Порядок формирования личного дела сотрудника. Формирование личного дела работника

Оформление личных дел работников - одна из текущих обязанностей кадровика и традиционный метод систематизации данных о персонале. Досконально изучив порядок формирования личного дела и ознакомившись с образцами составления обложки, описи и других его разделов, вы не допустите ошибок при оформлении, регистрации и хранении папок с важной информацией о сотрудниках компании.

Из этой статьи вы узнаете:

каков порядок формирования личного дела работника;
как долго хранятся личные дела сотрудников организации;
как правильно оформить титульный лист (обложку);
какие виды документов включаются в дела;
с какой целью ведутся личные дела работников в 2017 году.

Понятие «личное дело» знакомо каждому практикующему кадровику. Формирование личного дела сотрудника - удобный способ систематизации и хранения информации о нем. Ряд документов, касающихся работника, объединяют в специальную папку и хранят в надежном месте, используя по мере необходимости. Как правило, ведение личных дел сотрудников поручается кадровику, делопроизводителю или секретарю организации.

Оформление личного дела работника

Оформление личных дел сотрудников в 2017 году - обязательное мероприятие для ряда работодателей , в частности, для всех государственных и муниципальных предприятий (ст.42 федерального закона №79-ФЗ от 27.07.2004г., ст.30 федерального закона №25-ФЗ от 2.03.2007г.). В случае с коммерческими организациями формирование личного дела работника - процедура добровольная. Поэтому многие компании отказываются от этой практики в рамках упрощения кадрового документооборота.

Самые важные изменения этой весны!

В работе кадровиков произошли важные изменения, которые надо учитывать в 2019 году. Проверьте в формате игры, все ли нововведения вы учли. Решите все задачи и получите полезный подарок от редакции журнала «Кадровое дело».
Читайте в статье: Зачем кадровику проверять бухгалтерию, нужно ли сдавать новые отчеты в январе и какой код утвердить для табеля в 2019 году
Редакция журнала «Кадровое дело» выяснила, какие привычки кадровиков отнимают много времени, но при этом почти бесполезны. А некоторые из них даже могут вызвать недоумение у инспектора ГИТ.
Инспекторы ГИТ и Роскомнадзора рассказали нам, какие документы теперь ни в коем случае нельзя требовать у новичков при трудоустройстве. Наверняка какие-то бумаги из этого списка есть у вас. Мы составили полный список и подобрали для каждого запретного документа безопасную замену.
Если выплатите отпускные на день позже срока, компанию оштрафуют на 50 000 руб. Уменьшите срок уведомления о сокращении хотя бы на день – суд восстановит сотрудника на работе. Мы изучили судебную практику и подготовили для вас безопасные рекомендации.

Некоторые работодатели ведут личные дела избирательно, лишь для некоторых категорий работников: руководителей отделов, ведущих специалистов, материально ответственных лиц и т.д. Специалист, которому поручено решение задач, связанных со сбором и хранением информации такого рода, должен знать, как правильно оформить личное дело сотрудника (образец из нашей базы кадровых документов поможет досконально разобраться в вопросе).

Порядок ведения личных дел работников

Персонал - основной и ценнейший ресурс любой компании. Чтобы владеть наиболее полной и структурированной информацией о нем, работодатель собирает и хранит значимые сведения об этапах трудовой деятельности, уровне подготовки и других характеристиках каждого сотрудника. Общий порядок формирования личных дел работников-2017 охватывает весь период трудовых отношений с конкретной организацией - с момента приема на работу и вплоть до увольнения .

Еще на этапе трудоустройства работник предоставляет ряд сведений о себе, подтверждая их различными документами:

аттестатами и дипломами;
грамотами и характеристиками;
заполненным анкетами;
паспортом;
военным билетом
и другими.

Кадровик снимает с них копии и подшивает в отдельную папку, в которую в дальнейшем будут добавляться и другие документы, касающиеся трудовой биографии конкретного специалиста. Надлежащим образом оформляется титульный лист личного дела работника, образец обложки есть в нашей документальной базе.

Актуальный в 2017 году порядок формирования личного дела работника коммерческой организации строго не регламентирован. Достаточно учесть стандартные требования к документации такого рода - хранить каждый документ в одном экземпляре и заменять копиями оригиналы документов постоянного хранения.

Не забывайте о золотом правиле делопроизводства: не складывать документы временного хранения с документами, которые по закону должны храниться постоянно. Если приказ или иной документ комплектуется приложениями, храните их в одной папке.

Толщина папки для личных дел сотрудников может быть произвольной, но лучше не превышать рекомендованные показатели в 4 см или 250 страниц. В одну папку, конечно, влезет и больше документов, но с практической точки зрения это нецелесообразно. Пользоваться такой папкой весьма неудобно.

Кстати, работник вправе в любое время ознакомиться с информацией, собранной в его персональном деле (ст.89 ТК РФ). Данные о политических и религиозных взглядах сотрудника, а также о его частной жизни, можно обрабатывать, хранить и использовать только с его письменного согласия.

