Командировки на предприятии — явление довольно частое. Бухгалтеру важно знать, какие документы нужно запросить у командированного работника по возвращении и как безошибочно отразить в учете все понесенные расходы. В 2017 году изменится порядок налогообложения суточных. В данной статье расскажем о грядущих переменах и правилах учета командировок в 2017 году.

Обязательные документы при оформлении командировки

С 2015 года порядок оформления командировок стал значительно проще. Теперь вовсе не обязательно оформлять командировочное удостоверение и служебное задание — эти документы отменены Постановлением Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595. Однако ряд компаний по-прежнему использует эти документы для контроля. Это не противоречит законодательству, но применение данных форм следует закрепить во внутреннем документе предприятия.

Также в 2015 году стал не обязательным для применения журнал учета командированных работников.

Подробные правила учета командировок и расходов по ним закреплены в Постановлении Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки».

Какие же документы нужно оформить в обязательном порядке при направлении работника в служебную командировку? Их всего два:

1. Письменное решение директора (например, приказ).

2. Служебная записка работника, но только при поездке в командировку на личном, служебном или арендованном транспорте.

Получается, что самый главный документ — это распоряжение руководителя. Служебная записка оформляется лишь при использовании автомобиля либо другого служебного (личного или взятого в аренду) транспорта.

Работник вправе написать служебную записку вне зависимости от способа передвижения до места командировки и обратно. В записке он может указать предполагаемые расходы и предварительно рассчитать необходимую сумму. Порядок составления таких записок обычно также фиксируется в локальных актах фирмы.

Командировочные расходы и отчет по ним

Прежде всего следует отметить, что работник, находясь в командировке, продолжает получать зарплату. Только рассчитывается она исходя из среднего заработка.

Основные командировочные расходы (ст. 168 ТК РФ):

• суточные;
• затраты на проезд;
• проживание;
• прочие обоснованные расходы.

Суточные по-новому

Уже давно в России не существует какого-либо лимита суточных. Коммерческие компании и ИП вправе установить любой размер (ОСНО — пп. 12 п.1 ст. 264 НК РФ, УСН — пп. 13 п 1. 346.16 НК РФ), закрепив это в нормативном локальном акте или в коллективном договоре.

Малые предприятия чаще всего устанавливают суточные для поездок по России в размере 700 рублей. Это связано с тем, что именно такая сума не облагается НДФЛ (п.3 ст. 217 НК РФ). Можно установить суточные и в большем размере, тогда с суммы превышения нужно удержать НДФЛ. Для заграничных командировок существует лимит 2 500 рублей — суточные в этих пределах не облагаются НДФЛ.

На данный момент суточные в любом размере не облагаются страховыми взносами. То есть не важно, в каком размере выплачиваются суточные — 700 рублей или, может быть, 3 000 рублей в день.

С 01.01.2017 вносятся изменения в НК РФ, согласно которым суточные будут облагаться страховыми взносами в пределах установленных лимитов (пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ). Здесь будет такое же правило, как и при обложении суточных НДФЛ. Значит, суточные сверх лимита (700 рублей либо 2 500 рублей) будут облагаться страховыми взносами.

Например, компания выплачивает суточные в размере 1 000 рублей в день. Работник был в командировке 4 дня. За все дни командировки ему причитается 4 000 рублей суточных. Однако, по норме не облагаются лишь 2 800 рублей (700 рублей х 4 дня). Разница между фактической выплатой и лимитом (4 000 - 2 800 = 1 200) подлежит обложению НДФЛ и страховыми взносами.

Затраты на проезд

Затраты на проезд до места командировки и обратно компенсируются работнику в полном размере, но при условии их документального подтверждения (ст. 264 НК РФ).

Если работник едет на поезде, ему также компенсируют затраты на постельное белье. А стоимость перевозки подтвердит железнодорожный билет.

При авиаперелетах понадобится билет (маршрут-квитанция) и посадочный талон.

При утере документов придется запрашивать справку у перевозчика о подтверждении поездки.

Если работник направился в путь на автомобиле, нужно приложить служебную записку и путевые листы. Кроме того, чтобы подтвердить затраты на топливо, нужно прикрепить к отчету чеки АЗС.

Нередко командированные сотрудники пользуются услугами такси. Такие расходы также можно принять к учету, если поездка была от вокзала (аэропорта) до гостиницы/места командировки или обратно (письма Минфина от 14.06.2013 № 03-03-06/1/22223 и от 08.11.2011 № 03-03-06/1/720).

Затраты на проживание

Чаще всего сотрудник во время командировки живет в гостинице. Для принятия расходов нужны подтверждающие проживание документы, выданные гостиницей. Если оплата произведена наличными, нужен кассовый чек или бланк строгой отчетности.

Если для проживания была арендована квартира, нужен договор аренды и копии документов о праве собственности.

Прочие расходы

Находясь в командировке, сотрудник может нести и дополнительные расходы. Например, на телефонные переговоры, представительские расходы, оформление визы, бронирование номера и т.п. Важным условием принятия дополнительных расходов является их производственная необходимость и обязательное наличие подтверждающих документов.

Командированный работник по возращении из поездки должен отчитаться в течение трех рабочих дней за произведенные расходы (приложить документы, вернуть остаток денег) и подписать авансовый отчет.

В настоящий момент достаточно распространена ситуация отправления работодателем сотрудников в различного рода командировки. В связи с данной рабочей необходимостью оформляется множество документов, в частности, служебное задание на командировку. В 2017 году планируется множество нововведений в законодательство, и возникает вопрос, коснутся ли они данного вопроса. Ведь очень важно правильно составлять документы, связанные с командировкой, чтобы не было проблем с законодательством. В данной статье Вы сможете найти ответы на свои вопросы относительно командировочного отчета с тем, чтобы его заполнение не вызвало у Вас трудностей.

Отчет о выполнении командировочного задания: обязательно ли его составлять?

Работник, возвращаясь из командировки, имеет определенные обязанности перед работодателем. В частности, ему необходимо предоставить документацию по тому времени, которое он отсутствовал. Таким документом является авансовый отчет, в котором отражается размер денежных сумм, которые работник вынужден был потратить во время командировки.

Однако единственный ли это документ, который требуется от сотрудника? Как отчитаться за командировку, не за потраченные средства, а за само задание, непосредственно для выполнения которого работнику потребовалось уехать в другую местность? И нужно ли это?

Сразу следует сказать о том, что по сегодняшнему законодательству в этом нет необходимости. Данные о том, была ли выполнена работа сотрудником, необходимо было предоставлять в виде отчета вплоть до 2014 года; затем законодательство было изменено, данный отчет из перечня необходимых документов, предоставляемых работнику после командировки, был убран. Это означает, что острой нужды в таком отчете нет.

Но это не означает, что в организации не допускается применение такой документации. Это возможно сделать при желании, если для организации есть такая необходимость.

