Информационное письмо. Каким должно быть письмо в ФСС при возмещении расходов? Сопроводительное письмо в фсс о возмещении расходов

В каких случаях оформляется справка расчет в ФСС России в 2019 году? Обязательна ли нужна такая справка? Приведем образец справки для возмещения с расшифровкой.

Принцип возмещения средств из ФСС в 2019 году

Страхователи по обязательному социальному страхованию на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством (организации и ИП) выплачивают работникам пособия как за свой счет (за первые 3 дня болезни работника), так и за счет ФСС (в других случаях). На суммы выплаченных пособий за счет ФСС страхователи уменьшают страховые взносы в пользу ФСС (п.п. 1, 2 ст. 4.6 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ, п. 2 ст. 431 НК РФ). Однако если расходы на расходы на пособия превышают начисленные взносы, то страхователи могут обратиться в ФСС за возмещением понесенных расходов (п. 3 ст. 4.6 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ, п. 9 ст. 431 НК РФ).

За счет взносов на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством ФСС возмещает:

больничные пособия;
пособия, связанные с рождением ребенка (например, по беременности и родам, по уходу за ребенком до 1,5 лет);
пособия на погребение.

Пособия, связанные с рождением ребенка, и пособия на погребение полностью финансирует ФСС России. Больничные пособия организация выплачивает сотрудникам:

либо частично за свой счет, а частично за счет ФСС России;
либо только за счет ФСС России.

Комплект документов 2019 года

Чтобы ФСС выделил средств на выплату страхового обеспечения (пособий), нужно по итогам квартала или любого месяца 2019 года передать в территориальный орган ФСС обязательный документов (Приказ Минздравсоцразвития от 04.12.2009 № 951н):

письменное заявление по форме, рекомендованной в письме ФСС России от 7 декабря 2016 № 02-09-11/04-03-27029, с двумя приложениями:
– справка-расчет (приложение 1);
– расшифровка расходов;
копии документов, подтверждающих обоснованность расходов (например, больничного листка);
другие документы по запросу отделения ФСС.

Бланк справки расчета

Форма бланка справки-расчета приведена в Приложении 1 к Заявлению о выделении необходимых средств на выплату страхового обеспечения (Письмо ФСС от 07.12.2016 № 02-09-11/04-03-27029).

Вы можете бланк справки расчета в формате Excel.

Как заполнять справку

Справка-расчет образца 2019 года объединяет в себя данные за отчетный период, а именно:

сумма задолженности страхователя (ФСС) по страховым взносам на начало и конец отчетного (расчетного) периода;
сумма начисленных к уплате страховых взносов, в том числе за последние три месяца;
сумма доначисленных страховых взносов;
сумма не принятых к зачету расходов;
сумма средств, полученных от территориальных органов ФСС в возмещение произведенных расходов;
сумма возвращенных (зачтенных) излишне уплаченных (взысканных) страховых взносов;
сумма средств, израсходованных на цели обязательного социального страхования, в том числе за последние три месяца;
сумма уплаченных страховых взносов, в том числе за последние три месяца;
сумма списанной задолженности страхователя.

Такие же данные до 2017 года приводились в Таблице 1 Раздела I утратившей с 2017 года формы 4-ФСС.

Вы можете скачать образец заполненной на конкретном примере справки-расчета. В 2019 году по этой справке организация возместила из ФСС России расходы на пособия.

Сопроводительное письмо в ФСС зачастую составляется в двух экземплярах и представляет собой исходящий документ с присвоенным номером и датой. Требуется оно для обобщения передаваемой информации, освещения заданной темы письма, отслеживания движения документа по его реквизитам, сохранности тех документов-оснований, которые включены в перечень передаваемой документации ( ?). Деловая переписка должна быть построена на принципах адресности, давать аргументированные ответы на поставленные вопросы.

Кто его составляет?

Обязанность составления такого документа не закреплена законодательно и возлагается на исполнителя, ответственного за тот или иной участок документооборота.

