Административно-правовое регулирование архивного дела в российской федерации беликова светлана валентиновна. Правовое регулирование информационных отношений в области архивов Правовое регулирование архивного дела

Архивное дело в Российской Федерации представляет собойдеятельность государственных органов, органов местного самоуправления,организаций и граждан в сфере организации хранения,комплектования, учета и использования документов Архивногофонда РФ и других архивных документов. Архивныйдокумент - это материальный носитель с зафиксированной нанем информацией, который имеет реквизиты, позволяющиеего идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимостиуказанного носителя информации для граждан, общества игосударства. Под архивом понимается учреждение или структурное подразделениеорганизации, осуществляющие хранение, комплектование,учет и использование архивных документов. Государственныйархив - это федеральное государственное учреждение,создаваемое Правительством РФ (федеральный государственныйархив), или государственное учреждение субъекта РФ,создаваемое органом государственной власти субъекта РФ (государственныйархив субъекта РФ), которые осуществляютхранение, комплектование, учет и использование документовАрхивного фонда РФ, а также других архивных документов.Муниципальный архив - структурное подразделение органа местного самоуправления муниципального района, городского округили муниципальное учреждение, создаваемое этим органом, которые осуществляют хранение, комплектование, учет ииспользование документов Архивного фонда РФ, а также другихархивных документов. Законодательство об архивном деле в Российской Федерациисостоит из Федерального закона от 22 октября 2004 г.№ 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»1, другихфедеральных законов, а также из принимаемых в соответствиис ними иных нормативных правовых актов Российской Федерации,законов и иных нормативных правовых актов субъектовРФ. К полномочиям Российской Федерации в области архивногодела относятся: 1) разработка и проведение единой государственнойполитики в области архивного дела; 2) установлениеединых правил организации хранения, комплектования, учетаи использования документов Архивного фонда РФ и другихархивных документов и контроль за соблюдением указанныхправил; 3) хранение, комплектование, учет и использованиеархивных документов и архивных фондов: а) федеральных государственныхархивов, федеральных музеев и библиотек;б) федеральных органов государственной власти, иных государственныхорганов Российской Федерации, в том числе органовпрокуратуры РФ, Центральной избирательной комиссииРФ, Счетной палаты РФ, Центрального банка РФ; Государственнойкорпорации по атомной энергии «Росатом»; в) государственныхвнебюджетных фондов; г) государственных академийнаук и их организаций; д) федеральных государственных унитарныхпредприятий, включая казенные предприятия, и федеральныхгосударственных учреждений, в том числе расположенныхза пределами Российской Федерации; 4) решение вопросово передаче архивных документов, находящихся вфедеральной собственности, в собственность субъектов РФ имуниципальных образований; 5) решение вопросов о временномвывозе документов Архивного фонда РФ за пределы РоссийскойФедерации. К полномочиям субъекта РФ в области архивного дела относятся:1) проведение государственной политики в области архивногодела на территории субъекта РФ; 2) хранение, комплектование,учет и использование архивных документов и архивныхфондов: а) государственных архивов субъекта РФ,музеев, библиотек субъекта РФ; б) органов государственнойвласти и иных государственных органов субъекта РФ; в) государственныхунитарных предприятий, включая казенные предприятия,и государственных учреждений субъекта РФ; 3) решениевопросов о передаче архивных документов, находящихся всобственности субъекта РФ, в собственность Российской Федерации,иных субъектов РФ и (или) муниципальных образований. К полномочиям муниципального образования в области архивногодела относятся: 1) хранение, комплектование (формирование),учет и использование архивных документов и архивныхфондов: а) органов местного самоуправления, муниципальныхархивов, музеев, библиотек; б) муниципальных унитарныхпредприятий, включая казенные предприятия, и муниципальныхучреждений; 2) решение вопросов о передаче архивных документов,находящихся в муниципальной собственности, всобственность Российской Федерации, субъектов РФ, иных муниципальныхобразований. Архивный фонд представляет собой совокупность архивныхдокументов, исторически или логически связанных между собой.В составАрхивного фонда РФ входят находящиеся на территории РоссийскойФедерации архивные документы независимо от источникаих происхождения, времени и способа создания, вида носителя,форм собственности и места хранения, в том числеюридические акты, управленческая документация, документы,содержащие результаты научно-исследовательских, опытноконструкторскихи технологических работ, градостроительнаядокументация, кино-, фото-, видео- и фонодокументы, электронныеи телеметрические документы, рукописи, рисунки,чертежи, дневники, переписка, мемуары, копии архивных документовна правах подлинников, а также архивные документыгосударственных организаций, находящихся в иностранных государствах. Документ Архивного фонда РФ - это архивный документ,прошедший экспертизу ценности документов, поставленныйна государственный учет и подлежащий постоянному хранению.Архивные документы включаются в состав Архивногофонда РФ на основании экспертизы ценности документов, котораяпредставляет собой изучение документов и с точки зрениякритериев их ценности в целях определения сроков хранениядокументов и отбора их для включения в состав Архивногофонда РФ. К особо ценным документам относятся документы Архивногофонда РФ, которые имеют непреходящую культурно-историческуюи научную ценность, особую важность для общества и государстваи в отношении которых установлен особый режимучета, хранения и использования.Уникальными являются документы, обладающие выдающимисядуховными, эстетическими или документирующими достоинствами,представляющие как таковые особую историческуюценность и общекультурную значимость, единственные всвоем роде по содержанию и месту в истории российского государстваи общества и невосполнимые при утрате с точки зренияих юридического значения, автографичности и (или)внешних признаков. Включение уникальных документов в Государственныйреестр осуществляется путем их выявления,описания, экспертизы (оценки) и регистрации в Государственномреестре. Экспертизе ценности документов подлежат все документына носителях любого вида, находящиеся в собственности РоссийскойФедерации, субъекта РФ или муниципальной собственности.До проведения экспертизы ценности документовуничтожение документов запрещается.Решение вопросов о включении в состав Архивного фондаРФ конкретных документов осуществляется экспертно-проверочнымикомиссиями федеральных государственных архивов иуполномоченных органов исполнительной власти субъектов РФв области архивного дела. Включение документов, находящихсяв частной собственности, в состав Архивного фонда РФ осуществляетсяна основании экспертизы ценности документов иоформляется договором между собственником или владельцемархивных документов и государственным или муниципальнымархивом (органом местного самоуправления муниципальногорайона, городского округа), музеем, библиотекой либо организациейРоссийской академии наук. В данном договоре указываютсяобязанности собственника или владельца архивных документовпо хранению, учету и использованию документов Архивногофонда РФ. Хранение документов Архивного фонда может осуществлятьсяфедеральными органами исполнительной власти и организациями(в том числе государственными академиями наук, заисключением Российской академии наук) в течение сроков ина условиях, определенных соответствующими договорами междуними и специально уполномоченным Правительством РФфедеральным органом исполнительной власти. Такое хранениеименуется депозитарным хранением. Архивные документы являются государственной, муниципальнойили частной собственностью. К государственной собственностиотносятся документы, находящиеся в федеральнойсобственности и собственности субъекта РФ.Право собственности на архивные документы независимо отих форм собственности охраняется законом. Изъятие архивныхдокументов, не предусмотренное федеральными законами, запрещается. Если собственник особо ценных и охраняемых государствомдокументов не выполняет свои обязанности по хранению, учетуи использованию этих документов, что может привести к утратеими своего значения, такие документы по решению суда могутбыть изъяты у собственника в соответствии с Гражданскимкодексом РФ. К федеральной собственности относятся следующие архивныедокументы: 1) хранящиеся в федеральных государственныхархивах, федеральных музеях и библиотеках, организацияхРоссийской академии наук (за исключением архивных документов,переданных в эти архивы, музеи, библиотеки,организации Российской академии наук на основании договорахранения без передачи их в собственность); 2) федеральныхгосударственных органов и организаций; 3) бывших неприятельскихгосударств, перемещенные в СССР в результатеВторой мировой войны и находящиеся на территории РоссийскойФедерации, если иное не предусмотрено законодательствомРоссийской Федерации о перемещенных культурных ценностях;4) отнесенные к федеральной собственности федеральнымизаконами. Постановлением Правительства РФ от 27 декабря 2006 г. № 808 утвержден Перечень федеральных органов исполнительнойвласти и организаций, осуществляющих депозитарное хранениедокументов Архивного фонда РФ, находящихся в федеральнойсобственности. К ним относятся: МВД, МИД, Минобороны,СВР, ФСБ, ФСКН, ФСИН, ФМС, Рос картография,Российская академия сельскохозяйственных наук, Российскаяакадемия медицинских наук, Российская академия образования,Российская академия художеств, Российская академия архитектурыи строительных наук, Государственное учреждение«Всероссийский научно-исследовательский институт гидрометеорологическойинформации - Мировой центр данных»,г. Обнинск, Федеральное государственное учреждение «Государственныйфонд телевизионных и радиопрограмм», г. Москва,Федеральное государственное унитарное научно-производственное предприятие «Российский федеральный геологическийфонд», г. Москва, Федеральное государственное унитарноепредприятие «Российский научно-технический центр информациипо стандартизации, метрологии и оценке соответствия», г. Москва, Служба специальных объектов при ПрезидентеРФ, Государственная корпорация по атомной энергии «Росатом». К собственности субъекта РФ относятся архивные документы:1) хранящиеся в государственных архивах, музеях и библиотекахсубъекта РФ (за исключением архивных документов, переданныхв эти архивы, музеи и библиотеки на основании договорахранения без передачи их в собственность); 2) государственныхорганов и организаций субъекта РФ. К муниципальной собственности относятся архивные документы:1) органов местного самоуправления и муниципальныхорганизаций; 2) хранящиеся в муниципальных архивах, музеяхи библиотеках (за исключением архивных документов, переданныхв эти архивы, музеи и библиотеки на основании договорахранения без передачи их в собственность). К частной собственности относятся архивные документы:1) организаций, действующих на территории Российской Федерациии не являющихся государственными или муниципальными,в том числе общественных объединений со дня их регистрациив соответствии с законодательством Российской Федерацииоб общественных объединениях и религиозных объединенийпосле отделения церкви от государства; 2) созданные гражданамиили законно приобретенные ими. Архивные документы, находящиеся в государственной илимуниципальной собственности, не подлежат приватизации, немогут быть объектом продажи, мены, дарения, а также иныхсделок, могущих привести к их отчуждению, если иное не предусмотреномеждународным договором Российской Федерацииили федеральными законами. В случае приватизации государственных или муниципальныхпредприятий образовавшиеся в процессе их деятельностиархивные документы, в том числе документы по личномусоставу, остаются соответственно в федеральной собственности,собственности субъекта РФ и муниципальной собственности.Документы Архивного фонда РФ, находящиеся в частнособственности, могут отчуждаться или переходить от одноголица к другому в порядке универсального правопреемства либоиным способом. При этом правопреемник обязан уведомить опереходе к нему прав собственника соответствующий государственный,муниципальный архив, музей, библиотеку, организациюРоссийской академии наук, с которыми прежний собственникзаключил договор. При переходе прав собственника надокументы Архивного фонда РФ, находящиеся в частной собственности,к другому лицу к этому лицу переходят обязанности,указанные в договоре, связанные с хранением этого документа.В случае проведения торгов по продаже архивных документов,находящихся в частной собственности, организаторы торговобязаны не позднее чем за 30 дней до дня их проведенияпроинформировать в письменной форме о месте, времени иоб условиях продажи архивных документов специально уполномоченныйПравительством РФ федеральный орган исполнительнойвласти и соответствующий уполномоченный органисполнительной власти субъекта РФ в области архивного дела, на территории которого проводятся торги. Организация архивного дела включает в себя создание архивов,комплектование их документами, хранение и учет архивныхдокументов, а также их вывоз и ввоз.Создавать архивы в целях хранения, комплектования, учета ииспользования образовавшихся в процессе их деятельности архивныхдокументов обязаны государственные органы, органыместного самоуправления муниципального района и городскогоокруга. Организации и граждане вправе создавать архивы в целяххранения образовавшихся в процессе их деятельности архивныхдокументов, в том числе в целях хранения и использованияархивных документов, не относящихся к государственнойили муниципальной собственности. Источниками комплектования государственных и муниципальныхархивов архивными документами выступают государственныеорганы, органы местного самоуправления, организациии граждане, в процессе деятельности которых образуютсядокументы Архивного фонда РФ и другие архивные документы,подлежащие приему на хранение в государственные и муниципальныеархивы. Государственные и муниципальные архивысоставляют списки источников комплектования, передающихдокументы Архивного фонда РФ и другие архивные документыв эти архивы. Включение в указанные списки негосударственныхорганизаций, а также граждан осуществляется на основаниидоговора. Передача на постоянное хранение в государственныеи муниципальные архивы обязательного бесплатногоэкземпляра документов осуществляется в порядке, установленномзаконодательством РФ об обязательном экземпляре документов. Государственным органам, органам местного самоуправления,государственным и муниципальным организациям запрещаетсяпередавать образовавшиеся в процессе их деятельностидокументы Архивного фонда РФ в музеи, библиотеки, организацииРоссийской академии наук и негосударственные организации.Документы Архивного фонда РФ, находящиеся в государственнойили муниципальной собственности, по истечении срокових временного хранения в государственных органах, органахместного самоуправления либо государственных и муниципальных организациях передаются на постоянное хранение всоответствующие государственные и муниципальные архивы.Законодательством Российской Федерации устанавливаютсяследующие сроки временного хранения документов Архивногофонда РФ до их поступления в государственные и муниципальныеархивы:1) для включенных в установленном порядке в состав Архивногофонда РФ документов федеральных органов государственнойвласти, иных государственных органов Российской Федерации(в том числе органов прокуратуры). Центральной избирательнойкомиссии, Счетной палаты, Центрального банкаРФ, а также для включенных в установленном порядке в составАрхивного фонда РФ документов государственных внебюджетныхфондов и федеральных организаций - 15 лет;2) для включенных в установленном порядке в состав Архивногофонда РФ документов органов государственной власти,иных государственных органов субъектов РФ и организацийсубъектов РФ - 10 лет;3) для включенных в установленном порядке в состав Архивногофонда РФ документов органов местного самоуправленияи муниципальных организаций - 5 лет;4) для включенных в установленном порядке в состав Архивногофонда РФ отдельных видов архивных документов:а) записей актов гражданского состояния - 100 лет;б) документов по личному составу, записей нотариальных действий, хозяйственных книг и касающихся приватизациижилищного фонда документов - 75 лет;в) проектной документации по капитальному строительству - 20 лет;г) технологической и конструкторской документации -20 лет;д) патентов на изобретение, полезную модель, промышленныйобразец - 20 лет;е) научной документации - 15 лет;ж) кино- и фотодокументов - 5 лет;з) видео- и фонодокументов - 3 года. Государственные органы, органы местного самоуправления,организации и граждане обязаны обеспечивать сохранность архивныхдокументов, в том числе документов по личному составу,в течение сроков их хранения. Уничтожение документовАрхивного фонда РФ запрещается.В отношении особо ценных документов, в том числе уникальных,устанавливается особый режим учета, хранения и использования.Создаются страховые копии этих документов. Государственный реестр ведется федеральным органом исполнительнойвласти в области архивного дела - Федеральнымархивным агентством (Росархивом) в целях централизованногогосударственного учета уникальных документов Архивногофонда РФ, обеспечения контроля за их сохранностью, информированияпользователей. Включению в Государственный реестрподлежат уникальные документы независимо от места иххранения и формы собственности.Росархив и органы управления архивным делом субъектовРФ организуют работу по выявлению уникальных документов,рекомендуемых для включения в Государственный реестр. Непосредственноработу по выявлению уникальных документовведут государственные архивы, музеи, библиотеки и иные государственныеорганизации, в оперативном управлении илипользовании которых находятся документы Архивного фондаРФ, а также собственники документов в рамках соглашений(договоров), заключаемых ими с органами и учреждениямисистемы Росархива, либо по собственному желанию.Экспертиза ценности уникальных документов проводится вцелях обоснования их включения в Государственный реестр всоответствии с основными критериями определения уникальныхдокументов. Результаты экспертизы рассматриваются экспертно-проверочными, экспертными комиссиями архивныхорганов и учреждений, соответствующими комиссиями другихорганизаций и представляются на утверждение Центральнойэкспертно-проверочной комиссии Росархива.Поступившие предложения рассматривает Центральная экспертно-проверочная комиссия Росархива (ЦЭПК), котораяпринимает решение о включении документов в Государственныйреестр. Срок рассмотрения предложений - до трех месяцев.В случае отрицательного решения материалы возвращаютсяпо принадлежности. Решение ЦЭПК о включении документа вГосударственный реестр передается в Центр информационныхтехнологий Росархива.Центр информационных технологий Росархива включаетинформацию об уникальном документе в электронную базуданных «Государственный реестр уникальных документов Архивногофонда Российской Федерации» и присваивает уникальномудокументу регистрационный номер по Государственномуреестру. Регистрационный номер проставляется на двухэкземплярах листа учета и описания уникального документа.Информация об уникальных документах Архивного фондаРФ, включенных в Государственный реестр, является общедоступной,за исключением сведений о собственниках уникальныхдокументов негосударственной части Архивного фонда РФ,доступ к которой осуществляется с согласия собственников.Центр информационных технологий Росархива обеспечиваетисполнение соответствующих запросов физических и юридическихлиц на основе базы данных «Государственный реестр уникальныхдокументов Архивного фонда РФ».Государственные органы, органы местного самоуправления,государственные и муниципальные организации обеспечиваютотбор, подготовку и передачу в упорядоченном состоянии документовАрхивного фонда РФ на постоянное хранение в государственныеи муниципальные архивы. Все работы, связанные сотбором, подготовкой и передачей архивных документов напостоянное хранение, в том числе с их упорядочением итранспортировкой, выполняются за счет средств органов и организаций,передающих документы.Негосударственные организации обеспечивают отбор и передачув упорядоченном состоянии в государственные и муниципальныеархивы находящихся в их владении архивных документов,отнесенных к федеральной собственности, собственностисубъекта РФ или муниципальной собственности, с правомвозмещения произведенных на эти цели расходов за счетсредств соответственно федерального бюджета в порядке, установленномПравительством РФ, бюджета субъекта РФ в порядке,установленном органом исполнительной власти субъектаРФ, и бюджета муниципального образования в порядке, установленноморганом местного самоуправления. Документы Архивного фонда РФ, образовавшиеся в процесседеятельности территориальных органов федеральных органовгосударственной власти и федеральных организаций, иных государственныхорганов Российской Федерации, расположенныхна территории субъекта РФ, могут передаваться в государственныеархивы субъекта РФ на основании договора междуорганом или организацией, передающими указанные документы,и уполномоченным органом исполнительной власти субъектаРФ в области архивного дела.Документы Архивного фонда РФ, находящиеся в частнойсобственности, поступают в государственные и муниципальныеархивы, музеи, библиотеки, организации Российской академиинаук на основании договоров между этими организациями исобственниками указанных документов. Документы Архивного фонда РФ, находящиеся в государственнойсобственности, хранятся: 1) постоянно - в государственныхархивах, музеях, библиотеках и организациях Российскойакадемии наук; 2) временно - в государственных органах, государственныхорганизациях, создаваемых ими архивах в течениеустановленных сроков, а также в муниципальных архивах вслучае наделения органа местного самоуправления муниципальногорайона или городского округа отдельными государственнымиполномочиями по хранению, комплектованию, учетуи использованию архивных документов, относящихся к государственнойсобственности и находящихся на территории муниципального образования.Основной учетной единицей Архивного фонда РФ являетсядело, или единица хранения. Под единицей хранения архивныхдокументов понимается учетная и классификационная единица,представляющая собой физически обособленный документили совокупность документов, имеющая самостоятельное значение.Дело - это папка, в которой может быть от 5 до 300 иболее листов. Депозитарное хранение документов Архивного фонда РФ,находящихся в федеральной собственности, осуществляют федеральныеорганы исполнительной власти и организации(в том числе государственные академии наук, за исключениемРоссийской академии наук), перечень которых устанавливаетсяПравительством РФ. Сроки и условия депозитарного хранениядокументов Архивного фонда РФ и использования указанныхдокументов устанавливаются в договорах, заключаемыхфедеральными органами исполнительной власти или организациями(в том числе государственными академиями наук, заисключением Российской академии наук) со специально уполномоченнымПравительством РФ федеральным органом исполнительной власти. Документы Архивного фонда РФ, находящиеся в муниципальнойсобственности, хранятся: 1) постоянно - в муниципальных архивах,музеях и библиотеках; 2) временно - в органах местногосамоуправления, муниципальных организациях и создаваемыхими архивах в течение установленных сроков. Документы Архивного фонда РФ, находящиеся в частной собственности,могут храниться их собственниками или владельцамисамостоятельно или могут быть переданы по договору нахранение в государственный или муниципальный архив, библиотеку,музей, а также в организацию Российской академиипаук. При этом условия хранения этих документов определяютсяих собственниками или владельцами с соблюдением нормзаконодательства. Документы Архивного фонда РФ независимо от места иххранения подлежат государственному учету. Под учетом архивныхдокументов понимается установление количества и составаархивных документов в единицах учета и фиксация (регистрация)принадлежности каждой единицы учета к определенномукомплексу и общему их количеству в учетных документах. Уникальныедокументы подлежат также учету в Государственномреестре уникальных документов Архивного фонда РФ. Регламент государственного учета документов Архивного фондаРФ утвержден приказом Росархива от 11 марта 1997 г. № 111.Регламент устанавливает порядок государственного учета документовгосударственной и негосударственной частей Архивногофонда РФ в целях обеспечения государственного контроля заих сохранностью. Документы Архивного фонда РФ учитываются по архивнымфондам, коллекциям, единицам хранения. Основой учета документовАрхивного фонда РФ является единая система регистрацииархивных фондов, коллекций, единиц хранения, обеспечивающаяорганизационную упорядоченность, идентификациюи возможность адресного поиска документов. Средством учетадокументов является присвоение архивных шифров единицамхранения. Порядок государственного учета документов Архивногофонда РФ основывается на следующих принципах: централизации,реализуемой на основе взаимодействия федерального органаисполнительной власти в области архивного дела, органови учреждений ее системы, государственных музеев и библиотек,научных и научно-отраслевых архивов Российской академиинаук, организаций - источников комплектования архивныхучреждений, а также юридических и физических лиц -собственников документов негосударственной части Архивногофонда РФ; унификации, основанной на соблюдении преемственностиучета архивных документов на всех стадиях работы сними, единства состава, методик составления и ведения учетныхдокументов; динамичности, обеспечиваемой своевременными оперативным внесением изменений в учетные документыили составлением новых учетных документов; полноты идостоверности государственного учета. Для учета архивных документов в государственных, районных,городских архивах, государственных музеях и библиотеках,научных и научно-отраслевых архивах Российской академиинаук, структурных подразделениях организаций, осуществляющихприем и хранение архивных документов в интересахпользователя, ведутся: книга учета поступлений документов;списки фондов; описи дел и документов или их разновидности;листы фондов или заменяющие их документы, а также другиеучетные документы, на основании которых составляются документыцентрализованного государственного учета. Централизованный государственный учет документов Архивногофонда РФ - система учета документов Архивного фондаРФ в масштабе субъекта РФ и федеральном масштабе, основаннаяна сосредоточении в органах управления архивным деломсведений о количестве, составе архивных фондов и количествеединиц хранения. При осуществлении централизованного государственногоучета архивных документов в автоматизированном режимеобобщенные показатели документов централизованного государственногоучета в части, отражающей количество, состав архивныхфондов и количество единиц хранения, в том числеимеющих страховые копии и копии пользования, а также исходныепоказатели, необходимые для получения обобщенныхпоказателей, входят в число обязательных реквизитов учетныхбаз данных. После отнесения документов к составу Архивного фондаРФ, осуществленного органами и учреждениями Росархива совместнос собственниками этих документов на основании соглашения(договора), организуется их государственный учет.Собственники документов негосударственной части Архивногофонда РФ представляют учетные сведения о своих архивныхдокументах по запросам органов и учреждений Росархива в государственные,районные, городские архивы. Пользователь архивными документами имеет право свободноискать и получать для изучения архивные документы. Доступ кархивным документам обеспечивается путем предоставленияпользователю архивными документами справочно-поисковыхсредств и информации об этих средствах, а также подлинникови (или) копий необходимых ему документов. Государственныеи муниципальные архивы, музеи, библиотеки, организацииРоссийской академии наук обеспечивают пользователю архивнымидокументами условия, необходимые для поиска и изученияархивных документов. Условия доступа к архивным документам,находящимся в частной собственности, за исключениемархивных документов, доступ к которым регламентируетсязаконодательством Российской Федерации, устанавливаютсясобственником или владельцем архивных документов.Государственные органы, органы местного самоуправления,организации и граждане, занимающиеся предпринимательскойдеятельностью без образования юридического лица, при наличииу них соответствующих архивных документов обязаны бесплатнопредоставлять пользователю архивными документамиоформленные в установленном порядке архивные справки иликопии архивных документов, связанные с социальной защитойграждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, атакже получение льгот и компенсацийПользователь архивными документами имеет право использовать,передавать, распространять информацию, содержащуюсяв предоставленных ему архивных документах, а также копииархивных документов для любых законных целей и любым законнымспособом. Государственные и муниципальные (за исключениемструктурных подразделений органов местного самоуправления)архивы, музеи, библиотеки, организации Российскойакадемии наук, а также государственные и муниципальныеорганизации в соответствии с законодательством РоссийскойФедерации могут на основе имеющихся у них архивных документови справочно-поисковых средств оказывать пользователюархивными документами платные информационные услуги, заключатьс ним договоры об использовании архивных документови справочно-поисковых средств.Доступ к архивным документам может быть ограничен в соответствиис международным договором Российской Федерации,законодательством Российской Федерации, а также в соответствии с распоряжением собственника или владельца архивныхдокументов, находящихся в частной собственности.Ограничивается доступ к архивным документам независимоот их форм собственности, содержащим сведения, составляющиегосударственную и иную охраняемую законодательствомРоссийской Федерации тайну, а также к подлинникам особоценных документов, в том числе уникальных документов, идокументам Архивного фонда РФ, признанным в порядке, установленномспециально уполномоченным ПравительствомРФ федеральным органом исполнительной власти, находящимися в неудовлетворительном физическом состоянии. Отменаограничения на доступ к архивным документам, содержащимсведения, составляющие государственную и иную охраняемуюзаконодательством Российской Федерации тайну, осуществляетсяв соответствии с законодательством Российской Федерации. Ограничение на доступ к архивным документам, содержащимсведения о личной и семейной тайне гражданина, его частнойжизни, а также сведения, создающие угрозу для его безопасности,устанавливается на срок 75 лет со дня создания указанныхдокументов. С письменного разрешения гражданина, апосле его смерти с письменного разрешения наследников данногогражданина ограничение на доступ к архивным документам,содержащим сведения о личной и семейной тайне гражданина,его частной жизни, а также сведения, создающие угрозудля его безопасности, может быть отменено ранее чем через75 лет со дня создания указанных документов.Порядок использования архивных документов в государственныхи муниципальных архивах определяется Росархивом. Порядокиспользования архивных документов в государственных органах,органах местного самоуправления, государственных имуниципальных организациях, государственных и муниципальныхмузеях, библиотеках, организациях Российской академиинаук определяется ими в соответствии с законодательством РоссийскойФедерации, в том числе в соответствии с правилами,установленными Росархивом. Использование архивных документов,на которые распространяется действие законодательстваРоссийской Федерации об интеллектуальной собственности,осуществляется с учетом требований данного законодательства.Государственные и муниципальные архивы, музеи, библиотеки,организации Российской академии наук, архивы государственных органов, органов местного самоуправления, государственныхи муниципальных организаций предоставляют государственныморганам и органам местного самоуправлениянеобходимые для осуществления ими своих полномочий архивнуюинформацию и копии архивных документов, публикуют иэкспонируют архивные документы, готовят справочно-информационныеиздания о составе и содержании хранящихся в нихдокументов.

