Акты сверки с налоговиками оформляются с 2017 года по форме, утв. Приказом ФНС от 16.12.2016 № ММВ-7-17/685@. В статье пойдет речь о целях изменений прежней формы, о сути корректировок и о способах получения таких документов.
Почему теперь форма называется акт сверки расчетов по налогам и сборам?
Каждый налогоплательщик вправе реализовать свое желание и свериться с ИФНС по произведенным платежам в бюджет. С 2017 года федеральной налоговой службе переданы функции администратора страховых взносов. По этой причине был изменен и акт сверки с налоговой.
Форму дополнили, чтобы сделать пригодной для сверок и по взносам. В документ теперь могут включаться сведения не только по налоговым платежам и соответствующим пеням и штрафам, но и аналогичная информация по взносам, вносимым в страховые фонды.
Образец акта сверки с налоговой приводится на нашем сайте.
А не так давно акт сверки и другие документы на зачет / возврат взносов .
Как составить запрос акта сверки с налоговой
Как и прежде, акт сверки с налоговой предоставляется по запросу, направляемому в ИФНС. Несмотря на то, что документ можно составлять в произвольной форме, при его составлении следует придерживаться определенных правил оформления и последовательности изложения.
Для того чтобы налогоплательщики могли сориентироваться в правилах его составления, для письменного заявления на акт сверки с налоговой образец представлен на нашем сайте.
Скачать образец запроса для письменного обращения
Современные программные системы позволяют общаться с налоговиками через интернет. В том числе можно провести сверку расчетов и получить в электронном виде акт сверки по налогам и сборам. Однако для этого организация должна обладать усиленной квалифицированной электронной подписью, которой и визируется запрос, посылаемый по ТКС в налоговую инспекцию, где организация стоит на учете.
Образец заявления на сверку расчетов с налоговой для такого случая немного отличается от того, который оформляется в письменном виде. Мы его тоже привели на нашем сайте.
Специалистам службы дается на обработку документа и на подготовку ответа налогоплательщику 5 рабочих дней. Если в запросе поставлена дата, которая должна служить точкой отсчета для сверки, то налоговики на нее и будут ориентироваться. Если такая дата не проставлена, расчеты будут сверяться на ту дату, когда оформлено заявление.
Акт сверки взаимных расчетов не является обязательным документам, впрочем, как и сверка не является обязательной процедурой. Проводится она по инициативе сторон. Данный документ не принадлежит к , поэтому законодательно его форма не регламентируется.
Сверка расчетов и составление соответствующего акта проводится для того, чтобы определить, имеется ли задолженность одного контрагента перед другим и какова ее сумма. Период проведения сверки определяется в произвольном порядке, обычно – с момента, когда проводилась последняя сверка.
Стороны сделки имеют право отказаться от проведения сверки и повлиять на это решение не сможет даже судебная инстанция, поскольку нет соответствующих законодательных норм, которые бы позволяли это сделать. Чтобы избежать конфликтной ситуации в этом случае, руководству компании, которая заинтересована в подобной процедуре, следует прописать соответствующий пункт в типовом договоре.
Что это такое
Акт сверки взаимных расчетов – документ, отражающий состояние расчетов за конкретный промежуток времени между контрагентами. Закон не обязует составлять данную бумагу, однако опыт показывает, что делать это лучше регулярно. Сверка избавит от возможных ошибок в налоговом и бухгалтерском учете.
При помощи данного документа можно проверить, правильно ли отражены все хозяйственные операции при ведении бухучета с конкретным контрагентом, и не пропущены ли какие-то платежи или отгрузки. Кроме этого акт позволяет обнаружить «задвоеное» выполнение обязательств. Эта бумага может использоваться как доказательство в суде, которое подтвердит наличие невыполненных обязательств.
Еще одна функция акта сверки – по истечении термина исковой давности он служит основанием для списания имеющейся задолженности. Отсчет этого срока начинается с того момента, как подписан акт.
