ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ
Деятельность любого предприятия сопровождается составлением разных видов документов. Организационно-распорядительными документами (ОРД) называют документы, функционирующие в сфере управления. С помощью ОРД определяются функции и права органа управления, устанавливается структура и штаты подразделений, контролируют подведомственные объекты, фиксируются кадровые решения и т. д.
Можно выделить следующие основные группы документов:
1) организационные (уставы, положения, штатное расписание, должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка);
2) распорядительные (приказы по основной деятельности, распоряжения, решения);
3) справочно-информационные (акты, письма, факсы, докладные записки, справки, телефонограммы);
4) документы по личному составу предприятия (приказы по личному составу, трудовые контракты, личные дела, личные карточки по форме Т-2, лицевые счета по зарплате, трудовые книжки);
5) коммерческие документы (контракты, договоры);
Схема оформления большинства организационно-распорядительных документов типична и строится по формуляру образцу. Оформляющая часть практически одинакова во всех документах. Отличаются только заголовочные части внутренних и внешних документов. Во внешних документах обязательно указываются справочные данные предприятия, на внутренних документах они не указываются. Различия в большей части касаются формы изложения и структуры текста.
Целью распорядительных документов является регулирование деятельности, позволяющее органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач. В условиях единоличного принятия решений процедура издания распорядительных документов включает в себя следующие стадии:
1) инициирование решения – обоснование необходимости издания распорядительного документа;
2) сбор и анализ информации по вопросу;
3) подготовка проекта распорядительного документа;
4) согласование проекта документа;
5) внесение проекта распорядительного документа на рассмотрение руководства;
6) принятие решения (подписание документа);
7) доведение распорядительного документа до исполнителей.
Рассмотрим наиболее часто используемые виды документов управления.
Внутренняя деятельность предприятия регулируется его Уставом или Положением , в которых отражаются основания его организации и правовой статус, выполняемые функции, права, обязанности, ответственность, формы собственности, взаимоотношения с партнерами и государственными органами, порядок реорганизации и ликвидации.
Инструкция – нормативный документ, утвержденный руководителем предприятия или его подразделения, в котором определены права, обязанность и ответственность работников предприятия.
Инструкции могут быть индивидуальными и типовыми.
Разновидностью инструкции является должностные инструкции, в которых определяются права и обязанности должностных лиц. Они разрабатываются на основе типовых инструкций для определенных категорий работников. В формуляр инструкции входят следующие реквизиты:
Наименование учреждения;
Наименование структурного подразделения;
Название вида документа (инструкция);
Гриф утверждения;
Место издания;
Заголовок;
Подпись.
Инструкция подлежит обязательному утверждению специальным распорядительным актом (приказом) или непосредственной подписью руководителя в грифе утверждения. Текст инструкции делится на разделы и пункты. Наиболее удобной формой утверждения инструкций является приказ. В приказе устанавливается срок введения инструкции, ответственный исполнитель, перечисляются организационные мероприятия, необходимые для введения инструкции в действие.
Приказ – это нормативный документ, издаваемый руководителем предприятия для решения каких-либо задач (приказы по основной деятельности и приказы по личному составу).
По основной деятельности приказы издаются при:
Создании, ликвидации или реорганизации структурных подразделений;
Утверждении положений о структурных подразделениях и должностных инструкций;
Введение новых стандартов;
Изменении графика работы предприятия и т. д.;
По личному составу – при:
Назначении работников на должность;
При освобождении от должности;
При перемещении по службе;
Поощрениях или взысканиях;
Уходе сотрудников предприятия в очередной отпуск и т. д.
Приказы (распоряжения) оформляются на общем бланке, а формуляр приказа включает следующие реквизиты:
Название вида документа (ПРИКАЗ);
Дату (датой приказа является дата его подписания);
Порядковый номер приказа;
Место издания приказа;
Индекс документа;
Заголовок к тексту;
Подпись руководителя;
Отметку о согласовании;
Фамилию и номер телефона исполнителя;
Распоряжения заголовка не имеют.
Текст отделяется от заголовка 2–3 междустрочными интервалами, печатается шрифтом размером № 13 через 1,5 интервала от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля.
Текст приказа состоит из двух частей – констатирующей и распорядительной. В констатирующей части излагаются цели и причины издания приказа, дают ссылку на документ, послуживший основанием для издания данного приказа. В распорядительной части излагают предписываемые действия, называют должностных лиц, ответственных за их исполнение и сроки исполнения.
Начинается распорядительная часть словом ПРИКАЗЫВАЮ , может делиться на разделы и пункты, которые оформляются арабскими цифрами с точками. Если приказ предусматривает изменение или отмену других действующих приказов, то в тексте указывают, какие приказы утратили силу.
Если приказ вводит в действие какие-либо документы (инструкции, правила, положения), то они оформляются в виде приложения к приказу.
После подписания приказа не допускается введение каких-либо изменений в его тексте.
Объединение в приказе нескольких распорядительных пунктов делает приказ сложным.
В сложных приказах при решении одного кадрового вопроса (прием или увольнение и др.) заголовок формулируется в зависимости от решаемого вопроса. Заголовок в сложных приказах, решающих несколько кадровых вопросов (и прием и увольнение и др.), отсутствует или дается в обобщенном виде («Поличному составу»).
Констатирующая часть в приказах по личному составу может отсутствовать. Распорядительная часть приказа начинается с указания фамилии (печатается ПРОПИСНЫМИ буквами), имени и отчества (печатается полностью строчными буквами); в ней должны быть точные формулировки решения того или иного кадрового вопроса.
В сложных приказах распорядительная часть делится на пункты. Действие одного характера, касающееся одного или нескольких лиц, оформляется отдельным пунктом.
Приказы по личному составу визируются лицом, ответственным за кадры, и руководителями тех структурных подразделений, чьих сотрудников касается приказ.
Приказы по вопросам увольнения, перевода, наложения взыскания визируются юристом.
Бухгалтером визируются приказы по вопросам увольнения, направления в командировку, предоставления очередного отпуска, вызова из отпуска, премирования.
Приказы по личному составу подписываются руководителем, а в его отсутствие – заместителем руководителя, курирующим эти вопросы, в соответствии с приказом о распределении обязанностей между руководством.
Отдельно издаются приказы о поощрении, премировании, длительных командировках.
Оформление очередных отпусков целесообразно производить без издания приказов, используя трафаретную форму, объединяющую одновременно заявление на отпуск и приказ в форме записки о предоставлении отпуска, которая подписывается руководителем организации, но может быть подписана кадровой службой с последующим согласованием с руководителем организации или его заместителем, курирующим вопросы кадров.
Приказы по личному составу хранятся в отделе кадров, по производственной деятельности – в канцелярии.
Аналогично оформляются решения и распоряжения.
Образец оформления приказа по основной деятельности:
Образец оформления приказа по личному составу :
Распоряжение – документ, издаваемый по вопросам информационно-методического и оперативного характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других нормативных документов данной организации или вышестоящих органов.
Распоряжение оформляется на специальном бланке и содержит следующие реквизиты:
1) Государственный герб Российской Федерации, или герб субъекта Российской Федерации, или герб муниципального образования (в зависимости от характера распоряжения и только для организаций, которым в соответствии с действующим законодательством предоставлено право на изображение герба);
2) эмблему (товарный знак или знак обслуживания);
3) наименование организации;
4) название вида документа;
5) дату и номер документа;
6) место издания;
7) заголовок к тексту;
8) подпись;
Текст распоряжения, состоит из констатирующей и распорядительной частей. Распорядительная часть отделяется от констатирующей словом «ПРЕДЛАГАЮ» или «ОБЯЗЫВАЮ», которая печатается прописными буквами и выносится на отдельную строку. Допустимо начинать распорядительную часть без использования вводного слова, т. е. располагать ее непосредственно за констатирующей частью после двоеточия.
Об утверждении "Правил составления и оформления
организационно-распорядительной документации"
В целях дальнейшего совершенствования и повышения качества работы с документами в центральном аппарате Министерства здравоохранения СССР
приказываю:
1. Утвердить "Правила составления и оформления организационно-распорядительной документации в Министерстве здравоохранения СССР" (приложение).
2. Начальникам Главных управлений, управлений и самостоятельных отделов Минздрава СССР, генеральным директорам Всесоюзных объединений при Минздраве СССР обеспечить составление и оформление документов в соответствии с утвержденными Правилами.
3. Управлению делами (т.Пичугин) инструктировать вновь принимаемых в Министерство здравоохранения СССР сотрудников по вопросам работы с документами.
4. Контроль за выполнением приказа возложить на Управление делами (т.Пичугин).
Министр И.Н.Денисов
Приложение
к приказу Минздрава СССР
от 14.01.91 N 21
Правила
составления и оформления организационно-
распорядительной документации в Министерстве
здравоохранения СССР
Правила разработаны для оказания практической помощи работникам центрального аппарата в повышении оперативности подготовки документов и в обеспечении единообразия в их оформлении.
Правила составлены на основе Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД), ГОСТ 6.38-90 "Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".
1. Документирование управленческой деятельности
Документирование управленческой деятельности заключается в записи по установленным формам, необходимой для управления информации, хранения и использования ее в течение определенного времени.
Комплекс документов определяется:
Кругом вопросов, решаемых Министерством или подразделениями центрального аппарата в процессе своей деятельности;
Объемом и характером компетенции Министерства или подразделения;
Порядком решения вопросов (на основе коллегиальности или единоначалия);
Объемом и характером взаимосвязей с другими ведомствами, предприятиями и организациями.
Управленческая деятельность Министерства выражается посредством распорядительных документов.
В соответствии с действующим законодательством и компетенцией Министерство издает:
Приказы;
Решения (протоколы);
Указания (циркулярные и информационные письма);
Инструкции.
Министерство утверждает уставы или положения об учреждениях, их структурных подразделениях и вводит их в действие соответствующими распорядительными документами.
Юридическими основаниями возникновения распорядительных документов в деятельности Министерства являются:
Нормативные акты органов государственной власти и органов государственного управления;
Конкретные поручения вышестоящих органов;
Осуществление исполнительной и распорядительной деятельности в целях выполнения Министерством возложенных на него задач в соответствии с его компетенцией;
Потребность правового регулирования работы аппарата управления.
По вопросам, представляющим взаимный интерес и входящим в компетенцию различных государственных органов и общественных организаций, принимаются совместные распорядительные документы. Совместные распорядительные документы органов, полномочных издавать различные по форме документы, издаются в форме "Совместного решения", которое имеет правовую силу распорядительного документа каждой организации, принимавшей этот документ.
