Формализованные документы. Электронные документы - факты, законы и важные нюансы

Напомним, что для полноценной работы в системе электронного представления сведений в таможенные органы организации-участнику ВЭД необходимо иметь:

Договор с информационным оператором - осуществить комплекс мероприятий по подключению организации к ЭД и ПИ.

Действующую электронную подпись (ЭП) для работы с таможенными органами на сотрудника организации.

Подключенное к Интернету и оборудованное специализированным программным обеспечением («Альта-ГТД PRO», СКЗИ «Крипто-Про») рабочее место.

Оплаченный Пакет электронных деклараций для передачи сведений в системе ЭД.

Процедура подачи электронной декларации

Процедура электронного декларирования состоит из нескольких этапов. Декларант с помощью специальной программы (например, « ») подготавливает и передает электронную декларацию на товары (ЭДТ) в формате XML, заверенную электронной подписью. Также указываются идентификаторы разрешительных документов, предварительно загруженных в электронный архив декларанта (ЭАДД). ЭДТ через информационного оператора пересылается в ЦИТТУ ФТС, а оттуда через региональное таможенное управление поступают на указанный декларантом таможенный пост.

Инспектор таможни проверяет ЭДТ, при отсутствии критических ошибок ЭДТ регистрируется в системе таможни (присваивается номер). При необходимости внесения исправлений в декларацию инспектор направляет декларанту соответствующее уведомление с перечнем ошибок или запрос недостающих документов. После исправления ошибок пакет электронных документов отсылается повторно. Если получен запрос на корректировку таможенной стоимости (КТС), декларант выполняет корректировку и снова высылает дополненный пакет документов. Таких циклов обмена сообщениями между инспектором и декларантом может быть несколько.

Управление электронными подписями

Все документы, передаваемые в электронных сообщениях, должны быть заверены электронной подписью (ЭП или ЭЦП) для работы с ФТС России. Сообщения, которые содержат документ, не заверенный ЭП, считаются ошибочными. Сертификат ключей проверки электронной подписи записан на защищенный носитель и выдается на сотрудника предприятия–декларанта.

При наличии заключенного договора с информационным оператором «Альта-Софт», пользователю системы электронного представления сведений доступен Личный кабинет управления договором на портале ed.alta.ru, где пройдя авторизацию можно выполнить следующие действия:

• внести изменения в информацию о контактном лице;
• внести изменения в реквизиты организации;
• добавить дополнительный перечень сотрудников на получение ЭП;
• изменить параметры доставки для недавно добавленного перечня;
• перевыпустить ЭП;
• аннулировать ЭП.

Пакеты деклараций

Услуги по пересылке деклараций и предварительной информации являются платными и приобретаются Пакетами. Пакет электронных документов - это форма предоставления ЭД-услуг, дающая возможность подачи в таможенные органы определенного количества документов. При подсчете количества электронных документов учитываются только зарегистрированные системой документы.

Абонент ЭД может выбрать любой объем деклараций на полгода, от 10 штук до неограниченного количества. Заказать новый ЭД-Пакет или активировать заранее приобретенный удобно посредством Онлайн-заявки на нашем сайте или в своем Личном кабинете на портале ed.alta.ru:

• Сервер статистики ЭД

  Участникам ВЭД, подключившимся к системе ЭД через информационного оператора «Альта-Софт», доступен Сервер статистики ЭД (svd.alta.ru) - мощнейший онлайн-инструмент комплексного мониторинга и дополнительных ЭД-сервисов. Используя персональный логин/пароль (высылаются при подключении к системе ЭД), пользователь получает доступ в личный кабинет, в котором может отслеживать отправки по системе ЭД и пользоваться другими услугами.

  1. Монитор ЭД

  Монитор ЭД сервера статистики - это визуальное представление информационного обмена в рамках всех процедур декларирования. Сервис пользуется спросом не только у декларантов, но и у руководителей отделов ВЭД. Пользователи сервера статистики могут отслеживать весь процесс отправки электронных документов и сообщений в режиме реального времени, а также видеть текущий статус всех поданных деклараций:

  • 2. Биллинг

    В режиме реального времени пользователи Сервера статистики ЭД могут отслеживать списание денежных средств за отправки в процессе приема и выпуска деклараций. Биллинг предоставляет полную информацию по платежам и списаниям за услуги с указанием присвоенных документам номеров. Для пользователей становятся прозрачными следующие сведения:

    • Платежи, поступившие от пользователя;
    • Срок окончания действия ЭД-пакетов;
    • Количество оставшихся возможных отправок ДТ и ПИ.

    • 3. Формализация документов

      Чтобы подать по системе ЭД информацию, взятую с бумажных документов, их необходимо перевести в электронный вид, то есть формализовать. Для формализации документов нужно потратить время на сканирование, распознавание, исправление ошибок или ручной набор текста. Все это создает дополнительные трудности.

      В помощь участникам ВЭД предоставляется сервис по преобразованию отсканированных документов или текстовых файлов в XML-формат, применяемый при ЭД. Передача документов на формализацию осуществляется непосредственно через Личный кабинет на сервере ed.alta.ru. Обратно пользователь получает файлы, которые можно прикрепить к описи электронной ДТ и передать таможенному инспектору по системе ЭД. Работы по формализации платные, стоимость указана в

      4. Отчет таможенного представителя

      Ранее, для того, чтобы таможенный представитель мог сдавать регламентную отчетность, ему необходимо было собрать отчеты со всех своих филиалов, объединить их в одном файле и уже на основе собранной и обобщенной информации строить отчет. Для оптимизации такой работы на Сервере статистики создан онлайн-сервис: по заказу абонента информационный оператор может собирать статистику по любым полям деклараций.

      Данный сервис, хоть и называется отчетом таможенного представителя («Отчет ТП»), может быть интересен не только таможенным представителям, но и участникам ВЭД, которые хотят иметь в режиме реального времени полную статистику и общую картину проделанной работы по оформлению товаров.

