Можно применять упд и старые формы. Счет-фактура или универсальный передаточный документ

Счет-фактура — это документ, удостоверяющий фактическую отгрузку товаров или оказание услуг и их стоимость. Заполняется по определенному стандартному образцу, утвержденному Постановлением Правительства в 2011 году (№ 1137) . Что же это и в чем разница?

Выставляется продавцом и предпринимателем, когда предстоит отгрузка товара или оказываются определенные услуги. Покупатель обязательно ставится в известность, чтобы не иметь проблем с налоговиками. Существует стандартный, корректирующий и авансовый тип фактуры, заполняемой при внесении предоплаты .

УПД — это универсальный передаточный документ, заменяющий накладную и счет-фактуру. Документ создавался совместными усилиями бухгалтеров и специалистов разного профиля, стал внедряться вместе с законом об учете.

Совмещает счет-фактуру, взятую за основу, вместе с транспортными (товарными) накладными, передачей и приемом бумаг, подтверждающими проведение работ.

ВАЖНО. Внесение дополнительных разделов в УПД позволяет изменять размер ячеек и вписывать новые строки, но не удалять утвержденные пункты в фактуре.

Чем отличаются?

Несмотря на внешнюю схожесть двух форм, между бумагами существуют определенные важные отличия. Особенности счет-фактуры:

Подтверждает заключение контракта о продаже и покупке. Обязательно включается НДС.
После проведения операции, грузоотправитель и получатель вносят запись в журнал закупок. В результате, предоставляется налоговая льгота (ст.172 НК). Вычет экономит немалые суммы, особенно при оптовых закупках.
Документ заполняется от руки и в электронном виде с соблюдением основных требований (ст.169 НК). В случае внезапных изменений в стоимости составляется корректировочный счет.

Особенности УПД:

Совмещает в себе первичные документы, такие как накладная и счет-фактура. Для это включены дополнительные необходимые реквизиты (№ 402-ФЗ).
При правильном заполнении послужит основанием для вычетов по сборам на прибыль и добавочную стоимость.
Разновидности УПД дают возможность совмещать или вносить дополнения. Неизменными остаются графы, отделенные черными линиями.

Пока не присвоен код, УПД в электронном виде не может быть отправлен в налоговую . В 2017 году в счет-фактуру внесли поправки и было разрешено самостоятельно добавлять в упрощенный документ графы идентификатора договора, кода вида товаров и подписи лица, заверяющего счет за индивидуального предпринимателя.

Можно ли использовать эти два документа одновременно?

Можно ли применять и УПД и счет-фактуры? В рекомендациях ФНС России не запрещает применение УПД совместно для отражения в бухгалтерском и налоговом учете фактов хозяйственной жизни.

При этом использование УПД не ограничивает права организации использовать иные формы первичных учетных документов.

Возможности УПД привлекли многие компании и организации . Для налоговиков не имеет принципиального значения какая форма была использована, если при оформлении не были допущены грубые ошибки.

Проблема чаще возникает с партнерами и клиентами, которые предпочитают использовать товарные накладные, акты и счет-фактуры. Особенно это затрагивает бюджетные организации.

Применение двух форм совместно-вполне оправдано. Только для этого руководителю в компаниях негосударственного сектора необходимо по предложению бухгалтера утвердить УПД и включить в него все необходимые реквизиты. При этом следует в обязательном порядке поставить в известность второго участника договора, особенно когда дело касается иностранного контрагента.

ВАЖНО. Для исключения споров следует заранее в контракт вписать пункт, где будут указаны формы первичных документов в рамках проведения конкретной сделки.

УПД вместо

Утверждение УПД позволит проводить ряд различных операций без дублирования и за более короткий срок. Что становится проще с УПД:

Проводить отгрузку любых товаров, как с транспортировкой, так и без нее. Возмещение транспортных расходов в этом случае не приносит дохода поставщику и ложится на перевозчика.
Оказывать всевозможные услуги, при наличии соответствующей лицензии.
Передавать права (имущественные), результаты после выполнения услуг и работ.
Заниматься отправкой контрагентам, комитентам и комиссионерам.

Многое зависит от условий договора, УПД предстает как первичная бумага или совмещенная, поскольку фактура всегда включена.

Нужно не забыть указать один параметр. Вписанная единичка говорит о том, что произошло совмещение первички и счета. Двойка свидетельствует о применении первичных документов для отправки и составления акта передачи.

Наиболее выгодно использовать УПД предпринимателям, перешедшим на ЕНВД и УСН , так как этого вполне достаточно для отчетности и нет необходимости рассчитывать и уплачивать налог на добавленную стоимость.

В каком случае не заменит?

Однако возникают ситуация, когда универсальный документ не сможет стать полноценной заменой действующей счет-фактуре. Подобное происходит при:

Корректировке показателей, когда отгрузка товара произошла, но изменилась их стоимость в силу разных причин. Если выписывалась накладная, то достаточно подготовить документ с указанием разницы стоимости и заполнить корректировочный бланк.
Применении аванса, когда получатель предоплаты выставит счет и не потребуется подготовить выписку из банка и платежное поручение.
Необходимости внести коррективы в подготовленную бумагу. Составляется другая фактура (при неизменном номере и дате), только в специальной графе (1а) обозначается внесение откорректированных сведений. Промахи в накладной исправляются проще, нужно зачеркнуть сумму и написать правильную, а также указать число исправления и поставить подпись предпринимателя.

