Правила деловой переписки

Другая важная часть делового этикета - служебная переписка. Конечно, каждое деловое письмо должно быть строго индивидуально: на него накладывают отпечаток, прежде всего, адресат, конкретная ситуация, лич-ность и должность пишущего. Подход к решению вопроса, каким должно быть деловое письмо, предполагает определенную долю творчества, но тем не менее существуют и общие правила деловой переписки. Подробно об этом вы можете почитать в специальной литературе. Мы же пытаемся обозначить наиболее существенные моменты этой проблемы.

Переписка - это общение в миниатюре, овладение ею - это и труд, порой нелегкий, и искусство. Толковая деловая переписка способствует увеличению оборота фирмы, предприятия, улучшению взаимосвязи различных служб, повышению квалификации, установлению прочных связей с потребителями.

Одно из главных требований к письму - оно должно быть не длинным. Если хотите, чтобы ваше письмо прочли, постарайтесь уложиться на полутора страничках машинописного текста, а еще лучше - на одной странице. Хорошее письмо, как и выступление, должно быть четким и ясным. Это второе требование к письму. Старайтесь избегать в деловом письме многосложных, непонятных (иностранных, сугубо специальных) слов и выражений.

Это третье правило написания делового письма. Это же правило предполагает и составление писем короткими предложениями, в которых четко и ясно сформулированы основные мысли автора.

Лаконичные письма, написанные односложными словами, характеризуют пишущих как хороших собеседников, владеющих искусством общения. В письмах не должно быть лишних прилагательных, наречий, что часто делает стиль излишне «цветистым». Таким слогом чаще всего пользуются в странах Востока.

Но даже при таком, казалось бы, стандартном подходе, остается большой простор для творчества. Прежде всего, думайте об адресате, старайтесь узнать его интересы, в свою очередь приложите силы, чтобы заинтересовать его, так донести до него суть вопроса, чтобы ваше письмо запомнили. Поможет вам решить эти и другие проблемы... чувство юмора. Письмо, написанное с чувством юмора, как правило, быстрее читается и прочнее запоминается. Оно поможет завоевать будущего клиента. Такое письмо показывает получателю, что его готовила личность.

Схема делового письма

Существуют отработанные схемы делового письма или служебной записки. Например, можно предложить такую:

Я рад сообщить о том, что... (имя, отчество) способствовал (активно, ус-

пешно) развитию нашей фирмы (отдела) с момента его создания. Он яв-

ляется главным разработчиком проекта №3... (имя, отчество), будет и

впредь оказывать всемерное содействие созданию и дальнейшему раз-

витию нашей компании.

Мы поздравляем с... и желаем Вам новых успехов.

При деловой переписке надо помнить, что впечатление, производимое письмом на адресата, зависит от таких «мелочей», как конверт, бланк фирмы, содержание письма. Не пожалейте времени, если даже вам кажется, что письмо написано безупречно, отложите его отправку еще на некоторое время, перечитайте еще раз. Как правило, найдутся неточности, излишне эмоциональные выражения. Исправьте их, а уж потом отправляйте. Особенно важно соблюдение этого правила при ответах на жалобы клиента. Не стремитесь отписаться, отделаться от клиента - это непростительная ошибка. Недовольство клиента работой фирмы распространяется в 100 раз быстрее, чем добрая слава о ней.

Постарайтесь начинать письмо дружески - это вызывает у получателя добрые чувства к автору. Личностные штрихи придадут вашему посланию большую значимость. Этому способствует также разговорный стиль письма.

Виды деловой корреспонденции

Специалисты по переписке делят корреспонденцию на следующие виды:

Торговые соглашения, сделки и другая подобная корреспонденция;

Ответные письма с благодарностью;

Поздравления;

Извинения;

Требования и запросы;

Соболезнования.

Эти шесть видов корреспонденции в свою очередь делят на две категории: формальные и неформальные. Служебные записки тоже делятся на следующие виды:

Распоряжения по кадровым вопросам, внутреннему распорядку учреждения, правила работы;

Благодарности и поздравления;

Напоминания, просьбы, проведение мероприятия.

В неформальной деловой переписке часто используются сокращения, односложные слова и прилагательные: они создают впечатление близкого знакомства, теплоты, взаимной симпатии. Такие прилагательные, как добросердечный, умелый, отзывчивый,изумительный, прекрасный и т.п., сближают автора письма и его адресата. Они передают эмоциональное состояние. Показывают, насколько объективен или субъективен автор письма, может быть, он готовил его, руководствуясь лишь эмоциями.

