Область применения системы LanDocs - автоматизация делопроизводства и построение корпоративных архивов электронных документов. Цель внедрения системы заключается создание на объекте автоматизации современной унифицированной системно-технической среды поддержки коллективной работы персонала с электронными документами, обеспечивающей при наличии соответствующего программного обеспечения системы и отработанной технологии работы с системой автоматизацию следующих направлений делопроизводственной деятельности:

· создание и ведение централизованной структурированной базы документной информации с многопользовательским доступом;

· создание и ведение централизованных хранилищ электронных документов (оперативный и долговременный архив) и работа с текстами электронных документов;

· учет делопроизводственных операций и ведение истории работы с документом;

· автоматизированный поиск по реквизитам документа и по тексту документа;

· обеспечение разграничения доступа пользователей к функциональным правам и правам на документы;

· подписание электронных документов электронной цифровой подписью;

· интеграция с корпоративной электронной почтой.

Использование системы предполагает использование технологии работы с документами в автоматизированной среде делопроизводства, по этому используемые в данном руководстве термины, понятийно могут не всегда полностью совпадать с понятием традиционного («бумажного») делопроизводства.

Структура программного обеспечения линии LanDocs

Программное обеспечение линии LanDocs предназначено для комплексной автоматизации процессов делопроизводства и ведение архива электронных документов в организациях различного масштаба и отраслевой принадлежности. Продукты семейства LanDocs позволяют включить в контур автоматизированного делопроизводства не только пользователей, объеденных в локальной вычислительной сети, но и территориально удаленных - обеспечивая возможность выполнения делопроизводственных действий и доступ к документам с использованием инфраструктуры Internet/ Intranet и систем электронной почты. Функциональность и состав модулей системы направлена на обеспечение полноценной работы с электронными документами, функционально аналогичной работе с бумажными документами.

Система LanDocs представляет собой совокупность следующих программных продуктов:

LanDocs: ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО . Базовая система автоматизации процессов делопроизводства и ведения архива электронных документов. Реализована в архитектуре «клиент-сервер» на базе промышленной СУБД, функционирует в локальной вычислительной сети персональных компьютеров с ОС Windows 95/98/NT 2000. Поставляются для работы с СУБД Oracle и MS SQL Server. Снабжена документированным OLE-интерфейсом для встраивания сервисов управления документами LanDocs в Windows-приложения сторонних разработчиков.

LanDocs: СЕРВЕР ДОКУМЕНТОВ . Серверное программное обеспечение для централизованного управления хранением содержания документов (файлов документов) в электронном архиве. Взаимодействует с системой LanDocs: ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО и осуществляет поддержку операций чтения, записи, удаления, передачи файлов документов на долговременное хранение и протоколирования всех этих операций на специализированном сервере под управлением ОС Windows NT 4.0/2000.

Опция полнотекстового поиска LanDocs: СЕРВЕР ДОКУМЕНТОВ обеспечивает возможность поиска по текстам документов с использованием морфологического анализа.

LAN Image: СКАНИРОВАНИЕ И ВИЗУАЛИЗАЦИЯ ИЗОБРАЖЕНИЙ. Система сканирования бумажных документов и работы с изображением документов (электронных образов бумажных документов). Позволяет комфортно работать с электронными копиями бумажных документов, перемещаться на нужную страницу, выводить изображение в разных масштабах, рассматривать детали в режиме «увеличительного стекла», панорамировать, удалять с изображения пятна и многое другое.

LanDocs: ИНТЕРНЕТ ДОСТУП. Специализированный WEB-сервер для доступа к данным системы автоматизации делопроизводства и корпоративному архиву электронных документов через сеть internet. Позволяет выполнить регистрацию, поиск, рассылку и другие операции с документами, используя в качестве платформенно - независимого клиента стандартный internet Browser (Internet Explorer, Netscape Navigator).

LanDocs: ПОЧТОВЫЙ СЕРВЕР. Специализированное серверное программное обеспечение, выполняющее роль шлюза к MAPI-совместимой системе электронной почты. Обеспечивает возможность рассылки сообщений, заданий и документов из системы LanDocs исполнителям, не имеющим программного обеспечения системы LanDocs: ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО.

