Путевой лист на месяц. Новые путевые листы на легковые автомобили

Путевой Лист автомобиля

Путевые листы

Изменения в путевых листах вступили в силу в декабре 2017 (приказ Минтранса России от 07.11.2017 № 476).

В путевой лист с 2018 года теперь обязательно вносится ОГРН и данные о предрейсовом техосмотре.

Отменена круглая печать на бланке, если ее использование не предусмотрено Уставом.

Если организация решила утвердить свою форму путевых листов, то следует учесть обязательные требования:

Наименование документа, номер и дата его выдачи (при проставлении нумерации необходимо соблюдать хронологию);

Срок действия путевого листа (максимальный период — один месяц);

Информация о собственнике автомобиля с обязательным указанием ОГРН;

Информация о водителе транспортного средства (Ф.И.О., номер водительского удостоверения);

Сведения об автомобиле (государственный номерной знак, марка);

Данные спидометра перед выездом в рейс и по возвращении в гараж;

Дата и время начала рейса и возвращения на стоянку;

Подпись и Ф.И.О. ответственного работника, который указал показания одометра, дату и время;

Дата и время предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя;

Штамп, подпись и Ф.И.О. медработника, который провел медицинский осмотр;

Информация о прохождении предрейсового технического осмотра с указанием даты и времени (ДД/ММ/ГГГГ, а также часы и минуты).

Подпись и Ф.И.О. ответственного за техосмотр транспортного средства (механик, контролер, мастер).

Заполненный документ подписью заверяет диспетчер и руководитель учреждения или уполномоченные руководителем лица.

Если компания использует печать, то путевой лист скрепляется печатью.

Путевой лист составляется в одном экземпляре и выдается водителю на руки. По окончании рейса водитель должен сдать его ответственному лицу для подписи.

Путевой лист 2018 необходим не только для списания расходов и подтверждения их в налоговой инспекции. Он нужен водителю в рейсе для подтверждения сотрудникам ГИБДД законности использования автомобиля, перевозки пассажиров или груза.

Если инспектору ГИБДД не предоставить бланк, то водителю грозит штраф от 500 до 3000 рублей (ст. 12.3 КоАП РФ.).

Правила заполнения путевого листа

Для каждого типа автомобилей Минтранс утвердил новые путевые листы 2018 года.

Путевой лист необходим, чтобы:

Списать компенсацию за использование личного имущества, если сотрудник ездит на своей машине по делам компании;

Подтвердить реальность сделки по перевозке грузов .

Как часто оформлять путевые листы

Периодичность составления путевых листов зависит от того считается компания автотранспортным предприятием или нет.

Автотранспортные компании оформляют путевые листы ежедневно и они действительны в течение одного дня (смены).

На более длительный срок путевые листы выписывают только при командировках . Тогда водитель сам записывает подробный маршрут с указанием соответствующих дат.

Организации, которые не относятся к автотранспортным, оформляют путевые листы с той периодичностью, которая позволяет обосновать расходы на ГСМ и как минимум один раз в месяц.

Форма путевого листа

Если компания не автотранспортное предприятие, то она может оформить путевые листы по унифицированной форме или по самостоятельно разработанной форме.

Путевые листы оформляются независимо от того свой автомобиль или арендованный .

Унифицированные образцы путевых листов утверждены постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78.

Если унифицированные образцы путевых листов не подходят компании (например, часть реквизитов не используется или нет необходимых показателей), то она может сама разработать бланк.

Собственный бланк должен соответствовать требованиям законодательства к первичным документам (ч. 2 ст. 9 ФЗ от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

Применение собственных путевых листов фиксируется в учетной политике (п. 4 ПБУ 1/2008).

Заполнение Путевых Листов

При выезде автомобиля и после возвращения в гараж, путевой лист проверяет механик или сотрудник, отвечающий за эксплуатацию. Он смотрит показания спидометра, расход топлива и т. д., заверяет его подписью или штампом.

Унифицированной формой оборота документов компаний, занимающихся транспортными перевозками, является путевой лист. Заполнение путевого листа легкового автомобиля требуется для работников бухгалтерии в целях расчета зарплаты, списания горючего, а также для шоферов для обоснования законности перевозке груза. Подробнее о путевом листе легкового авто читайте в данной статье.

