В 2015 году в трудовое законодательство были внесены существенные изменения, касающиеся порядка оформления документов при направлении работника в служебную командировку. Изменения были направлены на упрощение кадрового делопроизводства и сокращение оформляемой бухгалтерией первичной документации. Изменения коснулись, в том числе, и такого всем известного документа, как командировочное удостоверение. Установленное ранее действовавшим законодательством и существовавшее в течение длительного времени требование о необходимости выдачи работнику командировочного удостоверения было отменено.
С 08.01.2015 по общему правилу составление командировочного удостоверения больше не требуется (постановление Правительства РФ от 29.12.2014 N 1595). С учетом этого на вопрос о том, нужно ли командировочное удостоверение в 2016 году, следует ответить отрицательно.
Случаи, когда командировочное удостоверение необходимо
Необходимо отметить, что работодатель в локальных нормативных актах, действующих на предприятии, может предусмотреть необходимость оформления командировочного удостоверения (ст. ст. 8 , 22 Трудового кодекса РФ). В такой ситуации при направлении работника в командировку командировочное удостоверение должно оформляться согласно установленному работодателем порядку, несмотря на то, что командировочное удостоверение отменили на законодательном уровне. Правда, в данном случае неясно, как должен будет действовать работник, направленный в командировку, в случае отказа организации, в которую командирован работник, от проставления отметки в командировочном удостоверении о сроке прибытия и убытия сотрудника со ссылкой на то, что законодательно командировочное удостоверение отменили.
Что необходимо оформлять вместо командировочного удостоверения?
Основной функцией командировочного удостоверения по ранее действовавшему законодательству являлось подтверждение времени нахождения работника в служебной командировке. На основании данного документа производился расчет суточных, выплачиваемых работнику. В настоящее время, поскольку командировочные удостоверения в 2015 году были отменены, документами, подтверждающими срок пребывания работника в служебной командировке, являются проездные документы, которые работник обязан передать работодателю по возвращении из командировки ().
Признавая проездные документы в качестве основных первичных документов, которые подтверждают срок нахождения работника в командировке, законодатель тем не менее не исключает в п. 11 Приложения возможность подтверждения факта нахождения в командировке иными документами (в случае отсутствия проездных документов).
В частности, иные документы вместо проездных могут использоваться в следующих случаях:
- если билеты на транспорт работником не приобретались и в командировку он выезжал на служебном или собственном транспорте, фактический срок командировки указывается работником в служебной записке, к которой сотрудник прикладывает подтверждающие документы (путевой лист, счета, кассовые чеки и проч.);
- при утрате либо отсутствии проездных документов по иным причинам период нахождения работника в командировке может подтверждаться документами по найму жилого помещения (квитанцией (талоном) или иным документом, выдаваемым гостиницей).
В ситуации, когда у работника нет и проездных документов, и документов, подтверждающих проживание в гостинице или ином жилом помещении, срок пребывания в командировке определяется на основании служебной записки и (или) иного документа, в котором организация, куда был командирован сотрудник, подтвердила сроки его прибытия и убытия.
В СМИ появилась информация об отмене командировочных удостоверений. Действительно ли не нужно оформлять командировочные удостоверения?
Обязанность оформления командировочного удостоверения
Словарь
Служебная командировка — это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ч. 1 ст. 166 ТК РФ).
Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки» (в ред. от 14.05.2013) утверждено Положение об особенностях направления работников в служебные командировки (далее — Положение о служебных командировках).
В настоящее время при направлении работника в служебную командировку, согласно общим правилам, необходимо оформлять командировочное удостоверение (п. 7 Положения о служебных командировках).
Командировочное удостоверение (форма № Т-10), утвержденное Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (далее — Постановление Госкомстата РФ № 1), оформляется в соответствии с требованиями Положения о служебных командировках, а также Указаниями по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденными Постановлением Госкомстата РФ № 1. Также командировочное удостоверение может оформляться по самостоятельно разработанной и утвержденной работодателем форме (письмо Минтруда России от 14.02.2013 № 14-2-291).
