Составляем акт. Акт — это документ, составляемый группой лиц подтверждающий установленные ими факты или события. Выводы предложения заключения комиссии печатаются с абзаца они также могут состоять из нескольких пунктов. Подписи располагаются в той же посл

Новая страница 1

Акт – документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты или события.

В разных сферах деятельности возникают ситуации, требующие документирования именно в форме акта, чем и определяется существование множества разновидностей актов. Различаются они как назначением, так и содержанием. Это могут быть акты:

приемки-сдачи (работ, оборудования, материальных ценностей, документов);

обследования (состояния техники безопасности, противопожарной безопасности, условий труда, подготовки объектов);

испытаний (образцов, систем, технологий);

приема-сдачи (материальных ценностей, документов);

приема-передачи (дел, денежных средств и иных ценностей);

ревизии, инвентаризации;

расследования аварий, несчастных случаев;

ликвидации организации и т.д.

Отдельные разновидности актов имеют свои особенности составления и оформления, для многих разновидностей имеются унифицированные формы, утвержденные нормативными актами и обязательные для применения в определенной сфере деятельности. Поэтому при возникновении ситуации, требующей составления акта, прежде всего необходимо выяснить, нет ли утвержденной формы акта для документирования данной ситуации . Нужно также иметь в виду, что наряду с унифицированными формами актов многими министерствами (ведомствами) утверждены специальные правила, инструкции о порядке составления актов.

Общие правила составления актов

При всем многообразии актов с точки зрения их назначения и содержания имеется ряд общих правил, которых необходимо придерживаться при составлении актов.

– Акты составляются коллегиально (должно быть не менее двух составителей). Нередко акты составляются специально создаваемыми комиссиями, состав которых утверждается распорядительным документом руководителя данной организации, вышестоящей организации или органа управления, осуществляющего контрольные, надзорные или иные функции. Акты могут составляться и постоянно действующими комиссиями на регулярной основе.

– Главное при составлении акта – определение фактического состояния дел и правильное отражение его в акте. Если составлению акта предшествовала предварительная работа (проверка, экспертиза, испытания), акт составляется на основе черновых записей, которые ведутся во время работы комиссии или группы лиц и содержат количественные показатели, фактические сведения и аналитические данные.

– Акт оформляется на общем бланке организации или с использованием унифицированной формы акта.

– Обязательными реквизитами акта являются: название организации, название вида документа (АКТ), дата и регистрационный номер документа, место составления, заголовок к тексту, подписи составителей (с указанием их должностей и, при необходимости, места работы). Некоторые формы актов предусматривают проставление точного времени составления акта в часах и минутах. В том случае, если акт утверждается руководителем, оформляется гриф утверждения.

– Заголовок к акту должен грамматически согласовываться со словом «акт», например: Акт проверки финансово-хозяйственной деятельности, Акт ликвидации торгово-закупочного кооператива «Феникс», Акт списания материальных ценностей , или формулируется с помощью предлога «о», например: Акт об отсутствии на рабочем месте, Акт о несчастном случае на производстве .

– Датой акта является дата его составления. Если составлению акта предшествовали какие-либо мероприятия (проверка и др.), в тексте акта указывается дата или период времени, в течение которого проводилось данное мероприятие, например: В период с 15.09.2003 по 18.09.2003 комиссия провела проверку хранения материальных ценностей на…

– Текст акта состоит из двух частей: вводной и основной (констатирующей). Во вводной части акта указывается основание его составления (распорядительный документ, нормативный документ, договор с указанием его даты и номера), называются председатель и члены комиссии. В основной части излагается сущность, характер, методы и сроки проделанной работы, установленные факты, а также выводы, предложения и заключения. Содержание акта может излагаться по пунктам, материал может быть представлен в виде таблицы.

– Акты проверок, обследований, ревизий и некоторые другие разновидности актов не только фиксируют установленные факты и события, но и содержат выводы, рекомендации и предложения, которые составляют заключительную часть акта.

– В конце текста акта указывается количество составленных экземпляров и их местонахождение. Количество экземпляров акта зависит от количества заинтересованных в его получении сторон или определяется нормативными документами. После отметки о количестве экземпляров акта следует отметка о наличии приложений к акту (если они имеются).

– Содержание актов ревизий и обследований согласовывается с должностными лицами, деятельность которых отражается в акте. Акт считается принятым и вступает в действие после его подписания всеми членами комиссии или всеми лицами, участвовавшими в его составлении. Лицо, не согласное с содержанием акта, обязано подписать его с оговоркой о своем несогласии. Особое мнение члена комиссии должно оформляться на отдельном листе и прилагаться к акту.

– В необходимых случаях, если этого требуют нормативные документы, акты утверждаются руководителем данной или вышестоящей организации, по распоряжению которого проводились действия, завершившиеся составлением акта.

Если вы хотите узнать, как правильно составляются акты, а также увидеть образец заполнения этого документа, то эта статья специально для вас! Необходимость фиксации тех или иных фактов или событий для того, чтобы установить реальное положение дел, может возникнуть в абсолютно любой организации, независимо от сферы ее деятельности. Именно такие цели и преследуются при составлении актов.

Разнообразие актов, которые используются на практике, очень велико. Это могут быть акты приемки-сдачи документов или работ, акты обследования объектов, приема-передачи ценности, акты инвентаризации и многие другие. Форма некоторых актов устанавливается нормативными документами, для других имеются строгие требования, которые следует соблюдать при оформлении. Но часть актов можно составить и в произвольной форме.

