Деятельность каждого предприятия (организации, учреждения) предполагает разумное и обоснованное распределение обязанностей между членами коллектива.

Обстоятельства, требующие делегирования функций и полномочий, происходят регулярно.

Например, в рамках действующих договоров получение и доставка товаров возлагается на конкретное лицо, которое представляет организацию, что подтверждается выданной ему доверенностью на получение товара (доверенностью на получение товарно-материальных ценностей).

Доверенность допустимо оформлять как на сотрудника организации, так и на гражданина, не работающего в коллективе (Решение ВС №ГКПИ11-617 2011/06/06).

В обоих случаях лицо, которому выдана доверенность, уполномочено представлять коллектив в определённых ситуациях, действует в его интересах и несёт ответственность за каждый шаг и каждое предпринятое действие (в том числе подписание документов), которые выполняются им от имени организации.

Доверенность должна быть непременно подписана руководителем предприятия (или руководителем и главбухом), подпись которого подлежит заверению круглой печатью. Печать без подписи, равно как и подпись без печати, могут привести к неприятностям впоследствии, если что-то пойдёт не так (Постановление ФАС Волго-Вятского округа 2003/16/07 дело №А43-4692/02-26-180).

В тексте документа в обязательном порядке присутствует:

• дата прописью и место совершения (при отсутствии документ не действителен ГК ст.186 п.1 абзац 2);
• информация о продавце (доверителе);
• информация о покупателе;
• информация о доверенном лице (посреднике);
• объём полномочий в рамках доверенности (принимать товар, расписываться и т.д.);
• информация о товаре;
• образец подписи доверенного лица с подтверждением ее подлинности;
• срок действия доверенности;
• указание допустимости передоверия;
• подпись директора с расшифровкой, скреплённая печатью.

В доверенности, оформленной по форме Госкомстата, все пустые поля должны быть перечёркнуты. В доверенности, оформленной по форме внутренней документации предприятия, такие поля отсутствуют.

Доверительный документ выдаётся под расписку, о чём в учётной документации бухгалтерии делается соответствующая отметка. В подразделении остаётся отрывной квиток – журнал учёта доверенностей присутствует в бухгалтерии вне зависимости от того, доверенности какого типа (стандартные или собственного образца) практикуются к выдаче на предприятии.

По истечении срока годности, либо по окончании возложенных функций, либо не использованная в силу сложившихся обстоятельств доверенность подлежит сдаче в бухгалтерию (если её не забрал поставщик).

Срок действия

Максимальное действие документа 3 года отменено ФЗ №100, в настоящее время лимита не существует.

Если доверителем не проставлен срок актуальности выданной доверенности, то по умолчанию считают его равным 1 году (обычно получение товара/тмц укладывается в доверительные рамки 15-30 дней).

Передоверенная доверенность при этом действует то же время, что и оригинальная. По совокупности названных причин доверенность, в которой не указана дата её оформления, не может считаться реальной, так как в этом случае не представляется возможным определить её актуальность на момент совершения сделки и произведения расчётов.

Следует обратить внимание, что Инструкция МФ №17 1967/14/01, на которую до сих пор опираются некоторые бухгалтеры и согласно которой срок действия доверенности на получение тмц не превышал 15 дней, прекратила своё действие на основании Приказа МФ №5н 2012/17/01.

Доверенность может оформляться как на одноразовое действие, так и на серию однотипных действий (получение товара у поставщика) в течение промежутка времени, оговоренного документом. При этом детализация товара, получаемого по действующей доверенности, тоже не обязательна (Постановление ФАС ЦО №А48-6421/05-7 2006/11/10; Постановление 13 ААС №13АП-19979/11 2011/15/12; Постановление Президиума ВАС №1792/96 1996/13/08).

Доверенность одношаговая, как правило, имеет строгий временной лимит в несколько дней и непременно содержит детальную опись и количество единиц товара(-ов), которые требуется получить. После получения товара уполномоченным лицом такой документ утрачивает свою силу и сдаётся на хранение в соответствующее подразделение предприятия-продавца или предприятия-покупателя.

Многоразовая доверенность не всегда работает: поставщик довольно часто забирает представленную доверенность и присовокупляет ее к товарной накладной в подтверждение поставки и передачи товара.

Форма

Бытует мнение, что доверенность на получение товара от юрлица должна оформляться по установленной форме М2 или М2а Госкомстата 1997 (редакция 2003) года, а доверенность от физлица может иметь произвольное изложение.

Последние разрабатываются в рамках организации и содержат обязательные для внесения в них сведения.

Доверенность на получение товара в обоих случаях оказывается выданной физлицом-руководителем физлицу-посреднику (доверенному лицу), потому приемлемость доверенности, разработанной внутри организации, оказывается очевидной и оправданной, что подтверждается законом. На самом деле насущность и обязательность применения госкомстатовских форм снята с повестки дня, хотя, надо признать, многие предприятия по сей день отдают им предпочтение, что не противоречит закону.

