С 1 марта 2014 г. вступил в силу новый стандарт ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденный приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст. В связи с этим утратил силу ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».
С 1 марта 2014 г. вступил в силу новый стандарт ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденный приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст. В связи с этим утратил силу ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».
Принятие нового стандарта имеет целью нормирование терминов и определений основных понятий двух предметных областей – делопроизводства и архивного дела. Специальная терминология, установленная стандартом, рекомендуется к применению при проведении работ в сфере делопроизводства и архивного дела, а также в документации и в литературе по вопросам, относящимся к указанным областям.
Чем была вызвана необходимость переработки прежнего стандарта?
Необходимость переработки стандарта ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» была вызвана прежде всего изменениями, произошедшими в соответствующих предметных областях. Широкое внедрение информационных технологий, изменения нормативной правовой базы, появление электронных документов и др. самым серьезным образом повлияли и на практику документирования, и на процессы управления документами, и на организацию оперативного и архивного хранения документов. Все это привело не только к появлению новой специальной терминологии, но и к переосмыслению давно существующих терминов и необходимости формулировать их новые определения.
В последние годы в сфере информации и документации принимаются новые национальные стандарты на базе стандартов ИСО. Эти стандарты оказывают влияние и на терминосистемы делопроизводства и архивного дела: национальные терминосистемы заимствуют некоторые термины (достаточно привести в качестве примера термин «управление документами»). Влияние международных стандартов на отечественную терминосистему является предметом анализа, имеющего целью установление соответствий между понятиями, терминами и их определениями в национальной терминосистеме и терминосистеме, принятой международным сообществом, а также решение вопроса о включении международных терминов в национальную терминосистему делопроизводства и архивного дела.
Обоснованное, правомерное заимствование иностранной лексики предполагает в первую очередь то, что заимствуемое слово (термин) обозначает заимствуемое нами явление (понятие). Применение иностранных терминов для обозначения давно существующих процессов и действий в сфере делопроизводства и архивного дела не всегда целесообразно и может привести к путанице. Так, стандарт ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «СИБИД. Управление документами. Общие требования» в дополнение к уже существующей паре «делопроизводство» и «документационное обеспечение управления», воспринимаемой практиками как синонимы, ввел еще и третий термин – «управление документами». Причем определение этого термина в стандарте ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 по смыслу повторяет традиционное определение понятия «делопроизводство».
В последние 10-20 лет делопроизводство испытывает большое влияние со стороны информационно-коммуникационных технологий: появляются новые понятия и, соответственно, новые специальные термины, которые включаются в терминосистемы делопроизводства и архивного дела, расширяя их и влияя на содержание уже существующих понятий.
Все перечисленные выше обстоятельства сделали вопрос нормализации национальной терминосистемы вопросом первостепенной важности, от решения которого зависит дальнейшее развитие не только научных исследований, но и многих направлений практической деятельности. Это налагало на разработчиков стандарта ГОСТ Р 7.0.8-2013 особую ответственность, требуя проведения серьезных исследований перед разработкой стандарта.
Структура нового стандарта
ГОСТ Р 7.0.8-2013 нормирует терминоупотребление в двух смежных областях – делопроизводстве и архивном деле.
Новый стандарт, в отличие от ранее действовавшего ГОСТ Р 51141-98, не только включает большее количество терминов (в новом стандарте 171 термин, в старом – 143), но и отражает качественные изменения, произошедшие в терминосистеме с 1998 г.
В стандарт включены не только термины, обозначающие понятия, но и так называемые номены – номенклатурные названия или идентификаторы, к которым относятся, например, наименования организаций, должностей и др. В ГОСТ Р 7.0.8-2013 к номенам относятся такие термины, как:
- служба делопроизводства, архив, Архивный фонд Российской Федерации, государственный архив, муниципальный архив.
Основные разделы стандарта – разделы «Общие понятия», «Делопроизводство», «Архивное дело». Раздел «Общие понятия» включает термины, в равной степени употребляющиеся в делопроизводстве и архивном деле. Это такие термины, как:
- делопроизводство, архивное дело, управление документами, архив, документ, официальный документ, архивный документ, электронный документ, юридическая сила документа и др.
Раздел «Делопроизводство» представлен подразделами «Документирование» и «Организация работы с документами»; раздел «Архивное дело» – подразделами: «Хранение и учет архивных документов», «Комплектование архива», «Научно-информационная деятельность архива».
Термины расположены в систематизированном порядке, отражающем связи и отношения между ними в соответствующих терминосистемах. Для каждого понятия в стандарте установлен один стандартизированный термин. По правилам оформления, установленным для терминологических стандартов, термины набраны полужирным шрифтом, их краткие формы представлены аббревиатурой. Краткие формы терминов в виде аббревиатуры приводятся в том случае, если они закреплены терминоупотреблением, например:
- научно-справочный аппарат архива: НСАархива.
Термины-синонимы в стандарте набраны курсивом, например:
- согласование документа; визирование.
Ряд терминов содержит части, заключенные в круглые скобки, например:
- документационное обеспечение (управления), ДОУ;
- носитель (документированной) информации;
- аутентичность (электронного документа)и др.
