Лист заверитель дела образец заполнения. Отличный секретарь. требования к оформлению дел, принимаемых в архив

Согласно «Основным Правилам работы архивов организаций» , утв. Коллегией Росархива от 06.02.2002 все дела постоянного либо временного хранения (больше 10 л.) подлежат полному оформлению. Это значит, что дело требуется подшить либо переплести, а также пронумеровать. Затем требуется подготовить лист-заверитель и, если есть необходимость, внутреннюю опись приобщенных документов. Эта же норма оговорена и в Правилах архивного дела , утв. Минкультуры (Приказ №526 от 31.01.2015). К сведению, именно на эти два нормативных акта следует опираться при подготовке дел для их последующей передаче на сохранение в архив.

Отсюда следует, составление листа-заверителя является обязательным требованием при полном оформлении дела, которое передается для архивного сохранения как минимум на 10 л. Это важный документ, который содержит обязательную информацию о количестве пронумерованных листов дела, внутренней описи, прочие нюансы нумерации.

Составление, подготовка листа-заверителя производится по большей части с применением норм и предписаний, определяемых Правилами, утв. Приказом Минкультуры РФ № 526 от 31.03.2015.

Формат, бланк листа-заверителя

Итак, до передачи дела на сохранение его нужно оформить в общеустановленном порядке. Для этого понадобится помимо прочего заполнить лист-заверитель, указав в нем число листов дела, их действительное физическое состояние и нюансы нумерации. Следует заметить, что речь идет о делах, которые оформлены на бумажном носителе.

Для листа-заверителя предусмотрен типовой одностраничный бланк. Один его вариант, более поздний, представлен Приложением № 9 Правил, утв. Росархивом , а второй – Приложением № 8 Правил, утв. Минкультуры РФ . Оба варианта практически идентичны и предусматривают занесение одних и тех же данных.

В отличие от первого, второй бланк, введенный распоряжением Минкультуры РФ (Прил. № 8), дополнен еще одной строкой. В ней нужно детализировать подшитые и пронумерованные листы, т. е. указывать №№ первого и последнего листа. В остальном, как форма, так и порядок заполнения бланка на 2019 г. не претерпели никаких изменений и остались прежними.

Считается, что Правила, которые утверждены Росархивом, носят скорее методический характер, а Правила, утв. Приказом № 526 Минкультуры РФ, – нормативный. Для целей практического применения последний документ имеет доминирующее значение. Соответственно, далее будет рассматриваться форма листа-заверителя, введенного более актуальным распоряжением Минкультуры.

Содержание листа-заверителя, оформляемого к делу: что следует заполнять

Его типовой бланк включает типовые реквизиты документа, а также информацию, касающуюся дела, оформляемого для архивного хранения. Структура бланка предусматривает занесение следующей информации:

№, название, дату составления;
занимаемую должность, собственноручную подпись составителя с последующей расшифровкой;
суммарное число листов дела;
литерные и пропущенные №№ листов при их наличии;
число листов внутренней описи;
сведения о действительном физическом состоянии дела с указанием числа листов.

Оформленное дело должно иметь шаблонный состав, отмеченный выше назваными нормативными актами. В частности, обложку, титул, внутреннюю опись, приобщенные, подшитые документы, лист-заверитель.

Как установлено, такие дела должны включать не больше 250 страниц при толщине до 4 см. К ним приобщают по экземпляру каждого документа за один конкретный год. Исключением могут быть судебные, переходящие либо личные дела, которые ведутся на протяжении всего периода трудовой деятельности работника.

Приложения, при их наличии, присоединяют к документам. Если одно приложение включает более чем 250 листов, его оформляют отдельным томом, о чем в документе делается соответствующая отметка.

Как правильно подготовить лист-заверитель

При оформлении следует учесть нормы п. 3.6.16 Правил , утв. Росархивом. Ими, как, собственно и порядком, введенным Минкультуры, установлено, что составлять лист-заверитель надлежит на обособленном листе, если речь идет о деле либо картотеке. Если же он оформляется к книге, то тогда его составляют на обратной стороне последнего чистого листа книги. При заполнении бланка рекомендуется принять во внимание следующие пояснения:

№ документа определяется согласно номенклатуре дел.
Число страниц дела прописывают в листе-заверителе сначала цифрами, а затем прописью. Внутренняя опись в расчет не берется.
Литерные номера – это номера с буквой, которые используются тогда, когда опущена одна либо ряд страниц (к примеру, 1а, 19б). Чтобы ничего не перенумеровывать, опущенным страницам присваивают номера с буквами.
При отсутствии данных, когда нет, например, опущенных либо литерных страниц, в пустующих строках проставляют прочерки.
Число листов внутренней описи также записывают последовательно, сначала цифрами, а потом прописью.
Под особенностями физического состояния дела, которые нужно указать в таблице, подразумевают отличительные специфические черты, характерные именно для него. Ими могут быть: поврежденные, трудночитаемые страницы, наличие наклеенных фото, конвертов с содержимым, крупномасштабные листы и др. При отсутствии таковых таблица перечеркивается буквой Z.
Должность ответственного составителя, его собственноручная подпись с расшифровкой указываются обычным порядком.

Нередко после оформления и сдачи дела на сохранение в его состав вносят изменения. Такое случается по разным причинам: при повреждении документов либо когда требуется заменить подлинный документ ксерокопией.

