«Труднее всего человеку дается то, что дается не ему».
М. Жванецкий

Наверное, каждому хоть раз в жизни приходилось сталкиваться с тем, что возникала острая необходимость написать деловое письмо руководителю коммерческой компании, партнеру, чиновнику или на худой конец в ЖЭК. Но если вы считаете себя бизнесменом, пусть даже и начинающим или собираетесь открыть свой бизнес, пусть даже в далеком будущем, вы обязаны научиться грамотно, писать деловые письма.

Так чем отличается просто письмо от делового письма?

Прежде всего, отсутствием эмоциональных составляющих, и преобладанием логики и прагматического, рационального изложения вашей просьбы или предложения. Бизнесмена, владельца компании или руководителя крупного, и даже не очень крупного предприятия, в отличие от просто «потребителя», навряд ли заинтересует ваше эмоциональное и вдохновенное письмо к нему с просьбой о сотрудничестве, оказании помощи или установлении каких-либо иных дружеских отношений.

Прежде всего, вы должны понимать, что пишите Деловое письмо, так и пишете его по делу! Многие сейчас про себя скажут, что за «каламбур», ясно же, что Деловое письмо отличается от остальных четким пониманием: «Кому», «Зачем» и «Почему». Я читал немало писем и предложений, и, к большому сожалению, в некоторых письмах смысл постоянно ускользал, и в конце письма было совсем не понятно, что же вообще хотел попросить или предложить автор.

Поэтому, что бы смысл и идея письма не «растекались по древу», вы для себя должны ответить на следующие вопросы:

1. Кому вы пишете письмо, не ошиблись ли адресатом?
2. Зачем вы пишите письмо, что вы хотите предложить или попросить? Понятны ли ваши доводы, стиль изложения и убедительны ли ваши аргументы для Адресата? И какую выгоду он получит от сотрудничества с вами?
3. Почему вы это делаете? Какой результат вы хотите получить? На какие дальнейшие действия вы намерены «спровоцировать» Адресата?

Для деловых писем разработан соответствующий ГОСТ Р 6.30−2003, который описывает основные требования по содержанию и оформлению документов. Более подробно вы можете ознакомиться с данным ГОСТом, приобретя его в магазине деловой книги, и использовать в дальнейшем при оформлении вашего делопроизводства.

Но, на некоторые важные моменты я хотел бы обратить особое внимание:

1. Шапка делового письма должна содержать обращение к Адресату. Оформляется немного ниже регистрационного номера: в верхнем правом углу указываются Должность и Ф.И.О. Адресата. Ниже можно указать Тему письма. Еще ниже, по центру оформляется Обращение. В обращении следует выразить уважение с помощью общепринятых слов: «Уважаемый», «Господин», «Госпожа» (сокращения не допустимы). Шапку обычно выделяют жирным шрифтом.

Например:

Исх. № 01 от 20.04.2012

на Вх. № 01 - РиК от 01.01.1930

Директору

ООО «Рога и Копыта»

Бендеру О.И.

«О партии бракованных рогов,

поставленных 01.01.1930г.»

Уважаемый Остап Ибрагимович,

1. Вступление. Во вступлении необходимо кратко определить суть письма. Можно начать традиционно: «Довожу до Вашего сведения…», «Прошу Вас…», «В настоящее время…» и т.д. - если письмо пишется от первого лица.

Если обращение исходит от юридического лица, то повествование идет от третьего лица (Например, «Наше предприятие предлагает…»).

Причем, как во вступлении, так и в следующем тексте письма следует местоимение Вы и все его формы (Вас, Вам, Вашего) писать с большой буквы.

1. В Заключение письма подводятся итоги написанного, нередко пишется просьба или предложение. Например: «Учитывая изложенное выше, прошу Вас…».
2. Основной текст делового письма традиционно завершается фразой: «С уважением,…» - если предполагается нейтральное обращение. Если, вы лично знакомы с Адресатом, то можно закончить письмо фразой - «Искренне Ваш,…».

Например:

Искренне Ваш,

Подпольный миллионер (подпись) А.И. Корейко

Должность, Ф.И.О. (печатаются сначала имя и отчество, а затем фамилия), подпись ставится собственноручно.

1. Завершается деловое письмо информацией об отправителе, которая должна содержать его Ф.И.О. (желательно полностью) должность, и контактный номер телефона. Это необходимо, если Адресату или его представителю нужно будет связаться для получения дополнительной информации. Так же можно указать ответственное лицо (Ф.И.О.), и его контактный номер телефона. Да кстати, не забывайте, вместе, с номером телефона указывать и код города. Не заставляйте Адресата тратить время на поиск данной информации.

Я хочу так же обратить ваше внимание на некоторые моменты, связанные с изложением самого письма. Я в свое время использовал различные варианты изложения письма, вплоть до использования НЛП, но все это давало мало практической пользы, так как сам стиль делового письма весьма консервативен, и письма которые не соответствуют данному стилю, просто не проходили дальше «таможенного контроля», в лице секретаря компании. Поэтому, я отказался от экспериментов и стал писать, так, как того требует деловой стиль.

Запомните, ваше письмо должно содержать три основных раздела, это введение, аргументация и заключение. Многие авторы письма сразу переходят к делу, не введя собеседника в курс этого дела. Конечно, если письмо достаточно длинное, бизнесмен может, и не будет читать введение, а сразу перейдет к сути. Но он, так же может вернуться к началу письма, если эта «суть» его заинтересует. В заключении вам необходимо написать, то, что вы хотите получить. В письме не должно быть, ни каких двойных толкований, только, одна ясная мысль, через все ваше письмо. Для этого неплохо было бы вспомнить Аристотеля, который 300 лет до нашей эры, рассматривал логику высказываний и сформулировал на ее основе логические законы:

1. Закон тождества - понятие должно употребляться в одном и том же значении в ходе рассуждений;
2. Закон противоречия - «не противоречь сам себе»;
3. Закон исключенного третьего - «А» или «не-А» истинно, третьего не дано».

Согласно правилам написания, основная часть делового письма логически последовательно должна раскрывать содержание просьбы или предложения, делая ее понятной для Адресата. Все предыдущие абзацы, должны логически перетекать в следующие. Приводите по необходимости конкретные факты, цифры. И не забывайте, что «краткость - сестра Таланта». Помните, что слишком длинный текст может «утомить» Адресата, он может отложить ваше письмо, и не узнать, в чем смысл вашего уникального предложения.

И только после того, как вы посчитали, что ваше письмо окончательно написано, обязательно проверьте его на наличие орфографических и пунктуационных ошибок. Проверьте еще раз его логическую последовательность и читабельность всего текста (лучше всего прочитать его вслух).