Существует много способов подготовки корреспонденции, но выделим наиболее общие вопросы:

Что нужно потенциальному клиенту?

Каковы его основные заботы?

Какие сомнения его тревожат?

Каковы его финансовые соображения?

Были ли у него какие-либо проблемы, которые беспокоят его до сих пор?

Какие у него цели?

И еще один немалозначащий момент: письмо должно строиться по такой схеме: внимание - интерес - просьба - действие.

Надо только помнить, что формулируя просьбу, предоставьте адресату ограниченный выбор вариантов. Чем меньше вариантов, тем больше вероятность успеха.

Внимание: Уважаемый (ая)

Интерес: Я хочу сообщить Вам нечто интересное (важное).

Мы (я) предлагаем Вам то, что может существенно

улучшить Вашу жизнь...

Просьба: Нам требуется помощь людей, готовых вложить хотя

бы... в благородное, патриотическое дело...

Действие: Мы призываем Вас присоединиться к тысячам доб-

рых людей...

Этикет и такт делового человека проявляются на каждом шагу: во время мимолетного разговора с подчиненным, коллегой, на производственном совещании и т.п. К сожалению, иногда должностные лица злоупотребляют формой обращения на «ты». Обращаются на «ты» к подчиненным, которые гораздо старше их по возрасту, но говорят «вы» молодому вышестоящему начальнику. В форме обращения на «ты» проявляется пренебрежение к подчиненному. Занимаемый пост не дает ему основания для подобного общения с подчиненным или наемным работником. Такое обращение уни-жает достоинство человека. Этикет служебных, деловых отношений требует строгого соблюдения речевых норм как в межличностном общении, так и во время деловых бесед, совещаний. Когда вы разговариваете с людьми (или даже с одним человеком), ведите беседу так, чтобы вам никто не мешал. Все дела, за исключением экстренных, внезапных, могут подождать.

Любая организация постоянно получает корреспонденцию, работа с которой входит в должностные обязанности секретаря. От того, насколько правильно и быстро сотрудник секретариата умеет обрабатывать входящую корреспонденцию зависит скорость принятия решений по некоторым документом, успешность заключения различных сделок, а также и репутация самой компании. Именно поэтому сегодняшняя статья будет о разновидностях деловой корреспонденции.

Из статьи вы узнаете:

В любой компании обработка входящих документов входит в должностные обязанности секретаря. При этом речь идет не только о бумажной корреспонденции, но и об электронных письмах. Поэтому очень важно уметь разбираться во всех тонкостях работы с корреспонденцией, а также уметь различать ее по важности. Давайте рассмотрим данный вопрос более подробно.

Скачайте документы по теме:

Что подразумевает деловая корреспонденция

Как правило, к деловой корреспонденции относятся все письма, поступившие на адрес компании. Это может быть как электронный адрес, так и обычный почтовый. Главной задачей секретаря в работе с входящей корреспонденцией является необходимость уметь правильно рассортировать корреспонденцию, исходя из важности информации. К примеру, ко входящей корреспонденции относятся как письма от контролирующих органов, так и новости от ваших партнеров о скидках и специальных предложениях. Не исключено, что второе письмо в определенных случаях будет содержать более интересную информацию и даже определенную выгоду, однако, именно письмо из контролирующих органов будет более приоритетным. Оно может содержать информацию об изменении в сроках предоставления отчетной документации, что является, по сути своей, очень важной информацией, пусть и не примечательной на первый взгляд. Из этого вытекает необходимость уметь разбираться в видах деловой корреспонденции.

Поступающие письма можно классифицировать по содержанию:

• письма, содержащие какое-либо требование, просьбу, предложение, жалобу, т.е. письма-запросы, требующие каких-либо действий или принятия решений;
• письма-ответы на направленные вами инициативные документы;
• справочно-информационные письма.

На данный момент существует три возможных способов получения деловых писем: посредством почты, электронным способом и курьерской доставкой. Понятно, что в данном случае самыми важными будут считаться письма, доставленные с помощью курьера. Такую корреспонденцию необходимо незамедлительно регистрировать и передавать руководителю организации, либо сотруднику, который уполномочен в данном вопросе.