Нормативно-распорядительные документы, поступающие в Министерство из вышестоящих органов, доводятся до подведомственных учреждений посредством:
Издания самостоятельных распорядительных документов (приказов), в которых излагается содержание документа из вышестоящего органа применительно к задачам Министерства и намечаются конкретные мероприятия, подлежащие осуществлению;
Издания информационного письма, если распорядительный документ вышестоящего органа не требует для его выполнения разработки специальных мероприятий в отрасли.
2. Общие требования к составлению и
оформлению документов
Составление и оформление документов необходимо осуществлять с соблюдением ряда правил, которые обеспечивают им юридическую силу и способствуют оперативности исполнения документов.
Документы должны оформляться на бланках установленного образца или стандартных листах бумаги форматов А4 (297х210 мм) и А5 (210х148 мм).
ГОСТом установлены общий бланк и бланк для писем.
В Министерстве действует общий бланк, в котором типографским способом внесено название конкретного вида документа: приказ, указание, решение коллегии.
Бланк для писем Минздрава СССР применяется при подготовке документов за подписью министра и заместителей министра. Для писем, подготовленных за подписью руководителей структурных подразделений, применяются бланки с указанием наименования структурного подразделения.
Для других документов используется стандартный лист бумаги, на котором в установленном месте прописными буквами впечатывается вид документа (протокол, докладная записка, справка и др.). Указание вида должно быть на каждом документе за исключением письма.
Документы, подготовленные за подписями руководителей нескольких организаций, печатаются на стандартных листах бумаги формата А4.
2.1. Организационно-распорядительные документы имеют строго определенный комплекс обязательных реквизитов (составных частей) и стабильный порядок их расположения.
ГОСТ 6.39-90 установил следующий максимальный состав реквизитов:
1 - государственный герб СССР или союзной республики;
2 - эмблема организации или предприятия;
3 - изображения наград;
4 - код организации по Общесоюзному классификатору предприятий и организаций (ОКПО);
5 - код документа по Общесоюзному классификатору управленческой документации (ОКУД);
6 - наименование министерства или ведомства;
7 - наименование организации;
8 - наименование структурного подразделения;
9 - индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес, номер телетайпа (абонентского телеграфа), номер телефона, номер счета в банке;
10 - название вида документа;
11 - дата;
14 - место составления или издания;
15 - гриф ограничения доступа к документу;
16 - адресат;
17 - гриф утверждения;
18 - резолюция;
19 - заголовок к тексту;
20 - отметка о контроле;
21 - текст;
22 - отметка о наличии приложения;
23 - подпись;
24 - гриф согласования;
25 - визы;
26 - печать;
27 - отметка о заверении копии;
28 - фамилия исполнителя и номер его телефона;
29 - отметка об исполнении документа и направлению его в дело;
30 - отметка о переносе данных на машинный носитель;
31 - отметка о поступлении.
В конкретных документах отдельные реквизиты могут отсутствовать.
2.2. Текст.
Текст документов должен полно, конкретно, логически, последовательно и лаконично раскрывать освещаемые вопросы, исключать различные толкования, необходимость дополнительных заданий и соответствовать действующему законодательству.
заменять сложные предложения простыми; применять устойчивые (трафаретные) словосочетания; использовать прямой порядок слов в предложении, если логическое ударение падает на объект действия;
использовать обратный порядок слов в предложении (сказуемое предшествует подлежащему), если логическое ударение падает на само действие;
в распорядительных документах употреблять глаголы неопределенной формы ("утвердить", "обязать", "отменить" и т.д.);
заменять местоимения существительными, например: "Министерство здравоохранения СССР рассмотрело...", а не "Мы рассмотрели...";
использовать в распорядительных документах языковые конструкции повелительного характера, например:
приказываю (в приказе),
решили (в решении),
предлагаю, обязываю (в указании).
При подготовке служебных документов текст следует излагать от третьего лица (например, "Министерство считает возможным..."), или первого лица (например, "В целях координации... предлагаю...").
Текст документа, как правило, должен состоять из двух частей: в первой части указываются причины и основания для издания документа, во второй части излагается существо вопроса. Текст документа может состоять только из второй части.
Документы, составленные на основании законов, указов, а также постановлений и распоряжений вышестоящих органов, должны содержать ссылку на соответствующий документ с указанием его наименования, даты и номера.
Текст документов разрешается делить на разделы, подразделы, пункты и подпункты, нумерация которых производится только арабскими цифрами. Разделы, подразделы, пункты и подпункты разделяются между собой и заканчиваются точками.
Разделы обозначаются одним числом и имеют порядковые номера в пределах всего документа, например: 1; 2; 3.
Подразделы состоят из номера соответствующего раздела и номера подраздела, нумеруемого в пределах каждого раздела, например: 1.1; 1.2.
Пункты имеют нумерацию в пределах подраздела, и их номера складываются из номера раздела, подраздела и пункта, например: 1.1.1; 1.1.2.
Нумерацию текста следует оформлять с абзаца. После цифровых перечислений с точкой текст каждого абзаца следует начинать с прописной буквы и заканчивать точкой.
В документах должны употребляться только официально принятые сокращения, обозначения и термины. Наименования учреждений, организаций, должностей, званий, единиц измерения, географические названия и другие должны точно соответствовать названиям, принятым в официальных изданиях.
Не допускается произвольное сокращение наименований (МЗ СССР, СМ СССР и т.д.).
В тексте документа слово "министерство" (в единственном числе) пишется с прописной буквы, когда подразумевается конкретное министерство, в выражениях типа: указанное Министерство; установленный Министерству план.
Во множественном числе пишутся со строчной буквы словосочетания типа: государственные комитеты СССР; министерства, государственные комитеты и другие центральные учреждения СССР; указанные министерства.
Слова "коллегия", "приказ" пишутся со строчной буквы. Например: "...коллегия Министерства здравоохранения СССР", "...приказ Министерства здравоохранения СССР".
В тексте необходимо правильно употреблять предлоги. Предлог "по" в значении "после чего-нибудь" употребляется с предложным падежом, а не с дательным. Например: по истечении срока исполнения.
Предлоги: благодаря, согласно, вопреки, подобно употребляются только с дательным падежом, а не с родительным. Например:
благодаря своевременному обеспечению
согласно приказу Министерства
вопреки указанию.
Установлены сокращения слов: "товарищ"
в начале фразы - Тов.
в середине фразы - т.
"товарищи"
в начале фразы - Товарищи
в середине фразы - тт.
2.3. Заголовок к тексту
Заголовок составляется к документу формата А4 (210х297 мм) независимо от его назначения.
Заголовок должен быть максимально коротким и точным. Текст заголовка должен отвечать на вопрос "о чем?". Например: "Об изменении...", "О выделении...", "Об отмене...". Допускается в тексте заголовка применять сокращение слов и словосочетаний, соответствующих требованиям государственных стандартов и общесоюзных классификаторов. Заголовок формулируется составителем документа.
Заголовок располагается перед текстом документа слева, печатается от границы левого поля через один межстрочный интервал. Расстояние между заголовком и текстом должно составлять 2-4 межстрочных интервала. В одной строке заголовка должно быть не более 28 знаков. Точка в конце заголовка не ставится. Объем заголовка не должен превышать 5 строк.
Заголовок не проставляется на телеграммах (телетайпограммах), телефонограммах, извещениях и на документах, текст которых печатается на бумаге формата А5 (148х210 мм).
2.4. Приложения к документам
Приложения к документу могут быть трех видов:
Утверждаемые или вводимые в действие соответствующими распорядительными документами;
Поясняющие или дополняющие содержание основного документа;
Являющиеся самостоятельными документами, направленными с сопроводительным письмом.
Приложения должны иметь все необходимые для документа реквизиты.
Приложения к документам должны быть подписаны лицом, ответственным за их содержание.
Приложения к распорядительному документу содержат в верхнем правом углу первого листа приложения отметку с указанием названия распорядительного документа, его даты и номера, напечатанную через один межстрочный интервал.
Приложение ________________
(номер)
к _________________________
(вид документа в датель-
ном падеже, дата, номер)
О наличии приложения к документу делается отметка ниже текста.
Если документ имеет приложение, упомянутое в тексте, отметка делается по следующей форме:
Приложение: на ______ л. в ________ экз.
Если документ имеет приложения, не названные в тексте, то их наименования необходимо перечислить с указанием количества листов в каждом приложении и числа их экземпляров. Например:
Приложение: 1. Справка по проверке на 2 л. в 1 экз.
2. Проект приказа на 3 л. в 1 экз.
Если приложение сброшюровано, то количество листов не указывается. Например:
Приложение: Методические указания в 1 экз.
Отметка о приложении не проставляется в приказах, указаниях и протоколах. При упоминании в тексте приказа, указания или протокола сведений, содержащихся в приложении, в скобках указывается (приложение __________) или без скобки: согласно приложению _______.
Приложения нумеруются по порядку их упоминания в тексте документа, при этом знак N не ставится. Например:
"Приложение 1 к...", "Приложение 2 к..." и т.д.
2.5. Согласование
Согласование является способом предварительной оценки проекта документа после его рассмотрения с целью обеспечения правильного и всестороннего решения поставленных в нем вопросов.
Применяются две формы согласования проектов документов: внутренняя - с должностными лицами Министерства и внешняя - с подведомственными и сторонними организациями.
Перечень согласующих организаций определяется составителем документа, исходя из его содержания, или предусматривается законодательными и нормативными актами.
Внутреннее согласование документа оформляется визой, которая включает наименование должности, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилия), дату и служебный телефон.
Проекты приказов, указаний, циркулярных и информационных писем визируются на первом экземпляре (на обратной стороне последнего листа).
Письма и другие исходящие документы визируются на экземпляре, который остается в делах Министерства.
Замечания и дополнения к документу при визировании излагаются на отдельном листе, а на проекте документа делается надпись "замечания прилагаются". Отказ от визирования документа не допускается.
Замечания и предложения даются в виде четко сформулированных пунктов для включения в проект.
При несогласии с полученными замечаниями и предложениями исполнитель представляет проект на подпись с объяснением их отклонения.
Визирование документов, как правило, производится в следующей последовательности:
исполнитель документа;
руководитель структурного подразделения, подготовившего документ;
Управление делами (приказы, указания);
Внешнее согласование оформляется грифом согласования. Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО, наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, ее расшифровки и даты, например:
СОГЛАСОВАНО
Заместитель Министра
медицинской промышленности
СССР
инициалы, фамилия
20.02.90
Гриф согласования располагается в левой части документа ниже реквизита "подпись". При необходимости согласования документа с несколькими лицами или организациями грифы располагаются на отдельном листе.
2.6. Подпись
Обязательным реквизитом служебного документа является подпись.
