Как повысить эффективность работы персонала. Как повысить эффективность своей работы

Личная эффективность каждого из сотрудников – это основа достижения стратегических и тактических целей компании. Повышение эффективности персонала зависит от обеих сторон: руководитель транслирует цели и создает стимулы, сотрудники их разделяют или нет.

Внедрение системы KPI позволяет измерять результаты и ставить цели, а эффективность труда является результатом достижения целевых показателей в рамках ресурсов и возможностей, которые создала компания для человека.

Как увеличить эффективность?

Для того, чтобы понять как улучшить эффективность работы персонала, надо разобраться с возможными причинами низкой результативности работников.

К основным преградам, которые мешают сотрудникам работать эффективнее, можно отнести:

1. Отсутствие мотивации (внутренней и внешней).

Увеличение эффективности персонала во многом основано на внешних и внутренних стимулах. Мотивация – была, есть и будет главной движущей силой в направлении достижения новых результатов.

Чаще всего, внимание уделяется внешней системе мотивации (материальному поощрению, признанию заслуг) и обходится стороной внутренняя мотивация самого сотрудника.

Внутренняя мотивация основывается на самоанализе достигнутых результатов. Самое верное решение – это давать персоналу самостоятельно оценивать свою работу. В идеале результат должен совпадать с оценкой руководителя. При таком подходе человек чувствует, то только он может повлиять на свои достижения, а полученное вознаграждение является заслуженным.

2. Отсутствие обучения.

Возможности обучаться выступает в роли мотивационного фактора для развития и роста персонала.

Для руководства это еще и инвестиция в:

борьбу с конкурентами;
развитие лояльности и удовлетворенности своих клиентов;
продажи – не сотрудники ищут клиентов, а клиенты хороших специалистов.

3. Отсутствие контроля.

Сегодня компании разделились на два лагеря: тех, кто контролирует процесс и тех, кто контролирует результат. Контроль деятельности должен быть, но какой – зависит от сферы деятельности фирмы.

4. Негативная корпоративная среда.

Корпоративная культура создает социально-психологические условия труда. Она представляет собой среду, которая вдохновляет, мотивирует, поддерживает.

Попадая в неблагоприятную обстановку, у сотрудника появляется два возможных пути выхода из нее: первый – это непосредственный уход из такого коллектива, и второй – это адаптация к среде. Даже хорошие сотрудники заражаются вирусом неуважения к руководству, халатности, безответственности, лени. Иногда, единственным путем выхода из ситуации является увольнение персонала, который не разделяет миссию компанию и тянет коллектив назад.

5. Отсутствие целей и KPI.

Внедрение системы KPI проводится с целью оценки эффективности работы сотрудников. Причиной плохих результатов может быть отсутствие целей или их некорректная постановка.

Цели и метрики измерения результата являются неделимыми. Для того, чтобы сотрудники достигали цели – они должны их сами ставить. Через постановку цели приходит осознание к чему стремится и как этого достичь.

Спущенные сверху цели не находят должного отклика, полного вовлечения не происходит.

6. Неоправданные ожидания.

Как правило, хорошие сотрудники приступают к работе с большим энтузиазмом. Они прошли собеседование, узнали о деятельности компании, и согласились со всеми условиями. Но весь запал пропадает, когда на деле все оказывается совсем не так.

Завышение ожиданий соискателя плохо отражается не только на его дальнейшей работе, но и на репутации компании. Поэтому стоит быть всегда предельно честными с соискателями и своими сотрудниками. “Золотые горы” прибавляют привлекательности лишь на первом этапе, а потом приносят только ущерб.

Как оценить эффективность работы сотрудников?

Расчет показателей эффективности проводится комплексно:

анализируется объем выполненной работы;
сложность поставленных задач;
особенности функциональных обязанностей;
полученные результаты.

У каждой должности свои критерии оценки труда. Они обязательно должны быть:

достижимыми;
обоснованными;
мотивирующими;
соответствующими содержанию работы;
гибкими и адаптивными под изменения в компании.

Работу “творческих” людей сложно контролировать и нормировать, ее можно оценивать лишь по результату (например, работа дизайнера, креативщика).

Работу специалистов, у которых операции циклически повторяются можно нормировать. Для этого проводится .

Суперпродуктивные люди ничем не отличаются от всех остальных. Кроме того, что они ценят свое время и знают, как его использовать. Порой банальные и простые вещи могут помочь сэкономить уйму ресурсов и значительно повысить эффективность работы. Тревис Бредберри собрал для издания Inc 11 вещей, которые продуктивные люди делают не совсем так, как все остальные.

Когда дело касается продуктивности, мы все сталкиваемся с одной и той же проблемой – в сутках только 24 часа.

Однако, иногда складывается ощущение, что у некоторых людей времени в два раза больше: у них есть какая-то сверхъестественная способность все успевать. Даже если они ведут несколько проектов, они достигают поставленных целей и избегают провалов.

«Время – это единственный капитал, который есть у человека, и единственная вещь, которую он не может позволить себе потерять», - Томас Эдисон.

Мы все хотим получить от жизни большего. Вряд ли есть более правильный путь добиться этой цели, нежели найти способ грамотно распоряжаться отведенным временем.

Когда вы покидаете офис после действительно продуктивного дня, это дарит очень приятные ощущения. Так называемая «рабочая эйфория».

При правильном подходе, вы можете добиться этого состояния каждый день.

Для этого не надо работать дольше, или активнее себя стимулировать. Нужно просто работать умнее.

Суперпродуктивные люди это знают. Они полагаются на хаки продуктивности, которые делают их в разы эффективнее. Они выдавливают каждую секунду из каждого часа, не тратя времени на лишнее.

Самое прекрасное в этих хаках то, что их легко использовать. Настолько, что вы можете начать это делать уже сегодня.