Поэтому при необходимости составить тот или иной акт желательно иметь под рукой его образец. Однако, независимо от того, какой вид акта вам требуется, необходимо знать единые правила оформления таких документов. Эти правила следует соблюдать при составлении всех видов актов, если вы хотите получить грамотно оформленный документ.

Общие требования к составлению акта

1. В составлении и подписании любого акта участвует сразу несколько лиц. Зачастую на предприятии специальным (смотрите в образце). Может быть назначен специальный состав комиссии для оформления того или иного акта. Это актуально в случае проведения инвентаризации или при расследовании определенной негативной ситуации. Если же по одному и тому же направлению деятельности предполагается периодически составлять акты, то может быть создана постоянно действующая комиссия.
2. Акты следует оформлять при помощи унифицированной формы, если она предусмотрена для того или иного акта. В других случаях для оформления актов используются стандартные бланки предприятия, в которых должны содержаться все обязательные реквизиты документа. Для вашего удобства мы приводим в данной статье образец акта. Для того, чтобы лучше воспринять информацию о правильном составлении акта, будет полезнее посмотреть пример, чем читать длинное описание.
3. Дата составления считается и датой акта. В случае проведения предварительных работ перед составлением акта (например, при инвентаризации или во время испытаний нового оборудования) в тексте документа должен быть указан этот период.
4. Заголовок допустимо составить в одном из двух вариантов: с предлогом (о или об) или же без предлога. Например, заголовок может звучать как или же .
5. В начале текста акта должно содержаться указание на основание для его составления. Основание может представлять собой ссылку на договор, приказ или определенный нормативный документ. Ссылка должна содержать дату и номер договора. Например, так. «Основание: приказ директора ЗАО «Солнечный зайчик» от 12.03.2014 №97 «О проведении…».
6. В начале акта также необходимо перечислить членов комиссии и ее председателя. Следует указывать не только фамилии членов комиссии (в алфавитном порядке), но также и их должности.
7. В тексте акта нужно отразить произошедшие факты, которые послужили основанием для составления акта. Текст можно завершить выводами и предложениями комиссии.
8. Материал может быть изложен не только в текстовом виде с разбитием на абзацы или пункты, но и в форме таблицы. При оформлении акта не следует пользоваться устаревшими оборотами, как «мы, нижеподписавшиеся» и т.п.
9. Акт составляется в стольких экземплярах, как это указано в нормативном документе или же в соответствии с количеством заинтересованных сторон. Если возникнет необходимость указания местонахождения каждого экземпляра, следует отметить это после основного текста. Это будет выглядеть так:

Составлен в 3 экземплярах:

1 экземпляр - в ЗАО «Колесница»

2 экземпляр - в ООО «Профиль»

3 экземпляр - в дело № 05/13

1. Если акт предусматривает наличие приложения, то ставится отметка аналогично к деловому письму. Эта отметка указывается перед подписями и после указания на то, где находятся экземпляры акта.
2. Акт должен быть подписан всеми членами комиссии или же лицами, которые принимали участие в составлении данного документа. Подписи должны находиться в той же последовательности, как и в начале акта, однако при их оформлении нет необходимости указывать должности. По правилам даже тот человек, который не согласен с содержанием акта, должен все же подписать данный документ. В случае несогласия такой человек может поставить рядом с подписью пометку о том, что имеются замечания. Замечания могут быть изложены в свободной форме на отдельном листе, а затем приложены к акту.
3. С актом должны быть ознакомлены все, чью деятельность или интересы он затрагивает. Под подписями необходимо поставить отметку «С актом ознакомлены:», после чего должны стоять подписи этих заинтересованных лиц.
4. Согласно действующим нормативным документам некоторые варианты актов также должны пройти процесс утверждения руководителем организации. Нормы делопроизводства требуют, чтобы гриф утверждения стоял в верхнем правом углу на первом листе акта. Это может выглядеть таким образом:

УТВЕРЖДАЮ

Директор ООО «Производственное решение»

Е.С. Поликарпов

На этом мы завершим все теоретические аспекты данного вопроса. И предлагаем вашему вниманию пример, которым можно будет руководствоваться при оформлении любого акта, за исключением тех, которые имеют унифицированную форму.

Образец акта

проведения проверки …

Основание: приказ ООО «Громада» от 02.11.2014 № 189 «О проведении проверки …».

Составлен комиссией:

С 03.11.2014 по 09.11.2014 комиссия провела проверку состояния ….

Теперь у вас есть все необходимое для составления необходимого акта. На нашем сайте вы также сможете найти и другие полезные примеры актов.

Акт о порче имущества – документ, в котором фиксируются повреждения, нанесенные товарно-материальным ценностям, принадлежащим предприятию. При этом преднамеренность или непреднамеренность действий, послуживших причиной порчи имущества, роли не играет – акт составляется вне зависимости от этих обстоятельств.

ФАЙЛЫ Открыть эти файлы онлайн 2 файла

В каких случаях чаще всего пишется документ

Акт может быть создан в самых разных ситуациях:

• Распространены случаи, когда вред причиняется различного рода грузам при транспортировке, погрузке и выгрузке (бой, вмятины, трещины, поломки и т.п.).
• Ущерб может наноситься при потопах внутри офисных помещений – интерьеру, предметам мебели, технике и приборам.
• Бывает, что порча имущества происходит при неаккуратном или неправильном обращении с ним работниками организаций и т.д.

