Какие поля должны быть в документах word. Форматы бумаги и размеры полей

Здравствуйте, подскажите пожалуйста, каким шрифтом должны печататься кадровые документы?

Ответ

Как правило, принято в Организациях, большинство документов оформляются шрифтом «Times New Roman», размер шрифта составляет 12-14. Такие же требования предусмотрены ГОСТ Р 6.30-2003 «Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов. Методические рекомендации по внедрению»

При этом, если Вы применяете документы первичной учетной документации, унифицированной формы, логичнее всего при заполнении придерживаться того же формата шрифта и размера шрифта.

Виды кадровых документов

На практике документы, с которыми работает кадровая служба, можно разделить на три группы:

Кадровая служба осуществляет делопроизводство путем подготовки проектов, согласования и издания организационных, распорядительных и информационно-справочных документов, их регистрации, учета и хранения. В качестве инструмента для выполнения этой задачи можно использовать .

Организационные и распорядительные документы являются внутренними документами организации.

Организационные документы

К организационным документам, в частности, относятся:

коллективный договор;

положения и инструкции (Положение об оплате труда, положение о премировании, );

Распорядительные документы

К распорядительным документам относятся:

приказы и распоряжения, в которых отражаются вопросы работы с кадрами (приказ о приеме, увольнении, переводе и т. п.);

документы по личному составу, отражающие движение и учет кадров ( , ).

Подготовка документов

Работу с организационными и распорядительными документами постройте по схеме: подготовка проекта, согласование, доработка, визирование, подписание (утверждение) руководителем, передача на исполнение ответственным сотрудникам. Об этом сказано в ГСДОУ, утвержденной .

Информационно-справочные документы

Все информационно-справочные документы можно разделить на три крупных блока.

Первый блок - входящая информационно-справочная документация:

указания вышестоящих организаций;

отчеты об исполнении заданий, акты, письма, служебные записки от подчиненных организаций;

письма, договоры, акты и прочие документы от остальных организаций;

заявки, жалобы, предложения граждан.

Второй - исходящая информационно-справочная документация:

ответы на входящие запросы;

инициативные и информационные документы организации (предложения, заявки, письма, справки, обзоры, договоры и т. п.).

Третий - внутренняя информационно-справочная документация:

внутренняя переписка (докладные, служебные, объяснительные записки);

другие документы (протоколы, планы, акты, отчеты и т. п.).

Учет информационно-справочных документов

Учет входящей и исходящей информационно-справочной документации в кадровой службе ведите в журналах учета и корреспонденции. Обработкой входящей корреспонденции может заниматься специально уполномоченный сотрудник кадровой службы (секретарь, делопроизводитель).

Документы могут поступить в организацию по почте, факсу, электронной почте, телеграфу, с помощью курьерской доставки. Работа с входящими документами строится по такой схеме:

• сортировка;

  рассмотрение руководством;

  направление исполнителям.

Обработка входящих документов

Сначала проверьте правильность доставки и целостность упаковки (если это почтовое отправление). Затем вскройте конверты и проверьте комплектность вложений. Если какие-либо вложения должны быть по описи, но они отсутствуют, сообщите об этом отправителю. На входящих документах проставьте дату поступления и порядковый учетный номер. Затем документы отсортируйте по исполнителям. Документы, адресованные руководителю организации или самой организации, нужно передать секретарю руководителя, который их регистрирует. Документы, адресованные структурным подразделениям, забирают и регистрируют секретари подразделений.

Документы с пометкой «лично» не вскрываются и сразу передаются адресату.

Такой порядок обработки поступающих документов предусмотрен в ГСДОУ, утвержденной .

Обработка исходящих документов

При поступлении запросов в кадровую службу (например, для документального подтверждения информации о сотруднике) работа над ними строится по следующей схеме:

исполнитель получает запрос и готовит проект ответа;

проект ответа отправляется на рассмотрение руководителю, а затем на согласование заинтересованным лицам;

исполнитель дорабатывает проект по замечаниям и готовит его в окончательном виде;

заинтересованные лица визируют ответ, а руководитель подписывает его;

ответ передается для отправки.

Такая же схема (исключая первую процедуру) действует и при подготовке инициативных документов - запросов, уведомлений, просьб, заявок, гарантийных писем и т. п.

Перед отправкой документа нужно:

проверить наличие адреса (или всех адресов, если это рассылка);

проверить наличие необходимого числа копий;

уточнить форму отправки (почта, электронная почта, курьер и т. п.).

Некомплектные и неправильно оформленные документы верните исполнителю на доработку.

Такой порядок обработки исходящих документов предусмотрен в ГСДОУ, утвержденной .

