Как правильно восстановить утерянную трудовую книжку. Как восстановить трудовую книжку

Уже не несет такого важного значения , как прежде.

В эпоху «бумаг», когда о централизованной системе учета и не слыхивали, утеря трудовой могла серьезно повлиять (а то и перечеркнуть) на весь стаж, а значит — и пенсию.

Сейчас же никто не впадет в ужас, потеряв документ с историей трудовой жизни.

При персонифицированном учете пенсионных отчислений нет надобности волноваться, что где-то что-то не учтут и получившейся суммы не хватит даже на хлеб.

Отказ более чем вероятен. Перспективная должность была почти в ваших руках — а все по вине невзрачной на вид серенькой книжицы. Обидно.

Кто этим занимается?

Можно ли завести новую книгу при утере старой? Уже понятно, что утерянную трудовую лучше восстановить .

Эти вопросы описаны в Трудовом кодексе РФ, Правилах , Постановлении Правительства № 225 от 2003 года и Постановлении Минтруда № 69 от того же года.

Следует, однако, оговорить, что сам термин «восстановить трудовую книжку» не соответствует действительности .

Ту же самую, буква в букву, взамен утраченной, вам не восстановят — взамен нее работнику выдадут дубликат .

Кто обязан его выдать?

Согласно законодательству, эта обязанность вменяется последнему работодателю . И работник имеет право на этом настаивать, даже если после прошло время и отчаянно уверяет, что бывший сотрудник никто и звать его никак.

Нужно обязательно написать и добиться его поступления в делопроизводство. Проигнорировать такой работодатель не имеет права и в срок до пятнадцати дней обязательно выдаст дубликат.

Общий порядок действий, если:

Документ утерян

В этом случае пишется заявление последнему работодателю , через две недели у вас на руках окажется дубликат, в котором будут стоять сведения об общем (непрерывном) стаже работы.

Именно общие сведения , таких подробностей, как должность, перевод — не будет. Ну и придется представить документы , причем не копии, подтверждающие то, что этот человек работал в этой компании. К таковым относятся:

• ведомость о .

Предприятие ликвидировано

Это уже сложнее.

Нужно будет направить запрос в архив , где хранится документация канувшей в Лету фирмы.

Хорошо, если она там есть — в этом случае выдается справка.

Если нет, тогда дорога одна — в суд для установления факта , имеющего юридическое значение, как гласит 28 глава Гражданско-процессуального кодекса РФ.

Потребуются свидетели (минимум, двое), которые подтвердят, что да, работал такой-то в такой-то фирме, а также любые документы, хотя бы косвенно это подтверждающие.

Но до подачи заявления в суд нужно убедиться, что . Если же имеет место быть реорганизация , общаться придется с правопреемником.

Гражданский процессуальный кодекс РФ. Статья 28. Предъявление иска по месту жительства или месту нахождения ответчика

Иск предъявляется в суд по месту жительства ответчика. Иск к организации предъявляется в суд по месту нахождения организации.

Произошел несчастный случай (стихийное бедствие, затопление и т.д.)

Иногда бывает и так, что предыдущая трудовая сильно повреждена огнем, водой, и тд, но прочесть текст можно.

В этом случае достаточно просто заявления и заявителю перенесут в дубликат полностью все те записи, что и в оригинале. Ну а то, что прочитать невозможно, придется подтверждать документами.

В старой книжке на первой странице делается запись о выданном дубликате, номер и серия которого должны быть также обязательно указаны.

Виноват работодатель

Какова ответственность за утерю работодателем? Здесь многое зависит от обстоятельств , при которых работодатель утратил «рабочую биографию» сотрудника.

Например, от него могло ничего не зависеть, а документы пропали в результате стихийного бедствия, взрыва и тд.

В таком случае органом исполнительной власти по месту нахождения работодателя создается специальная комиссия .

Туда входят представители компании, где работал заявитель (в том числе профсоюз), также прочих заинтересованных организаций.

Производится проверка , по итогам которой составляется , где будет отражены данные о профессии стаже. Уже на основании этого акта и будет выдан дубликат трудовой книжки.

Бывает и так, что работодатель документ просто потерял . В этом случае можно просто подать на него в суд — безответственному начальнику будет грозить штраф (ст. 5.27 КоАП РФ) — до 5 тысяч рублей (если он ). же придется раскошелиться на сумму уже в 30-50 тысяч.

Кодекс РФ об административных правонарушениях. Статья 5.27. Нарушение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права

1. Нарушение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, если иное не предусмотрено частями 2 и 3 настоящей статьи и статьей 5.27.1 настоящего Кодекса, —

влечет предупреждение или наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от одной тысячи до пяти тысяч рублей; на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, — от одной тысячи до пяти тысяч рублей; на юридических лиц — от тридцати тысяч до пятидесяти тысяч рублей.