Зачем нужен акт

Акт относится к первичной документации фирмы, и, являясь безусловным письменным доказательством причиненного повреждения/поломки, становится впоследствии основанием для списания испорченных товарно-материальных ценностей или отправки их в ремонт.

К сотруднику, непосредственно причастному к нанесению вреда имуществу компании, на основании данного документа может быть применена мера дисциплинарного взыскания. Она назначается в зависимости от того, насколько серьезно пострадала собственность организации:

• замечание,
• выговор,
• увольнения,
• иногда речь идет даже об уголовном преследовании.

Здесь учитываются все нюансы события, в том числе и наличие умысла. Кроме того, на основе акта руководство предприятия имеет право потребовать от виновника возмещения материального ущерба..

Кто составляет акт

Акт может составлять любой работник организации, в должностные обязанности которого входит данная функция. Это может быть руководитель структурного подразделения, юрист, секретарь или просто материально-ответственное лицо.

При создании акта должны присутствовать и другие сотрудники компании, которые выступят в роли свидетелей нанесенных повреждений. Таким образом, формируется специальная комиссия в составе не менее трех человек , лучше работников разных отделов.

Если испорченное имущество относится к высокотехнологичному оборудованию или приборам, для более точной диагностики вреда к составлению акта следует привлечь специалиста инженерно-технической или сервисной службы, действующей внутри предприятия или стороннего эксперта.

Составление акта: основные моменты

На сегодня нет стандартного унифицированного образца акта, так что документ может быть написан в произвольной форме или по шаблону, действующему внутри фирмы. При этом есть ряд определенных сведений, который вносить в него нужно обязательно:

1. Дата, номер и место написания, название организации.
2. В основной части следует указать
   • суть причиненных повреждений,
   • наименование и количество пострадавших товарно-материальных ценностей,
   • приблизительную сумму ущерба.

   Если предметов несколько, лучше оформить все данные в виде таблицы.

3. Также нужно внести
   • информацию о виновнике: его должность, фамилию-имя-отчество
   • и причины, по которым произошла порча имущества (этот пункт очень важен для определения точной степени вины и вынесения справедливого наказания).

   Если виновных лиц установить невозможно (например, в случаях повреждения в результате форс-мажорных обстоятельств: катастроф, наводнений и т.п.), это надо обязательно обозначить.

4. Далее в акте следует написать выводы о последствиях нанесенного имуществу вреда: можно ли это имущество починить или его нужно списать.
5. При наличии каких-то дополнительных подтверждающих документов, их нужно присовокупить к акту, отметив отдельным пунктом.

Оформление акта. На что обратить внимание

При оформлении акта, также как и при его написании, можно руководствоваться собственными соображениями, поскольку закон не предъявляет к этому параметру никаких особых требований. Акт можно писать на простом чистом листе бумаги или на фирменном бланке организации. Вносить информацию можно от руки (любой шариковой ручкой, но только не карандашом) или печатать на компьютере.

Важно! В акте должны наличествовать подписи его непосредственного составителя и присутствовавших сотрудников – их автографы будут свидетельствовать о том, что все внесенные в документ сведения верны.

Желательно получить и подпись виновника порчи имущества, но если он отказывается подписывать документ, можно прямо в акте сделать соответствующую пометку или составить отдельный .

Заверять печатью бланк акта не обязательно – с 2016 года использование штемпельных изделий на предприятиях и в организациях необходимо только в тех случаях, если это закреплено во внутренних нормативно-правовых бумагах фирмы.

Акт составляется в двух экземплярах :

• один остается в компании и отправляется в бухгалтерию для списания имущества или выделения денег на ремонтные работы,
• второй передается сотруднику, причинившему ущерб.

При необходимости можно составить и дополнительные копии акта.

Как хранить акт

После составления акта и завершения всех процедур, связанных с его непосредственным участием, документ следует передать в архив предприятия, где он должен находиться период, установленный законом или локальной документацией фирмы (но не менее трех лет), после чего его можно уничтожить.

Акт о порче имущества при затоплении квартиры или офиса

Затопление квартир в многоэтажных домах встречается особенно часто. Офисы тоже могут подвергнуться этой неприятности, как и отдельно стоящие жилые дома. Даже если над помещением не располагаются нерадивые соседи, затопление нельзя исключать. Всегда может случиться авария водопровода, прорыв водяной системы отопления, протечка кровли и т.д.

Одним из важных процессуальных действий, необходимым для последующего возмещения ущерба, является составление акта о порче имущества. Его составляют вызванные к месту затопления представители компании, обслуживающей здание (ее аварийной службы) с участием потерпевшей стороны. Сделать это надо в первые 12 часов после вызова уполномоченных лиц. Если представители компании не явились вовремя, акт допустимо составить без них, пригласив в комиссию посторонних незаинтересованных людей. Управляющей компании при этом следует направить письменное уведомление, а в акте отразить, что она была проинформирована, но не участвовала в составлении акта по причине неявки по вызову.

Если помещение залито по вине конкретного человека, например, соседа сверху, он тоже участвует в составлении акта.

ВАЖНО! Если виновника не установили, его не удалось пригласить, либо он отказался, это следует отразить в тексте акта.