Состав личного дела работника 2017

Состав личного дела работника законодательно не регламентирован, поэтому работодатель определяет его самостоятельно. Типовой образец оформления личного дела работника и список документов, которые в него включаются, отражаются в локальной инструкции по кадровому делопроизводству. Чтобы ускорить и упростить поиск нужных сведений, стоит составить внутреннюю опись с перечнем всей документации, содержащейся в папке, например:

Размещать документы лучше в хронологическом порядке. Сначала подшивают резюме, анкету, копии паспорта и диплома, заявление и приказ о приеме на работу. В дальнейшем добавятся новые справки, распоряжения и заявления, располагаемые по мере поступления, а в самом конце - приказ о прекращении трудового договора.

Если вам предстоит формирование личного дела работника, образец-2017 поможет сделать все правильно и собрать необходимый комплект документов. На обложке (титульном листе) указываются:

номер, индекс, архивный шифр дела (или тома);
заголовок (при оформлении в качестве заготовка обычно используются ФИО работника);
название организации и структурного подразделения, к которому принадлежит работник;
даты начала и окончания формирования дела;
количество листов;
сроки хранения.

Бывает, что персональные папки заводятся только на определенную категорию персонала. В этом случае нужно добавить документы, фиксирующие особенность трудовой деятельности, в каждое личное дело сотрудника (образец оформления 2017 вы найдете в разделе с готовыми формами). Это могут быть выписки из собрания директоров или акционеров, списки изобретений и научных трудов, документы о присвоении званий.

Скачайте документы по теме:

Перечень документов в личном деле работника

Поскольку в каждой отдельно взятой организации используется свой образец личного дела сотрудника, список включаемых в него документов может в значительной мере варьироваться. Тем не менее, есть типовой перечень, в который входят:

копии СНИЛС, ИНН и паспорта работника (копируются развороты с персональными данными и пропиской);
заполненная анкета компании, резюме, автобиография;
копия военного билета (для военнообязанных);
цветная или черно-белая фотография;
документы о полученном образовании (диплом, аттестат, свидетельство об окончании курсов профессионального обучения);
характеристики, рекомендательные письма и отзывы с прошлых мест работы;
копия приказа о приеме на работу ;
копия трудового договора и дополнительных соглашений к нему (если есть);
копия должностной инструкции ;
результаты аттестаций, тестирования, испытания при трудоустройстве;
копии приказов о награждении и поощрении, стажировке, переводах, представлениях;
документы о наложении взысканий;
справки о доходах, расходах, имущественном положении (для некоторых видов работ, в том числе для поступления на государственную или муниципальную службу);
справки о составе семьи, копия свидетельства о браке;
иные документы на усмотрение работодателя.

Некоторые виды документации не рекомендуется включать в состав дела. Так, любые документы со сроком хранения 5 лет (например, приказы о предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска, заявления на отпуск и т.д.) в папку не подшиваются. Также не подшиваются:

личные карточки (унифицированные формы Т-2 и Т-2ГС или их аналоги);
справки с места жительства;
справки о состоянии здоровья;
черновики и дубликаты (кроме тех, на которых есть ценные записи и пометки);
жалобы и связанные с их рассмотрением бумаги;
копии трудовых книжек;
материалы, поступившие в адрес работодателя от судебно-следственных органов, редакций средств массовой информации, органов дознания и т.д.

Опись можно вшить с другими документами (первой по порядку) или, если папка уже переплетена, вклеить за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки. Все копии в обязательном порядке заверяются уполномоченным должностным лицом (как правило, начальником или рядовым сотрудником отдела кадров).

Если вы не знаете, как оформить личное дело работника, образец заполнения титульного листа и описи поможет сделать все без ошибок. Когда документов очень много, лучше не превышать рекомендованный объем в 250 листов, а завести второй том, оформив его в отдельную папку с описью по аналогии с первым.

Хранение личных дел сотрудников

Многие документы в составе личных дел содержат персональные данные, подлежащие защите в соответствии с требованиями федерального закона №152-ФЗ от 27.07.2006г. И сколь бы ни было важным правильное оформление личного дела сотрудника (образец-2017 поможет сделать все верно), нельзя забывать об условиях его хранения.

Речь идет о документах ограниченного доступа. Следовательно, на обложке папки должен быть соответствующий гриф. Для хранения папок с персональной документацией отводится безопасное место: металлический шкаф или сейф с надежным замком. Все дела регистрируются в книге или журнале учета, а ответственный за хранение сотрудник регулярно проверяет их наличие.

При необходимости работодатель организует ревизию наличия и состояния личных дел работников, делая на каждой папке пометку о факте проверки. Пропажа одной или нескольких папок оформляется специальным актом, проводится служебное расследование. Перед сдачей в архив оформляется лист-заверитель личного дела.

Сроки хранения личных дел определяются их составом. В настоящее время хранению в течение 75 лет подлежат все дела, заведенные до 2003 года. Документы по личному составу, созданные в 2003 году и позже, будут храниться 50 лет (согласно изменениям, внесенным в федеральный закон №125-ФЗ от 22.10.2004г. «Об архивном деле в Российской Федерации», другим федеральным законом №43-ФЗ от 2.03.2016г.).

Исключение составляют дела, которые заводились на руководителей организаций и сотрудников, имеющих государственные награды и звания - для таких документов предусмотрен постоянный срок хранения.

