В нашей статье пойдёт речь об актах. Читатели ознакомятся ближе с этими документами, с их назначением. Они узнают, как правильно Их вниманию предлагаются также образцы заполнения основных деловых бумаг.

Исторические факты

Термин "акт" произошёл от латинского словосочетания actum est, которое переводится, как "совершенно". Оно использовалось в документах Древнего Рима и средневековой Европы.

В русском языке термин появился в XVIII веке. В это время актами считались документы (деловые, законодательные), которые отличались от повествовательных источников. Понятие акта, как договорного документа, образовалось в начале XX века.

Назначение

В каждой организации может возникнуть потребность в фиксации определённых событий, фактов, которые устанавливают реальное положение дел. Эту цель преследуют при оформлении актов, которые имеют определённое значение в работе любого учреждения.

Другими словами, акты предназначены документировать различные ситуации для придания им официальности. Они содержат информацию о выполнении разных мероприятий, заданий, поручений. Акты относятся к справочно-аналитическим деловым бумагам.

Существует большое разнообразие материалов: Акты выполненных работ (оказанных услуг), Акты осмотра, Акты приёма-передачи документов, Акты проверки, Акты технической документации (образцы документов рассматриваются ниже).

Составляются эти деловые бумаги несколькими должностными лицами или комиссией. Формы некоторых актов установлены законодательством, для иных существуют строгие правила заполнения, которые требуется соблюдать при составлении всех материалов. Часть актов оформляется в произвольной форме, но для большинства существуют определённые бланки. Как правильно составлять акт?

Общие правила оформления

Для того чтобы оформить документ, рекомендуем пользоваться образцами. Акты отличаются назначением документа. Однако единые требования заполнения всё же существуют. Их требуется придерживаться при оформлении любого материала. Общие правила заполнения актов:

1. В оформлении деловых бумаг часто участвует несколько уполномоченных лиц, составляются комиссии из определённого количества человек. Это очень удобно при проведении мероприятий инвентаризации,
2. Акты оформляются на определённых бланках с обязательным перечнем реквизитов (образец для удобства приводится ниже).
3. Следует указать название документа.
4. Требуется указать дату, регистрационный номер, место составления.
5. В каждом документе даётся основание для заключения документа.
6. В каждой деловой бумаге перечисляются члены комиссии, её председатель, указываются все необходимые персональные данные.
7. Материал в документе должен быть разбит на пункты или абзацы. Должны приводиться таблицы. Текст должен завершаться выводами и предложениями.
8. Документ заключается в нескольких экземплярах, согласно числу заинтересованных сторон.
9. Деловая бумага подписывается всеми присутствующими лицами в определённой последовательности.
10. С документом должны ознакомиться все лица, организации, чью деятельность документ затрагивает.
11. Некоторые деловые бумаги должны быть утверждены руководителем организации, что закреплено нормативным законодательством РФ.

Акт выполненных работ (оказанных услуг)

Деловая бумага заключается между юридическими и физическими лицами на основании проведения работ или оказания услуг. Она подтверждает их приём заказчиком и служит основанием для оплаты.

Материал должен быть оформлен на определённом бланке и соответствовать требованиям ст. №402 ФЗ РФ, которых немного. Оформить деловую бумагу несложно. Как правильно составлять услуг)"? В материалах должны присутствовать реквизиты:

• название организации;
• точное наименование документов;
• реквизиты заказчиков и исполнителей;
• точное описание работ, услуг с указанием их стоимости;
• перечисление всех присутствующих лиц с указанием необходимых реквизитов;
• печати, подписи всех вышеуказанных лиц, указание персональных данных, что требуется для идентификации личности.

Акт осмотра

Целью этого документа является оценка состояния недвижимости, описание всех повреждений и дефектов. Заключается он в таких случаях: при продаже недвижимости, при сдаче в аренду, при подсчёте нанесённого ущерба и т. д. Оформляется материал на определённом бланке (образец рассматривается ниже). Как правильно составлять "Акт осмотра"? Документы должны включать реквизиты:

• название организаций;
• наименование документов;
• дата, номер, место составления;
• тип недвижимости;
• причина проведения осмотра;
• точные адреса;
• общие данные о недвижимости;
• общая характеристика недвижимости, дефекты, повреждения;
• стороны договора, члены комиссии, свидетели;
• подписи всех присутствующих лиц, печати.

Акт приёма-передачи документов

Деловая бумага подтверждает факт передачи в организации определённых документов от одного юридического лица другому. Заключается он при увольнении, в случае перевода и т. д. Оформляется материал на определённых бланках в нескольких экземплярах. Как правильно составлять "Акт приёма-передачи документов"? В деловые бумаги входят реквизиты:

• название организаций;
• наименование документов;
• дата, номер, место составления;
• количество экземпляров, тип;
• реквизиты юридических лиц;
• подписи, печати.

Акт проверки

Итоговым документом проверочных мероприятий считается "Акт проверки". Он имеет строго установленную форму, порядок заполнения. Формы актов проверок рассматриваются в Ст. № 294 ФЗ РФ. Оспаривается документ посредством административного иска. Как правильно составлять "Акт проверки"?