Письма, полученные стандартной почтовой доставкой, также могут содержать очень важную информацию, поэтому их также необходимо регистрировать в день принятия. Как правило, данным способом доставляются документы, отправленные контролирующими органами. Спам в таких письмах встречается довольно редко, за исключением листовок и буклетов рекламного содержания.

Правила работы с деловой корреспонденцией

Основным правилом в работе с корреспонденцией является необходимость обработки ее в день поступления. Данное нехитрое правило позволит вам оперативно обрабатывать поступающие документы, вовремя их регистрировать и передавать по назначению и не допустит пропажи важных деловых бумаг.

Кроме того, если ежедневно осуществлять работу с корреспонденцией по графику и в определенное время, то это позволит правильно организовать рабочий процесс. К примеру, если вы будете осуществлять обработку деловых писем до обеденного перерыва, то после можно заняться передачей писем по назначению и их согласованием. Таким образом, сотрудники компании, получившие документы на согласования уже будут знать, в какое время им ждать документы.

Следующее немаловажное правило заключается в обязательной регистрации деловой корреспонденции, содержащей важную информацию. После того, как вы отберете важные письма, их следует зарегистрировать в журнале учета входящей корреспонденции или с помощью РКК (регистрационно-контрольная карточка). Более того, на данный момент существуют различные электронные приложения, используемые для регистрации входящей корреспонденции.

Корреспонденция, о которой мы будем вести речь в данной курсовой работе, является средством передачи информации на предприятии. Одним словом, в данной главе раскрывается общее понятие термина «деловая корреспонденция» или «официальная корреспонденция».

Официальная корреспонденция различных типов, которая направлена от имени одной организации, учреждения другой организации, учреждению, хотя адресована она может быть одному должностному лицу, и подписана одним должностным лицом, представляет собой деловую корреспонденцию.

К деловой корреспонденции можно отнести доклад, отчет, справку, сводку, служебное или сопроводительное письмо и т.д. Их разновидности:

· Письмо-запрос

· Письмо-напоминание

· Просьба

· Извещение

· Телеграмма

· Телефонограмма

Деловое письмо - одно из средств обмена информацией и оперативного управления разнообразными процессами деятельности организаций и учреждений.

При всем многообразии письменного делового общения его инициатор решает типовые задачи. За многолетнюю практику деловой переписки были выработаны языковые модели, позволяющие ясно и лаконично излагать мотивы, причины и цели официального послания.

Виды и разделение корреспонденции по ее функциональному воздействию представлены в Таблице 1.

Таблица 1. Распределение корреспонденции по ее функционированию

Виды регистрации и учета корреспонденции

За время организации учета входящей и исходящей корреспонденции на предприятии данный процесс изменялся, развивался соответственно техническому прогрессу, и в итоге принял тот вид, который доступен каждому пользователю ПК - справочно-информационные системы или автоматизированные Журналы ведения документооборота. Но для того, чтобы приступить к изучению этих автоматизированных систем, необходимо ознакомиться и с другими способами регистрации и учета входящей и исходящей корреспонденции, проследить этапы эволюции данного процесса.

Методы регистрации и учета входящей и исходящей корреспонденции:

1. Бумажный метод.

Как правило, вся информация о входящей и исходящей корреспонденции фиксируется вручную на бумаге (специально отведенных бланках и формах). Указывается имя (название организации) и адрес отправителя/получателя, дата, номенклатура и серийные номера. Преимущество данного метода заключается в его дешевизне и простоте, но если даже за год отмечается более 20 регистраций, то поиски необходимой информации о той или иной регистрации многократно усложняются. Так же следует учитывать износ бумаги, сроки ее хранения и ведение документоотчета по архивам.

2. Электронный ручной метод.

Аналог бумажному методу, с той лишь разницей, что вместо бумаги используются документы Word или Excel. Ведется заполнение электронных таблиц и форм, ведется отчетность. Этот метод так же не является затратным, он легок и прост в эксплуатации, но и у него есть свои минусы. Работнику, ведущему отчетность необходимы начальные знания ПК. У этого метода отсутствует всякое резервирование данных и опять же, поиск необходимой информации может вызвать затруднения. Так же, если произойдет сбой работы ПК или ПО информационные архивы могут потеряться или повредиться без возможности восстановления, резервные же копии необходимо регулярно обновлять и в этом так же есть свои неудобства.