Опись – это список документации, которая собрана в общее дело, либо перечень дел, которые объединены общим признаком (опись дел с ведомостями, опись дел по личному составу и т.д.). Этот вид описи обычно оформляется при отправке дел на хранение в архивы.

Что такое личное дело сотрудника

Личное дело – это совокупность всей документации, касающейся определенного человека. Как правило, эти бумаги скрепляются в отдельное дело, либо собираются в папке. Перечень бумаг, которые в него входят, не регламентирован (за исключением государственных учреждений), поэтому компания вправе самостоятельно его определять и устанавливать. Также список документов, зависит от специфики работы либо категории сотрудника.

Личное дело состоит из следующих бумаг, оригиналов либо копий:

копии основных документов (паспорт, ИНН, СНИЛС, диплом и т.д.);
документы, с помощью которых оформляется прием на должность (заявление о приеме, копии приказов по личному составу, трудовой договор и т.д.);
документы, образующиеся в ходе трудовой деятельности (приказы о наказании, поощрении, повышение квалификации и т.д.);
прочие бумаги (медкомиссии, удостоверения, дающие право на льготы и т.д.)
документы, которыми оформляется расторжение трудовых отношений (заявление, копия приказа, служебное расследование и т.д.).

Важно! Трудовую книжку нельзя держать вместе с прочими бумагами личного дела, так как правила и место ее хранения определено на законодательном уровне.

Обязательна ли внутренняя опись личного дела

В законодательных актах и нормах нет упоминания об обязанности вести описи документов, входящих в личные дела.

Она упоминается лишь в Правилах работы архивов организаций. В этой части (оформление документов) они обязательны для исполнения лишь для государственных организаций, для всех остальных работодателей это только рекомендации.

Поэтому предприятия самостоятельно решают, вести ли им описи документов. Это закрепляется в учетной политике или другом локально-нормативном акте.

Ведение описи для каждого личного позволяет контролировать состав документации, находящейся в них, и защищать ее от несанкционированного изъятия. Опись можно начинать формировать при заполнении личного дела, либо составить ее непосредственно перед отправкой бумаг в архив.

Внутренняя опись личного дела и опись личных дел сотрудников: отличия

Помимо описи документации, содержащейся в личном деле в делопроизводстве можно встретить также понятие – опись личных дел.

Если первый вид содержит перечень бумаг, которые находятся внутри одного личного дела, то вторая является списком самих дел.

Например, может быть опись личных дел работников экономического отдела или опись личных дел, сданных на архивное хранение в 2017 году.

Список бумаг личного дела находится непосредственно в самом деле. Перечень личных дел подшивают отдельно, ее хранят у сотрудника, который отвечает за эти дела, либо они поступили к нему на хранение.

Опись документов в личном деле работника: бланк

Поскольку законодательные акты не обязывают работодателей вести такой документ, как опись в личное дело, бланк может быть разработан ими самостоятельно. Либо можно использовать бланк, который находится в Приложении 10 к Правилам работы архивов.

В нее записывается следующая информация:

Номер по порядку;
Индекс документа, его можно взять в номенклатуре дел. Данный реквизит не обязателен для бумаг обычных организаций, поэтому в самостоятельно разработанном образце данная колонка может отсутствовать;
Дата документа, указывают ту дату, когда он попал в личное дело;
Название документа;
Номера листов. Здесь указывается, какой лист занимает та или иная бумага в деле. Например, копия диплома - лист 1, копия паспорта - листы 2-4, копия приказа о расторжении договора - лист 5 и т.д.
Примечание. В этой колонке ставятся пометки об особенностях документа (срок медкомиссии истекает в 2018 году) или о его передвижениях (личная карточка Т-2 изъята для проверки).
В конце указывается общее количество бумаг (по их наименованиям) и сколько листов находится в деле.

Законченная опись заверяется подписью составившего его сотрудника, в отдельных случаях, также проставляется гриф утверждения руководства.

Опись документов личного дела образец

Скачать бланк, одобренный решением Коллегии Росархива от 06.02.2002, можно ниже.

Опись дел по личному составу: образец заполнения

Как и опись документов в личном деле работника, образец описи для личных дел присутствует в Правилах работы архивов (Приложение 3) (скачать утвержденный образец можно ниже). Либо можно составить этот документ самостоятельно.

название организации, которая сдает документы в архив;
гриф утверждения руководителя;
номер по порядку;
индекс дела;
наименование дела;
даты документа. Проставляется дата, когда дело было заведено и дата его окончания;
количество листов в каждом из дел. Например, личное дело Никитенкова А.Н. – 25 листов; личное дело Александровой В.В. – 31 лист;
примечание. Сюда вносят особенности дела. Например, отсутствует 5 лист, задвоена нумерация листов и т.д.;
в конце указывают количество дел, внесенных в опись, первый и последний номера, перечисленные в документе. Также вносят сведения об отсутствующих листах и нарушенной нумерации.

Формирование дел сотрудников - процесс, которая является обязательным почти для всех компаний. По установленным в России правилам, у каждого работодателя должно быть своеобразное досье на каждого сотрудника. Этот документ способен охарактеризовать подчиненного с самого его трудоустройства. Личные дела встречаются не только на работе, но и, например, в университете. В любом случае данный документ важен. Его необходимо правильно сформировать. Но как это сделать? В каких случаях необязательно вести подобную документацию? Что можно, а что нельзя помещать в личное дело? Разобраться во всем этом не так трудно, как кажется.

