Личным листком по учету кадров называют такой документ, где содержатся разного рода биографические и личностные сведения о сотрудниках той или иной компании. Этот листок включается в их личное дело наряду с другими документами, касающимися работника.
Личный листок по учету кадров своим видом очень напоминает которая заполняется во время взятия на должность. Но они отличаются тем, что личный листок нужен уже после устройства на работу и содержит фото работника форматом 4х6 см.
Скачать заполненный образец личного листка по учету кадров можно ниже.
Итак, личный листок должен быть заполнен сотрудником собственноручно и подается всего лишь в единственном экземпляре. Здесь не допускается каких-либо помарок или исправлений. Для заполнения всех полей понадобится информация из паспорта, военного билета (для мужчин), трудовой книжки, образовательных документов и т. д.
В силу того, что такой документ является личным, он удостоверяет права и личность заполняющего, а также его положение в обществе и должностные обязанности. При этом стоит понимать, что каждый вопрос личного листка предвидит исчерпывающие ответы. Так здесь нельзя отвечать «да» или «нет», а также нельзя ставить прочерк.
Образец заполнения личного листка по учету кадров
Если говорить более конкретно о полях с вопросами, то свое имя, отчество и фамилию сотрудник должен писать полностью. При этом дату рождения нужно подавать в виде цифр. А вот место рождения нужно писать в той форме, каким оно было на время рождения сотрудника.
Строка с информацией о гражданстве просто должна включать название страны. А вот со строкой под названием «образование» уже немного сложнее. Так, здесь требуется указать степень образования заполняющего в соответствии с действующим законом. В таком личном листке нужно также перечислить языки, которыми владеет сотрудник, включая и владение государственным языком. Вдобавок здесь указывается и уровень владения ими.
После этого заполняется поле «Ученая степень», где осветляется наличие присвоенной степени или же звания.
Поле под названием «Какие имеете труды и изобретения» предвидит перечисление всех трудов с указанием из выходных данных, а также запатентованных изобретений. Бывает так, что на перечисление всех трудов в личном листке по учету кадров не хватает отведенного места, тогда все нужно оформить на отдельном листке бумаги.
После этого на документ нужно наклеить соответствующую фотокарточку. Далее составитель листка должен подписать его и указать текущую дату. После этого в документ уже не могут быть внесены какие-либо дополнения или изменения.
Личный листок по учету кадров относится к актам, в которых содержаться личные, а также биографические данные работника. ЛЛУК должен быть включен в личное дело работника фирмы. Если изучить его структуру, то можно заметить сходство с анкетой, которую заполняют во время трудоустройства.
Личный исток по учету кадров — это
Между личным листком и анкетой для трудоустройства есть несколько основных различий. Анкета обычно заполняется до того, как потенциальный работник будет трудоустроен. Анкета будет включена в личное дело только в том случае, если служащий получит официальное место работы. ЛЛУК заполняется лишь после того как рабочего примут на службу организации. Этот листок помимо биографических данных должен включать в себя и фото работника в формате 4х6 см. Для того чтобы более подробно ознакомится с данным актом, можно скачать бланк личного листка по учету кадров.
Стоит отметить, что не существует утвержденного Законодательством бланка, который был единым для всех предприятий. Каждая компания предлагает собственную форму., в ней должны содержаться разнообразные данные о работнике. Помимо национальной и половой принадлежности, а также даты и места рождения указываются сведения о том, где он работал ранее. В документе указываются и данные о месте учебы. Если работник обладает какими-либо профессиональными навыками, это также необходимо указывать в форме. Если работник был заграницей в связи с рабочими поездками, то необходимо указать, в каком периоде были поездки, а также какова была их цель. В личном листке указывается и семейное положение сотрудника.
Личное дело служащего будет сформировано после того как трудовой договор будет заключен на официальном уровне. Должен быть издан приказ о том, что гражданин был принят на службу. Важно запомнить следующий момент, ЛЛУК нужно заполнять в одном экземпляре. Не стоит забывать, что не допускается каких-либо ошибок и корректировок, если будет допущена даже несерьезная ошибка, то придется заполнять еще раз.
Оформление личного листка
Среди документов, которые представлены в личном деле служащего любого предприятия будет находиться и личный листок по учету кадров. Его заполнение - это ответственный процесс, поэтому к нему стоит подойти, осознавая всю его важность. Вопросов возникает много, поэтому для того чтобы понять что представляет собой данный акт можно скачать бланк личного листка по учету кадров. Многие люди задаются вопросом, какую степень звания необходимо отметить, если присваивались несколько степеней. Указать необходимо ту степень, которая будет признана более высокой. Вопросы возникают и во время заполнения графы «Семейное положение». Необходимо указывать то положение, в котором служащий находится в момент заполнения акта.