2. Фактическое допущение к работе лицом, не уполномоченным на это работодателем, в случае, если работодатель или его уполномоченный на это представитель отказывается признать отношения, возникшие между лицом, фактически допущенным к работе, и данным работодателем, трудовыми отношениями (не заключает с лицом, фактически допущенным к работе, трудовой договор), —

влечет наложение административного штрафа на граждан в размере от трех тысяч до пяти тысяч рублей; на должностных лиц — от десяти тысяч до двадцати тысяч рублей.

3. Уклонение от оформления или ненадлежащее оформление трудового договора либо заключение гражданско-правового договора, фактически регулирующего трудовые отношения между работником и работодателем, —

влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от десяти тысяч до двадцати тысяч рублей; на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, — от пяти тысяч до десяти тысяч рублей; на юридических лиц — от пятидесяти тысяч до ста тысяч рублей.

4. Совершение административного правонарушения, предусмотренного частью 1 настоящей статьи, лицом, ранее подвергнутым административному наказанию за аналогичное административное правонарушение, —

влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от десяти тысяч до двадцати тысяч рублей или дисквалификацию на срок от одного года до трех лет; на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, — от десяти тысяч до двадцати тысяч рублей; на юридических лиц — от пятидесяти тысяч до семидесяти тысяч рублей.

5. Совершение административных правонарушений, предусмотренных частью 2 или 3 настоящей статьи, лицом, ранее подвергнутым административному наказанию за аналогичное административное правонарушение, —

влечет наложение административного штрафа на граждан в размере пяти тысяч рублей; на должностных лиц — дисквалификацию на срок от одного года до трех лет; на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, — от тридцати тысяч до сорока тысяч рублей; на юридических лиц — от ста тысяч до двухсот тысяч рублей.

Написание заявления

Его лучше писать в двух экземплярах , один остается на руках у заявителя, второй идет работодателю.

При этом обязательно нужно приложить оригиналы документов, на основании которых и будет сделана запись о трудовом стаже — это , справки и тд.

Принимает заявление ответственное лицо компании — например, секретарь, кадровик, иногда и сам .

Обязанным работодатель считается только с момента поступления заявления в делопроизводство . По истечении отведенного срока (пятнадцать дней ) дубликат вручается на руки гражданину.

Заявления на восстановление трудовой книжки.

Восстановление через пенсионный фонд

Все сведения , имевшиеся в прежней , будут перенесены в дубликат. Для этого нужно обратиться в представительство Пенсионного фонда РФ, сотрудник проконсультирует, что делать дальше.

Вообще, все сведения о работе заявителя хранятся в ЦА ПФР . Правда, не факт, что на просьбу выдать справку представитель архива ответит положительно — чаще всего проситель слышит ответ «нет».

Тогда придется обходить всех предыдущих работодателей и подтверждать факт работы у них. Причем если хотя бы одного из них не удастся убедить, что такой-то работник у него трудился тогда-то, сведения об этой работе в дубликат внесены не будут .

Неужели нет более короткой дороги? Есть.

В апреле 2012 года вышло Постановление Правительства РФ именно о подтверждении рабочего стажа , необходимом для выдачи пенсии. На основании его можно у сотрудников Пенсионного фонда затребовать выписку об уплате обязательных пенсионных отчислений.

Требование должно быть подтверждено документами — все теми же, которые нужны при восстановлении трудовой через последнего работодателя. Но выглядит это несравненно более представимым, чем поход по всем предыдущим нанимателям.

Если же организация , сгодятся показания (обязательно оформить нотариально) минимум двоих свидетелей. На основании этого заявитель и получит дубликат .

По ксерокопии

Это самый удачный вариант — не потребуется бегать ни за какими справками.

По закону имеющаяся нотариально заверенная копия или выписка из трудовой книжки является основанием для выдачи дубликата.

Если трудовая потерялась, лучше не надеяться на авось, а восстановить ее.

Это не так сложно, как кажется вначале, но лучше потратить время и, вероятно, нервы для того, чтобы не опасаться за свой рабочий стаж , чем потом с ужасом гадать, возьмут ли на новую работу, выдадут ли загранпаспорт и тд.

Будет велико желание воспользоваться услугами всяких сомнительных контор , предлагающих восстановление трудовой быстро и без усилий, а если нужно, то аж на советском бланке. Словом, любой каприз за ваши деньги.

Оно, конечно, можно, но никто не может гарантировать , что это не вскроется и беспечного владельца не «примут» за использование поддельных документов (а это уже уголовное дело ). Стоит ли беспечность неприятностей с законом?

