров томов. В этом случае в описи указывается заголовок только первого тома, а заголовки всех остальных томов, если они помещены на одной странице, обозначаются словами «То же». Если наименование многотомного дела переходит на следующий лист, то необходимо заголовок дела повторить полностью. При внесении в опись последнего тома после номера тома добавляется слово «Последний» (Пример 10).
■ «Крайние даты». Крайними датами дел, содержащих организационно-распорядительную, творческую и иную документацию (протоколы, стенограммы, письма, доклады и т.д.), для которой точная датировка имеет важное значение, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, то есть даты регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело (п. 3.6.18 Основных правил). Крайние даты не проставляют для годовых, квартальных отчетов и иных документов, в названии которых есть фраза «за … год».
■ «Срок хранения». Сроки хранения дел переносятся в опись из номенклатуры дел. Они устанавливаются по типовым и ведомственным перечням. Если срок хранения документов, которые вносятся в номенклатуру дел, не регламентирован этими перечнями, он устанавливается ЭПК соответствующего архивного учреждения по представлению архива и ЦЭК (ЭК) организации (п. 3.4.9 Основных правил).
■ «Количество листов». Количество листов в деле соответствует количеству, указанному в листе-заверителе дела.
■ «Примечание». В этой графе делаются отметки о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на соответствующий акт, о наличии копий и т.п., например: «В связи с производственной необходимостью “Годовой бухгалтерский отчет и пояснительная записка к нему” за 2006-2007 годы остаются в отделе по бухгалтерскому учету и контролю, так как названные документы необходимы для проведения сравнительного анализа. Кроме того, не проводилась ревизия финансово-хозяйственной деятельности за указанный период».
ОФОРМЛЯЕМ ОПИСЬ ДЕЛ (НА ПРИМЕРЕ ОПИСИ ДЕЛ ПОСТОЯННОГО ХРАНЕНИЯ)
■ Титульный лист. На титульном листе законченной описи дел постоянного хранения указываются:
Название фонда;
Номер фонда;
Номер описи;
Название описи, которое включает указание категории документов (постоянного, временного хранения, по личному составу и т.д.), содержащихся в делах, заголовки которых включены в опись;
Крайние даты дел, включенных в опись.
Перед названием фонда на титульном листе оставляется место для написания полного названия государственного архива, в котором будут постоянно храниться дела организации (п. 3.7.18 Основных правил).
Форма титульного листа описи дел постоянного хранения приведена в Приложении 14 к Основным правилам (Пример 11).
■ Предисловие (дополнение к предисловию). К первому годовому разделу сводной описи дел постоянного хранения составляется предисловие (п. 3.7.10 Основных правил). В последующих описях составляется дополнение к предисловию. Если не было составлено предисловие при открытии описи, то его нужно обязательно составить, когда опись закроется.
Предисловие обычно состоит из двух частей: исторической и историографической.
В историческую часть вносят сведения:
По истории организации: дата образования, сведения об изменении наименования организации;
Об основных направлениях деятельности и структуре организации за период, который охватывают дела описи.
В историографической части :
Дается краткая характеристика содержания и полноты документов фонда, включенных в раздел;
Указывается наличие дел, выходящих за хронологические границы фонда;
Отмечаются наиболее типичные группы дел как по разновидностям документов, так и по содержанию;
Дается краткая характеристика содержащейся в описи информации о подведомственных или вышестоящих организациях;
Освещаются особенности формирования, описания и систематизации заголовков дел, наличие справочного аппарата к разделу, основные принципы его составления и порядок пользования им.
Составлять предисловие и дополнение к нему нужно обязательно.
Чем подробнее вы опишете все то, что удалось выяснить при проведении научно-технической обработки, тем проще затем будет работать с архивными документами. Фиксируйте всё: какие подразделения передали дела, какие не передали и почему; как менялась структура организации за тот хронологический период, который вы описываете, и какие в связи с этим были перемещения документов; какие дела не заводились и почему.
Также следует описать физическое состояние дел, возможные ошибки при переплете и варианты их исправления; причины превышения объема одного тома (более 250 страниц или толщина более 4 см).
Предисловие подписывается составителем с указанием должности и даты составления, а также заведующим архивом организации (лицом, ответственным за архив).
Если поменяется лицо, ответственное за архив, у него будут полные сведения о документальном фонде организации (Пример 12).
Предисловие;
Список сокращений (составляемый в необходимых случаях);
Названия всех подразделов и более мелких групп дел, включенных в раздел;
Указатели (если они имеются) (пункт 3.7.12 Основных правил).
Приведем пример оглавления.
■ Указатель. Указатель слов составляется к законченной описи дел (п. 3.7.19 Основных правил). Указатель к описи дел постоянного хранения может выглядеть следующим образом:
■ Список сокращенных слов. Составляется также к законченной описи (п. 3.7.19 Основных правил).
■ Итоговая запись. К описи составляется итоговая запись, которая фиксирует количество дел, включенных в опись, содержит подписи составителей описи, а также
грифы утверждающих структур (муниципального или государственного архива и ЭК организации) (Пример 13).
■ Лист-заверитель. Последний лист описи - лист-заверитель дела. Лист-заверитель фиксирует количество листов в описи; он не нумеруется.
Форма листа-заверителя дела приведена в Приложении 8 к Правилам 2015 (Пример 14).
РЕЕСТР ОПИСЕЙ
Описи дел подлежат учету и вносятся в реестр описей. Реестр описей является обязательным документом архивного учета (п. 6.4.6 Основных правил, п. 3.6 Правил 2015).
Реестр описей ведется в архиве организации при наличии двух и более описей. В реестр вносятся все виды описей, составляемые в организации, в том числе опись электронных документов.
Описи вносятся в реестр описей в хронологической последовательности их поступления, под соответствующими порядковыми номерами. Если в организации ранее не велся реестр описей, то его нужно составить и внести туда описи за все годы работы организации, начиная с самой ранней описи.
В реестре описей фиксируются основные даны по составу каждой поступившей в архив организации описи: номер фонда, номер описи, количество описанных в ней дел, количество листов в описи и ее экземпляров.
Форма реестра описей приведена в Приложении 19 к Правилам 2015 (Пример 15).
СОГЛАСОВАНИЕ ОПИСЕЙ НА ЗАСЕДАНИИ ЭКСПЕРТНОЙ КОМИССИИ
Экспертная комиссия (ЭК) является совещательным органом при руководителе организации. Она создается приказом руководителя.