Нельзя сбрасывать со счетов риски, связанные с передаточным документом. Допущенные ошибки при оформлении, особенно при использовании первичной формы, приведут к материальным потерям . После сдачи отчетности не удастся получить имущественный вычет по НДС, возникнут дополнительные затраты из-за налога на прибыль.

Использование УПД носит пока необязательный характер, хотя к разработке формы подключались опытные бухгалтера и специалисты налоговой службы, которые провели широкие дискуссии на форуме официального портала.

С одной стороны, удается избавиться от заполнения многочисленных дублирующих накладных и актов. С другой, пока не появилась возможность передачи данных в электронном виде непосредственно налоговикам и возникают ситуации, когда применение становится нецелесообразным.

Заключение

Счет-фактуру никто не отменял, она по-прежнему востребована и дает полное представление о сделках купли и продажи. Важным условием считается уведомление сторон о том, что при проведении сделки будет использована именно эта форма, выписана накладная вместе с фактурой.

Предпринимателю и руководителю следует позаботиться о том, чтобы включить УПД в бухгалтерский учет, получая все преимущества от простой и модернизированной формы совмещения.

Использование новых универсальных документов последнее время стремительно растет. Но еще не все хозяйствующие субъекты на них перешли. Хотя УПД был разработан не так уж недавно, но с его заполнением все еще много вопросов.

При составлении документа нужно учитывать всегда конкретные цели для чего он заполняется и специфику каждой ситуации. Реквизитов в документе довольно много и в разных ситуациях, они заполняется по-разному. Но сама форма документа довольно проста и действительно универсальна.

Разберем подробно, типовые варианты, правила заполнения и поговорим о важных тонкостях.

Общее понятие УПД

Универсальный документ - это унифицированная форма, она может заместить комплект первички, при перемещении и передаче другому экономическому субъекту различных материальных ценностей. Этот документ не является пока обязательным к повсеместному применению, но все больше хозяйствующих субъектов его используют.

Форма документа по внешнему виду похожа на стандартную типовую счет-фактуру и часто используется взамен нее. Также она может использоваться вместо стандартных форм первички: ОС-1, ТОРГ-12, М-15, ТТНк, передаточного акта. В документе содержатся все нужные реквизиты для перечисленных стандартных форм и поэтому, например вместо двух бумаг, например, накладной и счет-фактуры, можно выписать один УПД.

Назначение универсального документа

Приведем хозяйственные операции для документирования, которых можно использовать УПД:

отгрузка товаров;
передача активов (кроме недвижимого имущества);
передача прав;
оформление выполненных работ или услуг (т.е. УПД здесь заменяет акт выполненных работ).

Использование универсального документа официально разрешено ФНС для следующих целей:

Документирование хозяйственных операций экономического субъекта для целей бухучета;
Подтверждение произведенных экономическим субъектом затрат для расчета базы налогообложения и определения размера уплачиваемых в данном периоде налогов;
Подтверждение права на вычет за текущий период по НДС.

Заполнение УПД

Рассмотрим, как заполнить форму УПД построчно:

«Статус» документа - здесь возможно два значения «1» или «2». Статус бумаги определяют исходя из назначения документа, если данный УПД выписывается взамен счет-фактуры и акта передачи - ставим статус «1». Если данный УПД выписывается в качестве одного акта, как первичный документ - ставим статус «2».
Для документа со статусом «1» реквизиты организаций (строки 1-7) должны быть полностью заполнены. Здесь указывается полная информация о продавце материальных ценностей или активов и покупателе, отправителе и получателе груза. Если хоз.субъекты в некоторых строках совпадают, то можно указать «он же». Также нужно полностью заполнить графы табличной части документа (столбцы 1-11), указав в них данные о передаваемых активах или материальных ценностях.
Для документа со статусом «2» нужно обязательно заполнить реквизиты о продавце и покупателе (стр. 1, 2, 6, 7), а также данные о передаваемых активах (графы 1, 2, 2а, 3, 9).
Затем заполнить и другие строки и графы документа, нумерацию и числовые коды активов и работ (графы А и Б). В качестве кода товаров обычно указываются артикулы производителя или продавца. Если идет речь о сдаче заказчику выполненных работ или услуг, в качестве кодов вписываются статистические коды ОКВЭД/ОКУН.
В качестве основания передачи активов и сдачи работ (стр.8) обычно указывается договор, заключенный между сторонами, который и является основанием данной хозяйственной операции. При указании документа-основания хоз.операции необходимо указать его полные реквизиты - вид документа, его дата, номер (например, соглашение или договор купли-продажи, концессии, поручение).
Затем указать данные о доставке и перевозимом грузе (стр.9) - здесь обычно прописывают реквизиты транспортных бумаг (тов.-трансп. накладная, путевой лист и др., их номера и даты), иногда и вес груза.
Далее документ делится на две половины, где надо прописать данные о том кто передает материальные ценности, активы, работы, услуги, права (стр. 10), четко указав ответственных лиц и их подписи с полной расшифровкой.
Необходимо поставить фактическую дату передачи, сдачи активов, работ, услуг, прав (стр.11).
Заметим, что можно указать и дополнительные сведения о передаваемом имуществе, работах, правах (стр. 12), например реквизиты лицензии, сертификатов, паспортов.
Отдельной строкой можно прописать информацию о лицах, отвечающих за данную сделку, операцию и ее оформление (стр. 13).

