Кому положен дополнительный отпуск? Дополнительные отпуска Дополнительный оплачиваемый отпуск сколько дней

За работником, находящимся в ежегодном оплачиваемом отпуске, сохраняется средний заработок (ст. 114 ТК РФ). Поэтому на специалистах кадровой службы и бухгалтерии организации лежит обязанность правильно определить стаж работы, дающий право на ежегодный оплачиваемый отпуск, рассчитать и выплатить работникам отпускные.

Не позднее, чем за две недели до наступления календарного года в организации должен быть утвержден график предоставления оплачиваемых отпусков (ст. 123 ТК РФ). Этот график обязателен как для работников, так и для работодателя.

Р. по согласованию с руководителем департамента, в котором работала, написала заявление о предоставлении ежегодного отпуска в соответствии с графиком отпусков. О том, что данное заявление не было подписано, Р. сообщили только перед отлетом к месту проведения отпуска. Впоследствии она была уволена за прогулы.

Р. обратилась во Фрунзенский районный суд г. Владивостока с иском о восстановлении на работе и оплате вынужденного прогула. Как установил суд, истице согласно графику отпусков должны были предоставить отпуск. Приказа о его перенесении на другое время не было.

Таким образом, работодатель нарушил права истицы, предусмотренные ч. 5 ст. 37 Конституции РФ, ст. 114, 122, 123 ТК РФ. Ее невыход на работу вызван уважительными обстоятельствами и не может быть основанием для расторжения трудового договора за грубое нарушение работником трудовых обязанностей - прогул. Суд признал увольнение незаконным и восстановил истицу на работе в прежней должности с выплатой ей среднего заработка за время вынужденного прогула, а также компенсации за причиненный ей моральный вред .

Документальное оформление отпуска

При предоставлении отпуска работнику необходимо уделить особое внимание правильному оформлению документов.

Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 утверждены следующие унифицированные формы первичной учетной документации, составляемые при предоставлении работнику отпуска:

Форма № Т-7 «График отпусков»;

Форма №Т-6 «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику»;

Форма № Т-6а «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам»;

Форма № Т-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику».

Приказ о предоставлении отпуска подписывает руководитель организации или уполномоченное им лицо. Работник должен быть ознакомлен с данным приказом под роспись.

В судебной практике встречаются случаи, когда работник уходил в отпуск по устной договоренности с руководителем, приказы о предоставлении отпуска не оформлялись либо не подписывались. После увольнения работник в судебном порядке требовал выплаты компенсации за якобы неиспользованные отпуска. В таких ситуациях суд, как правило, вставал на сторону работника, так как организация не могла подтвердить документально, что работник фактически использовал отпуск.

Кроме того, не оформив соответствующие документы, организация может столкнуться с претензиями налоговых органов, касающимися признания в расходах, уменьшающих налогооблагаемую прибыль, сумм выплаченных работнику отпускных.

По мнению налоговых органов, при отсутствии указанных унифицированных форм первичной учетной документации организация не вправе учитывать суммы расходов по оплате труда работникам, сохраненные на период ежегодного отпуска, так как не выполняется критерий документальной подтвержденности расходов (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Ежегодный основной оплачиваемый отпуск

Отпуска подразделяются на ежегодные основные и дополнительные оплачиваемые отпуска.

Продолжительность ежегодного основного оплачиваемого отпуска составляет 28 календарных дней. ТК РФ предусмотрено предоставление удлиненного основного отпуска работникам моложе 18 лет (ст. 267), педагогическим работникам образовательных учреждений (ст. 334), а также некоторым другим категориям работников, что закреплено в соответствующих федеральных законах.

Согласно ст. 116 ТК РФ ежегодные дополнительные оплачиваемые отпуска предоставляются работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, работникам, имеющим особый характер работы, работникам с ненормированным рабочим днем, работникам, работающим в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, а также в других случаях, предусмотренных Кодексом и иными федеральными законами.

По вопросу налогообложения сумм оплаты таких отпусков ЕСН и НДФЛ Минфин России придерживается позиции, согласно которой суммы доплат за работу с особыми условиями труда в соответствии со ст. 146 и 164 ТК РФ не являются компенсациями. Указанные доплаты облагаются и ЕСН, и НДФЛ, так как не указаны в перечне выплат, освобождаемых от налогообложения (ст. 238, 217 НК РФ) .

2. Ежегодные дополнительные оплачиваемые отпуска работникам с ненормированным рабочим днем

В соответствии с ТК РФ работникам с ненормированным рабочим днем предоставляется ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск. Его продолжительность не может быть менее трех рабочих дней, но каким-либо максимальным количеством дней закон такой отпуск не ограничивает. Следовательно, организация вправе установить в коллективном договоре или правилах внутреннего трудового распорядка любой срок дополнительного отпуска - от трех дней и более, но, конечно, в разумных пределах.

Для целей налогообложения прибыли расходы на оплату ежегодного дополнительного отпуска за учитываются в фактически начисленных размерах при соблюдении предусмотренного законодательством порядка предоставления этого отпуска (т. е. если предоставление дополнительного отпуска оговаривается в коллективном договоре или ином внутреннем документе для конкретных должностей работников, а также в трудовом договоре указано, что работнику установлен ненормированный рабочий день и есть ссылка на коллективный договор или иной подобный документ) . Аналогичной позиции придерживаются и суды .

В то же время при учете расходов на оплату дополнительных отпусков за ненормированный рабочий день следует иметь в виду, следующее. ТК РФ не содержит положения о том, что отпуск за ненормированный рабочий день предоставляется только тем работникам, которые фактически в соответствующем периоде привлекались к работе за пределами нормальной продолжительности рабочего времени, установленной законодательством. Следовательно, у работника с ненормированным режимом рабочего времени есть право на дополнительный оплачиваемый отпуск в любом случае независимо от того, работал он за пределами нормальной продолжительности рабочего дня или нет. Значит, трудовым законодательством предусмотрена обязанность работодателя оплатить такой отпуск.

Однако мнение Минфина России по этому вопросу - о возможности учитывать такие расходы при расчете налога на прибыль, если работник в периоде, за который предоставляется дополнительный отпуск, не привлекался к такой работе, в разные годы менялось.

Так, в Письме от 28.01.2005 № 03-03-01-04/1/38 Минфин России разъяснил, что если сотрудник относится к категории лиц, которым дано право на дополнительный отпуск, но в течение года он фактически не привлекался к сверхнормативной работе, то отпускные все равно учитываются в составе расходов на оплату труда.

В более позднем Письме от 06.02.2007 № 03-03-06/2/17 уже говорится о том, что расходы на оплату дополнительного отпуска могут быть учтены в расходах, только если все случаи работы сверх нормальной продолжительности рабочего дня оформлены локальным нормативным актом (например, приказом).

Следовательно, если нет доказательств того, что работник привлекался к работе за пределами нормальной продолжительности рабочего времени (например, отсутствуют письменные распоряжения работодателя), то возможны споры с налоговыми органами о правомерности учета подобных расходов в уменьшение налоговой базы по налогу на прибыль.

