Какие цели разработки табеля форм документов организации. Разработка табеля унифицированных форм документов организации – важный шаг для обеспечения грамотной работы с документами. Сведения о работе

В сплеск профессионального интереса к проблемам унификации управленческих документов, безусловно, вызван вступившим в силу с 1 января 2013 г. Федеральным законом от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее - ФЗ № 402).

В соответствии с п. 4 ст. 9 ФЗ № 402 руководитель организации-экономического субъекта утверждает формы первичных учетных документов. Причем бухгалтеры-аудиторы рекомендуют утверждать их в составе учетной политики организации. Учетная политика является основным документом, регламентирующим порядок ведения бухгалтерского и налогового учета организации, требования к ее разработке, утверждению, составлению сопутствующих ей документов остаются прежними (в соответствии с п. 1 ст. 30 ФЗ № 402 и Положением по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации», утв. приказом Минфина России от 06.10.2008 № 106н).

Учетная политика утверждается и вводится в действие приказом первого руководителя, как правило, с 1 января каждого календарного года. Формы документов, которые применяются в организации, должны быть утверждены:

или как отдельный раздел в составе учетной политики,
или как приложения к ней,
либо как изменения к ней, которые вносятся в порядке ведения учетной политики и самих форм первичных учетных документов.

Таким образом, для бухгалтерии и службы делопроизводства, прежде всего коммерческих организаций, открывается важная область сотрудничества и взаимодействия в процессе унификации форм документов.

Для ведения бухгалтерского учета могут и должны применяться не только самостоятельно заново разработанные формы первичных учетных документов. При наличии уже утвержденных типовых форм документов различных унифицированных систем и подсистем документации «изобретать велосипед» совершенно нецелесообразно - просто эти разработанные формы с некоторыми изменениями можно утвердить на уровне организации приказом ее руководителя.

Одновременно рекомендуем уточнить и регламентировать порядок и полномочия по подписанию первичных учетных документов , связать его с системой делегирования полномочий и с регламентацией применяемых в организации видов электронных подписей.

Формы первичных учетных документов для организаций государственного сектора устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством Российской Федерации (п. 4 ст. 9 ФЗ № 402), поэтому до принятия новых федеральных и отраслевых стандартов финансовой отчетности для государственного сектора по-прежнему могут применяться формы, закрепленные в Общероссийском классификаторе управленческой документации (ОК 011-93; далее - ОКУД) :

формы документов класса 03 «Унифицированная система первичной учетной документации»;
формы документов класса 05 «Унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций» (документация сектора государственного управления, за ведение которой отвечает Минфин России).

Требование о самостоятельном утверждении форм первичных учетных документов (п. 4 ст. 9 ФЗ № 402) не распространяется на государственные (муниципальные) учреждения, органы государственного управления, органы местного самоуправления, органы управления государственных внебюджетных фондов и их территориальные органы и государственные академии наук, т.е. те организации государственного сектора, перечень которых установлен в п. 9 ст. 3 ФЗ № 402. Такие разъяснения даются Минфином России в Информации от 04.12.2012 № ПЗ-10/2012 «О вступлении в силу с 1 января 2013 г. Федерального закона от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». И, конечно же, все нормативные акты, принимаемые организациями государственного сектора в области формирования системы документации и ведения первичных учетных документов, не должны противоречить требованиям ФЗ № 402.

Актуальность управления документами

Служба делопроизводства, которая стремится к статусу службы управления документами и главного центра компетенций в этой области, может законодательную «странность» и эту неожиданную «демократичность» в вопросе применения унифицированных форм документов рассматривать сейчас в позитивном аспекте .

Унификация документов организации по составу и форме с целью оптимизации документооборота и документального фонда может стать приоритетной функцией службы делопроизводства: ее стоит внести в положение об этой службе и отразить в соответствующих планах работы.

ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 рекомендует, чтобы правила создания документов и их метаданных, правила включения документов в информационные системы были внедрены во все процедуры, регулирующие все процессы деловой деятельности, для которых требуется доказательство осуществления действий (п. 7.1). Служба делопроизводства может инициировать (даже подготовить краткий проект на основе ГОСТа Р ИСО 15489) разработку Политики управления документами с распределением зон ответственности подразделений и должностных лиц за документы, отражающие тот или иной «процесс деловой деятельности» организации. Ответственность должностных лиц за создание, использование, хранение и уничтожение документов в рамках закрепленных за ними обязанностей должна быть отражена в Положениях о подразделениях и должностных инструкциях , а также регламентирована и в Положении о системе делегирования полномочий . Концепция управления документами предполагает установление на уровне блок-схем каждого процесса (или направления деятельности):

видов и разновидностей создаваемых документов,
формы их представления,
срока хранения,
полномочий по подписанию,
ответственность за хранение, уничтожение и т.п.

Для исполнения этого требования служба делопроизводства должна стать инстанцией обязательного согласования всех организационных и распорядительных документов, чтобы иметь возможность оптимизировать формы документов, обеспечивать их единообразие и соответствие фирменному стилю, разрабатывать их как «входные» формы в информационные системы и т.п.

За счет выполнения функции унификации форм документов служба делопроизводства реально повышает эффективность работы организации. Топ-менеджменту компании необходимо разъяснять , что на составление документа по унифицированной типовой форме (шаблону) затрачивается времени в 3-5 раз меньше , чем на составление индивидуального документа в свободной форме, как привык сотрудник-исполнитель.

И, наконец, и службе делопроизводства, и бухгалтерии, и всем подразделениям организации необходимо вспомнить, что унификация форм документов заключается:

в отборе и закреплении (с учетом материального носителя) показателей и реквизитов, которые наилучшим образом отражают цель создания документа, обеспечивают его юридическую силу, а также
в установлении единых требований к их составлению и оформлению,
разработке и применении электронных шаблонов проектов документов на основе их утвержденных типовых унифицированных форм.

Основными инструментами унификации документов и управления ими остаются:

Классификатор унифицированных форм документов;
организации (или Табель применяемых форм документов);
Альбом унифицированных форм документов (или Альбом утвержденных и применяемых в организации форм документов).

Классификатор, Табель и Альбом форм возможно вести и в электронном виде, и в бумажной форме .

Поскольку документы подлежат актуализации и закрепляют «версионность» применяемых форм, в Альбоме необходимо предусмотреть учет и действующих форм, и отмененных . Если Альбом и Табель ведутся в электронном виде, то в них можно предусмотреть 2 части: актуальную и «архивную».

При электронном ведении необходимо также предусматривать форму представления оригинала документа. Если документ должен дополнительно распечатываться как бумажная копия электронного оригинала или создаваться исключительно в бумажной форме (например, приказ по основной деятельности или личная карточка формы №Т-2), то в Альбом форм включают и распечатки форм документов, создаваемых в электронном виде, и утвержденные типовые формы бумажных документов.

Для реализации функции унификации форм документов сотрудникам службы делопроизводства желательно пройти повышение квалификации и обновить свои профессиональные знания с учетом требований ранее действовавших стандартов (например, ГОСТа 6.10.5-87 «Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца») и современных стандартов по управлению документов.