3. Электронный автоматический метод.

Это системы электронного документооборота (СЭД), ориентированные на внесение, хранение и поиск документов (корреспонденции), и отображение всего технического процесса жизненного цикла документа. Данные информационно-технические системы так же называют Журналами автоматической регистрации входящей и исходящей корреспонденции. Данные системы радикально упрощает жизнедеятельность всего предприятия, так как регистрация и учет всей корреспонденции происходит на полной автоматике, без вмешательства человеческих ресурсов.

Инф-я К. Она отлич широтой охвата мат-ла, обстоят развитием темы.

Анал-я К. вскрывает причины описываемого явл-я. Она критич плана.

Постановочн К - такой вид отража злободневн, актуальн сит-ю на основе а-за и син-за фатов.

Корреспонденция - раздумье. Ж-ст совместно с чит-м анализ-т, сопост-т, сравнив-т, оцен-т цел ряд фактов. Если в статье стр-ра произвольная, то в корреспонденции - специфичн. Она имеет: рубрику, заголовок, головные строки, зачин, основную часть и концовку. По руб-ке м.опред-ть хар-р К. Зачины разн видов эт ж-ра быв разными: сюжетн, информац, проблемный. Концовки тоже отлич-ся характер чертами.

Ворошилов наз-т К. одним из осн. представителй из гр. аналит. ж-ров. К- ж-р, в кот. на конкр. мат-ле, взятом в сравнит. нешир масштабе, в аналит плане разраб-ся актуал тема, реш-ся опред проблема. М.б инф:собщ-я о новом явл-ии, науч. окрытии, она напомин. равёрн. зметку, но отлич от неё широтой охвата мат-ла, обстоят развит-м опред темы. Аналит К. вскрывает причины опис явл-я. На основе анализа фактов в мат-ле нередко ставятся новые проблемы. И такие корр-ции наз-т постановочными, Порой ж-т как бы вместе с чит-лем анализ-т, сопоставляет, оценивает.

32. Статья – это обобщ-е и анализ фактов и явл-й. Если в кор-ции соб-я рассмат-ся от частн к общему, то в статье все происх-т наоборот – от общ к частному. Статья берет факты в глобал масштабах, анализ-т их, поднимая до научно обоснован выводов. Общ отличит признаки С.: осмысл-е и анализ значит явл-я (или группы явл-й), аргументир-е обобщения и выводы, подтвержд выдвинутую концепцию, идею. В завис-ти от цел назнач-я СС м.б. проблем, полемич, науч-популяр и т.д.

Статья - это локальное отображение жизненно-важных явл-й, проблемы или актуал сит-ции. Масштаб выводы предваряются хар-кой фактич данных и сит-ций, рассмот-х в совок-ти. Факты в С. играют иллюст роль, в С. важны проблема и явл-е. В С. в полн мере исп-ся аргум-ция, мотивация действий, исп-ся все виды т-тов: повеств-е, описание и размышл-е. Виды статей:

1. Передовая - в ней основа директивность;

2. Пропагандистская - важн методом в ней явл-ся пропаганда;

3. Научн и научн-попул статья;

4. Проблемная, требующ от а-ра всестороннего, глуб изуч-я?, компетентности, инициативы, смелости.

По данным Ворошилова В. В., "К особому подвиду статьи м.отнести публ комментарий, позволяющ оперативно отклик-ся на разл соб-я, прокоммен-ть и оценить их".

Тертычный: С.- ж-р, предназнач. д/ анализа актуал. общ-знач. процессов, явл-й. Аналит обсужд-е предмета в С. д.б. проведено так, могли используя пуб-цию размышл-ть далее над интерес их?? – особ. ф-я С. Она сост-т в том, что С. объясняет чит-м как обществ, так и личн значим-ть актуал процессов, сит-ции, явл-й, их причин-следств связи. Т.о инициирует чит размышл-я, действия, связ с предметом отображ пуб-том. С. обращ вним-е людей на те задачи, проблемы, кот возн-т в связи с опис соб-ми, показ какие стратег/тактич интересы имеются у тех/иных участн-в сит-ции.

