Как оформить дубликат трудовой. Дубликат трудовой книжки

Дубликат книжки по своей сути является 2-м экземпляром, который имеет аналогичную юридическую силу.

Оформляется дубликат трудовой книжки полностью в соответствии с оригиналом. Исключение составляют случаи, когда ранее в трудовую были внесены данные:

ошибочные, ложные или неточные;
не подлежащие восстановлению из-за отсутствия их документарного подтверждения.

Порядок заполнения и оформления дубликата регламентируется следующими документами:

Правилами ведения и хранения трудовых книжек, утвержденными постановлением Правительства РФ «О трудовых книжках» от 16.04.2003 № 225 (далее — Правила);
Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69 (далее — Инструкция).

Дубликат книжки выдается и заполняется по последнему месту работы лица на основании заявления. Администрация обязана оформить и выдать документ в течение 15 дней со дня получения от сотрудника соответствующего заявления (п. 31 Правил).

Оформление дубликата трудовой книжки

Оформление дубликата может потребоваться в нескольких случаях:

По просьбе самого сотрудника:

При потере оригинала. При этом лицо, потерявшее документ, обязано незамедлительно довести эту информацию до ответственного лица работодателя (п. 31 Правил).
В случае если книжка утратила целостность (например, порвалась и т. д.), вследствие чего стала непригодна к использованию (абз. 3 п. 33 Правил). Если это произошло по вине ее владельца и восстановить некоторые сведения не предоставляется возможным (страницы испачканы, уничтожены, разорваны и т. д.), работодатель вправе затребовать у него дополнительные бумаги, свидетельствующие о стаже работы в определенных местах. Представить и собрать эти сведения гражданин должен самостоятельно. Сведения с сохранившихся в трудовой книжке страниц переносятся прямо в дубликат.
В случае если запись в основном документе признана недействительной, гражданин вправе потребовать оформления дубликата, при этом указанная запись в него вноситься не будет (пп. 22, 33 Правил).
В перечисленных ситуациях лицо обязано предъявить заявление о выдаче дубликата по последнему месту работы. Если же с момента увольнения лицо трудоустроилось на иное предприятие, соответствующая просьба подается по новому месту работы.

По инициативе администрации:

При краже оригинала.
При массовой утере документов. В этом случае стоит руководствоваться п. 34 Правил, согласно которому восстановить данные возможно только путем создания специальной комиссии, состоящей из представителей органов исполнительной власти. Процедура установления стажа регламентирована постановлением Минтруда России от 24.06.1994 № 50.

Какие документы необходимы

Заполнение дубликата трудовой книжки (образец которого вы найдете далее) необходимо проводить на основании имеющихся или предоставленных сведений о трудоустройстве.

Подтвердить предыдущие трудовые отношения могут:

справки, содержащие информацию о причине их выдачи, то есть реквизиты распоряжений о приеме и увольнении с предприятия, а также переводе с должностей;
приказы (распоряжения), в том числе в виде выписок;
личные дела и карточки;
лицевые счета граждан;
бухгалтерская документация об оплате труда;
профсоюзный билет и т. д.

Помимо этого, подтвердить место работы разрешается при помощи трудового договора или иных бумаг, содержащих информацию относительно времени работы.

Необходимо учесть тот факт, что администрация обязана всячески содействовать и помогать сотруднику в получении документации, служащей подтверждением его стажа, с предыдущих мест работы (п. 7.2 Правил).

С указанных документов снимаются копии, а оригиналы после надлежащего заверения передаются на хранение владельцу (ч. 7 п. 7.2 Инструкции).

Как сделать дубликат трудовой книжки: образец 2018 - 2019

Выдача дубликата предусматривает следующие шаги:

В правом верхнем углу 1-й страницы нового бланка ставится отметка: «Дубликат». На самой же трудовой книжке делается запись, что взамен нее выдан дубликат, с проставлением его серии и номера (п. 1.2 Инструкции).
На титульном листе фиксируется информация, актуальная на день оформления дубликата. То есть если в период рабочей деятельности у сотрудника менялись фамилия, имя или иные данные, вносить их в дубликат по Правилам нет необходимости (п. 2.1 Инструкции). Указываются последние действительные данные.
При заполнении раздела «Сведения о работе»:

указывается общий стаж работы, который рассчитывается суммарно за весь период деятельности, без указания периодов работы на конкретном предприятии (ч. 2 п. 7.2 Инструкции);
поочередно (с присвоением порядкового номера в графе 1) записываются сведения о каждом месте работы (дата приема/увольнения ставится в графе 2), например: «Принят в общество с ограниченной ответственностью “Машина” (ООО “Машина”) на должность продавца» (раздел 3);
в раздел 4 вносятся данные о справках, копиях приказов или иных документов, на основании которых фиксируется информация, например: «Справка ООО “Машина” от 13.05.2013».

