Первые шаги на новом рабочем месте: архив с нуля. Как организовать архивную работу в компании с нуля

Каждая компания должна обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе по личному составу. Но что делать, если вы никогда не вели архивную работу? В рамках вебинара Кулаева Наталия, заместитель руководителя практики кадрового администрирования и трудового права ООО «Лофтис», рассказала о том, на что обратить внимание при создании архива, как передать дела из структурных подразделений в архив, и как учитывать документы, которые поступают в архив. В конце статьи мы публикуем ответы на популярные вопросы с мероприятия.

,
юрист, заместитель руководителя практики кадрового администрирования и трудового права ООО «Лофтис»

Не пропустите: главная статья месяца от эксперта-практика

Все правила и сроки хранения кадровых документов в наглядной шпаргалке.

Вопросы, которые будут на вебинаре:

1. На что обратить внимание при создании архива
2. Какие нюансы в Приказе о создании архива в организации
3. Какова процедура передачи дел из структурных подразделений в архив
4. Как учесть документы, поступившие в архив, и создать номенклатуру дел
5. Как создать правила выдачи документов, хранящихся в архиве

Какими документами регулируется архивная работа в организации

• Закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ;
• Правила, утвержденные приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. №526;
• Перечень, утвержденный приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. №558;
• Постановление ФКЦБ России от 16.07.2003 № 03-33/пс «Об утверждении Положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ»;
• Закон «О страховых взносах в ПФ Российской Федерации, ФСС Российской Федерации, ФФОМС» от 24.07.2009 № 212-ФЗ;
• ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утвержден постановлением Госстандарта РФ от 27 февраля 1998 г. № 28) (утратил силу с 1 марта 2014 года, применяется добровольно). ГОСТ Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" (утв. Приказом Росстандарта от 17.10.2013 N 1185-ст)

С чего начать работу с архивом

• оценить организацию архивного хранения документов до момента создания специального архивного подразделения;
• установить единую, стандартную систему приема документов из подразделений организации на хранение;
• организовать прием на хранение не нужных для оперативной работы документов, рассованных по чердакам, подвалам, чуланам, шкафам и другим неожиданным местам;
• провести инвентаризацию всех документов организации;
• cоставить номенклатуру дел;
• ограничить доступ к хранилищу документов организации, наладить учет приема и выдачи документов;
• разыскать недостающие дела и документы;
• решить вопрос с организацией переплета дел;
• организовать учет всех выполняемых архивом работ.

Дело - ϶ᴛᴏ документ или совокупность документов, ᴏᴛʜᴏϲᴙщихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных под одну обложку.

Порядок распределения документов в дела определяется номенклатурой дел.

Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, по установленной форме.

Инвентаризация документов поможет выявить

• у кого хранится данный документ (наименование подразделения и ответственный сотрудник, его имя и должность);
• сколько документов этого вида создается в год (количество папок, количество погонных метров документов);
• способ формирования дела (по дате, по алфавиту, по теме и т.д.);
• сколько таких документов существует в данный момент и где они хранятся;
• относится ли документ к категории конфиденциальных, и если да, то по каким критериям;
• имеет ли документ историческую ценность для организации;
• относится ли документ к категории важнейших;
• сколько времени документ должен храниться;
• есть ли в организации документы, которые существуют только в электронном виде, и в каких информационных системах организации они хранятся.

К документам по личному составу относятся:

• приказы по личному составу (прием, перемещение, перевод, совмещение, увольнение);
• личные дела;
• личные карточки;
• лицевые счета;
• ведомости по начислению зарплаты;
• табели учета рабочего времени;
• трудовые договоры;
• документы о прохождении учебы и подтверждающие полученное образование (дипломы, аттестаты, сертификаты и т. п.);
• документы по аттестации и установлению квалификации (аттестационные и квалификационные листы, удостоверения, протоколы заседания аттестационной комиссии и т. п.);
• документы, подтверждающие вредные условия производства;
• списки сотрудников, имеющих право на льготную пенсию (документы: ходатайства, справки, анкеты);
• формы учета выданных документов (журналы, книги), записи в которых могут служить основанием для подтверждения трудового стажа, образования или льгот.

Сроки хранения документов

Сроки, в течение которых нужно хранить документы по личному составу, указаны в статье 22.1 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ и перечне , утвержденном . Началом срока хранения документов считается 1 января года, следующего за годом, в котором они были составлены (абз . 4 п. 1.4 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558).

Так, приказы о приеме на работу, переводе, увольнении, об отпуске без сохранения зарплаты и другие приказы по личному составу , а также заявления сотрудников, если они хранятся в их личных делах , в общем случае нужно хранить не менее 75 лет, если они созданы до 2003 года. Если указанные документы созданы после 2003 года, то их нужно хранить не менее 50 лет.

При этом любые документы по личному составу, которые образовались в период госслужбы, не являющейся государственной гражданской службой, нужно хранить 75 лет независимо от даты их создания.

Условия хранения документов

Для хранения документов организации нужно оборудовать специальные помещения (сейфы или шкафы). Рекомендации к устройству таких хранилищ приведены в Правилах , утвержденных .

Коммерческим организациям соблюдать все требования к оборудованию специальных помещений для хранения документов необязательно (п. 1.4 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526).

Если организация хранит документы в электронном виде, то необходимо обеспечить такой режим хранения, который исключает утрату, уничтожение или искажение информации. Кроме того, в процессе хранения таких документов необходимо проводить их перезапись на новые носители по мере устаревания прежних носителей. Об этом говорится в пункте 2.32 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. №

Установление единой, стандартной системы приема документов из подразделений организации на хранение

Требования к системе приема и к документам, предназначенным для сдачи в архив, следующие.