Какие бы изменения не вносились в состав дела, их всегда нужно фиксировать. Обычно это делается при помощи акта, где их отмечают. Далее делается соответствующая пометка в листе-заверителе со ссылкой на данный акт, заверенная подписью ответственного полномочного сотрудника архива.

Пример 1. Образец заполнения бланка листа-заверителя

Рассматриваемый образец листа-заверителя составлен делопроизводителем Б. Л. Разниченко. В бланк занесены следующие сведения:

№ листа-заверителя («15/2019»).
Общее число подшитых и нумерованных листов (указано цифрами «50» и прописью «пятьдесят»), а также:

присутствующие литерные №№ листов («11а» и «14а»);
№№ листов, которые пропущены («35» и «40»);
листы внутренней описи (указаны цифрами «2» и прописью «два»);

Сложенная напополам план-схема формата А3 на 5 стр.

Лист-заверитель датирован 09.08.2019 и подписан собственноручно делопроизводителем Б. Л. Разниченко. Использованные данные в предложенном образце условны. Для заполнения взят бланк, утв. Приказом Минкультуры РФ № 526 (см. бланк № 1, представленный выше в таблице). Сведения, которые занесены в него, выделены желтым цветом.

Прочие требования к оформлению дел, передаваемых на архивное хранение

Обращаясь вновь к методической основе Правил Росархива, отдельное внимание следует уделить некоторым особенностям полного оформления дел постоянного (временного) хранения. Данный момент важен особенно в части систематизации, обработке, группировки документации. Самоочевидно, правильный подход к данному этапу процедуры и соблюдение общих требований к оформлению упрощает весь процесс подготовки дел для последующей передачи их на сохранение.

Стандартно приобщаемые к делу документы попросту переплетают либо подшивают в твердую картонную обложку (на 4 протокола). При этом все булавки и прочие металлические крепления убирают. Невостребованные трудовые, военные билеты и т. п. документы вкладывают в конверт, а его подшивают к делу. Если таких невостребованных документов много, то их оформляют описью автономно. Далее, в порядке очередности, в конце оформляемого дела подшивают чистый лист-заверитель, а в его начале – бланк внутренней описи, используемой и для учета ценной документации.

Особое внимание следует обратить на особенности нумерации приобщаемых документов, которые детально описаны в п. 3.6 Правил, утв. Росархивом. Данный момент действительно важен, поскольку правильная расстановка страниц обуславливает точное, адекватное полное оформление всего дела, в том числе и листа-заверителя.

Итак, согласно предписаниям Росархива, все листы подлежат валовой нумерации, что характерно, именно арабскими цифрами. Но бланк заверителя она не затрагивает, а опись нумеруется обособленно, отдельным порядком. Также отдельно проводится нумерация томов и частей, а на иллюстративных материалах (фото, диаграммах, прочее) номера страниц проставляют вверху, на обратной стороне листа.

Каждый сложенный лист (применительно к формату А3 и А2) нумеруется в развернутом виде по верхнему полю справа. Лист, на котором вплотную приклеены фото, вырезки и прочая документация, следует нумеровать одним листом. Если документы приклеены к листу одним краем, то все нужно нумеровать по-отдельности.

И еще один нюанс, который следует учесть. Конверты с содержимым тоже нумеруют порознь: сначала сам конверт, а затем, по очереди, все вложения. Нередко к делу приобщают периодику. Как правило, такие документы, особенно печатные издания, имеют собственную нумерацию. Если она «вписывается» в расположение листов, то ее разрешается сохранять. Если нет, то в данном издании (иной документ) проставляются номера общим порядком.

Распространенные ошибки при подготовке листа-заверителя

Ошибка 1. Нельзя размещать оформленный надлежащим образом лист-заверитель на лицевой главной стороне обложки сшитого дела. Также запрещается прикреплять его к последнему документу в деле даже к его обратной части, на которой ничего нет.

На практике применяется два способа размещения листа-заверителя, которые признаны правильными. Первый: его оформляют обособленно, на отдельном листе и подшивают в конце дела. Второй: в готовом виде подклеивают верхнюю часть листа-заверителя к обратной стороне верхней обложки. Последний вариант используется тогда, когда дело подшили, переплели без листа-заверителя.

Ошибка 2. Лист-заверитель к делам преходящего хранения оформлять не требуется. Как правило, такие дела не нумеруют, не сшивают. Их обычно подшивают в папках и в таком виде оставляют на временное сохранение в организации. После завершения срока хранения их уничтожают.

Важно! Временное хранение дела означает период его сохранения до 10 лет.

Ответы на часто задаваемые вопросы

Вопрос №1: Что предпринять, если при подготовке дела к сдаче на сохранение обнаружено много ошибок именно в нумерации листов?

П. 3.6.15 Правил Росархива гласит, что в подобных ситуациях производится их перенумерация. Как это происходит? Предыдущие (старые) номера попросту зачеркивают, а вместо них записывают новые. Что важно, при перенумерации составляется другой лист-заверитель, но старый при этом не изымается – его просто перечеркивают и оставляют в деле.

Если ошибок не много, то, согласно Правилам, при подготовке дела к сдаче в госархив разрешается использовать литерные номера листов. Но подобное использование нужно предварительно согласовывать с самим госархивом.

