Сроки хранения документов по личному составу: что изменилось? Особенности оформления дел по личному составу Документы по личному составу документирование

Опись дел по личному составу - учетный документ, который содержит перечень документов дел по личному составу с указанием индексов, названий документов и др. Она составляется в трех экземплярах согласно форме, установленной " ". Она включает в себя:

наименование организации
номер фонда
порядковый номер
индекс дела (при наличии номенклатуры дел)
заголовок дела
дата дела
число листов в деле
примечание (если есть)

Опись документов может быть составлена по хронологическому или структурному принципу, которые обычно сочетают в одной описи: в каждой хронологической группе дела распределяются в соответствии со структурным подразделением. Помимо этого, существует номинальный принцип, согласно которому заголовки дел в описи идут в следующей последовательности:

приказы (распоряжения) по личному составу;
списки личного состава;
личные дела;
карточки по учету личного состава;
трудовые договоры (соглашения);
лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате (расчетные ведомости по зарплате);
(при отсутствии отдельной описи);
акты о несчастных случаях.

Указанные виды документов, образующихся в органиациях в больших объемах, могут выделяться в самостоятельные разделы описи, либо в отдельные описи. Личные дела, личные краточки, трудовые договоры помещаются в описи по году увольнения работника.

Правила заполнения описи дел по личному составу

Наименование организации

Необходимо указать то наименование компании, которое она носила во время создания документов. В том случае если организация несколько раз сменила наименование в указанный период, то нужно оставить последнее название.

Фонд №

Для организаций, являющихся источниками комплектования государственного или муниципального архива, номер фонда присваивают эти архивы. Если организации не являются источниками копмлектования государственного или муниципального архива, то номер фонда присваивает сама организация. В том случае если в организации хранится только один архивный фонд, то эта графа не заполняется. Если несколько архивных фондов, например, документы предшественников или подведомственных организаций, то каждый фонд имеет свой номер согласно поступлению его в архив.

Порядковый номер

Каждое дело вносится в опись под определенным порядковым номером, который является уникальным. Если дело состоит из нескольких томов, то каждый должен быть внесен в опись под самостоятельным номером.

Индекс дела

Нужно указать индекс дела согласно . При отсутствии номенклатуры, графу необходимо оставить пустой.

Заголовок дела

Заголовок вносится в опись в точном соответствии с заголовком, который находится на обложке дела. Никакие расхождения не допускаются. Для дел с одинаковыми заголовками существует следующий порядок: полностью прописывается наименование только первого дела, а все остальные обозначаются словами «То же».

Крайние даты

В данной графе указываются крайние даты дел.

Число листов в деле

Необходимо прописать количество листов, относящихся к делу. Они переносятся с обложки дела.

Примечание

В примечании в случае необходимости делаются пометки об особенностях физического состояния документов, выбытии дел и др.

Итоговая запись

В конце описи после последней статьи следует итоговая запись, в которой цифрами и прописью указывается количество дел, первый и последний номера дел согласно описи. Кроме того, должны быть оговорены особенности нумерации дел в описи, например, наличие литерных и пропущенных номеров.

Важно: согласно правилам работы архивов разрешено вносить изменения в опись заголовков дел, обнаруженных дополнительно. Их нужно включать в опись документов по личному составу под литерными номерами в соответствии с принятой схемой систематизации или в конец годового раздела.

Все этапы трудового цикла от приема на работу нового сотрудника до его увольнения независимо от формы собственности подлежат . Совокупность взаимосвязанных документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности работника, расчетов по оплате труда и другим вопросам, называют документацией по личному составу (персоналу, кадрам).

Всю документацию по личному составу, в том числе организационно-распорядительную, и первичную учетную можно классифицировать на четыре группы в логическом порядке - по этапам трудового цикла работника:

Документация, связанная с комплектованием персонала организации;

Документация, связанная с процессом движения персонала в период работы в организации;

Документация, связанная с отношением работника к трудовому процессу;

Документация, связанная с прекращением трудовых отношений работника с организацией, т. е. с увольнением.

В состав кадровой документации входят следующие документы:

трудовой договор (контракт);
(форма № Т-1);
личная карточка (форма № Т-2);
учетная карточка научного работника (форма № Т-4);
приказ (распоряжение) о переводе на другую работу (форма № Т-5);
приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска (форма № Т-6);
приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (контракта) (форма №);
табель учета использования рабочего времени (форма № Т-13);
табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы (форма № Т-12);
личные заявления работников предприятия.

Являются наиболее важными и требуют особой тщательности и аккуратности при оформлении, ведении и обеспечении сохранности на протяжении длительного срока.

При работе с документами по личному составу необходимо учитывать, что персональные данные (сведения о фактах, событиях и обстоятельствах трудовой деятельности и личной жизни граждан) согласно Закону РФ «Об информации, информатизации и защите информации» относятся к категории конфиденциальной информации.

Учет кадров — одна из основных функций, выполняемых службой кадров. В различные периоды существования Российского государства для реализации этой функции составлялись различные по составу, названиям, форме и содержанию кадровые документы. В настоящее время примерный комплекс кадровых документов, оформляющих учет кадров, условно можно разделить на две группы:

1) документы, непосредственно предназначенные для учета кадров:

личная карточка формы Т-2;
карточка формы Т-4;
личный листок (анкета) по учету кадров и дополнение к нему;
журнал принимаемых и увольняемых работников и др.;

2) документы, участвующие в процессе учета кадров, но для которых эта функция не является основной:

заявления;
структура и штатная численность;
трудовые договоры (контракты) и др.