При оформлении дубликата трудовой нет необходимости заверять все внесенные записи подписями уполномоченных на то лиц.

Следует отметить, что все иные условия заполнения дубликата (написание дат, цвет пасты и чернил и т. д.) аналогичны порядку заполнения оригинала трудовой согласно Инструкции.

Внесение последующих данных о трудоустройстве у текущего работодателя производится в соответствии с Правилами в общем порядке.

Действия ответственного лица при выдаче дубликата

После того как дубликат оформлен, сведения о его выдаче надлежит внести в книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. Также в ней следует отразить факт снятия с учета оригинала трудовой.

Дубликат трудовой книжки выдается владельцу под расписку.

Действия в случае, если после выдачи дубликата обнаружится оригинал, нормами права не урегулированы. Возможен такой вариант:

принять от сотрудника найденную трудовую и продолжить ее ведение надлежащим образом;
получить от сотрудника письменные объяснения, почему он не представил документ ранее и просил завести дубликат;
уничтожить дубликат по правилам для испорченных бланков на основании комиссионного акта (п. 42 Правил).

Не допускается выдача нового бланка книжки без указания сведений о том, что это дубликат. В дальнейшем возникнут проблемы относительно его подлинности, поскольку дата выпуска самого бланка будет гораздо позднее, чем даты внесенных в него сведений. В связи с этим обязательно потребуется предъявление дополнительных справок с целью подтверждения стажа.

Итак, ответ на вопрос, как оформить дубликат трудовой книжки, дан в Правилах (специальные нормы для дубликатов), а также Инструкции (общие требования по ведению трудовых). Юридическая сила дубликата аналогична оригиналу документа, а сведения, вносимые в него, по возможности должны дублировать оригинал.

Кадровые работники хорошо знакомы с ситуацией, когда утеряна трудовая книжка сотрудника или же она пришла в негодность, а вместо нее необходимо в обязательном порядке выдать новую книжку. Но как же правильно сделать это? Если человек попал в ситуацию, когда ему необходимо оформить дубликат трудовой книжки, то он может столкнуться с некоторыми проблемами, возникающими при работе кадровых служб. На сегодняшний день в Инструкции, которая гласит о том, как нужно заполнять трудовую книгу, и в Правилах ведения и хранения трудовых книжек перечислены случаи, при которых выдается дубликат такого документа. Рассмотрим непосредственно ситуацию выдачи дубликата.

Если трудовая книжка утеряна самим сотрудником

Лишь в день, когда прекращается действие трудового документа, может произойти выдача дубликата трудовой книжки. В других случаях только по письменному заявлению сотрудника сроком не более трех рабочих дней, начиная со дня подачи, работодатель обязан выдать или выписку из данного документа, или копию.

Далее, опираясь на пункт 31 Правил хранения и ведения такого рода документов, при утере трудовой работодателю необходимо оформить дубликат документа не позже чем через 15 дней со дня, когда была произведена подача заявления сотрудника о потере. В своем заявлении сотрудник обязан не только изложить просьбу о том, чтобы был выдан дубликат, но и в подробностях объяснить обстоятельства, при которых трудовая была утеряна. При выдаче дубликата в верхнем углу с правой стороны на титульной странице дубликата делается следующая надпись: «Дубликат».

В ситуации, когда сотрудник уже работал еще до поступления в организацию, при заполнении дубликата документа в пункт «Сведения о работе» в первую очередь вносится информация о непрерывном стаже работы до поступления в нынешнюю фирму, которая подтверждена соответствующим набором документов. Если предоставленные документы не содержат в полной мере сведений о прошлых работах, то в дубликат трудовой вносятся лишь сведения, имеющиеся в приложенной документации. Оригинал документа возвращается к своему владельцу после снятия копий и заверения их самим работодателем или же кадровой службой.

Работодатель в обязательном порядке помогает работнику получить такого рода документ, который подтверждает его стаж работы. Если говорить о копии, то туда нужно внести сведения, подтвержденные различными справками или же приказами, а копию сотрудник представляет при необходимости с дубликатом для того, чтобы подтвердить на документальной основе свой трудовой стаж.

Можно ли выдать дубликат трудовой книжки на основании копии трудовой книжки?