В состав подписи входит:
Наименование должности лица, подписавшего документ, например: министр, заместитель министра, начальник главного управления;
Подпись;
Инициалы и фамилия лица, подписавшего документ (расшифровка подписи).
Подпись располагается ниже текста и отметки о наличии приложения.
На документах за подписью руководителей двух и более министерств (ведомств) или их структурных подразделений (пишутся не на бланке) подпись каждого из авторов включает наименование организации и проставляется на одном горизонтальном уровне.
В реквизитах "подпись", гриф утверждения или согласования указывается фактическая должность, инициалы и фамилия лица, подписавшего, утвердившего или согласовавшего документ. Документы с предлогом "за" или косой чертой в этих реквизитах считаются недействительными.
2.7. Нумерация страниц
В документах, оформленных на двух и более страницах, вторая и последующая страницы должны быть пронумерованы.
Номера страниц должны проставляться по середине верхнего листа арабскими цифрами. Например: 2, 3, 4.
Номера страниц печатаются на расстоянии 10-15 мм от верхнего среза листа.
Даты в документах оформляются цифровым способом. Элементы даты должны приводиться в одной строке арабскими цифрами, разделенными точками, в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. Например: дату "20 июля 1989 год" следует оформлять "20.07.89" или "20.07.1989" (после цифр обозначения года буква "г" не ставится, точка не ставится в том случае, если датой не заканчивается предложение).
Допускается пропуск двух первых цифр обозначения года в случае, когда это не приводит к неоднозначности толкования даты.
Допускается применять в актах, служебных письмах, приказах, протоколах и других документах, содержащих сведения финансового характера, словесно-цифровой способ оформления дат: 12 мая 1987 года.
Датой документа является дата его подписания, утверждения или события. Датой приказа и письма является дата их подписания, датой протокола и акта - дата события, датой плана, отчета и других документов - дата их утверждения.
2.9. Оформление документов на пишущей машинке
Печатание служебных документов осуществляется в структурных подразделениях Министерства.
Все листы документа печатаются на бумаге одного качества, цвета и формата.
Номера страниц проставляются посередине верхнего поля, начиная со второго листа, арабскими цифрами, без знаков препинания и на расстоянии 10-15 мм от верхнего листа.
Лист документа должен иметь следующие поля (в мм): левое - 35, правое - не менее 8, верхнее - 20, нижнее: для формата А4 - не менее 10; для формата А5 - не менее 16.
Текст документов должен печататься через 1,5 межстрочных интервала, черной лентой, без ошибок, пропусков, помарок.
Через один межстрочный интервал печатаются:
Заголовок;
Наименование должности и подписи;
Текст таблиц в приложениях.
Заголовок размещается над текстом документа без отступа от границы левого поля. Расстояние между заголовком и текстом должно составлять 2-4 межстрочных интервала. Заголовок пишется без кавычек. Точка после заголовка не ставится.
Основные реквизиты документа (заголовок, текст, подпись) отделяются друг от друга 2-4 межстрочными интервалами.
Расшифровка подписи в реквизите "подпись" должна печататься на уровне последней строки наименования должности.
При наличии нескольких подписей, располагаемых одна после другой, наименование должностей и расшифровку подписей разделяют 2-4 межстрочными интервалами.
Заглавными буквами без пробелов печатаются только название вида документа (ПРИКАЗ, ПРОТОКОЛ, ИНСТРУКЦИЯ, АКТ и т.д.); слова СОГЛАСОВАНО, УТВЕРЖДАЮ, ПРИКАЗЫВАЮ, ПРЕДЛАГАЮ, СЛУШАЛИ, РЕШИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ (в распорядительных документах и при согласовании, утверждении документов). В остальных случаях выделять в тексте слова заглавными буквами не следует.
В текстах документов не следует также выделять слова и предложения подчеркиванием или печатанием вразрядку.
Первая строка каждого абзаца текста печатается, отступив пять знаков от границы левого поля. От границы левого поля печатается наименование должности и подписи.
2.10. Размножение документов
Размножение документов на копировально-множительных аппаратах и типографским способом производится в соответствии с "Едиными правилами печатания несекретных изданий", утвержденных Главным управлением по охране государственных тайн в печати при Совете Министров СССР 21.12.87 и приказом Минздрава СССР от 20.12.84 N 1433 "О порядке печатания и размножения служебных документов в Минздраве СССР".
Запрещается снятие и выдача копий с документов директивных органов, имеющих гриф "Снятие копий запрещается".
Размножение служебных документов на множительных аппаратах осуществляется согласно утвержденному денежному лимиту на эти цели по каждому структурному подразделению Министерства.
Тираж размножения документов должен строго соответствовать потребностям. Ответственность за целесообразность размножения документов, их тираж и использование размноженных экземпляров несет руководитель подразделения, подписавший заказ.
На документе-подлиннике, представленном для размножения, на лицевой стороне последнего листа в левом нижнем углу или на обороте этого листа делается отметка о размножении, с указанием номера заказа, количества размноженных экземпляров, даты и подписи работника подразделения, выполнившего заказ.
При размножении документов типографским способом сверка корректуры издания производится только с подлинным документом.
В представляемые типографией верстки приказов, решений коллегии, методических указаний, инструкций и других документов не могут вноситься редакционные поправки, изменяющие содержание текста.
Подлинники документов после размножения возвращаются заказчикам.
3. Составление и оформление
организационно-распорядительных документов
3.1. Приказы
Приказ является правовым актом, издаваемым руководителем органа государственного управления (его структурного подразделения) в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед данным органом. Приказы издаются по основной деятельности и по личному составу.
В Министерстве здравоохранения СССР приказы издаются в пределах его компетенции, во исполнение действующих законов; решений вышестоящих органов или по их поручениям, решений коллегии Министерства по вопросам своей деятельности по материалам проверок и ревизий подведомственных учреждений и организаций, по поручению руководства Министерства. Приказы являются одним из средств оперативного руководства работой как центрального аппарата, так и учреждений и организаций системы и обязательны для исполнения.
Приказы Министерства здравоохранения СССР подписываются министром, а в его отсутствие первым заместителем министра. В соответствии с распределением обязанностей приказы по отдельным вопросам могут подписываться заместителями министра.
Приказы с порученческими пунктами в адрес министров союзных республик подписывает только министр, а в его отсутствие первый заместитель министра.
Приказы по вопросам назначения и перемещения кадров, персональных окладов, поощрения и наложения взысканий подписываются министром и заместителем министра, курирующим работу с кадрами.
Приказы о направлении в заграничные командировки подписываются заместителем министра, ведающим внешними связями Министерства.
Приказы по структурным подразделениям Министерства, объединениям, предприятиям и организациям подписываются руководителем или лицом, его замещающим.
Проекты приказов Министерства разрабатываются соответствующими структурными подразделениями Министерства или всесоюзными объединениями по поручению руководства Министерства или по собственной инициативе.
Проекты приказов должны соответствовать действующему законодательству и не противоречить ранее изданным распорядительным актам Министерства здравоохранения СССР.
Проекты приказов во исполнение решений вышестоящих органов должны быть подготовлены в срок, установленный руководством Министерства, а в тех случаях, когда такой срок не установлен, не более чем в 10-дневный срок с момента получения Министерством соответствующего постановления или распоряжения.
3.1.1. Приказы по основной деятельности (приложения 1,2)
Названия организаций и других объектов указываются в проекте в точном соответствии с их официальным наименованием.
Употребление их сокращенных наименований допускается в тех случаях, когда такие сокращения являются официальными.
Текст приказа должен состоять, как правило, из двух частей: констатирующей и распорядительной.
В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи предписываемых действий и причины издания приказа. Если основанием к изданию приказа является распорядительный документ вышестоящей организации, то в констатирующей части указывается его название, дата, номер, заголовок и передается содержание той его части, которая непосредственно относится к деятельности Министерства. Если проект приказа подготавливается в дополнение или изменение ранее изданного приказа, то в констатирующей части указывается дата, номер, заголовок дополняемого или изменяемого приказа. Констатирующая часть может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении.
Распорядительная часть приказа должна начинаться словом ПРИКАЗЫВАЮ, напечатанным прописными буквами без кавычек отдельной строкой от границы левого поля без пробелов между печатными знаками и подчеркивания.
Распорядительная часть делится на пункты, а пункты на подпункты, если исполнение приказа предполагает выполнение различных по характеру действий. Действия однородного характера перечисляются в одном пункте.
Пункты (подпункты) распорядительной части проекта приказа должны нумероваться только арабскими цифрами в соответствии с ГОСТ 1.5-68.
Каждый пункт должен начинаться указанием исполнителя и конкретного действия, выраженного глаголом в неопределенной форме, и срока исполнения.
В качестве исполнителя могут быть указаны структурные подразделения центрального аппарата Министерства и подведомственные организации. Вслед за наименованием структурного подразделения или организации-исполнителя в скобках указывается в дательном падеже фамилия руководителя (без инициалов).
Должностное лицо в качестве исполнителя указывается в том случае, если исполнение действия предписывается конкретному лицу. Тогда указывается и полное наименование его должности.
Специальным (предпоследним) пунктом перечисляются документы, ранее изданные Министерством по содержащемуся в приказе вопросу и подлежащие отмене в связи с выходом данного приказа.
В случаях, когда при подготовке проекта приказа выявляется необходимость внесения изменений в ранее изданный приказ, в проекте приказа дается новая редакция соответствующих пунктов (подпунктов) действующего приказа.
В последнем пункте распорядительной части указываются наименование структурного подразделения центрального аппарата Министерства и фамилия руководителя, на которого возлагается контроль за исполнением приказа.
В случае ликвидации отдельных учреждений системы Министерства здравоохранения СССР, в приказах о ликвидации необходимо предусматривать порядок передачи архива ликвидируемого учреждения.
В приказе должен быть предусмотрен пункт, разрешающий органам здравоохранения размножить, если это требуется, данный приказ в необходимом количестве экземпляров для обеспечения им подчиненных учреждений.
До представления на подпись проекты приказов визируются с целью согласования их содержания с заинтересованными структурными подразделениями или отдельными должностными лицами.
Визирование проектов приказов, как правило, производится в следующей последовательности:
исполнитель документа;
руководитель подразделения, в котором работает исполнитель;
заинтересованные подразделения;
Юридический отдел с арбитражем;
Управление делами;
заместитель министра, ведающий данными вопросами (если документ подписывает министр).
