М.Г. Мошкович, юрист

Кто ответит за электронную подпись?

Изучаем последствия передачи своей ЭП другим сотрудникам

Использование электронной подписи (ЭП) получило широкое распространение в хозяйственной практике. Однако ЭП воспринимается скорее как удобный инструмент документооборота, нежели как личная подпись конкретного лица. Ее получение стоит недешево, поэтому, вместо того чтобы оформить электронную подпись нескольким сотрудникам, ЭП одного лица нередко передают в пользование другому. И даже иногда оформляют этот факт приказом (к примеру, когда руководитель или главбух уходит в отпуск либо по иным причинам отсутствует в офисе).

Рассмотрим, насколько это законно и каковы могут быть последствия таких действий.

Что говорит закон

Согласно ГК РФ электронная подпись - это аналог собственноручной подпис ип. 2 ст. 160 ГК РФ . А руку свою вы передать никому не можете, равно как и право пользования ею. Таким образом, передача электронной подписи другому лицу - это нонсенс. Законно использовать ЭП может только тот, на кого она оформлена.

Именной характер ЭП исключает и оформление доверенности на ее использование. Можно уполномочить другого человека сделать что-то в ваших интересах, для чего ему понадобится подписываться за вас. Но представитель, конечно же, будет ставить свою подпись на документах, а не вашу.

Казалось бы, все очевидно, но у нас есть еще и Закон об электронной подписи. Его формулировки довольно противоречивы и многих ввели в заблуждение.

Так, Закон обязывает владельцев ключа ЭП сохранять его конфиденциальность и не использовать ключ в случае ее нарушени яподп. 2 п. 2 ст. 9 , пп. 1, 3 ст. 10 Закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ (далее - Закон № 63-ФЗ) . Что такое конфиденциальность? Это сохранение секретности информации от других лиц, исключение ее утечки. Значит, никто, кроме вас, не должен иметь доступа к ключу.

Закон также говорит, что ЭП должна позволять определить конкретное лицо, подписывающее докумен тп. 1 ст. 2 Закона № 63-ФЗ . Если ЭП пользуется ее владелец, то это условие выполняется. А если иное лицо? Пользователь электронного документа все равно видит только данные владельца, понять, кто его «замещает», нет возможности. Следовательно, пользователь получит неверную информацию, проще говоря, будет обманут.

Однако прямого запрета на передачу ключа электронной подписи в Законе нет.

Больше того, в качестве разъяснения правила о конфиденциальности Закон об электронной подписи требует не допускать использование ключа усиленной ЭП без согласия его владельц ап. 1 ст. 10 Закона № 63-ФЗ . Что и порождает ошибочное мнение о законности передачи ЭП, если ее владелец не возражает против этого.

Что происходит на практике

Так, даже Минкомсвязи, уполномоченный орган в сфере использования ЭПп. 1 Положения, утв. Постановлением Правительства от 02.06.2008 № 418 , не видит проблемы в передаче электронной подписи, оформленной на одно лицо, другому лицу. Пресс-служба ведомства сообщила нам следующее.

ИЗ АВТОРИТЕТНЫХ ИСТОЧНИКОВ

Пресс-служба Минкомсвязи

“ Участники электронного взаимодействия обязаны не допускать использование принадлежащих им ключей электронной подписи без их согласи яст. 10 Закона № 63-ФЗ . То есть в принципе использование ключа ЭП, принадлежащего одному лицу, другим лицом допускается, прямого запрета на это в законе нет.

При этом передавать сертификат ключа проверки электронной подписи другому сотруднику организации можно исключительно в случае наделения его полномочиями действовать от имени компании в том же объеме, что и сотрудник - владелец квалифицированного сертификата. Предоставление полномочий оформляется приказом руководителя организации, также необходимо получить согласие владельца сертификата ключа проверки на использование этого сертификата другим лицо м” .

Аналогичное мнение высказал и специалист Федеральной налоговой службы.

ИЗ АВТОРИТЕТНЫХ ИСТОЧНИКОВ

Советник государственной гражданской службы РФ 2 класса

“ При использовании усиленных электронных подписей участники электронного взаимодействия обязаны обеспечивать конфиденциальность ключей ЭП, в частности не допускать использование принадлежащих им ключей ЭП без их согласи яп. 1 ст. 10 Закона № 63-ФЗ . Таким образом, при наличии волеизъявления участник электронного взаимодействия может допустить использование ключа ЭП третьим лицо м” .

А вот разработчик программного обеспечения, к которому мы обратились за консультацией, сомневается в законности передачи ключа ЭП.