Работу с внутренними документами постройте по той же схеме, что и работу с исходящими документами: подготовка проекта, согласование, доработка, визирование, подписание (утверждение) руководителем. Только в завершение процедуры документ не отправляйте из организации, а передайте на исполнение ответственным сотрудникам. Об этом сказано в пунктах и ГСДОУ, утвержденной .

2. Ситуация: Нужно ли дату издания и номер приказа о приеме (переводе, увольнении и т. д.) писать от руки или можно заполнить в электронном виде

Однозначного ответа на этот вопрос законодательство не содержит.

По общему правилу вписывать дату приказа и его номер нужно уже после регистрации приказа в журнале (например, в журнале регистрации приказов по личному составу, по основной деятельности и т. п.) ( ГОСТ 51141-98, утвержденного , ГСДОУ, утвержденной ). При этом допускается применение как оттисков печати (штампов) с датами и номерами, так и внесение даты и номера от руки, поскольку действующее законодательство четко порядок подобных записей не устанавливает и не ограничивает.

В то же время законодательство не содержит обязанности вести журналы регистрации приказов. А современные системы электронного оборота документации с подготовкой ее к печати на бумажном носителе позволяют присваивать документу номер и дату уже в процессе его подготовки с обеспечением хронологии и последовательности нумерации. В связи с чем указанные реквизиты можно заполнить в электронном виде в процессе подготовки документа, и это не будет являться нарушением.

Таким образом, организация вправе самостоятельно решить, какого порядка документирования придерживаться, и , например, в Положении о кадровом делопроизводстве.

Нина Ковязина,

заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России

2. Правовая база:

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АРХИВНОЕ АГЕНТСТВО

ВСЕРОССИЙСКИЙ НАУЧНО-ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКИЙ ИНСТИТУТ

ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЯ И АРХИВНОГО ДЕЛА

ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ

ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ

ПО ВНЕДРЕНИЮ ГОСТ Р 6.30-2003

6. Изготовление документов

6.1. Расположение текста

Документы изготавливаются на бланках при помощи средств электронно-вычислительной техники или на пишущих машинах.

Современная черная машинопись является наиболее надежным средством текстонанесения и длительного архивного хранения.

На пишущей машинке документы изготавливаются:

При отсутствии средств вычислительной техники в организации;

Наиболее важные документы, перечень которых устанавливается самой организацией.

В машинописных текстах используются стандартные правила машинописи. Шаг письма и межстрочный интервал устанавливаются по ГОСТ 6.10.5-87: 2,6 мм - шаг письма (размер печатного знака); 4,25 мм - межстрочный интервал. Допускается использовать: шаг письма - 2,54 мм, межстрочный интервал - 4,24 мм.

Реквизиты документа, состоящие из нескольких строк, печатают через один межстрочный интервал. Составные части реквизитов "Адресат", "Гриф утверждения документа", "Отметка о наличии приложения", "Гриф согласования" отделяют друг от друга 1,5 - 2 межстрочными интервалами, например:

СОГЛАСОВАНО

(межстрочный интервал - 1,5)

Начальник юридического отдела

(межстрочный интервал - 1)

(межстрочный интервал - 2)

А.С.Круглов

Реквизиты документа отделяют друг от друга двумя - четырьмя межстрочными интервалами.

Наименование вида документа печатается прописными буквами.

Инициалы и фамилия в реквизите "Подпись" печатаются с пробелом на уровне последней строки наименования должности. Например:

Генеральный директор

ЗАО "Мануфактура" О.П. Иванов

Максимальная длина строки многострочных реквизитов - 28 печатных знаков. Если заголовок к тексту превышает 150 знаков, его допускается продлевать до границы правого поля или переносить на следующую строку. Точку в конце заголовка не ставят.

0 - для печатания реквизитов "Заголовок к тексту", "Текст" (без абзацев), "Отметка о наличии приложения", "Отметка об исполнителе", "Отметка об исполнении документа и направлении его в дело"; наименования должности в реквизитах "Подпись" и "Гриф согласования документа", заверительной надписи "Верно", а также слов "ПРИКАЗЫВАЮ", "СЛУШАЛИ", "ВЫСТУПИЛИ", "РЕШИЛИ", "ПРЕДЛАГАЮ";

5 - для начала абзаца в тексте;

32 - для реквизита "Адресат";

40 - для реквизита "Гриф утверждения документа";

16, 24, 56 - для составления таблиц и трафаретных текстов;

34 - 48 - для расшифровки подписи в реквизите "Подпись".

Если в тексте документа имеются примечания или выделенная в самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший основанием к его изданию, то слова "Примечание" и "Основание" печатаются от левой границы текстового поля.

При наличии нескольких грифов утверждения и согласования их располагают на одном уровне в два вертикальных ряда. Первый ряд печатают, начиная от левой границы текстового поля, второй - отступив 40 печатных знаков от левой границы текстового поля документа.

При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют.