Составление данного документа будет обязательным, когда речь идет про взаимозачет между сторонами сделки. Это актуально в том случае, когда компании заключили два и более договоров, по которым имеются обоюдные задолженности. В такой ситуации проще подписать соглашение про взаимозачет задолженностей по таким контрактам. Для уточнения суммы долгов и необходимо составить акт сверки.
Существуют определенные правила ведения бухучета в организации. Согласно ним, перед тем, как составлять годовой отчет, бухгалтера должны провести инвентаризацию имущества и обязательств. Самым удобным и быстрым способов инвентаризировать расчеты с контрагентами является оформление актов сверок.
Особенности подготовки бумаг
Где бесплатно скачать word образец
Акт сверки не имеет разработанного государством и законодательно утвержденного образца. Исходя из этого организации самостоятельно разрабатывают удобный для себя бланк или используют образец, который с легкостью можно найти на специализированных сайтах в Интернете.
Документ имеет форму реестра. Бланк можно найти онлайн в формате word и excel. Большинство сайтов позволяют его скачать бесплатно.
Форма акта включает данные по операциям с определенным контрагентом за конкретный отрезок времени. Такие данные вносятся в акт в виде таблицы, которая имеет два обязательных столбца: дебет и кредит.
Пример правильного оформления онлайн
Независимо от того, составляет бухгалтер форму акта сверки самостоятельно или использует уже готовую, которую скачал из Интернета, ему следует иметь представление про информацию, которая должна содержаться в документе.
В бумаге нужно указать:
- исходящий регистрационный номер документа;
- дату, когда бумага была подписана;
- временной отрезок, за который проводится сверка;
- названия контрагентов;
- должность и фамилию особы, которая подписывает акт;
- вставить таблицу с дебетом и кредитом, данные про поставки, осуществленные расчеты и задолженность;
- сальдо на начало и конец периода сверки;
- информацию про общий оборот;
- добавить пустую таблицу, в которую контрагент может внести свои данные в случае, если имеют место расхождения в расчетах.
Акт сверки, который подписан представителями обеих организаций, является подтверждением того, что стороны согласны с изложенной в нем информацией и засвидетельствовали наличие между ними взаимоотношений определенного характера, а именно наличие долговых обязательств, которые возникли в результате отсутствия полного расчета.
Требования к заполнению документов
В 2019 году при ведении бухгалтерского учета зачастую используются специальные программные продукты. Учитывая это, не составляет большого труда выполнение различных задач, в том числе заполнение акта сверки расчетов. В связи с тем, что информация, которая необходима для составления акта, хранится в системе бухгалтерского учета, за сверку отвечает именно бухгалтерия.
Акт направляется контрагенту в двух экземплярах. Если вторая сторона не имеет возражений и согласна с данными, зафиксированными в документе, подписывается документ, полученный от партнера. Если же имеют место расхождения, в таблицу вносятся уточненные данные, которые и отправляются в качестве ответа.
Если бухгалтер, который проводит сверку, получил обратно акт с разногласиями, он должен осуществить анализ причин расхождений. Например, возможна ситуация, когда в банк было направлено , деньги были списаны со счета плательщика, но на счет получателя они так и не дошли. В такой ситуации нужно разбираться с банком и выдвигать соответствующие претензии.
Однако, разногласия между сторонами могут быть более серьезными, например, заказчик отрицает тот факт, что ему были оказаны определенные услуги.
В этом случае согласно имеющимся нормативным документам по бухучету экономический субъект имеет право отображать расчеты, исходя из своей позиции. Изменения в бухгалтерский учет могут быть внесены, если будет соответствующее решение суда, который установит истину, сделав развёрнутый анализ материалов дела.
Как его написать в 1С
Акт сверки может быть заполнен в программе 1С: Бухгалтерия. Для этого поставщику следует войти в меню «Продажа», а покупателю «Покупка».
Как правильно оформить акт:
- Открыть раздел, имеющий название Расчеты с контрагентами.
- Добавить новый документ – акт сверки, с этой целью нужно нажать кнопку Создать.