При указании ответственных лиц за хозяйственную операцию, если один человек является приемщиком и ответственным за хозяйственную операцию или передающим и ответственным, его подпись второй раз уже не требуется, просто указать должность с ФИО (стр. 13). Если лицо было уполномочено на подписание счет-фактур, или уполномоченным ставить подпись за главбуха или руководителя, то также достаточно будет одной подписи, но ФИО надо указывать дважды для ясности. Если ответственных за хоз. операцию несколько, то для них делают дополнительную строку (13а).

При необходимости нужно указывать реквизиты субъекта, составляющего этот документ (стр.14), это касается участвующих в хозяйственной операции посредников со стороны продавца, исполнителя (агентов, комиссионеров, комитентов, принципалов и др.), организаций ведущих бухучет за одну из сторон.
Далее необходимо прописать данные кто принимает материальные ценности,активы, работы, услуги, права (стр. 15), с указанием ответственного и его подписи с расшифровкой.
Необходимо поставить фактическую дату приемки активов, работ, услуг, прав (стр.16).
Заметим, что можно указать и дополнительные сведения о передаваемом имуществе, работах, правах (стр. 17), например наличие претензий к продавцу - исполнителю или их отсутствие. Если есть претензии, то надо указать реквизиты документа-приложения с описанием причин (например, составленный при приемке акт о дефектах).
Отдельной строкой можно прописать лица, которые отвечают за данную хозоперацию и ее правильное оформление (стр. 18).

При указании лиц, отвечающих за хоз. операцию, если это одно лицо, является приемщиком и ответственным за оформление или передающим и ответственным, то вторую подпись можно уже не ставить, просто указать должность с ФИО (стр. 18). Если лицо является уполномочено на подписание счет-фактур, или уполномоченным ставить подпись за главбуха или руководителя, то также достаточно будет одной подписи, но ФИО надо указывать дважды для ясности. Если ответственных за хозоперацию несколько, то для них делают дополнительную строку (18а).

При необходимости нужно указывать реквизиты субъекта, составляющего этот документ (стр.19), это касается участвующих в хозяйственной операции посредников со стороны покупателя, заказчика (агентов, комиссионеров, комитентов, принципалов и др.), организаций ведущих бухучет за одну из сторон.

Внизу документа ставятся печати сторон хозяйственной операции.

Строки, указывающие составителя документа допускается не заполнять, если проставляются печати организаций, где четко видны все ее необходимые реквизиты. И напротив, если заполнены все реквизиты сторон полностью, то отсутствие печати является допустимым фактом.

Применение УПД

Универсальный документ можно использовать вмести двух документов (статус 1) и только как один первичный документ (статус 2), например, вместо накладной ТОРГ-12 и др.

При использовании в качестве первичного документа, строки «для счет-фактуры» можно не прописывать:

Реквизиты платежного документа (строка 7);
Акцизы (графа 6);
Налоговые ставки (графа 7);
Наименование и код страны производителя (графа 10, 10а);
Реквизиты таможенной декларации (графа 11).

Если вы составили УПД статус 1, то оформлять отдельную бумагу как счет-фактуру уже больше не требуется.

После заполнения первичных документов они рано или поздно попадают на проверку к налоговикам, рассмотрим, на что сотрудники чаще всего обращают внимание при проверке таких документов:

Для УПД, которые оформляются взамен счет-фактуры, проверяются все реквизиты, данные об НДС. Также налоговиков интересуют подписи ответственных лиц. Для ИП обязательно нужно указать полные данные его свидетельства о госрегистрации рядом с подписью. В противном случае, если реквизиты не в порядке, не позволяют однозначно идентифицировать стороны и предмет хоз.операции - документ и сделанные налоговые расчеты забракуют, вычет по НДС не дадут.
Для УПД при проверке налогообложения с полученной прибыли, тоже проверятются все реквизиты, а также сверят все даты.

Поэтому будьте внимательны при заполнении этих документов, данные в форме довольно просты, но требуют аккуратности и внимания при заполнении.

Примеры заполнения УПД для различных случаев

Чтобы не было путаницы с заполнением УПД, рассмотрим наглядно типовые примеры заполнения этого документа. Ведь его популярность все больше, и чтобы избежать массовых ошибок, нужно четко во всем разобраться, как должен заполняться документ в различных случаях. Итак, рассмотрим:

УПД вместо двух бумаг - накладной и счет-фактуры

В данном случае наша бумага будет иметь статус 1 и в ней заполняем все строчки и табличные графы полностью, указываем реквизиты как для ТНК и счет-фактуры (налоговые ставки, суммовые выражения и др.)

УПД вместо двух бумаг - акта и счет-фактуры

Такой документ подойдет для передачи товаров, но и сдачи выполненной работы или услуг. Этот универсальный документ будет со статусом 1 и в нем заполняются почти все строки и графы полностью, указываем реквизиты для акта и для счет-фактуры (налоговые ставки, суммовые выражения и др.)

Но здесь нужно особенно отметить заполнение некоторых строк. В случае работ и услуг, в строках указания отправителя и получателя груза надо ставить прочерки. В графах указания количества и объема (гр. 3,4), данные есть не всегда, поэтому, если данные есть заполняем, если нет - прочерки. А также в графах единицы измерения (гр.2, 2а), данные есть не каждый раз, значит, если стандартные единицы есть - заполняем, если нет - прочерки. Но бывает, что единицы измерения отличаются от стандартных, тогда надо обратиться к классификатору ОК 015-94, если там указаны нужные данные, то их необходимо здесь указать, если нет - прочерки.