Что внутри документа?

Как и любое деловое письмо, сопроводительное состоит из нескольких частей:

Вступление. Может содержать заголовок документа, обращение к получателю, основные задачи письма.
Основная часть. Текст отражает суть вопроса или ответа, включая перечень прилагаемых документов.
Заключение – это ФИО, должность и подпись отправителя, при наличии – печать.

Как написать правильно?

Удобно на разработанном организацией или индивидуальным предпринимателем фирменном бланке, где указаны все необходимые реквизиты и контактные данные страхователя.

Обязательными реквизитами являются номер исходящего документа и дата составления, по которым легко проконтролировать движение от отправителя к получателю и внутри Фонда.

При написании сопроводительного письма необходимо:

Указать наименование организации и ответственное лицо, которое представляет интересы, обозначив на основании какого документа он получил данные полномочия.
В описательной части нужно изложить суть вопроса, полностью раскрыв затрагиваемую тему.
Сопроводительное письмо включает в себя перечень документов-оснований, которые вложены в данную переписку, независимо от того, в печатной форме или электронно по средствам связи происходит обмен информацией. Зачастую указывается и вид документов: оригинал или копия, и их количество.
Неотъемлемой частью является подпись уполномоченного лица с расшифровкой инициалов, закреплённая печатью.
Для предоставления возможности уточнить интересующие получателя вопросы указывают контактные данные исполнителя, который составлял письмо и введён в курс дела по данному документообороту.

Пример составления

По несчастному случаю на производстве

Общество с ограниченной ответственностью «РОМАШКА»

ИНН 212375189/ КПП 212001005

Юр. адрес: 427511, Республика Неизвестная, г. Новый, д.15, оф.4

Р/Сч 0407029156000000311 К/сч 301001158746000000002154

В Отделении Банка России №115/134/н БИК 04760711111

тел:111111111-1111111111

Исх.№ 18 от 01. 05. 2018г Руководителю_______

сопроводительное письмо

ООО «РОМАШКА» в лице генерального директора Иванова Ивана Ивановича, действующего на основании Устава, направляет , необходимых для назначения страхового обеспечения по несчастному случаю на производстве.

Акт (форма Н-1).
Извещение о несчастном случае.
Копия запроса на выдачу «Заключения…».
Медицинское заключение о характере полученных повреждений (копия).
Приказ по созданию комиссии по расследованию.

Приложение на ____ страницах.

Генеральный директор ______/Иван Иванович Иванов/

О не сдаче отчетности

Общество с ограниченной ответственностью «РУСЬ»

ИНН 312375689/ КПП 919001015

Юр. адрес: 428522, Область Любая, г. Мудрый, д. 8, стр.5

Р/Сч 040702915625558411 К/сч 6589742354746000000002154

В Отделении Банка №1/с БИК 04760000001

тел:555222-999888

Исх.№ 31 от 03. 05. 2018 г Руководителю__________

(должность руководителя (заместителя руководителя)
органа контроля за уплатой страховых взносов, Ф.И.О.)

сопроводительное письмо

ООО «РУСЬ» в лице директора Петрова Петра Петровича, действующего на основании Устава, информирует о не сдаче отчётности по форме 4-ФСС в установленный срок по техническим причинам: неполадки в системе передачи данных по телекоммуникационным каналам связи.

Прилагаем:

Информационное письмо провайдера (поставщика услуг по ЭЦП), в котором указан срок проведения технических работы по восстановлению целостности системы (оригинал в 1 экземпляре).
объяснительная работников бухгалтерии, в которой указана причина не сдачи отчёта (оригинал в 2 экземплярах).
Протокол проверки работоспособности оборудования штатным сотрудником Сидоровым А. Ф. — программистом отдела технической поддержки (оригинал в 1 экземпляре).

Просим не применять штрафные санкции за нарушения сроков сдачи отчётности.

Приложение на ____ страницах.