При подсчете следует приплюсовать литерные и учесть пропущенные листы. Так, к примеру, в деле всего 100 листов. Помимо них имеется один опущенный лист («51») и два литерных (21а и 21б). Подсчет производится так: 100 + 2 – 1 = 101. Итого суммарное число листов в деле равно 101.

Лист-заверитель – это документ, в котором отражаются особенности пронумерованного и сшитого дела, готового для сдачи в архив.

Две применяемые формы

1) Бланк документа можно найти в одном из приложений к «Основным Правилам работы архивов организаций». Но он является обязательным к использованию только бюджетными предприятиями, поскольку вышеназванные Правила регулируют работу архивов этих организаций, а, следовательно, и обязательны для исполнения только бюджетными предприятиями.

Обратите внимание! Эти Правила также регулируют документооборот и всех прочих работодателей, но только в части сохранности, описания, учета и использования документации. Это значит, что порядок оформления остается на усмотрение администрации организации.

2) Также бланк листа-заверителя может быть составлен в произвольной форме, но при этом должна сохраняться суть данного документа, то есть он должен отражать именно особенности дела, к которому прикреплен, а не другую информацию.

Где используется лист-заверитель?

Лист- заверитель используют в делах, которые передают на хранение в архив. В этом случае все документы можно разделить на два вида:

Дела, которые хранят долгое время или постоянно;
Дела, которые подлежат хранению до 10 лет включительно (так называемое временное хранение).

Дела временного хранения разрешается не нумеровать и не сшивать, а хранить просто в папках, в которые их подшивают. Следовательно, и никаких особенностей в этих делах не будет и лист- заверитель не нужен.

Но это только право, а не обязанность работодателей. На практике многие из них сшивают все документы независимо от срока хранения, особенно это относится к бухгалтерским и финансовым документам.

Лист-заверитель должен содержать следующие сведения:

Наименование документа - в данном случае «лист-заверитель» и номер дела, к которому он прикрепляется;
Количество листов в прошитом деле, а ниже даются пояснения в случае, если в деле есть номера с литерами (1а, 2а и т. д), пропущенные номера (например, после стр. № 5 сразу идет №7);
Далее указывается количество листов в описи дела;
Затем идет таблица, в которой указываются особенности тои или иной страницы (например, страница № 18 - фотография);
Подпись работника, составившего лист-заверитель, его должность, ФИО и дата.

Куда подшивать/вклеивать лист заверитель?

Обычно лист-заверитель подшивают на отдельном листе в конце дела. Но если по какой-либо причине этого сделать не удалось, то можно вклеить лист-заверитель к оборотной стороне верхней обложки, причем подклеивается только его верхняя часть (кромка).

Куда запрещено помещать лист-заверитель:

На лицевую часть обложки сшитого дела;
На чистую оборотную часть документа, который идет последним в деле.

Табель учета рабочего времени (форма Т-12 и Т-13)
Личная карточка работника (форма Т-2)
Приказ о направлении в командировку (форма Т-9 и Т-9а)
Лицевой счёт работника (форма Т-54)
Образец заполнения формы Т-10

Готовите документы к передаче в архив? Не забудьте составить лист-заверитель дела. Внесите в соответствующий бланк сведения о количестве листов и их физическом состоянии. Разъясните особенности нумерации. Из статьи вы узнаете:

зачем нужен лист-заверитель и обязательно ли его оформление;
как составляется лист-заверитель личного дела;
лист-заверитель личного дела: образец оформления;
какие сведения указывают при заполнении листа-заверителя;

Лист-заверитель в системе учетных документов Современное делопроизводство представляет собой отдельную сферу деятельности, посвященную вопросам документирования, а также организации работы с документацией.

Лист-заверитель дела: содержание и оформление

Лист-заверитель тогда вклеивается за верхнюю часть листа на внутренней стороне обложки дела. Можно ли вносить изменения в лист-заверитель? Правила-2015 требуют фиксирования в листе-заверителе всех изменений в физическом состоянии или в составе дела. Физическое состояние вопросов не вызывает, но неужели может измениться состав прошитого дела? Да, может.
Яркий пример – невостребованные трудовые книжки, про которые мы говорили неделю назад. Так как за ними могут прийти в любой момент, книжки про прошивке тома не прокалываются. Прокалываются конверты, в которые они вложены, причем 1 конверт соответствует одному листу дела.
Если через несколько лет человек или его родственники затребовали эту книжку, то мы выдаем ее в общем порядке. После этого не забываем сделать соответствующую запись в листе-заверителе дела, иначе получится, что книжку мы потеряли прямо из дела.

Как оформить лист заверитель личного дела

Специфика составления внутренней описи документов личного дела состоит в том, что она включается в дело сразу же при его заведении и заполняется по ходу его ведения. Именно поэтому во внутренней описи предусмотрено отражение включения в личное дело новых документов, а также изъятия документов из личного дела, замены подлинников копиями (фиксируется в графе «Примечание»). Если дело уже переплетено и подшито, заверенная составителем внутренняя опись документов подклеивается верхним краем к внутренней стороне лицевой обложки.

Обратите внимание, что при подготовке дела к сдаче в архив листы внутренней описи нумеруются отдельно от листов личного дела. После увольнения работника его личное дело закрывается, то есть извлекается из папки, и прошивается. При этом важно не забыть оформить лист-заверитель.