В этом документе должны найти отражение такие данные:

• дата и точное время установления факта затопления;
• адрес расположения залитого помещения;
• локализация водных масс;
• причина того, что вода проникла в квартиру или офис;
• виновник случившегося залива (если он установлен);
• упоминание о свидетелях (если они были)
• описание нанесенного водой вреда (на основе визуального осмотра).

ВНИМАНИЕ! Описывая ущерб, нужно указать не только состояние потолка, стен, пола, но и порчу мебели, бумаг и другого имущества, находящегося в помещении. Это можно сделать в форме дефектной ведомости, инвентаризации и т.п.

Остальные части документа («шапка», дата, подписи членов комиссии) составляются по основным принципам делопроизводства. Строгой формы для документа законами не предусмотрено.

АКТ № 11
осмотра жилого помещения, расположенного по адресу:
г. Нижний Новгород, ул. Ванеева, д.17, кв.21
от 19 августа 2017 года

На основании заявления (входящий номер 134 от 19.08.2017) от гр. Деревянского Н.Ю. о затоплении квартиры была сформирована комиссия в составе:

• начальника ЖЭУ № 2 Моршанского А.П.;
• инженера ЖЭУ № 2 Пересветовой Т.А.;
• мастера ЖЭУ № 2 Никодимова О.Л.

На момент осмотра лицо, виновное в затоплении, установить не удалось.

Комиссия провела обследование жилого помещения по указанному адресу.

На момент обследования (19.08.2017 г. в 16:30) установлены следующие повреждения вследствие затопления.

Пострадала жилая комната площадью 26 кв.м.:

• на потолке, окрашенном водоэмульсионной краской, водяные разводы и пятна расположены по всей поверхности;
• стены, оклеенные флизелиновыми обоями, имеют потеки по всему периметру, частично отстают;
• пол (ламинат) имеет вздутия на стыках;
• дверь деревянная, окрашенная, разбухла и не закрывается.

В комнате повреждена мебельная стенка (разбухла по прилегающей к стене поверхности) и телевизор Sony KDL-32WE613 (вышел из строя).

Затопление случилось 19.08.2017 г. в 15:45. Были произведены следующие работы по устранению:

• перекрыт стояк с горячей водой в 16:00;
• заменен стояк горячего водоснабжения (23.08.2017 г.)

Выводы комиссии: причиной затопления является авария трубопровода горячего водоснабжения (разрыв трубы).

Члены комиссии:
Начальник ЖЭУ № 2 /Моршанский/ А.П. Моршанский
Инженер ЖЭУ № 2 /Пересветова/ Т.А. Пересветова
Мастер ЖЭУ № 2 /Никодимов/ О.Л.Никодимов

С актом ознакомлен:
владелец квартиры № 21 /Деревянский/ Н.Ю. Деревянский

Акт о порче имущества при выполнении каких-либо работ

Когда случается непреднамеренная порча имущества вследствие каких-либо жизненных ситуаций, например, выполнения работ, полученный вред нужно как-то компенсировать. Если речь идет об имуществе предприятия, то поврежденные вещи необходимо списывать или приходовать их ремонт. Виновный в порче может быть подвергнут административной или материальной ответственности. Основанием для этих процедур является нормативный документ - акт об испорченном имуществе.

На предприятии составить такой акт может уполномоченный на это материально-ответственный работник. В составе комиссии должно быть не менее 3 работников организации.

ВНИМАНИЕ! Если испорчено технически сложное оборудование, то в комиссию следует включить компетентного специалиста или пригласить эксперта.

Как составить акт

Унифицированной формы акта нет, но в нем предусмотрены некоторые моменты, обязательные для установления факта порчи имущества. Как в любой официальный документ, в акт необходимо внести:

• название организации (или использовать фирменный бланк);
• номер акта;
• дата составления;
• подписи членов комиссии и того, кто составлял акт.

Основная часть акта, определяющая его «специализацию», состоит из следующих моментов.

1. Описание повреждений :
   • в чем состоит вред, нанесенный имуществу;
   • какие материальные ценности пострадали (название, инвентарный номер, количество);
   • примерная сумма, в которую вылился ущерб.
2. Сведения о виновнике порчи . Если его установить однозначно не получается, это надо отметить в акте. О виновном лице нужно указать:
   • его имя, должность;
   • причины, по которым им учинена или допущена порча;
   • данные о свидетелях (если таковые были).
3. Последствия вреда: уточняется, подлежит ли испорченное имущество ремонту или его нужно списывать.
4. Приложения. Ими могут быть дополнительные источники, подтверждающие нанесенный вред, например, запись камер наблюдения и т.п.

ООО «БытРемонтСервис»
г. Екатеринбург
22.08.2017 г.

АКТ № 5
О порче имущества

В настоящем документе мною, руководителем отдела сбыта Леваневским Анатолием Ивановичем, установлено, что 22 августа 2017 года сотрудница административно-хозяйственного отдела Ревакова Антонина Петровна во время производства текущей уборки неумышленно повредила имущество, принадлежащее ООО ««БытРемонтСервис»: монитор жидкокристаллический LG 34UC79G-B (столкнула со стола на пол).

Свидетелем инцидента был менеджер отдела сбыта Соколенко Роман Константинович.

Причина нанесения повреждения: неосторожность при вытирании пыли.

Монитор нуждается в ремонте - замене матрицы дисплея, ориентировочной стоимостью в 1200 руб.