- В открывшемся документе указать:
- название контрагента, с которым проводится сверка;
- какая валюта использовалась для расчетов;
- реквизиты контракта про продажу или покупку.
- Если говорить о программе 8.2, то она содержит несколько закладок:
- в первую вводятся данные о своей компании (если имеет место задолженность перед собственной организацией, то она должна быть внесена в колонку Дебет, а если само предприятие является должников – в Кредит);
- вторая закладка – информация про организацию-партнера;
- третья- расчетные счета, тут выбираются счета, которые нужно проверить;
- четвертая графа содержит информацию про должностных лиц, которые подписывают акт сверки (тут же настраиваются параметры печати).
- Документ не требует проводок. Он должен быть сохранен, а после этого распечатан.
- Когда сверка окончена и акты подписаны обеими сторонами, на бумаге можно сделать отметку, что сверка прошла согласование. Это означает, что данные, которые внесены в документ не подлежат изменению.
Кто может подписывать бланк
При подготовке акта сверки часто возникает вопрос, кто подписывает данный документ. Эта проблема является очень актуальной, поскольку при подписании бумаги особой, не имеющей подобных полномочий, ее очень легко оспорить в суде и исключить из материалов дела.
Таким образом, документ обязательно должен быть подписан уполномоченным лицом, это может быть:
- индивидуальный предприниматель;
- руководитель компании, который действует на основании Статута: президент или директор;
- иной сотрудник, при условии, что он действует на основании доверенности, подготовленной должным образом.
Зачастую на документе должна также стоять подпись главного бухгалтера, это связано с тем, что он имеет право второй подписи, когда речь идет про документы финансового характера.
На бумаге может стоять подпись исключительно бухгалтера, если речь идет про осуществление внутреннего контроля полноты проведенных расчетов. При возникновении же спора такой документ не будет иметь должной юридической силы.
Нужно отметить, что статья 53 Российского Гражданского кодекса определяет, что бухгалтер не является лицом, которое может действовать от лица организации без соответствующей доверенности. Кроме подписей уполномоченных особ под документом должна стоять печать организации.
Форма акта сверки взаимных расчетов как доказательство в суде
С одной стороны, составление акта сверки может быть очень полезно в случае судебного разбирательства, которое касается выполнения условий сторонами договорных отношений. Однако отечественная судебная практика говорит о том, что отношение к подобному документу неоднозначно. Многие судьи воспринимают его лишь как косвенное доказательство того, что одна сторона признает наличие у нее долга перед второй стороной.
Распространенной также является ситуация, когда ответчик высказывает возражение против законности подписания акта сверки, который предоставлен в качестве доказательств в суде.
Чаще всего приводится тот аргумент, что документ был подписан особой, которая не имеет соответствующих полномочий. А это означает, что требования истца незаконны, поскольку организация-ответчик не признала своего долга перед ним.
Все чаще для отклонения требований истца суды принимают аргумент отвечающей стороны о том, что акт сверки, не являясь первичным документом, не может выступать в качестве признания долга, а также документа для продления срока исковой давности.
Если ответчик пытается выкрутиться за счет того аргумента, что акт подписан бухгалтером, который не имел соответствующих полномочий для его подписания, заявитель может предпринять такие шаги:
- найти и предоставить другие подтверждающие документы: акты приемки, накладные и т.д.;
- попросить ответчика предоставить должностную инструкцию бухгалтера, чтобы ознакомиться с кругом его обязанностей и полномочий;
- чтобы обезопасить себя в будущем, следует пересмотреть стандартный договор с контрагентами и прописать в нем порядок обмена актами сверки;
- представить в качестве аргумента положительную судебную практику по подобному вопросу.
Сопроводительное письмо при заполнении
Сопроводительное письмо является обязательным документом, который прикладывается к акту сверки. Выполняется оно в виде отдельного печатного документа. Наличие образца такого документа значительно облегчит жизнь бухгалтера, особенно в период квартальных или годовых отчетов.