Согласно статье 65 Трудового кодекса Российской Федерации, в случае, если у лица, которое поступает на работу, отсутствует трудовая по причине ее утраты, повреждения в результате пожара или по другим обстоятельствам, работодатель должен оформить новый такой документ на основании копии по заявлению этого лица в письменной форме. А согласно статье 66 Трудового кодекса, порядок заполнения и хранения, произведения бланков таких документов, форма, а также обеспечение работодателей трудовыми книжками устанавливает правительство Российской Федерации. Пунктом 31 Правил заполнения и хранения книжки установлено следующее: лицо, которое утратило такой документ, должно срочно оповестить об этом работодателя по последнему адресу работы.

В силу указанных выше положений сотрудник организации может обратиться к новому и предыдущему своему работодателю, что считается совершенно законным, при этом ни один не имеет права отказать в услуге выдачи дубликата документа на основании копии. По 32 пункту правил процесса оформления дубликата в него записывают:

информацию о стаже работы сотрудника независимо от того, какой он – непрерывный или общий, до поступления к нынешнему работодателю, который подтверждает ряд документов}
информацию о работе и имеющемся поощрении, которые были внесены в трудовой документ по последнему рабочему месту.

Сотрудники по мере необходимости обращаются к работодателям за тем, чтобы они выполнили оформление дубликата трудовой книжки на основе ее копии. Причинами такого запроса могут быть: потеря документа, непригодность книжки к дальнейшему использованию и многие другие. Но не всегда бывают случаи, что дубликат может оформляться только по просьбе сотрудника. То есть бывают ситуации, когда работодатель должен сам произвести выдачу дубликата.

Вне зависимости от того, имеется ли копия потерянного документа, для восстановления записей нужно собирать справки и выписки из приказов со всех предыдущих мест работы. Если утеря или порча трудовой произошли по вине работника, этим будет заниматься он сам, если же виноват работодатель – то в его обязанности будет входить обращение ко всем предыдущим руководителям сотрудника.

Как правильно заполнять документ и нужно ли заверять записи в дубликате трудовой книжки?

Записи во всех разделах производятся арабскими цифрами. К примеру, если сотрудник был принят на рабочее место 6 декабря 2004 года, то в документе это будет зафиксировано следующим образом: «06.12.2004». Записи нужно делать аккуратно гелевой или же шариковой ручкой и без любых сокращений, так как это неуместно по закону.

В дубликате оформляется титульный лист с надписью «Дубликат» и заносятся сведения о сотруднике, то есть полностью его ФИО и дата рождения на основании паспортных данных, полученное образование, а также профессия и специальность на основании документа об образовании сотрудника.

В случае необходимости заверки копии документа человеку, который на данный момент времени не работает в организации, нужно обратиться к любому нотариусу для проведения данной операции. Если копия заверена самим работодателем, то она, как правило, может действовать около месяца. Но если же по истечении данного времени в книжку были внесены другие записи, то дубликат документа уже автоматически становится недействительным. Копия, заверенная нотариусом, также имеет ограниченный срок действия.

Итак, дубликат трудовой книжки выдается:

Как оформить дубликат трудовой книжки работнику, который уже уволился?

Кадровые работники отлично знакомы с ситуацией, когда произошла утеря такого документа, или же он пришел в негодность. Уже выработан порядок действий в такой ситуации, то есть выдача нового документа. Но многие люди задаются вопросом о том, как сделать дубликат трудовой книжки. Довольно часто возникает потребность в оформлении дубликата.

Иногда кадровые работники сталкиваются с тем, что утекло довольно много времени с момента увольнения сотрудника, а он подает запрос о замене документа именно в их фирму. Притом, что по истечении длительного времени он мог сменить не одну работу. В такой ситуации зачастую кадровые сотрудники не оказывают помощи бывшему своему работнику, а советуют прийти в другую организацию с такой просьбой. Можно сразу ответить, что данные действия многих специалистов неправомерные.

Это можно объяснить следующим образом. Правила хранения данного трудового документа гласят о том, что сотрудник, который потерял документ, обязан оповестить о происшедшем фирму, где он работал в последний раз. В свою очередь, работодатель должен ему выдать дубликат трудовой книги. Нужно учесть то, что он должен это сделать не позже, чем через 15 дней с момента подачи заявки. Таким образом, у кадрового работника нет другого выхода, как подчиняться закону.

Трудовая книжка – это главный документ, подтверждающий трудовой стаж работника. Несмотря, на планы по ее отмене, данный документ продолжает использоваться в обязательном порядке. Однако на практике возникают ситуации, когда трудовая книжка приходит в негодность или может быть утрачена. В этом случае оформляется дубликат. О том, как правильно оформить дубликат трудовой книжки, - читайте в статье.

