Дневной заборный лист – документ, который имеет распространение в заведениях общественного питания: буфетах, кафе, столовых, ресторанах, раздаточных и т.д.
ФАЙЛЫ
Для чего нужен лист, его значение
Документ применяется в тех случаях, когда предприятие общепита имеет собственное производство и отдельные от него розничные точки продаж и обслуживания клиентов.
Посредством заборного листа происходит контроль за движением приготовленных блюд, ведется необходимая учетность.
При передаче готовой продукции в сеть мелкой розницы к документу должна быть приложена квитанция, которая включает в себя сведения о передаче выручки из кассы. В дальнейшем на основе этих двух документов: заборного листа и квитанции — материально-ответственные лица и бухгалтерия делают свои отчеты.
В случае выездной налоговой проверки этот документ, в числе прочих, может быть затребован для анализа инспекторами. Также контроль за ними имеют право осуществлять и другие инспектирующие органы.
При отсутствии заборных листов на предприятие могут быть наложены штрафные санкции.
Время действия документа
Каждый день работники должны составлять новый заборный лист.
Он действителен в течение одной смены и отражает количество выданных блюд, продуктов питания и их стоимость (по каждой позиции отдельно и общую).
Кто готовит документ
Изначально документ формируется в отделе бухгалтерии – здесь специалисты пронумеровывают его (в соответствии с внутренним документооборотом), а затем передают в цех, где в него вносится вся нужная информация. По окончании смены заполненный и подписанный лист возвращается обратно в бухгалтерию.
Особенности составления, общие моменты
Если перед вами стоит задача по составлению дневного заборного листа, а вы впервые с ней столкнулись и не знаете, как грамотно заполнить бланк, воспользуйтесь нашими советами. Также ознакомьтесь с представленным ниже примером заполнения документа – на его основе вы легко сформируете собственный лист.
Перед тем, как приступить к подробному описанию, дадим общую информацию. Дневной заборный лист относится к первичной документации.
С 2013 года унифицированные единые для всех формы первичных документов отменены, так что работники компаний имеют право выбора:
- писать его в произвольном виде;
- по шаблону, разработанному в организации;
- воспользоваться ранее общеприменимой формой ОП-6 – она по сей день остается наиболее востребованной. Связано это с тем, что данный стандартный бланк содержит в себе все необходимые сведения и не нужно ломать голову над составом документа.
Бланк можно заполнять от руки или в компьютере – с обязательной последующей распечаткой.
Документ должен быть заверен подписями нескольких работников организации: директора общепитовского заведения, главным бухгалтером, тем, кто отпустил продукцию и тем, кто ее принял.
Визировать лист печатью надо только в том случае, если такое правило установлено в учетной политике фирмы.
Документ составляется в нескольких экземплярах – по одному для каждого ответственного лица. Чтобы не выполнять много раз одну и ту же работу, сотрудникам рекомендуется использовать при заполнении копировальную бумагу.
Данные о заборном листе обязательно должны быть внесены в специальный журнал учета – такой должен вестись в каждой компании.
Как исправить ошибки в заборном листе
При заполнении документа (особенно от руки) следует быть очень внимательным и аккуратным.
Никакие неточности и помарки недопустимы.
Если оплошность все же случилась и ошибка вкралась в заборный лист, лучше не стараться ее исправить, а оформить новый бланк.
Также категорически недопустимо вносить в документ заведомо неправильные или непроверенные сведения – мало того, что это может внести путаницу в отношения между отделами компании, так еще и в случае обнаружения их наличия может привести к наказанию со стороны надзорных структур.
Образец заборного листа
В начале документа, на лицевой его стороне, указываются стандартные данные:
- полное наименование предприятия и два структурных подразделения: отправитель и получатель;
- номер документа и дата его составления;
- сведения о материально-ответственном лице, руководителе предприятия и главном бухгалтере (здесь должны быть поставлены их должности, ФИО и подписи).
Ниже находится таблица, куда по порядку вписываются:
- название отпущенной продукции, её код;
- единица измерения (штуки, литры, килограммы и т.п.);
- количество отпущенной продукции;
- время отпуска (в часах и минутах).
Если был возврат нереализованных блюд, это также отражается в бланке. После этого, по каждой строке подводится итог, подсчитывается сумма по учетным ценам и ценам продажи. Под таблицей указывается результат подсчетов.
На оборотной стороне бланка таблица продолжается. Сведения сюда вносятся аналогичным образом, точно также подводится резюме. Затем итоговые цифры вписываются прописью под таблицей. И в завершение бланк подписывают ответственные за отпуск, принятие и проверку этих действий лица.
Хранение документа
Заборный лист подлежит обязательному хранению либо в порядке, установленном законодательством РФ, либо на протяжении срока, прописанного в локальных актах организации (но не менее трех лет после окончания текущего налогового периода). Находиться он должен в отделе бухгалтерии в папке, доступ к которой следует ограничить. По истечении вышеуказанного срока, документ можно утилизировать с соблюдением процедуры, указанной в законе.
