Работники предприятия часто подают запросы в бухгалтерию или отдел кадров фирмы с просьбой выдать справку об их заработной плате за определенный период для представления по месту требования. Обычно органы, которые затребовали ее, сами определяют объем информации документа, а также период, отражаемый в нем. На предприятиях также существует разработанный стандартный бланк справки, который используется при необходимости.
Справка о зарплате является официальным документом организации, подтверждающим доход сотрудника за конкретный период, необходимый для расчета различных пособий и платежей, оформления кредитов и т. д.
Согласно ТК РФ по письменному заявлению работника предприятие обязано в течение 3 дней оформить и выдать этот документ. При этом в заявлении нужно отразить – какого рода должна быть информация, и куда она представляется.
В настоящее время многие компетентные органы запрашивают стандартный документ по форме 2-НДФЛ, либо дают пустой образец справки с места работы, который нужно заполнить. Это позволяет сэкономить время и затраты как работнику, так и ответственным лицам на предприятии.
Однако бывают ситуации когда необходимо представить сведения в свободном форме. В этом случае в компании должен существовать разработанный бланк, который бухгалтер использует по мере возникновения потребности. Многие специализированные программы по бухгалтерскому учету позволяют автоматически формировать данный документ, для этого надо выбрать расчетный период и работника.
Куда составляется справка о заработной плате
Основными органами, требующими подтверждения дохода работника, являются кредитные учреждения, налоговые органы, служба занятости, комитет по труду и социальной защите населения, судебные приставы, отдел миграционной службы и т. д.
Кредитные учреждения запрашивают справки по форме 2-НДФЛ при оформлении работником различных кредитов и займов, в качестве подтверждения его платежеспособности. В этих справках содержится информация о начисленном доходе, удержанном НДФЛ. В последнее время банки, как и многие другие учреждения, стали использовать собственный бланк, который выдается лицу, оформляющему заем, для заполнения на предприятии. Он дополнен такими разделами, как полные банковские реквизиты работодателя, прочие удержания (например, алименты), размер зарплаты на руки и другие.
Справку 2-НДФЛ необходимо представлять при подаче годовой декларации 3-НДФЛ в налоговую в случаях предусмотренных законом, а также для оформления вычетов, возвратов налога и т.д.
Справка о зарплате в центр занятости составляется для уволенных работников с целью оформления ими пособия по безработице. Образец справки о доходах разрабатывается и применяется службой занятости отдельно в каждом регионе.
На практике многие работники оформляют в КТСЗН справки для получения субсидий, бесплатной молочной кухни для новорожденных, бесплатных обедов в школах, получения социальных стипендий и т. д. Для оформления этих справок используются стандартные бланки предприятия. Основное требование: период, который отражается в них, должен быть 3 или 6 месяцев, и действителен данный документ в течение месяца.
Служба судебных приставов запрашивает справки с места работы лиц, по которым ведутся исполнительные дела, с целью проверки правильности удержаний по исполнительным листам. Данные справки должны содержать информацию о начисленном доходе, удержанном НДФЛ, размере алиментов.
При оформлении загранпаспорта в отделе миграционной службы или виз в посольствах иностранных государств также необходимо представить справку о своей заработной плате. В этом случае указывается общий начисленный доход за последние 12 месяцев.
Справка о заработной плате образец составления
Данный документ составляется на или в шапке должны содержаться название компании в соответствии с регистрационными документами, ее ИНН и КПП, полной адрес, контактный телефон.
Справка о доходах должна иметь регистрационный номер, который необходимо фиксировать в специальном регистре или же в журнале исходящей корреспонденции, дату составления.
После этого указывается помесячная расшифровка доходов сотрудника. При необходимости табличная часть справки может быть расширена дополнительными столбцами: заработная плата на руки, удержанный НДФЛ и т. д.
Бухгалтер должен подвести общий итог по суммовым показателям, и вывести среднемесячную зарплату, которую желательно записать прописью.