М2 и М2а удобны по форме и предусматривают скрупулёзный подход к их заполнению.

М2 предназначается для единоразового получения товара, а М2а используют в случае многократного (регулярного) получения товарно-материальных ценностей.

Как правильно заполнить доверенность

Госкомстатовские доверенности предусматривают заполнение обеих сторон бланка.

М2 имеет отрывной корешок, который тоже подлежит заполнению и остаётся в бухгалтерии. М2а регистрируется иначе – в специальном учётном журнале.

Собственные доверенности предприятий подлежат регистрации так же, как и типовые формы.

Их учёт может производиться по корешковому или бескорешковому принципу.

На лицевой стороне:

• заполняется шапка, включающая ОКУД (код документа), название организации и ОКПО (уникальный код предприятия);
• указывается место выдачи и дата, номер доверенности (в рамках учёта предприятия) и срок её действительности;
• указывают наименование организации-потребителя, от лица которой действует поверенный, и организации-плательщика с указанием номера счёта (если это одно и то же учреждение, допустима фраза «он же»);
• заносят исчерпывающие сведения об уполномоченном посреднике;
• указывают наименование поставщика и документацию, на основании которой производится поставка товара.

Отрывная часть заполняется бухгалтером – в корешок вносят информацию из оформленной доверенности. Гражданин, на имя которого сделана доверенность, должен оставить автограф и на основной части документа, и на отрывной, которая останется в бухгалтерии.

Обратная сторона бланка

На обороте бланка доверенности на получение товара следует заполнить таблицу со сведениями о получаемом товаре (название и количество с учётом единиц измерения). Подпись доверенного лица подтверждают подписи директора и главбуха. Их автографы скрепляются круглой печатью.

Образец доверенности на получение материальных ценностей и пример заполнения

Рассмотрим, как заполнить доверенность на получение товара. Пример доверенности:

Образцы бланков М2 и М2а имеются в интернете в свободном для скачивания доступе. Их можно получить за секунды на любом тематическом сайте.

Полномочия всех подписавших доверенность должны быть действительными на момент проведения сделки. В противном случае факты доверения и самой сделки могут быть поставлены под сомнение и оспорены.

Особенностью доверенности частного лица является то, что она оформляется только на физлицо, без указания организаций и должностей. В случае оформления бланка индивидуальным предпринимателем, дополнительно он может быть подписан бухгалтером. Но это не является обязательным пунктом. Желательно оставить копию у доверителя или заполнить её в двух экземплярах, на случай утраты или недобросовестности человека, на которого оформлено получение товара.

Отличие от юрлица

Документ на получение товара от юр.лица может быть составлен только на работника организации, выдавшей его. Если он составляется не на сотрудника, тогда не допускается свободная форма документа. При оформлении бланка по форме М2 обязательно заполняется корешок, который остаётся на предприятии. В организациях ведется учет доверенностей в специальном журнале, туда же могут прикладываться корешки.

Основные правила, которые следует соблюдать при составлении

Электронного

Доверенность заполняется на бланке в электронном виде, или же в свободной форме, если бланк отсутствует. Обязательно указывается:

• паспортные и контактные данные обеих сторон;
• дату выдачи;
• наименование документа;
• место составления;
• срок действия;
• подписи сторон.

При отсутствии одного или нескольких пунктов доверенность признаётся недействительной. Если не указан срок действия, то считается, что она действует в течение года с даты подписания.

В самом тексте должен быть полный перечень полномочий, наличие возможности передоверия или отсутствие таковой, список товаров, которые нужно получить, адрес места получения. Также необходимо указать пункты 185-187 ГК РФ .

Рукописного в свободной форме

Рукописная доверенность по оформлению ничем не отличается от электронной и должна содержать ту же самую информацию. Может быть заполнена на специальном бланке или написана в свободной форме. Оформленная надлежащим образом, она обладает такой же юридической силой и обязана иметь в тексте пункты 185-187 ГК РФ.

Где взять форму и какая информация в ней содержится?

Форма доверенности на получение товара является унифицированной и её можно легко найти в интернете. В данной бумаге содержится вся необходимая информация, данные обеих сторон, полномочия доверенного лица и возможность их передачи или отсутствие таковой. Также в форме прописывается сам товар, на получение которого она выдаётся.

В отличие от свободного заполнения, форма имеет корешок, который остается у лица, выдавшего документ.

Как грамотно заполнить?

Обратите внимание! Правильное заполнение доверенности имеет очень важное значение.

