Если компания планирует участвовать в госзакупках, то она должна подготовиться к ним заранее. Разберем форму подачи заявки на участие, обязательные сведения участника, сроки.
Закон запрещает заказчику устанавливать в документации обязательные требования к оформлению и форме заявки (ч. 2 ст. 64 № 44-ФЗ). Означает ли это, что каждый поставщик может придумать свою форму заявки?
Заказчик может включать в состав документации примерную форму заявки на участие или рекомендации по ее оформлению. Совет: придерживайтесь таких рекомендаций, и не изобретайте особых способов оформления. Это упростит и вашу работу, и работу комиссии заказчика по рассмотрению поданных заявок, и позволит избежать досадных недоразумений.
Вебинар в Школе электронных торгов
Форма подачи заявки может быть произвольной
Для участия в закупочных процедурах в электронной форме участник должен подавать заявку только в виде электронного документа. А к заявке на электронный аукцион предъявляются свои, особые требования (ст. 66 № 44-ФЗ).
Заказчик указывает формулировку согласия участника на поставку товаров (выполнение работ, оказание услуг) и способ оформления информации о конкретных характеристиках товара и товарном знаке. Также заказчик может рекомендовать способ оформления информации об участнике закупки (наименование, место нахождения, ИНН и др.).
В состав документации заказчика должна быть включена инструкция по заполнению заявки на участие в закупочной процедуре. Эта инструкция, конечно, не имеет силы закона, но на практике ее лучше придерживаться, чем игнорировать.
Чтобы снизить вероятность необоснованного отклонения заявки, при ее заполнении следует:
- использовать общепринятые обозначения и наименования;
- избегать формулировок, допускающих неоднозначное толкование;
- уделить особое внимание заполнению всех документов, которые представляются в составе заявки.
Шесть обязательных сведений в заявке участника
При составлении заявки участник должен обязательно указать следующие сведения:
- согласие поставить товары, выполнить работы, оказать услуги на условиях, предусмотренных документацией о закупке;
- наименование поставляемого товара (в случае, если поставляется товар или выполняются работы, оказываются услуги, для выполнения, оказания которых используется товар);
- товарный знак (при наличии);
- количество;
- конкретные показатели поставляемого товара, которые соответствуют значениям, установленным в документации заказчика (при этом участник размещения заказа может предложить товар с улучшенными характеристиками);
- документы, подтверждающие соответствие дополнительно установленным требованиям заказчика (например, к гарантии, условиям поставки, новизне товара, году выпуска, описанию выполняемых работ, оказываемых услуг и др.).
Особое внимание обратите на описание характеристик товара, если вы предлагаете эквивалент. Вы должны учесть все параметры эквивалентности, которые указал заказчик. И ваш товар должен полностью им соответствовать. Варианты «но ведь отличается совсем чуть-чуть» в госзакупках не проходят.
Также нужно указывать и другие характеристики товаров, если заказчик их устанавливает в документации, ведь по ним он будет определять соответствие заявки участника требованиям.
Необходимые документы участника
В заявке на участие в закупочной процедуре участник обязательно указывает информацию о себе:
- наименование, фирменное наименование (при наличии);
- место нахождения, почтовый адрес;
- номер контактного телефона;
ИНН участника, учредителей, членов коллегиального исполнительного органа, лица, исполняющего функции единоличного исполнительного органа. Проследите, чтобы данные в заявке строго соответствовали вашим учредительным и регистрационным документам.
К заявке нужно обязательно прикрепить документы, подтверждающие соответствие требованиям законодательства, например, правомочность участника закупки заключить контракт. А вот соответствие следующим требованиям подтверждаем лишь декларацией, составленной в свободной форме:
- непроведение ликвидации;
- неприостановление деятельности;
- отсутствие недоимки по налогам, сборам;
- отсутствие в реестре недобросовестных поставщиков;
- отсутствие судимости у руководителя, главного бухгалтера, членов исполнительного органа.
Только не надо думать, что декларация — это ваше сочинение на свободную тему. Все, что вы там напишете, должно соответствовать действительности. Плата за фантазии — упущенный контракт, а в худшем случае — РНП и финансовые потери.