Срок отчета по командировочным расходам

Какие же сроки предусмотрены для сдачи отчетности сотрудником по возвращении из командировки? Для предоставления авансового отчета, о котором уже было сказано выше, установлен крайний срок – третий рабочий день со дня возвращения работника в командировку. Важно понимать, что следует считать именно рабочие дни, а не календарные, поэтому, если возвращение работника пришлось на выходные или, например, пятницу (при пятидневной рабочей неделе), у него есть время, чтобы отдохнуть и написать отчет о командировке с начала рабочей недели.

Что же касается отчета о проделанной работе, который, как уже было сказано, можно предоставлять дополнительно, ввиду того, что законодательством не предусмотрено необходимости его предоставления и, как следствие, четких сроков, все определяется внутренними правилами организации.

Авансовый отчет после командировки

Поговорим подробнее про авансовый отчет в связи с тем, что его предоставление работником обязательно. Как уже было сказано, в нем отражаются расходы, понесенные сотрудником в командировке. Работник отчитывается также о той сумме, которая была выдана ему на командировочные расходы, в частности, о суточных. При этом важно, что к авансовому отчету необходимо приложить документы, подтверждающие расходы на жилье, проезд, иные расходы, которые пришлось понести.

Служебка на командировку

Разобравшись с авансовым отчетом и отчетом о выполненной работе, необходимо также ответить на вопрос: необходимо ли оформлять служебное задание на командировку? Следует сказать, что согласно Трудовому кодексу РФ, это не обязательно делать. Однако здесь действует такое же правило, как и в случае с отчетом о выполнении задания: необходимость его составления может быть предусмотрена внутренними документами организации. Бланк служебного задания на командировку скачать можно без проблем в Интернете. Есть и другой вариант: организация может разработать его самостоятельно. Однако это также необходимо указывать во внутренних документах организации. Если же она этого делать не хочет, она вправе воспользоваться формой № № Т-10 или Т-10 а.

Отчет о командировке: образец

Итак, для того, чтобы отчитаться о командировочных расходах, Вам точно понадобится составить авансовый отчет; необходимость составления иных рассмотренных документов зависит от локальных актов организации. В связи с этим может возникнуть закономерный вопрос: обязательно ли придерживаться какой-либо определенной формы, или можно составить отчет в произвольной форме?

С 2013 года форма, предусмотренная для подобного рода отчетностей, перестала быть обязательной. Это означает, что форма отчета о командировке может составлена либо по унифицированной форме № АО-1, либо самостоятельно. В качестве примера мы заполнили для Вас форму № АО-1, чтобы показать, как это делать. Однако пользоваться ей совсем не обязательно, если Вам удобнее разработать собственную форму.

Из этой статьи вы узнаете:

• Что такое командировка
• Кого можно отправлять в командировку
• Что содержит Положение о командировках
• Как оформить командировку
• Как выглядит приказ на командировку
• Как составляется отчет о командировке
• Командировка директора - что стоит учесть
• Документы, которые подтвердят срок и расходы в командировке
• Как отмечается командировка в табеле учета рабочего времени
• Как оплачивается командировка
• Срок командировки

Если работодатель заключил трудовой договор с сотрудником и требует от него срочно выполнить поручение в рамках установленных договором обязанностей, (не на территории предприятия) - нужно оформлять командировку. Отъезд (по служебным делам) подтверждается приказом на командировку. В документе уточняются сроки пребывания в другом городе, цель посещения конкретного предприятия. Задачи, которые необходимо выполнить работнику. После возвращения на предприятие, сотрудник обязан представить отчет о командировке, проинформировать об использованных средствах. Выходные дни в командировке учитываются как рабочие, если доказано, что в данный период специалист добирался/возвращался или выполнял поручение руководителя.

Что такое командировка

Служебная командировка - отъезд сотрудника в другую страну или город, инициированный работодателем для исполнения поручения не в организации, где с ним заключен трудовой договор, а на другом предприятии. Согласно п. 3 «Положение о служебных командировках» (утверждено Постановлением правительства РФ от 13.10.2008 г №749), местом работы (постоянной, что отражено в договоре) нужно считать фактическое месторасположение предприятия, где с человеком оформлены трудовые отношения.

Помните, что не любой отъезд может признаваться командировкой. Если трудовые обязанности сотрудника связаны с постоянным нахождением в ином регионе, пути и в разъездах - отсутствие специалиста нельзя оформлять, как направление работника в командировку.

Командировка работника должна соответствовать определенным требованиям:

Поездка инициирована руководителем, а не предпринята по собственному желанию.

Служебное поручение нужно выполнить за пределами постоянного места работы.

Пребывание в другом городе ограничено определенным периодом времени (указывается в приказе на командировку, заполненному по образцу).

Специалист не может исполнять должностные обязанности непосредственно в пути, а его работа не может быть охарактеризована как разъездная.

Командировка должна оформляться надлежащим видом. Для этого на предприятии издается приказ, составляется направление в командировку по образцу. Рассчитываются и выдаются суточные затраты сотруднику на все время пребывания в поездке.

Отчет по командировке.

Кого можно отправлять в командировку в 2017 году в соответствии с новыми правилами учета

Руководитель предприятия (любая правовая форма) не имеет полномочий инициировать командировку (по служебным обязанностям) человека, если с гражданином не оформлены никакие трудовые отношения (не заключен контракт). Закон запретил отправлять в поездку граждан, которые оказывают разовые или многократные услуги предприятию по гражданско-правовому контракту.

Если работодатель оформил направление в командировку постороннему гражданину, который не трудится на предприятии - соответствующие расходы фискальный орган не признает расходами на командировку. Запрещено отправлять в служебную поездку такие категории граждан:

Беременных женщин. Работница должна представить медицинские заключения, справки, подтверждающие ее положение.

Сотрудников, с которыми заключен договор (ученический), только если поездка не связана с необходимостью пройти обучение в другом регионе/стране/городе.

Женщин, которые имеют малолетних детей (до 3 лет), отцов и матерей, воспитывающих ребенка самостоятельно без второго родителя (до 5 лет). Работодатель обязуется ознакомить сотрудницу в письменной форме о праве отказаться от поездки.

Невозможно направление работника в командировку, если у такового оформлен статус опекуна. Граждан, на иждивении которых находятся несовершеннолетние дети, инвалиды или люди, за которыми осуществляется постоянный уход. Допускается командировка только по их письменному согласию.

Сотрудники, не достигшие 18 лет. Исключением может стать только творческий персонал, работа которых сопряжена со средствами массовой информации, кинематографом, театром, концертами, цирками и т.д.

В командировки не направляют инвалидов, если поездка нарушит план реабилитации.

Кандидатов (зарегистрированных), которые баллотируются на выборные должности.

Такие действия можно расценить, как нарушение трудовой дисциплины. Следует привлечь специалиста к дисциплинарной ответственности. Основание - нарушена обязательная для исполнения трудовая дисциплина на предприятии (отражено в локальных актах предприятия).

Служебное задание для направления в командировку.