Руководитель отдела сбыта /Леваневский/ А.И. Леваневский
Менеджер отдела сбыта /Соколенко/ Р.К. Соколенко

С актом ознакомлена
сотрудник административно-хозяйственной службы /Ревакова/ А.П. Ревакова

Акт о порче имущества при доставке или перевозке товара

Даже если доставка осуществляется со всеми надлежащими мерами, порча перевозимых товаров не может быть исключена. Не углубляясь в причины и поиски виновных, следует отметить, что стоимость пришедшего в негодность или испорченного груза должна быть компенсирована - за счет ли страховки, материальной ответственности виновного лица либо другим способом. Сами поврежденные товары нужно включить в убытки, подводя бухгалтерский баланс. Для этого нужно документальное основание - акт о порче имущества при грузоперевозках.

В случае обнаружения таких проблем при получении товара, покупатель (получатель) совместно с лицом, доставившим груз (экспедитором, курьером, водителем, представителем фирмы) должны выяснить важные подробности, которые будут упомянуты в акте:

• наименование товара, подвергшегося повреждению
• количество испорченного груза в стандартных единицах его измерения (штуках, кг, метрах и пр.);
• характер внешних повреждений упаковки;
• надлежащим ли образом были упакованы товары, имеется ли необходимая маркировка на упаковке.

ВАЖНО! Формировать акт нужно непосредственно после доставки, в присутствии доставившей его стороны.

Кроме этих подробностей, в акте следует указать:

• место поставки и место назначения груза;
• данные обо всех сторонах: отправителе, перевозчике, получателе;
• время доставки (по плану и по факту);
• описание товаров (в соответствии с документацией);
• как выглядел груз после прибытия;
• примерная сумма ущерба.

В выводах следует установить причину повреждений и ответственное за них лицо (если это возможно).

Для обеспечения достоверности нужно пригласить в качестве членов комиссии еще не менее двух человек. Ими могут выступить квалифицированные работники, могущие оценить ущерб и удостоверить порчу, например, бухгалтер организации-получателя, юрист, менеджер по поставкам и др.

Желательно приложить дополнительные документальные свидетельства: фото груза, запись камеры видеорегистратора автомобиля перевозчика, письменные свидетельства очевидцев и др.

Нужно сделать не менее 3 экземпляров акта:

• для поставщика товара;
• для лица или компании, осуществлявшего перевозку;
• для получателя груза.

АКТ № 12
О порче доставленного груза

г. Пенза, 17.08.2017 г.

Приемщик товара, представитель ООО «Лето» Зарубин В.В., составил настоящий акт о повреждении доставленного груза при его получении.

1. Отправитель товара: ООО «Наш лимонад».
2. Получатель товара: ООО «Лето».
3. Перевозка товаров осуществлялась компанией-перевозчиком ООО «Магистраль».
4. Описание товара: 30 пластиковых ящиков лимонада «Колокольчик» в стеклянных бутылках вместимостью 0,33 л, по 12 бутылок в ящике.
5. Ценность товара по документам: 21 510 руб.
6. Накладная на груз № 000045278 от 17.08.2017 г.
7. Пункт отправления груза: г. Пенза, ул. Белякова, 19, склад 1.
8. Пункт назначения груза: г.Пенза, ул. Аустрина, 68, склад 2.
9. Время перевозки: расчетное - с 12:00 до 14:00 (2 часа), по факту - с 12:30 до 13:45 (1 час 15 минут).
10. Описание полученного груза: при доставке получено 30 пластиковых ящиков лимонада, по 12 бутылок в каждом, в том числе 2 поврежденных ящика и 18 разбитых бутылок.
11. Упаковка не вскрывалась, пломбы в сохранности.

Приложения:

• фотографии поврежденных ящиков;
• фотографии разбитых бутылок.

Установленная причина порчи груза: превышение скорости при доставке, приведшее к аварии - нарушение норм перевозки.

К возмещению получателем груза ООО «Лето» предъявляется сумма в 2 000 руб.

Члены комиссии
Начальник пункта приема ООО «Лето» /Зарубин/ В.В. Зарубин
Главный бухгалтер ООО «Лето» /Незлобина/ Е.П. Незлобина
Завскладом № 1 ООО «Лето» /Петухов/ Г.К. Петухов

С актом ознакомлен
Водитель ООО «Магистраль» /Рукавичкин/ Р.А. Рукавичкин

Акт о порче документов

Случаются ситуации, когда документы на предприятии приходят в негодность вследствие пожара, затопления, других факторов, например, грызунов, или же неумышленного либо злоумышленного деяния. В любом случае, поврежденные бумаги уже непригодны к дальнейшему использованию. Это могут быть документы архивного хранения или же действующая документация. Чтобы обосновать уничтожение таких документов, нужен акт об их порче, иначе неминуема административная при проведении проверки и обнаружении недостачи в документации.

Акт составляет сформированная руководством сразу после обнаружения факта порчи комиссия. Состав комиссии произвольный, как правило, в нее включается бухгалтер, руководитель структурного подразделения, юрист, могут быть приглашены и представители правоохранительных органов, пожарного надзора, коммунальщиков и т.п.

Форма акта свободная, но удобно применять образец, приведенный в Правилах архивного хранения документов. В тексте должны быть указаны:

• названия (регистры) пришедших в негодность документов или № архивного дела;
• описание факта обнаружения повреждений документации;
• место, где хранились бумаги;
• причина случившегося;
• ответственное за хранение лицо (его надо обязать написать объяснительную по необеспечению сохранности документов, что входит в его прямые обязанности);
• итог - количество поврежденных или утраченных документов.