Заседания ЭК оформляются протоколом. Протокол подписывают председатель и секретарь комиссии. Решения ЭК вступают в силу после утверждения руководителем организации (п. 2.2.6 Основных правил) (Пример 16).
По итогам заседания ЭК, если опись дел согласована, в конце ее годового раздела ставится гриф согласования с указанием номера протокола ЭК и даты заседания, на котором он был рассмотрен (п. 3.7.14 Основных правил).
Если организация является источником комплектования государственного архива, то согласованные на заседании экспертной комиссии годовые разделы описи дел организации направляются на рассмотрение архивного учреждения. После утверждения годового раздела на заседании ЭПК архивного учреждения раздел утверждается руководителем организации, затем первый экземпляр годового раздела сводной описи в качестве контрольного передается в государственный архив, остальные остаются в организации (п. 3.7.14 Основных правил).
Соответствующие грифы согласования и утверждения оформляются в нижней части описи (см. Примеры 1, 2, 4-9).
В соответствии с Инструкцией по делопроизводству в системе ФМС России, утвержденной приказом ФМС России от 8 ноября 2010 г. N 400, а также в целях совершенствования документационного обеспечения управления в системе Федеральной миграционной службы - приказываю:
2. Руководителям (начальникам) структурных подразделений центрального аппарата ФМС России, начальникам (руководителям) территориальных органов ФМС России:
2.2. При обеспечении ведения делопроизводства руководствоваться .
3. Отделу архивных фондов Управления по работе с обращениями граждан и организаций ФМС России оказать практическую помощь начальникам (руководителям) территориальных органов ФМС России по вопросам составления описей дел постоянного хранения и описей дел по личному составу.
4. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя руководителя департамента - начальника управления делопроизводства Организационно-административного департамента ФМС России полковника внутренней службы Л.П. Ковалеву.
Методические рекомендации
по составлению описей дел постоянного хранения и описей дел по личному составу в Федеральной миграционной службе
(утв. Федеральной миграционной службы от 23 апреля 2013 г. N 218)
I. Общие положения
2. Целью Методических рекомендаций является разработка единых требований к составлению описей дел постоянного хранения и описей дел по личному составу в Федеральной миграционной службе на основе имеющейся нормативной правовой базы в области архивного дела в Российской Федерации.
3. Методические рекомендации разработаны для лиц, ответственных за ведение делопроизводства, оперативное хранение документов и обеспечение сохранности архивных документов в системе Федеральной миграционной службы, с целью оказания методической помощи при составлении описей дел постоянного хранения и описей дел по личному составу.
II. Общие понятия об описи дел
4. Опись дел - архивный справочник, предназначенный для раскрытия состава и содержания единиц хранения, единиц учета, закрепления их систематизации внутри фонда и их учёта.
Опись осуществляет функцию учёта, фиксирует каждую единицу хранения (дело), а также всю совокупность единиц хранения в целом.
С помощью порядковых номеров закрепляется место каждой единицы хранения в составе описи, а в итоговой записи отражается общее количество единиц хранения в описи.
Все разделы в сводной описи должны составляться без нарушения хронологии. Если предыдущий годовой раздел описи составлен на 2009 год, то следующий составляется на 2010 год и т.д.
В пределах фонда описи нумеруются в валовом порядке.
Не допускается присвоение описям одинаковых учётных номеров.
Также не может быть в составе одного фонда двух описей под одним номером с разной нумерацией дел, начинающихся с N 1, например двух описей N 2.
Описи на документы постоянного хранения присваивается обычно номер первый.
Если в фонде имеется несколько описей по личному составу, то, чтобы отличить их от описей постоянного хранения, к их номерам прибавляется буквенный индекс "л.с." (личный состав).
К описи N 2 буквенный индекс "л.с." обычно не добавляется.
Например:
Опись N 1. Дел постоянного хранения.
Опись N 2. Дел по личному составу УФМС России по Владимирской области.
Опись N 3 л.с. Опись личных дел государственных гражданских служащих УФМС России по Владимирской области, уволенных в 2009 году.
5. Описи составляются:
На дела постоянного хранения ();
На дела по личному составу ();
На дела временного (свыше 10 лет) хранения ().
6. Опись состоит из описательных статей, итоговой записи, листа-заверителя и справочного аппарата к описи.
Описательная статья представляет набор обязательных и дополнительных элементов (реквизитов) описания единицы хранения (единицы учёта).
Обязательными элементами (реквизитами) описания единицы хранения (единицы учета) являются:
Порядковый номер;
Заголовок единицы хранения;
Крайние даты документов в единице хранения (число, месяц, год);
Количество листов в единице хранения.
Дополнительными элементами (реквизитами) описания единицы хранения (единицы учета) являются:
Индекс дела;
Указание на подлинность (копийность) документов;
Реквизит "Заголовок дела" является самым важным элементом описательной статьи, так как в сжатой форме несет основную информацию о составе и содержании документов единицы хранения.
Заголовки дел, включённые в описи, нумеруются в валовом порядке в графе N 1 "N п/п".
Каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером. Если дело состоит из нескольких томов или частей, то под самостоятельным номером вносится в опись каждый том или часть.
Порядковые номера дел по описи обозначаются арабскими цифрами (1, 2, 3, 4 и т.д.).
Например, последний номер дела в годовом разделе описи за 2009 год - N 135, следовательно первый номер дела за 2010 год - N 136.
В пределах одной описи дела имеют единую валовую нумерацию с N 1 по N 9999.
Каждый годовой раздел описи начинается с очередного порядкового номера.
Если количество дел в описи достигло предельного четырехзначного числа (9999), то такая опись считается законченной.
Заголовок дела указывается в точном соответствии с тем, как он вынесен на обложку дела без изменений и сокращений.
В заголовках дел с распорядительными документами (приказы, распоряжения, решения) указываются их номера.
Если нумерация документов нарушена вследствие неправильного формирования дела, отсутствуют номера документов, то все это надо указать в предисловии.
Например,
Нумерация граф таблицы приводится в соответствии с источником
В заголовках дел с документами не допускается употребление неконкретных, не раскрывающих содержание документов формулировок, таких как "входящая переписка", "исходящая переписка", "разная переписка", "общая переписка", "документация", "статистическая отчётность", "документы ДСП", "материалы".
