Нужен ли путевой лист индивидуальному предпринимателю. Как правильно заполнить путевой лист грузового автомобиля. Использование ИП грузового транспорта

Работа многих субъектов бизнеса связана с использованием в их деятельности транспортных средств. Законодательством устанавливается, что использование автотранспорта, независимо будь то собственного или привлеченного по договорам аренды, требует специального документального оформления. Рассмотрим каким образом составляется путевой лист грузового автомобиля в 2019 году.

Если компания использует транспортные средства, то она должна организовать правильный учет показателей его работы.

Это необходимо не только для осуществления планирования затрат на его эксплуатацию, обоснованности налоговых расходов, но и для обеспечения безопасности машин как для работников компании, так и для третьих лиц.

Для этих целей субъекты могут разрабатывать и применять путевые листы, в которых отражается время работы транспорта, километраж, время простоев, количество перевезенного груза и т.д. Существуют рекомендованные Росстатом формы документов, которые подразделяются на два вида - 4-С и 4-П.

В путевом листе производятся отметки всех ответственных лиц, отвечающих за его безопасность, о допуске как самого автомобиля, так и водителя к работе. В данном бланке заправщик отражает количество топлива выданного на данную машину, а расчетчик определяет плановый и фактический его расход.

Внимание ! В этом документ водитель отражает подробный путь следования автомобиля, с фиксацией точных адресов. Это позволяет руководству определить как исполняются порученные задания и доказать клиентам, что соответствующие услуги оказаны.

Путевой лист может оформляться на каждый день, а при необходимости на рабочую смену. При осуществлении перевозок груза и пассажиров, путевой лист является одним из наиважнейших документов.

Виды путевых листов для грузовых автомобилей

В зависимости от того, какие используются показатели для осуществления учета работы автомобиля, выделяют две разновидности путевых листов – 4-С и 4-П.

Форма 4-П

Путевой лист 4-П применяется в случаях, когда происходит учет работы транспорта на основании фиксации времени его эксплуатации. Этот документ заполняется, когда за использование автомобиля плата рассчитывается исходя из повременных расценок.

К примеру, когда транспортное средство осуществляет перевозку грузов, а оплата производится не за перевезенный тоннаж, а за время нахождения автомобиля в работе. Однако, при его применении существует ограничение. Такой путевой лист может оформляться, если за день осуществляется доставка груза не более чем в два места назначения.

Форма 4-С

Используется для оформления работы транспортных средств чаще всего именно данная форма 4-С. Она позволяет учесть сдельные показатели применения автомобиля.

Такой путевой лист применяют перевозчики, которые взимают плату за тонна-километры.

Путевой лист грузового автомобиля бланк 2019 скачать бесплатно

Образец заполнения путевого листа в 2019 году

По форме 4-П

Лицевая сторона

Такой путевой лист используется, если водителю начисляется зарплата согласно почасовой системы оплаты. Он предназначен только для двух рейсов, и для их фиксации на бланке находятся два отрывных купона, которые оформляются и передаются заказчикам.

Заполнение бланка необходимо начинать с верхней части. В правом углу проставляется штамп компании. Далее, необходимо указать серию и номер документа, и дату когда он составлялся.

В графах левой части бланка записываются данные об автомобиле и водителе. Сюда необходимо внести марку машины, ее гаражный и госномер, Ф.И.О. водителя и данные его водительского удостоверения. Следом располагаются графы, где можно указать данные о прицепах, работающих вместе с машиной - их марку, госномер и гаражный.

Утверждены формы путевой документации для индивидуальных предпринимателей, осуществляющих перевозки на коммерческой основе, а также для производственных целей.

Этим же документом определен порядок ведения путевых листов, который является обязательным для всех предпринимателей, эксплуатирующих автотранспортные средства на правах собственности, аренды или других законных основаниях при осуществлении ими перевозочной деятельности на коммерческой основе или за собственный счет для производственных целей.