Заявка на участие: уложиться в срок!
При подаче заявки на участие в выбранной закупочной процедуре важно соблюдать установленные сроки. Для разных способов закупки сроки подачи заявок могут отличаться. А кроме того, сроки могут быть изменены в отдельных случаях, регламентированных законодательством.
Если заказчик внес изменения в документацию, нужно успеть проверить соответствие своей заявки новым требованиям. А при необходимости — отозвать заявку и подать новую. На все эти действия участнику отводится совсем немного времени, даже с учетом измененного срока подачи заявок.
Помимо непосредственного срока, отведенного для подачи заявки, участник должен учитывать и фактические затраты времени на подготовку документов для участия в выбранной закупочной процедуре.
А если закупка предполагает внесение обеспечения заявки — нужно заранее позаботиться о том, чтобы необходимая сумма вовремя была переведена заказчику или на электронную площадку.
Обеспечение заявки на участие в конкурсе теперь может быть представлено и в виде банковской гарантии.
Планирование участия в госзакупках должно начинаться задолго до того, как состоится сама закупочная процедура. Именно грамотное планирование и ответственный подход к заполнению документов позволят вам получать выгодные государственные и муниципальные контракты.
Повышайте квалификацию на курсе « » для контрактных управляющих, специалистов контрактных служб и закупочных комиссий и получите 1 год профессиональной поддержки на вебинарах. Программа разработана на основе требований профессионального стандарта «Специалист в сфере.
Процесс закупки включает в себя ряд определенных, логически взаимосвязанных видов работ. Выделяются следующие стадии процесса приобретения товаров: составление заявок, анализ заявок, выбор поставщиков, размещение заказов, анализ заказов, выполнение заказов.
Составление заявок. Заявки на приобретение товаров подготавливаются соответствующими сотрудниками функциональных подразделений предприятия. Они содержат информацию о том, какие виды и какое количество товаров требуется предприятию, когда они должны быть получены и кто составил заявку.
Составляются таким образом, чтобы ожидаемые к поступлению количества товаров опережали фактические потребности в них.
Время между размещением заявок и получением по ним товаров называется временем опережения. Оно играет важную роль в процессе управления закупками и товарными запасами. Заблаговременная подача заявок ослабляет отрицательные воздействия неожиданных задержек в поставках.
В тоже время излишнее увеличение времени опережения ведет к росту товарных запасов. Работники, ответственные за составление заявок, должны устанавливать сроки поставки товаров с минимальным опережением, учитывая возможности поставщика и потребности потребителя товаров.
Приобретение товаров осуществляется разными методами в зависимости от вида товаров и комплектующих изделий. Основными методами закупок являются:
· приобретение товара одной большой партией за один раз;
· регулярные закупки товаров и изделий мелкими партиями, когда покупатель заказывает необходимое количество товаров, которые поставляются ему партиями в течение определенного периода;
· ежедневные (ежемесячные) закупки. Метод используется там, где закупаются дешевые и быстро используемые товары;
· получение товара по мере необходимости;
· закупка товара с немедленной отдачей. В исключительных случаях, когда невозможно получить их по мере необходимости.
Документальное оформление заказа реализуется на основе заключения контракта, как основы закупок, поставки товаров и их закупок. Контракт составляется между поставщиком и потребителем продукции.
Заказ поставщику формируется только согласно графику заказов. В графике заказов должны быть указаны дни недели, когда поставщик принимает заказ, и дни недели, когда осуществляется поставка товара.
Заказ товара может сделать заведующий секцией торгового объекта, заместитель заведующего секцией либо категорийный менеджер. Заказ может быть сделан только на основании контракта.
Для передачи заказа поставщику его необходимо разместить в торговой системе.