На практике работодатели чаще всего используют командировочное удостоверение по уже привычной унифицированной форме № Т-10.
Исключения из правил
Исключения из общего правила оформления командировочных удостоверений предусмотрены п. 15 Положения о служебных командировках.
При направлении работника в командировку за пределы территории Российской Федерации командировочное удостоверение не оформляется, кроме случаев командирования в государства-участники Содружества Независимых Государств, с которыми заключены межправительственные соглашения, на основании которых в документах для въезда и выезда пограничными органами не делаются отметки о пересечении государственной границы.
Упрощение документооборота по командировкам
Что касается вопроса об отмене командировочных удостоверений, необходимо учитывать следующее: в настоящее время подготовлен проект Постановления Правительства РФ , согласно которому предлагается отменить командировочные удостоверения (форма № Т-10 «Командировочное удостоверение») и служебные задания для работников, направляемых в служебную командировку (форма № Т-10а «Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении»), а также внести изменения в Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденное Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749, и Постановление Правительства РФ от 26.12.2005 № 812 «О размере и порядке выплаты суточных в иностранной валюте и надбавок к суточным в иностранной валюте при служебных командировках на территории иностранных государств работников организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета» (в ред. от 24.12.2008).
Как следует из пояснительной записки, проект Постановления Правительства РФ подготовлен в целях обеспечения минимизации количества первичных учетных документов , оформляемых при направлении работника в служебную командировку. Такие командировочные документы, как форма № Т-10 «Командировочное удостоверение», форма № Т-10а «Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении», признаны излишними , поскольку их содержание дублирует приказ (распоряжение) о направлении работников в служебную командировку (форма № Т-9, утвержденная Постановлением Госкомстата России № 1). Кроме того, оформление (заполнение) командировочного удостоверения и служебного задания требует дополнительных трудозатрат.
Для подтверждения факта нахождения работника в командировке и учета командированных работников предлагается использовать:
- решение руководителя организации — работодателя или уполномоченного им лица;
- проездные документы (билеты), представляемые работником по возвращении из служебной командировки.
Если работник направляется в командировку на служебном или личном транспортном средстве (автомобиле, мотоцикле), то фактический срок командировки будет указываться в служебной записке. Она представляется работником по возвращению из служебной командировки представителю работодателя или уполномоченному им лицу одновременно с оправдательными документами, подтверждающими использование указанного транспорта для проезда к месту командировки и обратно (путевой лист, счета, квитанции, кассовые чеки и др.).
В заключение отметим, что проект уже согласован с Минтрудом России и Минюстом России и направлен в Правительство РФ. Он разработан в соответствии с «дорожной картой» (планом) «Совершенствование налогового администрирования», автором которой выступает Агентство стратегических инициатив (АСИ).
Таким образом, если проект Постановления будет принят Правительством РФ, то в скором времени при направлении работника в служебную командировку работодателям действительно не придется оформлять командировочное удостоверение и служебное задание.
Проект
ПРАВИТЕЛЬСТВО РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от ___ ___________ 20__ г. № ___
О внесении изменений в некоторые акты Правительства Российской Федерации
в части отмены формы № Т-10 «Командировочное удостоверение»
и формы № Т-10а «Служебное задание
для направления в командировку и отчет о его выполнении»
Правительство Российской Федерации постановляет:
Утвердить прилагаемые изменения, которые вносятся в акты Правительства Российской Федерации в части отмены формы № Т-10 «Командировочное удостоверение» и формы № Т-10а «Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении».
Настоящее постановление вступает в силу по истечении двух месяцев со дня его подписания.
