Алексей Зеньков
Вы просматриваете папку с входящими письмами и тут натыкаетесь на письмо недельной давности. Может быть, оно пришло в разгар напряженной работы, и сейчас вы его впервые видите. Возможно, вы вспомните, как хотели к нему вернуться – но затем оно исчезло из вашего поля зрения. Как бы то ни было, кто-то отправил вам письмо, и вы на него не ответили.
Время от времени мы все время совершаем ошибки. Когда это произойдет, нужно исправить ситуацию. Один из способов исправить ситуацию - написать письмо, чтобы сказать, что вам жаль. Но как вы должны писать письмо с извинениями? Продолжайте читать больше о том, как написать письмо с извинениями, а затем просмотреть бесплатное письмо с извинениями, которое вы можете использовать в качестве руководства для написания собственного. Возможно, вам придется написать личное письмо с извинениями или официальное или деловое письмо с извинениями.
В любом случае отправьте письмо в ближайшее время, чтобы показать, что вы действительно цените свои отношения с другой стороной. Единственное, что может быть хуже, чем отправить письмо об извинениях поздно или вообще не посылать с ошибками, потому что это будет выглядеть так, как будто вам все равно. Чтобы доказать, что вы искренне сожалеете, проверьте свое правописание, английскую грамматику и пунктуацию.
Давайте разберемся с одним вопросом сразу: вам все еще нужно отвечать? Хотя вас и манит перспектива свалить все на свой спам-фильтр и сделать вид, что ничего не было, ответ положителен – в том случае, если письмо пришло от кого-то из знакомых.
Перед тем, как ответить на такое письмо, нужно ответить на четыре вопроса:
Нужно ли объяснять, почему вы отвечали так долго?
Извинения не снимут с вас ответственность за задержку. На самом деле, они даже могут сыграть с вами злую шутку и заставить человека подумать, что его письмо для вас не было так важно. Иными словами, если вы напишете «Я очень извиняюсь, просто был так занят на работе!», это не заставит вашего собеседника чувствовать себя лучше. Но это может заставить его подумать, что для вас общение с ним находится где-то внизу списка приоритетов и для вас абсолютно нормально не отвечать по десять дней.
Начните письмо, сказав, что вам жаль. Признай, что ты сделал не так и взял на себя ответственность. Спросите, есть ли способ помочь в разрешении ситуации и предлагаете это сделать. Убедите другую сторону, что вы сделаете все возможное, чтобы эта проблема не повторилась. Предложите встречу в нейтральном месте, чтобы извиниться лично и начать восстанавливать отношения. Извинитесь снова, чтобы закрыть письмо. Рассмотрите почерк письма вместо того, чтобы вводить его на компьютер и печатать его, для более личного восприятия. быть искренним!
Пример письма с извинениями для бизнеса
Используйте формальный формат блока или полублока. Четко сформулируйте проблему и объясните насколько возможно, что пошло не так. Попытайтесь решить проблему и дайте примеры того, как вы можете это сделать. Извинитесь снова, чтобы закончить письмо. Мы недавно начали использовать новую систему упаковки, в которой все еще есть несколько небольших ошибок. Чтобы компенсировать неудобства, мы включили купоны для вас, чтобы наслаждаться будущими покупками в любом из наших розничных магазинов. С уважением, Подпись Имя Фамилия Менеджер по работе с клиентами. Сегодня утром мы поправили ваш заказ и отправили его. . Вам хорошо известно, что письмо с извинениями написано, когда совершена ошибка.
Тем не менее, некоторые подробности могут смягчить конфликт, так как это напоминает собеседнику, что вы тоже человек и что такое может случиться с каждым. К примеру, иногда люди неделями не отвечают в или и после фразы «Прошу прощения за столь долгий ответ» они добавляют, что «заходят в LinkedIn не так часто, как надо бы» или «не проверяют сообщения в Facebook». Кроме того, можно написать, что вы отправились в незапланированный отпуск и забыли сообщить всем об отъезде, или что уехали из офиса по семейным обстоятельствам и не проверяли электронную почту.
Письмо извинения за ожидание в службе написано, когда компания задерживает работу другой компании, создает проблемы, неудобства для другой компании. Это скорее письмо с извинениями и, следовательно, должно быть точным. Компании выдают письмо с извинениями, когда это их вина, и они должны. Просить извинения другим способом не кажется профессиональным. Следовательно, письмо считается лучшим для извинения.
Письмо с извинениями для ожидания в письмах на доставку услуг
Письмо с извинениями для ожидания в шаблоне доставки услуг
- Это профессионально, избегайте ошибок орфографии и ошибок грамматики.
- Объясните причину вашей ошибки.
- Извинитесь за официальное письмо.
- И письмо, пообещав, что в будущем не будут допущены те же ошибки.
Добавьте таких подробностей, и люди воспримут ваше опоздание более благосклонно.
Иллюстрация: 2/Jorg Greuel/Ocean/Corbis
Отвечаете ли вы на первоначальный вопрос?
Если с момента получения письма прошла неделя или больше, вы просто не можете перейти сразу к делу. Ведь если вы пропустите извинения, вы рискуете убедить человека в том, что ответы с задержкой в пять и более дней – это ваша манера ведения бизнеса.
Тема: Письмо с извинениями для ожидания в службе доставки. Мы очень сожалеем о том, что не поставляем заказанные товары вовремя. Мы знаем, что у нас было достаточно времени, но из-за поздней доставки товаров мы не смогли отправить его. Мы знаем, сколько потерь это вызвало вашу компанию. Но мы тоже не ожидали его задержки.
Мы скоро отправим товар и действительно извиняемся за позднюю доставку и причиненные неудобства. Мы надеемся, что вы поймете нашу проблему, а также обещаете не совершать серьезную ошибку, как это в будущем. Наконец, мы ожидаем вашего максимального сотрудничества и еще раз приносим извинения за допущенную ошибку.
Честно говоря, не очень важно, что именно вы напишете. Вы можете начать с «Извините, что отвечаю вам только сейчас» или «Приношу свои извинения за задержку при ответе», или с чего-то подобного. Затем, возвращаясь к предыдущему пункту, решите, нужно ли писать что-то еще на эту тему.
В любом случае, следующим, обязательным шагом будет перейти к главной теме письма.
Образец письма с извинениями клиенту
Прошу добровольно сотрудничать с нами и принять наши искренние извинения. Это письмо обычно пишется клиентам, когда надлежащая работа или задание откладываются из-за некоторых технических проблем. Существуют крайние сроки, которые необходимо соблюдать для представления работы или задания на рабочем месте. Когда крайний срок пересечен, и работа находится в ожидании, может возникнуть множество проблем. В этом случае вас также можно уволить с работы. Чтобы избежать таких обстоятельств, вы всегда должны писать письмо с извинениями бизнеса клиенту, которому вы причиняете потерю, чтобы он прощал вас, а ваша работа и бизнес остались вне угрозы.
Слишком активные извинения заставят человека думать, что его письмо важнее, чем есть на самом деле, и это отвлекает от реального человека, которому вы пишете в ответ.
Выглядит это так:
«Приношу извинения за задержку. Сейчас я разбираюсь с письмами, которые пришли, пока я был в отпуске. Что касается вашего вопроса о будущем мероприятии…».