В заголовке дела не допускается перечисление отдельных видов документов без дополнительных информационных характеристик.
Например: "Приказы и распоряжения", "Справки проверок", "Докладные записки", "Положения", "Инструкции", "Договоры", "Отчёты" и т.д.
Реквизит "Крайние даты" обеспечивает возможность поиска документов за конкретный период, способствует классификации документов по хронологическому признаку.
Начальной датой дела является дата составления (регистрации) самого раннего документа, а конечной - дата составления (регистрации) самого позднего документа;
Крайние даты (число, месяц, год) указываются при описании распорядительной документации (приказы, распоряжения, протоколы); журналов регистрации распорядительных документов; дел, состоящих из нескольких томов (например, переписка); документов по одному вопросу, относящихся к одному лицу и объединённых термином "дело";
Если делом является журнал или книга, то крайними датами для них будут даты первой и последней записи;
В личных делах крайними датами являются даты приказов о приёме и увольнении лиц, на которых они заведены.
Например:
Перспективные планы (прогнозы, программы) относятся к начальному году их действия, а отчёты об их выполнении - к последнему.
При обозначении крайних дат штатных расписаний, смет указывается год (годы), на который они составлены.
Например:
Поручения Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации по разработке проектов федеральных законов, относящиеся к основной деятельности ФМС России, по которым ФМС России является головным исполнителем, и документы по их исполнению (справки, заключения, замечания, дополнения, письма) группируются в дела по направлениям деятельности ФМС России.
В деле поручения располагаются по дате поручения и по номеру поручения, а не по датам исполнения документа.
Если по таким поручениям ФМС России готовила ответ, в котором указывала, что замечаний или предложений не имеется, такие поручения формируются в дело с временным сроком хранения.
Если поручение Правительства Российской Федерации по разработке проекта закона находилось на исполнении в течение нескольких лет, то оно формируется в дело того года, в котором поручение было издано.
Например: поручение по разработке проекта закона, относящееся к деятельности ФМС России, изданное в 2006 году, а исполненное в 2012 году, по которому имеется несколько томов с промежуточными ответами, формируется в дело, заведённое в 2006 году (промежуточные ответы включаются в дела за те годы, в которые они были подготовлены), и включаются в раздел описи дел постоянного хранения за 2012 год.
В заголовках томов дела указываются годы, в течение которых шло исполнение поручения: 2006-2012 годы.
В графе даты дела указываются даты документов, находящихся в деле (томе).
В предисловии к описи указывается, что в раздел описи за 2012 год включены документы за 2006-2012 годы.
Если в дело включены документы-приложения, даты которых выходят за рамки крайних дат дела, то на обложке дела под датами дела с новой строки делается запись: "в деле имеются документы за ____ год(ы). В описи эта запись помещается в графе "Заголовок дела".
Если в деле отложился один документ, то его наименование приводится в единственном числе и, соответственно, дата в графе "крайние даты" указывается один раз.
В заголовках дел, содержащих плановую (планы, программы, прогнозы) и отчётную документацию, указывается период (месяц, квартал, год), на (за) который составлены планы и отчёты.
Например: "Отчёт о работе УФМС России по Калужской области за 2012 год", "Отчёты о работе УФМС России по Ростовской области за 2010-2012 годы", "Бухгалтерский отчёт за 9 месяцев 2012 год".
При обозначении даты дела сначала указывается число, затем месяц и год.
Например: 22.03.2012 - 30.12.2012;
В Реквизите "Индекс дела" в обязательном порядке указываются делопроизводственные индексы дел по номенклатуре или при описании/переработке описей дел в архивах делопроизводственные индексы или номера дел по старой, переработанной описи.
Индекс дела состоит из цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения.
Например: 02-15 "Приказы руководителя ФМС России по личному
составу", где:
02 - обозначение структурного подразделения;
15 - порядковый номер заголовка дела внутри раздела.
В реквизите "Количество листов" указывается общее число листов в деле в соответствии с числом листов, указанных в листе-заверителе и на обложке дела.
Реквизит "Примечание" используется для особых отметок, например, о переходящих делах, о передаче дел в другие структурные подразделения, об отсутствии дел со ссылкой на соответствующие акты, об отнесении документов к категории ограниченного доступа и др.
III. Основные требования к описям дел постоянного хранения
7. Оформление описи дел постоянного хранения.
Опись дел постоянного хранения оформляется в виде таблицы из строк и столбцов по установленному образцу ().
Наименования граф таблицы приводятся в соответствии с наименованиями элементов описательной статьи:
Строка с нумерацией граф воспроизводится на каждом новом листе описи.
Для каждой графы описи устанавливается оптимальная ширина.
Печатается опись в четырёх экземплярах.
Опись дел постоянного хранения подлежит рассмотрению ЦЭК ФМС России , в конце раздела ставится гриф "Согласовано" с указанием номера протокола ЦЭК ФМС России (ЭК территориального органа ФМС России) и даты заседания, на котором она была рассмотрена.
После этого опись выносится на рассмотрение ЭПК.
После утверждения ЭПК (в конце описи ставится гриф "УТВЕРЖДЕНО" с указанием номера протокола и даты заседания), опись утверждается руководителем ФМС России (начальником (руководителем) территориального органа ФМС России).
8. Порядок включения дел постоянного хранения в опись.
Если в опись вносятся подряд дела с одинаковыми заголовками, то полностью приводится заголовок каждого дела.
Заголовок дела на каждом новом листе описи воспроизводится полностью.
Например:
Все документы, характеризующие управленческую деятельность, систематизируются в соответствии с номенклатурой дел центрального аппарата ФМС России или номенклатурой дел территориальных органов ФМС России.
Основные схемы систематизации дел:
Структурная (в соответствии с принадлежностью единиц хранения к структурным подразделениям);
Хронологическая (по периодам и датам, к которым относятся документы);
Функциональная (с учётом функций и направлений деятельности);
Номинальная (по родам дел, видам и разновидностям документов).
Наиболее распространённой является хронологически-структурная схема систематизации.
Наименованиями разделов описи являются названия структурных подразделений (управлений, отделов, отделений), которые располагаются в соответствии со структурой ФМС России (см. ).
Хронологическим разделом описи может быть как один год (годовой раздел), так и период, охватывающий несколько лет.
Если в опись включены документы за несколько лет, то указываются первый и через тире последний годы хронологического периода.