Положение о командировках

Это главный документ («Положение о служебных командировках», утвержденное Постановлением правительства РФ от 13.10.2008 г №749), который регламентирует отношения работодателя и сотрудника во время служебной командировки.

Согласно Положению, работодатель обязуется составить письменное направление в командировку (по образцу). Четко определить цели таковой и материально обеспечить работника, пока он не может исполнять обязанности на своем предприятии.

В документе указанно, что срок командировки рассчитывается исходя из сложности и объема служебного задания. Дан полный перечень документов, которые могут подтвердить расходы во время поездки. Особое внимание уделено гарантиям, предоставляющимся работникам во время исполнения поручения работодателя (командировки). За ним сохраняется средний заработок, занимая должность на предприятии (не может быть уволен в этот период). Компенсируются расходы, связанные с проживанием, питанием, проездом к месту назначения (оплата билетов на все виды транспорта). Также компенсируются и другие расходы, которые связаны с командировкой работника при условии предоставления соответствующих документов (чеков, проездных и т.д).

Постановление об особенностях направления работников в служебные командировки.

Оформление командировки

Перед тем, как будет оформлено направление работника в командировку, руководитель организации должен подготовить документы, которые отразят цель поездки и подтвердят личную инициативу руководителя поручить задание конкретному сотруднику. Для командировки нужно подготовить служебное задание (это требование не обязательное, но его составление позволит точно определить цель поездки). Составлять его можно по форме № Т-10а. Именно этот документ можно считать основанием для издания приказа на командировку в 2017 (по образцу).

Обратите внимание, что теперь нет необходимости оформлять командировочное удостоверение.

В служебном задании на командировку обязательно указывается:

Наименование предприятия, где работает сотрудник (точно также, как указано в учредительных документах). Если в таковых указано и сокращенное наименование организации - дублируется в служебном задании на командировку (сразу после полного названия указать в скобках).

Паспортные данные специалиста - Ф.И.О., занимаемая должность, а также структурное подразделение, к которому он относится.

Начало и окончание командировки - ориентироваться на дату проездных документов.

Основания служебной поездки - может быть распоряжение руководителя предприятия, главы структурного подразделения (служебная записка), договор с предприятием.

Цель командировки сотрудника - кратко изложить суть поручения, обозначить инструменты для его решения (проведение переговоров, подписание контракта, проведение испытаний, изучение специфики производства и т.д.).

После того, как сотрудник вернется из командировки, он обязуется пояснить, какой объем работы выполнен, и подписать служебное задание лично. Руководитель знакомится с пояснениями и пишет заключение, подтверждая или опровергая выполнения задания сотрудником, визирует документ, ставит дату.

Обязательно нужно заполнить графу «отчет». Законодатель требует отчитаться за проведенную работу не позже 3 дней, после возвращения на предприятие из командировки.

Приказ на командировку

После оформления служебного задания, издается приказ на командировку (форма Т-9 или Т-9а, если в командировку направляются несколько сотрудников). Хоть в Положении отсутствует норма, обязывающая составлять приказ (только письменное оформление инициативы работодателя), сделать это нужно, чтобы подтвердить факт отбытия работника именно по инициативе работодателя. Без приказа отъезд сотрудника в командировку (при осуществлении ревизии) может расцениваться как прогул со всеми вытекающими последствиями.

В документе обязательно нужно указать, кто финансирует поездку, какова цель отъезда. Фиксируются сроки пребывания в поездке. Приказ на командировку в 2017 г. заполняется по образцу с обязательным внесением личных данных работника, а также его должности и принадлежности к конкретному структурному подразделению. Нужно отразить и цель поездки, кратко описав необходимые действия работника. Например, посещение конкретного предприятия, привлечение новых клиентов, тестирование оборудования и т.д. Хранить приказ на командировку следует 75 лет.

Приказ о направлении работника в командировку.

Отчет о командировке

В течение 3 дней после возвращения из командировки работник обязуется представить работодателю авансовый отчет, пояснив все расходы. К отчету нужно приложить все имеющиеся финансовые документы, связанные со служебной поездкой. Только после проверки отчета может быть произведен окончательный расчет с сотрудником. Если он затратил дополнительные личные средства помимо выданных ему авансом - разницу нужно выдать, произведя расчеты.

Если командированный потратил меньше денежных средств, выданных ему авансом, он обязуется их вернуть в кассу предприятия.

Также сотрудник обязуется в течение 3 дней написать отчет о командировке (по образцу либо в свободной форме). В документе работник подводит итоги поездки:

Выполнен ли объем работы.

Достигнуты ли главные цели.

Какие дополнительные мероприятия проведены, затрачены необходимые ресурсы и т.д.

В качестве примера написания отчета о командировке можно использовать приказ на командировку либо служебное задание. Именно в этих документах отражены все важные условия поездки, работник может тезисно «ответить» на вопросы, указанные в документах.

Авансовый отчет.

Командировка директора - что стоит учесть

Если в служебную поездку отправляется глава предприятия, необходимо оформить все надлежащие документы, описанные выше. Но как быть с тем, что законодатель определил, что лиши директор (руководитель) имеет право установить цели и сроки командировки? Действительно, у его есть такие полномочия, и он может собственноручно подписать приказ о командировке директора. Есть и другой вариант. В случае отъезда директора нужно издать приказ о передаче полномочий заместителю или другому лицу. В документе можно указать, что полномочия передаются лишь на время отсутствия руководителя, обязательно прописать длительность замещения, действия, которые он должен выполнять в этот период. Например, намечается подписание контракта, получение оборудования от поставщика и т.д.

Приказ о передаче полномочий генерального директора.

Стоит учесть, что пока директор в командировке нужно оформить доверенность заместителю, которая позволит выполнять правовые действия, связанные с деятельностью организации. По прибытии из командировки директор:

Заполняет авансовый отчет по командировке (согласно требованиям законодателя в 2017 г).

Сдает остатки, неиспользованных средств в кассу предприятия.

Представляет все документы, подтверждающие факт проживания, проезда в другом городе.

Отчитывается за перерасход средств в командировке.

Если директор организации относится к категории граждан, которые имеют право работать без командировок - для выполнения его служебных обязанностей может направляться его заместитель или другое уполномоченное лицо.

Документы, которые подтвердят срок и расходы в командировке

Во время командировки сотрудников им должны быть возмещены следующие расходы (при наличии подтверждающих документов):

Проезд в обе стороны. Если возникла необходимость воспользоваться другим видом транспорта, чтобы добраться до места назначения.

Проживание в другом городе во время командировки.

Суточные расходы (дополнительные), которые обеспечат жизнедеятельность в условиях проживания вне места постоянного жительства.

Иные расходы - по согласованию с работодателем.

Суточные не выплачиваются в случае направления в командировку (заполняется по образцу, установленному в 2016 г), если поездка планируется в местность, откуда работник сможет возвращаться каждый день домой.

После прибытия из командировки, каждый сотрудник составляет служебную записку, указывая в ней срок отсутствия на предприятии (фактический, если он не совпадает с указанным в приказе на командировку, заполненному по образцу). Записка составляется в таких случаях:

Если сотрудник использовал транспорт, принадлежащий компании (учтен на балансе).