Письмо для письма с извинениями в бизнес-письме
Написание письма с извинениями бизнеса действительно очень просто и нужно писать очень профессионально.
Образец шаблона письма
Используйте нашу бесплатную пробную версию письма о бизнес-апологии, чтобы помочь вам начать работу.
- Не делайте орфографические и грамматические ошибки.
- Извините за ошибку, совершенную вами.
- Прошу прощения.
- Напишите письмо в уважительной и вежливой манере.
Тема: Письмо с извинениями бизнеса. Поняв неудобства, вызванные вами, мы сожалеем о безграничных выражениях, а также заверим в хорошей позитивной вере. Тема: Письмо бизнес-апологии. Мы хорошо знали о крайнем сроке и также систематически выполняли всю работу. Таким образом, мы специально не задерживали проект и знали, сколько потерь оно вас вызвало. Мы извиняемся от сердца за нашу ошибку, поскольку знаем ценность этого проекта.
В конце концов, короткое извинение и продуманный ответ на вопрос письма – это намного полезнее, чем написать подробные извинения и не дать ответа по существу (снова).
Остается ли это письмо актуальным?
Разумеется, в некоторых случаях письма могут прожить нереально долгое время. Вам это должно быть знакомо: вы заметили письмо, пока готовили завтрак, а когда добрались до офиса, уже забыли о нем и вспомнили лишь через два месяца, когда искали что-то другое.
Мы надеемся, что вы поймете нашу проблему и простите нас за то же самое, и мы заверяем вас, что такие вещи не произойдут в будущем. Этот тип письма с извинениями бизнеса, вероятно, будет адресован клиентам клиентов, потенциальным деловым клиентам, партнерам-партнерам или даже профессиональным. Это будет означать цель сожаления, любые разумные обоснованные причины, любую компенсацию, такую как скидки или скидки и т.д. Чтобы быть проинструктированным в вежливой манере.
Вероятно, самым важным ключом к обеспечению первоклассной поддержки клиентов является сочувствие. Какой лучший способ сопереживать, чем признать и принять ответственность, когда ваш клиент был подведен? Другой способ показать, что вы заботитесь, это поблагодарить их за использование продукта.
Если у запроса нет четкого срока актуальности (например, кто-нибудь предложил вам встретиться и выпить
Не зависимо от содержания, стиль делового письма должен носить доброжелательный, партнерский характер, в котором бы сочетались природные этические нормы человеческих отношений и интересы дела, не подчеркивались значимость своего собственного служебного положения.
Всю корреспонденцию можно разделить на:
Формальные письма - подготовленные от имени предприятия, фирмы другой фирме и которые носят официальный характер.
Неформальные письма - состоят после официального знакомства, после установления партнерских взаимоотношений рабочими одного уровня (например, менеджером по сбыту одной фирмы аналогичном менеджеру другой фирме) с предложением о личной встрече для обсуждения деловых вопросов, обмена информацией.
Начинать письмо следует из обращения. Проблема выбора обращения является довольно деликатным. Наиболее распространенными являются следующие обращения:
Важная часть извинений - это репарации, но, возможно, не так, как вы обычно думаете. Бросать деньги на проблему может время от времени быть подходящим, но также может удешевить жест. Это может быть предложение для какого-то персонализированного внимания или, может быть, просто увертюра: «Дайте мне знать, если что-нибудь могу сделать, чтобы помочь».
Извинения должны пригласить ответ, например «дайте мне знать, если у вас есть какие-либо вопросы о том, что здесь произошло», или, возможно, «сообщите мне, если это было решено до вашего удовлетворения, а если нет, что еще мы можем сделать?» Это делает клиент чувствует себя вовлеченным и уважаемым - и, возможно, даже частью решения - и уверяет его, что мы здесь для него и никуда не пойдем, даже после того, как он будет разрешен.
Уважаемый / а (имя и отчество)!
Уважаемый / а господин (госпожа) ... !
Уважаемые господа (коллеги)!
Глубокоуважаемый сударь!
Глибокошановний (имя и отчество)!
Глубокоуважаемый господин...
В современной деловой переписке принято указывать звание адресата или указывать на его профессию.
Высокопоставленный господин министр!
Глубокоуважаемый (достопочтенный) профессор!
Уважаемый учитель!
Достопочтенный господин ректор!
Если вы пытаетесь гуманизировать взаимодействие, тогда звучите как человек! Приговор с клише, подобный «извините за неудобства», скорее всего, просто добавит топливо в огонь. Персонализация вашего ответа будет иметь большое значение для установления соединения. Но избегайте быть слишком милыми - вы хотите сопереживать, а не тривиализовать.
Напишите этот тип письма клиенту, когда вы извинитесь за отправку из вашей компании, которая была отложена или оставлена без посторонней помощи. Включите любые релевантные детали, такие как имя продукта, номер позиции и сведения о том, когда товар будет отправлен.
Не следует забывать о том, что в украинском языке обращения употребляют в форме звательном падежа. Отсутствие обращения может быть истолковано как оскорбление адресата и нарушение этикета деловой переписки.
Обращение.
Очень важно тщательно обдумать начальную фразу письма, от которой может многое зависеть, ведь именно он должен убедить адресата в правомерности написания письма. Если это письмо-ответ на запрос, на приглашение, письмо-благодарность, то уже в первом же предложении будет уместным вежливо выразить благодарность.
Поэтому отгрузка матраса была отложена. Мы ожидаем, что матрац будет отправлен вам в течение 14 рабочих дней, и вы получите электронное письмо с номером отслеживания отправки, когда товар отправляется. Приносим извинения за задержку доставки и благодарим вас за терпение и понимание. Если у вас есть дополнительные вопросы, свяжитесь с нами. Наконец, спасибо за ваш бизнес. Мы искренне ценим поддержку наших клиентов.
Пример бизнес-апологии Письмо: Письмо об извинениях за задержку в доставке товаров. Это письмо должно быть написано в «Письмо-папке» компании. Имя получателя, название, название компании, полный адрес с номером телефона. Мы должны сообщить вам, что из-за какой-то проблемы с трудом мы не можем сделать доставку товара в назначенный день.
Выражаем свою искреннюю благодарность за...
Спасибо за письмо с советами и рекомендациями по..
Прежде всего позвольте поблагодарить Вас за...
Это письмо - проявление нашей благодарности за...
Примите нашу искреннюю (искреннюю) благодарность за...
Мы искренне благодарны Вам за то, что Вы...
Позвольте выразить свою благодарность...
Мы благодарны Вам за приглашение...
Спасибо за предоставленную возможность...
Когда пишут письмо-извинение?
Мы принимаем все необходимые меры и позитивные действия, чтобы вернуть все в правильной форме, но, тем не менее, мы придерживаемся мнения, что предложение будет отложено не менее чем на 15 дней, и мы ожидаем, что, если возможно, у вас будет терпение. Однако мы можем заверить вас, что, если ваш заказ останется в силе, мы ускорим доставку к вам, как только мы сможем это сделать. Примите извинения за эту задержку и благодарим вас за ваше ожидаемое понимание.
Когда следует извиняться за нанесенное оскорбление?
Вы должны добавить имя своей компании с полным адресом. И имя получателя и полный адрес также должны быть добавлены в место, выделенное для этой цели. Без этих первичных деталей ни одно письмо не имеет никакого значения. Поэтому вам предлагается предоставить все эти важные детали. В противном случае письмо произведет неправильное впечатление о вашей компании и вас среди получателей ваших писем. Это самое нежелательное отношение на вашей стороне в отношении клиентов, которые являются наиболее ценными активами любой бизнес-организации.
