Годовой раздел сводной описи дел временного хранения. Опись дел постоянного хранения. Общие правила составления описей

Наиболее часто в организации возникает необходимость в составлении описей дел:

· в делопроизводстве – при подготовке документов для передачи в архив организации (такие описи называют описями дел структурных подразделений или сдаточными описями дел);

· в архиве – при научно-технической обработке дел (включает переплет или подшивку их в твердую обложку). При этом описи составляются на дела по различным категориям (например, постоянного хранения, по личному составу) или на специфические дела долговременного хранения, характерные для деятельности каждой организации (научно-техническая документация (проектная, технологическая, конструкторская, научная), документы записей нотариальных действий, фотодокументы, судебные, следственные дела и др.).

Любая опись содержит перечень дел и предназначена для их учета и раскрытия содержания, чтобы в дальнейшем ее можно было использовать в справочных целях и в целях оперативного поиска документов.

Порядок составления и оформления описей дел регламентирован Основными правилами работы архивов организаций, одобренными решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 (далее – Основные правила ). Следует учитывать, что для организаций – источников комплектования государственного или муниципального архива Основные правила являются нормативным документом, положения которого обязательны для применения в работе. Все остальные организации могут использовать его в качестве справочного пособия.

Ø Организация работ по передаче документов в архив.

Архив организации комплектуется документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения. В последнем случае, прежде всего, имеют виду дела по личному составу, кроме того, в архиве могут быть составлены описи дел специфических видов документов.

§ Дела, которые хранятся менее 10 лет , обычно в архив не попадают. Они остаются в структурных подразделениях (где были заведены и завершены делопроизводством) до момента истечения сроков их хранения и утраты практического значения (в дальнейшем их уничтожают по акту установленной формы). Тем не менее, в отдельных случаях по решению руководства допускается передавать и такие дела в архив (например, по причине отсутствия места для хранения в структурных подразделениях).

§ На дела временного (менее 10 лет) хранения описи дел обычно не составляют ни в архиве, ни в структурных подразделениях. В этом случае в качестве учетного документа выступает номенклатура дел. Но для этого необходимо, чтобы в номенклатуре была заполнена графа «Количество дел», которая заполняется после завершения делопроизводственного года. При этом допускается использовать графу «Примечание» в номенклатуре дел для отметок о передаче дел, выделении их к уничтожению и т.д.

Согласно нормативным требованиям документы подлежат передаче в архив не позднее трех лет после завершения их в делопроизводстве. Например, в 2017 г. необходимо передать документы, образовавшиеся в 2014 г. и в более поздний период. Документы за 2013 г. и предыдущие годы будут считаться задолженностью.

Ø Оформление сдаточной описи документов в архив.

Сдаточная опись документов составляется сотрудником структурного подразделения по установленной Основными правилами форме в 2 экземплярах (первый экземпляр передается в архив, второй – в отдел).

§ Опись дел структурного подразделения включает в себя следующие элементы :

ü порядковый номер дела по отдельной описи каждого структурного подразделения;

ü индекс дела по номенклатуре;

ü заголовок дела, отражающий фактическое содержание документов в деле;

ü крайние даты дела (самая ранняя и самая поздняя даты);

ü количество листов в деле;

ü срок хранения дела (если в опись входят документы постоянного хранения, то графу «Срок хранения» не включают в опись).

§ Графа «Примечание» используется для отметок об особенностях формирования и физического состояния дел, о передаче дел и т.п.

§ Каждое отобранное для архивного хранения дело включается в сдаточную опись под самостоятельным порядковым номером. В случае наличия нескольких томов или частей они все вносятся под самостоятельными номерами с указанием фактического количества листов и крайних дат каждого тома или части.

§ В описи дел не принято повторять одинаковые заголовки . Заголовок первого дела пишется полностью, затем повторяющаяся часть заменяется на слова «То же». Однако в начале нового листа описи заголовок всегда указывается полностью.

§ В конце документа необходимо указать цифрами и прописью количество дел, включенных в сдаточную опись, указать первый и последний номера дел, литерные и пропущенные номера при их наличии.

§ Сдаточную опись дел в архив подписывает ее составитель , ставят подписи передающий дела (часто совпадает с составителем) и принимающий дела с указанием должностей. Затем документ утверждает начальник структурного подразделения.

§ Описям структурных подразделений принято присваивать номера в определенной последовательности .

