C заявлением на возмещение денежных средств, которые были потрачены на нужды организации, как правило, обращаются подотчетные лица, израсходовавшие больше денег, чем им было выдано. Ведь от непредвиденных трат никто не застрахован. Если расходы действительно были необходимы и подотчетник представил подтверждающие их документы, то организация должна будет выплатить ему возмещение. Образец заявления о возмещении денежных средств приведен ниже.
Напомним, что подотчетным лицом может как обычный работник, так и руководитель, а также исполнитель, с которым у компании заключен гражданско-правовой договор (Письмо Банка России от 02.10.2014 N 29-Р-Р-6/7859 ). Соответственно, и заявление о возмещении личных средств может написать любой из них.
Выдача денег подотчетнику
Как вы помните, деньги выдаются работнику на основании его , на котором должна стоять виза руководителя организации, либо распоряжения (приказа) руководителя (пп. 6.3 Указания Банка России от 11.03.2014 N 3210-У ). Сотруднику можно выдать наличные деньги, а можно сделать безналичный перевод на его банковскую карту, в т.ч. зарплатную (Письмо Минфина России от 21.07.2017 N 09-01-07/46781 ). В последнем случае реквизиты карты должны быть указаны в заявлении подотчетника или распоряжении руководства. При перечислении средств в платежке в поле «Назначение платежа» нужно указать, что сотруднику выдан именно аванс на хозяйственные нужд (на командировочные расходы или иные цели).
Авансовый отчет и подтверждающие документы
Чтобы отчитаться за потраченные средства, сотрудник должен составить авансовый отчет по форме, утвержденной организацией, или унифицированной форме АО-1 (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 01.08.2001 N 55). К отчету должны быть приложены оригиналы документов, подтверждающих расходы. Это могут быть товарные и кассовые чеки, квитанции, БСО. А если работник оплачивал нужды компании банковской картой, то в качестве подтверждающих документов он может предоставить квитанции, чеки или иные аналогичные документы (Письмо Минфина России от 24.06.2016 N 03-03-06/1/36877 ).
Авансовый отчет должен быть проверен бухгалтером и утвержден руководителем организации. После этого сумма перерасходованных средств выдается работнику по расходному кассовому ордеру, а его реквизиты указываются в авансовом отчете (
Заявление на командировочные расходы - образец его вы сможете найти в нашей статье - необходимо для осуществления выплат сотруднику, который осуществил командировочные траты за свой счет. Рассмотрим, как оно оформляется.
Порядок компенсации расходов по заявлению работника
В соответствии со ст. 168 ТК РФ работник имеет право на возмещение затрат на командировочные расходы. Суммы, которые он потратил в поездке из своих личных средств, не будут относиться к подотчетным. Для их возмещения сотруднику необходимо подать ходатайство с просьбой компенсировать фактические издержки.
Составленное и подкрепленное документально заявление визирует генеральный директор с указанием суммы и срока возмещения. После этого бухгалтерия обрабатывает документ и выдает средства работнику.
Об оплате однодневных поездок прочитайте в материале .
Максимальных сроков выплат по подобному документу нет.
ВАЖНО! Затраты должны быть подтверждены документально. При выполнении этого условия они признаются в УСН после оплаты (ст. 346.17 НК РФ), а в ОСНО — на дату утверждения заявления (подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).
Заявление на возмещение командировочных расходов - образец
Заявление составляется на имя генерального директора компании с указанием следующих сведений и реквизитов:
- Наименование предприятия, Ф.И.О. руководителя и командированного лица с указанием должностей.
- Номер и дата приказа о направлении в деловую поездку.
- Цель командировки.
- Перечень затрат, которые требуется возместить.
- Перечень приложений в виде подтверждающих осуществление затрат документов.
- Дата и подпись командированного сотрудника.
Нелишним будет также сослаться на локальные нормативные акты (приказы, распоряжения, должностные инструкции и пр.), в которых указана максимальная сумма суточных расходов, компенсируемых для данной категории работников.
Рассчитывайте командировочные расходы правильно, ознакомившись с нашим материалом .
Для вашего удобства приведем здесь образец заявления на командировочные расходы.
Итоги
Трудовое законодательство позволяет работнику требовать от компании возмещения обоснованных издержек, осуществленных за время служебной поездки. Правильно составленное заявление позволит учесть эти суммы в составе расходной части по УСН и налогу на прибыль.