В письмо-подтверждение стоит воспользоваться такими начальными фразами:
С благодарностью подтверждаем получение письма - ответы...
Официально подтверждаем свое согласие на...
В подтверждение нашей предварительной договоренности (телефонного разговора) сообщаем...
Подтверждаем получение Вашей телеграммы...
Мы получили Ваше письмо с уведомлением о... и искренне Вам благодарны.
Письмо с извинениями за дело: письмо об извинениях за неудобство, вызванное. Тем не менее, мы очень сожалеем о неудобствах, вызванных вами. Примите наши искренние извинения. До сих пор мы не сталкивались с какой-либо проблемой с этим делом инверторов.
Мы уделяем первостепенное внимание удовлетворению потребностей клиентов и стараемся предоставить им самые высокие стандарты обслуживания. Если у вас возникнут проблемы, не стесняйтесь звонить мне, пожалуйста. Благодарим вас за обращение к нам по прилагаемому материалу ниже. Сначала мы хотели бы выразить наше глубочайшее сожаление по поводу неудобств, вызванных этой непреднамеренной и редкой ошибкой. Мы несем полную ответственность за ошибку, и мы гарантируем, что такие инциденты не произойдут в будущем.
Распространенными вступительными фразами в деловых письмах есть ссылки на предыдущее письмо, телефонный разговор, событие, встречу:
В ответ на Ваше письмо от (дата) ...
Отвечая на Ваш запрос от (дата) ...
В соответствии с пунктом заключенного соглашения.
Согласно контракту (договоренности) ..,
Ссылаясь на объявление в газете (журнале), просим Вас...
К спонсорам, клиентов, партнеров нередко приходится обращаться с просьбами. Для их оформления немало типичных высказываний:
Пожалуйста, сообщите нам о...
Будем благодарны, если Вы подтвердите свое участие в...
Обращаемся к Вам с просьбой о небольшое пожертвование в фонд...
Просим Вас срочно оплатить счета.
Прежде всего просим сообщить...
Мы были бы очень благодарны, если бы Вы могли сообщить о своем решении в ближайшее время.
Извините за дополнительные заботы, но не были бы Вы столь любезны дать подробные письменные объяснения по поводу...
Просим Вас внимательно изучить наши предложения и дать окончательный ответ.
В деловом мире по различным причинам (например, вы на несколько дней задержались с ответом, не смогли вовремя выполнить заказ, поступила жалоба от заказчиков, опоздали на встречу с клиентом) иногда возникают такие ситуации, когда нужно извиниться, попросить прощения за неприятности, которых вы были адресату. В таком случае письмо следует начинать так:
Просим извинения за досадное недоразумение, что случилось...
Искренне просим прощения за задержку с ответом.
Просим извинить нас за невозможности своевременно выполнить Ваш заказ...
Хотим извиниться за причиненные Вам лишние хлопоты.
Извините, нам очень неудобно, что...
Искренне извиняемся Вас за вчерашнее опоздание на встречу.
Просим извинения за созданные Вам не по нашей вине неудобства.
Приносим извинения за лишние волнения по поводу...
В письмах-напоминаниях, принадлежащих к психологически сложных, надо вежливо, тактично, деликатно, ненавязчиво указать на то, что срок оплаты счета истек.
Такие письма следует начать так:
Считаем своим долгом еще раз напомнить Вам о...
Извините, что снова беспокоит вас, но мы не получили никакого ответа на письмо от (дата).
Извините, но мы хотим напомнить Вам о необходимости оплаты счета за... Думаем, что это лишь недоразумение.
Нам очень неудобно, что вынуждены напоминать Вам о...
Вынуждены напомнить Вам, что до сих пор не получили от Вас оплаченного счета.
Считаем необходимым напомнить Вам...
Позвольте напомнить Вам, что...
Иногда деликатность не дает желаемых результатов, тогда следует проявить категоричность и решительность.
Это можно сделать так:
Несмотря на неоднократные напоминания и принятые меры, Ваш долг не погашен, вместо этого он продолжает расти.
Считаем необходимым предупредить Вас о своем намерении разорвать контракт.
В связи с тем, что Вы, несмотря на наше настоятельная просьба погасить задолженность, и до сих пор не прислали оплаченного чека, мы вынуждены приостановить выполнение всех Ваших заказов.
Все наши попытки заставить Вас оплатить долг были напрасными, поэтому мы подаем иск в суд.
К категории сложных писем относятся письма-отказа. Если вы не можете дать положительный ответ, то сказать "нет" следует аргументировано, корректно, доброжелательно. При условии соблюдения этих советов адресат поймет, что у вас не было другого выхода.
Сформулируйте отказ так:
Мы подробно изучили предложенный Вами проект, с сожалением сообщаем, что не имеем ни малейшей возможности...
К сожалению, мы не можем принять Вашего предложения.
Очень жаль, но мы не можем удовлетворить Вашу просьбу по некоторым причинам.
Жаль, но учитывая осложнение ситуации мы не может ¬ мо поддержать Вашего проекта.
Искренне сожалеем, однако сложившаяся ситуация, не позволяет нам...
Извините, но мы не можем согласиться на...
Завершение письма
Выбор заключительных предложений является также очень важным и зависит прежде всего от содержания письма. Можно повторить благодарность, высказанную в начале письма, или просто поблагодарить за помощь, поскольку слово "спасибо" - наиболее часто слово каждого порядочного коммерсанта, предпринимателя, банкира, каждого делового человека.
Позвольте еще раз поблагодарить Вас...
Хотим еще раз выразить свою искреннюю признательность.
Спасибо за помощь.
Еще раз благодарим Вас и выражаем надежду, что...
Спасибо за...
Уместным и полезным конце письма есть заверение адресата как психологическое подкрепление всего высказанного в письме:
Уверяем, что Вы полностью можете рассчитывать на нашу поддержку.
Будем рады сотрудничать с Вами.
Были бы рады сотрудничать с Вами и будем ждать Вашего ответа.
Мы позвоним Вам, чтобы договориться о взаимно удобном времени для встречи.
Довольно распространенной формой конечности в деловых письмах является выражение надежды, ожидания:
Надеемся, что наше предложение заинтересует Вас.
Надеемся, что договоренность будет взаимовыгодным.
Полагаем, что в будущем сможем стать Вам пригодится.
Рассчитываем на тесное и взаимовыгодное сотрудничество.
Надеемся на установление тесных контактов между нашими учреждениями.
Надеемся получить Ваш ответ в ближайшее время.
Завершающим в письме может быть просьба:
Просим Вас внимательно ознакомиться с...
Просим Вас срочно сообщить (позвонить).
Конечно, будет вежливо, если в конце письма вы повторите извинения за беспокойство, задержку с оплатой или опоздание:
Еще раз просим прощения за причиненные неудобства.
Еще раз приносим извинения за эту досадную ошибку.
Искренне извиняемся за...
Не следует забывать о прощальную фразу. Чаще всего в письмах употребляются следующие формы:
С уважением...
С благодарностью и уважением...
С уважением и наилучшими пожеланиями...
Желаем успехов!