Найдя пример подобного документа в Интернете, можно с легкостью подогнать его под себя, внеся незначительные коррективы, которые сделают его более удобным для заполнения.
У молодых специалистов может возникнуть вопрос, зачем нужно заполнять подобный документ. Все объясняется просто: существуют определенные правила деловой этики, которые в том числе касаются формы обращения и стиля переписки.
Документы, которые отправляются контрагентам, не могут быть просто запакованы и отправлены по адресу партнерам. Направление бумаг предполагает необходимость выполнения некоторых формальностей, одной из них является подготовка сопроводительного письма.
Образец письма выглядит следующим образом:
Кому: должность, название организации, ФИО, адрес
От кого: должность, название организации, ФИО, адрес
Сопроводительное письмо
Для сверки проведенных расчетов между нашими организациями за (название услуг/товаров), которые были произведены (период), направляем подготовленный акт сверки.
Прошу предоставить один вариант акта с подписями уполномоченных лиц вашей организации в срок до _____.
Приложение:
Акт сверки расчетов за (название услуг/товаров)
Должность уполномоченной особы ________
Дата и подпись ___________
Разногласия при составлении
Между организациями могут возникать определенные разногласия в ходе подписания и использования актов сверки.
В чем они состоят и как их можно избежать:
- Некоторые контрагенты отказываются подписывать акт сверки. Нужно сразу отметить, что они имеют на это полное право, поскольку закон не предусматривает того, чтобы данная процедура проводилась в обязательном порядке. Кроме этого не закреплены какие-то сроки и порядок проведения сверки. Учитывая это, можно руководствоваться имеющейся по данной теме судебной практикой. Суд не имеет права влиять на ответчика и требовать, чтобы он предоставил подписанный акт. Чтобы обезопасить себя, руководство компании должно сразу включить пункт о подписании акта сверки в свой типовой договор с контрагентами. Именно это станет рычагом, который позволит требовать от них выполнения взятого на себя обязательства.
- В ситуациях, когда организации имеют взаимные невыполненные обязательства, проблема может заключаться в том, что одна из сторон посчитает, что имеющиеся долги перекрывают друг друга, вторая же компания будет продолжать настаивать на выполнении условий договора и проведении сверки. Чтобы не допустить недопонимания, лучше сразу направить партнеру объяснительную записку, в которой изложить выгоду, получаемую каждой из сторон в связи с взаимозачетом невыполненных обязательств.
- Многие бережно хранят акт сверки, не обращая внимание на то, что в первичных бухгалтерских документах давно пора навести порядок, поскольку найти в них что-то порой не представляется возможным. Это является большой ошибкой, поскольку сам акт не представляет никакой ценности и не может служить в качестве доказательств в суде.
- При подписании акта сверки важно проконтролировать, чтобы со стороны контрагента его подписало лицо, имеющее соответствующие полномочия. В противном случае документ нельзя будет использовать в суде в качестве доказательств признания долговых обязательств ответчиком. И, конечно, важно следить за тем, чтобы не вышел срок исковой давности при предъявлении требований. Он составляет 3 года с момента подписания акта.
Сопроводительное письмо является вспомогательным документом к высылаемому резюме.
Если Вы направляете свое резюме в иностранную компанию с мировым именем (брендом), то требования к составлению сопроводительного достаточно высоки. Документ должен быть оформлен на отдельном листе все реквизиты, к которым, в частности, относятся заголовок, дата составления, наименование и адрес получателя, подпись – проставлены в соответствии с правилами оформления деловых писем. Если информация направляется по электронной почте, то сопроводительное письмо, как и резюме, следует приложить в формате Word.
Резюме, направляемое по E-mail в менее пафосные структуры, может сопровождать корректный текст в самом теле письма, без вынесения его на отдельный лист. фамилия, инициалы (или фамилия и имя) и контактная информация должны быть на виду.
Краткий вариант сопроводительного письма выглядит примерно следующим образом (примеры 1-3):
Уважаемая Мария,
в ответ на вашу вакансию "менеджер по продажам холодильного оборудования", опубликованную в журнале "Работа и Зарплата", высылаю свое резюме. Буду очень признательна, если Вы не оставите его без внимания.