Лист-заверитель дела

Лист-заверитель составляется в деле на отдельном листе, в книгах — на оборотной стороне последнего чистого листа, в картотеках — на отдельном чистом листе формата карточки. Лист-заверитель дела составляется по установленной форме (приложение 9), в которой указываются цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела, количество листов внутренней описи, оговариваются особенности нумерации номеров дела (наличие литерных номеров дела, пропущенных номеров, номеров листов с наклеенными фотографиями, номеров крупноформатных листов, конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов), а также указывается наличие в деле типографских экземпляров брошюр с количеством листов в них, если они не были отмечены в общей валовой нумерации в деле. Лист-заверитель дела подписывается его составителем.

Бланкер.ру

Министерством культуры (Приказ №526 от 31.01.2015), заполнение листа-заверителя входит в процедуру оформления дел на бумажном носителе наряду с подшивкой документации, ее нумерацией, составлением внутренней описи и оформлением обложки. Его форма определена нормативными требованиями к организации хранения архивных документов. Образец бланка листа-заверителя дела содержится в Приложении N 8 к Правилам архивного дела.

Справка К стандартным реквизитам бланка относятся:

Название вида документа;
Наименование должности составителя;
Подпись;
Расшифровка;
Дата составления;

В бланк вносят следующую информацию: Общее количество листов дела (указывают прописью и цифрами); Литерные номера; Пропущенные номера; Особенности физического состояния и формирования дела; Рекомендованный для оформления бланка формат бумаги - А4.

Внимание

На обложке дел постоянного хранения предусматривается место для наименования государственного архива, в который дела организации будут приняты, обозначения кодов государственного архива и организации. При изменении наименования организации (структурного подразделения) в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другую организацию (в другое структурное подразделение) на обложке дела указывается новое наименование этой организации или организации-правопреемника, а прежнее наименование организации (структурного подразделения) заключается в скобки. Заголовок дела на обложке дел переносится из номенклатуры дел организации, согласованной с экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения.

В необходимых случаях в заголовок вносятся уточнения (номера приказов, протоколов и др.).

Лист-заверитель является обязательным элементом оформления каждого дела постоянного срока хранения и личного дела. Лист-заверитель дела составляется на отдельном листе и помещается в конце дела. При сдаче в архив книг (журналов) заверительная надпись составляется на оборотной стороне чистого листа, в картотеках — на отдельном чистом листе формата карточки.

В листе цифрами и прописью указывается количество пронумерованных листов дела и отдельно, через знак «+» (плюс), количество листов внутренней описи (при ее наличии). В листе-заверителе оговариваются следующие особенности нумерации документов дела: наличие литерных номеров листа дела; наличие пропущенных номеров листов дела; наличие номеров листов с наклеенными фотографиями, документами, вырезками из газет; номера крупноформатных листов; номера конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов.

Оформляем дела на постоянное хранение

Не лишнее личное Поскольку для бюджетных организаций порядок ведения личного дела не регламентирован, рекомендуем работодателю принять локальный нормативный акт, в котором будут урегулированы вопросы ведения, оформления и хранения личных дел. К сведению. Дело - это документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку. Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа.

При ведении личных дел работников необходимо придерживаться строгих правил, даже если это не является обязательным требованием к работодателю. Важно помнить, что независимо от того, как называются заведенные папки («личные данные», «досье» или как-то иначе), в них содержатся персональные данные работника, поэтому необходимо соблюдать все требования, предусмотренные гл.

Личное дело сотрудника

Дело считается заведенным после включения в папку для хранения первого исполненного документа. При этом одновременного оформляется обложка заведенного дела. Обложка дела оформляется по установленной форме (Приложение 3) На обложку заведенного дела выносятся следующие сведения: название организации; название структурного подразделения организации, в котором оно формировалось; индекс дела по номенклатуре дел; заголовок дела; срок хранения дела или надпись «Хранить постоянно» (переносятся из номенклатуры дел).
На обложке дел постоянного хранения предусматривается место для наименования государственного архива, в который дела организации будут приняты, обозначения кодов государственного архива и организации.

3.6. требования к оформлению дел, принимаемых в архив

Крайними датами дел, содержащих организационно-распорядительную, творческую и иную документацию (протоколы, стенограммы, письма, доклады и т.д.), для которых точная датировка имеет важное значение, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), проставляются крайние даты документов дела, т.е. даты регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. Если делом является журнал регистрации приказов, распоряжений и т.п., то датой дела будут точные календарные даты первой и последней записей в журнале. Крайними датами дела, содержащего протоколы заседаний, являются даты утверждения (для документов, которые утверждаются) или составления первого и последнего протоколов, составляющих дело.
Крайними датами личного дела являются даты подписания приказа о приеме и увольнении лица, на которое это дело заведено.
Речь идет, например, о наличии в деле документов с неразборчивым текстом, склеенных листов (если большие схемы и т.п.), порванных листов, вклеенных фотографий, если имеются в деле конверты, а в них вложения и т.д. Лист-заверитель дела должен подписать его составитель, при этом делается расшифровка должности и подписи, проставляется дата. В процессе использования архивных документов при необходимости в дальнейшем в листе-заверителе делаются нужные отметки.
Если дело подшито без листа-заверителя, то его следует наклеить за верхнюю часть на внутреннюю сторону обложки дела. Но обычно он помещается после последнего документа и в таком виде дело прошивается. В начале статьи приведен пример заполнения листа-заверителя. Вы также можете скачать в формате doc образец листа-заверителя дела. Для оформления дела вам также может понадобиться образец внутренней описи документов дела.