Для предприятий, ведущих деятельность в области общественного питания, Госкомстатом предусмотрены первичные формы, позволяющие организовать систему учета максимально эффективно. В связи с необходимость осуществлять контроль над отпуском сырья в производство применяется бланк – форма ОП-6 “Дневной заборный лист”.
Что представляет собой дневной заборный лист
Дневной заборный лист компаниями составляется для оформления отпуска готовых изделий из кухни, то есть производства, в мелкорозничные сети, столовые, буфеты и иные структурные подразделения компании. Форма является унифицированной и утверждена Постановлением Госкомстата № 132 от 25.12.98г.
Важно! Несмотря на то, что документ имеет регламентированную форму, предприятие на свое усмотрение может внести в нее дополнительные реквизиты, отразив изменение документа в учетной политике компании.
Важно! Законодательство обязывает организации вести учет бланков и выдавать их ответственным лицам только под отчет. При этом факт выдачи следует также оформить в специальном журнале под роспись.
В журнале отражают следующую информацию:
- Порядковый номер;
- Дата и номер выдачи дневного заборного листа;
- Номер подразделения, которое являются получателем продукции;
- ФИО материально-ответственного лица и подпись.
Выдача дневных заборных листов должна быть организована сотрудниками бухгалтерской службы.
Документ по форме ОП-6 в большинстве случаев выписывается уполномоченными сотрудниками бухгалтерии в двух экземплярах. Выдача каждой партии изделий с указанием времени должна быть заверена подписью уполномоченного сотрудника. По итогам рабочего дня дневной заборный лист должен быть передан в бухгалтерскую службу вместе с документами учета движения тары и продукции.
Важно! Если сдачу формы ОП-6 осуществляет мелкорозничное подразделение, следует также приложить квитанцию, подтверждающую сдачу выручки.
Элементы дневного заборного листа
Форма документа «Дневной заборный лист» состоит из шапки и табличной части. Верхняя часть документа должна содержать такие сведения:
- Название компании;
- Подразделение, являющееся отправителем продукции;
- Подразделение, выступающее в роли получателя;
- Коды ОКПО И ОКДП в соответствие с классификатором.
Важно! Значимым является отражение в документе информации о материально-ответственном лице, которое уполномочено осуществлять контроль над перемещением продукции.
Перед табличной частью располагаются строки, предназначенные для внесения данных о руководителе компании и главном бухгалтере. Табличная часть документа заполняется начальником производства и включает в следующую информацию:
- Наименование готового изделия и его код;
- Единица измерения с указанием значения из классификатора ОКЕИ;
- Информация о времени отпуска изделий из подразделения-отправителя;
- Продукция, возвращенная в подразделение-отправитель;
- Сведение о количестве, ценах и сумме изделий с учетом возвратов;
- Графа для указания комментариев при необходимости.
Форма ОП-6 “Дневной заборный лист”: Алгоритм заполнения
Этапы наполнения дневного заборного листа данными можно представить в виде таблицы:
| п/п | Алгоритм составления формы ОП-6 |
| 1 | Два экземпляра бланка выписываются сотрудником бухгалтерии и выдаются материально-ответственному лицу под роспись в журнале |
| 2 | Подписание формы ОП-6 у руководителя и главного бухгалтера предприятия |
| 3 | При отпуске изделий начальник производства заполняет графы документа под копирку с указанием времени |
| 4 | Нереализованная за день продукция подлежит возврату на производство |
| 5 | По окончании рабочего дня оба экземпляра подписывает начальник производства. Одну копию документа он оставляет себе, а вторую передает в подразделение-получатель готовой продукции. |
Ошибки при заполнении формы ОП-6
| п/п | Типичные ошибки при заполнении ОП-6 | |
| Нарушение | Способы устранения | |
| 1 | Первичный документ ОП-6 не подписан руководителем организации | Передача продукции от одного структурного подразделения другому должна быть заверена подписью ответственных лиц. Форма ОП-6 является унифицированной и содержит в качестве обязательного реквизита подпись и расшифровку руководителя. Соответственно, заполнять эту строка необходимо. |
| 2 | Начальник производства, вносящий сведения об отпуске продукции в документ, неверно указал время передачи изделия от одного структурного подразделении другому | Корректировку можно внести в документ. Для этого следует аккуратно зачеркнуть неверную запись и заверить исправление подписью уполномоченного лица. Рядом необходимо указать верное время |
| 3 | В документе указаны ФИО ответственного лица (МОЛ, руководителя или главного бухгалтера), но не указана его должность | Нередко на практике встречается неполное заполнение документа. Если указанные сведения не внесены своевременно, их можно добавить в документ после выявления факта отсутствия. |
Самые задаваемые вопросы
Вопрос №1. Является ли обязательным применение в учете формы ОП-6 «Дневной заборный лист» или компания вправе разработать и утвердить свой формат бланка?
Ответ: Организация имеет на это право при условии отражения в новом документе всех обязательных реквизитов. На протяжении нескольких лет субъектам бизнеса разрешено корректировать первичные учетные формы в соответствие со своими потребностями. Главным требованием является наличие обязательных реквизитов и закрепление формы документа в учетной политике.