Номера страниц проставляются арабскими цифрами посередине верхнего поля листа.

Допускается печатание документов с использованием оборотной стороны листа, в этом случае нумеруются страницы на лицевой и оборотной сторонах.

При подготовке принтерных текстов рекомендуется применять текстовый редактор Word for Windows версии 6.0 и выше с использованием шрифтов Times New Roman Cyr размером N 12 - 15, Times DL размером 12 - 14 через один-два интервала. При использовании таблиц могут использоваться шрифты меньших размеров.

Шрифты, межстрочные интервалы и другие элементы печатания устанавливаются в каждом конкретном случае автором документа в зависимости от характера документа и назначения.

При необходимости следует высчитывать расстояние между реквизитами в миллиметрах, исходя из размера печатных знаков. Это положение связано с тем, что размеры печатных знаков при использовании различных программных редакторов могут не совпадать с размером печатных знаков, используемых пишущей машиной.

При изготовлении документов при помощи средств электронно-вычислительной техники следует обращать внимание на показатели надежности современных средств текстонанесенения - принтерных текстов.

Практика оперативного использования и архивного хранения показывает важность водостойкости и механической устойчивости текста как критерия сохранности информации при использовании документов, при их перевозках, аварийных ситуациях, при реставрации.

Следует иметь в виду, что в настоящее время имеются легкосмываемые с бумаги или самоуничтожающиеся при нагревании принтерные краски.

Для составления разного рода документации обязательно нужно пользоваться законодательными нормами.

В отношении большинства предпринимательских бумаг не созданы никакие ограничения и они оформляются в свободной форме.

Что же касается официальных, технических позиций, то здесь проведение настройки состоит в установленных критериях ГОСТа.

Общие требования

В России действует определенное количество правил по оформлению документации. Установление новых позиций оговаривается с 1 июля 2019 года.

Предполагается размещение позиций по отношению к ГОСТ Р 7.0.97-2016, который должен был вступить в силу еще в 2017 году.

До этого периода все пользовались положениями, прописанными в документе ГОСТ Р 6.30-2003. И потому следует понимать, какие есть схожие моменты и отличия. В новом правовом документе основные изменения находятся в сфере реквизитного оборота.

В стандартных же положениях, в государственном акте размещена информация в таких областях:

К официальным бумагам

Шрифт используется в документах по ГОСТу не для основного документооборота. Но все же опираться на некоторые структурные моменты стоит учитывать. К примеру те, которые прописаны в нормативных локальных актах компании.

Область применения отчетности также важна. Для работы с бухгалтерскими бланками нужно подбирать те шрифты, которые хорошо читаются.

Отличия между ними должны быть даже в системе применения исходя из формата составления — одни удобны для применения на бумаге, а другие при чтении бумаг с экрана.

Наиболее популярным методом является оформление документации с использованием программы Microsoft Word. Эта утилита предоставляет возможность правильно структурировать информацию .

Лучше всего для составления текста подходит Times New Roman. Для русской версии информационного потока применяется Calibri — начиная с 2007 года.

В то же время, после развития работы и применения компьютерной техники в банковской системе, начали получать распространение другие шрифты. Лучше всего подходят для этих целей Arial, Helvetica — исходя из их рубленной, гротескной формы.

Для официальных бумаг нет определенных норм. Согласно ГОСТу прописаны те параметры, которые максимально подходят и допустимы относительно всех символов.

Размер, используемого шрифта 12 или 14

Относительно гарнитур и размеров шрифтов в документе размещены нормы только предпочтительного характера. Изменения в таких позициях зависят от того, какой вариант документа выбран.

Рассматривать стоит следующий алгоритм значений:

Документом допускаются и вариации, приближенные к таким размерам. Опираться при выборе необходимо на несколько факторов:

• насколько читабелен текст;
• отражение информации, восприятие ее с листа и экрана;
• формат используемого бланка — А4, А5, А2.

Лучшим способом определения является распечатать и посмотреть на удобство чтения, рассмотрения отчетности.

Влияют на эффект и параметры по интервалам. Они визуально разделяют текст и потому совместно со шрифтом создают картину текста в таких рамках:

Между словами стандартно работает один пробел, а между буквами интервал устанавливается информационной программой в обычном режиме.

На уровне государственного стандарта предполагается только размещение рекомендаций. И потому в документе прописана возможность составителя бумаги применять к тексту более мелкие шрифты.

Стиль информации будет зависеть от конкретных нужд и сферы, направления действия.

Особое внимание обращают на электронную подпись. У нее нет установленного размера, потому намного сложнее контролировать правильность бланков.

Но прописан ГОСТ относительно того, что цифровое визирование должно быть различимым, читаемым и соответствовать натуральной величине.

Имеется в виду и вариант распечатки такой нормы как шаблон, на котором должно быть видно все перечисленные параметры.