Почитайте, воспользуйтесь, и вы увидите как вырастет ваша продуктивность.

1. Не приступайте к вещам дважды

Продуктивные люди никогда не откладывают на потом, потому что приступать к задаче дважды – это большая трата времени. Не откладывайте письмо или телефонный звонок. Как только что-то попадает в зону вашего внимания, либо сделайте это, либо делегируйте, либо удаляйте.

2. Готовьтесь к завтрашнему дню перед выходом из офиса

Продуктивные люди каждый день заканчивают подготовкой к следующему. Эта практика решает две проблемы: помогает структурировать то, что вы сделали сегодня, и убедиться в своей продуктивности завтра. Занимает всего пару минут, но это отличный способ завершить рабочий день.

«Каждая минута, потраченная на планирование, стоит часа работы», - Бенджамин Франклин.

3. Ешьте лягушку

«Есть лягушку» - американский фразеологизм, который означает «делать что-то глубоко неприятное». «Есть лягушку» - лучшее лекарство от прокрастинации и суперпродуктивные люди начинают с этого свое каждое утро. Другими словами, они делают самые неприятные и неинтересные задачи прежде всех остальных. После этого они приступают к тем вещам, которые их действительно вдохновляют.

4. Боритесь с «тиранией срочного»

«Тирания срочного» – это когда мелкие задачи, которые нужно выполнить прямо сейчас, отнимают время у того, что на самом деле важно. Это создает большую проблему, потому что срочные действие обычно имеют очень маленький эффект.

Если вы поддадитесь «тирании срочного», можете обнаружить, что целыми днями, а иногда неделями не занимаетесь важными задачами. Продуктивные люди умеют вовремя заметить, когда «горящие» дела начинают убивать продуктивность и предпочитают их игнорировать или делегировать.

5. Соблюдайте расписание встреч

Встречи – наибольшие убийцы времени. Суперпродуктивные люди знают, что встреча может длиться вечно, если не задать ей строгие часовые рамки, поэтому они с самого начала информируют участников о расписании. Ограничение по времени не позволяет расслабитья и делает всех более эффективными и сконцентрированными.

6. Говорите «нет»

«Нет» - это мощное слово, которое суперпродуктивные люди не боятся использовать. Когда надо сказать «нет», они не используют фразы вроде «Не думаю, что смогу», «Я не уверен» и тому подобное. Когда вы говорите «нет» новому обязательству, вы демонстрируете уважение к уже взятым и получаете возможность успешно их соблюсти.

Исследование, которое проводилось в Калифорнийском университете Сан-Франциско показало, что чем сложнее вам говорить «нет», тем больше вероятность того, что вы будете испытывать стресс, перегорание на работе и даже депрессию. Научитесь использовать это слово, и у вас улучшится и настроение, и продуктивность.

7. Проверяйте email только в специально отведенное время

Суперпродуктивные люди не позволяют электронным письмам постоянно их отвлекать. Мало того, что они проверяют почту только в определенное время, они используют возможности, которые позволяют сортировать письма по отправляющему. Они настраивают уведомления на письма от самых главных вендоров или пользователей, а остальные откладывают до определенного момента. Некоторые люди даже ставят автоответчик, в котором написано, когда они в следующий раз будут проверять почту.

8. Не делайте несколько вещей одновременно

Суперпродуктивные люди знают, что мультитаскинг – убийца продуктивности. Исследования, проведенные в Стенфорде, подтвердили, что мультитаскинг менее эффективен, нежели работа над одним заданием в один момент времени. Исследователи выяснили, что люди, которых постоянно бомбардируют электронной информацией, не способны концентрироваться, обрабатывать данные или переключаться с одной работы на другую настолько же хорошо, как выполнять одно конкретное задание.

Но что, если есть люди со врожденными способностями к мультитаскингу? Ученые из Стенфорда сравнили группы людей на основании их предрасположенности к мультитаскингу и вере в то, что он хорошо сказывается на их продуктивности. Они обнаружили, что жесткие мультитаскеры – те, кто делает множество дел одновременно и чувствует, что это улучшает результаты их работы – оказались хуже на этом поприще, нежели те, кто предпочитает делать что-то одно. Постоянные мультитаскеры показали худшие результаты, потому что имели проблемы с организацией собственных мыслей и фильтрованием ненужной информации. Они медленнее переключались с одной задачи на другую. Упс.

Мультитаскинг уменьшает вашу эффективность, поскольку ваш мозг способен фокусироваться на чем-то одном в определенный момент времени. Когда вы пытаетесь делать два дела одновременно, мозгу не хватает мощности, чтобы выполнить оба задания успешно.

9. Выпадайте из социума

Не бойтесь выпадать из социума, когда нужно. Дайте одному человеку, которому доверяете, номер телефона, чтобы он звонил по нему в экстренных случаях. Пусть это станет вашим фильтром. Все должно проходить через этого человека, и, если он не сочтет это дело критически важным, пусть оно подождет. Такая стратегия – пуленепробиваемый способ закончить высокоприоритетные проекты.

«Одни достигают недельных целей за год, а другие – годовых за неделю», - Чарльз Ричардс.

10. Делегируйте

Суперпродуктивные люди принимают тот факт, что они – не единственные умные и талантливые люди в организации. Они доверяют людям часть своей работы, чтобы сконцентрироваться на основной деятельности.

11. Заставьте технологии работать на вас

Технологии могут оказывать разрушительный эффект, однако могут и помочь сконцентрироваться. Суперпродуктивные люди заставляют технологии работать на себя. Кроме настройки фильтров в email, которые сортируют и расставляют приоритеты в почте, они используют приложения вроде IFTTT, которые настраивают связи между другими приложениями и уведомления о действительно важных вещах. Так что если ваши акции достигнут пика или вам придет письмо от лучшего покупателя – вы будете в курсе.