Сегодня, несмотря на повсеместную компьютеризацию, отход от бумажных носителей информации и появление нотариально заверенной электронной подписи, сохраняется необходимость в личном присутствии сотрудников или руководителей при решении большинства деловых вопросов. Если реализация поставленных задач требует выезда работника на другое предприятие в иную местность – это предполагает оформление командировки.
В соответствии с текстом ст.166 ТК РФ командировка представляет собой служебную поездку, в которую отправляется сотрудник предприятия для реализации поставленных задач, а её продолжительность четко установлена. Поэтому если работа служащего связана с постоянными разъездами, то его отсутствия на основном рабочем месте не может быть признано командировкой.
При этом служебная поездка может быть как плановой, так и внеплановой. Во втором случае инициатором командировки может выступать как работодатель, так и сотрудник. Руководителю фирмы или отдельного подразделения, наделенному необходимыми полномочиями, достаточно оформить соответствующий приказ. Трудящемуся со своей стороны для инициации командировки необходимо составить служебную записку, в которой изложить причины для его направления в поездку.
Согласно нормам трудового законодательства работник, направляемый в служебную поездку, не имеет права отказаться от участия в ней без достаточных для того оснований. Однако есть и ряд категорий трудящихся, на которых данное правило не распространяется. В таком случае работодателю для направления служащего в командировку необходимо получить его согласие в виде советующего заявления.
Оформление заявления на командировку
В современном трудовом законодательстве закреплен исчерпывающий перечень категорий работников, которых работодатель не имеет права принуждать к участию в служебной поездке. Они могут поехать в командировку только по собственному желанию. Согласно ст.259, 264 ТК РФ к ним относятся льготные категории граждан, нуждающиеся в дополнительной защите со стороны государства, а именно:
- Женщины, имеющие хотя бы одного ребенка в возрасте до 3-х лет;
- Трудящиеся, на содержании которых находится ребенок-инвалид;
- Отцы и матери одиночки, если возраст их ребенка менее 5-ти лет;
- Лица, досматривающие пожилых или серьезно больных родственников.
Чтобы привлечь к служебной поездке одного из указанных лиц, работодателю необходимо получить от него письменное согласие. При этом оформляется заявление на командировку, пример которого можно найти в интернете или составить в свободной форме, так как унифицированного бланка для данного документа не предусмотрено. На него распространяются общие правила заполнения официальных бумаг.
В шапке указывается лицо, на имя которого пишется заявление, ниже данные самого работника. По центру – название, в данном случае «Заявление». В основной части документа работник в свободной форме излагает свое согласие на участие в служебной поездке. При этом важно указать точную информацию о пункте назначения, продолжительности командировки и даты её начала и окончания. Также сотрудник отмечает, что он ознакомлен с возможностью отказаться от командировки без негативных последствий для себя, согласно ст.259 ТК РФ. В завершении трудящийся указывает дату составления документа и ставит свою подпись.
Кроме льготных категорий работников, которые для участия в командировке должны дать свое письменное согласие, действующим законодательством также установлен перечень граждан, никогда не привлекаемых к служебным поездкам. К ним относятся:
- Несовершеннолетние, за исключением случаев, прописанных в ст.268 ТК РФ;
- Лица, работающие по ученическому договору или проходящие трудовую практику на предприятии;
- Беременные;
- Трудящиеся, заключившие с фирмой гражданско-правовое соглашение.
Работодатель не имеет права привлекать их к служебным поездкам, поэтому написание заявления от них не требуется.
Какую ставить дату при написании заявления?
Как уже было отмечено выше, сотрудник, от которого требуется письменное согласие на участие в служебной поездке, в заявлении должен указать не только дату написания документа, но и день отъезда и возвращения к работе. При этом датой начала командировки считается день, когда отправляется транспорт, на котором сотрудник будет добираться до пункта назначения.
Если проезд производится на общественном транспорте, то перед оформлением необходимых документов у работодателя или служащего должны быть на руках билеты, с указанием даты и времени отправления автобуса, поезда, самолета и т.п. При этом заявление составляется за несколько дней до отправления.
В случае, когда поездка осуществляется на служебном или личном автомобиле трудящегося, то для определения даты начала командировки может использоваться путевой лист, служебная записка или иной документ, оформляемый на предприятии. При отсутствии таковых, срок пребывания в поездке будет определяться на основании оправдательных документов, подтверждающих расходы (в том числе на ГСМ) и путь следования машины.
