Унифицированные системы документации и общероссийские классификаторы. Форма по окуд — что это? Подробный перечень показателей

В любой стандартной документации содержатся коды ОКУД. Они используются для классификации определённых действий, дополнительно упорядочивая документооборот на предприятии. Они вписываются по умолчанию в некоторые документы. Например, когда оформляется приказ на отпуск или же готовятся документы на увольнение.

Под этой аббревиатурой скрывается расшифровка – общероссийского классификатора управленческой документации. В 1993 году было принято решение придать всем используемым документам должный вид, чтобы их можно было систематизировать. Речь идёт о тех бумагах, с помощью которых происходит управление структурой. Каждый приказ или заявление получили код, являющийся уникальным.

Классификатор несколько раз подвергался изменениям. Сначала в 2017 году (июнь), а затем в 2018 году.

Эти коды нужны для организационной работы предприятий, не имеет значения, в какой форме собственности они находятся.

Основное назначение классификатора:

1. Использование систематизированных кодов ведёт к тому, что из документооборота уходят ненужные бланки. Общее сокращение количества бумаг положительно влияет на организационную работу в целом.
2. Благодаря кодам, система получает новейшую информацию.
3. Происходит чёткое регулирование учёта бумаг, которые были созданы по стандартной форме.
4. ОКУД помогает анализировать состав бланка, чтобы не было похожих дубликатов.
5. ОКУД – это, прежде всего, контроль над тем, как используются стандартные формы отчётности.

Разработкой кодов занимаются специальные отделы, которые отвечают за унифицированность в системе документации. А окончательные редакции утверждаются в Министерствах.

Что обозначают цифры в коде ОКУД

Каждый процесс документооборота сопровождается стандартной формой. Она имеет код, состоящий из 8 цифр. Первые 7 цифр отвечают за классы и подклассы, а 8 цифра является проверочным числом.

1. 2 первые цифры обозначают, к какому классу относится форма. Если секретарь видит числа 0 и 9, то это означает, что перед ней вся документация, содержащая в себе данные о Пенсионном фонде.
2. Далее цифровое обозначение подсказывает, о каком подклассе форм идёт речь, а также обозначает, как они используются. Если человек видит перед собой документ со вторыми цифрами 01, то можно делать вывод, что в бумагах информация о распределении средств.
3. Следующие три числа подсказывают, как была зарегистрирована форма, то есть её порядковый номер.
4. Завершающая цифра является контрольным числом.

Например: 09010046 Расчетная ведомость по страховым взносам в Пенсионный фонд 09 - класс формы (Унифицированная система документации Пенсионного фонда) 01 - подкласс (Документация по учету и распределению средств) 004 - порядковый номер (Расчетная ведомость по страховым взносам в Пенсионный фонд 6 - контрольное число

Как узнать код формы по ОКУД

Для того чтобы правильно пользоваться кодами в своей работе, нужно знать все их обозначения. И в этом поможет орган статистики. Когда начинается предпринимательская деятельность любой компании или ИП, по умолчанию происходит присвоение кодов. В них входят и коды ОКУД.

Если работник знает ИНН организации, тогда можно воспользоваться следующими способами:

1. Составить запрос и отослать его в орган статистики. Он должен территориально быть привязан к предприятию, на которое идёт запрос.
2. Использовать помощь посредников. Существует специальные юридические фирмы, которые за небольшую плату узнают все коды самостоятельно.
3. Зайти на сайт Госстатистики (www.gks.ru ) и своими силами найти все интересующие данные.

Первые два способа требуют большого количества времени. Если использовать онлайн ресурсы, информацию легко получить гораздо быстрее.