Если вы выписываете один универсальный документ вместо комплекта первички, то есть вместо накладной, акта и счет-фактуры, то ваш универсальный документ должен быть в соответствии со всеми требованиями налоговиков для расчетов по НДС и для признания налоговиками расходов с целью расчета налогов с полученной прибыли. Такой документ всегда имеет статус «1» и передавать его онлайн по электронке нельзя. Это замечание относится к рассматриваемым примерам 1 и 2.

УПД взамен накладной

В этом случае статус документа - 2, данные за счет-фактуру не заполняем (то есть ставки и сумму НДС отдельно не прописываем, акцизы, страну происхождения не указываем).

УПД взамен акта

В этом случае статус документа - 2, данные за счет-фактуру не заполняем (то есть ставки и сумму НДС отдельно не прописываем, акцизы, страну происхождения не указываем). В строках реквизитов продавца указываем исполнителя работ, услуг, вместо покупателя - данные заказчика.

Здесь тоже нужно особенно отметить заполнение некоторых строк. В строках указания грузоотправителя и грузополучателя - прочерки. В графах указания количества и объема (гр. 3,4), данные есть не всегда, поэтому, если данные есть заполняем, если нет - прочерки. А также в графах единицы измерения (гр.2, 2а), данные есть не каждый раз, если данные есть - заполняем, если нет - прочерки. Если единицы измерения работ, услуг отличаются от стандартных, тогда надо обратиться к классификатору ОК 015-94, если там указаны нужные данные, то их необходимо здесь указать, если нет - прочерки.

Если вы составляете универсальный документ вместо накладной, акта - бумага должна отвечать требованиям налоговиков для признания понесенных экономическим субъектом расходов в данном налоговом периоде, для расчетов по налогообложению полученной за период прибыли. Здесь всегда помимо реквизитов важны еще и указанные даты. Такие документы имеют статус «2» и их можно передать онлайн по электронке. Это замечание актуально для наших примеров 3 и 4.

Эти универсальные документы в зависимости от своего статуса затем регистрируются в книге продаж и покупок, а также журнале учета счет-фактур.

Заключение

Мы рассмотрели подробно назначение и использование УПД, правила его заполнения, а также важные тонкости и нюансы. Как вы могли убедиться, сама форма документа довольно проста и очень универсальна. Она действительно может заменить несколько наиболее часто используемых форм.

Но при заполнении формы нужно быть внимательным и точно указать все данные по реквизитам сторон, предмету хоз.операции, данные и подписи ответственных лиц. Особо отметим, документы, заполняемые ИП, рядом с его подписью, должны обязательно быть указаны реквизиты его регистрационного свидетельства. Если налоговики обнаружат, что какие то данные не точные, то могут забраковать документ, не дать положенный налоговый вычет, пересчитать налоговую базу, потребовать доначислить и уплатить налоги сверх ваших расчетных сумм. Заполнить универсальную форму просто, но нужно знать важные аспекты, мы постарались основные из них сегодня осветить и разъяснить.

Если использовать один этот документ вместо комплекта из двух документов, то в большинстве случаев документооборот сократится сразу вдвое, сильно снизит время на оформление и затраты различных ресурсов. Заметим, что эти документы можно еще и передавать контрагента онлайн по электронке, что значительно удобнее и сокращает время документооборота. Поэтому, переходите на эту универсальную форму - скорее ее осваивайте, и ваш документооборот значительно сократится.

УПД (универсальный передаточный документ), образец заполнения которого приведен ниже, заменяет собой счет-фактуру, акт приемки-передачи и еще ряд первичных форм.

Хотя его применение не считается обязательным, бланк упрощает ведение учета.

Для фиксации хозяйственных операций, допускается использование бланка под названием УПД – универсальный передаточный документ, образец заполнения которого приведен далее.

Эта форма заменяет собой целый ряд первичных документов. Использовать ее необязательно, допускается внесение коррективов.

Основание для применения УПД

УПД – универсальный передаточный документ – не был утвержден распоряжением Правительства. Он был предложен налоговой службой.

Через отделения поступили разъяснения, касающиеся заполнения нового бланка.

В них, среди прочего, содержались пояснения для лиц, которые занимаются проверкой документов, основанных на этой новой форме.

С разработкой новой формы, у предприятий есть выбор – оформлять целый пакет бумаг или воспользоваться единым бланком.

УПД (универсальный передаточный документ) заменяет собой следующие формы:

счет-фактуру;
товарную накладную;
товарно-транспортную накладную.

Бланк УПД не имеет унифицированной формы. Вместе с тем он считается официальным и принимается налоговой службой.

Важно: так как применение универсального передаточного документа не является обязательным, в бланк можно вносить новые строки или корректировать параметры ячеек. Однако данные из строк удалять не следует.

Какие правила действуют при заполнении УПД

Бланк УПД можно использовать в качестве обычного передаточного документа. Он подойдет для ведения учета в компаниях, которые не выплачивают .

Чтобы указать на этот статус, в одноименном столбце отмечают цифру 2.
Если в документе нужно отразить вычет по НДС, в той же графе «Статус» отмечают цифру 1.

При постановке статуса под номером 1, образец заполнения будет выглядеть по-другому.

Обязательно внести данные в строки 1-7, которые свойственны бланку счета-фактуры.

Для статуса 2 заполнение этих полей не требуется. Там можно просто ставить прочерк.