Современное делопроизводство представляет собой отдельную сферу деятельности, посвященную вопросам документирования, а также организации работы с документацией. Одним из важнейших участков делопроизводственной деятельности считается формирование дел. Под термином “дело” понимаются документы, объединенные в совокупность по принципу принадлежности к одному участку работы. Дело объединяет документацию, относящуюся к одному и тому же вопросу. Так, например, это могут быть кадровые, отчетные или финансовые документы.

От верного распределения документации в дела зависит сохранность наиболее важных служебных бумаг, а также скорость их поиска при последующей работе. Огромное значение при формировании дел имеет систематизация и расположение документов внутри дела, т.е. принцип его формирования.

Опись относится к категории учетных документов и является, по сути, своеобразным оглавлением, перечнем. В описи указываются их порядковые номера, идентификационные индексы, названия, даты оформления, номера страниц. Необходимость и правила составления описей определяются внутренним нормативным актом: Инструкцией по делопроизводству, а также специальными положениями и инструкциями.

Лист-заверитель дела также можно считать учетным документом. Он содержит сведения об особенностях содержания дела в архиве учреждения и специфике его формирования. Его используют для того чтобы вести учет общего количества листов дела. Кроме того, в нем фиксируют особенности их нумерации.

Бланк листа-заверителя

Чтобы ускорить процесс формирования дел и унифицировать существующую учетную документацию, для таких документов как опись и лист-заверитель дела, на законодательном уровне разрабатывают и утверждают собственные специальные бланки.

Согласно Правилам архивного дела, утвержденным Министерством культуры (Приказ №526 от 31.01.2015), заполнение листа-заверителя входит в процедуру оформления дел на бумажном носителе наряду с подшивкой документации, ее нумерацией, составлением внутренней описи и оформлением обложки. Его форма определена нормативными требованиями к организации хранения архивных документов. Образец бланка листа-заверителя дела содержится в Приложении N 8 к Правилам архивного дела.

К стандартным реквизитам бланка относятся:

Название вида документа;
Наименование должности составителя;
Подпись;
Расшифровка;
Дата составления;

В бланк вносят следующую информацию:

Общее количество листов дела (указывают прописью и цифрами);

Литерные номера;

Пропущенные номера;

Особенности физического состояния и формирования дела;

Рекомендованный для оформления бланка формат бумаги - А4. Это должна быть отдельная страница, которая подшивается в дело последней. В ситуации, когда дело изначально оформлено и прошито без листа-заверителя, нет необходимости расшивать том, чтобы подшить в него бланк. Достаточно заполнить его и приклеить на верхнюю часть к внутренней стороне обложки. В результате оформленное дело будет выглядеть следующим образом:

Титульный лист;

Внутренняя опись;

Подшитые в дело служебные бумаги;

Лист-заверитель;

Заполнение листа-заверителя

При заполнении листа-заверителя дела следует придерживаться следующего алгоритма:

Указать номер дела, присвоенный в соответствии с номенклатурой дел;

Цифрами и прописью указать общее количество пронумерованных страниц, подшитых в том (отметим, что внутренняя опись при этом не учитывается);

Указать номера крайних листов, например: “С № 1 по №308”;

Перечислить литерные номера.

Под литерным номером подразумевают номер с буквой, например: 11а, 24б. Такие номера появляются в ситуации, когда при нумеровании была случайно пропущена одна или несколько страниц. Для того чтобы не переделывать нумерацию, пропущенным листам присваивается предыдущий номер с буквой, например: 33, 34, 34а, 34б, 35.

Перечислить пропущенные номера;

Если в деле не оказалось пропущенных и литерных листов, необходимо поставить прочерки в соответствующих строках бланка листа-заверителя.

Отметим, что количество пропущенных и литерных листов необходимо учитывать при подсчете общего количества пронумерованных листов. Так, например, если последний лист тома имеет номер 264, но в деле содержатся литерные листы 34а и 34б, а также пропущен лист номер 647, общее число листов будет рассчитываться следующим образом: 264+2-1=265.

Указать количество листов внутренней описи;

Заполнить графы таблицы об особенностях физического состояния и формирования дела. В левой колонке при этом необходимо классифицировать особенность, в правой - указать номера листов, на которых она встречается.

К подобным особенностям можно отнести:

Наклеенные фотографии;
Нестандартный (крупный) формат;
Наличие конвертов с вложениями (в таблице указывается не только факт наличия конверта, но и количество вложенных в него листов);
Физические повреждения (например, порванные или залитые водой страницы, трудно читаемые ксерокопии);
Наличие типографских экземпляров брошюр (если количество страниц не указано в общей нумерации, его нужно привести в таблице);

Если документы дела не имеют подобных особенностей, таблицу необходимо перечеркнуть буквой Z.

Указать наименование должности лица, составившего лист-заверитель, поставить подпись и расшифровать ее.