ИЗ АВТОРИТЕТНЫХ ИСТОЧНИКОВ

Ведущий разработчик программных продуктов компании «Бухсофт.ру»

“ Использование любого вида электронной подписи должно так или иначе говорить о том, что подпись сделана конкретным лицо мст. 5 Закона № 63-ФЗ . Для этого в Законе и прописана обязанность обеспечить конфиденциальность ключей. Поэтому смысл издания приказа о передаче ключа считаю спорны м” .

Возможные риски передачи ЭП

Поскольку нормативного запрета нет, люди часто рассуждают таким образом: ну да, использовать чужую ЭП неправильно, но мы же для дела, никому от этого хуже не будет, а пользователи нашей электронной документации ничего не узнают. Однако это не всегда так. Прежде всего, когда вы доверяете свою ЭП другим людям, контроль за конфиденциальностью ключей неизбежно снижается. Ваш «заместитель» может просто проявить невнимательность и допустить, чтобы ЭП воспользовался посторонний, либо неосторожно словить вирус, который скачает информацию. В результате ЭП попадет к жуликам и организация потеряет деньги или информацию. Но есть и другие опасности.

Рассмотрим судебную практику из различных сфер применения ЭП.

Банки

Как правило, сотрудники банков в курсе, что ЭП не всегда использует то лицо, на которое она оформлена. Что не означает, будто банк признает это законным. Просто риски, связанные с нарушением конфиденциальности ЭП, несет клиент. Это следует из Закон ап. 1 ст. 854 , п. 1 ст. 845 , п. 3 ст. 847 ГК РФ и всегда четко прописывается в договоре. Поэтому если со счета организации с помощью вашей ЭП незаконно спишут деньги, убытки с банка взыскать не получитс яПостановления АС ЗСО от 20.02.2015 № А27-5335/2013 ; ФАС МО от 05.08.2014 № А40-82734/2013 . Суды считают, что банк обязан исполнять платежное поручение, подписанное корректной ЭПп. 1 ст. 845 ГК РФ . Возмещение понесенного ущерба можно требовать только со злоумышленников, каким-либо образом получивших доступ к ЭП сотрудника. Но для этого их надо сначала установить.

Важно отметить, что выявляемые в суде факты передачи ЭП другим лицам всегда оцениваются как нарушение договора со стороны клиента банка.

Так, во время внезапного отключения компьютера, на котором стояла программа «Клиент-Банк», с расчетного счета ООО было списано более 1,7 млн руб. Спор с банком о взыскании убытков общество проиграло. Судьи указали, что платежное поручение было подписано действующей ЭП директора, а ООО нарушило условия договора с банком об обеспечении конфиденциальности. В частности, носитель с главным ключом и ЭП директора ООО был передан главному бухгалтеру, у которого он хранился в сейф еПостановление ФАС ЦО от 03.09.2013 № А35-10589/12 .

В другом случае 96 тыс. руб. «ушли» со счета ООО на основании платежного поручения, подписанного ЭП уже уволенного директора (о назначении нового в банк не сообщали). А пользовался этой ЭП, как установило следствие, вообще бухгалтер. Суд отметил, что ООО не обеспечило режим секретности ключа ЭП и передало его в пользование третьему лицу, чем нарушило требования Закона об ЭП. Во взыскании денег с банка было отказан оПостановление ФАС ЗСО от 05.12.2011 № А21-8586/2010 .

Контрагенты

Если документ, с которым не согласна организация, подписан действующей ЭП ее сотрудника, то отвертеться от документа вряд ли удастся. Так, суд принял решение о взыскании с ООО задолженности по договору поставки, хотя организация утверждала, что не получала спорного товара. При этом в наличии была товарная накладная, подписанная ЭП работника компании. По мнению организации, этой ЭП воспользовалось некое неуполномоченное лицо. В процессе разбирательства было установлено, что договор ООО с поставщиком предусматривал использование ЭП при составлении первички, в том числе и формы № ТОРГ-12. ЭП ответственного лица признали действительно йПостановление ФАС ВВО от 11.08.2010 № А43-5226/2010 .

Если спора нет, но контрагент узнал, что ЭП руководителя применил другой сотрудник, к примеру, при подписании контракта, это не так страшно. По правилам ГК РФ организация может направить письмо другой стороне о том, что она одобряет сделку, совершенную неуполномоченным лицом, и таким образом снять проблем уп. 1 ст. 183 ГК РФ .

Госзакупки

Довольно неприятные последствия использования чужой ЭП могут быть у организаций, участвующих в госзакупках. В судебной практике есть случай, когда ООО в результате на 2 года оказалось в реестре недобросовестных поставщиков. А дело было так: генеральный директор подписал госконтракт по результатам открытого аукциона электронной подписью своего предшественника (собственную ЭП на момент подписания ему не успели оформить). Когда сведения о дате назначения нового директора появились на сайте электронной торговой площадки, нестыковку заметил заказчик. Он направил жалобу в УФАС, указав, что контракт подписан неуполномоченным лицом. В результате антимонопольщики пришли к выводу о том, что ООО уклонялось от заключения госконтракта, и наказали организаци юПостановление ФАС ЦО от 05.03.2012 № А23-2637/2011 .