Если вы по неосторожности или в спешке допустите орфографические ошибки, то это будет конфуз. Как можно будет «вести дела» с компанией, которая распространяет письма с ошибками? Будьте бдительны!

В заключении, хотелось бы сказать, что ваше письмо также будут встречать сначала по «одежке», необходимо обратить особое внимание на качество бумаги, на которой отпечатано письмо, на оформление, не потеряет ли письмо форму при транспортировке, захотят ли его взять в руки. Если в этом плане все благополучно, то аккуратное, логически последовательное, раскрывающее суть, грамотно написанное деловое письмо, склонит Адресата к положительному решению в вашу пользу. Пишите письма!

В деловом документообороте формат письма-просьбы используется очень часто, когда возникает необходимость получить согласие второй стороны или определенную услугу от нее. Готовые образцы и примеры по разным ситуациям, а также правила составления подобных писем вы найдете в этой статье.

Традиция и правила составления письма-просьбы сложились исключительно в практическом документообороте – т.е. на законодательном уровне не утверждено каких-либо бланков или инструкций. Тем не менее, в общем виде следует придерживаться такой структуры:

1. Как обычно, сначала заполняется «шапка», в которой указывается полное название организации-отправителя с соответствующими контактными данными, а также имя конкретного сотрудника (обычно директора компании) и название организации-получателя.
2. Далее следует сам текст, который состоит из описания ситуации и обоснования просьбы. Текст должен быть по возможности кратким – обычно достаточно 1-2 абзацев. Важно конкретно и однозначно изложить свою просьбу, чтобы собеседник хорошо понимал суть вашего обращения.
3. Затем следует подпись, расшифровка подписи и дата составления.

Таким образом, оформляется оно по стандартному для таких документов варианту – бланк приводится ниже.

Готовый образец можно использовать на примере такого.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Решение указывать или не указывать название документа (т.е. прописать посередине «Письмо-просьба») принимает сам отправитель. Как правило, это необходимо в тех случаях, если уместно подчеркнуть характер документа и цель, которую одна компания пытается добиться от другой.

Поскольку в данном случае речь идет о том, что одна компания рассчитывает на некоторую услугу или даже уступку со стороны своего партнера, разумеется, к написанию письма, его оформлению и даже к отправке следует отнестись очень серьезно. Впечатление может произвести любая деталь, поэтому лучше учесть даже малозначащие на первый взгляд нюансы:

1. Прежде всего, лучше отправить его с помощью физической почты – обычной Почты России или еще лучше частной организации, которая доставляет корреспонденцию от двери до двери и намного быстрее. Сообщение в электронном виде или тем более переданное с помощью факса часто воспринимается более безлико, как спам.
2. К тому же физический способ оформления документа (т.е. как обычное почтовое отправление) позволяет произвести благоприятное впечатление за счет более дорогой бумаги, конверта, марки и других средств оформления.
3. Для написания текста всегда выбирается фирменный бланк – это позволяет придать просьбе больше официальности.
4. В тексте лучше избегать явных канцеляризмов – т.е. устойчивых слов и выражений, которые принято использовать в деловой среде. Они буквально «сушат» повествование и производят в целом негативное впечатление. Их легко заменить более оригинальными вариантами – например, «Прошу Вас рассмотреть» на «Надеюсь на Ваше понимание и содействие в разрешении этого вопроса».
5. Наконец, стоит в целом придерживаться традиций деловой переписки, т.е. текст преимущественно пишется в официально-деловом стиле. Лирических отступлений, слишком сложных синтаксических конструкций, двояких (по смыслу) фраз быть не должно. Следует позаботиться о том, чтобы собеседнику было очень легко воспринимать сообщение – как в плане понимания, так и психологически.

СОВЕТ. Если есть возможность написать текст от руки, лучше воспользоваться именно таким способом. Рукописное письмо позволяет выделить его на фоне всех остальных. Однако лучше доверить написание специалисту, владеющему приемами каллиграфии.

Разновидности

В зависимости от конкретной ситуации существуют свои варианты писем. В основном просьбы касаются финансовых вопросов – например, предоставление скидки, снижение оплаты за услугу или отсрочка. Меньшая часть писем-просьб посвящена содействию в решении каких-либо других вопросов. Наиболее распространенные случаи и готовые примеры писем рассмотрены далее.

О выделении денежных средств

Просьба о выделении денег даже на благотворительные цели – довольно серьезный запрос. Поэтому при составлении важно предельно конкретно описать ситуацию и к тому же понятно указать, на что именно требуются деньги, и по какой причине их невозможно взять из другого источника.

При составлении можно взять за основу такой образец.

От НКО «Радуга»

Депутату Законодательного Собрания

г. Санкт-Петербурга Милошникову И.Н.

Уважаемый Илья Николаевич! Вас приветствует директор некоммерческой организации Радуга». Наша организация была основана в 2012 году и на протяжении всех этих лет беспрерывно занимается оказанием финансовой помощи детям, страдающими острыми формами лейкемии. Основное направление нашей деятельности – закупка соответствующих лекарственных средств и проведение сложных операций.

Все эти годы основным источником финансирования нашей деятельности было предприятие ООО «…». Однако в апреле текущего 2017 года объемы финансирования резко сократились, и в данный момент мы не можем осуществлять благотворительные акции в том же объеме.

По нашим данным, ежегодный бюджет фонда с учетом частных пожертвований должен составлять 10 млн руб. Таким образом, в связи с прекращением финансирования необходимо покрыть разницу в сумме 8 млн руб. ежегодно. Мы надеемся на ваше содействие, поскольку найти спонсоров в настоящий момент не представляется возможным.

С уважением, Cветозаров В.К.

О поставке товара

Здесь важно продемонстрировать свою заинтересованность и желание сотрудничать. Поэтому нужно найти правильные слова, чтобы собеседник проникся доверием и принял соответствующее решение. За основу можно взять такой образец.

Генеральному директору ООО «…»

Некрасову Н.К.

От директора компании ООО «…»

Елизарова В.М.

Приветствую Вас, Николай Константинович! На региональной выставке по сельскому хозяйству, которая проходила в мае этого года, наша компания заинтересовалась образцами техники и оборудования, которые были предложены с вашей стороны.

Мы бы хотели начать сотрудничество с Вами с поставки пробной партии товара (полный список прилагаем отдельным документом к этому письму). Гарантируем своевременное проведение платежей за товары и услуги. Выражаем надежду на длительное и взаимовыгодное сотрудничество.

Наши контактные данные:

С уважением, Елизаров В.М.