Примеры формы ОКУД

1. Код «0200000» . У этого кода есть ещё 13 подклассов. Они регулируют информационную, нормативную и другую деятельность предприятий. С помощью этих кодов в документах можно понять, какие сведения содержатся: ликвидация предприятия, процесс приватизации, либо реорганизации. Кроме того, эти коды ОКУД помогают классифицировать документооборот, связанный с приёмом на работу, увольнением людей, переводом, начислением премиальных поощрений, оформлением отпуска.
2. Если работник видит код «0300000» , то значит, речь идёт о систематизировании первичной информации. У него есть 11 подклассов. И относятся они больше к бухгалтерии предприятия: начисление заработной платы, контроль трудовой деятельности, кассовая отчётность, контроль материально-технической базы, инвентаризация, отчёт по ремонтным работам.
3. При использовании кода «0400000» можно говорить о принадлежности документации к банковской сфере. Он располагает ещё 8 кодами.
4. Код «0500000» - это все бюджетные документы.
5. Коды с цифрами «0600000» контролируют все отчёты и документы по статистике.
6. Хозяйственные объекты используют код «0700000» .
7. При классификации трудовых отношений используется код «0800000» .
8. Документооборот по пенсионным бумагам, регулируют коды «0900000» .
9. Внешнеторговая деятельность – это коды «1000000» . У неё есть ещё 7 дополнительных кодов. Их задача регулировать документы по внешнеторговым операциям.

Подробный перечень показателей

Стандартные бланки документов уже содержат код ОКУД. Вам не нужно специально находить и указывать классификатор. В статье рассказывается, какую информацию можно извлечь из кода и как узнать коды используемых в организации документов.

Из статьи вы узнаете:

Когда секретарь составляет документ по стандартной форме, например, приказ о назначении отпуска или приказ об увольнении, он видит графу «Код ОКУД». Как правило, этот код уже прописан в форме, и добавлять ничего не нужно. Но если вы хотите знать, что такое ОКУД, где его взять и что скрывается за цифрами кода, то эта статья ответит на ваши вопросы.

Как расшифровывается аббревиатура «ОКУД»

ОКУД - это общероссийский классификатор управленческой документации. Все формы документов, которые используются в процессе управления предприятием, в 1993 году были систематизированы. Каждому из них присвоили свой уникальный код ОКУД.

В 2017 году ОКУД издали в новой редакции. Она действует с 01.06.2017 г.

В 2018 году применяют ОКУД 011-93 с изменением № 97 от 4.05.2017 г.

Для чего нужен ОКУД?

Коды ОКУД используют в работе организации всех форм собственности и юридического статуса.

Функции классификатора:

• помогает сократить количество бланков, которые использовались ранее;
• приводит поток информации в систему;
• регулирует учет документов, созданных по стандартным формам;
• обеспечивает надзор за составом бланков и устраняет возможность дублирования данных в сфере ДОУ ;
• помогает контролировать использование стандартных форм бланков.

Код разрабатывают специалисты по унифицированным системам документации, после чего его утверждают на уровне министерств и ведомств Российской Федерации.

Где взять код ОКУД?

Секретарь использует в своей работе стандартные формы документов. Бланки деловых бумаг разрабатываются таким образом, чтобы процесс формирования информации и ее учет происходили по определенной схеме.

Классификатор документа

Коды ОКУД уже есть на каждом бланке. Секретарю не нужно специально находить и указывать классификатор документа.

Какие ошибки оказывают серьезное влияние на документ и судебные решения, вы узнаете в статье «Существенные ошибки в документах ».

Как узнать код ОКУД?

Если вы хотите узнать, по каким кодам происходит учет информации и документов в вашей фирме, обратитесь в орган статистики.

Когда предприниматель или организация начинают свою деятельность, этот орган присваивает им различные коды. В числе этих кодов есть и ОКУД.

ОКУД определяют по ИНН фирмы. Вы можете узнать классификаторы не только для своей компании, но и для любого предприятия, с которым ведете хозяйственную деятельность.

Способы получения информации о коде ОКУД

1. Сделать запрос в орган государственной статистики по месту регистрации компании.
2. Прибегнуть к услугам посреднической юридической компании.
3. Самостоятельно найти нужную информацию в интернете на сайте Госкомстата РФ. Для этого вам нужно знать, где была зарегистрирована компания.

Получение информации в первых двух вариантах займет какое-то время. Через интернет вы получите нужные сведения мгновенно.

Обратите внимание, что сайт Госкомстата по выходным дням бывает недоступен.

Как правильно оформить документы, вы узнаете из статьи «Оформление реквизитов и бланков документов в государственных органах ».

Что обозначают цифры в коде ОКУД?