В справке можно записать основание для ее составления. Данный документ должен содержать информацию, куда он представляется. В исключительных случаях можно указывать «Выдана для предъявления по месту требования».
Справка о заработной плате должна подписываться директором и главным бухгалтером компании. Она обязательно должна быть заверена печатью фирмы.
Нюансы
При приеме заявления от работника на выдачу заработной платы рекомендуется также взять с него согласие на разглашение его персональных данных, в котором указывается конкретно какие сведения он разрешает сообщить и кому.
На практике за справкой о заработной плате приходят родственники работника, а не он сам. В этом случае необходимо, чтобы запрос был подан только им, а его представители имели правильно оформленную доверенность при получении справки. Выдача справки осуществляется на основании соответствующего заявления.
Также каждый работодатель должен выдать справку при увольнении по форме утвержденной по Приложению №1 к Приказу Минтруда, утвержденного 30.04.2013 за номером 182н (Справка 182н). Она необходима для того, чтобы рассчитать больничные по новому месту работы сотрудника. Справка может быть дополнена строками или при необходимости увеличить шрифт, чтобы в ней могла поместиться вся необходимая информация.
Для получения государственной поддержки в период отсутствия работы, сотруднику потребуется справка о среднем заработке. Это связано с тем, что пособие устанавливается в процентном отношении к доходу безработного, исчисленному за последние три месяца по последнему месту службы. Бывает, что такую справку просят предоставить и другие организации. Например, органы соцзащиты, центр занятости для назначения различных пособий.
Поэтому сотрудник или бывший сотрудник может прийти в бухгалтерию за справкой о зарплате. Форма этого документа не утверждена на федеральном уровне, но и произвольно заполнить ее не получится: обычно центр занятости выдает бланк и просит предоставить необходимые данные по выданной памятке для бухгалтера.
В некоторых субъектах РФ форма такой справки разработана и закреплена законодательно. Например, в Москве форма справки утверждена приказом ДТиЗН Москвы Приказом от 6 ноября 2014 года № 638 .
Когда бывший сотрудник обращается за справкой, работодатель вправе потребовать от него заявление (ст. 62 ТК РФ), после чего в течение 3-х дней обязан выдать правильно оформленный документ, даже если сотрудник работал в компании 10 лет назад, но это его последнее место работы.
Расчет среднего заработка для справки
Порядок исчисления среднего заработка для определения размера пособия по безработице и стипендии, выплачиваемой гражданам в период профессиональной подготовки, переподготовки и повышения квалификации по направлению органов службы занятости, утвержден Постановлением Минтруда Российской Федерации от 12 августа 2003 года № 62.
Расчетный период — это последние три календарных месяца (с 1-го до 1-го числа), предшествующих месяцу увольнения (п. 3 Постановления).
Из расчетного периода исключены дни сохранения среднего зработка: командировки, отпуска, рабочие простои, болезни или декрет. Используется среднемесячное число рабочих дней (часов) в расчетном периоде в зависимости от установленной продолжительности трудовой недели, которое необходимо округлять до сотых долей.
Включаемые выплаты — все выплаты, применяемые в организации, независимо от источников: зарплата в денежном и натуральном выражении, денежное вознаграждение, надбавки и доплаты, премии и вознаграждения, другие виды выплат.
Заполнение всех реквизитов справки является обязательным. Исправления не допускаются. В соответствии с действующим законодательством ответственность за достоверность сведений, указанных в бумаге, несут руководитель и главный бухгалтер фирмы.
Формулировка пункта 3 постановления допускает его неоднозначное толкование на практике. Как указал Верховный Суд РФ в определении ВС РФ от 8 июня 2006 года № КАС06-151, не исключается возможность включения в состав расчетного 3-месячного периода с последнего месяца работы, в котором произведено увольнение, если это отвечает интересам работника. Суд рассматривал ситуацию, когда человек увольнялся в последний день месяца. Получается, что месяц увольнения нужно включать в расчет только когда он приводит к увеличению среднего заработка.