Сущ-т относит устойч формы проявл-я ж-ра С.:

Общеисследов-я (пуб-ции, в кот анализ-ся общезнач шир??.Пуб-ции отлич выс уровнем обобщения,глобальностью уровня автора. Цель С. – изучение закономерностей, тенденции, перспектив развит-я совр. об-ва)

Практич-аналит

Ж-ту необх-мо сформул-ть осн тезисы, он исп-т все имеющ знания об объект законах и закономер-х, действ в той сфере, о кот собирается писать, как эти законы проявл себя относит-но обсужд в С. феномена т. соотнести тезисы с актуал совр опытом. Общ структур треб-я к С. таковы: д. обладать ясной концептуальной линией. А-р д. развивать чётк ясную мысль, чтобы разъяснить чит-лю полит, экон, др сути явл-й. Это поможет правильно воспринимать значимость событий, выработать свою линию поведения и действий.

Статья дел-ся на 3 части: начало, главная часть, заключение. В начале С. в ее одной трети излагается экспозиция. Читателю дается актуальный повод узнать, почему данная ситуация анализируется, она важна для общества, почему ее надо решить. Чтобы читатель понял ситуацию, нужно показать проблемы и здачи перед общ-вом и их связь с ситуацией. Познакомив аудию с проблемой, задачами, условиями выполнения, автор може далее поставить вопрос о том, каким образом эти задачи могут быть решены в интересах каких сил.

Любая ситуация содержит внутреннее противоречие. Это м. вызвать сомнение в правильности.М. в прямой/косвенной форме сформулир. Соответствующий вопрос-сомнения и адресовать его аудии. Здесь автор хочет сосредоточить внимание на анализе тех фактов, которые помешали разрешить ситуацию, почему она не была бы решена.. Он м. показывать как достичь цели, приблизитья к ней, какие шаги стоит предпринять для этого. Последовательность действий часто бывает довольно сложной, поэтому стоит следить, чтоб не тярялась нить рассуждений, чтоб публикация была понятна для аудии. В сравнении с главной частью, в которой ситуация анализируется, заключительная часть имеет синтезирующий характер. В ней м. поясняться, что несет собой изменение ситуации, какие силы задействуются, какие задачи и проблемы будут решены далее.

С.относ к исслед. группе т-тов. Своеобраз разновид-ми С. м.назвать такие публ т-ты, как расслед-я и версии. Что отличает исслед т-ты? 1)опора не на опис-е фактов, а на логич-рац а-з. В центре повест-я оказ-ся с-ма рассужд-й пуб-та, подчас подчеркнуто абстрагирующ-ся от используем фактов. 2)в т-тах такого рода шир предстны не т-ко лич наблюд-е ж-том факты, но и свед-я, добытые иными путями. Д/созд-я убедит картины изучаем явл-я а-р шир привлек-т разнообразн источники инф-ции, сопост-т подчас противоположн т. зр, прибегает к обшир цитированию. 3) стил-ка исслед т-тов., сохр черты индивид языка пуб-та, тем не менее, тяготеет к науч излож-ю пробл-ы.

Если в корр-ции пуб-т анализ-т конкр соц сит-ю, опираясь на личн наблюдаем факты дейст-ти, то в С. обобщение носит более шир хар-р. Здесь дается всестор анализ явл-й, процессов и проблем. Опираясь на факты соц бытия, пуб-ст рассмат-т законом-ти эволюции дейс-ти в различ ее проявлениях - полит-их, эконом-их, нравст-ых, куьтуролог-х и т.д. при этом пуб-ст не просто иллюстр-т мысль примерами из жизни, а кладет факт в основание своего исслед-я. Как правило, а-р в С. оперирует группами фактов, создающ опред соц сит-ю, т.е. круг проблем, объединённых един процессом. Пример: статья «Ничье старичье» (С.-Пб. Ведомости») посвящ судьбам стариков, живущ на полн гос. обеспечении. Не трудно догадаться, что проблема эта нравств-я, т.к. родственники отправляют в дома престарелых с глаз долой. «Похоже, сильнее, чем девальвация рубля ударила по нам девальвация моральных ценностей», - пишет газета. Конкретн судьбы превращ-ся в отправные точки для рассужд-й на темы: 1) гос. берет на себе ф-ции родственников – детей, внуков, заботясь о престарелых. 2) матер интересы подчас оказ-ся важнее судеб конкрет стариков. 3) у об-ва явно недостаточно сил, чтобы обеспечить престарелым спокойную жизнь, хотя опред движ-е в нужн направл-и осущ-ся.