Примеры ОКУД

• Код 0200000

Классификатор, начинающийся с цифр 02, кодирует всю организационно-распорядительную документацию предприятия . После цифр 02 возможно еще тринадцать уточняющих кодов, которые обозначают различные подклассы документов. Сюда относятся бумаги, связанные с созданием, и реорганизаций компаний; приемом, увольнением и переводом сотрудников; назначением премий и наложением взысканий; оформлением отпусков и т. д.

• Код 0300000

Классификатор, начинающийся с цифр 03, кодирует всю документацию для учета . После цифр 03 возможно еще одиннадцать уточняющих кодов, обозначающих различные подклассы документов. Сюда относятся бумаги, связанные с бухгалтерскими учетом, оплатой труда, контролем материалов, работами по строительству и ремонту, использованию техники (автомобильной и строительной), выполнению кассовой дисциплины и т. д.

• Код 0400000

Классификатор, начинающийся с цифр 04, кодирует всю банковскую документацию . После цифр 04 возможно еще восемь уточняющих кодов, обозначающих различные подклассы документов. Сюда относятся бланки по бухучету, движению денег, квитовке, учету депозитов, документы по контролю расчетов с авизо и движению валюты.

• Код 0500000

Классификатор, начинающийся с цифр 05, кодирует всю документацию, относящуюся к сфере бюджета и финансов компании . После цифр 05 возможно еще пять уточняющих кодов. К ним относятся финансовые бланки, отчеты по бюджету, сведения, предоставляемые в Счетную палату и Правительство РФ.

• Код 0600000

Классификатор, начинающийся с цифр 06 включает разъяснительную документацию . После цифр 06 возможно еще восемнадцать кодов, обозначающих различные подклассы. К ним относятся бумаги по демографии и доходам населения, документы, связанные с розничной и оптовой торговлей, сельским хозяйством, инвестициями и строительством. В эту же группу входят отчеты о преступности .

• Код 0700000

Классификатор, начинающийся с цифр 07 включает деловые бумаги хозяйствующих субъектов . После цифр 07 возможно всего пять подклассов - документы строгой отчетности, регистры бухучета, первичная документация, туристические путевки и отчетная бухгалтерская документация.

• Код 0800000

Классификатор, начинающийся с цифр 08 включает документы по труду . После цифр 08 возможно еще шесть уточняющих подклассов. К ним относятся бумаги по рынкам и охране труда, заявления в инспекции по труду и другие документы, связанные с трудовыми отношениями.

• Код 0900000

Классификатор, начинающийся с цифр 09 включает все документы, относящийся к Пенсионному фонду . После цифр 09 возможно три уточняющих подкласса - разного рода бланки по ведению учета и распределению средств.

• Код 1000000

Классификатор, начинающийся с цифр 10, кодирует деловые бумаги, связанные с внешнеторговой деятельностью . После цифр 10 возможно еще семь уточняющих подклассов.

Вывод

Код ОКУД предназначен для систематизации деловой документации. Секретарю нет необходимости указывать этот код в документе, поскольку в стандартных бланках он уже прописан. Информацию об используемых в организации кодах ОКУД можно найти на сайте Госкомстата.

• Ответственный за поддержку классификатора: Ростехрегулирование
• Основание: Постановление Госстандарта России от 30.12.1993 № 299 01.07.1994
• Утвержден: 08.06.2009
• Вступил в действие: 01.09.2009

Что такое ОКУД

ОКУД – сокращенное название общероссийского классификатор управленческой документации, входящего в Единую систему кодирования и классификации технико-экономической и социальной информации. Классификатор призван упорядочить информационные потоки, унифицировать регистрацию форм. ОКУН заменил существовавший ранее аналогичный Общесоюзный рубрикатор.

Разработчики унифицированных систем документации – это разнообразные государственные российские министерства и ведомства. Они утверждают единые формы документов, становящиеся впоследствии объектами общероссийского классификатора управленческой документации. В ОКУД применена трехступенчатая иерархия, где каждая позиция включает в себя 2 блока – наименование объекта и идентификацию.