3. Ежегодные дополнительные оплачиваемые отпуска, предоставляемые работникам по инициативе организации

ТК РФ предоставляет работодателю право самостоятельно устанавливать дополнительные отпуска отдельным категориям работников и в других случаях, кроме перечисленных в ч. 1 ст. 116, при наличии производственных и финансовых возможностей.

Вместе с тем позиция Минфина России по вопросу о возможности учета в составе расходов оплаты отпусков, не предусмотренных законодательством, весьма противоречива.

Так, в Письме от 27.02.2006 № 03-03-04/1/143 Минфина России указано, что оплата дополнительного отпуска, предоставляемого в связи с работой в многосменном режиме, включается в состав расходов, учитываемых для налога на прибыль. В более позднем Письме от 29.12.2007 № 03-03-06/1/900 говорится о том, что организация не может отнести к расходам для целей налогообложения прибыли организаций расходы на оплату дополнительно предоставляемых по коллективному договору отпусков работникам, осуществляющим работу в многосменном режиме.

Изменение своей позиции Минфин объясняет тем, что специального порядка предоставления ежегодных дополнительных оплачиваемых отпусков работникам, осуществляющим работу в многосменном режиме, ТК РФ не предусмотрено.

Налоговики поддерживают позицию Минфина России, полагая, что оплата не предусмотренного законодательством дополнительного отпуска работникам не включается в состав расходов на оплату труда . Есть также решения судов, из которых явствует согласие с подобной позицией .

Сроки выплаты отпускных

Выплатить отпускные работнику необходимо за три дня до начала отпуска (ст. 136 ТК РФ). Невыплата отпускных в срок может повлечь неблагоприятные последствия для организации. Если это выявится трудовой инспекцией при проверке, то работодатель будет привлечен к административной ответственности за нарушение трудового законодательства в соответствии со ст. 5.27 КоАП. В случае задержки выплаты отпускных работнику должна быть выплачена денежная компенсация в размере не менее одной трехсотой ставки рефинансирования за каждый день задержки.

Кроме того, если отпускные не были своевременно выплачены, то работодатель по письменному заявлению работника обязан перенести ежегодный оплачиваемый отпуск на другой срок, согласованный с работником (с. 124 ТК РФ). Причем согласованию с работодателем подлежит только новый срок начала отпуска, а не сам факт переноса отпуска.

Для осуществления права работника на перенос отпуска согласие работодателя не требуется, поскольку, нарушив сроки оплаты отпускных, работодатель обязан перенести отпуск по заявлению работника. Данный вывод содержится и в кассационных определениях Судебной коллегией по гражданским делам Верховного суда Республики Карелия .

Компенсация за неиспользованный отпуск

После внесения изменений в ТК РФ уже однозначно решен вопрос о выплате компенсации за неиспользованный отпуск в случае, если работник не увольняется. Теперь законодательно разрешено заменять денежной компенсацией по письменному заявлению работника только ту часть каждого ежегодного оплачиваемого отпуска, которая превышает 28 календарных дней (ст. 126 ТК РФ).

Не допускается замена денежной компенсацией ежегодного основного оплачиваемого отпуска и ежегодных дополнительных оплачиваемых отпусков беременным женщинам и работникам в возрасте до 18 лет, а также ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска - работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, за работу в соответствующих условиях .

Если сотрудник не использует отпуска за предыдущие годы, он вправе получить денежную компенсацию за все дни неиспользованных отпусков только при увольнении.

Решение Фрунзенского районного суда г. Владивостока от 11.03.2004 № 2-183/04.

Утверждена Постановлением Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 21.11.75 № 273/п-20.

См. Письмо Роструда от 18.03.2008 № 657-6-0.

См. Письмо УФНС по г. Москве от 19.10.2005 № 20-12/75302.

См. Письма Минфина России от 28.12.2005 № 03-05-01-04/405, от 25.10.2005 № 03-05-01-04/334.

См. Письма Минфина России от 29.01.2007 № 03-03-06/4/6, от 06.05.2006 № 03-03-04/2/131, от 13.01.2006 № 03-03-04/2/5.

См., напр.: Постановление ФАС Северо-Западного округа от 17.10.2006 по делу № А56-28496/2005.

См. Письмо УФНС РФ по г. Москве от 11.01.2005 № 28-11/230.

См., напр. Постановление ФАС Уральского округа от 08.11.2005 № Ф09-4994/05-С.

См. Судебная практика по гражданским делам Верховного суда Республики Карелия за II полугодие 2004 г.

Ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск предоставляется работникам, занятым в определенных областях, а также работающим в особых режимах, в виде компенсации за неблагоприятные или тяжелые условия труда. В этой статье мы поговорим о том, каким работникам действующее законодательство гарантирует такой отпуск.

Законодательство о ежегодных дополнительных оплачиваемых отпусках

Работодатель наделен правом, а в некоторых случаях - обязанностью, предоставлять своим работникам ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск.

О том, какие категории работников могут рассчитывать на предоставление дополнительных дней к отпуску, мы подробно расскажем чуть позже. А вот о праве работодателя предоставить дополнительный отдых поговорим прямо сейчас.

Ч. 2 ст. 116 ТК РФ говорит о том, что работодателю дано право по собственному усмотрению предоставлять своим сотрудникам ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск. Положение о дополнительном отдыхе должно быть отражено в коллективном договоре или же прочих локальных нормативных актах. Следует также сказать, что если в компании имеется профсоюзный орган, его также необходимо привлекать к решению вопроса о введении на предприятии дополнительного ежегодного оплачиваемого отпуска.

Дополнительные дни отпуска могут предоставляться по решению работодателя (речь идет о случаях, когда они не являются обязательными) всем категориям работников, вне зависимости от занимаемых ими должностей или исполняемых обязанностей.

Оплата ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска производится в том же порядке, что и обычного очередного отпуска, то есть исходя из среднего уровня зарплаты сотрудника. Кроме того, если вы не собираетесь отгуливать дополнительный отпуск, вы можете написать заявление на выплату компенсации за неиспользованные дни отдыха.

Дополнительный оплачиваемый отпуск может предоставляться:

в натуральном виде (в виде нерабочих дней);
в виде компенсации (выплаты денежной суммы).

Кому положен ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск

Российское законодательство устанавливает перечень должностей (специальностей), дающих право на предоставление ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска. Речь идет о следующих категориях работников:

Сотрудники, трудовые обязанности которых сопряжены с риском для жизни, а также повышенными психофизическими нагрузками: военнослужащие, космонавты, следователи, прокуроры, судьи, работники органов внутренних дел, авиадиспетчеры, служащие органов, ответственных за контроль в сфере оборота наркотиков и психотропных средств, сотрудники таможенных служб, а также спасатели.
Работники строительной сферы: при условии, что они заняты в строительстве и проведении капитального ремонта подземных сооружений, в том числе шахт.
Лица, занятые на работах по добыче полезных ископаемых, в том числе сланца, угля, соли, рудных и нерудных полезных ископаемых, а также работники, занимающиеся их транспортировкой; специалисты атомной энергетики.
Граждане, занятые в металлургической промышленности.
Работники сферы электроэнергетики.
Гражданские и муниципальные служащие.
В сфере спорта и здравоохранения: работники учреждений здравоохранения, тренеры, профессиональные спортсмены, а также доноры.
Гражданское население: лица, подвергнувшиеся радиационному заражению; граждане, трудящиеся в условиях Крайнего Севера и местностях, приравненных к нему; сотрудники, трудовой день которых является ненормированным, а их условия работы относятся к разряду вредных и опасных (при условии наличия заключения организации, оказывающей услуги по специальной оценке условий труда).