      5. Sms-уведомления системы ЭД

      Сервис смс-уведомлений создан для быстрого реагирования на информацию от таможенных органов по переданным ЭДТ. Декларант, даже не находясь на рабочем месте, сможет быть в курсе ситуации по каждой ДТ и поэтапно отслеживать процесс выпуска товаров.

      При подключении абонент может получать на свой мобильный телефон смс-сообщения по следующим статусам ЭД-процедур (с указанием номера ДТ и времени присвоения статуса):

МИНИСТЕРСТВО ЗДРАВООХРАНЕНИЯ СССР

О введении формализованных форм
медицинской документации

Во исполнение приказа Министерства здравоохранения СССР от 09.06.86 N 818 "О мерах по сокращению затрат времени медицинских работников на ведение медицинской документации и упразднении ряда учетных форм" и в целях введения формализованных форм медицинской документации:

1. Утверждаю:

1.1. Перечень лечебно-профилактических учреждений, переходящих на ведение формализованных форм медицинской документации (Приложение N 1).

1.2. Перечень экспериментальных формализованных форм медицинской документации (Приложение N 2).

1.3. Временное положение о ведении формализованной формы ВР-359/87/1 - "Медицинской карты амбулаторного больного" (Приложение N 3).

1.4. Временное положение о ведении формализованной формы ВР-361/87/3 - "Медицинской карты стационарного больного" (Приложение N 4).

1.5. Временное положение о ведении формализованной формы ВР-362/87/1 - "История развития ребенка" (Приложение N 5).

2. Приказываю:

2.1. Министру здравоохранения РСФСР Потапову А.И., Министру здравоохранения Молдавской ССР Драганюку К.А., начальнику Главного управления здравоохранения Мосгорисполкома Мудраку В.Н., начальнику Главного управления здравоохранения Мособлисполкома Лябину Е.В. и заведующему Горьковским областным отделом здравоохранения Сухотину В.И. в целях сокращения времени, затрачиваемого на ведение медицинской документации, улучшения лечебно-диагностического процесса ввести в лечебно-профилактических учреждениях, указанных в Приложении N 1, формализованные формы медицинской документации с 1 апреля 1987 года и к 1 августа 1987 года представить свои предложения по их совершенствованию.

3. Директору Всесоюзного научно-исследовательского института социальной гигиены и организации здравоохранения им.Н.А.Семашко Минздрава СССР Овчарову В.К. обеспечить организационно-методическое руководство и консультативную помощь органам и учреждениям здравоохранения по ведению формализованных форм медицинской документации, указанных в Приложении N 2, обобщить вписанные предложения по совершенствованию форм и представить их на утверждение руководству Министерства здравоохранения СССР к 15 сентября 1987 года.

4. Начальнику Хозяйственного управления Министерства здравоохранения СССР Сальникову В.Д. обеспечить издание формализованных форм ВР-359/87/1 в количестве 6 тыс. экземпляров и ВР-361/87/3, ВР-362/87/4 и ВР-360/87/2 по 7 тыс. экземпляров в срок до 1 марта 1987 года.

5. Контроль за исполнением приказа возложить на и.о. начальника Главного управления лечебно-профилактической помощи Минздрава СССР Филатова В.И. и заместителя начальника Главного управления лечебно-профилактической помощи детям и матерям Минздрава СССР Кузнецову В.В.

Приказ разрешается размножить в необходимом для работы количестве экземпляров.

Приложение 1. Перечень лечебно-профилактических учреждений, переходящих на ведение формализованных форм медицинской документации

ПРИЛОЖЕНИЕ N 1
к Приказу Минздрава СССР
от 12.02.87 N 204

1. РСФСР:

г.Москва

- городские поликлиники NN 188, 129,

- городская клиническая больница N 60,

- детские городские поликлиники NN 37, 9, 112.

Московская область

- Подольская центральная районная больница

Горьковская область

- областная больница им.Н.А.Семашко

2. Молдавская ССР

г.Кишинев

- городская поликлиника N 7,

- детская городская поликлиника N 1.

Приложение 2. Перечень экспериментальных формализованных форм медицинской документации

ПРИЛОЖЕНИЕ N 2
к Приказу Минздрава СССР
от 12.02.87 N 204

На период проведения эксперимента ведение типовых форм, утвержденных приказом Минздрава СССР от 04.10.80 N 1030 , отменяется.

Приложение 3. Временное положение о введении формализованной формы ВР-359/87/1 "Медицинская карта амбулаторного больного"

ПРИЛОЖЕНИЕ N 3
к Приказу Минздрава СССР
от 12.02.87 N 204

Медицинская карта амбулаторного больного является основным документом, отражающим состояние здоровья пациента. Все обращения по поводу заболевания и профилактические посещения пациента должны быть зафиксированы в соответствующей ее части.

При одномоментном введении новых медицинских карт в работу амбулаторно-поликлинического учреждения к заполнению ее лицевой стороны (паспортные данные) привлекаются все медицинские регистраторы, участковые медицинские сестры и медицинские сестры врачей-специалистов. Руководит всей работой главная медицинская сестра, а по терапевтическим отделениям - старшие медицинские сестры. В дальнейшем лицевая сторона карты заполняется в регистратуре при первом обращении пациента.

Медицинская карта состоит из бланков для долговременной информации (сигнальные отметки, лист записи заключительных диагнозов, данные профосмотров, годовой эпикриз на диспансерного больного) и бланков для оперативной информации (первичный осмотр терапевта, бланк для больного гриппом, ОРЗ, первичный осмотр врачей-специалистов, повторные посещения, консультация зав. отделением, этапный эпикриз на ВКК).

Долговременная информация о больном

Бланк "Сигнальные отметки" заполняется врачом при наличии или обнаружении у пациента признаков, перечисленных в данном листе. Бланк подклеивается к обратной стороне лицевой обложки.