Проекты приказов об организации, реорганизации и ликвидации учреждений и предприятий, об изменении народнохозяйственного плана и бюджета, штатов и фондов заработной платы, о должностных и персональных окладах должны быть завизированы руководством Планово-экономического управления. Проекты приказов, касающихся капитальных вложений, лимитов подрядных, строительно-монтажных и проектных работ, визируются руководством Главного управления капитального строительства, а содержащие статистические данные, проекты учетных и отчетных форм, требования о представлении статистической информации - начальником Отдела медицинской статистики Главного управления организации медицинской помощи.
Руководители структурных подразделений при визировании проекта приказа проверяют достоверность отраженных в нем фактов, целесообразность и реальность устанавливаемых поручений, соответствие устанавливаемых заданий ранее принятым решениям, а также другие вопросы, входящие в компетенцию подразделения.
Юридический отдел с арбитражем при визировании проекта приказа должен определить соответствие проекта приказа действующему законодательству, постановлениям Правительства; отсутствие противоречий ранее изданным приказам и указаниям.
При визировании проекта приказа в Управлении делами проверяется правильность его оформления и соответствие требованиям, предъявляемым к составлению приказов.
При наличии возражений против проекта приказа визирующий обязан изложить их за своей подписью в виде точно сформулированного предложения и приложить к проекту; на визовом экземпляре приказа делается отметка о наличии замечаний. Отказ от визирования проекта приказа не допускается.
Визирование проекта приказа производится на обратной стороне последней страницы первого экземпляра. При визировании проектов приказов кроме подписи указывается наименование должности, расшифровка подписи и дата.
Ниже виз проставляется фамилия исполнителя с указанием структурного подразделения и номера телефона.
Структурным подразделением, подготовившим приказ, должна быть приложена к нему рассылка (типовой бланк) с указанием количества экземпляров документа, посылаемого в каждый адрес. Рассылка подписывается руководителем структурного подразделения и в необходимых случаях - Специальным управлением.
Окончательно подготовленный и оформленный проект приказа представляется на визирование в Управление делами, которое передает затем проект приказа на подпись руководству Министерства.
Запрещается представлять проекты приказов на подпись руководству при личных докладах без визы Управления делами.
Проекты приказов, подготовленные с нарушением установленного порядка, к подписи не принимаются и возвращаются Управлением делами для доработки.
Опечатки и неточности редакционного характера, выявленные в приказе после его подписания руководством Министерства, вносятся после согласования с Управлением делами.
Приказы, издаваемые совместно с другими министерствами, готовятся и подписываются в двух или более экземплярах, имеют наименования и номера всех министерств, руководители которых подписывают данный документ.
Наименования, номера и подписи руководителей располагаются в соответствующем месте на одном уровне.
Все экземпляры проектов совместных приказов должны иметь идентичные визы. Первыми располагаются наименование, номер и подпись руководителя министерства - инициатора создания совместного приказа. Последовательность подписания и регистрации приказа должна соответствовать последовательности расположения наименований министерств, издающих совместный приказ. Датой совместного приказа является дата его подписания.
Если в приказе необходимо привести перечни (лиц, органов, работ), таблицы, графики, образцы документов и т.п., они, как правило, помещаются в приложениях.
Приложения к проектам приказов должны быть подписаны руководителем структурного подразделения, подготовившего проект приказа.
Приложения к проекту приказа нумеруются в порядке упоминания их в тексте приказа, при этом знак N не ставится. В правом верхнем углу первого листа приложения должно быть напечатано через один межстрочный интервал:
Приложение 1
к приказу Министерства
здравоохранения СССР
от _____________ N ______
Если приложение к проекту приказа взято из постановления или распоряжения Правительства, указание на это помещается в правом верхнем углу (в скобках) ниже обозначения приложения к приказу:
Приложение
к приказу Министерства
здравоохранения СССР
От _______________ N ______
(утверждено постановлением
Совета Министров СССР
от ________ N ________)
Подобное приложение не подписывается, а визируется руководителем структурного подразделения, подготовившего приказ.
Если приложение одно, то оно не нумеруется. В проектах приказов,имеющих одно или несколько приложений, должна быть единая нумерация страниц, с охватом основного текста и всех приложений.
3.1.2. Приказы по личному составу (приложения 3, 4)
Приказами по личному составу оформляются распорядительные действия администрации, связанные с трудовой деятельностью граждан: прием на работу и увольнение, перевод на другие должности, направление в заграничную командировку, поощрения и взыскания.
Проекты приказов по вопросам назначения и перемещения кадров, поощрений и наложений взысканий, установления персональных окладов готовятся сотрудниками Главного управления подготовки и использования медицинских кадров на основании представлений, поступивших из структурных подразделений и подведомственных организаций.
Проекты приказов о направлении в заграничные командировки готовятся сотрудниками Управления внешних связей и В/О "Союзздравэкспорт" при Минздраве СССР.
В приказах по личному составу констатирующая часть может отсутствовать. Распорядительная часть приказа начинается с указания фамилии, имени, отчества, лица, на которое издается приказ. Затем следует глагол, обозначающий действие: назначить, перевести, освободить, объявить благодарность и т.д., должность, наименование отдела и структурного подразделения. Текст заканчивается указанием основания для распорядительного действия.
Формулировки в приказах по личному составу должны точно соответствовать кодексу законов о труде .
Приказы по личному составу подписываются министром, заместителями министра, ведающими работой с кадрами и зарубежными связями Министерства.
3.2. Указания (приложения 5, 6, 7)
Указание - правовой акт, издаваемый Министерством здравоохранения СССР преимущественно по вопросам, связанным с проведением совещаний, конференций, симпозиумов, командировок. На основании указаний создаются комиссии Минздрава СССР для проверки жалоб населения, деятельности учреждений системы Минздрава СССР.
Подготовка и оформление указаний производятся в соответствии с установленным порядком подготовки и оформления приказов.
Текст проекта указания, как правило, начинается вводной частью, раскрывающей цели или причины его издания. Часть текста, в которой перечисляются предписываемые действия, излагается в повелительной форме, краткими, точными фразами и начинается словом ПРЕДЛАГАЮ (ОБЯЗЫВАЮ), напечатанным прописными буквами без разрядки с новой строки от нулевого положения табулятора (от границы левого поля).
Проекты указаний должны иметь заголовок, тщательно редактироваться и печататься на стандартных бланках в соответствии с ГОСТ 6.38-90 .
Не допускается в тексте проекта формулировок типа "считать утратившими силу ранее изданные приказы по этому вопросу". Указания на отменяемые нормативные части должны быть конкретными.
Не допускается отмена, изменение или дополнение приказов или их частей указаниями.
3.3. Решения коллегии
Проекты решений коллегии подготавливаются, в основном, в соответствии с требованиями, предъявляемыми к составлению приказов по основной деятельности.
Проект решения коллегии визируется всеми членами коллегии, руководителями структурных подразделений Министерства, на которых возлагаются поручения коллегии, начальником Юридического отдела с арбитражем при решении вопросов, имеющих отношение к практике применения действующего законодательства, управляющим делами, а также согласовывается с другими организациями, на которые возлагается проведение работ или выполнение поручений.
В случае разногласий должны быть представлены мотивированные обоснования, прилагаемые к проекту решения. Если возражения не приняты, то в листке согласования решения делается отметка о его рассмотрении и об этом сообщается автору замечаний.
Документы, принятые коллегией с изменениями, повторно визируются только заместителями министра или руководителями структурных подразделений, в компетенцию которых входят решения измененных пунктов.
Ответственность за несвоевременную или некачественную подготовку вопроса, подлежащего рассмотрению на коллегии, а также за длительную доработку заслушанного на коллегии материала несут заместители министра, члены коллегии (по своему разделу работы), руководители структурных подразделений, чей вопрос заслушивается на коллегии.
Решения коллегии Министерства оформляются на бланках.
Датой решения является дата его принятия на заседании коллегии, а не дата его подписания.
Распорядительная часть текста должна начинаться словом РЕШАЕТ напечатанным с новой строки от границы левого поля прописными буквами без пробелов.
Решения подписывает председатель коллегии и управляющий делами. В состав подписи входит указание должности председателя. Например:
Председатель коллегии,
Министр И.Н.Денисов
При проведении заседания коллегии заместителем министра подпись оформляется:
Председательствующий на коллегии,
При подготовке проекта совместного решения коллегии в подписи указывают:
Председатель коллегии, Председатель Всесоюзной
Министр здравоохранения федерации работников
СССР здравоохранения
И.Н.Денисов Л.И.Новак
Проекты решений коллегии, подготавливаемые за подписями руководителей нескольких министерств, оформляются на стандартных листах бумаги.
Проекты решений коллегии, приказов Министерства, принятые коллегией в окончательной редакции, представляются в срок или в срок, определенный председателем, управляющему делами для подписи у министра.
3.4. Инструкции (приложения 8, 9)
Инструкция - правовой акт, издаваемый органом государственного управления или утверждаемый его руководителем в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий, объединений, их подразделений, служб, должностных лиц и граждан.
Инструктивный характер носят также широко применяемые на практике акты, как "правила", "рекомендации", "методические рекомендации", "методические указания" и другие документы, имеющие одинаковую юридическую природу. *
В тексте инструкции должны быть изложены правила, регулирующие специальные стороны деятельности организаций и должностных лиц.
Текст инструкции должен состоять из разделов. Внутри разделов текст должен быть разбит на пункты, а при необходимости, и на подпункты.
Текст инструкции должен начинаться с раздела "Общие положения", в котором могут указываться цели и причины издания инструкции, область распространения, основания для разработки и другие сведения общего характера.
В заголовке к тексту должен раскрываться объект или круг вопросов, на которые распространяются требования инструкции.
Текст инструкции должен быть типовым, если в инструкции изложены правила для групп однородных учреждений в определенной сфере деятельности.
Инструкция должна быть подписана руководителем структурного подразделения, разработавшим ее.
Утверждение инструкции производится двумя способами: грифом утверждения или издания приказа.
При утверждении инструкции руководством Министерства или структурного подразделения гриф утверждения должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ, наименования должности лица, утвердившего документ (включая наименование утверждения), личной подписи, ее расшифровки, даты и номера, например:
УТВЕРЖДАЮ
Заместитель Мминистра
здравоохранения СССР
(подпись) А.И.Кондрусев
23.04.90 N 06-14/3
Если инструкция утверждается организационно-распорядительным документом (приказом), то гриф утверждения имеет следующий вид:
УТВЕРЖДЕНО
приказом Министерства
здравоохранения СССР
от 25.07.78 N 700
Гриф утверждения помещается в правой верхней части первого листа документа.
Инструкции должны быть зарегистрированы по месту их утверждения.
Датой инструкции является дата ее утверждения.