Заключается документ специальной комиссией. Может потребоваться гриф утверждения руководителя организации. Основанием для проведения проверки служат распорядительные акты. Основные реквизиты при составлении деловых бумаг следующие:

• название организации;
• наименование документов;
• дата, номер, место составления;
• члены комиссии, их персональные данные;
• документы, которые послужили основанием для проверки;
• выводы и предложения комиссии;
• подписи и печати.

Акт приёма-передачи

Деловые бумаги заключаются между физическими и юридическими лицами. Это документы, которые оформляются для решения количественных, ценовых, качественных задач. Составляются документы в произвольной форме в нескольких экземплярах. Однако при заполнении деловых документов имеются некоторые требования. Как правильно составлять "Акт приёма-передачи документов"? Существуют реквизиты, обязательные для заполнения материалов:

• название организаций;
• наименование документов;
• дата, номер, место составления;
• персональные сведения о представителях организаций;
• основания, связанные с подписанием документа.

Акт технической комиссии

Результаты выполнения некоторых мероприятий, обследований, осмотров завершаются составлением итоговых документов. Одним из них считается "Акт технической комиссии". Он заполняется с целью урегулирования всех спорных вопросов.

Составляется материал на определённом бланке в нескольких экземплярах. Как правильно составлять "Акт технической комиссии"? Деловые бумаги должны включать реквизиты:

• название организаций;
• наименование документов;
• реквизиты заказчиков;
• дата, номер, место составления;
• перечень работ или услуг;
• список членов комиссии по приёмке работ, их персональные данные или реквизиты;
• основания, согласно которым работы или услуги выполнялись;
• этапы работ;
• затраченные средства;
• заключения комиссии, в которых выполняется оценка выполненных работ, приводятся замечания, подводятся итоги мероприятия;
• выводы и предложения;
• подписи членов комиссии, печати.

Бывают рабочие моменты, когда приходится документально подтверждать или доказывать, что какое-то событие действительно состоялось: документы переданы новому работнику, проверка проведена, старые печати уничтожены, а слесарь Иванов явился на работу нетрезвым. Как это сделать? Очень просто: нужно актировать событие, т.е. составить акт, в котором несколько человек своими подписями подтвердят, что тот или иной факт имел место быть. Мы расскажем, как составить акт правильно и придать этому документу юридическую силу, чтобы в случае спора он мог выступить в качестве доказательства случившегося.

Акт составляется группой лиц (или специально созданной комиссией) с целью документально зафиксировать какой-либо факт: результаты проверки, прием-передачу дел, дисциплинарное нарушение и т.д. Документ содержит как минимум подробное описание фиксируемого факта и подписи установивших его лиц, как максимум (помимо перечисленного) – выводы и рекомендации по изменению ситуации.

Государственные стандарты по делопроизводству не жалуют этот вид документов своим вниманием и дают только самые общие правила составления. Возможно, это связано с тем, что видов актов существует великое множество, и подогнать каждый из них под унифицированную форму просто невозможно.

4.10. Акт составляется несколькими лицами (комиссией) и подтверждает установленные факты или события. Текст акта состоит из двух частей: вводной и основной (констатирующей).

В вводной части акта указывается распорядительный документ, на основании которого актируется факт, событие или действие (в именительном падеже), его номер и дата. При перечислении лиц, участвовавших в составлении акта, указываются наименования должностей с обозначением организаций, фамилий и инициалов (в именительном падеже). Первым указывается председатель комиссии. В необходимых случаях допускается приводить сведения о документах, удостоверяющих личность и полномочия лиц, участвовавших в составлении акта, и их адреса. Фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке. Слова «Основание», «Председатель», «Члены комиссии», «Присутствовали» пишутся с прописной буквы.

В основной части акта излагаются установленные факты, а также выводы и заключения. Текст акта заканчивается сведениями о количестве экземпляров акта и месте их нахождения. Количество экземпляров акта определяется количеством заинтересованных сторон или нормативными документами, регламентирующими составление акта. Например:

Составлен в 3 экземплярах:

1-й экземпляр ‑ бухгалтерия,

2-й экземпляр ‑ коммерческий отдел,

3-й экземпляр ‑ покупатель.

Формы актов зачастую содержатся в нормативных документах, регламентирующих тот или иной вид деятельности. Например, форма акта о несчастном случае на производстве утверждена постановлением Минтруда РФ от 24.10.2002 № 73. Основные правила работы архивов организаций, одобренные решением Коллегии Росархива от 06.02.2002, содержат формы:

• акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению;
• акта о выдаче дел во временное пользование;
• акта проверки наличия и состояния дел;
• акта о миграции и перезаписи электронных документов;
• акта приема-передачи документов на государственное хранение;
• акта о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны, и др.

Если для определенной ситуации нет унифицированной формы акта, организация сама может разработать ее с учетом собственной специфики и внести в альбом локальных унифицированных форм документов.

Что такое комиссия и кто такие присутствующие?

Комиссия представляет собой специальный орган, созданный в организации с определенной целью: проверка деятельности подразделения, экспертиза ценности документов и т.п.