О предоставлении скидки

В настоящее время Это довольно распространенный тип, поскольку экономические условия по многим показателем ухудшились. Как показывает опыт, убедить контрагента в предоставлении скидки получается Особенно хорошо в таких случаях:

• если компании сотрудничают достаточно давно, например, более года;
• если приобретается сразу большое количество товара.

Генеральному директору

ООО «Авантаж» Филиппову Г.В.

От директора ООО «Верес»

Александрова К.Н.

Здравствуйте, Геннадий Викторович. Мы рады отметить тот факт, что наши компании сотрудничают уже более 2 лет. Выражаем Вам признательность за неизменно высокое качество ваших услуг, а также за содействие в решении ряда текущих вопросов.

Полагаем, для Вас не секрет, что за последний год экономическая ситуация в нашей рыночной нише значительно ухудшилось. К сожалению, в данный момент мы испытываем определённую нехватку доходов, что связано со снижением квартальной прибыли.

В связи с этими обстоятельствами Мы надеемся на Ваше понимание и согласие в предоставлении скидки в размере 10% на услуги, которые будут оказаны в следующем 2018 календарном году. Разумеется, что такая мера имеет временный характер, и мы настроены на полноценное сотрудничество на взаимовыгодных условиях в случае стабилизации экономической ситуации.

С уважением, Александров К.Н.

О снижении арендной платы

В данном случае обоснование своей просьбы в письме будет примерно таким же, как было рассмотрено в предыдущем примере.

Генеральному директору

ООО «Авантаж» Филиппову Г.В.

От директора ООО «Верес»

Александрова К.Н.

Здравствуйте, Геннадий Викторович. В завершившемся в 2016 финансовом году наша компания понесла убытки, которые превысили ожидавшиеся на 10%. Вынуждены констатировать, что нашу компанию коснулся финансовый кризис. Это выражается в снижение клиентского потока на 15-20% собственников.

В связи с этим мы надеемся на Ваше согласие предоставить скидку на арендную плату на 10%. Обращаю внимание, что мы являемся довольно крупными арендаторами и вместе с тем за все время нашего пятилетнего сотрудничества не допустили ни одной задержки платежа, а также заполняли все остальные условия договора. Мы исходим из того, данная мера временная, поэтому готовы продолжать вносить плату в полном объёме, как только ситуация на рынке стабилизируется.

С уважением, Александров К.Н.

Об отсрочке платежа

В данном случае важно признать, что вы действительно не совершили оплату вовремя и подробно пояснить причину. Разумеется, нужно точно указать сроки погашения всей суммы.

Директору ООО «Грузодар»

Вакулову Н.Ю.

От директора ООО «Параболия»

Аксакова Т.Г.

Здравствуйте, уважаемый Николай Юрьевич. В сентябре 2017 года мы не внесли очередную за ваши услуги в сумме 100000 руб. О невозможности совершения платежа мы официально уведомляли вас за месяц. В настоящий момент поясняем, что компания нашла средства для выплаты. Мы просим вас предоставить рассрочку на два месяца: октябрь и ноябрь (по 50000 рублей).

От своих финансовых обязательств и задолженности мы не уклоняемся и обращаем ваше внимание на то, за все 3 года нашего сотрудничества мы ни разу не нарушали договора. Надеемся на Ваше понимание и рассчитываем на дальнейшее взаимовыгодное сотрудничество.

С уважением, Аксаков Т.Г.

Просьба оплатить за другую компанию

Такие просьбы могут возникнуть в тех случаях, когда одна компания возьмется за выполнение финансовых обязательств другой фирмы на определенных условиях. В качестве примера можно использовать такой шаблон.

ИП Благодарову А.К.

от ИП Инина А.А.

Здравствуйте, уважаемый Анатолий Константинович. Как известно у вас существует задолженность передо мной в сумме 100000 руб. За истекший финансовый год у меня также появился долг перед 3 компании в сумме 50000 руб. Предлагаю вам оплатить мою задолженность в полном объеме. Со своей стороны гарантирую предоставление рассрочки на весь остаток вашего долга на срок 6 месяцев.

С уважением, Инин А.А.

О содействии в решении вопроса

Наконец, если требуется решить какой-то конкретный вопрос, можно написать такой текст:

ИП Никанорову В.Р.

От директора ООО «Добрые решения»

Абдуловой В.Н.

Уважаемый Владимир Романович, я возглавляю благотворительную организацию, которая занимается проведением новогодних праздников для детей из малоимущих семей. Как нам стало известно из открытых источников, вы реализуете кондитерскую продукцию. Мы просим Вас организовать поставку новогодних подарков в количестве 1000 штук для проведения 20 мероприятий.

Со своей стороны гарантируем выразить вам письменную и устную благодарность и оставить положительные отзывы во всех организациях, по Вашему пожеланию.

С уважением, Абдулова В.М.

Бланк письма

Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты:

01 - Государственный герб Российской Федерации (02 - герб субъекта Российской Федерации или 03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания))

04 - код организации

05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица

15 – адресат

18 - заголовок к тексту

19 - отметка о контроле

20 - текст документа

Бланк письма может изготавливаться на основе продольного или углового расположения реквизитов.

Рис. 1. Расположение реквизитов (угловой вариант) бланка письма (размеры указаны в миллиметрах)

Рис. 2. Расположение реквизитов (продольный вариант) бланка письма (размеры указаны в миллиметрах)

Наиболее удобным для обработки и экономичным с точки зрения использования площади листа является угловой бланк. В этом случае правая сторона верхней части листа может быть использована для размещения реквизитов Адресат, Резолюция

Использование продольного бланка письма целесообразно в случаях, когда наименование организации содержит большое количество печатных знаков, например, может быть в случае, когда реквизиты бланка даются на двух и более языках. При этом слева следует печатать реквизиты на русском языке, а справа - на национальном, на одном уровне. Если количество используемых национальных языков более одного, сверху следует указывать реквизиты на русском, а ниже - на национальном языке, продлевая строку до границы правого поля.

Бланк письма может изготавливаться для организации, структурного подразделения и должностного лица.

Примеры оформления бланка письма:

Рис. 3. Бланк письма организации с угловым (центрированным) расположением реквизитов.

Рис. 4. Бланк письма организации с угловым (флаговым) расположением реквизитов.

Рис. 5. Бланк письма организации с продольным расположением реквизитов.

Образцы общего бланка документа также приводятся в следующих документах:

ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов (приложение Б, рисунки Б.2, Б.3, Б.4)

Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденная приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 8 ноября 2005 г. № 536 (приложения № 13, 14, 15, 16, 17, 18).

Официальное письмо

Важно понимать, что письмо это всего лишь оболочка для передаваемой информации. И если вам требуется составить хорошее письмо, кроме формы письма важно обратить и на содержание. Мы же в данном обзоре ограничимся описанием формы письма.