Также необходимо указать семейный состав, перечислив членов семьи в зависимости от степени родства. Работник должен заполнить анкету сам. Для заполнения ему потребуется иметь при себе:
- Паспорт;
- Аттестат, диплом;
- Трудовую книжку;
- Военный билет.
Не разрешается, чтобы подобный листок заполнял работник из отдела кадров, даже если служащий представить ему все необходимые данные. Нередко случается такое что понятие «личные документы» путают с таким понятием как «документы по личному составу». Второе понятие относится к актам, которые создаются во время приема на работу или при увольнении. Также такие документы составляются, если сотрудник будет перемещен на другое место работы. О документах по личному составу также заходит речь, когда работник уходит в отпуск или отправляется в командировку.
После тог как служащий заполнит анкету личного листка, он должен будет поставить свою подпись и указать дату оформления.
Правила заполнения бланка
Помимо того что не допускаются помарки и корректировки во время заполнения анкеты, также нельзя в дальнейшем вносить в листок дополнительные данные. Многие работники задаются вопросом, как быть в том случае, если во время работы ему присвоят более высокую степень? В такой ситуации к ЛЛУК будет прикреплено дополнение, в котором и будет отображаться такая информация. Листок относится к особо важным актам, поэтому к нему предъявляются жесткие требования. Необходимо соблюдать определенный порядок во время оформления анкеты.
Скачать бланк личного листка по учету кадров вы можете на нашем сайте.
Как необходимо заполнять листок? Это можно сделать, вооружившись чернилами или шариковой ручкой. Писать нужно разборчиво, и как говорилось ранее без ошибок и исправлений. После того как анкета будет составлена, сотрудник отдела кадров должен будет выполнить проверку всех данных. Он сверяет информацию согласно представленным документам. Все записи должны совпадать с теми, которые указаны в дипломе об образовании, паспорте, трудовой книге и других документах.
Что такое приказ по личному составу? Этот вопрос также можно услышать довольно часто. Данный акт относится к категории распорядительных и его не нужно путать с ЛЛУК. Такие приказы обладают лишь распорядительным характером. Пункты приказов начинаются с глаголов, например с таких как «назначить», «объявить» и тому подобных. В приказе должно быть указано и основание для его оформления. Проект приказа должен быть согласован с лицами, которые занимают необходимую должность. Эти лица, как правило, определяются учредителем предприятия. Текст распоряжения указывается в начале нового абзаца.
Этот вид документации относится к кадровой учетной политике организаций. Он содержит личную и биографическую информацию каждого из сотрудников по отдельности. Внешне лист учета сильно похож на анкету о приеме на работу. Только в отличие от последнего, составляется он после момента трудоустройства. Листки по учету кадров удобны в обращении и помогают сразу визуально сложить мнение о человеке.
Характеристика и предназначение личного листка по учету кадров
Листки кадрового учета являются базовыми документами. Они содержат информацию о каждом сотруднике предприятия в индивидуальном порядке. Общий вид этого документа очень похож на анкету.
Он включает:
- постоянные данные о работниках;
- переменная информация каждого из них.
Этот вид документации отражает основную информацию о человеке, которая должна быть в личном деле. Листок учета кадров содержит определенные данные. А также причину их изменений.
Оформляется такой лист, после официального трудоустройства работника на предприятие. Установленной формы у этого документа нет. Но практически все организации придерживаются определенной схемы их составления.
Предприятие или ИП, имеющие наемных работников, по закону обязаны вести личное дело на всех своих людей:
- руководителей;
- специалистов;
- научных работников;
- государственных служащих;
- других.
Личный лист по учету кадров используются как ведущий документ личного дела сотрудника. Он относится к первичной регистрации работников. Этот документ содержит личную информацию о человеке, и дает возможность составить общее впечатление о специалисте. Главным назначением листа учета кадров считается ведение первичного кадрового состава компании.
Это документ собирает основную информацию о специалисте. Он дает возможность работодателю:
- быстро ознакомиться с личными данными человека;
- сформировать общее представление о новом работнике;
- определить профессиональный уровень вновь принятого сотрудника.
То есть, лист кадрового учета помогает сразу определить: на сколько человек соответствует занимаемой должности. А также, с его помощью, можно определиться, существует ли возможность предоставить ему иную работу.
Кто и когда заполняет документ?