Личное дело работника представляет собой совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о нем. Личные дела могут заводиться на всех работников предприятия, но в первую очередь – на руководителей и ведущих специалистов (в этом случае на остальных сотрудников оформляют только личные карточки формы N Т-2).

Предприятие вправе само решить вопрос о том, какие документы должны входить в состав личного дела. Обязательной является внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле.

Кроме того, в личном деле могут содержаться следующие документы:

— анкета или личный листок по учету кадров;

— или резюме;

— копии документов об образовании;

— копии документов об утверждении в должности;

— копии характеристик;

— трудовой договор;

— копии приказов о назначении, перемещении, увольнении;

— дополнение к личному листку по учету кадров;

— справки и другие документы, относящиеся к данному работнику.

Внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле, содержит сведения о порядковых номерах документов в деле, их индексах, заголовках, датах. Листы личного дела и его внутренней описи нумеруются отдельно. Внутренняя опись подписывается ее составителем с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления.

Анкета содержит биографические сведения о работнике, его образовании, выполняемой работе с начала трудовой деятельности, семейном положении и т.д. Анкета нужна для получения информации о кандидате на вакантную должность, для определения его компетентности и подготовленности.

Анкета заполняется от руки самим работником при поступлении на работу и содержит пункты:

— паспортные данные (фамилия, имя, отчество; дата и место рождения; место жительства или пребывания; семейное положение, дети и родственники; гражданство; отношение к воинской обязанности и т.д.);

— образование (дата окончания высшего учебного заведения, полученные специальности, ученые степени и ученые звания и т.д.);

— стаж и опыт работы (периоды работы; занимаемые должности (выполняемая работа); место и условия работы; причины увольнения, и т.д.);

— навыки и знания (уровень владения иностранным языком; уровень владения оборудованием, механизмами, инструментами; самооценка профессиональных умений, навыков и знаний, личностных качеств и т.д.).

Обычно вопросам анкеты предшествует текст, поясняющий:

— цели анкетирования;

— правила заполнения граф;

— на какие вопросы ответы являются обязательными, на какие нет;

— последствия отказа отвечать на вопросы;

— как наниматель может распорядиться предоставленной ему информацией и т.д.

В графе «Образование» применяют следующие формулировки: «среднее (полное, общее)», «неполное начальное профессиональное», «среднее профессиональное», «незаконченное высшее профессиональное» – в зависимости от того, какой документ об образовании имеется у работника.

Графа «Выполняемая работа с начала трудовой деятельности» заполняется на основании трудовой книжки. В этой графе фиксируется также обучение в учебном заведении, предшествующее трудовой деятельности.

В графе «Семейное положение» используются следующие формулировки: «женат» («замужем»), «разведен(а)», «вдовец» («вдова»), «холост» («не замужем»), затем перечисляются все члены семьи с указанием степени родства (отец, мать, жена, муж, сын, дочь). Указывается фамилия, имя, отчество, год рождения каждого члена семьи.

Анкета не заверяется ни печатью, ни подписью работника отдела кадров. Если в конце документа приведена фраза «Фотокарточка и данные о трудовой деятельности, учебе оформляемого соответствуют представленным документам» (обычно используется при оформлении личного листка по учету кадров), необходимо предусмотреть место для подписи, фамилии работника кадровой службы, а также для печати.

Анкета становится документом личного дела только в том случае, если соискатель принят на работу. Анкеты кандидатов, не ставших работниками, помещаются в отдельное дело, которое может вновь использоваться при повторном подборе персонала.

Согласно ст. 86 – 89 ТК РФ работодатель не имеет права запрашивать сведения о политических, религиозных и иных убеждениях работника, его частной жизни (такие сведения могут быть получены только с его письменного согласия), его членстве в общественных объединениях или его профсоюзной деятельности (исключение составляют случаи, предусмотренные федеральным законом).

Рекомендуется включать в текст анкеты защитные оговорки: «Работник согласен», «Работник не возражает». Также целесообразно предусмотреть в анкете отметку работника напротив оговорки «Подтверждаю верность информации, изложенной выше». Такие оговорки помогут в случае предоставления работником подложных документов при заключении трудового договора и увольнении работника на этом основании (ст. 81 ТК РФ).

Вместо анкеты на предприятии может использоваться личный листок по учету кадров.

Требования, предъявляемые к заполнению данного документа, аналогичны требованиям, предъявляемым к оформлению анкеты. Этот вид документа не имеет установленной формы.

В процессе трудовой деятельности работника кадровая служба предприятия оформляет еще один документ – дополнение к личному листку по учету кадров, который содержит:

— данные о работе после заполнения личного листа;

— данные об изменениях в учетных признаках работника после заполнения личного листка (награждения, взыскания, дополнительное образование, знание иностранных языков, наличие воинского звания, пребывание в заграничных командировках и т.д.).

Характеристика – это официальный документ, который при необходимости выдает администрация предприятия своему сотруднику. В характеристике приводятся отзыв о служебной и общественной деятельности сотрудника, оценка его деловых и моральных качеств.

Характеристика составляется отделом кадров или руководителем структурного подразделения.

Она также может быть подготовлена совместно со службой безопасности предприятия.