"Лист записи заключительных (уточненных) диагнозов" заполняется врачами всех специальностей на всякое заболевание, по поводу которого больной обратился в данное учреждение в отчетном году. Заболевание, обнаруженное у больного впервые в жизни, считается впервые выявленным и отмечается знаком +. При этом, если заболевание установлено при обращении по поводу заболевания, то знак + проставляется в 3 графу; если заболевание выявлено при профосмотре, то знак + проставляется в 4 графу. Заболевания, которые могут возникнуть заново несколько раз (ангина, грипп, ОРЗ, пневмония, травма и т.д.), всякий раз считаются впервые выявленными и отмечаются знаком +. Хроническое заболевание, с которым больной обращался в предыдущие годы, в случае обращения с ним в отчетном году, вновь вносится в лист, но без знака +. Бланки подклеиваются к верхней поверхности 1-го гребешка обложки медицинской карты.

Бланк "Данные профосмотров" заполняется во время проведения ежегодных профилактических осмотров. Он рассчитан на 5 лет. Обследование проводится по 15 признакам (рост, масса тела, острота зрения, внутриглазное давление, острота слуха, пневмотахиметрия, артериальное давление, ЭКГ, осмотр полости рта, анализ крови, анализ мочи, флюорография, маммография, гинекологический осмотр со взятием мазка, пальцевое исследование прямой кишки). Результаты обследования вносятся в графу текущего года в том кабинете, где проведен соответствующий осмотр или исследования пациента. Бланк подклеивается к верхней поверхности 1-го гребешка обложки медицинской карты.

Вкладыш "Годовой эпикриз за 19.. год" заполняется один раз в год на каждого диспансерного больного. В него вносятся все сведения, которые отражают результаты обследования, проведенные лечебно-оздоровительные и социальные мероприятия и изменения в состоянии здоровья. В заключении необходимо отразить динамику заболевания и эффективность проведенных мероприятий. Вкладыш подклеивается к нижней поверхности 1-го гребешка обложки медицинской карты.

Оперативная информация

Вкладыши "Осмотр терапевта", "Для больного гриппом, ОРЗ", "Осмотр кардиоревматолога", "Осмотр эндокринолога" заполняются при первичном обращении к врачам терапевтического профиля. При обследовании больного или проведении профосмотра следует придерживаться того плана, который имеется в бланке. По каждому признаку - норма подчеркивается, а патология вносится в соответствующую графу. При повторном обращении пациента заполняется обратная сторона вкладыша "Повторный осмотр". При записи результатов повторного осмотра вносится только динамика изменения состояния больного, данные обследования, лечения и экспертизы трудоспособности. Если обратной стороны вкладыша недостает для записи повторных посещений, то используется дополнительный бланк "Повторный осмотр". Все указанные вкладыши подклеиваются к нижней поверхности 2-го гребешка обложки медицинской карты. При этом следует строго соблюдать последовательность подклейки бланков по специальностям и кратности обращения.

Вкладыши "Консультация зав. отделением" предназначены для зав. терапевтическим отделением, который вносит в него рекомендации для участкового врача-терапевта по поводу диагноза, лечения и экспертизы трудоспособности. Обратная сторона этого бланка предназначена для этапного эпикриза на ВКК. Он заполняется лечащим врачом для решения вопросов экспертизы временной нетрудоспособности. Вкладыш подклеивается к нижней поверхности 2-го гребешка обложки медицинской карты.

Вкладыши "Осмотр хирурга", "Осмотр отоларинголога", "Осмотр окулиста", "Осмотр невропатолога", "Осмотр уролога" заполняются при первичном обращении к врачам-специалистам. Они заполняются аналогично вкладышам, описанным для врачей терапевтического профиля. Записи о повторном посещении проводятся на обратной стороне бланка, а в случае ее недостаточности - на дополнительные бланки "Повторный осмотр". Перечисленные вкладыши подклеиваются к нижней поверхности 3-го гребешка обложки медицинской карты. При этом следует строго соблюдать последовательность по специальностям и кратности обращения.

Приложение 4. Временное положение о введении формализованной формы ВР-361/87/3 "Медицинская карта стационарного больного"

ПРИЛОЖЕНИЕ N 4
к Приказу Минздрава СССР
от 12.02.87 N 204

Сфера применения настоящего проекта "Медицинской карты стационарного больного" - больничные стационары различного типа за исключением специализированных клиник НИИ, медицинских институтов, родильных домов и детских больниц.

Титульный лист карты содержит, в основном, паспортную часть и признаки, идущие в статистическую обработку. На нем предусмотрены поля, предназначенные для специальных отметок (группа крови, резус-фактор, аллергия и др.). Диагноз направившего учреждения вносится врачом приемного отделения на основании записи в направлении на госпитализацию.

На обороте титульного листа в "особых отметках" записывается согласие больного (родственников) на операцию. Предусмотрено место для записи приема и выдачи вещей и ценностей от больных. Здесь же записывается диагноз патолого-анатомический.

В настоящем варианте карты страницы 3-8 предназначены для записей результатов осмотра при поступлении больного в стационар и представляют собой формализованный текст анкетного типа, в котором предусмотрена возможность ограничиться только подчеркиванием или вписыванием необходимого. В этом разделе два подраздела: первый предназначен для записи осмотра врачом приемного отделения, второй - для записи осмотра лечащим врачом в отделении.

Все последующие разделы карты оформлены в виде листов-вкладышей, имеющих в правом верхнем углу место для простановки номера карты.

Страницы 9-10 карты представляют собой лист назначений, в котором для удобства работы медицинской сестры сведены указания о назначении и отмене лекарств, диете, лабораторных исследованиях и консультации специалистов.

План обследования (страница 11) выполнен в виде таблицы, в которой, в основном, подчеркивается или вписывается необходимое исследование, а в графах проставляются даты проведения этого исследования. Далее следуют листы, предназначенные для ведения дневника наблюдений. Сокращение времени врача на его ведение можно обеспечить организационно-методическими мероприятиями, регламентирующими объем, характер и периодичность записи в зависимости от вида заболевания и тяжести состояния больного.