Распределение величины относится и специфично к каждой отчетной позиции. Если необходимо выделить информацию, то выбирают более крупные символы. Все в данном случае подстраивается под оформление соответствующего внешнего вида.

Техническая документация

В области проведения такого рода бумаг существуют конкретные государственные разработки.

Дело в том, что здесь фиксируются важные данные относительно строительства, архитектурных решений и других бланков в области технического сопровождения.

Опираться в плане необходимости разработки таких бумаг, стоит на несколько правовых актов. В Российской Федерации на 2019 год актуальны следующие позиции:

В данных нормативно-правовых актах размещаются общие положения относительно формирования технических бумаг.

Но вместе с тем, в них нет четких указаний по выбору стиля и размера информации, определенных гарнитур.

Этот правовой сборник оговаривает, что преимущественно возникает необходимость установления своих позиций по стилистике. Ведь нужно выделить информацию, подчеркнуть ее значимость.

Сделать это можно только на основании того или иного вида и размера текста, начертаний применения в бланках.

В таблицах

Когда в документе применена такая позиция организации информационных сведений как таблица, стоит разрабатывать ее вид правильно. Особых указаний на счет шрифтов и их размеров в актах типа ГОСТ нет.

Последний принятый контролирующий все позиции государственный регулятор содержит всего одно упоминание по поводу размеров и стиля в таблице.

Указания относительно размера оговариваются в рамках определения составителем удобных конфигураций.

Они должны соответствовать тем же пунктам, которые прописаны для основного наполнения. В то же время, государственные отчеты разрешается заполнять таблицами и там снижать кегль.

Обратить внимание стоит на то, что все сведения должны находиться в одной плоскости. А вот при создании структуры в системе Word уже существуют стандартные параметры и построить ее не сложно.

Основные позиции по внутренней организации текста можно разделить на такие группы:

• не нужно изменять название стиля — он должен быть таким же как и по тексту в целом;
• возможно снижение кегля на один или два пункта;
• заголовки в шапках стоит размещать по центру;
• в отношении названия строчек используют выравнивание по левому краю;
• цифры прописывают арабскими значениями — на стандартных основаниях.

Видео: из какой группы шрифтов лучше выбрать шрифт для документа

Оформление чертежей

В этой области опираются на ГОСТ 2.304-81, где прописано несколько типов шрифтов:

Для того, чтобы разобраться с наклонными плоскостями, параметрами фиксирования букв, существует несколько таблиц:

Какие должны быть параметры страницы в ворде

• при распечатке применяют белую бумагу в формате А4;
• книжная ориентация с положением переплета с левой стороны;
• отступают для полей — слева 30 мм, сверху и снизу 20 мм, справа 10 мм;
• используют черный шрифт в размере не менее 12 пунктов.

Отступы предполагаются в следующих пределах:

• абзац — от 15 до 17 мм;
• слева и справа отступы не делают;
• перед и после абзацев интервалы не применяют;
• между строк — 1,5 пункта;
• выравнивают по ширине — для равномерного распределения сведений.

Обязательность исполнения действует только в отношении к научным и исследовательским работам. К остальным же применяется рекомендательность параметров.

Оформление ряда требований по таким позициям как шрифт, нумерация и структурирование стиля. Все параметры стоит соотносить с положениями соответствующего ГОСТа.

Важно быть информированным исходя из актуальных подтвержденных правовых документов. Хотя для большинства бумаг нормы являются рекомендательными, а не обязательными к выполнению.

Эти моменты и стоит учитывать и рассматривать в верном направлении использования, и по закону России.

Приближается время, когда нужно будет сдавать курсовую. Во многих учебных заведениях для курсовой требуется рамка, оформленная по стандарту.

Зачем нужна рамка в курсовой?

Стоит ли говорить, что рамки для курсовой работы по ГОСТу - отдельная головная боль студентов. Чтобы понимать, насколько это важно, знайте: преподаватель может просто не принять курсовой проект без рамки. Конечно, содержание важнее рамки. Все же, рамки для курсовой работы должны быть оформлены по принятому стандарту, ведь при желании проверяющий может придраться к любым неточностям.

Как видим, рамка добавляет хлопот по оформлению работы. В связи с этим, многих интересует вопрос: как вставить рамку для курсовой или диплома в документ Word. Рассмотрим несколько способов.

Способы создания рамки для курсовой

Можно начертить рамку от руки, используя трафарет. Это не очень популярный способ.

Те, кому известна программа AutoCAD, могут создать рамку в ней, распечатать на пустых листах и затем поверх листов с рамкой распечатать текст курсовой.

Рамку для чертежей на формате A3 и больше целесообразно выполнять в специальной чертежной программе.