Ездил на личном авто.

До места командировки добирался на транспорте, которым управлял по доверенности.

Служебная записка может быть составлена в свободной форме или организация имеет право разработать образец документа. Если сотрудник во время служебной поездки передвигался исключительно на общественном транспорте, срок нахождения в командировке подтверждается соответствующими проездными билетами. В случае потери таковых, обосновать сове отсутствие на рабочем месте допускается документами, подтверждающими наем жилья в другом городе.

Обратите внимание, что с 21.10.2015 г. вступили в силу правила (новые) предоставления гостиничных услуг гражданам (Постановление Правительства РФ от 9 октября 2015 г. № 1085). Теперь временное жилье во время командировки может быть предоставлено только при заключении договора, обязательно отражается:

Цена номера.

Длительность проживания (в сутках).

Отчетным документов при заключении договора станет кассовый чек об оплате услуг, он оформляется только на бланке строгой отчетности.

Если между работодателем и командируемым достигнуто соглашение, можно во время командировки снять комнату для проживания непосредственно у собственника (физического лица). В такой ситуации подтвердить длительность поездки и расходы на проживание позволит договор аренды между двумя сторонами. К нему необходимо приложить расписку о получении всей суммы оплаты за проживание (указывается стоимость общая и за сутки).

Если командировка работника предполагает перелет до места исполнения служебного задания самолетом, подтвердить срок пребывания и расходы позволят:

Квитанция билета, в том числе и электронного.

Посадочный талон.

Багажная квитанция.

Если документы потеряны, работник имеет право обратиться к авиаперевозчику и затребовать подтверждающий документ.

Когда сотрудник отправляется в командировку на личном транспорте, он обязуется по возвращении составить служебную записку и предоставить:

Путевой или маршрутный лист.

Счета, кассовые чеки за приобретенное топливо.

Другие документы, которые подтвердят соблюдение маршрута командировки - распечатки тахографа, накладные от поставщиков (с адресами) и т.д.

Как отмечается командировка в табеле учета рабочего времени

Исходя из нормы ч.4 ст. 91 ТК РФ, руководитель предприятия обязан вести табель учета фактически отработанного времени каждым сотрудником. Не исключением является и время командировки работника, ведь он исполняет порученные ему обязанности. Отображать все время пребывания вне предприятия, где заключен трудовой договор, необходимо обозначением «К», если кодируется цифрами - «06». Нет необходимости в соответствующих графах проставлять количество отработанных часов, так как на время командировки за человеком сохраняется его средний заработок.

Если во время командировки сотрудник заболел (подтвердить факт нужно предоставлением больничного листа) - дни в табеле кодируем буквой «Б». В такой ситуации необходимо выплатить компенсацию по временной нетрудоспособности.

Обратите внимание, что теперь нет необходимости вести на предприятии два вида журналов:

Учет сотрудников, которые выбывают в командировку.

Учет работников, которые приезжают на предприятие, на которое они были командированы.

Документы упразднены постановлением Правительства РФ от 29.07.2017г № 771, оно вступило в силу 8.08. 2015г.

Табель учета рабочего времени.

Оплата командировки

Расчет выплат по командировке производится с учетом оплаты среднего заработка сотрудника и суточных выплат за все дни отсутствия на рабочем месте. Обратите внимание, что оплата командировки в выходной день, а также за время в пути, праздничные даты - также предусмотрена законом. В таком случае начисляются и суточные, и средний заработок за каждый день .

Например, работник отбыл в командировку в субботу, вернулся к месту постоянного проживания в воскресенье - оплатить нужно оба выходных дня.

Если поездка планируется всего на один день (только по территории РФ) - суточные выплачивать не нужно. Но руководитель организации имеет право предусмотреть в локальных актах дополнительную компенсацию за однодневную командировку.

Если расчет командировок по среднему заработку регламентируется законодателем (нужно выплатить сумму соответствующую отработанному фактически времени), то размер суточных можно закрепить в локальных актах предприятия. Чтобы суточные на командировку не облагались НДФЛ, рекомендовано установить размер выплат:

700 руб. - каждые сутки по всей территории РФ.

2500 руб. - сутки пребывания за границей России.

Обратите внимание, что суточные могут быть выданы сотруднику перед командировкой из кассы предприятия или перечислены на банковскую карту. А расчет командировок по среднему заработку производится за последние 12 месяцев. Сумма начисляется и выплачивается в ближайший день зарплаты в организации.

Как правильно оплатить дни командировки?

З = Зрп/Дрп х Д ком

С - заработок (средний) за все дни, проведенные в командировке (отработанные).

З рп - все выплаты, которые повлияли на сумму среднего заработка (в расчетный период 12 месяцев).

Д рп - общее количество дней, которые отработал сотрудник за расчетный период.

Д ком - дни, которые соответствуют периоду, проведенному в командировке.

Бухгалтерский учет оплаты командировок и командировочных расходов.

Если ваш работник не успел отработать 12 месяцев, но уже отправлен в служебную поездку - расчетным периодом нужно считать время с первого дня исполнения трудовых обязанностей до последнего дня, перед поездкой.

Выходные в командировке, а также праздничные дни подлежат оплате, если будет доказано, что сотрудник исполнял обязанности или был в пути к месту назначения или возвращался домой.

Выходные дни в командировке нужно оплатить в двойном размере от дневной или часовой нормы, согласно тарифной сетке. Допускается оплата выходных в размере одинарной ставки, но тогда работнику предоставляется отгул за этот день.

Однодневная командировка - особенности оплаты

Законодатель не установил минимальный срок пребывания работника в командировке. Поэтому даже однодневное отсутствие придется оформлять как долгосрочную поездку:

Издать приказ.

Выдать задание.

Выплатить авансовую сумму на расходы во время поездки.

Отметить в табеле рабочего времени командировку.

По возвращении работник должен обязательно отчитаться за проведенную работу, объяснить, куда и сколько потратил выделенных средств (сдать авансовый отчет о командировке, заполнить по образцу).

Что касается суточных, то для однодневной поездки их выплачивать не нужно, если человек перемещается по территории России. Как поступать в таких ситуациях:

Работодатель имеет право по собственной инициативе начислить и выплатить специалисту определенную сумму, которая компенсирует отсутствие суточных расходов на командировку.

При поездке заграницу предприятие обязано компенсировать сотруднику сумму на поездку в размере 50% от установленных на данном предприятии суточных (для выезжающих за рубеж).

Срок командировки

Работодатель самостоятельно устанавливает длительность командировки, оценив объем и специфику служебного задания. Вывод - законодатель не установил предельный срок поездки, поэтому руководитель предприятия вправе сделать это самостоятельно.

Датой отъезда нужно считать (включая выходные в командировке) время и день отправления транспорта, на котором человек следует до пункта назначения. День возвращения - прибытие транспортного средства к месту работы (город постоянного проживания).