Архивное право. Терминархивное право существовал еще в про­шлом веке, его определение включали в толковые словари. Так, в настольном словаре Ф.Толля (1863) было дано следующее опре­деление архивного права: «Относящиеся к архиву законы и пра­вила составляют архивное право». Однако данное определение, исходя из современной трактовки архивного права, более подхо­дит к пониманию архивного законодательства.

Архивное право можно рассматривать и как научную дисцип­лину, и как весь аспект законодательных актов по архивному делу, включая смежные законодательства и статьи отдельных законода­тельных актов, связанных с архивной сферой. Поэтому понятие архивное право шире, чем понятиеархивное законодательство.

Широкое распространение термин архивное право получил в 20-е гг. XX в. в связи с постановкой вопроса о разработке Архив­ного кодекса РСФСР.

В существующих архивных словарях термин архивное право оп­ределяется как установленная законодательными и нормативны­ми актами совокупность норм и правил, регламентирующих дея­тельность государственной архивной службы. Однако в современ­ной России это определение не отражает в полной мере всех сфер приложения норм и правил архивного права, ибо здесь кроме государственного сектора присутствует и частный (негосударст­венный) архивный сектор, о чем ниже будет сказано более по­дробно.

Архивное законодательство. Прежде чем перейти к рассмотре­нию архивного законодательства, дадим определение законодатель­ства вообще.