Если в опись внесены дела за несколько лет с перерывами, то проставляются только те годы, за которые в опись включены дела.
Отбор дел и документов постоянного хранения для включения в опись:
|
N п/п |
По срокам хранения | Порядок образования дел | |
|---|---|---|---|
| 1 | 2 | 3 | 4 |
| 1. | "постоянно" | 1. Заводятся и завершаются в делопроизводстве ежегодно (кроме планов, отчётов, бюджетов, смет и документов к ним, перспективных планов). | 1. Включаются по году заведения в ежегодный раздел описи постоянного хранения, по которой производится передача дел в архивный отдел. |
| 2. Планы, отчёты, бюджеты, сметы и документы к ним. | 2. В описи относятся к тому году, на который или за который они составлены, независимо от года составления. Например, план работы на 2012 год, составленный в конце 2011 года, вносится в раздел описи 2012 года. | ||
| 3. Перспективные планы и отчёты об их выполнении. | 3. Перспективные планы включаются в описи по первому году их действия, а отчёты за эти годы - по последнему году отчётного периода. Например, единица хранения "Перспективный план на 2005-2012 годы" должна быть внесена в раздел описи за 2005 год, а отчёт о его выполнении - за 2012 год. | ||
| 4. Заводятся и ведутся в делопроизводстве более года - переходящие дела. | 4. Включаются по году заведения в ежегодный раздел описи постоянного хранения, по которой производится передача дел в архивный отдел. Например, единицу хранения "Журнал учёта журналов и картотек", заведённый в 2005 году и оконченный в 2012 году, следует включить в годовой раздел описи за 2005 год. | ||
| 2. | Временного хранения с отметкой "ЭПК" | Обязательное проведение экспертизы ценности документов временного хранения с отметкой "ЭПК" (полистный просмотр) на предмет возможного отбора среди них документов, имеющих историческое значение и, следовательно, подлежащих включению в опись постоянного хранения. Выделенные из состава этих дел документы присоединяются к однородным делам или оформляются в самостоятельные дела. | Включаются по году заведения в ежегодные разделы описей постоянного хранения |
При распределении единиц хранения в соответствии со схемами систематизации необходимо иметь в виду следующее.
Если в предыдущие годовые разделы описи включены заголовки дел, содержащие документы за несколько лет, то в конце годовых разделов описи дел за последующие годы делается ссылка: "Документы за данный год см. также в разделе описи за ____ год, дела NN ____", которая помещается после интервала за последней описательной статьёй каждого последующего года перед итоговой записью.
Дела относятся к тому году, в котором они начаты производством или в котором поступили в структурное подразделение из другого структурного подразделения для продолжения производства.
Дела, начатые производством в одном структурном подразделении и переданные для продолжения в другое структурное подразделение, относятся к тому подразделению, в котором они закончены.
При распределении документов по планированию деятельности вначале вносятся долгосрочные программы, прогнозы, перспективные планы, затем годовые, полугодовые планы и т.д.
Отчёты вносятся в опись с учётом следующей последовательности - сводные годовые, годовые, полугодовые, квартальные и т.д.
9. Заголовок дела
Основную информацию о составе и содержании документов дела несёт заголовок. Главное требование к заголовку - обеспечить полное соответствие информации заголовка действительному содержанию документов дела.
Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности:
Название вида и разновидности документов (постановления, решения, протоколы, приказы, распоряжения и т.д.) или вида дела (переписка, книга учёта, журнал регистрации и т.п.);
Название адресата или корреспондента документа;
Название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;
Даты (период), к которым относятся документы дела;
Указание на копийность документов дела.
Состав и число элементов заголовка определяется составом документов дела.
В заголовок могут вноситься дополнительные элементы, повышающие его информативность, такие, как номера томов, распорядительных актов, статистических форм и др.
Особенности составления заголовков дел постоянного хранения:
| 1. | Единицы хранения, в которых имеются: - документы одного или двух видов (акты, приказы, распоряжения, протоколы, отчёты и т.д.); | "Приказы NN 1-15 УФМС России по Костромской области по основной деятельности за 2012 год" |
|---|---|---|
| - документы одной или двух разновидностей (годовые отчёты, статистические отчёты, сводные статистические отчёты, квартальные отчёты). Один или два вида документов через союз "и" указываются вначале заголовка | "Отчёт о работе управления за 2012 год и документы к нему" | |
| 2. | Единицы хранения, в которых имеется один документ (книга, журнал, план и т.д.). Если в дело включён только один документ, то его наименование в заголовке дела употребляется в единственном числе (протокол, план, отчёт, справка, акт, информация). Название документа указывается вначале заголовка. | "Журнал учёта законченных производством дел за 2012 год" |
| 3. | Единицы хранения, в которых объединены различные по своим видам документы, связанные между собой последовательностью делопроизводства по одному вопросу или относящиеся к одному лицу. В этом случае в заголовке употребляется термин "дело". | "Личное дело работника ФМС России, уволенного в 2010 году: Андреева Ольга Владимировна" |
| 4. | Единицы хранения, содержащие различные по своим видам или разновидностям документы (более трёх), относящиеся к одному вопросу, но не связанные последовательностью делопроизводства. В заголовке употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные виды и разновидности документов (не более 4-5), которые отложились в деле. | "Документы о командировках по комплексному инспектированию (справки, акты, докладные записки и др.) за 2012 год" |
| 5. | В заголовках дел, содержащих справки проверок, указывается их краткое содержание или виды, а также в каких структурных подразделениях они проводились | "Справки о проведении контрольных проверок в УФМС России по Костромской области за 2012 год" |
| 6. | Если в деле отложились от 1 до 3-х видов документов, то заголовок следует начинать с их перечисления | "Информации, справки, аналитические записки о результатах рассмотрения обращений граждан за 2012 год" |
| 7. | В заголовках дел, содержащих копии документов, должна быть указана их копийность с заглавной букв, в конце заголовка. | "Информационные письма, рекомендации, бюллетени и др. по вопросам нарушения законности за 2012 год. Копии" |
| 8. | При описании документов распорядительного или коллегиального характера (приказы, постановления, распоряжения, протоколы) указываются в заголовке номера этих документов. | "Приказы NN 1-25 ФМС России по личному составу за 2012 год" |
| Если дела с приказами, постановлениями распоряжениями, протоколами имеют большой объём документов, то они формируются в тома, номера которых указываются в заголовке. Если дело с распорядительными актами состоит из одного тома, то ссылка на номер тома в заголовке не приводится | "Приказы NN 1-101 УФМС России по Владимирской области по основной деятельности за 2012 год. Т. 1" | |
| 9. | Содержание приказов, постановлений, распоряжений, протоколов в заголовках не отражается, за исключением случаев, когда дело составляется один приказ или протокол. | Протокол аттестационной комиссии от 25 декабря 2012 г." |
| 10. | Единицы хранения, содержащие письма. В данном случае заголовок начинается с термина "переписка". В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не перечисляются, а указывается их общее видовое название. | "Переписка с международными организациями по вопросам реализации международных договоров и иные документы (протоколы, справки и др.) о сотрудничестве с миграционными ведомствами иностранных государств за 2012 год" |
| В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведётся только с ним. | "Переписка с МИД России по согласованию вопросов гражданства за 2012 год" |
В конце календарного года заголовки на делах (титульных листах), предусмотренные номенклатурой дел, конкретизируются в соответствии с фактическим содержанием дел.
