Положение о взаимодействии подразделений предприятия. Порядок взаимодействия подразделения с иными структурными единицами предприятия. Структура регламента взаимодействия структурных подразделений

КЛИНЦОВСКАЯ ГОРОДСКАЯ АДМИНИСТРАЦИЯ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

Об утверждении Положения о порядке взаимодействия подразделениями, должностными лицами Клинцовской городской администрации

Руководствуясь Федеральным законом от 05.04.2013 г. N 44-ФЗ "О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд" , (далее - Федеральный закон о контрактной системе), постановлением Клинцовской городской администрации ,

постановляю:

1. Утвердить Положение о порядке взаимодействия контрактной службы со структурными подразделениями, должностными лицами Клинцовской городской администрации .

2. Отделу организационно-контрольной, кадровой работы и по связям со СМИ Клинцовской городской администрации в месячный срок с момента принятия настоящего постановления внести соответствующие изменения и дополнения в должностные инструкции работников Клинцовской городской администрации.

3. Опубликовать прилагаемое Положение на официальном сайте Клинцовской городской администрации в сети Интернет.

4. Контроль за исполнением данного постановления возложить на первого заместителя главы Клинцовской городской администрации Тофилюка А.В.

Глава
Клинцовской городской администрации
С.Ю.Евтеев

Приложение
к постановлению Клинцовской
городской администрации
от 16 марта 2015 года N 948

Приложение. Положение о порядке взаимодействия контрактной службы со структурными подразделениями, должностными лицами Клинцовской городской администрации

I. Общие положения

1.1. Настоящее Положение о порядке взаимодействия контрактной службы со структурными подразделениями, должностными лицами Клинцовской городской администрации (далее по тексту - Положение) разработано в соответствии с Федеральным законом от 05.04.2013 N 44-ФЗ "О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд" (далее - Федеральный закон о контрактной системе), Постановлением Клинцовской городской администрации от 29.01.2014 г. N 202 "О создании контрактной службы по осуществлению закупок товаров, выполнению работ, оказанию услуг для нужд Клинцовской городской администрации" .

1.2. Положение устанавливает порядок действий Контрактной службы для осуществления своих полномочий и определяет механизмы взаимодействия со структурными подразделениями, должностными лицами в части планирования и осуществления закупок, исполнения, изменения и расторжения муниципальных контрактов, заключенных Клинцовской городской администрацией в соответствии с Федеральным законом о контрактной системе.

1.3. Контрактная служба, структурные подразделения и должностные лица взаимодействуют на основе принципов открытости, прозрачности информации в сфере закупок, профессионализма, эффективности осуществления закупок, ответственности за результативность обеспечения нужд городского округа "город Клинцы Брянской области".

II. Порядок взаимодействия контрактной службы со структурными подразделениями Клинцовской городской администрации при определении поставщиков (подрядчиков, исполнителей)

2.1. Для определения поставщика (подрядчика, исполнителя) структурное подразделение Клинцовской городской администрации, инициирующее закупку, представляет контрактной службе заявку на бумажном носителе на определение поставщика (подрядчика, исполнителя) путем проведения конкурса (открытый конкурс, конкурс с ограниченным участием, двухэтапный конкурс, закрытый конкурс, закрытый конкурс с ограниченным участием, закрытый двухэтапный конкурс) (далее - конкурс), аукциона (аукцион в электронной форме, закрытый аукцион) (далее - аукцион), запроса котировок, запроса предложений на закупку товаров (работ, услуг) (далее - заявка на определение поставщика), а также распоряжение об осуществлении закупки.

2.2. Заявка на определение поставщика оформляется по форме (Приложение N 1). Заявка должна содержать всю информацию, необходимую для подготовки извещения об осуществлении закупки, документации о закупке в соответствии с требованиями Закона о контрактной системе, а также согласованный проект контракта.

Заявка подписывается руководителем структурного подразделения Клинцовской городской администрации, инициирующего закупку, согласовывается заместителем Главы Клинцовской городской администрации, курирующим данное структурное подразделение Клинцовской городской администрации, и отделом бухгалтерского учета Клинцовской городской администрации.

В случае осуществления закупки на поставку программного обеспечения, электронно-вычислительной техники и прочего офисного оборудования, описание объекта закупки требует согласования с системным администратором Клинцовской городской администрации. Рекомендации и замечания, полученные в ходе согласования, являются обязательными для исполнения.

2.3. В ходе подготовки заявки на определение поставщика структурным подразделением Клинцовской городской администрации, инициирующим закупку, производится уточнение цены контракта в рамках обоснования цены контракта (подготовка сметы, коммерческие предложения: 5 исходящих и минимум 3 входящих). Осуществляется подготовка описания объекта закупки (техническое задание) и проекта контракта с учетом требований Закона о контрактной системе.

2.4. Структурное подразделение Клинцовской городской администрации, инициирующее закупку, несет ответственность за идентичность информации, содержащейся в заявке, представленной на бумажном носителе и в электронном виде.

2.5. Контрактная служба рассматривает представленную структурным подразделением Клинцовской городской администрации, инициирующим закупку, заявку на определение поставщика на соответствие требованиям действующего законодательства Российской Федерации и в срок не позднее 10 (десяти) дней со дня поступления заявки осуществляет подготовку извещения и документации о проведении закупки.

Указанный срок не включает в себя время доработки и/или исправления заявки структурным подразделением Клинцовской городской администрации, инициирующим закупку, при возврате заявки на определение поставщика контрактной службой в случаях:

- неполного представления документов и информации, необходимой для определения поставщика (подрядчика, исполнителя);

- выявления несоответствия содержания заявки на определение поставщика и прилагаемых к ней документов требованиям действующего законодательства Российской Федерации;

- выявления несоответствия проекта контракта условиям технического задания и/или условиям, указанным в заявке на определение поставщика;

- выявления несоответствия документов, представленных на бумажном носителе, документам, представленным в электронном виде.

2.6. В соответствии с требованиями ч. 14 ст. 21 Федерального Закона от 05.04.2013 г. N 44-ФЗ "О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд" внесение сведений в план-график по каждому объекту закупки может осуществляться не позднее чем за 10 дней до дня размещения в единой информационной системе извещения об осуществлении соответствующей закупки.

2.7. Контрактная служба дополнительно устанавливает при необходимости следующие требования:

- запреты на допуск товаров, работ, услуг, а также ограничения и условия допуска товаров, работ, услуг для целей осуществления закупок в соответствии со ст. 14 Закона о контрактной системе (при наличии таких запретов, ограничений, условий);

- предоставляемые участникам закупки преимущества в соответствии со ст. 28 и 29 Закона о контрактной системе (при наличии таких преимуществ);

- дополнительные требования к участникам закупки, установленные в соответствии с ч. 2 ст. 31 Закона о контрактной системе (при наличии таких требований);

- информация об ограничениях, связанных с участием в закупке только субъектов малого предпринимательства, социально ориентированных некоммерческих организаций в соответствии со ст. 30 Закона о контрактной системе (при наличии таких ограничений);

2.8. Разработанная контрактной службой документация о закупках согласовывается руководителем структурного подразделения Клинцовской городской администрации, инициирующего закупку, и утверждается заместителем Главы Клинцовской городской администрации, курирующим данное структурное подразделение.

2.9. Контрактная служба размещает в единой информационной системе извещения об осуществлении закупок, документацию о закупках и проекты контрактов, протоколы, предусмотренные Законом о контрактной системе.

2.10. В случае поступления запроса о даче разъяснений положений документации о закупке в соответствии с требованиями Закона о контрактной системе, контрактная служба подготавливает и направляет в письменной форме или в форме электронного документа разъяснения положений документации о закупке и размещает их в единой информационной системе с указанием предмета запроса, но без указания лица, от которого поступил запрос. Если поступивший запрос о даче разъяснений касается положений документации о закупке в части описания объекта, расчета и обоснования начальной (максимальной) цены контракта, то суть разъяснений готовится структурным подразделением Клинцовской городской администрации, инициирующим закупку.

III. Порядок взаимодействия контрактной службы со структурными подразделениями Клинцовской городской администрации при осуществлении закупки у единственного поставщика (подрядчика, исполнителя)

3.1. При осуществлении закупки у единственного поставщика (подрядчика, исполнителя) на основании ч. 1 ст. 93 Закона о контрактной системе с единственным поставщиком (подрядчиком, исполнителем) структурные подразделения Клинцовской городской администрации, инициирующие закупку, самостоятельно заключают контракты, а в случае, предусмотренном п. 4 ч. 1 ст. 93 Закона о контрактной системе, - контракты либо иные гражданско-правовые договоры.

3.2. В случае осуществления закупки у единственного поставщика (подрядчика, исполнителя) для заключения контракта (на этапе согласования проекта контракта) структурное подразделение Клинцовской городской администрации, инициирующее закупку, обязано обосновать в документально оформленном отчете невозможность или нецелесообразность использования иных способов определения поставщика (подрядчика, исполнителя), а также цену контракта и иные существенные условия контракта. Положения настоящей части не распространяются на случаи осуществления закупки у единственного поставщика (подрядчика, исполнителя), предусмотренные пунктами 1, 2, 4, 5, 7, 8, 15, 16, 19-21, 24-26, 28, 29, 33, 36, 42 части 1 статьи 93 Закона о контрактной системе.

3.3. При осуществлении закупки у единственного поставщика (подрядчика, исполнителя) в случаях, предусмотренных пунктами 1-3, 6-8, 11-14, 16-19 ч. 1 ст. 93 Закона о контрактной системе заказчик размещает в единой информационной системе извещение об осуществлении закупки у единственного поставщика (подрядчика, исполнителя) (на основании информации, предоставленной структурным подразделением Клинцовской городской администрации, инициирующим закупку) не позднее чем за 5 дней до даты заключения контракта. Извещение об осуществлении закупки у единственного поставщика (подрядчика, исполнителя) должно содержать информацию, указанную в пунктах 1, 2, 4 статьи 42 Закона о контрактной системе, а так же в п. 8 данной статьи (если установление требования обеспечения исполнения контракта предусмотрено ст. 96 Закона о контрактной системе). Извещение об осуществлении закупки у единственного поставщика (подрядчика, исполнителя) не требуется, если сведения о ней составляют государственную тайну. При осуществлении закупки у единственного поставщика (подрядчика, исполнителя) в случаях, предусмотренных пунктами 6, 9 и 34 ч. 1 ст. 93 Закона о контрактной системе заказчик обязан уведомить в срок не позднее одного рабочего дня с даты заключения контракта контрольный орган в сфере закупок о такой закупке. Уведомление о такой закупке направляется при ее осуществлении для обеспечения федеральных нужд, нужд субъекта Российской Федерации или муниципальных нужд соответственно в федеральный орган исполнительной власти, уполномоченный на осуществление контроля в сфере закупок, или контрольный орган в сфере государственного оборонного заказа, орган исполнительной власти субъекта Российской Федерации, орган местного самоуправления муниципального района или орган местного самоуправления городского округа, уполномоченные на осуществление контроля в сфере закупок. К этому уведомлению прилагается копия заключенного в соответствии с настоящим пунктом контракта с обоснованием его заключения.