Определение личного дела

Личное досье работника - это своеобразный документ, в котором хранится вся документация относительного конкретного кадра. Состоит оно из обложки и специальных бумаг, имеющих отношение к подчиненному.

Заводится подобного рода документация с момента трудоустройства кадра. И вести ее следует вплоть до увольнения сотрудника. Далее дело передается в архив на хранение. Уничтожать данный документ нельзя на протяжении определенного времени.

Формирование дел - это далеко не самый обязательный процесс. В некоторых случаях можно избежать его. Но тогда собирать информацию о том или ином подчиненном будет весьма проблематично. Обычно данная процедура проводится в крупных организациях. Создается целая база, в которой отображается информация по каждому подчиненному.

Обязательно или необязательно?

Уже было сказано, что дела сотрудников вести совсем не обязательно. Но на любом уважающем себя предприятии есть подобного рода документация. Когда формирование досье обязательно, а когда нет?

Законодательно нигде не прописываются правила по этому вопросу. Но на практике получается так, что крупные компании формируют личные дела на своих подчиненных, а мелкие - нет. Рекомендуется заняться данным вопросом фирмам с большой текучкой кадров.

Зачастую организации ведут личные дела не на всех подчиненных, а только на конкретные категории работников. Чаще всего ими являются:

руководители;
заместители руководства;
ведущие специалисты в компании;
сотрудники, работающие с материальными ценностями (например, кассиры);
люди, которые имеют возможность карьерного роста.

Рекомендуется не лениться и вести подобного рода документацию на всех подчиненных. Процесс формирования дел сотрудников не так трудно запомнить. Только далеко не все документы, отражающие информацию о кадре, могут храниться здесь. Какие особенности процесса следует запомнить? Даже малейшее нарушение для работодателя может обернуться не лучшим образом. Поэтому приходится тщательно изучать поставленную задачу.

Хранение

Уже было сказано, что личные дела подчиненных даже после того, как человек уволился, остаются в компании. На руки они не выдаются, а помещаются в специальные архивы. Допускается даже электронное хранение информации о кадрах. Но и в бумажном варианте дела должны иметь место.

Существуют некоторые правила, которые придется соблюдать начальнику. Хранение дел - это практически бесконечный процесс. Нельзя уничтожать данные документы на протяжении 75 лет с момента прекращения кадром труда.

Именно по этой причине многие компании стараются не слишком утруждать себя сбором информации о тех или иных подчиненных. Лишь малое количество корпораций существует более 75 лет. Зачастую фирмы открываются и закрываются, а личные дела остаются в архивах.

Для упрощения хранения досье придумываются разнообразные правила. В основном хранение данных документов происходит после сортировки в алфавитном порядке. Дополнительно рекомендуется создавать архивы по годам. Такой подход упростит поиск информации о сотрудниках, которые трудоустроились в компанию в определенное время.

Есть еще одна особенность в данном вопросе. Проблема вся состоит в том, что некоторые личные дела хранятся постоянно в архивах компании. И они не уничтожаются ни через 10 лет, ни через 100. Под данное правило попадают досье руководителей организации, а также дела государственных служащих. Не стоит забывать о подчиненных, у которых имеются награды, медали и разнообразные звания.

Доступ

Следующий момент - это вопрос доступа к изучаемой документации. Зачастую в досье сотрудников имеются данные, предназначенные исключительно для работодателя. И их не нужно знать основной массе работников.

Зачастую дела зашифрованы, доступ к ним есть только у начальника предприятия, а также у кадровика, который занимается формированием. Простым подчиненным не разрешается смотреть собранную информацию.

Работодатель гарантирует делам сотрудников конфиденциальность. В общий доступ подобного рода информация не выносится. По требованию копии документации предоставляются кадрам в день увольнения. Компания несет ответственность перед подчиненными за сохранность информации, которая имеется в личных делах.

Также следует запомнить раз и навсегда - досье не выдается подчиненным ни под каким предлогом. Сотрудники не имеют права забирать личные дела, а также требовать их выдачи. Лишь при увольнении можно запросить данные отсюда. Работодатель выдает кадру только копии сведений, хранящихся в личных делах. Другого не надо. Ни один подчиненный не имеет права на изъятие сей документации с переводом в другую корпорацию или при окончательном отстранении от трудоустройства. Уже было сказано - досье на работников хранит каждый работодатель на протяжении 75 лет. Этот срок при определенных обстоятельствах может быть увеличен.

Обязательные составляющие личных дел

Теперь немного о том, как именно составляется подобная документация. В действительности правила формирования дел подчиненных законодательно не установлены. И этот вопрос решается руководством компании. Оно само определяет, какую информацию следует хранить и как систематизировать досье подчиненных. Это основная проблема всего процесса формирования.

Тем не менее, независимо от выбора правил, некоторые данные при любом раскладе будут храниться в личном деле. Какие именно документы встречаются во всей подобной документации? Это:

анкеты соискателя;
приказы о предоставлении места труда;
заявления об увольнении (если есть);
приказы об увольнении;
акты о выдаче трудовой книжки (по требованию или при увольнении подчиненного).