Из статьи вы узнаете:

В каких случаях оформляется дубликат трудовой книжки

Дубликат трудовой книжки оформляется в ситуациях, когда дальнейшее использование действующего документа уже не представляется возможным. Это происходит в случае:

утраты трудовой книжки;
порчи документа. Например, документ может быть порван, испачкан или же страницы документа могут обгореть.

Не пропустите: главный материал месяца от ведущих специалистов Минтруда и Роструда

Энциклопедиция по оформлению трудовых книжек "под ключ" от Системы Кадры.

Скачайте документы по теме:

Таким образом, в том случае, если документ утерян или пришел в негодность и по нему уже невозможно или проблематично определить период работы сотрудника, оформляется дубликат.

Отметим, что трудовое законодательство содержит еще одно основание для оформления дубликата. Происходит это в ситуации, когда в документе имеется запись об увольнении или переводе на другую работу, но эта запись была признана недействительной. В этом случае сотрудник также вправе написать заявление о выдаче ему дубликата трудовой книжки, а работодатель, в свою очередь, обязан такой документ оформить.

Нормативные акты

Оформление и заполнение дубликата трудовой книжки регулируется двум нормативными актами:

Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках»;
Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек».

Отметим, что данные документы регулируют как порядок заполнения самих трудовых книжек, так и правила оформления дубликата. Образец оформления дубликата трудовой книжки мы приведем ниже.

Итак, для оформления дубликата необходимо наличие факта о невозможности дальнейшего использования трудовой книжки , а также заявления работника.

Как сделать дубликат трудовой книжки

Как правило, большинство вопросов возникает в ситуации, когда происходит восстановление трудовой книжки при утере работником. Образец оформления дубликата приведен ниже. Объясняется это тем, что работнику в этом случае потребуется собрать документы, подтверждающие его прежний трудовой стаж.

Отметим, что организации хранят трудовые книжки как документы строгой отчетности, в сейфе, поэтому случаи утраты и порчи этих документов происходят крайне редко. Между тем, работники, в период перерыва между работами получают трудовую книжку на руки и хранят документ дома. В результате неаккуратного хранения ситуации, когда трудовая книжка утеряна, не так уж редки. В этой связи предусмотрен специальный порядок действия для восстановления сведений о трудовом стаже и оформлении дубликата документа.

Для того, чтобы оформить дубликат, надо предпринять ряд действий, который состоит из нескольких шагов. Оформляет дубликат работодатель по последнему месту работы сотрудника.

Сотрудник должен самостоятельно собрать документы, подтверждающие его трудовой стаж. Так, периоды работы могут подтвердить трудовые договоры, справки от работодателей, копии или выписки из приказов, личных дел, личных карточек, ведомостей на выдачу зарплаты и т. п.

Если у сотрудника возникли проблемы с оформлением этих документов, работодатель должен оказать ему содействие. Такой порядок установлен в пункте 7.2 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69.

Здесь отметим, что работодатель не должен собирать документы за работника. Но он может рассказать сотруднику порядок действий, подсказать, куда обратиться, какие документы потребовать. Также кадровик может помочь составить официальный запрос бывшим работодателям.

Сотрудник должен написать заявление о выдаче ему дубликата трудовой книжки. Образец этого документа приведен ниже. К заявлению надо приложить документы с прежних мест работы, подтверждающие трудовой стаж сотрудника.

Работодатель на основании заявления и представленных документов, оформляет дубликат трудовой книжки. Отметим, что при оформлении документа, организация должна руководствоваться представленной сотрудником подтвержденной информацией.

Работник не смог собрать нужные данные.

Если те документы, которые предъявил сотрудник, не содержат полных сведений о трудовой деятельности или же работник вообще не смог собрать нужные данные, то в дубликат надо внести только ту информацию, которая подтверждена надлежаще оформленными документами. Это установлено пунктом 32 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, и пунктом 7.2 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69.

Образец дубликата трудовой книжки

Итак, получив подтверждающие документы от работника и заявление, кадровику необходимо правильно оформить дубликат трудовой книжки. Для помощи в практической работе приведем образец заполнения дубликата трудовой книжки.

Начнем с того, как правильно оформить дубликат трудовой книжки (образец). В первую очередь отметим, что для оформления дубликата необходимо взять чистый бланк трудовой книжки. Специальных бланков – дубликатов не предусмотрено.

Начнем с оформления титульного листа. Для того, чтобы обозначить, что происходит оформление именно дубликата, на титульном листе в правом верхнем углу надо написать слово «Дублика т». Далее происходит заполнение титульного листа по общим правилам. Но здесь надо обратить внимание на следующие нюансы.

