Какие справки выдаются работникам
Как оформить справку
Какие сведения должны содержаться в справке
Как учитывать выданные справки
КАКИЕ ВИДЫ СПРАВОК МОЖЕТ ТРЕБОВАТЬ РАБОТНИК?
Работникам могут понадобиться разные справки. Разные в зависимости от цели, содержания и места предоставления. В этой статье мы рассмотрим примеры наиболее востребованных справок.
Обязанность выдавать работникам справки установлена Трудовым кодексом РФ.
Извлечение из Трудового кодекса РФ
Статья 62. Выдача документов, связанных с работой, и их копий
По письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику трудовую книжку в целях его обязательного социального страхования (обеспечения), копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и другое). Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно.
К этому списку стоит добавить справку о доходах физического лица по форме 2-НДФЛ . Эту справку чаще всего оформляют при увольнении работника, она нужна бухгалтерии для определения сумм налоговых вычетов. Кроме того, ее может запросить банк при получении работником кредита или займа.
Извлечение из Налогового кодекса РФ
Глава 23. Налог на доходы физических лиц
Статья 230. Обеспечение соблюдения положений настоящей главы
3. Налоговые агенты выдают физическим лицам по их заявлениям справки о полученных физическими лицами доходах и удержанных суммах налога по форме, утвержденной федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным по контролю и надзору в области налогов и сборов.
Выдается справка на основании заявления. Она подписывается руководителем и бухгалтером и заверяется печатью.
Реквизиты справок оформляются в соответствии со схемами расположения реквизитов документов, приведенными в приложении А к ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
ОБЯЗАТЕЛЬНЫЕ РЕКВИЗИТЫ СПРАВКИ
Справки, как правило, оформляются на общем бланке или на специально разработанном бланке для справок. В любом случае справка должна содержать следующие реквизиты:
Наименование вида документа («справка»);
Дата документа;
Регистрационный номер документа;
Место составления документа;
Заголовок к тексту (при оформлении на бланке формата А4);
Адресат;
Текст документа;
Отметка о наличии приложения (если оно имеется);
Подпись руководителя организации или его заместителя;
Оттиск печати (при наличии у организации или индивидуального предпринимателя).
ФОРМЫ СПРАВОК, ВЫДАВАЕМЫХ РАБОТНИКУ
Справка с места работы
Такие справки занимают особое место среди документов по личному составу. Их основная цель — подтвердить определенные факты, а именно:
Место работы;
Должность или профессию (пример 1);
Стаж работы;
Размер заработной платы и т. д.
Справка с места работы подписывается руководителем организации либо кадровым работником, если такая обязанность входит в его компетенцию на основании приказа о распределении обязанностей.
Справка о заработной плате тоже имеет несколько разновидностей. Например, справка о заработной плате за последние три месяца работы (пример 2) может представляться в органы соцзащиты для признания семьи малообеспеченной.
Еще одна распространенная справка — о сумме заработной платы за два календарных года, предшествующих увольнению работника, — выдается по письменному заявлению застрахованного лица (его законного представителя либо доверенного лица) не позднее трех рабочих дней со дня получения (регистрации) страхователем заявления.
Эта справка нужна уволенному работнику для оформления пособий (по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, по уходу за ребенком).
Заполняется она либо от руки черными или синими чернилами (шариковой ручкой), либо с использованием технических средств (компьютера или пишущей машинки). Подчистки и исправления не допускаются. Сведения, содержащиеся в справке, заполняются на основании данных бухгалтерского учета и отчетности страхователя. Заполненная справка удостоверяется печатью организации (круглой), которая проставляется в специально отведенном месте и не должна закрывать подпись.
Справка для представления по месту требования
В зависимости от места требования содержание справки может разниться. Исполнитель обязательно должен уточнить у работника, в какую организацию он будет ее представлять.
Справка для представления по указанному работником месту требования оформляется и регистрируется в том же порядке, что и справки с места работы, — на фирменном бланке организации (пример 3).
КАК УЧИТЫВАЮТСЯ СПРАВКИ?
Учет справок, выдаваемых с места работы, ведется инспектором по кадрам или другим работником отдела кадров в специальном журнале (книге) учета либо в его электронном аналоге (пример 4).