По инициативе работника характеристика составляется по его запросу при переводе на другую работу, поступлении в учебное заведение, поездке за границу. При получении официального запроса судебных и иных государственных органов о предоставлении характеристики для разрешения вопросов, связанных с личностью работника, необходимо предоставить данный документ в указанные сроки. Такие характеристики предназначены для внешнего пользования и обязательно заверяются печатью предприятия и подписью его руководителя. В тексте обязательно должно быть указание: «Характеристика выдана для представления в___».

Характеристика может быть оформлена на общем бланке формата А4 и имеет следующие реквизиты:

— название вида документа (характеристика);

— указание должности лица, которому выдается характеристика;

— наименование организации, выдающей характеристику;

— имя, отчество и фамилия сотрудника;

— подписи, печать.

– документ, который работник составляет самостоятельно. Типовой формы для автобиографии не существует, однако отдельные составные части и реквизиты должны содержаться в автобиографии обязательно. Пишут автобиографию от руки на листе бумаги форматом А4 либо на специальном бланке (при поступлении на работу или учебу), без исправлений и помарок, разборчивым почерком, перьевой или шариковой ручкой. Использование зеленых и красных чернил (пасты) не разрешается.

Работника об увольнении по собственному желанию либо другие документы, которые служат основанием для увольнения, и копия приказа об увольнении подшивается в личное дело.

В соответствии с Основными правилами работы архивов организаций в архив поступают документы, в том числе по личному составу, не позднее чем через три года после завершения их формирования в делопроизводстве. Дела передаются в архив в упорядоченном состоянии по сдаточной описи. Документы по личному составу выделяются в отдельную группу, систематизируются обособленно и включаются в самостоятельную опись. Подготовка документов к длительному хранению включает в себя:

проведение экспертизы ценности документов;
оформление дел;
составление описей и научно-справочного аппарата к ним (указателей, оглавлений).

При проведении экспертизы ценности документов в кадровой службе проводится отбор дел с долговременным сроком хранения (свыше 10 лет) для передачи в архив учреждения, выделение к уничтожению документов, сроки хранения которых истекли.

Документы по личному составу: виды, состав, хранение

Характеристика может быть оформлена на общем бланке формата А4 и имеет следующие реквизиты: - название вида документа (характеристика); - указание должности лица, которому выдается характеристика; - наименование организации, выдающей характеристику; - имя, отчество и фамилия сотрудника; - текст; - подписи, печать. Автобиография – документ, который работник составляет самостоятельно. Типовой формы для автобиографии не существует, однако отдельные составные части и реквизиты должны содержаться в автобиографии обязательно.
Пишут автобиографию от руки на листе бумаги форматом А4 либо на специальном бланке (при поступлении на работу или учебу), без исправлений и помарок, разборчивым почерком, перьевой или шариковой ручкой. Использование зеленых и красных чернил (пасты) не разрешается.

Документы по личному составу

Исключения составляют:

акты о несчастных случаях, связанных с производством - 45 лет;
тарификационные ведомости - 25 лет;
протоколы заседаний комиссий по установлению трудового стажа для выплаты надбавки за выслугу лет - 15 лет;
протоколы заседаний, постановления аттестационных, квалификационных комиссий - 15 лет;
списки работников, уходящих на льготную пенсию, - 50 лет;

В течение установленных сроков организация обязана обеспечивать их сохранность и предоставлять гражданам и организациям в установленном законодательством порядке информацию и сведения, содержащиеся в этих документах.
Анкеты кандидатов, не ставших работниками, помещаются в отдельное дело, которое может вновь использоваться при повторном подборе персонала. Согласно ст. 86 – 89 ТК РФ работодатель не имеет права запрашивать сведения о политических, религиозных и иных убеждениях работника, его частной жизни (такие сведения могут быть получены только с его письменного согласия), его членстве в общественных объединениях или его профсоюзной деятельности (исключение составляют случаи, предусмотренные федеральным законом). Рекомендуется включать в текст анкеты защитные оговорки: «Работник согласен», «Работник не возражает».
Также целесообразно предусмотреть в анкете отметку работника напротив оговорки «Подтверждаю верность информации, изложенной выше». Такие оговорки помогут в случае предоставления работником подложных документов при заключении трудового договора и увольнении работника на этом основании (ст.

Документы по личному составу. классификация документов по личному составу

Перечень документов, подлежащих длительному архивному хранению, следующий:

личные дела, анкеты и личные карточки уволившихся работников;
невостребованные трудовые книжки и вкладыши;
приказы и распоряжения по личному составу с истекшим сроком хранения;
журналы по учету движения документов по персоналу;
штатное расписание;
графики отпусков;
иные документы, необходимость хранения которых предусмотрена законодательством либо комиссией.

Документы в архив оформляет сотрудник отдела кадров либо секретарь. Длительно хранить дела и другие бумаги можно как в самой организации, так и по договору в специализированном учреждении. Документы в папке для длительного хранения формируются по дате, начиная от самой ранней.
Следует внимательно следить за физической сохранностью бумаги и, если необходимо, сделать и заверить копию.

Подготовка документов по личному составу к архивному хранению

Внимание

Независимо от рода деятельности, любая организация работает с людьми. Юридическое оформление работников необходимо на всех этапах трудовых отношений. В состав документов по личному составу, создаваемых в этих случаях, входит много разного рода бумаг, нормативных актов и персональных данных.

Инфо

Работодатель обязан не только грамотно вести документы по учету личного состава, но и организовать их хранение, передачу в архив и в необходимых случаях уничтожение. Все эти действия должны соответствовать действующим нормам законодательства. Что входит в состав документов по личному составу Все этапы движения сотрудников должны быть в отражены в соответствующих бумагах.