Путевой лист предпринимателя - документ, подтверждающий выполнение им перевозки грузов или пассажиров, и может быть использован для осуществления мониторинга транспортных услуг, выполняемых предпринимателем. При применении наемного труда работников путевой лист каждому водителю оформляется предпринимателем или специально назначенным им лицом. Путевой лист оформляется самим предпринимателем, если он непосредственно управляет автотранспортным средством.

Применяются следующие виды:

Путевой лист действителен в течение 1 дня. На более длительный срок он действителен в случае, когда водитель выполняет задание в течение более одних суток (смены) вне места постоянной стоянки автотранспортного средства.

Путевой лист должен находиться у водителя в течение всего рабочего времени и предъявляться по требованиям сотрудников полиции (ГИБДД) и работников Российской транспортной инспекции.

Путевые листы предприниматели обязаны хранить в течение 5 лет.

Порядок заполнения путевых листов

По окончании работы путевой лист заверяется личной подписью предпринимателя. Бланк путевого листа грузового автомобиля индивидуального предпринимателя изготавливается по нижеприводимой форме.

До сих пор документом, которым следовало руководствоваться при оформлении путевых листов, служило Постановление Госкомстата России № 78 . Оно установило обязательность ведения первичного учета по приведенным в нем унифицированным формам первичной учетной документации (в том числе путевым листам) при осуществлении деятельности по эксплуатации строительных машин, механизмов, автотранспортных средств и при отправлении и получении грузов, перевозимых автомобильным транспортом.

Однако, распространяется это постановление только на юридические лица. В связи с этим был выпущен Приказ Минтранса России № 68 , действовавший в отношении индивидуальных предпринимателей. В данном приказе приводились формы путевых листов для Индивидуального Предпринимателя . Эти формы путевых листов отличались от установленных Госкомстатом для юридических лиц, зато гораздо подробнее был расписан порядок их заполнения. Однако этот документ утратил силу согласно п. 2 Приказа Минтранса России № 152 .

Получается, что вновь нет официально утвержденной формы путевого листа для индивидуальных предпринимателей . Приказ Минтранса России № 152 устанавливает только обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов, но приведенные в нем правила в одинаковой мере распространяются на юридические лица и индивидуальных предпринимателей.

Отметим прежде всего, что если Приказ Минтранса России № 68 был обязателен для индивидуальных предпринимателей, эксплуатирующих автотранспортные средства на правах собственности, аренды (или других законных основаниях), при осуществлении ими перевозочной деятельности на коммерческой основе, а также за собственный счет для производственных целей, то теперь оформлять путевые листы должны все предприниматели (а равно и юридические лица), эксплуатирующие легковые или грузовые автомобили, автобусы, троллейбусы и трамваи. То есть цель эксплуатации значения не имеет.

Итак, в путевом листе должны быть следующие обязательные реквизиты:

– его наименование и номер;

– указание срока действия;

– сведения о собственнике (владельце) транспортного средства;

– сведения о транспортном средстве;

– сведения о водителе.

Все перечисленные реквизиты должны были присутствовать и прежде. Каковы же нюансы?

Срок действия путевого листа. Постановление Госкомстата России № 78 не допускало возможности выдачи путевого листа грузового автомобиля (формы № 4-с и 4-п) на период, превышающий один рабочий день (смену). Аналогичное требование установлено там же в отношении путевых листов специального автомобиля (форма № 3 спец.), легкового такси (форма № 4), автобуса необщего пользования (форма № 6). Путевой лист легкового автомобиля (форма № 3) мог быть выдан и на более длительный срок в случае командировки, когда водитель выполнял задание более суток (смены). Для путевого листа автобуса (форма № 6) никаких ограничений по сроку действия не устанавливалось.

Путевой лист индивидуального предпринимателя выдавался в случае выполнения водителем задания в течение более одних суток (смены) вне места постоянной стоянки автотранспортного средства (п. 5 приложения 5 к Приказу Минтранса России № 68 ).

Теперь допускается выдача любого путевого листа на день или срок, не превышающий одного месяца . Никаких условий при этом не оговаривается. Поэтому требуется срок действия путевого листа указывать в виде даты (число, месяц, год) или двух дат, начала и окончания срока действия, если путевой лист оформляется более чем на один день.