Проставить дату оформления;

В некоторых случаях после оформления дела в его состав и состояние могут быть внесены изменения. Так, например, некоторые документы могут получить повреждения в процессе хранения. Или появится необходимость заменить копией оригинал той или иной служебной бумаги. В качестве дополнительного примера можно привести трудовые книжки, которые не подшиваются в дело, а вкладывают в конверт. По прошествии некоторого времени бывший сотрудник или его родственники могут затребовать трудовую книжку из архива, что приведет к изменению состава дела. В таком случае все внесенные изменения необходимо зафиксировать в соответствующем акте и сделать отметку в листе-заверителе дела со ссылкой на этот акт.

Запись в этом случае будет выглядеть следующим образом:

Выдана трудовая книжка (лист 58), в Книгу учета движения трудовых книжек внесена соответствующая запись №118.

Руководитель архивного отдела Васильева П.К. П.К. Васильева

Отметим, что правильное оформление дел (в том числе заполнение листа-заверителя) способствует сохранности документов и значительно ускоряет их поиск для дальнейшего использования. Кроме того, правильная группировка документации и ее систематизация позволяет облегчить такие процессы как проведение экспертизы ценности и подготовка документов к передаче на архивное хранение.

Вложенные документы:

Лист-заверитель дела

Скачать бланк листа-заверителя

Скачать образец заполнения

Две применяемые формы

Где используется лист-заверитель?

Дела, которые хранят долгое время или постоянно;
Дела, которые подлежат хранению до 10 лет включительно (так называемое временное хранение).

Образец листа-заверителя

Лист-заверитель должен содержать следующие сведения:

Наименование документа - в данном случае «лист-заверитель» и номер дела, к которому он прикрепляется;
Количество листов в прошитом деле, а ниже даются пояснения в случае, если в деле есть номера с литерами (1а, 2а и т. д), пропущенные номера (например, после стр. № 5 сразу идет №7);
Далее указывается количество листов в описи дела;
Затем идет таблица, в которой указываются особенности тои или иной страницы (например, страница № 18 - фотография);
Подпись работника, составившего лист-заверитель, его должность, ФИО и дата.

Куда подшивать/вклеивать лист заверитель?

Куда запрещено помещать лист-заверитель:

На лицевую часть обложки сшитого дела;
На чистую оборотную часть документа, который идет последним в деле.

Мы подобрали для вас лучшие предложения для ИП и ООО по открытию расчетного счета.

Открытие расчетного счета в банке «Тинькофф»

6 месяцев бесплатно для новых ИП и малого бизнеса (ООО).
Открытие за 1 день.
Интеграция с онлайн бухгалтерией (автоматический расчет УСН, ЕНВД, страховых взносов).
6% на остаток по счету.

Подать заявку на регистрацию счетаза 9 минут

Открытие расчетного счета в банке «Точка»

Бесплатное открытие расчётного счёта.
3 месяца бесплатного обслуживания.
7% годовых на остаток каждый месяц.

Подать заявку на регистрацию счеталучший мобильный банк 2015, 2016, 2017

Открытие расчетного счета в банке «Восточный банк»

3 месяца бесплатно.
Овердрафт сразу после открытия.
Онлайн регистрация счета.

Подать заявку на регистрацию счетакредит для бизнеса сразу после открытия счета

Открытие расчетного счета в банке «Открытие»

Обслуживание 0 руб. в месяц.
Онлайн регистрация.

Подать заявку на регистрацию счетаспецпредложения от AmoCRM, Tilda, Shiptor, Insales

Открытие расчетного счета в банке «ВТБ»

Бесплатное открытие расчетного счета.
Бесплатное обслуживание 3 месяца.
Онлайн регистрация.
Переводы и операции с наличными 0 руб.

Подать заявку на регистрацию счетапереводы наличных 0 руб. комиссия

Бланкер.ру

Лист-заверитель дела – документ, содержащий информацию об особенностях содержания и формирования определенного дела в архиве организации, включая количество пронумерованных страниц каждого дела.

Лист-заверитель дела в обязательном порядке должен быть составлен на отдельном листе, в котором фиксируются:

количество листов дела;
литерные номера;
пропущенные номера (в случае, если были найдены ошибки нумерации ее не стоит переделывать).

Таким образом, для листов с номерами 1, 2, 2а, 3, 4 … – лист 2а будет литерный т.к. первоначально он не был пронумирован. Следует иметь в виду, что при наличии внутренней описи необходимо отдельно указывать количество ее листов. Особенности состояния и формирования дела заполняют только в том случае, если речь идет о документах с неразборчивым текстом, склеенных или порванных листов и т.д. В случае, если дело подшито без составления листа-заверителя, то его следует прикрепить на внутреннюю сторону обложки дела или же наоборот – поместить после последнего документа и прошить.

Лист-заверитель дела должен быть подписан его составителем. При этом необходимо дать расшифровку должности и подписи, а так же проставить дату. В процессе использования единиц хранения в случае необходимости в лист-заверитель могут вноситься нужные отметки.