При использовании термина, в том числе в документах по стандартизации, часть термина, заключенная в скобки, может быть опущена.
Термины-синонимы, не рекомендуемые к применению, приведены в круглых скобках после стандартизированного термина и обозначены пометкой «Нрк». Термины-синонимы с пометой «Нрк» присутствуют в качестве справочных и не являются стандартизованными, например:
- архив (Нрк. архивохранилище): Организация или структурное подразделение организации, осуществляющее комплектование, учет, хранение и использование архивных документов.
Стандартизованные термины набраны полужирным шрифтом, их краткие формы, представленные аббревиатурой, – шрифтом нормальной жирности, синонимы – курсивом.
Первые отклики на стандарт
Прежде чем мы перейдем к рассмотрению содержания нового терминологического стандарта, отметим, что хотя стандарт еще не вышел из печати, на него уже появились первые отклики.
В одной из публикаций в сети Интернет ГОСТ Р 7.0.8-2013 подвергся критике по ряду позиций, прежде всего с точки зрения его «наполненности» терминами.
Общее количество терминов нового стандарта (171) сравнивается с более чем двумя тысячами в Глоссарии Общества американских архивистов, что, по мнению критиков, говорит и невысоком качестве стандарта. В связи с этим необходимо заметить, что, во-первых, стандарт можно сравнивать только со стандартом, а глоссарий (словарь) –со словарем, а во-вторых, для специалистов общеизвестным является тот факт, что в терминологический стандарт, в отличие от словаря, включается только основная, базовая часть профессиональной терминологии, причем та ее часть, которая является достаточно устоявшейся и апробированной практикой терминоупотребления. Этим стандарт отличается от терминологического словаря, задача которого состоит в нормализации, насколько возможно, всей терминологии предметной области.
Для сравнения: терминологическая часть MoReq (а MoReq – это спецификация или, иначе говоря, региональный стандарт) включает чуть более 70 терминов.
Подробную информацию о новом стандарте с примерами и разъяснениями читайте в статье зам. директора ВНИИДАД, канд. ист. наук В.Ф. Янковой и зав. сектором ВНИИДАД М.В. Бельдовой в №6 2014 журнала
Новый стандарт ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» является результатом кропотливого анализа практики национального терминоупотребления и разработчики стандарта надеются на то, что он не только послужит для многих специалистов квалифицированным руководством в области терминологии, но и станет для кого-то материалом для размышлений и поводом высказаться.
С тандартизация в России осуществляется в соответствии с принципом добровольного применения документов в области стандартизации (см. ст. 12 Федерального закона от 27.12.2002 №184-ФЗ «О техническом регулировании»). Таким образом, строго говоря, ГОСТы не обязательны к применению, и следовать им или нет, компания решает сама . Однако это совсем не означает, что для делопроизводства коммерческих организаций нет вообще никаких правил. Они могут и должны быть установлены как федеральными или отраслевыми нормами, так и локальными нормативными актами компании.
ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007
ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования» произвел своего рода революцию в сфере российского делопроизводства - впервые требования к организации работы с документами были приведены в соответствие с международными стандартами, а процесс управления документами был возведен в одну из важнейших функций менеджмента .
Например, ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 ввел принципиально новое толкование термина «документ» : это «зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или частным лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности». Сравните с определением в ГОСТе Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»: «документ, документированная информация - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать».
Этот стандарт регулирует процессы управления документами государственных, коммерческих и общественных организаций, предназначенными для внутреннего или внешнего пользования. Его положения являются рекомендациями по созданию систем управления документами, включению в них документов, а также обеспечению соответствия документов установленным в стандарте характеристикам.
ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 обязателен для исполнения в организациях, аттестующихся на соответствие международным стандартам. Система менеджмента качества требует создания системы управления документами, являющейся неотъемлемой частью системы управления организацией. В других компаниях применение документа осуществляется на добровольной основе.
ГОСТ Р 6.30-2003
ГОСТ Р 6.30-2003 имеет длинное название: «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» .
Этот ГОСТ без преувеличения должен быть настольной книгой любого делопроизводителя. На данный момент это один из немногих нормативных документов по делопроизводству, содержащих практические рекомендации по оформлению документов . В частности, он устанавливает:
- состав реквизитов документов ;
- требования к оформлению реквизитов документов;
- требования к бланкам документов , включая бланки с воспроизведением Государственного герба РФ.
Еще были выпущены Методические рекомендации по внедрению ГОСТа Р 6.30-2003 (их полное наименование звучит так: «Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов. Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003»).
Это менее известный документ по сравнению с тем, который он толкует, но столь же ценный практически. Дополнительную ценность Методическим рекомендациям придают Примерный перечень документов, подлежащих утверждению (Приложение 7) и Примерный перечень документов, на которые ставится оттиск гербовой печати (печати с изображением товарного знака или знака обслуживания) (Приложение 8).
Свернуть Показать
Вера Иритикова
Действующий уже более десяти лет ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» содержит правила и требования, в которых отразилась традиция оформления русского текстового документа, проверенная временем и подтвержденная практикой унификации и стандартизации документов.
