Первичные бухгалтерские документы. виды реквизитов Основным реквизитом документа является

Требования к минимальному составу информационных элементов (реквизитов) для любого документа определяются двумя государственными стандартами на управленческую документацию: ГОСТ 6.10.4-84 «Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения» и ГОСТ 6.10.5-87 «Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца».

Оба норматива устанавливают состав реквизитов, придающих документной записи юридическую силу документа и поэтому называемых обязательными . Состав и форма их записи почти идентична в обоих стандартах.

Обязательными реквизитами для большинства документов являются :

Наименование организации (должностного лица) - автора документа

Наименование вида документа (кроме письма)

Дата документа,

Регистрационный номер

Подпись

Наименование организации - создателя документа допускается записывать на машиночитаемых документах только в сокращенной форме, и её код.

Наименование документа (унифицированной формы) состоит из наименования вида документа: план, приказ и т.д. и заголовка к тексту. Наименование вида должно присутствовать на любом документе, кроме письма. Наименование (название) документа определяется составителем документа исходя из назначения и содержания последнего. В зависимости от названия документа выбирается нужная форма изложения текста, определяются характер и степень обязательности реализации его содержания, устанавливается и перечень необходимых для его оформления других реквизитов.

Наименование документа должно соответствовать компетенции организации (юридического лица), содержанию документируемого действия.

Дата документа - не только самостоятельный реквизит, содержащий указанное на документе время его создания и (или) подписания, но и информационный элемент фиксации многих других этапов обработки документа в офисе: утверждения, принятия, согласования, регистрации, опубликования. Указанные действия обязательно датируются, поэтому государственные стандарты определяют местонахождение даты каждого из них.

Дата документа - один из важнейших реквизитов док-та. Отсутствие даты на документе делает его недействительным.

Дату должно указывать (проставлять) должностное лицо , подписывающее документ, непосредственно при подписании . При подготовке проекта документа может печататься только обозначение месяца и года, а число вносится непосредственно при подписании.

Для документов, фиксирующих решения, принимаемые коллегиально (протокол, акт, постановление), датой является дата принятия решения , а не подписания. В этом случае дата может печататься на документе при его подготовке.

В состав даты , как правило, входит указание года, месяца и числа , а в части документов, например, электронных, телефонограммах и других, она дополняется указанием часов и минут.

Установлено, что способ написания даты зависит от характера документа: в нормативных документах, определяющих права граждан и организаций , а также содержащих сведения финансового характера , и в ряде других случаев предлагается использовать словесно-цифровой способ датирования : 14 июня 2003 года или 8 марта 2006 г . В остальных случаях - цифровой : 14.06.2003 или 08.03.2006 . Эти различия обусловлены сложившейся практикой, а также стремлением затруднить подделку даты.

В международных стандартах установлен способ датирования в следующей последовательности: год, месяц, число (2006.06.14 или 2005. 03.08). Такой способ применялся на Руси в течение нескольких столетий и сохранился до настоящего времени в основном в правовых документах: 1986 г. августа 29 .

Действующие стандарты допускают датирование в соответствии с международными правилами как альтернативные. Не оговаривая конкретные случаи. Международные стандарты предлагают единые правила оформления времени на документах: слева направо по нисходящей арабскими цифрами, разделяя отдельные элементы точками и пробелами: 2001.03.08 14.27 . Но международные стандарты не применяются напрямую, они должны внедряться путем издания на их основе национальных норм. В российских нормативных актах не определены правила написания каких-либо других единиц времени.

На документах, составленных совместно несколькими организациями или юридическими лицами, проставляется единая дата подписания . Если автором документа проставлено несколько дат при его подписании (утверждении), то датой документа является наиболее поздняя дата подписания.

Дата служит одним из поисковых признаков и обязательно указывается при оформлении юридически точных и полных ссылок на документ.

Место проставления даты на документе зависит от бланка и вида конкретного документа.

Индекс придает документу юридическую силу, подтверждая факт составления и отправки документа: предназначен для учета, контроля за своевременным исполнением и организации системы поиска поступающих или издаваемых в организации документов.

Индекс документа должен состоять из порядкового номера , который при необходимости дополняется буквенными обозначениями , индексом по номенклатуре дел или другому классификатору - названий документов, вопросов деятельности, корреспондентов, исполнителей и т.д. Составные части индексов отделяются косой чертой , например: 148/12-15 , где 148 - порядковый номер корреспонденции, 12-15 индекс дела, где хранится документ. Безусловно, цифровой ряд в индексе может быть дополнен буквенным.