Стоит учесть, что если поезд или автобус отправился в путь до 24.00 - днем отъезда стоит считать текущие календарные сутки. Если отъезд запланирован на 00 часов или позже этого времени - последующие сутки.

Если аэропорт, автовокзал, пристань расположены за пределами города, поселения, куда командирован человек - время необходимое, чтобы добраться до объекта также учитывается. Подобным образом обстоит дело и с днем прибытия из поездки.

Рассмотрим пример:

Сотрудник направлен в командировку (самолет) 4 ноября в 0.25. При этом ему необходимо было добраться до аэропорта, время в дороге составило 1,5 часа, еще 3 часа потребовалось для предварительной регистрации на самолет. Тогда днем начала командировки нужно считать 3 ноября, хоть в билете и указано 4 число месяца. Но для подтверждения отбытия, сотрудник должен предоставить билеты, где указана дата и место прибытия (поезд, автобус и т.д).

Гарантии работнику во время пребывания в командировке

Стоит отметить, что законодатель защищает права сотрудника, пока он отсутствует на рабочем месте. При наличии приказа о командировке дни отсутствия на рабочем месте не могут быть засчитаны как прогул, не подлежит такой проступок дисциплинарному взысканию. Нельзя уволить командированного. Согласно Положению о командировках (с образцом можете ознакомиться в статье) работнику гарантируется в его отсутствие:

Начисление среднего заработка за отработанные дни - сюда нужно засчитывать как дни командировки, так и время, потраченное на дорогу, дни вынужденной остановки в пути.

При поездке граждан, которые работают по совместительству - сохраняется средний заработок именно у того работодателя, который выдал направление в командировку (по образцу). Если оба работодателя одновременно направляют человека по единому служебному поручению - средний заработок должен быть сохранен на обеих должностях, при этом затраты на суточные и другие расходы делят пропорционально между предприятиями или по соглашению работодателей.

Допускается привлекать сотрудника, находящегося в командировке, к исполнению служебных обязанностей в праздничные и выходные дни. В таком случае придется выплатить двойной размер ежедневной ставки, а если предоставляется отгул - в одинарном.

Сотрудник может заболеть в период командировки, тогда ему начисляется компенсация по временной нетрудоспособности. В качестве подтверждения факта принимается больничный лист (амбулаторное или стационарное лечение). Обратите внимание! За весь период болезни, работодатель обязан возмещать сотруднику не только средний заработок, но и расходы на наем жилья и суточные.

Если возникла необходимость срочно отозвать специалиста из командировки, нужно составить соответствующий приказ об отзыве. Унифицированной формы не существует, можно разработать самостоятельно, утвердить форму локальным актом на предприятии.

Приказ об отзыве работника из командировки.

Обратите внимание, законодатель четко не регламентирует, как оповестить сотрудника о необходимости прервать поездку. Как правило, руководитель звонит специалисту, или оповещает его письменно, заказным письмом.

Командировка - это (согласно ТК РФ) лишь временная поездка работника, которая была инициирована работодателям. Так как направляет на служебное задание человека руководители, он и должен стать гарантом соблюдения его законных прав. Поэтому следует уделить особое внимание оформлению соответствующих документов, вовремя производить расчеты и выдавать аванс перед предстоящей командировкой. Работодатель не имеет права потребовать от некоторых категорий сотрудников выполнить служебное задание, связанное с поездкой в другой город. В случае несоблюдения требования - работник имеет право подать на предприятие в суд.

Деятельность фирмы затрагивает часто многих контрагентов, которые могут находиться в иной местности, чем местонахождение компании. Чтобы с ними взаимодействовать, организация может направлять своих сотрудников для выполнения поставленных производственных целей в служебные поездки. Необходимо правильно производить оформление командировки, чтобы в дальнейшем у фирмы не было проблем.

До 2015 года действовало старое Постановление по регулированию командировок, которое было отменено вступлением в силу новых норм права.

Введенные новшества в большей степени направлены на снижения объема обязательно оформляемых документов при направлении в служебные поездки.

Теперь хозяйствующий субъект самостоятельно решает, какие именно документы он будет составлять во время направление командировки. Свое решение по документообороту он должен закрепить в и других .

Обязательные документы:

• Законодательство требует чтобы при направлении в командировку обязательно оформлялся приказ на командировку.

Не обязательные документы, которые оформляются по усмотрению организации:

• Служебное задание.
• Отчет по командировке
• А также ведение журнала убывших и прибывших в служебные поездки сотрудников остается на усмотрение администрации.

В связи с этим еще одним изменением стал порядок определения суточных по командировкам. Если организация не применяет командировочное удостоверение, то она должна определять время убытия и прибытия сотрудника, а также длительность командировки в днях, по представленным им документам оплаты проезда, квитанциям оплаты за жилье, чеков на приобретение топлива и т.д.

Внимание! Работник может также на имя руководства подавать служебную или докладную записку, в которой он заявляет о сроках и периоде командировки при отсутствии соответствующих документов, и если руководитель ее принимает и утверждает, то данный документ также может служить подтверждающим в этом случае.

Кого нельзя направить в командировку

Как правило, служебная поездка считается выполнением работником его обязанностей. Поэтому в обычных условиях он не может отказаться от нее. Однако, законодательством закреплены случаи, когда направление в командировку нельзя оформлять определенным категориям людей.

В командировку отправить нельзя следующих работников:

• Работниц, которые должны в скором времени стать матерями;
• Сотрудников, с которыми оформлен ученический договор;
• Работающих на предприятии, которые еще не достигли возраста совершеннолетия. Однако, если эти сотрудники заняты на творческих профессиях (актеры, журналисты, певцы, писатели и т.д.), а также спортсмены, то этот запрет на них не распространяется.

Данных сотрудников запрещается отправлять в командировку, даже если от них будет получено письменное согласие.

Внимание! Кроме этого существуют категории работников предприятие, которых возможно послать в служебную поездку, но при этом обязательно должно присутствовать в письменном виде их согласие на это.

К ним относятся:

• Сотрудницы, у которых есть дети до трех лет. Сюда же относятся работники, если у их детей в этом возрасте нет матери.
• Работники, имеющие детей до пяти лет, если они являются одинокими родителями.
• Сотрудники, у которых на есть дети-инвалиды.
• Работники, которые производят присмотр и медицинский уход за больными близкими родственниками.
• Работники, у которых установлена группа инвалидности, если командировка нарушает их программу восстановления.

Когда кадровые специалисты осуществляют оформление командировки данных категорий сотрудников, письменное согласие, получаемое от них на поездку, обязательно должно содержать информацию, о том что они уведомлены о своем праве на отказ от нее.

Часто встает вопрос у специалистов, когда оформляется командировка внутреннего совместителя. Их можно отправлять в командировку. Однако проблема возникает при отражении времени командировки на втором месте работы.

Внимание! Законом запрещено это время оформлять , либо ежегодный оплачиваемый отпуск. Рекомендуется в данный период по второму месту предоставлять дополнительный отпуск с оплатой за счет средств компании.