В левой части бланка отображены 2 графы, обозначенные А и Б.

В графе А указывается порядковый номер отметки. Этот реквизит указывать необязательно. Однако, при его наличии, упрощается поиск нужной информации, а отметки ясно обозначены.
В графе Б указывается: для товаров – артикул, для услуг или работ указывается код видов деятельности ( , ОКУН). Указание этого реквизита необязательно. Но код позволяет определить вид работ с целью обозначить возможность применения налоговых льгот или специальных режимов.

Хотя заполнение вышеуказанных граф и не требуется по закону, оно полезно для удобства поиска и идентификации работ или товаров.

Инструкция по заполнению: продолжение

Строка 8 озаглавлена «Основание передачи/получения». Здесь указывается информация, характеризующая отношения между сторонами. Включается номер договора, соглашения или другого документа.
В строке 9 содержатся сведения касательно транспортировки и груза. В эти сведения включаются разные подробности перевозки: номера транспортных документов, реквизиты организации, берущей на себя затраты на перевозку. Здесь указывается информация, определяющая груз, например, масса нетто и масса брутто. Этот пункт не является обязательным для заполнения.
Строка 10 содержит сведения о лице, проводящем погрузку товара или передачу итогов работы. Вписывается ФИО, должность, в конце приводится подпись. Данные из этой строки раскрывают обстоятельства, в которых была совершена сделка. Если данный сотрудник уполномочен подписывать счета-фактуры и поставил свою подпись выше, дублировать ее не требуется. Достаточно указать только ФИО и должность.
В строке 11 указывается дата совершенной сделки или другого хозяйственного факта. Для заполнения согласно требованиям закона не обязательна. В поле вносится дата, когда это событие произошло фактически. Даже если документ оформляется 29 ноября, а погрузка товара должна состояться 30, в бланке ставится 30 ноября.
Строка 12 содержит прочую информацию о хозяйственном факте. Законом ее заполнение не требуется. Сюда вписывают реквизиты паспортов, сертификатов и тому подобных документов. Поле оформляют, когда присутствуют имеющие значение подробности, которые не вошли в УПД (универсальный платежный документ).

Важно: даты проведения сделки указываются в строках 1, 11, 16. При этом для учета продавцом ставится дата погрузки (под номером 11), а покупателем вводится дата приемки (номер 16).

К заполнению полей с датами следует подойти ответственно. Это позволит избежать споров касательно даты хозяйственного факта.

Сведения о должностных лицах, принявших участие в сделке

В следующих строках универсального платежного документа указываются данные сотрудников, уполномоченных на оформление проведенных операций.

Строка 13 указывает на должностное лицо, ответственное за проведение сделки. Вписываются его фамилия с инициалами. Также обозначается его должность, в конце ставится подпись. Если тот же самый сотрудник отвечает за погрузку товаров или занимается подготовкой счета-фактуры, повторно подпись его не ставится. Заполняются только поля для ФИО и должности. Когда за сделку по условиям организации отвечают сразу несколько сотрудников, для обозначения данных каждого из них вводится дополнительная строка, обозначить которую можно 13а, 13б и так далее.
Строка 14 содержит сведения о составителе документа, представляющего продавца. Среди прочего, можно вписать наименование субъекта и реквизиты. Помимо данных лица, ответственного за со стороны фирмы-продавца, сюда относятся данные агента или комиссионера, который от своего имени получает товар, а затем перепоручает принципалу или комитенту. Если в сделке принимает участие посредник, реквизиты договора с ним вносятся в строку 8.
В строке 15 содержатся сведения об ответственном за получение груза лице со стороны покупателя. Сведения вводятся для уточнения подробностей сделки. Вписывают должность этого лица, его фамилию и инициалы, рядом есть место для подписи.

Требования к лицам, ответственным за сделку, приводятся в Гражданском кодексе . Стоит заметить, что при наличии печати организации, строка 14 может оставаться пустой.

Указание дат со стороны покупателя

В следующих строках отражаются даты получения товаров и прочие подробности сделки.

В строку 16 вносится дата приемки. Она не может быть раньше даты составления УПД или даты отгрузки, указанной продавцом в строке 11. Фиксирует фактический момент принятия товаров или результатов работы покупателем. Хотя по законодательству заполнять данный раздел необязательно, все же внесение этих сведений рекомендовано. Наличие информации о принятии позволит избежать споров и исключит произвольную постановку даты.
Строка 17 содержит прочие подробности сделки со стороны покупателя, законом заполнение этого раздела не требуется. Сюда вносится информация о возникших претензиях или их отсутствии, а также реквизиты договоров и иных бланков, подготовленных ответственным лицом при получении товаров.

Строки 16 и 17 содержат дополнительные уточнения с позиции покупателя. Наличие полной информации позволит впоследствии избежать споров.

Заключительные строки документа

В последних строках содержатся сведения о должностных лицах, ответственных за сделку и подготовку бумаг.

В конце можно проставить печати экономических субъектов ( или ), хотя закон этого и не требует.

В строке 18 отражены сведения о лице, ответственном за оформление сделки с позиции покупателя. Вписывают ФИО и должность, затем ставится подпись. В случаях, когда тот же самый работник действует как представитель экономического субъекта (к примеру, по ) и его подпись уже стоит в пункте 15, дублировать ее не нужно. Указывают только ФИО и должность. Если же в оформлении операции участвует несколько человек, добавляют дополнительные строчки (18а, 18б и так далее), куда вносят сведения о каждом из них в отдельности.
Строка 19 содержит данные лица или экономического субъекта, ответственного за составление бланка со стороны покупателя. Это может быть сотрудник, который занимается бухгалтерским учетом. Если в документе уже проставлена печать с полным названием субъекта, ответственного за составление бланка, повторное введение данных не требуется.