Комиссия может быть постоянной . В этом случае ее состав закреплен в соответствующем локальном нормативном акте (например, положении об экспертной комиссии) и не меняется годами. Так, если в положении об экспертной комиссии написано, что экспертиза ценности документов осуществляется начальником канцелярии, начальником юридического отдела и главным бухгалтером, то каждый год именно они определяют, какие документы оставить в архиве, а какие уничтожить. То, что люди, занимающие эти должности, могут меняться, значения не имеет.

Комиссия может создаваться разово . Например, если в компании за несколько лет деятельности скопилось много испорченных фирменных бланков и требуется их уничтожить, издается приказ, в котором работники, составляющие комиссию по уничтожению, перечисляются не только по должностям, но и пофамильно (Пример 1). Эта комиссия соберется только один раз, выполнит свою работу, зафиксирует ее результат в акте и прекратит свое существование.

ПРИМЕР 1

Фрагмент приказа об уничтожении испорченных фирменных бланков

ПРИКАЗЫВАЮ:

Создать комиссию в составе:

Председатель комиссии: начальник службы ДОУ Петрова И.П.

Члены комиссии:

специалист службы безопасности Нуриев С.Д.,

секретарь-делопроизводитель Коченкова Ю.А.

Обратите внимание : председатель комиссии тоже назначается «сверху». Самого себя назначить председателем комиссии нельзя.

Кроме того, в комиссию могут войти работники, случайно оказавшиеся свидетелями какого-то происшествия. Обычно это касается актов, составляемых относительно дисциплинарных проступков работников. Например, если требуется документально зафиксировать факт опоздания одного из сотрудников отдела, комиссия может состоять в т.ч. из его коллег, чье рабочее место находится в том же кабинете (подробнее см. раздел «Акты в кадровом делопроизводстве»).

Существуют разновидности актов, не требующие присутствия комиссии (например, акты передачи дел, которые составляются работником, передающим дела, и работником, принимающим их) (Пример 2).

ПРИМЕР 2

Акт приема-передачи дел канцелярии

Открытое акционерное общество

«Завод молочных продуктов»

АКТ

19.09.2013 № 1

г. Москва

приема-передачи дел канцелярии

В связи с освобождением Румянцевой А.П. от должности начальника канцелярии ОАО «Завод молочных продуктов» 20.09.2013 и назначением на должность Федоровой О.В. в соответствии с трудовым договором от 16.09.2013 № 432-13 Румянцева А.П. передает, а Федорова О.В. принимает следующие документы:

1. Приказы по основной деятельности за 2013 год (подлинники).
2. Журнал регистрации приказов по основной деятельности за 2013 год (подлинник).
3. Журнал регистрации входящих документов за 2013 год (подлинник).

Документы передала Документы приняла

Румянцева А.П. Румянцева Федорова О.В. Федорова

19.09.2 013 19.09.2013

В качестве присутствующих при составлении акта обычно перечисляют тех, в чьем отношении проводится проверка или составляется акт о дисциплинарном проступке. Присутствующий не может быть членом комиссии, равно как и член комиссии не может участвовать в проверке относительно самого себя.

Реквизиты акта

Юридическую силу акту придают следующие реквизиты:

Если какое-то событие актируется не в первый раз, акт получает регистрационный номер . Это касается, например, актов уничтожения печатей и штампов, актов необнаружения документов, актов уничтожения документов с истекшим сроком хранения и т.п., т.е. документов, которые регулярно составляются внутри структурного подразделения (в данном случае – службы ДОУ). При этом каждый вид актов регистрируется отдельно.

Акты, требующие утверждения должностным лицом, содержат гриф утверждения .

В актах, составляемых на основании другого (обычно организационно-распорядительного) документа, содержится ссылка на регистрационный номер и дату этого документа .

Если к акту прикладывают какие-то документы, на нем проставляется отметка о наличии приложения .

В случае если акт составляется в отношении кого-то из работников (что характерно для кадрового делопроизводства), документ содержит визы ознакомления .

В случаях направления в организацию без сопроводительного письма акт, рассмотренный руководителем компании-адресата, проходит путь входящего документа и может содержать реквизиты «Резолюция», «Отметка о контроле», «Отметка об исполнении».

После того как работа над актом завершена, на нем проставляется отметка о помещении в дело .

Шаблон акта

Формы для актирования каждого случая, который может произойти в процессе деятельности организации, создать невозможно. Тем не менее на основе информации, представленной в государственных стандартах по делопроизводству, можно создать универсальный шаблон акта, который в зависимости от ситуации можно будет изменять. Рекомендуем использовать этот шаблон (Пример 3) при актировании событий, для которых нормативные документы не предлагают образца или формы акта.

ПРИМЕР 3

Универсальный шаблон акта

Основание: [текст основания].

Комиссия в составе:

Председатель:

Члены комиссии:

[наименование должности] [фамилия, инициалы],

[наименование должности] [фамилия, инициалы].

Присутствовали:

[наименование должности] [фамилия, инициалы],

[наименование должности] [фамилия, инициалы].

[Текст акта]

Приложение: __________________ на ___ л. в ___ экз.