Часто граждане задают вопрос, можно ли восстановить трудовую книжку при утере. Прежде всего, нужно определить лицо, ответственное за утерю документа. Если в этом виновен наниматель, действия должны быть следующими:

При массовой утере или порче восстановление трудовой книжки при утере работодателем происходит с помощью специально созданной комиссии. Она направляет запросы предыдущим работодателям. В ответ они высылают справку о периоде работы, должности, стаже бывших работников. Также нужные сведения можно получить, обратившись в архив и в пенсионный фонд. С помощью собранной информации восстанавливают бланк.

Как восстановить документ, утерянный или испорченный по вине сотрудника?

Нередки случаи, когда гражданин во время трудоустройства сообщает нанимателю, что его документ утерян или пришел в негодность. Как восстановить потерянную трудовую книжку в этом случае? Если в утере бланка виновен сам человек, то и восстанавливать ее он будет сам. Однако работодатель должен оказать ему содействие. В этом случае гражданину необходимо подать заявление на имя директора с просьбой о выдаче дубликата. Отказать ему руководитель не имеет права. Сведения восстанавливают с помощью официальных справок от предыдущих работодателей и информации, полученной из пенсионного фонда. Для этого кадровик направляет запросы в нужные организации. В течение пятнадцати дней после получения заявления, руководитель компании должен выдать работнику дубликат.

Заявление о его выдаче нужно зафиксировать как входящую корреспонденцию у секретаря. Его текст может звучать следующим образом: “Сообщаю, что моя трудовая книжка была утеряна. В связи с этим, на основании ч.3 п. 33 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16. 04.03 № 225, прошу выдать мне дубликат трудовой книжки”

В нем ставится подпись заявителя, его фамилия и инициалы, а также дата подачи руководителю.

Как восстановить книгу, если человек не работает?

Бывают ситуации, при которых имущество человека может быть утрачено или повреждено (кража документов, пожар). Как поступить гражданину, если его бланк потерян, а сам он на данный момент не работает? В этом случае, за помощью в восстановлении документа он может обратиться:

к предыдущему работодателю;

• в судебные органы

Так же может поступить гражданин, чей предыдущий работодатель ликвидировался.

Мы расскажем подробно, как восстановить трудовую книжку через пенсионный фонд. Для восстановления бланка человек может обратиться в ближайшее отделение ПФР и подать заявление на выдачу информации о стаже. Оно пишется в той же форме, что и заявление о выдаче дубликата, подаваемое работником работодателю. Через несколько дней с момента получения запроса справка будет готова. Эта услуга предоставляется совершенно бесплатно.Также можно обратиться с запросом о восстановлении в архив.

Теперь вы знаете, как поступить в случае утери документа о стаже. Сведения из него можно восстановить и получить дубликат, который заменит собой утраченный бланк.

Выскажите свое мнение о статье или задайте вопрос экспертам, чтобы получить ответ

Инструкция

Профилактика всегда дешевле и выгоднее, чем ликвидация последствий, поэтому если вы не потеряли свою книжку, сделайте ее нотариально заверенную копию. Если же неприятность уже случилась, то вам придется ее самостоятельно восстанавливать.

Процесс восстановления трудовой книжки – это не сложное, но трудоемкое мероприятие, требующее огромного терпения. Чтобы восстановить трудовую книжку вы должны посетить все места своей бывшей и желательно в хронологическом порядке. В отделе кадров этих учреждений вам в новую трудовую книжку должны внести данные, что вы в указанный период являлись сотрудником этой .

Идя на бывшее место работы, возьмите с собой паспорт, ваш трудовой договор и все имеющиеся у вас (справки, ведомости о выплате зарплаты и т.д.). Дело в том, что сотрудники отдела кадров могут попытаться вам отказать или отложить этот вопрос под различными предлогами. Самые распространенные причины – отсутствие на месте уполномоченного лица и отсутствие у вас всех нужных документов. Твердо стойте на своем, отказать вам они не имеют права.

Придя на бывшее место работы, вы обнаружили совершенно другую . Не спешите уходить. Возможно фирма, в которой вы работали, просто сменила название. Возможен вариант, что она была поглощена более крупной компанией. В таком случае восстанавливать данные в вашей трудовой книжке должен их отдел кадров. Потому что перед слиянием документы перемещаются в общие архивы.

Но как поступить, когда фирма, в которой вы отработали несколько лет, перестала существовать? При компании ее руководство обязано передать всю свою документацию в городской архив. Вам остается только узнать адрес архива, и запросить у них справку о том, что в указанный период вы были сотрудником закрывшейся фирмы.