С наилучшими пожеланиями,
Иванова Анна, тел. 8-916-111-11-11
Добрый день, Мария.
В прикрепленном файле резюме. Претендую на вакансию финансового аналитика. Источник информации о вакансии www.zarplata.ru Готова предоставить любую дополнительную информацию, необходимую для рассмотрения моей кандидатуры.
Уважаемые господа,
прошу рассмотреть мое резюме на вакансию бухгалтера, заместителя главного бухгалтера.
Буду рада получить от Вас приглашение на собеседование.
С уважением, Иванова Анна, тел. 8-916-111-11-11
Полная версия сопроводительного письма (предназначенная для компаний, исповедывающих западный стиль кадрового менеджмента) строится по аналогичной схеме. В тексте сопроводительного письма необходимо отразить:
1. Название должности (возможно - двух смежных или схожих должностей), на которые высылается резюме желательно также указание, из какого источника вы узнали о вакантной позиции (позициях) предложение своей кандидатуры.
Ознакомившись с информацией на Вашем сайте, я узнал, что Ваша компания открыла вакансии в сфере санитарного контроля мясомолочного сырья. В этой связи хочу предложить свою кандидатуру для рассмотрения на позицию, связанную с осуществлением функции контроля качества, санитарно-ветеринарного контроля сырья и готовой продукции. Я полагаю, что мой опыт работы может быть востребован как на позиции эксперта по закупкам мясомолочного сырья, так и на позиции руководителя службы санитарного контроля.
2. Очень краткий, но точный и содержательный конспект резюме, имеющий своей целью обосновать соответствие ваших профессиональных и личностных качеств той должности, на которую вы претендуете.
3. Вашу готовность к работе, отдаче, и профессиональному росту в сфере указанного в вакансии направления, а лучше - в стенах именно данной компании.
В течение последних лет я осуществляю успешную деятельность по выбранному направлению в составе государственных ветеринарных и таможенных контролирующих органов, имею наработанные связи и опыт сотрудничества как с крупнейшими российскими предприятиями пищевой отрасли, так и с ведущими зарубежными поставщиками. Прилагаемое резюме даст представление о моем профессиональном опыте, квалификации и потенциальных возможностях.
Весь опыт моей трудовой деятельности, профессиональные знания и навыки, а также ожидания дальнейшего продвижения лежат в области активных прямых продаж и работы с клиентами (как на исполнительском, так и на административном уровне). На данный момент в своем активе я имею более чем 5-летний опыт работы в продажах на рынке В2В в производственной области, а также опыт руководства в данном направлении в течении последнего года работы. На последнем месте работы я, в должности руководителя подразделения продаж, лично отвечал за деятельность и результаты службы продаж в сфере В2В (медицинское и косметологическое оборудование).
4. Готовность к личному интервью в компании, в ходе которого вы более полно изложите информацию о себе.
5. Контактную информацию.
С удовольствием приму предложение встретиться и рассказать несколько больше о своем опыте работы и возможном потенциале. Вы можете связаться со мной по телефону … либо электронной почте …
С уважением,…
В случае Вашей заинтересованности, буду рад в рамках собеседования ответить на все интересующие Вас вопросы. Связаться со можно по тел. Заранее благодарю Вас за внимание и уделенное моей кандидатуре время.
С уважением,…
Сопроводительное письмо не может быть универсальным для всего спектра интересующих вас вакансий. Так как адресатом письма являются разные люди и разные организации, так и текст письма, в соответствии с каждой запрашиваемой вакансией, должен немного видоизменяться. В сопроводительном письме речь всегда идет о конкретной вакансии в конкретной компании.
Источник: Т.Л.Мельникова для портала www.jobresume.ru
При копировании материалов обязательна гиперссылка на источник!