Акт составлен в ___ экземплярах:

1-й экземпляр – [место нахождения экземпляра];

2-й экземпляр – [место нахождения экземпляра].

Председатель Подпись Расшифровка подписи Дата

Члены комиссии: Подпись Расшифровка подписи

Подпись Расшифровка подписи

С актом ознакомлен(ы):

Расшифровка подписи Подпись Дата

Подпись Дата

В качестве актов по общему делопроизводству, составляемых в относительно свободной форме, можно привести акты проверки деятельности работников, ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях организации (Пример 4), и акт приема-передачи дел канцелярии (см. Пример 2).

ПРИМЕР 4

Акт проверки деятельности работников, ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях организации

Основание: график проверки деятельности структурных подразделений ЗАО «Профиль» в 2013 г., утвержденный приказом от 14.01.2013 № 3.

Комиссия в составе:

Председатель: административный директор Шестаев Л.Б.

Члены комиссии:

начальник управления персоналом Климова Т.И.,

помощник генерального директора Леонтьева М.С.

Присутствовали:

начальник службы документационного обеспечения управления Гаврилова П.Р.,

инженер Епишева Р.Т.,

инженер Костина А.А.,

главный специалист Рязанов И.М.

С 16 по 20 сентября 2013 г. комиссией была проведена проверка деятельности работников, ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях организации.

В ходе проверки рассматривались:

• нормативное и методическое обеспечение структурных подразделений организации по вопросам делопроизводства;
• правильность и своевременность выполнения работниками функций по ведению делопроизводства в структурных подразделениях.

Комиссией было установлено следующее:

• работа по ведению делопроизводства в структурных подразделениях осуществляется в соответствии с Инструкцией по делопроизводству ЗАО «Профиль» и другими локальными нормативными актами, регламентирующими процессы делопроизводства в организации;
• структурные подразделения обеспечены копиями всех локальных нормативных актов, регламентирующих процессы делопроизводства в организации;
• Епишева Р.Т. и Рязанов И.М. прошли обучение на семинаре «Организация делопроизводства и архивного дела» продолжительностью 8 часов в соответствии с Планом обучения работников ЗАО «Профиль» в 2013 г., утвержденным приказом от 10.12.2012 № 543, о чем имеют соответствующие сертификаты;
• работники своевременно выполняют функции по ведению делопроизводства в структурных подразделениях.

В то же время комиссией было установлено отсутствие приказа о назначении инженера Костиной А.А. ответственной за делопроизводство в отделе технического контроля, о чем получено письменное объяснение начальника службы документационного обеспечения управления Гавриловой П.Р.

Приложение: объяснительная записка Гавриловой П.Р. на 1 л. в 1 экз.

Акт составлен в двух экземплярах:

1-й экземпляр – в управление персонала;

2-й экземпляр – в дело № 24-56.

Председатель комиссии Шестаев Л.Б. Шестаев 08.10.2013

Члены комиссии: Климова Т.И. Климова

Леонтьева М.С. Леонтьева

С актом ознакомлен(ы):

Гаврилова П.Р. Гаврилова 08.10.2013

Епишева Р.Т. Епишева 08.10.2013

Костина А.А. Костина 08.10.2013

Рязанов И.М. Рязанов 08.10.2013

В дело № 24-56

Петрова 08.10.2013

Акты в кадровом делопроизводстве

В кадровом делопроизводстве акты чаще всего составляются для того, чтобы зафиксировать дисциплинарный проступок работника, его отказ выполнять поручение руководителя или какой-либо другой факт, который при возможном споре с работником поможет работодателю доказать правомерность своих действий. Например, при расторжении трудового договора из-за невыхода работника в первый день на работу именно работодатель должен будет доказать, что в определенный день его новый сотрудник отсутствовал на рабочем месте, и в качестве доказательства используют акт.

Подобные акты являются основаниями для издания приказов по личному составу о дисциплинарном взыскании, выплате премии в уменьшенном размере или расторжении трудового договора.

Обратите внимание!

Иногда одного акта о нарушении трудовой дисциплины недостаточно, проступок работника должен подтвердить еще и медик. В основном это касается случаев появления на работе в состоянии алкогольного, наркотического или токсического опьянения.

Комиссия, составляющая акт о дисциплинарном проступке, имеет свои особенности. Так как приказа о создании комиссии нет, ее председатель тоже отсутствует. Вместо него появляется составитель акта – работник, ответственный за работу с кадрами или охрану труда. Фиксировать факты нарушения трудовой дисциплины – его прямая обязанность. Если есть возможность пригласить в комиссию непосредственного руководителя нарушителя, то это нужно сделать, поскольку начальник, в свою очередь, обязан следить за дисциплиной во вверенном ему коллективе. Третьим участником комиссии может стать любой коллега провинившегося работника.

Приведем пример акта об отсутствии работника на рабочем месте (Пример 5).

ПРИМЕР 5

Акт об отсутствии работника на рабочем месте

Общество с ограниченной ответственностью «Автосалон “Солярис”»

В широком смысле под актом понимают категорию документов, которые обладают нормативным значением (правовой силой) и оформляются по установленным правилам. Этот термин достаточно широко применяется в юридической сфере для обозначения решений, действий, распоряжений. Однако это далеко не единственная область деятельности, в которой необходимо составление акта. Форма документа широко используется в учетно-отчетной, финансовой и прочих сферах.