Сведения о собственнике (владельце) транспортного средства. Юридическое лицо должно указывать свое наименование, организационно-правовую форму, местонахождение, номер телефона, индивидуальный предприниматель – ФИО, почтовый адрес (ранее домашний), номер телефона.

Сведения о транспортном средстве. Прежде всего, теперь указывается тип транспортного средства и его модель. Причем тип транспортного средства должен быть отражен и в названии путевого листа, например: «Путевой лист легкового автомобиля». Если имеется прицеп или полуприцеп, указывается и его модель.

Как и прежде, следует указывать государственный регистрационный знак, данные о пробеге (полный километраж), зафиксированные при выезде и возвращении.

Также отражается время выезда с места постоянной стоянки и заезда обратно, причем если путевой лист выдан более чем на один день, то отмечаются не только часы, минуты, но и число, месяц, год. Данные о пробеге и времени выезда проставляются уполномоченными лицами, назначаемыми решением руководителя предприятия или индивидуального предпринимателя, и заверяются их штампами или подписями. Таким образом, это необязательно должны быть механик или диспетчер, как указано в унифицированных формах. Если индивидуальный предприниматель совмещает свои обязанности с обязанностями водителя, то все эти отметки он делает сам. Однако он не должен теперь в обязательном порядке заверять каждый путевой лист своей личной подписью, как этого требовал Приказ Минтранса России № 68 .

Сведения о водителе. Разумеется, надо указывать ФИО водителя. Кроме того, фиксируются дата (число, месяц, год) и время (часы, минуты) проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя. Указания таких подробностей не требовали ни унифицированные формы, приведенные в Постановлении Госкомстата России № 78 , ни Приказ Минтранса России № 68 . Необходима была лишь подпись работника органов здравоохранения, привлеченного для проведения предрейсового медицинского осмотра, удостоверяющая состояние здоровья водителя и допуск его к управлению автотранспортным средством. Юридическим лицам придется найти место на унифицированных формах рядом с названной подписью для указания времени проведения осмотра. Кстати, эта подпись обязательно должна расшифровываться.

Формы путевых листов, в том числе и для индивидуального предпринимателя (отмененные), предусматривают указание номера водительского удостоверения, а также данных лицензионной карточки. Сейчас эти сведения не входят в число обязательных реквизитов.

На одно и то же транспортное средство теперь можно выдать более чем один путевой лист, если в течение срока его действия водители будут использовать транспортное средство поочередно (посменно). В этом случае дата, время и показания о пробеге при выезде транспортного средства с постоянной стоянки проставляются в путевом листе водителя, который первым выезжает с места постоянной стоянки, а дата, время и показания о пробеге при заезде транспортного средства на постоянную стоянку – в путевом листе водителя, который последним заезжает на постоянную стоянку.

Организация обязана учитывать оформленные путевые листы в журнале их регистрации. Храниться путевые листы должны не менее пяти лет. Собственно говоря, это требование соответствует п. 1 ст. 17Закона о бухгалтерском учете .

Обратите внимание : перечень реквизитов и порядок их отражения, предусмотренные Приказом Минтранса России № 152 , обязательны, но приказ разрешает размещать и дополнительные реквизиты, учитывающие особенности осуществления деятельности, связанной с перевозкой грузов, пассажиров и багажа автомобильным транспортом или городским наземным электрическим транспортом.

Форма ПГ-1 (или путевой лист грузового автомобиля, принадлежащего индивидуальному предпринимателю) – первичный отчетный документ, фиксирующий работу грузового автомобиля и его водителя.

Ведение формы

Путевой лист выдается водителю в комплекте с документом на груз (товарно-транспортная накладная).

На основе данных, содержащихся в форме ПГ-1, начисляется вознаграждение (заработная плата) водителю грузового автомобиля и производится расчет с заказчиками грузоперевозок.

В путевой лист заносятся данные индивидуального предпринимателя и данные его грузового автомобиля. Документ недействителен, если в нем не проставлена дата выдачи, нет подписи и печати индивидуального предпринимателя. При работе наемного водителя необходимо заполнить графы путевого листа, помеченные звездочкой.