Программа-минимум

С чего начать, даже если организация пропустила сроки утверждения первичных учетных документов (с 1 января)? Как взаимодействовать с бухгалтерией? Конечно же, бухгалтерия должна как можно быстрее инициировать издание приказа об утверждении форм первичных учетных документов: представить проект приказа и эти формы. За основу рекомендуем взять ранее применяемые формы из альбомов, утвержденных постановлением Госкомстата России, например, от 05.01.2004 № 1 об утверждении форм по учету труда и его оплаты.

Если форма не меняется , то вместо грифа утверждения постановлением Госкомстата на ней служба делопроизводства оформляет гриф утверждения приказом первого руководителя. Если форма проектируется организацией самостоятельно , то на ней необходимо оформить такой же гриф утверждения. См. Пример 1.

Пример 1

Свернуть Показать

Но в некоторых организациях приказ может издаваться разными лицами (в рамках системы делегирования полномочий), тогда следует уточнять автора этого документа:

Пример 2

Гриф на форме документа, утвержденной приказом

Свернуть Показать

Итак, подчеркнем, что в рамках программы-минимум необходимо утвердить используемые в организации типовые формы первичных учетных документов приказом (т.е. можно обойтись без составления Альбома и Табеля форм).

Пример утвержденной приказом формы документа смотрите в статье «6 мифов о ненормированном рабочем дне » (Пример № 6)

По выбору разновидности приказа об утверждении форм документов существуют разные суждения. Но лучшие практики показывают, что для этого больше подходят приказы по административно-хозяйственной (административно-организационной) деятельности , которые являются распорядительными документами оперативного срока действия и имеют 5-летний срок хранения (Пример 3).

При подготовке проекта приказа в его тексте необходимо предусмотреть:

когда вводятся в действие утвержденные формы: сразу или ИТ-подразделению потребуется время для настройки этих форм в информационной системе;
на какое подразделение или должностное лицо будет возложена функция методического руководства применением этих форм (не только первичных учетных документов, но и всех унифицированных форм);
идентификацию утвержденных форм , например, при помощи индексов, которые уже присвоены типовым формам на общегосударственным уровне, или при помощи кодов по классификатору форм документов, который организация разрабатывает самостоятельно.

Пример 3

Приказ об утверждении применяемых в организации форм первичных учетных документов

Свернуть Показать

В Примере 3 обратите внимание на коды утвержденных форм. Они присваиваются по Классификатору форм документов , за разработку и ведение которого несет ответственность служба делопроизводства . Он особенно необходим для идентификации электронных документов в информационных системах .

Начинать разработку классификаторов можно с создания самого простого справочника - классификатора видов документов, который по мере утверждения унифицированных форм будет ими пополняться. Изначально это будет открытый список видов документов, структурированный по степени значимости или по принадлежности документов к системе / подсистеме документации:

Пример 4

Классификатор видов документов

Свернуть Показать

Далее классификатор видов документов можно развивать и превращать собственно в Классификатор унифицированных форм документов (далее - Классификатор форм), идентифицируя документы, отражающие конкретный процесс или направление деятельности:

Пример 5

Классификатор форм документов (идентификация формы штатного расписания)

Свернуть Показать

Так может формироваться в классификаторе код формы штатного расписания:

Важное значение имеет разработка структуры кодового обозначения форм документов. Рекомендуем в код формы включать идентификатор даты ее утверждения и / или введения в действие (месяц, год):

Пример 6

Структура кода формы с учетом даты утверждения или введения в действие

Свернуть Показать

Код должен проставляться на каждой форме документа. Рекомендуется дополнительно проставлять на формах соответствующие коды документов по ОКУД (если унифицированные формы организация разрабатывает на основе альбомов форм документов, включенных в ОКУД).

Пример 7

Код утвержденной формы штатного расписания по Классификатору форм документов организации (с указанием кода по ОКУД) размещают ниже грифа утверждения

Свернуть Показать

В процессе ведения унифицированных форм документов организации уточняется алгоритм их утверждения. Важно, чтобы в приказе устанавливались ответственность, срок введения формы, порядок доведения до сотрудников организации, т.е. конкретные поручения, что невозможно сделать при утверждении формы только подписью руководителя в грифе утверждения. Итак, алгоритм утверждения новой формы может быть таким:

Структурное подразделение-владелец конкретного процесса деловой деятельности (инициатор) разрабатывает проект формы или ее новой версии (если в форму вносятся изменения, то утверждаются не они, а целиком новая версия формы с уже внесенными разработчиками актуальными изменениями). Важно, чтобы разработчик принял решение о форме представления документов (электронный или бумажный оригинал, возможность изготовления и использования бумажной или электронной копии), которые будут составляться и оформляться по данной форме.
Все заинтересованные в применении формы подразделения, в том числе служба делопроизводства, согласовывают ее проект. В момент согласования служба делопроизводства может включить в проект приказа проект кода формы. Важно, чтобы ИТ-подразделение в процессе согласования сделало бы необходимые настройки в информационной системе, чтобы применяемая, например, исключительно в электронном виде форма документа могла бы реально использоваться с момента ее утверждения и введения в действие.
Подразделение-инициатор оформляет проект приказа о ее утверждении и введении в действие, формулирует порядок рассылки приказа и формы (или уведомления о ее утверждении / изменении).
Приказ подписывается руководителем организации.
Служба делопроизводства (если она разработала и ведет Классификатор, Табель и Альбом форм):
- вносит утвержденную форму в Альбом (в его актуальную часть), а отмененную форму переносит в его «архивную» часть;
- проставляет новый (или подтверждает код действующей формы, изменяя в нем только данные о месяце и годе утверждения), и вносит соответствующие записи в Табель форм и Классификатор.
Затем приказ и форма рассылаются (или публикуются в корпоративной информационной системе либо на внутреннем портале (интравеб)).

Пример 8

Распорядительная часть текста приказа об утверждении новой версии ранее утвержденной формы

Свернуть Показать

Программа-максимум

Итак, службе делопроизводства необходимо закрепить за собой функцию унификации состава и содержания документов, применяемых в организации.

Для идентификации унифицированных форм документов необходимо вместе с другими инфраструктурными подразделениями (кадры, бухгалтерия, планово-финансовый отдел) создать систему классификаторов и справочников. На их основе будут строиться организационно-функциональные архитектуры применяемых информационных систем и обеспечиваться их взаимодействие.

Необходимо также решать вопросы подготовки или повышения квалификации специалистов службы делопроизводства, поскольку в организациях практически отсутствуют специалисты, которые профессионально выполняли бы все виды работ в процессе унификации форм (особенно с целью создания документов или их проектов преимущественно (или исключительно) в электронном виде).

И, наконец, следует вспомнить о значении, форме и порядке оформления и ведения Табеля, Альбома и Классификатора форм документов , а также об их взаимосвязи.

Табель унифицированных форм документов является нормативным документом и представляет собой перечень форм документов, утвержденных и разрешенных к применению в организации. Он закрепляет основные этапы их подготовки, движения и использования. Основная цель ведения Табеля - классификация и систематизация применяемых форм документов в соответствии с функциями, задачами или направлениями деятельности организации и закрепление единообразия в работе с ними (прежде всего единых операций согласования и утверждения).