1. Прием документов осуществляется только по актам.
2. Вести учет поступивших документов желательно в электронном виде.
3. Каждое дело вносится в акт как самостоятельная единица хранения.
4. При приеме дел проводится экспертиза ценности документов.

Порядок выдачи документов из архива

Порядок выдачи таких документов во временное пользование закрепите или в Положении об архиве организации, или в Положении о работе с персональными данными.

Например, сформулировать такие правила можно так: «Документы по личному составу из архива могут выдаваться во временное пользование только работнику, которого они касаются, руководителю структурного подразделения, где он работает, или руководителю организации по их письменным запросам. Остальные работники к документам по личному составу права доступа не имеют.

Выдача дел из архива производится только под расписку работника, которому выдается дело, в журнале или картотеке учета выдаваемых дел.

Всегда оформлять выдачу архивных дел только по книге выдачи дел из хранилища с обязательной росписью о получении каждого дела.

Посторонних не допускать к архивным делам и никогда не забывать, что вы несете персональную ответственность за сохранность дел.

Ответственность за нарушения, допущенные при работе с архивными документами

За нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов предусмотрена административная ответственность (ст. 13.20 КоАП РФ).

Меры ответственности – предупреждение или административный штраф в размере:

• от 100 до 300 руб. для граждан;
• от 300 до 500 руб. для должностных лиц (например, руководителя организации).

Ответы на вопросы

Что должно входить в личное дело сотрудника?

Личные дела сотрудников коммерческих и общественных структур могут вестись по утвержденным локальным актам самой организации. Законом строго не установлен перечень документов, которые должны входить в личные дела сотрудников.

Рекомендуется включать следующие копии документов: вторая страница и страница регистрации паспорта или иного удостоверения личности, дипломов или других подтверждающих документов о специальном образовании, сертификата, если он предусмотрен и имеется в наличии, свидетельства о государственном пенсионном страховании, медицинской справки (при ее необходимости), ИНН, удостоверений о присвоении квалификационной категории, свидетельств о прохождении курсов повышения квалификации, страхового полиса, свидетельств о заключении/расторжении брака, о рождении детей. Если работа связана с ограничением к допуску в связи с уголовным преследованием или имеющейся судимостью, необходимо включать копию соответствующей справки из органов.

В момент заведения в личное дело вкладывается фото сотрудника размером 4×6 и документы, подтверждающие факт трудоустройства: заявление о приеме на работу, копию приказа о трудоустройстве, экземпляр ТД. Позднее к личному делу могут приобщаться различные дополнительные соглашения к ТД, копии приказов о поощрениях и взысканиях, договор о материальной ответственности и другие документы, характеризующие сотрудника по профессиональным и личным качествам.

Архив только создается, но старые документы есть. Опись нужно составить со старых документов или начинать с настоящего момента?

Первыми при составлении сдаточной описи необходимо описывать самые старые документы, систематизируя их по годам и по названиям структурных подразделений. Поэтому самый старый документ на предприятии должен получить первый порядковый номер.

Составление описи понадобится для документов временного и постоянного (свыше 10 лет) сроков хранения. При составлении описи учтите, что документы по личному составу и ряд специфических документов (судебные и следственные дела, медицинские карты, научные отчеты по темам и др.) должны быть включены в отдельные описи. Также в соответствии с «Основными Правилами работы архивов организаций», в отдельные дела формируются документы с разными сроками хранения. В любом случае опись нужно начинать с самых старых документов.

Что делать, если часть личных дел сотрудников сгорела? Хранилась в отдельном помещении на складе, который снимала организация. Как оформить такую утерю?

Прежде всего, нужно создать комиссию для расследования причин гибели документов, определения точного перечня тех документов, которые погибли, поиска возможностей их восстановления. Для участия в работе комиссии приглашаются представители государственного пожарного надзора.

По результатам работы комиссии составляется соответствующий акт по факту утраты части личных дел сотрудников вследствие пожара с указанием причины гибели подлинников документов организации.

Акт составляется в произвольной форме, но обязательно должен содержать такие сведения, как состав комиссии, выясненные причины утраты личных дел, их перечень, объяснительные записки опрошенных ответственных сотрудников. Акт подписывается всеми членами комиссии и заверяется руководителем организации.

Составленный акт об утрате личных дел вместе с описью нужно передать в архив. Если есть возможность, то личные документы сотрудников восстанавливаются, а в номенклатуре дел в разделе «Примечание» ставится отметка о дубликате.

Какова процедура передачи дел в госархив, куда обращаться и т.д.?

Передачу дел в госархив нужно проводить ежегодно или раз в 3-5 лет, в зависимости от вида документов (см. п. 9. «Основные Правила работы архивов организаций»). Если у вас негосударственная организация, чтобы передать дела в госархив, нужно заключить с ними договор. Государственный архив можно найти в любом муниципальном образовании.

Оформите историческую справку на ваш архив. Подготовьте упорядоченную опись документов, передача дел будет проводиться поединично, в особо ценных случаях полистно. Причем на каждом экземпляре описи должны проставляться отметки о приеме документов в госархив.

В целом процедура передачи документов организации в госархив выглядит так: сначала экспертно-проверочной комиссией госархива утверждаются описи передаваемых организацией дел, при этом один экземпляр описи остается в госархиве, затем выполняется проверка состояния дел в организации сотрудником госархива, и только после этого состоится передача дел на основании составленной и утвержденной описи.

Факт передачи документов оформляется актом приема-передачи дел на госхранение в 2 экземплярах, по одному каждой стороне. С документами также отдаются 3 экземпляра описи, один вы заберете себе.

Учтите, что все работы по подготовке к передаче документов в госархив будет оплачивать ваша организация.