Законодательство- это один из основных методов осу­ществления государством своих функций, заключающийся в изда­нии органами власти законов. Это одна трактовка термина.

Специалисты считают, что законодательство - это система не только законов, но и подзаконных актов.

Закон- нормативный правовой акт, принимаемый органом законодательной власти или непосредственно народом (путем ре­ферендума), обладающий высшей юридической силой и содер­жащий первичные правовые нормы по вопросам, регулирующим Наиболее важные общественные отношения.

Законы РФ подразделяются: на Конституцию РФ;

федеральные конституционные законы; федеральные законы (в том числе кодексы).

Высшую юридическую силу имеет Конституция РФ, принятая всенародным голосованием. Конституция РФ - основополагаю­щий закон и правовая основа законодательства РФ.

В соответствии с Конституцией и по вопросам, предусмотренным ею, принимаются федеральные конституционные законы, посвящен­ные правовым основам общественного и государственного строя.

Федеральные конституционные законы не могут противоре­чить Конституции РФ.

Федеральные законы - это акты текущего законодательства, которые регулируют отношения в различных сферах жизни обще­ства: в экономике, политике, культуре, финансах и т.п. В право­вой литературе такие законодательные акты также называют обык­новенными законами.

Среди законов важное место занимают кодифицированные акты - кодексы.

Кодекс - это единый, логически и юридически цельный за­кон, который обеспечивает обобщенное и системное регулирова­ние определенной группы общественных отношений. В России приняты и действуют кодексы практически по всем основным отраслям законодательства: Гражданский кодекс РФ, Уголовный кодекс РФ, Налоговый кодекс РФ, Арбитражно-процессуальный кодекс РФ, Уголовно-процессуальный кодекс РФ и др. К сожале­нию, в России нет пока Архивного кодекса, хотя вопрос о его разработке поднимался и ранее (в 20-е гг. XX в.).

Средством реализации законодательных норм являются под­законные акты,которые конкретизируют нормы законов или устанавливают новые нормы, но при этом соответствуют законам и не противоречат им:

акты Президента РФ, принимаемые в форме указов и распо­ряжений и не противоречащие Конституции РФ и законам РФ;

акты Правительства РФ, принимаемые в форме постановле­ний и распоряжений и не противоречащие Конституции РФ, за­конам РФ, актам Президента РФ;

акты федеральных органов исполнительной власти (так назы­ваемые ведомственные акты), издаваемые на основе и во испол­нение Конституции РФ, законов РФ, указов Президента РФ, постановлений Правительства РФ.

В соответствии с изложенным правовой основой для разработ­ки архивного законодательства прежде всего является государст­венное конституционное право, затем условно выделяется «пласт» архивного законодательства, а затем - акты смежных отраслей, отдельные статьи которых реализуются в архивной среде.

Архивное законодательство практически появилось с 1918 г., с Декрета СНК РСФСР от 1 июня 1918 г. «О реорганизации и цент­рализации архивного дела». Затем было много других декретов, по­становлений, был период, когда после декретов практически все нормы регулировались совместными постановлениями ЦК КПСС и Совета Министров СССР. Так, положения о Государственном архивном фонде СССР 1941, 1958 и 1980 гг. вводились в действие постановлениями Совета Министров СССР.

В мировом архивном сообществе роль законодательства в архив­ной сфере оценивается достаточно высоко. В 1995- 1996 гг. Меж­дународный совет архивов выпустил два тома журнала «Archivum» с обзором и публикациями архивных законов и нормативных ак­тов 98 государств и 9 международных организаций.

Появление нового архивного законодательства в России связы­вают с принятием 23 августа 1993 г. «Основ законодательства Рос­сийской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах» - первого в отечественной истории архивного закона. Это основной закон по архивному делу, с появлением которого в об­щеправовом классификаторе отраслей законодательства от 16 де­кабря 1993 г. в разделе «Законодательство по общим вопросам на­родного хозяйства» была введена отдельная рубрика «Архивное дело. Делопроизводство» , что специалисты рассматривают как факт рож­дения нового специфического подотдела права.

Этот главный федеральный закон аккумулировал в себе мно­гое из предшествующего опыта архивного строительства дорево­люционной России и СССР, в то же время в нем учтено то новое, что произошло в политическом, экономическом, правовом раз­витии страны, а также ценный зарубежный опыт.

Позже появились подзаконные акты по архивному делу, среди которых следует назвать следующие:

акты президента (указы и распоряжения), например:

указы Президента Российской Федерации «Об архивах Комитета государственной безопасности СССР» (1991), «О партийных архивах» (1991); распоряжения Президента Рос­сийской Федерации «О сохранении исторических докумен­тов, связанных с деятельностью бывшего Верховного Сове­та Российской Федерации, а также некоторых средств мас­совой информациии общественных организаций» (1993) и «О создании Комиссии по рассекречиванию документов, созданных КПСС» (1994); акты правительства (постановления и распоряжения), например:

См.: АртизовА. Н. Архивное законодательство России: система, проблемы и перс­пективы (к постановке вопроса) // Отечественные архивы. -1996 . - № 4. - С.3 .

Собрание актов Президента и Правительства Российской Федерации. - 1993.-№51.

постановление Правительства Российской Федерации «Об ут­верждении Положения о Федеральной архивной службе России» (1998); распоряжение Правительства Российской Федерации «О строительстве в 1997-2002 годах в Санкт-Петербурге здания Рос­сийского государственного исторического архива» (1996); акты федеральных органов исполнительной власти, например: приказ Госстандарта России «О выполнении требований Фе­дерального закона «Об обязательном экземпляре документов в части неопубликованных документов» (1996); приказ Росархи- ва «Об утверждении Регламента государственного учета доку­ментов Архивного фонда Российской Федерации» (1997). Законы и подзаконные акты носят названиенормативно-пра­вовых актов. Нормативно-правовые акты распространяют свое дей­ствие на территорию принявшего их субъекта, в данном случае субъекта Российской Федерации.

В архивной сфере в последние годы особенно ярко обозначи­лось стремление отдельных регионов иметь свой архивный закон. Это объясняется тем, что в федеральном законодательстве отсут­ствуют или недостаточно глубоко проработаны вопросы, непо­средственно касающиеся конкретных субъектов Федерации. По­этому субъектам предоставлено право самостоятельно решать все вопросы архивного дела, за исключением тех, которые отнесены к компетенции Российской Федерации.

При этом необходимо помнить, что законы и подзаконные акты субъектов Российской Федерации не должны входить в противо­речие с федеральным законодательством. Если же такое случает­ся, то должны действовать статьи и положения того или иного федерального закона.

Этический кодекс архивиста. В любом цивилизованном обще­стве «венцом», логическим продолжением нормативно-правовой системы является соответствующая этика поведения профессио­нала, например архивиста, что может быть закреплено этическим или моральным кодексом, кодексом чести или иным подобного рода документом.

В сентябре 1996 г. в Пекине на заседании Генеральной ассамб­леи Международного совета архивов был принят Международ­ный этический кодекс архивистов, который установил высокие стандарты, очертил этические рамки поведения для всех тех, кто занят в архивной сфере.

Основными принципами международного этического кодекса архивистов являются:

защита целостности архивных материалов и гарантия их со­хранности;

осуществление экспертизы ценности, отбор архивных докумен­тов и работа с ними при рассмотрении их в историческом, право­вом и административном пространстве;

защита подлинности документов, обеспечение их сохранности во время архивной обработки, хранения и использования;

обеспечение доступности архивных материалов при сохранении государственной, коммерческой, профессиональной тайны и тай­ны частной жизни, которая может быть в архивных документах;

действие в рамках соответствующего законодательства, избе­гая использования своего положения для нечестного удовлетво­рения своих или чужих интересов;

обеспечение сохранности и использования мирового докумен­тального наследия в сотрудничестве друг с другом и представите­лями других профессий.

Эти этические нормы, содержащиеся в Международном эти­ческом кодексе архивистов, признаны и в нашей стране. Все, кто работает с архивными документами, должны помнить о профес­сиональной ответственности и согласовывать свои профессиональ­ные действия с этическими нормами кодекса.

Основные законодательные акты в архивной сфере в 90-е гг. XX в.

Основные современные законодательные акты по архивному делу приходятся на период 90-х гг. XX в. Рассмотрим их в хроноло­гической последовательности.

1991 г. Принято считать, что начало всем реформам в архивной сфере было положено известными августовскими указами Прези­дента Российской Федерации «О национализации архивов КПСС» и «О передаче в госархивы документов бывшего КГБ СССР». Указ ПрезидентаРСФСРоб архивах Комитета государственной без­опасности был подписан 24 августа 1991 г., Указ Президента РСФСР о партийных архивах был подписан в тот же день. Значение этих документов (и законодательных, и политических) трудно пере­оценить. Выделим главное: открылся доступ к ранее преимуще­ственно закрытым архивным материалам; перестал существовать в стране «партийный архивный фонд» в параллели с Государствен­ным архивным фондом страны.

Затем 12 октября 1991 г. было издано Постановление Совета Министров РСФСР«О Российском центре хранения и изучения документов новейшей истории (РЦХИДНИ) и Центре хранения современной документации (ЦХСД)». На основании этого поста­новления на базе привилегированного Центрального партийного архива был создан Российский центр хранения и изучения доку­ментов новейшей истории, который позже вместе с Центром хра­нения документов молодежных организаций был преобразован в Российский государственный архив социально-политической ис­тории (1999), а архивные комплексы ЦККПССбыли включены во вновь созданный Центр хранения современной документации, переименованный в 1999 г. в Российский государственный архив новейшей истории. Тогда же, 12 октября 1991 г., вышло поста­новление Совета Министров РСФСР «О развитии архивного дела в РСФСР». Таким образом, за один год были изданы два указа и два правительственных постановления по архивному делу.

г. За этот год были изданы два постановления: одно - Пра­вительства Российской Федерации «Об утверждении положения о Комитете по делам архивов при Правительстве Российской Федера­ции и сети федеральных государственных архивов и центров хране­ния документации» от 24 июня 1992 г. и второе - Верховного Совета Российской Федерации «О временном порядке доступа к архивным документам и их использования» от 19 июня 1992 г.

На основании первого постановления ранее секретный Централь­ный государственный (особый) архив СССР, хранивший трофейные документы, перемещенные в СССР в результате Второй мировой вой­ны из Германии и других зарубежных стран, а также архивные доку­менты Главного управления по делам военнопленных и интерниро­ванных МВД СССР, был преобразован в Центр хранения историко­документальных коллекций (ЦХИДК) и стал публичным.

Был также определен срок (30 лет) ограничения доступа к ар­хивным документам или архивной информации, составляющим государственную или иную охраняемую законом тайну, а также срок (75 лет) доступа к архивным документам, содержащим све­дения о личной жизни граждан (за исключением самих этих граж­дан или их наследников).

Такие четко ограниченные сроки доступа к отдельным катего­риям документов в нашей стране были введены впервые. Эти же сроки и порядок доступа к архивным документам отдельных кате­горий более четко даны в «Основах законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архи­вах» (1993).

На основании второго постановления пользователи архивных документов могут обжаловать решения и действия архивных уч­реждений в вышестоящий архивный орган и даже в суд.

г. Много законодательных актов было принято в 1993 г., самым важным из которых был «Основы законодательства Рос­сийской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах» от 7 июля 1993 г., который и сегодня является главным действующим законодательным актом.

Впервые достаточно четко в архивной сфере была разграниче­на компетенция Российской Федерации и ее субъектов. В Основах законодательства выделены три блока полномочий по вопросам архивного дела, отнесенных:

исключительно к ведению Российской Федерации в лице ее органов государственной власти;

к совместному ведению Российской Федерации, республик в составе Российской Федерации, краев, областей, автономных обла­стей и округов, городов Москвы и Санкт-Петербурга;

к самостоятельному решению вышеуказанными субъектами Российской Федерации.

В Основах законодательства впервые в архивной сфере законо­дательно были определены две части Архивного фонда Россий­ской Федерации (АФ РФ): государственная и негосударственная.

В рамках государственной части АФ РФ выделяют четыре ком­плекса архивных документов, фактически, а порой и юридически обособленных по следующим хранилищам: государственным ар­хивам, ведомственным архивам, библиотекам и музеям, отрасле­вым архивным фондам.

Относительно последних следует отметить, что фактически документы в них хранятся постоянно, но в законодательстве впер­вые предусмотрено временное или депозитарное хранение доку­ментов в этих хранилищах.

Итак, в настоящее время существуют три формы хранения до­кументов в государственной части АФ РФ:

постоянное (в государственных архивах, библиотеках, музеях, а также фактически в отраслевых архивных фондах);

депозитарное (в отраслевых архивных фондах);

временное (в ведомственных архивных и отраслевых архивных фондах).

Более подробно организация документов и дел Архивного фонда Российской Федерации будет рассмотрена в главе 3.

Основы законодательства в архивной сфере показывают, что страна действительно строит правовое государство. Сохраняя по ряду позиций централизованный порядок регулирования архивным делом, Основы законодательства демонстрируют и новые подхо­ды к реалиям сегодняшнего дня.

Но жизнь не стоит на месте. Некоторые позиции, отраженные в законодательстве, требуют более детальной, глубокой проработки.

П оэтому в 1998-1999 гг. была подготовлена целая серия до­полнений и изменений в Основы законодательства. В Государствен­ную Думу был внесен проект федерального закона об изменениях и дополнениях в Основы законодательства об архивном деле 1993 г. В настоящее время Федеральной архивной службе предложено раз­работать новый федеральный закон об архивном деле (вместо вне­сения изменений и дополнений в Основы законодательства 1993 г.).

В том же, 1993 году, было принято постановление Президента Рос­сийской Федерации «О порядке ведомственного хранения документов и организации их в делопроизводстве» от 3 марта 1993 г.

См.: Козлов В. П. Архивная реформа: Вопросы научного и методического обеспечения // Отечественные архивы. - 1994. - № 1.

Это постановление явилось одним из основных законодатель­ных актов, принятых в целях регулирования взаимоотношений между учреждениями Государственной архивной службы (в на­стоящее время - Федеральная архивная служба) и центральны­ми органами федеральной исполнительной власти, государствен­ными учреждениями, организациями и предприятиями, а также совершенствования ведомственного хранения документов и орга­низации их в делопроизводстве.

Позднее основные положения этого документа были подтверж­дены в таких законодательных актах, как Положение об Архив­ном фонде Российской Федерации (1994) и Положение о Феде­ральной архивной службе России (1998).

Далее был ряд постановлений и указов Совета Министров и Правительства РФ: постановление «О реализации государственной политики в архивном деле»; Указ Президента Российской Федера­ции «О включении отдельных объектов в государственный свод особо ценных объектов культурного наследия народов Российской Феде­рации» (первый указ был подписан б ноября 1993 г., второй, с точно таким же названием, - 24 января 1995 г., третий - 2 апреля 1997 г.).