Официальные письма пишутся на специальных бланках, соответствующих стандарту. Для таких бланков установлен комплекс обязательных элементов (реквизитов), которые должны располагаться в определенном порядке.

Ниже представлены наиболее часто применяемые образцы писем:

Бланк официального письма часто представляет собой лист бумаги с нанесенными типографским способом постоянными элементами. Но в последнее время типовые бланки используются все реже, ведь письмо со всем оформлением можно распечатать на принтере. Можно сказать, что официальное письмо состоит из «рамы» письма и основного текста и содержит помимо основного текста информацию об адресанте: полное и сокращенное название организации-отправителе, ее почтовый и телеграфный адрес, номер телефона, факса и телетайпа, номер того письма или телеграммы, которые послужили поводом для переписки, и многое другое. Бланки могут быть как с угловым, так и с продольным расположением реквизитов.

Оформление бланка, должно соответствовать принципам технической эстетики, что в свою очередь положительно влияет на восприятие его содержания. Учитывая свойство человеческого глаза легче фиксировать верхнюю часть любого объекта, при оформлении документов следует их верхнюю часть делать более насыщенной, а нижнюю - более «устойчивой».

В стандартах на формуляры-образцы устанавливаются форматы и размеры полей документов, входящих в состав унифицированной системы документации, а также требования к построению конструкционной сетки формуляра-образца, реквизиты и правила их расположения. Документы, входящие в состав унифицированных систем документации, состоят из трех основных частей, которые располагаются в пределах четко разграниченных зон. Такая компановка документа обеспечивает необходимую быстроту восприятия его текста.

Реквизиты являются обязательными признаками, установленные законом или положениями для отдельных видов документов. Состав и расположение реквизитов на бланках организационно-распорядительных документов должны соответствовать соответствующим стандартам. Ранее эти стандарты регламентировались ГОСТом 6.38-90, в настоящее время используется ГОСТ Р.30-2003 .

Введение стандарта на формуляр-бланк, который, в свою очередь, определяет требования к бланку официального письма, вызвано необходимостью унифицировать процесс его оформления, это позволяет:

Формуляр-образец является основой для конструирования формуляров и бланков всех видов управленческой документации. Площадь, отводимая формулярам-образцам для расположения каждого реквизита, соответствует оптимальному объему этого реквизита в печатных знаках.

Согласно ГОСТ 6.38-90, документы могут содержать (в зависимости от назначения) до 31 реквизита. Однако ни один документ не оформляется полным набором реквизитов. Для каждого вида документа определен их состав в зависимости от назначения документа. Так, для официального письма рекомендуется следующий состав реквизитов:

1. Государственный герб (для государственных предприятий)
2. Логотип или эмблема организации
3. Код предприятия по ОКПО (для внутриреспубликанской переписки), если он есть
4. Код документа по ОКУД (если имеется)
5. Наименование организации (полное и сокращенное)
6. Почтовый и юридический адрес
7. Номер телефонов
8. номер факса
9. Банковские реквизиты
10. Индекс документа (регистрационный номер)
11. Ссылка на индекс и дату входящего документа
12. Адресат
13. Заголовок к тексту
14. Текст
15. Подпись
16. Фамилия и телефон исполнителя.

При необходимости могут быть также приведены адреса электронной почты и веб сайтов организации.

Совокупность реквизитов официального письма называется формуляром. Реквизиты (1)-(9) печатаются, как правило, типографским способом.

Официальное письмо является единственным документом, на котором не ставится название его вида. Все остальные документы имеют названия, например «Приказ», «Акт», «Решение», «Докладная записка» и т.д.

Наименование организации - адресанта документа дается в полном и сокращенном виде, например, Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела - ВНИИДАД. Стоит отметить, что требования к официальным письмам варьируются от организации к организации, в тоже время государственные учреждения должны следовать ГОСТам в оформлении официальных писем.

Деловое письмо: правила написания и способы доставки

01.06.2010 | С.В. Иванова

Бухгалтер бюджетного учреждения для выполнения своей работы должен знать не только план счетов бюджетного учета и то, какими проводками отражаются хозяйственные операции, но и быть специалистом. Важным навыком квалифицированного бухгалтера является умение подготовить и оформить деловые письма в вышестоящие организации или официальные обращения во властные органы. О том, как это сделать и что следует учесть бухгалтеру, мы расскажем в этой статье.

Я Вам пишу&hellip

На первый взгляд кажется, что в написании делового письма нет ничего сложного. Но часто мы заходим в тупик уже после написания первых слов &ldquoУважаемый Иван Иванович. &rdquo. А потом еще долго пребываем в творческих муках, созерцая пустой экран монитора.

Тем не менее, существуют как гласные, т. е. официально принятые в обществе и на государственном уровне, так и негласные правила написания деловых писем.

Но прежде чем сесть за написание письма, следует провести некоторую подготовительную работу.

Во-первых, нужно точно представлять, кому будет адресовано письмо. Необходимо знать:

Точное название организации

Должность адресата

Фамилию, имя и отчество адресата.

Не полагайтесь на свою память или записи в старой телефонной книге, ведь они могут оказать медвежью услугу. Так, например, секретарем одного крупного предприятия была допущена ошибка в написании редкого и достаточно сложного отчества руководителя, вследствие чего оно приобрело иной, не со­всем приличный смысл.

Кроме того, в наше время перемен и реформ многое меняется не только в деятельности бюджетных учреждений, но и у их контрагентов, т. е. в коммерческих организациях. В качестве примера приведем реальный случай, произошедший с менеджером одной российской транспортной компании. Ему было поручено подготовить письмо руководителю фирмы-партнера, и он, понадеявшись на свою память, в письме указал должность руководителя фирмы и ее название, не ведая, что в компании за сравнительно короткий срок произошли серьезные структурные изменения. В результате получилось, что автор письма неумышленно &ldquoпонизил&rdquo руководителя в должности.

Очевидно, что такие &ldquoляпы&rdquo не приводят к установлению надежных партнерских отношений между учреждением и организациями-контрагентами.

Поэтому обязательно позвоните в фирму и вежливо уточните всю необходимую информацию.

Доброе начало - половина успеха

В &ldquoнауке&rdquo написания деловых писем уже сформировались определенные традиции того, какая фраза должна быть &ldquoстартовой&rdquo.

В качестве начала делового письма принято использовать следующие типовые фразы:

настоящим подтверждаем получение Вашего письма № 24/1 от 18.07.07.

с благодарностью подтверждаем получение каталогов продукции Вашей уважаемой фирмы

мы ссылаемся на ранее проведенные переговоры по этому вопросу.