Нужно ли создавать приказ о подразделениях для номенклатуры дел?

При ежегодном составлении номенклатуры дел сведения, необходимые для нее, должны предоставить все структурные подразделения организации, так как уже на основе номенклатуры дел структурных подразделений составляют сводную номенклатуру всего предприятия.

Поэтому целесообразно начать ее разработку с издания соответствующего приказа о подразделениях. В приказе необходимо указать, в какой срок сотрудники должны подготовить и предоставить информацию о заводимых в подразделениях делах и видах существующих документов. Форму номенклатуры дел структурного подразделения вы можете посмотреть в приложении 8 к «Основным Правилам работы архивов организаций».

Посредством создания приказа руководителя о подразделениях закрепляется собственно сам перечень категорий документов, используемых на предприятии, и обязанности определенных сотрудников по ведению утвержденной номенклатуры дел.

Номенклатура дел структурного подразделения составляется также сотрудниками этого подразделения и согласовывается со службой документационного обеспечения управления и с ответственным за архив организации лицом.

Нужно ли создавать экспертную комиссию перед созданием номенклатуры дел?

Вопросы создания и работы экспертной комиссии организации подробно освещены в «Основных Правилах работы архивов организаций». На практике создание экспертной комиссии происходит сразу после создания архива организации. Экспертную комиссию обычно составляют из компетентных сотрудников, которые помогают установить сроки хранения каждого документа, а также определить, требуется ли его хранить вообще и как долго.

Формирование экспертной комиссии организации проводится приказом руководства по основной деятельности. Изданием аналогичного приказа состав комиссии может быть при необходимости изменен.

Должен ли быть в школе архив?

В школе, как в любом учреждении, ведущем личные дела сотрудников и работающим с иными документами, нужно создавать архив. Номенклатура дел школы составляется по форме, определенной нормативными актами Государственной архивной службы РФ, и утверждается директором школы.

Сотрудники школы отвечают за формирование дел в соответствии со своими должностными обязанностями. Контроль за правильностью ведения номенклатуры возлагается обычно на секретаря и директора учреждения.

Должен ли быть в Доме культуры архив?

Дом культуры имеет право создавать собственный архивный фонд. Его комплектация и хранение осуществляется согласно правилам, утвержденным приказами Минкультуры РФ. Дело в том, что документы постоянного срока хранения не каждый год сдаются в муниципальный архив, а примерно раз в 10-15 лет, поэтому иметь свое хранилище как минимум для документов по личному составу необходимо.

Однако есть вариант решения вопроса без создания своего архива – заключение договора с другим муниципальным учреждением о ведении для Дома культуры архива. Но при этом желательно одновременно делегировать стороннему архивисту полномочия на выдачу соответствующих справок из архива.

Вложенные файлы

О некоторых вопросах правильного хранения документов рассказала начальник отдела комплектования и ведомственных архивов государственного архива Амурской области Елена Шилова

После Кадрового клуба, который прошел в газете «Работай!» в минувший четверг, участникам стало ясно, кадровик или архивариус предприятия - это великий человек. Именно от них зависит порядок документооборота организации, в котором порой разобраться крайне сложно.

Как оказалось, говорить о том, как правильно вести архив в организации, можно вечно, такого большого количества нюансов сложно найти еще где-либо. О некоторых вопросах правильного хранения документов нам рассказала наш приглашенный эксперт Елена Шилова, начальник отдела комплектования и ведомственных архивов государственного архива Амурской области.

Настольные документы архивариуса

1. Самым главным законодательным актом, который регулирует все движение архивных документов, является Федеральный закон «Об архивном деле». Он распространяет свое действие на любые организации и их архивные документы и все его требования обязательны к исполнению.

2. В вопросе, как вести любые архивные документы от нумерации до обложки, помогут основные правила работы ведомственных архивов 1985 г.

3. «Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения».

4. Для тех организаций, у которых существует научно-техническая документация, - «Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения».

Инструкция по работе с документами

Для эффективной работы с документами необходима инструкция по делопроизводству. К сожалению, не в каждой организации они есть. В ней должны быть установлены правила работы со всеми документами предприятия - правила оформления, единообразие. Бывает так, что в одной организации реквизиты на бланках в разных местах, сами бланки разные. И работать неудобно, и найти ничего потом нельзя. В инструкции должно быть прописано не только то, как составляются описи и номенклатуры, но и кто ответственный за работу архива. Лучше, чтобы это был не один человек, на которого скинут все дела, а поручать некоторые архивные функции отделам. Чтобы по прошествии определенного времени ответственный человек из отдела подготовил все документы и сдал ответственному за архив. И только потом архивариус делает сводную работу. Вопросов и проблем не будет с документами, если в инструкции будет все пошагово прописано.

Состав документов, подлежащих передаче в архив

Архив организации в соответствии с положением о нем комплектуется делами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, а также делами по личному составу. Документы, образующиеся в деятельности организации, по срокам хранения подразделяются на:

• документы временного срока хранения (до 10 лет включительно);

• документы долговременного срока хранения (свыше 10 лет);

• документы постоянного (вечного) хранения.

Дела временного хранения со сроками хранения до 10 лет передаче в архив организации, как правило, не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях организации и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению.

Документы личного происхождения в архив организации передаются на временное хранение по заявлению их владельца (собственника) с последующей передачей в государственный архив на постоянное хранение.

В архив передаются документы организаций-предшественников, а также документы ликвидированных подчиненных организаций.