Опись дел по личному составу

Личный листок по учету кадров заполняется поступающим на работу собственноручно в одном экземпляре без помарок и исправлений на основании паспорта, военного билета, трудовой книжки, документов об образовании и иных личных документов. Полнота и правильность заполнения личного листка проверяются работником кадровой службы (специалистом по кадрам), который сверяет соответствие записей, сделанных в личном листке, записям в документах. На личный листок по учету кадров наклеивается фотокарточка принимаемого на работу.
Личный листок по учету кадров подписывается составителем с указанием даты заполнения. Изменения и дополнения в личный листок по учету кадров после его заполнения не вносятся. Для отражения в личном деле дополнительных сведений о работнике наряду с личным листком по учету кадров может заполняться анкета.

Основные виды документов Приведем типичный перечень документов по личному составу, образующихся в деятельности:

ОРД – приказы и распоряжения (о приеме, увольнении и т.д.);
различные базы регистрации или учету кадров (в электронном виде или на бумажном носителе – журналы, списки и т.д.);
личные дела и личные карточки;
невостребованные личные документы (аттестаты, трудовые книжки и т.д.);
по оплате труда (лицевые счета и др.);
по расследованию несчастных случаев (акты, заключения и др.);
по награждению работников (представления, копии решений и др.);
по аттестации и тарификации (протоколы и др.);
связанные с вредными условиями труда.

Работа с перечисленными разновидностями документов в дальнейшем будет рассмотрена более детально.

Каким документом определен перечень документов по личному составу

При наличии в личном деле невостребованных личных документов (удостоверений, свидетельств, трудовых книжек, военных билетов и т.п.) они вкладываются в конверт, который вместе с другими документами подшивается в дело. В начале каждого дела вкладывается чистый лист бумаги, в конце - лист-заверитель по установленной форме (приложение 1). В листе-заверителе цифрами и прописью указывается количество пронумерованных листов в деле, наличие пропущенных и литерных номеров, количество листов внутренней описи дела.

Важно

Не допускается вынесение заверительной надписи на оборотную сторону последнего документа дела или на обложку дела. После чистого листа в начало дела подшивается внутренняя опись документов дела. Внутренняя опись составляется к личным делам по установленной форме (приложение 2).

Среди персональных приказов чаще всего встречаются следующие:

приказы о приеме и увольнении:
приказы о перемещении и переводе;
командировочные приказы;
приказы обо всех видах отпуска;
нормативные акты об аттестации, обучении и повышении квалификации и т. д.

Любой приказ по личному составу доводится до сведения того работника, которого он касается. Если сотрудник по каким-либо причинам не подписывает документ, то об этом составляется акт. Все персональные приказы должны проходить обязательную регистрацию в специальном журнале.

При этом им присваивается номер, который говорит о том, что они поставлены на учет и за их исполнением ведется контроль. Копия приказа обязательно подшивается в личное дело, документ-оригинал хранится отдельно в течение года, после чего либо отправляется в архив, либо уничтожается.

Хотя формы, утвержденные Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты», и не является обязательными (с января 2013 г), некоторые требования, основанные на иных законах и подзаконных актах, продолжают действовать, например, правила оформления трудовых книжек. Еще одной особенностью кадрового документооборота является то, что юридическое лицо-работодатель вправе регламентировать данные вопросы локальными нормативными актами. В них можно предусмотреть перечень документов по личному составу с указанием сроков хранения, формы для документов (если на законодательном уровне нет требований к соблюдению обязательных форм), порядок составления, за кем из сотрудников закрепляется обязанность по хранению, каких образом осуществляется хранение.

Правильность и своевременность ведения бумаг должна находится под контролем руководителя. Большая часть документации является обязательной для ведения и предусмотрена Трудовым кодексом РФ, инструкцией о ведении трудовых книжек, Пенсионным законодательством и другими нормативными актами. Виды документов по личному составу Документы по личному составу можно разделить на следующие виды:

Бумаги, которые связаны с комплектованием персонала предприятия.
Документы, подтверждающие продвижение работников по службе.
Бумаги, подтверждающие выполнение трудовой дисциплины.
Документы, связанные с прекращением трудовых взаимоотношений.

Как мы видим, к документам по личному составу относятся многие бумаги, которые регулируют взаимоотношения между работодателями и работниками.

Все они регулируют те или иные вопросы, связанные с персоналом предприятия.

В ходе деятельности любого предприятия появляется большое количество деловых бумаг. Среди этой массы в отдельный комплекс выделяются документы по личному составу. В нашей статье мы хотим рассказать о том, какие виды их существуют, как они хранятся.

Взаимоотношения с работниками

Правильно организованный документооборот на предприятии - залог успеха его деятельности. Поэтому деловым бумагам всегда нужно уделять должное внимание, а значит, и правильно их оформлять и хранить.

Стоит напомнить о том, что трудовые взаимоотношения между работодателем и работниками всегда регулируются Трудовым кодексом РФ. Именно на основании его статей на предприятии должен быть правильно организован порядок увольнения, приема и перевода сотрудников. Все те бумаги, в которых обозначены этапы трудовой деятельности работников, это и есть документы по личному составу (персоналу, кадрам).

Задача этих бумаг в том, чтобы правильно оформить и закрепить между сотрудниками и работодателем трудовые отношения. Стоит отметить, что кадровая документация - одна из наиболее важных сторон деятельности кадровой службы на любом предприятии. Правильность и своевременность ведения бумаг должна находится под контролем руководителя.