Данный стандарт можно рассматривать в качестве преемника ранее действовавших стандартов на оформление организационно-распорядительных документов. Первые версии подобных стандартов разрабатывались в 1969 и 1970 гг. А наиболее известными и достаточно долго действовавшими стали стандарты ГОСТ 6.38-72 и ГОСТ 6.39-72 (требования к оформлению реквизитов и к формуляру-образцу устанавливались раздельно; изменения вносились в 1978 г.), а также ГОСТ 6.38-90, в котором были «объединены» требования к формуляру-образцу и оформлению реквизитов, и его преемник - ГОСТ Р 6.30-97 с точно таким же названием.
В ГОСТе Р 6.30-2003 зафиксирована область его применения: организационно-распорядительные документы (ОРД), которые включены в класс 0200000 Общероссийского классификатора управленческой документации (ОКУД; ОК 011-93). Но состав документов данного класса ОКУД давно не пересматривался (только в 2013 году Росархиву дано правительственное поручение пересмотреть видовой состав документов данного класса и дать предложения по их унификации), за это время в практике управления широкое распространение получили новые виды документов, а для документирования управления персоналом вообще в качестве универсальных начали использоваться формы первичных учетных документов. Поэтому сфера применения данного стандарта и изменилась, и существенно расширилась. Например, новыми видами документов, которые тоже оформляются по требованиям ГОСТа Р 6.30-2003, стали:
- в подсистеме организационных документов - концепция, стратегия, политика;
- в подсистеме распорядительных документов - поручение, а кроме того, распоряжения издаются по основной деятельности гораздо чаще указаний;
- в подсистеме информационно-справочных документов - служебная записка.
Основные идентификационные реквизиты документов, принадлежащих к иным системам документации (дата, подпись, индекс, наименование вида), оформляются практически так же, как устанавливает данный стандарт, несмотря на то, что он имеет рекомендательный характер.
ГОСТ Р 6.30-2003 сохраняет свое значение и в методологическом, и в практическом смысле. Стандарт устанавливает:
- состав реквизитов организационно-распорядительных документов; этот состав является максимальным, т.е. представляет собой общий список реквизитов, которые могут быть использованы при оформлении документов ОРД; и особенно важно установление точных терминологических названий этих реквизитов (искажение названий реквизитов допущено в Правилах делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти);
- требования к оформлению каждого из реквизитов;
- стандартные форматы бумаги, применяемые при оформлении документов ОРД;
- схемы расположения реквизитов на листах бумаги стандартного формата, т.е. формуляр-образец документов системы ОРД на базе конструкционной сетки с определением границ размещения каждого реквизита;
- типы и виды бланков, применяемых для оформления документов ОРД;
- примеры (в стандарте названы образцами) общего бланка, бланков писем и бланка приказа.
В процессе создания электронных документов в статусе оригиналов регламентация требований к их оформлению по данным, уже проверенным практикой, становится еще более актуальной (конечно, с учетом их гармонизации с ограничениями форматов представления электронных документов).
Поскольку международной практикой стандартизации установлен 10-летний цикл пересмотра стандартов, надеемся, что в ближайшем будущем будет подготовлена новая редакция данного стандарта. Основными направлениями модернизации требований к оформлению документов в настоящее время можно считать следующие:
- классификация собственно реквизитов документов и отметок, которые отражают процессы его обработки в бумажном или электронном виде с выходом на регламентацию обязательных метаданных документа, создаваемого исключительно в электронном виде;
- установление правил оформления реквизитов документов и отметок на документе с учетом применения унифицированных форм для создания документов, в том числе в электронной форме;
- создание правил единообразного визуального отображения (визуализации) электронного документа, его основных реквизитов, технологических делопроизводственных отметок, подтверждаемых действий с ним (транзакций) и метаданных;
- регламентация требований к электронным бланкам документов (электронным шаблонам) и т.п.
ГОСТ 51141-98
ГОСТ 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» устанавливает термины и определения понятий в области делопроизводства и архивного дела. Следует быть внимательным и учитывать почтенный возраст этого документа - многие термины делопроизводства были вновь истолкованы ГОСТом Р ИСО 15489-1-2007.
Свернуть Показать
Вера Иритикова , профессиональный управляющий документами, документовед, эксперт Гильдии Управляющих Документацией
Действующий ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» тоже имеет свою историю. Практически с неизменным названием и с небольшими корректировками он действовал с 1970 г. (ГОСТ 16487-70). Его преемником стал ГОСТ 16487-83, а с 1 января 1999 г. данный стандарт действует в статусе стандарта Российской Федерации с обозначением ГОСТ Р 51141-98.
Область его применения - все виды документации и литература по делопроизводству и архивному делу. Данный стандарт содержит стандартизированные термины с определениями, включающими общие понятия данной предметной области. Базовыми и актуальными являются определения терминов «документ; документированная информация», «реквизит документа», «юридическая сила документа», «документирование», «система документации», «архивный документ», «архивный фонд», «документальный фонд» и другие.