Предусмотрены отдельные листы для записей консультаций специалистов, а также для подклеивания анализов.

Завершается карта заключительным эпикризом, в котором данные исследований приводятся на последнюю дату.

Приложение 5. Временное положение о введении формализованной формы ВР-362/87/4 (История развития ребенка)

ПРИЛОЖЕНИЕ N 5
к Приказу Минздрава СССР
от 12.02.87 N 204

Временное положение о введении формализованной формы
ВР-362/87/4 (История развития ребенка)

Указания о порядке ведения истории
развития ребенка (форма n 112/у)

История развития ребенка предназначена для ведения в ней записей текущего наблюдения за состоянием здоровья ребенка с момента рождения до 15 лет включительно (школьников - до окончания средней школы) и регистрации характера и объема оказываемой лечебно-профилактической помощи.

История развития состоит из четырех разделов. Раздел I - (стр. с 3 по 24). Паспортные данные, социально-демографическая и статистическая информация (данные заполняются не реже одного раза в квартал).

Раздел II - (стр. с 25 по 82). Контроль за состоянием здоровья и развития ребенка в декретированные возрастные сроки является основным, так как в нем регистрируются данные наблюдения за ребенком в хронологическом порядке, что позволяет следить и контролировать правильность выявления меры здоровья, развития и качество оздоровительных, воспитательных и лечебно-профилактических воздействий.

Записи врача и медицинской сестры формализованы, то есть четко обозначены и конкретизированы признаки, необходимые для характеристики и оценки состояния здоровья и развития ребенка.

Алгоритм профилактических записей врача (стр. с 25 по 27) включает в себя следующие параметры:

I. Обследование ребенка.

- СОЦИАЛЬНЫЙ АНАМНЕЗ (начало его см. стр.3, 26. "Сведения о семье") включает в себя сведения о бытовых (бюджет, жилище), санитарно-гигиенических условиях, психологических установках семьи (взаимоотношения между членами семьи, отношение к рекомендациям поликлиники), вредных привычках,

- НАСЛЕДСТВЕННЫЙ АНАМНЕЗ - необходимо фиксировать сведения о заболеваниях, особенно в первом поколении, где уже имеется четко развернутая картина заболеваний, которой нет в других поколениях, в силу возрастных особенностей,

- БИОЛОГИЧЕСКИЙ АНАМНЕЗ - пользоваться сведениями из "Обменной карты", в случае отсутствия "Обменной карты" - заполнять параметры биологического анамнеза (анте-, интра-, РНП-периодов).

СВЕДЕНИЯ ЗА ПРОШЕДШИЙ ПЕРИОД. Этот вид анамнеза представлен для новорожденного - см. "Биологический анамнез", характеристика РНП-периода: оценка состояния по шкале Апгар, день прикладывания к груди, т.н. "физиологические состояния", день отпадения пуповины, БЦЖ, обследование на наследственную патологию, день выписки из роддома, масса новорожденного при выписке; лактация и самочувствие матери.

В последующие периоды, начиная с профприема в 1-й месяц жизни в записи врача выделяется параметр "Факторы риска", где фиксируются эти факторы, выделяемые при сборе анамнеза за период от момента последнего профосмотра. Эти данные врач получает из записей медицинской сестры, патронаж которой необходимо осуществлять ей строго накануне профприема, а профприем - в возрасте, близком к дате рождения ребенка (±3 дня), а также при сборе дополнительных данных на профприеме. Сведения за прошедший период включают в себя: отклонения в физическом и нервно-психическом развитии; поведении; нарушения режима дня; питания; физического воспитания; воспитательных воздействий; появление пограничных состояний (анемия, диатез и т.д.), реакции на прививки, перенесенные заболевания, выявленная патология при осмотре специалистами.

Указать N возрастного комплекса и N группы закаливания.

- ВВ - воспитательные воздействия по развитию и поведению назначаются при наличии и в строгом соответствии с данными психометрии, группой развития и поведением,

- П - прививки,

- П - пограничные состояния, профилактика, лечение (например, рахит),

- Дк - осмотры специалистами календарные,

- Дф30 - осмотры специалистами, под наблюдением которых находится ребенок с хроническим заболеванием,

- А - анализы,

- МТ - медикаментозная терапия.

Алгоритм патронажных записей медсестры.

Условия ухода и воспитания

В случае необходимости отмечать изменения в социальном положении семьи ребенка (развод, переезд на новую квартиру, передача ребенка на воспитание бабушке и т.д.).

Постоянно фиксировать условия окружающей среды (чистота, наличие необходимых вещей для ухода, чистота помещений, уход за ребенком; выполнение назначений врача (Р - режим, П - питание, ФВ (М, Г, З) - физическое воспитание, ВВ - воспитательное воздействие и другие).

Физическое воспитание ребенка

Состояние - самочувствие - жалобы, кожа, слизистые, пупочная область (на 1-м месяце жизни), физиологические отправления (стул, моча).

АНТРОПОМЕТРИЯ - после цифр и обозначений их "СМ" и "Г" ставить в скобках номер центильного коридора, по мере необходимости вводить показатели "окружность груди", "окружность головы". Сюда же вписываются "зубы", "большой родничок".

ПСИХОМЕТРИЯ - в строгом соответствии с методическими рекомендациями вписывать точный набор только тех показателей нервно-психического развития, оценка которых отклоняется в сторону отставания или опережения.

Оценка каждого показателя ставится в месяцах жизни ребенка.

СОМАТИЧЕСКИЙ СТАТУС в развернутом виде (по системам) представлен в "первичной записи" новорожденного, в остальных профзаписях (начиная с 1-го месяца жизни) фиксировать только признаки отклонения.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ писать развернуто:

1. ФР - оценка физического развития.

2. Группа развития. Оценка поведения (с отклонениями, без отклонений).