Если вы хотите добиться успеха, позаботьтесь о том, чтобы ваше письмо было и по содержанию, и по форме безупречным. Следует печатать письма на хорошо выполненных бланках, которые являются "визитной карточкой" вашей организации, фирмы. Дизайн и полиграфические качества - это те детали, которые будут способствовать созданию хорошего впечатления о вас и вашу деятельность. Поэтому для изготовления фирменных бланков следует использовать только высококачественную бумагу. Конверт также по дизайну должен отвечать бланковые; по размеру его необходимо подобрать так, чтобы не возникало необходимости составлять письмо больше двух раз.
Деловые письма не должны быть слишком длинными. Излагать свои соображения следует четко, по сути, лаконично.
Важным условием успеха письма есть логичность и последовательность изложения. Логическая последовательность изложения достигается за счет четкого членения текста на абзацы. Выражая мнение, следует подбирать языковые средства, соответствующие нормам литературного языка и понятные для адресата. Надо следить за тем, чтобы в письме все было уместным. Следовательно, на уровень серьезного делового общения нельзя выходить, не усвоив этикета этой сферы.
Помните золотое правило ведения деловой корреспонденции: вежливость, корректность, тактичность, аргументированность.
Это служебное письмо , в котором выражается просьба простить за несвоевременное выполнение заказа, опоздание на встречу, бухгалтерские ошибки, нарушения условий договора и тому подобное.
Итак, осознав свою вину, вы непременно должны извиниться и принять все необходимые меры, чтобы такие досадные случаи больше не повторялись. Например:
Мы ценим ваш бизнес, и мы хотели бы сохранить вас как клиента. Благодарим вас за понимание в этом несчастном случае. К сожалению, иногда происходят неизбежные ошибки. В таких редких случаях удовлетворительное решение всегда существует и внедряются предотвратимые меры. После тщательного анализа вашего дела мне удалось определить причины, приводящие к этой ошибке. Объясните в двух или трех предложениях, почему произошла ошибка. Клиент действительно не заинтересован в причинах, только в резолюции. Это, безусловно, ошибка с нашей стороны, и мы берем на себя полную ответственность за это.
Уважаемые господа! Искренне просили прощения (перепрошуелю) по досадное недоразумение, что произошло... (дата) в программе "Доброе утро, Украина!". По недосмотру операторов не вышел в эфир рекламный ролик Вашего концерна.
Совсем оправдываем своей невнимательности и обязательства "язуемося возместить Вам убытки. Надеемся, что Вы и в дальнейшем пользоваться нашими услугами, а мы приложим все усилия, чтобы избежать таких неприятных недоразумений. Еще раз просим прощения. С уважением...
В нашей попытке помочь вам лучше и сохранить вас как одного из наших ценных клиентов, мы собираемся. Надеюсь, вы найдете эти действия удовлетворительными и оправданными. Это самое меньшее, что мы можем сделать для устранения непреднамеренных неудобств, которые мы вызвали.
Эти меры предосторожности гарантируют, что такие ошибки больше не повторится в будущем. Это было бы невозможно без привлечения внимания к вашему делу. Пользуясь случаем, благодарим вас за отзывы, которые позволяют нам лучше обслуживать вас и других клиентов. Мы ценим ваш бизнес и надеемся сохранить вас как клиента на долгие годы.
Типовые обороты
Извинения за задержку поставки товаров
1. Просим прощения за задержку поставки товаров. Это произошло по нашей вине. Извините за причиненные хлопоты.
2. Ваш заказ от... (дата) по вине офис-менеджера вовремя не поступило в наш транспортный отдел. Просим извинить за задержку товаров и заверяем, что в дальнейшем на Ваши заказы обращать особое внимание.
Всегда делитесь своими отзывами с нами; так мы продолжаем учиться и совершенствоваться. Эта ситуация не обычна, и эти инциденты не характерны для нас. Мы ценим, что вы понимаете, что иногда происходят ошибки, несмотря на многочисленные проверки и меры. Нам очень жаль, что это случилось с вами, но будьте уверены, что этого больше не повторится. Это самое меньшее, что мы можем сделать, чтобы компенсировать причиненные неудобства. Мы надеемся, что эта резолюция оправдает ваши ожидания и поможет устранить любой искаженный образ, который вы могли бы иметь о наших продуктах, услугах или обслуживании клиентов.
3. Сотрудник, отвечающий за выполнение Вашего заказа, допустил ошибку. Извините за задержку поставки товаров.
4. Наш производственный отдел неправильно спланировал график отгрузки заказанных товаров, что и привело задержку. Просим извинить нас за несвоевременность выполнения Вашего заказа.
5. Через производственные трудности мы не смогли вовремя отгрузить заказанные Вами товары и искренне извиняемся Вас за задержку.
Чтобы сделать вещи еще лучше, мы предприняли ряд мер для того, чтобы эта ошибка и подобные ошибки больше не повторялись в будущем. Благодаря вам мы осознали это, и мы благодарим вас за то, что вы делитесь своим опытом с нами. Мы предпочитаем учиться и улучшаться в лучших условиях, но иногда это невозможно.
Еще раз приносим извинения за эту ошибку, и мы надеемся сохранить вас как часть нашей уважаемой клиентской базы в течение очень долгого времени. Мы гордимся удовлетворением наших клиентов, и эти ошибки не соответствуют нашей философии. Конечно, ни одна из них не является вашей виной, и мы берем на себя полную ответственность за эту ошибку.
6. Есть попросить у Вас прощения за несвоевременное выполнение Вашего заказа от... (дата).
7. Внимательно посмотрели все Ваши заказы и убедились, что допустили ошибку, за которую, надеемся, Вы извините нам.
8. Еще раз просим прощения за лишние хлопоты. Надеемся, что это недоразумение негативно не отразится на наших дальнейших отношениях и Вы и в дальнейшем будете пользоваться услугами нашей фирмы.
В результате и в знак нашего признания этой ошибки мы будем надеяться, что этого достаточно, чтобы решить проблему и устранить любые неудобства. Также, как часть нашей непрерывной стремления к совершенству, мы осуществляем ряд проверок и мер, чтобы ошибки, подобные этим, не повторялись снова. Вы заслуживаете лучшего, и мы будем уверены, что вы получите его у нас.
Спасибо за то, что вы подняли этот вопрос и дали нам возможность работать еще лучше. Если у вас есть какие-либо вопросы или сомнения, пожалуйста, не стесняйтесь обращаться к нам в любое время. Сравнение зарплаты Сравните свою зарплату и узнайте свою рыночную стоимость.
9. Уверяем, что в будущем приложим все усилия, чтобы избежать таких неприятных упущений.
Извинения за задержку оплаты счетов
1. Из-за халатности бухгалтерии Ваши счета оказались вовремя не оплаченными. Оплата будет осуществлена немедленно. Просим прощения за задержку.
2. Ваш счет от... (дата) было неправильно зарегистрировано 8 нашей бухгалтерии, и поэтому он остался неоплаченным. Извините за эту досадную ошибку, которую немедленно исправим.
Это становится для меня шоком, учитывая то внимание, которое мы уделяем каждому клиенту и каждой транзакции. Это совсем не обычное дело, и этот инцидент не пройдет без тщательного изучения. Это, безусловно, наша ошибка, и мы берем на себя полную ответственность за это. Ваша обратная связь была необходима для реализации этого потока в нашей системе, и мы принимаем все необходимые меры предосторожности для устранения этого и подобных проблем.