Например, номер описи 02сп-10 : где 02 – принятый номер отдела в организации; сп – префикс, обозначает «структурное подразделение»; 10 – количество документов за определенный год, включенных в опись.

На основании описей дел структурных подразделений в архиве составляются сводные описи дел отдельно по категориям в зависимости от срока хранения и вида образующихся документов. Рассмотрим наиболее типичные для всех организаций описи дел.

Ø Опись на дела постоянного хранения.

§ В опись постоянного хранения включают дела постоянного срока хранения . Также в нее может войти часть документов с отметкой «ЭПК» (например, 5 лет ЭПК), то это означает, что часть документов дела может иметь историческое или практическое значение. Поэтому такие дела в процессе подготовки их к архивному хранению могут быть переформированы и дополнительно включены в опись как документы постоянного хранения.

§ Нумерацию дел в описи продолжают в течение нескольких лет . По сути, в процессе упорядочения дел составляют годовые разделы описи за определенный год. В дальнейшем при обнаружении дел постоянного хранения их допускается дополнительно включать в уже оформленный годовой раздел описи под литерным номером (например: № 86 а).

Также необходимо уточнить (пересоставить) итоговую запись к описи (сведения о количестве дел и подписи).

§ Обычно первоначальному годовому разделу описи дел постоянного хранения присваивают № 1 , все последующие годовые разделы числятся за этим номером до образования законченной описи. Когда начинают новую опись дел, ей присваивают следующий свободный порядковый номер. В конце обязательно оформляют итоговую запись о количестве вошедших в нее дел.

§ К описи постоянного хранения принято составлять предисловие , в котором описывают основные функции и структуру организации, относящиеся к периоду упорядоченных документов, основные вошедшие в опись категории дел, особенности формирования и т.п. Предисловие подписывают его составитель и ответственный за архив.

§ Порядок утверждения годового раздела описи дел постоянного хранения таков:

ü опись подписывают составитель описи и ответственный за архив;

ü рассматривают на заседании экспертной комиссии организации;

ü представляют на рассмотрение в ЭПК архивного органа (только для организаций - источников комплектования государственных или муниципальных архивов);

ü утверждает руководитель организации.

§ Незавершенную опись, в которую предстоит добавлять в дальнейшем годовые разделы , не подшивают, хранят в папке с завязками.

§ К законченной описи дел составляют общую итоговую запись и заверительную надпись (как и к годовому разделу), а также обязательно составляют оглавление, предисловие и список сокращенных слов при наличии последних в годовых разделах. Законченной считается опись, число заголовков дел в которой достигло четырехзначной цифры.

§ Обязательным элементом оформления законченной описи является титульный лист , на котором указывается полное название государственного или муниципального архива, в который сдаются дела организации (для организаций, являющихся источниками комплектования этих архивов), название фонда (полное название организации), номер фонда, номер описи, название описи (постоянного хранения, по личному составу и т.п.), крайние даты дел, включенных в опись. Завершенную опись переплетают или прошивают в твердую обложку.

Ø Опись на дела временного (свыше 10 лет) хранения.

Если в деятельности организации образовываются документы временного (свыше 10 лет) хранения, то необходимо их выделить в отдельную группу и составить самостоятельную опись. Форма этой описи весьма близка к описи для документов постоянного хранения: добавляется графа «Срок хранения». Правила составления и утверждения аналогичны.

Форма обложки дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения.

Форма описи дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения.

Ø Опись на дела по личному составу.

§ Для описи дел по личному составу существует установленная форма. Порядок ее составления и утверждения аналогичен (за некоторым исключением) порядку для описи дел постоянного хранения. Отличие лишь в том, что опись дел по личному составу подписывает составитель и визирует начальник службы кадров, организации - источники комплектования распечатывают 3 экземпляра описи.

Форма годового раздела сводной описи дел по личному составу.

§ Приведем наиболее типичные документы, относящиеся к личному составу и образующиеся в деятельности организаций :

ü приказы и распоряжения по личному составу;

ü списки личного состава;

ü протоколы заседания комиссий по кадровым вопросам (о проведении аттестации, присвоении ежемесячной надбавки к должностному окладу за выслугу лет и т.п.);

ü документы о награждении;

ü документы о проведении служебных проверок;

ü личные дела и личные карточки;

ü лицевые счета работников по заработной плате;

ü акты о несчастных случаях.

§ При образовании в организации большого объема какого-либо вида из указанных документов допускается выделять их в самостоятельную опись , например опись личных дел. При этом личные дела и личные карточки вносятся в опись по году увольнения работников, на которых они заведены, и систематизируются по алфавиту.