При начале деятельности на предприятии, руководитель может интересоваться, кто должен заниматься заполнением и ведением листков по учету кадров. Его оформляют:
- Принимаемый сотрудник, в момент трудоустройства. Он заполняется шариковой ручкой. Обычно организации используются уже напечатанные бланки. В них остается только внести свои данные.
- Специалист отдела кадров, основываясь на слова новоиспеченного сотрудника предприятия.
Заполняя лист учета кадров, следует учитывать, что напротив каждого пункта обязательно должна быть соответствующая информация. На все вопросы, должны стоять четкие ответы. Не допускаются ошибки и исправления в подобной документации. Практически все сведения, обозначенные в листке, подтверждаются документально. Они должны соответствовать личной информации, так как лист является одной из основных составляющих личного дела.
Процесс заполнения и нюансы оформления
Во многих негосударственных компаниях листок по учету кадров не обязательный документ. Но его можно отнести к категории востребованных бумаг. Он широко используется большими коммерческими структурами.
Такой лист не имеет утвержденной законом формы. Поэтому его структура и содержание в разных организациях могут отличаться друг от друга. Но есть пункты, которые используют абсолютно все предприятия:
- число, месяц и год рождения;
- адрес проживания;
- реквизиты паспорта;
- информация о семейном положении.
При заполнении листа учета пригодятся следующие документы:
- удостоверение личности;
- трудовая книжка;
- военный билет, если есть.
Кроме того, понадобятся корочки, свидетельствующие об уровне образования, наградах, изобретениях, ученых степенях и иных привилегиях.
Основная масса компаний обозначают здесь образование и опыт работы сотрудника. Лист всегда содержит фотографию владельца. Во всем остальном информация, содержащаяся в этом документе, может быть разной. Она зависит от требований организации.
Лист учета кадров всегда заполняется от руки в единственном экземпляре. Он остается у работодателя и сотрудникам не выдается.
Этот вид документации обязательно должен содержать подпись владельца листа, свидетельствующую о достоверности предоставленных данных. Каждый работодатель имеет право разработать свою форму листа учета кадров, которая будет удобна именно для него.
Примерная схема заполнения документа
Для удобства восприятия информации, ее лучше распределить следующим образом:
- Сверху листа наклеивается фотография сотрудника, размера 3 *4. Неважно справа или лева. Но правый верхний угол легче воспринимается человеком.
- Заполняется личная информация. К ней относится фамилия, имя, отчество, национальность, дата и место появления на свет.
- Обязательным считается обозначение места прописки и фактического места проживания. А также паспортные данные и номер телефона.
- Наличие военной обязанности.
- В отдельной графе проставляется семейное положение.
- Документ обязательно содержит информацию о родственниках. Если человек не желает ее заполнять, графа может остаться пустой.
- Ниже обычно выделяют две табличные формы. Они содержат сведения об образовании и местах труда.
- Наименования организаций следует обозначать, начиная с последнего места работы. Пункт о трудоустройстве в прошлом периоде имеет особое значение. Он заполняется на основании трудовой книжки.
- Если трудовой стаж прерывался, требуется подробно описать причины. К примеру, заболевание, учеба и тому подобное.
- Что касается образования, здесь следует указать высшее достигнутое место обучения. То есть, если человек после училища окончил институт, он должен поставить последнее учреждение в листе учета. Редко, но случается, что после института человек получает дополнительное образование в училище. И в этом случае, графа образования будет содержать наименование института.
- Информация в графе о дополнительных знаниях должна быть подтверждена документально. К примеру, курсы английского языка или что-то подобное.
- Завершающим этапом заполнения листа учета кадров обычно является пункт с обозначение различных наград. Если их нет, то графа останется пустой.
Ближе к концу листа обязательно ставится: дата заполнения и подпись лица, на которое заполнялся документ. Виза сотрудника свидетельствует о подтверждении достоверности предоставленных данных.
Достаточно часто у людей происходят жизненные изменения. К примеру, он женится, у него родился малыш либо получено высшее образование. Соответственно данные листа утрачивают свою актуальность. Тогда человеку требуется обратиться в отдел кадров для внесения изменений. Для этого в организациях используют специальное дополнение к листу учета. Оно содержит ту же форму, что и основной документ.
Сделать это нужно обязательно, так как это информация может оказаться важной не только для листа учета, но также для иной кадровой и бухгалтерской документации.
Место расположения и хранения документа
Правильно оформленный листок, со всеми документами специалиста складывается в отдельное дело. Там он хранится весь период его работы на предприятии. Когда он увольняется, полностью его личное дело передается архиву на хранение.