Большая часть документации является обязательной для ведения и предусмотрена Трудовым кодексом РФ, инструкцией о ведении трудовых книжек, Пенсионным законодательством и другими нормативными актами.

Виды документов по личному составу

Документы по личному составу можно разделить на следующие виды:

Бумаги, которые связаны с комплектованием персонала предприятия.
Документы, подтверждающие продвижение работников по службе.
Бумаги, подтверждающие выполнение трудовой дисциплины.
Документы, связанные с прекращением трудовых взаимоотношений.

Как мы видим, к документам по личному составу относятся многие бумаги, которые регулируют взаимоотношения между работодателями и работниками. Все они регулируют те или иные вопросы, связанные с персоналом предприятия.

Первичные документы по личному составу подразделяются на два вида:

По учету кадров.
По учету рабочего времени и расчетов, касающихся оплаты труда.

К документам по личному составу относятся: приказы, трудовые договоры, дипломы, аттестаты, трудовые книжки, личные дела, карточки, свидетельства по аттестации работников, личные доверенности.

Хранение документов

В последние годы, к сожалению, наблюдается тенденция недостаточного внимания к сохранности деловых бумаг. По результатам проверок государственной архивной службы были сделаны выводы, говорящие о том, что хранение документов по личному составу в нормальных условиях наблюдается только у 20% проверенных предприятий.

Хотя каждое предприятие должно соблюдать правила, закрепленные законодательным образом. Правильное отношение к деловым бумагам напрямую связано с необходимостью содействия организаций с органами пенсионного страхования и других государственных структур. Нарушения ведения документооборота может привести к нежелательным последствиям, а также грозит штрафом.

Документы по личному составу (виды бумаг приведены нами в статье) свидетельствуют о трудовом стаже людей, а также являются основанием для назначения гражданам пенсий и других выплат. В том случае, если работодатель допускает какие-либо ошибки, занижающие доход работника, человек может оспорить данный факт в суде.

Кроме того, стоит понимать, что хранение документов по личному составу необходимо, поскольку только на их основании можно восстановить исторические сведения, имевшие место. Не зря же для кадровых бумаг установлены законом самые продолжительные сроки хранения.

Излишне говорить о том, что документы нельзя терять, более того, их необходимо держать в надлежащих условиях. Руководитель и начальник отдела кадров любой организации обязаны обеспечить все условия, необходимые для текущего и архивного хранения.

К основным требованиям содержания бумаг относятся:

Наличие отдельного помещения для текущего хранения.
Ящики или шкафы с бумагами должны запираться на ключ.
К документам должен быть ограничен доступ.
Для архива нужно выделить отдельное помещение и контролировать доступ к нему.

Сроки хранения

Сроки хранения документов по личному составу самые длительные по сравнению с другими деловыми бумагами. К документам с длительными сроками хранения относятся:

Все распорядительные бумаги - распоряжения, приказы, постановления.
Списки работников.
Карточки учета работников.
Личные дела.
Лицевые счета сотрудников.
Наряды и табели.
Трудовые договоры и соглашения.
Протоколы заседаний.
Списки людей, которые уходят на льготную пенсию.
Книги учета приема и увольнения сотрудников.

Мы привели далеко не весь перечень тех бумаг, которые хранятся в течение 75 лет. Исключениями являются следующие документы:

Акты о производственных несчастных случаях - 45 лет.
Тарификационная ведомость - 25 лет.
Протоколы заседаний комиссии по выплате надбавок за выслугу лет - 15 лет.

В течение установленного времени предприятие должно обеспечить сохранность бумаг в установленном законом порядке.

Подготовка документов

Архив документов по личному составу на предприятии должен находиться в отдельном помещении, в которое нет доступа посторонним лицам. В него передаются полностью подготовленные надлежащим образом дела. Стоит заметить, что подготовка бумаг начинается еще на этапе их создания.

За правильное оформление документов по личному составу отвечает отдел кадров. Для удобства пользования всей массой бумаг они компонуются кадровиками следующим образом:

Оформляются дела для каждого вида документов: для приказов, личных дел, протоколов и т. д. На папках указываются заголовки, отражающие номенклатуру.
Всем делам присваиваются учетные номера и вкладывается опись.
Обеспечивается конфиденциальное безопасное текущее хранение: в сейфе или запертом шкафу.
Все листики дела подшиваются и нумеруются. А место прошивки скрепляется печатью предприятия и заверяется подписями ответственных лиц.
В каждом деле непременно должны присутствовать внутренние описи.
На обложках готовых документов указываются все реквизиты: сроки хранения, названия, даты.

Формирование личного дела

Личное дело вмещает в себя все те документы, в которых имеются сведения о работнике предприятия и его трудовой деятельности. В принципе, личные дела должны быть заведены на всех сотрудников организации. Но, как правило, в настоящее время кадровики оформляют их только для ведущих специалистов и руководителя. Организация имеет право самостоятельно принимать решение относительно того, какие именно бумаги заводить на работников. Поэтому состав документов личного дела может отличаться на разных предприятиях. Но в целом он должен включать в себя следующие бумаги:

Опись документов дела.
Резюме и автобиография.
Анкета.
Копии бумаг о наличии образования.
Копии характеристики.
Копии приказа об утверждении должности.
Трудовой договор.
Всевозможные справки.
Копии приказов о назначении, увольнении и перемещении.