Средний заработок зависит от режима труда и определяется согласно пунктам 7 или 8 Порядка.
Для стандартного варианта с поденной рабочей неделей используется формула (п. 7):
СЗ = СДЗ * СМД, где
СЗ - средний заработок
СДЗ - средний дневной заработок. Этот параметр исчисляется путем деления суммы заработной платы, фактически начисленной за расчетный период, на количество фактически отработанных в этот период дней.
СМД - среднемесячное число рабочих дней в расчетном периоде
Считаем так: сумму рабочих дней за 3 месяца (по производственному календарю) делим на 3. Например, СМД за расчетный период январь-март 2018 года будет равен 19 = (17 + 20 + 20) / 3.
При не полностью отработанном времени средний дневной заработок исчисляется путем деления суммы фактически начисленной заработной платы на количество рабочих дней по календарю 5-дневной (6-дневной) рабочей недели, приходящихся на время, отработанное в расчетный период.
При определении среднего заработка работника, по которому установлен суммированный учет рабочего времени , используется средний часовой заработок (п. 8) и считается он по формуле:
СЗ = СЧЗ * СМЧ, где
СЗ - средний заработок
СЧЗ - средний часовой заработок
СМЧ - среднемесячное число рабочих часов в расчетном периоде в зависимости от установленной продолжительности рабочей недели
Считаем так: сумму рабочих часов за 3 месяца (по производственному календарю) делим на 3. Например, СМЧ за расчетный период январь-март 2018 года будет равен:
151,33 = (136 + 159 + 159) / 3 при 40-часовой рабочей неделе;
136,13 = (122,4 + 143 + 143) / 3 при 36-часовой рабочей неделе;
75,67 = (68 + 79,5 + 79,5) / 3, при 20-часовой рабочей неделе.
Выплаты, участвующие в расчете среднего заработка
Пункт 2 порядка дает перечень выплат, которые учитываются для расчета среднего заработка. Это и зарплата, и премии, и вознаграждения, и доплаты, и выплаты, связанные с условиями труда и так далее. Перечень остается открытым, так как закон разрешает включать и другие виды денежных переводов в соответствии с действующими в компании системами оплаты труда.
Пункт 3, напротив, описывает исключаемые периоды и, соответственно, начисленные за это время суммы. В частности, это время, когда за работником сохранялся средний заработок или он получал пособие по временной нетрудоспособности, отпуска без содержания и т д.
Справка о средней зарплате входит в пакет документов, который должен собрать и предоставить центру занятости гражданин для постановки на учет на бирже труда и получения пособия по безработице. Такой документ запрашивается по бывшему месту работы. По какой форме должна заполняться справка о зарплате, каким образом она оформляется и как рассчитать средний заработок, указываемый в справке для службы занятости – об этом наш материал.
Бланк справки о среднем заработке
Ранее работавшие граждане, обратившиеся за пособием, представляют справку, содержащую сведения о средней заработной плате за 3 последних месяца их работы (п. 2 ст. 3 закона от 19.04.1991 № 1032-1). Справку должен подготовить последний из работодателей, у которых работал гражданин.
Сотрудник может обратиться с просьбой подготовить справку для биржи труда о среднем заработке заранее, еще до дня своего увольнения, и тогда работодатель выдаст ее в последний рабочий день, с трудовой книжкой и прочими документами (ст. 84.1 ТК РФ). Можно запросить справку и позднее, уже уволившись. Тогда бывший работник делает письменный запрос работодателю, а тот обязан подготовить документ в течении 3-х дней (ст. 62 ТК РФ).
Существует ли единая справка о средней заработной плате? Универсального бланка для всех случаев предоставления информации о средней зарплате нет. Для оформления кредита в банке, или получения субсидий в органах соцзащиты, как правило, можно предоставить справку 2-НДФЛ . Работодатель также выдает увольняющемуся сотруднику справку о двухгодичной зарплате по форме 182н , что необходимо для расчета больничных и прочих пособий на новой работе. Но для назначения «безработного» пособия справки такого формата не подходят.