LanDocs ПОЧТОВЫЙ КЛИЕНТ. Клиентское программное обеспечение, работающее в среде MS Exchange, MS Outlook, Lotus Notes. Обеспечивают пользователю возможность получать задание и документы из базы данных LanDocs и отчитываться об исполнение заданий, находясь в почтовом ящике MS Exchange, MS Outlook, Lotus Notes.

LanDocs: ПОДСИСТЕМА БЕЗОПАСНОСТИ. Подсистема безопасности в системе LanDocs предназначена для защиты информации посредством электронной цифровой подписи и шифрования. Подсистема безопасности включает Сервер безопасности и клиентские части пользовательских приложений LanDocs. Сервер безопасности реализует функции Центра сертификации, который обеспечивает выпуск сертификатов открытых ключей на основе запросов пользователей и организацию оперативного доступа пользователей к базе данных сертификатов (формат сертификатов соответствует рекомендациям ITU-T.509). Клиентская часть подсистемы позволяет пользователю подписывать своим личным ключом документы, сообщения и другие информационные объекты LanDocs, производить проверку подписей других пользователей. События, с использованием электронной цифровой подписи, шифрованием, генерацией ключей и выпуском сертификатов фиксируется в протоколах работы подсистемы.

LanDocs: МАРШРУТИЗАЦИЯ. Программное средство, расширяющее возможности LanDocs: ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО по управлению процессами обработки документов. Моделирование процессов движения документа производится удобным и наглядным образом - посредством построения графических карт. Карта определяет маршрут движения сообщения и документа определяет условия перехода от одного этапа обработки к другому. Созданный таким образом маршрут используется для инициирования движения документа и последующего управления маршрутом его движения. Функции анализа позволяют получать статические данные по фактическим параметрам процессов.

6. Основные функции системы. LanDocs: ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО

Система LanDocs: ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО позволяет выполнять следующие основные функции:

· регистрация документов;

· ввод текстов документов и поддержка функций работы с файлами;

· обмен документами и сообщениями, направление заданий на исполнение;

· контроль исполнения документов и заданий;

· работа в режиме замещения исполнителя;

· отслеживание делопроизводственных связей между документами, формирование сложноструктурированных папок;

· навигация и поиск документов;

· отчетность по документообороту;

· сканирование бумажных документов, работа с изображениями документов (средствами LAN Image);

· интеграция с офисными приложениями для работы с электронными документами;

· интеграция с внешними Windows-приложениями;

· применение электронной подписи выполнение и контроль делопроизводственных операций над документами;

· работа через Интернет;

· ведение справочников.

7. Документ в системе LanDocs

LanDocs – это система, ориентированная на работу с документами. Документ в системе LanDocs представляет собой совокупность данных по документу и информационных объектов, связанных с документом – регистрационной карточки, файлы и их версии с текстом документа, сведений по истории движения документа, электронной цифровой подписи и т.п. Таким образом, под документом, зарегистрированным в системе LanDocs, понимают специальный информационный объект – «Документ LanDocs».

Документ LanDocs – это совокупность трёх основных составляющих: регистрационной карточки, текста документа (файл с текстом документа, прикрепленный к регистрационной карточке), сведений об истории работы с документом (истории движения и выполнения делопроизводственных действий и операций системы, связанных с обращением к документу). При вводе документа в систему не просто вносится информация о документе и вводится текст документа, а создается новый информационный объект – документ LanDocs, который при наличии текста документа представляет собой полноценный документ.

· Регистрационный карточка – заводится на каждый документ (бумажный или электронный), который требуется ввести в систему. Регистрационная карточка документа содержит атрибуты, характеризующие документ и служащие для поиска документа. Атрибуты регистрационной карточки, как правило, совпадают с реквизитами документа.