Поэтому единица хранения просматривается и выясняется соответствие заголовка отложившимся в деле документам
Например, если номенклатурой дел было предусмотрено дело "Документы по специальной, боевой, физической подготовке, обучению, переподготовке и повышению квалификации кадров (планы, отчёты, методические указания и др.)", а в деле отложились только отчёты, то заголовок должен быть уточнён и изменён: "Отчёты по специальной, боевой, физической подготовке, обучению, переподготовке и повышению квалификации кадров".
IV. Основные требования к описям дел по личному составу
10. Оформление описи дел по личному составу.
Опись дел по личному составу оформляется в виде таблицы из строк и столбцов по установленному образцу ().
Особенностью описания документов по личному составу является наличие в описательной статье единицы хранения элемента "Срок хранения", который располагается в соответствующей графе таблицы:
Название описи содержит указание на категорию дел, включённых в опись - "дел по личному составу".
Ниже названия описи в скобках может приводиться дополнительная информация с указанием видов дел и документов, если на них составлена самостоятельная опись (личные дела, невостребованные трудовые книжки и т.д.).
Годовой раздел сводной описи дел по личному составу печатается в трёх экземплярах, подписывается составителем и представляется на рассмотрение ЦЭК ФМС России или ЭК территориального органа ФМС России.
После согласования раздела ЦЭК ФМС России или ЭК территориального органа ФМС России он подлежит согласованию с ЭПК и утверждению руководителем ФМС России (начальником (руководителем) территориального органа ФМС России).
Оформление остальных элементов описи дел по личному составу соответствует описи дел постоянного хранения.
11. Порядок включения дел по личному составу в опись.
Документы по личному составу систематизируются обособленно и включаются в отдельную опись.
Заголовки дел в годовом разделе описи дел по личному составу систематизируются по номинальному признаку (по видам документов) с учётом следующей последовательности:
Отбор дел и документов по личному составу для включения в опись:
|
N п/п |
По срокам хранения | Порядок образования дел | Порядок включения дел в опись |
|---|---|---|---|
| 1 | 2 | 3 | 4 |
| 1. | Постоянного хранения | Личные дела постоянного хранения (руководителей; работников, имеющих государственные и иные звания, премии, награды, степени и звания) | Включаются по году увольнения в разделы описей постоянного хранения |
| 2. | Долговременного хранения | Заводятся и завершаются в делопроизводстве ежегодно (приказы, распоряжения, лицевые счета) | Включаются по году заведения в ежегодные разделы описей по личному составу |
| 3. | Долговременного хранения | Заводятся и ведутся в делопроизводстве более года - переходящие дела (личные карточки, личные дела, невостребованные трудовые книжки и др.) | Включаются по году увольнения в разделы описей по личному составу |
Систематизация единиц хранения в описи документов по личному составу устанавливается по выбору составителя, исходя из состава и объёма документов.
Например, хронологически-структурная схема систематизации (см. ).
Не допускается изменение признака систематизации единиц хранения в продолжающейся описи.
Особенности описания документов по личному составу:
| 1. | В заголовках дел с лицевыми счетами, расчётными ведомостями, личными карточками должен быть отражён принцип формирования документов: | ||||
|---|---|---|---|---|---|
| - лицевые счета сформированы по алфавитному принципу и по дате увольнения | "Лицевые счета работников ФМС России за 2012 год "А-Л" | ||||
| - Лицевые счета сформированы по категориям работников | "Лицевые счета государственных гражданских служащих за 2012 год" "Лицевые счета работников за 2012 год" | ||||
| - документы сформированы в дела по хронологическому принципу | "Лицевые счета работников" июль-декабрь 2012 года | ||||
| 2. | Датой дел с лицевыми счетами является год, к которому они относятся. Если в делах с лицевыми счетами сформированы документы за один год, то ссылка на год приводится в графе "дата дела" один раз. Если в деле сформированы лицевые счета за несколько лет, то в графу "дата дела" вносятся начальный и конечный годы, за которые сформированы лицевые счета в деле. Если за отдельные месяцы лицевые счета отсутствуют, в графе описи "Дата дела (тома, части) следует это отметить. | Дата дела (тома, части) | |||
| 3 | 4 | ||||
| Лицевые счета работников ФМС России за 2012 год | февраль, март-октябрь 2012 | ||||
| 3. | Если лицевые счета сформированы персонально на каждого работника, то в заголовке указывается фамилия, имя, отчество конкретного лица в именительном падеже. | Сидорова Анастасия Викторовна | |||
| 4. | В заголовках комплексных лицевых счетах указываются первые или крайние первые буквы фамилий лиц, документы которых сформированы в данном деле. При значительном количестве фамилий на одну и ту же букву систематизация документов внутри дел осуществляется до третьей буквы алфавита. | "Лицевые счета государственных гражданских служащих на буквы Каб-Кля" | |||
| 5. | При описании организационно-распорядительной документации по личному составу в заголовках к описям дел указываются: вид документа (приказ, распоряжение и т.д.); должность руководителя, подписавшего приказы, вид деятельности; в графе "Дата дела (тома, части)" - число, месяц, год. | Заголовок дела (тома, части) | Дата дела (тома, части) | ||
| 3 | 4 | ||||
| Приказы NN 1-10 ФМС России по личному составу за 2012 год | 12 мая 2012 г. - 31 октября 2012 г. | ||||
12. Описание личных дел
Личное дело - это совокупность документов, содержащих сведения о лице, его трудовой деятельности.