В заказе поставщику нужно указывать:
- номер заказа;
- название поставщика, которому делается заказ;
- место поставки (торговый объект, для которого предназначена поставка по заказу);
- дату заявки (когда сделана заявка);
- дату поставки (когда товар будет доставлен в торговый объект);
- спецификацию заказа (артикул и наименование товара, заказываемого поставщику);
- закупочные цены;
- количество заказываемого товара в штуках (килограммах);
- внешние штрих-коды заказываемого товара и количество в транспортных упаковках.
В договоре, заключенном между двумя сторонами, может содержаться пункт, предусматривающий поставки какого-либо товара по заявке покупателя. Существует образец заявки на приобретение товара, поэтому можно воспользоваться готовой формой и заполнить ее.
Общие характеристики
Стороны, заключившие между собой договор, могут решить, что сразу после получения определенной заявки поставщик должен отправить товар. Также могут быть заранее предусмотрены какие-то сроки отправки. Заявка может приниматься в свободной форме – если это возможно, то подобный пункт указывается в договоре.
Если необходима строгая форма, тогда ее прикрепляют к договору в качестве приложения, и производить в ней какие-либо изменения запрещено. Возможность изменений может быть оговорена отдельно. Также поставщик может использовать собственный бланк, составив его на основе образца и своих требований, и сделать обязательным для заполнения при сотрудничестве с другими компаниями. Как правило, если у поставщика есть свои бланки, он может выложить их на своем сайте или странице, чтобы клиентам было удобнее.
Использование заявки при этом будет актуальным в различных случаях, касающихся сотрудничества между поставщиком и клиентами:
- Если в момент заключения определенного договора клиент не может определиться с конкретным ассортиментом и наименованиями, необходимыми ему, то после того, как этот вопрос прояснится, можно будет отправить поставщику заявку на определенный товар.
- Заявка может выступать в качестве подтверждения и использоваться для резервирования продукции, если клиент хочет забронировать какие-то товары.
- Заявка может выступать в роли документа, акцентирующего обязательства в договорных отношениях. Например, покупатель обязан принять товары, проверить их и оплатить при отсутствии замечаний.
Правильное оформление заявки поможет использовать этот документ при возникновении каких-либо спорных вопросов, касающихся соблюдения сроков поставки, качества продукции, ассортимента товара или своевременной оплаты.
Что должно быть в заявке
В зависимости от условия договора, заявка может составляться в свободной форме или строгой, однако существуют некоторые пункты, которые обязательно должны быть в этом документе:
- В заголовке должно указываться наименование, а также дата составления, кроме того, необходимо указывать информацию о компании-покупателе, а также оставить контакты и ФИО уполномоченного представителя, который заказывает товар.
- Если поставки осуществляются в рамках ранее заключенного договора, то дополнительно указываются реквизиты.
- Также в форме таблицы указывается информация о товаре, среди которой наименование, характеристики товара, количество по каждой позиции, цена за единицу и за общее число по позиции, итоговая стоимость и количество по всем позициям. Кроме того, могут быть указаны требования по упаковке и способу доставки, если это необходимо.
- Если у покупателя есть какие-то ограничения по времени, то можно указать дату, до которой должен быть доставлен товар. Также следует внести в заявку адрес доставки.
- Если у покупателя есть право на скидку при покупке, то об этом можно упомянуть, в качестве основания указав реквизиты договора, где оговаривается подобная информация.
- В тех случаях, когда оплата не предусмотрена заранее в договоре, то в заявке может указываться предложение об оплате после получения или о внесении предварительной суммы в размере определенного процента от общей стоимости.
После оформления заявку необходимо подписать, это делает уполномоченный представитель организации.
Умение писать правильные заявки может пригодиться как в учебе, так и . Составляются они с одной целью – проинформировать компетентных людей о своих намерениях, правах или потребностях, и заручиться их поддержкой. Как пишется заявка? Рассмотрим ниже.
Кроме описанных выше заявок существует множество других:
- заявки на участие в аукционе
- заявка на перевозку грузов
- заявка на подключение интернета
- заявка на Грант
- заявка на дизайн
- заявка на получение какой-либо услуги
Это только малая часть тех заявок, которые составляются в нашем обществе и которые призваны решать множество задач нашей современной жизни.