§ Документы по личному составу имеют особое социальное значение - они являются основанием для подтверждения трудового стажа, занимаемой должности, продолжительности работы в данной организации и других фактов трудовых отношений. В целях предотвращения утери этих документов большая часть документов по личному составу уволенных работников сдается в архив и хранится 75 лет.

Ø Опись электронных документов постоянного срока хранения.

В связи с развитием компьютерных технологий, увеличением объема документов на электронных носителях у организаций возникает необходимость в хранении аудиовизуальной и электронной документации. В архиве организации в зависимости от состава и объема ЭД составляются описи электронных документов постоянного срока хранения. Электронные документы включаются в самостоятельные описи.

Форма описи электронных документов постоянного срока хранения.

Ø Количество экземпляров описи.

Количество экземпляров описи определяется сроком хранения дел.

§ Опись на дела постоянного хранения составляется в 4 экземплярах:

ü Один экземпляр остается в соответствующем структурном подразделении,

ü второй экземпляр описи передается в службу ДОУ,

ü третий в архив организации.

ü Четвертый экземпляр направляется в соответствующий государственный или муниципальный архив.

§ Организации, не сдающие документы в государственные архивы , составляют опись на дела постоянного хранения, на дела со сроком хранения 10 и более лет и по личному составу в 3 экземплярах.

§ На дела временного срока хранения описи не составляются , их заменяет номенклатура дел, где напротив каждого заголовка проставляется отметка о сроке хранения.

Оформление дела - это подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами.

Оформление дела предполагает комплекс работ по подшивке документов, нумерации листов, составлению заверительной надписи, составлению (в некоторых случаях) внутренней описи документов, внесению уточнений в реквизиты обложки дела: уточнение названия организации, делопроизводственного индекса и заголовка дела, даты дела и др.

Оформление дел начинается с момента их заведения в делопроизводстве и завершается в процессе подготовки к сдаче в ведомственный архив. Оформление дел проводится работниками службы документационного обеспечения организации и структурных подразделений. Оформление может быть частичное или полное. Дела временного хранения (до 10 лет) обрабатываются упрощенно (частично). Они остаются в скоросшивателях, листы не нумеруются и сдаются в архив по номенклатуре дел. Но дела могут и не сдаваться в архив, а храниться в структурных подразделениях для использования в справочной работе.

Для учета количества листов в делах постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения составляется заверительная надпись. Она составляется на отдельном листе-заверителе, который располагается в конце каждого дела. В ней цифрами и прописью указывается число пронумерованных листов дела и отдельно через знак «+» - число листов внутренней описи, если она есть.

Составлять заверительную надпись на обложке дела или оборотной стороне последнего листа запрещается.

Заверительная надпись пишется разборчиво. В ней указываются дата составления, должность и фамилия составителя, который затем ставит свою подпись.

После подшивки документов и нумерации листов производится оформление обложки дела. Требования к оформлению закреплены ГОСТ 17914-72.

Если дело начато в одной организации, а закончено в другой, на обложке проставляются три даты: дата заведения дела в одной организации, дата поступления дела в другую организацию и дата окончания дела во второй организации.

Важным реквизитом обложки дела является указание количества листов в деле, которое проставляется на основании заверительной надписи дела.

Срок хранения проставляется на обложке дела по номенклатуре дел организации после сверки ее с ведомственным перечнем документов с указанием сроков хранения или после уточнения срока хранения по решению ЭК организации. На делах постоянного хранения пишется: «Хранить постоянно».

Архивный шифр дела оформляется, как правило, в архиве организации. В нем указываются номер фонда, номер описи и номер дела.

Составление описей дел

На дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения составляются описи дел. Составление описи - это завершающий этап работы с документами в делопроизводстве.

Опись дел - это архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел и предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации внутри фонда и учета дел.

Опись дел одновременно является учетным документом и основным видом научно-справочного аппарата к документам, обеспечивающим оперативный поиск документов. Таким образом, опись является учетным документом и справочником по содержанию дел.

В делопроизводстве описи на дела составляются в каждом структурном подразделении работниками службы документационного обеспечения управления. Ответственность за качественное и своевременное составление описей дел структурных подразделений несут их руководители.