Для предоставления в службу занятости справка о среднем заработке заполняется по форме, приведенной в письме Минтруда от 15.08.2016 № 16-5/В-421. Этот бланк рекомендован для использования, чтобы обеспечить единое оформление документации при учете безработных граждан. Одновременно допускается составление справок для этих целей в произвольной форме, при условии, что в ней будут указаны все данные, которые требуются для расчета пособия по безработице. Отказать в приеме такой справки сотрудники службы занятости не вправе – сказано в письме Минтруда.
Справка в службу занятости: расчет среднего заработка
Средний заработок работодатель рассчитывает, согласно правилам, установленным Постановлением Минтруда РФ от 12.08.2003 № 62. Этот порядок расчета отличается от привычного определения среднего заработка для отпускных, или больничных тем, что сумма средней заработной платы рассчитывается за 3 месяца, а не за 12, как обычно.
Выплаты, включаемые в расчет
Когда оформляется справка для центра занятости, расчет среднего заработка производится с учетом таких выплат работнику, как (п. 2 постановления Минтруда № 62):
- зарплата (по должностному окладу, сдельным расценкам, в процентах от выручки), в том числе, выданная в неденежной форме,
- комиссионные вознаграждения,
- авторские вознаграждения и гонорары работникам СМИ и творческих организаций,
- «тринадцатая» зарплата,
- надбавки и доплаты (за увеличенный объем работы, выслугу лет, совмещение и т.п.),
- районные коэффициенты и надбавки, а также надбавки для особых условий труда,
- премии, при этом премии по итогам года принимаются из расчета не более 1/12 на каждый из 3-х месяцев,
- прочие выплаты, принятые в организации
Для справки о средней заработной плате берется заработок за 3 месяца, причем не любых, а предшествующих месяцу, когда сотрудник уволился. Однако, если это в интересах работника, то допустимо использовать для расчета месяц увольнения, например, когда работник уволился в последний его день (определение ВС РФ от 08.06.2006 № КАС06-151).
Не принимаемые к расчету периоды
В 3-х месячный расчетный период не должно входить время и начисления за него, когда (п. 4 постановления Минтруда № 62):
- выплачивалось пособие по беременности и родам, или больничный,
- за сотрудником сохранялся средний заработок,
- работник не работал из-за простоя, в котором виновен работодатель, или по иным не зависящим ни от кого из них причинам,
- предоставлялись дополнительные оплачиваемые выходные для ухода за детьми-инвалидами,
- по причине забастовки работник не мог работать, хотя участие в ней не принимал,
- работник получал освобождение от работы с сохранением зарплаты или без,
- когда предоставлялись отгулы за переработку при вахтовом методе и в других, предусмотренных законом, случаях.
Может сложиться так, что у работника вообще весь расчетный период состоит из одних исключаемых периодов, тогда для расчета среднего берутся ближайшие 3 месяца работы, где есть отработанные дни.
Порядок расчета среднего заработка
Рассмотрим на примере, как сделать расчет в справке о среднем заработке для центра занятости.
Никитин А.П. уволился в апреле 2017г. Расчетный период с 01.01.2017 по 31.03.2017 включает по графику 57 рабочих дней. По причине болезни Никитиным отработано всего 53 дня, а сумма всех включаемых в расчет выплат составила 98500 руб.
Сначала рассчитывается среднедневной заработок сотрудника:
В нашем случае среднедневная зарплата Никитина составит:
98500 руб. : 53 дня = 1858,49 руб. в день
Теперь рассчитаем средний заработок по такой формуле:
Средний заработок Никитина составляет:
1858,49 руб. в день х 57 дней: 3 месяца = 35311,31 руб.
Исходя из полученной суммы 35311,31 руб., служба занятости и будет начислять Никитину пособие по безработице.