Но в связи со значительным обновлением и изменениями терминосистемы, вызванными внедрением концепции управления документами, в 2012-2013 гг. ВНИИДАД разработал и подготовил к утверждению новый терминологический стандарт в области делопроизводства и архивного дела, введение которого в действие (уже с новым номером) планируется с 1 марта 2014 г.
ГОСТ Р 54471-2011
ГОСТ Р 54471-2011/ISO/TR 15801:2009 «Системы электронного документооборота. Управление документацией. Информация, сохраняемая в электронном виде. Рекомендации по обеспечению достоверности и надежности» - самый «свежий» из интересующих нас стандартов. Он был введен в действие 1 августа 2012 года в соответствии с приказом Министерства промышленности и торговли РФ от 18.10.2011 №466-ст. Применение стандарта добровольно.
Документ будет полезен не только компаниям, использующим СЭД, но и всем остальным, ведь электронными средствами связи и передачи информации сегодня пользуются, пожалуй, абсолютно все. Стандарт содержит описание рекомендуемой практики хранения деловой и иной информации в электронной форме.
ГСДОУ
«Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения» была утверждена приказом Главархива СССР в 1988 году. Несмотря на солидный для документа возраст, ГСДОУ до сих пор действует в части, не противоречащей более современным нормам.
ГСДОУ представляет собой совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах госуправления, на предприятиях, в учреждениях и общественных организациях. Это серьезный и полный документ, но обращаться к нему, к сожалению, приходится не часто, так как многие вопросы уже пересмотрены более современными стандартами.
Свернуть Показать
Вера Иритикова , профессиональный управляющий документами, документовед, эксперт Гильдии Управляющих Документацией
«Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения» - это полное название документа, который более известен под сокращенным наименованием ГСДОУ. Документ был одобрен коллегией Главархива СССР 27.04.1988 и приказом Главархива СССР от 25.05.1988 № 33.
ГСДОУ была разработана в развитие основных положений Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД; М., 1974) и имела промежуточный вариант с названием Единая государственная система документационного обеспечения управления (ЕГСДОУ).
В ГСДОУ закрепляются правила и принципы, устанавливающие единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в условиях, когда в этих процессах стали активно применяться средства механизации и автоматизации работы с документами, а в управление отраслями народного хозяйства внедрялись автоматизированные системы управления (АСУ на базе «больших» ЭВМ), что требовало классификации и унификации не только документов, но и содержащейся в них информации. На основе ГСДОУ и государственных стандартов организации обязаны были регламентировать состав применяемых документов, разрабатывать и применять унифицированные формы документов, закрепляя их в табелях документов, которые в настоящее время ведутся как табели применяемых в организации унифицированных форм документов.
ГСДОУ всегда рассматривалась как основной нормативно-методический документ, закрепляющий единые организационные основы создания системы делопроизводства (системы ДОУ) в любых органах государственного управления, на предприятиях, в учреждениях и даже в общественных организациях. Под действие ГСДОУ формально не подпадали советские органы, партийные, профсоюзные, комсомольские организации и органы управления отраслями, которые действовали на основании уставов (железные дороги, гражданская авиация, морской и речной транспорт, а также оборона), но в оформлении основных реквизитов документов (автор, дата, индекс, подпись) общие правила тем не менее соблюдались.
Нормативный аспект ГСДОУ обеспечивался тем, что устанавливаемые ею правила документирования и оформления документов базировались на требованиях государственных стандартов ГОСТ 6.38-90, ГОСТ 6.10.5-87, которые имели обязательный характер и статус нормативно-технических документов. На требованиях ГОСТ 6.10.4-84 и ГОСТ 6.10.1-88 базировались и нормативные требования ГСДОУ к оформлению реквизитов и работе с машиночитаемыми документами (сейчас мы их называем электронными документами) и машинограммами. Принцип единообразного и формализованного описания реквизитов машиночитаемых документов на основе общесоюзных классификаторов (ОКПО, ОКУД, ОКВЭД и др., которые теперь известны как общероссийские классификаторы и имеют статус стандартов) остается актуальным и применяется в современных информационных системах (например, в МЭДО), т.к. основа для функционирования всех СЭД - система классификаторов и справочников.
Правила организации работы с документами и принципы документооборота, установленные ГСДОУ, всегда рассматривались в методическом аспекте. Предусматривалось, что в их развитие Главархив СССР и Госстандарт СССР разработают конкретную общесоюзную нормативно-методическую базу по совершенствованию ДОУ, а отраслевые и республиканские министерства будут разрабатывать комплексы нормативных и методических документов по совершенствованию работы с документами в отраслях в рамках своих полномочий. Основные положения ГСДОУ были проиллюстрированы в Сборнике плакатов и учебных форм основных организационно-распорядительных документов, который был подготовлен ВНИИДАД в 1991 г.
К сожалению, по результатам проведенной административной реформы в настоящее время Росархив утратил функцию методического руководства делопроизводством в стране, а Росстат уже не утверждает унифицированные формы документов.