Сопроводительное ПИСЬМО к Акту СВЕРКИ взаиморасчетов
СОПРОВОДИТЕЛЬНОЕ Письмо к АКТУ СВЕРКИ взаиморасчетов выполнено в виде ВНЕШНЕЙ печатной формы. Особенно АКТУАЛЬНЫМ будет в период ежегодных или просто периодических сверок ВЗАИМОРАСЧЕТОВ с контрагентами. (для Бух 8.2. для УТ 10.3 и для Комплексная автоматизация 1.1)
СОПРОВОДИТЕЛЬНОЕ Письмо к АКТУ СВЕРКИ взаиморасчетов, выполненное в виде ВНЕШНЕЙ печатной формы. позволит упростить рутинный труд бухгалтера, сберечь его силы и время для выполнения более интеллектуальных задач. Особенно АКТУАЛЬНЫМ это, наверное, будет в период ежегодных или просто периодических РАССЫЛОК документов по сверке ВЗАИМОРАСЧЕТОВ с контрагентами. Внешнее оформление ШАПКИ письма или его текста в целом (под вкус КОНКРЕТНОГО бухгалтера) можно подкорректировать за несколько минут. Печатную форму легко подключить через дополнительные возможности, привязав её к документу "Акт сверки взаиморасчетов".
Как написать письмо для акта сверки
Советы Эксперта - Консультанта по вопросам Работы и Карьеры
Фото по теме
В общении бизнес-партнеров существует собственная этика, диктующая форму обращения и стиль переписки. Направляя документы для рассмотрения контрагенту, невозможно просто упаковать их в конверт и передать курьеру для немедленной отправки. Разве что у вас есть предварительная договоренность, и с этим партнером уже установились определенные отношения, позволяющие избегать формальностей. В остальных случаях требуется вместе с документами вложить сопроводительное письмо. Просто следуйте этим простым пошаговым советам, и Вы будете на верном пути в Вашей работе и карьере.
Краткое пошаговое руководство
Итак, приступим к действиям, настроившись на положительный результат.
Новости от партнеров
Образец сопроводительного письма
Высылаем в Ваш адрес 2 экземпляра дополнительного соглашения к договору N ____ от _________________ на поставку __________________________.
Дополнительное соглашение просим подписать, скрепить печатью и один экземпляр выслать в наш адрес в течение ______________________.
Сопроводительные письма составляют обычно при отправке адресату каких-либо документов или материальных ценностей. Такие письма, как правило, содержат некоторую дополнительную информацию по прилагаемым документам.
Подтверждая факт отправки, сопроводительное письмо является в то же время надежным средством контроля за движением документов и материальных ценностей.
Акт сверки расчетов и сопроводительное письмо
Генеральному директору ООО Кардинал Ришелье Юридический адрес: 100000, г. Москва, Новорязанская ул. Почтовый адрес: 100000, г. Москва, Театральная пл.
Сопроводительное письмо
В соответствии с определением Арбитражного суда г. Москвы от 13.06.2001 по делу А00 направляем Вам акт сверки расчетов платы за аренду по договору аренды от 01.01.2001 Ns 00.
Прошу подтвердить изложенные в акте расчеты и вернуть один экземпляр акта в наш адрес.
Приложение:
1. Акт сверки расчетов платы за аренду в двух экземплярах.
Генеральный директор
Акт сверки расчетов
г. Москва 20_ г.
В соответствии с определением Арбитражного суда г. Москвы от 13.06.2001 по делу А00 ООО Старая башня, в лице Генерального директора Лебедева СЕ. и главного бухгалтера Мамаевой И. А. с одной стороны, и ООО Кардинал Ришелье, в
с другой стороны, составили настоящий акт о нижеследующем.
По договору аренды между ООО Старая башня и ООО Кардинал Ришелье от 01.01.2001 00 за период с 01.01.2001 по 18.06.2001 плата за аренду здания по адресу: г. Москва, Театральная пл. от арендатора (ООО Кардинал Ришелье) на расчетный счет арендодателя (ООО Старая башня) не поступала и задолженность по арендной плате составила:
За январь 42000 долл. США
За февраль 45600 долл. США
За март 45600 долл. США
За апрель 45600 долл. США
За май 48000 долл. США.