Для примера: весь документальный комплекс Российского го­сударственного архива древних актов включен в этот свод. Но речь идет не только об архивах. Достаточно просмотреть очень неболь­шой перечень. Возможен следующий такой указ - тогда государ­ственный свод особо ценных объектов будет пополняться.

1994 г. В этом году был издан Указ Президента Российской Федерации «Об утверждении Положения об Архивном фонде Рос­сийской Федерации и Положения о Государственной архивной службе России». Наряду с Основами законодательства данный Указ об Архивном фонде и Государственной архивной службе является основополагающим законодательным актом в архивной сфере.

В Положении об Архивном фонде Российской Федерации четко закреплен состав государственной и негосударственной частей АФ РФ, отражена сеть федеральных архивов, архивов субъектов Федерации и муниципальных архивов, осуществляющих постоянное хранение документов АФ РФ, указаны порядок и сроки временного, а также депозитарного хранения документов в учреждениях, организациях и предприятиях. Именно в Положении назван полный перечень отрас­левых фондов, о котором будет рассказано ниже.

Затем, в 1994 г., был принят Регламент доступа к материалам прекращенных уголовных и фильтрационно-проверочных дел в государственных и ведомственных архивах Российской Федера­ции. Этот очень важный документ был разработан в соответствии с Основами законодательства и законами Российской Федерации «О реабилитации жертв политических репрессий» и «О государ­ственной тайне». Регламент был призван упорядочить доступ к архивным документам, содержащим сведения о лицах, подверг­шихся политическим репрессиям и реабилитированных, бывших в плену и угнанных в Германию и другие страны Западной Евро­пы в период Второй мировой войны. В 1996 г. действие Регламента было приостановлено.

В прекращенных уголовных и фильтрационно-проверочных делах содержится информация о судьбах миллионов людей; их изучение необходимо для раскрытия полной правды о масштабе и характере массовых политических репрессий в СССРв 30-50-е гг. XX в.

Однако в этих делах имеются документы, содержащие сведе­ния о тайне личной жизни, и иную информацию, способную на­нести моральный ущерб личности, а также материалы оператив­но-проверочного характера.

В Регламенте зафиксирован механизм, позволяющий репресси­рованному или его наследникам на определенный срок закрыть для исследователей доступ к той части документов прекращенного уго­ловного дела, которая непосредственно отражает поведение человека во время следствия (протоколы допросов, очных ставок, заявления). Определена также ответственность пользователя за точность переда­чи, обнародование сведений, затрагивающих честь и достоинство реа­билитированных, их родственников, свидетелей и третьих лиц.

г. Выходит постановление Правительства Российской Фе­дерации «Об утверждении Положения о лицензировании деятель­ности по обследованию состояния архивных фондов, экспертизе, описанию, консервации и реставрации архивных документов». Речь идет о том, что деятельность архивных учреждений должна ли­цензироваться, т.е. о предоставлении права заниматься, допус­тим, экспертизой ценности, консервацией документов, описа­нием документов и т.д.

г. В этот год издаются два Указа Президента Российской Федерации: «О внесении изменений в Положение об Архивном фонде Российской Федерации» от 17 марта 1994 г. и «О структуре федеральных органов исполнительной власти» от 1 августа 1996 г., где сказано о переименовании Государственной архивной службы Российской Федерации в Федеральную архивную службу Россий­ской Федерации.

1998 г. П остановлением Правительства Российской Федерации от 28 декабря 1998 г. утверждается Положение о Федеральной ар­хивной службе России (вместо Положения о Государственной архивной службе России 1994 г.), в котором с учетом современ­ной законодательной базы определены статус Федеральной архив­ной службы России (Росархива), ее права, функции и задачи, масштаб деятельности, внутренняя структура. Особо следует вы­делить, что в компетенцию Росархива входит руководство как архивной, так и делопроизводственной сферой в стране.

Как известно, в России не существует федеральной делопро­изводственной службы: Росархив выступает один в двух лицах.

1999 г. Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 марта 1999 г. «О федеральных государственных архивах» была утверждена структура сети федеральных государственных архивов (см. главу 3).

2002 г. Указом Президента Российской Федерации от 15 марта 2002 г. № 511 был введен в действие новый Классификатор право­вых актов, по которому вопросы делопроизводства и архивного дела внесены в законодательство в области информации и инфор­матизации.

2004 г. Пр инят Федеральный закон «Об архивном деле в Рос­сийской Федерации», в связи с чем утратили свою силу Основы законодательства 1993 г. По ряду позиций закон сохранил преем­ственность, но есть в нем и «потери». Он регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и исполь­зования документов Архивного фонда Российской Федерации (АФ РФ) и собственных архивных документов государственных и не­государственных учреждениий, организациий и предприятий.

Впервые в законе даны определения понятий «документ Архив­ного фонда Российской Федерации» и «документ по личному со­ставу», тем самым повысился статус документов по личному со­ставу в деле их упорядочения и сохранения; также даны трактов­ки двух понятий «временное хранение» - для архивных докумен­тов в целом и для документов АФ РФ. Введены новые понятия - «владелец архивных документов» и «пользователь архивных доку­ментов». Для документов АФ РФ нормативно подтверждены ста­рые и закреплены новые сроки временного хранения документов в организациях до поступления в государственные или муници­пальные архивы. В ст. 4 прописаны полномочия муниципальных образований в области архивного дела; в ст. 6 - состав АФ РФ и порядок включения в него архивных документов, особенности гражданского оборота документов.

Право собственности на архивные документы независимо от их форм собственности охраняется законом. Изъятие архивных доку­ментов возможно только в соответствии с федеральным законо­дательством. Изъятые как вещественные доказательства, они под­лежат возврату собственнику или владельцу.

Сложным остается вопрос о создании архивов в организациях и на предприятиях. В Основах законодательства 1993 г. запрещалось создание тайных архивов, в том числе затрагивающих права и за­конные интересы граждан. Организации и предприятия руковод­ствуются в работе как законодательными и нормативными право­выми актами, так и правилами, установленными архивным орга­ном. Они обеспечивают соответствующие материальные и финан­совые условия.

В законе обобщенно и достаточно подробно прописаны нор­мы, касающиеся сохранности документов в случае ликвидации, банкротства или реорганизации организаций и предприятий. Ряд статей посвящен порядку доступа к архивным документам и их использования, государственного учета документов АФ РФ, от­несения организаций и предприятий к числу источников комп­лектования.

Законодательством Российской Федерации установлена граж­данско-правовая, административная и уголовная ответственность юридических лиц, должностных лиц и граждан.

Современная архивная правовая база не ограничивается лишь законодательными актами в области архивного дела. В стране дей­ствует не менее 50 законодательных актов, прямо или косвенно регулирующих вопросы архивной сферы, - о культуре; информа­тизации и защите информации; государственной тайне; службе внешней разведки; оперативно-розыскной деятельности; авторс­ком праве; о правовой охране программ для ЭВМ и др.

Так, в Уголовном кодексе Российской Федерации впервые прямо упомянуто о документах и правонарушениях, связанных с ними.

В ст. 140 «Отказ в предоставлении гражданину информации» прописано, что гражданин имеет право получить определенную информацию по любому законодательству (архивному и уголов­ному). Ст. 164 «Хищение предметов, имеющих особую ценность» содержит норму о том, что архивные документы имеют особую ценность, рассматриваемую в юриспруденции как вещь, пред­мет движимого имущества. Ст. 188 «Контрабанда» прописывает права граждан, вывозящих за границу документы, представляю­щие государственную и общественную ценность, и права таможни в этой ситуации. О противодействии преступному деянию гово­рится и в ст. 90 - «Невозвращение на территорию Российской Федерации предметов художественного, исторического и архео­логического достояния народов Российской Федерации и зару­бежных стран».

Ст. 243 «Уничтожение или повреждение памятников истории или культуры» - о противодействии преступлению, которое на­носит урон общественной нравственности: по Закону РСФСР «О памятниках истории и культуры» 1976 г. документы были отнесе­ны к памятникам истории и культуры. Ст. 284 - о ее содержании говорит само название: «Утрата документов, содержащих госу­дарственную тайну». Ст. 324 «Приобретение или сбыт официаль­ных документов и государственных наград» - за это преступление предусмотрено наказание штрафом в размере от 100 до 200 мини­мальных размеров оплаты труда. Ст. 325 «Похищение или повреж­дение документов, штампов, печатей» - амплитуда наказаний за данное преступление в совокупности может быть от 200 мини­мальных размеров оплаты труда до лишения свободы на срок от 7 до 12 лет с конфискацией имущества.

В своей деятельности архивы вступают в самые разнообразные отношения с другими сферами: бюджетной (действует бюджетное и налоговое законодательство), имущественной (гражданское за­конодательство), трудовой (законодательство о труде) и т. д.

Федеральные законы и другие нормативные правовые акты, принятые в 1991 - 1996 гг. и составленные научно-справочной биб­лиотекой федеральных архивов, в той или иной степени затраги­вают архивные учреждения. Таких законов свыше 150, из них по собственно архивному законодательству несколько десятков ак­тов, и все они условно разделяются на три группы:

фундаментальные - по всему комплексу вопросов архивной сферы;

по процессам комплектования, хранения, учета и вывода документов;

о доступе к архивным документам и их использовании.

Первую группу представляют главный архивный закон страны - Федеральный закон от 27 октября 2004 г. «Об архивном деле в Российской Федерации» - и Положение об Архивном фонде Рос­сийской Федерации (с дополнением, внесенным Указом Прези­дента от 1 апреля 1996 г.). К ним примыкают законы и положения об архивных фондах и архивах субъектов Российской Федерации.

Во второй группе основное место занимают акты о деятельнос­ти так называемых спецслужб и некоторых других министерств и ведомств - об условиях функционирования их собственных архи­вов и главное - об их праве на долговременное и депозитарное хранение архивных документов. Это - федеральные законы «О внешней разведке» 1996 г. (новая редакция), «О федеральных органах правительственной связи и информации» 1993 г., «Об органах федеральной службы безопасности в Российской Федера­ции» 1995 г., «Об обязательном экземпляре документов» 1994 г.; утвержденные Указом Президента от 14 марта 1995 г. и распоряже­нием от 25 марта 1994 г. Положение о Министерстве иностранных дел Российской Федерации и Положение о Президентском архи­ве; принятый Правительством Российской Федерации 13 декабря 1995 г. Устав Гостелерадиофонда. Эту группу дополняют закон «О вывозе и ввозе культурных ценностей» 1993 г. и постановление Государственной Думы Федерального Собрания Российской Фе­дерации от 21 апреля 1995 г. «О моратории на возвращение куль­турных ценностей, перемещенных в годы Великой Отечествен­ной войны».

См.: Артизов А. Н. Архивное законодательство России: система, проблемы и перспективы (к постановке вопроса) // Отечественные архивы - 1996 - КМ - С. 4-5. " " "

Особенностью третьей группы является то, что входящие в нее акты рассматривают более общие проблемы защиты прав и инте­ресов гражданина, обеспечения информационной открытости общества, соблюдения тайны личной жизни, а также коммерчес­кой и государственной тайны. Сложность объекта правового регу­лирования в этой сфере порождает своеобразное взаимопроник­новение норм законов, поэтому для принятия ответственного ре­шения приходится обращаться к нормам двух или более норма­тивных правовых актов.

Анализ нормативных правовых документов данной группы - тема специального разговора. Перечислим важнейшие акты: феде­ральные законы - «Об оперативно-розыскной деятельности» 1992 г., «О государственной тайне» 1993 г., «Об авторском праве и смежных правах» 1993 г., «Об информации, информатизации и защите информации» 1995 г.; указы Президента Российской Фе­дерации - «О снятии ограничительных грифов с законодатель­ных и иных актов, служивших основанием для массовых репрес­сий» 1992 г., «О Межведомственной комиссии по защите государ­ственной тайны» 1995 г., «Об утверждении перечня сведений, отнесенных к государственной тайне» 1995 г., «Вопросы Межве­домственной комиссии по защите государственной тайны» 1996 г.; постановления Правительства Российской Федерации - «О пе­речне сведений, которые не могут составлять коммерческую тай­ну» 1992 г., «Об установлении порядка рассекречивания и про­дления сроков засекречивания архивных документов Правитель­ства СССР» 1995 г. и «Об утверждении Правил отнесения сведе­ний, составляющих государственную тайну, к различным степе­ням секретности» 1995 г. и др.

Здесь достаточно неполно перечислены законодательные акты, регламентирующие действия с архивными документами и инфор­мацией из них. Но даже из указанного перечня видно, насколько сложно их применять в совокупности при решении конкретной проблемы. Поэтому необходим дальнейший комплексный анализ законодательных актов - архивных и смежных, совершенствова­ние самого архивного законодательства и детальная разработка мер по реализации отдельных законодательных статей.

Правовые отношения в архивном праве строятся вокруг архивного документа. Архивный документ - это материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства. Архивные документы сегодня понимаются как информационные ресурсы, поэтому архивное право тесно связано с информационным правом. Архивное право отвечает за ту область информационных отношений, которая касается вопросов организации хранения, учета и использования архивных документов.

Под источниками архивного права понимаются внешние формы выражения архивно-правовых норм. Основу источников архивного права составляют нормативно-правовые акты архивного законодательства.

Нормативно-правой акт - это правовой акт, принятый полномочным на то правотворческим органом и содержащий правовые нормы, то есть предписания общего характера и постоянного действия, рассчитанные на многократное применение. Нормативные акты издаются органами, обладающими нормотворческой компетенцией, в строго установленной форме. Нормативный акт является официальным документом, носителем юридически значимой информации. По юридической силе все нормативные акты подразделяются на две большие группы: законы и подзаконные акты.

Виды законов:

• 1. Конституция - основополагающий учредительный политико-правовой акт.
• 2. Федеральные конституционные законы, принимаемые в соответствии с Конституцией и посвящены правовым основам общественного и государственного строя.
• 3. Федеральные законы - это акты текущего законодательства, посвященные различным сторонам социально-экономической, политической и духовной жизни общества.
• 4. Законы субъектов Федерации, издаваемые их представительными органами и распространяемые только на соответствующую территорию.

Средством реализации законодательных норм являются подзаконные акты, которые конкретизируют нормы законов или устанавливают новые нормы, но при этом соответствуют законам и не противоречат им:

• 1. указы Президента РФ - высшие по юридической силе подзаконные нормативные акты;
• 2. постановления Правительства РФ - акты исполнительного органа государства;
• 3. приказы, инструкции, положения министерств, регулирующие, как правило, общественные отношения, находящиеся в пределах компетенции данной исполнительной структуры;
• 4. решения и постановления местных органов государственной власти;
• 5. решения, распоряжения, постановления местных органов государственного управления;
• 6. нормативные акты муниципальных (негосударственных) органов;
• 7. локальные нормативные акты - нормативные предписания, принятые на уровне конкретного предприятия, учреждения и организации.