Длительность служебных поездок

Период командировки определяется руководителем компании самостоятельно, исходя из возникшей производственной необходимости. Он должен быть отражен в изданном приказе на командировку, а если составляется служебное задание, то и в этом документе тоже.

При этом в связи с возникшими обстоятельствами длительность поездки может либо сокращаться, либо продлиться на определенное время. Для этого также необходимо издание письменного распоряжения руководства фирмы.

Ранее действующие нормы права определяли максимальный период командировки в 40 дней, не считая времени, затраченного на путь. Также было закреплено, что командировка должна была быть больше одного дня.

Но вступившие в силу новые Постановления Правительства, в соответствии с которыми в настоящее время регулируются командировки, отменили действия этих нормативов и не ввели новые сроки. Поэтому сегодня нигде не закреплена минимальная и максимальная продолжительность служебной командировке на законодательном уровне.

Внимание! Однако, при установлении срока поездки, необходимо исходить из самого понятия – командировкой не является выполнение работником своих обязанностей, у которого установлен разъездной характер работы, а также перевод сотрудника в другую местность.

Как оформить командировку сотрудника в 2017 году

Шаг 1. Оформить приказ о направлении в командировку

При оформлении приказа можно использовать стандартные формы Т-9, Т-9а, либо применять фирменный бланк, в котором текст распоряжения излагается в свободной форме.

До 2015 года основанием для оформления приказа служило предварительное составленное служебное задание, реквизиты которого нужно было вписать в соответствующую строку документа. Теперь же в качестве основания можно использовать распоряжение руководителя, служебную записку и т. д., либо вообще оставлять это поле пустым.

Работник, на которого оформляется приказ, должен ознакомиться с ним и поставить свою подпись.

Если сотрудник для поездки использует собственный либо служебный автотранспорт, это также необходимо отметить путем включения соответствующей строки в имеющийся приказ, или издания нового в свободной форме.

Шаг 2. Выдать денежные средства

Если работнику предстоит служебная командировка, то ему необходимо получить в кассе денежный аванс на оплату проезда, проживания в месте назначения и прочих незапланированных расходов, а также суточные за каждый день пребывания в поездке.

Для оформления выдачи денежных средств из кассы применяется расходный кассовый ордер. Размер финансирования всех этих расходов должен быть закреплен в локальном акте компании.

В качестве основания для выдачи денежных средств является приказ на направление в командировку. Кроме этого, работник сам может составить служебную записку с расчетом предполагаемых затрат, то она должна быть утверждена руководителем компании.

При выдаче денег необходимо учитывать следующее:

• Если поездка будет проходить внутри страны, то все причитающиеся средства могут быть выданы как наличными из кассы, так и путем перечисления на карту или банковский счет.
• Если производится оформление командировки за границу, то суточные за дни нахождения на территории России должны быть выданы в рублях, а за дни пребывания в другой стране - в валюте этой страны либо в рублях по курсу ЦБ.

Шаг 3. Оформить и выдать командировочное удостоверение (если необходимо)

Если это закреплено в локальных актах компании, то в оформление командировки входит составление командировочного удостоверения. В зависимости от применяемой формы, в нем могут указываться задание на командировку, отчет сотрудника о работе, производится расчет суточных.

Также в бланке есть место для проставления печатей о прибытии и убытии на место поездки. Однако, их проставление теперь не является обязанностью, и если они не проставлены, нарушением это являться не будет.

Необходимость в ведении журналов уезжающих в поездку сотрудников теперь отменена. Однако организации могут это делать в добровольном порядке. Для этого им нужно установить форму журнала, порядок его ведения в локальных актах.

Обычно, журнал содержит такие графы:

• Ф.И.О. работника;
• Название организации назначения;
• Населенный пункт назначения;
• Даты выезда и приезда;
• Отметка о сдаче отчета.

Внимание! Командировочное удостоверение в настоящее время не является обязательным документом, поэтому организация может оформлять его по своему усмотрению.

Шаг 4. Сделать отметку в табеле рабочего времени

После того, как сотрудник был отправлен в служебную поездку необходимо отметить время его отсутствия в . Для этого применяется код “06” либо буквенное обозначение “К”.

Шаг 5. Оформить и сдать авансовый отчет

В срок трех дней с момента возвращения из поездки, работник обязан составить и сдать в бухгалтерию авансовый отчет. Это выполняется при помощи стандартной формы АО-1.

Если это закреплено в локальных актах, то вместе с авансовым отчетом сотруднику также необходимо предоставить отчет о проделанной в поездке работе. Это можно сделать в произвольном виде, на форме, разработанной в компании, либо использовать графу 12 бланка , если он входил в оформление командировки.

К авансовому отчету нужно прикрепить документы, подтверждающие произведенные расходы. К ним относятся:

• Документы, подтверждающие найм помещения для проживания - квитанция или счет гостиницы, в которых указаны все необходимые реквизиты, число дней проживания, стоимость одного дня, либо договор о найме жилого помещения (частного дома или квартиры);
• Документы, подтверждающие расходы на проезд (билеты, посадочные талоны, в том числе чеки на услуги по оформлению документов, получение постели в поездах и т. д.);
• Документы на оплату такси - чеки, квитанции, бланки;
• Служебная записка на возмещение расходов, если работник ездил своим автотранспортом либо на служебном автомобиле. К ней прикладывается путевой лист, чеки и квитанции с заправок и т. д.;
• Служебная записка, если отсутствуют документы на проезд, либо на проживание, либо и те, и те.
• Документы, подтверждающие прочие согласованные расходы (к примеру, квитанция на услуги связи).

Внимание! При получении авансового отчета на руки, бухгалтер делает об этом отметку в отрывной части и возвращает ее работнику.

Шаг 6. Возврат неиспользованных средств в кассу (если остались)

Если во время поездки работником была потрачена не вся сумма, то ее остаток он обязан внести в кассу в течение 3 дней с момента подачи им отчета. Операция оформляется приходным кассовым ордером.

Закон дает право работодателю удержать из зарплаты невозвращенную сумму, но это можно сделать только в течение месяца с момента истечения срока на добровольный возврат. По прошествии месяца удержать деньги можно только через суд, оформив иск на возмещение ущерба.

Внимание! Если работник добровольно согласился на удержание долга из зарплаты, ему необходимо написать об этом заявление. На основании него должен быть оформлен приказ на удержание, сумма которого не может составлять больше 20% от размера начисленной зарплаты.

Шаг 7. Компенсация перерасхода денежных средств (при необходимости)

Если работник израсходовал в поездке больше денежных средств, чем ему было выдано, в первую очередь нужно проверить его авансовый отчет, и если превышение трат было вынужденным, произвести выплату перерасхода из кассы, оформив расходный кассовый ордер.

Для определения обоснованности перерасхода нужно определить следующее:

• Были ли траты произведены на неотложные нужды;
• Есть ли подтверждающие эти траты документы, и оформлены ли они правильно;
• Правильно ли оформлен авансовый отчет.