Выводы:
1. Справки работнику выдаются по его заявлению. В заявлении нужно указать, какие именно сведения должны содержаться в справке.
2. Выдаваемые справки подписываются руководителем организации или уполномоченным лицом и заверяются печатью организации (при ее наличии).
3. Выдаваемые справки учитываются в специальном журнале и выдаются работнику под роспись.
Приложение № 1 к Приказу ФНС России от 30.10.2015 № ММВ-7-11/485@ «Об утверждении формы сведений о доходах физического лица, порядка заполнения и формата ее представления в электронной форме».
Справка о прописке проживающих в квартире лицах носит информационный характер и отражает данные о людях, зарегистрированных по определённому адресу. Для всех запрашивающих лиц этот документ выглядит одинаково, имея унифицированную форму, независимо от того, нужна эта справка для взрослого человека или для ребенка.
Справка о зарегистрированных в доме лицах – это официальный документ, называющийся форма №9 и имеющий две разновидности в зависимости от полноты предоставляемой информации:
- Простая справка – предоставляет сведения о прописанных гражданах на дату выдачи документа;
- Архивная справка – содержит данные обо всех прописанных лицах, которые когда-либо были зарегистрированы по интересующему адресу, даже если они давно там не проживают и с регистрации были сняты.
Получить такой документ можно несколькими способами в зависимости от того, кто и для чего делает запрос. Например, собственник жилья может обратиться в территориальное отделение Федеральной миграционной службы и . Если же сведения нужны постороннему человеку, можно обратиться в учреждение Росреестра или посмотреть информацию на его официальном сайте, зная точный адрес жилплощади.
Для чего необходима справка о зарегистрированных жильцах:
- Для оформления материнского капитала;
- Чтобы получить медицинский страховой полис;
- Для оформления детских пособий и прочих социальных льгот;
- Чтобы оформить сделку относительно отчуждения жилой площади.
Дорогие читатели!
Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа →
Это быстро и бесплатно! Или звоните нам по телефонам (круглосуточно):
Независимо от того, для чего необходимо получить справку о прописанных гражданах, в данном документе отображается следующая информация:
- Фамилия, имя и отчество гражданина, который является её получателем;
- Перечень зарегистрированных граждан с датой рождения каждого и степенью родства с владельцем жилого помещения;
- Сведения о жилье (общая площадь, количество комнат, реквизиты правоустанавливающих документов).
Каждая справка имеет свой личный порядковый номер, в соответствии с регистрационной книгой выдачи исходящих документов, дату выдачи, подпись ответственного должностного лица и печать учреждения, выдавшего выписку.
Стоит заметить, что информация в справке может несколько отличаться в зависимости от характера запроса. Например, если получить документ необходимо на несовершеннолетнего ребенка, в выписке могут содержаться только те сведения, которые перечисляют прописанных в квартире граждан, без характеристик самого жилья и прочих сопровождающих сведений.
Получить выписку можно обратившись в Федеральную миграционную службу по месту расположения жилья, управляющую компанию или ЖКХ, Многофункциональный центр, Главное управление по миграционным вопросам при МВД Российской Федерации, а также подав запрос почтовым отправлением или через официальный сайт государственных услуг.
Время действия и вопрос стоимости
Форма №9, она же справка о жильцах, которые зарегистрированы в квартире, имеет ограниченный срок действия. Это обусловлено тем, что информация, отображаемая ней, не является постоянной, а документ зачастую необходим для заключения сделок по продаже или обмену недвижимости, которые не защищены от мошенничества. Справка остаётся актуальной тридцать дней от указанной на документе даты выдачи. После этого, если бумага всё ещё остаётся необходимой, нужно будет заново подать запрос и получить новый документ.
Важно заметить, что при предоставлении такой справки в государственные инстанции, этот документ будет считаться бессрочным, поскольку обновлять информацию требуется лишь при внесении изменений, которые произошли в составе зарегистрированных жильцов.
Получить форму №9 можно сразу же в день подачи запроса или на следующий день. Для собственников жилья это бесплатная процедура. Государственную пошлину платить не нужно. Однако стоит иметь в виду, что встречаются ситуации, когда взять справку не получается из-за задолженности по оплате коммунальных услуг. Вот здесь стоит быть предельно внимательным, поскольку по закону ни одна структура не имеет права отказать в выдаче данного документа, мотивируя свой отказ имеющейся задолженностью.