Составление заверительной надписи (листа-заверителя)

1. В конце дела для учета количества листов на отдельном листе-заве- рителе дела составляется заверительная надпись по установленной форме, в которой:
- цифрами и прописью указывается количество пронумерованных листов дела;
- оговариваются все особенности в нумерации и физическом состоянии документов в деле: литерные и пропущенные номера листов; номера листов с наклеенными документами; номера листов с конвертами и вложениями в них; номера крупноформатных листов, карт, рисунков, конвертов с вложениями и т. д.;
- указывается наличие в деле типографских экземпляров брошюр с количеством листов в них, если они не были отмечены в общей валовой нумерации в деле.
2. Лист-заверитель дела может быть заранее изготовлен с помощью множительной техники и вложен в дело последним листом, перед переплетом или подшивкой.

Пример оформления листа-заверителя дела

3. Если дело было переплетено или подшито, лист-заверитель наклеивают на верхнюю часть на внутренней стороне обложки дела. Лист- заверитель в случае необходимости может быть вклеен на внутреннюю сторону обложки книги, журнала.
4. Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления.
5. Все последующие изменения в составе и состоянии дела (замена подлинных документов копиями, присоединение новых документов и др.) отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт.
6. Лист-заверитель запрещается выносить на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа. Если дело подшито или переплетено без бланка листа-заверителя, он наклеивается за верхнюю часть листа на внутренней стороне обложки дела.

Составление внутренней описи документов дела, которая представляет собой учетный документ, содержащий перечень документов дела с указанием порядковых номеров документов, их индексов, названий, дат, номеров листов.

1. Необходимость составления внутренней описи документов дела определяется инструкцией по ведению делопроизводства в учреждении, а также специальными инструкциями и положениями.
2. Внутренняя опись составляется для учета документов определенных категорий дел:
- особо ценные;
- личные дела;
- судебные и следственные дела и т. д.;
- дела, сформированные по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретного содержания документов;
- постоянного хранения;
- временного (свыше 10 лет) хранения;
- дел о присуждении ученых степеней и званий;
- дел на авторские свидетельства и патенты.
3. Внутренняя описьдокументов дела составляется на отдельном листе по установленной форме (см. Пример внутренней описи).
4. Внутренняя опись содержит:
- номер дела, документы которого внесены в данную опись;
- порядковый номер документа;

индекс документа;
дату документа;
вид документа и краткое содержание документа;
номера листов, на которых расположен документ;
примечание.

Пример внутренней описи

5. К описи составляют итоговую запись, в которой цифрами и прописью указывается количество листов самой внутренней описи и количество включенных в нее документов.
6. Внутренняя опись подписывается составителем с расшифровкой подписи и датой составления. Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела за верхний край.
7. В графе «Примечание» отражают со ссылками на соответствующие акты все изменения в составе дела (при изъятии, включении документов, замене их копиями). При необходимости составляют новую итоговую запись к внутренней описи и новую заверительную надпись дела.

Оформление обложки дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу выполняется по установленной форме (приложение 4).

Обложка дел постоянного хранения и документов поличному составу должна быть прочной. Для обложек дел, сдаваемых в государственный архив, применяется бескислотный картон.

Правила оформления обложки дел постоянного и долговременного хранения установлены ГОСТ 17914-72 «Обложки дел длительных сроков хранения. Технические условия», а также закреплены в Основных правилах работы архивов организаций. На обложке должны быть следующие данные:

название учреждения, указание на ведомственную подчиненность;
название структурного подразделения, в котором дело сформировано;
индекс и заголовок дела в соответствии с номенклатурой дел;
архивный шифр дела;
номер дела (тома, части) по годовому разделу сводной описи дел;
заголовок дела;
даты заведения и окончания дела;
аннотация к документам дела (для дел постоянного хранения, содержащих особо ценные документы);
количество листов в деле;
срок хранения дела.

Часть из перечисленных реквизитов выносится на обложку дела при его заведении. Однако при подготовке дел к передаче на дальнейшее хранение эти сведения уточняются и при необходимости корректируются.

Наименование организации, структурного подразделения на обложке дел постоянного хранения указывается полностью в именительном падеже и оформляется ниже верхнего поля с целью проставления наименования государственного архива, в который будут переданы дела данной организации на государственное хранение.

При наличии официально принятых сокращений наименований организации и вышестоящей организации их пишут в скобках после полного наименования. Если дело сформировано за период, когда название организации (структурного подразделения) менялось, то на обложке пишут старое и новое наименование организации (структурного подразделения), при этом прежнее наименование заключают в скобки.

Также поступают и в случаях, когда организация передается в другое министерство, когда структурное подразделение организации ликвидируется, а его функции передаются в другое подразделение и т. п.

Заголовок дела переносят на обложку в соответствии с номенкла турой дел с учетом изменений, которые были сделаны в процессе подготовки дел к оформлению. Если дело состоит из нескольких томов (частей), то на обложку каждого тома (части) выносят общий заголовок и заголовок каждого тома (части). В заголовок могут вноситься уточняющие сведения: номера приказов, протоколов, указание на копийность.

В связи с тем, что заголовок дела переносится на обложку из номенклатуры дел в начале года, он нуждается в обязательной проверке и часто в уточнении путем полистного просмотра документов. Следует помнить, что заголовок должен точно, кратко, в обобщенной форме отразить основное содержание документов. Сначала в заголовке должен быть указан вид дела (дело, переписка, документы, журнал и т. д.) или вид документов (протоколы, доклады, приказы, отчеты, акты). Затем указываются автор или корреспондент (если это переписка) и далее вопрос, отражающий содержание документов.

