Есть ряд ситуаций, когда сотруднику может понадобиться информация о датах своих отпусков за определенный период работы в компании. Причем не устно и не по телефону, а в виде официального документа. Для всего этого необходима выписка из графика отпусков. Поговорим о ней подробнее.
Зачем нужен этот документ?
Начнем с примерного перечня оснований для такого запроса:
- У тех, кто работает , есть законное право идти в отпуск одновременно на всех местах работы. Для этого нужно предоставить работодателю такую выписку.
- Когда человек должен доказать то, что он официально не находился на рабочем месте в определенное время.
- По запросу сотрудника, который обнаружит бухгалтерскую ошибку в расчете отпускных.
- Для предоставления в служебных целях одному или группе сотрудников информации о другом.
- Для категорий граждан, которые имеют право совмещать свой отпуск с отпуском супруга (супруги) и для реализации этого права запрашивают выписку по месту работы.
Безусловно, при таких запросах нецелесообразно и некорректно выдавать сотруднику весь предприятия. Это официальный документ, содержащий сведения обо всех сотрудниках. Он объемен и негоден для предоставления на другие места работы или в другие официальные инстанции.
Выписка из графика отпусков предоставляется только по служебному запросу, оформленному в виде личного заявления сотрудника в свободной форме, завизированного подписью. Заявление должно содержать Ф.И.О. сотрудника, период, за который требуется информация, и цель запроса.
Подготовка документа
В ответ на запрос работник получает корректно оформленную выписку за указанный период. Разберемся, как сделать выписку для сотрудника. Чтобы документ был составлен правильно и имел юридическую силу, достаточно знать несколько нюансов:
- Согласно ст. 62 ТК РФ, выписку нужно выдать в течение трех дней после запроса (смотрите дату в заявлении работника на получение информации).
- Оформить документ нужно на бланке предприятия.
- Документ нужно озаглавить (название документа и период).
- Все данные в выписке следует указать идентично информации, содержащейся в сводном графике отпусков предприятия. То есть все отметки и пояснения нужно перенести в выписку.
- Нужно перенести данные об указанных отпусков (кто утвердил: должность, Ф.И.О. и дата).
- Указать полные реквизиты предприятия (банковские не нужны, поскольку выписка не является расчетным документом).
- Заверить, как заверяются все копии. Печатью организации, печатью «копия верна», подписью и указанием должности уполномоченного лица.
За образец можно взять стандартную форму Т-7, скачать которую можно , или разработать документ самостоятельно, но так, чтобы в нем были перечислены все вышеуказанные данные.
Деятельность любого предприятия, будь то государственная организация или коммерческая фирма среднего звена, в любом случае связана с документооборотом.
И если оригинал документа подготовлен в строго обозначенном количестве экземпляров, и мы точно знаем, где находится каждый из них (или, по крайней мере, надеемся на это), то копий с документа может сниматься множество.
Иначе обстоят дела, если требуется копия документа, заверенная организацией, ведь такая копия имеет юридическую силу и в некоторых случаях даже равноценна оригинальному экземпляру. Именно о заверенных копиях и пойдет речь далее. Также остановимся на близких понятиях: дубликат и выписка.
Подлинный документ – это документ, параметры которого, например: автор, дата создания и пр., подтверждают его подлинность;
Документ-подлинник - это официальный документ в единственном экземпляре;
Дубликат или повторный документ - это документ, ранее уже выдававшийся и имеющий отметку «дубликат», «повторно» и т.д.;
Копия документа – документ, несущий информацию, аналогичную, содержащейся в подлиннике;
Копия документа в электронном виде или электронная копия документа – электронная форма документа, полностью повторяющая подлинник;
Копия документа, заверенная в отделе кадров организации, либо в любом другом подразделении это– копия документа, которая помимо основной информации, воспроизводящей подлинник, имеет специальные отметки о соответствии оригиналу. Заверенная копия является юридически значимым документом и довольно часто может применяться наравне с оригиналом.
Копия документа, просто отснятая на ксероксе, полностью соответствует оригиналу, но не является при этом юридически значимым документом. Для придания копии статуса документа нужно заверить ее по всем существующим правилам.Как указано в ГОСТеР 6.