Владимир Каменецкий, Генеральный Директор и владелец ГК «СофтБаланс», Санкт-Петербург

Самые лучшие работники - предприимчивые сотрудники. Их переполняют новые идеи, они готовы много работать и брать на себя ответственность. Но они же и самые опасные - рано или поздно решают работать на себя. В лучшем случае просто уйдут и создадут свое дело, в худшем - прихватят вашу информацию, пул клиентов и станут конкурентами.

Если Вы уже являетесь подписчиком журнала «Генеральный Директор», читайте статью

Зачем открывать для сотрудников сведения о доходах и расходах каждого подразделения 
Как сказываются на производительности труда сведения о зарплатах коллег
 Какие возникают сложности из-за доступных данных и как их решать 
С чего начать путь к открытости компании
Пример повышения эффективности персонала в компании Buffer

Поговорим о том, как повысить эффективность персонала. В моей компании нет секретов от сотрудников. Доступна вся информация, в том числе и финансовая – от прибыли конкретной сделки до моей зарплаты. Двери во все помещения прозрачны и открыты, на ключ закрываем лишь серверные и вентиляционную. Мой опыт показывает, что в таких условиях гораздо проще работать. Легко делегировать полномочия, контролировать работу, обосновывать необходимость перемен.

Выгода 1. Открытость информации о деятельности компании помогает нам свободно обсуждать любые вопросы, подключая широкий круг специалистов и не тратя время на соблюдение мер конфиденциальности.

Выгода 2.Открытость помогает более качественно обслуживать клиентов. Многие из них пользуются услугами различных департаментов нашей компании. Чтобы действия были согласованными, мы используем CRM-систему, в которой каждый специалист может мгновенно увидеть всю историю взаимоотношений с клиентом. Мы не тратим время и силы на выстраивание хитрых механизмов распределения прав доступа – информация открыта всем сотрудникам.

Выгода 3. Открытые двери в комнаты всех отделов сметают барьеры в общении между сотрудниками, а это очень важно для обмена профессиональным опытом. Так, если сроки поджимают, а задача трудная, у нас принято просто написать всем письмо: «Кто-нибудь сталкивался с подобной проблемой? Подскажите, как решали». Обычно автор вопроса получает по несколько подробных ответов. Кроме того, мы ведем архив всех проектов. Конечно, сотрудники не часто его просматривают, однако, если возникает необходимость, он помогает, особенно новичкам.

Эффективность работы сотрудников: как провести оценку быстро

Как повысить эффективность персонала, внедрив подход открытости

Всю финансовую информацию можно увидеть в нашей корпоративной информационной системе. У всех сотрудников есть права на ее просмотр. Учитывая, что подавляющее большинство работающих у нас – специалисты по внедрению учетных систем, проблем с объяснением, где и что искать, практически не возникает.

Один из самых просматриваемых документов – отчет о доходах и расходах. В нем каждый сотрудник может увидеть, из чего сложился доход того или иного подразделения, какие были расходы, какова операционная и чистая прибыль. Считаю это очень важным: каждый работник видит, как его деятельность отражается на успехах всей компании.

При желании любой работник может легко узнать уровень дохода коллеги и понять принципы расчета. Для этого нужно открыть в корпоративной системе документ «Начисление заработной платы», выбрать нужный период и, кликнув по ссылке, перейти к файлу Excel с расчетом зарплаты. Здесь мы используем Excel, а не информационную систему специально – в этом случае все сотрудники могут быстро понять принципы расчета, выраженные в простых формулах.

Кроме того, схема расчета премиальной части зарплаты описана в регламентах. Алгоритмы во всех отделах разные. Например, в одних подразделениях процент считается от персональной выработки (валовой прибыли), в других сначала вычисляется общий премиальный фонд отдела, который потом распределяется между сотрудниками.

Информация о том, что некоторые коллеги имеют очень хороший доход, обычно оказывает на сотрудников стимулирующее действие: люди видят, что добиться высокой зарплаты реально, понимают, куда расти. У нас нет ни одного руководителя со стороны, все выросли до своих должностей внутри компании.

Карьерная лестница в нашей компании короткая и включает всего три ступени управления: руководитель проекта, руководитель отдела, руководитель департамента (фактически директор отдельного бизнеса). Но границ для профессионального роста практически нет. Если у работника есть идеи и драйв для их реализации, мы даем добро на открытие нового направления. К примеру, год назад трое сотрудников службы внутренней автоматизации создали новый отдел разработки мобильных приложений.

Сокрытие информации о заработках коллег, на мой взгляд, дает больше поводов для конфликтов и натянутых отношений. Представьте, в один прекрасный день сотрудник приезжает в офис на новом шикарном автомобиле или рассказывает, что переехал в новую квартиру. Его близкие друзья, скорее всего, знают, что ему помогли обеспеченные родители. А у других могут появиться подозрения, что коллеге слишком много платят.

Как с помощью нематериальной мотивации добиться высочайшей производительности

Говорит Генеральный Директор

Евгений Фролов, совладелец и Генеральный Директор компании «Высоцкий консалтинг», основатель компании «Инсайт-Альянс», Москва

Полностью согласен с тем, что для построения сплоченной команды важна прозрачность в действиях. Начните внедрять данный подход с ключевых руководителей.

Во-первых, без изменения точки зрения руководителей успешной работы с их подчиненными не получится.

Во-вторых, основные топ-менеджеры дают большую часть результатов. Начав с них, вы максимально быстро получите положительный эффект.

Вводите прозрачность терпеливо, не заставляйте разбираться в финансовых потоках, а объясните, для чего вы это делаете. Действуйте через понимание, естественное желание руководителя разобраться: «Я хочу, чтобы вы как следует понимали финансовую картину компании и могли вносить свои ценные предложения, с вашей помощью мы можем вывести компанию на новый уровень». A не через «Я сказал, что вы должны знать, откуда у нас приходят деньги и куда уходят, это обязательно».