3.5. Документы, направляемые в вышестоящие органы государственной власти и государственного управления
Проекты писем, подготавливаемые в вышестоящие органы, печатаются на бланке для писем Министерства на одной стороне листа на пишущей машинке с четким шрифтом и лентой черного цвета через два межстрочных интервала.
При подготовке проектов писем в вышестоящие органы их наименования необходимо писать прописными буквами, например:
АППАРАТ ПРЕЗИДЕНТА СССР
ПРЕЗИДИУМ ВЕРХОВНОГО СОВЕТА СССР
СОВЕТ МИНИСТРОВ СССР
Материал должен адресоваться вышестоящему органу, например, Совет Министров СССР, без указания должности и фамилии адресата, а также без почтового адреса.
Документы, направляемые по указанию отдельных работников вышестоящих органов, адресуются аналогично. К документу прилагается сопроводительное письмо, в котором указывается, что документ направляется по просьбе соответствующего отдела.
В случае обращения в вышестоящие органы с указанием должности и фамилии адресата фамилию подчеркивать не следует. Слово "товарищ" пишется при этом полностью.
Документ должен иметь исходящий номер и дату, краткий заголовок, раскрывающий основное содержание вопроса. Под заголовком дается ссылка на номер и дату постановления или поручения.
Документы, направляемые в вышестоящие органы, должны содержать исчерпывающие сведения как о выполнении постановлений и поручений данных органов, так и по существу документа, на основании которого дано поручение. Если в документе содержатся предложения о поручениях другим министерствам, ведомствам и организациям, они в обязательном порядке согласовываются с их руководителями, о чем в документе делается соответствующая запись или прилагается справка о согласовании. Если поручением предусматривается совместное решение вопроса несколькими организациями, то документ об исполнении представляется за подписью руководителей всех этих организаций. Исполнение каждого постановления или поручения оформляется отдельным документом.
Объем текста не должен превышать 4-5 страниц, а по крупным вопросам - 8 страниц.
Исправления и подчистки не допускаются.
Документы, адресованные в вышестоящие органы, подписываются лично министром, а в его отсутствие - первым заместителем министра.
Документы и приложения к ним представляются в вышестоящие органы в одном (первом) экземпляре.
Не разрешается представлять документы и приложения в копиях.
3.6. Протоколы
Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопроса и принятия решений на заседаниях коллегии, совещаниях, конференциях и собраниях.
Протоколы в зависимости от степени изложения хода заседания составляются по краткой или полной форме. В краткой форме протокола указывают фамилии докладчиков, лиц, выступающих в прениях, и принятые решения. В полных протоколах излагается содержание выступлений.
Датой протокола является дата проведения заседания.
Протокол должен иметь заголовок, в который входят указание вида совещания и краткое содержание рассмотренных вопросов.
Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. В вводной части указываются фамилии и инициалы председателя, секретаря и присутствующих на заседании (совещании), а также повестка дня. Фамилия и инициалы присутствующих перечисляются только при небольшом составе участников заседания (совещания). К протоколам больших заседаний (совещаний) прилагается список присутствующих, а в протоколе указывается общая численность. Вопросы, рассматриваемые на заседании (совещании), отражаются в повестке дня. Если повестка дня состоит из одного вопроса, то он может быть отражен в заголовке протокола, а раздел "Повестка дня" исключается.
Текст основной части протокола должен состоять из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Разделы нумеруются арабскими цифрами. Текст каждого раздела состоит из трех частей: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ.
Протокол должны подписывать председатель и секретарь.
3.7. Служебные письма
Письма, как правило, печатаются на бланках формата А4 или А5 в зависимости от объема текста. На стандартном листе бумаги печатаются письма, подписываемые должностными лицами нескольких организаций.
Адресование писем располагают в правом верхнем углу.
На письмах должно указываться точное наименование адресата и его полный почтовый адрес. Почтовый адрес может не указываться в письмах, направляемых правительственным, центральным учреждениям, постоянным корреспондентам и учреждениям системы Минздрава СССР.
При адресовании документа организации или ее структурному подразделению их наименования указываются в именительном падеже, например:
Министерство здравоохранения РСФСР
Министерство металлургии СССР
Главное управление капитального
строительства
При адресовании документа конкретному должностному лицу наименование организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия адресата - в дательном. Должностное лицо указывается во внутриведомственной переписке и с постоянными корреспондентами, а также в случаях, когда установление конкретного лица не вызывает затруднений. Например:
Госплан СССР
Начальнику отдела образования,
культуры и охраны здоровья
т.Афанасьеву П.П.
Если письмо адресуется руководителю учреждения, то наименование учреждения должно входить в состав наименования должности адресата, само наименование должности адресата пишется в дательном падеже, например:
Директору Петровского
механического завода
т.Карасеву М.А.
378005, г. Петровск-5 Саратовской
обл., ул.Индустриальная, 10
Документ не должен содержать более четырех адресов. Слово "копия" перед вторым, третьим и четвертым адресатом не проставляется. Например:
Заместителю Председателя
Госплана СССР
т. Анисимову П.П.
Заместителю Председателя
Госснаба СССР
т. Бочкову А.П.
Заместителю Председателя
Госстроя СССР
т. Гаранину В.Н.
Заместителю Председателя
Госкомтруда СССР
т. Гаврилову Б.Н.
При направлении документа более чем в четыре адреса следует составить список на рассылку. При этом на каждом отправленном документе указывается только один адресат.
При направлении документов в другие организации ниже наименования адресата следует указать адрес с соблюдением почтовых правил Министерства связи СССР, например:
Директору Центрального
государственного архива
народного хозяйства СССР
т. Цаплину В.В.
119435, Москва, Г-435,
Б.Пироговская ул., д.17
В документах, подготовленных в ответ на письма трудящихся, первоначально печатают почтовый адрес (индекс, республика, город, область, улица, номер дома), а затем фамилию и инициалы получателя, например:
446040, г. Октябрьск Куйбышевской
обл., ул. Гагарина, д. 21, кв. 46
т. Сергееву В.А.
При направлении документов многим подведомственным организациям их наименования следует указывать обобщенно, например:
Министрам здравоохранения
В письмах-ответах в установленном месте бланка необходимо ссылаться на индекс и дату инициативного документа. Например: на N 85 от 14.03.86.
Письма, подготовленные на бланках или стандартных листах бумаги формата А4, должны иметь заголовки к тексту.
Письма рекомендуется составлять по одному вопросу. Текст должен быть убедительным и состоять из двух логически взаимосвязанных частей. В первой - приводятся причины, послужившие основанием к подготовке письма. В письме, составленном во исполнение указания вышестоящей организации, дается ссылка на его название, дату и номер. Во второй части излагаются выводы, предложения, просьбы, решения.
В зависимости от назначения письма изложение содержания может начинаться со второй части.
Письма визируют на втором экземпляре.
Проекты документов, представляемые на подпись заместителю министра, должны иметь визы: исполнителя, первого руководителя структурного подразделения, подготовившего документ, в случае его отсутствия - заместителя руководителя, исполняющего его обязанности, руководителей заинтересованных структурных подразделений.
Проекты документов, представляемые на подпись министру, кроме указанных выше виз должны быть завизированы заместителями министра, курирующими соответствующие вопросы.
Проекты писем должны представляться на подпись руководителям вместе с материалами, на основании которых они готовились.
Проекты писем за подписью руководства Министерства с одним адресатом представляются в трех экземплярах, один из которых на бланке после подписи направляется адресату, второй (со всеми визами) остается в Управлении делами Министерства, а третий, заверенный работниками Управления делами Министерства, возвращается в соответствующее структурное подразделение Министерства. Аналогичные проекты писем за подписью руководства структурных подразделений Министерства и всесоюзных объединений представляются на подпись в двух экземплярах.
Письма должны содержать отметку о непосредственном исполнителе, которая размещается на последнем листе документа в левом нижнем углу. Отметка состоит из фамилии исполнителя и номера служебного телефона.
Служебные письма подписываются:
направляемые в вышестоящие органы - министром, а в его отсутствие - первым заместителем министра;
направляемые в другие организации от имени Министерства министром или соответствующими заместителями министра;
направляемые от имени всесоюзных объединений и структурных подразделений Министерства - начальниками или их заместителями.
Приложения к письмам подписываются ответственными за их подготовку должностными лицами.
Вносить какие-либо исправления или добавления в подписанные письма не разрешается.
В целях доведения до подведомственной сети организационно-распорядительных документов вышестоящих органов, не требующих конкретизации, а также для разъяснения порядка и уточнения сроков действия нормативных документов Министерства или вышестоящих органов, издаются информационные письма (приложения 10, 11).
Информационное письмо должно иметь реквизит "адресат" в следующей редакции:
Министрам здравоохранения
союзных и автономных республик
Президенту Академии медицинских
наук СССР
Начальникам главных управлений,
управлений и самостоятельных отделов
Министерства здравоохранения СССР
Руководителям объединений,
учреждений, организаций и предприятий
союзного подчинения
Информационное письмо должно иметь заголовок. Текст письма необходимо печатать на общем бланке.
Телеграммы
Телеграммы посылаются в исключительных случаях и только по весьма срочным вопросам.
Текст телеграммы печатается через полтора интервала прописным шрифтом, без красных строк и абзацев, без переноса слов, без поправок и исправлений, излагается кратко, лаконично, без союзов, знаков препинания, предлогов, если при этом не искажается содержание текста.
Текст телеграммы не должен заканчиваться цифрами, так как в конце текста ставится исходящий номер.
Текст телеграммы, доводимой до нескольких адресатов, печатается в соответствующем количестве экземпляров с перечислением всех адресов плюс копия - исполнителю и одна - в дело Управления делами, если телеграмма подписана руководством Министерства.
Управляющий делами В.Н.Пичугин
Приложение 1
к п.3.1.1
МИНИСТЕРСТВО ЗДРАВООХРАНЕНИЯ СССР
ПРИКАЗ
N _________
г. Москва
О медико-санитарном обеспечении
Всесоюзного студенческого отряда
в 1990 году
С целью повышения качества медико-санитарного обеспечения участников летнего трудового семестра, дальнейшего совершенствования деятельности студенческих медицинских отрядов
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Кому, что и в какой срок выполнить.
4. Контроль за выполнением приказа возложить на Главное управление подготовки и использования медицинских кадров (т. Кривошеев).
Приложение 2
к п. 3.1.1
МИНИСТЕРСТВО ЗДРАВООХРАНЕНИЯ СССР
ГОСУДАРСТВЕННЫЙ КОМИТЕТ СССР
ПО УПРАВЛЕНИЮ КАЧЕСТВОМ ПРОДУКЦИИ И СТАНДАРТАМ
ПРИКАЗ
28.02.90 N 22/8
г. Москва
О разработке программы
метрологического обеспечения
здравоохранения на период
до 1995 года
В целях улучшения метрологического обеспечения здравоохранения
ПРИКАЗЫВАЕМ:
4. Контроль за выполнением приказа возложить на заместителя Министра здравоохранения СССР т. ............ и заместителя Председателя Госстандарта СССР т. ............... .