Специфика понятия

Как выше было сказано, понятие "акт" используется в юридической сфере. В этой области термин выступает не как обозначение вида, а как родовое определение группы документов. К примеру, к значения относят Конституцию, Постановления Правительства и прочих органов государственной, региональной, муниципальной власти. В сфере гражданских правоотношений также используется эта группа документов. К примеру, актами подтверждаются те или иные события - смерть, рождение, вступление в брак, смена фамилии, имени, усыновление. В соответствии с этим, гражданам по их заявлениям выдаются свидетельства. В международной практике также используются акты. Ими являются соглашения, конвенции, договоры и пр.

Организационно-распорядительная деятельность

В ее рамках достаточно часто осуществляется составление актов, договоров и прочих документов. Ответственными за это могут быть несколько лиц (в составе специальной комиссии) или один субъект, наделенный полномочиями. Как правило, обусловлено необходимостью зафиксировать то или иное событие либо факт. В ряде случаев оформление документа осуществляется инспектором или ревизором. Например, в ходе расследования производственной аварии производится Документ может оформляться по результатам испытания нового изделия или образца, при приемке-передаче, установлении перечня бумаг, подлежащих уничтожению, и так далее.

Нюансы

В связи с тем что составление акта осуществляется при фиксации различных аспектов деятельности должностных лиц и предприятий, документирования действий и событий в разных отраслях, единого универсального бланка не существует. Оформление документа производится с учетом конкретных обстоятельств. Для некоторых ситуаций предусмотрены унифицированные бланки. Они считаются типовыми и не могут быть изменены организацией или должностным лицом.

Порядок составления актов

Несмотря на то что документы используются в разных сферах и могут иметь свою специфику, к ним предъявляется ряд общих требований. Правила составления акта обязывают субъекта, ответственного за оформление, включать в бланк следующие реквизиты:

1. Название вышестоящей организации (если она есть).
2. Наименование предприятия, на котором оформляется документ.
3. Название вида бланка (в данном случае "Акт"). В зависимости от события или факта к наименованию добавляют его краткое описание. К примеру, может осуществляться , приемки-передачи и так далее.
4. Место оформления.
5. Текст.
6. Указание на наличие приложения (если оно есть).
7. Подпись и дата оформления.
8. Регистрационный индекс.

В ряде случаев на документе должны быть и другие реквизиты. Например, предполагает включение в бланк сведений о проверяющих лицах, их подписи, отметки об ознакомлении. На некоторых документах должен присутствовать гриф утверждения либо согласования, печать предприятия или ответственного лица.

Специфика оформления

Составление акта (при отсутствии унифицированного бланка) осуществляется на листе А4. В качестве заголовка выступает краткое описание фиксируемых событий или фактов. Строгих требований к нему законодательство не предъявляет. При оформлении нужно следить за согласованностью слов. Допускается формулировать заголовок с использованием отглагольного существительного и предлога "о". К примеру, могут составляться акты о/об:

1. Утрате и уничтожении удостоверений и пропусков.
2. Расследовании производственной аварии.
3. Нормировании труда.
4. Оснащении учебных заведений.

В иных случаях заголовок можно оформить с помощью отглагольного существительного, поставленного в родительный падеж. К примеру, могут составляться акты приема работ, выдачи документации, проверки исполнения готовности проектно-сметных мероприятий и так далее.

Введение

Как правило, акт включает в себя вводную и констатирующую части. В первой указывают:

1. Основания, в соответствии с которыми осуществляется . Здесь приводятся реквизиты распорядительного либо нормативного документа, приводится устное указание начальника. В качестве основания может выступать и плановое задание.
2. Состав комиссии. В этой части необходимо указать наименования должностей, ФИО председателя и членов рабочей группы. В некоторых случаях в состав комиссии могут входить представители сторонних предприятий. В этом случае рядом с указанием должности прописывается от лица которой они действуют.

Отдельными строками в вводной части указываются ФИО субъектов, которые участвовали в составлении акта. Слова "Члены комиссии", "Основание", "Председатель", "Присутствовали" и пр. пишутся с большой буквы от начала левого поля бланка и остаются открытыми.

Констатирующая часть

В ней излагаются задачи и цели документирования, характер и описание выполненных мероприятий, методы, время, потраченное на это. В констатирующей части фиксируются также факты, которые были установлены в процессе осуществления запланированной деятельности. Если необходимо задокументировать несколько событий, то текст разделяют на соответствующее число пунктов. При необходимости по установленным фактам излагаются выводы, а также предложения по выявленным фактам. Если они приводятся в распорядительной форме, в акте должно присутствовать указание сроков исполнения установленных предписаний. Если такой документ оформляется уполномоченным лицом сторонней организации (к примеру, контрольным органом), он предоставляется руководителю проверяемого предприятия для ознакомления под роспись.