Выражение сожаления, огорчения
Спасибо, что поделились своими отзывами, которые мы глубоко ценим. Мы ценим ваше мнение и рассматриваем его как возможность учиться и совершенствоваться. Это самое меньшее, что мы можем сделать в свете этого неудачного события. Мы стремимся к вашему удовлетворению, и мы хотим обеспечить приятный опыт для всех наших клиентов.
3. К сожалению, банк не выполнил вовремя наше поручение перевести Вам деньги. Искренне просим прощения (извините) за опоздание с оплатой.
4. Нам очень жаль, что Ваш последний счет оставался неоплаченным в течение длительного времени. Искренне извиняемся за эту невнимательность.
5. Через кадровые изменения в нашей бухгалтерии оплата осуществлена со значительным опозданием. Просим простить нам.
Приносим извинения за неудобства. Напишите лучше английский и улучшите свою карьеру. В случае таких редких и неудачных ситуаций мы можем только извиниться и попытаться предложить подходящее решение. Чтобы предотвратить такие ошибки в будущем, мы намерены внедрить дополнительные меры предосторожности и ввести дополнительные проверки. Наша конечная цель состоит в том, чтобы все наши клиенты прошли исключительно впечатляющий опыт. Мы сделаем все возможное для достижения этого.
Мне очень жаль, что вы не удовлетворены нашим сервисом. Очень необычно получать жалобы от наших клиентов со всем вниманием и вниманием, которое мы даем каждому. Также будет проведено расследование, чтобы определить основную причину проблемы и осуществить необходимые меры предосторожности, чтобы это не повторилось.
6. Переезд нашей бухгалтерии в новый офис вызвал задержку оплаты счетов. Искренне просим простить нам...
7. извинения за путаницу в нашей бухгалтерии и обещаем в дальнейшем быть внимательнее.
8. Искренне извиняемся за досадную ошибку, которая произошла из-за халатности нашего работника.
9. Благодарим за напоминание о неоплаченный счет от... (дата), который был неправильно зарегистрирован. Извините, пожалуйста, что нечеткость в работе наших сотрудников заставила Вас лишний раз волноваться (нанесла Вам лишних хлопот).
У нас есть репутация, которая помогает нашим клиентам быть счастливыми, и мы хотим, чтобы их поддерживали. Примите мои искренние извинения. Это становится для меня неожиданностью из-за особого внимания, которое мы уделяем каждому клиенту. Для нас не типично писать письма с извинениями, поэтому эта ситуация, безусловно, необычна.
Примите мои извинения за эту ошибку. Мы сделаем все возможное, чтобы гарантировать, что такие инциденты не повторились. Большое спасибо за ваш бизнес. Ваше дело будет рассмотрено строгим и срочным образом. Какими бы ни были причины, будет предоставлено удовлетворительное решение.
10. После Вашего телефонного звонка мы внимательно просмотрели списки неоплаченных счетов и убедились, что допустили ошибку, за которую, надеемся, Вы нам извините. Совсем оправдываем своей невнимательности, однако надеемся, что Вы и в дальнейшем выполнять наши заказы.
11. Еще раз просим прощения (извините) за задержку платежа И уверяем, что в дальнейшем будем делать все возможное, чтобы избежать таких досадных упущений.
Мы не ставим под угрозу наших клиентов, удовлетворенность ни при каких обстоятельствах, и мы убедимся, что вы уйдете от этого опыта с большим улыбающимся лицом. Мы всегда заинтересованы в том, чтобы слушать наших клиентов и знать их мнения. Бизнес-апологетика Письмо Пример подсказки для написания бизнес-авизопии Письмо Деловая апология Письмо Пример. В деловом мире потеря клиента может быть чрезвычайно дорогостоящей. Если вы допустили ошибку, письмо с извинением о бизнесе имеет решающее значение.
Каким должно быть письмо-извинение?
Письма, как правило, должны быть написаны с точки зрения клиента, всегда правы. Письма с извинениями в бизнесе должны быть написаны таким образом, чтобы побудить их простить ошибку. Взгляните на следующие советы, а затем образец письма с извинениями бизнеса.
Извинения за опоздание на встречу, задержку с ответом
1. Искренне извиняемся Вас за вчерашнее опоздание на встречу.
2. Мне очень жаль (искренне жалею), что такая долгожданная и важна для меня встреча не состоялась.
3. Искренне прошу прощения (извините) за то, что заставил Вас бесполезно потратить свое драгоценное время.
Образец письма о деловой апологии
Советы для написания письма с извинениями бизнеса. Поделитесь шагами, которые будут предприняты, чтобы убедиться, что в будущем эта же ошибка не будет выполнена. Предложите клиенту что-то компенсировать эту ошибку и приспособить то, что он или она испытал. Закройте письмо с уважением и упомяните, что вы хотели бы продолжать работать с ними.
- Притворись, что ты клиент, и представьте, что он или она пережил.
- Это обеспечит правильный тон, заданный в письме.
- Не оправдывайся.
- Возьмите на себя всю ответственность за ошибку.
4. Я был убежден, что наша встреча должна была состояться... (дата). Еще раз прошу прощения за причиненные неудобства и прошу, если это возможно, назначить повторную встречу в удобное для Вас время.
5. Буду искренне благодарен, если Вы согласитесь на повторную встречу. Прошу простить, что нанес (а) Вам неприятностей.
6. Мне очень неудобно за опоздание на встречу.
Мы ценим наших клиентов и просим вас, пожалуйста, не стесняйтесь продолжать обратную связь о наших услугах. Если у вас есть какие-либо дополнительные вопросы или вы хотите обсудить этот вопрос, пожалуйста, свяжитесь со мной по моему личному номеру. Мы с нетерпением ждем возможности служить вам как ценный клиент.
Спасибо за вашу неоценимую поддержку. Сохраняя этот формат письма с извинениями бизнеса при написании письма, вы гарантируете, что не потеряете своих клиентов. Всегда помните, что они должны рассматриваться как активы. На главной странице. Мы также предлагаем различные часто используемые формы бизнеса, бесплатные шаблоны и примеры писем в нашей категории новостей. Мы постоянно работаем с клиентами, разрабатываем деловые коммуникации.
7. Прошу прощения (извините) за задержку с ответом на Ваше приглашение принять участие в Международной конференции, посвященной проблеме...
8. Мне очень жаль, что не смогла вовремя ответить на Ваше приглашение и поблагодарить Вас, но дело в том, что...
9. Искренне просим прощения за задержку с ответом, что произошло из-за...
Просить прощения можно красиво с помощью правильно подобранных слов. Статья предлагает стихи и прозу для душевных извинений.
Что-то пойдет не так, ошибки будут сделаны, и клиенты будут расстроены. Когда это происходит, правильная вещь - это собственная ошибка и извиниться перед любым пострадавшим. Фактически, настоящие извинения более эффективны в восстановлении услуг, чем только компенсация. Однако, если бизнес сказал, что жаль сверху кредита, удовлетворенность возросла до 74%. Высказывание жалоб - самый эффективный, самый дешевый способ обойти плохой опыт работы с клиентами. Поскольку это настолько эффективно, зная, как правильно извиниться, это ключевой навык для профессионалов обслуживания клиентов.