О дополнительных днях к отпуску для сотрудников с вредными и опасными условиями труда, ненормированным рабочим днем

Несмотря на обширный перечень, на практике наиболее часто на дополнительные оплачиваемые отпуска могут рассчитывать те граждане, чьи условия работы являются вредными и опасными или же они связаны с ненормированностью рабочего времени. На этих категориях трудящихся и остановимся более детально.

Если говорить о сотрудниках, рабочий день которых является ненормированным , то их право на дополнительный отдых должно быть отражено в локальных нормативных актах компании. В большинстве случаев - в коллективном договоре или правилах внутреннего трудового распорядка. Данное условие оговаривается и в трудовом договоре, заключаемом с сотрудником, которого можно привлечь к работе сверх предела установленных часов. В ситуациях такого рода ему положен дополнительный отпуск продолжительностью не менее 3 календарных дней (что соответствует требованиям ст. 119 ТК РФ).

Тут важно подчеркнуть, что работодателю законом предоставлено право устанавливать минимальную продолжительность дополнительного отдыха, фактическое же число дней определяется с учетом нюансов трудовых обязанностей, возложенных на сотрудника.

Если говорить о работниках, занятых на вредных или опасных производствах (то есть в их деятельности присутствует опасный фактор: физического, биологического, химического или иного плана), то им дополнительный отдых будет предоставляться на основании специально проведенной оценки условий труда. Сразу скажем, что всем этим лицам запрещено заменять дополнительные дни отдыха денежной компенсацией.

На дополнительный отдых, который предоставляется за работу в опасных и вредных условиях, можно рассчитывать лишь по истечении 11-ти месяцев. Если же сотрудник уходит в очередной отпуск ранее указанного срока, то дополнительные дни пропорционально приводятся в соответствие с отработанным временем.

Нужно учесть, что дополнительные отпуска совмещают с очередными отпусками, а когда очередной отпуск берется авансом за текущий год, тогда дополнительный отпуск в полном объеме может предоставляться только по согласованию с руководством.

Если речь идет о сотрудниках, занятых на вредных и опасных производствах, которые могут рассчитывать на дополнительные отпуска по нескольким основаниям, то они могут воспользоваться лишь 1 вариантом предоставления дополнительных дней отдыха.

Важно также сказать, что в случаях, когда работником осуществляется деятельность в российских регионах, в которых ввидуклиматических особенностей устанавливается увеличенный основной оплачиваемый отпуск, дополнительные дни отдыха плюсуются к основному отпуску, независимо от его продолжительности.

Каким категориям сотрудников дополнительный отпуск нельзя заменить денежной компенсацией

Существуют категории лиц, помимо занятых на работах с вредными и опасными условиями труда, в отношении которых дополнительный отпуск не может заменяться денежной компенсацией. К ним относятся:

подвергшиеся радиационному заражению во время ликвидации Чернобыльской катастрофы;
беременные женщины;
граждане младше 18 лет;
работники таможенных органов.

Законодательством, действующим в сфере определенной деятельности, отдельно может устанавливаться увеличенная продолжительность дополнительных отпусков. Примером этому могут служить лесная промышленность, сфера спорта и туризма.

Согласно упомянутому перечню профессий, общее количество дней дополнительного отдыха следует исчислять в рабочих днях, а ТК РФ предлагает исчислять очередной отпуск в календарных. Как рассчитать общее отпускное время работника? Дни полного отпуска считаются по такой схеме: общее их число будет равняться сумме продолжительности основного отпуска (учитываемого в календарных днях) и дополнительного (рабочие дни при 6-дневной рабочей неделе), здесь же учитывается число, на которое выпадает начало отпуска.

Важно! При осуществлении расчета общего числа дней отпуска нельзя забывать о том, что в его продолжительность не включаются нерабочие и праздничные дни.

Компенсация за дополнительный отпуск

Как упоминалось выше, работники, которым положены дополнительные отпуска, вправе воспользоваться ими в «натуральном» виде, или же заменить реальный отдых компенсацией в денежном эквиваленте (кроме случаев, о которых уже говорилось ранее). Для получения компенсации достаточно написать заявление на имя руководителя предприятия.

Нужно отметить, что получение денежной компенсации возможно до момента предоставления очередного (основного) оплачиваемого отпуска.

Продолжительность очередного отпуска, по трудовому законодательству, не должна быть менее 28 календарных дней, независимо от наличия прав на оплачиваемые дополнительные отпуска.

Образцы заявлений на дополнительные отпуска и компенсацию

Итак, как уже было сказано, для того чтобы получить дополнительные дни отдыха или же компенсацию за них, достаточно подать заявление на имя руководителя. Его образец выглядит следующим образом:

Не знаете свои права?

Здравствуйте! В этой статье мы расскажем про дополнительный оплачиваемый отпуск.

Сегодня вы узнаете:

Каким он бывает;
Как рассчитывается его продолжительность;
Возможно ли заменить его выплатами;
Процедура документального оформления.

Что такое дополнительный отпуск

Каждому работнику по закону предоставляется не менее 28 дней отдыха, причем у некоторых сотрудников он может быть удлиненным и составлять 56 дней в году.
Однако, не все знают, что трудящимся может предоставляться еще один, особый тип обязательного отдыха – дополнительный. Он может предоставляться без каких-либо компенсаций, оплачиваться полностью или частично.

На этот отдых могут рассчитывать граждане, работающие на тяжелых промышленных предприятиях, выполняющие свои функции за пределами основного рабочего времени, трудящиеся северных районов страны.

Воспользоваться правом на этот отпуск могут также инвалиды, ветераны, пенсионеры и еще некоторые граждане, имеющие особый статус.

Общие правила предоставления доп. отпуска

Отдельных графиков для планирования не составляется. Доп. отпуск включается в общий план-график отдыха сотрудников. Функцию по контролю предоставления дней выполняет руководитель. Именно он должен организовать прием письменных заявок сотрудников и запланировать все так, чтобы основная деятельность организации не пострадала.

Обычно стороны проводят предварительное согласование и порядок предоставления отдыха. Возможно, доп. дни будут использованы вместе с основными – такое присоединение не запрещается, а иногда является единственно возможным. Взять отдых, состоящий только из доп. дней нельзя, если их общий срок составляет менее двух недель.

Когда доп. дни отдыха совпадают с датами официальных праздников, на практике часто возникает вопрос – не пропадают ли эти праздничные выходные дни? Правильный ответ – не пропадают. Однако вопросы их удлинения или переноса обязательно согласовываются с руководством заранее.

Максимальное количество дней, предоставляемых в качестве дополнительного отпуска работодателем ничем не ограничено. Этот вопрос полностью решает руководство, главное условие – это соблюдение требования о предоставлении выходных в количестве, установленном законом.

Сотрудники могут обладать статусами, позволяющими им одновременно претендовать на доп. отпуска по нескольким основаниям. Но это не значит, что предоставляемые им дни доп. отдыха всегда можно суммировать друг с другом.