Председатель Правительства
Российской Федерации
Д. Медведев
УТВЕРЖДЕНЫ
постановлением Правительства
Российской Федерации
от ___ _____________ 20___ г. № ___
Изменения, которые вносятся в акты Правительства Российской Федерации, в части отмены формы № Т-10 «Командировочное удостоверение» и формы № Т-10а «Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении»
1. В постановлении Правительства Российской Федерации от 26 декабря 2005 г. № 812 «О размере и порядке выплаты суточных в иностранной валюте и надбавок к суточным в иностранной валюте при служебных командировках на территории иностранных государств работников организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, № 2, ст. 187, 2008, № 14 ст. 1413, 2009, № 1, ст. 147):
а) в пункте 3 слова «без оформления командировочного удостоверения, кроме случаев командирования в государства-участники СНГ, с которыми заключены межправительственные соглашения, предусматривающие, что в документах для въезда и выезда пограничными органами не проставляются отметки о пересечении государственной границы» исключить;
б) в пункте 6 слова «даты пересечения государственной границы Российской Федерации при следовании с территории Российской Федерации и при следовании на территорию Российской Федерации определяются по отметкам в командировочном удостоверении, оформляемом так же, как командировочное удостоверение при служебной командировке в пределах территории Российской Федерации» заменить словами «дата пересечения государственной границы Российской Федерации определяется по проездным документам (билетам)».
2. В Положении об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденном постановлением Правительства Российской Федерации от 13 октября 2008 г. № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2008, № 42, ст. 4821; 2013, № 13, ст. 1559, № 20, ст. 2504):
а) абзац второй пункта 3 изложить в следующей редакции:
«Работники направляются в командировки на основании решения работодателя или уполномоченного им лица на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Поездка работника, направляемого в командировку по решению работодателя или уполномоченного им лица в обособленное подразделение командирующей организации (представительство, филиал), находящееся вне места постоянной работы, также признается командировкой»;
б) пункт 6 признать утратившим силу;
в) пункт 7 изложить в следующей редакции:
«7. Фактический срок пребывания работника в месте командирования определяется по проездным документам, представляемым работником по возвращении из служебной командировки.
В случае проезда работника к месту командирования и (или) обратно к месту работы на служебном или личном транспорте (легковом автомобиле, мотоцикле) фактический срок пребывания в месте командирования указывается в служебной записке, которая представляется работником по возвращении из служебной командировки представителю работодателя или уполномоченному им лицу одновременно с оправдательными документами, подтверждающими использование указанного транспорта для проезда к месту командирования и обратно (путевой лист, счета, квитанции, кассовые чеки и др.)»;
г) пункт 15 признать утратившим силу;
д) абзац первый пункта 19 изложить в следующей редакции:
«19. При направлении работника в командировку на территории государств-участников Содружества Независимых Государств, с которыми заключены межправительственные соглашения, на основании которых в документах для въезда и выезда пограничными органами не делаются отметки о пересечении государственной границы, дата пересечения государственной границы Российской Федерации определяется по проездным документам (билетам)»;
е) в абзаце втором пункта 26 слова «командировочное удостоверение, оформленное надлежащим образом» исключить;
ж) абзац третий пункта 26 признать утратившим силу.
29 декабря было подписано постановление Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595 об отмене командировочных удостоверений. Документ вступил в силу с 8 января 2015 года.
Давайте разберемся, как же оформить командировку без командировочного удостоверения.
С 8 января 2015 года подтверждать командировку и расходы можно проездными документами. Для поездки зарубеж необходимы также отметки в паспорте. Если работник поедет на личном транспорте, он должен будет написать служебную записку в произвольной форме, к которой приложить документы об использование авто в поездке (чеки АЗС, чеки об оплате платной дороги и другие подобные документы).
Помимо этого с 8 января 2015 года отменено требование составлять служебное задание и отчет командированного о выполненной работе.