3. Диагноз.

4. Группа здоровья.

Алгоритм назначений. Первые 4 назначения должны фиксироваться при каждом профприеме, остальные - по мере необходимости:

- Р - режим (указать N возрастного режима),

- П - указать вид молока, которым вскармливается ребенок 1-го года жизни, прикормы (количество) по мере назначения,

- ФР - (М, Г, З) физическое воспитание (массаж, гимнастика, закаливание).

ПОВЕДЕНИЕ - отметить все показатели поведения:

1) эмоциональное состояние (до года), настроение (после года),

2) сон,

3) аппетит,

4) характер бодрствования,

5) индивидуальные особенности поведения.

Показатели нервно-психического развития

Нервно-психическое развитие по показателям фиксируется следующим образом: записывается полный набор показателей для данного возраста в виде символов АЗ (зрительно-ориентировочные реакции), РА - (речь активная) и т.д. После каждого символа пишется его словесная расшифровка (того, что выявила м/с при посещении ребенка на дому, то есть в естественных для него условиях) и ставится оценка показателя в месяцах жизни. Следовательно, м/с должна не только фиксировать развитие по показателям, но и ставить предварительную оценку данного показателя.

НАЗНАЧЕНИЕ ПО ВОСПИТАНИЮ и другим рекомендациям врача делается медсестрой в случае выявления отклонений и невыполнения их. ОБУЧЕНИЕ матери манипуляциям, уходу (купание, обработка слизистых и т.д.).

Беседы - тематические: по вопросам режима, питания, по эпидемиологическим показаниям и т.д.

Текст документа сверен по:
"Справочник по организации
работы амбулаторно-поликлинических
учреждений", 1999 год.

Формализованные документы - это документы, в которых заранее определена форма: расположение обязательных полей. Формализованными документами являются различные бланки, накладные и т.п. Обычные документы - это документы произвольной формы: договора, письма и т.д. Для работы в системе ЭД2 программистам пришлось разработать формализованный вид и для обычных документов. В специализированной программе декларант формирует электронную декларацию на товары (ЭДТ) и комплект необходимых формализованных документов (комплект документов, переведенных в XML-формат). При подготовке документов для представления в таможенные органы учитываются особенности и ограничения, накладываемые требованиями актуальной версии Альбома форматов электронных документов .

До рассмотрения темы формализации документов следует сказать, что без создания основного листа ДТ начать работу по формализации документов невозможно.

Создание декларации (основного и дополнительных листов ДТ, ДТС) c чистого листа.

В программе СТМ «ВЭД-Декларант» выбираем инструмент «создать новую ДТ»

В результате получаем основное окно программы ВЭД-Декларант с развернутой ДТ – основной лист.

Разработчики программы постарались максимально точно сохранить алгоритм заполнения ДТ при перемещении по графам в процессе их заполнения. Некоторые графы ДТ имеют сложную структуру — внешне они выглядят как набранный построчно текст, но на самом деле представляют собой сложную таблицу. Для их заполнения необходимо нажимать функциональные клавиши, которые описаны в подсказках в нижней строке программы ВЭД-Декларант.

С 01.07.15 изменения коснулись не только форматов обмена, но и комплекта документов, передаваемых вместе с ДТ, правил заполнения графы 44 ДТ. Так, из первичного комплекта документов исключена опись, а перечень документов, прилагаемых к ДТ, перечисляется в графе 44. Эти правила вводит решение Коллегии ЕЭК № 98 от 02 июля 2014 года «Об Инструкции о порядке регистрации или отказа в регистрации декларации на товары». Новое решение заменяет ранее действовавшую Инструкцию № 262 от 20 мая 2010 года.

Согласно новому решению, опись с ДТ не передается. Т.е. сведения о документах, на основании которых заполнена ДТ, указываются в графе 44. Для этого:

В гр. 44 заполняем документы

Создаём опись (опись остаётся как внутренний документ ВЭД Декларанта, передаваться не будет).

В то же время опись, в соответствии с действующим законодательством, продолжает существовать как бумажный документ, поэтому пока нельзя закрывать возможность ее оформления и печати.

В этих условиях опись, используется как вспомогательный список, содержащий сводную информацию по документам, заявленным в ДТ, в том числе и технического характера.

Чтобы исключить лишнюю работу по подготовке документов и избежать недоразумений на этапе обмена данными, разработчики рекомендуют свести оформление описи к минимуму .

Формируем опись только автоматически, включив в неё только документы графы 44.
Далее переходим в раздел «Работа с электронными документами». Подготавливаем формализованные документы, предварительно разместив в архиве декларанта и прикрепляем к ДТ. Для формализованных документов, в части окна архивы РТУ добавлен новый статус, красный шарик, он означает что документ размещен в архиве, созданном до 1 июля 2015 г. Внешний вид рабочего окна «Подготовка документов для передачи в систему ЭД» программы ВЭД- Декларант.

В верхней части окна расположена таблица с перечнем документов, как описанных в графе 44 данной декларации, так и когда либо с ней использовавшихся в случае, если декларация создавалась по образцу. Документы, которые скопировались с предыдущей декларации, выделенны серым цветом. Функцию копирования документов для системы ЭД можно отключить при создании декларации.