Если же документов данной фирмы в архиве не оказалось, то постарайтесь узнать, не была ли фирма перед переименована. В этом случае нужно запрашивать документацию компании по ее последнему названию.

Но многие обанкротившиеся компании не спешат передавать свои документы в государственные архивы. В этом случае свои законные права вы можете отстоять через суд. Соберите все имеющиеся у вас документы, напрямую или косвенно подтверждающие, что вы работали на данном предприятии. Найдите двух бывших сослуживцев, готовых подтвердить, что вы работали вместе с ними в указанной компании. Руководствуясь главой 28 Гражданского Процессуального Кодекса РФ, в суд.

Трудовая книжка - это официальный документ, который подтверждает ваш рабочий стаж. Важно, чтобы в ней присутствовали все необходимые записи о приеме и увольнении с работы. Если же они не были сделаны или книжка вообще потерялась, то такие записи можно восстановить.

Инструкция

Сообщите о том, что книжка утеряна или достаточно сильно повреждена, своему нынешнему работодателю. Именно он должен будет заниматься ее восстановлением. Ели вы сейчас не работаете, то новую книжку вам оформит ваш последний работодатель.

Подготовьте документы, подтверждающие ваш рабочий стаж. Это необходимо, если часть записей в книжке невозможно прочесть из-за повреждения или документ полностью утерян. Доказательством ваших предыдущих мест работы может быть трудовой договор, если он у вас хранился на руках. Если нет, обратитесь в Пенсионный фонд, где вам должны выдать справку с указанием информации о трудовом стаже. Также вы можете лично связаться с фирмами, где работали раньше, и получить справки непосредственно оттуда.

Трудовая книжка требуется для подтверждения стажа и формирования на его основании пенсии. В обычной жизни этот документ, как правило, не используется и даже иногда человек забывает, где она находится. Обычно она не бывает на руках владельца, а переходит с одного места работы на другое.

Необходимость книжки обнаруживается, когда близится срок выхода на пенсию или получения справок в социальных целях, в которых нужно отразить сведения о стаже. Если трудовая книжка оказывается утраченной, ее владельцу придется пройти несколько этапов восстановления данных.

Порядок хранения

Поскольку трудовые книжки относятся к бухгалтерии, законодательство России дает императивную регламентацию вопросов сопровождения и хранения этих документов.

Правовая база:

• Закон 125-ФЗ об архивном деле;
• Постановление Правительства 225, раскрывающее правила производства трудовых книжек, выдачи их работодателям, сопровождения и хранения;
• Приказ Министерства культуры 558, в котором приведен список формовых административных архивных документов, создаваемых в ходе хозяйствования органов власти, муниципалитетов и самостоятельных предприятий, а также указания по периоду их хранения.

Итак, исходя из этих оснований в вопросе хранения необходимо руководствоваться 43-им пунктом правительственного постановления, которое гласит, что если при увольнении сотруднику не выдана его книжка, а при смерти - близкие родственники не запросили ее, этот документ сохраняется в архиве работодателя - предприятия или физического предпринимателя.

В 40-ом пункте данного акта указано, что в целях хранения трудовых книжек работодатель обязан вести их учет следующим образом:

• в книге учета бланков и вкладышей трудовых книжек вести приходно-расходные события;
• вести книгу учета движения бланков и вкладышей трудовых книжек.

Таким образом, если сотруднику не передана его книжка, работодателю вменяется ее хранение. Причем такие книжки необходимо содержать в обособленном архиве, не соединяя с книжками работающих сотрудников.

Как правило, руководитель предприятия налагаем функции по хранению подобного архива на определенное ответственное лицо - специалиста отдела бухгалтерии либо отдела кадров.

В упомянутом выше приказе Министерства культуры утвержден период хранения невостребованных книжек в архиве - 75 лет. В случае запроса документа ее владельцем или правопреемником книжка выдается лицу, и с работодателя снимается обязанность.

Продолжают ли храниться книжки при прекращении деятельности предприятия и куда отправляется архив трудовых книжек? Если фирма терпит или реорганизацию, то по 125-ому закону трудовые книжки направляются в государственный или местный архив, где продолжается их сохранение в регламентированный 75-летний срок.

Когда требуется восстановление?

Необходимость в изготовлении дубликата книжки возникает при таких ситуациях, когда оригинал не может быть использован для своих функций:

• порча;
• утеря.

Задачей трудовой книжки является не только учет в ней рабочей жизни хозяина, также этот документ необходим для осуществления некоторых юридически значимых действий - исчисление и выплата пенсии, получение займа, кредита, социальных платежей. Испорченная книжка не будет принята ни одним учреждением, а ксерокопия документа не тождественна оригиналу.

