Реестр документов для передачи под подпись. Реестр переданных документов образец бланк. Порядок составления акта передачи документов

Опись документов - образец ее может потребоваться для самых разных ситуаций. Она может служить как сопроводительным (при направлении в ту или иную инстанцию), так и систематизирующим (при сдаче в архив) материалом. Образец описи документов, приведенный в нашей статье, поможет справиться с составлением этой бумаги без особых проблем.

Какой бланк использовать под опись передаваемых документов для архива?

В каждой организации и у любого предпринимателя скапливается много документов, обосновывающих те или иные хозяйственные операции, кадровые передвижения, а также прочие действия, которые предпринимаются в ходе рабочей деятельности. Сроки хранения, установленные для хранения подобных документов, сильно различаются.

Определить необходимые сроки вам поможет статья .

Между тем соблюдение таких сроков обязательно, и из-за этого утилизировать документы ранее предусмотренного времени хранения нельзя. Поэтому большое количество бумаг периодически отправляется в архив. При этом некоторые фирмы прибегают к услугам специализированных архивных организаций. При передаче документов в архив обязательно составляется опись.

На практике возникают ситуации, когда приходится поднимать ту или иную документацию прошлых периодов, снова обращаясь к архиву. Быстро найти нужный документ поможет опись документов.

Опись документов для архива не имеет специального формата. Среди ее основных реквизитов можно выделить:

  • название организации (если архив — сторонняя организация);
  • номер описи;
  • дату описи;
  • наименование сдаваемых на хранение документов;
  • период, к которому относятся документы;
  • срок хранения документов;
  • количество листов;
  • расположение документов (номер папки, дела или короба);
  • Ф. И. О. и подписи ответственных лиц (составителя и лица, принявшего документы).

Образец описи документов для передачи в архив можно скачать на нашем сайте.

Как выглядит опись документов для отправки по почте

Осуществляя переписку с налоговыми органами, внебюджетными фондами и прочими инстанциями, многие прибегают к услугам «Почты России». Для подтверждения факта отправки комплекта определенных документов необходимо составить опись в 2 экземплярах, на одном из которых сотрудник почты ставит специальный штамп, дату отправки и свою подпись.

Форма описи, применяемая для почтовых отправлений, регламентирована законодательно. Это форма 107, которая есть в любом почтовом отделении (утверждена приказом ФГУП «Почта России» «Об утверждении порядка приема и вручения внутренних регистрируемых почтовых отправлений» от 17.05.2012 № 114-п). Однако это не мешает никому разработать собственный бланк описи. Главное, чтобы он содержал все основные реквизиты формы 107.

Образец, как составить опись документов для почты, доступен по ссылке.

Расторжение трудового договора путем отправки заявления на увольнение почтой также необходимо сопроводить описью. Читайте об этом в статье .

Итоги

Образец описи документов имеет свой вид в зависимости от цели, для которой формируется опись. Опись, составленная для архива, дает возможность без особых трудозатрат найти потом нужный документ среди сданных на хранение.

Опись, сопровождающая документы, отправляемые почтой, поможет избежать споров с получающей документы стороной. Например, в случае их утери. Отправляя документы почтой, необходимо проследить, чтобы на описи обязательно стояла дата и подпись лица, проверяющего соответствие фактических документов их перечню по описи.

Пересылка документации на сегодня – это обычная процедура в документообороте. Необходимость в этом шаге может возникнуть по многим причинам и поводам. В любом случае может случиться такой неприятный инцидент, как их утрата (частичная или полная).

Но и это еще далеко не все. Некоторые недобросовестные лица, во имя своих интересов, могут сфабриковать утерю документации. Это может быть выгодно для них в силу следующего.

В последствии им достаточно сказать, что ничего не получали. Этим шагом можно будет даже затянуть судебное разбирательство. И уж тем более, если речь идет об утрате оригиналов документов. Ведь далеко не все можно будет повторно получить или восстановить.

Для того, чтобы этого не произошло, при пересылке необходимо в пакет вкладывать «Реестр переданных документов». Только этот документ даст возможность доказать факт их получения в полном объеме.

Как переслать документы с реестром

Пересылка может производиться при участии Почтовой службы. Второй вариант предоставляют курьерские службы. Правда у них, как правило, уже есть разработанных бланк описи передаваемой документации.

Почтовая служба предоставляет услугу «заказных писем». Она заключается в наличии уведомления о вручении. Это позволяет документально подтверждать доставку адресату. Кроме этого, служба дает возможность оформлять опись вложения. Именно в ней приводится полный перечень документации.

Кроме того, направляя документальные доказательства в судебную инстанцию (вместе с исковым заявлением), так же нужна опись.

И уж тем более, реестры необходимы при формировании архивов и их пополнении. Это необходимо для упрощения процесса их поиска в дальнейшем.