Структура архивного законодательства может быть представлена следующей совокупностью архивных правовых норм и актов архивного законодательства: архивный правовой документ

архивно-правовые нормы международных актов;

архивно-правовые нормы Конституции РФ (ст. 24, 29, 33, 44);

нормативные правовые акты отрасли архивного законодательства (Федеральный закон № 125 от 24 октября 2004 г. "Об архивном деле в Российской Федерации");

архивно-правовые нормы в составе других отраслей законодательства.

В свое время А.Н. Артизов, руководитель Федерального архивного агентства, предложил классификацию правовых актов архивного законодательства по тематическому признаку и условно разделил их на три самостоятельные группы:

• 1) акты фундаментального характера, регламентирующие весь комплекс вопросов, относящихся к компетенции архивного законодательства;
• 2) акты по вопросам комплектования, хранения, учета и вывоза архивных фондов;
• 3) акты о доступе к архивным документам и правилах их использования Артизов А.Н. Архивное законодательство России: проблемы и перспективы // Вестник архивиста. 2002. № 2. С. 100-104..

Исходя из предложенной тематики классификации, группы документов можно представить следующим образом.

Первую группу представляет главный архивный закон страны - Федеральный закон от 24 октября 2004 г. № 125 "Об архивном деле в Российской Федерации". По своему содержанию к нему примыкают законы об архивном деле субъектов РФ, которые в совокупности составляют региональный уровень архивного законодательства России.

Во второй группе основное место занимают акты о деятельности так называемых спецслужб и некоторых других министерств и ведомств, в тексте которых упоминаются условия функционирования их собственных архивов (главным образом, заявляется право на долговременное и депозитарное хранение архивных документов). Это федеральные законы "О внешней разведке" (июль 1992 г., новая редакция - январь 1996 г.), "Об органах федеральной службы безопасности в Российской Федерации" (апрель 1995 г.), "Об обязательном экземпляре документов" (декабрь 1994 г.), а также утвержденные президентским указом от 11 июля 2004 г. Положение о Министерстве иностранных дел Российской Федерации и распоряжением от 25 марта 1994 г. Положение о Министерстве иностранных дел Российской Федерации и о Президентском архиве, принятое Правительством Российской Федерации 13 декабря 1995 г. Устав Гостелерадиофонда. Эту группу дополняют закон "О вывозе и ввозе культурных ценностей" (апрель 1993 г., новая редакция - июль 2009 г.) и постановление Государственной думы Федерального собрания Российской Федерации от 21 апреля 1995 г. "О моратории на возвращение культурных ценностей, перемещенных в годы Великой Отечественной войны", устанавливающие порядок вывоза архивных фондов за рубеж.

Особенностью третьей группы является то, что входящие в нее акты регламентируют не только и даже не столько доступ к архивным документам и правила их использования, сколько рассматривают более общие проблемы защиты прав и интересов гражданина, обеспечения информационной открытости общества, соблюдения тайны личной жизни, коммерческой и государственной тайны. Сложность объекта правового регулирования в этой сфере порождает своеобразное взаимопроникновение и перекрещивание между законами, когда для принятия ответственного решения приходится обращаться к нормам двух-трех и более правовых актов. Важнейшие акты этой группы: это федеральные законы "Об оперативно-розыскной деятельности" (август 1995 г.), "О государственной тайне" (июль 1993 г.), "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" (июль 2006 г.), указы Президента Российской Федерации от 23 июня 1992 г. "О снятии ограничительных грифов с законодательных и иных актов, служивших основанием для массовых репрессий", от 8 ноября 1995 г. "О Межведомственной комиссии по защите государственной тайны", от 30 ноября 1995 г. "Об утверждении перечня сведений, отнесенных к государственной тайне" и от 20 января 1996 г. "Вопросы Межведомственной комиссии по защите государственной тайны", постановления Правительства Российской Федерации от 05 декабря 1991 г. "О перечне сведений, которые не могут составлять коммерческую тайну", от 20 февраля 1995 г. "Об установлении порядка рассекречивания и продления сроков засекречивания архивных документов Правительства СССР" и от 4 сентября 1995 г. "Об утверждении Правил отнесения сведений, составляющих государственную тайну, к различным степеням секретности", от 09 февраля 2009 г. Федеральный закон Российской Федерации № 8-ФЗ "Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления" и ряд других нормативных документов.

Федеральный закон "Об архивном деле в Российской Федерации" - это основной нормативный документ, очень подробно регулирующий вопросы хранения, комплектования, учета и использования всех архивных документов независимо от того, в каком предприятии они образовались и хранятся - государственном, муниципальном или частном.

Функциональное назначение закона, это, в первую очередь, регулирование отношений в сфере организации хранения архивных документов (независимо от их форм собственности), а также "...отношений в сфере управления архивным делом в Российской Федерации в интересах граждан, общества и государства" (ст. 1 Закона). Во-вторых, одновременно закон призван выполнить роль правового стержня отечественного законодательства об архивном деле. Подчеркнем, что нормы, зафиксированные в законе, имеют правовой приоритет в отношении положений других законов, нормативно-правовых актов РФ и ее субъектов, а также муниципальных правовых актов об архивном деле (ст. 2 Закона). В-третьих, закон устанавливает базовую терминологию, применяемую в области архивного дела. И, наконец, закон разграничивает полномочия Российской Федерации, ее субъектов, а также муниципальных образований в области архивного дела.

Архивное дело России сегодня построено в соответствии с едиными принципами организации архивного дела, хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации, в настоящее время создана единая нормативно-методическая база для функционирования архивных учреждений. Поэтому приведение правовой базы архивного дела в соответствие с требованиями современного гражданского общества потребует также разработать состыкованное с законодательством об архивном деле законодательство смежных отраслей (библиотечное, музейное дело и т.д.), законодательство о документообороте (или документационном обеспечении управления), в том числе электронном. Особое внимание необходимо будет уделить принципам коммерческого использования информационных ресурсов, создаваемых архивами в ходе сотрудничества с разнообразными пользователями; вопросам собственности на эти ресурсы; регламентам публичного доступа к информации, предназначенной для использования в государственных информационных сетях.

Кроме законодательных актов, в 1995 г. впервые появляется Концепция автоматизации архивного дела в России - первый документ о принципах и направлениях информатизации на уровне всей отрасли. Утверждение Концепции стало важным шагом в плане ликвидации стихийности в процессах автоматизации архивного дела в стране и послужило основой для разработки Программы информатизации архивного дела в России на 1997--2000 гг.

Главная цель Концепции - преодоление существующих различий во внедрении автоматизированных архивных технологий в различных архивх (как в теоретических подходах, так и в конкретных технологических решениях) и осуществление реальной интеграции информационных ресурсов на межархивном уровне. Особо необходимо отметить, что в Концепции впервые были сформулированы принципы информатизации архивного дела:

преемственность автоматизированных архивных технологий по отношению к традиционным;

системность в реализации принципов автоматизации (на уровне архива и межархивном уровне);

внутриотраслевая унификация автоматизированных архивных технологий;

сопряженность информационных систем вне рамок отрасли (государственных архивов и ведомственных архивов учреждений - источников комплектования, учреждений - потребителей информации, других информационных систем - национальных и меж- дународных) .

В последующем эти вопросы были сформулированы в Программе информатизации архивного дела (1997--2000), которая была нацелена на решение следующих задач: 1) организацию и проведение научных и методических разработок по проблемам информатизации отрасли; 2) подготовку компетентных кадров, владеющих современными технологиями; 3) организационные и практические работы.

Вслед за вышеперечисленными документами вопросы автоматизации архивного дела поднимаются в таких документах, как Федеральная целевая программа "Развитие и сохранение культуры и искусства РФ" 1997--1999 гг. (1996) с подпрограммой "Развитие архивного дела"; Федеральная целевая программа "Культура России" на 2001--2005 гг. (2000) с подпрограммой "Архивы России"; Федеральная целевая программа "Электронная Россия" на 2002-- 2010 гг. (2002); Федеральная целевая программа "Информатизация Федерального архивного агентства и подведомственных ему учреждений на 2011--2020 гг." (2010).

Разработка и реализация на практике положений этих документов позволили начать массовое внедрение автоматизированных технологий в деятельность архивов страны, сформировать основные направления и пути автоматизации работы архивов. Главной целью проводимых мероприятий стало создание и функционирование системы архивного обслуживания, способной обеспечить гражданам максимально быстрый, свободный и качественный доступ к архивным документам и необходимой архивной информации, а также сохранение национального культурного наследия.

Для достижения целей информатизации необходимо было решить следующие тактические задачи:

• 1) внедрение информационных технологий в деятельность архивов страны, в том числе автоматизация таких направлений работы, как архивный учет, научно-справочный аппарат, поиск и пр.;
• 2) создание единой архивной сети, разработка интернет-сайтов федеральных и региональных архивов и развитие портала "Архивы России", в том числе и перевод его на английский язык;
• 3) создание полнотекстовых баз данных по архивным документам.

Вплотную к вопросам внедрения новых информационных технологий в деятельность архивов подошли в 1990-е гг., т. к. уже сложились определенные предпосылки к этому, в частности развитие автоматизированных систем управления на предприятиях и появление машиночитаемых документов, которые необходимо было сдавать на архивное хранение, а также быстрое распространение персональных компьютеров.

Основными направлениями внедрения автоматизированных технологий стало комплектование архивов, проведение экспертизы ценности документов, учет архивных документов, создание научно-справочного аппарата. Так, например, для проведения экспертизы ценности документов начали разрабатывать электронные справочники по срокам хранения документов, для комплектования - базы данных об организациях - источниках комплектования федеральных, региональных и иных архивов, и т. д. Однако основным достижением автоматизации архивов была разработка единого программного обеспечения для комплексной автоматизации всех направлений деятельности архивных учреждений. Так, стали создаваться единые базы данных для проведения комплектования архивными документами и экспертизы ценности документов; по учету документов (как внутриархивные, так и межархивные); научно-справочные аппараты в электронном виде (электронный НСА); базы данных в области учета использования архивных документов и базы данных в области управления архивами. В середине 1990-х гг. во ВНИИДАДе был разработан программный комплекс "Архивный фонд", предназначенный для автоматизации процесса учета архивных документов. Кроме того, для реализации задач ведения централизованного государственного учета, научно-справочного аппарата и контроля за обеспечением сохранности архивных документов был разработан ПК "Фондовый каталог".

Преимущества автоматизированной системы "Архивный фонд" заключались в многофункциональности, комплексном подходе к автоматизации архивных операций и выполнении таких задач, как: 1) учет документов; 2) контроль за хранением документов, наличием и физическим состоянием дел; 3) контроль за состоянием научно-справочного аппарата; 4) поиск документов (на уровне фонда, описи, дела, документа, документной информации); 5) ведение автоматизированного научно-справочного аппарата (список фондов, путеводитель, описи, каталоги).

За последнее десятилетие программа претерпела существенные изменения, и на сегодняшний день она представляет собой программный комплекс, который может работать в нескольких режимах (обслуживать пользователей различных типов), решать несколько задач одновременно и выполнять основные операции по работе с архивными документами в сетевом режиме.

Происходит постоянное наращивание количества выполняемых системой функций. Так, например, по сравнению с первоначальной версией, сегодня программа позволяет вести не только учет документов на бумажном носителе, но и кино-, видео-, аудиоматериалов на электронных носителях. Кроме того, программа позволяет работать с документами в электронном виде и в случае необходимости распечатывать, заверять их, переводить на бумажный носитель. ПК "Архивный фонд" - программное обеспечение, которое создавалось централизованно, в настоящее время является типовым для архивов страны. Этот ПК внедрен во всех 14 федеральных архивах страны, многих региональных и муниципальных архивах.

Одновременно с разработкой и внедрением АИС "Архивный фонд" велись работы над программным комплексом "Фондовый каталог" - системой, позволяющей выбирать конкретный архив, нужный пользователю, и в дальнейшем переходить к работе непосредственно с ним. Система "Архивный фонд" интегрирована в программу "Фондовый каталог": экспорт данных проводится достаточно быстро и не требует дополнительных усилий.

Кроме того, был разработан программный комплекс "Центральный фондовый каталог", предоставляющий пользователям информацию об архивных фондах, хранящихся во всех федеральных архивах, государственных и муниципальных архивах субъектов Российской Федерации. Тестовый вариант программы был запущен в конце 2011 г. и доступен всем желающим. Он располагается по адресу: http://212.34.41.11/CFC-search/. По состоянию на начало 2013 г. в каталоге была представлена информация о 12 федеральных архивах страны.

Важным направлением автоматизации архивов стала разработка научно-справочного аппарата (НСА) к архивным документам на бумажных и электронных носителях. Следует отметить, что под научно-справочным аппаратом понимается совокупность описаний документов, помещенных в базы данных, автоматизированных средств поиска информации и представления результатов поиска. Проблема, с которой пришлось столкнуться в процессе разработки системы, была связана с унификацией архивного описания, т. к. каждая самостоятельно созданная архивами база данных учитывала свои требования к описанию документов. Разработка ПК по НСА архива подтолкнула процессы по унификации и стандартизации описания и способствовала созданию единообразного научно-справочного аппарата.

Другим значимым направлением автоматизации стало создание единой информационно-поисковой архивной системы России. Такая система включает два уровня: межархивные и внутриархив- ные базы данных. Межархивные БД - это научно-справочный аппарат по документам различных архивов, объединенных одной тематикой. Например, еще в 1980-е гг. были разработаны такие проекты, как Автоматизированная информационно-поисковая система "Победа Великой Октябрьской революции и борьба за установление и упрочение советской власти" ("Документы Великого Октября"), "История памятников архитектуры и градостроительства Москвы, Ленинграда и пригородов". Они стали первым опытом межархивных систем.

Внутриархивный научно-справочный аппарат формируется из электронных каталогов, электронных путеводителей, электронных обзоров (тематических, фондовых), электронных описей, электронных каталогов, электронных картотек. Преимущество таких баз данных заключается в том, что они не только упрощают поиск необходимых документов, но и становятся основой для создания аналоговых документов. К сожалению, они доступны чаще всего для посетителей читальных залов самих архивов.

Новым направлением в автоматизации стало создание полнотекстовых баз, в которых, кроме карточек на тот или иной фонд или документ, представлены оцифрованные копии документов, снабженные пояснительной запиской и поисковыми данными.