В большинстве случаев для расчета используется только срок отдыха большей продолжительности, но не оба. Например, пенсионер, являющийся одновременно ветераном труда, получает полагающийся ему отдых как ветеран.

Дополнительный отпуск за вредные условия труда

Специализированной организацией, выполняющей работы по оценке вредных воздействий на сотрудника, составляется специальный отчет. В соответствии с ним, условиям труда на предприятии присваивается одна из 4 возможных категорий (классов).

Первые две категории соответствуют оптимальным и допустимым условиям. Оптимальные – не предполагают наличия каких-либо вредных воздействий на сотрудника, а допустимые означают, что воздействия есть, но они не превышают установленный законом лимит. Ни один из этих классов не является основанием назначения доп. оплачиваемого отдыха.

3 класс означает наличие вредных условий труда, которые оказывают воздействие на организм работника и могут привести к профессиональным заболеваниям. Подразделяется на 1,2,3 и 4 степени.

4 класс – опасные условия труда. Говорит о том, что занимаемая должность связана с риском для жизни работника в течение рабочей смены.

По закону право на доп. отпуск имеют сотрудники, которым установлены вредные (только 2,3,4 степени) или опасные условия труда.

Минимальная продолжительность отпуска составляет 7 дней и может быть увеличена в соответствии с дополнительным соглашением или коллективным договором.

Расчет дополнительного отпуска осуществляется следующим образом:

Определяется количество месяцев в году, в течение которых сотрудник занимал должность, связанную с вредными или опасными условиями труда и размер ежегодного дополнительного отпуска, установленный в организации.

Право на максимально установленную продолжительность имеют те, кто отработал полных 11 месяцев. Сотрудники, отработавшие меньше, получают количество дней отдыха, пропорциональное количеству отработанных месяцев.

Пример. Коллективным договором установлен доп. отпуск в количестве 14 дней. Работник проработал 11 месяцев на рабочем месте с вредными или опасными условиями – он получает положенные ему 14 дней.

Таким образом, за 1 месяц он зарабатывает право на дополнительное время отдыха в размере 1,27 дня (если округлить). Если он отрабатывает, допустим, 6 месяцев, значит: 1,27 x 6 = 7, 62. После этого он имеет право отдохнуть дополнительных 7 дней, если добавит их к основному отпуску.

Число после запятой не учитывается и переходит для расчета в следующий период. То есть, когда работник проработает еще 3 месяца (1,27 х 3 = 3,81) и захочет снова взять отпуск, то 0,62 будут прибавлены (3,81 + 0,62 = 4,43), а остаток не дотягивающий до целого числа будет каждый раз переходить на следующий период.

Компенсировать такой отпуск денежными выплатами можно, но с некоторыми ограничениями. Оплаченными могут быть только дни отдыха, продолжительность которых превышает 7 дней.

В отличие от основного отпуска, такой отдых нельзя использовать без отработки определенного количества месяцев.

Обычно работодатель самостоятельно рассчитывает и добавляет к основному отдыху календарные дни, положенные за вредность. Поэтому если работник планирует использовать их вне общего графика, то ему следует написать заявление.

Прошу предоставить мне 7 (семь) дней дополнительного отпуска за вредность и 7 (семь) дней очередного отпуска, всего 14 (четырнадцать) календарных дней с 01.03.2019 по 14.03.2019 года.

Дополнительный отпуск за ненормированный рабочий день

Для сотрудников, вынужденных трудиться в условиях особого временного режима за пределами обычного рабочего дня, также предусмотрены компенсации в виде доп. отдыха. Количество предоставляемых дней не может быть меньше 3. Оно устанавливается правилами внутреннего трудового распорядка, трудовым и коллективным договорами.

В теории продолжительность такого отдыха должна определяться исходя из сложности поставленных задач и частоты привлечения к выполнению работ сверх обычной нормы. Но в законе обязательных критериев для вычисления количества дополнительных выходных дней по этому основанию не существует.

По закону неважно, привлекался ли сотрудник 50 раз к выполнению обязанностей сверх нормы или не привлекался вообще. Главное – у него должно быть право на отдых в течение 3 дней.

По общему правилу воспользоваться им можно через 6 месяцев работы у одного работодателя. Также его можно полностью заменить компенсационными выплатами в пропорциональном размере средней заработной платы.

Период такого отдыха можно соединять с любыми другими видами отпусков. Допускается добавить его к дням отдыха, назначаемым в связи с наличием вредных условий труда.

Дополнительный отпуск инвалидам

Инвалиды являются наиболее уязвимыми сотрудниками, статус которых позволяет рассчитывать на получение дополнительного отдыха. По закону им предоставляется два дополнительных дня.

Таким образом, их основной отпуск всегда будет равен 30 дням и не имеет значения присвоенная группа или заработанный стаж. Необходимо учитывать, что кроме оплачиваемого, они могут получить весьма длинный по продолжительности отдых за свой счет сроком целых 60 дней.

При составлении графика, основной отпуск будет учитываться вместе с дополнительным, поэтому отдельного заявления на оплачиваемые работодателем дни писать нет необходимости. За исключением тех случаев, когда работник при приеме на работу не сообщил о том, что имеет группу инвалидности и не предоставил подтверждающих документов.

В этом случае ему будет необходимо срочно сообщить об этом руководителю и предоставить оригинал справки об инвалидности, чтобы в график отпусков были внесены своевременные изменения.

Дополнительный отпуск по беременности и родам

Женщина, которая ждет ребенка, имеет право на дополнительный отпуск. Он может быть предоставлен ей на 30 неделе беременности. Всего 70 дней до родов и 70 дней после. Сроки могут быть увеличены: 84 дня дается при ожидании нескольких детей, 86 дней дается в случае послеродовых осложнений, 110 дней при рождении 2 и более детей.

Оплачивается такой отпуск в 100% размере средней заработной платы или в размере установленного минимального размера оплаты труда, если женщина проработала не более 6 месяцев (с 01 января 2019 года установлен на уровне 11 280 рублей).

Для оформления отпуска и пособия ей необходимо предоставить в адрес работодателя или территориального органа соц. защиты заявления и больничный лист от врача гинеколога.

Если женщина трудилась, совмещая работу в нескольких организациях, то она имеет право на расчет размера среднего заработка, суммируя все свои доходы.

Для получения декретных ей можно обратиться с заявлением к любому из работодателей, так как денежные средства предоставляет фонд страхования, а работодатель является лишь связующим звеном.

Подавая заявление, женщина прикладывает к нему справки о заработной плате с других официальных мест работы.

На практике бывает ситуация, когда фонд страхования отказывается принимать документы из лечебных учреждений, указывая на неправильность их составления. Работодателю нужно помнить, что он не вправе квалифицировать подлинность таких документов, и если фонд страхования они не устраивают он все равно обязан произвести выплаты, а свои претензии направить в медицинское учреждение и при необходимости взыскать с него страховые суммы в порядке регресса.

С момента поступления заявления на дополнительный отпуск по беременности и родам, у работодателя есть 10 дней на рассмотрение и принятие решения о перечислении денежных средств.

Женщина может обратиться за получением декретных отпускных не позднее 6 месяцев с момента окончания отпуска.