· Файл документа (текст документа, содержащий текст, таблицу, изображение, звук и т.д.) – прикрепляется к регистрационной карточке и сохраняется в системе в оригинальном формате файла (без преобразований). Система позволяет хранить несколько файлов по одному документу и множества версий одного файла. Перечень форматов файлов, разрешенных к использованию, определяются администратором. Файл может быть импортирован в систему и определен как первая версия текста документа непосредственно при создании РК либо в последующем. Если документ существует в виде бумажного оригинала, то он может быть, то он может быть отсканирован программным модулем LAN Image, вызываемым для выполнения импорта со сканированием; в дальнейшем изображение документа будет хранится в системе как электронный образ документа, представленный в графическом формате.

· Сведения об истории движения документа и работы с документом – представляют собой совокупность информации, содержащихся в перечне сообщений по документу и записей в протоколах работы системы относительно информация о примененных электронных подписях.

«Представление» документа в системе как «документа LanDocs» позволяет придать документам LanDocs то же функциональное назначение, которое имеют и обычные «бумажные» документы: информационное, управленческое и правовое.

8. Принципы защиты информации и разграничение полномочий пользователей

Реализованные в системе LanDocs механизмы защиты информации и разграничения полномочий пользователей позволяют:

· защитить от несанкционированного входа паролем;

· определить права доступа пользователей к документам различного уровня конфиденциальности;

· персонифицировать право доступа к документу, определив список лиц, имеющих право работы с документом;

· шифровать (кодировать) конфиденциальные документы.

Система снабжена парольной защитой входа в систему. При входе пользователя в систему запрашивается его имя и пароль, после чего система предоставляет ему возможность выполнять только функции, которые предоставлены пользователю в соответствии с его функциональными правами.

Дополнительное разграничение полномочий пользователей по доступу к документам реализуется на основание на основании механизма уровней конфиденциальности.

Система обеспечивает Права на файл – список операций с файлами документов, которые регламентированы для каждого файла. Для файла, уже введенного в документ, могут быть назначены следующие права:

· возврат к предыдущей версии;

· изменение имени файла;

· изменение статуса файла;

· назначение права на файл;

· просмотр;

· редактирование;

· удаление.

При использовании программного обеспечения LanDocs: ПОДСИСТЕМА БЕЗОПАСНОСТИ дополнительно обеспечивается защита целостности документов LanDocs (ревизионная безопасность на программном уровне).

При использовании для долговременного хранения неперезаписываемых носителей, обеспечивается ревизионная безопасность на физическом уровне по отношению к файлам документов.

Дополнительные средства безопасности могут быть включены в технологический цикл использования и обслуживания системы.

... (в том числе за счет автоматизации документационного обеспечения), любое руководство должно обратить внимание на решение указанных проблем. Практическая часть дипломной работы проводилась на базе Управления федеральной регистрационной службы по Белгородской области и включала в себя обследование документационного обеспечения в учреждении, организации его работы, а также анкетирование персонала...

... : · организация работы; · руководство документационным потоком; · координация видов работ с документами; · контроль за последовательностью работы с документами; · организация работ по документационному обеспечению управления. Задачи службы ДОУ: · совершенствование форм и методов работы с документами; · обеспечение единого порядка документирования; · ...

ПРОБЛЕМА
Статья 17 Федерального закона 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» обязывает организации хранить первичные документы не менее 5 лет. Поэтому компании, работающие с большим объемом документов, часто обращаются за услугами хранения оригиналов документов. Стоимость услуг хранения достигает 80% затрат на документооборот, так как структуру затрат нельзя назвать прозрачной - предоставление оригиналов и копий документов по запросу сотрудников и ведение реестра документов оплачиваются отдельно. При этом быстрый доступ к оригиналам невозможен и сохраняется риск потери и порчи документов.
Наличие большого количества процессов и хозяйственных операций и, как следствие, работа с большим потоком финансовых и иных документов приводят к следующей проблеме, когда хранить и искать многочисленные документы для принятия и контроля принятых решений, а также готовиться к налоговым проверкам становится крайне сложно.

ЗАДАЧА
Снижение затрат на хранение документов и повышение эффективности обработки бумажной документации возможно при создании электронного архива документов (архива бухгалтерской документации, архива технической документации, архива клиентских досье и пр.), что подразумевает создание центров сканирования и внедрение соответствующей автоматизированной системы, обеспечивающей захват, хранение, обработку и предоставление документов с учетом необходимой защиты персональных данных клиентов.