Директор ____/Петр Петрович Петров /

На возмещение

Общество с ограниченной ответственностью «УДАЧНЫЙ ДЕНЬ»

ИНН 555555/ КПП 666666666

Юр. адрес: 4486954, Район Чудесный, г. Превосходный, д. 168

Р/Сч 33333333333333333 К/сч 1111111111111111111111111

В Отделении Банка №633333333 БИК 04760010001

тел:333333-88888888888

Исх.№ 145/ ш от 06. 05. 2018 г Руководителю _________

(должность руководителя (заместителя руководителя)
органа контроля за уплатой страховых взносов, Ф.И.О.)

сопроводительное письмо

ООО «УДАЧНЫЙ ДЕНЬ»

регистрационный №22222222

(шифр страхователя: 055 /00 /00)

в лице и. о. директора Марьиной Марии Сергеевны, действующей на основании приказа о вступлении в должность просит выделить необходимые средства на выплату страхового обеспечения в части расходов, произведенных сверх начисленных страховых взносов по обязательному социальному страхованию на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством.

(стр.10 табл.1 раздела 1 формы 4-ФСС) по состоянию на 01. 01. 2017 г. 2397,89 руб.

Прилагаем:

Копию формы отчёта 4-ФСС, заверенную подписью руководителя и печатью 1 экз.
Справка-расчет 2 экз. оригинал.
Расшифровка расходов на цели обязательного социального страхования.
Больничный лист 1 экз. копия.
Свидетельство о рождении копия в одном экземпляре.

Необходимые средства перечислить:

Наименование получателя ООО «УДАЧНЫЙ ДЕНЬ»

ИНН 555555/ КПП 666666666

ОКТМО 00000000001

Р/Счет 33333333333333333 К/счет 1111111111111111111111111 оформляется в двух экземплярах в печатном виде, подписывается руководителем или иным уполномоченным лицом. На одном экземпляре при получении адресатом ставится отметка с датой прибытия документации и с подписью ответственного за получение корреспонденции лица, а также проставляется внутренний входящий номер письма в реестре получателя.

документ подписывается электронно-цифровой подписью , а после отправки подшивается в папку исходящих писем с протоколом о приёме документа по ТКС.

Способы отправки

Передать сопроводительное письмо возможно почтовым оправлением, электронно по телекоммуникационным каналам связи, в печатном виде лично на руки, обычно через приёмную, где делается отметка на втором экземпляре о получении.

При необходимо соблюдать правила деловой переписки, указывать все обязательные реквизиты, не нарушая принципы документооборота. В процессе взаимодействии с государственными органами контроля полезно обращаться на официальные сайты, где зачастую представлены формы документов и образцы оформления для работодателей.

В 2018 году компании по-прежнему вправе возместить расходы, которые они понесли при выплате сотрудникам пособий. Но теперь 4-ФСС сдавать не надо, его заменяет справка-расчет. Бланк, образец заполнения справки-расчет для возмещения ФСС в 2018 году и необходимые разъяснения - в этой статье.

Справка-расчет ФСС 2018: бланк (скачать)

Пенсионные, медицинские и социальные взносы контролирует ФНС, а не фонды. Однако вопросами возмещения расходов на пособия, как и прежде, занимается ФСС. Порядок возмещения расходов кардинально изменился, впредь компаниям не требуется сдавать в фонд старый объемный расчет 4-ФСС. Этот документ теперь заменяет справка-расчет (приказ ФСС от 28.10.2016 № 558н). Ее Фонд соцстраха рекомендовал в письме от 07.12.2016 № 02-09-11/04-03-27029.

Скачать бланк и образец заполнения справки-расчет ФСС 2018 можно по ссылкам ниже.

Бланк справки-расчет для возмещения ФСС в 2018 году достаточно простой, состоит из одной страницы. Но к нему потребуется дать расшифровку расходов (приложение 2 к письму № 02-09-11/04-03-27029). Эти бумаги нужны фонду, чтобы сверить начисленные, уплаченные взносы и расходы на пособия. Если цифры сходятся и есть превышение пособий над взносами, фонд вернет организации деньги.