Дополнительный отпуск по уходу за ребенком

Женщина, осуществляющая уход за ребенком в возрасте до 1,5 года, имеет право на дополнительный отпуск, который будет оплачен ей в размере 40% от среднего заработка.

При достижении указанного возраста ребенком, она теряет эту компенсацию. Далее ей может быть предоставлен отпуск до достижения ребенком возраста 3 лет, компенсирующая выплата в котором составит всего 50 рублей.

Стоит учитывать, что за женщиной, находящейся в таком продолжительном отпуске, сохраняется рабочее место, на которое она имеет право претендовать после возвращения на работу. Отпуск засчитывается в общий трудовой стаж и стаж работы по специальности.

Заменить дополнительный отпуск по уходу за ребенком денежной компенсацией нельзя. А если женщина выходит на работу, то теряет это право.

Стоит заметить, что отпуск по уходу за ребенком имеют право взять не только женщины, но и мужчины. На практике иногда даже возникает ситуация, когда женщине выгоднее выйти на работу, а мужчине остаться дома. Для этого он должен предоставить своему работодателю заявление жены о том, что она отказывается от своего декретного отпуска в свою пользу и выходит на работу.

Выходные дни для ухода за детьми-инвалидами

Отдельные выходные дни могут быть предоставлены родителям или усыновителям детей-инвалидов. Получить можно до 4 дней ежемесячного оплачиваемого отдыха, который имеет несколько специфических особенностей.

Он предоставляется независимо от требований к стажу и продолжительности работы. Иными словами, если такой работник устроился с середины месяца, то он может взять выходные уже в этом месяце.
Этот вид отдыха не может быть компенсирован в денежном выражении.
Если в течение месяца им не воспользовались, то он не переносится на другое время. Неиспользованные выходные «сгорают».

Работодатель, которого не устраивает выбранный работником промежуток времени, не может проигнорировать требование о предоставлении такого отдыха. Даже при несогласии руководителя предприятия, работник может не явиться на работу в выбранные им выходные дни по уходу за ребенком-инвалидом. Это не будет считаться дисциплинарным нарушением.

Уже существует судебная практика, согласно которой лица, уволенные за прогул, в связи с тем, что проигнорировали требование работодателя, восстанавливаются на свои должности в судебном порядке.

Если сотрудник осуществляет трудовую деятельность у разных работодателей, то он обязан взять отпуск для ухода за ребенком-инвалидом у всех одновременно.

Чтобы получить дни отдыха он обязан предоставить свидетельство о рождении, справку об установлении инвалидности, документ, подтверждающий место регистрации ребенка.

Дополнительные отпуска ветеранам и пенсионерам

Работающим в организации ветеранам и пенсионерам, в связи с их особым статусом, предоставляется право на дополнительный неоплачиваемый отпуск. Пенсионерам полагается 14 календарных дней, а ветеранам (участники боевых действий) 35 календарных дней.

Те ветераны, которые продолжают нести службу в армии, по закону имеют право на 15 дней дополнительного оплачиваемого отпуска.

Доп. отпуск при увольнении

Дополнительный отпуск при увольнении регулируется теми же правилами, что и основной оплачиваемый отпуск за небольшим исключением. Увольняясь, можно получить компенсацию за неиспользованный дополнительный отпуск во всех случаях, кроме тех, когда он предоставляется за вредные и опасные условия труда и не превышает 7 дней. Эти 7 дней работник обязан использовать, а работодатель предоставить. Заменить денежной выплатой можно только количество, превышающее 7 дней.

Дополнительный отпуск в связи с профзаболеванием

При получении сотрудником увечий по вине работодателя или возникновении профессионального заболевания, ему полагается оплачиваемый отпуск для осуществления лечебно-реабилитационных мероприятий. Оплачивается количество дней, затрачиваемых на дорогу туда и обратно, а также срок программы лечения или реабилитации.

Дополнительный отпуск медицинским работникам

Особым статусом обладают медицинские работники некоторых категорий. Среди них есть те, кто задействован на работе с вредными или даже опасными факторами (об этой категории было рассказано выше), а также осуществляющие уход за неизлечимо больными, например, ВИЧ-инфекцией. Таким мед. работникам предоставляется 14 дополнительных оплачиваемых дней отпуска.

Ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск лицам, работающим в северных районах России

Особые условия предоставления дополнительных дней отдыха существуют для трудящихся северных районов России (так называемых районов Крайнего Севера). По закону они имеют право на дополнительный отпуск, продолжительностью 24 дня, а те, кто осуществляет деятельность в районах, приравненных к северным территориям, могут рассчитывать на оплату дополнительных 16 дней.

Территории, которые относятся к Крайнему Северу или могут быть к ним приравнены, содержатся в официальном перечне, утвержденном федеральным законом. Работа на иных территориях севера подразумевает компенсацию в размере 8 дополнительно оплачиваемых дней отдыха.

Рассматриваемые дни отдыха не зависят от стажа работника и назначаются пропорционально отработанному периоду как основной ежегодный отпуск. Единственным исключением является работа вахтовым методом в северных районах. Работодатель обязан рассчитать время дополнительного отпуска исходя из стажа работы именно в особых, северных условиях.

Денежной компенсацией такой оплачиваемый отдых не может быть заменен.

На него также имеют право работники, осуществляющие деятельность в порядке совместительства.

Доп. отпуск пострадавшим вследствие аварии на Чернобыльской АЭС

Доп. отпуск обязательно предоставляется лицам, которые были подвергнуты радиоактивному воздействию в результате аварии, произошедшей на чернобыльской АЭС в 1978 году, в их числе ликвидаторы последствий, жители близлежащих к месту аварии районов, граждане, работающие в аварийной зоне в настоящее время.

В зависимости от своего статуса и причиненного ущерба, пострадавшие могут рассчитывать на следующие продолжительности оплачиваемого доп. отпуска:

7 дней – осуществляющие деятельности в зоне отчуждения, трудящиеся или проживающие в зоне отселения с 1995 года;
14 дней – получившие инвалидность или лучевую болезнь, ликвидаторы последствий и военные, которые несли службу в районе аварии с 1986 по 1990 год, эвакуированные из зоны отчуждения местные жители, проживающие в зоне отселения.
21 день – осуществляющие деятельности в зоне отчуждения, трудящиеся или проживающие в зоне отселения с 1986 года;
30 дней – военнослужащие в зоне отчуждения.

Для получения отпуска эти лица обязаны предъявить работодателю специальное удостоверение об инвалидности или участии в ликвидации аварии на ЧАЭС, паспорт.

Доп. отпуск в документах организации

Предоставление дополнительного отпуска должно быть оформлено надлежащим образом. Обязательно наличие заявления работника, копий необходимых документов, приказа о предоставлении отпуска и утвержденного графика.

Табель учета рабочего времени

В табеле формы Т-12 или Т-13 дни такого отпуска обозначаются буквами «ОД» или цифрами «10». Праздничные нерабочие дни в период дополнительного отпуска фиксируются в табеле буквой «В» или кодом «26».

Если работнику предоставляется отпуск без сохранения заработной платы, то такой отпуск обозначается, как «03» или «17».