РЕШЕНИЕ
Обладая высокой квалификацией и огромным опытом, специалисты компания ЛАНИТ создали уникальный программно-аппаратный комплекс, объединив возможности платформы ABBYY и LanDocs, для решения таких задач как:
1. Формирование электронного архива сканированных копий документов, который обеспечивает надежное и долговременное хранение, а также использование большого объема разнообразных сведений;
2. Построение системы учета поступления и передачи бумажных документов;
3. Снижение количества ошибок в процессе работы с документами, а также риск их порчи и утери.
Компания ЛАНИТ предлагает использовать Электронный Архив, который имеет три функциональных составляющих:

1. Сканирование бумажных версий документов. Реализовано с использованием оборудования ведущих производителей сканирующей техники (Kodak, Panasonic, Fujitsu и др.).
2. Распознавание, верификация и преобразование в электронные версии документов. Реализованы на базе ABBYY Recognition Server.
3. Хранение и оперативный доступ к оригиналам документов и электронным копиям. Реализовано на базе LanDocs.
Компания ЛАНИТ разработала уникальное решение электронного архива, базирующийся на двух платформах LanDocs и ABBYY Recognition Server и имеющий следующую архитектуру:

В электронном архиве от ЛАНИТ имеются следующие функциональные модули:

1. Подсистема сканирования бумажных документов:
Обеспечивает работу с документами которые имеют штрих-код или QR-код, напечатанный на первом листе;
Позволяет разделять документы в пачке при сканировании при наличии штрих-кода на первой странице;
Отправляет созданные в результате сканирования на станции в ABBYY Recognition Server файлы на сервер;

2. Подсистема распознавания:
Предоставляет возможность автоматического распознавания данных из штрих-кодов и определение типов каждого документа (договор, паспорт и т.д.);
Обеспечивает экспорт каждого документа (договор, паспорт, свидетельство о браке, водительское удостоверение и т.д.) отдельным файлом с названием, соответствующим типу документа (договор, анкета, водительское удостоверение) в заранее определенный сетевой ресурс, а также формирует файлы изображений (например – в формате PDF или TIFF) и XML-файл, содержащие атрибутивную информацию из штрих-кода документа, созданного АБС, а именно ID клиента, ID договора, тип документа, ФИО клиента и информацию о регион, которая определится по тому, с какой точки сканирования (центра сканирования) поступил отсканированный документ. реализует гарантированную доставку файлов;

3. Подсистема хранения и извлечения документов:
Сканирует определенный сетевой ресурс с заданным интервалом времени на предмет новых документов от ABBYY RS;
Обрабатывает XML файлы с атрибутами документов;
Автоматически формирует карточку клиента с атрибутами, куда прикрепляется документ и его скан-образ;
Определяет наличие существующего клиента в картотеке клиентских досье и добавляет только новые документы и их скан-образы к существующей карте клиента;
Автоматически формирует регистрационную карту клиента и регистрационную карту договора и прикрепит скан документами со всеми атрибутами, если соответствующие карты отсутствуют в базе;
Позволяет организовать документы в произвольной иерархии личных и общих папок для классификации и быстрого доступа к документам. При этом используется механизм ссылок, когда ссылки на один документ могут находиться в нескольких папках одновременно;
Обеспечит поиск документов по атрибутам договора или клиента (ID договора, ID клиента, типу документа, типу договора, ФИО)
Дает возможность установки произвольных связей между различными документами (например: договор – скан паспорта);

Предоставляет информацию о местоположении бумажного экземпляра документа (в разрезе папка - короб), перемещении и изъятии бумажного экземпляра документа;
Учитывает все действия, выполняемые пользователями с документами (создание, изменение, просмотр, удаление и т.д.) с возможностью просмотра истории выполнения действий;
Обеспечивает разграничение доступа к документам для групп и пользователей системы по таким действиям как создание, редактирование, просмотр, удаление и управление правами, а также в соответствии с региональным делением;
Дает возможность добавления новых полей на регистрационных картах документов администраторами и создания новых карточек с использованием визуального дизайнера, программы, позволяющей быстро и удобно добавлять новые поля и порядок их следования;
Предоставляет статистику в различных разрезах по заданному периоду по пользователям системы, по клиентам и продуктам, а наличие встроенного дизайнера отчетов, позволяет создавать отчеты по данным, хранящимся в системе.