Номенклатура

Должна быть в каждой организации. Этот документ позволяет вам учитывать заведенные дела, составлять описи и уничтожать документы с кратковременным сроком хранения, которые в описи не входят. В нее должны включаться все документы, которые заводятся в организации. Общие требования к составлению прописаны в правилах работы ведомственных архивов и правилах работы архивов организаций, а также в типовой инструкции по делопроизводству федеральных органов. Именно в номенклатуре намечается группировка исполненных документов в дела, систематизация дел, индексация и сроки хранения дел. Она является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и основным учетным документом в делопроизводстве, а в ведомственном архиве используется для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

Закрепленная в номенклатуре схема систематизации дел может быть использована при разработке схемы картотеки на исполненные документы. Номенклатура составляется на основе штатного расписания и структуры организации. Очередность заголовков дел в номенклатуре должна соответствовать структуре организации. Номенклатура дел организации на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале текущего года. Согласованная с архивным учреждением номенклатура в конце каждого года уточняется, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

С архивным учреждением утверждается не реже одного раза в 5 лет. В случае коренного изменения функций и структуры организации разрабатывается новая номенклатура дел. Подробнее о том, что такое номенклатура и как ее вести, можно изучить в основных правилах работы ведомственных архивов и правилах работы архивов организаций.

Сохранность архивов

Архив размещают в специально построенных или приспособленных для хранения документов зданиях или отдельных помещениях здания. Специальные помещения для архивов организаций должны предусматриваться при строительстве или переоборудовании административных зданий. При отсутствии специального помещения для архива организаций выделяется приспособленное помещение в административном здании организации. Не допускается хранить архивные документы в ветхих, сырых, неотапливаемых, не отвечающих санитарно-гигиеническим требованиям помещениях. А также в помещениях здания, занятого службами общественного питания, пищевыми складами и т.д.

В случаях невозможности организации выделить помещение под архив желательно, чтобы хранящиеся документы находились в горизонтальном положении, в коробках, в железных шкафах. И доступ к ним был ограничен. Важно стараться сохранять световой и температурный режим. Темнота для документов в самый раз.

Организация, подобно живому организму, непрерывно взаимодействует с внешним миром и поддерживает многочисленные внутренние процессы: заключает договоры с контрагентами, принимает либо реализует товары и услуги, осуществляет разнообразные платежи, согласовывает и утверждает локальные нормативные акт.

Оформляется при этом множество документов , большинство из которых рано или поздно теряют текущую актуальность и отправляются в архив. Каждая организация придерживается собственной политики документооборота, однако следование общим рекомендациям, успешно применяемым на практике и подкрепленным правовыми нормами, позволяет максимально оптимизировать архивное дело и избежать возможных проблем в будущем.

Весь массив документации, накапливаемой организацией в процессе ее деятельности и подлежащей хранению, подразделяется на несколько категорий:

• учредительные документы – являются правовой основой существования организации и определяют ее базовые юридические характеристики;
• распорядительные документы – носят императивный либо информационный характер, оформляются как правило от лица высшего руководства;
• документы по личному составу – затрагивают все возможные отношения, которые могут возникнуть между работником и работодателем;
• бухгалтерская отчетность – включает в себя первичные документы, отражающие осуществление организацией купли-продажи товаров и услуг;
• специализированная документация – внутренние нормативные акты, регулирующие основные аспекты деятельности организации и обеспечивающие согласованность работы ее структурных подразделений.

В более широком смысле все документы, которыми располагает организация, можно поделить на две группы : документация, делопроизводство по которой окончено, и бумаги, все еще участвующие в каком-либо актуальном деловом процессе. Одна из основных задач ответственного за ведение архива сотрудника заключается в грамотном распределении имеющихся документов по соответствующим делам и их своевременном дополнении вновь оформляемой документацией.

Подготовка к передаче и требования к хранению

Для максимальной структуризации имеющихся в распоряжении юридического лица документов применяется специальная сводная номенклатура, в которой отражаются названия всех дел с указанием сроков их хранения. Документы в делах обычно группируются по типам и распределяются по отдельным папкам.

Пунктом 3.4. Основных Правил работы архивов организаций, одобренных в 2002 г. и носящих рекомендательный характер, форма номенклатуры дел предлагается в виде таблицы, включающей в себя следующие поля:

• индекс дела , который состоит из цифрового кода структурного подразделения и порядкового номера дела;
• заголовок дела , вписываемый в виде краткого и точного обозначения сути относящегося к нему процесса без использования сложных конструкций и вводных слов;
• поле количество единиц хранения отражает число томов или частей в составе дела и заполняется в конце года;
• последняя графа содержит примечания , касающиеся производимых над делами операций – заведении, перемещении, и т. д.

Архивируются организованные в соответствии со сводной номенклатурой дела на срок, зависящий от вида составляющей их документации. Так, учредительные документы сохраняются в течение всего срока существования юридического лица, а в случае его ликвидации подлежат передаче в государственный или муниципальный архив.

Часть бухгалтерской отчетности также подлежит бессрочному хранению, тогда как для первичной документации срок ограничен 5 годами . Самый длительный период архивации предусмотрен для кадровых документов – например, ведомости о величине заработной платы должны храниться 75 лет , такой же срок установлен для трудовых договоров и личных карточек работников.

Нормативные акты и ответственность

На федеральном уровне общие принципы организации архивного дела регламентируются законом №125-ФЗ от 22.10.2004 , отдельные положения которого являются обязательными для исполнения всеми предприятиями, имеющими постоянный документооборот.

Помимо правовых норм в части ведения архивов, закон также предусматривает ответственность должностных лиц и организаций за допущенные в этой области нарушения. Штраф в таком случае не превышает 500 руб , однако полное или частичное отсутствие обязательной к хранению документации может привести к куда более серьезному взысканию – до 300000 руб .