в подтверждение нашего запроса высылаем Вам.

мы рады сообщить Вам, что.

в дополнение к нашему письму № 12 от 12.12.05 сообщаем Вам реквизиты Получателя платежа

согласно Вашей просьбе мы произведем поставку товара уже на следующей неделе.

При этом заключительными фразами могут быть:

В ожидании Вашего ответа

Остаемся с глубоким уважением

Мы благодарим Вас за проявленное внимание к нашей продукции

Просим Вас извинить нас за причиненные Вам хлопоты

Тем самым мы считаем данный вопрос урегулированным

Надеемся, что смогли помочь Вам в решении данной проблемы

В надежде на развитие с Вами хороших деловых отношений

В заключение хотели бы еще раз выразить Вам искреннюю благодарность

С глубоким почтением

С глубоким уважением

С уважением.

В зависимости от того, кому адресовано письмо, каково его содержание, и следует выбирать ту или иную фразу для начала письма и его завершения.

О чиновниках и партнерах

Особое внимание при подготовке текста делового письма должно быть уделено тому, куда оно будет направлено: в органы государственной власти (налоговая инспекция, прокуратура, органы местного самоуправления, судебные инстанции и т. п.) или поставщикам, подрядчикам, с которыми установлены или предполагается установить партнерские отношения.

Для чиновников

Письма в государственные и муниципальные органы власти любого уровня требуют более тщательной подготовки.

Такие письма должны быть написаны строго по установленной форме. Свободная форма и вольный стиль написания недопустимы, поскольку подобное письмо просто не будет принято к исполнению. Нередко официальные органы доводят до нижестоящих организаций форму писем, которую следует выдерживать при письменном к ним обращении.

Стиль письма, адресованного представителям власти и иных официальных органов, должен быть исключительно официально-деловым. При этом недопустимы никакие &ldquoвольности&rdquo вроде &ldquoс приветом&rdquo, &ldquoс дружеским приветом&rdquo, &ldquoждем скорейшего решения данного вопроса&rdquo, &ldquoв ожидании Вашего согласия&rdquo и проч. В официальных государственных службах это будет воспринято как моветон.

Для такого стиля характерны ясность, лаконичность и точность изложения. По своей сути язык официальных документов - это своеобразный набор клише и штампов. Стандартизированные словосочетания облегчают восприятие текста, да и саму подготовку официального письма. Для официальной корреспонденции типичны следующие словосочетания:

принять незамедлительные меры, поставить в известность, известить в кратчайшие сроки, обеспечить надлежащее исполнение

установить регулярный контроль за качеством продукции

возложить ответственность за исполнение на.

согласно приказу. на основании устного распоряжения.

в связи с вводом в эксплуатацию нового комплекса

ввиду отсутствия.

по причине несвоевременной отгрузки партии товара и т. п.

В официальном письме, прежде всего, следует стремиться к четкому и краткому изложению существа дела, соблюдая нейтральность тона. Не стремитесь проявить свою незаурядную творческую индивидуальность и демонстрировать высокий интеллектуальный уровень, используя одно придаточное предложение за другим. Строя сложноподчиненные предложения, вы рискуете растерять смысл письма.

Кроме того, если письмо предполагает наличие приложений, то не стоит ограничиваться простым указанием на их количество, например &ldquoПриложения: на 18 листах&rdquo. Все приложения к письму следует перечислить, присвоив им соответствующий порядковый номер.

Не следует экономить свои силы и время, делая ссылку на приложения! Весьма важно писать полное наименование документа так, как оно звучит в прилагаемом оригинале. Сокращения здесь также не допускаются. Напротив наименова­ния документа следует указать количество страниц. Затем после полного перечня документов в приложении указывается общее количество страниц всех приложений.

Все эти мероприятия позволят при необходимости проконтролировать чиновников, не дать им шанса отложить ваше письмо, сославшись на какую-то неточность или отсутствие необходимого документа.

В качестве примера письма в государственные органы можно привести следующий текст:

Уважаемый Аркадий Семенович!

Сообщаем, что на основании заявки в Московском комитете по регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним произведена государственная регистрация договора аренды помещения по адресу: г. Москва, улица Красногвардейская, корп. 8 за № 77-01/00-02/29741 (договор аренды прилагается).

Просим Вас внести соответствующие изменения в карту постановки на учет.

Приложения: Договор аренды № 77-01/00-02/29741 на 12 страницах.

С уважением,

Директор государственного учреждения А.И. Зайцев

Партнерам

Деловые письма юридическим лицам (предприятиям, компаниям и т. п.) принято писать либо от третьего лица единственного лица, например: организация сообщает, уведомляет, примет все необходимые меры&hellip и т. д. либо от первого лица множественного числа: уведомляем Вас, пересылаем в Ваш адрес партию каталогов, направляем по Вашей просьбе.

Многие организации, стремясь создать свой узнаваемый фирменный стиль, в дополнение к государственным стандартам по оформлению документов разрабатывают свои внутренние инструкции по делопроизводству. Так, например, многие увеличивают нижнее поле документов, где пропечатывается колонтитул, что, в свою очередь, позволяет быстро найти этот документ в электронном виде. Кроме того, в последнее время получила распространение практика, когда при подготовке договоров, контрактов и соглашений оставляют большее, чем обычно, нижнее поле документа. Такая практика связана с тем, что по правилам делопроизводства каждый отдельный лист документа должен быть завизирован сторонами, подписывающий такой документ.

Деловое письмо должны сопровождать следующие реквизиты:

1. Шапка письма (наименование организации-адресата, ИНН/КПП, почтовый адрес, номера телефонов, факса, банковские реквизиты (при необходимости)).

2. Дата и номер документа.

3. Указание адресата (название фирмы, должность, Ф.И.О. должностного лица).

4. Заголовок к тексту письма или основной мотив его содержания.

5. Обращение.

6. Текст письма.

7. Заключительная формула вежливости.

8. Подпись (перед подписью указывается название фирмы и должность уполномоченного лица, подписавшего письмо. Если письмо было подготовлено другим сотрудником, то обязательно указывается Ф.И.О. и контактный телефон исполнителя).

9. Приложение. Наличие приложения (приложений) указывается внизу письма слева. Далее сообщается о виде приложения, указывается названия приложений и количество страниц.

Одна цель - одно письмо

В случае направления одному адресату одновременно нескольких деловых пи­сем целесообразно подготовить отдельные письма по каждому вопросу.