При описании личного дела указываются фамилия, имя, отчество конкретного лица в именительном падеже, даты его поступления на работу и увольнения с работы, количество листов и срок хранения дела.
Например:
Личное дело
Андреев Василий Анатольевич
на 46 листах
Хранить 75 лет ЭПК
Если в личном деле имеются варианты написания имени, отчества или фамилии лица, на которое заведено дело, то на обложке дела (и в описи личных дел) должны быть указаны все варианты.
Например:
Ахмерова Айсла Насимовна (Алла Николаевна)
Левенец (Калинина) Вера Олеговна
При описании описи личных дел, впервые, в неё включаются дела за несколько лет, при этом в заголовочной части описи указываются крайние даты личных дел (самый ранний и самый поздний годы):
Если разделы описи составляются ежегодно, то дела включаются в неё по году увольнения работников, при этом в заголовочной части описи указывается:
Крайними датами личных дел, сформированных персонально на каждого работника, считаются даты приказов о приёме и увольнении работника.
Например:
Если в делах сформированы комплексы личных дел работников, уволенных в одном году, то год увольнения приводится в графе "дата дела" один раз.
Например:
Если в делах сформированы документы работников, уволенных в течение нескольких лет, то в графе "дата дела" приводятся первый и последний годы увольнения.
Дела включаются в годовой раздел описи по начальному году увольнения.
Например, если дела сформированы из личных дел работников, уволенных в 2005-2006 гг., то они включаются в раздел описи за 2005 год.
Нумерация разделов приводится в соответствии с источником
IV. Справочный аппарат описи
13. Для составления описи, кроме правил систематизации и нумерации в ней, необходимо иметь представление о составляющих частях описи.
В справочный аппарат описи входят:
Титульный лист, подтитул (детальное перечисление изменений в названии органа исполнительной власти и подчинённости);
Предисловие;
Список сокращений (содержит все сокращённые слова и понятия, вошедшие в опись, а также их полное обозначение);
Описательные статьи;
Переводная таблица шифров (в случае переработки описи);
Итоговая запись.
Обязательными элементами справочного аппарата к описи являются:
Титульный лист;
Подтитул;
Предисловие.
Титульный лист составляется к каждому разделу описей (приложение N 6).
На титульном листе описи помещаются следующие данные:
Полное название государственного (муниципального) архива, архивного отдела, в котором будут храниться включённые в опись документы;
Официальное название фонда (официальное название органа исполнительной власти с указанием непосредственной подчинённости (при наличии вышестоящего органа), сокращённое название - при его наличии; местонахождение органа исполнительной власти);
Номер фонда (указывается по списку фондов государственного (муниципального) архива, если документы на хранение не поступали, номер фонда не указывается);
Номер описи (присваивается с учётом уже существующих описей);
Название описи (указывается после номера описи, названием описи является категории документов (постоянного хранения, по личному составу);
Крайние даты дел, включённых в опись (если в опись включены дела за несколько лет с перерывами, то на титульном листе проставляются только те годы, за которые имеются документы).
Указываются сведения об основных направлениях деятельности и структуре органа исполнительной власти за период, который охватывают дела описи;
Указывается краткая характеристика содержания и полноты документов фонда, включённых в раздел;
Указывается наличие дел, выходящих за хронологические границы фонда;
Отмечаются наиболее типичные группы дел, как по разновидностям документов, так и по содержанию;
Даётся краткая характеристика содержащейся в описи информации о подведомственном или вышестоящем органе исполнительной власти;
Освещаются особенности формирования, описания и систематизации заголовков дел, наличие справочного аппарата к разделу, основные принципы его составления и порядок пользования им.
Предисловие подписывается составителем с указанием должности и даты составления предисловия и лицом, ответственным за архивное делопроизводство.
Законченная опись вместе с титульным листом и справочным аппаратом к ней заключается в твёрдую обложку, переплетается или подшивается.
V. Историческая справка
14. Историческая справка к архивному фонду - это документ, содержащий сведения по истории фондообразователя и архивного фонда, краткую характеристику состава и содержания его документов и системы научно-справочного аппарата к фонду.
Историческая справка состоит из следующих разделов:
1. история фондообразователя;
2. история фонда;
3. характеристика документов фонда.
1. История фондообразователя включает сведения о:
Возникновении органа исполнительной власти, наименовании органа исполнительной власти - предшественника, хронологической последовательности всех реорганизаций;
Распорядительных актах о создании, преобразовании, ликвидации органа исполнительной власти;
Крайних датах деятельности органа исполнительной власти;
Задачах и функциях органа исполнительной власти и их изменений;
Масштабе деятельности органа исполнительной власти, составе системы подведомственных органов исполнительной власти;
Месте органа исполнительной власти в системе государственного аппарата, экономической, общественно-политической, культурной и другой жизни;
Изменениях в названии и подчинённости органа исполнительной власти;
Структуре органа исполнительной власти и её изменениях.
2. История фонда включает следующие сведения о:
Первой дате поступления документов на хранение;
Количестве дел и крайних датах;
Изменении в составе и объёме фонда и их причинах;
Степени сохранности документов;
Особенности формирования, описания и систематизации документов, сведениях о наличии документов, выходящих за хронологические границы фонда;
Составе научно-справочного аппарата к фонду.
3. Характеристика документов фонда содержит сведения о:
Составе и содержании документов в целом и отдельных групп документов;
Наличии документов, выходящих за хронологические рамки фонда;
Научно-справочном аппарате к фонду;
Видах носителей информации.
Историческая справка дополняется при пополнении фонда или в случае реорганизации, изменения структуры и функций органа исполнительной власти.
Историческая справка (часть её) представляется в государственный архив вместе с законченной описью.
Справка подписывается исполнителем и лицом, ответственным за архивное делопроизводство, и печатается в четырёх экземплярах: три экземпляра передаются в государственный архив при первой передаче документов фонда; один хранится в Центральном архиве ФМС России или ведомственных архивах территориальных органов ФМС России.