Но часто рамка требуется для записок курсовых работ формата А4 . При помощи Word также можно создать рамку для курсовой или диплома, и это существенно упрощает жизнь. Как вставить рамки в ворде для курсовой? Ответ ищите ниже!

Рамка для курсовой работы в Word 2007, 2010, 2013, 2016

Создадим рамку по ГOСТу для курсовой в Word 2010. Откроем новый документ и первым делом во вкладке "Разметка страницы" зададим поля. В нашем случае:

• верхнее – 1,4 см;
• нижнее – 0,43 см;
• левое – 2,9 см;
• правое – 1,3 см.

Обратите внимание: в вашем вузе могут быть свои требования по оформлению.

Документ необходимо разбить на разделы или вставить разрывы.

Это делается для того, чтобы рамка была на нужных страницах. Например, на титульном листе рамка не нужна, в отличие от основной части работы. К тому же бывает, что на разных страницах нужны разные рамки.

Выбираем вкладку "Разметка страницы" , затем "Разрывы" , кликаем на кнопку "Следующая страница" . Оставим первую страницу для титульного листа и будем создавать рамку на второй странице во втором разделе документа.

• Во вкладке Разметка страницы выбираем "Границы страниц" . Указываем тип границы – рамка. В параметрах указываем поля рамки. Верхнее – 21 пт, нижнее – 0 пт, левое – 21 пт, правое – 19 пт. Также не забываем указать поля относительно текста и поставить галочку напротив параметра "Все впереди" . Границу применяем к текущему разделу.

• Нажимаем ОК и видим, что на странице появилась рамка.
• Теперь внизу листа нужно вставить таблицу. Для этого сначала во вкладке "Вставка" выбираем "Нижний колонтитул" , затем "изменить нижний колонтитул" , отключаем функцию "как в предыдущем разделе" .
• Вставляем таблицу нужной конфигурации. Мы вставляем таблицу на 8 строк и 9 столбцов. Во вкладке "Макет" для работы с таблицами указываем размеры ячеек. Высота – 0,5 см. Ширину ячеек задаем слева направо: 0,7 см, 1 см, 2,3 см, 1,5 см, 2,3 см, 6,77 см, 1,5 см, 1,5 см, 2 см.

Готово. Теперь можно объединить ячейки и вписать в них необходимую информацию о Вузе, кафедре, преподавателе, и работе. Здесь мы впишем произвольный текст, а ячейку для номеров страниц оставим пустой. Мы получили один лист с рамкой для курсовой. При переходе на следующую страницу текущего раздела документа на ней будет автоматически появляться эта же рамка с таблицей, а Вы сможете спокойно писать работу, не думая о рамке.

Кстати! Для наших читателей сейчас действует скидка 10% на

Как сделать автоматическую нумерацию страниц в рамке

Выберем ячейку таблицы, в которой будет отображаться номер страницы и кликнем на нее. Затем кликнем на нижний колонтитул, а во вкладке "Конструктор" выберем кнопку "Экспресс блоки" , далее – "Поле" . В открывшемся окне выбираем поле Page и указываем нужный формат номеров. Вуаля – номера страниц отображаются автоматически в выбранной ячейке.

Скачать готовую рамку для курсовой бесплатно

Как еще можно сделать рамку? Взять готовую! Миллионы студентов вставляли рамки в свои работы и существует множество шаблонов и образцов рамок для курсовых. Если у Вас нет времени осваивать все премудрости работы с рамками, Вы можете скачать готовый шаблон рамки по ГОСТу совершенно бесплатно.

Теперь вы знаете, как сделать рамки в ворде для курсовой или дипломной работы. Чтобы все стало максимально ясно, посмотрите видео по созданию рамок со штампом для курсовой по ГОСТу. Остается только напомнить, что всегда готов помочь с заданиями - от создания рамки до написания реферата или целого диплома.

Продолжаем комментировать новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 по оформлению документов. Рассмотрим раздел 6 «Бланки документов».

Наш словарь

Бланк документа - лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа ;

Электронный шаблон бланка - это бланк документа, представленный в электронном виде. Как правило, электронные шаблоны бланков используются организациями вместо бланка на бумажном носителе, изготовленном типографским способом.

Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (далее - ГОСТ Р 7.0.97-2016) является преемником ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (далее - ГОСТ Р 6.30-2003), а не абсолютно новым стандартом. Поэтому при его разработке было важно сохранить последовательность положений, чтобы пользователям стандарта было удобно работать с его новой редакцией.

В разделе «Бланки документов» последовательность изложения материала также осталась прежней. Однако в некоторые положения раздела были внесены дополнения или уточнения, которые более детально поясняют правила оформления документов. Мы же рассмотрим и прокомментируем все положения раздела «Бланки документов» (извлечения из ГОСТ Р 7.09-2016 даны в рамках).