Какие проблемы возникают в коллективе из-за открытой информации о зарплатах

Открытая информация о зарплатах периодически вызывает вопросы сотрудников и недопонимание. Для меня это сигнал, что нужно еще раз уделить внимание подчиненным: объяснить принципы расчета вознаграждения, а также вместе подумать, как можно увеличить заработок. В ряде случаев после таких бесед сотрудники принимают решения о переходе в другое подразделение, например, работники горячей линии часто становятся высокооплачиваемыми консультантами проектного отдела.

Недавно ко мне обратилась сотрудница-старожил с вопросом, почему нескольким работникам департамента обеспечения и развития не начислили годовой бонус. Сама она трудится в другом отделе, но, по ее словам, отсутствие премии сотрудники восприняли как негативную оценку их работы. В тот же день я отправил ей письмо:

отличное, превосходящее ожидания, выполнение текущих обязанностей;
успешное достижение поставленных целей;
вклад в совершенствование работы компании (генерацию и реализацию новых идей, подходов, методов, способствующих радикальному улучшению качества);
выход за границы своей должности (помощь коллегам из других подразделений, расширение стандартной зоны ответственности и пр.)».

На мой взгляд, квартальные премии достаточно объективно отражают первые два пункта: отличное выполнение своих обязанностей и успешное достижение целей. А вот те сотрудники, про которых я действительно могу сказать, что они внесли вклад в совершенствование работы компании, вышли за границы своей должности, – вот их я отметил дополнительным годовым бонусом. Однако из этого совершенно не следует, что сотрудники, не получившие годовой бонус, плохо работают! Я не хотел бы заминать этот вопрос и готов более детально пояснить свою позицию. Если ты считаешь, что по этому вопросу есть недопонимание в коллективе, давай устроим встречу».

Затем на встрече еще раз разъяснил принципы начисления премий в компании, мы наметили план, следуя которому, работники смогут получить бонус в будущем периоде.

Что дают отчеты о достижении целей

В нашей компании нет планов в классическом понимании, когда руководство спускает сотрудникам некие цифры, от достижения которых будет зависеть премия. Вместо плана мы ставим цели. Причем их формулируют сами сотрудники (если речь идет о персональных целях) или менеджеры подразделений после обсуждения со мной приоритетов развития компании.

Ежеквартально составляется два вида отчетов – отчет руководителя по итогам деятельности коммерческого подразделения и индивидуальный отчет сотрудника департамента обеспечения и развития. Отчеты пишем в свободной форме, хотя есть рекомендованный образец. Доступ к этим отчетам имеют все сотрудники компании.

Отчеты коммерческих подразделений. В них должны быть представлены не только достигнутые результаты или финансовые показатели, но и сведения о том, что было сделано для развития персонала, совершенствования операций, маркетинга. Я ввел это правило, следуя логике авторов системы сбалансированных показателей: если мы будем иметь надлежащим образом обученный и хорошо мотивированный персонал, непрерывно совершенствовать качество и эффективность операций, своевременно выяснять и удовлетворять потребности клиентов, то наши доходы будут расти, и это даст нам ресурсы для дальнейшего развития. Поэтому в отчетах пишется, например, о том, что кто-то из сотрудников сдал экзамен и получил сертификат «1С:Специалист», кто-то прошел обучение на тренинге «Телефонные продажи» и пр. В этом же отчете руководитель отдела прописывает цели на ближайший квартал.

Индивидуальные отчеты. Их готовят сотрудники обеспечивающих подразделений (отдел маркетинга, служба управления персоналом и пр.). Каждый работник должен ответить в отчете на ряд вопросов. Вот некоторые из них:

Какие цели были поставлены, каков результат их достижения?
Что было сделано для повышения качества и эффективности своего труда и работы коллег?
Что нового и полезного было привнесено в деятельность компании?
Чему сотрудник научился?
Что хотел бы улучшить в своей работе в следующем квартале?

По всем отчетам я или мой заместитель даем обратную связь. В режиме рецензирования кратко оцениваем, насколько согласны или не согласны с указанным результатом, пишем комментарии, при необходимости уточняем формулировку целей на следующий квартал, расставляем приоритеты.

Более оперативная информация о деятельности компании собирается в ежемесячном дайджесте, который мы рассылаем всем сотрудникам в последний рабочий день каждого месяца. Начинается он новостями о наших подшефных (интернат) и нашей помощи им, далее идут рассказы о наиболее ярких событиях отделов и компании в целом. Завершается дайджест ссылками на 5–10 интересных статей, найденных сотрудниками в Интернете. Например: «Перерыв в работе. Как правильно его использовать?», «Пять простых советов по вводу текстов на сенсорных экранах» и др. Информацию готовят руководители или ключевые сотрудники отделов. Копирайтер все собирает, красиво оформляет, добавляет фотографии и ссылки. Предварительную версию дайджеста проверяю я и мой заместитель. При необходимости мы дополняем его или, например, рекомендуем копирайтеру сделать на том или ином событии бо льший акцент.

Внедрение системы сбалансированных показателей: все о Balanced Scorecard

Как сделать свою компанию открытой и повысить эффективность труда персонала

Если вся корпоративная информация общедоступна, нет поводов для слухов и сплетен и энергия не тратится зря на беспричинные страхи. К тому же, когда все у всех как на ладони, приходится всегда быть в тонусе (см. также в конце статьи).

Конечно, может случиться, что работник передаст ту или иную информацию конкурентам, однако у нас за 20 лет такой инцидент произошел лишь раз. Сотрудница сообщила им цены, которые были указаны в выставленных нами счетах. Мы об этом узнали от клиентов: конкуренты предложили им купить то, что предлагаем мы, но на 1–2% дешевле. Однако опыт работы с нашей компанией оказалась для клиентов важнее скидки. Когда все вскрылось, сотрудница уволилась сама.