Что считается порчей:

В каком бы состоянии ни была книжка, ее необходимо сохранить, так как она послужит основанием для создания дубликата, в который перенесут сохраненные части сведений из вкладыша, а поврежденные - восстановят.

Утеря документа происходит по двум схемам:

В любом случае требуется дубликат.

Возможно ли это

Законодательство установило пути восстановления трудовой книжки в зависимости от причины ее порчи или утери, что справедливо и логично. Необходимо выяснить и утвердить виновную сторону и после этого приступать к последовательным действиям.

Трудовую книжку можно восстановить, поэтому даже в случае сильного ее повреждения или обнаружения утраты не стоит паниковать.

Утеря по вине работодателя

Несмотря на статичность хранения любой документации в фирмах, нередки случаи потери трудовых книжек именно работодателями.

Распространенные причины:

• халатное и пренебрежительное отношение;
• транспортировка (переезд офиса, переезд архива);
• непреодолимая сила (стихийное бедствие, пожар, наводнение и т. п.).

В случае утери документа работодателем, к ответственности привлекается он - ему вменяется обязанность реставрации трудовой книжки.

Задача ложатся на руководителя предприятия либо на конкретного, уполномоченного им работника. Ему придется автономно осуществлять запросы в государственные архивы и обращаться по месту предыдущей работы сотрудника.

Также близкой ситуацией является отказ или игнорирование работодателя вручить книжку сотруднику при прекращении трудовых отношений. Сотруднику следует проявить терпение и не инициировать изготовление дубликата, поскольку здесь вина очевидна за фирмой.

Необходимо обратиться с иском в общий суд. Судебная практика показывает, что истец быстро добивается возвращения документов и уплаты моральной компенсации за дни удержания трудовой книжки у работодателя.

Должностную обязанность по ведению трудовой книжки несут специалисты отдела кадров - они вносят записи в документ при поступлении на работу, при увольнении, ставят отметки и регулируют заверения сведений в книжке печатью и подписями.

В случае потери владельцем

Еще чаще трудовая книжка бывает утрачена самим ее владельцем.

Если организация, в которой работал сотрудник, не ликвидирована и продолжает функционировать, восстановление документа производится путем запроса в ее центральный офис об оказании содействия в формировании дубликата книжки.

Самая простая и легкая ситуация - утрата на первой работе. Следовательно, в книжке записи вносились только этим работодателем, причем, как правило, это только одна запись - о приеме на работу. Поэтому восстановить такую книжку не составляет труда.

Намного более сложный и длительный процесс ждет владельцев книжек, в которых отражена целая цепочка трудовой жизни. В таком случае владелец также обращается за помощью к последнему работодателю, который должен содействовать в восстановлении документа на основании письменных доказательств.

В качестве таких доказательств владелец обязан собрать справки со всех мест работы, в которых будет указана периодичность работы, занимаемая должность, название фирмы.

Иные доказательства:

• или соглашение;
• приказ руководства о приеме, о повышении должности, об увольнении;
• бухгалтерские документы о начислении заработной платы - выписки банковских поручений, справки 2-НДФЛ и т.д.;
• кадровые табели;
• решения суда о восстановлении стажа, другие связанные с работой постановления;
• архивные данные.

Наличие ксерокопии книжки послужит основанием для восстановления данных.

Если копия имеет нотариальное заверение либо заверение главного бухгалтера фирмы, руководителя отдела кадров, другого уполномоченного лица, то даже не придется обращаться в Пенсионный фонд - нужно вместе с копией посетить последнее место работы по адресу, где отдел кадров быстро перенесет данные из копии в дубликат.

Но если копия не имеет специальных отметок и является обычной ксерокопией? Тогда она станет основанием для выдачи с прошлых мест трудовой деятельности справок о работе. Копия просто облегчит и ускорит процедуру сбора подтверждающих данных.

Когда прошлые места работы невозможно посетить в силу ликвидации, переезда, реорганизации и подобных причин, владелец книжки должен делать запросы в соответствующие инстанции. Даже когда работодатель продолжает функционировать, как раньше, обязанность по запросам остается за сотрудником, так как вина лежит на нем.

Есть три учреждения, в которые может обратиться владелец книжки:

• Пенсионный фонд;
• Государственный архив;

Обращение в Пенсионный фонд

Одна из функций трудовой книжки - фиксация стажа, который необходим для расчета пенсии. Каждый работодатель, имеющих сотрудник, периодически сдает отчетность о своих работниках - сведения персонифицированного учета, расчеты взносов в Пенсионный фонд России.

Пенсионный фонд сохраняет принимаемую информацию в компьютерной базе, из которой в любое время сведения можно извлечь.