Отдельные положения об архивации бухгалтерских документов обозначены в предписании Минфина СССР, утвержденном еще в 1983 г. и до сих пор не потерявшем актуальности. Исчерпывающий перечень документов, оформляемых на всем протяжении существования организации наряду со сроками их хранения, представлен в Приказе Минкультуры России от 25.08.2010 №558 . Свод уже упомянутых выше Правил работы архивов организаций содержит подробный перечень рекомендаций, касающихся всех аспектов такой деятельности.

Доступ к документам и сроки их предоставления

Сформированные дела как правило перемещаются в архив не позднее 3 лет с момента завершения отраженных в них хозяйственных процессов. Порядок хранения и выдачи документов устанавливается в соответствии с утвержденным внутренним регламентом на основе нормативных требований и рекомендаций.

Для внутреннего пользования продолжительность работы с архивными документами ограничена 30 днями , но по заявлению ответственного сотрудника, при условии сохранности дел, обозначенное время может быть продлено еще на месяц.

Пошаговая инструкция по архивации и ведению архива

Процедуру оформления и передачи дел на хранение можно разбить на несколько основных этапов :

Следует отметить, что сдаче в архив обычно подлежат документы, имеющие период хранения не менее 10 лет . Остальная документация может храниться непосредственно в отделах и передаваться на уничтожение, как только истечет предусмотренный законом срок.

Оснащение архивохранилища и экспертиза пригодности помещения

Порядок обустройства мест хранения документации подробно описан в Основных Правилах. Главный принцип при оснащении архива в пределах организации – использование отдельного строения или помещения под его нужды .

При этом эксплуатация сооружений, находящихся в крайне ветхом состоянии, а также сырых и неотапливаемых, не допускается. Ограничение распространяется и на помещения, находящиеся в одних зданиях со службами общественного питания и запасами пищевых продуктов, а также располагающиеся рядом со складами огнеопасных либо агрессивных веществ.

Внутреннее обустройство архивного хранилища должно быть выполнено таким образом, чтобы обеспечить максимальную сохранность находящейся в нем документации. Для этого необходимо соблюдение перечня условий :

• помещение архива должно быть защищено от затопления, отвечать нормам пожарной безопасности, иметь производительную систему вентиляции;
• вся электропроводка и розетки должны быть максимально изолированы;
• отделка помещения должна быть выполнена негорючими и неагрессивными материалами;
• не допускается прокладка через хранилище водопроводных и канализационных труб.

Окончательное решение о пригодности помещения для нужд архива принимается рядом специализированных служб на основе экспертизы. При этом учитывается пожарная безопасность помещения, его санитарное состояние, и т.д. По итогам проведения каждой экспертизы оформляется акт , отражающий результаты ее проведения.

Особенности использования документов и организация работы

Основой для работы архива является утвержденное руководством положение либо инструкция о ведении архива организации. На основании такого документа назначается сотрудник, исполняющий обязанности архивариуса и отвечающий за сохранность и полноту вверенных ему бумаг.

Архив в организации может существовать как в виде независимого структурного подразделения, так и находится в рамках административной службы. Независимо от формальной принадлежности, основной целью его функционирования является формирование, учет и обеспечение целостности архивных данных организации.

Достигается она путем систематической деятельности архивариуса по ведению номенклатуры дел, приему корректно оформленных томов, их систематизации и т.д. Кроме того, в обязанности сотрудников архива входит своевременное и полное предоставление запрашиваемых документов, а также участие в процессе уничтожения документации с истекшим сроком хранения.

Порядок контроля

Помимо внутренних нормативных актов, работа архива регулируется законодательными актами, предусматривающими в том числе меры по контролю архивного делопроизводства в организации.

Так, согласно закону №125-ФЗ , контроль соблюдения порядка хранения документов осуществляется специальными органами на федеральном уровне и уровне субъектов РФ. На практике данная функция обычно выполняется Налоговой инспекцией и Пенсионным фондом как основными внешними пользователями документацией организации. Тот же закон предусматривает ответственность вплоть до уголовной за нарушения законодательства об архивном деле.

Обзор программы автоматизации процесса делопроизводства в организации представлен ниже.

Оформление электронных носителей

В мире всепроникающих высоких технологий «классический» носитель информации – бумага и ее производные – медленно, но верно уступает место носителям электронным. В связи с этим у сотрудника архива рано или поздно возникнет вопрос: каким образом принимать к хранению такие документы? Ответ на него прост: в том же виде, в каком они были изначально оформлены.

Если, к примеру, инвойсы от зарубежного поставщика поступают в форме электронного документа, заверенного цифровой подписью, то и сохранять их следует в памяти компьютера – дополнительно печатать и заверять ничего не нужно. Подобная документация вносится в номенклатуру дел на общих основаниях с учетом установленного срока хранения.

Архивное делопроизводство в организации – сложный и многоступенчатый процесс , требующий от его участников тщательного планирования и соблюдения многочисленных требований и рекомендаций. Тем не менее, качественно построенная система хранения документов не только свидетельствует о слаженной и продуктивной работе подразделений, но и демонстрирует потенциал организации как эффективной хозяйственной единицы.

Подробная инструкция по передаче документов в архив представлена на видео.

Отвечая на поставленные вопросы, остановлюсь на основных моментах, касающихся создания архива организации.

Для начала необходимо определиться, зачем вашей организации нужен архив, тем более что организация, как вы говорите, «маленькая». Собственники документов обязаны обеспечивать сохранность своих документов. Эта норма закреплена как на уровне федеральных законов, так и должна быть отражена в локальных нормативных актах вашей организации - Уставе, Положениях. Обеспечение сохранности документов достигается, во-первых, назначением ответственных за каждый документ и за сформированные дела лиц, а также созданием условий для хранения документов. Учет документов и дел может вестись по регистрационным базам и номенклатуре дел соответственно.