В первую очередь, путевки на транспорт формируются для отдела бухгалтерии. Благодаря этому документу подтверждается производственная направленность затрат на горючее.

Путевка является первичным учетным документом по контролю за работой шофера и транспорта. Также, она подтверждает маршрут, по которому передвигается ТС. Благодаря ей можно проверить, не съезжает ли шофер с намеченного маршрута и не использует ли авто для собственных нужд. Так осуществляется первичный надзор за передвижением автотранспорта фирмы.

Это установлено на законодательном уровне. Путевые листы должны иметь при себе все водители, использующие авто в нуждах компании.

Когда нужно заполнять путевой лист легкового авто

Путевки на легковой транспорт должны всегда иметь при себе:

• Водители маршруток, перевозящие пассажиров по городу;
• Водители, перевозящие груз;
• Шоферы транспортных фирм, которые совершают междугородние рейсы;
• Водители общественного городского транспорта.

Когда путевой лист не требуется

Путевой лист автомобиля нет необходимости оформлять в следующих ситуациях:

• Физлицо использует легковой транспорт для собственных нужд;
• Гражданин предоставляет свое авто по доверенности другому гражданину;
• Юрлицо использует авто для собственных нужд, а не для нужд фирмы.

Новые обязательные реквизиты 2017 года

Путевой лист легкового автомобиля 2017 года содержит в себе новые реквизиты, являющиеся обязательными для заполнения. Так, с двадцать шестого февраля текущего года в путевке должна проставляться отметка о проверке технического состояния авто перед поездкой. Механик должен проставить дату и время проверки авто, а также свою личную подпись и ФИО. До 2017 года это было необязательным.

Обязательными реквизитами путевого листа легкового автомобиля 2017 года являются:

1. Наименование документа – «путевой лист».
2. Его номер по порядку.
3. Срок, на протяжении которого путевка является действительной.
4. Информация о владельце авто.
5. Тип авто и его модель.
6. Гос. знак регистрации.
7. Показания спидометра в момент выезда со стоянки и возвращения на нее.
8. Дата и точное время выезда со стоянки и возвращения на нее.
9. Личная подпись и ФИО работника, который проставлял в путевке дату, время и показания спидометра.
10. ФИО шофера.
11. Дата и точное время медосмотра шофера перед рейсом и после него.
12. Печать, личная подпись и ФИО мед. сотрудника, проводившего осмотр.
13. Дата и время проведения технического осмотра ТС.
14. Личная подпись и ФИО механика, проводившего осмотр.

Бланк и образец заполнения путевого листа легкового автомобиля 2017 года можно найти в следующей .

Путевой лист на месяц

Путевки должны формироваться на каждое легковое авто, использующееся в компании. По общему правилу, они формируются на один день. Однако когда шофер уезжает в длительную командировку, можно сформировать путевой лист легкового автомобиля на месяц.

Он заполняется точно так же, как и путевка на один день. Единственным исключением являются срок действия – не один день, а месяц.

13 февраля 2017 года Минюст РФ зарегистрировал Приказ Министерства транспорта Российской Федерации № 17 "О внесении изменений в обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов, утвержденные приказом Министерства транспорта Российской Федерации от 18 сентября 2008 г. № 152" от 18.01.2017 года. Согласно новому приказу в порядок оформления путевых листов на транспортные средства вносятся изменения. Новый приказ вступает в силу 26.02.2017 года.

Вот текст приказа Министерства транспорта РФ №17 от 18 января 2017 года:

Внести обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов, утвержденные приказом Министерства транспорта Российской Федерации от 18 сентября 2008 года №152 следующие изменения:

1. 1. В пункте 12 слова "В заголовочной части путевого листа проставляются печать или штамп юридического лица, индивидуального предпринимателя, владеющих соответствующими транспортными средствами на правах собственности или ином законном основании." исключить.

1. 2. Дополнить пунктом 16.1 следующего содержания:

"16.1 Дата и время предрейсового контроля технического состояния транспортного средства проставляются контролером технического состояния автотранспортных средств или контролером технического состояния наземного электрического транспорта, проводившим соответствующий контроль, и заверяется подписью с указанием фамилии и инициалов".