Поскольку С. – это всегда развернут поиск закономер-тей, структурно она предст собою цепь умозаключ-й (от частн к общ и наоборот). Это опред-т и композ-ю повеств-я, и место факта в т-те. Сегодня вряд ли м.говорить о том.,что факт в С. занимает подчиненное место. Лишь иллюстрируя опред теорет полож-я, выдвигаем а-ром. Современная С. активно вбирает в себя Эл-ты др ж-ров – реп-жа, очерка, корр-ции, интервью. Она становится более эмоц-на по тону, более личностной, хотя развитье мысли остается основой ее стр-ры.

Тема 15. Классификация деловой корреспонденции и общие требования к деловым письмам

Деловая переписка

Навык работы с документами (в том числе их чтения) позволяет лучше понять, как нужно готовить письменные документы. Действительно, если вы хотите написать письмо с предложением, которое прочтет лицо, принимающее решение, то полезно задуматься, что необходимо предпринять, чтобы при знакомстве с вашим письмом получатель пошел по наиболее выгодному для вас пути.

Общий принцип составления делового письма можно представить в виде схемы: внимание, интерес, просьба, действие. Здесь фактически используется тот же принцип, что и в устной презентации: вы сначала должны привлечь внимание и возбудить интерес читателя письма, а затем уже обратиться к нему с просьбой или предложением. Аналогом заключения устного выступления в письме служит указание, какое действие должен предпринять читатель письма, если его заинтересует содержащаяся в письме информации. Чем подробнее будет описание необходимых действий, тем больше шансов, что письмо достигнет своей цели.

Большинство деловых писем пишется с целью реализовать или предложить что-либо. Правильно написанное письмо ничем не отличается от добротного рекламного объявления. Существуют особые правила составления писем, цель которых - привлечь внимание адресата и стимулировать его к действию. Правильно составленные деловые письма и записки строятся по одной схеме:

· Начальные строки привлекают внимание, следующие одно или два предложения пробуждают интерес читателя,

· в следующих двух абзацах высказывается просьба.

Работа над более объемными документами, к которым относятся аналитические обзоры, отчеты, меморандумы и др., имеет несколько иную структуру. Подготовка таких документов требует больше времени, поэтому и подготовительная работа над документом оказывается иной.

Начинать эту подготовку целесообразно не с написания плана, как это делает большинство людей, а с «листа со­ображений». Действительно, бессмысленно работать над планом, когда еще не накоплены критическая масса сообра­жений, материалов, идей, которые должны лечь в основу документа. Поэтому чистый лист, озаглавленный «Сообра­жения к...», и есть начало работы. Сюда можно записывать (не заботясь о последовательности) все, что приходит в голову в связи с темой, которую предстоит осветить. Чаще всего вы сами ощутите, что необходимый объем материала накоплен, и можно приниматься за его упорядочение. Вот тогда-то и следует набросать план документа.

Как и устное выступление, объемный документ должен состоять из трех основных частей. Правда, смысловая на­грузка этих частей оказывается иной. Вступление обычно посвящается постановке проблемы; документ трудно чи­тать, когда не понимаешь, какую задачу поставил перед собой его автор. Основная часть документа должна раскрыть логику рассуждений, а заключение - содержать выводы. Ввиду большей скорости чтения «про себя» письменный документ обычно позволяет более подробно обосновать точку зрения, предложение и т.д. Деловая переписка

Деятельность делового человека невозможно представить без работы с документами. Подсчитано, что на составление служебных документов и работу с ними у некоторых категорий работников аппарата управления тратится от 30 до 70 % рабочего времени.

Служебная переписка является важной частью делового этикета, «общением в миниатюре». Она способствует установлению прочных связей с потребителем, улучшению взаимосвязи различных служб, а также увеличению оборота предприятия, фирмы.

Джен Ягер в своей книге «Деловой этикет» отмечала, что качество делового текста складывается из четырех составляющих: мысли, внятности, грамотности и корректности.