Тем не менее, если ваша компания решит пойти по нашему пути, я рекомендую придерживаться следующих правил.

Начните наводить порядок в управленческом учете. Делиться недостоверными данными нет смысла. Информационная система должна работать в первую очередь на руководителей компании и ее сотрудников, а не на налоговую инспекцию.
Далее стоит наладить процесс информирования персонала об основных итогах деятельности компании. Советую сначала ознакомить сотрудников с нефинансовыми показателями: что сделано в области развития персонала, какие приняты меры по привлечению клиентов, повышению качества. Раскройте планы на будущие периоды, пригласите сотрудников к обсуждению стоящих перед компанией целей. Но не стоит обходить стороной и финансовые показатели. Если Вы не готовы сразу раскрывать размер чистой прибыли, поделитесь с сотрудниками анализом валовой прибыли в разрезе товарных групп, центров финансовой ответственности.
Сформулируйте правила распределения валовой прибыли внутри подразделений. Определите, какая часть идет на ФОТ, какая – на развитие направлений, какая остается в компании. Установленный порядок нужно закрепить в регламенте. Одновременно с этим определите правила расчета зарплаты. Это сложный процесс, требующий времени. В результате в компании не должно остаться ни одного сотрудника (включая Генерального Директора и собственника), зарплата которого считалась бы по формуле «просто мы так договорились». Правила распределения прибыли и расчета зарплаты Вам нужно в первую очередь представить руководителям подразделений. После того как вы убедитесь, что схема понятна и принята начальниками отделов, можно ознакомить с ней весь коллектив. Не удивляйтесь тому, что к этому моменту большинство уже будет знать о принципах расчета зарплаты коллег.
Определите, с какой регулярностью вы будете передавать сотрудникам информацию. Это зависит от размера компании. Например, когда нас было 10 человек, все было и так на виду. Когда стало больше 40, я проводил собрания ежемесячно. Сейчас, когда нас 250 человек, об итогах работы я подробно рассказываю сотрудникам раз в год на общем собрании. А результаты работы за квартал выкладываются в электронном виде в общем доступе.
Главный фактор успеха – ваша личная заинтересованность и активное участие. Проект «Открытость» должен быть вашим на 100%.

Временные затраты на повышение работоспособности персонала

Если ваша информационная система дает достоверную, оперативную и понятную информацию о результатах деятельности, сроки перехода к открытости зависят от размера компании. Рискну предположить, что здесь работает следующая эмпирическая формула:

Количество месяцев = Число сотрудников: 20.

То есть компания из 20 сотрудников может уложиться и в один месяц. А предприятию с тысячью работников может потребоваться несколько лет, так как должны пройти значительные изменения в корпоративной культуре.

Полная открытость: опыт зарубежной компании Buffer

В компании Buffer открыта вся информация:
На зарплату сотрудников влияют 5 факторов:

тип работы. В частности, у нас различается зарплата для службы поддержки, инженеров, дизайнеров, руководителей и пр.;

ранг. Зарплата зависит от уровня должности – 5-20% к базовому окладу. Утверждается и фиксированная премия, которая зависит от выручки компании;

опыт – для профессионала коэффициент 1.3., для новичка 1;

территориальное нахождение сотрудников. Наличие и размер прибавки зависит от конкретного города работы сотрудника;

участие сотрудника в бизнесе. В частности, работник может выступать акционером компании либо получать вместо этого ежегодную прибавку $10 тыс.

Владимир Каменецкий окончил кафедру прикладной математики Санкт-Петербургского политехнического института. В 1993 году, учась на четвертом курсе, основал компанию «СофтБаланс». Кроме того, окончил экономический факультет Санкт-Петербургского государственного университета по специальности «управление маркетингом» и курс «Управление предприятием» в Высшей школе экономики. В 2008 году получил степень MBA в Открытой школе бизнеса. 

ГК «СофтБаланс» 
Сфера деятельности: системная интеграция и разработка программного обеспечения 
Численность персонала: 250 
Валовая прибыль: 316 млн руб.
Подписчик электронной версии журнала «Генеральный Директор»: с 2014 года

ООО «Высоцкий консалтинг»
Сфера деятельности: консалтинг в области управления бизнесом
Численность персонала: 100 сотрудников
Годовой оборот: 190 млн руб.

Всем известно, что успешная деятельность и финансовое благосостояние предприятия нередко зависит от эффективности работы его сотрудников. Рано или поздно каждый руководитель задумывается над ее повышением, и для этого можно воспользоваться любым из действенных способов, предварительно выбрав для себя наиболее удобный.

Перед тем, как использовать основные методы повышения эффективности, нужно ответить на несколько вопросов:

Можно ли увеличить производительность труда при таком же штате сотрудников, т.е. без его расширения?
Не будет ли работать компания в убыток, если увеличить штат работников?
Трудится ли персонал на полную отдачу, или же работает вполсилы?
Есть ли мотивация для более высокой работоспособности у работников?

Даже если на большинство вопросов ответ положительный, всегда необходимо двигаться только вперед: увеличивать товарооборот, уменьшать денежные затраты, расширять клиентскую базу, привлекать инвесторов и т.д. Все это возможно только при максимальной отдаче персонала в работе, и если ее нет, стоит обратить внимание на самые актуальные методы достижения поставленных целей.

Повышение эффективности труда: основные методы

Перед использованием любого из методов необходимо определиться с масштабом проблемы: один ли сотрудник не выкладывается полностью, или же целый штат? Если определенные обязанности возложены на одного работника и он выполняет их высокопрофессионально с впечатляющими результатами, но при этом для наилучших достижений требуется расширение его обязанностей, понадобится привлечение другого персонала.