1. Начинать стоит с точного наименования, которое пишется по центру верхней строки: «Доверенность на получение товара».
2. Далее идёт место составления – вид населенного пункта и его название, и дата составления документа. Эта информация обычно указывается одной строкой.
3. После этого Доверитель прописывает свои персональные данные, которые включают в себя серию и номер паспорта, дату выдачи и наименование органа, выдавшего паспорт, сведения о регистрации и месте проживания с указанием индекса. Далее указываются персональные данные доверенного лица таким же образом, что и данные того, кто составляет документ (паспортные данные, адрес регистрации и проживания).
4. Следующим пунктом идет указание полномочий, на которые распространяется данная бумага (получить товар, подписать накладные, забрать документы, проверить товар при получении), описание товара, который необходимо получить и местонахождение данного товара с точным указанием адреса склада или пункта выдачи.
5. В конце бланка указывается наличие или отсутствие возможности передоверия полномочий и срок действия документа. После чего ставится подпись лица, его выдавшего, с расшифровкой.

Если документ составлен индивидуальным предпринимателем, работающим с печатью, то подпись заверяется печатью ИП.

Как видно из примера, заполнить бланк не сложно и это не займет много времени. Но стоит это делать очень внимательно, так как малейшее расхождение в данных делает его ничтожным. Не допускаются помарки, исправления, нельзя обводить цифры и буквы.

Какие есть способы заверения?

При оформлении доверенности физического лица достаточно того, чтобы была подпись человека, оформившего документ. Но организация, выдающая товар, может потребовать нотариального заверения бумаги, что вполне правомерно. Если документ выдаётся организацией, то дополнительно он может иметь подпись бухгалтера.

На какой срок выдаётся?

ГК ГФ срок доверенности не определяет. Если таковой не указан, то считается, что он равен 1 году с даты подписания. Обычно стандартный срок равен 3 годам. Доверенность на товар чаще выписывают сроком на 1 месяц. Это обусловлено небольшим сроком хранения товара на складе. При отсутствии даты оформления, она считается недействительной. В случае, если доверитель будет признан недееспособным или умрет, то доверенность теряет силу.

Доверенность на товар выписывается в случае невозможности получить его лично, а рабочий процесс не терпит остановки. Время является ценным ресурсом и лишние траты времени в бизнесе часто недопустимы и ведут к потере прибыли. Оформить доверенность физического лица на получение товара не составляет труда. Не обязательно иметь специальный бланк и заверять её у нотариуса.

Главное – правильно указать все данные и не допускать ошибок при оформлении. В противном случае получателю откажут в выдаче и придётся всё переделывать.

Вам понадобится

• - электронный или печатный вариант бланка доверенности;
• - реквизиты вашей компании;
• - паспортные данные доверенного лица;
• - список ТМЦ, которые необходимо получить;
• - доверенное лицо, главный бухгалтер и директор (для проставления подписей).

Инструкция

Обозначьте на доверенности дату оформления документа и дату, до которой действуют права сотрудника на получение ТМЦ. Как правило, с даты оформления доверенности и до окончания действия документа должно пройти не более 15 дней. За этот период времени сотрудник в обязательном порядке должен получить ТМЦ. Если это по каким-либо причинам невозможно осуществить, требуется новой доверенности.

Укажите реквизиты вашей компании. В отдельном поле прописывается наименование компании и юридический адрес. Обязательно указываются банковские реквизиты – ИНН, расчетный и корреспондентский счета, БИК.

Заполните поля, касающиеся доверенного лица. Необходимо написать (напечатать) фамилию, имя, отчество сотрудника, его паспортные данные (номер паспорта, серия, дата выдачи, наименовании , выдавшего документ).

Заполните таблицу, описывающую ТМЦ, которые необходимо получить по доверенности. Эта состоит из следующих столбцов – порядковый номер, наименование (согласно выставленному и оплаченному ранее ), единицы измерения ТМЦ (штуки, тысячи, контейнеры, ящики), количество ТМЦ в числовом и прописью. Каждый товар прописывается в отдельной строке. Незаполненные строки стоит перечеркнуть во избежание подделки документа.

Попросите доверенное лицо подписать документ.

Полезный совет

В настоящее время бланки доверенности можно скачать на многочисленных интернет-порталах или приобрести в магазинах, реализующих печатные формы документов.

Источники:

• Доверенность на получение материальных ценностей
• как заполнять доверенность для получения товара
• ошибка в доверенности

Совет 2: Как заполнять доверенность для получения товара

В процессе хозяйственной деятельности руководители компаний заключают с контрагентами договора на поставку товара . В некоторых случаях товарно-материальные ценности забирает сам покупатель, то есть доверенное лицо. Чтобы обеспечить безопасность сделки, покупатель должен оформить на своего сотрудника доверенность на получение ТМЦ (форма №М-2).

Инструкция

Заполнение доверенности начните с указания порядкового номера документа, даты выдачи и срока действия. Как правило, период действия формы не должен превышать трех лет. Укажите должность сотрудника (согласно штатному расписанию) и ФИО.

Чуть ниже напишите наименование поставщика; укажите все реквизиты документа, на основании которого будет выдан товар (счет-фактура, товарная накладная и т.д.).