Общая сумма задолженности ООО Кардинал Ришелье на 18.06.2001 составила 226800 (двести двадцать шесть тысяч восемьсот) долл. США, что составляет 6593076 (шесть миллионов пятьсот девяносто три тысячи семьдесят шесть) руб. по курсу ЦБ РФ на 18.06.2001.
От ООО Старая башня От ООО Кардинал Ришелье
Генеральный директор Генеральный директор
Главный бухгалтер Главный бухгалтер
Актом сверки взаиморасчетов называют бухгалтерский документ, который составляется контрагентами за определенный период и отражает состояние расчетов. Несмотря на то, что обязанность составления этого документа не закреплена на законодательном уровне, сотрудничая между собой, организации редко обходятся без него . Акт сверки способен обнаружить ошибки бухучета и является весомым доказательством в судебных спорах.
Судебные тяжбы, связанные с задолженностями по обязательствам, встречаются при сотрудничестве организаций повсеместно. Если данные по задолженности не совпадают, может составляться протокол разногласий. Этот акт позволяет акцентировать внимание на предмете спора. Протокол разногласий, как и акт сверки, не обязателен, однако существенно упрощает разрешение спорных ситуаций.
Неотъемлемой частью любого протокола разногласий является акт сверки
. Протокол заполняется на основе акта сверки и содержит информацию, отраженную там. Акт сверки же необходим для соблюдения учета при долгосрочном сотрудничестве .
Составление этого документа может проводиться как в конце года, так и за меньшие промежутки времени.
Составление акта сверки в конце года позволяет упростить ежегодную инвентаризацию и помогает начать новый год без задолженностей. Ежемесячное составление акта полезно в следующих случаях :
- если стоимость реализуемых товаров является высокой;
- если имеет место широкий ассортимент продукции;
- когда объемы реализуемых товаров очень высоки;
- при составлении отчетов для руководителя или статистики.
Для удобства контроля взаимных расчетов, акты сверки могут составляться как по всем взаимоотношениям контрагентов, так и по отдельным договорам. И в том, и другом случае лучше всего начинать ведение этой документации сразу, что позволяет значительно упростить механизм расчетов.
Нормативные акты
Форма акта сверки взаиморасчетов и протокола разногласий к нему является неунифицированной и разрабатывается предприятием исходя из собственных требований. Эта возможность подкреплена Письмом Министерства финансов № 07-05-04/02, которое дает свои разъяснения насчет применения этих документов в деловом обороте.
Несмотря на то, что в этих документах отражаются характерные реквизиты организаций, они не являются первичными и не отражены в специальном списке Федерального закона №402-ФЗ . Однако, акт сверки и протокол разногласий должны оформляться таким образом, чтобы при возникновении судебных разбирательств они могли служить доказательством нарушения обязательств одной из сторон.
При составлении акта сверки необходимо учесть выполнение обязательств по договору
, а также верность фигурирующих в бухгалтерском учете сумм
. Для подготовки сверки необходимы первичные бухгалтерские документы, такие как договора, счета-фактуры, товарные накладные.
Правильный акт сверки должен содержать следующую информацию :
- период времени, за которое производится сверка;
- реквизиты контрагентов;
- реквизиты договора, по которому производится сотрудничество;
- ФИО ответственных сотрудников и их подписи;
- расчетные сведения обеих сторон для тех или иных операций.
Основой документа является таблица с расчетными сведениями . Левая часть отражает данные организации составителя, правая часть — данные контрагента. Каждая из сторон заполняет номер операции, ее наименование, а также дебет и кредит по ней. Последней строкой обозначаются обороты за период и конечное сальдо на дату составления.
Если разногласий по составлению акта сверки не возникает, и суммы сальдо конечного в обеих частях таблицы соответствуют друг другу, акт подписывается и передается стороне, инициировавшей подписание. При возникновении споров составляется протокол разногласий, с указанием спорных моментов.