В условиях применения информационных систем правильно разработанный Табель может служить организационной основой для:

типизации маршрутов движения документов и документопотоков;
формирования функциональных документных комплексов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач, их унификации, управления ими и эффективной реализации в системе механизма «связанные документы».

Альбом унифицированных форм документов организации должен представлять собой сборник унифицированных форм документов, составленный и оформленный в установленном в организации порядке. В него следует включать абсолютно все утвержденные унифицированные формы документов, даже если предусмотрена исключительно электронная форма документа:

на утверждение представляются и в Альбом включаются преимущественно бумажные типовые формы документов (как оригиналы),
для электронных оригиналов документов в него целесообразно включать:
- их распечатанные (визуализированные) формы,
- а если предусматривается изготовление бумажных копий, то и формы для печати (распечатки на бумаге).

Основная цель ведения Альбома форм - закрепление результатов проведенной унификации документов и оформление массива унифицированных форм, включенных в Табель и идентифицированных в Классификаторе форм.

Табель и Альбом рассматриваются как локальные нормативные акты организации, поскольку формы этих документов, а также типовые унифицированные формы, подлежащие включению в них, утверждаются приказом первого руководителя организации. Сотрудникам организации должно быть запрещено составлять документы по формам, не включенным в Табель и Альбом. Тогда данная система применения унифицированных форм начнет работать!

Форма Табеля

Форма Табеля была разработана в составе альбома плакатов и форм основных организационно-распорядительных документов Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ; М., 1991). Она представляла собой таблицу из 19 граф, на верхнем поле которой предполагалось оформлять гриф утверждения руководителем организации в тот момент, когда вся таблица в результате большой оргпроектной работы будет заполнена, будут выявлены и классифицированы все применяемые формы документов и установлены основные операции их обработки.

Современный подход к Табелю иной. По мере регламентации бизнес-процессов, разработки блок-схем, выявления всех документопотоков и их состава Табель пополняется, в него включаются документы и информация в процессе анализа «документоориентированной составляющей» любой функции организации, т.е. Табель подлежит постоянному ведению. Поэтому с целью фиксации результатов такого управления документами должна быть прежде всего разработана и утверждена форма Табеля, а также назначено то подразделение, которое будет его вести.

Табель как документ должен иметь титульный лист, содержание / оглавление, список сокращений и условных обозначений и собственно текст (т.е. перечень форм, представленный в табличном виде). К Табелю возможно составление алфавитного указателя для удобства поиска форм документов (может разрабатываться на основе классификатора видов документов).

При разработке таблицы Табеля можно использовать:

главную таблицу Классификатора форм;
классификатор бизнес-процессов, если он имеется в организации;
классификатор вопросов и участков деятельности, который служба делопроизводства использует для предварительного рассмотрения документов.

В любом случае к Табелю должна быть разработана своя главная таблица, т.е. перечень разделов, которые могут отражать или направления деятельности организации, или наименования структурных подразделений:

Пример 9

Главные таблицы Табеля форм документов

Свернуть Показать

В пределах каждого раздела Табеля документы могут систематизироваться:

по алфавиту наименования вида документа (например, акт, заявление, приказ и т.п.) или
по степени значимости документов и в их взаимосвязи (сначала организационные документы, потом распорядительные, справочно-информационные, плановые и т.п.).

Графы таблицы Табеля могут быть следующими:

код формы документа (по Классификатору форм организации);
наименование унифицированной формы документа;
код формы по ОКУД, по отраслевому классификатору или дополнительный индекс документа (например, код формы личной карточки по ОКУД - 0301002, а индекс - Т-2; лицевой счет работника по ОКУД 0301012 имеет индекс Т-54);
ответственный за подготовку и оформление (это может быть подразделение, руководитель подразделения либо уполномоченный сотрудник подразделения);
срок подготовки (в рабочих днях);
периодичность подготовки / издания;
согласование проекта (внутреннее или внешнее; «живое» или электронное; если электронное, то какой вид электронной подписи используется);
форма представления оригинала (бумажная / электронная);
состав удостоверения:
- подпись: в этой графе указываются наименование должности подписанта и обозначается «собственноручная» либо вид электронной подписи (должности возможных подписантов указываются исходя из действующей в организации системы делегирования полномочий);
- печать: какую возможно проставлять - «главную» или специальную;
ограничения доступа по видам тайн (указываются слово «нет» либо гриф конфиденциальности);
подлежит регистрации: «централизованной в службе делопроизводства» или «в структурном подразделении»;
ознакомление / куда направляется (возможные варианты заполнения графы: «внутри организации», «в вышестоящие организации», «на сайт весь документ» или «на сайт фрагмент документа», «гражданам»);
срок представления / направления;
срок исполнения (типовой или индивидуальный, конкретный в рабочих днях);
подлежит контролю исполнения или нет;
подразделение или должностное лицо, осуществляющее контроль;
место хранения оригинала:
- ответственное структурное подразделение или локализация в информационной системе,
- индекс дела по номенклатуре дел;
срок хранения;
ответственный за обеспечение сохранности или уничтожение;
использование документа / права доступа;
отметка об утверждении, внесении изменений или отмене (в виде даты и номера приказа).

Таким образом, в графах таблицы Табеля должны найти отражение современные алгоритмы управления документами в соответствии с ГОСТом Р ИСО 15489-1-2007, которые служба делопроизводства должна осваивать в рамках концепции управления документами и в условиях внедрения информационных систем.

См. статью «Размещение Табеля и Альбома форм документов на корпоративном сайте ». В ней описан успешный опыт использования данных документов на сайте Белгородского государственного университета на основе 1С-Битрикс. Авторы рекомендуют определенную группировку информации, способ утверждения и форму Табеля, вариант отображения информации о документе, способ организации справочников. Здесь показывают, как вдохнуть новую жизнь в Альбом форм документов.

Альбом форм

Альбом как сборник форм документов должен по структуре соответствовать структуре Табеля, т.е. их главные таблицы (классификация форм) и порядок систематизации наименований форм документов внутри разделов должны быть одинаковыми!

Альбом как документ должен иметь титульный лист, содержание / оглавление, список сокращений и обозначений и содержать сами утвержденные унифицированные формы документов, которые включаются в него и систематизируются в нем по мере разработки и утверждения. Когда Альбом ведется как сборник бумажных форм, его страницы можно не нумеровать (и в содержании не указывать), тогда поиск нужной формы осуществляется по ее коду (см. Пример 11).

При ведении Табеля и Альбома в электронной форме (в форме базы данных) удобно выделять в них 2 части:

актуальную (действующие формы) и
«архивную» (отмененные формы).

При ведении Альбома в бумажной форме можно поддерживать «версионность» форм, формируя последовательно за действующей формой все предыдущие ее версии (другой вариант мы описали в комментарии, который мы поместили сразу после Примера 11).

Полномочия по ведению Классификатора форм документов, Табеля и Альбома, которые делегируются службе делопроизводства , должны быть установлены приказом первого руководителя организации одновременно с утверждением форм этих локальных нормативных актов.