Вышеперечисленный перечень - это обязательные бумаги. А вот с прочей информацией могут возникнуть определенные проблемы. Ведь далеко не все сведения о подчиненных можно вносить в личное дело. Существуют некоторые ограничения по этому поводу. На какие моменты следует обратить внимание, чтобы избежать жалоб на неправильное формирование личных досье кадров?

Запреты

На самом деле, если действительно углубиться во все вопросы оформления и формирования личной документации сотрудников, можно запутаться. Поэтому перед тем как заводить архив, следует запомнить всего несколько особенностей. А точнее, запретов. Они актуальны для всех предприятий, независимо от установленных правил. Нельзя:

Хранить временные и постоянные документы в одном месте. В досье работников должны быть отдельные места для того, чтобы можно было положить бумаги, которые лишь временно находятся среди личного дела. Также предусматривается место хранения основной информации.
"Размножать" документацию. Не рекомендуется хранить любые документы в делах сотрудников с дубликатами. В одной папке - одна копия.
Вносить слишком личную информацию. Например, о религиозных убеждениях. Такие сведения для работодателя вообще считаются лишними. Поэтому формирование дел допускает хранение только полезной работодателю документации, отражающей качество работы подчиненных.

А какие конкретно документы могут содержаться в рассматриваемых досье? Что, помимо вышеперечисленных бумаг, на практике встречается в личных делах? Чтобы не допустить ошибок, можно следовать советам по сбору информации для досье сотрудников.

Распространенная документация

Состав личного дела разнообразен. Уже было сказано, что компания сама устанавливает правила ведения данной документации. Поэтому точно нельзя сказать о том, что заносится в архивы. Документы, которые встречаются в обязательном порядке, уже перечислены. Но чтобы не допустить никаких ошибок, придуман определенный перечень допускаемых к хранению бумаг. Что должно быть в личном деле? Если исключить ранее перечисленные объекты, останется (в виде копий преимущественно):

копия паспорта гражданина;
СНИЛС подчиненного (копия);
ИНН (не оригинал);
военный билет;
документ(ы) об образовании;
фотографии (не личные, предназначенные для анкет);
характеристика с прошлых мест трудоустройства (если есть);
должностная инструкция для той или иной вакансии;
автобиография.

Не стоит забывать о том, что любой ответственный работодатель в целях соблюдения рабочих процессов, а также для обеспечения собственной безопасности составляет разнообразные акты. Например, об отказе подписи Подобная документация должна тоже храниться в личных делах. Результаты аттестационных работ и прочие приказы, влияющие на работу того или иного кадра - это еще несколько пунктов, дозволенных ко внесению в досье.

Еще один важный момент - это хранение так называемой описи личного дела. Документ, способный принести немало хлопот работодателю. Он должен быть в обязательном порядке в каждом личном деле. Иначе можно обвинить руководство в том, что какие-то бумаги приложены незаконно. Опись личного дела - это специальный документ, в котором перечислена вся прикрепленная к папке документация. Размещается в самом начале досье. Без описи у работодателя могут возникнуть проблемы. Сотрудник способен обвинить в подлоге или краже тех или иных документов.

Формирование личного дела - процесс не такой уж и трудный, если правильно к нему подготовиться. Работодатель должен просто вносить сюда всю важную информацию относительно деятельности сотрудника. А вот личные сведения о кадрах вносить запрещено. Уже был приведен пример с религией. Состав семьи и особенности ведения образа жизни подчиненного - это тоже табу.

А вот какие-то достижения работника должны вноситься в личные дела. Это - не обязательная составляющая, но желательно не пренебрегать ей. Особенно тогда, когда речь идет о действительно талантливом кадре. Разрешается внесение сведений о полученных наградах, званиях, грамотах, медалях, дипломах.

Не слишком много

Документы в личном деле могут быть разные, это понятно. Точный список устанавливается каждым предприятием на усмотрение руководителя. Но наиболее распространенных список бумаг уже был перечислен. При формировании и ведении досье следует помнить об одном небольшом правиле. Это обязательный пункт, нарушение которого не допускается. Ведение личных дел - занятие ответственное. Оно требует особой внимательности.

Речь идет о размерах личных дел. По установленным правилам можно сказать, что толщина папки, отведенной под досье того или иного кадра, не должна превышать 4 сантиметров. Если объем больше установленного ограничения, лучше завести новое дело. И просто как-то пометить его под видом продолжения уже существующей документации.

На практике очень редко встречаются дела, которые в толщину достигают больше 4 сантиметров. Поэтому следует просто запомнить установленное правило и не беспокоиться о его невыполнении. Если документации на кадра очень много, производится специальная проверка. По ее результатам работодатель принимает решение о разделе досье на несколько частей.

Основные требования

Порядок формирования дел прост. Достаточно определить, какая именно документация может храниться здесь. Далее следует запомнить ранее приведенные ограничения. А дальше уже создается дело. Первым этапом является изготовление обложки. Достаточно приобрести специальные папки с названием "Дело". В них обычно хранятся все документы того или иного кадра.