В путевой лист заносятся данные:

• заказчика;
• маршрут;
• наименование груза и расстояние.

По фактическим результатам работы грузового автомобиля заполняется специальный раздел маршрутного листа. Здесь записывается общий пробег грузовика, время работы, количество перевезенного груза.

Путевой лист грузового автомобиля индивидуального предпринимателя оформляется на весь имеющийся транспорт, а если за одной единицей транспорта закрепляется несколько водителей, то документ требуется каждому человеку.

Оформление путевого листа на транспорт требуется для легального управления автомобилем. Именно по этой причине так важно указать необходимые данные, благодаря которым учитываются расходы на ГСМ, начисляется оплата труда водителю и производится расчёт с заказчиком. Документация оформляется сроком от одного дня до месяца.

На законодательном уровне разрешено заниматься разработкой формуляра собственнику бизнеса самостоятельно. Таким образом, бизнесмен подготавливает документы и впоследствии утверждает их.

Неважно, разрабатывается ли бланк собственными силами или берётся готовый, формы в обоих вариантах используются следующие:

1. 4-П – автомобиль используется по повременному тарифу.
2. 4-С – работа оплачивается по сдельным тарифам.
3. ПГ-1 – чаще всего используется ИП при грузоперевозках. Такая форма используется для обоснования израсходованного топлива, при проверке подобную документацию запрашивает налоговый инспектор.

Пример заполнения путевого листа для ИП можно скачать в сети интернет, такой вариант позволяет избежать ошибок при оформлении.

Многие предприниматели задаются вопросом относительно того, требуется ли наличие путевого листа для грузоперевозки. Несомненно, документация должна присутствовать, иначе может быть выписан штраф сотрудником ГИБДД. Оплачивать его придётся в случае, если нет документации на перевозимый груз, отсутствуют печати, даты, заключение медицинского работника либо во время заполнения данных допущена ошибка, а также при вносимых исправлениях.

Сотрудник полиции имеет полное право:

• если ответственность за транспортное средство осуществляет водитель, то выписывается штраф размером 500 рублей;
• должностные лица оплачивают от 20 до 100 тысяч рублей.

Когда собственник бизнеса не может выписать бланк лично, то он оформляет доверенность на любое лицо либо назначает ответственного работника. Неважно, кем заполняется документ, присутствие ошибок не допускается. Документация оформляется на каждый автомобиль и водителя. Для предотвращения получения штрафов стоит внимательно и в полном объёме вносить информация. Например, за отсутствие медицинского заключения на работника придётся заплатить около 5 тысяч рублей.

Штраф за отсутствие путевого листа для ИП берётся как за перевозку груза, у которого нет сопроводительных документов.

Для заполнения путевого листа понадобятся некоторые реквизиты. Данные включаются в обязательном порядке, независимо от формы.

В документации содержится:

• период действия выданных документов;
• информация о владельце автомобиля;
• технические характеристики;
• информация о водителе.

Необходимый перечень данных подготавливается заранее и только после этого приступают к заполнению. Путевой лист оформляется на срок до одного месяца.

Бланк содержит следующую информацию:

• место регистрации предпринимателя;
• личные данные собственника бизнеса;
• контакты для связи;
• сведения о водителе, в том числе и номер водительских прав;
• технические характеристики транспорта (марка автомобиля, показатели спидометра до начала поездки и после завершения грузовой перевозки);
• заключение медицинского работника;
• обязательно указывают маршрут движения, характеристики перевозимого груза, пробег автомобиля.

После предоставления услуги заказчику, производится начисление оплаты труда сотруднику. Путевые листы регистрируются в специальном журнале и после хранятся у предпринимателя на протяжении пяти лет. Если требуется внести некоторые значения, то для этого предусмотрена таблица. Зачастую в ней отмечают пробег, массу груза, срок, который потребовался для выполнения заказа. Тут же вносят информацию о выписанных штрафах, ремонтных работах, простоях.

Нужен ли путевой лист на грузовой автомобиль ИП? Определённо да. Наличие документации позволит избежать предпринимателю штрафных санкций.