О ведении архива читайте подробнее по ссылке.

Важно уточнить терминологию: что для вас значит понятие «архив организации» - структурное подразделение, осуществляющее хранение документов, или архивный фонд вашей организации.

О архивном деле читайте подробнее здесь.

Таким образом, в каждой организации создаются архивные документы и, соответственно, формируется архивный фонд, но не везде имеются структурные подразделения (или ответственные), осуществляющие его обработку. И тот факт, что ваша организация приняла решение о создании архива - довольно отрадное явление, свидетельствующее о достаточно высоком культурном и деловом уровне ваших руководителей.

Право (но не обязанность) создания архивов организациями и гражданами закреплено в ст. 13 Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 № 125-ФЗ (далее - ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»). Сразу хочется отметить, что жестких правил в части организации работы с архивными документами не установлено, однако отечественная архивная школа давно уже выработала основные приемы и методы работы с ними.

При организации архива вам предстоит решить три группы вопросов:

• организационные;
• методические;
• технические.

О архивном делопроизводстве читайте подробнее по ссылке.

Организационные вопросы

Под организационными вопросами мы понимаем определение основных задач и функций архива, его статуса, а также основных направлений реализации поставленных задач:

1. Определение статуса архива, его штат.

Архив может быть структурно выделен, а может быть просто назначен работник, ответственный за ведение архива. Необходимо определить основные функции и права архива или сотрудника, ответственного за его ведение.

2. Определение взаимоотношений с государственным или муниципальным архивом.

Отношения между негосударственными организациями, гражданами и государственными (муниципальными) архивами строятся только на договорных основах. Если учесть, что договор - это волеизъявление как минимум двух сторон, то нужна воля вашей организации о передаче своих документов на государственное хранение и придание им соответствующего статуса, и встречно - воля государственного (муниципального) архива принять эти документы.

О передаче документов в архив читайте подробнее здесь.

В соответствии с ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» включение документов, находящихся в частной собственности, в состав Архивного фонда Российской Федерации, осуществляется на основании экспертизы ценности и оформляется договором между собственником или владельцем архивных документов и государственным и муниципальным архивом (ст. 6 п. 7).

Если документы вашей организации на основании экспертизы ценности будут признаны документами Архивного фонда РФ и будет заключен соответствующий договор с государственным (муниципальным) архивом, ваша организация приобретет статус источника комплектования данного архива.

Отобранные документы (архивный фонд вашей организации) по истечении определенного периода временного хранения, установленного договором, должны будут поступить в архив для дальнейшего хранения (п. 4.4 Правил работы государственных архивов).

При первом поступлении документов вашего архивного фонда в государственный (муниципальный) архив ему будет присвоен номер по списку фондов - номер фонда . Номер, присвоенный архивному фонду по списку фондов, будет являться его учетным номером и сохранится за ним во всех учетных документах архива. Архивный фонд заносится в список фондов только один раз: при первом поступлении в архив.

Подробнее о архивном деле в 2017 году мы написали в материале по ссылке.

В список фондов помимо номера заносится и название архивного фонда, которое состоит из полного и официально принятого сокращенного названия фондообразователя (вашей организации) с указанием его подчиненности, местонахождения, крайних дат существования.

3. Определение порядка работы архива.

Также надо знать, предполагается ли ведение планов и отчетов о работе архива, составление плана-графика передачи дел в архив и т.д.

4. Определение состава документов архива.

Необходимо определить, какие документы будут храниться в архиве, а какие в дальнейшем будут переданы на государственное хранение.

О организационных документах читайте подробнее здесь.

5. Определение порядка комплектования.

Какие структурные подразделения (филиалы и др.) и в каком порядке будут передавать документы на хранение в архив.

6. Определение порядка использования документов.

Каким структурным подразделениям, должностным лицам и на основании каких документов будет предоставлено право запрашивать информацию (и документы) из архива.

7. Выявление потребностей в передаче части работ на аутсорсинг (хранение, переплет, уничтожение и др.).

8. Организация экспертизы ценности документов, создание Экспертной комиссии (ЭК).

9. Определение порядка передачи дел при смене лица, ответственного за ведение архива.

Методические вопросы

Под методическими вопросами мы понимаем создание определенной нормативной базы, регламентирующей деятельность архива:

1. Создание Положения об архиве .

Следует отметить, что Положение об архиве обязательно издается, независимо от того, является ли архив самостоятельным структурным подразделением или нет. В качестве образца для разработки данного документа можно использовать Примерное положение об архиве государственного учреждения, организации, предприятия, утвержденное приказом Роскомархива от 18.08.1992 № 176.

1. Закрепление обязанностей по организации и ведению архива в соответствующих должностных инструкциях, или издание приказа о возложении обязанностей на сотрудника по ведению архива.

Общество с ограниченной ответственностью

«Северо-Запад»

г. Великий Устюг

О возложении обязанностей по

организации и ведению архива Общества

В целях обеспечения сохранности архивных документов ООО «Северо-Запад» (далее - Общество)

ПРИКАЗЫВАЮ:

1.Возложить обязанности по организации и ведению архива Общества на заместителя начальника Управления делами В.Н. Суворову.

2.В.Н. Суворовой:

2.1. в срок до 15.01.2012 разработать и представить мне на утверждение Положение об архиве Общества.

2.2. в срок до 30.01.2012 представить на утверждение план мероприятий по организации архива Общества

3. Контроль за исполнением приказа возложить на начальника управления делами В.В. Романова.