Распределением должностных обязанностей, как и расчетом (расширением) ресурсов, занимаются руководители. Если возникает ситуация, когда для повышения эффективности требуется распределение обязанностей между подчиненными, нужно придерживаться следующих правил:

Грамотные и адекватные требования к каждому сотруднику. Нельзя добавлять новые обязанности, если он ранее уже был предельно нагружен: это приведет к снижению его работоспособности и ухудшению результатов его деятельности. Лучше всего правильно распределить все между несколькими работниками так, чтобы они трудились с полной самоотдачей;
Ответственность. Каждый работник должен знать зону своей ответственности: это позволит уменьшить количество его промашек в работе;
Обучение правильному распределению рабочего времени. Перед тем, как поставить перед сотрудником задачу, руководитель должен определить, сколько времени тому потребуется на ее выполнение. Если подчиненный возражает и говорит, что не успеет, необходимо сделать акцент на том, что он не умеет планировать свой график дел;
Обоснование всех претензий к работнику. Если руководитель просто отчитывает сотрудника, ничем не аргументируя, это будет выглядеть просто как придирки. Всегда нужно приводить доводы и объяснять, какие действия от подчиненного ожидаются и в чем он неправ;
Определение компетентности работника. Важно не только грамотно распределять нагрузку между персоналом, но и определять, какой именно сотрудник сможет выполнить конкретную задачу лучше всего. Если подчиненный загружен и очевидно не успеет выполнить поручение вовремя, лучше всего отдать его другому человеку;
Поощрение. Такая мера носит психологический характер, ведь если руководитель не только наказывает, но и поощряет, работнику легче выявить свои сильные и слабые стороны. Во время благодарности следует делать акцент на личностных качествах сотрудника, благодаря которым он смог грамотно выполнить поставленную перед ним задачу.

Ситуация гораздо усложняется, когда эффективность труда низкая не у одного человека, а у всего коллектива. Здесь проблема может крыться в недостаточной мотивации или неправильном подборе персонала при приеме на работу. В данном случае необходимо детально изучить несколько факторов:

Численность и состав коллектива;
Трудовые отношения между работниками и руководителем;
Соблюдение корпоративных норм.

Теоретически корпоративные нормы существуют в каждой компании, но некоторые предпочитают утверждать их письменно. В них подробно расписываются социальные отношения между всеми работниками предприятия, начиная от младших специалистов и заканчивая руководящим составом.

Многие считают, что производительность труда можно повысить с помощью увеличения штата работников, но это вовсе не так. Оптимальным количеством персонала является от 7 до 11 человек, при этом желательно, чтобы они были разных возрастов и психотипов. В данном случае из-за разных точек зрения в отделе нередко могут возникать споры и даже серьезные конфликты, но именно благодаря таким ситуациям получится найти правильное решение проблемного вопроса.

Самым лучшим способом повышения эффективности работы всего коллектива является создание благоприятных отношений внутри него, а также грамотная мотивация. В последнем случае работодатели могут разрабатывать собственные системы премирования, благодаря которым каждый сотрудник будет мотивирован для более качественного выполнения трудовых обязанностей, что в конечном итоге приведет к улучшению показателей всего персонала.

Также большое значение имеют условия труда: важно, чтобы у работников был весь инвентарь для более качественного выполнения трудовых задач, а также удобные рабочее места. Если сотрудник будет ощущать дискомфорт или нехватку ресурсов, ожидать от него высокой производительности не стоит.

Основные проблемы, с которыми может столкнуться руководитель

Чтобы повысить эффективность и рентабельность предприятия, некоторые работодатели предпочитают создавать огромный штат своих заместителей. В конечном итоге это приводит к тому, что на одного обычного работника приходится 2-3 начальника, а это только мешает благоприятной трудовой деятельности, ведь большую часть времени те будут тратить только на обсуждение своих действий.

Чаще всего большой состав управленцев приводит к снижению показателей всего коллектива, ведь по большей части из-за низкой нагрузки для создания видимости работы заместителям приходится созывать лишние совещания и постоянно требовать от подчиненных ненужные отчеты и другие документы. При их составлении простые работники тратят время, которые могли бы использовать для решения других, более важных для предприятия задач.

Другой проблемой, характерной для большинства предприятий, является большое количество рядового персонала: водителей, секретарей и т.д. Иногда на каждого руководителя приходится по одному секретарю, что, безусловно, облегчает его работу, а иногда и практически полностью освобождает от трудовых обязанностей (теоретически). Всем работникам необходимо платить зарплаты, при этом не каждый из них бывает рентабелен для организации, поэтому сокращение штата позволяет улучшить финансовое благосостояние компании.

Третьей и самой распространенной ошибкой руководителей является неправильная организация рабочего процесса. Если работники слишком часто пьют кофе, выходят на перекуры или постоянно беседуют, мешает эффективному выполнению трудовых обязанностей всего коллектива. Чтобы избежать подобной проблемы, достаточно давать задачи работникам с указанием конкретных сроков выполнения и видом поощрения (премия, отгул и т.д.), и тогда у них попросту не будет ни желания, ни времени отвлекаться, ведь они будут неплохо мотивированы.

Повышение эффективности работы сотрудников магазина: примерная программа

На торговых точках результаты работы персонала напрямую влияют на прибыль, поэтому для повышения эффективности можно использовать следующие методы:

Составление должностных инструкций для всех работников;
Лишение премий и бонусов за нарушение трудового распорядка;
Проведение аттестаций персонала;
Анализ работы сотрудников с целью выявления самых активных и лучших;
Разработка системы премирования;
Создание систем материального стимулирования наиболее успешных работников, когда их зарплата, помимо размера оклада, будет зависеть от количества продаж и товарооборота в целом;
Справедливый вычет из зарплаты за отсутствие на рабочем месте без уважительной причины.