В Примере 10 мы как раз и показываем такой приказ. Он утверждает разработанный в организации Классификатор, а также формы Табеля и Альбома унифицированных форм документов. Сначала в них должны быть учтены (идентифицированы) утвержденные в организации формы первичных учетных документов; а потом по мере разработки и утверждения каждая новая форма документа будет фиксироваться в Табеле и Альбоме в день издания приказа о ее утверждении. То есть Табель и Альбом выполняют учетную функцию, причем в Альбоме фиксируется «эталон» формы. В Примере 10 Классификатор и формы Табеля и Альбома вводятся в действие с даты подписания приказа.

Прокомментируем форму приказа о предоставлении отпуска, показанную в Альбоме форм в Примере 11.

Раньше отделы кадров для оформления отпуска сотруднику использовали форму приказа (распоряжения) , утвержденную Госкомстатом в составе альбома форм по учету труда и его оплаты (ОКУД 0301005). Во многих организациях она автоматически формировалась из 1С.

В нашем Примере 11 мы показали, что на основе этой «госкомстатовской» формы отдел кадров, служба делопроизводства и бухгалтерия могут совместно подготовить форму, обязательную для оформления всех приказов о предоставлении отпуска сотрудникам ООО «Витязь» с января 2013 г. Что в ней изменили:

четко определили название вида документа - ПРИКАЗ, т.к. по уставу организации по всем вопросам деятельности приказы издает генеральный директор и это право не делегирует ни одному из своих заместителей;
проставили код формы по Классификатору форм документов своей организации;
при этом оставили код «базовой» формы по ОКУД и добавили ее индекс;
ниже табельного номера внесли код структурного подразделения, в котором работает сотрудник. Он проставляется по классификатору центров управленческого учета (ЦУУ), который используется в процессе корпоративного планирования и бюджетирования;
отметка об ознакомлении с приказом предусматривает, что работник своей рукой может оформить наименование своей должности, специальности или профессии;
принято решение, что код формы (0305010113) дополнительно будет проставляться и на ее нижнем поле.

Обратите внимание: код формы приказа о предоставлении отпуска по Классификатору - 030501, но мы решили добавить в него обозначение месяца и года утверждения формы, тогда он становится длиннее на 4 цифры - 0305010113.

И если в данную форму через некоторое время потребуется внести изменения, то после издания соответствующего приказа (об утверждении новой версии данной формы), например, в ноябре 2014 г., она будет помещена в Альбом форм с кодом, в котором изменятся лишь последние 4 знака (месяц и год утверждения) - 0305011114. Новую форму нужно будет поместить в тот же раздел 0305 «Предоставление отпусков», а для утратившей силу формы необходимо будет сделать похожий лист-разделитель с обозначением 0305 «Предоставление отпусков. Устаревшие формы» - и это будет началом ведения «архивной» части Альбома форм.

Табель унифицированных форм документов учреждения представляет собой перечень разрешенных к применению форм документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач управленческой деятельности, с характеристикой их юридического статуса, основных этапов подготовки и прохождения.

В текущей деятельности организации табель форм документов выполняет функцию справочника, содержащего в упорядоченном виде наименование форм документов, используемых для документирования собственной управленческой деятельности и позволяющего осуществлять оперативный поиск необходимых документов с указанием всех или основных этапов подготовки и оформления документа. Кроме того, поскольку в Табеле указаны все или основные этапы подготовки документов, он является одновременно и средством оптимизации документооборота, позволяет осуществлять контроль за деятельностью исполнителей, исключая возможность появления непредусмотренных форм документов.

Процесс составления табеля позволяет проанализировать все операции с документами (должности исполнителей и руководителей, принимающих участие в составлении, подписании, визировании, утверждении, периодичность создания документа, характеристика применяемых технических средств создания, пересылки). Применение табеля позволяет:

· исключить возможность неоправданного создания новых форм;
· установить единую классификацию документов организации в соответствии с управленческими функциями и задачами;
· учесть количество видов и форм документов.

Разработка табеля форм документов включает следующие этапы:

1. предпроектное обследование, в ходе которого изучаются состав применяемых в организации (на предприятии) документов, состав управленческих функций и ситуаций, подлежащих обязательному документированию. На этом этапе работы изучаются действующие законодательные акты и нормативно-методические документы, регламентирующие процедуры документирования; организационные документы (уставы, положения и др.), закрепляющие компетенцию должностных лиц и порядок работы с документами в организации. Суть этого этапа можно определить как сбор и анализ материалов;
2. выбор формы Табеля. Табель представляет собой таблицу, в которой по горизонтали располагаются названия документов, а каждая графа содержит ту или иную характеристику процедуры документирования. Кроме того, в табель можно внести сведения о месте изготовления текста документа, его регистрации, количестве создаваемых экземпляров, тираже рассылки, месте хранения подлинника;
3. определение структуры табеля. Как и любой классификационный справочник, применяющийся в делопроизводстве, табель может быть построен по функциональному или структурному принципу. В первом случае разделами табеля будут управленческие функции, подразделами - задачи свойственные аппарату управления, во втором - названия структурных подразделений. Внутри разделов документы систематизируются либо по степени важности, либо по алфавиту наименований документов;
4. отбор форм документов для включения в табель.

При выполнении первого этапа документы в организации или на предприятии обычно изучаются по группам.

Этап сбора и анализа материала преследует две основные цели: выявление функций и задач, раскрывающих направления деятельности организации и создаваемых в процессе их реализации документов.

Если организация крупная и в ней много подразделений, то логично классифицировать документы по подразделениям, а в табеле перечислять виды форм документов, образующихся в деятельности каждого подразделения. То есть: указывается подразделение (его название), потом формы документов этого подразделения и сведения из карты по каждому документу.

Если фирма (организация) маленькая, то можно классифицировать формы документов по функциям управления или по направлениям деятельности. Это опять же определит внутреннюю структуру табеля как классификационной схемы, в соответствии с которой будут даваться описания форм документов.

После определения структуры Табеля уже можно приступить к его заполнению, то есть к 4-му этапу - собственно составлению Табеля. Но предварительно должна быть проведена работа по оптимизации перечня форм документов в организации. Например, если анализ карт документов по подразделениям обнаружил использование докладных, служебных и памятных записок одновременно и по одним и тем управленческим ситуациям, то логично оставить только одну форму (докладную записку). Точно также, если были указания, распоряжения и предписания, как документы, используемые по одним и тем управленческим ситуациям, то логично оставить тоже одну форму (например, распоряжение).

Окончательно оформленный табель форм документов организации должен быть согласован со всеми руководителями подразделений и утвержден руководителем организации.

Табель является прекрасным инструментом и оптимизации, и «инвентаризации» форм документов. Его наличие особенно необходимо в условиях автоматизированной подготовки и обработки документов.

Разработанный табель унифицированных форм документов для ООО «Согласие» представлен в Приложении Д.

Табель форм документов представляет собой перечень тех документов, которые формируются в организации на регулярной основе. Его использование позволяет оптимизировать состав документации, обеспечивающей управленческую и организационную деятельность предприятия, унифицировать используемые для их оформления формуляры.

Из статьи вы узнаете:

Для чего необходим табель форм документов организации

Табель форм документов, которые используются в конкретной организации, это оформленный в табличном виде перечень. В него входят те формы, использование которых полностью обеспечивает реализацию функций и задач управленческой деятельности предприятия. Кроме наименований документов, табель содержит информацию о юридическом статусе каждого из них, области применения, этапов подготовки, обработки и согласования.