Дополнительно

В завершение констатирующей части указывается число экземпляров акта. Их количество определяется практической необходимостью либо нормативными документами. К примеру, составление акта о выдаче дел для временного использования осуществляется в 2-х экз., о необнаружении материалов, пути поиска которых исчерпаны, на предприятиях, обязанных передавать бумаги на государственное хранение, - в 2-х, не передающих - в 1-м экз. Если необходимо оформить приложения, в документе ставится на них ссылка.

Подписание

Автограф ставит составитель и лица, участвовавшие в оформлении акта. Если фиксацию фактов осуществляла комиссия, то в реквизите "подпись" следует указывать не должности ее членов, а распределение их обязанностей в рамках рабочей группы. Первым ставит подпись председатель. После него расписываются члены комиссии в алфавитном порядке. Если у кого-либо есть замечания по оформлению документа, они ставят соответствующую отметку. Непосредственно сами выводы излагаются на отдельном бланке. Если замечания небольшие по своему объему, их можно вписать в акт. В заключение ставится дата. Срок составления акта может быть различным. Законодательство не содержит общих указаний на этот счет. Некоторые документы оформляются непосредственно в момент выявления фактов. Для составления других актов требуется несколько дней. Тем не менее в документе ставится календарное число, в которое оформление было окончено.

Утверждение

Для некоторых типов актов оно является обязательным. Утверждение осуществляется руководством данной либо вышестоящей организации, распорядительный документ которого стал основанием для оформления бумаги. Соответствующий гриф необходим в актах, предписывающих совершение тех или иных действий. Он проставляется на первом листе, в углу справа. Как правило, гриф выглядит так: "Утверждаю". Рядом с этим словом ставится подпись должностного лица.

Заключительные положения

В качестве дополнительного реквизита, придающего документу юридическое действие, выступает печать. Для некоторых актов она является обязательной, для других - рекомендованной. Однако на практике обычно печать присутствует практически на всех бланках, оформляемых предприятием. Ее наличие позволяет избежать различных проблем, в том числе связанных с установлением подлинности документа. Печатью заверяются акты приема выполненных работ, объектов, завершенных строительством, и так далее. В документах, которые должны пройти утверждение у вышестоящего должностного лица, оттиск ставится на грифе. Законодательство обязывает лиц, участвовавших в оформлении, ознакомиться с актом. При этом они ставят свои росписи рядом с соответствующей отметкой, их расшифровку и дату.

Выводы

Составление акта, таким образом, осуществляется в соответствии с установленными общими правилами делопроизводства. В РФ действуют государственные стандарты, в которых устанавливается перечень реквизитов, которые должны присутствовать на всех официальных документах. Дополнительные отметки, строки, надписи, грифы проставляются в зависимости от специфики события, подлежащего фиксации, особенностей отрасли и сферы деятельности организации. Как правило, на предприятии работает служба делопроизводства. Ее сотрудники уполномочены осуществлять оформление документации, прием и отправку бумаг, проверку правильности их оформления. Составление актов, однако, не является исключительной прерогативой внутренней службы. Оформление такого рода документов могут осуществлять и сторонние организации. Например, это может быть налоговая или иная контрольная инспекция. Между тем, вне зависимости от того, кто именно оформляет акты, документы должны соответствовать общим требованиям, установленным нормами. В случае отсутствия какого-либо из обязательных реквизитов, бумага будет считаться недействительной, не имеющей юридической силы.

В процессе жизнедеятельности каждому из нас могут понадобиться образцы актов, применяемых в экономической или трудовой сфере. Субъекты экономической деятельности (индивидуальные предприниматели, организации) вынуждены оформлять большое количество бумаг в бухгалтерских и налоговых целях. Да и обычным гражданам при заключении гражданско-правовых договоров будет полезна размещенная в рубрике «Образцы актов» информация.

Образцы актов в сфере договорных отношений

Акт – это документ, подтверждающий факт выполнения возложенных обязанностей в силу договора или иного обязательства. В договорных отношениях составление акта может быть прямо предусмотрено Гражданским кодексом РФ (акт приема-передачи недвижимого имущества), самим договором (акт оказания услуг).

Решая вопрос о целесообразности составления того или иного документа после окончания действия гражданско-правового договора, важно учитывать и судебную практику. Например, акт приемки выполненных работ часто принимается судами в качестве единственного доказательства по гражданскому делу об объеме, качестве и сроках оказания работ. Все нюансы составления актов в сфере основных гражданско-правовых договоров Вы найдете на нашем сайте.

Образцы актов в сфере трудовых отношений

Законами РФ устанавливаются и обязательные акты в сфере трудового права. Например, акт инвентаризации часто является единственным основанием привлечения работника в полной материальной ответственности. А акт об отсутствии на рабочем месте – поводом к увольнению по инициативе работодателя. Акты об отказе от подписи используются и в трудовой сфере, и при обращении в государственные органы и т.п.

Иные образцы актов

Акты могут составляться в силу прямого указания в законе или по собственной инициативе. В последнем случае учтите, что составляется и подписывается акт, как правило, несколькими лицами. Документ обязательно должен содержать дату, наименование (акт), основание составления (ссылка на закон, приказ директора, договор), выводы, наименование и подписи сторон.