В колонке «размещение» указан признак того, находится или нет данный документ в ЭАДД. Признак представляет собой шарик разного цвета – желтый означает что документ подготовлен но не размещен в архиве ЦТУ. Зелёный цвет — означает что документ готов и размещен в архиве ЦТУ. Колонка «в гр 44» показывает нам что документ есть в графе 44 ДТ основного листа или доп листов и ссылка на него исправна. Колонка «готов» работает вместе с кнопкой с синей стрелочкой и цветом строки. Первоначально, цвет строки белый, это значит что документ еще не создан. Для создания документа надо нажать на кнопку с синей стрелкой и выбрать нужный документ из выпадающего списка. До 01.07.15 у документов в гр 44. был отдельный справочник и пользователь выбирал код документа отдельно для графы 44 и для описи. Галочка «только документы разрешенные для кода ХХХХ» означает, что при выборе документа его код будет соответсвовать классификатору. Соответсвие кодов формализованных документов с 01.07.15 задается специальным документом спецификации — ТАБЛИЦА СООТВЕТСТВИЯ ДОКУМЕНТОВ АЛЬБОМА ФОРМАТОВ КЛАССИФИКАТОРУ ВИДОВ ДОКУМЕНТОВ, ИСПОЛЬЗУЕМЫХ ПРИ ЗАЯВЛЕНИИ СВЕДЕНИЙ В ГРАФЕ 44 ДТ ПРИЛОЖЕНИЕ А2 Версия 3.3.6
При снятии галочки «только документы разрешенные для кода ХХХХХ» декларация не пройдет автоматический ФЛК.

Если необходимо будет в первичном наборе документов передать Доверенность и/или Договор таможенного брокера с декларантом вам необходимо их прикрепить к текущей ДТ (серые документы в верхней части окна)

Все прочие документы , включая:

— регистрационные документы предприятия;

— представительские и прочие договоры;

— документы, подтверждающие таможенную стоимость;

— иные документы, могут предоставляться только по запросу инспектора .

После получения запроса инспектора необходимо:

Подготовить документ


Разместить его в электронном архиве декларанта.

Пока инспектор запрос не прислал, никакой дополнительный документ не может быть ему предоставлен. Если есть необходимость добавить какой-то документ в графу 44, это можно сделать только через КДТ.

В новой спецификации изменен перечень формализованных документов

Поскольку опись не подаётся, не может быть использован для документа код «00000». Допустимо использование только тех кодов видов документов, которые фигурируют в классификаторе графы 44. Это описано в Приложении А2 Спецификации взаимодействия. Соответствие кодов и типов документов.

Вносится изменение в заполнение графы 44. Эти изменения описаны в Решении Коллегии ЕЭК № 127 от 18 июля 2014 года «О внесении изменений в Инструкцию о порядке заполнения декларации на товары»

Теперь для каждого документа, внесенного в графу, добавляется признак, подтверждающий представление либо непредставление документа при подаче ДТ.

Этот признак – числа от 0 до 4. Каждое число, описывает определенное состояние документа.

«0» — документ не представлен при подаче ДТ;

«1» — документ представлен при подаче ДТ;

«2» — документ не представлен в соответствии с частью второй пункта 4 статьи 183 Кодекса. В этом случае после проставления признака через пробел указываются номер и дата документа и далее через пробел — регистрационный номер ДТ или иного таможенного документа, к которому был приложен этот документ.

«3» — документ представлен (будет представлен) после выпуска товаров. В данном случае, если законодательством государств — членов Таможенного союза предусмотрена возможность представления отдельных документов после выпуска товаров, после проставления признака через пробел производится запись об обязательстве декларанта представить недостающие документы с указанием даты.

Внешний вид ДТ с заполненной графой 44

Внешний вид графы 44, при нажатии специальной клавиши, которая раскрывает внутреннее содержимое этой графы.

Теперь после всех подготовительных мероприятий можно приступать к непосредственной формализации документов.

В зависимости от сложности документа окно формализованного вида документа разбито на вкладки, в которых объединена сходная по тематике информация. В начале развития технологии ЭД2 в формализованных документах могли быть заполнены только ключевые поля. Они были обведены красной рамкой. Остальная информация не передавалась. Сейчас согласно действующим форматам обмена передаются все поля, и поэтому требуется максимальное заполнение документа. Проверку на правильность заполнения документа можно быстро провести, находясь в этом окне, кнопкой с изображением галочки.

Работа с архивом электронных документов декларанта ЭАДД

Электронный архив декларанта

Электронный архив декларанта (ЭАД) – это удалённое хранилище.xml-документов на сервере таможни.

Работа с ЭАД регламентируется спецификацией, разработанной ЦИТТУ ФТС России.

Электронные архивы могут создаваться разными лицами для разных региональных таможенных управлений (РТУ) независимо. Это означает, что:

1. Если планируется работа нескольких декларантов с использованием документов из одного и того же архива, то в Настройках программы, в разделе ЭПС, в настройках текущего профиля необходимо проверить, совпадают ли значения Идентификатора участника (выдаётся таможней для каждого юридического лица) и Кода регионального управления (в формате NNN00000, например 10100000 для ЦТУ, 10200000 для СЗТУ и т.д.). Важно: если будет расхождение в том или другом параметре, то фактически это будет означать работу с разными архивами.

Работа с документами в электронном архиве

Участник ВЭД может хранить на сервере РТУ произвольное количество архивов с произвольным количеством документов в каждом.

Документ может находиться в следующих статусных состояниях:

1. документ не использовался, актуален (срок действия не истёк);

2. документ не использовался, просрочен (истёк срок действия);

3. документ использовался, актуальный (срок действия не истёк);

4. документ использовался, просрочен (истёк срок действия).

Документы с 3 и 4 статусом НЕ могут быть изменены или удалены из Электронного архива!

Для размещения формализованных документов в архивах РТУ нажмите кнопку «Добавить в архив». Выберите из списка необходимый архив или добавьте новый.

Добавление нового архива

Для более детальных операций с архивами и/или документами в архиве нажмите ссылку «Архивы РТУ»

В этом окне вы можете просмотреть все созданные архивы и документы в них. В меню по правой клавише мыши доступны дополнительные функции, например удаление архива и удаление документов в архиве.

В случае, если удалить документ из архива нельзя, и при этом вы не планируете архив использовать, от него можно отключиться. При этом документ остается в рабочей базе данных. Точно также вы можете отключаться полностью от архива РТУ. При этом вы можете изменить документ, даже если вы от него отключились, и разместить его в новом архиве.