На многих предприятиях, как правило, тех, что создавались относительно недавно, табель форм документов не используется и делопроизводство организовано без обязательного соблюдения табельной формы документирования.

Результатом отсутствия системного подхода и необходимых знаний является использование нестандартизированных форм, не отвечающих требованиям государственных регламентов. Кроме того, внутренними нормативными документами не устанавливается четких требований применения таких форм, в результате чего одна и та же организационная операция может оформляться документами, имеющими разные формы и формуляры.

Дело осложняется еще и тем, что обязательное применение унифицированных форм документов отменено. Работодатели имеют право разрабатывать их самостоятельно. Участие в разработке таких форм непрофессионалов приводит к отсутствию единого подхода к организации делопроизводственных процедур и процессов, оформлению документированной информации. Эти недостатки не лежат на поверхности и, чаще всего, остаются незамеченными и воспринимаются как малозначащие. Но, в конечном итоге, они снижают степень оперативности обработки документов, прохождения управленческих сигналов и, как следствие, качество управления предприятием.

Табель форм документов организации позволяет на уровне норматива установить как состав документов для каждой управленческой операции, так и процедуру их прохождения. Он содержит описание только тех документов, которые формируются регулярно или с периодическим повторением.

Использование табеля форм документов позволяет установить единые типовые правила оформления для всей организации, действующие для каждого из ее структурных подразделений. Следование этим правилам является своего рода нормоконтролем и гарантией правильности оформления. А это особенно важно, когда речь, например, идет о кадровых или бухгалтерских документах, ошибки в оформлении которых могут обойтись предприятию слишком дорого.

Таким образом, табель форм документов организации необходимо разработать с целью:

оптимизации пакета применяемых на предприятии форм документов;
унификации используемых форм документов;
классификации форм документов по управленческим операциям и функциям, а также, при необходимости, по структурным подразделениям предприятия;
стандартизации процессов подготовки, обработки и прохождения каждой из форм документов;
рационализации применения установленных форм в процессе автоматизации управленческой деятельности;
упорядочения процесса документооборота для повышения эффективности управленческой деятельности.

Разработка табеля форм документов

Если уж речь зашла о необходимости жесткой стандартизации составления и оформления внутренних документов, упорядочивании процесса документирования информации, целесообразно говорить именно о табеле унифицированных форм документов. То есть о таких формах, которые, в соответствии с ГОСТ Р 51141–98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» трактуются как утвержденный формуляр.

То есть, как совокупность набора обязательных реквизитов и их расположения, установленных для обеспечения юридической значимости того вида документов, который предназначен для обеспечения конкретной управленческой операции. Разработка табеля форм документов - процесс, который проходит в несколько этапов.

Читайте также:

Этапы разработки табеля унифицированных форм документов организации

Таких этапов будет семь:

Предпроектное обследование, сбор информации о производственных и организационных процессах, сопровождающихся регулярной подготовкой разных форм документов;
Анализ собранного материала, оптимизация состава форм документов, выбор содержания Табеля;
Выбор оптимальной формы Табеля и его структуры;
Определение перечня тех форм документов, которые будут включены в Табель;
Формирование Табеля;
Согласование Табеля с руководителями подразделений и лицами, назначенными ответственными за делопроизводство в компании;
Утверждение Табеля руководителем предприятия.

Предпроектное обследование - важный этап разработки табеля форм документов

Первый этап - предпроектное обследование, является самым важным, поэтому остановимся на нем подробнее. Его также можно разбить на три этапа.

Определение тех управленческих и организационных задач, которые определяются спецификой деятельности предприятия, и тех форм документов, которыми эти задачи сопровождаются. Чем более полной будет информация о формах документов, которые используются в процессе организационной и управленческой деятельности компании, тем большую помощь окажет табель для реализации функций и задач этих видов деятельности предприятия.

Изучение нормативно-правовых актов (государственных, органов местной исполнительной власти, отраслевых), регламентирующих процессы делопроизводства. Анализ организационной документации предприятия, локальных нормативных актов, регламентирующих его производственную деятельность. Изучение распорядительной документации, выявление тех форм документов, которые вводились в действе распорядительными актами;

Изучение и анализ документов, составляющих методическую и правовую базу, регламентирующую состав и процедуры документооборота в компании, правила оформления и составления разных форм документов. Анализ утвержденной на предприятии номенклатуры дел.

Карты форм документов, используемые при формировании Табеля

Значительно облегчит и ускорит процесс разработки табеля форм документов в организации использование специальных карт форм документов. С их помощью можно будет быстро определить, какие документы и с какой периодичностью составляются на предприятии, какие из них характеризуются постоянством формы. Сведения о документах собираются во всех структурных подразделениях и фиксируются в картах, в которых отражается такие сведения, как:

наименование формы, в том числе ее заголовок и краткое содержание;

код формы по классификатору;

название файла, если форма представлена в электронном виде;

управленческая функция данной формы документа, задача, для которой она сформирована. Так, например, форма «Штатное расписание» создана для реализации управленческой функции «Организация системы управления», задача ее формирования (назначение формы) - «регламентация численного и должностного состава»;

информация о всех основных этапах составления, оформления, прохождения данной формы документа: в каком подразделении составляется, кем согласовывается и утверждается, кто является адресатом, кем регистрируется, кто осуществляет контроль исполнения, где хранится оригинал или электронный вариант формы документа.

Затем карты форм анализируются с целью оптимизации и исключения дублирующих друг друга форм документов. После этого отобранные формы можно будет уже вносить в Табель.

Табель форм документов образец

Утвержденного на государственном уровне образца табеля форм документов, который был бы обязательным для на всех предприятиях, не существует. Но есть Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации, которой устанавливается обязательное использование такого табеля в подобных учреждениях. Целью использования табеля форм документов Типовая инструкция определяет:

оптимизацию количества используемых в организации форм документов;

унификацию их содержания;

стандартизацию процессов работы с разными формами документов.

Инструкция содержит и табель форм документов, образец которого приведен в таблице ниже.

В зависимости от потребностей конкретного предприятия, предлагаемый образец также может содержать следующую информацию:

адресат документа;

лицо, ответственное за контроль его исполнения;

код формы по государственному классификатору;

тираж, которым отпечатаны бланки документа в типографии.

Графа «Примечание» предназначена для внесения в нее информации о порядке подписания, согласования и утверждения документа, его форме или формате и пр.

Практикующий юрист и экономист, директор ООО "КПЦ "Диалог Консалтинг", член Национального союза кадровиков России, эксперт-рецензент СПС "КонсультантПлюс".

Семинары М.В. Черенковой в первую очередь рекомендованы руководителям отделов управления персоналом (кадров), руководителям, специалистам структурных подразделений, участвующим в разработке коллективных договоров, локальных нормативных актов, организационно-распорядительных документов, систем оплаты труда, в разрешении трудовых споров.