Формы описей документации

Опись может быть оформлена как отдельным документом, так и интегрирована в один из пересылаемых. Например, написав претензионное письмо, к нему прилагают «обосновательные» документы (доказательства). Для этого в текст письма-претензии вводится перечень.

Вариант оформления перечня отдельным документом предполагает его написание на бумаге формата А-4. При необходимости это делают на оригинальном «фирменном» бланке. Но это не является обязательным требованием.

Данный документ должен содержать дату составления (передачи), город, название документа. Сам перечень оформляется в виде таблицы. В ней необходимо в первом столбце указывать наименование передаваемых документов.

Следующий столбец содержит их количество. Иногда, при необходимости, вместо этой графы вводят «количество страниц». Это имеет смысл в том случае, когда пересылаемые документы не одностраничные.

Обязательной формы данной бумаги не существует. Поэтому в каждом случае она составляется с учетом специфики документации и ситуации. При появлении трудностей в формировании описей, можно обратиться к нашим специалистам.

Ниже расположен типовой бланк и образец реестра переданных документоввариант которого можно скачать бесплатно.

Оформление акта приема-передачи документов не является строго обязательной процедурой. Однако в некоторых случаях передача документов между контрагентами сопровождается его подписанием. Акт приема-передачи документов имеет юридическое значение, поэтому при возникновении каких-либо спорных ситуаций и разногласий между подписавшими его сторонами он имеет доказательную силу и может быть использован в суде .

Акт приема-передачи документов создается и внутри предприятий – например, при передаче кадровой, бухгалтерской и пр. документации при смене сотрудников. В этом случае документы должны пройти предварительную проверку на их содержание и полноту, чтобы впоследствии принимающий документы работник не столкнулся с неожиданными неприятностями.

ФАЙЛЫ

Основные правила оформления акта приема-передачи документов

Унифицированного стандартного образца по заполнению данного документа нет, поэтому предприятия и организации вправе самостоятельно разработать его шаблон или же оформлять документ в свободной форме. Заполнять его можно как в простом письменном виде, так и печатать на компьютере. Оформляется акт приема-передачи документов на обычном листе А4 формата в двух экземплярах – по одному для каждой из заинтересованных сторон. При этом каждая копия должна иметь подписи руководителей организаций или уполномоченных на это лиц.

При необходимости документ можно заверить печатью, но это необязательно, т.к. с 2016 года юридические лица имеют право не использовать в своей деятельности печати и штампы.

Также акт должен содержать определенный перечень обязательный сведений. В частности здесь должна быть указана информация о сторонах , между которыми фиксируется факт передачи документов, а также полный список передаваемых документов с их четким наименованием и количеством. Если передаются оригиналы документов – это следует обязательно указать в акте (в случае их утраты, претензии будут предъявлены той стороне, на руках у которой они были на момент востребования), если же копии, то они должны быть заверены передающей стороной.

Также следует учесть, что в случае передачи оригиналов документов, передающая сторона должна обзавестись их копиями.

В случаях особой ценности передаваемых документов, в акт желательно вносить более полные сведения о предприятиях (полные реквизиты с ОГРН, ИНН, КПП и т.д.), а также паспортные данные сотрудников, занятых в процессе передачи. Если же передаются стандартные документы, можно ограничиться более простой формой акта.

Инструкция по заполнению акта приема-передачи документов

С точки зрения делопроизводства, данный акт имеет вполне стандартную форму и не должен вызвать особых затруднений при заполнении. В рассматриваемом примере документы передаются от одного предприятия другому.

  • Вначале пишется наименование документа с коротким обозначением его сути.
  • В строке ниже указывается город, в котором работает организация, выписывающая акт, а также дата его оформления.
  • Далее вписывается информация о компании, которая передает документы: вносится ее название с указанием организационно-правовой формы (ИП, ООО, ОАО, ЗАО), а также должность ответственного лица (обычно здесь пишут Директор, Генеральный директор или указывают иного, уполномоченного на подписание подобного рода документов сотрудника) его фамилию, имя, отчество (полностью).
  • Затем всё то же самое вносится о второй стороне: название организации, должность, фамилия, имя, отчество ответственного лица.

После внесения сведений о предприятиях, нужно написать полный перечень передаваемых документов.

Как правило, такие акты составляются в тех случаях, когда список передаваемых документов или особо ценен, или довольно внушителен, поэтому лучше всего оформить их список в виде таблицы.

В первый столбик нужно внести порядковый номер передаваемого документа в данной таблице, во второй – полное наименование, в третий – дату его составления, в четвертый – номер документа по внутреннему документообороту. В пятом столбце надо указать оригинал или копия (заверенная) передается второй организации, а шестой столбик – количество содержащихся в документе листов.