Вот список документов необходимых для оформления командировки в 2015 году:
1.Приказ о направлении в командировку
2.Журнал учета командированных сотрудников (поставить отметки)
3.Табель учета рабочего времени (поставить отметки)
4.Авансовый отчет работника
5.Служебная записка работника (если он едет на личном автомобиле)
Перед отъездом сотрудника в командировку оформите приказ
В приказе указывается ФИО и должность работника, место назначения и срок командировки. Обратите внимание: можно использовать форму Т-9а, только ее нужно доработать, исключив из нее упоминание о служебном задании (вторую снизу строку).
Факт выезда сотрудника в командировку зафиксируйте в журнале учета командированных сотрудников и табеле учета рабочего времени
Прежде всего факт выбытия сотрудника в командировку нужно зафиксировать в журнале учета командированных сотрудников. Форма этого документа установлена приказом Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 № 739н. И заполнить его несложно. В нем указываются ФИО сотрудника, наименование организации, в которую командируется сотрудник, и пункт назначения. Так как теперь командировочное удостоверение не оформляется, в графе об удостоверении нужно поставить прочерки. Вскоре Минздрав утвердит новую форму документа, а пока нужно пользоваться старой.
Кроме того, дни командировки нужно отмечать в табеле учета рабочего времени. Отсутствие работника по причине командировки обозначается кодом К. При этом количество отработанных часов указывать не нужно.
Если работник в командировке привлекался к работе в выходной для него по основному месту работы день, то такой день в табеле нужно показать сразу двумя кодами - К и РВ. Это будет означать, что сотрудник трудился в командировке в выходной день.
Указывать количество часов, отработанных в такой день, нужно, если работодатель давал указание о продолжительности работы в выходной день. Понятно, что платить за работу в такие дни нужно по двойным тарифам (ст. 153 ТК РФ).
После возвращения сотрудника получите от него документы, подтверждающие расходы
После того как работник вернулся из командировки, нужно составить авансовый отчет о потраченных в командировке суммах (форма № АО-1). В документе указывается, сколько средств было потрачено на цели командировки. Обратите внимание: авансовый отчет заполнять в 2015 году обязательно. Такое требование сохранено в порядке направления работников в служебные командировки.
К отчету нужно обязательно приложить подтверждающие документы (чеки, договоры, квитанции, транспортные документы и др.). Далее работник должен сдать в бухгалтерию авансовый отчет. И на основании этого комплекта документов произведенные расходы на командировку можно будет отразить в бухгалтерском и налоговом учете.
Как подтвердить расходы после отмены командировочного удостоверения в 2015 году
Итак, командировочные удостоверения в 2015 году отменены. Но это не значит, что теперь не требуются иные документы для подтверждения расходов и фактического времени пребывая работника в командировке.
Фактический срок пребывания работника в месте командирования определяется по проездным документам, представляемым работником по возвращении из служебной командировки.
В случае проезда работника к месту командирования и (или) обратно к месту работы на личном транспорте фактический срок пребывания в месте командирования указывается в служебной записке. Служебную записку нужно заполнить в произвольной форме и представить по возвращении из служебной командировки работодателю одновременно с оправдательными документами, подтверждающими использование указанного транспорта для проезда к месту командирования и обратно (путевой лист, счета, квитанции, кассовые чеки и др.). То есть служебную записку нужно приложить к авансовому отчету.
Решение утверждено постановлением Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595 "О внесении изменений в некоторые акты Правительства Российской Федерации". (мы писали уже об этом)
Внесены изменения в постановления Правительства РФ: от 26.12.2005 № 812 "О размере и порядке выплаты суточных в иностранной валюте и надбавок к суточным в иностранной валюте при служебных командировках на территории иностранных государств работников, заключивших трудовой договор о работе в федеральных государственных органах, работников государственных внебюджетных фондов Российской Федерации, федеральных государственных учреждений" и от 13.10.2008 № 749 "Об особенностях направления работников в служебные командировки".
Внесенными изменениями отменено оформление работникам командировочных удостоверений. Фактический срок пребывания работника в месте командирования определяется по проездным документам, представляемым работником по возвращении из командировки.