Образование

1986-1991 гг. — Новосибирский институт советской кооперативной торговли; специальность: "Экономика торговли";
1992-1993 гг. — Международная школа менеджеров (г. Москва); специальность: "Внешнеэкономическая деятельность";
1997-2002 гг. — Юридический институт Красноярского государственного университета (в настоящее время — ЮИ СФУ) с отличием; специальность: "Юриспруденция".

Самый массовый семинар лектора был проведён в Новосибирске в апреле прошлого года (298 чел.) на тему: "Последние изменения трудового законодательства РФ: обзор новаций, анализ практики".

Самый популярный семинар-практикум 2015 г.: "Эффективный контракт: ключевые моменты переходного периода" — организаторы: ЗАО "Квадро Плюс" (Кемерово), ООО "Центр корпоративного обучения" (Кемерово), УМЦ "Союз промышленников" (Барнаул), АНО ДПО "СЦПР" (Красноярск), ООО "КПЦ "Диалог Консалтинг" (Красноярск).

За 15 лет работы в области трудового права М.В. Черенковой подготовлено 35 обучающих программ, слушателями которых стали более 10000 человек в разных городах страны (Красноярск, Лесосибирск, Минусинск, Шарыпово, Канск, Ачинск, Архангельск, Вельск, Северодвинск, Вологда, Пермь, Иркутск, Санкт-Петербург, Новосибирск, Кемерово, Новокузнецк, Барнаул и др.).

В 2014 году вышла в печать первая книга М.В. Черенковой "Трудовая книжка: сложные вопросы ведения" (издательство "Мысль", Новосибирск, тираж 5000 экз.).

В настоящее время продолжается работа над второй книгой с рабочим названием: "Кадровые документы организации: оформляем правильно".

Разработка локальных нормативных актов по делопроизводству

Для регламентации всех работ по ДОУ в каждой организации

необходимо иметь свою Инструкцию по ДОУ, Табель и Альбом

унифицированных форм документов, разрешенных к применению в

организации, утвержденную Номенклатуру дел.

Инструкция по документационному обеспечению

Управления

Любая инструкция (юридический словарь) - правовой акт,

издаваемый руководящим органом организации (или утверждаемый

руководителем организации) в целях установления правил,

регламентирующих организационные, научно-технические, технологические,

финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений,

организаций, предприятий (их подразделений и служб), должностных лиц и

В соответствии с Государственной системой документационного

обеспечения управления (ГСДОУ) на территории РФ установлены единые

правила работы с документами в организациях с различными формами

собственности и видами деятельности. Однако организации, работающие в

различных отраслях производства, имеют специфические особенности,

требующие специальной регламентации.

Инструкция по ДОУ (делопроизводству) - нормативный документ,

регламентирующий организацию, правила, приемы и процессы создания

документов, порядок работы с ними в конкретном учреждении с учетом

условий и специфики деятельности.

Основополагающим документом при разработке Инструкции по

документационному обеспечению управления должна служить ГСДОУ. Она

включает в себя общие правила ведения делопроизводства на территории РФ.

Структура ГСДОУ имеет следующий вид:

1. Основные положения.

2. Документирование управленческой деятельности

2.1. Состав управленческих документов.

2.2. Унификация и стандартизация управленческих документов.

2.3. Оформление управленческих документов.

2.4. Составление текстов управленческих документов.

3. Организация работы с документами.

3.1. Организация документооборота.

3.1.1.Порядок обработки отправляемых документов.

3.1.2.Передача документов внутри организации.

3.1.3.Учет количества документов.

3.2. Информационно-поисковые системы по документам организации (ИПС).

3.2.1.Правила регистрации и индексации документов.

3.2.2.Справочные картотеки, информационно-поисковые массивы на

машинных носителях.

3.2.3. Оперативное хранение документов.

3.2.4.Оперативное хранение машиночитаемых документов.

3.2.5.Составление номенклатуры дел.

3.2.6.Формирование дел.

3.3. Контроль исполнения документов.

3.3.1.Сроки исполнения.

3.3.2.Организация контроля исполнения в условиях традиционной

обработки документов.

3.4. Подготовка документов к передаче в ведомственный архив.

3.4.1.Экспертиза ценности документов.

3.4.2.Оформление дел.

3.4.3.Составление описей дел.

4. Механизация и автоматизация работы с документами.

4.1.Состав комплекса средств механизации и автоматизации работы с

документами.

4.2.Применение средств механизации.

4.3. Автоматизация работы с документами.

Инструкция по ДОУ разрабатывается с целью рационализации труда

при решении управленческих задач и предполагает создание таких условий,

при которых конечная цель управления достигается с наименьшими

затратами. Работы по функциям управления включают все стадии, от сбора и

обработки первичной информации до принятия управленческого решения и

контроля за его реализацией.

Значительная часть работ, выполняемых по технологическому циклу

прохождения и обработки информации, является типовой и циклично

повторяющейся. Следовательно, при разработке Инструкции все эти работы

должны быть формализованы.

Можно предложить следующую последовательность действий при

составлении Инструкции по ДОУ:

1. Изучить структуру аппарата управления, распределение функций,

прав и обязанностей работников.

2. Изучить виды документов и состав систем документации.

З. Провести анализ документооборота конкретного объекта.

но и технические аспекты ведения делопроизводства на предприятии.

Составление Инструкции по ДОУ должно отражать постановку

делопроизводства на конкретном предприятии. Поэтому при проектировании

основных технологических процессов выявляются основные показатели,

характеризующие организацию управления на предприятии. Например:

объем документооборота; время прохождения основных категорий

документации; информативность документации, поступающей по

запросам; коэффициент унификации служебных документов; время,

затрачиваемое различными сотрудниками на подготовку основных видов

служебной документации.

Анализ этих показателей позволяет оптимизировать технологический

процесс, создать комплекс автоматизированных рабочих мест в соответствии

с уровнем организации управления.

Теоретические разработки в области проектирования Инструкций и

практический опыт создания и внедрения их для различных организаций и

учреждений показывают возможность и необходимость регламентации

проектных работ, выделения типовых этапов.

Типовая схема разработки Инструкции включает три стадии:

1. Предпроектную стадию, включающую ориентировочное и детальное

обследование деятельности предприятия.

2. Проектную стадию, состоящую из последовательной разработки

технического и рабочего проектов.

3. Стадию внедрения.

Предпроектная стадия проводится в целях определения уровня

организации управленческого и инженерно-технического труда на

предприятии. Комплекс данных, полученных на этой стадии, должен

включать:

Общие сведения об аппарате управления (наименование,

местонахождение, территориальная общность или разобщенность,

подчиненность, объекты управления);

Основные функции аппарата управления;

Положение об аппарате управления;

Должностные __________инструкции всех категорий служащих;

Штатное расписание;

Номенклатуры дел всех структурных подразделений;

Состав и объемы входящей, исходящей и внутренней

корреспонденции;

Перечень имеющихся средств оргтехники.

Детальное рассмотрение постановки делопроизводства дает

характеристику существующей технологии выполнения работ, их

документирования, уровня механизации и автоматизации управленческого

Анализ организационной и функциональной структуры аппарата

управления начинается с изучения функций и задач организации. При этом

должны быть рассмотрены вопросы разделения функций между

руководством, структурными подразделениями, сотрудниками аппарата

управления.