В коммерческих компаниях вопросы хранения документов, в т. ч. кадровых, обсуждаются довольно часто. Причем руководители нередко занимают в этих дискуссиях довольно легкомысленную позицию, и в итоге процесс хранения документации оказывается не выстроен. В то же время законодательство определяет виды собственности на архивные документы, взаимоотношения государства и коммерческих организаций в области архивного дела, устанавливает сроки хранения документов Архивного фонда РФ, а также документов по личному составу. Отдельные нормативные акты содержат перечни документов, подлежащих обязательному хранению, порядок и сроки их хранения.

На архивные процессы в организации влияет множество правовых актов, чаще всего слабо связанных друг с другом. Для того чтобы статья не превратилась в их перечисление, сразу введем рамки. Полагаем, что, рассказывая о правовых основах деятельности архивов коммерческих организаций, имеет смысл отталкиваться от реального значения той или иной операции в процессе функционирования архива.

С этой точки зрения регулирование архивной деятельности в коммерческих компаниях распадается на несколько направлений. Прежде всего это собственно хранение документов, естественным образом включающее в себя создание архива организации. Вторая часть — это использование документов. И третья — судьба архивных документов в случае прекращения деятельности организации. Отдельно обсудим ответственность за несоблюдение правил хранения документов.

Документы — собственность частная?

Прежде чем решить вопрос, должна ли организация хранить свои документы, нужно понять, какие бумаги могут оказаться в ее хранилище и кому они могут принадлежать. Как ни странно, ответ на этот вопрос будет неоднозначным.

Основным законом, определяющим государственную политику в области архивного дела, является Федеральный закон от 22.10.2004 «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее — Закон об архивном деле).

Согласно пункту 5 ст. 14 этого Закона при работе с архивными документами организации и граждане руководствуются законодательством РФ, законодательством субъектов РФ и муниципальными правовыми актами. А согласно пункту 1 ст. 17 организации обязаны обеспечивать сохранность архивных документов в течение сроков их хранения.

Законом вводится понятие собственности на архивные документы, которая может быть государственной, муниципальной и частной. К последней относятся документы организаций, действующих на территории РФ и не являющихся государственными или муниципальными (ст. 9 Закона об архивном деле).

Могут ли документы, хранящиеся в коммерческой компании, быть государственной или муниципальной собственностью?

Документы, остающиеся федеральной собственностью, собственностью субъекта РФ или муниципальной, могут оказаться у организации в случае ее приватизации или если она присоединила к себе ранее приватизированную организацию (п. 4 ст. 10 Закона об архивном деле).

Обращение с этими документами регулируется Положением о порядке учета архивных документов при приватизации государственного и муниципального имущества (далее — Положение), утв. приказом Росархива от 06.11.1996 № 54 и распоряжением Госкомимущества России от 22.10.1996 № 1131-р.

Согласно п. 6 Положения «указанные документы исключаются из состава имущества приватизируемой организации и остаются в государственной или муниципальной собственности независимо от места их будущего хранения», а организация-правопреемник становится их временным хранителем, обязанным обеспечить сохранность документов и возможность их использования в соответствии с действующим законодательством. В дальнейшем эти документы передаются на хранение в государственные и муниципальные архивы (п. 7 Положения).

Проиллюстрируем применение этих нормативных актов двумя случаями из судебной практики.

ПРИМЕР

Представители администрации г. Кемерово потребовали от ОАО «Сибирьтелеком» предоставить информацию о сетях телефонной канализации, опираясь на п. 4 ст. 10 Закона об архивном деле, т. к. общество было создано в порядке присоединения к ОАО «Электросвязь», образованному в результате приватизации государственного предприятия связи и информатики «Россвязьинформ». Представители администрации полагали, что, являясь законным собственником архивной документации, они должны иметь свободный доступ к документам, находящимся на временном хранении у правопреемника государственного предприятия.

В силу пп. 5 и 6 Положения перечень видов и объемы документов, не подлежащих приватизации, указываются в ее типовом плане, исключаются из состава имущества приватизируемой организации и остаются в государственной или муниципальной собственности независимо от места их будущего хранения.

По результатам исследования представленного плана приватизации ОАО «Электросвязь»(п. 8) суды установили отсутствие истребуемых истцом документов в перечне объектов, не подлежащих приватизации. Учитывая, что собственнику принадлежит право свободно распоряжаться своим имуществом, суды пришли к выводу, что предоставление какой-либо документации, сведения в которой содержит архивные данные о сетях телефонной канализации, в т. ч. для целей решения вопросов местного значения, находится в ведении самого держателя архива(см. постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 06.05.2010 по делу № А27-12605/2009).

ПРИМЕР

Общество «УралТИСИЗ» обратилось с иском об истребовании из владения ООО «Тагилизыскания» материалов инженерных изысканий. В рассмотрении дела участвовала администрация г. Нижний Тагил в лице отдела по делам архивов администрации г. Нижний Тагил. Суть дела состояла в том, что общество «Тагилизыскания» передало технические отчеты в муниципальный архив г. Нижний Тагил, а «УралТИСИЗ» утверждал, что он как правопреемник государственного предприятия «Трест „УралТИСИЗ“» является собственником данных документов.

Администрация же в отзыве на кассационную жалобу просила оставить обжалуемые судебные акты без изменения по причине того, что общество «УралТИСИЗ» не является собственником архивных документов: нижнетагильское отделение уральского треста инженерно-строительных изысканий до момента приватизации было государственной организацией, в связи с чем созданные в процессе его деятельности документы являются государственной собственностью и не подлежат приватизации.

Как выяснила комиссия по сохранности архивных документов администрации г. Нижний Тагил, 10.02.2001 «Тагилизыскания» обязали передать документы нижнетагильского отделения уральского треста инженерно-строительных изысканий в отдел по делам архивов администрации города. Данное решение было вызвано тем, что у обществ «УралТИСИЗ» и «Тагилизыскания» отсутствовали условия для хранения документов.

Суд постановил решения предыдущих инстанций оставить без изменений, кассационную жалобу «УралТИСИЗ» — без удовлетворения (постановление ФАС Уральского округа от 05.08.2008 № Ф09-5491/08-С6 по делу № А60-25549/2007).

Как мы видим, документы, созданные до приватизации, могут стать камнем преткновения в спорах организаций.

Кроме того, согласно ст. 11 Закона об архивном деле архивные документы, относящиеся к Архивному фонду РФ, могут быть объектом купли-продажи. Это не означает, что компания может продать свой архив, — речь идет об обороте культурных ценностей. Таким образом, фирма может приобрести подобные документы.

Документы, находящиеся в частной собственности, могут быть включены в состав Архивного фонда РФ на основе договора между собственником или владельцем архивных документов и государственным или муниципальным архивом и т. д. (п. 7 ст. 6 Закона об архивном деле).

Итак, государственные и муниципальные документы разнообразными способами могут просочиться в архивы частных организаций, и именно на последние в этом случае будут возложены обязательства по их сохранению в соответствии с правилами государственного архивного дела.

Какие обязанности есть у коммерческих компаний, владеющих документами, находящимися в государственной или муниципальной собственности?

Негосударственные организации обязаны отбирать и передавать в упорядоченном состоянии в государственные и муниципальные архивы, находящиеся в их владении, архивные документы, отнесенные к государственной или муниципальной собственности (п. 3 ст. 23 Закона об архивном деле). Соответствующие расходы возмещает государство или муниципалитет.

ПРИМЕР

Постановление правительства Московской области от 04.07.2006 № 625/25 «Об утверждении Порядка возмещения за счет средств бюджета Московской области расходов негосударственных организаций по отбору и передаче в упорядоченном состоянии архивных документов, отнесенных к собственности Московской области, в государственные архивы Московской области».

Однако нормы о возмещении расходов неоднократно вызывали споры между архивами и компаниями — вплоть до судебных процессов.

ПРИМЕР

В октябре 2010 г. Национальный архив Республики Карелия отказал в приеме на государственное хранение документов по личному составу ОАО «Онежский тракторный завод» (определение ВАС РФ от 01.12.2010№ ВАС-12041/10 по делу № А26-12744/2009). Дело рассматривалось в Арбитражном суде Республики Карелия. Суд установил, что общество, не имея соответствующего договора с архивом, заявило о передаче на хранение только документов по личному составу, и признал отказ в приеме этих документов незаконным, нарушающим права граждан — работников общества, удовлетворив требования предприятия.

ПРИМЕР

В 2008 г. Высший Арбитражный Суд РФ рассмотрел спор Российской акционерной агростроительно-промышленной корпорации «Росагропромстрой» с Государственным архивом РФ. Компания заключила с архивом договор на подготовку хранилища для приема документов постоянного хранения по личному составу Министерства сельского строительства РСФСР за 1967—1985 гг. и Всероссийского объединения межколхозных строительных организаций «Росколхозстройобъединения» за 1967—1985 гг. и пыталась возместить расходы на основании ч. 3 ст. 23 Закона об архивном деле. Суд признал, что норма закона не предусматривает возмещения расходов, произведенных на указанные цели (определение ВАС РФ от 14.05.2008 № 4423/08 по делу № А40-11073 / 07-86-33).

Быть или не быть архиву?

До настоящего времени вопросы вызывает сама необходимость создания архива в коммерческой организации.

Право компаний на создание в своей структуре архивов в целях хранения и использования архивных документов закреплено в ст. 13 Закона об архивном деле. То есть в принципе данный вопрос оставлен на усмотрение самой организации. Нетрудно представить ответ представителей бизнеса.

Тем не менее помимо указанного Закона есть целый ряд нормативных актов, регламентирующих хранение документов коммерческих организаций и иногда прямо указывающих на необходимость создания архива. Их можно разделить на несколько групп, о каждой из которых мы поговорим отдельно.

Группа 1. Нормативные акты, регулирующие формы предпринимательской деятельности

Если речь заходит о государственном регулировании коммерческой деятельности, то прежде всего упоминаются следующие законы:

• Федеральный закон от 26.12.1995 «Об акционерных обществах» (далее — Закон об АО);
• Федеральный закон от 08.02.1998 «Об обществах с ограниченной ответственностью»(далее — Закон об ООО);
• Федеральный закон от 14.11.2002 «О государственных и муниципальных унитарных предприятиях» (далее — Закон № 161-ФЗ).

В каждом из них есть статьи, посвященные хранению документов.

ПРИМЕР

Так, в п. 1 ст. 89 Закона об АО приводится открытый перечень наиболее важных документов, подлежащих хранению. Согласно пункту 2 этой же статьи общество хранит документы по месту нахождения его исполнительного органа в порядке и в течение сроков, установленных Банком России.

Нормативно-правовую базу делопроизводства в современной России составляет совокупность законодательных актов Российской Федерации, правовых и нормативных актов и методических документов, регламентирующих вопросы создания, технологию обработки и хранения управленческой документации, а также регулирующих работу служб делопроизводства на всех уровнях управления.

В законодательстве о делопроизводстве исторически сложилось так, что нормы, правила, требования по делопроизводственному обеспечению управления оказались рассеянными по целому ряду законодательных и нормативных актов. Знание этих документов необходимо не только специалистам в области делопроизводства и архивного дела, но и руководителям всех уровней и всем тем, кто по роду своей деятельности связан с подготовкой управленческой документации. Ниже будут приведены лишь краткие характеристики законодательных и нормативных актов, содержащих как отдельные требования по организации делопроизводства и оформлению служебных документов, так и целиком посвященные данным вопросам, при этом акты, имеющие первостепенное значение, будут выделены особо.

Исходным правовым актом, определяющим государственную политику в сфере информационно-документационного обмена, является Конституция Российской Федерации. В Конституции записано: «Каждый имеет право свободно искать, получать, передавать, производить и распространять информацию любым законным способом...». Это положение развито в важнейшем правовом акте - Федеральном законе «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ.

Федеральный закон содержит ряд основополагающих положений по документационному обеспечению управления. Закон определил порядок обязательного документирования информации и перевода ее в информационные ресурсы, сформулировал необходимую терминологию (информация, документированная информация и др.), обязал предприятия и организации всех форм собственности предоставлять соответствующую требуемую информацию органам государственной власти.

Гражданский кодекс РФ установил правовые основы не только деятельности юридических лиц, но и ее документирования. В ряде статей ГК установлены требования к содержанию устава и учреди-тельного договора, на основании которого действуют юридические лица. одексом РФ об административных нарушениях предусматриваются административные санкции за нарушение правил хранения, комплектования, учета и использования архивных документов.

Уголовный кодекс РФ установил уголовную ответственность за неправомерные действия с документами и информацией.

Назовем также ряд Указов Президента РФ: «Об утверждении Перечня сведений, отнесенных к государственной тайне»; постановлений Правительства РФ: «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи», «Об утверждении правил отнесения сведений, составляющих государственную тайну, к различным степеням секретности», «О развитии единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации», «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету федеральными государственными органами работников, выезжающих и приезжающих в служебные командировки», «Об утверждении типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти».

Значение данных правовых актов для функционирования делопроизводственной системы страны видно из самих названий этих документов.

Ряд законодательных актов Российской Федерации (Законы «О Государственном гербе Российской Федерации», «О государственном языке Российской Федерации», «О языках народов Российской Федерации», «Об участии в международном информационном обмене», «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименованиях мест происхождения товаров», «Об обязательном экземпляре документов», «Об электронной цифровой подписи», «О коммерческой тайне», «Об архивном деле в Российской Федерации», «О бухгалтерском учете» и др.) содержит нормы, которые должны учитываться при составлении, оформлении и хранении деловых документов. Законодательное и нормативное регулирование организации работы архивов представлено на рисунке 1.

Рисунок 1 - Законодательное и нормативно-методическое регулирование организации работы архивов

Положения, требования, правила этих документов достаточно полно будут реализованы в дальнейшем изложении.

· Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ).

· Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденная приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 8ноября 2005г. №536.

· Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004№ 125-ФЗ.

· ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

ГСДОУ в настоящее время пока остается наиболее полным общеотраслевым нормативным актом, регламентирующим работу с деловыми документами. Как уже было сказано выше, нормы и правила ГСДОУ базируются на основных положениях Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД), созданной в СССР еще в 1973 г. и сыгравшей важную роль в оптимизации документационных процессов в отечественной экономике.

ГСДОУ представляет собой совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях, в учреждениях и общественных организациях. Основная цель разработки - упорядочение документооборота, сокращение количества и повышение качества документов, создание условий для эффективного применения прогрессивных технических средств и технологий сбора, обработки и анализа информации.

Кроме того, ГСДОУ обеспечивает нормативное закрепление изменений, связанных с появлением негосударственных форм собственности и совершенствованием работы аппарата управления.

В ближайшие годы планируется разработка новой редакции ГСДОУ как системы норм, требований, положений, регламентирующих основные правила работы с документами на предприятиях и в организациях. Принципиальное отличие такой системы состоит в том, что она будет представлять собой единый комплекс автоматизированного документирования и документооборота на базе новых информационных технологий (современные текстовые редакторы, электронная почта, Интернет, автоматизированная номенклатура дел и т. д.).

Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти устанавливает общие требования к функционированию служб ДОУ, документированию управленческой деятель-ности и организации работы с документами в федеральных органах исполнительной власти -министерствах, агентствах, службах.

Типовая инструкция, отражая определенную специфику подготовки нормативной документации федерального уровня, по содержанию и оформлению документов увязана с действующим национальным (государственным) стандартом ГОСТ Р 6.30-2003 в отношении требований к оформлению управленческой документации.

Федеральный закон регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в РФ в интересах граждан, общества и государства. Наряду с данным основополагающим законом в стране действуют ряд нормативных актов разного уровня по обеспечению сохранности документов, на которые по мере необходимости в настоящем пособии будут делаться ссылки.

Национальный государственный стандарт России ГОСТ Р 6.30-2003 является важнейшим нормативным документом по оформлению деловой документации. Стандарт принят постановлением Госстандарта России (теперь -Федеральное агентство по техническому регулированию и метрологии) от 3 марта 2003 г. № 65-ст.. В стандарте отражены проверенные временем требования к оформлению управленческих документов, оговоренные в ранее действовавших, а затем отмененных стандартах ГОСТ Р 6.30-97 и его предшественников ГОСТ 6.38-72 и ГОСТ 6.39-72

Требования ГОСТ Р 6.30-2003 распространяются на организационнораспорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД) - постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и другие документы, включенные в ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой до-кументации» (ОКУД, класс 0200000). Стандарт устанавливает: состав реквизитов документов, требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного Герба Российской Федерации.

В свете вступившего в силу с 1 июля 2003 г. Федерального закона «О техническом регулировании» от 27 декабря 2002 г. № 184-ФЗ, который ввел в практику добровольное использование национальных стандартов, в ГОСТ Р 6.30-2003 внесена принципиально новая запись о рекомендательном характере его требований. Поскольку в стране действует единственный стандарт на оформление организационно-распорядительной документации, то добровольность не следует истолковывать как необязательность. Речь может идти только о некоторых послаблениях в оформлении документов по сравнению с ранее действовавшим стандартом ГОСТ Р 6.30-97.

Кроме уже названных нормативно-методических документов в стране действуют нормы и правила работы с рядом специфических документных образований, которые регламентируются специальными нормативноправовыми актами. Речь идет о бухгалтерской, кадровой, торговой и других видах документации.

Названные нормативно-правовые и методические документы служат базовыми источниками для разработки собственных положений (инструкций) по делопроизводственному обеспечению управления конкретной организации, фирмы.

В соответствии с Конституцией Российской Федерации архивное дело находится в совместном ведении Российской Федерации и субъектов Российской Федерации. Отношения в сфере организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации, а также отношения в сфере управления архивным делом регулируются принятым 22 октября 2004 года Федеральным Законом «Об архивном деле в Российской Федерации»; 29 августа 2005 года принят Закон Омскской области «Об архивном деле в Омскской области», которыми определены полномочия и разграничение собственности органов государственной власти и местного самоуправления в сфере архивного дела.

Кроме того, законодательство об архивном деле в Российской Федерации состоит из принимаемых, в соответствии с выше названными законами иных нормативных правовых актов Российской Федерации, законов и иных нормативных правовых актов субъектов Российской Федерации. К ним относятся:

· Постановления правительства РФ от 20 февраля 1995 г. № 170 «Об установлении порядка рассекречивания и продления сроков засекречивания архивных документов Правительства СССР»:

· Постановление Правительства РФ от 5 июля 2001 г. № 504 «Об общероссийском мониторинге состояния и использования памятников истории и культуры, предметов Музейного фонда Российской Федерации, документов библиотечных фондов, Архивного фонда Российской Федерации, а также кинофонда»;

· Постановление Правительства РФ от 17 июня 2004 г. № 290 «о Федеральном архивном агентстве»;

· Регламент государственного учета документов государственной и негосударственной частей Архивного фонда РФ, утв. Приказом Росархива от 11 марта 1997 г. № 11;

· Регламент государственного реестра уникальных документов Архивного фонда РФ, утв. Приказом Росархива от 09 октября 2001 г. № 75.

2 Анализ организации и комплектования Архивного фонда Государственного учреждения «Объединённый военный комиссариат Хорошёвского района»

2.1 Характеристика деятельности Государственного учреждения «Объединённый военный комиссариат Хорошёвского района»

Основными задачами архива являются:

· информационное обеспечение органов государственной власти, использование и публикация документов;

· создание информационно-поисковых систем, банков и баз данных о документах Архива;

· комплектование архива документами Архивного фонда Омскской области.

Введение научно-исследовательской и методической работы в области архивоведения, документоведения и археографии.

Архив в соответствии с возложенными на него задачами выполняет следующие функции:

· осуществляет хранение и государственный учет документов и представляет в архивный отдел администрации Омскской области сведения для государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации;

· осуществляет меры по улучшению физического состояния документов, проводит их реставрацию, консервацию, страховое копирование. Ведет выявление и учет особо ценных документов;

· разрабатывает в установленном порядке ведет списки объединений, предприятий, учреждений и организаций и иных собственников, документы которых подлежат передаче на хранение в Архив, организует сбор и осуществляет прием документов на постоянное хранение;

· принимает в установленном порядке меры к пополнению Архива документами, находящимися в собственности негосударственных учреждений,

общественных организаций и граждан, к выявлению и получению из зарубежных и других российских архивов подлинников и копий архивных документов своего профиля.

При Архиве действует дирекция - для рассмотрения важнейших вопросов организации и деятельности Архива, контроля и проверки исполнения, выполнения планов и программ, подбора и расстановки кадров, заслушивания отчетов структурных подразделений Архива.

Директор архива:

· организует деятельность Архива и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на Архив задач.

· распределяет обязанности между заместителями.

· составляет структуру и представляет штатное расписание на утверждение председателю комитета по делам архивов Омскской области, определяет порядок и размеры премирования.

· издает в пределах своей компетенции приказы, дает указания, проверяет их исполнение.

· утверждает положения о структурных подразделениях Архива методических совещательных органах.

· вносит предложения по составу Научного совета Архива на утверждение комитета по делам архивов Омскской области.

· осуществляет прием и увольнение работников Архива, не входящих в номенклатуру архивного отдела администрации Омскской области.

· решает вопросы выдачи документов учреждениям и организациям временное пользование, для публикации, работы исследователей в читальном зале Архива.

· организует повышение квалификации работников Архива.

· разрабатывает и проводит мероприятия по научной организации труда, внедряет прогрессивные формы и методы работы по социально-экономическим вопросам.

· обеспечивает техническую эксплуатацию помещений Архива, соблюдение правил пожарной безопасности, внедрение в практику рациональных систем хранения документов

· определяет потребности архива в оборудовании и материала.

Организационно - управленческая структура предприятия представляет

собой совокупность горизонтальных и вертикальных связей, обеспечивающих упорядоченность, координированность, регулируемость деятельности, а также ее ориентацию в определенном направлении.

Основу данной структуры составляют отношения иерархической соподчиненности, которые оказывают определяющее влияние на организационно - управленческий отношения, непосредственного взаимодействия, как вертикальные между вышестоящими и нижестоящими звеньями управления, так и горизонтальные, например, между смежными отделами.

Данная структура является информационной, основные потоки информации следующие:

По вертикали сверху вниз - плановая, нормативная, инструктированная и руководящая информация;

По вертикали снизу вверх - аналитическая, фактическая, рекомендательная информация и запросы к руководству;

По горизонтали - информация, обеспечивающая взаимокоординацию деятельности.

Данная организационная структура является линейно -функциональной, т.е. структура основанная на сочетании преимуществ линейной и функциональной форм. Данный подход обеспечил качественное новое разделение труда, при котором линейные руководители сохранили за собой право отдавать распоряжения и принимать решения при участии и помощи функциональных служб.

Эта структура сохраняет принцип единоначалия, т.е линейный руководитель устанавливает очередность в решении комплекса задач, определял главную задачу на данном этапе, а также время и конкретных исполнителей.

Деятельность функциональных руководителей сводится к поискам рациональных вариантов решения задач, к умелому доведению своих рекомендаций до линейного руководителя, который на этой основе сможет обеспечить эффективное управление.

Но, отсутствие гибкости и динамичности затрудняет достижение поставленной цели; постоянная необходимость в согласовании принимаемых решений, что вызывается решением производственных задач, обусловленных новыми целями функционирования и требующих определенных знаний. Это приводит к замедлению сроков реализации целей и росту управленческих расходов.

Роль документов для Государственного учреждения «ОВК Хорошёвского района» велика. Вся деятельность отделов документируется. Документы в зависимости от обслуживаемой ими сферы человеческой деятельности разделяются на управленческие, научные, технические, технологические, производственные.

Важное значение имеют нормативно-методические документы, регламентирующие деятельность Государственного учреждения «Объединённый военный комиссариат Хорошёвского района (ОВК Хорошёвского района)». Каждый отдел имеет перечень нормативных документов, которыми руководствуются в работе, а также УСД, государственные стандарты, перечни. Все отделы архива ежемесячно составляют отчеты, планы.

Документы дают информацию о проделанной работе, служат для планирования работы в дальнейшем, дают полное представление о деятельности «ОВК Хорошёвского района» , о деловых связях.

Информационно-документационное обеспечение, являясь важнейшей обслуживающей функцией управления, нуждается в тщательной, продуманной организации, которую должно выполнять специальное структурное подразделение, но как таковой службы ДОУ в «ОВК Хорошёвского района» нет за делопроизводство отвечают конкретные специалисты, назначаемые приказом директора.

Структура службы и ее задачи, как правило, соответствуют технологической цепочке операций, проводимых с документами, начиная с приема и распределения документов и кончая сдачей их в архив учреждения.

В технологической цепочке обработки и движения документов можно выделить следующие этапы:

· прием и первичная обработка документов;

· предварительное рассмотрение и распределение документов;

· регистрация;

· контроль за исполнением документов;

· информационно-справочная работа;

· исполнение документов и отправка.

Рациональная организация документационного обеспечения деятельности учреждений, организаций и предприятий требует достаточного количества работников этой службы.

Основными факторами, определяющими количество и состав работников службы, являются объем документооборота, общая численность работников учреждения и степень автоматизации и механизации обработки информации и документов.

Дублирование операций, разделение труда закрепляется должностными инструкциями, в которых определено его организационно-правовое положение в структурном подразделении.

Документооборот - прохождение документа в учреждении с момента создания до завершения исполнения или отправки.

Увеличение объемов и сложности задач объективно обуславливает рост документационных потоков. Однако имеет место и неоправданное возрастание количества создаваемых и обрабатываемых в учреждениях, организациях и на предприятиях документов.

Главным направлением упорядочения документирования, сокращение числа документов является создание унифицированных систем, строго устанавливающих состав применяемых документных форм и регламент пользования ими.

Унификация позволяет упорядочить образование документов, внести в этот процесс научную основу и тем самым способствует сокращению объемов документооборота.

Большая роль в сокращении объема документооборота принадлежит контролю и проверке исполнения. Установлена определенная математическая зависимость между качеством работы контрольной службы и ростом объема документооборота: чем лучше контроль, тем больше поручений исполняется в срок, тем меньше возникает непредусмотренных документов.

Немалые резервы сокращения объема документооборота имеются в организации копирования и размножения документов. Нередко документы размножаются сверх тиража без всякой надобности. Это приводит к неправильному росту объема документооборота, поэтому необходимо держать под строгим контролем.

Основу рациональной организации любого труда, в том числе по делопроизводственному обслуживанию, составляет четкое разделение функций и вытекающих из них обязанностей между конкретными исполнителями.

Точное знание своих обязанностей повышает ответственность каждого работника, позволяет правильно распланировать рабочий день и в то же время исключает виды и тираж размножаемых документов.

Правильная организация документооборота способствует оперативному прохождению документов в аппарате управления, равномерной загрузке отделов и должностных лиц, оказывает положительное влияние на управленческий процесс в целом.

Организация документооборота в каждом учреждении должна отвечать следующим требованиям:

1. Прохождение документов в учреждении должно быть оперативным, целенаправленно регулироваться и оптимально осуществляться.

2. Следует исключать инстанции прохождения и действия с документами, не обусловленные деловой необходимостью. Каждое перемещение документа должно быть оправданным. Необходимо исключать или ограничивать возвратные перемещения документов.

3. В порядке прохождения и в процессе обработки основных категорий документов необходимо добиваться максимального единообразия. В этих целях рекомендуется разрабатывать примерные схемы прохождения и обработки основных категорий и видов документов.

Документооборот в учреждении осуществляется в виде потоков документов, циркулирующих между пунктами обработки информации (руководители, специалисты) и пунктами технической обработки документов (копировально-множительная служба).

Различают три основных потока документов: входящий; исходящие и внутренний.

В учреждении поток входящих документов разделяется на документопотоки, направляемые руководителям, отделы и отдельным исполнителям.

Поскольку документооборот оказывает большое влияние на работу всего архива, то постоянно ведется работа по его рационализации. В этой работе руководствуются нормативными документами и практическим опытом совершенствования и организации управленческого труда.

Движение документов в учреждении должно быть прямоточным, т.е. исключающим возвратные зигзагообразные и другие повторные маршруты. Следует руководствоваться принципом однократного пребывания документа в одном отделе или у одного специалиста.

При проектировании рациональных документопотоков в учреждении составляют схемы движения основных групп и видов документов. Это позволяет установить наиболее рациональные маршруты движения документов, определить этапы их обработки, унифицировать пути движения и сам порядок обработки, установить на этой основе единый порядок работы с документами в «ОВК Хорошёвского района».

Одним из важных условий рационального движения документов в учреждении является четкое распределение функций между исполнителями, так как решение вопросов, содержащихся в документах, зависит от глубины и четкости разделения функций, прав, ответственности между исполнителями, отделами и руководителями.

Грамотное разделение функций и документальное его закрепление (положения об отделах, должностные инструкции) являются непременным условием рациональной организации документооборота.

Экспертиза ценности документов - это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение.

Отнесение документов к составу Архивного фонда Российской Федерации осуществляется по результатам экспертизы ценности на основании принципов историзма, системности и целостности путем комплексного применения критериев происхождения, содержания, внешних особенностей документов.

К критериям происхождения относятся: роль и место организации в системе государственного управления или конкретной отрасли, значимость выполняемых ею функций, значение физического лица в жизни общества, время и место образования документа.

К критериям содержания относятся: значимость события (явления), отраженного в документе, значение имеющихся в документе информации, повторение информации документа в других документах, вид документа, подлинность документа.

К критериям внешних особенностей относятся: форма фиксирования и передачи содержания, удостоверения, оформление документа его, физическое состояние.