Важно! Организация обязана произвести выдачу излишне потраченных средств в срок 3 дней с момента отчета (это указано в положении по командировкам).

В противном случае работник имеет право обратиться в суд не только за взысканием долга, но и за получением процентов. Если у предприятия нет возможности выплатить всю сумму сразу, то лучше составить соглашение между сторонами с указанием сроков погашения долга.

Можно ли продлить или перенести служебную поездку?

Законодательство не устанавливает запрет на продление срока уже имеющейся командировки, либо переноса будущей, на которую уже оформлены все необходимые документы. Но в то же время, нигде не содержится четких указаний о том, как именно это нужно оформить.

Если необходимо произвести , правильнее всего это сделать путем издания такого приказа. Он оформляется в произвольной форме (стандартного бланка на такой случай не разработано), и должен содержать причину, по которой производится продление, и новый день завершения.

Также во все документы для командировки вносятся исправления - неверная дата зачеркивается одной чертой, и сверху надписывается новая.

И, наконец, работодатель обязан рассчитать суточные за дни продления, а также расходы на проживание, и перечислить эту сумму работнику. Закон запрещает обязывать работника использовать на эти цели личные имеющиеся средства, даже если они будут потом возмещены.

Перенос сроков командировки также должен быть оформлен дополнительным приказом в произвольной форме. В него включается причина переноса, а также новые даты начала и завершения поездки. Их же необходимо внести во все оформленные командировочные документы, путем зачеркивания старого значения и указания нового.

Внимание! Производить перерасчет суточных и прочих выплат не надо, если изменяются только даты отбытия и прибытия, а не продолжительность самой поездки.

Можно ли совместить отпуск с командировкой?

По закону - это период, на который работник полностью освобождается от выполнения любых рабочих обязанностей. Поэтому, если возникла необходимость произвести оформление командировки по время отпуска, сначала необходимо произвести отзыв из отпуска.

Необходимо помнить, что ТК устанавливает случаи, в которых произвести невозможно. Также необходимо получить от работника письменное согласие.

Пошагово это оформляется следующим образом:

• Создать ;
• путем проставления на приказе фразы «Не возражаю»;
• Создать приказ о направлении в командировку;
• Выдать денежные средства (суточные, на покрытие предстоящих расходов).

Нужно учесть, что такая процедура как отзыв, требует обязательного внесения изменений в . Поэтому необходимо с работником сразу обсудить, когда он возьмет оставшиеся дни отдыха. Если он хочет продолжить отдыхать после выполнения обязанностей, придется снова произвести оформление отпуска.

Внимание! Отзыв из отпуска также требует пересчета выплаченных отпускных. Это можно не делать, если работник хочет сразу же продолжить отдыхать, причем это период находится в том же месяце, что и первая часть. В противном случае излишне выплаченные средства придется вернуть в кассу, либо зачесть их в счет аванса либо командировочных сумм.

Л.А. Елина, экономист-бухгалтер

Отчет по загранкомандировке: работнику выданы рубли, траты произведены в валюте

Ситуацию рассмотрим следующую. Работника направили в заграничную командировку, при этом выдали ему аванс в рублях или же он вообще не получал его (расходовал личные деньги). И теперь требуется возместить ему командировочные расходы. Командированный сам менял рубли на валюту той страны, в которую его направили.

После приезда из командировки работнику нужно заполнить авансовый отчет и приложить к нему документы, подтверждающие расходы в иностранной валюте. Бухгалтеру этот отчет нужно проверит ьп. 1 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ . А порой вообще приходится заполнять отчет за работника. Посмотрим, как все правильно оформить. Но для начала разберемся, по какому курсу пересчитывать траты в иностранной валюте, если работник получил аванс в рублях.

Определяемся с валютным курсом

Курс пересчета валютных расходов в рубли зависит от ситуаци иПисьма ФНС от 21.03.2011 № КЕ-4-3/4408 ; Минфина от 31.03.2011 № 03-03-06/1/193 :

• <если> работник приложил к авансовому отчету справку банка, подтверждающую курс обмена валюты, то надо ориентироваться на этот реальный курс. В таком случае организация сможет полностью возместить работнику его командировочные расход ыст. 168 ТК РФ ; Письмо Минфина от 15.06.2011 № 03-03-06/1/347 .

Если у работника несколько справок об обмене валюты с разными обменными курсами от разных дат, логичнее пересчитывать его первые траты по курсу обмена из первой справки банка (в пределах суммы валюты, купленной по ней). Дальнейшие траты - по курсу обмена из другой справки банка и так далее;

• <если> работник не может подтвердить обменный курс (у него нет справки банка об обмене валюты), то надо ориентироваться на официальный курс Центробанка, установленный на дату утверждения авансового отчет аподп. 5 п. 7 ст. 272 , подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ ; Письмо Минфина от 06.06.2011 № 03-03-06/1/324 .

Особый случай - если работник был направлен в командировку в Крым с 18 марта по 31 мая и там расплачивался в рублях. О том, как пересчитать расходы, суммы которых в первичных документах указаны в гривнах, читайте в , .

Комиссия банка за обмен валюты - это расходы работника, непосредственно связанные с командировкой. Следовательно, организация должна возместить ихст. 168 ТК РФ . Причем как комиссию, связанную с покупкой иностранной валюты за рубли, так и комиссию при обратной конвертации. Ведь работник должен внести в кассу организации оставшуюся неизрасходованной сумму в рублях.

Не забываем про суточные

Размер суточных, которые надо выплатить работнику, должен быть утвержден в локальном нормативном акте организации или в коллективном договоре. Напомним, что для целей «прибыльного» налогового учета также можно учесть суточные в пределах, установленных самой организацие йп. 11 Положения, утв. Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749 (далее - Положение № 749); подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ . Страховые взносы (в том числе и «на травматизм») на такие суточные начислять не нужн оч. 2 ст. 168 ТК РФ ; ч. 2 ст. 9 Закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ ; п. 2 ст. 20.2 Закона от 24.07.98 № 125-ФЗ ; п. 4 Письма ПФР от 29.09.2010 № 30-21/10260 ; Письмо ФСС от 17.11.2011 № 14-03-11/08-13985 .

РАССКАЗЫВАЕМ РАБОТНИКУ

Расходы работника на еду, напитки, сигареты и другие нужды не должны включаться в расчет командировочных расходов - они покрываются за счет суточны хп. 11 Положения № 749 .

При заполнении авансового отчета расходование сумм суточных никакими документами подтверждать не требуетс яПисьмо Минфина от 11.11.2011 № 03-03-06/1/741 .

Но не забудьте, что для целей НДФЛ установлены предельные нормы необлагаемых суточных за каждый день нахождения в командировк еп. 3 ст. 217 НК РФ : в России - 700 руб., за рубежом - 2500 руб. Суточные за день отъезда из России считаются по заграничным нормам, а за день приезда - по российски мп. 18 Положения № 749 ; Письма Минфина от 06.09.2010 № 03-04-06/6-205 , .