Основным методом сбора данных является изучение нормативно-

методических документов. Эти данные также могут быть получены путем

опросов и бесед, анкетирования, так называемой фотографии и

самофотографии рабочего дня. При анализе данных материалов необходимо

составить организационно-структурную схему и определить, насколько она

соответствует выполнению возложенных на аппарат управления задач.

Проектная стадия начинается с разработки технического проекта, где

должны быть выбраны, уточнены, взаимоувязаны и в целом согласованы

основные технологические схемы управленческих процессов:

Состав и порядок обработки основных документов;

Предлагаемый регламент работы;

Схемы организации административно-управленческих связей;

Рациональные формы документов;

Типовые тексты.

Для четкой организации документооборота необходимо получить

сведения об объемах входящей и исходящей документации по видам

документов, о распределении документов по документопотокам и наличии

стандартных и унифицированных форм документации. Необходимо также

точно установить, сколько и какие инстанции проходит документ каждого

вида в ходе обработки. При этом особое внимание следует обратить на

дублирование операций, излишние маршруты.

С использованием методов управленческого проектирования

предприятиями разрабатываются следующие инструкции по документационному обеспечению:

Типовые;

Примерные;

Индивидуальные.

Типовые инструкции по ДОУ разрабатываются для

подведомственных однотипных учреждений министерствами и ведомствами

соответствующей отрасли народного хозяйства.

Примерная инструкция по документационному обеспечению

управления составляется для близких по структуре организаций схожих

направлений деятельности с учетом требований Типовой инструкции, но без

учета особенностей конкретной организации.

Организации на основе типовой и примерной инструкции

разрабатывают индивидуальные инструкции применительно к конкретным

условиям деятельности данной организации.

Так как инструкция содержит много указующих моментов, ее текст

должен быть особенно точным и понятным. В инструкции используются

слова: «следует», «необходимо», «не допускается», «должен»,

организационным документом длительного действия, поэтому в ней нет

указаний на конкретных исполнителей, нет сроков исполнения.

Текст инструкции разбивается на разделы, пункты, подпункты.

Начинается инструкция с раздела «Общие положения», в котором излагаются

цели, область применения и порядок пользования инструкцией. Изложение

текста должно вестись или от третьего лица, или в безличной форме.

Например:

Ответственный исполнитель несет персональную ответственность

за полноту и достоверность информации по исполнению документа.

За формирование дел отвечают руководители структурных

подразделений.

Структура текста инструкции зависит от целей создания, объема

документационных работ и уровня автоматизации документационного

обеспечения управления.

Любая инструкция по ДОУ должна включать в себя правила документирования, организацию работы с документами и порядок оперативного хранения документов.

В Инструкции по ДОУ обычно не отражаются правила работы со

спецсистемами документации (конфиденциальной, бухгалтерской,

финансовой, кадровой и т. п.), так как они регламентируются отдельно

издаваемыми документами инструктивного характера: правилами, порядком,

положениями.

В приложение к Инструкции по ДОУ, как правило, включают:

1. Перечень документов, не подлежащих регистрации в журнале

входящей корреспонденции.

2. Образец регистрационно-контрольной карточки.

3. Журнал регистрации входящих документов.

4. Образец углового (продольного) бланка письма.

5. Образец углового (продольного) общего бланка.

6. Образец углового (продольного) бланка конкретного вида документа

и/или должностного лица.

7. Образцы оформления организационных документов.

8. Образцы оформления распорядительных документов.

9. Образцы оформления справочно-информационных документов.

10. Образец согласования проекта распорядительного документа.

11. Перечень документов, подлежащих утверждению и на которых

ставится круглая печать, в организации.

12. 0бразец листа-заверителя дела.

13. Образец обложки дела.

14. Образец внутренней описи.

15. Образец формы номенклатуры дел.

16. Образец формы описи дел.

17. Образец акта об уничтожении дел.

18. Перечень документов, подлежащих обязательной постановке на

контроль.

Современная практика организации ДОУ предлагает следующую

структуру построения Инструкции по делопроизводству на предприятии:

1. Общее положение

2. Подготовка служебных документов

2.1 Общие требования

2.2 Фирменные бланки

2.3 Требования к оформлению реквизитов

3. Оформление отдельных видов документов: приказ, распоряжение,

протокол, письмо, докладная записка, акт и т.д.

4. Порядок согласования документов

5. Порядок удостоверения документов

6. Изготовление документов с помощью компьютерной техники

7. Организация документооборота

7.1 Прием, обработка и прохождение поступающих документов

7.2 Регистрация и учет документов

7.3 Организация справочной работы

7.4 Организация работы с отправляемыми документами

8. Контроль исполнения документов

9. Работа исполнителей с документами

10. Организация хранения документов

10.1 составление и ведение номенклатуры дел

10.2 порядок хранения документов

10.3 формирование дел

10.4 оформление дел

10.5 оперативное хранение дел

10.6 передача дел на архивное хранение

11. Ксерокопирование и тиражирование документов

12. Хранение, учет и использование бланков печатей и штампов

13. Использование факсимильной связи

Чтобы грамотно разработать разделы 2.2 и 2.3 Инструкции по

делопроизводству необходимо знать установленные правила оформления 30

реквизитов (ГОСТ Р 6.30-2003) и адаптировать их в конкретной организации.

В первом разделе следует подчеркнуть ответственность должностных

лиц за работу с документами, в том числе с конфиденциальными. Здесь

целом, так и на предприятии, обозначены основные технические способы

подготовки групп документов (компьютерный, машинописный, ручной).

документов и фирменных бланков. Если организация относится к

государственной структуре, то на ее бланке нужно использовать герб РФ или

субъекта РФ (негосударственные структуры не обладают такой

прерогативой). В том же случае, когда на бланке намериваются разместить

эмблему организации, использование герба РФ или субъекта РФ исключено.

Если название организации и сведения об организации «длинные», то есть заголовочная часть документов слишком объемная, будет удобнее использовать бланк с продольным расположением реквизитов. Это

высвободит пространство для содержательной и оформляющей части

будущих документов. Угловое же размещение реквизитов боле

целесообразно при подготовке бланков для писем.

Если анализ организационно-правовых документов предприятия

(фирмы) показывает, что правом подписи обладает не только руководитель

предприятия, но и руководители структурных подразделений и некоторые

должностные лица, то имеет смысл продумать и разработать бланки

подразделений и должностных лиц кроме традиционных бланков (общего,

для письма и для конкретного вида документа).

Необходимость описания правил подготовки кадровых документов и

включения отдельного раздела в общую Инструкцию по делопроизводству

определяется отсутствием кадрового подразделения (если фирма небольшая

и кадровые документы готовит секретарь или бухгалтер)

Выбор системы регистрации документов (централизованная,

децентрализованная, смешанная) зависит от размеров и особенностей

построения организации, степени оснащенности техническими средствами,

наличия квалифицированного персонала. В свою очередь система

регистрации документов влияет на описание ранее перечисленных разделов 5

– 10 в Инструкции по делопроизводству.

Если организация небольшая, то регистрацию входящих документов

можно организовать после просмотра их руководителем. Такой порядок

экономит время работника, проводящего регистрацию, так как к журналу он

обращается один раз. При этом сразу записываются данные о самом

документе и сведения из резолюции руководителя. но данный вариант может

быть использован при условии неукоснительного обеспечения сохранности

документов руководителем и его постоянного присутствия на рабочем месте.