При составлении делового письма необходимо соблюдать следующие требования:

Исполнитель должен отчетливо представлять себе сообщение, которое хочет передать, и точно знать, как это выразить в понятной, сжатой и доступной форме;

Письмо должно быть простым, логичным, конкретным и не допускать двусмысленностей. Лаконичные письма, написанные односложными словами, характеризуют пишущих как хороших собеседников, владеющих искусством общения. Фразы должны легко читаться, нежелательно использование большого количества причастных и деепричастных оборотов;

Письмо должно составляться только по одному вопросу, при этом его текст надо разбить на абзацы, в каждом из которых затрагивается лишь один аспект данного вопроса;

Письмо должно быть убедительным и достаточно аргументированным;

Письмо должно быть написано в нейтральном тоне, нежелательно употребление метафор и эмоционально-экспрессивных фраз;

Объем делового письма не должен превышать двух страниц машинописного текста;

С точки зрения грамматики деловое письмо должно быть безупречным, так как орфографические, синтаксические и стилистические ошибки производят плохое впечатление и действуют на адресата раздражающе;

Деловое письмо должно быть корректным, написано вежливым тоном.

При деловой переписке следует помнить, что восприятие письма зависит не только от содержания, но и от конверта и бланка фирмы. Почтовая бумага должна быть хорошего качества, а цвет бумаги - светлым: белым, светло-серым, кремовым и т. п. Вверху или сбоку листа небольшими буквами должно быть напечатано название организации, возможно, ее эмблема или логотип (словесная форма товарного знака), а в некоторых случаях - имя и фамилия сотрудника и, может быть, его должность. Кроме того, деловые письма могут быть выполнены и на обычной почтовой бумаге. Вопрос о том, целесообразно ли дать сотруднику право пользоваться бумагой, где указаны не только название фирмы, но и фамилия и должность сотрудника, решается руководством организации.

Специалист в области делового письма американец Р. Теппер полагает, что правильно составленные деловые письма строятся по одной схеме. Начальные строки привлекают внимание, следующие за ними одно или два предложения пробуждают интерес читателя, затем в двух абзацах высказывается просьба, а последняя часть заставляет читателя действовать.

В учебнике «Психология и этика делового общения»* (* Психология и этика делового общения / Под ред. В. Н.Лавриненко. - М., 1997.-С. 237.) приводится пример делового письма, составленного по данной схеме.

Внимание: «Уважаемая (ый) _________________________

Я хочу сообщить Вам нечто важное (интересное)»

Интерес: «Мы (я) предлагаем Вам то, что может существенно улучшить Вашу жизнь...»

Просьба: «Нам требуется помощь людей, готовых вложить хотя бы... в благородное, патриотическое дело...»

Действие: «Мы призываем Вас присоединиться к тысячам добрых людей...»

Помните, что просьбу нужно формулировать так, чтобы у адресата выбор вариантов был ограничен, поскольку чем меньше вариантов, тем больше вероятность успеха. Употребление стандартизированных словесных оборотов не только позволяет исключить ненужный эмоциональный тон письма, но и является выражением деловой вежливости.

Наиболее часто в деловой сфере используются следующие виды деловых писем.

1. Резюме и письмо с просьбой о приеме на работу.

2. Письмо-заявление об уходе.

4. Письмо-отказ.

5. Письмо-запрос о ходе исполнения дела (договоренности, сделки и т.п.).

6. Письмо-напоминание.

7. Письмо-уведомление.

8. Письмо-благодарность.

Деловое письмо должно всегда подписываться от руки. Вопрос об отправке письма по факсу или в конверте почтой решается в зависимости от обстоятельств и желания деловых партнеров. На все письма следует обязательно давать ответ, даже если он отрицательный или вызывает затруднения, при этом нужно выдерживать сроки ответа.

Кроме деловой корреспонденции, курсирующей между организациями, существует и внутриорганизационная переписка .

Письмо должно быть лаконичным;

Обязательно должна проставляться дата;

Письмо не должно содержать клеветнических измышлений;

Должна быть разборчивая подпись.

Можно сформулировать и определенные рекомендации относительно оформления текста документа. Прежде всего, его необходимо хорошо структурировать. Длинные абзацы, многостраничные параграфы, отсутствие выделений в тексте - все это затрудняет чтение, поскольку требует большей концентрации внимания. Однако следует помнить, что все хорошо в меру. Параграфы, состоящие из двух строк, - это уже недостаток, который приводит к фрагментарности восприятия. Полезно помнить и о том, что многие люди хорошо воспринимают визуальную информацию, поэтому рисунки, графики, схемы также облегчают знакомство с материалом.