ФОРМАТ БЛАНКОВ И РАЗМЕРЫ ПОЛЕЙ

6.1 Для изготовления бланков документов используется бумага форматов А4 (210 x 297 мм), А5 (148 x 210 мм); для изготовления бланков указаний по исполнению документов (резолюций) используется бумага форматов А5 (148 x 210 мм), А6 (105 х 148 мм).

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:

20 мм - левое;

10 мм - правое;

20 мм - верхнее;

20 мм - нижнее.

Документы длительных (свыше 10 лет) сроков хранения должны иметь левое поле не менее 30 мм.

Бланки формата А5 используются весьма ограничено, главным образом, для оформления справок, доверенностей, служебных записок. Для большей части организационно-распорядительной документации (приказы, распоряжения, положения, инструкции, протоколы, деловые письма и др.) используется бумага формата А4.

Для бланков резолюций стандартом установлены бланки формата А5 и А6 (Пример 1).

Положение о размерах служебных полей документа дополнено требованием, по которому в документах со сроком хранения свыше 10 лет (распорядительные документы, локальные нормативные акты, по личному составу и др.) левое поле должно быть не менее 30 мм. Это позволит аккуратно сшить документы в дела, не захватывая часть текста.

БЛАНКИ В ЭЛЕКТРОННОМ ВИДЕ И НА БУМАЖНОМ НОСИТЕЛЕ

6.2 Организации используют бланки документов, изготовленные на бумажном носителе (бланки документов федеральных органов государственной власти с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации изготавливаются полиграфическими предприятиями, имеющими сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для качественного изготовления указанного вида продукции) и/или электронные шаблоны бланков. Бланки на бумажном носителе и электронные шаблоны бланков должны быть идентичны по составу реквизитов, порядку их расположения, гарнитурам шрифта.

Бланки документов на бумажном носителе и электронные шаблоны бланков изготавливаются на основании макетов бланков, утверждаемых руководителем организации.

Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.

Электронные шаблоны бланков документов должны быть защищены от несанкционированных изменений.

В контексте стандарта бланки документов, изготовленные на бумажном носителе, и электронные шаблоны бланков равнозначны.

Организация, как правило, использует как бланки на бумажном носителе, так и электронные шаблоны бланков (например, для внутренних документов).

Важно!

Бланки одного вида документа (например, письма) в бумажном и электронном виде должны быть идентичны по составу реквизитов и оформлению. Иначе говоря, бланк документа одного вида на бумажном носителе и его электронный шаблон не должны различаться.

Еще одно важное требование - электронные шаблоны бланков должны быть неизменяемы, то есть защищены от несанкционированных изменений.

Стандарт подчеркивает, что воспроизводить изображение Государственного герба Российской Федерации можно только на бумажном носителе. Требования к изготовлению таких бланков установлены постановлением Правительства РФ от 27.12.1995 № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации» (далее - Постановление № 1268).

БЛАНКИ УГЛОВЫЕ И ПРОДОЛЬНЫЕ

6.3 Бланки документов оформляются в соответствии с Приложением Б. Ориентировочные границы зон расположения реквизитов обозначены пунктиром. Каждая зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов.

6.4 В зависимости от расположения реквизитов устанавливается два варианта бланков - угловой (рисунок Б.1) и продольный (рисунок Б.2).

Приложение Б стандарта - это схемы расположения реквизитов документа на бланках с угловым расположением реквизитов (схема Б1) (Пример 2) и на бланках с продольным расположением реквизитов (схема Б2) (Пример 3). При этом зоны расположения реквизитов, обозначенные пунктиром, являются ориентировочными.

ЦЕНТРОВАННОЕ И ФЛАГОВОЕ РАСПОЛОЖЕНИЕ РЕКВИЗИТОВ

6.5 Реквизиты 01, 02, 03 располагаются на верхнем поле документа над реквизитом 05 по середине зоны, занятой этим реквизитом.

Реквизит 03 может располагаться слева на уровне реквизита 05.

Реквизиты 05, 06, 07, 08, 09, 13, ограничительные отметки для реквизитов 10, 11, 12 в пределах границ зон расположения реквизитов размещаются одним из способов:

Центрованным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов);

Флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

Эти положения стандарта повторяют старый ГОСТ Р 6.30-2003 и предлагают два способа оформления реквизитов в пределах зон их расположения:

Центрованный (по центру зоны расположения реквизитов);

Флаговой (по левой границе зоны).

Стандарт указывает также на то, что реквизиты 01 «Государственный герб Российской Федерации (герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования)», 02 «Эмблема» и 03 «Товарный знак (знак обслуживания)» располагаются в верхнем поле документа по середине зоны, занятой реквизитом 05 «Наименование организации - автора документа» (Пример 4). Однако реквизит 03 может также размещаться и на одном уровне с реквизитом «Наименование организации - автора документа» (Пример 5).