Ниже укажите наименование своей организации (согласно договору поставки); проставьте номер доверенности и дату составления. Напишите период действия документа. Внесите полное наименование плательщика, потребителя и их юридические адреса. Также укажите ИНН организаций. Если потребитель и плательщик одно лицо – в строке можете это указать, написав «Он же».

Затем вы увидите табличную часть, в которую нужно будет внести сведения о товарно-материальных ценностях. Сначала проставьте порядковый номер; укажите полное наименование товара (согласно счет-фактуре, товарной накладной или другому документу); напишите единицы измерения; укажите количество, причем сделать это нужно прописью, например, «восемь».

После того, как все данные о товарно-материальных ценностях внесены, отдайте доверенность на ознакомление сотруднику. В правом верхнем углу в табличной части он должен поставить подпись. Ниже руководитель компании или другое лицо, действующее по доверенности, должен удостоверить подпись.

Отдайте доверенность на подпись руководителю и главному бухгалтеру. Всю информацию скрепите синим оттиском печати организации.

Полезный совет

При предъявлении доверенности доверенное лицо должен иметь при себе паспорт.

Источники:

• Бланк доверенности на получение ТМЦ в 2019

Совет 3: Как написать доверенность на получение документов

Нередко бывают ситуации, когда нет возможности лично передать или получить важные бумаги, ценные письма, выписки и справки. Для того чтобы наделить представителя полномочиями на получение документов, необходимо юридически грамотно составить .

Инструкция

Напишите наверху страницы по центру строки заглавными буквами наименование документа «Доверенность». Ниже укажите дату и место выдачи доверенности ( , село, ). Доверенность может быть оформлена рукописным или машинописным способом. Единственное , которое к ней выдвигается – она должна быть составлена в письменном виде. Устные не имеют юридической силы.

Определите полномочия доверенного лица. Запишите, что именно вы доверяете вашему представителю, например, получение , стипендии, выписки, справки и т.д. Постарайтесь как можно конкретнее описать передаваемые полномочия, чтобы избежать двусмысленности их трактовки.

Укажите, в какой организации/подразделении доверенное лицо может получить необходимые документы. Например, это может быть банк, представительство или страхового фонда, предприятие, отдел в крупной организации. Запишите точные реквизиты, юридический и фактический адреса.

Определите срок действия доверенности. Она может иметь силу как один день, так и несколько лет. При отсутствии этой записи срок действия доверенности автоматически приравнивается к одному году с момента составления документа. Учтите, что даже если срок не истек, вы можете прекратить действие в любое необходимое время.

Поставьте свою подпись в знак подтверждения всего вышеперечисленного в доверенности.

Видео по теме

Полезный совет

В случае возникновения затруднений в написании доверенности или при необходимости ее нотариального заверения, обратитесь в соответствующую службу или контору, где юрист поможет вам грамотно составить документ и удостоверит его своей подписью и печатью.

Практически ежедневно в разных компаниях выписываются доверенности на получение товарно-материальных ценностей. Правильно оформленный документ дает право представителю организации получить тот или иной товар, приобретенный на юридическое лицо.

Вам понадобится

• - компьютер;
• - принтер;
• - листы бумаги формата А4

Инструкция

В верхней части страницы напишите наименование документа заглавными буквами. Обязательно укажите дату и место составления, также проставьте номер документа.

Далее в тексте напишите информацию о получателе товара и фирме, которую он представляет. При этом пропишите название и реквизиты компании и укажите фамилию, имя, отчество доверенного лица, а также его паспортные данные (серию, номер, кем и когда выдан документ, код подразделения). Не забудьте вписать название организации, которая является поставщиком материальных ценностей и ее юридический адрес.

Укажите, какой именно товар доверенное лицо должно получить: наименование продукции и ее количество. Если же у вас нет точных данных о составе груза или возможна пересортица товаров, то в этом случае укажите общую сумму товарно-материальных ценностей в рублях. Например, получение товара на сумму ХХХХ рублей 00 копеек. Помните, количество рублей прописью, а копейки - цифрами.

Установите срок действия доверенности. Чаще всего она выписывается на десять календарных дней. При желании, вы можете продлить действительность документа. Но помните, что согласно статье 186 Гражданского кодекса РФ не может быть выписана на срок более трех лет с момента ее выдачи.

Когда в конце документа доверенное лицо поставит свою подпись с расшифровкой, подпишите доверенность у главного бухгалтера и руководителя предприятия. Не забудьте поставить печать фирмы, иначе бумага будет считаться недействительной.

Если у вас есть возможность, воспользуйтесь стандартными печатными бланками или одной из современных бухгалтерских программ для оформления доверенности. Но при этом помните, что такой документ на получение товара выдается лицам, работающим в данной организации.

Видео по теме

Обратите внимание

Доверенность на получение товара не имеет юридической силы, если бланк не соответствует установленным требованиям, имеет помарки либо истек срок доверенности до момента получения товара, а так же если при получении товара нет в наличии паспорта, указанного в доверенности.