Например, учреждение получило заказ - офисную мебель. При разгрузке товара обнаружились некоторые дефекты качества товара. Учреждение намерено обратиться к поставщику с целью исправления дефектов (замены брака), а также хочет просить о том, чтобы следующая партия товара пришла на 10 дней раньше. В таком случае подготавливаются два отдельных письма. Первое письмо будет, соответственно, рекламацией, а второе - просьбой. Разделять подобные темы просто необходимо, поскольку это позволит не только отследить судьбу какого-либо вопроса, но и значительно облегчит его решение, т. к. просьба о досрочной поставке или, наоборот, претензия к качеству не затеряются в переписке, а будут увидены и, скорее всего, удовлетворены другой стороной.

Если в одном письме необходимо осветить нескольких связанных между собой вопросов, то изложение каждого вопроса лучше вести в отдельном абзаце.

От простого к сложному

Согласно ГОСТу различают простые и сложные деловые письма.

Простые письма, как правило, не требуют специального юридического или административного согласования. Объем такого письма не должен превышать одного - максимум двух машинописных листов.

Сложные письма обычно посвящены вопросам, требующим детального изложения ситуации, ее анализа, оценки, развернутой аргументации, формулировки выводов. Такое письмо может иметь объем в несколько страниц, но не более четырех.

О сестре таланта и вежливости

Ко всему вышесказанному можно добавить, что идеальное деловое письмо - это письмо, написанное на одной странице. К этому надо стремиться.

Кроме того, если в письме есть ссылка на ранее присланные/сделанные заказы, претензии, платежи, документы, спецификации и пр. то целесообразно приложить к письму копии этих документов. Тем самым вы проявите вежливость по отношению к вашему адресату, избавив его от лишних усилий. Ведь ему не нужно будет после получения такого письма поднимать архивы, искать нужный документ в делах. Исключение составляют те случаи, когда документ, письмо и т. п. на которое делается ссылка, одинаково хорошо известен двум сторонам из предыдущей переписки, проведенных телефонных переговоров и т. д. В этом случае будет излишне прилагать еще раз копию данного документа.

А теперь - доставка&hellip

Написав письмо, следует продумать способ его доставки адресату. В настоящее время наиболее доступными способами отправки корреспонденции являются: отправка письма по факсу (факсимильная связь), через отделение почтовой связи, курьером и через специальные курьерские службы.

У каждого способа есть свои преимущества и недостатки. Рассмотрим их подробнее.

Отправка по факсу

Факсы, по сути дела, являются просто быстрыми письмами, поэтому к ним применимы все требования, предъявляемые к письмам. Факсы являются официальными документами, подлежащими регистрации и исполнению, как если бы это было обычное деловое письмо.

В современном деловом мире около 80% объема всей корреспонденции осуществляется с помощью факсимильной связи, которая обеспечивает высокую оперативность.

На практике очень часто факсы подкрепляются отправкой оригинала письма. Это необходимо, например, при решении финансовых вопросов, запросах в банк, для предоставления документов строгой отчетности, т. е. во всех тех случаях, когда требуется оригинал письма с печатью и подписями уполномоченных лиц, который подшивается к делу.

Оригинал письма можно отправить по почте заказным письмом с уведомлением. Сроки доставки такого письма по России - одна-две недели. Еще неделей позже к вам придет уведомление о вручении документа адресату. В данном случае столь большие сроки не имеют особого значения, поскольку работа над документом (исполнение документа) производится на основе факса. Оригинал документа является лишь необходимым &ldquoследом&rdquo в делах.

Отправка через отделение почтовой связи

Этот вид отправления удобен тем, что не надо стоять в очереди на почте. Достаточно наклеить марки и бросить письмо в почтовый ящик. И хотя в последнее время почтовая связь работает достаточно эффективно, но не рекомендуем важное деловое письмо отправлять без гарантии и без подтверждающей квитанции об отправке и доставке.

Но в определенных случаях этот способ очень удобен. Например, для отправки поздравительных открыток, подписанных актов выполненных работ (речь идет об услугах сторонних организаций: доставка воды, письменный перевод, хранение архива, услуги телефонной связи), которые, в свою очередь, нам также приходят по почте.

Использование курьера для деловой переписки - очень удобный способ, который позволяет быстро и дешево доставлять письма и деловые пакеты.

Здесь главное - предоставить курьеру точные и исчерпывающие инструкции, поскольку курьерами работают, как правило, или совсем молодые люди, мало заинтересованные в своем труде, или пенсионеры, трудящиеся для дополнительного заработка. Многие из них плохо знают город, другим не хватает коммуникативных навыков для того, чтобы самостоятельно разрешить какую-либо проблему, возникшую в связи с доставкой письма (контактного лица не оказалось на месте, не может дозвониться по телефону, перепутал адрес или название фирмы и т. п.).

Поэтому подготовьте курьеру подробную пошаговую инструкцию, начертите план местности, предоставьте максимальное количество контактных телефонов, обговорите с ним возможные варианты его действий в разных случаях: план А, план Б&hellip Да, нудно. Но если не дать четких инструкций, курьер может потратить целый день, но так и не вручить письмо адресату.

Курьерская экспресс-служба (срочное отправление и доставка документов, грузов) (TNT, DHL, UPS)

Офисы этих крупных международных компаний экспресс-доставки располагаются в Москве и во многих других крупных российских городах.

Такая доставка незаменима и крайне необходима при отправке срочных документов за границу или в другие удаленные города. Экспресс-почте можно доверить и особо важные документы, например кредитные договоры.

С.В. Иванова,

психолог, бизнес-тренер, г. Москва

Опрос

Фирменный бланк представляет собой лист бумаги, как правило, формата А4 (210х297мм), на котором напечатаны реквизиты компании, включающие:

1. наименование компании,

2. логотип (при наличии),

3. контактная информация (адрес, телефон, e - mail. сайт (при наличии),

4. банковские реквизиты (по желанию).

Фирменный бланк является очень важным атрибутом любой организации. По сути, это один из рекламных носителей. Ведь порой именно с него начинается знакомство потенциального клиента или партнера с Вашей компанией. Поэтому считается, что каждая компания, независимо от ее величины, должна иметь собственный фирменный бланк.

Создание фирменного бланка является первым шагом по формированию корпоративного стиля. Это желательно сделать, даже если компания насчитывает только одного сотрудника и слово «корпоративный», в данном случае, кажется Вам неуместным.

Текст на фирменном бланке говорит о серьезности письма. Качественно изготовленные бланки говорят о внимательном отношении компании к собственному имиджу.

В настоящее время есть огромное множество типографий, где в короткие сроки Вам смогут разработать макет фирменного бланка, подобрав дизайн с учетом специфики Вашего бизнеса. Минимальная стоимость разработки дизайна составляет от 1000-2500 руб. Здесь же полученный макет можно будет изготовить.