Состав цифр и букв, их смысловое значение в конечном варианте определяется руководством фирмы , становится общим правилом и доводится до сведения сотрудников в составе инструкции по работе с документами.

Код организации и код формы документа указывают на юридическое признание права на существование не только данного документа, но и организации, его создавшей. Код организации указывается в соответствии с классификаторами организаций и предприятий (Госкомстат России, Госстандарт России, Минэкономики России). Органы власти и управления код организации проставляют по Общероссийскому классификатору органов власти управления (ОКОГУ).

Код формы документа указывается в соответствии с общероссийским или отраслевым классификатором или табелем форм документов арабскими цифрами на верхнем поле документа, ограничивая тем самым нижнюю кромку полей.

Коды используются и при передаче документированной информации по каналам электронной связи и являются элементами идентификации документа.

Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица является одним из обязательных реквизитов. В соответствии с ФЗ от 8 августа 2001 г. «О государственной регистрации юридических лиц» налоговыми органами ведется Единый государственный реестр юридических лиц. Правила ведения Единого государственного реестра юридических лиц и предоставления, содержащихся в нем сведений, утверждены Постановлением Правительства РФ от 19 июня 2002 г. № 438. Согласно им регистрационный номер записи о создании юридического лица либо записи о первом предоставлении сведений о юридическом лице (для ЮЛ, зарегистрированных до 1 июня 2002 г.) является основным государственным регистрационным номером юридического лица.Основной государственный регистрационный номер указывается только в бланках для писем в составе справочных сведений.

Идентификационный номер налогоплательщика/ код причины постановки на учет (ИНН/КПП) - ещё один цифровой код, свидетельствующий о постановке на налоговый учет налогоплательщика - юридического лица, индивидуального предпринимателя, физического лица. Идентификационный номер налогоплательщика (ИНН) указывается в соответствии с письмом Госналогслужбы России, Минфина России и Банка России от 16 июня 1995 г. № ВГ-4-12/25н «Об обязательном указании идентификационных номеров налогоплательщиков при оформлении расчетно-платежных документов». С 1 января 2001 г. организации-налогоплательщики применяют ИНН во всех документах, используемых в налоговых отношениях , вместе с кодом причины постановки на учет КПП. ИНН/КПП также указываются в бланках для писем в составе справочных данных об организации.

Подпись (код) лица, ответственного за правильность изготовления документа, или код (подпись) лица, утвердившего документ. Подпись является реквизитом, удостоверяющим документ, подтверждающим ответственность подписавшего за все в нем изложенное. Подпись придает документу юридическую силу.

Документ подписывается должностными лицами в соответствии с их компетенцией, установленной действующим законодательством, приказом о распределении обязанностей или иными правовыми актами. В большинстве документов подписывается, как правило, первый экземпляр.

В состав подписи входит: обозначение должности лица , подписавшего документ, полное, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное - на документах, оформленных на бланках; собственно личная подпись , до сего времени не имеющая точного русского термина для своего обозначения, и её расшифровка , состоящая в соответствии с русскими национальными традициями, восходящими к временам Бориса Годунова, введшего награждение отчеством, из двух букв инициалов и фамилии.

Подпись является обязательным реквизитом любого док-та.

Д.Л., проставляя подпись в док-те, берет на себя ответственность:

· за достоверность документа;

· за все возможные последствия исполнения (введения в действие) документа.

Право подписи предоставляется определенным лицам и м.б. закреплено :

· в уставе предприятия;

· в положении о предприятии (о структурном подразделении);

· в инструкции по ДП;

· в должностной инструкции работника;

· в приказе о распределении обязанностей.

Документы организации подписывает директор или его заместитель . Документы структурных подразделений подписывают их руководители .

По ряду вопросов правом подписи могут обладать другие работники, н-р, ведущие специалисты предприятия.

Подпись ставится на первом экземпляре документа , при необходимости - на других экземплярах, н-р, при заключении договора.

Две подписи проставляются на документах, принятых коллегиальными органами . Две или более подписей проставляют на документах, если ответственность за их содержание несут несколько должностных лиц , н-р, на финансовых документах, документах проверок (ревизий), документах, составленных несколькими организациями , и т.п.

Если документы должны подписывать несколько лиц равных должностей , то их подписи располагают на одном уровне . В документах, составленных комиссией , указывают не должности лиц, составивших документ, а распределение обязанностей в составе комиссии.

Местонахождение организации - создателя документа, т.е. наименование населенного пункта. Почтовый адрес включается то в состав обязательных (по ГОСТ 6.10.4-84), то в состав дополнительных (по ГОСТ 6.10.5-87) реквизитов.

Возможны варианты написания этого реквизита. В большинстве документов, и уж более в тех, которые не предполагается рассылать за пределы офиса, достаточно указать наименование населенного пункта: Москва, Волгоград, г. Калуга, пос. Тополинный, с. Степанчиково, ст. Щелковская (станция, станица). Для малоизвестных населенных пунктов совсем не лишним будет уточнение местонахождения населенного пункта, н-р: ст. Шелковская Краснодарского края .

Если в название фирмы уже входит наименование населенного пункта, то вторично указывать его двумя строчками ниже вряд ли целесообразно, например:

Ярославский шинный завод

г. Ярославль

В письмах, чтобы максимально облегчить работу корреспондента, как и в большинстве стран, указывают почтовый, телеграфный адрес фирмы, номера телефонов, факсимильных аппаратов, адрес в Интернете и др.

Перечень обязательных реквизитов, которые должен содержать первичный документ, приведен в Положении по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ (утверждено приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. N 34н):

наименование и код документа (формы);

дата составления документа;

наименование организации, от имени которой составлен документ;

измерители хозяйственной операции (в натуральном и денежном выражении);

наименование должностей работников, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

личные подписи этих работников и их расшифровки.

В официально утвержденных типовых бланках все обязательные реквизиты уже предусмотрены.

Код формы - это семизначный номер документа в Общероссийском классификаторе управленческой документации (ОКУД). Если же для операции, по которой типовой бланк не предусмотрен, вы разработали форму документа самостоятельно, реквизит "Код формы" можно не заполнять. Остальные реквизиты должны присутствовать.

В первичном документе, который фирма разработала самостоятельно, печать нужна только в том случае, если ее необходимость вы предусмотрели, утверждая бланк этого документа в учетной политике (договоре). Наличие печати в первичном документе, составленном по унифицированной форме, утвержденной Госкомстатом России, зависит от того, что сказано в указаниях (инструкциях) по заполнению унифицированных форм.

Сроки хранения документации.

Помимо Закона «О бухгалтерском учете» и НК РФ, сроки хранения документов регламентирует архивное законодательство.

Для хранения , документацию условно можно разделить на три группы:

- постоянного срока хранения (устав, решения, положения, постановления, приказы, планы, годовые отчеты, протоколы, переписка с государственными органами и т.д.);

Документы текущей деятельности - временного срока хранения (устанавливаются правилами организации архивного дела, хранятся не менее 5 лет);

Документы по личному составу, срок хранения 75 лет (приказы, личные карточки и т.д.).

Некоторые документы рассмотрим подробнее:

Договор

Договор - соглашение между двумя или большим числом лиц, направленное на установление, изменение или прекращение прав и обязанностей в отношениях между сторонами. Договор признается заключенным, когда стороны выражают (в требуемой законом форме) согласие по всем существенным его пунктам.

Счет
Коммерческий счет - основной расчетный документ, выписываемый продавцом на имя покупателя и удостоверяющий поставку товара, выполнение работ или оказание услуг и их стоимость. Коммерческий счет содержит требование продавца к покупателю об уплате указанной в нем суммы причитающегося платежа за поставленный товар.

Реквизиты документов.

Правило оформления реквизитов документов. Реквизит – информационный Элемент док-та, характеризующий сам документ. Его целевое назначение и место, занимаемое в пространстве и времени.

Виды реквизитов.