Если вам нужно получить деньги - какую-то разовую выплату, банковский вклад, зарплату, гонорар и.т.п., а лично вы это сделать не можете, выпишите . Своим представителем вы можете назначить любого совершеннолетнего человека или организацию. Если необходимость в доверенности отпадет, оформленный документ вы всегда сможете аннулировать.

Вам понадобится

• - заполнить бланк доверенности;
• - заверить документ.

Инструкция

Уточните у своего будущего представителя точные сведения о нем. Если речь идет о физическом лице, вам понадобятся его ФИО полностью, паспортные данные, адрес прописки (регистрации). Если вы намерены доверить получение денег юридическому лицу, узнайте его точное наименование, данные о его государственной регистрации, ИНН, юридический и фактический адреса, а если организация - еще и сведения об аккредитации.

Составьте доверенность в соответствии с образцом. Написать документ можно на простом листе бумаги или распечатать на принтере. Если вам требуется заверить документ нотариально, готовый бланк доверенности вы получите в нотариальной конторе. Доверенность на получение денег с банковского вклада можно оформить непосредственно в банке – в этом случае бланк установленной формы или заполнения документа вы также получите на месте.

Обязательно укажите в тексте доверенности дату прописью и место оформления документа, иначе документ будет признан недействительным.

Напишите подробные сведения о себе: ФИО, адрес прописки, паспортные данные. Если вы являетесь представителем юридического лица, укажите наименование вашей организации, данные госрегистрации, ИНН, юридический и фактический адреса. Сведения о (шаг 1 данной инструкции) также следует указать подробно в дательном падеже.

Опишите подробно, в какой организации или у какого физического лица ваш представитель должен будет получить деньги и что это за выплата. Например, «получить в кассе ООО «Ромашка», расположенного по адресу…, причитающуюся мне заработную плату за апрель 2012 г. и выполнять все действия, связанные с этим поручением».

Укажите, может ли ваш представитель передоверить свои полномочия кому-либо.

Обозначьте срок действия документа. Максимально доверенность может быть выдана на три года. Если вы не проставите срок действия, юридическую силу документ потеряет через год.

Обратите внимание, что ставить подпись нужно в присутствии лица, которое будет доверенность заверять. Помимо нотариуса и банковских служащих это может быть главврач больницы (если вы находитесь на излечении), командир вашей в/ч, руководитель жилищно-эксплуатационной организации по месту жительства, руководитель вашего предприятия (если речь о доверенности на получение заработной платы), руководитель учебного заведения (если нужно получить за вас ) и др. Подробнее об этом читайте в ст.185 ГК РФ.

Передайте подписанную и заверенную доверенность вашему представителю.

Источники:

• Ст. 185 ГК РФ. Доверенность
• как оформить документы на получение

Доверенность – это документ, который выдается одним лицом другому для представления интересов перед третьим. Она может быть оформлена при помощи нотариуса или непосредственно руководителем организации. Бывают такие ситуации, когда необходимо получить какую-либо материальную ценность. В этом случае руководитель может поручить это сотруднику, оформив доверенность по форме №М-2.

Инструкция

В доверенности по форме №М-2 в левой части есть небольшая , ее необходимо заполнить. Укажите порядковый номер формы, дату выдачи и ту дату, до которой она действительна. В четвертой графе напишите фамилию, имя и отчество доверенного ( , например, Иванова И.Г.). В следующем столбце он должен поставить подпись, которая подтверждает, что доверенность получена. Далее напишите наименование организации-поставщика, номер документа.

Ниже проставьте код предпринимательской деятельности, напишите наименование вашей организации (можно кратко, например, ООО «Воронежский хуторок»). Укажите порядковый номер доверенности и дату ее выдачи. Строкой ниже напишите срок действия документа.

Напишите наименование (можно не развернуто), адрес потребителя и плательщика. Укажите, кому выдана доверенность (фамилия, имя и отчество полностью), паспортные данные (серия, номер, дата выдачи, кем выдан).

Строкой ниже напишите, от какой организации необходимо получить материальные ценности. Также уточните номер документа, по которому производится передача средств, например, счет-фактура, товарная накладная, счет.

Далее перечислите все товарно-материальные ценности, которые необходимо получить. Укажите порядковый номер, наименование, единицы измерения (например, килограмм, кубический метр, погонный метр и т.д.). Затем укажите количество единиц ценностей прописью.

Под таблицей руководитель должен заверить подпись сотрудника, на которого оформлена доверенность. Для этого ставит подпись, а руководитель организации и главный бухгалтер подписывают. Также ставиться штамп организации.

После получения материальных ценностей организация отрывает левую часть доверенности и отдает доверенному, оставшуюся часть забирает компания, в которую вы предоставляли документ.

Видео по теме

Полезный совет

Руководитель организации должен оформить доверенность на сотрудника, который назначается ответственным за получение товарно-материальных ценностей.