Личная карточка

Законодательство не предусматривает обязательного разграничения отпусков в личной карточке сотрудника. Однако, все же рекомендует указывать их отдельно. В ином случае будет невозможно определить точное количество предоставленных работнику дней основного и дополнительного отпуска.

Какова продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска

Ситуация: как установить продолжительность дополнительного отпуска сотрудникам, занятым на вредных и опасных работах

Продолжительность ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска конкретного сотрудника установите в трудовом договоре. Делайте это на основании отраслевого (межотраслевого) соглашения и коллективного договора с учетом результатов .

По общему правилу дополнительный отпуск положен сотрудникам:

за вредные и (или) опасные условия труда, подтвержденные аттестацией рабочих мест , проведенной до 1 января 2014 года;
за вредные условия труда 2, 3 или 4-й степени либо за опасные условия труда, подтвержденные специальной оценкой условий труда , проведенной после 1 января 2014 года.

Продолжительность отпуска за вредные и (или) опасные условия труда нельзя установить меньше семи календарных дней. При этом максимальная продолжительность дополнительного отпуска не ограничена ().

Порядок же определения конкретной продолжительности дополнительного отпуска зависит от того, по итогам какого мероприятия определены условия труда: аттестации рабочих мест или специальной оценки условий труда .

Условия труда определены по результатам аттестации рабочих мест

Требование определять условия труда по итогам аттестации действовало до 1 января 2014 года согласно приказу Минздравсоцразвития России от 26 апреля 2011 № 342н . Если после этого условия труда не пересматривали, то продолжительность дополнительного отпуска можно узнать по следующим документам:

список , который утвержден постановлением Госкомтруда СССР и Президиума ВЦСПС от 25 октября 1974 № 298/П-22 ;
Инструкция , утвержденная постановлением Госкомтруда СССР и Президиума ВЦСПС от 21 ноября 1975 № 273/П-20 .

Эти документы действуют до сих пор, их не отменяли. Но применять их нужно только в тех частях, которые не противоречат Трудовому кодексу ( , определение Верховного суда РФ от 1 ноября 2012 № АПЛ12-651 , решение Верховного суда РФ от 14 января 2013 № АКПИ12-1570 , разъяснения Минтруда России от 13 февраля 2013).

Если ваши производства, профессии и должности отсутствуют в списке , то продолжительность дополнительного отпуска установите самостоятельно в коллективном договоре или другом локальном акте. При этом продолжительность отпуска не может быть меньше минимального значения, которое установлено в отраслевых (межотраслевых) соглашениях.

Если у вас истекли результаты аттестации рабочих мест или ее вообще не было и при этом не провели спецоценку условий труда, возможна административная ответственность (ст. 5.27.1 КоАП РФ).

Условия труда определены по результатам специальной оценки

После 1 января 2014 года вредность и опасность труда определяют по результатам специальной оценки . Ее проводят в порядке, предусмотренном Законом от 28 декабря 2013 № 426-ФЗ .

В этом случае длительность дополнительного отпуска каждого конкретного сотрудника определите самостоятельно. Если есть отраслевые (межотраслевые) соглашения, ориентируйтесь на них. Найденный таким образом срок закрепите в коллективном договоре и трудовом договоре с сотрудником. Такие правила установлены Трудового кодекса РФ.

Как учесть при налогообложении отпускные за дополнительный отпуск. Организация применяет общую систему налогообложения

Налог на прибыль

Налогообложение отпускных зависит от того, является ли отпуск обязательным (по трудовому законодательству) или организация предоставляет его по своей инициативе.

Необходимым условием признания расходов на отпускные по обязательному дополнительному отпуску является правильное его оформление (п. 1 ст. 252 НК РФ). Так, организация может учесть расходы по дополнительному отпуску, предоставленному сотрудникам с ненормированным рабочим днем, при соблюдении следующих условий. Во-первых, ненормированная работа должна быть оговорена при заключении трудового (коллективного) договора. Во-вторых, все случаи работы сверх нормальной продолжительности рабочего дня должны быть оформлены локальным актом организации (например, приказом руководителя). Такой порядок следует из Трудового кодекса РФ и письма Минфина России от 6 февраля 2007 № 03-03-06/2/17 .

При кассовом методе учета отпускные включите в расходы в момент их фактической выплаты сотруднику ().

При методе начисления отпускные учтите в расходах в месяце их начисления (п. 4 ст. 272 НК РФ).

Организация может предоставить сотруднику:

дополнительный оплачиваемый отпуск по собственной инициативе, предусмотрев это в трудовом (коллективном) договоре. Например, оплатить ему отпуск по Трудового кодекса РФ (по семейным обстоятельствам и другим уважительным причинам);
обязательный дополнительный отпуск, предусмотренный законодательством, продолжительность которого в соответствии с трудовым (коллективным) договором превышает нормы, установленные законодательством .

В этих случаях затраты на оплату дополнительных отпусков, не предусмотренных законодательством, или дней отпуска, предоставленных сверх норм, включить в расходы при расчете налога на прибыль нельзя, но есть исключение .

Однако в бухучете такие выплаты включите в состав расходов.

Пример, как учесть расходы по выплате отпускных. Дополнительный отпуск предоставлен по инициативе организации согласно условиям коллективного договора. Организация на общем режиме (кассовый метод)

ООО «Альфа» рассчитывает налог на прибыль ежемесячно, применяет кассовый метод. Организация является малым предприятием, резерв на оплату отпусков не создает. Ежемесячные авансовые платежи по налогу на прибыль «Альфа» платит, исходя из прибыли, полученной по итогам предыдущего квартала.

Взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний организация платит по тарифу 0,2 процента.

В июне 2017 года начальнику цеха В.К. Волкову был предоставлен дополнительный оплачиваемый отпуск. Продолжительность отпуска составила 12 календарных дней - с 16 по 27 июня 2017 года. Предоставление дополнительного отпуска предусмотрено коллективным договором организации.

За расчетный период (с 1 июня 2016 года по 31 мая 2017 года) Волкову начислена зарплата в сумме 360 000 руб. Расчетный период отработан полностью.

Средний дневной заработок сотрудника составил:
360 000 руб. : 12 мес. : 29,3 дн./мес. = 1024 руб./дн.

Бухгалтер «Альфы» рассчитал отпускные в сумме:
1024 руб./дн. ? 12 дн. = 12 288 руб.

Сумма отпускных войдет в налоговую базу по НДФЛ за июнь. Прав на вычеты по НДФЛ у Волкова нет.

Отпускные выплачены сотруднику 11 июня 2017 года. В тот же день бухгалтер перечислил в бюджет НДФЛ с суммы отпускных.

В июне бухгалтер «Альфы» сделал следующие проводки:

Дебет 25 Кредит 70
- 12 288 руб. - начислены отпускные сотруднику;

Дебет 70 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»
- 1597 руб. (12 288 руб. ? 13%) - удержан НДФЛ;

Дебет 25 Кредит 69 субсчет «Расчеты по пенсионному обеспечению»
- 2703 руб. (12 288 руб. ? 22%) - начислены пенсионные взносы;

Дебет 25 Кредит 69 субсчет «Расчеты по социальному страхованию»
- 356 руб. (12 288 руб. ? 2,9%) - начислены взносы на социальное страхование;

Дебет 25 Кредит 69 субсчет «Расчеты по медицинскому страхованию»
- 627 руб. (12 288 руб. ? 5,1%) - начислены взносы на медицинское страхование;

Дебет 25 Кредит 69 субсчет «Расчеты с ФСС по взносам на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний»
- 25 руб. (12 288 руб. ? 0,2%) - начислены взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний с суммы отпускных;

Дебет 70 Кредит 50
- 10 691 руб. (12 288 руб. - 1597 руб.) - выплачены из кассы отпускные (за вычетом НДФЛ).