Как составить заявку
Изложение заявки всегда составляется по одному принципу: сначала шапка, затем название, сама суть, подпись заявителя. Шапка в документе должна содержать в себе название организации, конкретного отдела или отделения. Кроме того, указывается лицо, к которому адресуется заявка, а также лицо-отправитель.
Текст самой заявки содержит информацию о том, что конкретно требуется для выполнения той или иной задачи. Если заявка пишется не по установленным образцам, то при ее составлении необходимо:
- Определить для себя проблему и пути ее решения. Изложить ситуацию настолько четко и кратко, насколько это возможно. Заявка должна заинтересовать скептически настроенных получателей, чтобы они рассмотрели ее и поддержали.
- Подумать о тех, кому отправляется заявка. Каким образом лучше «достучаться» до каждого конкретного получателя.
- Использовать в заявке только проверенные факты и цифры. Лучше всего начинать написание с этих фактов. Заявка должна быть максимально полезной и содержательной. Описание предположений и чьих-то мнений недопустимы.
- Обязательно нужно указать, почему необходимо решить описанную проблему, а также какие возможны последствия, если не предпринять скорейших мер.
- В заявку должен быть вложен точный .
Если есть какие-то масштабные документы, которые имеют прямое отношение к заявке, но не могут быть кратко описаны в ней, лучше разместить их в виде отдельных приложений. Также в качестве приложений можно использовать таблицы, выписки, письма поддержки.
Требования к заявкам
Требования к составлению заявки просты и очевидны:
- Максимально ясно и конкретно высказывать свои просьбы. Общие фразы недопустимы
- Использовать минимальное количество прилагательных, наречий и риторических вопросов
- Стиль написания должен быть максимально сухим, без эмоционального окраса
- Не допускаются выделения важных мест жирным шрифтом, курсивом или цветом
- Не допускаются вставки картинок
- Предпочтение нужно отдавать коротким предложениям, которые более понятны и отражают суть вопроса
- Заявка должна привлекать внимание, ведь от этого может зависеть судьба автора
Перед отправкой заявки необходимо ее внимательно просмотреть. Не должно быть орфографических, пунктуационных и стилистических ошибок. может стать преградой на пути к положительному решению вопроса.
Формы заявок
Все заявки можно разделить на внутренние или внешние.
Внутренние – используются внутри одной компании и представляют собой подчиненного к своему начальству с какой-либо просьбой. Иногда политика компании требует, чтобы они составлялись на фирменном бланке.
Внешние формы заявок составляются между разными организациями или компаниями. Внешние заявки часто используются в официальных государственных учреждениях. К таким относятся:
- заявки на
- заявки о привлечении иностранных рабочих
- заявка на участие в госзакупках
- заявки на получение кредита
Такие заявки пишутся на официальных бланках и по установленному образцу.
Наиболее распространенными внешними заявками являются заявки на приобретение товара или на поставку продукции. В договоре между участвующими сторонами может быть оговорено, что поставка товара осуществляется через определенное время после получения заявки.
Использование заявок является вынужденной мерой в случае, когда стороны по какой-либо причине не могут в договоре оговорить весь необходимый ассортимент товара. Тогда необходимые товары заказываются отдельно.
Чаще всего форма заявки . Если же этот факт не оговорен сторонами, она составляется в свободной форме. Обязательными реквизитами являются: дата составления, название организации-отправителя, сведения о лице, уполномоченном на заполнение заявки.
Далее описывается информация о необходимом товаре. Чаще всего это делается в виде таблицы, в которой указывается наименование товара, нужное количество, цена за единицу, общая стоимость позиционно. Далее подбиваются итоговые цифры по количеству и сумме.
Отдельно могут быть оговорены требования к габаритам товара, упаковке, способу доставки. Обязательным условием является указание адреса, по которому нужно осуществить доставку. Если договором покупателю предоставляется дополнительная скидка, не лишним будет указать это в заявке. Подписывается заявка уполномоченным лицом с расшифровкой подписи.