Во внутренней описи должна находится информация о порядковых номерах каждого документа в деле. Такой документ подписывается тем человеком, который его составлял.

Внутри дела обязательно должна присутствовать анкета, которая содержит достаточно много информации относительно биографии, образования, семейного положения работника. Для того чтобы ее правильно заполнить, работники, как правило, пользуются трудовой книгой, военным билетом и паспортом, дипломом.

Документы учета личного состава

Документы по учету личного состава ведет кадровик. На основании первичных бумаг осуществляется оперативный учет изменений и движения численности состава работников предприятия. К документам учета относятся: приказы, карточки, штатное расписание, расчетные ведомости и многие другие документы.

При приеме на работу каждому служащему присваивают табельный номер, который впоследствии значится во всех бумагах по учету личного состава и начисления зарплаты. Даже в случае перемещения человека на новую должность или при увольнении его табельный номер остается за ним и не присваивается другому человеку.

Приказы по личному составу

Приказы документов по личному составу - это одни из наиболее важных бумаг в кадровом деле. Они группируются в отдельные дела и при этом имеют собственную нумерацию. Внутри папка систематизируется в хронологическом порядке.

Некоторые приказы создают в унифицированном виде, заполняя в дальнейшем в дальнейшем только нужные графы. Все же остальные составляются по надобности, но при этом все документы должны соответствовать определенным требованиям.

Организация документов по личному составу, в том числе и приказов, осуществляется на основании сроков их хранения. Логично подшивать их в дела, которые имеют одни и тот же сроки. Так, например, приказы о приеме и увольнении должны сохраняться 75 лет, а значит, они должны находится отдельно от ежегодных документов, регламентирующих отпуск и хранящихся всего пять лет.

Если предприятие большое и документооборот достаточно приличный, то можно разные типы бумаг оформлять в отдельное дело (например, приказы по отпускам - одна папка, приказы по командировкам - другая). Это значительно облегчит работу с документами. Кроме того, каждое отдельное дело заносится в номенклатуру организации. Если в приказе имеется приложение, то оно также подшивается. А вот, что касается оснований к приказам - докладные, заявления, акты, то их хранят отдельно.

Как показывает практика, приказы и основания к ним в текущем делопроизводстве держат вместе, а вот при подготовке к архивному хранению их начинают переформировывать, раскладывая по разным папкам. Заявления, например, хранятся до 75 лет, но они входят в состав личного дела.

Все остальные основания имеют сроки хранения до пяти лет, поэтому они формируются в отдельное дело.

Хранение приказов

Чтобы определиться со сроками хранения приказов, необходимо воспользоваться типовым перечнем документов. Он периодически пересматривается и уточняется. На данный момент актуальным является перечень, составленный в 2010 году. Согласно ему, как и ранее, основания приказов подлежат хранению около пяти лет, а большая часть самих приказов сохраняются до 75 лет (об исполнении обязанностей, командировках, изменении фамилий, отпусках и аттестациях).

Кроме того, ориентироваться в сроках хранения можно по ведомственным перечням, составленным для организаций определенных сфер деятельности. Правила предусматривается проведение экспертизы ценности бумаг.

Бумаги долговременного хранения необходимо передать в архив документов по личному составу. На них составляется опись, после чего они передаются на длительное хранение.

Дела, сроки хранения которых прошли, могут быть уничтожены.

Как уничтожить документы?

Архивные бумаги предприятия могут быть уничтожены (если сроки хранения истекли) самостоятельно, а можно обратиться за помощью в специальные организации, которые занимаются данным вопросом. Каким бы образом вы ни организовали процесс, непременно должен быть составлен акт об уничтожении.

Бумаги можно самостоятельно сжечь, если есть безопасное для этого место, а можно уничтожить их с помощью специального аппарата. В таких случаях акт пишется в произвольной форме. А вот большие объемы дел проще сдать на утилизацию. Но и в этом случае все действия должны сопровождаться оформлением документов. В акте приемки-передачи необходимо зафиксировать количество дел и их вес. Лучше, если работник организации будет лично присутствовать при уничтожении бумаг для соблюдения конфиденциальности.

Государственный архив

В каждом регионе РФ существует государственный архив документов по личному составу. Основной задачей его деятельности является обеспечение надежного хранения бумаг по личному составу всех предприятий. Кроме того, архив отвечает на запросы предприятий и граждан по вопросам, касающимся бумаг по личному составу. Это направление его деятельности является очень нужным и актуальным, поскольку при закрытии организации людям просто некуда обратиться за получением нужной информации.

Именно по этой причине перед архивами стоит задача сохранения всех бумаг. В настоящее время очень часто ликвидируются и закрываются не только частные, но и бюджетные организации. В этом случае они должны передать документы по личному составу на хранение в государственный архив. В нем должны находиться в течение 75 лет следующие бумаги: приказы, расчетные ведомости, документы о перемещении и увольнении, личные дела и т. д.

Стоит отметить, что дела должны быть подготовлены перед передачей по всем правилам. Муниципальные архивы оказывают свои услуги при условии предварительного согласования сдачи документов.

Подготовка бумаг для передачи включает в себя правильное оформление всех дел, проведение экспертной оценки бумаг, а также составление описей.

Нужно ли платить деньги за хранение? Государственные и бюджетные предприятия услуги архива не оплачивают. Ликвидируемые предприятия негосударственной формы собственности передают правильно оформленные дела только при наличии договора.