Конечно, этот вид документации не обязателен по закону. Человек вправе отказаться его заполнять. Но он должен понимать, что в таком случае, его, скорее всего, возьмут на карандаш.
Государственные организации имеют обязательство вести листок учета кадров, поэтому при отказе, его действия воспримут как отказ от труда.
Так как лист учета является частью кадровой документации, забрать его нельзя, даже после увольнения. Иногда, допускается написать заявление на имя руководителя с просьбой выдать его копию.
Личный листок по учету кадров не обязательный документ в негосударственных организациях. Он содержит сведения о принимаемом на место труда сотруднике. Информация в нем позволяет сложить общее представление о человека. Хранится лист учета в личном деле сотрудника до момента его увольнения. После чего, он передается в архив совместно с личным делом.
Вконтакте
При приеме на работу потенциального работника могут попросить заполнить анкету, составленную работодателем, в которой необходимо указать биографические данные, свои навыки, опыт работы, возможно, сведения о родственниках и т.д. Если работник будет зачислен в штат, уже после приема на работу ему будет предложено заполнить личный листок по учету кадров. Этот документ является частью официальной кадровой документации и будет храниться в личном деле работника.
Что это за листок и зачем он нужен
Данный документ позволяет работодателю составить представление о работнике - какие навыки у него имеются, где он родился, кто его родители и главное — какие задачи ему можно поручить, исходя из тех сведений, которые он представил.
На самом деле данный листок состоит из нескольких страниц и представляет собой анкету с полями для заполнения. На вопросы отвечает сам работник, он же заносит информацию в листок.
Оформление данного документа не является обязательным для частных организаций. Работодатель сам определяет, нужны ли ему личные листки в целях учета кадров. Однако крупные компании чаще всего используют эти документы в своей кадровой учетной политике, так как они заинтересованы в привлечении лучших кадров. При приеме на работу в государственное учреждение такой листок должен быть заполнен сотрудником в обязательном порядке.
Заполнение личного листка по учету кадров
Требования к форме и содержанию данного документа не унифицированы, однако отдельные положения присутствуют во всех документах этого типа. Перечислим, что всегда указывается в рассматриваемом листке:
- Ф.И.О. работника;
- дата рождения;
- адрес проживания (регистрации);
- паспортные данные;
- семейное положение.
В конце документа обязательно проставляются дата его заполнения и подпись работника, заполнившего листок.
К документу прикладывается фотография работника 3х4 см, которая затем вклеивается в специально отведенное для этого место.
Другие разделы добавляются по желанию работодателя. Среди них могут быть:
- место рождения;
- национальность;
- номер телефона (домашний, мобильный);
- сведения о родных - супруге, родителях, братьях, сестрах, детях;
- воинская обязанность (военнообязанный, невоеннообязанный);
- сведения об образовании - вносится информация только о законченном образовании высшего уровня, т. е. если работник закончил университет, то указывать, в какой школе он учился, не требуется, а если работник не заканчивал ничего, кроме средней общеобразовательной школы, нужно указать именно это учебное заведение;
- опыт работы - места работы с начала трудовой деятельности с указанием периода работы и занимаемой должности;
- дополнительные знания и навыки - владение иностранными языками, ученая степень/звание, научные работы (указанные сведения должны быть документально подтверждены);
- сведения о поездках за границу, в том числе туристических;
- правительственные награды.
Работник может заполнить не все разделы, и работодатель не может заставить его это сделать. Однако это касается только работодателей-«частников». В государственных учреждениях отказ работника заполнить листок приравнивается к отказу от исполнения должностных обязанностей. В частной фирме негативным последствием отказа от предоставления информации о себе может стать лишь недоброжелательное отношение к новому работнику со стороны руководства, но и оно может подпортить работнику жизнь на новой работе.
Если работник заполнил листок, а впоследствии какие-либо сведения, указанные в документе, стали неактуальными (работник женился, съездил в командировку за границу и т.д.), работник обязан сообщить об этом руководству или сотруднику, уполномоченному на осуществление учета кадров, для своевременного внесения в листок актуальных сведений.
При увольнении данный документ работнику не выдается и остается на хранении у работодателя.
Личный листок по учету кадров (образец заполнения)
Трудовое законодательство Российской Федерации строго регламентирует любые вопросы, связанные с документооборотом в кадровом производстве. Личные листки по учёту кадров не входят в число обязательных спутников компаний. Но они помогают оптимизировать работу персонала, сделать её более эффективной.
Личный листок по учёту кадров – документ, где отражается вся информация о сотруднике, как личного, так и биографического характера. Это те сведения, которые так же входят в личное дело.