Тем не менее общие положения ГСДОУ получили свое развитие и послужили основой для разработки Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации (1993 г.) и двух Типовых инструкциях по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (первая утв. приказом Росархива от 27.11.2000 № 68, а вторая, с таким же названием, утверждена приказом Минкультуры от 08.11.2005 № 536, зарегистрирована Минюстом России в 2006 г. и утратила силу в связи с утверждением Правил делопроизводства в 2009 г.).
В настоящее время ГСДОУ следует рассматривать как методический документ, содержащий правила и принципы высокого уровня, которые обоснованы методологией документоведения и подтверждены практикой делопроизводства. На их основе строится нормативно-методическая база современного делопроизводства, которая в основном развивает и конкретизирует основные положения ГСДОУ в условиях внедрения систем электронного документооборота. Кроме того, принципы и правила ГСДОУ сейчас пересказаны (к сожалению, без сноски на источник) многими авторами практических пособий по делопроизводству.
Формально ГСДОУ не отменена, но в настоящее время ее уже можно отнести к категории источников, т.к. на ее методических принципах продолжает развиваться система правил документирования, организации документооборота и формирования документального фонда организации, которая закрепляется действующими Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утв. постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477, с изменениями от 07.09.2011), ГОСТом Р 6.30-2003, стандартами ГОСТ Р ИСО по управлению документами, Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. приказом Росархива от 23.12.2009 № 76), Основными правилами работы архивов организаций (одобрены коллегией Росархива 06.02.2002) и т.п. А работа с электронными документами, включая определение их предметной сущности, а также организация электронного взаимодействия и документооборота, виды электронных подписей и правила их применения и т.п. регламентируется и законодательством, и соответствующими нормативными правовыми актами Правительства Российской Федерации.
Навигатор по ГОСТам
Предлагаем вам своего рода предметный указатель, который поможет делопроизводителям ответить на сакраментальный вопрос «Где это написано?» Графа «Вопрос» содержит ключевые слова вопросов, ежедневно возникающих в работе служб ДОУ. Графа «Где это написано?» содержит ссылку на ГОСТ и его пункт, в котором можно прочитать информацию по запросу (кроме ГОСТов, в этой таблице мы будем ссылаться и на Методические рекомендации по внедрению ГОСТа Р 6.30-2003, именуя их «Метод. рекомендации»).
Таблица
Навигатор по ГОСТам в сфере ДОУ
Свернуть Показать
Национальные стандарты Российской Федерации по управлению документами, разработанные на основе международных стандартов ИСО требуют хоть и краткого, но отдельного обзора. Они занимают свое место в нормативно-методической базе делопроизводства. Для внедрения и применения их требований от работников служб ДОУ требуется высочайший профессионализм и специальная подготовка. Читайте статью «Российские стандарты по управлению документами, разработанные на основе международных документов: краткий обзор »
ГОСТ Р 7.0.8-2013
НАЦИОНАЛЬНЫЙ СТАНДАРТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО И АРХИВНОЕ ДЕЛО
Термины и определения
System of standards on information, librarianship and publishing. Records management and organization of archives. Terms and difinitions
Дата введения 2014-03-01
Предисловие
1 РАЗРАБОТАН Федеральным бюджетным учреждением "Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела" (ВНИИДАД) Федерального архивного агентства
2 ВНЕСЕН Техническим комитетом по стандартизации ТК 191 "Научно-техническая информация, библиотечное и издательское дело"
3 УТВЕРЖДЕН И ВВЕДЕН В ДЕЙСТВИЕ Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 17 октября 2013 г. № 1185-ст
4 В настоящем стандарте реализованы нормы федеральных законов от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации", от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации".
5 ВЗАМЕН ГОСТ Р 51141-98
Правила применения настоящего стандарта установлены в ГОСТ Р 1.1-2012 (раздел 8). Информация об изменениях к настоящему стандарту публикуется в ежегодном (по состоянию на 1 января текущего года) информационном указателе "Национальные стандарты", а официальный текст изменений и поправок - в ежемесячном информационном указателе "Национальные стандарты". В случае пересмотра (замены) или отмены настоящего стандарта соответствующее уведомление будет опубликовано в ближайшем выпуске ежемесячного информационного указателя "Национальные стандарты". Соответствующая информация, уведомление и тексты размещаются также в информационной системе общего пользования - на официальном сайте Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии в сети Интернет (gost.ru)
Введение
Установленные в стандарте термины расположены в систематизированном порядке, отражающем терминологическую систему понятий в области делопроизводства и архивного дела.
Для каждого понятия установлен один стандартизированный термин.
Стандартизированные термины набраны полужирным шрифтом, их краткие формы представлены аббревиатурой, а синонимы - курсивом.
Термины-синонимы без пометы "Нрк" приведены в качестве справочных данных и не являются стандартизованными.
Заключенная в круглые скобки часть термина может быть опущена при использовании термина в документах по стандартизации.
Термины, в определении которых разработчики не пришли к единому мнению, содержат два варианта определений, указанных под одним номером.
Помета, указывающая на область применения многозначного термина, приведена в круглых скобках светлым шрифтом после термина. Помета не является частью термина.