Министр здравоохранения Председатель Государственного
СССР комитета СССР по управлению
качеством продукции и стандартам
И.Н.Денисов Г.Д.Колмогоров
Приложение 3
к п.3.1.2
МИНИСТЕРСТВО ЗДРАВООХРАНЕНИЯ СССР
ПРИКАЗ
N _________
г. Москва
О переводе на другую работу
Водорацкого Виктора Александровича 12 февраля 1990 года освободить от должности начальника отдела координации планирования Управления внешних связей Министерства здравоохранения СССР и направить в порядке перевода в распоряжение Министерства здравоохранения РСФСР (ст.29, п.5 КЗОТ РСФСР).
Основание: заявление т. Водорацкого В.А.
Письмо о переводе N 30-01/14 от 05.02.90.
подписи
Приложение 4
к п.3.1.2
МИНИСТЕРСТВО ЗДРАВООХРАНЕНИЯ СССР
ПРИКАЗ
N _________
г. Москва
О приеме на работу
Поляка Сергея Александровича 19 февраля 1990 года назначить на должность специалиста 1-й категории отдела наркологии и психиатрии Управления специализированной медицинской помощи Министерства здравоохранения СССР с окладом - рублей в месяц, в порядке перевода из Управления внутренних дел Мосгорисполкома.
Основание: заявление т. Поляка С.А.
Письмо Минздрава СССР N 04-5/112 от 21.12.89 о
переводе.
Первый заместитель Министра подпись расшифровка
подписи
Приложение 5
к п. 3.2
МИНИСТЕРСТВО
ЗДРАВООХРАНЕНИЯ СССР
(МИНЗДРАВ СССР)
УКАЗАНИЕ
N _________
на N ______________________
О командировании в Новосибирскую
область
Для проверки состояния протезно-ортопедической помощи населению Новосибирской области командировать:
Фомина А.С. - ведущего специалиста Управления
специализированной медицинской помощи
Минздрава СССР
Новикова П.Е. - ст. научного сотрудника Центрального
НИИ травматологии и ортопедии им.
Н.Н.Приорова Минздрава СССР
Срок командировки - 5 дней.
Оплату командировочных расходов произвести по месту основной работы командируемых.
Заместитель Министра А.Д.Царегородцев
Приложение 6
к п. 3.2
МИНИСТЕРСТВО
ЗДРАВООХРАНЕНИЯ СССР
(МИНЗДРАВ СССР)
101431, ГСП-4, Москва К-51, Рахмановский пер., 3
Телеграфный адрес: Москва, AT111719 арфа
УКАЗАНИЕ
N _________
на N ______________________
О создании комиссии по проверке
Московского научно-исследовательского
института косметологии
Минздрава РСФСР
В связи с обращением группы сотрудников Московского НИИ косметологии Минздрава РСФСР для проверки деятельности института организовать комиссию в составе:
Волковой В.П. - главного врача косметологической
лечебницы, г. Харьков
Венграновской Е.В. - начальника отдела кадров ЦНИИТ
Минздрава СССР
Кабацкой Л.Д. - специалиста 1-й категории отдела
бухгалтерского учета Главного
экономического управления
Минздрава СССР
Заместитель Министра А.Д.Царегородцев
Приложение 7
к п. 3.2
МИНИСТЕРСТВО
ЗДРАВООХРАНЕНИЯ СССР
(МИНЗДРАВ СССР)
101431, ГСП-4, Москва К-51, Рахмановский пер., 3
Телеграфный адрес: Москва, AT111719 арфа
УКАЗАНИЕ
N _________
на N ______________________
О проведении Всесоюзной научно-
практической конференции "Нефро-
тический синдром и интерстициальный
нефрит у детей"
В соответствии с планом проведения Всесоюзных научных и научно-технических совещаний, конференций, съездов, симпозиумов и семинаров Министерства здравоохранения СССР на 1990 год
ПРЕДЛАГАЮ:
1. Провести 16-18 октября 1990 года в г. Виннице Всесоюзную научно-практическую конференцию "Нефротический синдром и интерстициальный нефрит у детей".
УТВЕРЖДАЮ:
Состав организационного комитета (приложение 1).
Тематику конференции (приложение 2).
Список участников конференции (приложение 3).
Министрам здравоохранения союзных и автономных республик, заведующим областными (краевыми) отделами здравоохранения, директорам научно-исследовательских учреждений, ректорам медицинских институтов и университетов командировать специалистов для участия в работе Всесоюзной конференции в соответствии с приложением 3.
Оплату командировочных расходов отнести за счет учреждений по месту работы командируемых.
Первый заместитель Министра А.А.Баранов
Приложение 8
к п. 3.4
УТВЕРЖДАЮ
Начальник Главного управления
организации медицинской помощи
В.И.Калинин
11.12.87 N 10-11/164
Организация психопрофилактической помощи
при ишемической болезни сердца
Приложение 9
к п.3.4
УТВЕРЖДЕНО
приказом Министерства
здравоохранения СССР
от 25.07.78 N 700
ИНСТРУКЦИЯ
по делопроизводству в аппарате Министерства
здравоохранения СССР
Приложение 10
к п. 3.7
МИНИСТЕРСТВО
ЗДРАВООХРАНЕНИЯ СССР
(МИНЗДРАВ СССР)
101431, ГСП-4, Москва К-51, Рахмановский пер., 3
Телеграфный адрес: Москва, AT111719 арфа
Министрам здравоохранения
союзных и автономных
республик
N _________ Президенту Академии
1медицинских наук СССР
на N ______________________
Начальникам главных управ-
О введении новых условий лений, управлений и само-
оплаты труда работников стоятельных отделов Мини-
охраны стерства здравоохранения
СССР
Руководителям объединений,
учреждений, организаций и
предприятий союзного
подчинения
Министерство здравоохранения СССР сообщает для сведения и руководства, что в соответствии с постановлением Совета Министров СССР и ВЦСПС от 18.11.89 N 989 Госкомтруд СССР и Секретариат ВЦСПС постановлением от 08.01.90 N 10/2-22 :
1. Установили...
2. Утвердили...
Первый заместитель Министра А.А.Баранов
Приложение 11
к п. 3.7
МИНИСТЕРСТВО
ЗДРАВООХРАНЕНИЯ СССР
(МИНЗДРАВ СССР)
101431, ГСП-4, Москва К-51, Рахмановский пер., 3
Телеграфный адрес: Москва, AT111719 арфа
Министрам здравоохранения
союзных и автономных
республик
N _________
Президенту Академии
на N ______________________ медицинских наук СССР
Начальникам главных управ-
О порядке сдачи предприятий лений, управлений и само-
(объединений) союзного под- стоятельных отделов Мини-
чинения и их имущества стерства здравоохранения
в аренду СССР
Руководителям объединений,
учреждений, организаций и
предприятий союзного
подчинения
Министерство здравоохранения СССР доводит до сведения и руководства постановление Совета Министров СССР от 20 марта 1990 года N 280 "О порядке сдачи предприятий (объединений) союзного подчинения и их имущества в аренду" .
Приложение: на 3 л.
Первый заместитель Министра А.А.Баранов
Организационно-распорядительные документы являются совокупностью актов, используемых в управленческой сфере. Они разделяются на три группы. Рассмотрим их подробнее.
Организационно-распорядительные документы: классификация
Предприятие использует в своей деятельности различные локальные акты. Система организационно-распорядительных документов включает в себя:
- Информационно-справочные материалы. К ним относят корреспонденцию (телеграммы, письма и пр.), объяснительные и докладные записки, акты, договоры, обзоры, заключения, справки и так далее.
- Организационные документы. Они определяют правовой статус и ключевые направления деятельности предприятия, учреждения, а также структурных подразделений. К ним относят правила, уставы, штатные расписания, инструкции, положения и пр.
- Распорядительные документы организации. Ими оформляются разнообразные поручения коллегиальных органов и должностных лиц. Вместе с этим данные акты выступают в качестве средств передачи письменных распоряжений конкретным лицам и подчиненным. К ним относят решения, постановления, приказы, указы и так далее.
Приведенный перечень не считается исчерпывающим. Организационно-распорядительными являются также документы по личному составу. К ним относят карточки, справки, заявления, характеристики. Отдельно выделяют протокол. Он сочетает в себе признаки справочно-информационного и распорядительного документа. 
Общая характеристика
Каждый из указанных выше актов выступает как носитель конкретной информации. В соответствии с этим он содержит совокупность компонентов, целевое назначение которых нельзя назвать однозначным. Некоторые элементы включают в себя сведения, отражающие явления, в подтверждение которых составляются документы. Другие компоненты несут информацию о самом акте, выступая в качестве его обязательных атрибутов. На каждом конкретном предприятии порядок, в соответствии с которым осуществляется оформление организационно-распорядительных документов, определяется в инструкции по делопроизводству. Она разрабатывается компанией самостоятельно с учетом предписаний законодательства.
Система распорядительных документов
С помощью таких актов решаются ключевые административные вопросы. Распорядительный документ обеспечивает регулирование и координацию деятельности предприятия, способствует реализации задач, поставленных перед органами управления. Издавать такие акты имеют право руководители любой компании вне зависимости от ее правового статуса, содержания и характера деятельности, компетенции, структуры и так далее. Распорядительный документ содержит решение, идущее сверху: от управляющего органа к подчиненному, от директора предприятия к подразделениям и их работникам. Посредством таких актов реализуется функция администрирования по вертикали.
Типы актов
Согласно действующему законодательству, выделяются следующие виды распорядительных документов:
Специфика
Постановления, решения, приказы принимаются во всех случаях, касающихся необходимости вынести индивидуальный либо нормативный акт по ключевым вопросам компетенции предприятия. Указания, распоряжения издаются по оперативным задачам. Они также необходимы для обеспечения исполнения решений, приказов и распоряжений. В юридическом смысле все виды распорядительных документов считаются правовыми актами. В них отражаются конкретные властные предписания, поступающие от субъектов управления. Определенность их состоит в том, что посредством распорядительных документов решаются вопросы и проблемы, возникшие в сфере администрирования. В качестве адресатов выступают конкретные учреждения, должностные лица, структурные подразделения, рядовые работники. Распорядительный документ является юридическим фактом, обуславливающим возникновение конкретных отношений административно-правового характера.