Часто случаются такие жизненные ситуации, когда приходится просить прощения за совершенные неудобства, обиды или сделанные ошибки. Важно не только осознать, что пришла пора извиниться, но и подобрать правильные, сердечные слова.
Попросить прощения можно любым способом:
- Во время личной встречи, глядя в глаза
- Во время телефонного разговора
- Личным СМС-сообщением
- В письме, написанном от руки
- Попросить передать ваши слова близкого человека
ВАЖНО: Слова, которыми вы можете просить прощения, могут быть спонтанными, в прозе, своими словами, подготовленными стихами.
Наилучшие извинения все одинаковы в формате. В конце этого сообщения мы включили аннотированный образец письма с извинениями, который вы можете использовать, чтобы написать свой собственный! На первом этапе извинения за хорошее обслуживание клиентов - это знать, о чем вы извинились. Каждый, кто приходит на извинение, хочет, прежде всего, понять.
«Извините, что вы расстроены» - не лучший пример понимания проблемы. Поставьте себя в обувь клиента и определите, как проблема повлияла на них. Они потеряли доверие к вашему продукту? Быть конкретным в этой проблеме позволит вашему клиенту понять, что вы понимаете, какие последствия вызывают последствия.
Проза:
Прости меня, пожалуйста, за то, что мой поступок мог поставить тебя в неудобное положение. Я никак не хотел тебя обидеть и доставить тебе проблемы. Надеюсь, ты не будешь серчать, ведь ты действительно много значишь для меня и я дорожу нашими отношениями.
Извините меня, пожалуйста, за доставленные проблемы и неудобства. Надеюсь, я смогу исправить любую проблему, которая возникнет из-за моих ошибок. Я глубоко вас уважаю и ценю ваше доверие. Если вы имеете ко мне какие-либо претензии, прошу без стеснения, мне их предоставить.
Реальная проблема может не всегда появляться на поверхности. Например, говорят, что система отчетности сломалась. Ваш клиент может писать в раздумий о том, чтобы не получать свои еженедельные отчеты. Но настоящая причина их гнева - это не фактический недостающий отчет - это потому, что им приходилось идти на еженедельную встречу с коллегами с пустыми руками. Их босс зависит от них, как они зависят от вас, и вы нарушили цепочку доверия. Поскольку ваш продукт сломался, ваш клиент страдает профессионально.
Размышление о контексте гнева вашего клиента поможет вам написать более искренние и полные извинения. Возможно, вы не включите все свои рассуждения в последующее письмо, но понимание реальной причины, по которой ваш клиент расстроен, является первой частью извинений от обслуживания клиентов.
Извини меня за неудобства! Я никак не хотел тебя потревожить и доставить тебе столько хлопот! Смело обращайся ко мне за помощью и не стесняйся беспокоить в любой момент. Прощу прощения за тревогу и хлопоты.
Стихами:
Прости, прошу тебя сердечно.
Мои слова были грубы,
Я буду благодарен вечно,
Когда прощенье примешь ты.
Теперь, когда вы понимаете, как ваши действия повлияли на клиента, пришло время сказать все важное слово: Извините. Вы действительно должны это сказать, не просто подразумевайте это. Сделайте свое жалкое личное. «Мы приносим извинения за неудобства» - одна из самых злоупотребляющих фраз в обслуживании клиентов.
Просто скажите «Извините» и следуйте за ним с извинениями.
- Прошу прощения, что в нашей реакции была отсрочка.
- Мне жаль, что моя собака съела твои тюльпаны.
- Прошу прощения за неправильное подсчет ежемесячной стоимости.
За все неудобства простите,
Я обидеть никак не хотел.
Вы с проблемой ко мне обратитесь,
Я избавлю вас от проблем.
Я сердцем прощенья прошу,
Мне жалко, обидно и горестно.
Я больше вас не обижу,
Ведь мне очень плохо и совестно.
Обидеть может каждый – это правда,
А попросить прощения – не многие.
Мне важно то, что с нами будет завтра,
И потому «простите меня», дорогие.
Жить – друзьями дорожить,
Крепкими своими отношениями,
Чтобы мы могли спокойно дальше жить,
Я прошу у вас сердечного прощения.
Как извиниться или попросить прощения красиво?
Какими словами просить прощения за задержку?
Задержаться сможет любой: на свидание, на важную встречу, на работу, на семейное мероприятие, на знакомство важным человеком. Для того чтобы не испортить о себе впечатление, нужно вовремя извиниться искренними красивыми словами и попросить прощения.
Своими словами :
Прошу прощения за то, что позволил себе опоздать на важную встречу. Я сделал это не нарочно и мне действительно жаль, что так произошло. Обещаю исправиться и впредь не допускать такой оплошности.
Извините меня за то, что доставил вам неудобства своим опозданием. Я действительно прикладывал максимум усилий, чтобы прийти вовремя, но у меня ничего не получилось.
Буду вам очень признателен и благодарен, если вы простите меня за свое нечаянное опоздание. Я постараюсь улучшить свое впечатление о себе другими, более благородными поступками.
В стихах:
Я задержался. Вот оплошность!
Простите, честно не хотел!
Я обещаю, что не будет больше
Со мной каких-либо проблем!
Я опаздываю очень,
Вовремя мне не успеть!
Извините за оплошность,
Вас обидеть не хотел!
Извините, я сегодня
В нужный час не смог прийти.
Но, отныне буду вовремя
К вам на встречу приходить.
За задержку я прошу
От вас сильного прощения,
Обещаю, что смогу
Не подвергать себя сомнениям!
Простите, опоздал я, виноват.
Я не хотел, но так уж получилось!
Вы знайте, я готов помочь всегда,
Что бы не произошло и что бы не случилось!
Как попросить прощения красивыми словами?
Какими словами просить прощения за задержку с ответом?
Часто задержка может быть не физической, к примеру, вы вовремя не ответили на важное сообщение, открытку или письмо в силу своей занятости или невнимательности. В таких случаях попросить извинения лучше всего красивыми словами.
В прозе:
Прошу у вас прощения от всей души за то, что вовремя не смог ответить вам на важное сообщение. Это произошло не из-за нежелания, а из-за отсутствия времени, а так же внимательности.
Сердечно прошу у вас прощения за несвоевременный ответ! У меня не было свободного времени и возможности полноценно написать вам сообщение на ваше письмо!
Извините за то, что только сейчас у меня появилось время и возможность ответить на ваше сообщение! Я благодарю вас за терпение и понимание!
Стихами:
Вот это неудобство, извините.
Я вовремя не смог ответить вам.
За пунктуальность вы меня простите,
Я обещание «быть внимательней» вам дам!
Я виноват за то, что трудно вовремя
Ответить мне на ваше сообщение.
«Я изменюсь» - я обещаю трепетно,
Ну а сейчас прошу у вас прощения!
Бывают в жизни ситуации,
Из-за которых совсем нет времени.
Теперь во мне есть мотивация,
В срок отвечать на сообщения!
Красивыми словами можно попросить прощения за любую оплошность
Как попросить прощения за ошибку своими словами, в стихах, прозе, смс?
Ошибки совершают абсолютно все люди. Они могут быть большими и маленькими. Но, в любом случае, за неправильный и некрасивый поступок следует извиниться и попросить прощения. Сделать то можно во время живого или телефонного разговора, отправить почтой «извинительную» открытку или просто написать СМС.