Далее на титульном листе (в данном случае на обложке папки) пишется личная информация о кадре. А именно - Ф.И.О. Внизу проставляется в обязательном порядке дата начала ведения документации. Что должно быть в личном деле?

В качестве первой страницы прикладывается опись. Можно пренебречь ей, но делать это не рекомендуется. Данная бумага значительно облегчает жизнь и снимает часть ответственности с работодателя за сохранность помещенных в досье носителей информации - то, что не указано в описи, не хранится в личном деле.

После этого в папке размещаются разнообразные документы, которые имеют прямое отношение к подчиненному. Именно так формируется состав личного дела. Желательно размещать копии или оригиналы документации так, как они были получены - сначала анкета соискателя, затем просьба о приеме на работу, приказ работодателя о назначении на ту или иную должность и так далее. Заканчивается дело приказом об увольнении и подписанным актом о получении трудовой книжки.

Это еще не все. Процесс формирования дел - это трудоемкая работа, хоть она и относительно простая. Есть еще одно небольшое ограничение, которое способно принести некие неудобства работодателю. Кадровик, который осуществляет внесение информации в личное досье подчиненных, должен следить за количеством листов в папке. Их не должно быть больше 250 штук. При превышении заводится вторая часть личного дела для того или иного работника.

Журнал

Теперь понятно, как происходит формирование дел сотрудников в компаниях. На этом весь процесс не заканчивается. Если предприятие решило вести подобного рода документацию, у нее должен быть специальный журнал личных

Данная составляющая собой представляет список всех имеющихся досье на работников. Здесь публикуются номера заведенных дел, анкетные (личные) данные подчиненных, даты формирования тех или иных "личных папок".

Единого образца журнала нет. Работодатель имеет полное право создать подобный архив данных на свое усмотрение. В последнее время крайне распространенной формой является электронный журнал. Хорошая идея для тех, кому не слишком хочется заниматься бумажной волокитой. Главное - своевременно заполнять соответствующие поля журнала. Тогда можно без особых проблем отыскать информацию по каждому работнику.

Заключение

Отныне понятно, как происходит формирование личного дела. Это весьма простой, но запутанный процесс, порядок осуществления которого никак не закреплен законодательством РФ. Работодатели самостоятельно устанавливают документы, которые будут храниться в личных делах. тоже можно выбрать.

Рекомендуется не прикладывать к личным делам оригиналы документов - только копии в единственном экземпляре. К досье сотрудников придется относиться с особым вниманием - утечка информации, занесенной в подобного рода документацию, может навлечь на руководителя проблемы. Ведь при сборе данных о подчиненных, как уже было сказано, работодатель обязуется обеспечить полную конфиденциальность сведений. Это правило распространяется и на время труда, и на весь период хранения документации после увольнения кадра. Вот и все. Основная информация в отношении формирования дел кадров изучена в полной мере. Особенности и состав данного процесса следует узнавать у каждой компании. Некоторые вообще стараются не заниматься этим. Оформление дел (личных) - не обязательное, но очень полезное для работодателя занятие.

Несмотря на то, что законодательно не установлено обязательное ведение в организациях личных дел сотрудников, каждый здравомыслящий кадровик, чтобы упростить работу будет стараться систематизировать данные о работниках. Обязательным это является для государственных служащих. В статье расскажем, как оформить личное дело сотрудника, дадим образец оформления.

Преимущества ведения личного дела

Наличие личного дела упрощает доступ к необходимой информации о работниках
помогает систематизировать все данные об их трудовой деятельности.

Дело представляет собой сформированную папку, совокупность документов, относящихся к одному сотруднику и всех его личных данных. Поскольку порядок формирования дела никак не регламентирован Законом, то кадровой службе необходимо разработать внутренне положение организации о ведении личных дел. В нем можно отразить ряд вопросов:

Состав.
Порядок их формирования и ведения.
Перечень сотрудников, для которых необходимо вести такой учет.
Режим хранения.
Оговорить круг лиц, имеющих к ним доступ.
Сроки передачи в архив.

Документы, находящиеся в папке сотрудника можно разделить на три группы:

В первую отнесем документы, которые сотрудник предоставил при приеме на работу и кадровые по которым его приняли. К ним отнесем: анкету; резюме; характеристики с предыдущих мест работы (при наличии); копии паспорта, СНИЛС, ИНН (если имеется), документов об высшем или среднем образовании, документов воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу); по требованию справку о несудимости, заявление о приеме на работу; медицинские справки, если деятельность предполагает работу с детьми например, трудовой договор; личная карточка, копия приказа о приеме на работу и т. д.
Во-вторых, документы, возникающие в процессе трудовой деятельности работников: к таковым относятся свидетельства о браке, о рождении детей, о разводе, договора о материальной ответственности, если деятельность предполагает таковую, приказы о переводах, премировании, документы о пройденных крсах по время работы, различные сертификаты и т.д.
В-третьих, документы о прекращении трудовой деятельности, например: заявление работника об увольнении; копия приказа об увольнении. Читайте также статью: → « ».