Как определяется сальдо конечное
Сальдо — это не что иное, как разность между дебетом и кредитом. Сальдо рассчитывается за определенный промежуток времени. Различают входящее сальдо, сальдо за период и конечное сальдо. Конечное сальдо содержит информацию о разности дебета и кредита на окончание периода.
Конечное сальдо определяется как сумма остатка по счету на начало периода и оборотов за определенный период . Универсальная формула для расчета:
Конечное сальдо = Дебет – Кредит +/- Сальдо начальное
То, какой знак будет стоять перед начальным сальдо, зависит от его нахождения в таблице. Если начальное сальдо в дебете, у него должно быть положительное значение, если в кредите – отрицательное.
Что заполняется в графах дебет и кредит
В поле кредит таблицы акта сверки взаиморасчетов заполняются сведения об оплате товаров или услуг. Ситуации, когда организация-составитель акта сверки имеет дебетовое сальдо с положительной суммой, означают, что часть работ или товаров остались неоплаченными. В тех случаях, когда существует сальдо кредитовое, наоборот, проявляется задолженность перед покупателем, то есть услуг предоставлено меньше, чем было за них заплачено.
Графа дебет таблицы акта сверки отражает предоставление услуг или товара, а графа кредит содержит сведения об их оплате. Ситуации, когда имеет место дебетовое сальдо, называются дебиторской задолженностью.
При отправке акта сверки взаиморасчетов одного контрагента другому, нередко прикладывается сопроводительное письмо. В письме указывается просьба подписать и вернуть его по почте на указанный адрес. Кроме этого указывается способ урегулирования разногласий.
Как правило, сопроводительное письмо имеет похожее содержание: «ООО «Компания» направляет ООО «Партнер» акт сверки взаиморасчетов по состоянию на 20.12.2016. Просим Вас подписать и отправить по электронной почте сканированный документ не позднее 25.12.2016. При наличии разногласий просим составить протокол разногласий» .
Протокол разногласий
Любой акт сверки под таблицей расчетов имеет похожую запись: «По данным ООО «Компания», на 20.12.2016 задолженность в пользу ООО «Партнер» составляет 100,000-00 руб.» .
В том случае если контрагент ООО «Компания» согласен с этой задолженностью, он ставит свою подпись и возвращает документ отправителю. Если после заполнения таблицы акта сверки у ООО «Партнер» имеются отличные записи, он также должен отразить их под таблицей: «По данным ООО «Партнер», на 20.12.2016 задолженность в пользу ООО «Компания» составляет 90,000-00 руб.» .
Для того чтобы акцентировать внимание на отличиях сведений для той или иной операции, несогласная сторона может составить протокол разногласий, указав в нем пункт акта сверки, который ставится под сомнение.
Пример заполнения
Протокол разногласий к акту сверки не имеет унифицированной формы и заполняется по желанию организации. Обычно протокол разногласий, подписанный руководителем и главным бухгалтером, выглядит следующим образом: «20.12.2016 ООО «Партнер» получен акт сверки взаиморасчетов с ООО «Компания» по состоянию на 20.12.2016. Рассмотрев указанный документ, выражаем несогласие по следующим пунктам.» .
В качестве доказательства произведенной не в полном размере оплаты служат подтверждающие документы, например, выписка с расчетного счета.
Нюансы подписания
В связи с тем, что акт сверки не является , обязанность по его подписанию законодательно не закреплена. Следовательно, контрагент может проигнорировать просьбу о проведении сверки.
Однако, если в договоре о сотрудничестве такая обязанность прописывается, подписание акта сверки должно производиться в соответствии с требованиями. Кроме самого факта сверки взаимных расчетов, в договорах могут отражаться сроки и ответственность за несвоевременное исполнение обязательств.
В любом случае, если один из партнеров не подписывает акт сверки, и имеется задолженность, следует обращаться с исковым заявлением в суд. Главное, чтобы дебиторская задолженность была обоснована первичными документами.
Фрагмент семинара относительно акта разногласий представлен ниже.