Моя ошибка – есть мой минус,
У вас прощения прошу.
Я изменюсь, я с места сдвинусь
И стану лучше – я вам покажу!
Пусть эта СМС-ка с извинением
Улучшит настроение в миг, как волшебство.
Я от души и сердца требую прощения,
Нет для меня важнее ничего.
Важно то, чтоб вы меня простили
За любые неудобства и обиды.
Я хочу, чтоб злость из сердца отпустили вы
И нашли для извинения силы.
Я хочу, чтоб наша с вами дружба,
Не была потеряна моментом.
Вы простите – мне это очень нужно!
Посчитайте это комплиментом!
Извинение можно попросить в сообщении и СМС
Как просить прощение в письме за неудобства, задержку и ошибку: текст
Писать письмо с извинениями – хорошая привычка воспитанного и образованного человека, который обладает рядом ценностей и моральных устоев. Начинать письмо следует не только с приветствия, но и с описанием того, насколько сильно вы сожалеете о совершенной ошибке или доставленном неудобстве.
После извинений не забудьте напомнить о том, как много значит для вас человек, как дорожите вы вашими отношениями и дружбой. Писать письмо следует красивым литературным текстом, каллиграфическим почерком (если это делается вручную).
ВАЖНО: Не поскупитесь купить красивую открытку или специальную бумагу для писем. Чтобы от вашего послания человек получил приятное впечатление.
Вконтакте
Особое место занимает письмо-извинение. Чтобы правильно его составить, надо иметь четкое представление о бумагах подобного рода.
Характеристика документа
Деятельность любой организации связана с решением самых разных производственных и иных вопросов. Порой возникают ситуации, когда некорректные действия одной стороны могут привести к возникновению проблем для обоих партнеров. Такие конфликты требуют немедленного разрешения. Именно в этих случаях и составляется письмо-извинение.
Его скорее можно отнести к бумагам делового этикета. У такого послания есть две функции. Во-первых, виновная сторона должна попросить прощения у адресата за причиненные ею неудобства. Во-вторых, письмо-извинение должно нести в себе позитив и желание сохранить добрые отношения и взаимопонимание между сторонами. С его помощью надо попытаться сгладить острые углы и мирно решить проблему. Письмо-извинение, как правило, направляется в следующих случаях:
- Неквалифицированные действия одного из сотрудников стали достоянием общественности и привели к подрыву репутации компаньона.
- Возникло недопонимание между работниками двух компаний.
- Налицо явное невыполнение договорных обязательств.
- Форс-мажор.
Каждая из этих ситуаций по-своему привела к возникновению конфликта, который надо попытаться разрешить, принеся искренние извинения
Правила оформления
Официальное письмо-извинение обязательно должно быть оформлено на бланке, который представляет собой лист формата А4 с нанесенными на нем реквизитами, расположенными определенным образом. Оно пишется от имени руководителя одного предприятия и направлено ко всему коллективу другого. Конечно, ведь директор чаще всего извиняется не за себя, а за действия своих подчиненных.
Иногда такое письмо составляет ответственный представитель фирмы и адресует его клиенту, которому было причинено неудобство. Такой вид письма считается одним из самых сложных. Слова должны быть подобраны так, чтобы в их искренность хотелось верить. От этого очень часто зависит исход дела. Неверные действия всегда надо уметь признавать и стараться использовать любую возможность для того, чтобы все исправить. Представитель противной стороны должен поверить, что допущенная ошибка впредь не повторится. Подобное обращение направлено на минимизацию конфликта с целью сохранения в дальнейшем добрых партнерских отношений.
Структура документа
Чтобы подготовить письмо-извинение, образец необязательно иметь под рукой. Его можно составить самостоятельно. Для этого сначала надо вспомнить, что письма такого характера обычно состоят из трех частей:
- вводной (вступительной);
- основной;
- заключительной.
Для написания текста лучше использовать специальный план, с помощью которого легче будет последовательно выражать свои мысли.
В таком обращении можно выделить несколько пунктов:
- Сначала нужно выразить свою признательность за то, что партнер сообщил о сложившейся ситуации.
- Затем выразить свое сожаление о том, что все произошло именно так.
- Далее идут непосредственные извинения.
- После этого надо попытаться объяснить причину, по которой произошло подобное недоразумение.
- В самом конце нужно заверить адресата в искренней признательности и выразить надежду на возобновление прежних отношений. Кроме этого, стоит отдельно подчеркнуть важность совместной работы.
Письмо с извинениями (Apology Letter) отправляется в ответ на письмо-жалобу (Complaint Letter). Начать следует с выражения сожаления, личной обеспокоенности сложившейся ситуацией. Необходимо объяснить, какие шаги будут / были предприняты, чтобы устранить проблему и избежать ее повторения в будущем. Ниже вы найдете несколько фраз, используемых при написании Apology Letter.
1. Выражение признательности за сообщение о сложившейся ситуации
Thank you for bringing the matter / issue / problem to our attention.
Благодарим Вас за привлечение нашего внимания к этому делу / вопросу / проблеме.
I appreciated your advising me of this incident…
Для меня очень важно ваше сообщение об этом инциденте.
2. Выражение сожаления
We are very sorry to hear that…
Мы очень сожалеем о том, что …
I am very sorry for this situation.
Я очень сожалею о сложившейся ситуации.
3. Принесение извинений
We apologise for…
Мы приносим свои извинения за …
Please accept our apologises for…
Примите наши извинения …
4. Объяснение действий компании
Please be assured that we will…
Будьте уверены, что мы …
You have my assurance that …
Я гарантирую вам, что …
To compensate for the inconvenience caused …
Для возмещения причиненных неудобств …
We are doing everything we can do to resolve the issue.
Мы делаем все возможное для решения вопроса / проблемы.
I can assure you that this will not happen again.
Могу Вас заверить, что этого впредь это не повторится.
I am trying to sort it out / sort the problem out as a matter of urgency.
Я пытаюсь разобраться с этим / решить эту проблему немедленно.
Please return the faulty goods, and we will refund you / repair them / replace them.
Пожалуйста, верните некачественный товар и мы возместим ваши затраты / произведем ремонт / обменяем его.
5. Напоминание о большой важности для вас продолжения сотрудничества
We value your custom highly.
Для нас очень важно сотрудничество с вами.
Your satisfaction is our priority.
Удовлетворение Ваших потребностей является нашей приоритетной задачей.