Данные о работнике, которые вносятся в документ должны соответствовать информации о сотруднике на день заполнения дубликата, а не его утраченной или испорченной книжки.

Кадровик на титульном листе проставляет свою подпись и текущую фактическую дату заполнения дубликата трудовой книжки.

Пример заполнения дубликата трудовой книжки

После оформления титульного листа необходимо внести информацию о стаже работника. Для этого существуют специальные правила. Так, в разделе «Сведения о работе » (это графа 3) надо вписать суммарный стаж работы сотрудника, который он имел до поступления в вашу организацию. Иными словами, надо просто указать общее количество лет, месяцев и дней работы. Здесь уточнять в какой именно организации был получен этот стаж не надо.

Следующий этап – это уже уточнение стажа и разбивка периодов работы по конкретным организациям. На этом этапе надо стаж разбить по отдельным периодам работы. Эта информация вносится на основе представленных сотрудником документов.

Порядок внесения этой информации следующий:

в графе 2 надо указать дату приема на работу;
в графе 3 отразить наименование организации- работодателя, а также структурное подразделение и работу (должность), специальность, профессию с указанием квалификации, на которую был принят сотрудник.

В графе 4 после каждой записи надо указать наименование, дату и номер документа, на основании которого она внесена.

Образец заявления на дубликат трудовой книжки

Для того, чтобы получить трудовую книжку, работник должен обратиться в организацию с соответствующим заявлением. Специальная форма такого документа отсутствует. Работник составляет заявление в произвольной форме. В заявлении следует отразить причину, по которой работник просит оформить дубликат. Например, в качестве причины может быть указана утеря трудовой книжки.

В заявлении надо проставить дату и подпись. Также в заявлении могут быть перечислены документы, которые к нему прилагаются.

Трудовое законодательство не предусматривает оформление специального приказа на выдачу трудовой книжки. Отметим, что по общему правилу, никакой приказ не оформляется и при выдаче трудовой книжки сотруднику, который впервые устраивается на работу.

Между тем, если правилами организации предусмотрено составление такого приказа, этот документ может быть подготовлен.

Вместе с тем для оформления дубликата кадровому сотруднику надо получить новый бланк трудовой книжки. Для этого ему необходимо представить в бухгалтерию заявку о выдаче такого бланка.

Скачать в.doc

Основными законодательными актами, регламентирующими порядок выдачи дубликата бланка, являются:

Порядок установления стажа работы при утрате документов в результате чрезвычайных ситуаций, утв. Постановлением Минтруда РФ от 24.06.94 №50.

Заявление о выдаче нового бланка

Работнику необходимо написать заявление на выдачу дубликата трудовой книжки, образец:

Оно подается директору по последнему месту работы (п.31 ).

В нем указывается причина утраты, излагается просьба о выдаче нового бланка. Ставится дата написания заявления, подпись заявителя. Документ подписывается руководителем. По правилам, выдача дубликата трудовой книжки должна быть произведена в течение пятнадцати дней с момента получения заявления.

Бланк заявления, развернутый

Как оформить новый документ?

Как отмечено в , организация в обязательном порядке для собственных нужд должна закупать бланки. При первичном оформлении они выдаются работникам, которые трудоустраиваются впервые, а также сотрудникам, которым оформляется новый документ, взамен утраченного.

Инструкция по оформлению

1. На первую страницу чистого документа, в верхнем правом углу вносится запись "Дубликат" .

2. Заполняется титульник. Указываются актуальные данные о работнике.

3. В первой строке третьей графы раздела "Информация о работе" вносится запись об общем стаже работы.

4. В раздел "Сведения о работе" в хронологическом порядке вносятся данные о работе у всех предыдущих нанимателей (на основании представленных работником справок).

5. Также нужно сделать записи о поощрениях.

6. На титульном листе испорченного бланка кадровик должен сделать запись: "Взамен выдан дубликат" .

Стоимость выданного бланка высчитывается из заработной платы работника. Перед этим необходимо уведомить его об этом.

Образец дубликата трудовой книжки можете посмотреть здесь:

Как поступить, если документ о стаже испорчен по вине работодателя?

Причиной утраты документа может быть и наниматель (в случае аварии на производстве, или пожара). В таком случае ему нужно приложить максимум усилий для оформления дубликатов. Для этого создается специальная комиссия, которая занимается восстановлением сведений.

Составляется акт, на основании которого оформляются и выдаются новые документы взамен утраченных.

Выскажите свое мнение о статье или задайте вопрос экспертам, чтобы получить ответ