1) гос. Герб РБ, оформляется вверху в центре документа, только в документах составленных в гос. учереждениях. 2) эмблема организации, часто употребляемая на стандартных бланках в правом углу, либо посередине вместо герба. 3) код организации по общегражданскому классификатору (ОКПО) в верхнем правом углу. 4) код документа по общегос. Классификатору (ОКУД). 5) наименование вышестоящей организации по середине документа. 6) наименование организации посередине либо справа. 7) наименование структурного подразделения, под реквизитам наименование организации 8) почтовый адрес и другие коммуникационные данные, т.е. телефон, факс, е-маил, № счета, наименование банка, данные посылателя, оформляются справа или с ОКПО (слева). 9) название, виды документа (проторол, приказ, акт) по центру или справа. 10) дата и номер документа, может быть написан от руки и набран. 11) ссылка на номер и дату входящего документа (вписывается от руки) .12) гриф ограничения доступа к документу (секретно, комм. Тайна, лично) в скобках круг лиц которым доступен документ. 13) адресат – кому направляется данный документ, слева указываются правила оформления: иминительный падеж организации, куда направляется документ, но если должность, то в дательном падеже, инициалы после фамилии если имеется указание «господин»; если без, то инициалы а затем фамилия; может быть не один адресат (не более 4 на одном документе), если их больше, то составляют список на рассылку, в документе будет приложение: список на рассылку; 14) гриф утверждение производится 2 способами: 1) на самом документе в левом верхнем углу, слово «утверждаю», на сл. Строке наименование должности, сл. Строка ФИО, сл. Строка дата (если утверждается руководителем организации); 2) распорядительным другим документом, если данный документ утверждается вышестоящим органом в том же углу словом «утверждаю», кем, №, дата; 15) резолюция, выражает отношение лица к информации, содержащейся в документе и дает соотв. Указания, наклад-ся между адресатом и самим письмом от руки, 16.Заголовок к тексту; употребляется во всех документах, оформляется в предложном падеже, в правой части документа. 17.Отметка о контроле вкл. дату взятия на контроль и дату исполнения (на полях с права). 18.Собственно текст. 19.Отметка о наличии приложения (после текста); пишется приложение, ставится:, план мероприятий, указывается в 3-х экземплярах на 2-х листах. 20.Подпись, справа должность с лева инициалы + фамилия, а по центру место, для подписи; если подписей несколько то они ставятся с низу вверх по возрастанию, а сам процесс подписывания в обратном порядке. На документах связанных с денежно материальными средствами, бухгалтерских документах, подпись заверяется гербовой печатью. 21. Печать захватывает часть должности. Если документ не связан с материальными средствами, то достаточно подписи, Печать на фирменном бланке организации необязательна. 22.Гриф согласование: внутренний и внешний, внутреннее согласование оформляется: больш. буквы СОГЛАСОВАНО, ниже должность, подпись ФИО на след. строке, ниже дата. Внешнее согласование (между несколькими организациям): составляется лист согласования, на котором фиксируется СОГЛАСОВАНО, должность, подпись, ФИО, дата, далее с кем, подпись, дата, и т.д. Далее будет следовать приложение о наличии листа. 23.Визы документально оформляются после подписи (обязательно проставление даты в визах); подразумевают факт ознакомления с документом. 24.Фамилия исполнителя и номер его телефона (в левом нижнем углу документа). 25.Отметка о заверении копии (копия воспроизводит информацию подлинника), ставится после подписи на копии в виде печати. 26.Отметка об исполнении документа и направлении его в дело (в левом нижнем углу № дела, подпись секретаря и дата поступления). 27.Отметка о переносе документа на компьютер (левый нижний угол, диск, папка, подпапка, файл)

Позволяет юридически подтвердить факт совершения хоз. операций. Организация может самостоятельно разработать формы первичных документов (за небольшим исключением: касса, банк) при условии соблюдения всех обязательных реквизитов. По типовым операциям орг-ции могут применять разработанные формы содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации.

К обязательным реквизитам первичных учетных документов относятся:

наименование документа

дата его составления

наименование организации, от имени которой составлен документ

измерители операций

денежная оценка операции

наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления

личные подписи указанных лиц

При наличии тихнич. возможностей между контрагентами может быть организован электронный обмен, в том числе с использованием средств в электронно-цифровой подписи.

Внесение исправлений в банковские и кассовые документы не позволяется. В остальных случаях документы исправлять можно при условии, что они согласованы с лицами подписывавшими документ.

Внесения изменений оговариваются датой и подписями указанных лиц.

22. Организация документа оборота на предприятии

Организацией занимается гл. бух. Документы сост. ответственные лица в установленные сроки в соотв с графиком документа оборота. Под графиком док-та оборота обозначается движение документов с момента составления или поступления в организацию, до момента передачи в архив. После использования документов их сдают в бухгалтерию. При приеме бух. должен убедится в правильности их оформления в соотв с установленными требованиями.

Процесс обработки док-ов в бух сост из следующих этапов:

1.Принятые документы бухгалтер проверяет по существу. Устанавливает законность совершаемых операций, их соотв нормативным актам и действующим инструкциям.

2.Проверка документов по форме (полнота заполнения реквизитов, наличие подписей ответственных лиц). Проводится проверка правильности расчета натуральных, стоимостных и денежных показателей.

3.Документы группируются по однородным признакам, определяется их корреспонденция счетов по каждому документу.

Каждая партия документов вкладывается в папки по видам хоз.деят.

Переплетенные документы сдаются в архив при этом срок хранения не должен быть менее 5 лет.

Ответственность за хранение документов несет главный бухгалтер. В случае кражи или гибели документов руководитель организации назначает комиссию по расследованию причин кражи или гибели. Результат работы комиссии отражается актом, который утверждает руководитель.

23. Инвентаризация

Инвентаризация - это проверка наличия имущества организации и состояния её финансовых обязательств на определённую дату путём сличения фактических данных с данными бухгалтерского учёта. Это основной способ фактического контроля за сохранностью имущественных ценностей и средств.

Количество инвентаризаций в году, время их проведения, объекты инвентаризации устанавливаются руководителем предприятия в приказе об учётной политике либо отдельным приказом.

Когда проводится обязательная инвентаризация:

ежегодно в четвёртом квартале перед составлением годовой бухгалтерской отчётности

при продаже имущества, сдаче в аренду,

при смене материально-ответственного лица,

при выявлении фактов хищений, злоупотреблений или порчи имущества,

после стихийного бедствия, пожара, аварии и т. п.

при реорганизации или ликвидации предприятия.

Инвентаризация организуется на основании письменного приказа руководителя организации. Для её проведения создаётся комиссия не менее трёх человек. В состав комиссии могут, в частности, быть включены специалисты необходимого профиля (бухгалтер, товаровед, технолог), представители службы внутреннего контроля предприятия.

Документы: инвентарная опись, сличительная ведомость (отклонения), акт инвентаризации.

Излишки по инвентаризации зачисляются в прочие доходы организации (сч. 91.1)

Недостача отражается в момент возникновения на сч. 94

Дальнейшая судьба недостачи отражается в учете следующим образом:

Если виновное лицо установлено, то сумма недостачи списывается на 73.2, либо 76

Если не установлено или его взыскание, установленного лица отказано судом, тогда сумма списывается в состав прочих расходов сч. 91.2

Основные реквизиты документов

ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает 30 реквизитов, которые используются при подготовке и оформлении документов.

1. Государственный герб РФ. Его помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом «О Государственном гербе Российской Федерации».

2. Герб субъекта РФ. Его помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов РФ.

3. Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания). Ее помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации).

4. Код организации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

5. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица.

6. Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

7. Код формы документа по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

8. Наименование организации должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Над наименованием организации указывают сокращенное или полное наименование вышестоящей организации при наличии таковой. Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации, и помещают в скобках ниже полного или за ним.

9. Справочные данные об организации. Они включают в себя: почтовый адрес; номер телефона и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и другое).

10. Наименование вида документа должно быть определено уставом (положением об организации) и соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000).

11. Дата документа. Она оформляется арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 8 марта 2007 года следует оформлять как 08.03.2007. Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например 08 марта 2007 г., а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например 2007.03.08.

12. Регистрационный номер документа. Он состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и т. д.

14. Место составления или издания документа. Его указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации».

15. Адресат. Это организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресации документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже.

16. Гриф утверждения документа. Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения. При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне. При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера.

17. Резолюция. Она включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату.

18. Заголовок к тексту. Он включает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа. Заголовок может отвечать на вопросы «о чем (о ком)?».

19. Отметка о контроле над исполнением документа. Она обозначается буквой «К», словом или штампом «Контроль».

20. Текст документа составляется в соответствии с языком управленческих документов (см. далее).

21. Отметка о наличии приложения; оформляется следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если приложение направляют не по всем указанным в документе адресам, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.

В приложении к распорядительному документу (постановлениям, приказам, распоряжениям, правилам, инструкциям, положениям, решениям) на его первом листе в правом верхнем углу пишут Приложение № с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера.

22. Подпись. В состав этого реквизита входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное – на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

23. Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования.

24. Визы согласования документа. Согласование документа оформляют визой согласования документа, включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу. Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа. Для документа, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа. Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования. Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения.

25. Оттиск печати. Он заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи. Документы заверяют печатью организации.

26. Отметка о заверении копии. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения.

27. Отметка об исполнителе. Она включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

28. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело. Она включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

29. Отметка о поступлении документа в организацию содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости – часы и минуты). Допускается проставлять в виде штампа.

30. Идентификатор электронной копии документа. Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

6.1.6. Печать документов В печати документов нет ничего сложного, но перед тем, как выбрать команду меню Файл?Печать (или щелкнуть на кнопке Печать панели инструментов Стандартная), убедитесь, что принтер, на котором вы хотите распечатать документ, выбран в программе как

Сохранение документов После набора текста в программе Блокнот его необходимо сохранить. Для этого в меню Файл выполните команду Сохранить. Появится окно сохранения документа (рис. 1.18). По умолчанию система предлагает сохранить файл в папке Документы, с чем вы можете