Дополнительные стандартные фразы для составления письма с извинениями
| 1. We acknowledge the receipt of your letter of … and are extremely sorry that we have not been able to deliver your order in time. | 1. Мы подтверждаем получение Вашего письма от … и чрезвычайно сожалеем, что не были в состоянии осуществить поставку по Вашему заказу вовремя. |
| 2. Please accept our apologies for the delay and the inconvenience it has caused you; it was due to reasons entirely beyond our control. | 2. Просим Вас принять наши извинения за задержку и неудобство, которое она Вам причинила; случившееся произошло по причинам, которые мы никоим образом не могли предотвратить. |
| 3. We were really distressed when we received your letter of … and learned that … | 3. Мы были действительно огорчены, когда получили Ваше письмо от … и узнали, что … |
| 4. We hasten to offer our sincere apologies for this mistake. | 4. Мы спешим принести Вам свои искренние извинения за эту ошибку. |
| 5. We apologize once more for this most regrettable mistake and have taken measures to prevent а recurrence of similar errors future. | 5. Мы еще раз приносим свои извинения за эту в высшей степени прискорбную ошибку и уже предприняли меры для предотвращения повторения подобных ошибок в будущем. |
| 6. We are most grateful to you for settling this matter in such а friendly way. | 6. Мы очень признательны Вам за урегулирование данной проблемы таким дружеским путем. |
| 7. We regret to see from your letter of … that … | 7. С сожалением узнали из Вашего письма от …, что … |
| 8. We are sorry to hear that you have had trouble with … | 8. Мы с сожалением узнали о том, что у Вас были затруднения с … |
| 9. We hope that you will feel that this concession on our part is а satisfactory solution of the difficulty. | 9. Мы надеемся, что Вы сочтете эту уступку с нашей стороны удовлетворительным разрешением данной проблемы. |
| 10. We are very sorry that the shipment of goods (Purchase Order No.) that you received on (Specific Date) was defective. | 10. Мы очень сожалеем о том, что партия товара (Заказ на покупку № …), полученная Вами (конкретная дата) была повреждена. |
| 11. We understand your disappointment and appreciate the inconvenience this must have caused your organization and the logistics problems that ensued. | 11. Мы понимаем Ваше разочарование и неудобства, которые это может причинить Вашей организации, а также вытекающие из этого проблемы в снабжении. |
| 12. There is no question that the product we shipped did not meet the very high standards our customers have come to expect and should continue to demand. | 12. Нет сомнения в том, что отгруженный нами продукт не соответствовал очень высоким стандартам, которых привыкли ожидать наши клиенты, и которых должны требовать и далее. |
| 13. In our effort to improve the overall quality of our products, we used a new composite material for your order. We have since returned to the original recipe and can assure you that we are in the process of completing more thorough testing and development. | 13. Пытаясь улучшить общее качество нашей продукции, мы использовали для Вашего заказа новый композитный материал. С тех пор мы вернулись к первоначальному составу, и можем Вас заверить, что в настоящее время мы проводим более тщательные испытания и разработки. |
| 14. I can promise you that the highest quality standards will be met in the future because protecting our reputation for delivering the best product on the market is a key priority for us. | 14. Я могу вам обещать, что в будущем будут соблюдаться наивысшие стандарты качества, потому что защита нашей репутации поставщиков наилучшей продукции на рынке является для нас ключевым приоритетом. |
| 15. Again, I apologize for our mistake and regret any inconvenience caused as a result. | 15. Я еще раз приношу извинения за нашу ошибку, и любые, вызванные в результате, неудобства. |
| 16. We have already brought in additional staff to expedite the production of a replacement order and guarantee its delivery by the end of this week. We have also asked our shippers to pick up the defective product prior to delivery of the new shipment, in order to free up your warehouse space. | 16. Мы уже привлекли дополнительный штат для ускорения изготовления заменяющего заказа, и гарантируем его доставку к концу этой недели. Мы также попросили нашего грузоперевозчика забрать дефектный продукт до доставки новой партии, чтобы освободить место на Вашем складе. |
| 17. We look forward to continuing the mutually beneficial relationship that our two companies have shared over the last two years. | 17. Мы с нетерпением ждем продолжения наших взаимовыгодных о |
Всем секретарям очень часто приходится составлять различные письма, в том числе и с извинениями. Оформление текста письма-извинения может стать настоящей проблемой, если не знать правил делового этикета и требований к оформлению. В данной статье мы подробно рассмотрим, как составить письмо извинение (образцы писем доступны для скачивания) как для организации, так и для клиентов компании.
Из этой статьи вы узнаете:
- в каких случаях нужно писать письмо-извинение?
- содержание письма извинения;
- наглядные примеры оформления писем с извинениями.
В каких случаях нужно писать письмо-извинение?
Понятно, что составлять письмо с извинениями требуется в том случае, когда их действительно требуется принести. Каждая уважающая себя организация должна уметь признавать свои ошибки и исправлять их: это является неотъемлемой частью деловой этики . Более того, своевременно принесенные извинения помогут сохранить репутацию, важных клиентов или партнеров компании и избежать убытков. Порой именно вовремя отправленное деловое письмо с извинениями может помочь избежать судебных споров и широкой огласки. Поэтому составлять подобные письма должен уметь каждый секретарь. Причем делать это нужно качественно и искренне.
Когда требуется писать письмо-извинение
- Нарушение обязательств по договору . Данная причина является одной из самых распространенных. При этом неважно, требуется адресовать письмо с извинениями организации или клиенту: частота нарушений обязательств в обоих случаях примерно одинакова. Однако следует понимать всю серьезность нарушений, вполне возможно, что одних извинений будет недостаточно и понадобится дополнительно отправить подарок, предоставить скидку и т.д.
- Некорректное поведение сотрудников компании также требует принесения извинений. В данном случае важно понимать, что каждый сотрудник компании является ее лицом и его поведение скажется в целом на репутации всей организации.
- Форс-мажор. Никто не застрахован от форс-мажорны ситуаций, которые могут отрицательно повлиять на деятельность компании. При этом важно объяснить своим клиентам, что причиной каких-либо проблем являются обстоятельства, которые не зависят от вас.
Официальное письмо с извинениями должно состоять из нескольких абзацев, содержание которых строго регламентировано. Первый абзац письма должен содержать само извинение (одного извинения на все письмо будет достаточно). Второй абзац полностью описывает причины и проблемы, по которым возникла текущая ситуация, которая и потребовала письменных извинений. При этом не следует намеренно занижать масштабы события, называя его маленькой оплошностью или недоразумением.
В случае, даже если ваша организация не считает себя виноватой, это не должно быть заметно в письме. В противном случае весь смысл извинений исчезает, а вина так и остается не заглаженной.
Последний абзац необходимо посвятить огорчению и сожалению по поводу возникшей ситуации. Также можно указать меры, которые были приняты, чтобы подобных ситуаций больше не возникало. Письмо с извинениями клиенту (пример представлен ниже) может также содержать информацию о бонусах, предоставленных дополнительно в качестве извинений.
В заключении можно выразить надежду на то, что подобные ситуации больше не возникнут. Более того, можно упомянуть, что ваша компания надеется, что это никак не повлияет на дальнейшие отношения и сотрудничество.
Наглядные примеры писем с извинениями
В данном абзаце мы наглядно покажем, как должно выглядеть письмо с извинениями клиенту (образец) и письмо с извинениями от организации (образец).
Образец письма с извинениями клиенту
Доброго времени суток, ХХХ!
Меня зовут YYY, я – руководитель компании ООО. Вчера случилась проблема: служба доставки, с которой мы сотрудничали на протяжении трех лет, не справилась с объемами возложенной на нее работы. Не дожидаясь окончания судебных разбирательств, нам пришлось искать новые пути доставить вам заказ. Проблема была решена, а потому заказ уже готов к отправке. В ближайшее время с вами свяжется оператор и уточнит, когда вы готовы его принять.
Чтобы загладить свою вину, вместе с заказом вам будет доставлен уникальный подарок. Не позднее, чем 15 апреля, заказ и подарок приедут к вам.
С уважением, руководитель компании ООО YYY.