Вот правила заполнения путевого листа на основании старого приказа Министерства транспорта РФ, которые был принят 18 сентября 2008 года:

Правила заполнения путевых листов:

1. 9. Путевой лист оформляется на каждое транспортное средство, используемое юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем для осуществления перевозок грузов, пассажиров и багажа автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом в городском, пригородном и междугородном сообщениях.

1. 10. Путевой лист оформляется на один день или срок, не превышающий одного месяца.

1. 11. Если в течение срока действия путевого листа транспортное средство используется посменно несколькими водителями, то допускается оформление на одно транспортное средство нескольких путевых листов раздельно на каждого водителя.

1. 12. В наименовании путевого листа указывается тип транспортного средства, на которое оформляется путевой лист (путевой лист легкового автомобиля, путевой лист трамвая и т.п.). Номер путевого листа указывается в заголовочной части в хронологическом порядке в соответствии с принятой владельцем транспортного средства системой нумерации. В заголовочной части путевого листа проставляются печать или штамп юридического лица, индивидуального предпринимателя, владеющих соответствующими транспортными средствами на правах собственности или ином законном основании.

1. 13. Даты, время и показания одометра при выезде транспортного средства с постоянной стоянки и его заезде на постоянную стоянку проставляются уполномоченными лицами, назначаемыми решением руководителя предприятия или индивидуального предпринимателя, и заверяются их штампами или подписями с указанием инициалов и фамилий, за исключением случаев, когда индивидуальный предприниматель совмещает обязанности водителя.

1. 14. Даты, время и показания одометра при выезде транспортного средства с постоянной стоянки и его заезде на указанную стоянку проставляются индивидуальным предпринимателем в случае, если указанный предприниматель совмещает обязанности водителя.

1. 15. В случае оформления на одно транспортное средство нескольких путевых листов раздельно на каждого водителя дата, время и показания одометра при выезде транспортного средства с постоянной стоянки проставляются в путевом листе водителя, который первым выезжает с места постоянной стоянки, а дата, время и показания одометра при заезде транспортного средства на постоянную стоянку - в путевом листе водителя, который последним заезжает на постоянную стоянку.

1. 16. Даты и время проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя проставляются медицинским работником, проводившим соответствующий осмотр, и заверяются его штампом и подписью с указанием фамилии, имени и отчества.

16.1 Дата и время предрейсового контроля технического состояния транспортного средства проставляются контролером технического состояния автотранспортных средств или контролером технического состояния наземного электрического транспорта, проводившим соответствующий контроль, и заверяется подписью с указанием фамилии и инициалов

1. 17. Собственники (владельцы) транспортных средств обязаны регистрировать оформленные путевые листы в журнале регистрации путевых листов.

1. 18. Оформленные путевые листы должны храниться не менее пяти лет.

Мы выделили красным пункт 12 правил заполнения путевых листов, который перестанет действовать с 26 февраля 2017 года, после вступления в силу нового приказа Министерства транспорта № 17 от 18.01.2017 года. То есть, согласно новому законодательству, юридическим лицам и индивидуальным предпринимателем будет не нужно обязательно проставлять вверху путевого листа свою печать или штамп.

Все российские компании и частные предприниматели, эксплуатирующие транспортные средства, обязаны вести путевые листы. Грузовой транспорт не исключение. «Путевка» — документ, подтверждающий произведенные расходы на эксплуатацию и содержание автомобиля, расход горючего. Заполненный бланк является основанием для начисления заработной платы водителю.

Для каждого типа транспортного средства разработаны и утверждены индивидуальные бланки унифицированной формы (постановление Госкомстата от 28.11.1997 № 78). Согласно Закону № 402-ФЗ от 06.12.2011, применять утвержденные формы не обязательно, организация вправе самостоятельно разработать и утвердить бланк с учетом особой специфики деятельности предприятия. На практике подавляющее большинство учреждений и ИП пользуются унифицированными формами.

Для грузовиков действуют две формы путевки, утвержденные Госкомстатом: № 4-С (ОКУД 0345004) и № 4-П (ОКУД 0345005). Форма путевого листа грузового автомобиля № 4-С используется организациями, в которых начисления заработной платы водителям производится сдельно, а форма 4-П (путевой лист грузового автомобиля) — для повременной оплаты. Не исключено применение обоих бланков в одном учреждении.