Вопрос №2. Каким образом дневной заборный лист позволяет контролировать перемещение готовой продукции?
Ответ: Форма ОП-6 фиксирует учетные изменения в количествах изделий в подразделениях. Соответственно, для того чтобы провести проверку необходимо сопоставить данные, указанные в ОП-6 и фактическое наличие продукции в подразделениях. Эту функцию может исполнять как руководитель, или главный бухгалтер, так и иной уполномоченный сотрудник. Если нарушение выявлено, необходимо составить акт, который позволит привлечь к ответственности виновных лиц.
Вопрос №3. Всегда ли в документе ОП-6 совпадают значения учетной цены и цены продажи?
Ответ: Не всегда. В связи с тем, что руководитель вправе установить в разных подразделениях разную торговую наценку, цена может отличаться.
Вопрос №4. Как организовать на предприятии систему учета, если в течение смены составляется большое количество дневных заборных листов?
Ответ: В этом случае было бы удобным использовать специально разработанный документ по форме ОП-7, который позволяет объединить информацию всех заборных листов в один документ. Составляется он также как и ОП-6 в двух экземплярах, один из которых передается в бухгалтерскую службу, а второй у начальника производства.
Применяется для оформления отпуска продукции (изделий) из производства (кухни) в филиалы, буфеты и мелкорозничную сеть, подчиненные данной организации (столовой, ресторану), а также в раздаточную в тех случаях, когда она отделена от основного производства. Бланки дневных заборных листов нумеруются в бухгалтерии организации и выдаются каждому материально ответственному лицу под расписку в специальном журнале.
Выписываются заборные листы в двух экземплярах бухгалтером. Заведующий производством или лицо, на это уполномоченное, при отпуске продукции (изделий) их кухни заполняет соответствующие графы первого экземпляра заборного листа под копирку, указывая время отпуска каждой партии изделий. Оба экземпляра подписываются заведующим производством и лицом, получившим готовые изделия, в графах за каждый час отпуска. Возврат нереализованной продукции (изделий) из буфетов, мелкорозничной сети на производство (кухню) отражается в отдельной графе заборного листа "Возвращено". Первый экземпляр вручается лицу, получившему продукцию (изделия) из кухни, второй - остается у заведующего производством.
По окончании рабочего дня (смены) определяются итоги натуральных показателей и стоимость отпущенной продукции по заборному лицу, которые взаимно сверяются.
Заборные листы сдаются в бухгалтерию вместе с ведомостями учета движения продуктов и тары на кухне материально ответственными лицами. Работники мелкорозничной сети сдают заборные листы в бухгалтерию с приложенной квитанцией о сдаче выручки.
Дневной заборный лист - документ первичного учета, активно применяющийся в столовых, буфетах, ресторанах, т. е. предприятиях общественного питания.
Используется документ в тех случаях, когда у предприятия из сферы общепита есть собственные точки розничной реализации произведенной продукции.
Так, выдача организуется в:
- магазины,
- буфеты,
- раздаточные, по тем или иным причинам отделенные от столовой (места производства продуктов питания) и т.д.
Как оформлять дневной заборный лист
Как понятно из названия, документ действует в течение одного дня или одной рабочей смены. Заборные листы нумеруются бухгалтерией, а также регистрируются в специальном журнале. Затем документы передаются непосредственно на места их использования.
Каждому материально ответственному лицу положено иметь свой экземпляр дневного заборного листа. Для этого документ обычно заполняет заведующий столовой с использованием копировальной бумаги. Один экземпляр остается у заведующего столовой, второй - передается материально ответственному лицу вместе с ценностями. Росписи обоих материально ответственных лиц должны проставляться в каждом из экземпляров. Основная информация, которую должен содержать документ - вид, количество, стоимость переданной продукции.
Передача документа в бухгалтерию
В конце дня (рабочей смены) данные в обоих экземплярах, выписанных на этот день, сверяются. В документе предусмотрена графа о возврате продукции обратно. При наличии возврата эти сведения корректно вносятся в документ. Данные сведения первичного учета впоследствии передаются в бухгалтерию с составленными на их основании отчетами лиц, несущих ответственность за сохранность ценностей.
Если продукция передавалась в мелкорозничную сеть, то к дневному заборному листу прикладывается квитанция, отражающая сдачу кассовой выручки. На основании данных документов формируют свои отчеты не только материально ответственные лица, на них основываются и бухгалтерские отчеты и записи хозяйственных операций. Хранить такие документы положено в бухгалтерии в течение трех лет после истечения того налогового периода, в который они были сформированы.
Документы могут быть затребованы для проверки налоговыми органами, а также иными органами, в полномочия которых входит проверка деятельности предприятий. По сути, сведения первичного учета являются единственным достоверным свидетельством правомерности ведения бухгалтерского учета.
Ниже расположен типовой бланк и образец дневного заборного листа вариант которого можно скачать бесплатно.