Основания
Распорядительный документ принимается в случае возникновения необходимости:
Подготовка актов
Существуют определенные нормативные требования к распорядительным документам. Выделяют три стадии их подготовки:
- Изучение вопроса и разработка проекта.
- Согласование.
- Подписание.
Структура
В тексте документа, как правило, выделяется две взаимозависимые части: констатирующая и распорядительная. Первая выступает в качестве введения в суть рассматриваемого вопроса. Она необходима для обоснования причин составления документа. К примеру, здесь могут перечисляться события, факты, может пересказываться приказ вышестоящей структуры, для реализации которого утверждается данный акт. При этом могут указываться ссылочные (поисковые) данные. Констатирующая часть не считается обязательной, если отсутствует необходимость разъяснять основания принятия акта. Основная смысловая нагрузка лежит на распорядительной части. Она излагается в форме повествования.
Особенности составления
В зависимости от типа документа распорядительная часть может начинаться по-разному. В коллегиальном постановлении, например, начало может быть: "Постановляет". В распоряжении – "Предлагаю", а в приказе, соответственно, - "Приказываю". Эти слова печатаются прописными буквами либо строчными вразрядку. Так они зрительно отделяют констатирующую и распорядительную части. Эти слова располагают в отдельной строке с левой границы. Содержание распорядительной части начинается с новой строчки. В случае если текст предполагает указание на нескольких исполнителей либо разные по своему характеру действия, в нем используют нумерованные списки. В каждом пункте прописывается ответственное лицо, задача и срок ее реализации. В приказах в последнем разделе указывается служащий, на которого возлагается контроль исполнения документа. Распоряжения и приказы должны подписываться руководителем либо заместителем директора. Акт вступает в действие с момента его удостоверения либо доведения до сведения исполнителей. В некоторых случаях срок указывается в самом документе. 
Дополнительно
Совместные однородные документы распорядительного характера нескольких организаций издаются в соответствующей форме. Например, это могут быть приказы или постановления. Совместные распорядительные акты органов, обладающих полномочиями на принятие разных по форме документов, утверждаются в виде общего решения. Оно обладает таким же юридическим действием, как и единоличное. Автор акта устанавливает форму, в которой содержание будет доведено до структурных подразделений, подведомственных предприятий и пр. При отсутствии указаний на это, организация решает данный вопрос самостоятельно.
Важный момент
Распорядительный документ может отменяться или изменяться. Для этого должен быть принят акт самим предприятием либо вышестоящей структурой. Этот документ также является распорядительным. Действие акта может быть приостановлено уполномоченными органами. Если проект документа касается интересов других компаний, то он должен быть с ними согласован. При наличии разногласий к нему прикладываются замечания или сопроводительное письмо, в котором они излагаются. 
Унификация
Одной из ключевых задач делопроизводства считается упрощение работы с документацией, ускорение их оформления и составления. Решению этого вопроса в значительной степени способствует формирование стандартов. Ключевые требования к составлению документации основываются в первую очередь на предписаниях ГОСТов. В стандартах предусматриваются общие правила для структуры актов, их обязательных реквизитов. Единообразию при составлении документов способствует максимальная трафаретизация и типизация текстов. Как правило, в актах обязательные реквизиты располагаются справа вертикально. Предприятие может использовать и продольный вариант их указания. Унифицированная система организационно-распорядительной документации обладает межведомственным характером.
Заключение
Организационно-распорядительная документация, таким образом, представляет собой совокупность актов, фиксирующих решения административных, управленческих вопросов, реализацию взаимодействия, регулирования и обеспечения работы властных структур, должностных лиц, предприятий, учреждений. Внутри комплекса выделяется три категории бумаг. Среди наиболее распространенных организационно-распорядительных документов выделяют штатные расписания, правила, приказы, указы, распоряжения, решения, постановления, договоры. К ним также относят объяснительные и докладные записки, заключения и прочие. Каждый документ, используемый в организационно-распорядительной системе, является носителем определенной информации. Они включают в себя разные элементы, отличающие их друг от друга. Как правило, предприятие при составлении актов руководствуется государственными стандартами, правительственными постановлениями, методическими рекомендациями и отраслевыми инструкциями. При этом организация может разработать собственный порядок, в соответствии с которым будет осуществляться оформление распорядительных документов с учетом существующих предписаний. 
Состав реквизитов, используемых при подготовке и последующем составлении актов, установлен в ГОСТ Р 6.30-2003. Этот стандарт регламентирует унифицированную систему, определяет порядок оформления документации. Вместе с этим указанный ГОСТ устанавливает правила написания реквизитов, схемы их расположения, отдельно указывает на те элементы, которые должны быть использованы при изготовлении унифицированных бланков.
2.4.2. Распорядительные документы
Независимо от организационно-правовой формы, характера и содержания деятельности организации, ее компетенции, структуры и других факторов руководство организации наделяется правом осуществлять исполнительно-распорядительную деятельность и, соответственно издавать распорядительные документы.
Распорядительные документы – это документы, позволяющие органу управления организацией обеспечить реализацию поставленных перед ним задач. Они оформляют административную деятельность организации (предприятия) и могут издаваться на правах коллегиального управления либо на правах единоначалия.
Решения, фиксируемые в распорядительных документах, могут касаться совершенствования организационной структуры организации, определения или корректировки средств и способов осуществления основной деятельности, обеспечения организации различными ресурсами. Распорядительные документы содержат решения, идущие сверху вниз по системе управления, от управляющего органа к управляемому, от руководителя организации к структурным подразделениям и работникам. Именно эти документы реализуют управляемость объектов по вертикали.
В юридическом плане распорядительные документы относятся к правовым актам, выражающим конкретные юридически властные предписания субъектам управления. Конкретность этих предписаний проявляется в том, что:
1) с помощью распорядительных документов разрешаются возникающие в сфере управления проблемы и вопросы;
2) их адресатом являются конкретные организации, структурные подразделения, должностные лица или работники;
3) они являются юридическими фактами, вызывающими возникновение конкретных административно-правовых отношений.
С учетом сферы своего действия распорядительные документы делятся на:
1) правовые акты федеральных органов исполнительной власти;
2) правовые акты, действующие на уровне субъектов федерации и их территориальных образований;
3) правовые акты организаций.
Распорядительные документы, издаваемые органами федеральной исполнительной власти, относятся к категории ведомственных нормативных актов . Их подразделяют на:
1) акты, затрагивающие права, свободы, законные интересы граждан Российской Федерации;
2) акты межведомственного характера;
3) акты, регулирующие отношения органов федеральной исполнительной власти с подведомственными учреждениями, организациями, предприятиями.
Подготовка нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти осуществляется в соответствии с Типовым регламентом взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, утвержденного постановлением Правительства РФ от 19 января 2005 г. № 30 и Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органов исполнительной власти, утвержденной приказом Министра культуры и массовых коммуникаций 8 ноября 2005 г. № 536.
Основанием для издания распорядительного документа может быть:
1) необходимость исполнения принятых законодательных, нормативных правовых актов и иных решений вышестоящих органов и ранее принятых решений данной организации;
2) необходимость осуществления собственной исполнительно-распорядительной деятельности, обусловленной функциями и задачами организации.
Распорядительные документы, с точки зрения принятия решений, могут издаваться коллегиальными органами управления, органами управления, действующими на основе единоначалия и совместно несколькими органами управления.
В условиях коллегиальности распорядительные документы издаются на основе решений, принимаемых коллегиальным органом при обсуждении вопросов на своих заседаниях. Коллегиальность позволяет наиболее правильно и эффективно решать наиболее важные вопросы деятельности организации.
На основе коллегиальности действуют федеральные и региональные органы исполнительной власти, комитеты и комиссии, коллегии министерств, органы местного самоуправления, высшие органы управления акционерных обществ и др.
В системе коллегиальных органов управления особое место занимают совещательные по своему статусу органы управления. Решения совещательных органов управления носят рекомендательный характер. Это значит, что руководитель организации имеет право принять собственное решение, вопреки решению совещательного органа управления.
К распорядительным документам, принимаемым коллегиальными и совещательными органами управления, относят постановление и решение.
Подготовка распорядительных документов при коллегиальном принятии решения включает следующие этапы:
1) подготовка материалов к заседанию коллегиального органа;
2) внесение материалов на рассмотрение коллегиального органа;
3) обсуждение вопроса (подготовленных материалов) на заседании коллегиального органа;
4) принятие решения по рассмотренным материалам;
5) оформление протокола заседания;
6) издание распорядительного документа;
7) доведение решения до исполнителей.
На первом этапе происходит сбор информации по вопросу, ее анализ и оформление аналитической справки. Эта работа проводится в соответствии с планом работы коллегиального органа специалистами соответствующих структурных подразделений.
Аналитическая справка должна содержать исчерпывающую и всестороннюю информацию и конкретные предложения по решению проблемы, быть согласованной со всеми заинтересованными в готовящемся решении специалистами и подписанной руководителем подразделения, представляющим вопрос на рассмотрение.
Наряду с аналитической справкой готовится проект решения коллегиального органа. Справка по вопросу и проект решения оформляются на стандартных листах бумаги. Проект решения должен содержать обоснование решения и распорядительную часть.
На втором этапе подготовленные аналитическая справка и проект решения за 10–15 дней до заседания коллегиального органа управления передаются секретарю коллегиального органа управления. Секретарь размножает представленные материалы и рассылает их членам коллегиального органа для предварительного изучения.
На третьем этапе председатель коллегиального органа знакомится с представленными материалами и проводит организационные мероприятия по подготовке заседания коллегиального органа управления.
Четвертый этап реализует обсуждение представленных материалов на заседании коллегиального органа и принятие его членами коллегиального органа в представленном виде либо с изменениями, внесенными в ходе предварительного рассмотрения и обсуждения.
Пятый этап отражает специфику деятельности коллегиального органа управления и заключается в фиксации хода заседания путем оформления протокола заседания коллегиального органа управления. Протокол проходит стадию согласования с докладчиками и выступавшими и подписывается председателем и секретарем заседания коллегиального органа управления.
Шестой этап – издание распорядительного документа по решению коллегиального органа в виде постановления или решения. При этом, решения информационного характера, как правило, не оформляются в виде распорядительного документа а фиксируются только в протоколе заседания коллегиального органа. Такие решения называются протокольными и доводятся до исполнителей выписками из протокола заседания коллегиального органа.
Распорядительный документ подписывается либо всеми членами коллегиального органа, либо председателем коллегиального органа и доводится до исполнителей. Доведение распорядительного документа до исполнителей – это тиражирование документа, его рассылка или передача исполнителям.