Образцы актов и особенности их использования в основных сферах жизнедеятельности размещены в указанной рубрике, при отсутствии нужной информации можно обратиться за помощью к дежурному юристу.

Иды актов

· сдачи-приемки (работ, материальных ценностей, документов);

· обследования (состояния техники безопасности, противопожарной безопасности; условий труда; результатов деятельности);

· испытаний (образцов, систем, технологий);

· выделения к уничтожению (материальных ценностей, документов);

· передачи (структурного подразделения из одной организации в другую);

· нарушения установленных правил;

· ревизии;

· инвентаризации;

· расследования аварий, несчастных случаев;

· ликвидации организации;

· конкретизирующие (регламентирующие);

· разрешающие (разрешительные);

· акты о признании;

· регистрационные;

· учреждающие (учредительные);

· запрещающие (запретительные).

· технические (выполнен работ, отказа, осмотра, устранения отказа и т. д.).

Обязательные реквизиты акта

· составляется на общем бланке

· наименование организации

· наименование вида документа

· дата и регистрационный номер

· место составления или издания

· заголовок к тексту

· подписи

· гриф утверждения (акты, требующие утверждения, должны быть включены в список документов, подлежащих утверждению).

Акты, требующие утверждение:

· акт проверок

· ревизий

· обследований

· приема законченных строительных объектов, оборудование

· списание

· экспертизы

· передачи дел и т.д.

Общие правила составления актов

Акты составляются коллегиально (должно быть не менее двух составителей). Нередко акты составляются специально создаваемыми комиссиями, состав которых утверждается распорядительным документом руководителя данной организации, вышестоящей организации или органа управления, осуществляющего контрольные, надзорные или иные функции. Акты могут составляться и постоянно действующими комиссиями на регулярной основе.

Главное при составлении акта – определение фактического состояния дел и правильное отражение его в акте. Если составлению акта предшествовала предварительная работа (проверка, экспертиза, испытания), акт составляется на основе черновых записей, которые ведутся во время работы комиссии или группы лиц и содержат количественные показатели, фактические сведения и аналитические данные. Акт оформляется на общем бланке организации или с использованием унифицированной формы акта.

Обязательными реквизитами акта являются: название организации, название вида документа (АКТ), дата и регистрационный номер документа, место составления, заголовок к тексту, подписи составителей (с указанием их должностей и, при необходимости, места работы). Некоторые формы актов предусматривают проставление точного времени составления акта в часах и минутах. В том случае, если акт утверждается руководителем, оформляется гриф утверждения.

Заголовок к акту должен грамматически согласовываться со словом «акт», например: Акт проверки финансово-хозяйственной деятельности, Акт ликвидации торгово-закупочного кооператива «Феникс», Акт списания материальных ценностей, или формулируется с помощью предлога «о», например: Акт об отсутствии на рабочем месте, Акт о несчастном случае на производстве.

Датой акта является дата его составления. Если составлению акта предшествовали какие-либо мероприятия (проверка и др.), в тексте акта указывается дата или период времени, в течение которого проводилось данное мероприятие, например: В период с 15.09.2011 по 18.09.2011 комиссия провела проверку хранения материальных ценностей.

Текст акта состоит из двух частей: вводной и основной (констатирующей). Во вводной части акта указывается основание его составления (распорядительный документ, нормативный документ, договор с указанием его даты и номера), называются председатель и члены комиссии. В основной части излагается сущность, характер, методы и сроки проделанной работы, установленные факты, а также выводы, предложения и заключения. Содержание акта может излагаться по пунктам, материал может быть представлен в виде таблицы.

Акты проверок, обследований, ревизий и некоторые другие разновидности актов не только фиксируют установленные факты и события, но и содержат выводы, рекомендации и предложения, которые составляют заключительную часть акта.

В конце текста акта указывается количество составленных экземпляров и их местонахождение. Количество экземпляров акта зависит от количества заинтересованных в его получении сторон или определяется нормативными документами (чаще всего 3 экземпляра). После отметки о количестве экземпляров акта следует отметка о наличии приложений к акту (если они имеются).

Содержание актов ревизий и обследований согласовывается с должностными лицами, деятельность которых отражается в акте. Акт считается принятым и вступает в действие после его подписания всеми членами комиссии или всеми лицами, участвовавшими в его составлении. Лицо, не согласное с содержанием акта, обязано подписать его с оговоркой о своем несогласии. Особое мнение члена комиссии должно оформляться на отдельном листе и прилагаться к акту.

В необходимых случаях, если этого требуют нормативные документы, акты утверждаются руководителем данной или вышестоящей организации, по распоряжению которого проводились действия, завершившиеся составлением акта.

Протокол – документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятия решений на заседаниях коллегиальных органов, конференциях, совещаниях.

Как правило, заседанию предшествует большая подготовительная работа: подготовка повестки дня заседания, информирование членов коллегиального органа и других заинтересованных лиц, подготовка в соответствии с повесткой дня материалов для рассмотрения на заседании (как правило, это справка по вопросу или тезисы выступления и проект решения), их копирование и рассылка всем участникам заседания для предварительного ознакомления, подготовка помещения для проведения заседания и др.