ФОРМА ГОДОВОГО РАЗДЕЛА ОПИСИ ДЕЛ ПОСТОЯННОГО ХРАНЕНИЯ
УТВЕРЖДАЮ
исполнительной власти
Расшифровка подписи
ФОНД N ___________
ОПИСЬ N ___________
дел постоянного хранения
за ____________ год
(цифрами и прописью)
Наименование должности
Наименование должности лица,
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЦЭК ФМС России,
(ЭК территориального органа ФМС России)
от ________ N _____________
ФОРМА ГОДОВОГО РАЗДЕЛА ОПИСИ ДЕЛ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ
УТВЕРЖДАЮ
(наименование органа Наименование должности
исполнительной власти) руководителя органа
исполнительной власти
Расшифровка подписи
ФОНД N ___________
ОПИСЬ N ___________
дел по личному составу
за ____________ год
В данный раздел описи внесено ______________________________ дел,
(цифрами и прописью)
с N _______________ по N _________, в том числе:
литерные номера: __________________
пропущенные номера: ______________
Наименование должности
составителя описи подпись расшифровка подписи
Наименование должности лица,
ответственного за архив подпись расшифровка подписи
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЦЭК ФМС России,
(ЭК территориального органа ФМС России)
от ________ N _____________
ФОРМА ОПИСИ ДЕЛ ВРЕМЕННОГО (СВЫШЕ 10 ЛЕТ) ХРАНЕНИЯ
УТВЕРЖДАЮ
(наименование органа Наименование должности
исполнительной власти) руководителя органа
исполнительной власти
Расшифровка подписи
ФОНД N ___________
ОПИСЬ N ___________
дел временного (свыше 10 лет) хранения
за ____________ год
В данный раздел описи внесено ______________________________ дел,
(цифрами и прописью)
с N _______________ по N _________, в том числе:
литерные номера: __________________
пропущенные номера: ______________
Наименование должности
составителя описи подпись расшифровка подписи
Наименование должности лица,
ответственного за архив подпись расшифровка подписи
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЦЭК ФМС России,
(ЭК территориального органа ФМС России)
от ________ N _____________
Образец оформления описи дел постоянного хранения,
составленной по хронологически-структурной схеме систематизации (фрагмент описи дел постоянного хранения за 2004-2005 годы)
| N п/п | Индекс дела | Заголовок дела | Крайние даты | Кол-во листов | Примечание |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
| 2004 год Отдел делопроизводства | |||||
| 1. | 01-01 | Приказы NN 1-25 УФМС России по Мурманской области по основной деятельности за 2004 год. Т. 1 | 10 января 2004 г. - 31 августа 2004 г. | 153 | |
| 2. | 01-01 | Приказы NN 26-41 УФМС России по Мурманской области по основной деятельности за 2004 год. Т. 2 | 1 сентября 2004 г. - 28 декабря 2004 г. | 185 | |
| 3 | 03-25 | Переписка по вопросам выплаты компенсации граждан за утрату жилья и/или имущества за 2004 год | 10 января 2004 г. - 27 декабря 2004 г. | 225 | |
| 4 | 05-35 | Сметы доходов и расходов, расчёты к ним за 2004 год | 2004 | 145 | |
|
2005 год Отдел делопроизводства |
|||||
| 5 | 01-01 | Приказы NN 1-23 УФМС России по Мурманской области по основной деятельности за 2005 год. Т. 1 | 10 января 2005 г. - 31 августа 2005 г. | 185 | |
| 6 | 01-01 | Приказы NN 24-56 УФМС России по Мурманской области по основной деятельности за 2005 год. Т. 2 | 1 сентября 2005 г. - 28 декабря 2005 г. | 225 | |
| Отдел по вопросам трудовой миграции, беженцев и переселенцев | |||||
| 7 | 03-25 | Переписка по вопросам выплаты компенсации граждан за утрату жилья и/или имущества за 2005 год | 10 января 2005 г. - 27 декабря 2005 г. | 184 | |
| Отдел финансового обеспечения | |||||
| 8 | 05-35 | Сметы доходов и расходов, расчёты к ним за 2005 год | 2005 | 203 | |
Образец оформления описи дел по личному составу,
составленной по хронологически-структурной схеме систематизации (фрагмент описи дел по личному составу за 2009-2010 годы)
|
N п/п |
Индекс дела | Заголовок дела | Крайние даты | Срок хранения | Кол-во листов | Примечание |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
|
2009 год |
||||||
| 1 | 02-10 | 229 | ||||
| 2 | 02-15 | Личное дело работника УФМС России по Костромской области, уволенного в 2009 году: Андреева Ольга Владимировна | 18 декабря 2006 г. - 8 августа 2009 г. | 26 | ||
| 3 | 02-15 | Личное дело работника УФМС России по Костромской области, уволенного в 2009 году: Воронин Олег Витальевич | 22 мая 2005 г. - 19 октября 2009 г. | 33 | ||
| Отдел финансового обеспечения | ||||||
| 4 | 05-25 | Лицевые счета государственных гражданских служащих и работников УФМС по Костромской области за 2009 год. "А-Л" | 2009 | 135 | ||
| 5 | 05-25 | Лицевые счета государственных гражданских служащих и работников УФМС по Костромской области за 2009 год. "М-Я" | 2009 | 145 | ||
|
2010 год Отдел кадрового и правового обеспечения |
||||||
| 02-10 | Приказы NN 1-45 УФМС России по Костромской области по личному составу за 2009-2010 годы | 10 января 2009 г. - 27 декабря 2010 г. | См. дело 1 | |||
| 6 | 02-15 | Личное дело работника УФМС России по Костромской области, уволенного в 2010 году: Абренина Анна Владимировна | 18 мая 2004 г. - 31 августа 2010 г. | 51 | ||
| Отдел финансового обеспечения | ||||||
| 7 | 05-25 | Лицевые счета государственных гражданских служащих и работников УФМС по Костромской области за 2010 год. "А-Л" | 2010 | 123 | ||
| 8 | 05-25 | Лицевые счета государственных гражданских служащих и работников УФМС по Костромской области за 2010 год. "М-Я" | 2010 | 101 | ||
Форма титульного листа архивной описи
(Название государственного архива)
_________________________________________________________________________
(Название фонда)
Фонд N ________
ОПИСЬ N ______
________________________
(название описи)
Крайние даты документов ________
Образец предисловия к описи дел по личному составу
В данную опись N 2 по личному составу включены документы Отдела кадрового и правового обеспечения и Отдела финансового обеспечения УФМС России по Костромской области за 2009-2010 годы:
Приказы УФМС России по Костромской области по личному составу за 2009-2010 годы;
Личные дела работников УФМС России по Костромской области, уволенных в 2009-2010 годах;
Лицевые счета государственных гражданских служащих и работников УФМС России по Костромской области за 2009-2010 годы.