30-2003, заверение документа должно происходить следующим образом: под подписью, скопированной с основного документа, пишется «копия верна», либо «верно», далее должна быть обозначена должность лица, заверившего копию.
Весьма часто мы можем столкнуться с тем, что слова «верно» и «копия верна» не пишут от руки, а ставят штамп. Как правило, такие штампы есть в нотариальных конторах, в бухгалтериях крупных компаний, в офисах фирм. Но даже при наличии такого штампа, должность, ФИО и, естественно, подпись должностного лица должны быть «живыми», то есть сделанными от руки.
Очень часто помимо штампа «верно» ставится и печать организации. Особенно характерно это для гос. организаций, где каждая выданная копия фиксируется в особом журнале и только после этого на ней ставится новая печать организации.
Обратите внимание! Если подлинник, копию которого необходимо заверить, включает в себя две и более страниц, заверять вам придется каждую из них. Даже если вы уместили две копии на одном листе А-4, заверять все равно нужно каждую копию.
Сам термин «Копия документа» иногда путают с близкими по назначению, но все же, отличающимися по сути терминами: «дубликат» и «выписка».
Отдельная статья о том, как заверить копию документа - по ссылке, а здесь - статья о том, по каким правилам осуществляется хранение копий документов.
Дубликат выдается тогда, когда подлинный документ либо потерян,либо испорчен.
Рассмотрим пример:
- если к вам обратились за копией трудовой книжки, например, для оформления визы, необходимо отксерить все значимые страницы, заверяявсе развороты
- если трудовая книжка потеряна или же пришла в негодность, тогда необходимо оформить дубликат. «Хозяин» трудовой книжки, в таком случае, пишет заявление по форме, указанной Постановлении РФ №225, после чего начинается изготовление дубликата.
Существенное отличие выписки от пусть даже и заверенной копии состоит в том, что выписка дает только ту часть информации, которая была запрошена. Это удобно, когда необходимо, например, в сжатом виде предоставить информацию, а не делать многостраничную копию. Часто выписку делают и по причине невозможности разглашения информации.
Допустим, ваш коллега получил отпускные не в том объеме, в котором он рассчитывал их получить. Для выяснения причин и обсуждения данной проблемы с руководством ему необходима копия графика отпусков.
Этот документ содержит данные не только относительно этого сотрудника, но также и о временных интервалах отпусков остальных сотрудников компании, разглашать которые нельзя: это персональные данные людей, которые не имеют отношения к данной ситуации.
Этот вид документа должен быть оформлен в соответствии с Указом Президиума Верховного совета СССР от 4.04.1983 №9779-Х. Обязательно в «шапке» документа нужно написать: «Выписка из…». На месте многоточия указывается название исходного документа, из которого сделана выписка.
Из Графика дежурств ООО «Иванов и Компания» на 2015 г., утвержденного Ген.директором ООО «Иванов и компания» Ивановым И.И. 25 ноября 2014 года
Председательствующий В.В. Селиверстов
По правилам, принятым в РФ, выписка заверяется так же, как положено заверять копию. Штамп «копия верна», ФИО ответственного лица, производящего заверение, его подпись и печать организации.
Подробно о том, как сделать выписку из документа - по ссылке.
1 - По запросам сотрудников организации необходимо предоставить копии, поскольку это производится в «интересах граждан»
2 – По запросу третьего лица о предоставлении документа, полученного от сторонней организации, можно предоставлять его копию тогда, когда это третье лицо не может получить копию документа в организации, первоначально его выдавшей.
В соответствии с ТК РФ сотрудник организации имеет право обратиться к руководству, не зависимо от того, продолжаются ли его трудовые отношения с этой организацией, с целью получения заверенных копий документов, отражающих период его работы в данной организации. Работник должен предоставить оформленное заявление. Копии по запросу должны быть предоставлены в трехдневный срок с момента подачи запроса.
Юридическая сила грамотно составленной выписки приравнена к ценности оригинала нормативного акта, из которого она была изъята.
В ответ на запрос работника необходимо предоставить корректно оформленный документ. Установленных законодательством правил составления выписки из графика отпусков не разработано.