Как классифицируются объекты в ОКУД

ОКУД – составная часть Единой системы кодирования и классификации социальной и технико-экономической информации, которая охватывает унифицированные формы и системы документации, которые разрешены к применению в народном хозяйстве. Разработан классификатор для решения таких задач, как:

• Регистрация форм документов
• Сокращение количества используемых форм
• Упорядочения в народном хозяйстве информационных потоков
• Исключения неунифицированных форм документов из обращения
• Обеспечение систематизации и учета унифицированных форм документов на основе их регистрации
• Рациональная организация контроля над использованием унифицированных форм документов
• Контроль над составом форм документов
• Исключение дублирования информации, которая применяется в сфере управления

Объекты классификации ОКУД – межведомственные и межотраслевые унифицированные формы документов, которые утверждены ведомствами и министерствами РФ. В классификаторе приведены кодовые обозначения и наименования унифицированных форм документов, которые входят в унифицированные системы документации.

Какие разделы кодов ОКУД существуют и какова структура кода

В первом блоке представлены контрольное число и код, которые имеют следующий вид: ХХ ХХ ХХХ Х, восьмая последняя цифра является контрольным число, первые семь цифр представляют собой коды ОКУД.

Первая ступень иерархии – это первые и вторые символы, она обозначает класс форм. Другими словами, на данной стадии классификации будет выявлена принадлежность конкретной формы документа к определенной УСД. Вторая ступень иерархии ОКУД обозначена третьими и четвертыми символами, означает она подкласс форм. К третьей ступени относится регистрационный номер формы документа.

Ко второму блоку относится наименование объекта, которое представляет собой само название формы документа, конкретизированное либо общее для различных ступеней классификации.

В обязательном порядке коды общероссийского классификатора управленческой документации проставляются в унифицированных формах документов. В некоторах классах форм, кроме указанных блоков, указывается иногда, например, индекс, периодичность и т.д. Связано это с преемственностью обозначений, которые приняты в органах государственной статистики.

Разрешается законом создавать новые формы первичной документации компетентными органами власти. Но тогда они обязаны вести отраслевой классификатор, созданные на основе ОКУД. В соответствующих классах и подклассах должны быть использованы определенные серии кодов.

Необходимо добавить, что были исключены в классификаторе классы, которые касаются УСД ВС РФ.

. (Постановление Госстандарта России от 30.12.93 № 299)

В ОКУД принята иерархическая классификация с тремя ступенями. Каждой форме документа назначается уникальный код, состоящий из 8 цифр. Первые 2 цифры означают класс формы, следующие 2 - подкласс, затем 3 цифры - порядковый номер документа. Последняя цифра - контрольное число.

Например: 09010046 09 - класс формы (Унифицированная система документации Пенсионного фонда) 01 - подкласс (Документация по учету и распределению средств) 004 - порядковый номер (Расчетная ведомость по страховым взносам в Пенсионный фонд 6 - контрольное число

ОКУД предназначен для решения следующих задач:

• регистрации форм документов;
• упорядочения информационных потоков в народном хозяйстве;
• сокращения количества применяемых форм;
• исключения из обращения неунифицированных форм документов;
• обеспечения учета и систематизации унифицированных форм документов на основе их регистрации;
• контроля за составом форм документов и исключения дублирования информации, применяемой в сфере управления;
• рациональной организации контроля за применением унифицированных форм документов.

Ссылки

Wikimedia Foundation . 2010 .

Смотреть что такое "ОКУД" в других словарях:

ОКУД - Общероссийский классификатор управленческой документации ранее: Общесоюзный классификатор управленческой документации Госстандарт России РФ … Словарь сокращений и аббревиатур

ОКУД - общероссийский классификатор управленческой документации … Универсальный дополнительный практический толковый словарь И. Мостицкого

Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) - является составной частью Единой системы классификации и кодирования технико экономической и социальной информации и охватывает унифицированные системы документации и формы документов, разрешенных к применению в народном хозяйстве... Источник: ОК … Официальная терминология

Объекты классификации ОКУД - Объектами классификации в ОКУД являются общероссийские (межотраслевые, межведомственные) унифицированные формы документов, утверждаемые министерствами (ведомствами) Российской Федерации разработчиками унифицированных систем документации (УСД)...… … Официальная терминология

- (сокращ. ОКУД), ОК 011 93 Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) является составной частью Единой системы классификации и кодирования технико экономической и социальной информации и охватывает унифицированные системы… … Википедия