Право сотрудника организации выступать в качестве доверенного лица при получении материальных ценностей (по наряду, счету, договору, заказу, соглашению и т.п.) удостоверяет Доверенность на получение материальных ценностей по форме № М 2 и № М 2а.

Данные бланки доверенностей утверждены Постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. № 71а и имеют некоторые отличия. Доверенность по форме № М2 (содержит корешок и отрывную часть) оформляется в бухгалтерии в единственном экземпляре и выдается под расписку получателю товара. В случае, когда получение материальных ценностей по доверенности происходит постоянно, используется Форма № М 2а, которая регистрируется в специальном пронумерованном и прошнурованном журнале (книге) Учета выданных доверенностей. В конце журнала главный бухгалтер удостоверяет количество листов, прошнурованных в нем. Выдача доверенностей на получение материальных ценностей лицам, не являющимся сотрудниками организации (предприятия, учреждения), не допускается.

Срок действия доверенности на получение ценностей устанавливается, как правило, не более чем на 15 дней и зависит от возможности получения и вывоза соответствующих товаров по наряду, счету, накладной или другому заменяющему их документу, на основании которого выдана доверенность. Если получение товарно-материальных ценностей производится в порядке плановых платежей, то доверенность может быть выдана на календарный месяц. В случае, когда сотрудник не отчитался по доверенности, и срок ее действия истек, выдавать новую доверенность этому лицу запрещается.

Доверенность на получение материальных ценностей не имеет юридической силы, в следующих случаях:

• бланк доверенности заполнен с нарушениями установленного порядка или не заполнены реквизиты;
• имеются поправки и помарки;
• отсутствует паспорт, указанный в доверенности;
• истек срок, на который выдана доверенность.

В этих случаях отпуск товарно-материальных ценностей торгующими (сбытовыми, снабженческими) организациями не производится.

Бланк доверенности на получение материальных ценностей должен быть полностью заполнен. На оборотной стороне должен находиться образец подписи лица, на имя которого выписана доверенность, удостоверенный руководителем организации и главным бухгалтером. Там же предусмотрена таблица, в которой можно поместить перечень товарно-материальных ценностей, подлежащих получению. В случае, если в документе на отпуск продукции (договоре, заказе, счете и т.п.), на основании которого выдана доверенность, уже указаны наименования и количества товаров, подлежащих получению - в таблице ставятся прочерки. Также прочерки ставятся во всех графах таблицы, оставшихся пустыми после заполнения.

Для каждого предприятия источником поступления товаров, а также материальных ценностей является их приобретение у поставщиков на основании заключённых договоров и актов. Исполнение обязательств по ним — это передача товара поверенному и переход права собственности.

Учитывая это, предприятие не может выполнить указанные действия, в связи, с чем уполномочивает на это физическое лицо. Данным фактом удостоверения предоставленных прав от предприятия может стать доверенность на получение ТМЦ.

Основные понятия

Виды доверенности и отличия между ними

Доверенность – документ, подтверждающий права и обязанности сторон, который выдаётся одним лицом другому для его законного представительства перед третьими лицами.

Соответственно, доверенность на получение ТМЦ – это документ, оформленный и выдаваемый предприятием на своего сотрудника, или другого доверенного лица, предоставляя ему право на получение ТМЦ у поставщика по заключённому договору.

В зависимости от функций и объёма полномочий, доверенности могут быть:

1. Генеральная (общая) — предоставляет круг полномочий доверенному лицу на реализацию полного комплекса различных юридических действий.
2. Специальная – предоставляет полномочия на реализацию однородных (связанных между собой) юридических действий.
3. Разовая – предоставляет полномочия для реализации одного определённого вида действия.

Документ на получение ТМЦ относится к специальным видам доверенностей, так как уполномочивает ответственное лицо выполнять ряд однородных действий, то есть получать товар у поставщика.

Доверенность на получение ТМЦ может быть:

• выдана для покупателя;
• выдана для продавца.

Юридическая наука устанавливает нормы, для чего нужна доверенность. Законодательство предоставляет право или обязанность лиц по заключению доверенностей с целью охраны и безопасности юридических и гражданских прав сторон.

Предназначение доверенности как правового акта состоит в том, что она является подтверждением полномочий поверенного перед третьими лицами от имени доверителя. В ней также фиксируется круг определённых прав и обязанностей поверенного, что значительно минимизирует неправомерные действия с его стороны. При этом сама доверенность выдается на совершение только правомерных действий.

Порядок учёта и хранения доверенностей на получение ТМЦ

Как и любой документ, доверенность на получение товарно-материальных ценностей подлежит строгому учёту. Их хранение также имеет свои нюансы, о которых речь пойдёт ниже.

Журнал регистрации

Любая доверенность, выдаваемая от имени организации, должна быть составлена в письменном виде с соблюдением норм законодательства. Она может быть составлена в произвольной форме или с применением специальных бланков форм М2 и М2а. Данные формы и процедура выдачи утверждены постановлением Госкомстата № 71а от 30.10.97 и инструкцией Минфина №17 от 14.01.1967.