ИФНС

Как показывает практика, подписание деклараций неуполномоченным лицом иногда может создать проблемы для организации. К примеру, в Новосибирске налоговики заблокировали счет компании, случайно узнав из допроса директора, что его ЭП при подписании ранее поданной декларации использовал другой сотрудник. Инспекторы решили, что такую декларацию следует считать неподанной, однако за организацию заступился суд. Дело в том, что декларацию нельзя не принять по ТКС, если она соответствует формат уп. 4 ст. 80 НК РФ . А раз она была принята, значит, блокировка незаконн аПостановление ФАС ЗСО от 21.06.2011 № А45-20993/2010 .

Справедливости ради отметим, что инспекторы и сами не придают значения информации о том, кто пользовался ЭП руководителя, если это в их интересах. Так, они приняли декларации, подписанные ЭП бывшего директора (хотя данные о прекращении его полномочий уже были внесены в ЕГРЮЛ), и исчислили на их основании недоимку, пени и штрафы. В процессе по делу о банкротстве этой организации конкурсный кредитор пытался исключить требования ИФНС из реестра, доказывая, что такие декларации недействительны, но суд ему отказа лПостановление ФАС УО от 04.08.2014 № Ф09-6411/12 . Не смог оспорить действия налоговиков и сам бывший директор, заявивший в суде о применении его ЭП другими лицами. Суд решил, что ИФНС обязана была принять декларации, подписанные действующей ЭПАпелляционное определение Судебной коллегии по гражданским судам Челябинского облсуда от 07.04.2014 № 11-3065/2014 .

Как видим, суды не рассматривали вопрос о правомерности использования ЭП директора другим сотрудником, а просто исходили из оснований отказа в приеме декларации. Как будет решаться вопрос, если налоговики также случайно (к примеру, из приказа о передаче полномочий) узнают о том, что ЭП главбуха при подписании электронных счетов-фактур применял другой сотрудник, сказать сложно. По крайней мере, возможность отказа в возмещении НДС вашим контрагентам исключать нельз япп. 2 , 6 ст. 169 НК РФ .

Нужен ли приказ о передаче ЭП

РАССКАЗЫВАЕМ РАБОТНИКУ

Ответственным за использование ЭП, оформленной на имя работника, всегда остается он сам, даже при наличии приказа о передаче права пользования ЭП другому лицу.

Во-первых, организация в принципе не вправе решать, кто будет пользоваться ЭП. Владельцем ЭП является физическое лицо. Просто когда ЭП оформлена для сотрудника компании, то пользователь электронного документа видит его ф. и. о., должность и название организаци ип. 3 ст. 14 Закона № 63-ФЗ . Таким образом, ЭП всегда персонифицирована и принимать решение о том, кому ее доверить, может только сам сотрудник - владелец ЭП.

Неперсонифицированную ЭП может получить только госорган для использования при оказании госуслуг. При этом сертификат ключа проверки ЭП оформляется на имя госоргана, а пользователи ЭП определяются его распорядительным акто мп. 3 ст. 14 Закона № 63-ФЗ .

Во-вторых, ответственность за использование ЭП лежит на ее владельце, независимо от оформления приказов, доверенностей или каких-либо других документов. Электронные документы, подписанные вашей ЭП, признаются равными бумажным документам, подписанным вами лично своей руко йп. 2 ст. 6 Закона № 63-ФЗ . И в случае, к примеру, несанкционированного списания денег со счета именно вам придется пережить неприятные моменты: вызов к следователю, представление объяснений и т. д.

ИЗ АВТОРИТЕТНЫХ ИСТОЧНИКОВ

“ Непосредственно за передачу ключа ЭП другому лицу ответственности нет. Могут быть последствия нарушения конфиденциальности - в зависимости от того, какой документ, кем и для чего подписан. При этом электронный документ, подписанный ключом ЭП, по умолчанию признается подписанным лицом, за которым «числится» этот ключ. Поэтому в случае недоразумений или конфликтов доказывать факт несанкционированного использования ключа придется именно этому лицу” .

Конечно, приказ подтверждает, что передачу ЭП одного сотрудника другому санкционировало руководство. Так что, с одной стороны, он нужен сотрудникам для подстраховки:

• владельцу ЭП - чтобы в случае чего претензий к нему не возникло у самой компании;
• временному пользователю ЭП - чтобы компания не обвинила его в том, что он использует чужую ЭП самовольно.

С другой стороны, расписываясь в таком приказе, владелец ЭП допускает нарушение конфиденциальности ключа. А по Закону это обязывает вас немедленно обратиться в удостоверяющий центр для прекращения действия сертификат ап. 6 ст. 17 Закона № 63-ФЗ . Так что лучше просто не доверять вашу ЭП никому.