Опись систематизирована по хронологически-структурной схеме:
Приказы по личному составу;
Лицевые счета;
Личные дела.
Приказы сформированы по номерам.
Номера приказов вынесены в заголовок.
Приказы за 2000-2010 годы сформированы в одно дело, так как велась валовая нумерация приказов, и в деле только один приказ за 2009 год.
Приказы за 2009-2010 годы систематизированы в описи по 2009 году, а в 2010 году дана ссылка на предыдущий год.
Лицевые счета сформированы в дела строго по алфавиту.
Личные дела в описи систематизированы строго по алфавиту.
Физическое состояние дел, вошедших в опись, хорошее.
В опись включено 8 дел.
Все дела данной описи оставлены на хранение в УФМС России по Костромской области по адресу: Кострома, ул. Петра Щербины, д. 4
Обзор документа
Приведены состав и содержание элементов описи, детально прописаны требования к их оформлению. Также в рекомендациях содержатся формы описей и образцы их составления.
В архиве организации должна иметься опись дел постоянного хранения, которую составляют на основе , в соответствии с которыми дела сдавались в архив. На самом деле при составлении описей их принято сразу же подразделять по срокам хранения: временного (более 10 лет) и постоянного. Это касается как дел по личному составу, так и специфических видов дел, которые характерны лишь для конкретных типов предприятий (например, налоговые отчеты индивидуальных предпринимателей или научные отчеты и другие подобные документы). В данной статье мы подробно рассмотрим порядок создания описи дел постоянного хранения. В конце этой публикации вы также найдете образец оформления такого документа.
Описи предназначены для ведения учета и оперативного поиска архивных дел. Таким образом, архивная опись, по сути, представляет собой справочник, в котором систематизированы включенные в нее единицы хранения, то есть дела. После того как заканчивается научно-техническая обработка дел (то есть их систематизация и подшивка в твердую обложку) составляют опись постоянно хранения. Для составления описи используется установленная форма, образец которой вы сможете найти в нашей статье, он полностью соответствует форме, регламентируемой нормативными актами.
Правила составления описи дел постоянного хранения
В порядке валовой нумерации в опись включаются заголовки документов, имеющих постоянные сроки хранения. Кроме того, сюда могут частично войти дела с отметкой «ЭПК». Чтобы осуществить эту работу, вам понадобится взять номенклатуру дел предприятия, а также . Это поможет вам в оценке полноты отбора дел, а также послужит для уточнения сроков хранения документов.
Нумерация дел в описи ведется на протяжении нескольких лет. По прошествии времени допускается включать дополнительные дела (обнаруженные впоследствии) в годовой раздел описи, который уже был полностью оформлен. Это делается при помощи литерных номеров (например, 27а).
Каждая графа описи заполняется на основании информации, содержащейся на . У каждого дела должен быть свой собственный номер. Если по факту вы получили сразу несколько томов, то каждый том должен быть внесен под своим новым номером.
Как правило, опись дел не допускает повторения одинаковых заголовков. Сначала воспроизводят полный вариант заголовка (вверху каждого листа). Если же заголовок содержит повторение, то часть заголовка должна быть заменена на фразу «То же».
Как правило, в состав описи включается несколько годовых разделов. В конце должна быть сделана итоговая запись (пример смотрите в образце).
На практике к описи постоянного хранения обычно составляют предисловие, которое содержит информацию об основных функциях и структуре компании, все они относятся ко времени упорядоченных документов. Сюда также входят основные категории дел, попавшие в опись, особенности формирования описи и другая информация. Предисловие должно быть подписано его составителем, а также сотрудником, несущим ответственность за архив.
Если имеется необходимость, то можно составить оглавление (обычно это делают при наличии большого числа подразделений) или же список сокращений (применяется в том случае, если в описи использовались термины, выходящие за пределы общеупотребительных слов).
Предприятиям, которые осуществляют передачу своей документации на муниципальное или государственное хранение, необходимо подготовить четыре экземпляра описи дел постоянного хранения. Остальным же организациям на практике бывает достаточно одного-двух экземпляров.
Незаконченная опись, которую предполагают вести и дальше, не подшивается. Такой документ хранится в папке на завязках. Такой вариант хранения особенно актуален для организаций, которые выступают в качестве источников комплектования государственного архива.
Утверждение годового раздела описи дел постоянного хранения производится следующим образом:
- опись подписывается ее составителем и ответственным за архив сотрудником;
- экспертная комиссия предприятия рассматривает опись (по ссылке вы сможете найти );
- организациям, являющимся источниками формирования государственных или муниципальных архивов, необходимо предоставить опись на рассмотрение в соответствующий архив;
- происходит утверждение руководителем предприятия.
После того как годовой раздел описи будет утвержден, вносить те или иные изменения можно только после того, как будет принято ЭПК касательно этого решения. В данном случае речь идет об организациях, которые впоследствии отправляют свои документы на хранение в государственный или муниципальный архив.
Образец описи дел постоянного хранения
| № п/п |
Заголовок дела |
Крайние даты | Кол-во листов | Примечание | |
| 1 | 2 | 4 | 5 | 6 | |
|
Общий отдел |
|||||
|
Приказы № 01-58 директора ЗАО «Сиам» по основной деятельности за 2012 год и документы к ним. Том 1 |
|||||
|
То же, № 58-101. Том 2 |
|||||
|
Распоряжения № 01-29 директора ЗАО «Сиам» по основной деятельности за 2012 год |
|||||
|
Положения об отделах ЗАО «Сиам» |
01.01.2012 25.04.2012 |
||||
|
Последний заголовок в данном годовом разделе описи |
В данный раздел описи внесено 41 (сорок одна) ед. хр.,
С №164 по №192, в том числе:
литерные номера: 165а
пропущенные номера: нет.
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЗАО "Сиам"
от 29.10.2014 №3
Итак, теперь у вас есть образец описи постоянного хранения, а также мы ознакомили вас с основными нюансами, касающимися составления этого документа. В следующей публикации мы поговорим о том, как упорядочить документы по личному составу.