ООО «Симфония»

АКТ № 15
о порче трудовой книжки

г. Хабаровск, 30.08.2017 г.

В связи с порчей трудовой книжки на имя кладовщика ООО «Симфония» Романенко Г.В. приказом № 12/1 от 30.08.2017 г. генерального директора ООО «Симфония» Л.Н. Недзельского создана комиссия в составе:

• председатель - начальник отдела кадров Волинецкая Н.П.;
• члены комиссии: главный бухгалтер Петрановская П.Е., инспектор отдела кадров Чумакова Р.О.

Комиссией составлен данный акт о том, что 29.08.2017 г. при внесении записи о переводе на должность кладовщика оказался непоправимо испорчен бланк трудовой книжки - серия ТК № 5738593 на имя Романенко Г.В. Повреждение совершено сотрудником отдела кадров Кольской А.А. в результате разлития краски для печатей и штампов на разворот трудовой книжки и просачиванием ее на титульный лист.

Комиссия подтверждает непригодность дальнейшего использования бланка трудовой книжки. Испорченный экземпляр предлагается утилизировать с помощью шредера либо сожжения.

Председатель комиссии
Начальник отдела кадров /Волинецкая/ Н.П. Волинецкая

Члены комиссии
Главный бухгалтер /Петрановская/ П.Е. Петрановская
Инспектор отдела кадров /Чумакова/ Р.О. Чумакова

Ч тобы применить к работнику дисциплинарное взыскание любого вида, нужно подтвердить его вину документально (п. 38 постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 № 2 «О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации»). Подтверждающим документом, в большинстве случаев, как раз является акт. И неважно, какой из трех видов дисциплинарной ответственности будет выбран в итоге работодателем для наказания работника: в любом случае все начинается с акта, в котором фиксируется проступок. Рассмотрим акт с точки зрения делопроизводства: что это за документ и какие реквизиты оформляются при его составлении, приведем примеры.

Акт как документ

Согласно теории делопроизводства, акт является информационно-справочным документом, цель которого - документально подтвердить произошедшее событие.

В канцелярии и других отделах акты могут оформляться по самым разным случаям. Вряд ли представляется возможным перечислить их все, а значит, и виды актов. Так, например, только в архивном деле и только утвержденных официально форм актов набирается с десяток . Кроме правил архивов, есть множество других документов, регулирующих самые разные производственные и бизнес-процессы, которые содержат собственные формы актов.

Отдел кадров прибегает к составлению актов в основном, когда нужно подтвердить факт совершения дисциплинарного поступка работником.

Приведем фрагмент документа «Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов. Методические рекомендации по внедрению», утвержденного Росархивом (далее - Методические рекомендации).

Фрагмент документа

Свернуть Показать

Акт составляется несколькими лицами (комиссией) и подтверждает установленные факты или события. Текст акта состоит из двух частей: вводной и основной (констатирующей).

В вводной части акта указывается распорядительный документ, на основании которого актируется факт, событие или действие (в именительном падеже), его номер и дата. При перечислении лиц, участвовавших в составлении акта, указываются наименования должностей с обозначением организаций, фамилий и инициалов (в именительном падеже). Первым указывается председатель комиссии. В необходимых случаях допускается приводить сведения о документах, удостоверяющих личность и полномочия лиц, участвовавших в составлении акта, и их адреса. Фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке. Слова «Основание», «Председатель», «Члены комиссии», «Присутствовали» пишутся с прописной буквы.

В основной части акта излагаются установленные факты, а также выводы и заключения. Текст акта заканчивается сведениями о количестве экземпляров акта и месте их нахождения. Количество экземпляров акта определяется количеством заинтересованных сторон или нормативными документами, регламентирующими составление акта.

Например:

Составлен в 3 экземплярах:

1-й экземпляр - бухгалтерия;

2-й экземпляр - коммерческий отдел;

3-й экземпляр - покупатель.

Это общие правила составления актов, к которым следует прибегать в случае, если для составляемого документа нет утвержденной формы (как, например, форма акта о несчастном случае на производстве, которая утверждена постановлением Министерства труда и социального развития РФ от 24.10.2002 № 73).

Комиссия

Собирать комиссию немедленно для актирования и расследования дисциплинарных проступков не совсем верно. Комиссия является совещательным коллегиальным органом при руководстве и создается специальным приказом.

К сведению

Свернуть Показать

Если постоянно действующей комиссии в компании нет, то ее придется создать стихийно. Нарушения в этом не будет. Но создавать комиссию под конкретный дисциплинарный проступок часто просто нет времени. Пока вы создаете комиссию, опаздывающий работник придет, и его опоздание не будет зафиксировано. Исключение - комиссия по расследованию несчастного случая или если нарушение массовое, например, когда провинилась целая группа работников. Но и тогда комиссия, получается, создается постфактум: сначала они провинились (что надо заактировать сразу, иначе потом не доказать их проступок) и только потом создается комиссия по расследованию. Иногда слово «комиссия» используется для обозначения людей, которые составляют акт, но на самом деле совещательным органом не являются.