Использование ЭП работниками предпринимателя

Свою электронную подпись нередко передают работникам в пользование и индивидуальные предприниматели. Это связано не только с отсутствием прямого запрета на передачу ЭП, но и с другими причинами. Вот некоторые из них.

Не урегулировано получение ЭП работниками предпринимателя

Отдельных правил по оформлению ЭП для работников предпринимателя в Законе нет. В результате создается впечатление, что физическое лицо может получить ЭП только какпп. 2, 3 ст. 14 Закона № 63-ФЗ :

• <или> обычный гражданин;
• <или> работник организации.

Тем не менее предприниматель вправе оформить ЭП своему работнику. Это нам подтвердили и специалисты.

ИЗ АВТОРИТЕТНЫХ ИСТОЧНИКОВ

“ Если индивидуальный предприниматель хочет оформить ЭП для своего работника, то ему нужно представить в удостоверяющий центр документы, подтверждающие право этого физического лица действовать от имени предпринимателя (доверенность, договор). Из документов должны следовать также ограничения использования такого сертификата (то есть объем полномочий, в рамках которого будет действовать физическое лицо - владелец сертификата). Указанная информация будет внесена в сертификат ключа проверки ЭПп. 2 ст. 14 Закона № 63-ФЗ ” .

Пресс-служба Минкомсвязи

ИЗ АВТОРИТЕТНЫХ ИСТОЧНИКОВ

“ В квалифицированный сертификат можно включать дополнительную информацию о владельце сертификат ап. 17 Приказа ФСБ от 27.12.2011 № 795 . Не запрещается включать и сведения о должности работника индивидуального предпринимателя. Важно, чтобы система электронного документооборота, с которой предполагается использовать сертификат с дополнительными реквизитами, смогла правильно этот сертификат воспринять и не посчитать ошибочным из-за «лишней» информации, а также показать соответствующее поле для сертификата физического лица. Эти подробности может подсказать разработчик конкретной системы. Включение информации в тот или иной сертификат обсуждается с удостоверяющим центром, который будет этот сертификат формироват ь” .

Ведущий разработчик программных продуктов компании «Бухсофт.ру»

Электронный счет-фактура, подписанный ЭП представителя предпринимателя, может повлечь отказ в вычете НДС

С 1 июля 2014 г. в НК были внесены поправки: представителям ИП разрешили подписывать счета-фактуры по доверенност ип. 6 ст. 169 , п. 3 ст. 29 НК РФ . Однако специальные нормы в отношении электронных счетов-фактур остались прежними: тут требуется усиленная квалифицированная подпись самого ИП.

Скорее всего, это просто очередная недоработка законодателя. Тем более что подзаконный акт допускает подписание электронных счетов-фактур по доверенности от ИПподп. «а» п. 2.1 Порядка, утв. Приказом Минфина от 25.04.2011 № 50н , а судебная практика и ранее была в этом вопросе на стороне предпринимател яп. 24 Постановления Пленума ВАС от 30.05.2014 № 33 . Но мало кому хочется судиться.

Резюмируя, можно сказать так: для организации и ИП безопасней, чтобы ЭП была у каждого сотрудника, которому необходимо ею пользоваться. Если этот вариант по каким-то причинам не годится, то можно сделать незаменимому сотруднику удаленный доступ к сервису электронного документооборота с тем, чтобы он мог подписать документ откуда угодно.

Для работника же (директора или бухгалтера) лучше не соглашаться на передачу права пользования своей ЭП другим лицам - не придется отвечать за чужие ошибки или за что похуже. Это все равно что оставить коллегам стопку чистых листов со своей подписью. Главное, помните - передавать ЭП без вашего согласия организация не имеет права.

Организации не удалось доказать в суде вину главного бухгалтера в растрате и взыскать сумму неосновательного обогащения. При этом из-за формального нарушения порядка привлечения к дисциплинарной ответственности и увольнение признано незаконным. ООО должно было потребовать от главбуха объяснительную и удостовериться в получении этого требования, а при отказе от объяснений составить акт.

Судебная коллегия по гражданским делам Санкт-Петербургского городского суда вынесла апелляционное определение № 33-11751/2012 по делу № 2-85/2012 о незаконном увольнении главного бухгалтера.

По результатам аудиторской проверки главный бухгалтер (Д.И.) ООО "К" была отстранена от работы, а после завершения работы ревизионной комиссии привлечена к дисциплинарной ответственности в виде увольнения.

Приказом трудовой договор с Д.И. был прекращен по п. 9 ст. 81 ТК РФ (принятие необоснованного решения главным бухгалтером, повлекшего за собой нарушение сохранности имущества, неправомерное его использование или иной ущерб имуществу организации).
Увольнение Д.И. обжаловала в суд, выдвинув следующие исковые требования:

• отмена дисциплинарного взыскания в виде увольнения;
• признание записи в трудовой книжке недействительной;
• обязании ООО выдать дубликат трудовой книжки без внесения в него записи, признанной недействительной;
• внести запись "уволена по собственному желанию, пункт 3 статьи 77 ТК РФ";
• изменить дату увольнения на дату вынесения судом решения;
• взыскать с ООО невыплаченную заработную плату, средний заработок за время вынужденного прогула, компенсацию за задержку выплат и компенсацию морального вреда.

В свою очередь ООО обратилось в суд с иском о взыскании суммы неосновательного обогащения и процентов на присвоенные средства.

В суде представитель ООО указал, что при проведении аудиторской проверки были обнаружены факты необоснованного перечисления денежных средств организации в пользу Д.И., что послужило основанием для создания ревизионной комиссии и проведения служебного расследования. В ходе него было установлено, что Д.И., имея доступ к электронному банковскому ключу системы "банк-клиент", самовольно, без ведома генерального директора, производила перечисление денежных средств на свои счета, в том числе совершала платежи по погашению собственных банковских кредитов, по несуществующим "авансовым отчетам". В бухгалтерском учете данные операции отражались как "платежи на таможню" и "оплата контрагентам".

Требования бухгалтера удовлетворены частично. Суд признал незаконным увольнение Д.И., изменив дату и формулировку записи об увольнении на запись "уволить по п. 3 части первой ст. 77 ТК РФ (по собственному желанию)" с момента вынесения судебного решения. В пользу истца взыскана невыплаченная зарплата, заработная плата за время вынужденного прогула, компенсации за неиспользованный отпуск, за нарушение сроков выплаты зарплаты и морального вреда. В части иска о выдаче Д.И. дубликата трудовой книжки без незаконной записи отказано, так как это противоречит Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда.

Компании в удовлетворении исковых требований к Д.И. было отказано.

При проведении ревизии Д.И. была отстранена от работы и лишена возможности давать пояснения в ходе проверки. Согласно ТК РФ перед привлечением к ответственности работодатель должен затребовать у работника объяснительную. В случае отказа составляется Акт. Отказ от объяснений не препятствует привлечению к ответственности. ООО предоставило в суд документы, согласно которым после проведения ревизии в адрес Д.И. дважды (почтой и курьером) отправлялись результаты проверки и требование объяснений. Однако в суде представители ООО не смогли доказать получение или отказ от получения данных документов. На этом основании суд пришел к выводу о несоблюдении порядка привлечения к ответственности и, соответственно незаконности увольнения.

Также ООО не смогло доказать, что подозрительные "платежи на таможню" и "оплата контрагентам" производились по инициативе бухгалтера.

Суд принял во внимание то обстоятельство, что по условиям банковского договора, Д.И. не являлась лицом, уполномоченным подписывать электронные поручения, а также владельцем ключа ЭЦП. Поэтому нет оснований рассматривать какие-либо действия Д.И. по перечислению средств с использованием системы "Банк-Клиент" как совершенные без ведома и одобрения генерального директора.

В суде было доказано превышение сумм перечислений Д.И. в качестве зарплаты и материальной помощи над фактически причитающимися выплатами по трудовому договору. Однако четыре свидетеля показали, что данные выплаты производились с согласия директора.

По смыслу п. 3 ст. 1109 ГК РФ в случае неосновательного обогащения заработная плата и приравненные к ней платежи подлежат возврату, если они явились следствием недобросовестности получателя или счетной ошибки. Исходя из положений п. 3 ст. 10 ГК РФ добросовестность гражданина в данном случае презюмируется.

Доказательств недобросовестности Д.И. при перечислении средств на оплату труда не было, равно как и доказательств, что Д.И. производились банковские операции по перечислению средств со счета организации вопреки ее интересам. Как следствие, суд пришел к выводу, что неосновательного обогащения не было.

Может ли генеральный директор передать сотрудникам свою электронную подпись и будет ли он в этом случае нести ответственность за последствия, наступившие в результате ее использования, рассказывают эксперты службы Правового консалтинга ГАРАНТ Татьяна Чашина и Артем Барсегян.

Вправе ли генеральный директор АО передавать свою электронную цифровую подпись для использования сотрудникам управления закупок в целях заключения контрактов, подписания платежных поручений для их оплаты, оформив такую передачу соответствующим распоряжением? Будет ли нести в таком случае генеральный директор ответственность за ненадлежащие (неправомерные) действия, совершенные сотрудниками управления закупок с использованием принадлежащей ему ЭЦП? Можно ли оформить ЭЦП на имя кого-либо из сотрудников управления закупок, имеющих доверенности на осуществление полномочий, подписанные генеральным директором?

Прежде всего отметим, что использование электронной подписи - аналога подписи собственноручной допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом и иными правовыми актами или соглашением сторон (п. 2 ст. 160 ГК РФ). Отношения в области использования электронных подписей при совершении гражданско-правовых сделок, оказании государственных и муниципальных услуг, исполнении государственных и муниципальных функций, при совершении иных юридически значимых действий, во всех случаях, установленных федеральными законами, регулирует Федеральный закон от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи" (далее - Закон N 63-ФЗ).

Электронная подпись (далее - ЭЦП) - это информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию (п. 1 ст. 2 Закона N 63-ФЗ).

В соответствии с п. 1 ст. 5 Закона N 63-ФЗ установлены виды ЭЦП: простая электронная подпись и усиленная, которая, в свою очередь, может быть квалифицированной и неквалифицированной. От простой усиленную электронную подпись отличают обязательное наличие ключа электронной подписи (уникальной последовательности символов, предназначенной для создания электронной подписи) и ключа проверки электронной подписи (уникальной последовательности символов, однозначно связанной с ключом электронной подписи и предназначенной для проверки подлинности электронной подписи), указанного в соответствующем сертификате - электронном документе или документе на бумажном носителе, выданным удостоверяющим центром либо доверенным лицом удостоверяющего центра и подтверждающий принадлежность ключа проверки электронной подписи владельцу сертификата ключа проверки электронной подписи (п.п. 2, 3, 5, 6 ст. 2, п.п. 2, 3 ст. 5 Закона N 63-ФЗ).

Для неквалифицированной электронной подписи сертификат ключа проверки электронной подписи может не создаваться, если соответствие такой электронной подписи признакам неквалифицированной электронной подписи может быть обеспечено без использования этого документа (п. 5 ст. 5 Закона N 63-ФЗ). В свою очередь, одним из требований, которым должна соответствовать квалифицированная электронная подпись, является требование об указании ключа проверки электронной подписи в квалифицированном сертификате (п. 1 ч. 4 ст. 5 Закона N 63-ФЗ).

Как следует из п. 2 ч. 2, ч. 3 ст. 14 Закона N 63-ФЗ, сертификат ключа проверки электронной подписи может быть выдан и юридическому лицу. В этом случае в нем указываются наименование и место нахождения юридического лица, а также физическое лицо, действующее от имени юридического лица на основании учредительных документов юридического лица или доверенности. Иначе говоря, это может быть или генеральный директор, или иное лицо, уполномоченное доверенностью. При этом ограничений по количеству сертификатов, выдаваемых одному юридическому лицу, законодательством не установлено.

Таким образом, электронная подпись может быть оформлена как на генерального директора акционерного общества, так и на иное лицо, действующее по доверенности.

Далее, по общему правилу, закрепленному в п. 1 ст. 4 Закона N 63-ФЗ, вид используемой ЭЦП определяется участниками электронного взаимодействия по собственному усмотрению, если только нормативными правовыми актами или соглашением между участниками электронного взаимодействия не установлены требования об использовании ЭЦП конкретного вида в соответствии с целями ее использования.

Так, например, электронный документооборот в контрактной системе в сфере закупок осуществляется с использованием неквалифицированной усиленной электронной подписи (п. 3 ч. 1 ст. 4, ст. 5 Федерального закона от 05.04.2013 N 44-ФЗ "О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд"), тогда как Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" предполагает составление первичных учетных документов как на бумажном носителе, так и в виде электронного документа, заверенного электронной подписью (п. 5 ст. 9 этого Закона) (при этом отметим, что для целей бухгалтерского и налогового учета первичные учетные документы, в том числе платежные поручения, составленные в электронной форме, должны быть подписаны квалифицированной электронной подписью, что следует из п.п. 1, 2 ст. 6 Закона N 63-ФЗ и письма Минфина РФ от 23.01.2013 N 03-03-06/1/24).

Обратите внимание, что возможности установления в сертификате неквалифицированной усиленной электронной подписи ограничений на ее использование законом не предусмотрено, в отличие от сертификата квалифицированной усиленной электронной подписи, который, впрочем, также может и не содержать таких ограничений (п. 4 ст. 11 Закона N 63-ФЗ).

В соответствии с п. 1 ст. 10 Закона N 63-ФЗ при использовании усиленных электронных подписей участники электронного взаимодействия обязаны в том числе обеспечивать конфиденциальность ключей электронных подписей, в частности, не допускать использование принадлежащих им ключей электронных подписей без их согласия. Такая формулировка позволяет сделать вывод о возможности использования ключей электронных подписей другими лицами с согласия участника электронного взаимодействия. В противном случае речь идет о нарушении конфиденциальности ключа электронной подписи, о котором её владелец обязан уведомить удостоверяющий центр, выдавший сертификат ключа проверки электронной подписи, и иных участников электронного взаимодействия в течение не более чем одного рабочего дня со дня получения информации о таком нарушении. Он также обязан не использовать ключ электронной подписи при наличии оснований полагать, что конфиденциальность данного ключа нарушена (п.п. 2, 3 ст. 10 Закона N 63-ФЗ).

Тем не менее полагаем, что норма п. 1 ст. 10 Закона N 63-ФЗ предполагает не передачу права использования усиленной электронной подписи другому лицу на основании какого-либо распорядительного документа либо доверенности (ст. 185 ГК РФ), а только указывает на техническую возможность простановки электронной подписи другим лицом (например, техническим специалистом) с согласия и под контролем владельца сертификата ключа проверки электронной подписи. Повторим, что электронная подпись является аналогом собственноручной подписи, ответственность за исполнение которой лежит на её владельце. Непосредственно же передачу права использования ЭЦП от её владельца иному лицу Закон N 63-ФЗ не предполагает.

В случае несанкционированного использования ЭЦП ответственность за неправомерные последствия такого использования может быть возложена на владельца (смотрите, например, постановление Ленинского районного суда г. Владивостока Приморского края от 08.12.2014 по делу N 5-1087/2014).

Ознакомиться с текстами документов, упомянутых в ответе экспертов, не затратив много времени на самостоятельный анализ, Вам поможет система ГАРАНТ .

Будет ли нарушением использование квалифицированного сертификата ЭП владельца, который уволился с работы? Если да, то какое предусмотрено за это наказание или штраф.

Ответ

Оксана Баландина , шеф-редактор Системы Госзаказ

С 1 июля 2018 года по 1 января 2019 года у заказчиков переходный период – разрешено проводить и электронные, и бумажные процедуры. С 2019 года конкурсы, аукционы, котировки и запросы предложений на бумаге запретят, кроме восьми исключений.
Читайте, какие закупки проводить на ЭТП, как выбрать площадку и получить электронную подпись, по каким правилам заключать контракты в переходный период и после.

В соответствии с ч. 4 ст. 38 Закона № 44-ФЗ в обязанности контрактного управляющего входит обеспечение осуществления закупок , в том числе заключения контрактов.

Следует отметить, что указанная функциональная обязанность подразумевает действия, направленные на обеспечение осуществления закупки, либо непосредственное участие контрактной службы при выполнении данной функции по решению заказчика, но не подписание контракта от имени заказчика.

Таким образом, ч. 4 ст. 38 Закона № 44-ФЗ не наделяет контрактного управляющего правом подписи контрактов от имени заказчика.

Для получения полного доступа к порталу ПРО-ГОСЗАКАЗ.РУ, пожалуйста, зарегистрируйтесь . Это займет не больше минуты. Выберите социальную сеть для быстрой авторизации на портале:

В соответствии с ч. 7 ст. 70 Закона № 44-ФЗ в течение 3 рабочих дней с даты размещения в единой информационной системе проекта контракта, подписанного усиленной электронной подписью лица, имеющего право действовать от имени победителя , и предоставления таким победителем обеспечения исполнения контракта заказчик обязан разместить контракт, подписанный усиленной электронной подписью лица, имеющего право действовать от имени заказчика, в единой информационной системе.

В соответствии с ч. 1 ст. 2 Закона № 63-ФЗ "Об электронной подписи", электронная подпись - информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию.

В случае заключения контрактов на электронных площадках по результатам проведения электронных аукционов в рамках Закона № 44-ФЗ предусматривается подписание таких контрактов в электронной форме посредством использования усиленной электронной подписи (ст. 70 Закона № 44-ФЗ). Т.е. контракт заключается в электронной форме и приравнивается к заключенному на бумажном носителе. *

В соответствии с п. 1 ст. 10 Закона № 63-ФЗ при использовании усиленных электронных подписей участники электронного взаимодействия обязаны в том числе обеспечивать конфиденциальность ключей электронных подписей, в частности не допускать использование принадлежащих им ключей электронных подписей без их согласия. Однако п. 1 ст. 10 Закона № 63-ФЗ предполагает не передачу права использования усиленной электронной подписи другому лицу на основании какого-либо распорядительного документа либо доверенности, а только указывает на техническую возможность использования электронной подписи другим лицом (например, контрактным управляющим) с согласия и под контролем владельца сертификата ключа проверки электронной подписи.

Поскольку электронная подпись приравнивается к собственноручной подписи, ответственность за ее использование лежит на её владельце. Передача права использования электронной цифровой подписи от её владельца иному лицу Закон № 63-ФЗ не предусматривает.

В соответствии с ч. 1 ст. 2 Закона № 44-ФЗ законодательство РФ о контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд (далее - законодательство Российской Федерации о контрактной системе в сфере закупок) основывается, в том числе, на положениях Гражданского кодекса РФ.

Согласно ч. 1 ст. 53 Гражданского кодекса РФ юридическое лицо приобретает гражданские права и принимает на себя гражданские обязанности через свои органы, действующие в соответствии с законом, иными правовыми актами и учредительным документом. Порядок образования и компетенция органов юридического лица определяются законом и учредительным документом. Учредительным документом может быть предусмотрено, что полномочия выступать от имени юридического лица предоставлены нескольким лицам, действующим совместно или независимо друг от друга. Сведения об этом подлежат включению в единый государственный реестр юридических лиц.

Подписывать контракт от имени заказчика имеет право только орган, определенный учредительным документом заказчика (руководитель), либо иное уполномоченное приказом или иным официальным документом лицо, имеющее право без доверенности действовать от имени юридического лица. Сведения о таких лицах должны быть внесены в Единый государственный реестр юридических лиц. *

Право контрактного управляющего подписывать контракты от имени заказчика на электронных площадках может быть оформлено путем выдачи заказчиком соответствующей доверенности. В таком случае сведения о контрактном управляющем вносить в ЕГРЮЛ не требуется.

Подписывать контракт от имени заказчика имеет право только орган, определенный учредительным документом заказчика (руководитель), либо иное уполномоченное приказом или иным официальным документом лицо, имеющее право без доверенности действовать от имени юридического лица (например, руководитель контрактной службы). Использовать электронную подпись другим лицом возможно, но с согласия и под контролем руководителя контрактной службы, как владельца сертификата ключа проверки электронной подписи.

Либо, «сотрудник-исполнитель контрактной службы», вправе подписывать контракты в ЕИС и на электронных площадках своей усиленной электронной подписью, если он наделен таким правом от имени юридического лица. *

Использование электронной подписи приравнивается к собственноручной подписи, ответственность за ее использование лежит на её владельце. Передача права использования электронной цифровой подписи от её владельца иному лицу Закон № 63-ФЗ не предусматривает.

Поэтому, в случае, указанном в Вашем вопросе, документы, подписанные такой электронной подписью, могут признать недействительными (ничтожными). В свою очередь, на соответствующее должностное лицо заказчика, которое воспользовалось с такой подписью, могут вменить обязанность по возмещению убытков, возникших в связи с неправомерными действиями по подписанию соответствующих документов.

Согласно п. 3 ст. 40 Федерального закона № 14-ФЗ, прежний руководитель не имеет права подписи, даже если изменения не зарегистрированы в ЕГРЮЛ. Обусловлено это тем, что бывший гендиректор не является лицом, уполномоченным без доверенности действовать от имени организации. При этом и другой сотрудник не может воспользоваться ЭЦП. Применять подпись может лишь тот, на кого она оформлена. Впрочем, на практике ЭП управляющего часто пользуются другие сотрудники. Например, бухгалтер, сдающий отчетность. Прямого запрета в законе о цифровой подписи нет, а значит, владелец может разрешить использование своего ключа третьим лицам.

Таким образом, существует два пути, в зависимости от ситуации.

Руководитель уволен и больше не числится в штате компании. В этом случае оформляется новая ЭЦП на нового директора.

Руководитель смещен с должности, но остается в штате организации. На владельца ЭЦП (бывшего управляющего) выдается доверенность на право пользования подписью от имени компании до тех пор, пока новый сотрудник не получит свою ЭП.

Следует знать! Получить ЭЦП, в том числе усиленную квалифицированную, можно в течение одного рабочего дня.

Как поступить с ЭЦП при смене директора

Помните! Уведомить инспекцию о том, что произошла смена генерального директора, необходимо в течение 3 рабочих дней (п. 5 ст. 5 Федерального закона № 129-ФЗ).

Несмотря на то, что в должность гендиректор вступает с момента его утверждения, осуществлять юридически значимые действия руководитель может только после вписания его в ЕГРЮЛ. В противном случае генеральный директор не вправе действовать от имени организации. Недействительная сделка не влечет юридических последствий. А ее участники должны возвратить полученное в денежной либо натуральной форме (ст. 167 ГК РФ).

Возможные риски использования старой ЭЦП при смене директора

Банковские риски

Участие в госзакупках

Взаимодействие с налоговой

Компрометация ЭП

И это, к сожалению, не все негативные последствия, которые могут ожидать организацию. Во избежание подобных проблем нельзя допускать использование ЭЦП бывшего руководства, а следует вовремя оформить электронную подпись новому гендиректору.
Закажите новую ЭЦП при смене директора организации в нашем удостоверяющем центре. Мы учтем особенности вашего бизнеса, организовав получение подписи и сертификата, в кратчайшие сроки. Окажем консультационную юридическую помощь. Звоните нашим специалистам прямо сейчас!