В конце остается место для печати. Не является обязательным для заполнения разделом.

Важно: как показывает , если все обязательные реквизиты внесены в бланк, отсутствие печати не может стать основанием для отказа принятия документа в налоговой службе.

Отличительные особенности заполнения УПД

Некоторые строки содержатся в УПД, но их нет в счете-фактуре. Здесь нужно руководствоваться правилами по заполнению именно универсального передаточного документа и образцом заполнения.

Например, строка 14 оформляется лицом, передающим товары или результаты выполненной работы.

А в строке 19 указываются данные работника, осуществляющего приемку.

Чтобы обозначить сотрудника, ответственного за погрузку товара, продавец заполняет поля под номерами 10 и 13.

При этом в десятой строке может быть указано лицо, которое не отвечает непосредственно за оформление сделки. В частности, это может быть кладовщик.

То же самое относится к заполнению строк под номерами 15 и 18, отведенных для покупателя.

Важно: в универсальном передаточном документе должны быть отражены данные директора и главного бухгалтера, а также стоять их подписи.

Как уже отмечалось, в строках 10 и 13 для продавца и 15 и 18 для покупателя могут быть указаны одни и те же лица.

В таком случае, подписи их ставятся только в первой строке, а во второй раз указывается только фамилия с инициалами и должность.

К УПД стоит прикладывать ряд документов. Среди них – отчет, содержащий детальное описание выполненных работ, сертификаты и технические паспорта.

Их перечень просто содержится под номерами 12 и 17. Если в бланке проставлена печать с необходимыми реквизитами, строки 14 и 19 можно оставлять незаполненными.

Наглядно увидеть эти поля можно на приведенных образцах заполнения.

Как УПД отражается у продавца

Согласно пункту 1 статьи 167 Налогового кодекса , счета-фактуры вносятся в книгу продаж по порядку в отчетном периоде, когда определяется налоговая база, и возникают платежные обязательства.

Как предписано постановлением Правительства № 1137 от 26.12.2011, счета-фактуры фиксируются в журнале учета.

При заполнении бланков может возникнуть две ситуации.

День подготовки универсального передаточного документа совпадает с днем отгрузки. Тогда в книге продаж графа 1, а в журнале учета графы 2 и 6 совпадают со строкой 1 в УПД. Имеет значение день, когда определяется налоговая база, этим днем ставится дата отгрузки. Исключение составляют ситуации, когда налоговая база учитывается при приемке – это происходит при передаче результатов работ. Тогда в графе 2 журнала учета ставится дата, указанная в строке 16 УПД. Остальные соответствия не меняются.
День подготовки УПД не совпадает с днем отгрузки. В таком случае при передаче товаров или прав на имущество, оказании услуг в книге продаж графа 1 заполняется по сведениям строки 1 УПД, графа 2 в журнале учета – по данным строки 11, а графа 6 – по данным строки 1 УПД. Когда передаются результаты работ, в книге продаж графа 1 совпадает со строкой 1, в журнале учета – графа 2 заполняется на основании строки 16, а графа 2 – по дате строки 1.

Универсальный передаточный документ не имеет унифицированной формы, заполнение его не считается обязательным.

Кроме того, каждая организация вправе внести в форму собственные коррективы.

Пояснения по поводу нового документа представлялись налоговой службой.

Однако этот бланк, образец заполнения которого можно увидеть выше, заменяет собой целый пакет первичных документов и упрощает ведение учета.

Поэтому стоит задуматься о его применении на предприятии.

1С Шаг за шагом. Универсальный передаточный документ

УПД (универсальный передаточный документ): Образец и правила заполнения

Применяют счет-фактуру (СЧФ). Универсальный передаточный документ (УПД) применяется значительно реже, несмотря на способность заменять собой несколько документов: СЧФ и первичную документацию БУ. Что мешает повсеместно применять УПД? Можно ли применять одновременно оба документа и в каких случаях? В каких случаях предпочтительно использовать счет-фактуру? Разберемся.

УПД и СЧФ

Счет-фактура – документ НУ. Он подтверждает отпуск товара покупателю, оказание ему услуг, производство работ по операциям, облагаемым НДС, больше нигде не применяется. Реквизиты СЧФ содержат сведения:

о предмете сделки;
о стране его происхождения;
о сумме;
о количественных характеристиках хозяйственной операции;
о ставке налога;
об акцизе;
о соответствующей группе товаров;
позволяющие идентифицировать налогоплательщиков.

Информация, содержащаяся в СЧФ, применяется для расчетов по НДС и контроля этих операций. К СЧФ при оформлении отпуска товара прилагается документ БУ: товарная накладная, акт приема-передачи и пр.

Универсальный передаточный документ (УПД) — бланк, созданный на базе СЧФ. Все сведения из СЧФ отражаются в УПД. Для удобства «зона счета-фактуры» выделена темным контуром. Помимо этого, в УПД присутствуют сведения на отпуск ТМЦ (акта, товарной накладной, частично — ТТН, документа на отпуск материалов ф. и пр.), т.е. информация, когда произведена отгрузка, кто из должностных лиц взял за нее ответственность и скрепил своей подписью, на основании какого договора произведена отгрузка.