Формирование и ведение дела

Стоит обратить внимание, что в личное дело можно поместить копию трудовой книжки, но не саму книжку. Оригиналы трудовых книжек должны храниться как документы строгой отчетности в специальных металлических шкафах либо сейфах, несгораемых. Выдаются лицу, которое несет за них ответственность только по заявке.

Личные дела могут вестись на всех сотрудников или только на определенных (например, на руководящий состав, сотрудников бухгалтерии, материально ответственных лиц и т. п.). Оформлением личного дела в большинстве случаев занимается сотрудник отдела кадров, назначенный ответственным за их ведение и хранение.

Требования к оформлению документов

В обязанности данного работника обычно входит формирование личного дела, внесение в него различных записей, помещение и изъятие документов, заверка копий, ведение внутренней описи, периодическая проверка состояния дел и т. д.

Формирование личного дела начинается в момент приема сотрудника на работу и ведется в течение всей его трудовой деятельности в данной организации.

Каждое личное дело должно храниться в отдельной папке.
На титульном листе указываются: наименование организации; структурное подразделение, в котором сотрудник работает; номер личного дела; заголовок, то есть Ф. И. О. сотрудника; дата начала ведения личного дела (обычно это дата издания приказа о приеме на работу); дата окончания его ведения (дата издания приказа об увольнении); количество листов самого дела срок хранения (прописывается при закрытии личного дела).
После заполнения титульного листа в папку помещаются все необходимые документы в хронологическом порядке. В большинстве случаев данные бумаги располагаются следующим образом: личная карточка; анкета; резюме; заявление о приеме на работу; копия приказа о приеме на работу; трудовой договор; копии паспорта, СНИЛС, ИНН (при наличии), документов воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу) и т. д.

Хранение папки с документами

Одновременно с личным делом начинают вести его внутреннюю опись, которая составляется на отдельном листе и прикрепляется к делу. Опись составляется для учета документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения. Внутренняя опись заполняется на протяжении всего времени ведения личного дела.

Чаще всего в графы заносятся номера личных дел, даты их заведения, заголовки, даты закрытия.

Законодательная база для оформления

Все личные дела содержат персональные данные работника. Напомним, что под персональными данными понимается любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физлицу. Работодатель обязан соблюдать все требования по защите персональных данных.

Лица, виновные в нарушении положений законодательства в области персональных данных, могут быть привлечены к дисциплинарной ответственности, а также к гражданско-правовой, административной и уголовной. Так, руководитель организации обязан назначить соответствующим приказом лиц, ответственных за ведение и хранение личных дел.

Сохранность персональных данных

Для достижения сохранность необходимо применить ряд мер:

Лица, получившие официальный доступ к персональным данным сотрудников должны следить за их сохранностью и не допускать к ним третьих лиц. Чтобы систематизировать дела, можно выстроить их по алфавиту, либо по номерам, или по структурным подразделениям
Также в целях обеспечения защиты персональных данных, хранящихся у работодателя, сотрудники имеют право: на полную информацию об их персональных данных и обработке этих данных; свободный доступ к своим персональным данным, включая право на получение копий любой записи,

При отказе работодателя исключить или исправить персональные данные работника он имеет право заявить в письменной форме работодателю о своем несогласии с соответствующим обоснованием такого несогласия. Персональные данные могут быть переданы третьим лицам только с письменного согласия работника. Исключением является передача этих данных посторонним лицам в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью работника, а также в других случаях, предусмотренных федеральными законами.

Закрытие личного дела

Для закрытия личного дела, его необходимо полностью оформить, проверить и привести в должный вид.

Так же сверить наличие всех документов, чтобы они располагались в хронологическом порядке, пронумеровать все листы карандашом в правом верхнем углу.
В деле должна быть внутренняя опись, с полным перечнем документов. При закрытии дела составляется итоговая опись, в которой указывается окончательное число документов и листов.
Составляется лист-заверитель дела, подписывается его составителем. Если в будущем в закрытое дело будут вносится какие либо изменения, они фиксируются в этом листе.
.Далее личное дело подшивается. В конце каждого дела подшивается лист-заверитель, а в начале внутренняя опись.
Далее на титульном листе личного дела указывается дата его закрытия, с указанием приказа об увольнении и сроком хранения
Личные дела передаются в архив не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве.

Рубрика “Вопросы и ответы”

Вопрос №1. Я кадровик, если документы в одном личном деле нужно хранить пять лет, а другие семь, каким сроком руководствоваться?

Руководствоваться тем сроком, который длиннее, соответственно хранить семь лет

Согласно законодательству, личные дела (ЛД) обязательно должны вестись на служащих государственных учреждений, остальные предприниматели и юридические лица могут вести подобную документацию по желанию. Но иметь личное дело сотрудника на предприятии очень удобно, потому что вся информация на работника собрана в одном месте, и при желании руководитель или кадровик легко могут получить необходимые сведения о служащем даже без его непосредственного участия.

При этом необходимо помнить, что все предприниматели должны вести личные карточки своего персонала по унифицированной форме Т-2, которая была утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

Формирование личного дела сотрудника

Формированием ЛД занимается отдел кадров или ответственный за ведение самой кадровой документации сотрудник, если предприятие небольшое.

