Отпускная пора, в большинстве организаций, приходящаяся на летнее время, является настоящей «катастрофой» для кадровых специалистов. Ведь им приходится составлять огромное количество бумаг , причем большая доля из них создается заблаговременно, еще до того, как сотрудник уйдет на заслуженный ежегодный отдых. В частности, речь идет об уведомлении по отпуску.
Как производится извещение о начале
Со стороны нанимателя существует обязательство по уведомлению работника
о начале трудового отпуска, не зависимо от того, имеется ли определенная дата его начала или она отсутствует. Срок этого уведомления составляет не позже, чем 15 дней по календарю до предполагаемой даты начала отдыха
.
Способ, в котором происходит извещение, выбирается нанимателем в индивидуальном порядке, но специалисты считают, что лучше всего сделать это в письменном виде . Ведь если впоследствии возникнут разногласия между сторонами, работодатель сможет доказать исполнение данного обязательства.
Если в рамках графика имеется конкретная дата по началу отпуска , то требование от работника заявления о предоставлении уведомления – необязательный аспект. Ведь в такой ситуации в заявлении, по сути, будет дублироваться ситуация, которая уже обсуждалась.
Если же в графике имеет место быть исключительно месяц предоставления отпуска, а дата начала неизвестна , необходима своевременная подача работником заявления, в котором указывается дата начала. Целесообразно, чтобы этот специалист составил письменное заявление при предоставлении отпуска в другое время.
Есть несколько вариантов , посредством которых наниматель может уведомить своего рядового сотрудника о том, что отпуск начинается:
- направление персонального документа, который именуется уведомлением;
- ознакомление с приказом и прочим распорядительным документом о предоставлении отпуска или записки.
Правила оформления и общие требования
В рамках законодательства не имеется единой утвержденной формы
, в которой составляется данный документ. Поэтому каждая организация вправе заняться самостоятельной разработкой типового шаблона.
Чтобы придать бумаге юридическую значимость, в ее форму следует включить несколько основополагающих материалов :
- ключевые реквизиты предприятия;
- исходящий номер и точную дату регистрации этой бумаги;
- должностные обязательства, фамилия, инициалы отпускника;
- информативная часть, в которой присутствуют сведения о будущем отпускном периоде;
- подпись со стороны нанимателя.
Способы оформления ежегодного отпуска
Оформление данного отдыха осуществляется на основании соответствующего приказа , который также называется распоряжением, решением или запиской. Их подписание осуществляется от имени нанимателя, но занимается этим должностное лицо.
Издание приказного документа
Чтобы создать качественный приказ, необходимо заблаговременно подготовить его основание . В качестве этого пункта выступает соответствующий график отпусков, уведомление или заявление. Очередность, в которой сотрудникам предоставляются трудовые отпуска, устанавливается согласно общему графику, утвержденному со стороны нанимателя по согласованию с профсоюзом, если таковой имеется.
Сам по себе график выступает в качестве локального нормативного акта , который считается обязательным для всех сторон. Его составление осуществляется на год не позже 5 января или прочего срока, который устанавливается на базе коллективного договора.
Порядок регистрации
В рамках каждого предприятия ведется учетный журнал , который содержит все регистрации уведомлений, выданных сотрудникам фирмы:
- о подаче объяснений;
- о реорганизации компании;
- о переводе;
- об изменении трудовых условий;
- об отпуске.
В соответствующие строки полностью заносятся все материалы из оформленного документа о начале отпуска. Если постоянно вносить в журнал какие-то данные, это гарантирует оперативный поиск необходимого набора сведений . Титульная страница этого документа содержит следующие материалы :
- название организации;
- наименование самого документа;
- время начала его ведения.
Что касается следующего листа, то в нем содержатся материалы об ответственных лицах, которые занимаются ведением журнала. Не существует единой формы регистрации уведомлений. О том, нужно ли включать в книгу какие-то дополнительные сведения или без них можно обойтись, решает непосредственно организация. Традиционно в таблицу журнала включаются следующие данные :
- название документации;
- дата ее оформления;
- номер регистрации;
- суть содержания бумаги;
- данные о сотруднике;
- дата вручения извещения;
- сведения об ответе работника.
Листы журнала, которые печатаются, в обязательном порядке подлежат нумерации и прошивке. Скрепленный документ заверяется подписью и печатью руководящего звена.