В условиях единоличного принятия решений власть по всем вопросам принадлежит ее руководителю. Единоличное принятие решений обеспечивает оперативность управления и повышает персональную ответственность руководителя за принятое решение.
На основе единоличного принятия решений действуют федеральные министерства, администрации субъектов РФ и муниципальных образований, руководители организаций.
Руководители органов управления, действующих на основе коллегиальности, также наделяются правом принимать единоличные решения по определенному кругу вопросов, как правило, касающихся внутренней деятельности организации.
В условиях единоличного принятия решений распорядительными документами являются приказы, распоряжения, указания.
Процедура издания распорядительного документа в условиях единоличного принятия решений включает следующие стадии:
1) инициирование решения (обоснование необходимости издания распорядительного документа);
2) сбор и анализ информации для принятия решения;
3) подготовка проекта распорядительного документа;
4) согласование проекта документа;
5) доработка проекта распорядительного документа по результатам согласования;
6) принятие решения (подпись распорядительного документа);
7) доведение распорядительного документа до исполнителей.
Проекты распорядительных документов готовятся на плановой основе (в соответствии с планом или программой деятельности), по поручению руководства организацией, по инициативе руководителей структурных подразделений, а также отдельных специалистов. Обоснование необходимости издания распорядительного документа может излагаться в докладной записке, справке аналитического или информационного содержания, предложении, заключении, акте, письме. Эти документы выступают в качестве инициирующих решение.
Проекты распорядительных документов готовятся специалистами структурных подразделений (либо группой специалистов разных структурных подразделений, либо временной комиссией) на основе сбора и анализа объективной, достаточной и своевременной информации для выработки управленческого решения.
Итогом сбора и анализа информации по вопросу является выработка управленческого решения.
Оформление выработанного решения в виде проекта распорядительного документа осуществляется не на бланке организации, а на стандартном листе бумаги по правилам оформления распорядительного документа. При этом, на верхнем поле справа проставляется слово «Проект».
Согласование проекта документа подразумевает визирование или внешнее согласование документа с заинтересованными лицами или организациями. Если согласующих инстанций много, то внешнее согласование документа проводится на отдельном листе – «Листе согласования». Визирование документа (внутреннее согласование) проводится с руководителями заинтересованных подразделений, главными и ведущими специалистами организации, юридической службой и с заместителями руководителя организации.
В процессе согласования (визирования) распорядительного документа могут быть высказаны замечания или дополнения к проекту документа. Они могут быть внесены непосредственно в представленный проект документа или оформлены на отдельном листе как особое мнение или замечания. В этом случае при согласовании (визировании) на проекте документа кроме подписи визирующего лица и даты поставляется отметка: «Особое мнение прилагается» или «Замечания прилагаются».
Особое мнение, оформленное на отдельном листе, прилагается к проекту документа и возвращается разработчикам проекта документа для доработки документа.
Доработанный проект документа оформляется на бланке организации и вместе листом согласования, особыми мнениями и замечаниями передается руководителю для принятия управленческого решения (на подпись).
Если проект документа готовился по поручению вышестоящей организации, то его оформление производится на стандартных листах бумаги, направляемых в вышестоящую организацию с сопроводительным письмом и пояснительной запиской.
Принятие решения – решающая стадия подготовки распорядительного документа. Подпись руководителя превращает проект документа в полноценный документ, обладающий юридической силой.
Доведение распорядительного документа до исполнителей – это тиражирование документа, его рассылка или передача исполнителям.
Постановление – это акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами федеральной исполнительной власти, действующими на основе коллегиальности, а также представительными и коллегиальными исполнительными органами субъектов РФ в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установления стабильных норм и правил.
Постановлением называется также заключительная часть протокола заседания коллегиального органа.
Для оформления постановления используются следующие реквизиты: наименование коллегиального органа – автора документа; наименование вида документа, дата, номер документа, место издания, заголовок к тексту, текст, подпись.
Датой постановления является дата заседания коллегиального органа, на котором оно было принято.
Образец оформления постановления приведен в приложении 12, 13.
Решение – это акт, принимаемый коллегиальными и совещательными органами управления организаций и предприятий для разрешения наиболее важных вопросов их деятельности.
Решениями именуются также совместные распорядительные документы, принимаемые двумя органами управления и более, один из которых действует на основе коллегиальности, а другой – на основе единоначалия.
Текст постановления или решения состоит из констатирующей и распорядительной частей, разделенных в постановлениях словом «ПОСТАНОВЛЯЕТ», а в решениях – «РЕШИЛ» («РЕШИЛА», «РЕШИЛО»), которое печатается прописными буквами.
В констатирующей части указывается цель издания постановления. Она может содержать ссылки на законы, ранее изданные постановления и другие нормативные акты. Распорядительная часть, как правило, состоит из пунктов, содержащих нормативные положения или поручения. Пункты, содержащие конкретные поручения, включают наименования организаций, которым дается поручение, содержание поручения и (при необходимости) срок его выполнения.
Образец оформления решения приведен в приложении 16, 17.
Приказ – это акт, издаваемый руководителем органа управления, действующего на основе единоначалия в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед данным органом управления.
В отдельных случаях приказ может касаться широкого круга организаций и лиц.
По назначению и правилам оформления различают приказы по основной деятельности и приказы по личному составу.
Приказы по основной деятельности издаются при реорганизации, ликвидации организации, утверждения и изменения структуры и штатов, в целях утверждения и (или) введения в действие документов (положений, инструкций, правил, регламентов и др.), при регулировании вопросов финансирования, материально-технического, научно-технического и других обеспечений, организации выполнения задач, стоящих перед органом управления организацией.
Приказы по личному составу (кадровые приказы) регулируют прием, перемещения, увольнения работников, предоставление отпусков, присвоение разрядов, вынесение взысканий и поощрений, оформление командировок и другие вопросы управления персоналом.
Приказы оформляются на бланке приказа и имеют следующие реквизиты: наименование вышестоящей организации (если она имеется), наименование организации-автора, наименование вида документа (ПРИКАЗ), дата и номер документа, место издания, заголовок к тексту, текст, подпись, визы.
Проекты приказов составляются на основе тщательного и всестороннего изучения вопросов, требующих разрешения, с тем, чтобы содержащиеся в проектах поручения были конкретными и реальными, соответствовали действующему законодательству, обеспечивались достаточными материально-техническими и финансовыми средствами и исключали в дальнейшем необходимость корректировки принятых решений.
Заголовок к тексту является обязательным реквизитом приказа. Он должен быть сформулирован четко, по возможности кратко, выражая основное содержание документа и отвечать на вопрос «О чем?».
Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. В констатирующей части дается обоснование предписываемых действий или основание и цель издания документа. Если основанием для издания приказа послужил законодательный или нормативный правовой акт вышестоящей организации или документ, ранее изданный данной организацией, то в констатирующей части указывается его название, дата и номер.
Если проект приказа готовится в дополнение или изменение ранее изданного приказа, то в констатирующей части указывают дату, номер, заголовок дополняемого или изменяемого приказа.
Если приказ издается в инициативном порядке, т. е. во исполнение возложенных на организацию функций и задач, то в констатирующей части формулируются цели и задачи предписываемых действий, излагаются факты или события, послужившие причиной издания приказа.
Констатирующая часть отделяется от распорядительной словом «ПРИКАЗЫВАЮ», которое печатается с новой строки прописными буквами. Констатирующая часть может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении или обосновании.
Распорядительная часть приказа излагается в повелительной форме от первого лица единственного числа. Каждое поручение распорядительной части оформляется в виде отдельного пункта. Пункты нумеруются арабскими цифрами.
Каждый пункт распорядительной части, содержащий поручение, включает наименование исполнителя или исполнителей, предписываемое действие, срок выполнения поручения. При разбивке предписываемого действия на отдельные задания или поручения они формулируются в виде подпунктов. Каждый пункт или подпункт распорядительной части приказа содержит только одно задание с указанием конкретного срока исполнения. Если предписываемое действие носит постоянный характер, то срок исполнения этого действия не указывается.
Последним пунктом приказа является пункт, в котором указывается наименование должности лица, ответственного за контроль исполнения приказа, его инициалы и фамилия.
Если пункт распорядительной части носит организационный характер, то исполнители и сроки исполнения не указываются, а только формулируется действие.
Проект приказа должен быть написан ясно, доходчиво, с соблюдением правил оформления официальных документов. В тексте проекта приказа необходимо:
1) увязывать содержащиеся в нем поручения с ранее изданными по данному вопросу документами во избежание повторений или противоречий;
2) излагать текст кратко, последовательно, четко, не допуская возможности его двоякого толкования;
3) указывать конкретных исполнителей и реальные сроки исполнения поручений;
4) обеспечить юридически правильное (однозначное) написание упоминаемых в нем организаций;
5) указывать акты, подлежащие отмене или утратившие силу к какой-либо своей части.
Проекты приказов визируются всеми заинтересованными подразделениями и должностными лицами. Визы проставляются в нижней части последнего листа приказа либо на его обороте.
Согласованный и завизированный проект приказа оформляется на бланке организации и представляется на подпись руководителю организации, или лицу, официально исполняющего его обязанности в случае длительного отсутствия руководителя.
Если к приказу имеются приложения, в соответствующих пунктах приказа даются ссылки на них.
На самом приложении в правом верхнем углу первого листа печатается слово «Приложение» и указывается к какому пункту приказа оно относится.
Образец оформления приказа приведен в приложении 18, 19.
Распоряжение – это акт, издаваемый единолично руководителем органа коллегиального управления в пределах предоставленной ему компетенции, а также руководителями организаций, действующими на основе единоначалия в целях разрешения оперативных вопросов. Распоряжения, как правило, имеют ограниченный срок действия и касаются узкого круга организаций, должностных лиц и граждан.
Распоряжения составляются и оформляются по тем же правилам, что и приказы. Текст распоряжения состоит из констатирующей и распорядительной части. В констатирующей части указывается причина или цель издания распоряжения, а в распорядительной – предписываемые действия.
Образец оформления распоряжения приведен в приложении 14, 15.
Указание – это акт, издаваемый единолично руководителем организации или его заместителем преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов данного или вышестоящего органа управления.
В целом указания составляются и оформляются аналогично приказам, но ключевыми словами в тексте, разделяющими констатирующую и распорядительные части являются «ОБЯЗЫВАЮ» или «ПРЕДЛАГАЮ», в зависимости от содержания указания.
Если указания рассылаются в подведомственные организации с целью доведения до них норм общего характера или иных сведений, то указывается адресат или оформляется список рассылки документа.
Образец оформления указания приведен в приложении 22, 23.
Данный текст является ознакомительным фрагментом.