Приведенные определения можно при необходимости изменять, вводя в них производные признаки, раскрывающие значения используемых в них терминов, указывая объекты, входящие в объем определяемого понятия. Изменения не должны нарушать объем и содержание понятий, определенных в данном стандарте.
Стандартизованные термины набраны полужирным шрифтом, их краткие формы, представленные аббревиатурой, - светлым, синонимы - курсивом.
1 Область применения
Настоящий стандарт устанавливает термины и определения основных понятий, используемые в области делопроизводства и архивного дела.
Термины, установленные настоящим стандартом, рекомендуются для применения во всех видах документации и литературы по делопроизводству и архивному делу, входящих в сферу действия работ по стандартизации и (или) использующих результаты этих работ.
2 Нормативные ссылки
В настоящем стандарте использованы нормативные ссылки на следующие стандарты:
ГОСТ Р 1.2-2004 Стандартизация в Российской Федерации. Стандарты национальные Российской Федерации. Правила разработки, утверждения, обновления и отмены
ГОСТ Р 1.5-2004 Стандартизация в Российской Федерации. Стандарты национальные Российской Федерации. Правила построения, изложения, оформления, обозначения
ГОСТ Р ИСО 704-2010 Терминологическая работа. Принципы и методы
Примечание - При пользовании настоящим стандартом целесообразно проверить действие ссылочных стандартов в информационной системе общего пользования - на официальном сайте Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии в сети Интернет или по ежегодному информационному указателю "Национальные стандарты", который опубликован по состоянию на 1 января текущего года, и по выпускам ежемесячного информационного указателя "Национальные стандарты" за текущий год. Если заменен ссылочный стандарт, на который дана датированная ссылка, то рекомендуется использовать версию этого стандарта с указанием выше годом утверждения (принятия). Если после утверждения настоящего стандарта в ссылочный стандарт, на который дана датированная ссылка, внесено изменение, затрагивающее положение, на которое дана ссылка, то это положение рекомендуется применять без учета данного изменения. Если ссылочный стандарт отменен без замены, то положение, в котором дана ссылка на него, рекомендуется применять в части, не затрагивающей эту ссылку.
3 Термины и определения
3.1 Общие понятия
1 делопроизводство : Деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов.
2 документационное обеспечение (управления), ДОУ : Деятельность, целенаправленно обеспечивающая функции управления документами.
3 управление документами : Деятельность, обеспечивающая реализацию единой политики и стандартов по отношению к документальному фонду организации.
4 архивное дело : Деятельность, обеспечивающая организацию хранения, комплектования, учета и использования архивных документов.
5 служба делопроизводства : Структурное подразделение, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других подразделениях организации.
6 архив (нрк архивохранилище) : Организация или структурное подразделение организации, осуществляющее комплектование, учет, хранение и использование архивных документов.
7 документ : Зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
8 официальный документ : Документ, созданный организацией, должностным лицом или гражданином, оформленный в установленном порядке.
9 архивный документ : Документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для граждан, общества, государства.
10 электронный документ : Документ, информация которого представлена в электронной форме.
11 документированная информация : Структурированная информация, зафиксированная на носителе.
12 носитель (документированной) информации : Материальный объект, предназначенный для закрепления, хранения (и воспроизведения) речевой, звуковой или изобразительной информации.
14 юридическая значимость документа : Свойство документа выступать в качестве подтверждения деловой деятельности либо событий личного характера.
15 юридическая сила документа : Свойство официального документа вызывать правовые последствия.
16 аутентичность (электронного документа) : Свойство электронного документа, гарантирующее, что электронный документ идентичен заявленному.
17 достоверность (электронного документа) : Свойство электронного документа, при котором содержание электронного документа является полным и точным представлением подтверждаемых операций, деятельности или фактов и которому можно доверять в последующих операциях или в последующей деятельности.
18 целостность (электронного документа) : Состояние электронного документа, в который после его создания не вносились никакие изменения.
19 пригодность для использования (электронного документа) : Свойство электронного документа, позволяющее его локализовать и воспроизвести в любой момент времени.
20 подлинный документ : Документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения.
21 подлинник документа : Первый или единственный экземпляр документа.
22 дубликат документа : Повторный экземпляр подлинника документа.
23 копия документа : Экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа.
24 электронная копия документа : Копия документа, созданная в электронной форме.
25 заверенная копия документа : Копия документа, на которой в соответствии" с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость.
26 выписка из документа : Копия части документа, заверенная в установленном порядке.
27 письменный документ : Документ, информация которого зафиксирована знаками письменности.
28 текстовой документ : Содержащий речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи.
29 изобразительный документ : Документ, воспроизводящий внешний вид и/или внутреннюю структуру какого-либо объекта.
30 фотодокумент : Изобразительный документ, созданный фотографическим или электронным (цифровым) способом, фиксирующий информацию в виде отдельных изображений - статичных образов.