Фактически, для заполнения листка сведения просто переписываются из одного места в другое.
О бланках и формах для личного листка
Чёткие требования к структуре данного документа в законодательстве РФ отсутствуют. Значит, компания имеет право на самостоятельную разработку формы, которая кажется наиболее подходящей для личного учёта. Главное – не нарушать права, которыми наделён сам сотрудник.
Работники в отделах кадров стараются применять на практике стандартные формы, внося лишь некоторые изменения со своей стороны.
Часто бывает так, что информация и вопросы в карточках повторяют то же, что указано в форме Т2.
Она может стать ориентиром для тех, кто сомневается, какие именно должны присутствовать данные.
Как быть с дополнениями?
Дополнения к личным листкам нужны, чтобы отразить изменения, которые произошли уже после заполнения первичного документа. По отношению к листкам такие дополнения имеют вторичный характер.
Вы столкнулись с проблемой ведения бухгалтерии? Прочтите статью и вы решите все свои вопросы.
Какая информация должна быть в дополнении? Не обойтись без ФИО сотрудника вместе с двумя разделами, представленными в форме таблицы.
Первый раздел в случае необходимости отражает перемещения по службе. Здесь надо написать, когда человек занял должность, когда освободил её. Во втором разделе указывают на сами изменения, касающиеся той или иной учётной информации.
Важное требование – наличие документального подтверждения для любых изменений, связанных с информацией в личном листке.
Дополнительные правила по заполнению
Образование, указанное в листке, может быть: высшим или средним специальным, профессионально-техническим, общим средним. А вот ссылок на базовое образование в инструкции по заполнению документа нет и не предусмотрено.
Что можно сделать при задержке заработной платы? Ответ найдете
Что касается полученной специальности после высшего учебного заведения, то её описывают так же, как она стоит в дипломе.
Главное – не перепутать специальность с присвоенной квалификацией.
Место расположения и хранения документа
К формированию личного листка сотрудника переходят сразу после того, как был заключен трудовой договор. И после издания приказа, подтверждающего назначение на должность.
Хранят документ только в личном деле на каждого из сотрудников. Перед ним находится внутренняя опись вместе с дополнением, если оно имеется и заполняется.
Какие ещё есть правила оформления?
Список научных трудов вместе с изобретениями можно составить на отдельном листке, если личного листка учёта не хватает для решения этого вопроса. И сделать соответствующую запись о том, что в одном из приложений содержится полный перечень.
Узнайте об ответственности бухгалтера с 2016 года в статье.
По трудовой деятельности указываются не только её периоды. Надо написать вообще всё, что связано с обучением, даже с прохождением Военной службы. Можно просто написать, какое время работник находился в той или иной должности, если они все занимались на одном и том же предприятии.
Документы отправляются в личное дело по мере того, как они появляются, официально выпускаются. Наличие внутренней описи становится обязательным требованием, ведь в личных листках содержится важная информация.
Можно использовать общее личное дело для хранения листков, если за год их накопилось не так много. Но такой вариант далеко не всегда признают удобным.
Сами личные дела хранятся на протяжении максимум 75 лет, хотя у самого листка подобные крайние сроки отсутствуют. И они никак не влияют на определение крайних дат для других документов, входящих в личное дело.
Обычно такие документы заполняются только в ручную, с использованием чернил. Но допускаются и ситуации, когда листок заполняется в электронной форме. Это удобное решение для оптимизации общего документооборота на предприятии.
Важно при приёме на работу присвоить табельный номер конкретному сотруднику. Тогда легче будет разобраться, какое дело и на кого заведено.
Личный листок обязательно заполняется на тех, кто занимает руководящие должности. Этот документ обязателен даже для тех, кто приходит на временную работу. Либо занимает должность, имеющую сезонный характер.
Регистрация подобных документов проводится всего один раз. Поступающие оформляются в день, когда они заполняются. Для создаваемых датой регистрации будет день утверждения или проставления подписи. Не требуется повторных регистраций, даже если документ переходит от одного подразделения к другому.
Статья расскажет вам все об алиментах и о том, как правильно их рассчитать от заработка работника.
В пределах каждой регистрационной группы документу присваивают тот или иной номер. Благодаря дублированию информации сразу в нескольких документах облегчается поиск необходимых сведений, сам процесс хранения.
Только благодаря грамотному учёту даже личные листки обладают юридической силой. Главное – учитывать организацию труда на том или ином конкретном предприятии.
Более подробно о личном листке вы узнаете в этом видео:
