Трудовая книжка является очень важным документом, ведь в ней содержится информация о стаже работы, начиная с первого трудового дня. На её страницах фиксируются сведения о местах и сроках работы, трудовых наградах, и, что самое важное, она указывает величину стажа, когда человек выходит на пенсию.
К сожалению, как и любую вещь, трудовую книжку можно испортить или потерять. Что же делать тем, с кем произошла эта неприятность? Ответ один – оформлять дубликат трудовой книжки. Конечно, если в документе имеется лишь одна запись о непродолжительной работе, то быстрей и проще завести новый. При следующем трудоустройстве будет оформлена новая книжка, записи в ней начнутся с текущей работы, а предыдущий стаж будет утрачен (ч.5, ст.65 ТК РФ).
Разумеется, такой сценарий не устроит владельцев солидного профессионального стажа, и они будут вынуждены делать дубликат своей потерянной трудовой. Подробности описаны в Постановлении Правительства РФ №225 «О трудовых книжках», опубликованном 16.04.2003.
Какие документы необходимы при утере
Согласно этому постановлению работник, потерявший или утративший в связи с иными причинами свою трудовую книжку, может сделать её дубликат, обратившись с соответствующим письменным заявлением к своему работодателю, последнему на момент потери книжки. За 15 дней с момента принятия заявления ему должны выдать готовый дубликат.
Основанием для этого в данном случае является любая информация о работе в данной организации, которая подтверждена документально. Это могут быть приказы о зачислении работника на должность, об увольнении, зарплатные ведомости и пр. Что касается бумаг, подтверждающих предыдущий стаж, то их придётся самостоятельно собрать и предоставить кадровикам, делающим дубликат. Могут потребоваться такие документы:
- Изданные на бывших местах работы различные приказы и постановления, например, об оформлении на работу и увольнении, или переводе на новую должность. Разрешается принести заверенные копии таких документов или таким же способом заверенные выписки из них.
- Если организации, где прежде трудился работник, больше не существуют, потребуется предоставить справки из госархивов.
- Трудовые договоры с организациями, где человек работал ранее, если они сохранились в письменном виде.
- , например, о длительности общего стажа.
- Зарплатные ведомости.
- Лицевые счета работника, где подтверждается его рабочая деятельность.
- Решение суда, касающееся установления стажа.
Все копии документов, предоставленных работником для получения дубликата взамен потерянной трудовой книжки, непременно должны быть заверенными у работодателя, выдавшего этот документ. Неподтверждённые сведения нельзя указать в дубликате (п. 32, абзац 5 Постановления «О трудовых книжках»).
Если книжку потерял работник, то все необходимые справки, выписки и документы с бывших мест работы он должен собрать сам, а работодатель, делающий дубликат, обязан ему в этом помогать, например, обратиться с запросом о высылке необходимых сведений к кадровикам с прежних рабочих мест. Основание – п. 7.2, абзац 7 Инструкции №69, утверждённой Постановлением Минтруда от 10.10.2003. Если же в потере виноват работодатель, то все заботы, связанные со сбором информации, берёт на себя он сам.
От возможности потерять трудовую книжку никто не застрахован, поэтому рекомендуется каждый раз при смене работы делать ксерокопию этого документа, заверять в отделе кадров и держать дома. Это нетрудно, но такая заблаговременная забота поможет подстраховаться и в случае потери быстро сделать дубликат.
В каких случаях оформляется дубликат трудовой книжки? Как собрать документально подтвержденные сведения от предыдущих работодателей? Как их правильно отразить в дубликате: указать документы-основания, данные о переименовании / реорганизации работодателя, об общем трудовом стаже? Что делать, если не удалось собрать сведения ото всех работодателей?
Д авайте разберемся, в каких случаях у работодателя возникает необходимость оформлять дубликат трудовой книжки. Таких ситуаций три:
- трудовая книжка утеряна;
- она пострадала (например, была залита, разорвана, обгорела и т.д.);
- в нее была внесена запись, которая в дальнейшем признана недействительной (внесена ошибочно или по решению суда признана незаконной), и работник настаивает на выдаче дубликата.
Дубликат – это копия трудовой книжки, поэтому при его оформлении сначала надо внести те записи, которые были в первоначальной трудовой книжке. Однако нужно помнить, что вносить их следует только на основании соответствующих документов. Переносить записи из трудовой книжки, которая пострадала или если записи в ней были признаны недействительными, нельзя. Это значительно усложняет процедуру оформления дубликата трудовой книжки.
На основании чего вносятся записи о предыдущих местах работы
Что такое «соответствующие документы», на основании которых могут вноситься записи в дубликат?
Согласно п. 7.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 69, все записи, подлежащие внесению в дубликат трудовой книжки, должны быть подтверждены надлежаще оформленными документами (справками, выписками, копиями приказов, распоряжений). И либо такие документы, подтверждающие стаж, работник собирает самостоятельно, либо содействие ему в этом оказывает работодатель, к которому работник обратился за оформлением дубликата.
А что делать, если предыдущих работодателей найти уже нет возможности? Тогда необходимо обратиться к возможному правопреемнику (например, если предыдущий работодатель был реорганизован в порядке присоединения, выделения и т.д.) либо, если такого найти тоже не удается, – в территориальный архив, к которому относился предыдущий работодатель по юридическому адресу, а если и там сведений нет никаких – то остается только обратиться в суд.
Запрос на предоставление подтверждающей информации для внесения соответствующей записи в дубликат трудовой книжки необходимо отправлять от имени работодателя (Пример 2). Утвержденной формы запроса нет, поэтому компания составляет его в свободной форме, указывая ту информацию, которая ей необходима для внесения записей в дубликат трудовой книжки. Обратите также внимание на то, что, прежде чем запрашивать у третьего лица (предыдущего работодателя) персональные данные работника, вам следует получить у этого человека разрешение в письменном виде (обратите внимание на отмеченный знаком «!» фрагмент согласия, показанного в Примере 1).
Ответ от бывшего работодателя может быть оформлен как в виде письма, так и в виде справки (Пример 3). Если документ содержит финансовые сведения, то кроме подписи руководителя (или уполномоченного им лица) на нем еще нужна подпись главного бухгалтера, печать обязательна.
Ошибки работодателей
Часто при оформлении самого дубликата работодатель совершает ошибки. Перечень типичных ошибок и приведем ниже.
1. На титульном листе забывают указать слово «Дубликат».
2. Делается некорректная ссылка на документы-основания при внесении записи о стаже, когда работодатель ссылается на номера приказов (о приеме на работу и увольнении), на основании которых работник принимался в другие организации (увольнялся оттуда) и оригиналов которых нынешний работодатель не видел. При внесении записи в дубликат трудовой книжки указывается в качестве основания ссылка на полученную справку, а именно: «справка (наименование организации, которая ее выдала – полное) от (дата справки) (при наличии номера)».
3. Неправильное заполнение дубликата работодателем, который был реорганизован, после того, как работник уволился. Это ситуация, когда с увольнения сотрудника прошло довольно много времени, и за этот период организация по различным причинам сменила название. В данном случае будет особый порядок оформления дубликата. После указания на титульном листе сведений о работнике, лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, подписывает титульный лист и проставляет печать организации. В связи с тем что организация, являющаяся для работника последним местом работы, изменила свое наименование (или реорганизована) и, соответственно, поменялась печать, на титульном листе проставляется оттиск новой печати организации.
В «Сведениях о работе» необходимо указать сначала то наименование организации, которое существовало в момент приема сотрудника на работу – до переименования (полное и при наличии сокращенное). Далее внести все необходимые записи о приеме, переводах и увольнении. И только после внесения записи об увольнении, но до заверения должностными лицами нужно внести запись о переименовании юридического лица в определенном порядке:
- следующий порядковый номер записи;
- дата в графе 2 не заполняется;
- в «Сведениях о работе» указывается: «(старое наименование организации – полностью) переименовано с (дата переименования) в (новое название организации – полностью)»;
- в качестве основания в графе 4 указываются документы о переименовании: протокол (решение собственников) или приказ по основной деятельности, сведения из ЕГРЮЛ.
Все произведенные записи заверяются подписью работника, подписью лица, ответственного за ведение трудовых книжек, и новой печатью организации. Дополнительно можно выдать работнику справку с подтверждением периода работы и переименования компании.
4. Нарушение порядка внесения записей в дубликат трудовой книжки в части указания общего стажа – это одна из самых распространенных ошибок. Правильный вариант показан в Примере 4 (см. отметку «!»).
5. Записи вносятся на основании копии трудовой книжки без наличия соответствующих подтверждающих документов. Стоит помнить, что дубликат выдается не на основании копии утраченной трудовой книжки, а на основании соответствующих документов, поэтому если данные копии трудовой книжки и подтверждающих документов будут разниться (например, о продолжительности работы у предыдущего работодателя), то вносить следует сведения именно на основании дополнительно собранных документов.
Таким образом, в дубликат сначала вносятся данные об общем стаже работника до поступления к последнему работодателю, подтвержденные соответствующими документами, сведения о работе и награждении, которые выносились в трудовую книжку по последнему месту работы. Общий стаж записывается суммарно с указанием общего количества лет, месяцев и дней работы без указания работодателя, периодов работы и должностей. Если документы, на основании которых вносились записи в трудовую книжку, не содержат полных сведений о работе в прошлом, то в дубликат трудовой книжки вносятся только те сведения, которые содержатся в этих документах.
Только после того, как были внесены сведения о стаже работы в предыдущих организациях, указывается наименование работодателя по последнему месту работы в виде заголовка и потом уже вносятся записи о приеме на работу, переводах и, при необходимости, увольнении с последнего места работы (вот эти записи уже вносятся со ссылкой на приказы / распоряжения и иные документы последнего работодателя с указанием их дат и номеров).
6. Также ошибкой является заверение каждой записи в дубликате трудовой книжки печатью последнего работодателя. Заверению подлежит только запись об увольнении от последнего работодателя, который и оформляет дубликат.
7. Нельзя вносить записи о наименованиях организаций, в которых сотрудник ранее работал, в качестве заголовка. Наименование бывших работодателей вносится в строчку с указанием, когда он был принят и на какую должность.
Итак, подведя итог по всем типичным ошибкам, приведем пример корректного оформления раздела «Сведения о работе» в дубликате трудовой книжки. Например, если у сотрудника в трудовой книжке было внесено 5 записей о периодах работы до последнего работодателя и он потерял трудовую книжку (или ее утерял работодатель), то после сбора справок сначала надо просуммировать весь стаж, который подтвержден справками. Если, например, справки удалось собрать только с 3 из 5 мест работы, то по этим 3 периодам и производится суммирование стажа, а потом отдельно вносятся все 3 периода со ссылкой на соответствующие документы, подтверждающие стаж. И только дальше будет вноситься запись о работе в последней организации.
Пример 4
Правильное заполнение раздела «Сведения о работе» в дубликате трудовой книжки
Митрофанова Валентина - учредитель и директор Института профессионального кадровика, эксперт в области трудового законодательства, ведущий российский бизнес-тренер, эксперт журнала « Делопроизводство и документооборот на предприятии »
Кадровые работники хорошо знакомы с ситуацией, когда утеряна трудовая книжка сотрудника или же она пришла в негодность, а вместо нее необходимо в обязательном порядке выдать новую книжку. Но как же правильно сделать это? Если человек попал в ситуацию, когда ему необходимо оформить дубликат трудовой книжки, то он может столкнуться с некоторыми проблемами, возникающими при работе кадровых служб. На сегодняшний день в Инструкции, которая гласит о том, как нужно заполнять трудовую книгу, и в Правилах ведения и хранения трудовых книжек перечислены случаи, при которых выдается дубликат такого документа. Рассмотрим непосредственно ситуацию выдачи дубликата.
Если трудовая книжка утеряна самим сотрудником
Лишь в день, когда прекращается действие трудового документа, может произойти выдача дубликата трудовой книжки. В других случаях только по письменному заявлению сотрудника сроком не более трех рабочих дней, начиная со дня подачи, работодатель обязан выдать или выписку из данного документа, или копию.
Далее, опираясь на пункт 31 Правил хранения и ведения такого рода документов, при утере трудовой работодателю необходимо оформить дубликат документа не позже чем через 15 дней со дня, когда была произведена подача заявления сотрудника о потере. В своем заявлении сотрудник обязан не только изложить просьбу о том, чтобы был выдан дубликат, но и в подробностях объяснить обстоятельства, при которых трудовая была утеряна. При выдаче дубликата в верхнем углу с правой стороны на титульной странице дубликата делается следующая надпись: «Дубликат».
В ситуации, когда сотрудник уже работал еще до поступления в организацию, при заполнении дубликата документа в пункт «Сведения о работе» в первую очередь вносится информация о непрерывном стаже работы до поступления в нынешнюю фирму, которая подтверждена соответствующим набором документов. Если предоставленные документы не содержат в полной мере сведений о прошлых работах, то в дубликат трудовой вносятся лишь сведения, имеющиеся в приложенной документации. Оригинал документа возвращается к своему владельцу после снятия копий и заверения их самим работодателем или же кадровой службой.
Работодатель в обязательном порядке помогает работнику получить такого рода документ, который подтверждает его стаж работы. Если говорить о копии, то туда нужно внести сведения, подтвержденные различными справками или же приказами, а копию сотрудник представляет при необходимости с дубликатом для того, чтобы подтвердить на документальной основе свой трудовой стаж.
Можно ли выдать дубликат трудовой книжки на основании копии трудовой книжки?
Согласно статье 65 Трудового кодекса Российской Федерации, в случае, если у лица, которое поступает на работу, отсутствует трудовая по причине ее утраты, повреждения в результате пожара или по другим обстоятельствам, работодатель должен оформить новый такой документ на основании копии по заявлению этого лица в письменной форме. А согласно статье 66 Трудового кодекса, порядок заполнения и хранения, произведения бланков таких документов, форма, а также обеспечение работодателей трудовыми книжками устанавливает правительство Российской Федерации. Пунктом 31 Правил заполнения и хранения книжки установлено следующее: лицо, которое утратило такой документ, должно срочно оповестить об этом работодателя по последнему адресу работы.
В силу указанных выше положений сотрудник организации может обратиться к новому и предыдущему своему работодателю, что считается совершенно законным, при этом ни один не имеет права отказать в услуге выдачи дубликата документа на основании копии. По 32 пункту правил процесса оформления дубликата в него записывают:
- информацию о стаже работы сотрудника независимо от того, какой он – непрерывный или общий, до поступления к нынешнему работодателю, который подтверждает ряд документов}
- информацию о работе и имеющемся поощрении, которые были внесены в трудовой документ по последнему рабочему месту.
Сотрудники по мере необходимости обращаются к работодателям за тем, чтобы они выполнили оформление дубликата трудовой книжки на основе ее копии. Причинами такого запроса могут быть: потеря документа, непригодность книжки к дальнейшему использованию и многие другие. Но не всегда бывают случаи, что дубликат может оформляться только по просьбе сотрудника. То есть бывают ситуации, когда работодатель должен сам произвести выдачу дубликата.
Вне зависимости от того, имеется ли копия потерянного документа, для восстановления записей нужно собирать справки и выписки из приказов со всех предыдущих мест работы. Если утеря или порча трудовой произошли по вине работника, этим будет заниматься он сам, если же виноват работодатель – то в его обязанности будет входить обращение ко всем предыдущим руководителям сотрудника.
Как правильно заполнять документ и нужно ли заверять записи в дубликате трудовой книжки?
Записи во всех разделах производятся арабскими цифрами. К примеру, если сотрудник был принят на рабочее место 6 декабря 2004 года, то в документе это будет зафиксировано следующим образом: «06.12.2004». Записи нужно делать аккуратно гелевой или же шариковой ручкой и без любых сокращений, так как это неуместно по закону.
В дубликате оформляется титульный лист с надписью «Дубликат» и заносятся сведения о сотруднике, то есть полностью его ФИО и дата рождения на основании паспортных данных, полученное образование, а также профессия и специальность на основании документа об образовании сотрудника.
В случае необходимости заверки копии документа человеку, который на данный момент времени не работает в организации, нужно обратиться к любому нотариусу для проведения данной операции. Если копия заверена самим работодателем, то она, как правило, может действовать около месяца. Но если же по истечении данного времени в книжку были внесены другие записи, то дубликат документа уже автоматически становится недействительным. Копия, заверенная нотариусом, также имеет ограниченный срок действия.
Итак, дубликат трудовой книжки выдается:
Как оформить дубликат трудовой книжки работнику, который уже уволился?
Кадровые работники отлично знакомы с ситуацией, когда произошла утеря такого документа, или же он пришел в негодность. Уже выработан порядок действий в такой ситуации, то есть выдача нового документа. Но многие люди задаются вопросом о том, как сделать дубликат трудовой книжки. Довольно часто возникает потребность в оформлении дубликата.
Иногда кадровые работники сталкиваются с тем, что утекло довольно много времени с момента увольнения сотрудника, а он подает запрос о замене документа именно в их фирму. Притом, что по истечении длительного времени он мог сменить не одну работу. В такой ситуации зачастую кадровые сотрудники не оказывают помощи бывшему своему работнику, а советуют прийти в другую организацию с такой просьбой. Можно сразу ответить, что данные действия многих специалистов неправомерные.
Это можно объяснить следующим образом. Правила хранения данного трудового документа гласят о том, что сотрудник, который потерял документ, обязан оповестить о происшедшем фирму, где он работал в последний раз. В свою очередь, работодатель должен ему выдать дубликат трудовой книги. Нужно учесть то, что он должен это сделать не позже, чем через 15 дней с момента подачи заявки. Таким образом, у кадрового работника нет другого выхода, как подчиняться закону.
Оформление дубликата трудовой книжки, образец заполнения которого будет представлен в статье, требуется в различных ситуациях. Документ может потеряться, прийти в негодность, сгореть при пожаре и т.п. Каким бы образом ни была утрачена трудовая книжка, работодатель обязан выдать ее дубликат. Но чтобы он был полностью идентичен оригиналу, его нужно оформить правильно.
Особенности оформления дубликата трудовой книжки (образец заполнения 2018)
С 1 июля 2018 года вводится новый стандарт оформления различных официальных документов – ГОСТ Р 7.0.97-2016. В нем сообщается, как изготовить копию документа, в том числе и трудовой книжки. Однако в ГОСТе ничего не сказано о правилах заполнения и выдачи дубликата. Они сформулированы другим нормативным актом – правительственным Постановлением № 225 от 16.03.2003 (Правила ведения и хранения трудовых книжек).
Дубликат и копия: отличие
Дубликат документа, как и копия, выдается на основании письменного заявления работника (оно не требуется только в случае, когда работодатель сам виноват в том, что возникла необходимость в дубликате трудовой книжки). Но между этими понятиями – существенная разница.
Дубликат выдается вместо утраченной трудовой книжки и обладает такой же юридической ценностью, как и она сама. То есть при правильном оформлении он полностью идентичен оригиналу. А копия с помощью технических средств лишь в точности воспроизводит содержание документа и обретает юридическую силу после должного заверения, в котором дубликат не нуждается.
Образец заполнения дубликата трудовой книжки при утере
Потеря трудовой книжки – наиболее частая причина изготовления дубликата. Зачастую это происходит в периоды, когда она хранится у самого работника. Если в этот момент человек работает (например, документ брался для предоставления в банк, но был утерян), выдавать дубликат придется организации, где трудится гражданин. Когда трудовая книжка теряется неработающим лицом, оформлением ее дубликата займется последний работодатель. Сделать его он обязан в течение 15-ти суток со дня подачи соответствующего заявления (п. 31 Правил).
Важное замечание: если потерявший трудовую книжку гражданин устраивается на работу без этого документа, новый работодатель не обязан делать ему дубликат. В такой ситуации он может:
- либо предложить новоявленному сотруднику обратиться за требуемым документом к прежнему работодателю, а затем внести в дубликат запись о приеме его на работу;
- либо завести на него новую трудовую книжку , где будут отсутствовать сведения о предыдущих периодах работы, а первой станет запись о трудоустройстве гражданина в данную фирму.
Образец заполнения дубликата трудовой книжки при утере всегда содержит указание, что это не изначальный вариант документа. В правом верхнем углу 1-го (титульного) листа делается отметка: «Дубликат».
Уже непосредственно в графы трудовой книжки заносится следующая информация (раздел 7 «Инструкции по заполнению трудовых книжек» , утв. постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69):
- общая продолжительность трудового стажа сотрудника – до приема на работу в организацию, оформлявшую дубликат документа;
- делаются записи о периодах и местах предыдущих периодов работы – на основании различной документации, представленной работником: трудовых контрактов, судебных решений, копий приказов об увольнении и приеме на работу, справок и т.п. (данные записи не нумеруются);
- в книжку вносится первая пронумерованная запись – о приеме гражданина на работу в компанию, выдавшую дубликат.
Если владелец книжки продолжает работать в организации, вышеуказанная запись будет последней. Если он уволился, и дубликатом занимался его бывший работодатель, в дубликат вносится еще одна порядковая запись – об увольнении с последнего места работы. После чего указывается должность и ФИО лица, ответственного за замену трудовой книжки и внесения необходимых записей.
Дубликат трудовой книжки - образец заполнения 2018
Работник, уволившись из ООО «Норд», потерял трудовую книжку. За ее дубликатом он обратился к последнему работодателю – ООО «Норд», предварительно взяв справку о периоде работы у предыдущего работодателя – ООО «Север».
Наверняка многие теряли или слышали от знакомых об утере паспорта гражданина нашей страны. Конечно ситуация не из приятных, но согласитесь, паспорт можно восстановить так как вся информация содержащаяся в нем хранится в отделении УФМС.
По-другому же обстоит вопрос с восстановлением трудовых книжек . Если потерял трудовую книжку, как завести новую и какие записи делать? Как правильно заполнить новую трудовую книжку если старая утеряна?
Зачастую, информация из трудовой не содержится нигде кроме как в самом бланке трудовой.
Это значит, что при ее утере практически невозможно должным образом восстановить всю содержащуюся в них информацию. Как бы это ни было печально, но такие ситуации случаются достаточно часто.
Кто-то теряет трудовую самостоятельно, у кого-то она пропадает в архиве организации.
Так или иначе, но если подобная ситуация произошла, в срочном порядке необходима новая трудовая книжка взамен утерянной.
Так же часто возникает вопрос, если закончилась трудовая книжка, как начать новую? Попытаемся ответить на эти вопросы в нашей статье. Итак, как правильно оформить новую трудовую книжку?
Можно ли завести новую, если потерял старую?
Как завести новую трудовую книжку? Если вы потеряли трудовую книжку то, конечно же, встает вопрос как оформить дубликат трудовой книжки после её утери?
К сожалению, осуществлять трудовую официальную деятельность в нашей стране имеют право только граждане, которые имеют трудовую книжку .
Поэтому вам необходимо получить, но не трудовую книжку, а ее дубликат .
Часто бывает так, что трудовая книжка становится объектом потери, но по закону у работника может быть лишь один трудовой документ . Это значит, что работник получает на руки не трудовую книжку, а ее дубликат.
Законодатель разрешает получить дубликат трудовой книжки при утере, но предупреждает, что его выдачей также должен заниматься именно работодатель , а не работник. Поэтому оформление новой трудовой книжки (образец мы приводим ниже) лежит на плечах работников отдела кадров предприятия.
Как выглядит дубликат трудовой книжки (фото):
Когда выдается дубликат?
Попробуем разобраться, в каких случаях выдается, и где взять дубликат трудовой книжки.
При утере
Если утеряна трудовая книжка, могут ли выписать новую? Потеря трудовой книжки конечно печальное событие. Заполнение дубликата трудовой книжки при утере осложняется тем, что вы не видите перед собой даже кусочка старой трудовой, а значит, не можете восстановить хотя бы частично все ваши записи.
Так или иначе, но поскольку при утере трудовой книжки выдается дубликат, настоятельно требуйте при приеме на работу, чтобы каждый работодатель снимал с нее ксерокопии , а уже потом отправлял все документы вместе в личное дело.
Как оформить дубликат трудовой книжки после её утери (пример):
При порче
Если трудовая книжка испорчена, при этом совсем неважно, каким образом это произошло, если записи нечитаемы, то работник также должен задуматься о получении дубликата .
Испорченная трудовая книжка равносильно утерянной , ведь информация с нее становится также недоступной для людей.
При массовой утрате работодателем
Если по каким-то причинам трудовые книжки были утрачены и не по вине работника, а по вине непосредственного работодателя– это знак того, что на плечи работодателя
ложится ответственность за их восстановление. Утрата книжек может произойти как по вине работодателя, так и по вине обстоятельств от него не зависящих.
Как поменять трудовую, если она закончилась?
Если закончилась трудовая книжка, что делать и как начать новую? В этом случае нет нужды в том чтобы заводить дубликат.
Если нет места в трудовой книжке, достаточно попросить отдел кадров о том, чтобы вставить лишний бланк и на нем писать следующие записи.
Другие случаи
Если в трудовую книжку некорректно внесли записи о работнике, а также в ней появились записи не имеющие отношения к трудовой – происходит замена трудовой книжки .
Ее следует менять на дубликат. Тоже самое касается порчи трудовой в виде неправильной постановки печати . Оформление дубликата трудовой книжки происходит по последнему месту работы .
Порядок выдачи дубликата трудовой книжки
Выдача дубликата трудовой книжки при утере происходит на основании заявления
.
Образец заявления на восстановление трудовой книжки вы найдете в нашей статье.
Заявление на дубликат трудовой книжки подается от имени работника на имя работодателя или непосредственно организации.
В заявлении в первую очередь указывается основание , по которому была утрачена трудовая, а потом излагается просьба. Ставится непосредственная дата написания заявления и подпись работника. Можно печатать на компьютере или написать от руки понятным почерком.
Кому писать заявление?
Заявление пишется на имя работодателя или на имя самой организации. Но в написании заявления нельзя обращаться к сотрудникам отдела кадров. Как правило, в шапке пишется информация о работодателе, а именно его фамилия имя и отчество, а также название организации и ее непосредственные контакты.
Как правильно написать?
Правильно написанное заявление о выдаче новой трудовой книжки содержит в себе контактную информацию, причину утери, подпись и просьбу о выдаче дубликата. Если в организации есть специальный бланк для этого – воспользуйтесь им.
Заявление должно быть написано максимально грамотно . Практически недопустимо оставление ошибок в заявлении. Также нежелательно наличие в заявлении зачеркиваний.
Написано заявление, как и любой другой документ, может быть от руки или же напечатано на компьютере, однако печать и подпись должны быть проставлены индивидуально на каждом заявлении самим работодателем.
Текст заявления должен быть максимально кратким и четким. Не допускается наличие так называемой воды в описании ситуации.
Требуется четкое изложение фактов.
Образец заявления на дубликат трудовой книжки:
Приказ о выдаче дубликата
Если работодатель согласен с заявлением, он готовит выдачу дубликата. Для этого по организации издается соответствующий приказ , согласно которому работнику разрешают выдачу дубликата. Приказ обязателен для издания и предоставляется на ознакомление не только работникам отдела кадров, но и всем работникам организации.
Приказ имеет свой четный номер. Номер ставится в зависимости от количества опубликованных приказов в этом году.
Также не стоит забывать, что приказ может быть написан только на компьютере. Рукописное издание приказа не допускается.
Приказ должен содержать основные тезисы, которые бы закрепляли возможность выдачи дубликата трудовой книжки.
Приказ должен висеть на самом видном месте
организации, где каждый может иметь возможность для ознакомления. Если же такое место отсутствует, то приказ просто на просто подается каждому гражданину для прочтения. Если не делать подобных действий выдача приказа является недействительной от начала до конца.
Срок выдачи
Дубликат трудовой книжки выдается в ближайшие дни после подачи и принятия заявления, но по факту срок выдачи дубликата трудовой книжки согласно законодательству — пятнадцать календарных дней . В этот срок необходимо уложится в вопросе выдачи дубликата.
Сотрудники отдела кадров знают как оформить дубликат трудовой книжки, образец мы приводим ниже.
Заполнение новой трудовой
Как заполнить дубликат трудовой книжки? Правила заполнения дубликата трудовой книжки прописаны в разделе 7. .
Рассмотрим подробнее как правильно оформить дубликат трудовой книжки.
Как оформляется?
Итак, как сделать дубликат трудовой книжки?
Оформление дубликата происходит точно также как и трудовой .
Ставятся инициалы работника, ставятся печати организации и пишется вся необходимая информация.
По возможности попытайтесь восстановить все записи которые были в трудовой.
Какие записи необходимо сделать?
В трудовой книжке по возможности нужно восстановить все записи . Для этого необходимо обратиться ко всем бывшим работодателям. В противном случае, если восстановление невозможно – сами не думайте писать записи о своей прошлой работе.
Дубликат трудовой книжки должен оформляться с такой же аккуратностью, что и трудовая книжка. Если быть точными, то все правила, характерные для заполнения трудовой, то есть аккуратность, грамотность и последовательность также характерны и для заполнения дубликата.
Оформление дубликата трудовой книжки (образец):
Какая вноситься запись выдаче дубликата?
Однако дубликат должен быть подписан как дубликат, чтобы ни у кого не возникло путаницы из-за мыслей, что это оригинал. На титульном листе сотрудником отдела кадров большими буквами пишется слово «Дубликат».
Образец трудовой книжки (дубликата):
Запись в дубликат трудовой книжки должна быть выполнена соответствующим образом, однако практика насчитывает разные способы написания подобной фразы. Можно поставить слово дубликат и указать дату его выдачи, а можно написать фразу «дубликат выдан такого то числа» и это также будет считаться верной записью.
Дубликат трудовой книжки (образец заполнения):
Что делать, если старая трудовая закончилась?
Можно ли завести новую трудовую книжку, если старая закончилась? В этом случае в старую трудовую книжку сотрудник отдела кадров вставляет новые бланки на которых продолжают осуществляться записи.
Если нет возможности вставить бланк в трудовую, то нужно заменить трудовую книжку . Для этого все данные с титульного листа и все данные из трудового бланка переносятся в новый документ.
Если нет возможности восстановить все записи – сделайте их ксерокопии.
Они понадобятся во время обращения в пенсионный фонд.
Если трудовая книжка была закончена, то в новой трудовой пишется фраза: «трудовая книжка выдана в замен утраченной» и ставится соответствующая дата. Также ставит запись сотрудник отдела кадров.
Можно ли избавиться от трудовой?
У некоторых возникает вопрос: «Можно ли выкинуть трудовую книжку и завести новую?» Если потерял трудовую книжку и завел новую — это стандартная ситуация. Но вот выкидывать трудовую книжку нельзя. То что вы сами стали причиной утраты документа тем более умышленно ведет к наложению на вас административного наказания в виде штрафа .
Полезное видео
Как завести новую трудовую книжку при утере, смотрите в видео ниже.
Заключение
Трудовая книжка – это очень важный и нужный документ. Оформление дубликата трудовой книжки при утере зачастую может быть невозможным, если не удастся восстановить информацию из нее.
Поэтому, даже зная как сделать новую трудовую книжку, необходимо следить за самим документом, ведь всякое может происходить, но именно ваша трудовая является абсолютным гарантом выплаты вашей будущей пенсии. Поэтому берегите свой стаж и документ, в котором он заключен.