Для того чтобы фонд одобрил запрос владельца книжки, он должен представить доказательства работы в указываемых местах:

• трудовой договор с печатью и подписью исполнительного органа фирмы;
• кадровые документы;
• справки с мест работы, подтверждающие подлинность запроса;
• выписки приказов руководства, связанные с работодателем;
• даже детализация операций по личному счету или карте - для подтверждения реального дохода от работодателя.

ПФР примет только те документы, на которых есть печати и подписи руководства компаний. В фонде наличествует собственный архив с делами работающих лиц. Однако получить выписку из него крайне сложно.

Можно попробовать получить сведения из ПФР обходным путем - запросив справку с информацией о перечислении страховых внебюджетных взносов. Однако для получения справки нужные расчетные ведомости с места работы, счета, иные доказательства.

ПФР может удовлетворить запрос и при предъявлении свидетельских показаний. Такую операцию уполномочен проводить только работодатель - он вправе найти двух и более работников, которые подтвердят, что владелец утерянной книжки действительно трудился вместе с ними. Причем сами свидетели также должны представить свои книжки для удостоверения Пенсионного фонда в работе в месте и во время, которые указываются в свидетельстве.

В любом случае ответ на запрос от ПФР поступит через 10 дней со дня сдачи заявления.

Запрос в государственный архив трудовых книжек

Государственный архив - учреждение, в которое следует обращаться лицам, которым необходимо восстановить длительный стаж, так как в архиве данные хранятся до 75-летнего срока.

Процедура запроса информации аналогична процессу работы с Пенсионным фондом - также представляются доказательства своих слов. Однако время, в течение которого архив будет обрабатывать запрос, может оказаться куда более длинным, поэтому нужно быть к этому готовым.

В Федеральное архивное агентство допустимо обращение при прекращении хозяйствования фирмы и отсутствии у работодателя правопреемника. Иначе архив скорее всего направит заявителя именно туда.

Запрос осуществляется различными путями:

• визит;
• запрос через сайт ведомства;
• через портал госуслуг;
• через МФЦ.

В указанные учреждения можно обратиться и через суд, если владелец не может решить проблему самостоятельно. Разумеется, судебный процесс продолжителен и не подходит для срочного восстановления. Однако суд дает точные сведения, его запросы обрабатываются ПФР и архивом максимально быстро и качественно, а решение не терпит претензий.

Если сотрудник умер

На умершего работника предприятие выдает книжку ближайшим родственникам по предъявлении свидетельства о смерти и документов о родстве. К близким родственникам относятся супруг, родители, дети, братья и сестры.

Если после смерти лица за трудовой книжкой никто не пришел, она отправляется в архив фирмы - как и в случае увольнения работника и оставления книжку на месте труда.

Архив трудовых книжек фирмы образуется согласно нормам делопроизводства и должен присутствовать в каждом предприятии. Индивидуальные предприниматели обязаны иметь несгораемый шкаф для хранения подобных документов.

Этот архив разделен от архива книжек действующих сотрудников и хранит документы 75 лет с момента поступления. Если за этот длительный срок никто не обратился за получением книжки, она подлежит списанию и физическому уничтожению.

При книжки из этого архива согласно порядку передачи доставляются в федеральный архив.

В последнее время многие люди начали задаваться вопросом о том, как восстановить трудовую книжку или же сделать предварительно ее дубликат в случае такой необходимости. На самом деле данная информация является важной для любого человека, который официально работает в определенной компании и накапливает собственный рабочий стаж, так как ситуации случаются самые разные, и лучше всего всегда быть к ним подготовленным.

Когда оформляется дубликат?

Стоит отметить, что изготовление дубликатов осуществляется только в определенных случаях, так как восстановить трудовую книжку сотруднику - это одно, а выдать ее дубликат просто так - абсолютно другое дело для руководителя. Таким образом, в преимущественном большинстве случаев дубликаты оформляются в следующих случаях:

• утрата действующей трудовой книжки;
• книжка вследствие тех или иных причин пришла в негодность;
• в трудовую книжку была внесена запись о том, что сотрудник переводится или же является уволенным, но при этом данная запись впоследствии была признана недействительной.

Стоит отметить тот факт, что в последнем случае сотруднику в обязательном порядке выдается дубликат, в который полностью переносятся все записи, которые включала в себя его первоначальная трудовая книжка, за исключением признанной недействительной, так как восстановить трудовую книжку в данном случае нужно без данного указания.

Оформление по последнему месту работы

Оформление дубликата трудовой книжки в обязательном порядке осуществляется по последнему месту работы вне зависимости от того, насколько давно был уволен данный сотрудник.