Дела передаются при условии утверждения и согласования с экспертно-проверочной комиссией архива. Прием-передача бумаг производится сотрудниками учреждения в присутствии ликвидируемой организации. Данный процесс достаточно длительный и кропотливый, поскольку проверяется состояние документов путем их визуального просмотра. В конце составляется соответствующий акт.

Вместо послесловия

Документы по личному составу - это особая категория бумаг, которая имеется на любом предприятии. Их важность состоит в том, что они не теряют актуальности очень длительное время. Даже по прошествии большого периода времени может возникнуть ситуация, при которой понадобится вновь обратиться к ним. Не зря же именно эти бумаги оформляют с особой тщательностью и хранят долгие годы не только на предприятиях, но и в государственных архивах.

Что входит в состав документов по личному составу

Все этапы движения сотрудников должны быть в отражены в соответствующих бумагах. В состав документов по личному составу, отражающих движение персонала, входят следующие:

документы, связанные с поиском и набором персонала;
документы, отражающие текущую деятельность сотрудников;
нормативные акты, регламентирующие трудовой процесс и кадровые взаимоотношения;
различные приказы по личному составу, как изданные в общей форме, так и унифицированные;
документы, включающие личные сведения о работниках;
по личному составу;
документы персонального учета и анкеты;
иные по личному составу.

Правила оформления документов по личному составу

Сотрудники кадровой и секретарской службы предприятия должны помнить о необходимости оформления персональных документов в соответствии с требованиями закона. Правила, прописанные в нормативных актах предприятия, не должны противоречить вышестоящим указаниям.

Правильное оформление документов по личному составу предприятия указано в соответствующей инструкции. В ней с примерами и ссылками должны быть указаны все нюансы фиксации на бумаге работы с персоналом. Этот нормативный акт издается и утверждается руководством организации и носит бессрочный характер.

Персональные документы могут быть оформлены как в электронном, так и в бумажном виде. Если текст пишется от руки, то необходимо следить за аккуратностью почерка и стараться не делать помарок. Любая исправленная ошибка должна быть подтверждена печтью организации и заверена подписью руководителя.

Документы по учету личного состава зачастую носят секретный характер, так как содержат защищенную законом персональную информацию. К работе с ними допускается лишь строго определенный круг специалистов.

Приказы по личному составу

В документах службы персонала выделяют два вида приказов:

приказы предприятия по основной деятельности, но касающиеся работы сотрудников;
приказы по личному составу фирмы.

Они отличаются способом оформления, порядком утверждения, подписания и издания. Кроме того, с персональными приказами чаще всего работают сотрудники отдела кадров. Там же они и хранятся, отдельно от других документов. Такие приказы входят в состав документов по личному составу организации.

Большая часть личных приказов имеет унифицированные формы. Удобство работы с такими бланками подразумевает их единство для фирмы. Однако обязательное использование стандартизованных бланков предписывается только государственным структурам и бюджетным организациям. Предприятия с иной формой собственности могут не придерживаться этих правил.

Среди персональных приказов чаще всего встречаются следующие:

приказы о приеме и увольнении:
приказы о перемещении и переводе;
командировочные приказы;
приказы обо всех ;
нормативные акты об аттестации, обучении и повышении квалификации и т. д.

Любой приказ по личному составу доводится до сведения того работника, которого он касается. Если сотрудник по каким-либо причинам не подписывает документ, то об этом

Все персональные приказы должны проходить обязательную регистрацию в специальном журнале. При этом им присваивается номер, который говорит о том, что они поставлены на учет и за их исполнением ведется контроль. Копия приказа обязательно подшивается в личное дело, документ-оригинал хранится отдельно в течение года, после чего либо отправляется в архив, либо уничтожается.

Документы предприятия по личному составу

В каждой организации, в зависимости от формы собственности и иных особенностей, будут создаваться различные документы по личному составу предприятия. Их перечень должен быть приведен в инструкции по ведению кадрового делопроизводства.

Чаще всего это:

штатное расписание;
перечень должностей;
трудовые книжки и чистые бланки трудовой книжки;
копии персональных документов сотрудников;
документы персонального учета и личные дела персонала;
должностные и иные инструкции и трудовые договоры работников;
приказы или распоряжения, касающиеся сотрудников предприятия по основной деятельности;
документы по работе аттестационной комиссии;
направления и другие документы на обучение и повышение квалификации;
документы об отпусках, переводах и командировках;
различные приказы или распоряжения по личному составу;
записки, заявления и должностные записки от сотрудников и т. д.

Каждая фирма самостоятельно определяет нужные виды документов по личному составу, а также способ их создания и хранения.

Оформление личного дела

Наиболее важные и полные сведения о сотруднике заносятся в его личное дело. Состав документов и особенности их комплектования определяются каждой организацией самостоятельно и обязательно прописываются в нормативном документе. Можно подшивать копии бумаг как в прямом, так и в обратном порядке либо формировать по группам.

Личные дела могут вестись как на большинство работников организации, так и исключительно на руководителей и ведущих специалистов. Однако на практике большинство организаций предпочитает иметь комплект документов и иных сведений о любом сотруднике, независимо от его должности и статуса.

анкета или личный листок служат для объединения основных биографических сведений;
копии документов, удостоверяющих личность и подтверждающих образование и квалификацию, - паспорт, диплом, сертификаты и свидетельства;
копия трудовой книжки;
заявление о приеме, переводе и другие;
копии всех приказов на работника;
копия трудового договора;
иные персональные документы.