Индекс дела после переплета переносят на обложку из номенклатуры дел.

Аннотация к документам составляется в случаях, если вделе имеются:

особо ценные документы, содержащие сведения поличному составу, имеющие справочное значение;
документы, которые могут служить предметом самостоятельного поиска и наличие которых в деле не может быть определено по его заголовку.

Аннотация пишется после заголовка с красной строки. В аннотации дают ссылку на вид, дату, номер документа и его краткое содержание.

Если в заголовке дела содержатся распорядительные документы, то в него вносятся номера этих документов.

Дата дела обязательно указывается на обложке дела. Она должна соответствовать году заведения и окончания дела. На обложках дел, состоящих из нескольких томов (частей), проставляют даты каждого тома (части).

Датой дел, содержащих организационно-распорядительную документацию, являются крайние даты документов дела, т. е. даты регистрации самого раннего и самого позднего документа, помещенного в дело.

При обозначении дат используют буквенно-цифровой способ: число и год обозначают арабскими цифрами, а месяц - словами:

Если делом является журнал регистрации приказов, распоряжений и т. п., то датой дела будут точные календарные даты первой и последней записей в журнале.

Крайними датами дела, содержащего протоколы заседаний, являются даты утверждения или составления первого и последнего протоколов, составляющих дело.

Крайними датами личного дела являются даты подписания приказа о приеме и увольнении лица, на которое это дело заведено.

На обложках дел, содержащих годовые планы и отчеты, дата не проставляется, так как она отражена уже в заголовке дел.

Если в деле имеются документы (например, приложения, справки, обзоры и т. д.), дата которых не совпадает с датой дела, то под датой дела с новой строки делается запись: «В деле имеются документы за … год».

Если дата документа или отдельные ее элементы определены приблизительно, на основании анализа содержания документов, то проблемы колебания оговаривают, а дата или отдельные ее элементы заключают в квадратные скобки. Элементы даты, не абсолютно достоверные, сопровождают вопросительным знаком:

Количество листов в деле выносится на обложку в соответствии с данными заверительной надписи дела.

Срок хранения проставляют в соответствии с номенклатурой дел после сверки с ведомственным или типовым перечнем документов с указанием сроков хранения документов. Срок хранения, проставленный к началу делопроизводственного года, может быть уточнен по решению ЭК учреждения.

На делах постоянного хранения пишут «Хранить постоянно».

Архивный шифр дела оформляется, как правило, в архиве учреждения после того, как годовой раздел описи, содержащий данное дело, утвержден ЭПК архивного органа. В нем указываются номер фонда, номер подписи и номер дела.

Архивный шифр дел может быть проставлен на обложках дел постоянного хранения только по согласованию с государственным архивом, в который данная организация передает документы на государственное хранение.

На личных делах и других делах со сроками хранения свыше 10 лет архивный шифр проставляет архив организации после согласования описи дел по личному составу с ЭПК государственного архивного учреждения, согласования с ЭК организации и утверждения руководителем организации описи на дела со сроком хранения свыше 10 лет.

В конце года в надписи на обложках дел постоянного и долговременного хранения вносятся уточнения: проверяется соответствие заголовков дел содержанию подшитых документов; вводятся дополнительные сведения (например, номера приказов и протоколов, виды и формы отчетных документов), проставляются крайние даты.

Составление листа-заверителя дела

Лист-заверитель дела составляется в целях учета количества листов в деле по установленной форме (приложение 1). В заверительной надписи листа-заверителя дела указываются цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела, количество листов внутренней описи, оговариваются особенности нумерации листов дела и физического состояния документов дела, наличие литерных номеров листов дела, пропущенных номеров, номеров листов с наклеенными фотографиями (за исключением личных дел), номеров крупноформатных листов, конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов, а также указывается наличие в деле типографских экземпляров брошюр с количеством листов в них, если они не были отмечены в общей валовой нумерации в деле. Количество листов внутренней описи, которая нумеруется отдельно и помещается в начале дела, указывается в листе-заверителе дела после общего количества листов дела через знак + (плюс). Например, "в деле подшито и пронумеровано 100 (сто) листов + 5 листов внутренней описи".

Последующие изменения состава и состояния дела (повреждения, недостача документов, замена подлинников копиями и др.) отмечаются в листе-заверителе дела со ссылкой на соответствующий акт. Отметки заверяются делопроизводственной или архивной службой организации с указанием даты.

Лист-заверитель дела помещается в конце дела и оформляется на бланке или чистом листе бумаги формата А4. Для дел по личному составу, не имеющих конвертов с вложениями, допускается оформление листа-заверителя на листе бумаги формата А5. В книгах заверительная надпись указывается на оборотной стороне последнего чистого листа, в картотеках - на отдельном чистом листе формата карточки. Лист-заверитель дела подписывается составителем. Заверительная надпись в листе-заверителе дела должна быть написана разборчиво, с указанием должности, расшифровки подписи, личной подписи и даты составления.

Запрещается выносить лист-заверитель дела на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа. В тех случаях, когда дело уже подшито или переплетено без бланка листа-заверителя или чистого листа формата А4, он наклеивается за верхнюю часть листа на внутренней стороне обложки дела или может быть подшит в конце этого дела.