Финансовая (бухгалтерская) отчетность - (Financial accounting) — структурированное представление информации о финансовом положении и финансовых результатах деятельности организации. Часть общей системы отчетности, которая включает оперативную, статистичскую и бухгалтерскую… … Экономико-математический словарь

финансовая отчетность - заключается в подготовке отчетов по финансовой ситуации в области планирования, организации и проведения Игр, а также информации по наследию Игр. [Департамент лингвистических услуг Оргкомитета «Сочи 2014». Глоссарий терминов]… … Справочник технического переводчика

Классификатор, принятый Госстандартом России и обязательный для применения в некоторых сферах деятельности. ОК разрабатывается для обеспечения сопоставимости данных в различных областях и уровнях хозяйственной деятельности (межотраслевое… … Словарь бизнес-терминов

Джелаледдин (род. в 1445 г. в городе Усъюте в Верхнем Египте, умер в 1505 г.) знаменитый арабский энциклопедист. Жил в эпоху владычества так называемой второй мамлюкской династии (борджитской), крайне пагубной для благосостояния Египта, и… … Энциклопедический словарь Ф.А. Брокгауза и И.А. Ефрона

Для улучшения этой статьи желательно?: Найти и оформить в виде сносок ссылки на авторитетные источники, подтверждающие написанное. Добавить информацию для других стран и регионов … Википедия

42. Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) и государственные стандарты на унифицированные системы документации как нормативные документы.

План: - Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД), ОК 011-93 как составная часть «Единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации Российской Федерации (ЕСКК)» (краткая структура); - назначение ОКУД - государственные стандарты на документацию как нормативные акты: предпосылки появления, история, особенности содержания.- ГОСТ Р 6.30-2003: структура, содержание, отличия от ранее действующих.

Общероссийский классификатор управленческой документации является составной частью Единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации и охватывает унифицированные системы документации и формы документов, разрешенных к применению в народном хозяйстве.

ОКУД предназначен для решения следующих задач: регистрация форм документов; упорядочивание информационных потоков; сокращение количества применяемых форм документов; исключения из обращения неунифицированных форм документов; обеспе/чение учета и систематизации унифицированных форм документов на основе их регистрации; контроль за составом форм документов и исключения дублирования информации, применяемой в сфере управления; рациональная организация контроля за применением унифицированных форм документов.

Объектами классификации в ОКУД являются общероссийские унифицированные формы документов, утверждаемые Министерствами РФ – разработчиками унифицированных систем документации.

Классификатор содержит наименование видов управленческих документов и их коды – идентификаторы форм документов.

Единые требования к оформлению документов зафиксированы Государственном стандарте (ГОСТ). История возникновения: Началом развития стандартизации в нашей стране следует считать введение метрической системы мер и весов. В 1925 г. был создан первый центральный орган по стандартизации - Комитет по стандартизации при Совете Труда и Обороны. Основными задачами Комитета были организация руководства работой ведомств по разработке ведомственных стандартов, а также утверждение и опубликование стандартов. Была введена категория стандартов - ОС * Т (общесоюзный стандарт). В 1940 г. ЦК ВКП(б) и Совнарком СССР Постановлением от 9 июля отменили порядок утверждения стандартов наркоматами, и при Совнаркоме СССР был создан Всесоюзный комитет по стандартизации. Вместо ОС * Тов и различных отраслевых стандартов была введена категория - государственный общесоюзный стандарт (ГОСТ). Определенной вехой в развитии стандартизации явилось Постановление Совета Министров СССР от 7 января 1985 г. "Об организации работы по стандартизации в СССР". В этом постановлении главной задачей стандартизации была названа разработка системы нормативно-технической документации, определяющей прогрессивные требования к продукции, правилам, обеспечивающим ее разработку, производство и применение, а также контроль за правильностью использования этой документации.

Если говорить о современных стандартах о документации, то важным является ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Его структура: область применения; состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов; Приложения.

Его главное отличие от ранее действующих ГОСТов в том, что он носит рекомендательный характер. Появились новые реквизиты, среди которых: Основной государственный регистрационный номер; идентификационный номер налогоплательщика/ код постановки на учет.