При работе с электронным архивом необходимо помнить, что актуальная версия архивов и документов в них хранится на сервере таможни. Поэтому, например, чтобы увидеть изменения в архиве, внесённые Вашими коллегами, необходимо получить эту версию с удалённого сервера.

Важно:
как и при работе в рамках электронного декларирования, вся работа с электронным архивом может осуществляться при наличии действующей ЭЦП, так как все сообщения должны быть подписаны цифровой подписью. Все ответы в рамках работы с ЭАД формируются транспортной системой автоматически, без участия инспектора.

Запрос списка архивов

Для получения актуального на настоящий момент списка архивов, необходимо выполнить запрос к удалённого серверу. Для этого по правой кнопке мыши в окне архивов выберите кнопку Запросить список. В итоге будет отправлено служебное сообщение, и после получения ответа в окне появится актуальный список архивов.

Создание и удаление архивов

Для добавления нового архива нажмите кнопку «Создать», укажите желаемое имя архива и нажмите ОК.

Будет отправлен запрос на создание, и после получения разрешения от транспортной системы архив будет создан на удалённом сервере (в списке статус будет статус «Архив создан»).

Для удаления архива выберите нужный архив в списке и нажмите кнопку «Удалить». В случае успеха статус архива сменится на «Архив удалён».

Важно:
удалить можно только архив, не содержащий ни одного документа!

Запрос списка документов

Для получения актуального списка документов в текущем архиве необходимо выполнить запрос. Для этого в окне списка документов выберите кнопку «Запросить список». После ответа транспортной системы на запрос в окне появится актуальный на текущий момент список.

Двойным щелчком по конкретному документу можно зайти внутрь для просмотра его содержания. Если у вас нет этого документа, то следует выполнить запрос копии документа.

Запрос копии документа из архива

Версия.xml-документа, имеющаяся у Вас, может не совпадать с той, которая хранится в электронном архиве. Для того, чтобы получить актуальную копию документа, необходимо в списке документов архива выбрать конкретную позицию и нажать кнопку «Запросить». Транспортная система вернёт в ответ актуальную на текущий момент копию документа.

В отличие от бумажных документов, электронные могут обрабатываться более эффективно (тиражироваться, рассылаться, храниться и т.п.). В настоящее время активно развиваются технологии перевода бумажных документов в электронную форму с целью реализации электронного документооборота . Остановимся подробнее на применяемых технологиях и используемой терминологии.

На первом этапе перевода документа в электронную форму производится его сканирование и создается электронная копия документа в виде изображения. Изображение, полученное в результате сканирования, также называют образом документа. Сканирование является начальным этапом любой системы автоматизированного ввода документов.

В процессе сканирования может выполняться программная обработка изображения, а также производится визуальный контроль качества (рис. 3.6).

Рис. 3.6.

Если речь идет о промышленном вводе документов, то сканеры обычно предоставляют ряд дополнительных функций, например возможность подачи разноформатных документов.

Обычно процесс сканирования - это промежуточная стадия получения электронного документа. Очевидно, что с электронным изображением документа гораздо удобнее работать, чем с бумажным (его можно копировать, отправлять по сети и т.д.).

Однако в большинстве случаев само по себе изображение (образ документа) дает мало преимуществ. Для того чтобы можно было редактировать документ, осуществлять поиск по нему или использовать его фрагменты при подготовке новых документов и т.д., необходимо перевести полученный образ в текстовый документ, понятный офисным программам. Поэтому следующая задача заключается в распознавании отсканированных документов.

Для этого необходим специальный инструмент, способный перевести изображение в текстовый редактируемый электронный документ. Такие инструменты существуют, их общее название - программы оптического распознавания символов (optical character recognition, OCR). C помощью OCR-программы компьютер сможет "прочесть" на отсканированной странице текст, отделив его от иллюстраций и прочих элементов оформления, найти таблицы и "разобраться" в их содержимом. А затем скомпоновать все это заново, воссоздав внешний вид страницы.

С точки зрения перевода документов в электронный вид (ввода документов в компьютер) их условно делят на формализованные, неформализованные и специальные (рис. 3.7).

Формализованные документы - это документы, в которых заранее определена форма: расположение обязательных полей, в которые заносятся данные. Например, бланки, накладные, анкеты, картотеки и т.д. Неформализованные документы - это документы произвольной формы: договоры, письма и т.д. К специализированным относятся такие документы как, например, карты и отпечатки пальцев.

Перевод каждого из перечисленных видов документов имеет свою специфику. Если вводятся фотографии, то достаточно электронного изображения, если документ содержит текст, его необходимо распознать, если это форматированный текст с рисунками, то нужно не только распознать текст, но и восстановить формат документа, а если это анкета, то, скорее всего, сам документ вообще не нужен, важна только содержащаяся в нем информация. Например, при обработке листов для голосования обычно не требуется изображения самого документа, достаточно информации о том, за кого отдан голос.

Ввод формализованных документов

Чтобы пояснить, какие задачи возникают при вводе формализованных документов, рассмотрим конкретный пример.

Предположим, в офисе отеля проводится анкетирование проживающих для оценки уровня обслуживания на разных этажах. Каждому жителю отеля в его номере оставляется анкета, которую он должен заполнить (рис. 3.8).

Если за месяц накапливается несколько тысяч таких анкет, то их обработка представляет собой непростую задачу. Очевидно, что получение образов (электронных изображений) этих анкет хоть и облегчает задачу их хранения, однако не позволяет использовать компьютер для обработки информации.

Чаще всего задача ввода форм (в данном случае анкеты) состоит в превращении образа документа в строчку базы данных, содержащую соответствующую информацию. Когда все анкеты будут введены в базу данных, можно будет их обработать и, например, выяснить, на каком этаже обслуживание ведется лучше.

При заполнении анкеты требуется ответить на вопросы и внести информацию в определенные служебные поля, а задача программы при вводе форм - определять эти специальные поля, распознавать информацию в них и ввести ее в базу данных. При этом особенностью ввода форм в компьютер является необходимость распознавания текстов, заполненных от руки.