Что потребуется
Независимо от обстоятельств и места, где владельцу необходимо взять справку о зарегистрированных в доме жильцах, ему понадобиться при подаче запроса:
- Личный паспорт;
- Свидетельство о рождении несовершеннолетнего, в случае, когда справка нужна для него;
- Заполненное заявление с прошением о выдаче документа (обязательно указать простого или архивного).
Получить форму №9 может только собственник жилья или прописанный по этому адресу гражданин. Если ни один из этих лиц не имеет возможности лично заниматься данным вопросом, можно в нотариальной конторе оформить доверенность на своего представителя, который получит право получить требуемую выписку. Стоит отметить, что получить справку не получится, если у заявителя будет просроченный или повреждённый паспорт, а также, если самостоятельно обратиться несовершеннолетний.
Благодаря упрощённой системе, получение справки является едва ли самой простой процедурой, поскольку она требует лишь личной явки, подачи заявления, предоставления паспорта для сверки информации и оформления нужной унифицированной формы, без дополнительных визитов в другие инстанции и уплаты государственной пошлины.
Расширенный документ
Стоит отдельно выделить расширенную справку, чтобы чётко определить, какая именно необходима заявителю. Как уже выше упоминалось, в таком документе содержится информация не только о нынешних жильцах, но и обо всех, которые когда-либо были прописаны в квартире от момента введения объекта в эксплуатацию. Это не только фамилии, имена и отчества данных жильцов, но и даты их регистрации и выписки, а также сведения из документов предыдущих проживающих лиц.
Как и простая форма №9, расширенная имеет индивидуальный регистрационный номер, дату, подпись должностного лица, его расшифровку и печать выдавшего бумагу учреждения. Без этих реквизитов справка будет считаться недействительной, поэтому прежде чем взять и уйти, ее необходимо тщательно проверить. Человеческий фактор сказывается везде. Ответственный сотрудник может даже не нарочно что-либо пропустить или допустить ошибку, опечатку в тексте.
Получить расширенную справку о прописанных гражданах может только владелец жилья или его представитель по нотариально оформленной доверенности. Даже если такой документ потребуется прописанному в этом же доме человеку, получить документ без собственника он не сможет.
Дорогие читатели!
Это быстро и бесплатно! Или звоните нам по телефонам (круглосуточно).
При различных жизненных ситуациях возникает необходимость в получении тех или иных справок для подтверждения сведений о месте жительства, работы, прописке, учёбе, службе, составе семьи, временной регистрации и так далее. Все случаи перечислить невозможно: это устройство на работу, женитьба, развод, рождение ребёнка, определение его в детский сад или школу, получение различных пособий, субсидий, смерть, приватизация, поступление на службу, покупка и продажа жилья, получение каких-либо дополнительных льгот.
Процедура получения справки о регистрации места проживания
В общем, справка с места жительства будет нужна тогда, когда её запросит орган, предприятие либо организация для подтверждения адреса проживания обратившегося с вопросом гражданина. Для того чтобы получить документ с указанием адреса жительства, гражданин должен быть зарегистрирован временно либо постоянно.
Виды регистрации по месту жительства
Все граждане России обязаны вовремя регистрироваться по месту постоянного или временного проживания. Различают два вида такого гражданского состояния по месту жительства и пребывания:
- регистрация по месту жительства. То есть то помещение, где гражданин постоянно или основное время проживает , являясь собственником жилплощади, служебное жилое помещение, дом-интернат для ветеранов, инвалидов, дом для одиноких и престарелых граждан, снимая жильё внаём, по договору поднайма, социального найма, аренды или по другому законодательно предусмотренному документу;
- регистрация по месту пребывания. То есть адрес временного проживания гражданина. Например, санаторий, гостиница, кемпинг, пансионат, отель, лечебное учреждение, туристская база. На срок до 90 дней гражданин может проживать в другом месте жительства без регистрации.
При смене адреса проживания необходимо в течение семи дней зарегистрироваться по новому адресу.