На каждого сотрудника заводится отдельная папка, в которую подшиваются перечисленные документы и их копии. Хранятся личные дела отдельно от других кадровых документов. Они содержат персональные данные, и поэтому не должны быть доступны для посторонних лиц.

Личная карточка: как правильно оформить?

Унифицированная личная карточка сотрудника является обязательной для всех фирм, независимо от формы собственности. Она является базовым документом, предназначенным для учета работников организации.

Личная карточка содержит все основные сведения о работнике. Заполняют ее обычно от руки, но допустимо первичные сведения внести с помощью техники. Ведется личная карточка все время работы сотрудника в организации. При заполнении раздела допускается распечатать и вклеить вкладыш.

При заполнении личной карточки обратите внимание на ссылки кодов. Они указаны справа от тех таблиц, сведения в которых унифицированы. Информация в этих разделах должна соответствовать классификаторам и иным нормативным документам.

Личные карточки будет правильно хранить отдельно от других персональных документов, в сейфе или в металлическом шкафу с замком. Этот документ содержит персональные сведения и подлежат строгому учету. При увольнении работника делается соответствующая запись, и личная карточка оформляется на архивное хранение.

Трудовая книжка: оформление и хранение

Трудовая книжка - это документ, подтверждающий опыт работы, стаж и должности сотрудника. Ее ведение является обязательным для всех. Она заводится при начале трудовой деятельности и в дальнейшем сопровождает человека вплоть до выхода на пенсию.

Обязанность закупать пустые бланки и вкладыши трудовых книжек лежит на бухгалтерии организации. Ее сотрудники хранят их у себя в сейфе и выдают сотрудникам отдела кадров по требованию. Об этом делается запись в соответствующей учетной книге. Администрации не рекомендуется принимать у работников бланки и чистые вкладыши трудовых книжек неизвестного происхождения.

Оформляется трудовая книжка всегда только от руки. Записи делаются шариковой ручкой с синими чернилами. Если произошла ошибка, то ее надо исправить и подтвердить это подписью администрации и Все вносимые сведения должны соответствовать закону и инструкции.

Хранятся трудовые книжки отдельно от других документов, в сейфе. Запрещено выдавать их работникам и тем более третьим лицам. Если сотруднику организации необходимо получить сведения о записях в этом документе, то делается копия всех страниц, потом они прошиваются, и каждая страница заверяется печатью. При увольнении трудовая книжка вручается работнику в тот же день.

Оперативное хранение персональных документов

Правильное хранение документов по личному составу - одна из основных обязанностей работников кадровых служб. Информация, содержащаяся в них, относится к разряду персональной и не подлежит разглашению. Кроме того, храниться и обрабатываться такие документы должны с соблюдениями специальных условий.

До подписания трудового договора с будущего работника в обязательном порядке берется письменное разрешение на обработку персональных данных. Копия этого документа подшивается в личное дело или в отдельную папку.

Все документы, касающиеся личных данных, должны храниться изолированно от общих бумаг. Доступ к ним разрешен только специалистам отдела кадров и первому руководителю организации. Сторонним лицам и организациям личные данные работников разглашать строго запрещено. Исключение составляют судебные и прокурорские органы, обратившиеся с официальным документированным запросом.

Для хранения персональных документов составляют отдельную Папки и коробки с документами располагают в запирающихся шкафах. Желательно изолировать их от прямых солнечных лучей и повышенной температуры. Для большого количества документов целесообразно выделить специальное помещение.

Личные дела, анкеты и личные карточки находятся на оперативном хранении до тех пор, пока организация сотрудничает с конкретным работником. После увольнения они отправляются на архивное хранение.

Приказы по персоналу хранятся в течение года после их издания. Должностные и иные инструкции бессрочны вплоть до их отмены. а также график отпусков издаются ежегодно и хранятся в отделе кадров либо в бухгалтерии еще год после завершения действия.

Архивное хранение документов персонала

После окончания срока оперативного хранения данные о персонале отправляются в архив документов по личному составу. Это может быть подразделение организации либо сторонняя, чаще всего государственная, организация.

Перечень документов, подлежащих длительному архивному хранению, следующий:

личные дела, анкеты и личные карточки уволившихся работников;
невостребованные трудовые книжки и вкладыши;
приказы и распоряжения по личному составу с истекшим сроком хранения;
журналы по учету движения документов по персоналу;
штатное расписание;
графики отпусков;
иные документы, необходимость хранения которых предусмотрена законодательством либо комиссией.

Документы в папке для длительного хранения формируются по дате, начиная от самой ранней. Следует внимательно следить за физической сохранностью бумаги и, если необходимо, сделать и заверить копию. Все листы дела нумеруются и прошиваются, после чего составляется опись.

Папки с документами следует размещать в строгом порядке. В самом помещении надо поддерживать оптимальную температуру и невысокую влажность, а также не допускать попадание прямого солнечного света. Стеллажи следует регулярно очищать от пыли, а комнаты с документами обрабатывать от грызунов и других вредителей.

Уничтожение персональных документов

Несмотря на длительное хранение, документы по личному составу могут быть уничтожены. Перед этой процедурой проходит заседание специальной комиссии, которая коллегиально принимает решение о дальнейшей судьбе персональных документов.

Уничтожение всегда происходит строго по описи, в присутствии всех членов комиссии. Это может быть сжигание, уничтожение методом измельчения, прессование и другие способы.

Состав персональных документов многолик и разнообразен. Работникам кадровых служб и руководству предприятий следует знать, как их правильно оформлять, хранить и уничтожать.