Обычно в том случае, если форма должна распознаваться компьютером, заполняющего просят ввести текст раздельными буквами, и такой текст называют рукопечатным. Технологии распознавания рукопечатных символов обозначаются термином ICR (Intelligent Character Recognition). Распознавание рукопечатных символов представляет собой более сложную задачу по сравнению с распознаванием печатных, поскольку требуется распознать символ, вписанный в форму от руки с учетом возможных его отклонений, обусловленных индивидуальными особенностями почерка.

Задачи распознавания при вводе форм не обязательно связаны с распознаванием текста. При вводе форм может потребоваться распознавание различных меток и знаков, для которого тоже существует свой термин: OMR (Optical Mark Recognition). Например, в бюллетенях для голосования голосующего просят поставить крестик (или другой знак) напротив фамилии кандидата, и задача компьютера - распознать, есть в определенном поле какой-нибудь знак или нет.

Когда компания переходит на электронный обмен документами это означает, что безбумажную коммуникацию ей теперь предстоит выстраивать с тремя сторонами: контрагентами, партнерами и ФНС. После того как организация подключается к оператору электронного документооборота, местная получает уведомление о появлении нового налогоплательщика, присоединившегося к электронному обмену. С этого момента вместо сканов компания начинает отправлять в ФНС электронные подлинники.

Документы каких форматов принимает ФНС?

Есть приказы ФНС РФ от 17.02.2011 N ММВ-7-2/168@ и от 29.06.2012 N ММВ-7-6/465@ , в которых зафиксированы правила представления электронных документов по каналам интернета. Согласно им должен соблюдаться один момент: если в организацию поступило электронное требование, то и документы следует представлять в электронном виде. Бумажные экземпляры для этого сканируют и заверяют, а электронные подлинники, находящиеся в сервисе обмена, выгружают вместе с файлами ЭП.

Перед загрузкой документов в специализированного оператора связи, нужно проверить форматы. ФНС принимает только три формата. Поэтому проследите, чтобы электронные подлинники имели расширение XML , а отсканированные экземпляры - TIFF или JPG .

Пробелы законодательного характера

Электронные документы бывают формализованными и неформализованными. К формализованным относятся те, чьи форма и формат соответствуют нормам налогового законодательства. На данный момент известны три вида формализованного электронного документа - это , акт выполненных работ, (форма №ТОРГ-12). Остальные документы - неформализованные.

По закону формализованные документы должны соответствовать формату XML . При этом счета-фактуры обязаны удовлетворять данному требованию, а вот в отношении первичной документации это условие носит рекомендательный характер. Но имейте в виду, если вы отправляете акт или накладную не в XML , эти документы в автоматическом порядке причисляются к неформализованным.

При представлении формализованных документов в контролирующие органы трудностей не возникает. Другое дело - как быть с документами, созданными или полученными в таких форматах, как DOC , PDF , XLS ? Эта тема под большим вопросом.

Решение есть

В законодательстве РФ процедура представления неформализованных электронных документов по требованию никак не расписывается. Приведем пример. Представьте, что у вашей компании истребуют документ, который вы создали в DOC и подписали в том же формате. Каковы будут ваши действия? Вы произведете его выгрузку из сервиса обмена, параллельно с этим выгрузив файлы ЭП. Таким образом, на выходе у вас получается три файла: сам договор, файл ЭП и файл подписи вашего контрагента. Отправить документ через спецоператора в таком виде вы не сможете, так как формат не XML . Как же поступить?

Использовать программу-конвертор и преобразовать DOC в нужный формат. Например, в JPG , TIFF или XML . Но здесь снова возникает вопрос: что получится в итоге такого переформатирования? Скорее всего, только копия электронного договора. Примет ли ее налоговая? В Приказе ФНС РФ N ММВ-7-6/465@ при упоминании TIFF и JPG говорится об отсканированных копиях бумажных подлинников. А так как договор не имеет утвержденного формата XML , инспекция его проверить точно не сможет. Кроме того, непонятно, как поступить с файлами ЭП. Данный способ явно не годится.

Переформатировать, используя сканер. Документ распечатывают, отдают руководителю на подпись, ставят печать и сканируют, сохраняя скан в TIFF или JPG . Правда, и здесь есть свои темные пятна. Во-первых, получается копия с копии. Во-вторых, остается непонятно, как поступить с файлами ЭП.

Оба представленных способа возможны с технической точки зрения, но на практике они пока не реализованы.

Универсальный формат

В 2015 году налоговая не должна обойти вниманием такую проблему, как выбор универсального формата. В сентябре 2014-го вышла новость о том, что эксперты Минкомсвязи для обмена между ведомствами определили такой унифицированный формат, как PDF /A . Не исключено, что и в B 2B -секторе обмен неформализованными документами будет осуществляться с помощью подобного формата.

Есть вероятность, что в 2015 году будут утверждены новые форматы, предназначенные для договоров, счетов и других документов.

Если форматы электронных документов разработаны, значит, их нужно использовать. Причем использовать смело, так как ФНС без проблем принимает формализованные документы.

Неформализованные документы продолжайте представлять на бумажных носителях. Поступать так рекомендуют и в самом Министерстве финансов. Данная информация отражена в письмах Минфина от 11.01.2012 N 03-02-07/1-1 и от 11.01.2012 N 03-02-07/1-2. Как изменится форма представления в дальнейшем, что в конечно итоге выберет ФНС, пока неизвестно.

Все возникающие вопросы компаниям лучше решать непосредственно со своим оператором и налоговой инспекцией. Как правило, оператор ЭДО охотно идет на контакт. Налоговые также лояльно настроены к организациям, переходящим на электронный обмен документами. Компании-первопроходцы вместе с представителями контролирующих органов могли бы оказать должное влияние на процесс законотворчества и на уровне нормативно-правовых актов закрепить лучшие практики обмена первичной документацией.