Существует ряд правил, которых стоит придерживаться при оформлении документации, позволяющие избежать наказания и штрафов.

Важно знать:

1. Оформление производится в индивидуальном порядке. Когда водители осуществляют работу в несколько смен, то путевые листы оформляется на каждого сотрудника.
2. Чтобы бумаги считались действительными, на них указывают срок действия.
3. Если водителя для перевозок груза нанимают, то к нему приставляют ответственного человека, который производит контроль не только технического состояния транспортного средства, но и отмечает время прибытия автомобиля в гараж. Только после этой процедуры на документы ставится подпись и печать.
4. В некоторых случаях предприниматель имеет право оформления лицензионной карты на легковые и грузовые автомобили.

Вся документация отмечается в журнале. Специальные программы, которые ведут учёт по путевым листам, облегчают работу бухгалтера при сдаче отчётов налоговой службе. Бумаги добавляются в любом количестве.

Путевой лист обязательно соответствует деятельности предпринимателя, в противном случае возникают некоторые проблемы. Относясь к первичной документации, к нему выдвигается ряд требований на законодательном уровне. Бумаги предъявляются только в оригинале, копии не допускаются.

Имеет путевой лист автобуса индивидуального предпринимателя форму бланка ПА-1, который используется для учёта работы и начисления оплаты труда водителю.

В документации указываются следующие реквизиты:

1. Номер, присвоенный при регистрации.
2. Дата заполнения путевого листа, печать организации, владеющей транспортом.
3. Технические характеристики автомобиля (топливный расход, ремонт, данные спидометра).
4. Информация об индивидуальном предпринимателе, который выступает собственников средства передвижения.
5. Задание для водителя, с содержанием маршрута движения.

Оформлением путевого листа занимается диспетчер либо лично собственник бизнеса. Такая документация используется для доказательства об использовании в работе автобуса, а также подтверждает ведение деятельности предпринимателя.

Многие спрашивают: «Нужен ли путевой лист, если ИП сам является водителем?» Ответ на этот вопрос находится в Федеральном законе, в статье 259, где чётко сказано, сто осуществлять перевозку грузов с помощью любых транспортных средств запрещено без наличия путевого листа.

Если он отсутствует, то сдаваемые отчёты в налоговую службу содержат ошибки и невозможно отследить расходы предпринимателя.

Индивидуальный предприниматель, являющийся собственником грузового транспорта и использующий его в работе, обязан оформлять путевые листы на все автомобили. Выдаются они сроком от 1 дня до 1 месяца.

Большинство организаций занимаются заполнением документации на перевозку груза каждый день, кроме случаев, когда водитель находится в дороге длительное время и не возвращается в изначальное место отправки. Когда на одном автомобиле одновременно работают несколько сотрудников, то путевые листы оформляются на каждого водителя.

Встречаются моменты, когда собственник бизнеса является водителем и осуществляет перевозки лично. Тут встаёт вопрос: «Путевой лист для ИП нужно оформлять или нет?» Несомненно, бизнесмен оформляет документация на себя, с содержанием всей необходимой информации, заполнять документацию должны правильно, ошибки и исправления не допускаются. Наличие путевого листа требуется для произведения расчёта оказанной услуги по перевозке груза, для начисления оплаты труда сотруднику.

Работу индивидуального предпринимателя проверяет трудовая инспекция. Это необходимо для выявления нарушений собственником бизнеса в трудовом законодательстве в отношении наёмных сотрудников. В процессе проверки для ознакомления требуют путевые листы. По ним выясняют, каким образом начисляется заработная плата водителю и правильно ли это делается, соблюдаются ли выплаты за переработку рабочего времени, когда водитель доставляет груз на большие расстояния.

Интересуются такой информацией и налоговые служащие. При проверке информации они выясняют правильность произведения расчётов относительно расходов на перевозку.

Путевой лист хранится на протяжении пяти лет. За неправильное оформление документации несут ответственность как предприниматель, так и водитель, но штрафные санкции предусмотрены только для собственника бизнеса.

Если автомобиль останавливается сотрудником ГИБДД, то ему предъявляется вся документация на груз.