Днем окончания служебной поездки считается дата прибытия транспорта, на котором служащий возвращался из командировки. Такой порядок используется в связи с тем, что он может приехать в выходной день и сотрудник сможет приступить к работе на основном месте труда только в понедельник.
Тут важно учитывать, что выходные дни, в которые трудящийся находится в командировке, оплачиваются ему в двойном размере, вне зависимости от того, выполнял он какие либо действия, связанные с реализацией поставленных перед ним задач или нет. Если в это время он находился в пути, то в двойном размере оплачиваться будут расходы на транспорт. Именно поэтому определение даты завершения служебной поездки осуществляется по факту прибытия сотрудника, а не выхода на работу.
Заявление на компенсацию средств или выдачу аванса может быть оформлено как до начала командировки, так и после её завершения. В данном случае решение принимается по договоренности работодателя и сотрудника. Служащий может оплачивать все расходы из собственных средств, а после завершения поездки получить компенсацию трат на основании представленных подтверждающих документов (квитанций, чеков, билетов и т.д.). Но в данном случае необходимо заранее согласовать предполагаемую величину расходов (к примеру, на проезд и проживание), чтобы избежать возникновения спорных ситуаций. Если же работнику перед началом поездки выдается аванс, то он использует полученные средства для оплаты командировочных расходов.
Вне зависимости от того, в каком порядке производится оплата командировочных трат, по завершению поездки сотрудник должен представить авансовый отчет. В данном документе отражаются все расходы, связанные с выполнением поставленных задач и прилагаются подтверждающие документы.
Оформление заявления на командировочные расходы
Заявление на командировочные расходы – документ, оформляемый сотрудником для того, чтобы ему были выданы средства для оплаты трат во время служебной поездки и работы самого трудящегося. При этом величина получаемой сотрудником суммы зависит от продолжительности командировки и норм расходов, которые устанавливаются самим работодателем. Также могут использоваться и нормы, закрепленные действующим законодательством.
Правила оформления заявления на выдачу командировочных средств не отличаются от тех, которые предусмотрены для аналогичных документов. Главное –указать в основном тексте:
- Просьбу о выдаче авансовых средств, необходимых для покрытия командировочных расходов;
- Продолжительность служебной поездки в днях;
- Документ, на основании которого производятся соответствующие начисления.
В конце заявления трудящийся указывает дату его оформления и ставит свою подпись. Также данный документ должен быть завизирован руководителем фирмы и главным бухгалтером. При этом директор должен отметить сумму, подлежащую выдаче, а бухгалтер – отсутствие у данного трудящегося задолженности по предыдущим командировкам.
По завершении поездки служащий пишет соответствующий отчет о расходе полученных им средств и возвращает неизрасходованные деньги, если таковые присутствуют. В случае, если расходы превысили полученную сумму аванса, то ситуация может иметь два пути решения.
В первом – сотрудник, прибывший из командировки, оформляет заявление, в котором указывает причины, повлекшие перерасход средств. Если работодатель сочтет их достаточными, то данные расходы будут также компенсированы. Во втором случае работник оформляет заявление о вычете необходимой суммы из его заработной платы. Этот вариант подойдет тем, кто предполагает увеличение затрат (к примеру, на проживание или проезд более удобным или быстрым транспортом) за счет собственных средств.
Сотрудник организации допустил перерасход во время служебной командировки. В городе, куда он был направлен, не нашлось гостиничных номеров, цена которых укладывалась бы в утвержденный в организации норматив. Вследствие этого ему пришлось арендовать более дорогой номер, чем планировалось. Нужно составить заявление о возмещении командировочных расходов. Образец заявления, подготовленный нашими специалистами, вы найдете в статье.
Командировочные расходы нужно возместить
В ходе деятельности организации может возникнуть потребность направить сотрудника в служебную командировку.
Командировка – это поездка работника по распоряжению работодателя для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ).
Очевидно что работник, направленный в командировку, понесет расходы, связанные с поездкой. В соответствии с трудовым законодательством такие затраты работнику должны быть компенсированы. В частности, нужно возместить (ст. 168 ТК РФ):
- расходы на проезд;
- расходы по найму жилья;
- суточные – дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного места жительства;
- иные расходы, понесенные в командировке по согласованию с администрацией.