Стоимость изготовления фирменного бланка зависит от способа печати. Практически везде Вам предложат минимум 2 варианта: цифровую либо офсетную печать.

Себестоимость изготовления бланков цифровым способом будет выше в расчете на 1 копию, но это более выгодно при небольших заказах (до 3000 экземпляров). В таком случае и срок изготовления бланков существенно меньше, чем при офсетной печати – от 1 часа до 1 дня в зависимости от загруженности типографии.

Офсетный способ печати экономически оправдывает себя только при больших тиражах бланков. По сроку изготовления бланков он также существенно уступает цифровой печати – от 6-10 дней.

Фирменные бланки печатают как на обычной офисной бумаге, так и на оригинальной дизайнерской, которая может иметь большую плотность, различные варианты цветовых решений, водяные знаки, фактурное тиснение и проч. Здесь полет фантазии, как правило, ограничивается только ценой.

Но не стоит отчаиваться, если у Вас нет денег на профессиональное изготовление фирменных бланков. В этом случае мы предлагаем Вам несколько элементарных образцов фирменных бланков, по которым Вы самостоятельно сможете разработать свой бланк за 10-20 минут, а распечатать его всегда можно на обычном принтере. Помните: краткость – сестра таланта.

Важно, чтобы Ваш фирменный бланк содержал основную информацию о компании и чтобы Ваш контрагент всегда смог найти в нем информацию для связи с Вами.

Оформление официального письма

Здравствуй, дорогой читатель!

Ни для кого не секрет, что умение грамотно составлять и оформлять официальные письма является неотъемлемой частью профессионализма сотрудника, будь то директор или менеджер среднего звена. Это актуально особенно в тех компаниях, контрагентами которых являются крупные организации, имеющие в своем штате порядка 500 человек. Грамотно составленное письмо- это имидж компании, это одна из составляющих делового этикета. это визитка предприятия, и по этому, казалось бы, незначительному документу можно сделать значительные выводы.

Как оформлять реквизиты письма и содержание определено

Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (М. 2001) и государственным стандартом ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Единые правила оформления документов обеспечивают:

Юридическую силу письма

Качественное и своевременное составление и исполнение письма

Организацию оперативного поиска писем.

Правила оформления официальных писем:

1. Письмо оформляется на бланке организации. Вы скажете, ну и правило, оно и так понятно. Ага. На днях получила очень важное сообщение по электронной почте, в теле, а не на бланке. А как же юридическая сила документа?

2. В левом верхнем углу указывается исходящий номер документа и дата составления последнего. Каждая организация самостоятельно устанавливает правила присвоения исходящего номера документу.

3. В правом верхнем углу пишем кому предназначено письмо: генеральному директору ООО Ромашка или коммерческому директору того же ООО. Если не знаете, как правильно называется должность, то напишите просто руководителю предприятия, а там уж он сам решит, кому отписать его.

4. Обязательно указываем тему письма в левом углу: о возврате денег, о задержке поставки материалов и пр.

4. Начинаем письмо со слов: Уважаемый ИО (имя отчество). Внимательно проверяем на наличие орфографических ошибок. Если сомневаетесь- лишний раз проверьте, гугл Вам в помощь.

5. Заканчиваем письмо словами благодарности: с уважением к Вам и Вашему делу, заранее спасибо, с уважением, надеемся на взаимовыгодное сотрудничество и т.д.

6. Под подписью должностного лица обозначаем исполнителя документа с контактным номером.

Что необходимо помнить при написании официального письма:

Ваша задача при написании письма насытить его информацией, а не эмоциями. Выражайте свои мысли нейтрально, с приведением фактов и логических выводов.

Если вы обращаетесь в письме лично к адресату, личное местоимение Вы, Вам, Ваш и т.п. пишем с заглавной буквы,

Писать следует от множественного числа: просим, сообщаем, указываем, напоминаем и т.п. В письме представляются интересы организации, а не личные.

После написания письма необходимо отложить его на некоторое время- лучше до завтра. Ну а если что-то срочное, то на 20-30 минут. Затем возьмите распечатанный на принтере документ и прочтите его снова. Наверняка, вы найдете небольшие ошибки, неточности в формулировках или упущения.

И самое главное помните, что в любых правилах есть исключения))).

Надеюсь, эта статья оказалась полезной, поэтому буду благодарна, если Вы понажимаете кнопки соц. сетей.

Ну и напоследок, десерт- письмо турецкому султану:

Ваша Анастасия Захарова

(электронная переписка)

Письмо-предложение о сотрудничестве

Subject: Предложение о сотрудничестве.
Data: 20.05.0216
From: [email protected]
To: [email protected]

Председателю Правления
Союза производителей алкогольной продукции
Доброву Д.Е.

Уважаемый Дмитрий Евгеньевич!

Союз производителей алкогольной продукции (CПАП) является ведущим объединением лидеров отрасли отечественной алкогольной промышленности. Вызывает уважение активная деятельность, проводимая Вашей организацией в отношении создания в РФ цивилизованного рынка алкогольной и ликеро-водочной продукции.

Безусловно, забота о качестве и безопасности производимой продукции является одной из приоритетных задач СПАП, а его участники – добросовестные производители, уделяющие большое внимание данным аспектам.

«AIG» – один из крупнейших в мире страховых институтов. Международная компания существует на рынке страхования уже 90 лет и имеет офисы в 160 государствах. Российское подразделение компании работает уже более 15-ти лет.

Сотрудничество с производителями продуктов питания и напитков является приоритетным направлением нашей компании. Руководствуясь многолетним международным опытом «AIG» в России, была разработана уникальная программа страхования предприятий алкогольной отрасли (страхование ответственности товаропроизводителя и отзыва продукции с рынка).

Считаем, что данная программа представляет потенциальный интерес для участников СПАП, т.к. такой товар, как алкоголь, требует особенного подхода к качеству сырья, упаковки и безопасности для потребителя.

На основании вышеизложенного обращаемся к Вам с предложением обсудить потенциал сотрудничества по данному направлению.

Будем признательны за Вашу профессиональную оценку такого сотрудничества и просим установить порядок дальнейшего взаимодействия между нашими компаниями. Мы готовы рассмотреть любые Ваши предложения по формату совместной работы.

С уважением,

Андреев Павел

Вице-президент компании AIG
Тел.: 8-495-ххх-хх-хх
8-915-ххх-хх-хх
[email protected]

Письмо-приглашение

Subject: Приглашение на семинар
Data: 25.06.2016
From: Анна Симонова
To: ххх-ххх-ххх

Уважаемые Партнеры,

17 марта 2016 года приглашаем Вас присоединиться к семинару по построению международных программ страхования, который специально для партнеров AIG проведет Марк Гольденберг - региональный советник по международным программам страхования AIG.