LanDocs представлен на рынке решений для автоматизации работы с документами с 1997 года. Сертификат соответствия российским государственным стандартам ГОСТ Р № РОСС RU.МЕ20.Н01957. Функциональность отвечает потребностям крупных иерархических организационных структур в части задач автоматизации документационного обеспечения управления. Для предприятий малого бизнеса и для учебно-методической работы выпускается продукт LanDocs:SMB - упрощенная версия с включением множества преднастроек. LanDocs использует одну из двух промышленно выпускаемых СУБД (по выбору заказчика): Oracle или MS SQL Server.

Как специализированная для решения задач ECM/СЭД программная платформа, LanDocs позволяет строить полный спектр систем электронного документооборота - от самых простых до систем высокой сложности. Сочетание функциональности с открытостью, позволяет при внедрении настроить создаваемую систему в соответствии с нормативной базой и практикой работы с документами конкретного предприятия, ведомства или учреждения. Достигнут высокий уровень масштабируемости решений: в контур документооборота могут быть включены как пользователи вычислительной сети главного офиса, так и сотрудники удаленных подразделений. Платформа включает в себя ПО высокой степени готовности - автоматизация стандартных широко распространенных бизнес-процессов сводится к настройкам платформы и, как правило, не требует программирования. Наряду с этим, LanDocs предоставляет развитые инструментальные средства, с помощью которых могут быть автоматизированы бизнес-процессы специфичные для данного предприятия или предметной области.

Примеры бизнес-решений, реализуемых на программной платформе LanDocs

• согласование документов в электронной форме;
• организация оперативной обработки внешних обращений;
• контроль исполнения документов и заданий;
• подготовка наглядной отчетности по движению документов;
• организация согласованного документооборота в системе территориально-распределенных офисов;
• организация защищенного корпоративного архива электронных документов;
• поддержка процессов управления качеством.

Особенности рыночной позиции

• LanDocs зарекомендовал себя как платформа построения и развертывания сложных распределенных систем документооборота, обеспечивающая надежную работу в разнородных коммуникационных средах (в том числе, при наличии участков с низкой пропускной способностью). Предлагается несколько видов как полнофункциональных, так и ограничено-функциональных клиентов, обеспечивающих учет условий подключения к сети и специфики работы с документами конкретного ролевого рабочего места. Такой подход позволяет предложить рынку одновременно масштабные и экономичные распределенные СЭД.
• В LanDocs наиболее последовательно проводится политика информационной безопасности. В частности, ЭЦП и шифрование поддерживаются для всех типов объектов (не только для контента) и для всех типов клиентов (включая, доступ посредством электронной почты и интернет).
• LanDocs обеспечивает высокую производительность на серверном оборудовании среднего ценового класса при достаточно большом числе одновременно работающих пользователей.
• По мере развития платформа обогащается средствами поддержки наиболее эффективных приемов работы с документами, найденными в опыте проектирования. Тиражирование релизов платформы для СЭД, установленных у корпоративных пользователей (входит в комплект услуг регулярной технической поддержки), предоставляет в распоряжение этих пользователей достижения лучших документных практик.

Результаты внедрения

Основным результатом использования решений на основе LanDocs является системное повышение прозрачности (прослеживаемости), управляемости (подконтрольности) и оперативности выполнения всех автоматизированных с её помощью деловых процессов и процедур. В частности:

• достигается полный контроль состояния любого делового документом с момента его создания/получения до завершения исполнения/отправления;
• снижается количество ошибок персонала, минимизируется возможный ущерб от таких ошибок;
• обеспечивается возможность исключения бумажных документов из рутинного документооборота; деловые коммуникации при этом осуществляются в более высоком темпе, лучше защищены и допускают применение более развитых средств электронного контроля;
• обеспечивается систематизированное и надежное хранение электронных документов;
• появляются возможности быстрого поиска документов по реквизитам учета и содержащимся в тексте словам и выражениям;
• обеспечивается защита информации от несанкционированного доступа, как при хранении, так и в процессах информационного обмена;
• улучшается организация коллективной работы;
• становится доступной аналитическая обработка данных о ходе офисных бизнес-процессов, которая дает возможность идентификации узких мест и планирования организационных изменений, повышающих индивидуальную и коллективную продуктивность.