Бланк путевого листа грузового автомобиля: скачать бесплатно форму № 4-П

Скачать бесплатно форму № 4-С

Новое в оформлении путевых листов грузового автомобиля

Минтранс России в приказах от 18.09.2008 № 152 (ред. от 18.01.2017) и от 07.11.2017 № 476 закрепил перечень обязательных реквизитов, без которых документ могут признать ничтожным. К тому же соответствующими распоряжениями отменено обязательное проставление гербовой или круглой печати фирмы на путевке, если в Уставе бюджетной организации не предусмотрено использование печати.

Если в документе не будут прописаны все обязательные реквизиты, то сотрудники ГИБДД вправе оштрафовать собственника авто и водителя. Налоговики также не примут документ в качестве подтверждения расходов, пересчитают налоговую базу и выпишут штраф.

Информация, обязательная к заполнению в бланке путевого листа грузового автомобиля 2019 года:

1. Название и номер документа, дата формирования (выписки). Следует строго соблюдать хронологический порядок при нумерации путевок.
2. Период действия документа, то есть срок, на который он выписан, но не более одного месяца.
3. Полные реквизиты собственника транспортного средства, включая ОГРН (ОГРНИП для частников).
4. Данные водителя авто: Ф.И.О. и номер действующего водительского удостоверения.
5. Информация о транспорте: госномер, марка.
6. Данные одометра перед выездом и по возвращению в гараж.
7. Точная дата и время начала рейса и возвращения в гараж.
8. Подпись, Ф.И.О. и должность ответственного работника, который снял и записал показания одометра, дату и время.
9. Дата и время медицинского осмотра водителя перед выездом и по возвращению.
10. Штамп, подпись и Ф.И.О. медицинского работника, который провел осмотр.
11. Информация о прохождении технического осмотра перед выездом в рейс в формате ДД/ММ/ГГГГ, а также часы и минуты.
12. Подпись и Ф.И.О. ответственного за техосмотр автомобиля (механик, контролер, мастер).

Составляется документ всегда в единственном экземпляре. Заполненный бланк заверяет руководитель, ставится круглая печать (при наличии). Готовую путевку передают водителю. По окончании рейса (выполнения задания) водитель передает документ ответственному лицу бюджетной организации под подпись. Выписывать новый лист не следует, пока водитель не отчитается по предыдущему.

Ниже вы найдете готовый образец заполнения путевого листа грузового автомобиля.

Особенности учета и хранения документации

Учитывать путевки следует в . Форму бланка можно разработать самостоятельно и утвердить в учетной политике. Либо использовать унифицированную документацию по форме № 8 (ОКУД 0345008), утвержденную постановлением Госкомстата от 28.11.1997 № 78.

Порядок заполнения журнала учета путевок основан на хронологической регистрации всех выписанных бланков в организации. Отдельным приказом закрепите ответственного за составление журнала. Если в бюджетной организации используется собственная форма журнала, то следует утвердить и порядок его заполнения. Ответственное лицо следует ознакомить с данным порядком под подпись.

Храните путевки и регистрационные журналы не менее 5 лет, такие требования прописаны в приказе Минтранса России от 18.09.2008 № 152. За отсутствие документации налоговики могут оштрафовать на 200 рублей за каждый документ.

Ответственность и штрафные санкции

За правильность, достоверность и полноту сведений, указанных в документации, ответственность несет руководитель, а также ответственные сотрудники. Верно составленная путевка — это не только основание для списания расходов, но и подтверждение того, что ТС исправно, водитель имеет право управлять машиной, прошел медосмотр и прочее.

Бланки путевых листов претерпевают изменения, и в частности дополнения вносились в марте 2017 года. При заполнении документа необходимо обращать внимание на нововведения законодательства, о которых расскажем в этой статье.

Изменения, вносимые с 1 марта 2017 года

Согласно Приказу Минтранса РФ «О внесении изменений…» от 18.01.2017 г. № 17 в бланк путевого листа в 2017 году вносятся следующие изменения:

• в документе необходимо указывать сведения, касающиеся предрейсового контроля технического состояния автотранспортного средства;
• в заголовочной части документа не нужно проставлять штамп или печать в связи с тем, что она отменена к использованию хозяйствующими субъектами.