Последнее весьма проблематично.

Если в организации существует электронный документооборот, нужно

продумать систему оперативного хранения электронных документов,

определить круг лиц и критерии доступа. Даже если в организации процент

электронной документации невелик, регистрацию электронных документов

следует проводить в обязательном порядке. Для этого рекомендуется в

журнале/карточке регистрации в регистрационную форму добавить

дополнительную графу, которая будет идентифицировать тип материального

носителя: НОСИТЕЛЬ (бумажный, факсовый, электронный документ).

дублироваться на бумажный носитель.

Разработка Инструкции по делопроизводству с учетом перечисленных

условиям конкретного предприятия, и устанавливающий общие правила и

единый порядок документирования и организации работы с документами.

Положения инструкции распространяются как на традиционное

делопроизводство, так и на работу с документами, создаваемыми средствами

вычислительной техники.

Инструкция по ДОУ оформляется на общем бланке организации

и утверждается либо непосредственно подписью руководителя

организации, либо распорядительным документом - приказом,

распоряжением. В приказе дается указание на срок введения инструкции,

называются ответственные исполнители, перечисляются организационные

мероприятия, необходимые для введения инструкции. При утверждении Инструкции распорядительным документом ставится отметка о

том, что она является приложением к распорядительному документу.

Разработка Табеля форм документов организации

Табель – это перечень разрешенных к применению унифицированных

форм документов необходимых и достаточных для реализации функций и

задач управленческой деятельности с характеристикой их юридического

статуса, этапов подготовки и прохождения. Табель является способом

нормативного закрепления как состава применяющихся документов, так и

процедуры их подготовки. В табель включают только документы, создание

которых необходимо, правомерно и периодически повторяется.

Табель форм предназначен для:

♦ оптимизации состава применяемых в организации форм документов и их

закрепления в едином нормативном документе,

♦ классификации применяемых в деятельности организации форм

документов по функциям управленческой деятельности (или по

структурным подразделениям),

♦ унификации и нормативного закрепления процедуры подготовки (или ее

отдельных важных этапов) управленческих документов в организации,

♦ унификации форм документов в организации,

♦ упорядочения документальной базы организации в целях повышения

эффективности использования компьютерных технологий в

управленческой деятельности.

В текущей деятельности организации табель форм документов

выполняет функцию справочника, содержащего в упорядоченном виде

наименование форм документов, используемых для документирования

собственной управленческой деятельности и позволяющего осуществлять

оперативный поиск необходимых документов с указанием всех или основных

этапов подготовки и оформления документа. Кроме того, поскольку в Табеле

указаны все или основные этапы подготовки документов, он является

одновременно и средством оптимизации документооборота, позволяет

осуществлять контроль за деятельностью исполнителей, исключая

возможность появления непредусмотренных форм документов

Разработка табеля форм документов включает следующие этапы:

1. Предпроектное обследование, в ходе которого изучаются состав

применяемых в организации (на предприятии) документов, состав

управленческих функций и ситуаций, подлежащих обязательному

документированию. На этом этапе работы изучаются действующие

законодательные акты и нормативно-методические документы,

регламентирующие процедуры документирования; организационные

документы (уставы, положения и др.), закрепляющие компетенцию

должностных лиц и порядок работы с документами в организации.

Суть этого этапа можно определить как сбор и анализ материалов.

2. Выбор формы Табеля.

В проекте новой ГСДОУ предлагается примерная форма табеля.

Табель представляет собой таблицу, в которой по горизонтали располагаются названия документов, а каждая графа содержит ту или иную характеристику процедуры документирования.

Кроме того, в табель можно внести сведения о месте изготовления

текста документа, его регистрации, количестве создаваемых экземпляров,

3. Определение структуры табеля. Как и любой классификационный

справочник, применяющийся в делопроизводстве, табель может быть

построен по функциональному или структурному принципу. В первом

случае разделами табеля будут управленческие функции, подразделами

– задачи свойственные аппарату управления, во втором – названия

структурных подразделений. Внутри разделов документы

систематизируются либо по степени важности, либо по алфавиту

наименований документов.

4.Отбор форм документов для включения в табель.

При выполнении первого этапа документы в организации или на

предприятии обычно изучаются по группам.

Этап сбора и анализа материала преследует две основные цели:

выявление функций и задач, раскрывающих направления деятельности

организации и создаваемых в процессе их реализации документов.

В ходе обследования выявляются документы, характеризующиеся

определенной последовательностью их создания, постоянством (или

относительным постоянством) формы. Сбор материала проводится в

структурных подразделениях организации по всем направлениям

деятельности. Сведения о каждом выявленном документе фиксируются в

карте документа в которую вносится следующая информация:

♦ Полное наименование формы документа, включая заголовок,

если он имеется,

♦ Код формы,

♦ Имя файла (если имеется электронный вариант документов),

♦ Функция управления и задача (назначение документа), в процессе реализации которых создается документ. Например,

штатное расписание создается в процессе реализации функции

«организация системы управления» и задачи «регламентация

численного и должностного состава».

♦ Сведения об основных этапах подготовки документа:

подразделение-составитель, внешнее и внутреннее согласование,

удостоверение документа (подписание, утверждение, проставление

печати), адресат документа, сведения о регистрации документа, контроле и месте хранения подлинника (или копии, если первый экземпляр документа отсылается в другое учреждение).

Карты документов, собранных на первом этапе, в дальнейшем при

работе над Табелем являются основным рабочим массивом.

структуры (классификационной схемы) Табеля и для отбора форм

документов для включения в Табель.

На втором этапе после изучения карт документов и на основе анализа

примерной формы Табеля осуществляется выбор наиболее целесообразной

формы. Например, может быть исключена колонка 4, если нет собственного

локального классификатора в организации. Может быть добавлена колонка

количество экземпляров документа, если все документы готовятся в разном

количестве экземпляров, а эта информация важна, и т. д. То есть, все, что

есть в карте каждого документа и нужно и важно для организации, - можно

учесть при выборе формы Табеля.

Формирование структуры Табеля (3-й этап) связан с особенностями

организации.

Если организация крупная и в ней много подразделений, то логично

классифицировать документы по подразделениям, а в Табеле перечислять

виды форм документов, образующихся в деятельности каждого

подразделения. То есть: указывается __________подразделение (его название), потом формы документов этого подразделения и сведения из карты по каждому документу.

Если фирма (организация) маленькая, то можно классифицировать

формы документов по функциям управления или по направлениям

деятельности. Это опять же определит внутреннюю структуру табеля как

классификационной схемы, в соответствии с которой будут даваться

описания форм документов.

После определения структуры Табеля (названий колонок и деление

строк на группы) можно приступить к его заполнению, то есть к 4-му этапу –

собственно составлению Табеля. Но предварительно должна быть проведена

работа по оптимизации перечня форм документов в организации. Например,

если анализ карт документов по подразделениям обнаружил использование

докладных служебных и памятных записок одновременно и по одним и тем

управленческим ситуациям, то логично оставить только одну форму