3.4. При осуществлении закупки у единственного поставщика (подрядчика, исполнителя) в случаях, предусмотренных п. 25 ч. 1 ст. 93 Закона о контрактной системе, контрактная служба согласовывает возможность заключения контракта с органом местного самоуправления городского округа "город Клинцы Брянской области", уполномоченного на осуществление контроля в сфере закупок.

IV. Порядок взаимодействия контрактной службы со структурными подразделениями Клинцовской городской администрации при заключении, исполнении, изменении и расторжении контрактов

4.1. Структурные подразделения Клинцовской городской администрации, инициирующие закупки, самостоятельно разрабатывают проект контракта, который должен содержать все условия, включение которых является обязательным в соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации и Законом о контрактной системе.

4.2. Контракт или соглашение составляются в количестве не менее трех экземпляров. Если контракт или соглашение требуют нотариального удостоверения и/или государственной регистрации, то они составляются в количестве, требуемом для совершения указанных действий в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

4.3. Проекты контрактов, прилагаемые к заявкам на определение поставщика, в том числе проекты контрактов, заключаемые на основании ч. 1 ст. 93 Закона о контрактной системе (кроме пп. 4, 15 и 28), заключаемых с единственным поставщиком (подрядчика, исполнителя) на сумму, не превышающую 100000 (ста тысяч) рублей (далее - контракты), в обязательном порядке визируются следующими должностными лицами:

- руководителем структурного подразделения Клинцовской городской администрации, инициирующего заключение контракта, соглашения;

- начальником отдела юридической службы Клинцовской городской администрации.

4.4. Все экземпляры должным образом согласованного и оформленного проекта контракта со всеми приложениями передаются структурным подразделением Клинцовской городской администрации, инициирующим заключение контракта, на подписание поставщику (подрядчику, исполнителю) без подписи Главы Клинцовской городской администрации.

4.5. В случае уклонения участника закупки от заключения контракта контрактная служба организует включение информации о таком участнике закупок в реестр недобросовестных поставщиков (подрядчиков, исполнителей) в порядке, определенном положениями Закона о контрактной системе.

После подписания поставщиком (подрядчиком, исполнителем) контракт со всеми приложениями представляется структурным подразделением Клинцовской городской администрации, инициирующим его заключение, на подпись Главе Клинцовской городской администрации.

4.6. Контрактная служба осуществляет функции ведения реестра контрактов и соглашений Клинцовской городской администрации путем направления информации через единую информационную систему для включения их в реестр контрактов (за исключением заключенных в соответствии с п. 4 ч. 1 ст. 93 Закона о контрактной системе).

Структурным подразделениям Клинцовской городской администрации, инициирующим заключение контракта или соглашения, необходимо представить в контрактную службу не позднее 1 (одного) рабочего дня с момента заключения такого контракта или соглашения оригинал контракта или соглашения на бумажном носителе, подписанный сторонами договорных отношений.

Контрактная служба, в течение одного рабочего дня с даты заключения контракта или соглашения направляет через единую информационную систему сведения о контракте (его изменении, расторжении) для включения их в реестр контрактов.

4.7. Оригиналы заключенных на бумажном носителе контрактов или соглашений, подлежат обязательному хранению в отделе бухгалтерского учета Клинцовской городской администрации и в структурном подразделении Клинцовской городской администрации, копия в отделе экономического анализа, прогнозирования, торговли и потребительского рынка Клинцовской городской администрации.

4.8. В том случае, если при заключении контракта поставщиком (подрядчиком, исполнителем) в качестве обеспечения исполнения контракта были представлены в залог денежные средства, возврат таковых средств осуществляется бухгалтерией Клинцовской городской администрации по исполнению договорных обязательств поставщиком.

4.9. Структурное подразделение Клинцовской городской администрации, инициирующее закупку, осуществляет взаимодействие с поставщиком (подрядчиком, исполнителем) при изменении, расторжении контракта, применяет меры ответственности по согласованию с отделом юридической службы Клинцовской городской администрации, в том числе направляет поставщику (подрядчику, исполнителю) требование об уплате неустоек (штрафов, пеней) в случае просрочки исполнения поставщиком (подрядчиком, исполнителем) обязательств (в том числе гарантийного обязательства), предусмотренных контрактом, а также в иных случаях неисполнения или ненадлежащего исполнения поставщиком (подрядчиком, исполнителем) обязательств, предусмотренных контрактом, совершает иные действия в случае нарушения поставщиком (подрядчиком, исполнителем) условий контракта.

4.10. Структурное подразделение Клинцовской городской администрации, инициировавшее заключение контракта или соглашения, незамедлительно представляет в контрактную службу и в отдел бухгалтерского учета Клинцовской городской администрации информацию о расторжении, изменениях и дополнениях в заключенном контракте или соглашении в форме и в объеме, установленными действующим законодательством Российской Федерации.

4.11. В случае необходимости структурное подразделение Клинцовской городской администрации, инициировавшего закупку, создает приемочную комиссию для приемки поставленного товара, выполненной работы или оказанной услуги, результатов этапа исполнения контракта. Приемочная комиссия создается из числа работников структурного подразделения Клинцовской городской администрации, инициировавшего закупку, и иных лиц в соответствии с Законом о контрактной системе.

В остальных случаях приемка поставленного товара, выполненной работы или оказанной услуги, а также отдельного этапа поставки товара, выполнения работы, оказания услуги осуществляется структурным подразделением Клинцовской городской администрации, инициировавшим закупку.

Структурным подразделением Клинцовской городской администрации, инициировавшим закупку, осуществляется подготовка документов о приемке результатов отдельного этапа исполнения контракта, а также поставленного товара, выполненной работы или оказанной услуги.

4.12. В случае если необходимо оценить представленные исполнителем результаты исполнения контракта на предмет соответствия его условиям, а также в ряде случаев, когда участие эксперта, экспертной организации при приемке является обязательным, согласно Закону о контрактной системе, контрактная служба организует проведение экспертизы поставленного товара, выполненной работы, оказанной услуги. Для этих целей структурному подразделению Клинцовской городской администрации необходимо предусмотреть бюджетные ассигнования на такую закупку и в сроки, достаточные для проведения процедуры определения поставщика (подрядчика, исполнителя) на оказание услуг экспертов, экспертных организаций предоставить в контрактную службы заявку.

4.13. Документы о приемке результатов отдельного этапа исполнения контракта, а также поставленного товара, выполненной работы или оказанной услуги в день совершения приемки поставленного товара, выполненной работы или оказанной услуги передаются структурным подразделением Клинцовской городской администрации, инициировавшим закупку, в отдел бухгалтерского учета Клинцовской городской администрации для оплаты поставленного товара, выполненной работы (ее результатов), оказанной услуги, а также отдельных этапов исполнения контракта.

4.14. В случае, если контракт был расторгнут по решению суда или в связи с односторонним отказом Клинцовской городской администрации от исполнения контракта, контрактная служба организует включение в реестр недобросовестных поставщиков (подрядчиков, исполнителей) информации о таком поставщике (подрядчике, исполнителе) на основании данных, предоставленных структурным подразделением Клинцовской городской администрации, инициировавшим заключение контракта, при этом в сопроводительном письме указывается причина расторжения.

4.15. В ходе исполнения обязательств по контракту или соглашению сторонами договорных отношений отдел бухгалтерского учета Клинцовской городской администрации формирует и размещает в единой информационной системе отчет, содержащий информацию об исполнении контракта, о соблюдении промежуточных и окончательных сроков исполнения контракта, о ненадлежащем исполнении контракта (с указанием допущенных нарушений) за исключением сведений, составляющих государственную тайну. В реестр к отчету об исполнению контракта прикрепляются товарные накладные, акты выполненных работ, платежные документы, экспертное заключение (при наличии).

4.16. Ответственность за достоверность информации об исполнении контракта несет отдел бухгалтерского учета Клинцовской городской администрации.

4.17. Ответственность за сроки исполнения контракта несет структурное подразделение Клинцовской городской администрации, инициировавшее заключение контракта (соглашения).

4.18. При неисполнении (ненадлежащем исполнении) одной из сторон обязательств, предусмотренных контрактом, структурное подразделение Клинцовской городской администрации, инициирующее заключение контракта, осуществляет подготовку материалов для осуществления претензионной работы и своевременно информирует заместителя Главы Клинцовской городской администрации, курирующего данное структурное подразделение, о нарушении одной из сторон обязательств, предусмотренных контрактом, для принятия решения о необходимости урегулировании спора в судебном порядке.

V. Ответственность специалистов структурных подразделений Клинцовской городской администрации при определении поставщиков (подрядчиков, исполнителей)

5. Специалисты структурных подразделений Клинцовской городской администрации, работники контрактной службы, виновные в нарушении законодательства Российской Федерации и иных нормативных правовых актов о контрактной системе в сфере закупок, несут дисциплинарную, гражданско-правовую, административную, уголовную ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации в части функций и полномочий, возложенных на них настоящим Положением.

Приложение N 1

контрактной службы со структурными
подразделениями Клинцовской
городской администрации

Приложение 1. Заявка на осуществление закупки

__________________________________________________________________
(наименование подразделения администрации, инициирующего осуществление закупки)

	Способ определения поставщика
	Предмет контракта
	Источник финансирования (с указанием КБК)
	Количество товара (работ, услуг)
	Место поставки товара, оказания работ (услуг)
	Срок поставки товара (выполнения работ, оказания услуг)
	Начальная (максимальная) цена контракта
	Осуществление закупки у субъектов малого предпринимательства, ограничение участия в определении поставщика, установление требований к поставщику, не являющемуся субъектом малого предпринимательства или социально ориентированной некоммерческой организацией, о привлечении к исполнению контракта субподрядчиков, соисполнителей из числа субъектов малого предпринимательства
	Преимущества, предоставляемые осуществляющим производство товаров, выполнение работ, оказание услуг учреждениям и предприятиям уголовно-исполнительной системы и организациям инвалидов
	Требования к гарантийному сроку товара, работы, услуги и (или) объему предоставления гарантий их качества, к обязательности осуществления монтажа и наладки товара (если это предусмотрено технической документацией на товар), к обучению лиц, осуществляющих использование и обслуживание товара (при необходимости), к гарантийному обслуживанию товара, к расходам на обслуживание товара в течение гарантийного срока
	Требования к участникам, перечень документов, которые должны быть представлены участником
	Обоснование начальной (максимальной) цены контракта
	Возможность заказчика изменить условия контракта
	Форма, сроки и порядок оплаты товара, работы, услуги
	Критерии оценки заявок на участие в открытом конкурсе, запросе предложений величины значимости этих критериев
	Описание объекта закупки: функциональные, технические, качественные, эксплуатационные характеристики

Примечания
1. С заявкой одновременно предоставляются обоснование начальной (максимальной) цены контракта, подготовленное в соответствии с Методическими рекомендациями по применению методов определения начальной (максимальной) цены контракта, цены контракта, заключаемого с единственным поставщиком (подрядчиком, исполнителем), утвержденными приказом министерства экономического развития Российской Федерации от 02.10.2013 N 567 , и коммерческие предложения участников.
К заявке могут прилагаться иные документы, характеризующие объект закупки.
2. Заявка со всеми приложениями предоставляется в письменной и электронной форме.
3. Заявка должна быть подписана исполнителем, руководителем структурного подразделения Заказчика, инициирующего закупку, и согласована с начальником отдела бухгалтерского учета Клинцовской городской администрации.

Приложение N 2
к Положению о порядке взаимодействия
контрактной службы со структурными
подразделениями Клинцовской
городской администрации

Приложение 2. Список руководителей структурных подразделений Клинцовской городской администрации, инициирующих закупку

1. Ларионова Т.Ф. - начальник отдела жилищно-коммунального хозяйства, энергетики, строительства и тарифно-ценовой политики;

2. Крещенок И.В. - начальник отдела жилищной политики;

3. Моисеенко С.В. - начальник отдела по делам семьи, охране материнства и детства.

4. Кузьменкова Т.В. - начальник отдела архитектуры, градостроительства и землеустройства;

5. Харкович В.Ф. - управляющая делами, начальник общего отдела;

6. Семенцова Е.Н. - начальник отдела организационно-контрольной, кадровой работы и по связям со СМИ;

8. Скоробогатая Л.П. - помощник (советник) главы Клинцовской городской администрации по работе со СМИ;

9. Алексеев В.Г. - начальник архивного отдела;

10. Старовойтова А.А. - начальник отдела культуры и по делам молодежи;

11. Гайченко А.Н. - начальник отдела труда;

12. Лужкова И.А. - начальник отдела по охране окружающей среды;

13. Кленовый В.А. - начальник отдела по физической культуре и спорту;

Приложение N 3
к Положению о порядке взаимодействия
контрактной службы со структурными
подразделениями Клинцовской
городской администрации

Приложение 3

В обосновании начальной (максимальной) цены договора _____________ (______________) рублей ____ копеек просим считать коммерческие предложения от 3-х поставщиков.

Номер участника
N 1 ()
N 2 (Коммерческое предложение исх. N __ от __.__.20__ г.)
N 3 (Коммерческое предложение вх. N ___ от __.__.20__ г.)

Расчет:

	наименование	Количество	Коммерческое предложение исх. N ___ от __.__.20__ г.		Коммерческое предложение исх. N ___ от __.__.20__ г.		Коммерческое предложение вх. N ___ от __.__.20__ г.
			Цена за единицу, руб.	Сумма, руб.	Цена за единицу, руб.	Сумма, руб.	Цена за единицу, руб.	Сумма, руб.

Текст документа сверен по:
Официальная рассылка

Подразделение - это система, социальная система. Если говорить о взаимодействии систем, то нам важны их входы и выходы, а внутреннее содержание системы - это черный ящик. Любое подразделение должно четко знать:

• Свои входы: что, в каком виде, с какими сопроводительными документами, и от кого и как получает,
• Свои выходы: что, в каком виде, с какими сопроводительными документами, кому и как передает.
• Какие у подразделения права при приемке от поставщика, и при передаче потребителю.
• Однако, в практике, всегда имеются совместные с другими подразделениями операции - и это уже нарушение принципа черного ящика. В социальных системах принцип черных ящиков работает не полностью.

Если взаимодействие структурных подразделений не будет указано в регламентах деятельности структурных подразделений предприятия - положениях о подразделениях - то возможны самые разные нестыковки, задержки, даже производство заведомо несоответствующей продукции. Возможны явные убытки как для предприятия, так и для подразделения. Однако если использовать для организации взаимодействия структурных подразделений только положения о подразделениях, то можно отметить следующие недостатки:

1. Очень трудно составить положения о подразделениях с указанием всех необходимых входов и выходов.
2. Двойная запись - при такой организации одни и те же операции (сдачи-приемки, возможно и другие) должны быть записаны и в положениях поставщика, и в регламентах потребителя. Они должны и синхронно изменяться при проведении изменений, со временем такие положения теряют свою актуальность.

Разработка и регламентация бизнес-процессов Первый недостаток, а частично и второй, можно исключить разработкой иерархической системы бизнес-процессов предприятия. Эти бизнес-процессы и покажут все необходимые входы и выходы всех структурных подразделений всех уровней иерархии.
Второй недостаток можно решить предварительно приняв, что регламентировать в положениях о подразделениях: входы - приемку у производителя, или выходы - передачу произведенной продукции потребителю (внутреннюю реализацию продукции).

Порядок взаимодействия структурных подразделений - диктат потребителя или диктат потребителя

Эту дилемму - диктат производителя, или диктат потребителя - современный менеджмент решает в пользу потребителя - производитель должен производить такую продукцию, которая наилучшим образом должна удовлетворять потребности потребителя. При этом процесс передачи (граница между подразделениями) заканчивается подписью потребителя о приемке продукции от производителя. Передача произведенного продукта - обязанность производителя и процедура передачи является процедурой производителя, однако проводимая при взаимодействии с производителем. При этом входы подразделений - это входящая продукция с утвержденными Акты сдачи-приемки. Если такого Акта нет, считается, что продукция на вход еще не поступила. Она еще у поставщика.

Однако, далеко не всегда возможна такая сложная формализованная передача. Тогда потребитель просто принимает продукцию, а если она оказывается несоответствующей - просто возвращает ее производителю, который дорабатывает или заменяет ее. И только при возникновении разногласий запускается процедура сдачи-приемки. Продукция считается принятой, если не поступило возврата. Это положение также включается в регламенты бизнес-процессов и положения о подразделениях.

Процесс взаимодействия - процедура на выходе бизнес-процесса подразделения

Выходы подразделения - продукция с утвержденными потребителем Актами сдачи-приемки. Если Акт не утвержден - продукция, юридически, еще не произведена. Соответственно весь процесс передачи продукции за подразделением-производителем. Он описывается в его положении о подразделении, в нем же описывается и необходимое взаимодействием с подразделением-потребителем. Процесс приемки на входах подразделения не описывается. Описывается только процедура возврата (или переходна нее) при обнаружении несоответствующей продукции.

Возможные недостатки системы бизнес-процессов

Однако встречаются и случаи, когда организация взаимодействие с другими структурными подразделениями требуется и внутри бизнес-процессов предприятия. И это недостаток системы бизнес-процессов предприятия. Еще Адам Смит писал, они должны быть «самостоятельны», т.е. не зависеть от других подразделений. А, если строго формально, то участие одного подразделения в бизнес-процессе другого подразделения должно выражаться двойной передачей деятельности между подразделениями - соответствующими входами и выходами, процедурами сдачи-приемки. Выход здесь заключается в том, чтобы все процедуры бизнес-процесса замыкались бы внутри одного подразделения. А иерархическая организационная структура предприятия отражала бы и иерархическую структуру системы бизнес-процессов.

Институциональные вопросы взаимодействия структурных подразделений
Необходимо отметить, что такая полная формализация бизнес-процессов в неизбежных нештатных ситуациях может приводить к большим проблемам. И выход здесь только в формировании такой корпоративной культуры, такой институциональной среды, которая обеспечит неформальную координацию деятельности подразделений, направленную на достижение цели предприятия. И основой этого являются коллективное целеполагание - совместная выработка общих целей с одновременным согласованием мотивов деятельности главным образом руководителей структурных подразделений на общий результат. Однако Ф. Херцберг с соавторами отметили: «Обзорное исследование нескольких тысяч статей и книг, в которых рассматривались факторы, формирующие то или иное отношение к работе, а также результаты отношения к работе в области производительности и качества труда, показало, что в данной сфере царит разброд мнений и неразбериха» [Херцберг Ф., Моснер Б., Снидерман Б. Б. Мотивация к работе. М. : Вершина, 2007. С. 23]. А мотивация совместной деятельности еще сложнее, чем индивидуальной.

Тем не менее наша компания в ходе более чем десятилетнего проведения консалтинговых проектов и теоретических исследований наша необходимые методики. Они базировались не только на трудах теоретиков менеджмента, но и на труды ученых в области теорий транзакционных издержек, агентских отношений, прав собственности, остаточных прав контроля, контракта. Среди них лауреаты четырех Нобелевских премий по экономике: Роберт Коуз (1991), Дуглас Норт (1993), Оливер Уильямсон (2009), Оливер Харт и Бенгт Хольстрём (2016). Предпосылки наших методик приведены в статьях « » - журнал «Стратегический менеджмент» №4, 2014 и « » - журнал «Проблемы экономики и менеджмента» №6 2016, в серии статей 2017 года. А завершение исследований отражено в серии статей 2018 года:

• статьи « » и « » - журнал «Менеджмент Сегодня» №1 и №2, 2018;
• статья « » - журнал «Менеджмент и бизнес-администрирование» № 2, 2018;
• статьи « » и « » - журнал «Мотивация персонала и оплата труда» №3, №4 2018;
• статья « » - международный журнал «Проблемы теории и практики управления» № 6, 2018.

И эти методики позволяют обеспечивать эффективное целеполагание с внутренней мотивацией персонала не только на личные результаты, а и на результаты совместной деятельности, позволяют создавать необходимую для этого институциональную среду предприятия.

Выводы

Таким образом организация взаимодействия структурных подразделений (как и организация самой организационной структуры) должна проводиться на базе системы бизнес-процессов предприятия, построенной так, чтобы каждый бизнес-процесс был самостоятельным и замыкался внутри одного подразделения. Это основные положения процентного подхода. Формальное взаимодействие структурных подразделений осуществляется на выходной процедуре сдачи-приемки продукции, ответственность за которую лежит на подразделении-производителе (или процедуре анализа несоответствующей продукции).

Необходимо также и неформальное взаимодействие структурных подразделений, особенно при нештатных ситуациях. Оно должно базироваться на институциональной среде предприятия, направленной на достижение не только личных целей, но и целей совместной деятельности, целей предприятия в целом.

__________________


Отзывы, комментарии и вопросы по статье:
"Организация взаимодействия структурных подразделений"

16.11.2018 10:37 Анюта Какие функции осуществляет совокупность взаимодействующих структурных подразделений экономической системы?

16.11.2018 16:54 Консультант Михаил Жемчугов, к.т.н. Функция совокупности взаимодействующих структурных подразделений экономической системы - это достижение целей системы

16.01.2019 20:41 Виталий К. Как обеспечить эффективное взаимодействие структурных подразделений предприятия в решении организационных вопросов?

17.01.2019 10:35 Консультант Жемчугов Михаил, к.т.н. Суть вопроса в том, что взаимодействуют не «структурные подразделения», а люди. В первую очередь - руководители структурных подразделений. А люди эффективно взаимодействуют только тогда, года это взаимодействие взаимовыгодно. Поэтому директивное - сверху - решение организационных вопросов всегда неэффективно, поскольку не может учитывать интересы ни руководителей структурных подразделений, ни их коллективов. Эффективно только консенсусное решение организационных вопросов.

На многих государственных и коммерческих предприятиях в качестве одного из локальных документов разрабатывается Положение о структурных подразделениях. В этом акте, кроме вопросов, касающихся развития коллектива, могут освещаться правила общения персонала, порядок участия сотрудников в распределении прибыли, особенности повышения квалификации служащих и так далее. Рассмотрим далее подробно, как составляется Положение о структурном подразделении. Образец документа также будет представлен в статье.

Особенности

Рассматриваемый документ выступает как организационно-технологический акт. В нем определяются:

1. Место отдела в системе предприятия.
2. Функциональная нагрузка, технологическая ответственность.
3. Нормативные документы, которыми регламентируется деятельность подразделения организации.

Составление акта осуществляется непосредственно в отделе предприятия. Ответственность за это несет его начальник. Руководитель организации должен рассмотреть и подписать документ. Не предприятии может быть один отдел или несколько. Создание подразделений должно осуществляться по принципу целесообразности. Их деятельность должна быть обоснована и эффективна.

Разделы

Структурное подразделение (примеры: кадровая служба, бухгалтерия, финансовый отдел и пр.) выполняет определенные функции. При составлении документации учитывается специфика деятельности, график, наличие/отсутствие материальной ответственности служащих. В рассматриваемом акте присутствуют следующие разделы:

1. Общие положения.
2. Задачи.
3. Структура.
4. Функции.
5. Взаимодействие с другими отделами.
6. Обязанности, права и полномочия.
7. Ответственность.

Раздел "Общие положения" устанавливает подчиненность отдела конкретному лицу. В нем может также определяться область распространения документа. В частности, речь идет о требованиях к содержанию, правилах составления, принятия, регистрации, внесения дополнений/изменений акта. Здесь же устанавливается правовое положение подразделения. В разделе "Задачи" формулируются ключевые направления деятельности отдела. На любое обособленное подразделение возлагаются обязанности решать вопросы с учетом требований современности. Так, задачи отдела кадров могут предполагать не только прием и увольнение сотрудников. В его обязанности может входить комплексное решение вопросов по формированию эффективно действующего коллектива.

Система и функции

В этом разделе освещается организация работы отдела. В частности, устанавливается численный состав, конкретные обязанности сотрудников. В процессе составления этого раздела может применяться матрица распределения управленческих функций. Если же она отсутствует, то применяются сведения из Квалификационного справочника должностей начальников, специалистов и иных служащих. При установлении функций сотрудников можно воспользоваться также нормами ГОСТ.

Служебные связи с прочими отделами

Организация работы должна осуществляться таким образом, чтобы взаимоотношения между разными участками предприятия были максимально эффективными. При составлении раздела необходимо учесть, что описывать нужно не взаимодействие отдельных сотрудников, а целых отделов. Поэтому ориентироваться необходимо, в первую очередь, на служебные связи между начальниками. В разделе можно указать на необходимость согласования взаимодействий между рядовыми сотрудниками разных отделов. То есть, Положение о структурных подразделениях определяет, нужно ли служащему получать разрешение на взаимодействие с другими специалистами. Отдельно оговаривается, с кем именно следует согласовывать те или иные мероприятия: со своим начальником или должностным лицом другого отдела.

Компетенция и ответственность

Разделы "Ответственность" и "Права и обязанности" составляется в соответствии с возложенными на отдел функциями. Содержание этих разделов можно взять из должностных инструкций. Однако при этом следует учитывать, что Положение о структурных подразделениях наделяет возможностями, устанавливает ответственность и обязанности не конкретного сотрудника, а весь отдел в целом. При желании можно расписать их и относительно каждого служащего. Однако целесообразнее установить полномочия, обязанности для всех работников, выделив отдельно их для начальника отдела. Ответственность можно установить индивидуальную и коллективную. Первая, соответственно, будет относиться к начальнику, а последняя - к сотрудникам. Утверждение Положения о структурном подразделении осуществляется после его согласования с юристом предприятия.

Требования к содержанию

Положение о структурных подразделениях не считается обязательным документом, предусмотренным трудовым законодательством. Но именно в этом акте закрепляется распределение задач, обязанностей и функций между отделами и служащими внутри одного предприятия. Требования к содержанию могут устанавливаться локальными документами (стандартами). Если они отсутствуют на предприятии, то можно использовать "шаблонное" Положение о структурном подразделении - образец. В любом случае в процессе составления документа необходимо исходить из того, что в нем должны присутствовать следующие сведения:

1. Место в системе предприятия (обособленное подразделение или входящее в состав управления, департамента и пр.).
2. Нормативная база. Здесь указываются документы, регламентирующие деятельность (ФЗ, Устав и пр.).
3. Структура отдела.
4. Непосредственный начальник.
5. Ключевые задачи.
6. Ответственность, обязанности, права.

Во избежание возникновения споров по вопросам компетенции необходимо тщательно продумать содержание документа, постараться составить его емким и подробным.

Положение о структурном подразделении организации: назначение

Документ выступает внутренним (локальным) актом. Он составляется для организационно-юридического закрепления за отделом управленческих функций, рационального разделения компетенции между сотрудниками. Акт определяет ответственность и обязанности начальника. Положение выступает как составной элемент документации предприятия. Он является основанием для разработки типовых, персональных (при необходимости) должностных инструкций служащих. Документ разрабатывается согласно действующим организационно-управленческим актам.

Элементы

Положение включает в себя:

1. Титульный лист.
2. Название.
3. Основное назначение.
4. Нормативное основание деятельности отдела.
5. Описание структуры.
6. Функции отдела и распределение ответственности.
7. Информационное и материальное обеспечение.
8. Взаимодействие.
9. Конфиденциальность и делопроизводство.
10. Обеспечение безопасности и надлежащих условий труда.

Состав и порядок разделов, названия отдельных блоков могут изменяться в соответствии со спецификой подразделения.

Характеристика отдела

Раздел "Основное назначение" описывает:

1. Место подразделения в системе предприятия.
2. Подчиненность.
3. Целевое назначение.
4. Правила формирования и ликвидации отдела.

В блоке "Нормативное основание деятельности" приводится перечень документов, в соответствии с которыми разрабатывается Положение, и будет функционировать подразделение. В следующем разделе указывается информация с учетом специфики отдела. В нем, в частности, описывается:

1. Структура подразделения, порядок, в соответствии с которым она формируется и утверждается.
2. Правила назначения на должность начальника, освобождения и замещения. При необходимости описываются квалификационные требования (стаж, категория, образование).
3. Задачи руководителя отдела.
4. Наличие и количество заместителей, порядок, в соответствии с которым между ними распределяются должностные обязанности.
5. Правила утверждения Положений, регламентирующих деятельность структурных единиц подразделения, служебных инструкций для сотрудников.
6. Порядок, в соответствии с которым формируется штат отдела.

Способы отражения информации

Структура подразделения может описываться:

1. Графическим методом. Он представляет собой схематичное отражение структурных единиц. Административные взаимосвязи выделяются сплошными линиями, функциональные - пунктирными.
2. Текстовым способом. В этом случае используется перечисление структурных единиц (групп сотрудников, исполняющих обязанности по конкретным направлениям, или отдельных служащих), приводится описание взаимодействий.

Функции и распределение ответственности

В данном разделе описывают:

1. Основные виды деятельности или работы, которые должен выполнять отдел для реализации задач, поставленных перед ним.
2. Порядок распределения ответственности и функций между сотрудниками.
3. Должностные обязанности, индивидуальные права начальника в соответствии с действующими нормативными актами. Здесь же описывается его ответственность.

Функции излагаются в порядке очередности исполнения или их значимости. В Положении, как правило, оговаривается, что ответственность сотрудников определяется их должностными инструкциями.

Взаимодействие

В этом разделе определяются:

1. Взаимоотношения подразделения с прочими отделами и должностными лицами на уровне информационных и материальных потоков. К последним относят связи, касающиеся деятельности, движения ценностей. Информационное взаимодействие осуществляется посредством передачи документации.
2. Сроки и периодичность выполнения работ, предоставления сведений, материальных ценностей и пр.
3. Порядок, в соответствии с которым осуществляется разрешение конфликтных ситуаций, возникающих между отделами.

Информационное и материальное обеспечение

Этот раздел содержит сведения о:

1. Внутренних и внешних источниках, порядке оснащения отдела мебелью, оборудованием, организационно-техническими средствами и так далее.
2. Ведении учета и обеспечении сохранности ценностей.
3. Порядке предоставления нормативных документов, литературы и прочих информационных ресурсов.

Конфиденциальность и делопроизводство

Этот блок включает в себя сведения о номенклатуре тех дел, которые ведет подразделение. Также в этом разделе указывается лицо, которое несет ответственность за их производство. В случае большого объема номенклатура дел приводится в отдельном документе (приложении). При необходимости в раздел включают виды конфиденциальных сведений, правила обращения с ними и ответственность за разглашение.

Обеспечение безопасных условий труда

В этом разделе приводятся правила поддержания надлежащего санитарно-гигиенического состояния помещений, закрепленных за подразделением. В нем также описывается порядок обеспечения безопасности деятельности. В разделе могут приводиться ссылки на нормативные документы, устанавливающие такие правила. В обязательном порядке указываются ответственные лица.

Составление и согласование документа

Разработка Положения осуществляется подразделением самостоятельно. Как правило, эта задача возлагается на начальника отдела. Сначала составляется проект документа. Он согласовывается с вышестоящей администрацией и заинтересованными служащими. К последним, в частности, могут относиться:

1. Руководители подразделений, с которыми взаимодействует отдел.
2. Начальник кадровой службы.
3. Руководитель юридического отдела.

Конкретный перечень согласующих единиц и служащих устанавливается начальником. Он же организует ознакомление сотрудников с Положением.

Изменения, отмена и пересмотр документа

Корректировки в Положение вносятся начальниками отделов в следующих случаях:

1. При плановом пересмотре документа.
2. При переименовании, реорганизации отдела, изменении его подчиненности, корректировках штатного расписания.
3. По инициативе сотрудников и начальника подразделения для повышения эффективности деятельности.
4. При изменении нормативной базы.

Порядок, в соответствии с которым согласуются изменения, аналогичен тому, что установлен для принятия самого Положения. Срок для внесения корректировок - 1 мес. В случае если необходимо внести большое количество изменений, составляется новая редакция Положения. Плановый пересмотр документа осуществляется не реже 1 раза в 5 лет. Отмена Положения производится при принятии новой редакции либо в случае ликвидации отдела. В случае необходимости изменения вносятся в уставные или учредительные документы предприятия.

Визирование

Руководитель предприятия определяет перечень сотрудников, которые должны поставить грифы согласования в Положении, в соответствии с приказом о распределении обязанностей. Во избежание неточностей, также дублирования тех или иных служебных взаимодействий, функций и, соответственно, для предотвращения вероятных разногласий между начальниками отделов впоследствии, практикуется визирование документов для конкретных служб администрацией тех участков предприятия, с которыми они находятся в постоянной служебной связи. Если грифов больше трех, то они оформляются на отдельной странице или создается "Лист согласования". На некоторых предприятиях предусматривается визирование Положений начальником юридической службы или юрисконсультом. Подписание документа производится, как выше было сказано, генеральным директором. Этим правом, однако, могут также наделяться и другие руководящие сотрудники. Ими могут быть заместители директора, обеспечивающие функционирование групп отделов.

Дополнительно

С утвержденным Положением о подразделениях должны ознакомиться все сотрудники предприятия. Служащие обязаны поставить свои подписи в документе. Для этого предусматривается специальная графа о доведении или ознакомлении сотрудников с Положением. Подписи ставятся по старшинству - сначала расписывается начальник отдела, затем все служащие. Для фиксации ознакомления с документом может использоваться метод, предусмотренный для должностных инструкций. Он заключается в составлении отдельного листа доведения Положения до сведения служащих. В качестве основания для внесения изменений в документ выступает приказ директора предприятия.

Способы и порядок его оформления аналогичны тем, что установлены для корректировок должностных инструкций. Вместе с этим необходимо учесть важный момент. Внесение корректировок в Положение о подразделениях может, а в ряде случаев обязательно должно повлечь изменение должностных инструкциях сотрудников. В противном случае возникнет несогласованность в деятельности всего предприятия. Положение о подразделениях не обязательно, но крайне желательно разработать, поскольку оно существенно оптимизирует деятельность отделов. С помощью этого документа становится более четким и слаженным взаимодействие между сотрудниками предприятия, начальниками и заместителями. Этот документ значительно упрощает контроль и управление предприятием.

I. Общие положения

1. Отдел контроля качества является самостоятельным структурным подразделением предприятия.

2. Отдел создается и ликвидируется приказом директора предприятия.

3. Отдел подчиняется непосредственно директору по качеству предприятия.

4. Отдел контроля качества возглавляет начальник, назначаемый на должность приказом директора предприятия по представлению директора по качеству.

5. Начальник отдела контроля качества имеет ____ заместителя (ей).

6. Обязанности заместителя (ей)___________ (определяются; распределяются) начальником отдела контроля качества.

7. Заместитель(и) и другие работники отдела назначаются на должности и освобождаются от должностей приказом директора предприятия по представлению начальника отдела контроля качества.

8. В своей деятельности отдел руководствуется:

8.1. Уставом предприятия.

8.2. Настоящим Положением.

II. Структура отдела

1. Структуру и штатную численность отдела утверждает директор предприятия исходя из условий и особенностей деятельности предприятия по представлению директора по качеству и начальника отдела и по согласованию с ____________________ (отделом кадров; отделом организации и оплаты труда).

2. Отдел имеет в своем составе следующие структурные подразделения:

· Техническое бюро ОКК

· Бюро (сектор, группа) контроля качества в цехах (БКК)

· Лаборатория контроля внешней приемки

· Центральная измерительная лаборатория

· Лаборатория химического анализа

3. Положения о подразделениях отдела (бюро, секторах, группах, лабораториях, пр.) утверждаются директором, а распределение обязанностей между сотрудниками подразделений производится начальником отдела.

III. Задачи отдела

1. Обеспечение выпуска предприятием качественной и конкурентоспособной продукции.

2. Предотвращение выпуска предприятием продукции, не соответствующей требованиям стандартов и технических условий, утвержденным образцам (эталонам), проектно-конструкторской документации.

3. Материально-техническое и методологическое обеспечение (нормативно-технической и технологической документацией, справочными материалами) поставок продукции.

4. Соблюдение условий поставки, комплектности продукции по договорам.

5. Укрепление производственной дисциплины, повышение ответственности всех звеньев производства за качество выпускаемой продукции.

IV. Функции отдела

1. Проверка поступающих на предприятие материальных ресурсов (сырья, материалов, полуфабрикатов, комплектующих изделий) и подготовка заключений о соответствии их качества стандартам и техническим условиям.

2. Составление актов приемочного контроля по качеству материальных ресурсов.

3. Операционный контроль на всех стадиях производственного процесса.

4. Проведение выборочного инспекционного контроля за качеством отдельных технологических операций (в том числе транспортировки), технологическим оборудованием и инструментом.

5. Определение номенклатуры измеряемых параметров и оптимальных норм точности измерений.

6. Контроль за:

Качеством, комплектностью, упаковкой, консервацией продукции;

Соответствием выпускаемой продукции стандартам, техническим условиям, утвержденным образцам (эталонам), проектно-конструкторской документации;

Наличием товарного знака предприятия на готовой продукции;

Правильностью хранения в подразделениях предприятия и на складах материальных ресурсов и готовой продукции;

7. Оценка сортности продукции, выпускаемой предприятием.

8. Клеймение принятой и забракованной продукции.

9. Оформление в установленном порядке документации на принятую и забракованную продукцию.

10. Выявление причин несоответствия продукции требованиям нормативно-технической документации, определение возможности исправления брака и устранения дефектов, проведение мероприятий по их устранению.

11. Проведение повторных проверок, понижение сортности продукции.

12. Обеспечение изъятия из оборота продукции при невозможности (нецелесообразности) устранения дефектов и брака.

13. Анализ и технический учет брака продукции.

14. Организация двустороннего обмена информацией о качестве товара с потребителями.

15. Оформление результатов контрольных операций, ведение учета показателей качества продукции, брака и его причин, составление периодической отчетности о качестве продукции.

16. Оформление документов, удостоверяющих качество продукции.

17. Систематический контроль за состоянием контрольно-измерительных средств предприятия.

18. Своевременное проведение мероприятий, связанных с введением новых нормативов и стандартов.

19. Участие в испытаниях новых образцов продукции, разработка технической документации на эту продукцию.

20. Подготовка продукции к аттестации и сертификации.

21. Участие в разработке разделов о качестве и комплектности договоров на поставку продукции.

23. Разработка предложений по повышению качества выпускаемой продукции, а также по повышению требований к качеству потребляемых предприятием материальных ресурсов (сырья, материалов, полуфабрикатов, комплектующих изделий).

V. Права отдела

1. Отдел контроля качества имеет право:

1.1. Прекращать приемку и отгрузку продукции в случае:

Несоответствия ее качества стандартам, технической документации, утвержденным эталонам, образцам;

Несоответствия ее комплектности, установленной нормативно-технической документацией;

Отсутствия обязательной установленной технической документации;

О прекращении приемки (отгрузки) начальник отдела контроля качества в письменном виде ставит в известность директора по качеству.

Распоряжение начальника отдела контроля качества об отказе в пропуске продукции может быть отменено только на основании письменного приказа директора.

1.2. При выявлении несоответствия продукции стандартам на отдельных этапах производства вносить предложения руководству предприятия о приостановке процесса изготовления в соответствующих структурных подразделениях предприятия, а саму продукцию браковать.

1.3. Требовать от руководителей всех структурных подразделений:

Проведения мероприятий, направленных на повышение качества производимой продукции;

Предоставления необходимой для осуществления работы отдела информации;

1.4. В случае возникновения разногласий по качеству продукции принимать окончательное решение о приемке или отбраковке последней.

1.5. При разрешении споров о качестве продукции в суде выдавать экспертное заключение (по требованию суда).

2. Начальник отдела контроля качества также вправе представлять:

2.1. Предложения о поощрениях отличившихся работников и о привлечении к дисциплинарной ответственности работников, не соблюдающих трудовую и производственную дисциплину.

2.2. Заключения о фактах порчи ценностей (при составлении документов для оформления списания недостач ценностей и порчи сверх норм естественной убыли).

VI. Взаимодействия отдела с другими структурными подразделениями

Для выполнения функций и реализации прав отдел контроля качества взаимодействует:

1. С отделом стандартизации по вопросам:

1.1. Получения:

Стандартов;

Инструкций;

Технических условий;

Иной технической документации по определению качества продукции;

1.2. Предоставления:

Предложений и замечаний по предоставленной документации;

Информации о нарушении стандартов и технических условий;

2. С отделом главного технолога по вопросам:

2.1. Получения:

Заключений о соответствии материальных ресурсов (сырья, материалов, полуфабрикатов, др.) ТУ и ГОСТ;

Заключений о возможности применения материальных ресурсов в производстве;

2.2. Предоставления:

Материальных ресурсов (сырья, материалов, полуфабрикатов, др.) на анализ их соответствия ГОСТ, ТУ;

3. С отделом главного конструктора по вопросам:

3.1. Получения:

Технической документации по проведению испытаний образцов продукции;

Технологических карт с нормами допусков в соответствии с ГОСТ и ТУ;

Описаний технологических процессов с указаниями требований к качеству;

3.2. Предоставления:

Сведений об обнаруженных технологических недостатках и предложений по их устранению;

Предложений по повышению качества продукции;

Обобщенных сведений о качестве выпускаемой продукции и количестве брака;

Протоколов испытаний и исследований образцов продукции;

4. С отделом главного механика по вопросам:

4.1. Получения:

Планов проведения проверки и ремонта оборудования;

Средств контроля за качеством ремонта оборудования;

4.2. Предоставления:

Предложений по улучшению качества продукции;

5. С отделом главного энергетика по вопросам:

5.1. Получения:

Графиков профилактических работ на электрооборудовании;

Комплектующих к электрооборудованию;

Помощи в ремонте электрооборудования;

5.2. Предоставления:

Заявок на ремонт электрооборудования;

Заявок на комплектующие к электрооборудованию;

6. С инструментальным отделом по вопросам:

6.1. Получения:

Измерительного инструмента (в том числе собственного производства);

6.2. Предоставления:

Заявок на новый инструмент;

Актов списания неисправного измерительного инструмента;

7. С производственной лабораторией и ее подразделениями по вопросам:

7.1. Получения:

Актов с результатами испытаний;

Актов исследований образцов;

Заключений о соответствии ГОСТ, ТУ;

7.2. Предоставления:

Заданий на проведение испытаний, исследований (механическим, физическим или химическим способом);

8. С отделом материально-технического снабжения по вопросам:

8.1. Получения:

Сопроводительных документов поставщиков на поступающие на предприятие материальные ресурсы (сертификатов, деклараций о соответствии, паспортов и т.д.);

Копий договоров поставок, изменений к ним;

8.2. Предоставления:

Актов приемки продукции по качеству и комплектности;

Актов отбраковки продукции;

9. С отделом сбыта по вопросам:

9.1. Получения:

Образцов упаковочных ярлыков;

Данных о возврате продукции потребителями;

9.2. Предоставления:

Документов, подтверждающих качество продукции (деклараций, паспортов и т.д.);

Документов, сопровождающих продукцию и подлежащих передаче потребителям;

Разрешений на пломбирование ящиков, контейнеров, вагонов;

10. С главной бухгалтерией по вопросам:

10.1. Получения:

Сведений о результатах учета потерь от брака;

Сведений о взысканиях с виновных;

10.2. Предоставления:

Актов отбраковки продукции;

Заключений о виновности работников;

Расчетов издержек на устранение брака;

11. С отделом маркетинга по вопросам:

11.1. Получения:

Актов внешней приемки контрагентами;

Информации о несоответствии заявленного качества продукции в течение гарантийных сроков;

Представлений о постановке продукции по отдельным позициям номенклатуры на гарантийное обслуживание, а также о снятии с гарантийного обслуживания;

Данных отдела (бюро) послепродажного обслуживания о недостатках продукции, выявленных в процессе ее использования или эксплуатации;

Образцов продукции, выпускаемой предприятиями-конкурентами, для установления степени качества;

11.2. Предоставления:

Сведений о технологических изменениях продукции;

Сведений о мероприятиях по повышению качества продукции;

Результатов анализа качества образцов продукции, выпускаемой предприятиями-конкурентами;

12. С юридическим отделом по вопросам:

12.1. Получения:

Копий разделов договоров с поставщиками о качестве продукции;

Запросов о качестве выпускаемой продукции для претензионной и исковой работы;

12.2. Предоставления:

Ответов на запросы юридического отдела;

13. С_______________ (наименование структурного подразделения) по вопросам

13.1. Получения:

13.2. Предоставления:

VII. Ответственность

1. Ответственность за качество и своевременность выполнения функций отдела несет начальник отдела контроля качества.

2. На начальника отдела возлагается персональная ответственность за:

2.1. Соответствие законодательству издаваемых отделом инструкций и указаний по вопросам качества продукции.

2.2. Составление, утверждение и представление достоверной информации о качестве продукции.

2.3. Обеспечение руководства предприятия информацией о качестве выпускаемой продукции.

2.4. Своевременное, а также качественное исполнение распоряжений руководства предприятия по вопросам качества продукции.

2.5. Недопущение использования неисправных приборов контроля.

2.6. Недопущение применения устаревших нормативов и стандартов.

3. Ответственность работников отдела контроля качества устанавливается соответствующими должностными инструкциями.

Директор по качеству:

____________________/И.О.Ф./ «__»__________200__ г.

Posted On 14.01.2018

Начнем с того, что отметим две важных детали:
1. Написание положений актуально, если есть реальное деление организации на эти самые подразделения.
2. Наличие рассматриваемых положений не обязательно для организации.

Структурное подразделение организации - выделенная в установленном порядке, но не обладающая признаками юридического лица и не являющаяся обособленной, часть предприятия, на которую возлагаются самостоятельные задачи, функции и ответственность.

Основным критерием для выделения части предприятия (работников) в отдельную структуру является возложение на неё особых задач и функций, а также придание особых полномочий, необходимых для решения этих задач.

Практика управления показывает, что эффективно организовать работу и осуществлять контроль возможно, если в непосредственном подчинении у одного руководителя находится не более 8-10 работников. Следовательно, желательно деление крупных подразделений на более мелкие структурные единицы:

• управления - отделы, службы;
• цеха - секторы, участки;
• отделы - отделения, секторы, участки.

Наиболее важной составной частью положений является разграничение зон ответственности и упорядочение взаимосвязей между подразделениями. Попробуйте свои существующие «прямоугольники» (структурные подразделения) соединить между собой линиями, указывающими на их связи. Получится картинка напоминающая паутину. А если Вы проанализируете круг вопросов, по которым идет взаимодействие, то я уверен, что обнаружите массу «пустых» (информация просто не нужна тому отделу, куда она поступает) и дублирующих друг друга связей. А ведь организационное построение и в частности разрабатываемые положения направлены именно на то, чтобы упорядочить эти информационные потоки, уменьшить время их прохождения от исполнителя до руководителя и обратно, и в конечном счете повысить качество и скорость принятия решений.

Во-первых , определите задачи, для решения которых создается структурное подразделение. Задачи, ставящиеся перед ним, должны быть реальными, пусть даже и кажущимися невыполнимыми на данном этапе, но выполнимыми в принципе. В дальнейшем, в процессе комплектации этого подразделения сотрудниками, Вы будете оценивать людей на предмет их способности к решению поставленных задач, определять, есть ли необходимость привлечения специалистов со стороны или достаточно собственного кадрового ресурса, а также планировать обучение персонала.

Во-вторых , определите функции (действия), которые должно выполнять подразделение для решения поставленных задач.

В-третьих , сгруппируйте однотипные функции по отдельным направлениям, определите количество необходимого персонала, путем распределения функций среди виртуальных работников и расчетом норм времени на их выполнение (либо другим способом), проанализируйте возможность контроля руководителем подразделения за выполнением всех возложенных на подразделение функций и определите, нет ли необходимости создания внутри подразделения более мелких структурных единиц.

После завершения данной работы отдайте проект «Положения» на согласование в заинтересованные подразделения (они определены на предыдущем этапе работы). Соберите замечания и предложения. Проанализируйте их, если они существенные и конструктивные (будьте аккуратны, ведь вы отбираете у других руководителей часть полномочий, что может лишить их статуса незаменимости), то соберите, так называемую «согласительную комиссию», решите все разногласия по содержанию.

Передайте в юридический отдел на проверку соответствия действующему законодательству и после получения положительного ответа, утвердите документ у руководителя.

В отдельных организациях, чаще это присуще государственным и муниципальным органам или бюджетным учреждениям, порядок разработки и утверждения Положений закрепляется отдельным документом «Инструкция о порядке составления, согласования и утверждения Положений о структурных подразделениях».

Можно при разработке Положения пойти другим, более простым путем. И взять за основу «Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих», так как основные задачи и функции подразделения могут являться производными от должностных обязанностей соответствующих руководителей и специалистов, и наоборот. При этом задачи и функции структурного подразделения должны быть обязательно уточнены и дополнены применительно к вашей организации. К примеру, функции отдела маркетинга и рекламы будут определяться путем сложения должностных обязанностей начальников отдела маркетинга и рекламы, в соответствии с задачами, возлагающимися на данный отдел, и с учетом специфики структурного построения и деятельности данного предприятия.

Главное - неформальный подход к разработке Положения. Излишний бюрократизм, применение типовых, штампованных формулировок, приведет к тому, что единожды ознакомившись при приеме на работу с таким документом сотрудник к нему больше никогда не обратиться и соответственно не будет в дальнейшем опираться на него в работе.

Обязанность разработки Положений о структурных подразделениях обычно возлагается на отдел организации и оплаты труда, а при его отсутствии, на отдел кадров или юридический отдел.

В положении должны быть определены: порядок создания и правовое положение подразделения в ионизационной структуре предприятия; структура подразделения и его штатная численность; задачи, функции, права и ответственность, а также порядок взаимодействия подразделения с иными структурами организации.

Как следует из определения, Положение может состоять из следующих разделов:

1. Общие положения.
2. Структура и штатная численность.
3. Задачи.
4. Функции.
5. Права.
6. Взаимодействие.
7. Ответственность.

Приведенная структура документа является рекомендуемой. На практике разделов в Положении может быть как больше (могут добавляться: имущество и средства (бюджет), условия оплаты труда, организация работы, порядок утверждения и внесения изменений и т. д.), так и меньше.

В качестве примера приведем несколько образцов типовых положений:

Составление и оформление положения о структурном подразделении организации

ПОЛОЖЕНИЕ о структурных подразделениях СООО ФМС

УТВЕРЖДЕНО

Общим собранием членов правления

Протокол № ___

от _______________г.

Председатель

_________________

ПОЛОЖЕНИЕ

о структурных подразделениях

Свердловской областной общественной организации

«ФЕДЕРАЦИЯ МОТОЦИКЛЕТНОГО СПОРТА»

г.Екатеринбург

1 ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1 Настоящее положение регламентирует создание, состав, схему работы, функционирование, ликвидацию структурных подразделений Свердловской областной общественной организации «Федерация мотоциклетного спорта», далее именуемой Организация.

1.2 Структурными подразделениями, в соответствии с пунктом 4 действующего Устава Организации, являются Комиссии, Филиалы, Представительства.

1.3 Структурные подразделения не являются самостоятельными юридическими лицами, осуществляют свою деятельность на основании данного положения.

1.4 Структурные подразделения могут наделяться имуществом Организации, которое учитывается на отдельном балансе подразделения и на балансе Организации. Имущество структурного подразделения является собственностью Организации.

1.5 Руководитель структурного подразделения назначается правлением Организации сроком на 1 год и действует на основании доверенности, выданной Председателем Правления Организации.

1.6 Численность, структура и внутренний регламент работы структурного подразделения, определяется исходя из необходимости руководителем соответствующего структурного подразделения, по согласованию с правлением Организации.

1.7 Структурные подразделения ведут свою документацию. Копии документов заверенные руководителем структурного подразделения хранятся в правлении Организации.

1.8 Структурные подразделения действуют под не посредственным кураторством членов Правления Организации и подотчётны Правлению Организации.

1.9 Среди структурных подразделений признаётся главенство Комиссий.

1.10 Структурные подразделения создаются и ликвидируются по решению Правления Организации.

2 КОМИССИИ.

2.1 Комиссии подразделяются на спортивные и не спортивные.

2.1.1 Спортивные комиссии создаются по принципу принадлежности к спортивным дисциплинам мотоциклетного спорта.

2.1.2 Не спортивные комиссии создаются по принципу осуществления направления не спортивной деятельности организации (судейская комиссия, комиссия по спорам, совет ветеранов, попечительский совет и т.д., кроме ревизионной комиссии).

2.3 Руководит комиссией, председатель комиссии, далее Председатель.

2 4 Численный состав комиссии не мене трёх членов включая Председателя.

2.5 Председатель комиссии находится в населённом пункте нахождения секретариата Организации.

2.6 В компетенцию спортивных комиссий входит:

Сбор данных о спортсменах, принимающих участие в соревнованиях по соответствующей дисциплине;

Формирование календарного плана соревнований и спортивных мероприятий по соответствующей дисциплине;

Взаимодействие с организаторами соревнований;

Ведение базы данных протоколов соревнований и спортивных мероприятий;

Ведение базы данных по спортивному травматизму;

Оказание организационного методического содействия спортсменам и организаторам соревнований и спортивных мероприятий;

Внесение предложений по выработке критериев оценки проведения соревнований и спортивных мероприятий и их оценка;

Контроль за обеспечением безопасности при проведении соревнований и спортивных мероприятий;

Разработка предложений по составу сборной команды Свердловской области по соответствующей дисциплине мотоциклетного спорта;

Разработка предложений по проведению учебно-тренировочных сборов по соответствующей дисциплине мотоциклетного спорта;

Разработка предложений по назначению судей на соревнования по соответствующей дисциплине мотоциклетного спорта;

Подведение итогов различных соревнований и спортивных мероприятий по соответствующей дисциплине мотоциклетного спорта.

2.7 В компетенцию не спортивных комиссий входит:

Разработка предложений по концепции и стратегии развития соответствующего на правления деятельности;

Ведение реестра членов соответствующих комиссий;

Назначение спортивных судей на соревнования (судейская комиссия);

Организация, проведение и направление членов соответствующих комиссий, на обучающие семинары по соответствующему направлению деятельности;

Представление членов организации или других организаций, юридических и физических лиц для поощрения Организацией.

3 ФИЛИАЛЫ.

3.2 Деятельность Филиала регламентируется Уставом Организации и настоящим положением.

3.4 Филиал объединяет членов организации, Представительства по территориальному принципу и контролирует их деятельность в рамках своей компетенции.

3.5 В компетенцию Руководителя Филиала входит:

Исполнение представительных функций на соревнованиях, официальных спортивных и иных мероприятиях;

Выработка предложений по созданию Представительств на своей территории;

Созыв собрания Представителей и членов организации, в зоне своей территориальной ответственности, для выработки предложений и решения различных вопросов касающихся деятельности Филиала и Организации;

Решение иных вопросов, не входящих в исключительную компетенцию собрания и необходимых для деятельности Филиала;

Выработка предложений, в комиссии, по внесению спортивных мероприятий в календарь;

4 ПРЕДСТАВИТЕЛЬСТВА.

4.1 Представительство организации, далее Представительство, это структурное подразделение Организации осуществляющее свою деятельность по территориальному принципу не посредственно в муниципальном образовании или округе, по месту нахождения Представительства.

4.2 Деятельность Представительства регламентируется Уставом Организации и настоящим положением.

4.3 Представительства входят в состав Филиалов или существуют самостоятельно напрямую подчиняясь Правлению Организации.

4.4 Руководителем Представительства является Представитель.

4.4 В компетенцию Представителя входит:

Осуществление прав и обязанностей от имени Организации;

Исполнение решений правления организации;

Исполнение представительных функций в соревнованиях на официальных спортивных и иных мероприятиях;

Распоряжение переданным имуществом Организации и контроль за его использованием;

Созыв собрания членов организации, в зоне своей территориальной ответственности, для выработки предложений и решения различных вопросов касающихся деятельности Представительства и Организации;

Исполнение решений собраний членов организации данной территории и доведение этих решений до правления организации;

Решение иных вопросов, не входящих в исключительную компетенцию собрания и необходимых для деятельности Представительства;

Выработка предложений, в Комиссии, по внесению спортивных мероприятий в календарь;

Выдвижение своих кандидатов в члены комиссий.

Положение о структурном подразделении (службе)

(службах) можно клас-сифицировать на:

положения о структурных подразделениях ;

положения о коллегиальных и совещательных органах как руководящих (совет директоров, правление), так и специализированных
(ученый совет, научно-технический совет и др.);

положения о временных органах (совещаниях, комиссиях, сове-тах).

Структура текста положения о подразделении (службе) нормативно не закреплена. Достаточно устойчивую структуру, выработан-ную практикой, имеют лишь положения о подразделениях, включающие следующие разделы:

1. Общие положения.

2. Основные задачи.

3. Функции.

4. Права и обязанности.

5. Ответственность.

6. Взаимоотношения.

В разделе «Общие положения» указываются: полное официальное наименование подразделения, дата, номер и наименование правового акта, на основании которого создано и действует подразделение, чем руководствуется в своей деятельности, кем возглавляется и
кому подчиняется, порядок назначения и освобождения от должности руководителя подразделения, наличие у подразделения печати.

В разделе «Основные задачи» перечисляются основные проблемы, решаемые подразделением и определяющие характер и нaправления деятельности подразделения.

В разделе «Функции» указываются действия или виды работы,
которые должно выполнять подразделение для осуществления поставленных перед ним задач. Функции должны полностью отражать
специфику деятельности подразделения.

В разделе «Права и обязанности» перечисляются права, которыми наделяется подразделение в лице его руководителя.

В разделе «Ответственность» устанавливаются виды дисциплинарной, административной, при необходимости, - и уголовной ответственности, которую может нести руководитель подразделения в
случае невыполнения подразделением своих обязанностей.

В разделе «Взаимоотношения» регламентируются информацион-ные и документационные потоки подразделения; основные докумен-ты, создаваемые им; указывается, с какими подразделениями и орга-низациями осуществляется взаимодействие, какую информацию получает и представляет подразделение, периодичность и сроки пред-ставления; в каком порядке и кем рассматриваются возникающие разногласия.

Положение о подразделении оформляется на общем бланке ор-ганизации. Обязательными реквизитами данного вида документов являются: наименование организации, наименование вида докумен-та, дата и номер документа, место составления, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения. Положения о подразделениях подписы-ваются руководителем подразделения, утверждаются руководителем организации.

Должностная инструкция

Должностная инструкция - правовой акт, издаваемый организаци-ей в целях регламентации организационно-правового положения работ-ника, его обязанностей, прав, ответственности и обеспечивающий усло-вия для его эффективной работы.

Должностные инструкции разрабатываются на все должности, предусмотренные штатным расписанием.

Текст должностной инструкции состоит из следующих разделов:

1. Общие положения.

2. Должностные обязанности.

4. Ответственность.

5. Взаимоотношения.

Раздел «Общие положения» включает: наименование должности с обозначением структурного подразделения; кому непосредственно подчиняется работник; порядок назначения на должность и осво-бождения от должности; перечень нормативных, методических и других документов, которыми руководствуется работник на данной должности; квалификационные требования (уровень образования, стаж работы); требования, предъявляемые к работнику в отношении специальных знаний.

В разделе «Должностные обязанности» устанавливается конкрет-ное содержание деятельности работника, перечисляются виды работ, выполняемые работником на данной должности, характер выполня-емых действий («руководит», «подготавливает», «утверждает», «рас-сматривает», «выполняет», «обеспечивает» и т.п.).

В разделе «Права» устанавливаются полномочия работника, обеспечивающие выполнение возложенных на него обязанностей:

право принимать определенные решения, давать указания по конкретным вопросам, самостоятельно подписывать документы в рамках предоставленной ему компетенции, право обращаться с предло-жениями к руководителю; представительствовать от имени подраз-деления или учреждения в других организациях и пределы предста-вительства; право участвовать в совещаниях, на которых рассматри-ваются вопросы, относящиеся к его ведению, право запрашивать необходимую для работы информацию (статистическую, экономи-ческую и др.), а также право требовать выполнения определенных действий от других работников.

В разделе «Ответственность» определяются критерии оценки работы и мера персональной ответственности работника.

Пишем положение о подразделении и должностную инструкцию

Критериями оценки являются объективные показатели, характеризующие ка-чество и своевременность выполнения работы. Ответственность ра-ботника определяется в соответствии с действующим законодательством и может быть дисциплинарной, административной или уго-ловной.

В разделе «Взаимоотношения» указывается: от кого, в какие
сроки и какую информацию получает работник; кому, какую и в
какие сроки представляет; с кем согласовывает проекты подготавливаемых документов; с кем осуществляет совместную подготовку
документов и прочие вопросы информационных взаимосвязей ра-ботника с другими подразделениями, лицами, организациями.
Должностная инструкция оформляется на общем бланке органи-зации.

Обязательными реквизитами должностной инструкции являются: наименование организации, наименование структурного
подразделения, дата, номер документа, место составления, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения. Должностная инструкция подписывается руководителем структурного подразделения
и утверждается руководителем (заместителем руководителя) организации - куратором данного подразделения или руководителем
структурного подразделения, если ему предоставлено это право.

Визируются должностные инструкции руководителями заинтересованных подразделений и юридической службой (юристом),
также другими должностными лицами, от действий которых может зависеть ее выполнение. Датой должностной инструкции является дата ее утверждения.

Регламент

Регламент – правовой акт, устанавливающий порядок деятельности руководства организации, коллегиального или совещательного органа. Текст регламента состоит из разделов, пунктов и подпунктов, обозначенных арабскими цифрами. Регламент работы коллегиального или совещательного органа определяет: статус коллегиального или совещательного органа; порядок планирования работы; порядок подготовки материалов для рассмотрения на заседании; внесение материалов на рассмотрение; порядок рассмотрения материалов и принятия решения на заседании; ведение протокола заседания; оформление решений коллегиального или совещательного органа; порядок доведения решений до исполнителей; материально-техническое обеспечение заседаний. Регламент оформляется на общем бланке учреждения. Обязательными реквизитами являются : наименование учреждения, наименование коллегиального или совещательного органа, вид документа, дата документа, номер документа, место составления, гриф утверждения, текст, подпись.

Регламенты утверждаются руководителем организации или руководителем коллегиального или совещательного органа. В процессе подготовки регламенты проходят стадию обсуждения на заседании членами коллегиального или совещательного органа, а также согласования с заинтересованными подразделениями и юридической службой.

Штатное расписание

Штатное расписание - правовой акт, определяющий структуру, численность и должностной состав работников организации с указани-ем должностных окладов (в государственных учреждениях - с указа-нием разряда по Единой тарифной сетке).

Штатное расписание оформляется на стандартных листах бума-ги формата А4 альбомной ориентации с нанесением реквизитов об-щего бланка: наименование организации, наименование вида доку-мента, дата, номер документа, место составления, заголовок к текс-ту, подпись, гриф утверждения. В заголовке к тексту указывается год, на который составлено штатное расписание. Текст штатного распи-сания составляется в табличной форме. Указываются коды и наиме-нования структурных подразделений и должностей, количество еди-ниц по штату, должностной оклад, надбавки и месячный фонд зар-платы по должностным окладам.

Ответственность за подготовку штатного расписания лежит на Отделе кадров (Службе персонала). Проект штатного расписания визируется руководителями подразделений, главным бухгалтером, юридической службой, заместителями руководителя организации.

Штатное расписание подписывается руководителем Отдела кад-ров и утверждается руководителем организации с проставлением гербовой печати (или печати организации) на грифе утверждения.

Инструкция

Инструкция - правовой акт, содержащий правила, регулирующие
организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий, их подразделений, служб, должностных лиц.

Текст инструкции состоит из разделов, имеющих заголовки и разбиваемых на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами.

Текст инструкции должен начинаться с раздела «Общие положения», в котором излагаются цели и причины издания документа, область распространения, основания для разработки и другие сведения общего характера. В тексте инструкции используются слова «должен», «следует», «необходимо», «не допускается», «запрещается» и т.п.

Инструкции оформляются на общем бланке организации. В за-головке к инструкции обозначается объект или круг вопросов, на которые распространяются ее требования, например: «Инструкция о ведении бухгалтерского учета на предприятии».

Инструкция подписывается руководителем структурного подраз-деления, разработавшим ее, и подлежит утверждению. Инструкции визируются руководителями всех заинтересованных подразделений, юридической службой, заместителем руководителя, курирующим то направление деятельности, которого касается содержание инструк-ции. Утверждаются инструкции руководителем организации.

Документы инструктивного характера могут также называться «Правила», «Положение».

Разработка положения о структурном подразделении организации

При создании структуры (мировой) предприятия необходимо не только определить функции каждой структурной единицы, но и закрепить их в соответствующем документе. Положение о структурном подразделении как раз и является документом, определяющим: порядок создания подразделения, правовое положение подразделения в организационной структуре предприятия, задачи и функции подразделения, права подразделения, взаимоотношения с другими подразделениями предприятия, ответственность подразделения.

Поэтому обязанности по разработке положений могут быть возложены на отдел кадров, юридический отдел и пр. Нельзя сказать, что законодательством установлены требования к составлению и оформлению положения о структурном подразделении. И это правильно, потому что предприятие должно самостоятельно создавать свою управленческую стратегию. Практикой выработано несколько моделей положений о подразделениях предприятия. Одной из наиболее распространенных является модель, которая содержит следующие разделы:

1. Общие положения.
2. Структура и штатная численность подразделения.
3. Задачи подразделения.
4. Функции подразделения.
5. Права подразделения.
6. Взаимоотношения (служебные связи) подразделения с другими подразделениями предприятия.
7. Ответственность подразделения.

Рассмотрим основные элементы текста на примере оформления положения по приведенной модели.

Макет положения

(1) Наименование предприятия, организации, учреждения. Наименование предприятия (организации, учреждения), являющегося автором документа, должно соответствовать тому, которое закреплено в учредительных документах. Если в учредительных документах закреплено сокращенное наименование, его также указывают в документе, но помещают ниже полного (в скобках). В том случае, если автором является обособленное структурное подразделение предприятия (филиал, представительство), его наименование располагают ниже наименования предприятия. Напомним, что согласно статье 55 Гражданского кодекса РФ филиалом является обособленное подразделение юридического лица, расположенное вне места его нахождения и осуществляющее все его функции или их часть, в том числе функции представительства.

Под представительством, в свою очередь, понимается обособленное подразделение юридического лица, расположенное вне места его нахождения, которое представляет интересы юридического лица и осуществляет их защиту.

(2) Гриф об утверждении. Положения об основных структурных подразделениях предприятия утверждает директор. Положение о подразделении в составе основного подразделения (например, бюро в составе отдела) может утверждать руководитель основного подразделения, если такое полномочие отражено в его должностной инструкции или положении о возглавляемом им подразделении.

Гриф утверждения документа должен состоять из:

1. слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек);

2. наименования должности лица, утверждающего документ;

3. подписи, инициалов, фамилии должностного лица;

4. даты утверждения.

Как правило, приказом директора предприятия о создании структурного подразделения одновременно утверждается и положение. В этом случае гриф утверждения состоит из:

1. слова УТВЕРЖДЕНО (без кавычек);

Положения о структурных подразделениях

наименования утверждающего документа в именительном падеже;

3. даты документа и его номера. Например: УТВЕРЖДЕНО Приказ Генерального директора ООО "Согласие" от 22.03.00 № 31

(3) Наименование структурного подразделения. Если слово "ПОЛОЖЕНИЕ" является наименованием вида документа, то реквизит (3) представляет собой заголовок к тексту. Он включает краткое содержание документа и согласуется с наименованием вида документа. Например, положение о финансовом отделе. Структурное подразделение предприятия - официально выделенный орган управления частью предприятия с самостоятельными задачами, функциями и ответственностью за выполнение возложенных на него задач. В данном случае речь идет о структурных единицах предприятия, не обладающих полными признаками юридического лица и не являющихся обособленными подразделениями.

Различают следующие виды структурных подразделений:

1. Управления.

2. Службы.

5. Отделения.

7. Лаборатории.

8. Секторы.

9. Участки.

Создание того или иного подразделения зависит от различных факторов. Прежде всего, это списочная численность работников. Обоснование создания подразделения, как правило, увязывается с нормативами численности работников. Они как раз и предназначены для определения необходимой численности работников того или иного подразделения, установления должностных обязанностей, распределения работы между исполнителями. Так, например, на предприятиях со среднесписочной численностью работников свыше 700 человек создаются бюро охраны труда при штатной численности работников 3-5 единиц (включая начальника) или отдел - при штатной численности работников от 6 единиц.

В то же время на ряде предприятий создание отделов охраны труда допускается при нормированной численности работников не менее 4-х штатных единиц. Если обратиться к организационной структуре федеральных органов исполнительной власти, то можно найти там следующую зависимость: штатная численность управления не может быть менее 20 единиц, отдела не менее 10 единиц, отдела (в составе управления) не менее 5 единиц, отделения - не менее 2 единиц.

В структуру управления не могут входить менее 3 отделов. Следует отметить, что создание таких структурных подразделений, как управления, характерно для органов государственной власти и муниципальных органов. На частных предприятиях наиболее распространенным является структурирование на отделы. Нормативы штатной численности предприятие определяет самостоятельно.

Однако нельзя не учитывать тот факт, что дробление организационной структуры и штатной численности предприятия на мелкие подразделения в количестве 2-3 человек, руководители которых не имеют права на принятие управленческих решений, приводит к "размазыванию" ответственности руководителей всех уровней за принятые ими решения. В то же время увеличение степени ответственности вызывает ответную реакцию у руководителей подразделений, а именно требования о повышении заработной платы.

Теперь, о наименовании структурного подразделения. Оно обозначает основное направление деятельности. Существует несколько подходов к установлению наименований подразделений. Прежде всего это наименования, которые содержат указание вида подразделения и основное его функциональное направление, - например, "финансовый отдел", "планово-экономический отдел", "отдел организации и оплаты труда", "отдел кадров" и т.д.

Наименование подразделения может быть производным от наименований должностей главных специалистов, возглавляющих эти подразделения, - например, "отдел главного технолога", "отдел главного механика" и т.д.

В то же время практикой выработаны емкие наименования без указания на вид подразделения - например, "канцелярия", "главная бухгалтерия", "архив".

К таковым относятся также и цехи.

Будучи производственным подразделением предприятия, цех может выпускать различные виды продукции. В этом случае к слову "цех" присоединяется наименование продукции, например, "колбасный цех", или плюс ко всему - основная производственная операция - например, "цех по производству фитопрепаратов", "цех по сборке кузовов автомобилей", "цех по розливу водки", и т.д.

Следует отметить, что в законодательстве нет жесткой регламентации наименований структурных подразделений предприятия. Одним из способов установления наименований подразделений является Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, который содержит наименования руководителей общих для всех отраслей экономики подразделений (начальников отделов, заведующих лабораториями, и т.д.).

Некоторую помощь в определении наименования можно получить обратившись к Общероссийскому классификатору профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов, тем более что наименования должностей должны устанавливаться в строгом соответствии с этим классификатором. В том случае, если перед структурным подразделением ставятся задачи, соответствующие задачам двух или более подразделений, то это отражается в наименовании - например, "финансово-бухгалтерский отдел", "финансово-экономический отдел", "отдел маркетинга и сбыта", и т.д.

В данном разделе отражаются:

1. Место подразделения в структуре предприятия. Подразделение может быть как самостоятельным, так и входить в состав более крупной структурной единицы. Например, отдел главного механика является самостоятельным структурным подразделением, а вот в его состав могут входить более мелкие подразделения (бюро, секторы, участки). Образцы положений, приводимые в настоящем издании, сориентированы на различные предприятия. Поэтому отдельные подразделения выведены как самостоятельные, хотя зачастую они входят в состав более крупных подразделений (например, подразделение послепродажного обслуживания продукции, рекламное подразделение, как правило, является структурными единицами отдела маркетинга или сбыта).

2. Порядок создания и ликвидации подразделения. Как правило, подразделение создается по приказу директора предприятия. Однако решение о создании подразделения может приниматься и учредителями. Если в первом случае, распорядительным документом является приказ, то во втором это может быть протокол собрания учредителей или решение.

3. Подчиненность подразделения. В зависимости от того, насколько самостоятельно подразделение, определяется его подчиненность. Как правило, технические подразделения подчиняются техническому директору (главному инженеру); производственные - заместителю директора по производственным вопросам; финансовые, планово-экономические, маркетинговые, сбытовые подразделения - заместителю директора по коммерческим вопросам. При таком "раскладе" непосредственно директору предприятия подчиняется канцелярия или отдел документационного управления, отдел кадров. Если же у директора предприятия нет заместителей, на которых возлагается обязанность управления отдельными группами подразделений, то ему подчиняются все основные структурные единицы. Если подразделение (участок, сектор) входит в состав более крупного подразделения (отдела), то оно подчиняется руководителю этого подразделения (начальнику отдела, главному механику и пр.).

Обратная связь

ПОЗНАВАТЕЛЬНОЕ

Сила воли ведет к действию, а позитивные действия формируют позитивное отношение

Как цель узнает о ваших желаниях прежде, чем вы начнете действовать. Как компании прогнозируют привычки и манипулируют ими

Целительная привычка

Как самому избавиться от обидчивости

Противоречивые взгляды на качества, присущие мужчинам

Тренинг уверенности в себе

Вкуснейший «Салат из свеклы с чесноком»

Натюрморт и его изобразительные возможности

Применение, как принимать мумие? Мумие для волос, лица, при переломах, при кровотечении и т.д.

Как научиться брать на себя ответственность

Зачем нужны границы в отношениях с детьми?

Световозвращающие элементы на детской одежде

Как победить свой возраст? Восемь уникальных способов, которые помогут достичь долголетия

Классификация ожирения по ИМТ (ВОЗ)

Глава 3. Завет мужчины с женщиной

Оси и плоскости тела человека - Тело человека состоит из определенных топографических частей и участков, в которых расположены органы, мышцы, сосуды, нервы и т.д.

Отёска стен и прирубка косяков - Когда на доме не достаёт окон и дверей, красивое высокое крыльцо ещё только в воображении, приходится подниматься с улицы в дом по трапу.

Дифференциальные уравнения второго порядка (модель рынка с прогнозируемыми ценами) - В простых моделях рынка спрос и предложение обычно полагают зависящими только от текущей цены на товар.