Не удивляйтесь, если специалисты ФСС попросят вас представить две справки-расчета, чтобы возместить расходы на пособия. С таким требованием столкнулись читатели "УНП". В частности, подмосковный филиал сам добавил в форму справки-расчета новые строки. Например, в строке 12 расходы на пособия просят разбивать поквартально. Также требуют написать период, за который компания хочет возместить расходы.

Фонд запросил у компании две справки - одну по своей доработанной форме, вторую - на бланке из письма фонда. Мы спросили в региональном отделении и федеральном ФСС, как на это реагировать.

Внимание! Компания вправе не использовать доработанные фондом формы, а составить справку-расчет по письму ФСС от 07.12.2016 № 02-09-11/04-03-27029. Ее обязаны принять.

Форму справки можно дополнять, она не строгая, сообщили специалисты фонда. В подмосковном отделении рекомендуют составить справку так, как предложил филиал. Если у него будут нужные данные, вам быстрее выплатят деньги.

Компания вправе не использовать доработанные филиалом формы, а составить справку-расчет по письму № 02-09-11/04-03-27029. Ее обязаны принять.

Сдавать справку по собственной форме небезопасно. ФСС разъяснил, что страхователи не вправе самостоятельно менять ее. Поэтому если специалисты ФСС просят у вас две справки, вы вправе отказать. Требование избыточное. Фонд обязан возместить пособия по одной справке, подтвердили в ФСС.

Образец заполнения справки-расчет для возмещения в ФСС в 2018 году

Как заполнить справку-расчет в ФСС в 2018 году (образец)

Справка-расчет должна включать в себя показатели за отчетный период. В частности, в бланке надо отразить суммы:

долга организации перед ФСС;
взносов, которые надо заплатить за три последних месяца;
расходов, которые фонд не принял к зачету;
взносов, доначисленных фондом;
средств, полученных от ФСС на возмещение;
возмещенных средств, как переплата;
затрат на пособия за три последних месяца;
долга, на которую фонд утратил право взыскания.

Все перечисленные показатели ранее отражали в таблице 1 раздела 1 формы 4-ФСС. Поэтому сложностей при заполнении бланка быть не должно возникать.

В строке 2 графы "Код строки" надо указать размер взносов на социальное страхование, в строке 12 - размер начисленных пособий. Те взносы, которые оплачены в 2018 году, надо отразить в строке 16 графы "Сумма".

Расшифровка расходов в ФСС образец 2018

Кроме справки-расчет организации потребуется представить в фонд расшифровку расходов. Это документ схож с данными в таблице 2 формы 4-ФСС. В нем отражают пособия по видам. Например, по нетрудоспособности сотрудника, декретные, детские и т.д. Причем в графе 5 надо указать суммы тех пособий, которые возмещают только из федерального бюджета. Например, оплата выходных дней, которые предоставляют родителям ребенка-инвалида.

) отражаются сведения только по взносам на обязательное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний. Но и в них можно ошибиться при составлении расчета.

При этом если неверно указанные сведения привели к занижению суммы взносов, подлежащей уплате, то организация обязана внести исправления в 4-ФСС и сдать уточненный расчет (п. 1.1 ст. 24 Закона от 24.07.1998 N 125-ФЗ ). При таких обстоятельствах до подачи уточненки обязательно нужно доплатить недостающую сумму взносов и пени. Тогда компания сможет избежать штрафа (пп. 1 п. 1.4 ст. 24 Закона от 24.07.1998 N 125-ФЗ ). А если ошибки к занижению взносов не привели, то организация вправе решить по своему усмотрению - имеет смысл подавать ей уточненку или нет (п. 1.2 ст. 24 Закона от 24.07.1998 N 125-ФЗ ).