Указ Президента Российской Федерации от 01.06.1998 № 640 «О порядке ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации в порядке назначения и государственные должности Федеральной государственной службы» диктует порядок ведения ЛД федеральных государственных служащих, а Указ Президента Российской Федерации от 30.05.2005 № 609 «Об утверждении положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела» поясняет процедуру учета сведений о гражданских государственных служащих.

Для прочих тружеников никакого порядка не установлено, поэтому персональные данные на них можно вести так, как заведено на предприятии. Формирование личного дела работника начинается после оформления приказа о приеме на работу. Обычно сведения о сотрудниках ведут в папках-скоросшивателях.

Состав ЛД

Первым делом в папку сотрудника попадают документы, которые он предоставил в отдел кадров при устройстве на работу, постепенно туда будут добавляться прочие сведения о нем.

Как правило, личное дело работника содержит следующие документы:

заявление о приеме на работу;
анкету сотрудника или автобиографию;
трудовой договор, трудовое соглашение или контракт;
резюме;
личный листок по учету кадров (с дополнениями);
копии документов об образовании;
характеристику служащего или рекомендательные письма;
паспортные данные, копии свидетельства о браке и рождении детей;
копии документов об утверждении в должности;
копии приказов (или выписки из приказов) о приеме на работу, переводе, увольнении;
копии документов о награждении или наложении взыскания;
аттестационные листы;
должностные инструкции;
свидетельства, дипломы;
списки изобретений, научных трудов;
справки и другие документы, которые относятся к данному сотруднику;
внутреннюю опись документов, имеющихся в личном деле.

Внутренняя опись персональных данных служащего включает сведения о документах, содержащихся в личном деле, их порядковых номерах, индексах, датах и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. Документы ЛД и листы внутренней описи должны быть пронумерованы отдельно.

Внутреннюю опись составляет работник, ведущий персональные данные сотрудника. Документы в личном деле человека добавляются и учитываются в хронологическом порядке, по мере поступления новых данных. К таким данным относятся свидетельства, приказы по личному составу и выписки из них, справки – любые, подтвержденные документально сведения, имеющие отношения к работе сотрудника. Устное заявление служащего не является достаточным основанием для внесения изменений и дополнений в ЛД.

Титульный лист

Несмотря на вольную форму ведения личного дела работников на предприятиях, существует форма оформления титульного листа, установленная ГОСТом 17914-72, и лучше ее придерживаться.

Обложка ЛД сотрудника оформляется следующим образом:

в верхней правой части указывается порядковый номер дела;
посередине обложки указывают наименование структурного подразделения и предприятия, в котором работает человек;
ниже ставится надпись: «Личное дело №…» и дублируется номер из верхнего правого угла, еще ниже указывается фамилия, имя и отчество труженика;
в правом нижнем углу указывают дату начала и дату окончания дела, срок хранения и количество листов.

Журнал регистрации

На предприятии, где ведется трудовая история работников, должен быть заведен журнал (книга) учета личных дел служащих. Сотрудник, ответственный за ведение ЛД персонала, или отдел кадров фиксирует в нем порядковые номера этих документов (в хронологическом порядке), фамилии, имена и отчества работников. Также в журнале отмечают даты постановки (день приема сотрудника на работу) и даты снятия (день увольнения служащего) ЛД с учета.

Оформление ЛД

Личные дела сотрудников относятся к документам строгой отчетности. Из-за этого они должны храниться отдельно от трудовых книжек и находиться в сейфах или специальных металлических шкафах, как правило, в отделах кадров. Поскольку содержание ЛД работника относится к персональным данным (которые охраняются законодательно), доступ непосредственно к ним должен быть ограничен.

Все документы для формирования личного дела должны передаваться под роспись ответственному работнику отдела кадров (или иному назначенному сотруднику), который отвечает за само ведение подобной документации. Этот сотрудник также несет ответственность за сохранность папок. Хранить ЛД при этом можно в любом удобном порядке: по номеру или по алфавиту.

Оформление порядка ведения

Руководитель предприятия также должен издать отдельный документ, в котором устанавливается ознакомление с личными делами и порядок их выдачи, сотрудники, получающие допуск к пользованию персональными сведениями, а также лицо, ответственное за оформление ЛД работника.

Порядок выдачи

Следует помнить, что сотрудникам на руки их личные дела не выдаются. Служащий может ознакомиться непосредственно со всеми данными о себе только в отделе кадров, в присутствии ответственного работника, который должен отразить во внутренней описи факт ознакомления с ЛД. Сотрудники, которые имеют допуск к работе с этими сведениями, не имеют право вносить туда никаких изменений, изымать какие-либо документы и тому подобное. Любое изменение документации ЛД может совершать только то лицо, которое отвечает за ведение и хранение персональных данных в целом. После возвращения ЛД ответственному работнику он обязан проверить, все ли документы на месте и в первозданном виде.

Хранение личных дел

Личное дело сотрудника ведется до момента его увольнения с предприятия. После увольнения работника папка с персональными данными о нем передается на хранение в архив. В архиве документы также должны храниться в металлических шкафах или сейфах. Срок хранения для личных дел сотрудников установлен 75 лет, ЛД руководителей же хранятся постоянно (бессрочно).

Надеемся, наша статья подсказала вам, как вести личную документацию работников.