Поскольку дополнительный отпуск не предусмотрен законодательством, налоговую базу по налогу на прибыль сумма отпускных не уменьшает.

Зарплату за июнь перечислили на счета сотрудников «Альфы» 5 июля 2017 года. В этот же день были уплачены взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование и страхование от несчастных случаев и профзаболеваний (включая взносы, начисленные с суммы отпускных). Страховые взносы уменьшат налоговую базу по налогу на прибыль в момент уплаты, то есть в июле.

Ситуация: можно ли учесть при расчете налога на прибыль отпускные за дополнительный отпуск в связи с вредными или опасными условиями труда. Длительность такого отдыха превышает семь дней. Вредность условий труда определена по результатам спецоценки

Да, можно.

Дело в том, что дополнительный отпуск сотрудников, занятых на вредном производстве, имеет свои особенности. Трудовым кодексом РФ установлена лишь минимальная продолжительность дополнительного отпуска для таких сотрудников - семь дней. Но это только нижняя граница. Для каждого конкретного сотрудника продолжительность дополнительного отпуска устанавливается индивидуально, учитывая результаты специальной оценки условий труда ().

Из этого следует, что верхняя граница продолжительности дополнительного отпуска за вредные условия труда законодательно не определена. Поэтому если отпуск более семи дней установлен на основании результатов специальной оценки условий труда и закреплен в трудовом договоре, то отпускные за такой отдых можно учесть в составе расходов на оплату труда согласно пункту 3 статьи 255 Налогового кодекса РФ. Аналогичная позиция изложена в письме ФНС России от 8 мая 2014 № ГД-4-3/8858 , согласованном с Минфином России.

Трудовой Кодекс РФ

Статья 41. Содержание и структура коллективного договора

Содержание и структура коллективного договора определяются сторонами.
В коллективный договор могут включаться обязательства работников и работодателя по следующим вопросам:
формы, системы и размеры оплаты труда;
выплата пособий, компенсаций;
механизм регулирования оплаты труда с учетом роста цен, уровня инфляции, выполнения показателей, определенных коллективным договором;
занятость, переобучение, условия высвобождения работников;
рабочее время и время отдыха, включая вопросы предоставления и продолжительности отпусков;
улучшение условий и охраны труда работников, в том числе женщин и молодежи;
соблюдение интересов работников при приватизации государственного и муниципального имущества;
экологическая безопасность и охрана здоровья работников на производстве;
гарантии и льготы работникам, совмещающим работу с обучением;
оздоровление и отдых работников и членов их семей;
частичная или полная оплата питания работников;
контроль за выполнением коллективного договора, порядок внесения в него изменений и дополнений, ответственность сторон, обеспечение нормальных условий деятельности представителей работников, порядок информирования работников о выполнении коллективного договора;

отказ от забастовок при выполнении соответствующих условий коллективного договора;
другие вопросы, определенные сторонами.
В коллективном договоре с учетом финансово-экономического положения работодателя могут устанавливаться льготы и преимущества для работников, условия труда, более благоприятные по сравнению с установленными законами, иными нормативными правовыми актами, соглашениями.

Налоговый Кодекс РФ. Часть вторая.

Статья 270. Расходы, не учитываемые в целях налогообложения

При определении налоговой базы не учитываются следующие расходы:

24) на оплату дополнительно предоставляемых по коллективному договору (сверх предусмотренных действующим законодательством) отпусков работникам, в том числе женщинам, воспитывающим детей;

Отвечает Владислав Волков,

заместитель начальника Управления налогообложения доходов физических лиц и администрирования страховых взносов ФНС России

«Инспекторы сравнят доходы физлиц в 6-НДФЛ с суммой выплат в расчете по страховым взносам. Такое контрольное соотношение инспекторы станут применять с отчетности за I квартал. Все контрольные соотношения для проверки 6-НДФЛ приведены в . Инструкцию и образцы заполнения 6-НДФЛ за I квартал смотрите в рекомендации.»

"Время - деньги!"

Бенджамин Франклин

Каждому работнику приятно поощрение со стороны работодателя: материальное и нематериальное. Как поощрить работника дополнительным отпуском, не нарушая норм российского законодательства?

Согласно статье 191 Трудового кодекса РФ, работодатель поощряет работников, добросовестно исполняющих трудовые обязанности: объявляет благодарность, выдает премию, награждает ценным подарком, почетной грамотой, представляет к званию лучшего по профессии.

Выбор конкретных мер поощрения, предоставление различных льгот и преимуществ – это право работодателя, которое во многом зависит от специфики организации и финансовых возможностей.

Виды поощрений работников за труд определяются коллективным договором или правилами внутреннего трудового распорядка.

Таким образом, система мер поощрения работников и порядок их применения должны быть закреплены работодателем в локальном нормативном акте (например, в правилах внутреннего трудового распорядка), а также отражены в коллективном договоре (при его наличии).

1. Как можно установить дополнительный отпуск?

Для поощрения работников можно установить дополнительный оплачиваемый отпуск, который выполняет функцию удержания работников и стимулирует их на продолжительную работу в организации (например, такой отпуск предусмотрен статьей 21 федерального закона от 02.03.2007 № 25‑ФЗ «О муниципальной службе в Российской Федерации»).

Министр спорта РФ Виталий Мутко, например, предложил добавлять сотрудникам, успешно сдавшим нормы ГТО, дополнительные дни к отпуску (на федеральном уровне этот вопрос пока окончательно не решен).

Минтруд также рассматривает предложение, по которому работников, не использовавших ни разу за год листок нетрудоспособности, будут поощрять дополнительными днями оплачиваемого отпуска.

Каждому работодателю следует выработать свои формы поощрения, учитывая специфику производства и организации труда.

Систему факторов, служащих основаниями для поощрения, целесообразно формировать для разных категорий работников с учетом характера выполняемой работы, порядка учета и нормирования результатов работы. Например, можно определить категории работников, которым будет предоставляться дополнительный оплачиваемый отпуск:

– работники, для которых установлен ненормированный рабочий день (более 3-х календарных дней);

– старшие/ведущие/главные специалисты, вносящие основной вклад в работу организации;

– руководители структурных подразделений, от которых зависит эффективность отделов, служб и т.п.

Процедура применения мер поощрения закреплена в трудовом законодательстве не полностью и во многом определяется работодателем.