Составляем заявление
Если сотрудником компании во время командировки допущен перерасход и израсходованы личные средства, можно написать заявление на возмещение понесенных расходов, приложив к нему подтверждающие документы. Образец заявления о возмещении командировочных расходов, актуальный на 2019 год, поможет сэкономить время на его составление.
У бюджетников другие правила
Для организаций, финансируемых из бюджета, порядок возмещения расходов, в частности, затрат на оплату проживания в командировке, устанавливается специальными нормативно-правовыми актами.
Для федеральных органов государственной власти, внебюджетных фондов и федеральных учреждений порядок возмещения расходов на командировки устанавливается Правительством РФ. Для региональных органов государственной власти и учреждений порядок устанавливается органами исполнительной власти субъектов РФ. Для органов местного самоуправления и муниципальных учреждений – местными органами исполнительной власти (ч.2, 3 ст. 168 ТК РФ, постановление Правительства РФ от 02.10.2002 №729).
Отметим, что бюджетные учреждения могут увеличивать эти суммы за счет экономии бюджетных средств, а также денег, полученных от предпринимательской деятельности (п. 1, п. 3 постановления Правительства РФ от 02.10.2002 №729, письмо Минтруда России от 14.02.2013 №14-2-291).
Практически каждого пятого работника отправляют в служебную командировку. И это действие должно корректно оформляться в документах. Человек должен предоставить заявление на командировку, которое позволит отправить его в конкретное место на определенное время для выполнения своих должностных обязанностей.
Когда необходимо?
Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:
ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .
Это быстро и БЕСПЛАТНО !
Заявление подается лично гражданином, который направлен в командировку. Заявление имеет стандартный формат заполнения. Прописывается имя руководства, текст документа, проставляется дата и подпись. В тексте должна содержаться информация о положительном решении работника на поездку.
При направлении сотрудника стандартной категории без детей, согласие на отправление в командировку не требуется.
В соответствии с Трудовым кодексом, не подлежат отправлению матери–одиночки и граждане, воспитывающие ребенка до 3 лет. В и и указаны все категории лиц, кто требует дополнительную защиту.
Законодательная база
Официальный документ направляется на имя руководства, но обрабатывается заявка бухгалтерией.
В справке проставляется отметка об отсутствии долговых обязательств перед предыдущими поездками.
В бланке прописывается ссылка на , который считается основанием для отправки гражданина в служебную командировку. И в тексте письма работник требует выдать денежные средства, но в то же время он обязуется предоставить все подтверждающие документы о тратах. Он также знакомится со всеми правилами оформления.
В бланке присутствуют отдельные отметки, которые предусматриваются для ответственных лиц.
Главное условие – погашение задолженности по ранее выданным средствам по предыдущим командировкам. Возможно получить средства как на банковскую карту, так и наличными.
На личном транспорте
Действующее законодательство позволяет выбрать самостоятельно вид транспорта для поездки.
Строгих рамок по выполнению ни в Трудовом кодексе, ни в Налоговом не прописывается. Только этот момент необходимо согласовывать с руководством работодателя.
Из транспорта может быть:
- железнодорожный транспорт;
- автобусы;
- авиатранспорт;
- служебный или .
Как правило, руководство всегда выбирает самый выгодный вариант по финансам.
При передвижении на собственном транспорте могут учитываться расходы на бензин в виде командировочных расходов.
Для этого необходимо предоставить заявителю паспорт технического средства, который подтвердит владельца, а также написать заявление о поездке в командировку на собственном транспорте.
За счет принимающей стороны
В соответствии с Трудовым кодексом России, все расходы работника должны быть возмещены. То есть это могут быть затраты по поездке до места назначения, проживание и питание, иные расходы. И возместить эти расходы вправе как отправляющая сторона, так и принимающая.
В любом случае, при отправлении работника обе стороны заключают соглашение, где прописывается сторона, возмещающая убытки.
производится только после предоставления всей документации, которая подтвердит расходы работника.
Об отмене
Заявление на командировку в 2019 году можно и отменить. Отмена возможна по нескольким причинам:
- заболевание работника;
- изменение общих обстоятельств;
- отсутствие возможности поездки.
Особых нюансов при оформлении этого нет. Но если выдача денежных средств уже состоялась, то необходимо возвратить деньги. Если они не потрачены, то работник обязуется их возвратить в течение трех дней.
Но законодательство допускает и другие ситуации. Если деньги потрачены на билет, оплату недвижимости, то они относят их к коммерческим расходам или убыткам.