ВИДЫ БЛАНКОВ

6.6 Устанавливаются следующие виды бланков документов организации:

Общий бланк;

Бланк письма;

Бланк конкретного вида документа.

Нормативными правовыми актами организации устанавливаются виды применяемых бланков и их разновидности (бланк письма структурного подразделениях, бланк письма должностного лица, бланк приказа, бланк распоряжения, бланк протокола и др.).

Образцы бланков документов приведены в Приложении Б.

Состав видов бланков не изменился. Однако появилось положение о том, что перечень видов бланков, применяемых в организации, должен быть закреплен в локальном нормативном акте (ЛНА) организации. Это может быть инструкция по делопроизводству организации или приказ руководителя, которым одновременно утверждаются виды применяемых бланков и их образцы (макеты).

СОСТАВ И РАСПОЛОЖЕНИЕ РЕКВИЗИТОВ БЛАНКОВ

6.7 Общий бланк используется для изготовления любых видов документов, кроме делового (служебного) письма.

Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации и локальных нормативных актов включает реквизиты 01 (02 или 03), 05, 06, 07, 13 и ограничительные отметки для реквизитов 10, 11, 16, 17.

Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации и локальных нормативных актов включает реквизиты 01 (02 или 03), 05, 08, ограничительные отметки для реквизитов 10, 11, 12, 15, 17. Бланк письма структурного подразделения дополнительно включает реквизит 06, бланк письма должностного лица - реквизит 07.

Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации и локальных нормативных правовых актов включает реквизиты 01 (02 или 03), 05, 09, 13 и, при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 10, 11, 16, 17. Бланк конкретного вида документа структурного подразделения дополнительно включает реквизит 06, бланк должностного лица - реквизит 07.

Общий бланк может содержать (Пример 6):

Реквизиты:

02 - «Эмблема»;

10 - «Дата документа»;

17 - «Заголовок к тексту».

Бланк письма может включать (Пример 7):

Реквизиты:

01 - «Герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования)»;

02 - «Эмблема»;

03 - «Товарный знак (знак обслуживания)»;

06 - «Наименование структурного подразделения - автора документа»;

08 - «Справочные данные об организации»;

Реквизиты, для которых на бланках проставляются ограничительные отметки для границ зон:

10 - «Дата документа»;

11 - «Регистрационный номер документа»;

15 - «Адресат»;

17 - «Заголовок к тексту».

Бланк конкретного вида документа включает (Пример 8):

Реквизиты:

01 - «Герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования)»;

02 - «Эмблема»;

03 - «Товарный знак (знак обслуживания)»;

06 - «Наименование структурного подразделения - автора документа»;

09 - «Наименование вида документа»;

13 - «Место составления (издания) документа»;

Реквизиты, для которых на бланках проставляются ограничительные отметки для границ зон:

10 - «Дата документа»;

11 - «Регистрационный номер документа»;

16 - «Гриф утверждения документа»;

17 - «Заголовок к тексту».

Бланк письма должностного лица должен содержать реквизит 07 «Наименование должности лица - автора документа». Этот реквизит также используется в бланках распорядительных документов (распоряжений, приказов), издаваемых руководителями субъектов Российской Федерации и главами муниципальных образований (например, бланки распоряжений губернаторов, распоряжений глав городов, районов и др. муниципальных образований). Его применяют и в бланках распорядительных документов (распоряжений), издаваемых руководителями самостоятельных структурных подразделений организаций, если руководитель структурного подразделения наделен таким правом (Пример 9).

Бланк конкретного вида документа структурного подразделения должен содержать реквизит 06 «Наименование структурного подразделения - автора документа» (Пример 10).

ВАЖНО!

В стандарте приведен максимально возможный перечень реквизитов для каждого вида бланков документов. Чтобы определить состав реквизитов при разработке бланков документов, на практике следует, руководствоваться учредительными документами и ЛНА.

БЛАНКИ НА РАЗНЫХ ЯЗЫКАХ

6.8. В органах власти и организациях субъектов Российской Федерации, использующих наряду с русским языком как государственным языком Российской Федерации государственный язык (государственные языки) республик в составе Российской Федерации, используются бланки документов на русском языке и государственном языке (языках) республик в составе Российской Федерации: угловые (реквизиты бланка располагаются на одном уровне: на русском языке - слева, на государственном языке (языках) республик в составе Российской Федерации - справа) или продольные (все реквизиты бланка на русском языке - сверху, ниже - все реквизиты бланка на государственном языке (языках) республик в составе Российской Федерации).

Для переписки с иностранными корреспондентами, используют бланки на двух языках - русском и английском (приложение В.8) или ином иностранном языке.