В случае необходимости всегда можно обратиться к последнему работодателю, для того чтобы он оформил вам дубликат. Это можно сделать, даже если вы работали в его компании уже несколько лет назад, так как восстановить трудовую книжку он вам обязан. Дубликат по последнему месту работы выдается вне зависимости от давности увольнения, так как исполнение этой обязанности работодателя никоим образом не ограничивается сроками в соответствующем законодательстве.

Ксерокопия с утерянной книжки, которая самостоятельно изготавливалась работником, но при этом не была заверена в соответствии с установленным порядком, не может являться основанием для того, чтобы оформлять дубликат.

Что служит основанием?

Есть несколько документов, подтверждающих то, что произошла утеря трудовой книжки. Как восстановить ее, будет зависеть уже от причины утраты и особенностей данного происшествия.

Список документов является следующим:

• письменное заявление сотрудника;
• документы, в соответствии с которыми подтверждается период трудовой деятельности данного сотрудника у конкретно этого работодателя, а также у других работодателей. Среди таких документов стоит выделить справку с прежних мест работы, специализированные справки из архивных учреждений, которые подтверждают наличие трудового стажа сотрудника в случае ликвидации организации, где он раньше работал, а также всевозможные трудовые договоры, которые заключались с предыдущими работодателями.

Важная особенность

В соответствии с действующими правилами хранения и ведения трудовой книжки, то лицо, которое потеряло данный документ, в обязательном порядке должно предоставить письменное уведомление о данном происшествии работодателю по месту последней работы. После этого работодатель в обязательном порядке должен предоставить сотруднику дубликат. Это может происходить на протяжении 15 дней, после того как было подано заявление.

Стоит отметить тот факт, что в данном случае никоим образом не учитывается дата того, когда произошла утеря трудовой книжки. Как восстановить, мы разобрали, теперь можно рассмотреть ряд особенностей действующего законодательства.

Новый работодатель не должен заниматься восстановлением трудовой книжки

В том случае, если после увольнения сотрудник потерял собственную трудовую книжку, или же после определенной ситуации она пришла в негодность, ему нужно будет обратиться за получением дубликата именно к работодателю на последнее место своей работы. При этом если он устроился на новое место работы, то у работодателя нет никаких оснований для того, чтобы заниматься вопросами восстановления данного документа.

Как подтверждать собственный стаж в организации, если она была ликвидирована?

В том случае, если вы пытаетесь разобраться в том, как восстановить утерянную трудовую книжку, но при этом компания, в которой вы раньше работали, была ликвидирована, вполне естественно, что возникают определенные проблемы с тем, чтобы полноценно восстановить собственный стаж работы и, собственно, факт того, что вы являлись сотрудником данной организации. Чтобы получить соответствующие документы, вам следует направить индивидуальный запрос в специализированное архивное учреждение, которое хранит у себя всю документацию данной организации, включая также документы кадрового отдела.

Что делать, если и архив не помог?

Если соответствующие сведения остались, вам уполномоченными органами выдается соответствующая справка, но если же нужные данные отсутствуют в архиве, нужно будет уже обращаться в суд с заявлением о том, чтобы вам установили факт работы в конкретной компании, который будет иметь юридическое значение. Чтобы подтвердить свои слова, в данном случае вам нужно будет иметь как минимум двух свидетелей, которые смогут письменно подтвердить факт работы, а также предоставить какую-нибудь документацию, которая могла бы являться хотя бы косвенным доказательством того, что ранее вы были сотрудником этой организации, так как восстановить утерянную трудовую книжку в противном случае у вас не получится.

Что нужно учитывать?

Перед тем как составлять обращение в архив или же суд, вам следует разобраться в том, на самом ли деле данная компания была полностью ликвидирована в прямом смысле, а не просто перестала существовать из-за слияния, присоединения, разделения и других процедур. В том случае, если причиной исчезновения компании является реорганизация, вам придется решать все соответствующие вопросы непосредственно с правопреемником данного юридического лица, если у вас была потеряна трудовая книжка. Как восстановить в таком случае? Точно так же, как и при подаче запроса на предоставление дубликата своему предыдущему работодателю.

Если суду вы не сможете доказать факт того, что вы работали в определенной организации, значит данный период работы вы полностью потеряете из собственного стажа. Однако стоит отметить тот факт, что эти факторы являлись важными только до 2002 года, так как на данный момент уже начисляется не трудовая, а специализированная страховая пенсия, для накопления которой работодатель делает отчисления непосредственно в пенсионный фонд. В данном случае довольно важным моментом является то, что некоторые работодатели могут не отчислять страховые взносы, и это уже будет серьезной проблемой, если вами была потеряна трудовая книжка. Как восстановить стаж в данном случае? Скорее всего, никак, но лучше всего проконсультироваться с квалифицированным юристом.