Годовые разделы описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу составляются по установленной форме. Совокупность элементов описания каждого дела в описи называется описательной статьей. Описательная статья описи дел структурного подразделения должна включать в себя следующие элементы:

Порядковый номер дела (тома, части) по описи;

Индекс дела (тома, части);

Заголовок дела (тома, части), полностью соответствующий его заголовку на обложке дела;

Дату дела (тома, части);

Число листов в деле (томе, части);

Срок хранения;

Примечание.

В описях дел постоянного хранения графа срок хранения опускается.

Каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером. При наличии нескольких томов (частей) каждый из них также имеет свой порядковый номер. Систематизацию дел в описи и присвоение номера описи структурного подразделения осуществляет архив организации.

В конце описи делается итоговая запись. В ней указывается цифрами и прописью число дел, числящихся по описи, первый и последний номер дел по описи.

Годовой раздел описей на дела постоянного хранения, предназначенный для последующей передачи в государственный архив, подлежит утверждению ЭПК. архивного учреждения. Он печатается в четырех экземплярах, заверяется руководителем службы документационного обеспечения управления, подписывается председателем ЭК (после утверждения описи комиссией) и согласовывается с руководителем организации.

В соответствии с утвержденными годовыми разделами описи организация обязана в установленные сроки сдать, а государственный архив принять на хранение внесенные в опись дела.

В деятельности любого субъекта встречается неисчислимое множество различных форм, видов, бланков бумаг, без которых осуществление этой самой деятельности не представляется возможным. Всю эту документацию приходится хранить, причем довольно длительное время.

Сохранность бумаг в большинстве случаев возложено на специальный структурный отдел предприятия — архив. Причем передача бланков и форм в архивный отдел на ответственное хранение — это целый ритуал, который также должен быть оформлен соответствующими документами.

Основная форма, которая составляется при приеме-передаче бумаг, — это опись. Специальная форма перечня, в котором поименованы все виды документов, передаваемые из одного отдела в другой либо от одного должностного лица другому. Ключевое назначение — организация порядка в учете документации и обеспечение оперативного поиска нужной информации.

Применяемые формы

В зависимости от ситуации, ответственному работнику придется заполнить специальный бланк. Их предусмотрено несколько. Так, Приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526 утверждены следующие формы перечней дел (ОД):

постоянного хранения (Приложение 14);
по личному составу (Приложение 15);
временных (свыше 10 лет) сроков хранения (Приложение 16);
электронных документов постоянного хранения (Приложение 17);
электронных документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения (Приложение 18);
структурного подразделения (Приложение 23);
электронных документов структурного подразделения (Приложение 24).

Ключевые требования к заполнению данных видов закреплены в разделе 3.7 Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 06.02.2002.

Такой документ — это не просто папка с разрозненными таблицами и файлами. Форма имеет свою индивидуальную структуру:

Титульный лист.
Содержание.
Предисловие.
Список сокращений.
Указатели.

Причем для каждого вида они имеют унифицированные бланки, которые отличаются друг от друга. Рассмотрим особенности составления и примерные образцы документации.

Опись дел постоянного хранения

Такой перечень может быть составлен в отношении бумаг, которые имеют статус хранения «Постоянно». Опись дел постоянного хранения, образец заполнения отличается от остальных форм своей структурой. В табличной части формы отсутствует графа «Срок хранения», так как этот срок указывать не имеет смысла.

Подготовьте предисловие к описи дел постоянного хранения, образец должен содержать сведения об основных направлениях деятельности, а также информацию о структуре предприятия за период составления бланка. Дополнительно в предусловии дается краткая характеристика документации фонда, включенного в данный раздел. При наличии дел, выходящих за границы периода, их также следует расписать в отдельном порядке. Также в предисловии можно указать, имеет ли данная архивная опись дополнительные сведения.

Предисловие должно быть подписано ответственным составителем. Причем следует поставить не только подпись, но и указать должность составителя, Ф.И.О., дату оформления. Помимо составителя, предисловие к описи дел постоянного хранения (пример ниже) подписывает заведующий архивным отделом или иное ответственное лицо (например, начальник архива).

Описи по личным делам

Кадровый учет должен быть организован в каждом учреждении. Опись личных дел по личному составу также придется составить при передаче документации в архивный отдел. Данный перечень должен содержать следующие реквизиты в обязательном порядке:

название учреждения либо его структурных подразделений;
номера фондов и индексов дела;
заголовки документации;
даты их составления;
число страниц в деле;
дополнительные примечания.

Регистрируйте личные дела в ОД в хронологическом порядке. Если в течение переписи было выявлено дело, которое должно было быть указано ранее, то допустимо внести запись с литерой, например, 100/а, но зарегистрировать его придется в самом конце документа.