Крупные проекты

К наиболее масштабным проектам построения СЭД на платформе LanDocs (c количеством подключений от 1000 до 7000 и более рабочих мест) относятся проекты в Федеральном казначействе России , Московской объединенной энергетической компании (МОЭК) , СО ЕЭС России , ОАО «Сургутнефтегаз» , Уральском оптико-механическом заводе (УОМЗ) , МДМ-Банке и УРСА Банке , Народном и Национальном банках Казахстана, РУП Белтелеком, Министерство связи РБ, Белагропромбанке и Белинвестбанке Республики Беларусь.

Базовая функциональность

• Регистрация документов
• Управление хранением документов, интеграция с офисными приложениями
• Рассылки документов
• Организация совместной работы с документами
• Регламентация доступа к документам и функциям системы
• Отслеживание делопроизводственных связей между документами, формирование сложноструктурированных папок
• Навигация и поиск документов
• Управление версиями
• Обмен документами и сообщениями, направление заданий на исполнение
• Контроль исполнения документов и заданий
• Работа в режиме замещения исполнителя
• Отчетность по документообороту
• Менеджмент данных справочников системы, настройка типов документов и сообщений
• Настройка на организационную структуру предприятия
• Настройка на характерные для конкретной организации этапы документооборота
• Территориально-распределенный документооборот
• Сканирование бумажных документов. Работа с изображениями документов (Imaging)
• Массовое сканирование и регистрация документов
• Архивирование документов, поддержка функций корпоративного архива
• Автоматизация деятельности ведомственного архива
• Интеграция с внешними Windows-приложениями
• Работа через Интернет
• Интеграция с электронной почтой
• Обеспечение информационной безопасности
• Электронная подпись и шифрование документов и заданий

Возможности интеграции и настройки

Для доступа к функциям и объектам СЭД из внешних приложений LanDocs предоставляет сторонним разработчикам открытый документированный программный интерфейс (API). Основу интерфейса представляет OLE-интерфейс, в полной мере не поддерживающий функционал системы. Компонента LanDocs: СЕРВЕР КОНТЕНТА обеспечивает возможность доступа к LanDocs из web-приложений и позволяет интегрировать СЭД в корпоративную среду web-сервисов.

Широкий набор настраиваемых параметров дает возможность управлять работой различных модулей системы. Редактор форм регистрационных карточек поддерживает обработку событий на Visual Basic Script и предоставляет широкие возможности приспособления системы к логике обработки конкретного вида корпоративных документов. Поставляется встроенный редактор отчетов.

Архивное решение

На основе платформы LanDocs предлагается специализированное решение для архивных служб предприятий и организаций, включающее в себя поддержку операций комплектования архива, функций архивного учета, формирования статистической отчетности по работе архива в соответствии с требованиями Федерального архивного агентства. Архивное решение интегрировано с модулями LanDocs для автоматизации текущего делопроизводства и допускает интеграцию с другими СЭД.

Состав LanDocs

ПО LanDocs поставляется в виде готовых к использованию настраиваемых программных компонент (см. список ниже). В зависимости от задач проекта в СЭД могут использоваться все или только некоторые из них.