Они базируются на общепринятых требованиях к делопроизводству в организациях, указанных в ГОСТе 6.30-2003, принятом постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003, а также в указе Верховного совета СССР от 04.04.1983 № 9779-Х.
В 2018 году ожидается утверждение ГОСТа Р 7.0.97-2016, в котором будут отражаться конкретные принципы составления выписок из нормативных актов предприятия.
Выписка составляется произвольно или на фирменном бланке компании. Это особенно актуально в случае, когда документ затрагивает законные права и интересы сотрудника. Также данная бумага уже включает полное наименование и основной государственный регистрационный номер компании. Ниже вы увидите образец, как сделать выписку из графика отпусков:
- Шапка: по центру записывается первоисточник, из которого была взят информационный фрагмент – «Выписка из графика отпусков №… за … год».
- Тело документа. В данной части прописывается:
- Название подразделения организации.
- Профессия сотрудника по штатному расписанию.
- ФИО работника.
- Табельный номер.
- Длительность отпуска в календарных днях.
- Плановая и фактическая даты начала отдыха.
- Примечания.
- Должность и ФИО человека, подписавшего исходный акт.
- Дата утверждения расписания отдыха сотрудников предприятия, а также номер приказа, если график отпусков был составлен на его основе.
- Пункт «Подпись» вместо живой подписи ответственного лица, утвердившего порядок предоставления отпусков.
- Пометка «Верно», ФИО, должность и собственноручная подпись человека, составляющего выписку.
- Дата оформления документа. Указывается число, месяц и год предоставления отпуска.
Все данные, а также пометки и замечания должны быть отражены в выписке идентично записям в подлиннике документа.
Заверение выписки необходимо для придания ей правовой силы. Выписка признается правильной при наличии:
- Двух печатей: штамп «Копия верна» и оттиск организации, который проставляется уполномоченным лицом ниже его подписи.
- Указания ФИО, должности и живой подписи заверителя. Им, например, может выступать руководитель кадровой службы.
Для получения бумаги необходимо личное заявление работника, составленное им в свободной форме и завизированное его подписью. Структура запроса выписки:
- ФИО сотрудника.
- Интересующий временной интервал.
- Описание причин запроса документа.
- Дату подачи заявления.
После получения запроса выписка должна быть оформлена в течение трех рабочих дней, что предписано статьей 62 Трудового кодекса Российской Федерации.
В соответствии с приказом Министерства культуры РФ №558-В от 25.08.2010 года графики отпусков хранятся один год.
Таким образом, по окончании этого периода в организации могут отклонить запрос о предоставлении данных за предыдущие годы. Итак, составление выписки из графика отпусков – важный момент кадрового делопроизводства. Документ будет обладать юридической силой и пригоден для использования в различных инстанциях лишь при условии его правильного оформления и заверения уполномоченным должностным лицом.
Чье мнение учитывать при составлении графика
Составление графика отпусков предусмотрено ст. 123 ТК РФ. Данный документ определяет очередность предоставления работникам оплачиваемых отпусков, причем обязателен он как для работодателя, так и для работника. График отпусков обеспечивает право работников на ежегодный отдых. Составление графика отпусков позволяет работодателю:
- заблаговременно оформить отпуск и выплатить отпускные;
- найти замену уходящему в отпуск работнику;
- контролировать своевременность предоставления работникам отпусков и не допускать накапливание неиспользованных дней отпуска.
При составлении графика отпусков следует учитывать, что некоторые работники имеют право использовать отпуск в удобное для них время. Если у работника есть выбор, при составлении графика рекомендуется получить от него заявление о том, в какое время он хотел бы пойти в отпуск. Если при составлении графика отпусков было учтено пожелание работника, указанное в его заявлении, то изменить впоследствии время отпуска можно только по взаимному согласию сторон.
О том, у кого есть право на выбор удобного времени для отпуска, читайте в статье «График отпусков – бланк и образец заполнения в 2019 году».
Если график отпусков утвержден, а работника не устраивает время отпуска, установленное там, он может попросить об изменении дат отпуска. Для этого работник должен написать заявление о предоставлении ему отпуска в даты, отличные от тех, которые внесены в график отпусков. Если работодатель не возражает против переноса отпуска, то в график отпусков вносятся соответствующие изменения.