Опись дел постоянного хранения - систематизированный перечень справочного характера, который состоит из заголовков дел. Он служит для раскрытия состава и содержания дел, а также делает возможным их оперативный учет и систематизацию.

Опись дел постоянного хранения является необходимым учетным документом для любой организации. Она составляется сотрудниками отдела документооборота или иными уполномоченными лицами. Опись дел постоянного хранения должна быть составлена согласно российскому законодательству (см. Основные правила работы организаций). Она включает в себя совокупность обязательных элементов, которые образуют описательную статью.

Среди обязательных элементов описи дел постоянного хранения:

наименование организации
номер фонда
порядковый номер
индекс дела (при наличии )
заголовок дела
дата дела
число листов в деле
примечание (если есть)

Важно: ежегодно опись дел постоянного хранения в установленные сроки должна быть .

В случае передачи документов в государственный архив опись дел постоянного хранения составляется в четырех экземплярах. Для этого факт передачи должен быть утвержден руководством и специальной архивной комиссией.

Правила заполнения описи дел постоянного хранения

Наименование организации

Необходимо указать то наименование организации, которое она носила во время создания документов. В том случае если организация несколько раз сменила наименование в указанный период, то нужно оставить последнее название.

Фонд №

Для организаций, являющихся источниками комплектования государственного или муниципального архива, номер фонда присваивают эти архивы. Если организации не являются источниками копмлектования государственного или муниципального архива, то номер фонда присваивает сама организация. В том случае если в организации хранится только один архивный фонд, то эта графа не заполняется. Если несколько архивных фондов, например, документы предшественников или подведомственных организаций, то каждый фонд имеет свой номер согласно поступлению его в архив.

Порядковый номер

Каждое дело вносится под самостоятельным порядковым номером (включая тома дел). Порядок нумерации дел в описи валовый за несколько лет (но не более 9999 дел).

Индекс дела

Нужно указать индекс дела согласно номенклатуре дел. При отсутствии номенклатуры, графу необходимо оставить пустой.

Заголовок дела

Заголовок вносится в опись в точном соответствии с заголовком, который находится на обложке дела. Никакие расхождения не допускаются. Для дел с одинаковыми заголовками существует следующий порядок: полностью прописывается наименование только первого дела, а все остальные обозначаются словами «То же».

Дата дела

В данной графе указываются крайние даты дел.

Число листов в деле

Необходимо прописать количество листов, относящихся к делу. Они переносятся с обложки дела.

Примечание

В примечании (в случае необходимости) делаются пометки об особенностях физического состояния документов, выбытии дел и др.

Опись дел временного хранения - учетный документ, который содержит перечень с указанием индексов, названий документов и др. Она составляется по форме, установленной Основными правилами работы архивных организаций.

Она включает в себя:

наименование организации
номер фонда
порядковый номер
индекс дела (при наличии номенклатуры дел)
заголовок дела
крайние даты дела
сроки хранения
число листов в деле
примечание (если есть)

Опись документов может быть составлена по хронологическому или структурному принципу, которые обычно сочетают в одной описи: в каждой хронологической группе дела распределяются в соответствии со структурным подразделением.

Правила заполнения описи

Наименование организации

Фонд №

Порядковый номер

Каждое дело вносится в опись под определенным порядковым номером, который является уникальным. Если дело состоит из нескольких томов, то каждый должен быть внесен в опись под самостоятельным номером.

Индекс дела

Заголовок дела

Крайние даты

В данной графе указываются крайние даты дел.

Сроки хранения

Для документов временного срока хранения законодательно установлены сроки хранения, которые нужно учитывать в данной графе.

Число листов в деле

Необходимо прописать количество листов, относящихся к делу. Они переносятся с обложки дела.

Примечание

В примечании в случае необходимости делаются пометки об особенностях физического состояния документов, выбытии дел и др.

Итоговая запись

В конце описи после последней статьи следует итоговая запись, в которой цифрами и прописью указывается количество дел, первый и последний номера дел согласно описи. Кроме того, должны быть оговорены особенности нумерации дел в описи, например, наличие литерных и пропущенных номеров.

Важно: согласно правилам работы архивов разрешено вносить изменения в опись заголовков дел, обнаруженных дополнительно. Их нужно включать в опись документов временного хранения под литерными номерами в соответствии с принятой схемой систематизации или в конец годового раздела.