В случае выявления недостачи товара, оформляется форма 3-1 доверенности, утверждённая МФ РК №216.

Инструкция № 17 возлагает обязанность регистрации доверенности на бухгалтерию, которая под расписку выдаёт её получателю.

Формы М2 и М2а отличаются между собой наличием отрывных корешков на бланке, которые соответственно подлежат различной регистрации. Доверенность формы М2, регистрируется только на отрывных корешках, которые обязательно подшиваются в специальную книгу учета в хронологическом порядке.

Данная книга перед началом оформления доверенностей:

• должна быть постранично пронумерована;
• последний лист должен содержать надпись «В настоящей книге пронумеровано __листов»;
• общее количество листов обязательно прописывается прописью;
• рядом с надписью ставиться подпись бухгалтера.

Форма М2а используется на тех предприятиях, на которых получение товара носит массовый характер. Такие доверенности подлежат регистрации в специальном журнале учёта.

Журнал учёта должен быть пронумерован, прошит и содержать графы и строки для заполнения:

1. Порядковый номер доверенности.
2. Дата её выдачи.
3. Срок действия.
4. ФИО и должность лица, на которого выдаётся доверенность.
5. Данные поставщика.
6. Дата и порядковый номер наряда или документа его заменяющего.
7. Подпись поверенного.
8. Дата и порядковый номер документа, подтверждающий выполнение определенного поручения.

Книги и журналы учета и регистрации должны храниться у должностного ответственного лица организации.

Доверенности, оформленные на получение товара, независимо от их формы хранятся 5 лет:

• поставщиками;
• получателями – при аннулировании доверенности.

Ответственные лица

Ответственными лицами являются:

1. Главный бухгалтер, который обеспечивает правильность выдачи, регистрации доверенностей и контроль за их оформлением. Он же проводит инструктаж всех поверенных лиц про порядок предоставления документа и выполнения соответственных поручений. В компетенции главбуха также контроль за надлежащим использованием выданных доверенностей и за неиспользованными бланками и порядок хранения данной документации.
2. Лицо, на которое оформлена доверенность, является материально ответственным. С ним может быть заключён письменный договор о материальной ответственности. Поверенный, получивший от поставщика ТМЦ, обязан бережно к ним относиться и принимать соответствующие меры по недопущению ущерба. Он так же должен сообщать руководству предприятие о возможных обстоятельствах, которые могут угрожать сохранности ТМЦ.

Если вред ТМЦ причинен не по вине работника, то он не несет материальной ответственности.

Нужна ли доверенность директору?

У многих бухгалтеров предприятий возникает вопрос: обязательно ли оформление доверенности на директора? Согласно законодательным нормам, директор как единственный исполнительный орган предприятия, выступает от имени и в защиту прав юридического лица на основании уставных документов.

По правилам оформления, доверенность выдаётся уполномоченному лицу и подписывается руководителем данного предприятия.

Соответственно директор не может оформить доверенность сам на себя. Поэтому он ее оформлять не должен.

А для получения товара достаточно предъявить один из указанных документов:

• копию уставных документов или выписку из устава;
• копию решения участников о назначении лица директором;
• справку из ЕГРЮЛ

Но юридическое лицо может назначить директора определённого представительства или филиала. В таком случае руководитель будет действовать на основании генеральной доверенности. Ее директор должен предъявить поставщику.

Выдача документа не сотруднику предприятия

Доверенность на получение товара может быть оформлена на сотрудника предприятия и другого лица не являющимся его работником.

На практике нередко возникает ситуации, когда получение товара сотрудником предприятия невозможно. В таком случае законодательство даёт право получения другим лицам по доверенности. Следовательно, не сотрудник предприятия обязан получить доверенность по общим правилам и предъявить её продавцу.

Нужна ли доверенность другим лицам?

При получении товара от ИП не требуется предъявлять доверенность. Ему достаточно предъявит паспорт или свидетельство о госрегистрации ИП.

Доверенность от физического лица физическому лицу обязательно должна быть оформлена в соответствии с законодательством.

Оформление доверенности на юридическое лицо – не допускается, необходимо оформлять ее только на физическое лицо.

Правила заполнения (+образец)

Внесение реквизитов

Согласно Инструкции, отпуск ТМЦ не производится в случае, если доверенность оформлена с нарушениями заполнения реквизитов.