Кроме того, представить уточненную форму нужно будет, если с нового года у страхователя изменится тариф взносов по несчастному страхованию, но уведомление об этом из ФСС он получит после того, как отчитается за I квартал. Учитывая установленные для этого сроки, такая ситуация тоже возможна (пп. 4, 5 , 11 Порядка подтверждения основного вида экономической деятельности страхователя…, утв. Приказом Минздравсоцразвития России от 31.01.2006 N 55).

По какой форме подавать уточненный 4-ФСС

Уточненку необходимо подать по той же форме, по которой изначально был сдан расчет с некорректными сведениями (п. 1.5 ст. 24 Закона от 24.07.1998 N 125-ФЗ ). Кстати, с отчетности за 9 месяцев 2017 года страхователи должны применять обновленную форму 4-ФСС, поскольку в июне 2017 года в нее были внесены изменения (Приказ ФСС РФ от 07.06.2017 N 275). Однако подавать уточненки за I квартал и I полугодие 2017 года нужно будет по той форме, которая применялась до внесения этих изменений.

Напомним, что в уточненной форме, кроме исправления сведений, нужно будет на титульном листе заполнить поле «Номер корректировки» и указать в нем порядковый номер самой уточненки (п. 5.3 Порядка заполнения формы 4-ФСС, утв. Приказом ФСС РФ от 26.09.2016 N 381).

Пояснительное письмо по расчету 4-ФСС, которым уточняются ранее представленные сведения, представлять в ФСС необязательно. Вместе с тем, при наличии такого письма специалисты Фонда, скорее всего, быстрее справятся с проверкой уточненки и дополнительных вопросов к организации у них не возникнет.

Сопроводительное письмо к уточненному отчету 4-ФСС

Утвержденной формы сопроводительного письма не существует. Составляется оно в произвольном виде. В нем нужно отразить причины представления уточненного 4-ФСС, а также указать, в какие именно сведения были внесены корректировки, в том числе перечислить исправленные строки.

Как ответить на требование ФСС: образцы пояснений

Все организации и ИП, имеющие наемных работников, отчитываются в ФСС. Фонд возмещает работодателю расходы по больничным листам, различные пособия и предоставляет право на применение льгот. Поэтому специалисты ФСС тщательно проверяют и анализируют отчетность. В ходе проверок ФСС может обнаружить расхождения и направить страхователю требование о представлении пояснений. В этой статье рассмотрим типичные запросы Фонда и разберемся, как составить ответ на требование.

Если в ходе камеральной проверки у ФСС возникнут вопросы, вам будет направлено требование о представлении пояснений и (или) подтверждающих документов. Свой запрос Фонд направляет почтой или по телекоммуникационным каналам связи. Ответить на требование можно лично или через представителя, направить ответ можно по почте заказным письмом или передать по телекоммуникационным каналам связи в форме электронных документов. Срок ответа на требование составляет пять дней , истребуемые документы необходимо представить в течение десяти дней со дня получения требования.

Вы можете получить требование о представлении пояснений в рамках камеральной проверки (Постановление ФСС РФ от 21.05.2008 № 110 ) , если:

выявлены ошибки в заполнении отчетности или противоречия между сведениями в документах;
в отчетности заявлено пособие к возмещению из средств ФСС;
наблюдается рост заболеваемости среди работников страхователя;
применяется льготный тариф;
нарушен порядок уплаты страховых взносов, расходования средств обязательного социального страхования или (и) обязательного социального страхования от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.

Выявлены ошибки в заполнении отчетности или противоречия между сведениями в документах

Что проверяет ФСС : показатели отчетности по форме 4-ФСС. Проверка происходит по контрольным соотношениям . Фонд также сверяет данные, отраженные в текущем расчете, с данными предыдущего периода.

Что потребует : дать пояснения в течение пяти дней или сдать уточненный расчет по форме 4-ФСС.

Что делать и как объяснить : проверить показатели, указанные в требовании. Бывают случаи, когда ФСС по ошибке не отразил в своей базе поступившие платежи. Тогда необходимо написать пояснение и приложить копии платежных поручений. Если в отчете ошибка по вине страхователя, то необходимо сдать уточненный расчет.