Поскольку юридические лица и индивидуальные предприниматели могут разрабатывать собственный бланк путевого листа, они должны самостоятельно учесть данные изменения и внести их в документ.

Периодичность оформления путевых листов

На периодичность оформления путевых листов влияет тот факт, является ли организация автотранспортной или нет. Если да, то они обязаны формировать путевые листы на каждый день, поскольку они считаются действительными только в течение одного дня (или смены). В случае отправки водителя в командировку организации должны выписывать путевой лист на более продолжительный период. Сотрудник должен самостоятельно оформлять путевой лист с подробным указанием маршрута следования и дат.

Если организация не является автотранспортной, то она формирует путевые листы с периодичностью, необходимой для обоснования расходов ГСМ. Однако согласно Приказу Минтранса РФ от 18.09.2008 г. № 152 срок выдачи путевого листа не должен превышать 1 месяца.

Формы путевых листов

Компании, не относящиеся к автотранспортным, оформляют путевые листы по одному из двух вариантов:

1. по типовой форме, утвержденной Госкомстатом;
2. по форме, разработанной самостоятельно.

Если бланк разрабатывается самостоятельно, его форму следует зафиксировать через учетную политику организации. Кроме того, путевые листы необходимо заполнять в любом случае, будь то собственное транспортное средство или арендованное.

Если организация планирует использовать стандартные типовые формы путевых листов, она может взять их из Постановления Госкомстата РФ от 28.11.1997 г. №78. Необходимо отметить, что эти бланки не обязательны к использованию, а потому могут быть видоизменены в соответствии с особенностями деятельности организации. К примеру, можно исключить какие-либо ненужные графы, только необходимо удостовериться, что все реквизиты, обязательные к заполнению, содержатся в путевом листе.

Скачать новые формы бланков с изменениями, внесенными в 2017 г.

Необходимый бланк путевого листа унифицированной формы можете скачать по этой . Если принято решение использовать упрощенную форму документа, ее можно скачать .

Для грузового автотранспорта может использоваться один из трех вариантов бланков, которые можно скачать по этим ссылкам:

Правила заполнения путевых листов

Транспортное средство обязательно проверяется перед выездом и после заезда, и делать это должен механик или специалист, ответственный за эксплуатацию автомобиля. При этом он снимает показания одометра, определяет расход ГСМ, а также проверяет правильность заполнения путевого листа.

На путевом листе обязательно должен поставить свою отметку медработник, ответственный за проведение предрейсового и послерейсового медосмотра сотрудников. При этом указываются дата и время, которые заверяются подписью с обозначением ФИО специалиста. На путевом листе обязательно должна быть надпись о том, что водитель «прошел предрейсовый медосмотр и допущен к выполнению трудовых обязанностей» или «прошел послерейсовый медосмотр».

Отметка о прохождении медосмотра должна быть сделана врачом, а при ее отсутствии или подписи иного сотрудника организацию оштрафуют. При этом нужно помнить, что она должна быть на всех путевых листах вне зависимости от того, находится ли автомобиль в собственности или в аренде.

Заполненные путевые листы необходимо хранить не менее 5 лет.

Заполнения путевых листов в 2017 году можно представить в виде такой таблицы:

Образец заполнения путевого листа, разработанного компанией с учетом изменений в 2017 году, можно представить таким образом:Особый момент: использование сотрудником личного автомобиля в своей трудовой деятельности

Возможна ситуация, при которой сотрудник использует личный автомобиль для осуществления трудовой деятельности. В этом случае ему положена компенсационная выплата. Согласно Письму Минфина РФ от 05.12.2012 г. № 03-03-06/1/629 все расходы сотрудника, в том числе амортизация автомобиля, ГСМ, должны возмещаться работодателем, но для этого между сторонами должно быть заключено официальное соглашение об использовании транспортного средства.

Кроме того, обязательно нужно заполнять путевой лист на данное транспортное средство, поскольку он является первичным бухгалтерским документом для учета работы водителя и использования автомобиля. Заполнять путевой лист нужно для того, чтобы:

1. подтвердить использование личного транспортного средства в хозяйственной деятельности юридического лица;
2. не облагать компенсационную выплату налогом на доходы физических лиц;
3. учитывать компенсационную выплату для определения налога на прибыль или для расчета единого налога на упрощенной системе налогообложения.