При отнесении документов к составу Архивного фонда Российской Федерации учитывается фактор степени полноты и сохранности фонда.

Экспертиза ценности документов проводится на основе:

Действующего законодательства и правовых актов Российской Федерации по архивному делу и документационному обеспечению управления;

Типовых и ведомственных перечней документов с указанием сроков их хранения, типовых и примерных номенклатур дел;

Нормативно-методических документов Федеральной архивной службы России и органов управления архивным делом субъектов Российской Федерации в области архивного дела;

Отбор электронных документов на архивное хранение осуществляется в результате экспертизы ценности электронных документов, которая проводится экспертной комиссией организации.

Экспертиза ценности документов проводится - при составлении номенклатур дел, в процессе формирования дел и при подготовке дел к передаче в архив.

В архиве - в процессе подготовки к передаче дел на постоянное хранение.

Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на постоянное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, образующихся в процессе деятельности организации создается экспертная комиссия (ЭК).

Постоянно существующая ЭК является совещательным органом. Решения комиссии вступают в силу после их утверждения директором.

В своей деятельности экспертная комиссия руководствуется Конституцией РФ закон Российской Федерации «Об архивном деле в Российской Федерации», приказами, инструкторами архивного отдела, положением об архиве и положением о постоянно действующей экспертной комиссией.

Экспертную комиссию возглавляется главным хранителем фондов, заместителем директора. Персональный состав экспертной комиссии назначается приказом директора из числа наиболее квалифицированных сотрудников ведущих структурных подразделений.

В качестве экспертов к работе комиссии могут привлекаться представители любых сторонних организаций.

Основными задачами экспертной комиссии являются:

· организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и формирования дел.

· организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к архивному хранению.

· организация и проведение отбора и подготовки документов к передаче на государственное хранение.

В соответствии с возложенными на экспертную комиссию задачами, она выполняет следующие функции:

· организует и проводит работу по ежегодному отбору документов учреждения для дальнейшего хранения и к уничтожению.

· осуществляет методическое руководство работой по экспертизе ценности документов учреждения и по подготовке их к архивному хранению, по разработке номенклатуры дел, дает экспертную оценку проектам нормативно-методических документов по названным вопросам.

· оказывает содействие и методическую помощь специалистам Государственного учреждения «Объединённый военный комиссариат Хорошёвского района »:

a. по выявлению владельцев личных архивов в учреждении, по возможной передаче или дневников, записей воспоминаний, других документов на государственное хранение, по инициативному документированию (записи воспоминаний старейших работников) с целью создания устной истории архива.

b. рассматривает, принимает решения об одобрении и представляет:

· на утверждение ЭПМК комитета по делам архивов области, а затем на утверждение директора - описи дел постоянного хранения управленческой и специальной документации; акты с выделением к уничтожению документов с истекшими сроками хранения: документов со сроками хранения 10 лет и более, с отметкой ЭПМК в перечне документов до 1945 года;

· на согласование ЭПМК комитета по делам архивов области, а затем на утверждение директора - сводную номенклатуру дел учреждения; описи дел по личному составу; акты по утрате или неисправном повреждении документов постоянного хранения;

· на утверждение директора архива акты о выделении к уничтожению документов с истекшим сроком хранения; акты об утрате или неисправном повреждении документов по личному составу.

Экспертная комиссия работает в тесном контакте с ЭПМК комитета по делам архивов области, получает от неё соответствующие организационнометодические указания, работает по годовому плану, утвержденному директором.

Вопросы, относящиеся к компетенции экспертной комиссии, рассматриваются на ёё заседаниях, которые проводятся по мере необходимости, но не реже 2-х раз в год. Все заседания комиссии протоколируются. Поступающие на рассмотрение экспертной комиссии документы рассматриваются на её заседании не позднее чем через 10 дней.

Заседания экспертной комиссии и принятые на нем решения считаются правомочными если в голосовании приняли участие не мене половины присутствующих на заседании членов экспертной комиссии. Приглашенные

Ведение делопроизводства экспертной комиссии, хранение и использование её документов, ответственность за их сохранность, а также контроль за исполнением принятых экспертной комиссией решений возлагается на секретаря комиссии.

По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет), хранения и по личному составу, а затем акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.

ЭПМК комитета по делам архивов Москвы и Московской области утверждает описи дел постоянного хранения и согласовывает описи дел по личному составу.

Дела включаются в акт о выделении к уничтожению, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составляется акт.

Дела, подлежащие уничтожению, передаются на переработку.

Передача дел оформляется приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры.

Погрузка и вывоз на утилизацию осуществляется под контролем сотрудника, ответственного за обеспечение сохранности документов архива.

2.2 Организация комплектования Архивного фонда Государственного учреждения «Объединённый военный комиссариат Хорошёвского района »

Отдел комплектования и экспертизы ценности документов, который является структурным подразделением Государственного учреждения «Объединённый военный комиссариат Хорошёвского района» и содержится за счет специальных средств, полученных от учреждений и предприятий за выполнение работ по заключенным с ними договорам.

Отдел создан для научно-технической обработки документов и разработки нормативно-методических рекомендаций, регламентирующих делопроизводство в учреждениях, организациях и на предприятиях Москвы и Московской области.

В своей деятельности отдел руководствуется Законами Российской Федерации, приказами и научно-методическими рекомендациями Федеральной Архивной службы России, Законом об Архивном фонде и архивах Москвы и Московской области, решениями коллегии и указаниями комитета по делам архивов МО, положением об архиве, решениями дирекции Государственного учреждения «ОВК Хорошёвского района» и положением об отделе.

Основной задачей отдела комплектования и экспертизы ценности документов является выполнение работы за счет специальных средств по упорядочению документов постоянного, долговременного и временного сроков хранения.

В функции отдела входят:

Заключение договоров с учреждениями на проведение работ в соответствии с расценками, утвержденными приказом директора Государственного учреждения «ОВК Хорошёвского района».

В соответствии с договорами проводит научно-техническую обработку документов учреждений.

Разрабатывает полугодовые и годовые при необходимости квартальные планы работы отдела.

Составление годовых и полугодовых отчетов о работе отдела.

Анализирует деятельность отделов комплектования и экспертизы ценности документов филиалов Государственного учреждения «ОВК Хорошёвского района».

Участие в подготовке и проведении занятий по повышению квалификации работников архива и отдела.

Изучение и использование передового опыта работы архивных учреждений по вопросам деятельности отдела.

Основные функции отдела комплектования представлены на рисунке 2.

Начальник отдела назначается и освобождается от занимаемой должности приказом директора по согласованию с комитетом по делам архивов Москвы и Московской области.

Заместителю директора, главному хранителю фондов подчиняются отдел обеспечения сохранности и государственного учета документов, который является структурным подразделением Государственного архива Москвы.

Отдел осуществляет свою деятельность на основе годового производственно-финансовых планов, утвержденных директором

Государственного учреждения «Объединённый военный комиссариат Хорошёвского района ».

Отдел проводит экономический анализ своей деятельности, работает по бригадам. В состав бригады входят главный специалист и ведущие специалисты.

Деятельность сотрудников отдела определяется должностными инструкциями.

Начальник отдела организует всю деятельность отдела, распределяет обязанности между его работниками, несет ответственность за осуществление возложенных на отдел задач и функциональных обязанностей, организацию труда в отделе, за своевременное и квалифицированное выполнение порученных отделу заданий, за порядок и дисциплину в отделе.

Основными задачами отдела являются:

Разработка основных направлений и анализ работы по обеспечению сохранности, государственному учету документов.

Организация хранения и обеспечение сохранности документов.

Государственный учет документов архива.

Изучение передового опыта и внедрение в практику работы отдела, архива и его филиалов.

В функции отдела входят:

Подготовка предложения к проектам целевых программ, текущих планов работы архива по профильным отделу направлениям, обеспечивает их реализацию, составляет отчеты об их выполнении.

Осуществление хранения и рационального размещения документов

Совместно со службой материально-технического снабжения:

Способствует поддержанию оптимальных условий хранения документов, обеспечивает соблюдение правил пожарной безопасности и техники безопасности, контролирует режим доступа в архивохранилища.

Участвует в определении потребности архива в оборудовании для хранения документов и улучшении их физического состояния.

Организует борьбу с грызунами в архивохранилище.

Организация и контроль санитарных дней в архивохранилищах. Определение очередности проверки наличия и состояния документов, контролирует эту работу, организует учет и розыск необнаруженных документов.

Организация и контроль работы по оценке и учету физического состояния документов на бумажной основе, на пленочных носителях, страхового фонда и фонда пользования. Обеспечение их сохранности. Проведение работ по оформлению дел.

Проведение комплекса работ с уникальными и особо ценными документами.

Обеспечение соблюдения правил выдачи документов, страхового фонда и фонда пользования из архивохранилищ.

Контроль за соблюдением правил сохранности выданных документов, их своевременное возвращение в архивохранилища.

Осуществление учета документов по архивохранилищам: документов на бумажной основе, фото и фонодокументов, особо ценных документов, микрофильмов страхового фонда и фонда пользования, документов, имеющих во внешнем оформлении материальные ценности.

Осуществление приема документов на хранение, распределение их по архивохранилищам.

Совместно с отделом информационно-поисковых систем и автоматизированных архивных технологий проводит экспертизу ценности хранящихся в архиве документов, оформляет ее результаты в установленном порядке.

Координация и контроль работы архивохранилищ, входящих в состав

Совместно с отделами: ИПС и ААТ, комплектования и экспертизы ценности документов, ведомственных архивов и делопроизводства рассматривает вопросы фондирования документов архива, участвует в работе по обеспечению преемственности системы учета.

Участие в работе комиссии по рассекречиванию документов.

Оказание платных услуг учреждениям, организациям и гражданам по профильным отделу направлениям.

Анализ состояния работы по обеспечению сохранности, учету документов, готовит предложения по этим направлениям.

Рассмотрение проектов планов работы филиалов, отчетов об их выполнении по профильным отделу направлениям, при необходимости готовит по ним заключения.

Оказание помощи государственным архивам области по профильным вопросам работы отдела.

Участие в проверке деятельности филиалов архива по вопросам сохранности и учета документов.

Участие в разработке методических пособий по профильным вопросам работы отдела. Внедрение их практику работы.

Участие в различных формах повышения квалификации архивных работников.

Изучение передового опыта в области обеспечения сохранности, государственного учета документов, внедряет его в практику работы отдела.

Участие и подготовке документов для рассмотрения на заседаниях коллегии комитета по делам архивов, дирекции архива и других совещательных органов.

Проведение экономического анализа работы отдела, анализ уровня выполнения норм выработки в отделе.

Организация подготовки и проведения совещаний, семинаров по профильным отделу направлениям, участие в работе конференций, совещаний, семинаров.

Отдел возглавляет начальник, назначаемый и освобождаемый от должности директором архива по согласованию с комитетом по делам архивов области.

Начальник отдела организует деятельность отдела и несет персональную ответственность за выполнение задач и функций отдела, за состояние дисциплины, распределяет обязанности между работниками отдела, вносит предложения об их поощрении или наложении взысканий.

Отдел осуществляет свою деятельность на основе текущих планов, утверждаемых директором архива.

Выполняет возложенные на него задачи и функции в контакте с другими структурными подразделениями. Обязанности работников отдела определяются должностными инструкциями.

Заключение

В деятельности государственных и негосударственных организаций, частных лиц создается огромное количество документов, в совокупности представляющих собой Документальный фонд области. Наиболее ценная часть этих документов подлежит хранению в архиве для будущих поколений. Из множества документов лишь незначительная часть поступает на государственное хранение, но эти документы выявляются, сохранятся и своевременно передаются в состав Архивного фонда Государственного учреждения «Объединённый военный комиссариат Хорошёвского района ». Эта повседневная, кропотливая работа по систематическому пополнению архива ценными документами и называется комплектованием архива. Основная задача и в современных условиях остается прежней - обеспечить комплектование Архивного фонда Государственного учреждения «Объединённый военный комиссариат Хорошёвского района » и в целом Архивного фонда России, так чтобы он отвечал потребностям общества и государства.

Целостность обусловлена формированием Архивного фонда на основе единых правовых, организационных, научных и методических принципов. В настоящее время определены основные уровни организации документов и дел Архивного фонда Государственного учреждения «Объединённый военный комиссариат Хорошёвского района », а также выявлены основные признаки по которым осуществляется организация документов и дел Архивного фонда. Выявлены основные этапы комплектования архива, так как Государственный архив является учреждением системы архивного органа и осуществляет комплектование, постоянное хранение и использование документов Архивного фонда Государственного учреждения «Объединённый военный комиссариат Хорошёвского района ». Это и есть стержень, который и делает совокупность ценных документов единым Архивным фондом.

В составе Архивного фонда Российской Федерации выделяются документы, находящиеся в федеральном ведении, и Архивные фонды субъектов Российской Федерации. Архивные фонды субъектов Российской Федерации являются составной частью национальных ресурсов Российской Федерации. Важное значение имеет опыт субъектов Российской Федерации в организации и комплектовании Архивного фонда. В данной дипломной работе в качестве объекта исследования выступает Государственное учреждение «ОВК Хорошёвского района». В результате проведения анализа организации и комплектования Архивного фонда были рассмотрены списки источников комплектования архива, так как приоритетным направление в работе по формированию Архивного фонда области является оптимизация списков источников комплектования государственного архива.

Большое значение имеет деятельность экспертно-проверочной методической комиссии комитета по делам архивов и экспертной комиссии ведомств в качественном отборе документов для хранения в государственном архиве.

Экспертно-проверочная методическая комиссия комитета по делам архивов направляет и организует работу по оптимизации состава документов, принимаемых в государственный архив области, с целью приема на хранение оптимального состава документов организаций разрабатывает номенклатуры дел. В поле зрения членов комиссии постоянно находятся вопросы обеспечения сохранности документов на стадии ведомственного хранения. В ее выездных заседаниях обязательно участвуют руководители и ответственные за делопроизводство организаций работники. Каждому такому заседанию, как правило соответствует семинар по проблемам формирования Архивного фонда, организационно-методического руководства деятельностью архивов организаций. Ведь от того насколько качественно и полно будут сконцентрированы документы в организации, будет зависеть состав банка ретроспективной информации, каким по существу является Архивный фонд Государственного учреждения «ОВК Хорошёвского района», а это является главной задачей экспертной комиссии организации.

Информатизация архивного дела в архиве должна осуществляться после упорядочения и унификации ведения делопроизводства в организации. Если в деятельности организации образуется большое количество машиночитаемых документов, целесообразно создание электронного архива в ведомстве. По истечении сроков хранения документов относящихся к Архивному фонду Государственного учреждения «Объединённый военный комиссариат Хорошёвского района » они будут передаваться в государственный архив, как в бумажном, так и в электронном виде.