Главному специалисту
Свердловского регионального отделения ФСС РФ
Ивановой И.И.
От ООО «Ромашка», ИНН 667123456
рег. номер 6613000111
21.08.2015
На Ваше требование № 10 от 18.08.2015 года поясняем следующее. В последние три месяца отчетного периода (II квартал) было уплачено страховых взносов на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством в размере 10 000 (Десяти тысяч) рублей. Перечисленные суммы отражены в расчете 4-ФСС по строке 16 таблицы 1. По данным акта сверки расчетов с ФСС обнаружено расхождение: в базе ФСС не отражен платеж от 14.05.2015 года на сумму 3500 (Три тысячи пятьсот) рублей. Просим внести соответствующие корректировки.
Приложение: платежное поручение № 55 от 14.05.2015 года
Директор ООО «Ромашка» ___________________ В.В. Петров

В отчетности заявлено пособие к возмещению из средств ФСС

Что проверяет ФСС : показатели таблицы 2 Раздела 1 формы 4-ФСС.

Что потребует : дать пояснения в течение пяти дней, представить копии подтверждающих документов в течение десяти дней со дня получения требования или сдать уточненный расчет по форме 4-ФСС.

Что делать и как объяснить : если действительно есть суммы, подлежащие возмещению из Фонда, необходимо представить расчет пособий в произвольной форме и подтверждающие документы. Для подтверждения обоснованности сумм пособий необходимо представить в ФСС копии платежных поручений на уплату взносов, листки нетрудоспособности, справки о заработной плате, справки о рождении ребенка и другие документы по запросу Фонда. Специалисты проанализируют представленные документы и в случае их подлинности выделят средства на возмещение расходов на выплату пособий по временной нетрудоспособности, беременности и родам и т. д.

В расчете нужно указать заработок сотрудника, которому начислено пособие за счет средств ФСС. В сумму заработка не включаются доходы, не облагаемые страховыми взносами.

Чтобы возместить денежные средства, выплаченные сотруднику в связи с несчастным случаем на производстве, в ФСС необходимо представить ряд документов, поименованных в ст. 229.2 ТК РФ .

Для быстрого и точного расчета пособий воспользуйтесь калькулятором для расчета больничных или калькулятором для расчета декретных пособий .

Вы можете подготовить ответ в ФСС, воспользовавшись шаблоном ответа :

Вы можете подготовить ответ в ФСС, воспользовавшись шаблоном ответа :
Что делать и как объяснить: в течение десяти дней со дня получения требования представить документы. Это могут быть учредительные документы, информация о работающих инвалидах и т. п.
Нарушен порядок уплаты страховых взносов, расходования средств обязательного социального страхования или (и) обязательного социального страхования от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний
Что проверяет ФСС: своевременность уплаты страховых взносов, правильность расходования средств на цели соцстрахования.
Что потребует: расчетные ведомости, копии платежных поручений, заверенные копии документов, подтверждающих обоснованность и правильность расходования страхователем средств (листки нетрудоспособности, справки о заработной плате и т. д.).
Что делать и как объяснить: в течение десяти дней со дня получения требования подготовить заверенные копии документов и представить в ваше отделение Фонда.
Проверка достоверности листка нетрудоспособности
Бывают случаи, когда работодатель сомневается в достоверности больничного листа. В этой ситуации страхователь вправе отправить запрос на проверку больничного листа в ФСС. Если лист нетрудоспособности заполнен нестандартно, страхователь также может попросить Фонд проверить его. Срок назначения пособия по больничному листу составляет десять календарных дней с момента его получения бухгалтерией предприятия. Поэтому с просьбой проверить лист нетрудоспособности нужно обращаться сразу, чтобы Фонд успел дать свое заключение.
Вы можете подготовить запрос в ФСС, воспользовавшись шаблоном запроса :
Эксперт сервиса Норматив
Рогачева Е.А.