Справка о среднемесячной заработной плате: образец
В справке о среднемесячной зарплате должны быть заполнены все строки. В случае, когда отсутствует какой-либо показатель, проставьте прочерк. Здесь мы приводим пример заполнения такой справки.
Наряду со справкой о доходах 2-НДФЛ существует также и справка о среднем заработке. Чаще всего она нужна для получения пособия по безработице либо для начисления субсидий и в некоторых других случаях. Получить такой документ можно у своего работодателя (в том числе бывшего). Образец разработан Министерством труда: форму для предъявления в центр занятости можно найти в статье.
Документ может понадобиться в разных ситуациях:
- Чаще всего его предъявляют в центр занятости, который впоследствии начисляет пособие (75% от среднего заработка в первые 3 месяца, максимум 4900 рублей).
- Также подтверждение дохода потребуется при получении кредита.
- Оформление виз для выезда за рубеж.
- Получение субсидий.
- Судебные разбирательства.
Мнение эксперта
Чадова Светлана
Ведущий специалист по кадрам, юрист консультант по трудовому законодательству, эксперт сайта
При оформлении важно уточнить, какой именно образец имеется в виду: в государственные органы чаще всего подают только форму, утвержденную Министерством труда. В то же время коммерческие компании могут принять и любую другую форму при условии содержания в ней всех важных данных, а также наличия оригинальной печати и подписи руководителя и главного бухгалтера.
Образец документа: 5 возможных вариантов
Важно понимать, что существует несколько возможных образцов документа. Наиболее распространенной является форма, которая утверждена Приказом Министерства труда.
Основная форма
Она содержит данные по зарплате за последние 12 месяцев. Также в документе перечисляются периоды, когда зарплата не начислялась по различным причинам (вынужденный простой, отпуск по уходу за ребенком и т.п.).
Именно эту форму предоставляют в большинстве случаев, в том числе и при обращении в центр занятости для оформления пособия по безработице. Однако существуют и другие образцы.
Региональная форма
В некоторых регионах используются собственные формы, которые несколько отличаются от единой – вот пример образца для города Москвы.
Форма для соцзащиты
Для начисления пособий, субсидий и других государственных выплат орган социальной защиты может потребовать документ о среднем заработке такого образца.
Образец для суда
Во время судебных разбирательств гражданину может потребоваться также и справка о подтверждении его дохода. Обычно в этом случае выдают документ с данными о среднем дневном заработке за конкретный период. В документе также должна стоять печать и подпись бухгалтера и руководителя.
Произвольный бланк
Допускается и применение произвольного образца, который оформляется на обычном листе либо на фирменном бланке компании. Обычно такие документы предъявляются в коммерческие организации, которые не требуют заполнения строгой формы. Например, банку важно знать подтвержденный уровень дохода клиента и период его поступления. В таком случае документ оформляется так.
Порядок получения
Справку о среднем заработке можно получить в той организации, где лицо получает либо получало доход. Это может быть либо работодатель, либо учебное заведение, которое начисляет академическую или иную стипендию. В обоих случаях следует идти в бухгалтерию, а если она расположена в другом городе или регионе – составлять письменный запрос и отсылать по соответствующему адресу. С собой понадобится взять только паспорт.
В том случае, если работодатель как юридическое лицо уже не существует, необходимо обратиться либо к нему (пока организация находится в процессе ликвидации, она может выдать документ), либо в налоговую инспекцию. У ФНС нет прямой обязанности выдавать справки физлицам, однако на практике служба оформляет их, если обратиться к работодателю уже невозможно.
Как рассчитывается средний заработок
Определение среднего заработка осуществляется бухгалтером в соответствии с правилами, разработанными Трудовым кодексом:
- Средняя зарплата получается путем деления фактического заработка за месяц на фактическое же количество отработанного времени.
- Среднедневной доход считается иначе. Необходимо взять весь доход за год, разделить сумму на 12 месяцев, а затем умножить на 29,3.