При необходимости таблицу можно расширить, внеся в нее какую-либо дополнительную информацию.

Под таблицей следует написать, сколько экземпляров акта было составлено и сколько получили на руки заинтересованные стороны, а также поставить подписи руководителей обоих предприятий.

После подписания акта по приему-передаче документов всю ответственность за полноту, содержание, сохранность переданной документации принявшая ее сторона автоматически берет на себя.

Бухгалтерская отчётность, бухгалтерский учёт → Образец. Сопроводительный реестр документов. Форма № 16

код по окуд 0903014 типовая форма no. 16 кладовая кому: бухгалтерии сопроводительный реестр документов за 20 года no. +-+ наименование номера количество отметка бухгалтерии документов документов +-+-+-+-...

  • Образец . Реестр приемки-сдачи документов . Форма № м-13

    Документы делопроизводства предприятия → Образец. Реестр приемки-сдачи документов. Форма № м-13

    Новлением госкомстата ссср от 28.12.89 nо. 241 +-+ (предприятие) код по окуд +-+ (структурное подразделение) реестр nо. приемки - сдачи документов по за 20 г. (приходу или расходу) +-+ nо. группы материа-количество номера первичны...

  • Образец . Перечень и отдельные формы документов реестра собственности

    Учредительные договоры, уставы → Образец. Перечень и отдельные формы документов для исключения ликвидируемого предприятия из реестра собственности

    Отдельные формы документов , представляемых в комитет по управлению имуществом для исключения ликвидируемого предприятия из реестра реестра (прилагается). 2. устав ликвидируемого предприятия. 3. договор...

  • Образец . Перечень документов для исключения ликвидируемого предприятия из реестра собственности

    Учредительные договоры, уставы → Образец. Перечень документов для исключения ликвидируемого предприятия из реестра собственности

    Отдельные формы документов , представляемых в комитет по управлению имуществом для исключения ликвидируемого предприятия из реестра собственности 1. письмо-заявка об исключении из реестра (прилагается) 2. устав ликвидируемого предприятия 3. учредител...

  • Сопроводительный реестр сдачи документов (Унифицированная форма N ТОРГ-31)

    Документы делопроизводства предприятия → Сопроводительный реестр сдачи документов (Унифицированная форма N ТОРГ-31)

    документ "сопроводительный реестр сдачи документов (унифицированная форма n торг-31)" в формате excel вы можете получить по ссылке "скачать файл" ...

  • Реестр документов , подтверждающих произведенные расходы (приложение к декларации о совокупном годовом доходе)

    Документы делопроизводства предприятия → Реестр документов, подтверждающих произведенные расходы (приложение к декларации о совокупном годовом доходе)

    приложение к письму гнс рф от 20.01.97 nо. пв-6-08/58 реестр документов , подтверждающих произведенные расходы +-+ no. наименование содержание документасумма отметка о возвращении...

  • Образец . Сопроводительное письмо к документам по экспортному аккредитиву (используется при отправке документов за границу)

    Договор банковского счёта. Расчётно-кассовое обслуживание → Образец. Сопроводительное письмо к документам по экспортному аккредитиву (используется при отправке документов за границу)

    При ответе ссылайтесь на наш номер when replying please refer to our -+- no. - препровождаем вам при этом следующие документы : we send you enclosed herewith the following documents/nous vous remettons ci-joint les documents suivants: - тратта с...

  • Образец . Приказ об открытии и порядке ведения реестра акционеров (к положению о реестре акционеров и порядке его ведения) (типовая форма)

    Документы делопроизводства предприятия → Образец. Приказ об открытии и порядке ведения реестра акционеров (к положению о реестре акционеров и порядке его ведения) (типовая форма)

    приказ об открытии и порядке ведения реестра акционеров (к положению о реестре акционеров и порядке его ведения) (типовая форма) к положению о реестре акцион...

  • Образец . Выписка из реестра акционеров

    Защита прав собственности → Образец. Выписка из реестра акционеров

    (наименование общества) выписка из реестра акционеров номер выписки nо. г. "" 20 г. держатель реестра : кому выдана: настоящая выписка...

  • Образец . Реестр чеков

    Бухгалтерская отчётность, бухгалтерский учёт → Образец. Реестр чеков

    реестр чеков no. +-+ +-+ лист "" 20 г. дебет - разные кредит сч. no. +-+ банк получателя код -+- получатель...

  • Образец . Журнал выдачи выписок из реестра акционеров

    Документы делопроизводства предприятия → Образец. Журнал выдачи выписок из реестра акционеров

    журнал выдачи выписок из реестра акционеров - no. дата фамилия, имя, отчествономертип выписки подписьподпись выдачи акционера счетаобыкн./залогрегист-...