Может ли восстанавливать трудовую новый работодатель?

Даже если человек еще не успел разобраться с тем, как восстановить потерянную трудовую книжку, это не может являться основанием для того, чтобы ему отказали в приеме на работу, и при подаче соответствующего заявления по новому месту работы вам могут оформить другую книжку. Таким образом, новый работодатель сможет внести полный перечень записей о вашей предыдущей работе, основываясь на предоставленных вами справках, трудовых договорах и другой документации.

Преимущественное большинство современных юристов крайне рекомендует периодически делать дополнительную копию трудовой книжки, которая в обязательном порядке должна заверяться специализированной печатью работодателя. Используя данную копию, впоследствии можно будет вносить соответствующие записи в дубликат.

Таким образом, новый работодатель имеет право оформления трудовой книжки тому человеку, который потерял ее, но при этом не успел разобраться с тем, как восстановить потерянную трудовую книжку, до того как был зачислен на новое место работы. При этом стоит отметить, что в данном случае предоставляется только новая трудовая книжка, а не дубликат той, которая была утрачена. Помимо всего прочего, работодатель может оказывать помощь сотруднику в восстановлении всех необходимых документов, которые могли бы подтвердить его стаж. В частности, он может направлять соответствующие запросы в компетентные органы.

Как происходит оформление в этом случае?

В процессе оформления новой книжки предусматривается возможность использования того порядка, который уставновлен для оформления дубликатов. В трудовую книжку вносится полный перечень сведений о непрерывном или же общем стаже работы сотрудника, до того как он поступил к этому работодателю. Это данные, которые должны подтверждаться соответствующей документацией. Общий стаж работы суммарно записывается, то есть указывается в общем количество месяцев, дней и лет работы, не уточняя при этом работодателя и период работы в непосредственной должности этого сотрудника.

Стоит отметить тот факт, что, в принципе, суммарная запись о периодах работы, которая вносится в трудовую книжку, основываясь на различной документации, не является непосредственным подтверждением страхового стажа для последующего оформления пенсии в том случае, если в книжке отсутствуют конкретные записи о том, в какое время, в какой компании и на какой должности работал данный сотрудник до того, как начал работать в компании, предоставившей ему трудовую книжку. В данной ситуации в пенсионный орган должны быть предоставлены все документы, которые могли бы подтвердить период работы у определенных работодателей. Это необходимо сделать, если вы ищете способ, как правильно восстановить трудовую книжку.

Что делать, если в предоставленных документах не хватает сведений?

Случаются такие ситуации со стороны работодателей, когда сотрудник предоставляет определенный перечень документов, но при этом не хватает сведений касательно его стажа работы. В такой ситуации в дубликат должны вноситься исключительно имеющиеся сведения. Стаж работы впоследствии можно будет подтвердить путем предоставления выписок из личных дел, карточек, приказов, ведомостей на выплату заработной платы и еще целым рядом других документов.

Как еще можно подтвердить стаж для пенсии?

Стоит отметить тот факт, что даже если человек разобрался с тем, как можно восстановить трудовую книжку, впоследствии дубликат будет включать в себя не все места его работы, но при этом данная книжка представляет собой основной документ, являющийся подтверждением трудового стажа.

Если сотруднику оформляется дубликат этого документа, в него могут вноситься далеко не все сведения касательно того, где он работал и на протяжении какого срока. К примеру, если на момент оформления такого дубликата сотрудником не была предоставлена определенная документация, подобные данные не проставляются.

При этом, разбираясь в том, как работодателю восстановить трудовую книжку своего сотрудника, не стоит забывать о том, что внесение каких-либо записей о предыдущих местах работы задним числом запрещено в соответствии с действующим законодательством, вследствие чего достаточно часто происходит такая ситуация, когда дубликат трудовой книжки включает в себя неполный перечень сведений.

Оформление дубликата при наличии ошибок

Если в существующей трудовой присутствует достаточно большое количество ошибок, вам тоже следует разобраться с тем, как восстановить трудовую книжку (Украина или Россия - не имеет значения). К примеру, в компанию собирается устраиваться определенный сотрудник, но при этом его трудовая книжка содержит в себе огромнейшее количество различных нарушений. В такой ситуации не обязательно кадровик должен использовать собранные справки, для того чтобы оформлять сотруднику дубликат. В обязательном порядке эта процедура проводится только в случае утери или негодности документа, а также в тех ситуациях, когда внесенные записи о переводе или увольнении являются недействительными.

Если же трудовая включает в себя какие-либо другие грубые нарушения, работодатель не должен разбираться с тем, как восстановить трудовую книжку пенсионеру или кому-либо еще.