Стандарт устанавливает правила оформления бланков на двух или более языках для организаций, которые в соответствии с Законом РФ от 25.10.1991 № 1807-1 «О языках народов Российской Федерации» (в ред. от 12.03.2014) имеют право использовать наряду с русским языком (как государственным языком Российской Федерации) национальный язык (языки), признанный государственным в республиках Российской Федерации в соответствии с их законодательством .

Для переписки с иностранными организациями стандарт рекомендует оформлять бланк на двух языках: русском и одном из иностранных языков (чаще всего на английском) (Пример 11).

РАЗРАБАТЫВАТЬ НОВЫЕ БЛАНКИ ИЛИ НЕТ?

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ!

В связи с вступлением в силу нового ГОСТ организации не обязаны вносить изменения в бланки документов, если в этом нет необходимости.

Если организация все же примет решение о разработке новых бланков, то алгоритм действий может быть таким:

1. Руководитель организации поручает службе делопроизводства разработать новые образцы (макеты) бланков.

2. Служба делопроизводства организует разработку макетов (образцов) бланков документов (разрабатывает самостоятельно или прибегает к услугам специализированной организации).

3. Руководитель организации утверждает приказом новые образцы бланков со следующей формулировкой:

Если в это же время разрабатывается инструкция по делопроизводству, новые образцы бланков можно включить в инструкцию.

4. Административно-хозяйственная служба заказывает печать бланков в типографии, или специалисты по информационным технологиям организации готовят на основании утвержденных макетов электронные шаблоны бланков.

КАКИЕ ДОКУМЕНТЫ СЛЕДУЕТ ОФОРМЛЯТЬ ПО НОВОМУ ГОСТ?

Напомним, что требования ГОСТ Р 6.30-2003 распространялись на организационно-распорядительную документацию, относящуюся к УСОРД , которая входит в Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) . Положения же нового стандарта распространяются на все организационно-распорядительные документы, в том числе включенные в УСОРД, что зафиксировано в разделе 1 «Область применения» нового стандарта:

Наступает время подготовки к сессии. Это значит, что студенты пишут курсовые, контрольные.

Материал готов, все разложено по полочкам, но остается вопрос, как весь свой труд красиво и правильно оформить? Ведь правильное оформление курсовой работы, реферата или контрольной имеют огромное значение для успешной защиты и радуют взгляд наших преподавателей.

Конечно можно отдать свой труд на редакцию специалисту, но посчитайте, сколько денег вы отдадите за то, с чем прекрасно справитесь сами, умножьте эти деньги на все время Вашего обучения. Набегает немаленькая сумма, которую можно потратить на множество приятных приобретений.

Обычно преподаватели дают своим студентам методички с правилами оформления курсовой по ГОСТу. В этих методичках приводятся и примеры оформления курсовой, реферата.

Если же вам не досталась методичка, то знайте, что оформление делается на основе ГОСТ 7.32-2001.

Здесь вы увидите основные положения норм ГОСТа, но надо иметь ввиду, что у каждого преподавателя могут быть свои специфические требования, итак:

Стандартное оформления курсовой работы по ГОСТу производится на страницах формата А4, набирать нужно написания Times New Roman, размер шрифта (кегль) устанавливается 12 или 14 размера, междустрочный интервал можно устанавливать полуторный или двойной.

Устанавливаем от верхнего края — 2 см., от нижнего — 2 см, от левого края – 2.5-3 см., от правого — 1,5 см, отступ красной строки 1.3 см.

Страницы нумеруются арабскими цифрами (1, 2, 3), страниц — сквозная, выравнивание по центру нижнего края страницы.

Каждый новый раздел (Введение, Первая глава, Заключение, Список Литературы и т.д.) должен начинаться с новой страницы. Объем содержания курсовой не должен быть менее 20 листов и более 60 листов (это зависит от темы курсовой). Объем реферата — от 10 до 25 листов.

Очень часто преподаватели сами определяют объем работы, в который нужно уложиться студенту.

Оформление курсовой начинается с титульного листа. После этого идет страница с Содержанием и указанием страниц на части работы. Следом идет Введение, Основная часть, которая делится на главы и подглавы, теоретическая и практическая части, Заключение и Список литературы, которая использовалась при подготовке. В конце могут (по необходимости) размещаться приложения,

Введение служит для обозначения предмета, объекта исследования. В нем описывается основная задача, поставленная перед студентом и методы для решения поставленной задачи. Дальше следует основная часть и заключение. Заключение – это подведение итогов достижения решения поставленной задачи, указанной во введении. В конце составляется список литературы. Дополнительный схематический материал оформляют в виде приложения.

По правилам оформления курсовой (рефератов, контрольных) расположение заголовков должно быть посередине строки. Точки в конце заголовков ставить не нужно. Писать его следует ПРОПИСНЫМИ буквами, не подчеркивать. Выделять от основного текста с помощью интервалов.