На практике документирование процедуры поощрения в виде предоставления дополнительного оплачиваемого отпуска включает в себя:

1) порядок предоставления дополнительного оплачиваемого отпуска закрепляется коллективным договором или правилами внутреннего трудового распорядка (статья 191 ТК РФ);

2) внесение сведений о дополнительном оплачиваемом отпуске в график отпусков (например, с использованием унифицированной формы Т-7);

3) извещение работника под роспись о времени предоставления отпуска не позднее чем за две недели до его начала (статья 123 ТК РФ);

4) издание приказа или распоряжения, которые доводятся до сведения работника под роспись (например, с использованием унифицированных форм Т-6 или Т-6а);

5) оплату отпуска не позднее чем за три дня до его начала (статья 136 ТК РФ);

6) запись в личной карточке Т-2 (раздел VII, VIII);

7) оформление табеля учета рабочего времени (например, с использованием унифицированных форм Т-12 или Т-13).

2. Вносим изменения в коллективный договор

Если в организации заключен коллективный договор (правовой акт, регулирующий социально-трудовые отношения в организации или у индивидуального предпринимателя и заключаемый работниками и работодателем в лице их представителей, статья 40 ТК РФ), то любое его изменение и дополнение производятся в порядке, установленном Трудовым кодексом РФ, либо в порядке, установленном самим коллективным договором (статья 44 ТК РФ).

Основные действия при внесении изменений в коллективный договор:

1) Одна из сторон (представители работодателя или работников) выступает с инициативой о внесении изменений или дополнений в коллективный договор (часть 1 статьи 36 ТК РФ). Для этого направляется письменное предложение представителям другой стороны о начале коллективных переговоров с приложением проекта изменений. Ответ о вступлении в переговоры должен быть направлен в течение семи календарных дней с момента получения предложения (часть 2 статьи 36 ТК РФ).

Если инициатором переговоров выступают представители работников, а в организации существует несколько первичных профсоюзных организаций, то все профкомы должны быть извещены о проведении переговоров. В течение последующих пяти рабочих дней необходимо создать с их согласия единый представительный орган либо включить их представителей в состав имеющегося единого представительного органа. При отсутствии в указанный срок сообщения о своем решении или отказе направить представителей для работы в составе единого представительного органа работников коллективные переговоры начинаются без их участия. Вместе с тем в течение месяца со дня начала переговоров за ними сохраняется право направить своих представителей (часть 5 статьи 37 ТК РФ).

Можно предусмотреть упрощенную процедуру изменения в самом коллективном договоре (например, сократить сроки проведения коллективных переговоров). Дополнять и изменять документ можно только после взаимного согласия, достигнутого сторонами в процессе коллективных переговоров.

2) Для ведения переговоров в связи с изменением коллективного договора создается специальная комиссия (часть 7 статьи 35 ТК РФ), в состав которой входят представители работников и работодателя: как правило, члены комиссии со стороны работников избираются профсоюзом, со стороны работодателя – назначаются приказом руководителя организации. Комиссия определяет место, порядок, срок проведения коллективных переговоров (часть 1 статьи 35 ТК РФ).

3) Если в ходе коллективных переговоров не принято согласованное решение по всем или отдельным вопросам, то составляется протокол разногласий (статьи 38 ТК РФ). В нем фиксируются разделы, пункты и части проекта изменений в коллективный договор, по которым не достигнуты договоренности, и обоснование позиций каждой из сторон переговоров.

4) Проект изменений в коллективный договор подписывается представителями работников (как правило, это председатель первичной профсоюзной организации или руководитель единого представительного органа) и работодателя (руководитель организации или иное уполномоченное им на это лицо) (часть 2 статьи 40 ТК РФ).

В случае если профсоюз в компании отсутствует, собранием трудового коллектива может быть выбрано лицо, имеющее право подписи (часть 1 статьи 31 ТК РФ).

Если согласия между сторонами по отдельным положениям проекта коллективного договора не достигнуто, то в течение трех месяцев со дня начала коллективных переговоров стороны должны подписать коллективный договор на согласованных условиях с одновременным составлением протокола разногласий (часть 2 статьи 40 ТК РФ).

5) После подписания сторонами проекта изменений его следует в течение семи дней направить на регистрацию в соответствующий орган по труду: например, орган исполнительной власти субъекта РФ или орган местного самоуправления, если это предусмотрено региональным законодательством (часть 1 статьи 50 ТК РФ).

Обязанность регистрации изменений, внесенных в коллективный договор, лежит на работодателе/его представителе (часть 1 статьи 50 ТК РФ). Она носит уведомительный характер, т.е. изменения в коллективный договор вступают в силу не с момента их регистрации, а с даты подписания проекта или иной даты, которая определена сторонами (часть 2 статьи 50 ТК РФ).

3. Оформляем приказ на дополнительный отпуск

При издании приказа о предоставлении работникам дополнительного оплачиваемого отпуска можно использовать унифицированные формы Т-6 и Т-6а, утвержденные Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 05.01.2004 №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты», либо разработать и утвердить собственную форму приказа (распоряжения). С 1 января 2013 года формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению (федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»).

Форма Т-6 применяется для индивидуального приказа (на одного работника), форма Т-6а – для группового (на несколько работников). Эти формы используются для оформления и учета отпусков, предоставляемых работнику(-ам) в соответствии с законодательством, коллективным договором, локальными нормативными актами организации, трудовым договором. Составляются работником кадровой службы или уполномоченным им на это лицом, подписываются руководителем организации или уполномоченным им на это лицом, объявляются работнику под расписку. На основании приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска делаются отметки в личной карточке (форма N Т-2 или N Т-2ГС(МС)), на лицевом счете (форма N Т-54 или N Т-54а) и производится расчет заработной платы, причитающейся за отпуск, по форме N T-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику».

Название отпуска следует указывать так, как зафиксировано в локальных нормативных актах организации или в коллективном договоре.

При использовании унифицированных форм Т-6 и Т-6а заполняется раздел «Б» (ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск, учебный, без сохранения заработной платы и другие).

Дата приказа на отпуск должна быть не позднее самого отпуска, работника следует ознакомить с приказом под роспись.

4. Вносим дополнительный отпуск в табель

Для учета времени, фактически отработанного и (или) не отработанного каждым работником организации, для получения данных об отработанном времени, расчета оплаты труда применяются табели учета рабочего времени, которые могут вестись:

– в унифицированных формах Т-12 и Т-13, утвержденных Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 05.01.2004 №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». Условные обозначения отработанного и неотработанного времени, представленные на титульном листе формы N Т-12, применяются и при заполнении табеля по форме N Т-13. При фиксации ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска в табеле проставляется буквенный код «ОД» или цифровой код «10»;

– для органов государственной власти, органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных (муниципальных) учреждений используется утвержденная форма табеля учета использования рабочего времени (код формы 0504421). При фиксации очередного и дополнительного отпуска в табеле проставляется буквенный код «О». Выбор способа заполнения табеля определяется актом учреждения в рамках формирования учетной политики учреждения (приказ Минфина России от 30.03.2015 N 52н);

– в форме, разработанной и утвержденной приказом руководителя организации (федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»).

Табели составляются в одном экземпляре уполномоченным на это лицом, подписываются руководителем структурного подразделения, работником кадровой службы, передаются в бухгалтерию.

Заключение

Нарушение правил оформления процедуры предоставления дополнительного отпуска работнику предусматривает административную ответственность (ст. 5.27, 5.28, 5.29, 5.30 и 5.31 КоАП РФ).