Регистрация, снятие с учёта и выдача справок в паспортном столе
Где осуществляются действия связанные с регистрацией по месту жительства, пребывания и выдача соответствующих бумаг? Регистрацию граждан по месту жительства, снятие с регистрационного учёта, выдачу справок, подтверждающих данные действия, осуществляет паспортный стол. В его функции входит:
- оформление регистрации по месту жительства;
- оформление регистрации по месту пребывания;
- оформление снятия с регистрационного учёта;
- приём документов и оформление паспорта;
- оформление и выдача соответствующих справок;
- оформление финансово-лицевого счёта;
- выдача справок.
Паспортный стол выдаёт гражданам справки в соответствии с теми функциями, которые возложены на него. Это документы о регистрации по адресу, которые принято называть справка с места жительства , а также о составе семьи, о замене паспорта, об отсутствии ордера и с десяток других различных информационных документов.
Где взять, как получить и сколько стоит?
Этот документ с места жительства, теперь он называется справка о регистрации по адресу можно получить:
- при личном обращении физического лица в паспортный стол с соответствующим заявлением;
- по доверенности, заверенной нотариально;
- по почте, отправив соответствующий запрос-заявление и приложив копии документов. При этом в заявление следует сделать отметку о том, что справка должна быть выслана по указанному адресу.
Для получения любой справки и оформления различных документов в паспортном столе присутствие гражданина-заявителя обязательно. При подаче заявления для выдачи справки с места жительства, адреса прописки временной или постоянной необходимо иметь при себе документ, удостоверяющий личность гражданина, и документы на жилплощадь. Заявление оформляется в присутствии работника паспортного стола (паспортиста), который и заверяет подпись заявителя.
Помимо гражданина-заявителя этот документ из паспортного стола могут получить правоохранительные органы по запросу из прокуратуры, полиции, суда, а также нотариус, Пенсионный фонд Российской Федерации, отдел социальной защиты населения.
Справка о регистрации по адресу (форма №9) выдаётся только тем гражданам, которые прописаны на этой жилплощади: в доме или квартире. Регулируется это Законом о защите персональных данных. Для получения справки заявитель должен предъявить свой паспорт или заменяющий его документ. Этот документ о прописке по данному адресу также может быть выдан доверенному лицу заявителя по нотариально заверенной доверенности.
Как правило, такая справка выдаётся заявителю (физическому лицу) при личном обращении в день подачи заявления. При получении этого документа о регистрации через почту он подготавливается в течение двух рабочих дней. Услуга по выдаче документа о регистрации по адресу с места жительства предоставляется бесплатно. И, хотя законом не установлен срок, ограничивающий действие этого документа, тридцать дней - это срок, который имеет место на практике. Особенно важно при оформлении недвижимости, чтобы информация о регистрации на данной жилплощади была максимально актуальной. Необходимо обязательно обновлять справку с места жительства по адресу, если произошли изменения в составе зарегистрированных в ней лиц.
В справке указываются полные данные физического лица, зарегистрированного на этой жилплощади, его дата рождения, адрес. А также в таблице указываются полные сведения всех совместно проживающих. То есть фамилия, имя, отчество, родственные отношения граждан, даты: рождения, регистрации, и её вид - постоянная или временная. Этот документ содержит информацию о гражданах, зарегистрированных в настоящее время на данной жилплощади, а также сведения о тех, кто был прописан ранее. Полные сведения о жилой площади: размер, количество комнат и так далее. Указывается куда и для чего выдана эта справка с места жительства. Этот документ о регистрации по адресу заверяется печатью, подписью сотрудника, его выдавшего. И обязательно ставится дата выдачи.
В некоторых случаях гражданин-заявитель получает отказ в выдаче справки на том основании, что у него имеется непогашенная задолженность по коммунальным услугам. Такой отказ неправомерен. Конечно, коммунальные платежи нужно оплачивать вовремя, это бесспорно. Но, в то же время, отказ в выдаче этого документа на таком основании не предусмотрен законодательством , регулирующим выдачу справки с места регистрации по адресу.
Справка с места жительства (о регистрации по адресу форма №9), как правило, выдаётся без задержек и проволочек. Особенно если со стороны физического лица-заявителя предоставлены все необходимые документы.