Кроме того заявки могут быть составлены не только в письменной форме, они могут быть поданы и устно. К таким заявкам относятся так называемые «аварийные», которые подаются в связи с:
- неисправностью пожарной сигнализации
- пожаром
- аварийной остановкой кабины лифта
- коротким замыканием
Аварийными считаются заявки на вызов скорой помощи, милиции, газовой службы.
Устные заявки могут быть поданы по телефону, письменные – передаются лично или отсылаются по почте.
Правильно оформленная заявка поможет решить спор между сторонами, который может возникнуть в результате срыва сроков и объемов поставки, а также поставки .
Чтобы принять участие в тендере, каждый соискатель должен пройти ряд процедур. Чаще всего самыми проблематичными становятся вопросы, как составить и как подать заявку на участие в тендере надлежащим способом.
Подготовка к участию
Для того чтобы стать участником тендера, соискатель должен подать заявку на участие.
Это подтверждает, что исполнитель принимает условия организатора торгов; все заявления должны подаваться в строго определенные сроки.
Подготовка заявки на тендеры является очень важным моментом, особенно если к ней прилагается банковское гарантийное обязательство.
Принятие участия в государственных торгах дает прекрасную возможность как для крупных компаний, так и для крошечных фирм получить выгодный заказ. Частью успеха в этом деле является грамотно составленное заявление участника.
Перед тем как подать заявку на тендер, соискателю необходимо:
- провести тщательный мониторинг конкурсов, самостоятельно или с помощью специалистов;
- проанализировать наиболее выгодные предложения;
- сделать правильный выбор.
Как составить заявку
Перед началом торгов организатор должен распространить всю необходимую информацию, касающуюся проведения данного мероприятия.
Такие инструкции содержат в себе полный перечень рекомендаций по поводу составления и подачи тендерных предложений, квалификационных признаков и критериев оценки каждого претендента на победу. К инструкциям прилагаются документы, содержащие информацию о сроках закупки, цене, видах продукции, работ и услуг.
Перед тем как составить заявку на тендер, участникам желательно изучить перечень критериев, по которым будет оцениваться каждое поступившее предложение.
Основные условия
Чтобы запрос соискателя был принят, необходимо соблюдать следующие условия:
- приложить пакет необходимых документов. Их перечень можно найти в технической документации. С 01.01.2014 этот список дополнился копиями документов, подтверждающих соответствие товаров, услуг и работ претендентов законодательству РФ;
- обеспечение (банковская гарантия или залог) должно подаваться одновременно с документами;
- в тендерной инструкции содержится информация об адресе, на который посылаются документы;
- подать заявку можно как в письменном, так и в электронном виде. В случае письменной подачи заявление отправляется «Почтой России», а на конверте обязательно должно быть указано название лота. В некоторых случаях организации требуют заявление в нескольких экземплярах;
- отзывать заявку или менять ее содержание можно лишь до окончания срока подачи. Если данное условие нарушается, то заявитель может быть оштрафован либо снят с тендера.
Исполнитель должен также обратить внимание на то, в какой валюте рассчитано тендерное предложение и на каком языке представлено. Перед подачей заявки следует узнать, нужно ли дополнительное тендерное обеспечение, если нужно – то каков его размер. Если участие в торгах предусматривало, помимо подачи заявления, еще и гарантийное обеспечение, а соискатель по каким-либо причинам упустил этот момент, то такая заявка отклоняется.
Тендерное сопровождение
Тендерное сопровождение – это услуга, направленная на обеспечение процесса участия предприятия в тендере. Главная цель тендерного сопровождения – создать все условия (на правовом уровне) для того, чтобы клиент-участник одержал победу в конкурсе.
Тендерное сопровождение особо актуально, если вы:
- не имеете большого опыта или вовсе не принимали участие в государственных конкурсах;
- не хотите рисковать и действовать наобум;
- не хотите допустить осечку на ответственном тендере.
Знаете ли вы, что 90% участников тендеров не допускаются к торгам из-за недочетов в документации или неправильно оформленной заявке? Если вы не профессионал, допустить ошибку в документах – проще простого. В таком случае поможет только тендерное сопровождение.