Правила применения настоящего стандарта установлены в ГОСТ Р 1.1-2012 (раздел 8). Информация об изменениях к настоящему стандарту публикуется в ежегодном (по состоянию на 1 января текущего года) информационном указателе "Национальные стандарта", а официальный текст изменений и поправок - в ежемесячном информационном указателе "Национальные стандарты". В случае пересмотра (замены) или отмены настоящего стандарта соответствующее уведомление будет опубликовано в ближайшем выпуске ежемесячного информационного указателя "Национальные стандарты". Соответствующая информация, уведомление и тексты размещаются также в информационной системе общего пользования - на официальном сайте Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии в сети Интернет (gost.ru)
Делопроизводство
Депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации
Документ
Документ Архивного фонда Российской Федерации
Документ временного срока хранения
Документ постоянного срока хранения
Документальная выставка
Документальный фонд
Документационное обеспечение (управления), ДОУ
Документированная информация
Документирование
Документооборот
Документопоток
Достоверность (электронного документа)
Доступ к документу
Дубликат документа
Заверенная копия документа
Заголовок дела
Единица учета архивных документов
Единица хранения архивных документов
Изобразительный документ
Индекс дела
Индивидуальный срок исполнения документа
Информационная деятельность архива
Использование архивных документов
Историческая справка к архивному фонду
Источник комплектования (архива)
Каталогизация архивных документов
Кинодокумент
Комплектование архива
Конвертирование (электронных документов), конвертация (электронных документов)
Контроль исполнения документов
Консервация архивного документа
Копия документа
Критерии экспертизы ценности документов
Лист-заверитель дела
Лист согласования (визирования) документа
Лист фонда
Место составления (издания) документа
Метаданные
Миграция (электронных документов)
Муниципальный архив
Научно-справочный аппарат архива, справочно-поисковые средства архива; НСА архива
Номенклатура дел
Носитель (документированной) информации
Обзор архивного фонда
Обеспечение сохранности документов
Обеспечение физико-химической сохранности документов
Объединенный архивный фонд
Объем документооборота
Ограничение доступа к архивным документам
Оперативное хранение документов
Описание архивных документов
Описательная статья архивного справочника
Опись дел, документов
Опись дел структурного подразделения
Организация пользования архивными документами
Особо ценный документ
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело
Итак, с 1 марта 2014 года старый добрый терминологический ГОСТ Р 51141-98 перестал действовать, и его заменило новое детище ВНИИДАД – ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», с которым нам, скорее всего, придётся прожить довольно долго.
Текст нового стандарта доступен по адресу http://protect.gost.ru/v.aspx?control=8&baseC=6&page=5&month=4&year=2014&search=&RegNum=1&DocOnPageCount=15&id=178513
.
[Дополнение от 21.04.2014:
Устаревшая гиперссылка заменена на новую]
Что в идеале хотелось бы получить в результате пересмотра стандарта отраслевой терминологии 15-летней давности? Я бы выделила следующие моменты:
- Удаление устаревших и неиспользуемых терминов, в первую очередь, относящихся к забытым уже технологиям;
- Пополнение профессионального словаря терминами, отражающими новые виды деятельности, новые идеи, концепции и технологии;
- Пересмотр определений тех терминов, которые применимы к документам и информации вне зависимости от используемых технологий и вида носителя – в первую очередь с тем, чтобы убрать ориентацию этих определений на какие-то отдельные технологии.
Новый стандарт оставляет двоякое впечатление – видны робкие попытки движения вперед, но, - именно в силу их недостаточной энергичности, - документ в целом откатывается назад, не успевая за стремительными изменениями как в отрасли, так и в «большом» мире.
Итоги работы над новым стандартом чем-то напоминают мне сцену, которую я уже несколько раз наблюдала в реальной жизни: Женщина прожила долгую жизнь, стала бабушкой и прабабушкой, и за это время «обросла» множеством вещей, которые захламляют её квартиру. Какие-то из этих вещей ценные и нужные, какие-то – не очень, что-то дорого как память, а о некоторых даже сложно вспомнить, откуда они взялись и для чего когда-то использовались. К бабушке на выходные приезжает внук (сам уже не юноша) и уговаривает её избавиться хотя бы от части барахла. После долгих споров и уговоров на помойку отправляется разношёрстная коллекция предметов, котрой бы мог позавидовать местный краеведческий музей, но вот от предложения купить или принять в подарок современную технику бабушка отказывается наотрез. Соглашается лишь на новый телефонный аппарат с большими кнопками и громким звонком – и знать не хочет никаких смартфонов, планшетов и Интернетов…
Так и здесь. Авторы действительно почистили стандарт от ряда терминов, которые практически уже не используются ни в живом общении, ни в профессиональной литературе (при этом чисто по-нашему вместе с водой выплескивая иногда и «младенца»). А вот с пополнением словаря и с пересмотром морально устаревших определений получилось как-то не очень.
Чтобы не быть голословной, приведу некоторые факты и цифры. Прежний стандарт ГОСТ Р 51141-98 содержал 140 терминов. Первоначально в проект нового стандарта вошли 233 термина, однако в окончательной редакции их осталось только 174.