Генеральный директор Я.В. Морозов

1. Заключение договора с государственным (муниципальным) архивом (при необходимости).
2. Заключение договора с фирмами на аутсорсинг архивных услуг (при необходимости).
3. Закрепление основных положений по организации и ведению архива в Инструкции по делопроизводству или создание самостоятельных регламентирующих документов по данному вопросу, например, Положения о порядке архивного хранения документов.
4. Разработка Положения о постоянно действующей экспертной комиссии (ЭК) на основании Примерного положения о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия , утв. приказом Росархива от 19.01.1995 № 2.
5. Создание учетной документации и научно-справочного аппарата архива - листа фонда, сводных описей, актов о выделении к уничтожению документов, реестра описей, электронных баз данных.

О архивном хранении читайте подробнее по ссылке.

Технические вопросы

Под техническими вопросами мы понимаем наличие или перспективы приобретения материальных ресурсов, способствующих реализации основных задач и функций архива:

1. Наличие оборудованного архивохранилища, шкафов для хранения или передача работы на аутсорсинг.
2. Определение объемов принимаемых документов, а также перспектив ежегодного движения документов, их прирост и выбытие на основании данных от структурных подразделений, сводной номенклатуры дела и т.д.

3 . При наличии оборудованного архивохранилища - проведение его топографирования, т.е. нумерации всех полок и стеллажей с целью облегчения поиска документов.

4. Наличие и потребность в компьютерной, копировальной и другой технике.

5. Организация переплета документов.

Итог: таким образом, каждая организация в зависимости от объема документов, основного направления своей деятельности, материальных ресурсов и иных факторов определяет для себя необходимость создания и функционирования архива как самостоятельного структурного подразделения. При невозможности хранить документы в месте функционирования самой организации она вправе рассмотреть вопрос передачи данного функционала на аутсорсинг. При наличии в архивном фонде документов значимых не только для самой организации, но и для общества в целом, целесообразно заключить договор с государственным (муниципальным) архивом о сотрудничестве.

См. ст. 50 ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» от 08.02.1998 № 14-ФЗ, ст. 89 ФЗ «Об акционерных обществах» от 26.12.1995 № 208-ФЗ, ст. 17 ФЗ «О бухгалтерском учете» от 21.11.1996 № 129-ФЗ и др.

Традиционно под архивом организации понимают структурное подразделение, осуществляющее прием и хранение архивных документов с целью использования (п. 9 ст. 3 Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 № 125-ФЗ (далее - ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»)), а под архивным фондом - совокупность архивных документов, исторически и/или логически связанных между собой (архивный фонд) (п. 7 ст. 3 ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», ГОСТ Р-51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения). Под архивными документами понимают документы, сохраняемые или подлежащие сохранению в силу их значимости для общества и равно имеющие ценность для собственника.

См.: «Основные правила работы ведомственных архивов» (утв. приказом Главархива СССР от 05.09.1985 № 263), «Основные правила работы архивов организаций» (одобр. решением Коллегии Росархива от 06.02.2002).

Пункт 4.2 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов
Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов
в государственных и муниципальных архивах, музеях и
библиотеках, организациях Российской академии наук, утв. приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 18.01.2007 № 19.

В архив могут поступать как управленческие документы, так и финансовые, научно-технические, технологические, личные и т.д. Помимо различных разновидностей на хранение могут поступать документы на различных носителях - бумажных, электронных и т.д., разных способов изготовления - машинописные, рукописные, электронные, аудио, фоно, видео и т.д. Также необходимо учесть, что в архив помимо основных документов могут передаваться справочные документы, базы данных.

В целях закрепления места хранения документов в хранилищах составляются постеллажные и при большом объеме фондов пофондовые топографические указатели (ст. 4.4.3 Основных правил работы архивов организаций).

Здесь мы предлагаем вашему вниманию пошаговое руководство по восстановлению или организации работы архива предприятия с нуля в тех случаях, если данная деятельность осуществлялась ненадлежащим образом или же не осуществлялась вовсе. Данная инструкция проста и доступна, в ней мы подробно объясним, что необходимо сделать, если вам поручено вести ведомственный архив, а вы не представляете, с чего нужно начинать.

Нормативно-методическая база по организации работы ведомственного архива

Регламентирующих ведение архивного дела, обойтись не удастся. Поэтому вам следует заглянуть в список, где приведены комментарии по их использованию, там вы найдете минимальное количество нормативных документов, которые всегда должны находиться в ведомственном архиве под рукой у сотрудников. Это необходимо также и в том случае, если обработка документов будет проводиться при помощи сторонних специалистов.

Если на вашем предприятии производится комплектование документов для муниципального или государственного архива, то есть осуществляется передача туда бумаг на постоянное хранение, то вы сможете контактировать с куратором данного архивного учреждения, который может проконсультировать вас по многим вопросам, и вы почерпнете у него массу полезной информации.

Обычно архив организации является частью службы делопроизводства, то есть секретариата, канцелярии, общего отдела и пр. При наличии большого объема документации, ведомственный архив можно организовать в качестве отдельного структурного подразделения.

Работу проводят на основании . Если его еще нет, то следует разработать данный документ на основе примерного положения об архиве, которое утверждено приказом Роскомархива от 18.08.1992 г. №176. Чтобы облегчить свою задачу, вы можете взять за образец тот пример, который мы приводим на своем сайте.

Должностная инструкция сотрудника, ответственного за архив предприятия, должна содержать информацию о видах осуществляемых им работ, а также его права и обязанности.

Архивные документы организации, как правило, хранятся в специально приспособленных для этого помещениях, оборудованных в соответствии с нормативными требованиями. Небольшие организации, в которых в течение года образуется лишь небольшое количество дел, архивные документы могут храниться в том же помещении, где располагается служба делопроизводства, однако в металлическом шкафу, который не только запирается, но и может быть опечатан.