Марк приезжает в Россию специально для проведения серии обучающих мероприятий, так как он обладает самым обширным опытом по страхованию транснациональных компаний.

Учитывая текущий опыт в области предложения международных программ для российских клиентов с международным присутствием, уверена, что данный семинар будет очень интересен и ответит на множество вопросов в данной сфере.

В приложении направляю приглашение и программу семинара.

Прошу Вас перенаправить данное приглашение коллегам, которым будет интересна данная тема.

Регистрация проводится путем ответа на данное письмо. Участие бесплатное, количество мест ограничено.

Адрес проведения семинара: Россия,125315, Москва, Ленинградский проспект, д. 72, корпус 2, этаж 3

Будем рады Вас видеть!

С уважением,

Анна Симонова

Руководитель тренинговых программ
AIG
Тел.: 495-777-11-11
8-916-777-45-56
[email protected]

Письмо-просьба об организации встречи

Subject: Организация встречи с Еленой Фирсовой
Data: 25.06.2016
From: Черкесов Илья
To: Иванова Галина

Уважаемая Галина Николаевна!

Если Ваше предложение в силе, на следующей неделе (с 06 по 10 июня) я мог бы подъехать в любое удобное для Елены Петровны время.

Я буду Вам очень признателен, если Вы сообщите мне решение госпожи Фирсовой.

С уважением,

Вадим Татаренко

менеджер компании AIG

[email protected]

Письмо-просьба о контакте

Subject: Номер телефона Елены Фирсовой
Data: 25.06.2016
From: Черкесов Илья
To: Иванова Галина

Уважаемая Галина Николаевна!

Еще раз благодарю Вас за встречу и конструктивную беседу.

Буду Вам очень признателен, если Вы пришлете его на указанный адрес или сообщите по телефону.

Заранее благодарен!

С уважением,

Вадим Татаренко

Менеджер компании AIG
Тел.: 495-777-11-11; 8-916-777-45-56
[email protected]

Письмо-ответ на агрессивное письмо клиента

Агрессивное письмо клиента:

Subject: Да вы офигели совсем!
Data: 20.02.2016
From: Петров Андрей
To: [email protected]

Как мне вернуть деньги, которые я заплатил за ваш чёртов сервис. Лучше я потрачу их еще на что-то, чем ваша порнографическая система. Пользуйтесь сами вашим долбаным servis.tutu.net.

Андрей Петров

Ответ на агрессивное письмо клиента

Клише для выражения просьбы не употреблять ненормативную лексику в переписке:
Пожалуйста, постарайтесь не употреблять некорректную лексику. Она не способствует конструктивному решению вопроса.
Информируем Вас о том, что мы оставляем за собой право не отвечать на письма, содержащие вульгарные или грубые выражения в адрес компании или её персонала.

Письмо-отказ

Письмо клиента

Добрый день, Андрей!

Обращаюсь к Вам с официальной просьбой.

Наша фирма занимается поставками промышленного оборудования, а также запасных частей на предприятия пищевой промышленности. С 2010 года мы являемся Вашими постоянными клиентами.

Мы заранее благодарим Вас за понимание и поддержку!

С уважением,

Директор по маркетингу

ЗАО «Пищепром»

Роман Петренко

Тел.: 495-777-77-77
8-905- 777-89-45
[email protected]

Образец 1. Письмо-отказ на просьбу клиента

Образец 2

Subject: О прекращении сотрудничества
Data: 20.03.2016
From: [email protected]
To: Петренко Иван

Уважаемый Иван Николаевич!

Мы были рады сотрудничать с Вашей фирмой в течение 7-и лет. Нас всегда удовлетворял хороший уровень сервиса и качество продукции. Однако за последний год произошел ряд инцидентов, как-то: регулярное нарушение сроков поставок, неудовлетворительное качество товара, некорректное отношение к данным ситуациям сотрудников Вашей фирмы. В результате всего этого наше взаимодействие зашло в тупик.

В связи с этим мы, к сожалению, вынуждены прекратить сотрудничество с Вами по истечении срока действия договора. Спасибо за годы обслуживания.

С уважением,

Директор
ООО «Макулатура»

Малахов Геннадий Викторович
Тел.: 8-945-ххх-хх-хх
[email protected]

⁠ ⁠ ⁠ _____________________________________________________________________________________________

Образец 3

Subject: Отказ в выплате компенсации
Data: 20.06.2015
From: aig.ru
To: Евгений Кныш

Уважаемый Евгений!

Благодарим Вас за длительное сотрудничество с нашей компанией!

К нашему сожалению, мы вынуждены отказать Вам в выплате требуемой компенсации в размере … рублей.

На данный момент в компании установлена другая процедура по принятию решений о страховой компенсации, о чем Вы неоднократно оповещались.
(В приложении см. копию данного оповещения).

Кроме того, указанные Вами в исковом заявлении претензии №4-6 не являются страховыми, так как были нарушены пункты 12.1-12.2 Договора.

Мы хорошо понимаем Вашу ситуацию и, в случае, если в дальнейшем Вы хотите избежать подобных прецедентов, предлагаем заключить с нашей компанией дополнительное соглашение, позволяющее компенсировать потери, связанные с бизнес-рисками, подобно Вашим. (См. доп. соглашение в приложении)

Надеемся на Ваше понимание и продолжение сотрудничества!

С уважением,

Менеджер AIG

Тучков Владимир
Тел.: 8-495-ххх-хх-хх
8-903-ххх-хх-хх
[email protected]

Письмо-ответ на обоснованную претензию

Subject: Ответ на претензию.
Data: 12.05.2016
From: [email protected]
To: Анна Колесникова

Уважаемая Анна!

От лица всего коллектива нашей фабрики хочу выразить Вам искренние сожаления и принести извинения за сложившуюся ситуацию.

Наша фабрика уже много лет стабильно и качественно работает на рынке пошива и ремонта одежды.

Ваша ситуация относится к редким случаям, виной которому так называемый человеческий фактор.

Мы провели расследование, и лица, виновные в нарушении сроков исполнения и грубости, наказаны. Согласно приказу фабрики от 13.04..2016 № 78/2 сменному мастеру Волковой В. В. объявлен выговор, закройщик А. П. Гусев переведен портным в бригаду по пошиву мужской верхней одежды.

Администрация приняла срочные меры для выполнения Вашего заказа. Он будет готов 15.05.2016. В любое удобное для Вас время курьер доставит его по указанному Вами адресу.

Поверьте, нам так же, как и Вам, неприятна сложившаяся ситуация!