Имейте в виду, что случайные свидетели того, как работник явился на работу пьяным, - это не комиссия. Акт составляется теми сотрудниками организации, которые присутствовали при нарушении, а так как нарушение редко происходит «в моменте», то время на то, чтобы собрать для составления акта нужных коллег, обычно есть. Таким образом, для составления акта о дисциплинарном проступке целесообразно пригласить:

• начальника отдела кадров, который проследит за тем, чтобы документ был составлен правильно;
• непосредственного начальника «виновника торжества», который обязан следить за тем, чтобы его подчиненные соблюдали трудовую дисциплину;
• кого-то из работников - непосредственных свидетелей происшествия.

В этом случае акт начинается с речевого клише «Мы, нижеподписавшиеся (перечисляются с указанием должностей, профессий), составили настоящий акт о том, что…».

Если все-таки акт составляется специально созданной комиссией, действующей на основании приказа , то данный акт начинается со слов «Комиссией в составе… составлен настоящий акт о том, что…». Если комиссия выполняет приказ руководства, то фраза расширяется: «Во исполнение приказа от… №… комиссией в составе… составлен настоящий акт о том, что…».

Реквизиты акта

То, что акт составляется в отделе кадров, не означает, что можно пренебрегать правильным оформлением его реквизитов. Именно они, в конечном счете, придают документу юридическую силу.

В условиях офиса акт оформляется на общем бланке компании для документов. На нем расположены реквизиты:

• наименование организации: полное, как в уставе, и сокращенное, если оно внесено в устав;
• дата документа (дата составления акта в нашем случае), а при необходимости - и время (см. Пример 3);
• регистрационный номер документа;
• место составления документа (допускается не указывать, если наименование населенного пункта входит в наименование организации).

К сведению

Свернуть Показать

Требований об указании в акте точного адреса события в методических документах не содержится. Обычно точное место указывают, если это имеет принципиальное значение или актируемое событие происходит вне офиса. Даже при фиксации отсутствия на рабочем месте указывать точный адрес имеет смысл, если есть документ, где закреплен точный адрес рабочего места работника вплоть до кабинета. А если рабочее место работника - ООО «АБВ», отдел продаж, то и в акте достаточно указать место составления документа по ГОСТу. Однако если вы укажете полный адрес - ошибкой это не будет (см. Примеры 3 и 4, где указан полный адрес, и Пример 5, где указан лишь город).

В «полевых» условиях, когда акты пишутся, часто в буквальном смысле, «на коленке», все перечисленные реквизиты общего бланка придется воспроизвести на бумаге вручную или запастись несколькими чистыми бланками заранее.

Кроме указанных, оформляются следующие реквизиты:

• наименование вида документа: АКТ;
• заголовок к тексту документа: это информация, о чем составляется акт: о дисциплинарном проступке, о появлении на работе в состоянии опьянения, об опоздании на работу (см. Примеры 3 и 5, где заголовок к тексту акта указан по-разному, оба варианта допустимы);
• текст документа. Текст акта должен последовательно изложить событие. Никаких оценочных суждений в акте быть не должно, исключительно факты. Так, коллеги не могут судить, насколько «сильным» было алкогольное опьянение работника, такие оценки дает только врач и только после проведения соответствующих анализов. Второй негативный пример: в отсутствие работника на рабочем месте писать фразу «без уважительной причины». Если человек не позвонил начальнику с сообщением, что задержится, это не означает, что он злостно и цинично нарушает трудовую дисциплину. Поэтому осторожно с прилагательными, указывайте только факты. Текст пишется от третьего лица («работник появился», «время не установлено»), официально-деловым стилем речи, то есть четко, коротко и внятно;
• подписи членов комиссии с указанием должностей (профессий), расшифровок подписей и даты подписания.

Наконец, если к акту прилагаются какие-либо подтверждающие документы, может быть оформлен и реквизит «Приложение», как в Примере 4. Тогда в тексте после наименования прилагаемого документа в скобках пишется слово «прилагается», а ниже текста после слова «Приложение» (или «Приложения») указываются количество экземпляров приложенных документов и количество листов в каждом из них.

Акт и работник

Работника, в отношении которого составлен акт, нужно обязательно ознакомить с документом, «героем» которого он стал. При условии, конечно, что работник присутствует при его составлении и в состоянии прочесть и написать несколько слов.

Ознакомление производится с уже готовым актом, который подписали все составители.

Отметку об ознакомлении с актом проштрафившийся работник пишет собственноручно (см. также Примеры 3-5).

Пример 1

Свернуть Показать

Если работник отказывается знакомиться с актом, то соответствующую отметку ставят составители акта или члены комиссии (см. также Пример 4).

Любой кадровик должен уметь работать с информационно-справочной документацией - докладными и служебными записками, сводками, актами, перепиской. Эти деловые бумаги отражают фактическое состояние дел в компании, а значит, помогают руководству принимать управленческие решения.

Акт - это информационно-справочный документ, который составляется для подтверждения установленных фактов, событий или действий. По своему содержанию и назначению все акты можно разделить на несколько видов:

• о нарушении дисциплины труда и несоблюдении правил внутреннего трудового распорядка;
• об отказе от подписи, свидетельствующей об ознакомлении с приказом;
• об отказе от дачи объяснений по факту нарушения дисциплины;
• сдачи-приемки (работ, материальных ценностей, документов)*(1);
• приема-сдачи (материальных ценностей, документов);
• передачи-приема (дел, документов);
• обследования (состояния техники безопасности, противопожарной безопасности, условий труда, результатов деятельности);
• испытаний (образцов, систем, технологий);
• ревизии, инвентаризации;
• расследования аварий, несчастных случаев;
• ликвидации организаций и др.