Учетные документы архива предприятия

Если вы создаете архив не с нуля, то необходимо проверить наличие в вашем архиве уже составленных учетных документов. Независимо от конкретной ситуации вам следует понимать, какие установленные формы нужно вести в соответствии с актуальными нормативными требованиями. На нашем сайте вы найдете полезную статью по этой тематике.

Если вы нашли в архиве дело фонда, а также описи дел, это очень хорошо. Их изучение поможет вам разобраться с составом и количеством архивной документации. Для ведения ведомственного архива также необходимо наличие за последние годы.

Состав документов архива предприятия

На основании соответствующего положения в архив предприятия поступает следующая документация, завершенная отделом делопроизводства:

• Документы постоянного хранения, которые обычно формируются только у тех организаций, которые передают документацию на государственное хранение. Прочие же компании могут не иметь таких документов, так как вправе устанавливать десятилетние сроки хранения и более. Зачастую вместо постоянного хранения в компаниях применяют вариант хранения «до ликвидации организации».
• Документы по личному составу.
• Документы временного хранения со сроком более 10 лет, если они имеются в организации.
• Документы временного хранения со сроком менее10 лет достаточно редко передаются в архив, это может проводиться лишь по решению руководителя фирмы, например, из-за того, что недостает места для хранения этих документов в структурных подразделениях компании.

Проверка наличия и состояния дел в архиве предприятия

Если вам необходимо принять дела от другого сотрудника, . Это осуществляется в ситуации смены ответственного за архив, в котором проводят прием-передачу архивных документов, а также при изменении справочного аппарата, помещения или оборудования архива.

Если у вас на руках не тот ведомственный архив, который создается с нуля, и в нем уже находятся те или иные документы, вам понадобится проведение проверки наличия и состояния имеющихся в нем дел. Эта процедура проводится для того, чтобы установить соответствие их состава и количества по факту и по учетным формам. Другими словами, проводится сравнение описания, стоящего на обложке дела, с описанием, имеющимся в архивных описях. Если все совпадает - прекрасно, если же будут выявлены различия, их необходимо будет устранить. В процессе такой проверки следует оформить акт установленной формы. Готовые акты необходимо будет разместить в деле фонда.

План работы архива организации

Когда наступит момент составления плана работы ведомственного архива, необходимо будет рассмотреть, что в этот план включается.

Если это необходимо, вы можете запланировать восстановление учетных документов. Особое внимание необходимо уделить описям дел. В случае отсутствия этих документов, их следует завести. Описи дел тех документов, которые будут передаваться на государственное хранение, будут находиться в госархиве, а потому вы можете сделать копию и для своей организации.

Необходимо будет установить, каким документам необходима обработка и упорядочения, а какие - подлежат уничтожению в связи с истечением срока их хранения. Чтобы разобраться с этим, вам следует изучить номенклатуру дел предприятия.

Существующие нормы предполагают, что документы постоянного хранения, документы по личному составу, а также те, которые имеют срок хранения более 10 лет, не позднее, чем через три года после того как будет завершено делопроизводство, должны подвергнуться полному оформлению, то есть быть подшиты в твердую обложку. Обработка документов с научно-технической точки зрения весьма трудоемкая, и для нее необходимы специальные навыки. Именно поэтому ее могут проводить не только сотрудники предприятия, но также и сторонние специалисты, с которыми заключаются соответствующие договора на оказание услуг.

Следует составить график предприятия от каждого структурного подразделения, который должен быть согласован с руководителями данных структурных подразделений.

Если в организации документы также передаются на государственное хранение, желательно проконсультироваться по вопросам сроков, порядка передачи и т.д. с куратором госархива.

Организация использования документов ведомственного архива

Необходимо будет провести организацию использования документов архива фирмы, если наступит практическая необходимость. На основании своей заявки сотрудник организации может получить нужное дело на срок до 30 дней, но при необходимости этот срок можно продлить еще на 30 дней. В особой форме под названием , ставятся отметки о получении, а затем о возвращении каждого конкретного дела. На место выданного архивного дела должна вкладываться . Хотя на практике в организациях с небольшим объемом использования архивных документов последнее требования чаще всего не применяется.

Мы рекомендуем проводить оформление выдачи дел из архива только при помощи книги выдачи дел из хранилища с условием росписи получателя за получение конкретного дела. Посторонние лица не должны быть допущены к делам архива, так как всегда следует помнить о том, что на вас лежит персональная ответственность за сохранность документов.

Какие непредвиденные ситуации могут возникнуть? Нет ничего страшного в том, если вас попросили быстро просмотреть дело, причем оно не было вынесено из помещения архива, и в данном случае можно пренебречь бюрократическими процедурами. Однако, если дело выносят из архива, пусть даже на небольшой срок, например, чтобы сделать ксерокопию, всегда могут возникнуть непредвиденные ситуации, и в результате дело исчезнет, и со временем вы даже не сможете вспомнить, у кого его нужно искать.

И напоследок

У сотрудника архива должна быть соответствующая квалификация, чтобы проводить следующие работы:

• Проверка формирования и оформления дел в структурных подразделениях, которая также включает осмотр состояния хранения документов, в ходе которого составляется соответствующая справка или докладная записка на имя руководителя.
• Оказание помощи сотрудникам структурных подразделений компании при работе с документами.
• Участие в создании номенклатуры дел предприятия, а при необходимости также и в разработке нормативно-методической базы архивного дела и делопроизводства фирмы.

Мы надеемся, что данная статья была вам полезна, и вы успехом будете применять полученные знания в работе!