УПД может использоваться как в БУ, так и в НУ. Характер использования помечается цифрой (1 или 2) – в левой части бланка, вверху:

При статусе 1 УПД исполняет роль одновременно счета-фактуры и документа, подтверждающего передачу.
При статусе 2 УПД заполняется только как документ БУ.

Очевидно, что СЧФ может быть заменен УПД с одновременным сокращением документооборота. Однако полного замещения в практике учета не происходит. Этому есть объективные причины.

УПД или СЧФ?

Письмом №ММВ-20-3/96 от 21-10-13 г. налоговая служба рекомендует применять УПД в учете, а применение счетов-фактур закреплено в НК РФ как обязательное. При выборе документа, фиксирующего суммы по НДС, налогоплательщики зачастую отказываются от УПД именно по той причине.

Есть и более веские поводы, указывающие, что счет-фактуру заменять УПД нецелесообразно:

Ограничения по формату УПД. Согласно законодательству УПД в бумажном виде может использоваться комплексно в НУ и БУ либо только как документ БУ. Исключительно как счет-фактуру его использовать можно только электронно (согласно Пр. №ММВ-7-15/155 от 24-03-16 г.).
Авансовые платежи. В письме №ММВ-20-3/96 зафиксированы случаи, при которых используется УПД (отгрузка товаров, передача имущественных прав, оказание услуг). Авансовые платежи в списке не упомянуты. На аванс выставляется только счет-фактура (ст. 168-3 НК РФ).
Корректировки. Изменения стоимости, количества ТМЦ, имущественных прав ведут к необходимости использования корректировочного счета-фактуры. В БУ обычно составляется и подписывается акт или подобный ему документ, отражающий разницу первоначальных и измененных показателей, согласие сторон на изменение условий отгрузки (т.н. кредит-нота и аналогичные ей). При использовании корректировочного УПД все эти сведения (корректировки по НДС, корректировки на разницу показателей) придется отражать в одном документе. Учитывая, что на практике ситуации хозяйственной жизни имеют множество нюансов, это может вызывать затруднения и замедлять оформление документов. Оформить два разных документа, внести в них корректировки и зарегистрировать намного проще.
Исправления. При необходимости исправить данные счета-фактуры выписывают новый экземпляр (Правила заполнения СЧФ, п. 7, Пост. Прав. №1137), при этом номер и дату документа менять нельзя. Исправления в бухгалтерских документах вносить проще, например, цифровую информацию просто зачеркивают, помечают дату исправления, и рядом с записью ставит подпись ответственное лицо. Как и в предыдущем случае, здесь проще использовать СЧФ и первичные документы БУ по сделке порознь.

Кроме того, структура бухгалтерской службы на некоторых предприятиях (сельскохозяйственных, производственных) предполагает использование нескольких экземпляров первичных бухгалтерских документов, например, в складском учете и сводных отчетах ответственных лиц подразделений используется одна и та же накладная. Применение УПД в этом случае не имеет смысла.

Универсальный передаточный документ, с этой точки зрения, рекомендуется применять в малом и среднем бизнесе, при наличии ограниченного числа хозяйственных операций и небольшого штата учетных работников.

Важно! Применение УПД, как и применение счетов-фактур, необходимо отразить в учетной политике организации. Целесообразно утвердить локальным нормативным актом используемую форму УПД (корректировочного УПД). При переходе на УПД в середине года следует вводить дополнения к учетной политике до начала налогового периода.

Можно ли использовать два документа одновременно?

Могут возникать ситуации, при которых встает вопрос об одновременном использовании УПД и СЧФ. Например, один контрагент требует оформить сделку счетом-фактурой и товарной накладной, а другой согласен на обмен УПД. С точки зрения законодательства, оба варианта вполне легитимны и могут применяться в одной организации.

Применение одного из вариантов оформления возможно в рамках одного договора, т.е. все отгрузки по одному договору могут, например, оформляться пакетом документов «СЧФ + накладная», а по другому договору – УПД, заполненным в соответствии со статусом «1». Разные партии в рамках одного договора могут оформляться как пакетом документов «СЧФ + первичный документ БУ», так и УПД со статусом «1» (по тексту письма №ГД-4-3/8963 ФНС от 27-05-15 г.).

В НУ эти суммы признаются и в целях расчета , одновременно с учетом по НДС.

Применение УПД не накладывает ограничений на использование в документообороте других учетных форм. Теоретически нет законодательного запрета и на использование УПД со статусом «2» с одновременным оформлением счета-фактуры.

Главное

УПД целесообразно применять при ограниченном документообороте и объемах хозяйственных операций.
СЧФ может применяться в пакете с документами БУ подтверждающего характера практически повсеместно.
В ряде случаев заменить счет-фактуру УПД невозможно.
Применение двух видов документов в рамках разных партий по договору либо в рамках разных договоров законом не запрещено.
В законодательстве не содержится запрета также на одновременное использование УПД и любых иных документов.

В коммерческой деятельности при оформлении перемещения товара используется 2 документа: накладная и счет-фактура. Бланки документов, применяемые в РФ, по многим позициям дублируют друг друга. Факт выполнения работ и оказания услуг фиксируются отдельно составленным актом. Универсальный передаточный документ (УПД) разработан для замены всех указанных документов. C 01.10.2017 года поменялась форма счета-фактуры, а, значит, изменения нужно внести и в бланк УПД. Актуальный образец универсального передаточного документа предлагаем скачать бесплатно в excel и word.