Протоколы могут быть трех видов:

Краткие (записываются обсуждаемые вопросы (повестка дня), фамилии докладчиков и выступающих в прениях, а также принятые решения);

Стенографические (весь ход заседания записывается дословно).

Решение о том, какой вид протокола вести на заседании, принимают руководитель коллегиального органа или руководитель организации.

Протокол ведет секретарь, конспектируя, стенографируя или записывая на диктофон выступления участников заседания.

Протокол оформляется на общих бланках или специально разработанных бланках.

Датой протокола является дата заседания.

Протоколы нумеруют в пределах календарного года.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

Вводная часть. Имеет постоянную информацию (председатель, секретарь, присутствующие) и переменную (инициалы и фамилии председателя, секретаря, присутствующих). Фамилии присутствующих и приглашенных пишут в алфавитном порядке через один интервал. Если их число превышает 15, к протоколу прилагается список присутствующих, а во вводной части протокола указывается их общее количество: «Присутствовало 130 человек». Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня. Каждый пункт повестки дня нумеруется и записывается с красной строки. Наиболее важные вопросы ставят первыми.

Основная часть текста протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

ВЫСТУПИЛИ:

ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ):

Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола, постановление (решение) печатается полностью. Содержание выступлений излагается от третьего лица единственного числа. Тест постановления строится по образцу текста приказа. Документ утверждаемый коллегиальным органом, прилагается к протоколу. Содержание особого мнения записывается в протоколе после соответствующего протокольного решения.

Протокол, составленный в ходе заседания, редактируют, при наличии стенограммы расшифровывают и печатают. Протокол подписывается председателем и секретарем. Для информирования заинтересованных организаций и лиц о принятых решениях, а также в целях их подтверждения могут оформляться выписки из протоколов.

Выписка из протокола – документ, представляющий собой копию части протокола. В выписке воспроизводится вводная часть протокола (реквизиты бланка, сведения о председателе, секретаре, присутствовавших), вопрос повестки дня, по которому готовится выписка, и часть текста, отражающая рассмотрение вопроса и принятые по нему решения. Подписями председателя и секретаря собрания выписка не удостоверяется. Заверительная надпись делается от руки и состоит из слова «верно», оформляемый секретарем. Если выписка из документа выдается для представления в другую организацию, она заверяется печатью организации.

Докладная записка

Докладная записка – документ, информирующий вышестоящую инстанцию, руководителя организации или структурного подразделения о различных событиях или сложившейся ситуации. Докладная записка составляется по инициативе работника, либо по требованию руководства. По своему содержанию ДЗ могут быть:

Инициативными – составляются с целью побудить адресата к принятию определенного решения и содержат не только факты, но и конкретные предложения;

Информационными – составляются регулярно и содержат сведения о деталях или о результатах выполнения работ;

Отчетными – информируют о завершении работы, ее этапа, выполнения распоряжения

В ДЗ обязательно должен быть заголовок, начинающийся с предлога «О». «Об».

ДЗ оформляют на простом листе бумаги с указанием следующих реквизитов: -наименование структурного подразделения; - вид документа; - дата; -адресат; -заголовок к тексту; - текст; -подпись.

В крупных организациях принята регистрация докладных записок по месту их создания (в структурных подразделениях). Докладная записка создается в двух экземплярах, один из которых передается руководителю, после рассмотрения подшивается секретарем в дело согласно номенклатуре дел. Второй остается в деле, которое хранится в структурном подразделении. Дела с докладными записками формируются, как правило, по хронологии. Срок хранения докладных записок такой же, как и переписки, и составляет 3-5 лет. Делопроизводство по внешним докладным запискам в тех организациях, которым они адресованы, ведется в порядке, аналогичном работе с входящими письмами.

Служебная записка является разновидностью докладной записки. По сути это один и тот же документ, однако СЗ не имеет официального статуса. Ни в одном нормативно-методическом документе, регламентирующем состав вида управленческих документов, этот документ не предусмотрен. Но в практике работы она широко применяется.

Объяснительные записки бывают двух видов: 1.- составляются для пояснения отдельных положений выполненной работы. 2 вид - работники организации пишут о причинах своих поступков или комментируют какие либо события.

Объяснительная записка такого рода обычно пишется от руки, адресуется руководителю, который ее запросил. Датой объяснительной записки будет день ее составления. Текст объяснительной записки должен содержать описание фактов, послуживших поводом к ее написанию, и аргументы, объясняющие происшествие, смягчающие проступок служащего или подтверждающие какие-то факты. В отличие от докладных записок объяснительные записки не содержат выводов и предложений. Требование краткости и четкости текста распространяются и на объяснительные записки. При оформлении подписи указывается должность, личная подпись, инициалы и фамилия.

Объяснительные записки, как правило, составляются в одном экземпляре и остаются в делах, содержащих документы-основания к приказам. В организациях, где ведутся личные дела, объяснительная записка может подшиваться в личное дело.

©2015-2019 сайт
Все права принадлежать их авторам. Данный сайт не претендует на авторства, а предоставляет бесплатное использование.
Дата создания страницы: 2017-06-11