Установлено, что в случае проезда работника к месту командирования и (или) обратно к месту работы на личном транспорте (легковом автомобиле, мотоцикле) фактический срок пребывания в месте командирования указывается в служебной записке, которая представляется работником по возвращении из служебной командировки работодателю одновременно с оправдательными документами, подтверждающими использование указанного транспорта для проезда к месту командирования и обратно (путевой лист, счета, квитанции, кассовые чеки и др.).
Кроме того, установлено, что при направлении работника в служебную командировку на территории государств - участников СНГ, с которыми заключены межправительственные соглашения, на основании которых в документах для въезда и выезда пограничными органами не делаются отметки о пересечении государственной границы, дата пересечения государственной границы РФ определяется по проездным документам (билетам).
С 8 января 2015 года работникам, отправляющимся в командировку по территории России и странам СНГ, больше не придется возить с собой командировочное удостоверение, на котором ставят печати о прибытиях и отъездах. С целью подтверждения поездки теперь сотрудники могут просто предъявить работодателю билеты с указанием даты и времени. Если же сотрудник едет в командировку на личном транспорте, по возвращении он должен предоставить специальную служебную записку об этом, подкрепленную какими-либо подтверждающими документами, например квитанцией или кассовым чеком о покупке топлива. Для поездок за границу правила остались прежними: сотрудникам также не требуются командировочные удостоверения при выезде из страны.
омимо командировочных, утратило обязательность заполнения и служебное задание по форме Т-10а с письменным отчетом по итогам поездки. Вместе с тем, мы бы не рекомендовали работодателям спешить отказываться от этого документа, поскольку он полезен не столько для проверяющих, сколько для самого бизнеса, чтобы через полгода не пришлось вспоминать чем закончилась поездка и какие решения по ней были приняты. При необходимости форму служебного задания можно доработать, удалив из нее лишние графы и добавив необходимые или вовсе переделать эту форму в отчет в произвольной форме, где сотрудник по прежнему будет кратко фиксировать итоги служебной поездки.
Немалый резонанс среди работников, по роду деятельности часто выезжающих в другие города, стала отмена в 2019 году командировочных удостоверений. Вопрос о том, как это скажется на процедуре оформления служебных поездок, и как подтвердить факт пребывания сотрудника в командировке, волнует не только самих трудящихся, но и работников отделов кадров.
Можно ли оформлять командировочные удостоверения, несмотря на их отмену?
Постановление Правительства РФ, отменяющее командировочные удостоверения, тем не менее не запрещает их оформление в том случае, если работодатель считает наличие такого документа необходимым.
Для этого потребуется включить в учетную политику организации информацию об указанном документе, с приложением его формы, утвержденной руководителем компании. Кроме того, командировочное удостоверение может использоваться в том случае, если каким-либо приказом, установленным в организации до момента отмены данного документа на федеральном уровне, была установлена необходимость его оформления и ведения для всех сотрудников, направляемых в служебные поездки.
Как подтвердить факт пребывания в командировке в том случае, если нет соответствующего удостоверения?
Для того чтобы доказать факт совершения служебной поездки, сотруднику будет достаточно предъявить проездные документы (билеты на поезд, самолет или автобус), в которых указаны даты его отъезда и возвращения. В случае выезда за границу по служебной необходимости, работник сможет подтвердить его с помощью заграничного паспорта с проставленными в нем отметками о пересечении государственной границы.
Если выезд в командировку осуществлялся на личном транспорте, сотруднику потребуется заблаговременно оформить служебную записку, подписанную руководством, направляющим его в поездку. Подтверждением того, что командировка была осуществлена, в этом случае могут являться чеки с АЗС, путевые листы и иные квитанции.
Отмена командировочного удостоверения позволила освободить бухгалтеров предприятий от излишней работы, связанной с подсчетом расходов, которые понес работник, будучи в командировке. Теперь учет затраченных денежных средств осуществляется по фактическим документам, подтверждающих факт поездки – билетам,