Форма была усовершенствована постановлением Правительства РФ № 981 от 19.08.2017 г. Нормативным актом были подкорректированы некоторые части документа.

Что изменилось в УПД с 01.10.2017:

В таблицу со сведениями о товаре был добавлен столбец, где продавец обязан указывать код товарной номенклатуры ВЭД ЕАЭС. Это актуально для внешнеторговых сделок с организациями, созданными в государствах-резидентах ЕАЭС.
Также были даны разъяснения относительно информации, вписываемой в графу 11 УПД. Уточнено, что продавец должен вносить регистрационный номер таможенной декларации. До этого некоторые специалисты указывали номер разрешения на помещения товаров под таможенную процедуру.
Также в поле для подписи индивидуального предпринимателя добавили приписку об ином уполномоченном лице. Теперь бланк сможет оформлять гражданин или организация, имеющий соответствующую доверенность.

Сама форма УПД утверждена в постановлении Правительства РФ № 1137 от 26.12.2011 г.

Следует помнить о том, что разработанная форма является лишь рекомендуемой и может быть скорректирована по желанию продавца.

Порядок заполнения нового бланка УПД

Сведения вносятся в бланк с помощью электронно-вычислительной техники и печатного оборудования. Отметки об отпуске товара и его принятии проставляются от руки.

В левом верхнем углу указывается статус УПД. Он может выступать в качестве счета-фактуры или передаточного акта (акта выполненных работ/оказанных услуг). Соответственно в окошке проставляется значение 1 или 2.

полное наименование;
юридический адрес;
ИНН/КПП.

Там же указываются наименования и адреса грузоотправителя и грузополучателя. Далее следуют сведения о платёжном документе, в соответствии с которым были перечислены деньги в счёт оплаты товара.

После этого в новую форму УПД вносятся наименование, адрес и ИНН/КПП покупателя. В последнюю строку универсального передаточного документа вписывается валюта расчёта.

НАЖМИТЕ ДЛЯ УВЕЛИЧЕНИЯ

Центральную часть бланка занимает таблица. В столбцы вносится следующая информация:

в графе «А» — порядковый номер записи о товаре;
в столбце «Б» — код ТН ВЭД ЕАЭС;
1 графа – коммерческое наименование товара в соответствии с положениями договора (заявкой, спецификацией);
в столбец 2 вносятся единицы измерения товара (например, штуки), и указывается условное обозначение;
3 столбец – количество отгружаемого товара;
4 графа – цена 1 единицы;
5 графа – стоимость всех товаров без учёта налогов;
6 столбец – размер акциза;
в 7 столбце формы УПД указывается действующая ставка НДС;
в 8 столбец вписывается сумма налога, которая подлежит уплате покупателем;
в 9 графу универсального передаточного документа вносится информация о полной стоимости товара;
в 10 столбце указывается код страны происхождения продукции и краткое наименование государства в соответствии с классификатором (актуально при отгрузке на экспорт или поставке ранее ввезённого товара);
в 11 графе проставляется номер таможенной декларации, по которой товар был импортирован в страну, присвоенный при регистрации документа.

Под таблицей указывается количество листов УПД. Также ставится подпись, фамилия и инициалы руководителя организации (или иного уполномоченного на подписание документа лица) и главного бухгалтера. Должностные лица заверяют подлинность указанных в таблице универсального передаточного документа сведений.

Далее указывается, на основании какого документа был передан груз. Это может быть доверенность или договор. Также заполняются сведения о перевозчике, если для доставки было заключено соглашение с транспортной компанией.

Слева внизу бланка УПД расположены поля, предназначенные для внесения сведений об отгрузке товара:

должность, подпись, фамилия и инициалы лица, отпустившего имущество;
дата отгрузки;
иные сведения;
сведения о лице, ответственном за оформление УПД: подпись, должность, фамилия и инициалы;
оттиск печати.

Заверять информацию о товаре может один уполномоченный представитель продавца, а фактически отгружать продукцию – другой.

Справа находится аналогичное поле, заполняемое работником организации-покупателя:

должность, подпись, фамилия и инициалы лица, принявшего товар;
дата получения имущества;
иная информация, например, ссылки на другие документы, оформленные при приёмке;
должность, Ф.И.О. и подпись лица, ответственного за оформление факта хозяйственной жизни;
оттиск печати.

УПД составляется в нескольких экземплярах. 1 заполненный образец должен остаться у получателя груза, и минимум 1 заполненный и подписанный бланк будет направлен продавцу с отметкой о получении.

Бланк и образец 2017 — 2018

Скачать новый бланк УПД с 01.10.2017 в excel бесплатно — .

Скачать образец заполнения УПД в 2018 году — .

Вопросы и ответы

Вопрос 1: Как нумеровать УПД, если организация поставщик выписывает покупателям счета-фактуры + накладные и УПД со статусом «1» вперемешку?

Ответ: Для универсального передаточного документа со статусом «1» нужно использовать последовательную нумерацию, единую со счет-фактурами (хронологический порядок). Если УПД имеет статус «2», то нумеровать можно на усмотрение поставщика, закон данный момент не регламентирует.

Вопрос 2: Поставщик одновременно поставляет товар покупателю и оказывает сопутствующие услуги в связи с приобретением. Можно ли отгрузку товара и услуги отразить в одном УПД?

Ответ: Да, это возможно и не противоречит законодательству.