Образец уведомления по графику
Уведомление такого плана – элемент нормативных актов предприятия , которые применяются в повседневном обороте документации. Специалисты отдела по кадрам могут составить такой образец самостоятельно.
- По центру в первой строке прописывается наименование документа – «Уведомление».
- Далее следует основная часть с приведенными нормами законодательства. Пишется основание, на котором организация сообщает о своем решении (ст. 123 ТК РФ).
- Во втором абзаце содержится просьба о письменном подтверждении того факта, что сотрудник получил данное уведомление.
- Нижние строки содержат ФИО начальника кадровой службы, а также сотрудника, который уходит в отпуск. Обязательным атрибутом является подпись каждой стороны и дата составления документа.
Шаблонная модель документа предполагает возможность сохранения постоянных данных и внесения переменных значений. Если на предприятии будет разработана и сохранена персональная форма документа, она обеспечит значительное сокращение времени.
В качестве ключевого условия персонального ознакомления каждого сотрудника с этим документом выступает его предоставление в письменном виде .
Есть несколько вариантов ознакомления сотрудников с предстоящим отпускным периодом:
- персональное уведомление;
- приказ на предоставление оплачиваемого отпускного периода;
- ведомость, которая прилагается к отпускному графику;
- графа, имеющаяся в самом документе;
- рабочий журнал директора подразделения.
Регламент по сроку хранения уведомлений имеется в перечне типовой документации управленческого характера. Приказы, связанные с предоставлением оплачиваемого отдыха или его началом, хранятся на протяжении 5 лет в архивах. Если предприятие прекратило работу до истечения 5-ти летнего периода, документация поступает в территориальный архив.
Нюансы для совместителей
Если отпуск оформляется для данной категории сотрудников, он имеет несколько особенностей и нюансов.
- Отпуск совместителям должен выдаваться в тот же период, что и основной категории работников. Чтобы данное условие было соблюдено, сотрудникам следует предоставить сведения, связанные со сроками предоставления отпуска на основном месте работы.
- Если сотрудник по совместительству не отработал положенное количество времени для того, чтобы рассчитывать на очередной отпуск, на недостающие дни происходит оформление отпуска без содержания.
- По факту уведомление, свидетельствующее о начале отпуска, является строго информативным, так как сотрудник имеет персональный интерес в своевременном оформлении отдыха по месту работы.
- Если сотрудник, принадлежащий данной категории, не предоставил данные о сроках отдыха по основному рабочему месту, он включается в общий график на обычном основании.
Если знать эти нормы оформления и грамотно использовать их на практике, сотрудничество по данному вопросу будет упрощено – как для рядовых сотрудников, так и для управленческого аппарата.
Таким образом, уведомление об отпуске – обязательный документ, форма которого составляется индивидуально для каждого предприятия. Грамотный подход к его оформлению позволит избежать многочисленных трудностей и добиться взаимного понимания между сторонами.
Оплачиваемый отпуск должен предоставляться сотрудникам ежегодно. Очередность предоставления работникам ежегодного оплачиваемого отпуска определяется на основании графика отпусков (ст. 123 ТК РФ).
О правилах оформления графика отпусков на год можно прочитать .
Уведомление об отпуске обязательно или нет
О начале предстоящего ежегодного оплачиваемого отпуска, согласно утвержденному графику отпусков на год, необходимо известить работника заранее. Согласно ст. 123 ТК РФ работодатель выдает сотруднику уведомление об отпуске за 2 недели, образец которого можно будет скачать в конце данной консультации.
Если ежегодный оплачиваемый отпуск по письменному заявлению работника был перенесен на другой более ранний или поздний срок (сотрудник идет в отпуск по заявлению), то уведомлять работника о начале отпуска не обязательно. В этом случае будет достаточно подписи сотрудника в приказе о предоставлении ему отпуска на основании написанного им заявления.
За нарушение трудового законодательства (а именно за неуведомление работника о начале отпуска) может грозить штраф (п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ ):
- на индивидуального предпринимателя в размере от 1 000 рублей до 5 000 рублей;
- на должностное лицо в размере от 1 000 рублей до 5 000 рублей;
- на юридическое лицо в размере от 30 000 рублей до 50 000 рублей.
Уведомление о времени начала отпуска (образец) 2019
Бланк уведомления о времени начала отпуска законодательством РФ не установлен, поэтому уведомление об отпуске производится по форме, разработанной компанией самостоятельно. В уведомлении указываются:
- реквизиты организации (наименование, адрес, ОГРН, ИНН);
- название, дата, номер документа;
- должность и Ф.И.О. работника;
- дата начала и окончания отпуска;
- общее количество дней отпуска;
- подпись уполномоченного сотрудника работодателя;
- должность и Ф.И.О. уполномоченного сотрудника работодателя, подписавшего уведомление об отпуске (образец см. ниже).
Уведомление об отпуске по графику (образец) скачать можно
Как заполнить и вручить извещение, всегда ли требуется такой документ, какая ответственность предусмотрена за его отсутствие. В статье - бланк и заполненный образец.
В статье:
Скачайте документ по теме:
Каким способом вручить уведомление об отпуске по графику отпусков
Если сотрудник уходит в отпуск по графику, о дате начала отдыха его нужно предварительно уведомить. Уведомление, образец скачать можно ниже, не имеет унифицированной формы. Возможно, поэтому некоторые организации предпочитают устно известить своих сотрудников, а в некоторых случаях и вовсе забывают это сделать. Такой подход часто приводит к нежелательным последствиям. В соответствии с письмом Роструда «О сроке оплаты отпуска…» от 30 июля 2014 года под № 1693-6-1, работодатели вправе самостоятельно выбрать соответствующий способ информирования сотрудников.
По закону, работника необходимо оповестить одним из следующих способов (ст. 123 ТК РФ):
- вручить ему письменное уведомление об отпуске за две недели до его начала, а факт вручения уведомления зафиксировать подписью сотрудника;
- оповестить о дате начала отдыха устно, внести запись об этом в специальный журнал и получить подпись сотрудника, подтверждающую, что он своевременно оповещен работодателем;
- внести в график отпусков дополнительные две графы. В одной графе сотрудник поставит подпись, подтвердив тем самым, что ему известна дата начала отдыха, а в другой проставить дату уведомления.
Необходимо учитывать, что письменная отметка работника о том, что уведомление об отпуске по графику отпусков получено, может содержаться в приказе, изданном работодателем. Датой извещения будет считаться срок проставления подписи, а не дата выпуска распоряжения.
Уведомление работника об отпуске по графику: особенности оформления
Образец уведомления о начале отпуска работника можно разработать самостоятельно. Документ оформляют от руки или с помощью печатных устройств в двух экземплярах.
Уведомление о предоставлении отпуска работнику: образец с комментариями эксперта
Как заполнить образец уведомления о начале отпуска работника
Письменное уведомление о начале отпуска по графику отпусков - оптимальный способ, помогающий известить сотрудника. С помощью такого документа работодатель сможет полностью соблюсти все требования законодательства, а в случае возникновения каких-то недоразумений предоставить соответствующее подтверждение, что оповещение произведено своевременно.
Уведомление об отпуске по графику: образец может включать:
- название документа и его порядковый номер;
- наименование организации;
- дату издания документа;
- наименование должности сотрудника;
- фамилию, имя, отчество работника;
- дату начала и дату окончания отдыха;
- общее количество календарных дней.
В случае необходимости документ можно дополнить другой информацией. Независимо от того, в каком формате составлено уведомление, документ считается правильно подготовленным при наличии подписи сотрудника, присутствия дат начала, окончания отдыха.
Всегда ли требуется вручать уведомление о начале отпуска по графику отпусков
Уведомление о предоставлении отпуска работнику требуется в том случае, если предусмотрен установленный график. При несоблюдении правил своевременного информирования сотрудников за две недели до начала отдыха, работодателя могут привлечь к ответственности (ст. 5.27 КоАП РФ).
Если от сотрудника получено встречное заявление с просьбой о переносе дат отдыха, то руководство может, но не обязано пойти навстречу. Но есть категория работников, которым отпуск предоставляется в удобное для них время.
Какая ответственность предусмотрена, если работнику не вручили уведомление
Если работника несвоевременно проинформировали о дате начала отпуска, он вправе перенести его на другой срок. Работодателю это может грозить судебными разбирательствами и привлечением к административной ответственности. Поэтому своевременно представленное уведомление поможет избежать многих проблем.
Письменное уведомление о начале отпуска по графику отпусков - это оптимальный способ, помогающий известить сотрудника. С помощью такого документа работодатель сможет полностью соблюсти все требования законодательства, а в случае возникновения каких-то недоразумений предоставить соответствующее подтверждение, что оповещение было произведено своевременно.