Что ушло
Из стандарта исчезло 39 терминов – большинство вполне заслуженно, но, думаю, исключение некоторых терминов вызовет у специалистов вопросы. Вот их список:
Что появилось нового
- архивная опись
- беловой документ
- ведомственное хранение архивных документов
- вид письменного документа
- видеограмма документа
- внешние признаки документа
- внутренний документ
- входящий документ ; поступивший документ
- государственная часть Архивного Фонда Российской Федерации
- государственное хранение архивных документов
- документ личного происхождения
- документ на машинном носителе
- доступ к архивным документам
- дублетный документ
- заголовок официального документа
- запретная дата документа
- зона унифицированной формы документа
- иконографический документ
- исходящий документ ; отправляемый документ
- карточка (архивного) фонда
- машинописный документ
- межархивный справочник
- наименование документа
- негосударственная часть Архивного Фонда Российской Федерации
- ограничительный срок секретного хранения архивных документов
- организационно-распорядительный документ
- организация работы с документами
- переменная часть реквизита документа
- постоянная часть реквизита документа
- правила документирования
- рукописный документ
- служебное поле унифицированной формы документа
- служебный документ
- срок исполнения документа
- унифицированная система документации; УСД
- формуляр-образец документа
- хранение архивных документов
- ценность архивного документа
- черновой документ
Всего появился 71 термин, которых не было в старом ГОСТе. Из закона об архивном деле взято 9 ранее отсутствовавших терминов:
- владелец архивных документов
- временное хранение документов
- государственный архив
- документ Архивного фонда Российской Федерации
- муниципальный архив
- особо ценный документ
- пользователь архивными документами
- уникальный документ
- упорядочение архивных документов
Нужно также отметить, что авторам, ни пользователям стандарта не позавидуешь в плане определений. Ряд определений в стандарте существенно расходится с определениями, данными в законе (иногда в лучшую сторону) – примером служит определение «архивного документа». Мне кажется, что, во избежание проблем в случае судебных разбирательств, следовало бы обязательно приводить (при наличии, со ссылками) определения из законодательства – параллельно с теми, которые авторы считают более правильными с научно-практической точки зрения. Каким бы плохими они ни были, суд будет описаться именно на определения, данные в законе – и их надо знать.
Стандарт пополнился (и это здорово!) рядом терминов из очень хорошего стандарта ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Это следующие 8 терминов:
- аутентичность (электронного документа)
- достоверность (электронного документа)
- доступ к документу
- конвертирование (электронных документов), конвертация (электронных документов)
- метаданные
- миграция (электронных документов)
- пригодность для использования (электронного документа)
- целостность (электронного документа)
Ещё обиднее то, что из ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 можно было взять ряд куда более современных и признанных международным сообществом определений ключевых терминов (таких, как «документ») – но, наверное, от данного коллектива этого трудно было ожидать.
Из прочих новых терминов где-то десяток можно считать отражающими новые технологии и нормативно-правовую среду; однако куда больше среди нововведений реликтов бумажного прошлого – иногда кажется, что авторы не понимают разницы между терминологическим стандартом и перечнем традиционных типовых реквизитов или же учетных форм. Вот их список:
Вывод отсюда следует достаточно печальный: если лишь треть новых терминов пришла из настоящего/будущего, и две трети – из прошлого, то стандарт буквально сделал «шаг вперед и два шага назад»:)
- адресат
- альбом унифицированных форм документов
- архивный шифр
- вид документа
- видеодокумент
- включение документа в СЭД
- выписка из документа
- государственный регистрационный номер документа
- документальная выставка
- документопоток
- каталогизация архивных документов
- консервация архивного документа
- критерии экспертизы ценности документов
- лист согласования (визирования) документа
- лист-заверитель дела
- место составления (издания) документа
- научно-справочный аппарат архива, справочно-поисковые средства архива; НСА архива
- обзор архивного фонда
- ограничение доступа к архивным документам
- оперативное хранение документов
- описание архивных документов
- описательная статья архивного справочника
- опись дел структурного подразделения
- опись дел, документов
- организация пользования архивными документами
- отметка о заверении копии
- отметка о наличии приложения
- отметка о поступлении документа
- отметка об исполнении документа и направлении его в дело
- официальное опубликование документа
- первичная обработка документов; экспедиционная обработка документов
- печать
- плотность документопотока
- подписание (документа)
- пользование архивными документами
- предварительное рассмотрение документов
- признаки заведения дела
- регистрационно-учетная форма
- служба делопроизводства
- собственник архивных документов
- согласование документа; визирование
- средства документирования
- срок хранения документов
- топографический указатель
- уничтожение документов
- управление документами
- утверждение документа
- хранение документов
- электронная копия документа
- электронная подпись
- электронное дело
- электронный документ
- электронный документооборот
- юридическая значимость документа
Размножение делением
В двух случаях термины, которые старый ГОСТ рассматривал как синонимы, были (на взгляд, необоснованно) выделены в отдельные статьи.
- Вместо статьи «1 делопроизводство; документационное обеспечение управления» появились статьи «1 делопроизводство» и «2 документационное обеспечение (управления), ДОУ»;
- Вместо статьи «3 документ; документированная информация» появились статьи «7 документ» и «11 документированная информация»
(Продолжение следует, см.