Злоупотребление некоторыми способами может привести к масштабным увольнениям сотрудников по собственному желанию, поэтому очень важно уметь не только наказывать, но и поощрять персонал, соблюдая во всем меру.

Все, кто работают целый день, знают, что очень часто не хватает рабочего времени, чтобы сделать все дела. Однако вы можете значительно улучшить свою продуктивность, если усвоите особые привычки, которые направлены на повышение эффективности вашей работы. Продуктивный работник использует каждую минуту рабочего времени, уделяя, в первую очередь, большую часть своего внимания самым важным задачам. Эффективность на рабочем месте не только улучшит вашу продуктивность и поможет расположить к себе начальника, но и придаст вам ощущение, что вы выполнили свою задачу на сегодня, и у вас был продуктивный рабочий день.

Шаги

Как сосредоточиться на работе

Соблюдайте чистоту и порядок на рабочем месте. Иногда для того, чтобы работать эффективнее, достаточно всего-навсего убрать ненужные вещи с рабочего места. Беспорядок мешает продуктивной работе. Если вы постоянно роетесь в куче хлама, чтобы найти необходимые инструменты или документы, вы тратите приличную часть рабочего времени. Пусть при себе у вас будут только те вещи, которые необходимы вам каждый день. Все остальное храните в другом месте, но так, чтобы при надобности вы смогли их быстро достать.

Следите за тем, чтобы ваше рабочее место было оснащено всем необходимым. Убедитесь, что у вас есть все нужные материалы и инструменты для работы. В офисе, например, должны быть наготове такие вещи как дыроколы, антистеплеры, калькуляторы и др. Если ваша деятельность не протекает в офисе, и вы используете другие инструменты, основной принцип остается тем же – перед началом рабочего дня вы должны подготовить все необходимо. Ученым, которые используют сложную аппаратуру, и механикам, работающим с торцевыми ключами, будет лучше, если их инструменты и приспособления будут заранее подготовлены к работе.

Это также означает, что вы должны убедиться в наличии необходимых материалов. Например, скобы для степлеров, гвозди (если вы столяр), мел (если вы учитель) и т. д.
Убедитесь, что ваши инструменты в хорошем состоянии. Один сломанный ключевой инструмент может помешать всей остальной работе. Сэкономьте будущее время - периодически делайте чистку и, при надобности, ремонт своих приспособлений.

Составьте общее расписание. Если у вас много задач, составление расписания, возможно, увеличит продуктивность вашей работы. Чтобы ваше расписание было действительно эффективным, ограничьте себя одним сводным планом (вы можете добавить к нему календарь для планирования долгосрочных целей). Вам не стоит усложнять работу, составляя несколько расписаний или горы напоминаний, которые вы, несомненно, потеряете. Вам необходимо руководствоваться одним-единственным планом.

Ограничьте себя от вещей, которые отвлекают. В каждой рабочей обстановке есть свои вещи, которые могут отвлекать. Это может быть, например, очень разговорчивый и навязчивый коллега или слишком тихая атмосфера, при которой малейший шорох может отвлекать. Делайте все возможное, чтобы быть максимально сосредоточенным на работе. Если ваше занятие позволяет слушать музыку, берите с собой MP3-плеер. Вы можете даже повесить табличку или разместить уведомления, чтобы коллеги вас не беспокоили. Вам может это показаться грубым, но на самом деле это целесообразный и эффективный способ сделать так, чтобы вас никто не отвлекал во время работы. Не забывайте, что вы можете вдоволь пообщаться с коллегами во время перерыва.

Используйте перерывы, чтобы уладить свои личные дела. Как ни странно, перерывы могут скорее увеличить, чем уменьшить вашу эффективность на рабочем месте. Во-первых, так вы получаете необходимый отдых. Без него вы можете сильно устать и работать медленнее и менее продуктивно. Во-вторых, во время перерыва вы сможете делать все то, что обычно вас отвлекает от работы. Вам приходилось в рабочее время ловить себя на мысли, что нужно позвонить определенному человеку? Сделайте это на перерыве, чтобы не отвлекаться во время работы.

Разработка стратегий эффективной работы
1. Разделите крупные задачи на небольшие части. Большие проекты могут вас пугать: если они очень крупные, их легко отложить и тратить время на менее важную работу, пока вы не будете вынуждены приступить к их исполнению перед окончанием крайнего срока. Для эффективной работы вам стоит сначала сделать самую важную работу, даже если это будет небольшая часть крупного проекта. Конечно, так у вас не будет ощущение того, что вы выполнили всю задачу (как при небольшом проекте), но это более разумный способ использовать свое время. В дальнейшем вы быстрее закончите самые важные задачи, если понемногу будете работать над ними каждый день.
  - Например, если вам необходимо за один месяц сделать большую презентацию, каждый день устанавливайте, какую часть этого проекта вы сделаете за сегодня. Это не отнимет много времени, не будет отвлекать вас от остальной работы, но это станет первым важным шагом, который сделает остальную часть процесса быстрее и проще.
2. Облегчите себе работу, распределив задание. Если вы не занимаете самую низкую должность, вы, возможно, имеете возможность распределить однотипные задачи между своими подчиненными, чтобы сэкономить свое время. Не передавайте кому-либо ту часть работы, которую только вы знаете, как сделать должным образом. Вместо этого дайте подчиненным однообразные задания, которые занимают много времени. Так вы сможете применять свои способности в более важных задачах. Если вы передаете кому-то часть работы, контролируйте ход ее выполнения и установите крайний срок. Всегда благодарите сотрудников за помощь: если они чувствуют, что вы их цените, в будущем они будут усердно на вас работать.
  