Будьте свидетелем!

Акты составляет не один человек, а несколько. Объясняется это природой и назначением данного документа. Во-первых, констатировать факты и явления окружающей действительности необходимо при свидетелях, иначе впоследствии будет очень сложно доказать, что описанное в акте событие действительно произошло. Во-вторых, на основании актов зачастую принимаются важные решения, которые могут быть оспорены в судебном порядке, особенно если они затрагивают права работников. Если будет установлено, что акт не отвечает требованиям, предъявляемым к документам такого рода (например, составлен без свидетелей или не по форме), суд просто не примет его во внимание. А событие, которое в нем зафиксировано, при отсутствии других доказательств может быть признано ненаступившим. Представьте ваше разочарование, когда судья сочтет неустановленным факт прогула сотрудника или появления его на работе в состоянии опьянения только из-за того, что акт об этом был составлен ненадлежащим образом!

Некоторые акты должна издавать специально созданная комиссия, состав которой утверждается приказом руководителя организации. Речь идет об актах приема-сдачи материальных ценностей, документов, дел, а также об актах ревизии, инвентаризации*(1), расследования аварий, несчастных случаев на производстве*(2) (ст. 230 ТК РФ). Как правило, для них существуют установленные законом формы. Другие акты составляются в произвольной форме. Главное условие здесь - найти точные формулировки для правильного отражения события в акте.

Наиболее распространенные должностные проступки:

• несвоевременное или некачественное выполнение обязанностей, предусмотренных трудовым договором, должностной инструкцией;
• несвоевременное или некачественное выполнение заданий, распоряжений, приказов руководства;
• прогулы;
• появление на работе в состоянии опьянения.

Составляем правильно

А теперь подробно разберем правила составления актов о нарушении трудовой дисциплины. На этих документах мы остановились не случайно, ведь они неизменно сопровождают процедуру наложения любого дисциплинарного взыскания, будь то замечание, выговор или увольнение (ст. 193 ТК РФ). И составляют их чаще всего работники кадровой службы либо начальники подразделений в присутствии кадровиков. Установленной формы для этих актов нет, но существует сложившаяся практика подготовки таких документов.

В акте о нарушении дисциплины труда обязательно указывается:

1. Дата, место и время составления. Если акт составляется по случаю опоздания или прогула, то время в нем нужно указать с точностью до минуты.

2. Кто составил акт. Эту обязанность выполняет или непосредственный начальник провинившегося работника, или специалист отдела кадров. Необходимо указать должность, фамилию и инициалы составителя акта.

Пример

"Мною, специалистом отдела кадров Васильевой С.Ю., в присутствии начальника отдела распространения Николаевой Е.П., старшего юрисконсульта Швецова О.И. составлен настоящий акт о нижеследующем".

3. В присутствии кого составлен акт. Здесь указываются фамилии, инициалы и должности свидетелей (желательно пригласить не менее двух человек и лучше не из того отдела, где работает нарушитель).

4. Какое именно нарушение допустил работник.

Пример

"4 октября в 14 ч 00 мин. кладовщик Трушкин И.М. находился на работе в состоянии алкогольного опьянения".

Пример

"4 октября в 17 ч 00 мин. бухгалтер Леонова М.М. отсутствовала на работе в течение четырех часов (с 14.00 до 17.00) без уважительных причин".

5. Предварительные объяснения нарушителя. Объяснения необходимо записать дословно, разумеется, исключая нецензурные выражения (если работник употреблял их в своих объяснениях, об этом делается отметка).

6. Подписи свидетелей, присутствовавших при составлении акта.

7. Подпись составителя акта.

8. Подпись работника о том, что он ознакомлен с актом.

Работника необходимо ознакомить с актом под расписку. Если он отказывается расписаться в акте, об этом нужно сделать соответствующую отметку, под которой составитель и свидетели еще раз ставят свои подписи.

Акт, который констатирует появление сотрудника на работе в нетрезвом состоянии, составляется в тот же день, а предъявляется для ознакомления на следующий день. В этом акте нужно подробно описать внешние признаки, свидетельствующие об алкогольном, наркотическом или ином токсическом опьянении.

В акте об отказе от дачи объяснений необходимо описать, какое нарушение дисциплины работник отказался объяснить и чем он свой отказ мотивировал. Кстати, этот акт можно и не издавать в виде отдельного документа, а зафиксировать отказ от объяснений и мотивировку отказа в акте о нарушении дисциплины.

Как оформить акт

Для оформления акта используется общий бланк организации или специальный бланк акта с унифицированным текстом. Специальный бланк берется, когда у акта есть утвержденная форма (например, акт о несчастном случае на производстве) или когда в нем фиксируется периодически повторяющаяся информация (как, например, в актах о нарушении дисциплины).

На акты распространяются требования ГОСТ Р 6.30-2003*(3).

В соответствии с этим ГОСТом обязательными реквизитами акта являются:

• название организации;
• название вида документа (слово "акт");
• дата и регистрационный номер документа;
• место составления;
• заголовок к тексту (название акта);
• подписи;
• в необходимых случаях - гриф утверждения. Обычно он присутствует на законодательно установленных формах актов. Кроме того, он ставится на актах приема законченных строительством объектов, оборудования, выполненных работ, списания, экспертизы.

Следите за тем, чтобы заголовок к тексту грамматически согласовывался со словом "акт", то есть стоял в родительном или предложном падеже.