Алгоритм заполнения реквизитов на лицевой стороне в порядке убывания (сверху вниз):

1. Название организации в соответствии с учредительными документами (полное или сокращённое).
2. В верхнем правом углу - код ОКПО, присвоенный государственным органом при регистрации.
3. Порядковый номер бланка, согласно регистрационным данным.
4. Дата выдачи, согласно регистрации в книге (журнале) учёта. Без этих данных доверенность является недействительной.
5. Срок действия. В графе указывается последний день, когда доверенность имеет юридическую силу.
6. Наименование и адрес потребителя (поставщика)- указывается в соответствии с уставными документами.
7. Наименование и адрес плательщика – указываются все достоверные данные организации, которая выдала доверенность. В данной графе также можно указать расчётные счета, открытые в финансовых учреждениях.
8. Данные лица, на которого выдана доверенность – Ф.И.О, должность (в дательном падеже).
9. Паспортные данные доверенного лица (№,серия, кем выдан, дата выдачи).
10. Полное наименование продавца (поставщика).
11. Название документа, дата и номер, согласно которому выдаются ТМЦ.

Заполнение остальных полей

Лицевая сторона доверенности формы М2 содержит отрывной корешок, который также подлежит заполнению. Все данные для его заполнения точно такие же, как и у основной формальной ее части. Поэтому заполняется она также.

Оборотная сторона бланка содержит сведения о получаемом товаре. Их перечень заполняется в случае не указания таких данных на лицевой стороне.

Вносятся следующие записи:

1. Порядковый номер товара.
2. Название материальных ценностей.
3. Единица измерения.
4. Количество – вписывается прописью и с большой буквы.

Если после полного заполнения остаются пустые ячейки, в каждой из них следует поставить прочерки.

В конце документа поверенное лицо ставит свою личную подпись, которая удостоверяется подписью руководителя предприятия и главным бухгалтером. На все подписи должна быть поставлена печать.

В электронном виде

На каждом предприятии, которое ведёт учёт таких доверенностей, может быть использована электронная автоматизированная база данных. Пустые бланки доверенностей, могут быть в электронном формате документов excel или word.

Такой бланк может быть заполнен в электронном виде, после чего он распечатывается и все уполномоченные лица ставят свои подписи и печать. Обязательно при таком способе, необходимо проверять правильность заполнения всех полей и реквизитов. Или же распечатывается пустой бланк и заполняется лицом, на которого выдаётся доверенность от руки.

Существует ещё способ для бухгалтеров - выписка доверенности из 1С. Такой способ упрощает данную процедуру и сокращает время набора реквизитов, так как, внеся в базу информацию один раз, она автоматически будет вноситься в нужные разделы.

Смотрите видео о том, как выписать доверенность в программе 1С

Процедура использования доверенности на получение товара и материальных ценностей

Наличие подтверждающих документов

Право на получение товара поверенным подтверждается выданной доверенностью.

При получении товара, поверенный обязан представить:

• правильно оформленную доверенность;
• оригинал паспорта, подтверждающего его личность;
• в случае отсутствия паспорта, проверка лица может быть осуществлена по водительскому удостоверению.

Поставщик должен проверить все предоставленные документы и сверить все реквизиты. После этого оформляется товарная накладная, в которой обязательно указываются реквизиты лица, получившего товар.

Оригинал доверенности остается у поставщика, который прикрепляется к отгрузочному документу и сдаётся в бухгалтерию.

Доверенность, выданная на постоянное получение товара по различным накладным, храниться у поставщика до истечения срока её действия. Доверенность в данном случае передается при первоначальной отгрузке товара, а после истечения указанного срока — в бухгалтерию.

Факт передачи товара и принятие его покупателем подтверждается исключительно совокупностью двух документов – доверенностью и товарной накладной. Одного документа – недостаточно.

Срок действия

На какой срок выдаётся доверенность, устанавливается индивидуально для каждого случая, исходя из способа получения и вида товара.

Если данный период прямо не указан, то по общим правилам считается, что выдана годовая доверенность.

По истечении установленного срока – доверенность будет являться недействительной.
Срок действия начинается течь с даты выдачи документа. Если такая информация отсутствует – доверенность считается ничтожной.

С 1 сентября 2013 года, согласно законодательным изменения в ГК России, доверенность может выдаваться на любой срок. Все доверенности на длительный срок, выданные до 2013 года, ограничены общим сроком действия – 3 года.

Возврат неиспользованного бланка

Неиспользованный бланк должен быть возвращён на предприятие. В таком случае, в корешке книги учета или в журнале делается соответствующая запись. А на самом бланке доверенности, делается надпись «Не использована» который должен храниться у ответственного лица до конца отчётного периода.

После его истечения неиспользованные бланки уничтожаются, с обязательным составлением соответственного акта.

Когда доверенность признаётся недействительной?

Доверенность признается недействительной в случае:

1. Неправильного заполненного или пустого бланка доверенности. Не должно быть исправлений и различного рода помарок.
2. Если на бланке не указаны сроки выдачи документа.
3. Отсутствие, хоть одной законодательно установленной подписи на документе.
4. Если поставщик получил от получателя письменное сообщение об аннулировании данной доверенности.

При заполнении и выдаче доверенности на получение ТМЦ следует придерживаться тех же принципов, что и для другой документации: аккуратность и скрупулёзный учёт.