Уведомление о начале отпуска работника – это документ, посредством которого работодатель доводит до сотрудника сведения, касаемые ежегодного оплачиваемого отпуска .
За сколько дней необходимо предоставить?
Оно необходимо для соблюдения требований статьи 123 , где четко сказано, что о наступлении отпуска работнику нужно сообщить за 2 недели до его начала .
Иначе у работника вместо отдыха по , появится право требовать, чтобы отпуск ему был предоставлен в удобное для него время. Что, конечно же, может в целом сказаться на производственном процессе.
Заострить внимание следует еще на одном немаловажном факте: статья 123, о которой было сказано выше, требует уведомлять только о наступлении ежегодных оплачиваемых отпусков (основного и ). Что, конечно же, не подразумевает составление уведомления о предоставлении неоплачиваемого отпуска.
Отказ работника: как поступить?
В случаях, когда работник отказывается оставлять свой параф, грамотно выйти из затруднительной ситуации поможет акт.
Акт об отказе от ознакомления – решит проблему .
В этом случае работник не сможет при необходимости сослаться на то, что он не был ознакомлен с документом в срок .
Наличие акта об отказе от ознакомления с уведомлением – документ, который снимает с работодателя ответственность по доведению информации о грядущем отпуске.
Главное – составить его по всем правилам и в присутствии нескольких должностных лиц , которые при необходимости подтвердят событие.
Как документ, посредством которого можно предупредить сотрудника о приближающемся отпуске, уведомление незаменимо. Стоит лишь руководствоваться сроками, что прописаны в ТК РФ , и не ошибиться в оформлении. Тогда можно будет не беспокоится по части недовольства со стороны как работника, так и работодателя.
Уведомление – это документ, с помощью которого работодатель имеет возможность проинформировать работника о том или ином изменении в трудовых отношениях. Уведомление не имеет официального статуса. Тем не менее, Трудовым кодексом в ряде случаев предусматривается направление работодателем письменного уведомления (извещения, предупреждения) работнику, в частности, при предоставлении ему ежегодного оплачиваемого отпуска.
Образец уведомления
Придерживаясь статьи 123 ТК РФ, работник должен быть в обязательном порядке доведен до сведения о предстоящем отпуске под расписку, причем не менее чем за две недели до начала отпуска. Такое уведомление не составляется в случае, если работник самостоятельно написал заявление на отпуск .
Трудовым кодексом не конкретизируется, каким образом работник должен быть оповещен о предстоящем отпуске. Форма уведомления об отпуске носит произвольный вариативный характер. Допустимо использование оформления уведомления в заранее составленной трафаретной форме, в которой дописываются только переменные данные работников, это значительно сократит время на составление документа и будет вносить единообразие в документообороте организации. В форму уведомления также можно внести предложение о разделении отпуска на части, что предусматривается статьёй 125 ТК РФ.
Чтобы данный документ приобрел юридическую силу, необходимо грамотное соблюдение следующих требований:
- документ должен содержать все необходимые реквизиты организации;
- наличие данных работника с указанием его фамилии, инициалов, должности;
- документ должен иметь регистрационный номер и дату, когда документ был зарегистрирован;
- текст, несущий информацию о предстоящих действиях работодателя со всеми ссылками на статьи Трудового кодекса, которые имеют к этому документу непосредственное отношение;
- подпись работодателя.
Работник должен завизировать свое ознакомление с содержанием документа и своей личной подписью выразить свое согласие. Следует помнить, что при несоблюдении данных рекомендаций уведомление теряет юридический характер и способность выступать в роли доказательства на судебных разбирательствах в разрешении трудовых споров.
Если имеет место нарушение со стороны нанимателя сроков письменного извещения о времени предоставления предстоящего отпуска, есть полные основания для переноса отпуска на более поздний срок, согласованный обеими сторонами. В случае отказа работником подписать ознакомление с письменным уведомлением, кадровым работником составляется соответствующий акт.
Бланк уведомления об отпуске (Размер: 31,0 KiB | Скачиваний: 17 541)
Бланк уведомления работника о времени начала ежегодного оплачиваемого отпуска (Размер: 23,0 KiB | Скачиваний: 13 051)
Правила написания заявления
Как оформить объяснительную записку о невыполнении должностных обязанностей