Если ваша организация выплачивает суточные в бо´ ль -ших, чем указано, размерах, то с сумм превышения нужно удержать НДФЛПисьма Минфина от 10.02.2011 № 03-04-06/6-22 , от 07.07.2010 № 03-04-06/6-140 .

По мнению Минфина, для целей уплаты НДФЛ суточные, выданные работнику в валюте, надо пересчитать в рубли по курсу, действовавшему на дату их выплат ыПисьмо Минфина от 25.06.2010 № 03-04-06/6-135 . Поэтому если часть валютных суточных работник получит до начала командировки, а часть - после возвращения из нее, для целей определения базы по НДФЛ суточные будут пересчитываться в рубли по двум разным курсам ЦБ.

Однако рассматриваемая нами ситуация иная: работник не получает суточные в валюте. Организация либо выдает ему рублевый аванс, либо после возвращения из командировки и утверждения авансового отчета возмещает израсходованные личные средства работника. Поэтому, чтобы не было вопросов о пересчете установленных в валюте суточных для целей НДФЛ, лучше в локальном акте вашей организации закрепить методику такого пересчета. Логичнее пересчитывать так же, как и другие командировочные расходы:

• <если> работник обменял рубли на валюту и из этой суммы взял суточные, то они считаются по курсу, указанному в банковской справке об обмене;
• <если> работник не предоставил документы об обмене рублей на иностранную валюту, то пересчитывать установленные в валюте суточные в рубли надо по курсу ЦБ, действующему на дату утверждения авансового отчета.

Заполняем авансовый отчет

Для бухгалтера будет удобнее, если в авансовом отчете расходы будут указаны одновременно и в иностранной валюте, и в рублях. Для того чтобы бухгалтер смог проверить правильность расчета, нужно, чтобы где-то был указан курс пересчета. Для этого можно ввести отдельную графу на обратной стороне авансового отчета.

Если в вашей организации применяется унифицированная форма № АО-1 или иная форма, в которую вы не можете вносить изменения (к примеру, из-за того что бухгалтерская программа не позволяет это сделать), сделайте расчет командировочных расходов работника на отдельном листе.

Предлагаем вам форму такого расчета. Утверждать его у руководителя большого смысла нет - ведь рублевые суммы всех командировочных расходов работнику нужно будет перенести в авансовый отчет. Вот его-то руководитель и утвердит.

ВАРИАНТ 1. Для примера возьмем ситуацию, когда организация, расположенная в Твери, направляет работника в командировку в Германию. Положением о командировках этой организации установлено, что суточные за дни нахождения в командировке на территории Европы выплачиваются в рублях в размере, эквивалентном 60 евро/сутки, а суточные за дни нахождения в командировке в России - в сумме 1000 руб/сутки. При этом суточные за день пересечения границы и туда, и обратно считаются по нормам для европейских командировок.

Положением о командировках определено, что выданные в рублях суточные, нормы которых установлены в валюте, пересчитываются или по курсу обмена, указанному в справке банка, или по курсу ЦБ, действующему на дату утверждения авансового отчета работника.

Работнику выдан аванс на командировочные расходы в сумме 60 000 руб.

Расчет командировочных расходов
от « 30 » мая 20 14 г.

1. Официальный курс ЦБ на дату утверждения авансового отчета руководителем организации (на « 30 » мая 20 14 г.) - 47,1145 руб/евро .

2. 19.05.2014 получен аванс на командировочные расходы - 60 000,00 руб.

3. Данные о покупке-продаже иностранной валюты:

4. Данные о расходах:

5. Остаток /перерасход в рублях: 9 750,93 руб. Напомним, что, если, у работника есть зарплатная банковская карта, на нее можно перечислять и аванс для командировки, и сумму перерасхода, подтвержденную авансовым отчетом. Это не будет нарушением кассовой дисциплин ыПисьмо Минфина № 02-03-10/37209, Казначейства № 42-7.4-05/5.2-554 от 10.09.2013 (69 750,93 руб. – 60 000,00 руб.).

Все указанные первичные документы прилагаются к расчету.

После того как работник рассчитал свои командировочные расходы, составил авансовый отчет по ним и бухгалтерия этот отчет проверила, руководитель должен его утвердить. Затем работник вносит остаток наличных в кассу либо, наоборот, организация должна выплатить ему перерасход. В нашем примере работнику 30 мая выплачен перерасход в сумме 9750,93 руб.

Для определения базы по НДФЛ можно воспользоваться такой расчетной таблицей:

В доход командированного работника в мае надо включить 4440,93 руб.

ВАРИАНТ 2. Немного изменим условия нашего примера, чтобы проиллюстрировать ситуацию с обменом излишка валюты на рубли. Предположим, что под отчет выдано 85 000 руб. При этом, находясь в России, работник купил 1230 евро по курсу 48 руб. за евро.

После оплаты проживания в гостинице у работника осталось 509 евро (1230 евро – 30 евро за билет на общественный транспорт – 166 евро за авиабилет – 525 евро за гостиницу). Учитывая, что он имеет право оставить себе 480 евро суточных (по 60 евро за каждый день командировки), после возвращения из командировки 29 мая работник продает 29 евро (курс - 47 руб/евро). Получено 1363 руб., что подтверждено справкой банка (комиссии банка нет).

При продаже иностранной валюты, купленной ранее для целей командировки, в отчете надо указать возникающие «обменные» разницы между курсом покупки валюты и ее продажи. Иначе работник фактически оплатит такие разницы из своего кармана, а Трудовой кодекс говорит нам о том, что все обоснованные командировочные расходы организация должна возмещать работник у

4. В разделе 5 будет сумма, которую должен вернуть работник:

5. Остаток/перерасход в рублях: 15 203,88 руб. (85 000,00 руб. – 69 796,12 руб.).

Общая рублевая сумма суточных во втором варианте будет равна 23 039,12 руб. (22 992 руб. + 47,12 руб.). В базу по НДФЛ надо будет включить 4839,12 руб. (23 039,12 руб. – 18 200 руб.).

Иногда работники, которым не хватило полученного аванса, расплачиваются в командировках своими банковскими картами. В таком случае в качестве документов, подтверждающих расходы, могут служить, помимо прочего, квитанции электронного терминала.

Если у работника карта в той же валюте, в которой он расплачивается, то никаких дополнительных комиссий может и не быть.

А вот если карта рублевая, а списывается с карты, к примеру, сумма в евро, то банк работника проведет конверсионную операцию по собственному внутреннему курсу (который будет отличаться от курса ЦБ).

Чтобы работнику возместили все его расходы, он должен предоставить бухгалтерии выписку со своего карточного счета. Тогда его валютные расходы можно отразить в авансовом отчете по реальному курсу обмена. Следовательно, рублевая сумма расходов будет совпадать с той, которая списана с карты. В противном случае придется пересчитывать валютные расходы по официальному курсу ЦБ на дату утверждения авансового отчета.