  Организуйте собрания рационально. Существует причина, почему их никто не любит: согласно опросу 2012 года, почти половина всех опрашиваемых считает, что собрания – это самая большая трата времени на работе; больше, чем даже посещение ненужных сайтов. Собрания могут быть необходимы для обсуждения и установки целей. Тем не менее, если плохо продумывать ход собраний, они часто могут быть обременяющей тратой нескольких часов (а иногда и дней) без принятия важного решения. Вот несколько советов, как сделать ваши собрания как можно более эффективными:
  
  Избегайте конфликтов. К сожалению, на рабочем месте может возникать множество стрессовых ситуаций. Если вы чувствуете, что вот-вот сорветесь, немедленно подавите враждебность. Возможно, вам, человеку, с которым вы ссоритесь, или обоим стоит искренне извиниться. Лучше сделайте это раньше, чем позднее. Если вы позволите нескольким ссорам перерасти во вражду, ваша эффективность в будущем пострадает, поскольку вы будете тратить время, пытаясь не сталкиваться с этим человеком на рабочем месте. Но важнее то, что вам от этого будет только хуже, так что не позволяйте рабочим конфликтам сказаться на вашей продуктивности и настроении!
  - Не бойтесь обратиться к специалисту по урегулированию споров и конфликтных ситуаций. Предприниматели знают, что конфликты и неприятные ситуации могут помешать нормальной работе, поэтому многие нанимают специалистов, в обязанности которых входит урегулирование рабочих конфликтов. Проконсультируйтесь с работниками отдела кадров, если вы злитесь на кого-то, нервничаете или боитесь кого-либо из коллег.
  - Когда ваш конфликт разрешился, вы не обязаны дружить с сотрудником, с которым ссорились – вам лишь нужно продолжать с ним спокойно работать. Будьте вежливыми и тактичными на рабочем месте, даже с теми людьми, которых вы недолюбливаете.
Перемены в образе жизни
1. Выделяйте достаточно времени на отдых. Усталость еще никогда не улучшала качество чьей-то работы; она может замедлять темп трудовой деятельности, уменьшать работоспособность, и если вы мало спите, это может сказаться на вас во время важных заседаний. К тому же, регулярное недосыпание приводит ко многим проблемам со здоровьем. Не засыпайте за рабочим столом и потом не пропускайте работу из-за плохого самочувствия. 7-8 часов здорового сна будет для вас самым лучшим лекарством.
  - В лучшем случае, вялость на рабочем месте – небольшая проблема. В худшем – она может нести серьезную опасность. Если в вашей работе на кону стоит безопасность людей (например, вы работаете авиадиспетчером или водителем грузовика), здоровый и достаточный сон для вас крайне важен.
2. Занимайтесь спортом. Ученые доказали, что физические упражнения улучшают настроение и продуктивность на рабочем месте. Особенно это касается офисных работников. Если большую часть дня вы проводите, сидя за компьютером, старайтесь каждый день уделять немного внимания физическим нагрузкам. Так вам не только будет проще сидеть на работе, но и вы будете чувствовать себя лучше, энергичнее, у вас будет больше мотивации работать.
  - Если вы впервые начинаете делать физические упражнения, попробуйте соединить умеренные кардиоупражнения с силовой нагрузкой.
3. Будьте в хорошем настроении. Если вы пытаетесь улучшить эффективность работы, вам, возможно, захочется относиться к своей трудовой деятельности со всей серьезностью. Во многих случаях это плохая мысль: возможно, вы повысите эффективность за короткое время, но если вы всегда будете ограничивать себя от удовольствия на работе, вы легко себя измотаете, что приведет к вялости, стрессу и нехватки мотивации. Старайтесь быть в хорошем настроении: если вам хорошо на работе, больше шансов, что у вас будет стимул и стремление. Делайте мелочи, которые помогут повысить настроение и не помешают продуктивности: слушайте музыку в наушниках, делайте разминку или возьмите свой ноутбук в комнату для перерыва, чтобы побыть в тишине и покое.
  - Используйте время перерыва по максимуму: насладитесь возможностью хорошо поесть, поболтать и посмеяться со своими друзьями по работе.
  - Не налегайте на кофе. Это может быть фантастическое средство в дни, когда вы чувствуете себя крайне измотанным, но если пить его каждый день, вы станете зависимым от него, а это никак не пойдет вам на пользу.
4. Создайте себе стимулы. Проще эффективно работать, когда у вас есть на это хорошая причина. Если однажды вам стало тяжело заставить себя работать, подумайте о главных причинах, которые привели вас на эту работу: цели вашей жизни, мечты или самореализация. Старайтесь подумать о своей работе как о средстве достижения конечной цели – вашего идеального образа жизни. Если вы любите свою работу, подумайте о том, какое чувство приносит вам работа: у вас есть ощущение удовлетворенности своим результатом, достижения, когда вы выполнили задачу?
5. Награждайте себя. Если вы успешно повысили эффективность работы, отпразднуйте: вы это заслужили. Нелегко избавиться от плохих привычек и выработать хорошие, так что вознаградите себя за тяжелую работу. Купите выпить после работы в пятницу, сходите с друзьями в клуб или просто полежите в постели с книгой. Делайте все, что принесет вам удовольствие после рабочей недели. Награждая себя, вы повышаете ощущение достижения, а это важная часть поддержки мотивации.
  - Награда не должна быть большой или грандиозной. Также не нужно, чтобы это было что-то дорогостоящее. Скромные умеренные вознаграждения лучше всего. Приберегите Rolex для особого случая.
- Делайте более сложные проекты сразу, а не оставляйте их на потом. Таким образом, вы не будете пытаться их избежать и в напряжении ждать, когда до них дойдет очередь. Сделав такой проект сначала, вы, скорее всего, будете довольны и сможете закончить свой день на позитивной ноте, делая более приятные или менее тяжелые проекты.