Компоненты LanDocs:

• LanDocs: ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО
• LanDocs: СЕРВЕР ДОКУМЕНТОВ
• LanDocs: СКАНИРОВАНИЕ ДОКУМЕНТОВ
• LanDocs: ПАКЕТНОЕ СКАНИРОВАНИЕ ДОКУМЕНТОВ
• LanDocs: ПОЧТОВАЯ ПОДСИСТЕМА
• LanDocs: ИНТЕРНЕТ ДОСТУП
• LanDocs: ПОДСИСТЕМА БЕЗОПАСНОСТИ
• LanDocs: АДМИНИСТРАТОР
• LanDocs: ДИЗАЙНЕР ФОРМ
• LanDocs: ПЛАНИРОВЩИК
• LanDocs:

Холдинг ЛАНИТ на базе ПО собственной разработки LanDocs создал интегрированную распределенную систему документационного обеспечения управления в концерне «Росэнергоатом» и на Кольской АЭС. С помощью компоненты LanDocs: XML–ПОДСИСТЕМА ОБМЕНА между серверами концерна и станции обеспечен защищенный обмен документами и синхронизация справочников автоматизированной системы документооборота.

В центральном аппарате концерна «Росэнергоатом» система автоматизации делопроизводства и ведения архива электронных документов LanDocs эксплуатируется с 1999 года. В настоящий момент LanDocs работает более чем на 100 рабочих местах концерна. В марте 2001 года осуществлен переход на вторую версию системы.

В апреле 2003 года между холдингом ЛАНИТ и концерном «Росэнергоатом» был заключен договор о проведении проектных работ по внедрению LanDocs на Кольской АЭС (на 21 рабочем месте) и работ по интеграции на новой информационно-технологической основе делопроизводства АЭС и головной компании. Выполнение работ по договору проходит в соответствии с «Решением рабочего совещания руководителей ИТ-служб концерна и его филиалов (АЭС)» от 10 декабря 2002.

В ходе проекта (май – сентябрь 2003 г.) на Кольской АЭС и в концерне «Росэнергоатом» была создана распределенная автоматизированная система документационного обеспечения управления, в которой с помощью использования компоненты LanDocs: XML–ПОДСИСТЕМА ОБМЕНА обеспечены обмен документами, метаданными (делопроизводственными описаниями документов) и синхронизация справочников между серверами документооборота концерна и АЭС. Работы на станции выполнялись совместно силами специалистов ЛАНИТ и компании NetSL (г. Мурманск).

Автоматизированная система делопроизводства Кольской АЭС и подсистема обмена документами между АЭС и концерном «Росэнергоатом» приняты в промышленную эксплуатацию в ноябре 2003 года после проведения испытаний по утвержденной программе.

В распределенной системе регистрируется 25 видов документов. Ее внедрение позволило концерну решить следующие основные задачи:

• организовать единую централизованную базу данных документной информации и корпоративный архив электронных документов (хранящий, наряду с организационно-распорядительной, некоторые виды технической документации);
• автоматизировать делопроизводство (регистрацию входящих, внутренних и исходящих документов, их рассылку, контроль исполнения документов и поручений, информационно-справочную работу и т.п.);
• организовать коллективную работу с электронными документами (многопользовательский доступ к документной информации и текстам документов в соответствии с правами пользователей, движение электронных документов по рабочим местам исполнителей, подготовку проектов выпускаемых документов в электронном виде);
• автоматизировать выдачу заданий и поручений сотрудниками головной организации сотрудникам филиала и контроль их исполнения в режиме реального времени.

«В ходе проекта доказала свою эффективность выбранная нами логика построения системы межофисного обмена документами, - говорит директор департамента систем управления документами холдинга ЛАНИТ В.Б. Карабутов. - Нам представляется важным, что состоятельной оказалась не только архитектура системы, но и организационно-методическая модель внедрения, позволяющая разумным образом распространить дисциплину работы с документами, принятую в головной компании, на филиалы и всю организацию в целом".

В будущем развитие распределенной системы позволит концерну также организовать подготовку проектов выпускаемых документов в электронном виде и автоматизировать процесс согласования документов между головной организацией («Росэнергоатом») и ее филиалом (Кольская АЭС).

По словам заместителя Исполнительного директора концерна «Росэнергоатом» А.С.Чеботарева, «Обе цели проекта – автоматизация делопроизводства нашего филиала Кольской АЭС и развертывание XML-шлюзов для обмена документами между концерном и станцией – достигнуты».

О КОНЦЕРНЕ "РОСЭНЕРГОАТОМ"