Что такое акт передачи дел при увольнении генерального директора и как его правильно оформить? Акт приема — передачи дел: образец составления Смена генерального директора акт передачи материальных ценностей

Для того, чтобы понять, когда и для чего требуется оформлять акт приема-передачи, необходимо для начала четко уяснить смысл и порядок смены руководства.

Важно! Глава организации (директор) вправе уволиться по собственному желанию. Также его может уволить наниматель по общим основаниям, предусмотренным ТК РФ.

Смена руководителя организации (т. е. ее директора, главы) – стандартная процедура, которая состоит из нескольких обязательных этапов. Ее проведение требует соблюдения заведенного порядка, который предполагает выполнение определенных действий, перечисленных далее в таблице.

Процедура смены руководства не имеет четкого регламента, закрепленного законодательством. Но важно грамотно к ней подойти, поскольку глава организации – материально-ответственное лицо, которое несет ответственность и за свою работу (применительно ко ст. 277 ТК РФ). А такой документ, как приемо-передаточный акт, хоть, по сути, и не является обязательным, но имеет юридическое значение и может использоваться впоследствии при разрешении многих споров, разногласий.

Между тем, как показывает судебная практика, в большинстве разбирательств суд устанавливает, что бывшему главе организации необходимо предъявлять требование о передаче документации. Соответственно, при смене руководства уволенный директор должен передавать новому главе организации все виды документов (учредительные, бухгалтерские т. д.), а также печати, штампы.

Какая форма приемо-сдаточного акта применяется организациями в 2020 г. при смене руководящего состава

Данный документ не имеет унифицированной формы либо какого-либо рекомендуемого типового бланка. Посему организации самостоятельно разрабатывают под него шаблон либо составляют его в свободной форме. Оптимальным вариантом здесь будет утверждение соответствующего Положения о передаче документации (дел) при высвобождении от должности главы организации. В него следует включить как минимум:

• перечень конкретных документов, которые должен передать бывший директор вновь избранному (учредительные, бухгалтерские, правоустанавливающие, организационно-распорядительные и т. д.), с указанием их названий, количества;
• необходимость составления акта приема-передачи дел, используя при этом специально разработанную для этого форму, с включением требуемых сведений, приложений и т. п.;
• дополнительные нормативы и положения, предусматривающие привлечение третьих ответственных лиц к подготовке, оформлении данного акта.

Вся документация, которая подлежит передачи по действующему в организации Положению, должна пройти предварительную проверку на предмет полноты, соответствия, достоверности. Только после этого проводится ее передача, а сам факт передачи оформляется приемо-передаточным актом. Как принято, составляется 2 экземпляра приемо-сдаточного акта, один из которых новый директор забирает себе. Второй отдают бывшему руководителю.

Разрешается заполнять бланк акта приема-передачи документов от руки и печатью на рабочем компьютере. Для этого используется обычный лист формата А4. Заверять печатью акт не обязательно, а вот подписать его должны все ответственные полномочные лица (в первую очередь оба директора, бывший и новый, а затем и остальные присутствующие лица).

Структура и содержание акта приема-передачи документов, оформляемого при смене директоров

При разработке приемо-сдаточного акта за основу берется стандартная структура документа. Она должна иметь его все необходимые составные части и отображать факт передачи документации от одного руководителя другому. Структура акта должна предусматривать занесение следующих сведений:

1. Дату, место оформления акта (число, месяц, год, город).
2. Выполняемые действия (сдача и принятие документов бывшим директором вновь избранному, с указанием основания).
3. Список передаваемой документации, оформленной, например, в виде таблицы, составленной по схеме: № п/п – название документа – датировка – прочие реквизиты – число страниц каждого из них – примечание. Краткое содержание, описание каждого переданного документа.
4. Перечисление фактов, свидетельствующих о наличии конкретных недостатков, выявленных при передаче документов (отсутствие печатей, штампов, прочие нарушения).
5. Подпись полномочных лиц (бывшего директора, передавшего полномочия с документацией, и нового директора, которые их принял).
6. Составитель акта приема-передачи (Председатель, члены комиссии – должность, подпись каждого с расшифровкой).
7. Список иных присутствующих лиц и их подписи (также должность, подпись с расшифровкой каждого).

После того, как приемо-передаточный акт составлен и подписан, вся полнота ответственности за переданную документацию переходит к новому директору.

Как правильно составить приемо-сдаточный акт при передаче документов

С учетом приведенных выше норм в качестве некоего руководства к действию при разработке собственного шаблона акта приема-передачи рекомендуется использовать следующий вариант бланка.

Утверждаю__________________________

(Председатель общего собрания…)

(Подпись) ________ /___________________/

Акт приема-передачи дел при смене директора

г. ____________ «__»________

В связи с ________________________________ (указать основание, т. е. увольнение с должности директора одного лица и назначение на его место другого, реквизиты протокола общего собрания с соответствующими решениями) _________________________________ составлен настоящий Акт о том, что (указать ФИО уволенного директора) _______________________________ передал, а (указать ФИО вновь избранного директора ) _____________________ принял следующие документы (перечислить) :

Перечисленные документы и печать переданы в надлежащем состоянии. Претензий к оформлению не имеется. Настоящий приемо-передаточный Акт оформлен в 2 экз., один из которых передается (уточнить) ____________________________________________________, а второй (уточнить)__________________________________________________________________. При его составлении присутствовали:

комиссия в составе (перечислить всех) :__________________________________________ _________________________________________________________________________________

увольняемый (ФИО) ___________________________________________________________________

вновь избранный (ФИО) _______________________________________________________________

Подписи сторон:

Сдал: _______ /______________/ Принял: ________ /_____________/

Присутствующие лица:

__________________________

__________________________

Предложенный вариант бланка содержит обобщающий минимум сведений, которые обычно включают в акт приема-передачи. Их можно дополнять, перестраивать, видоизменять. Ограничений по компоновке подобных документов как таковых не имеется.

Пример 1. Вариант оформления приемо-сдаточного акта при передаче документов по причине смены руководства ООО «Форпост»

АКТ ПРИЕМА-ПЕРЕДАЧИ ДЕЛ ПРИ СМЕНЕ ДИРЕКТОРА

Настоящий Акт составлен для целей подтверждения передачи дел при смене директора ООО «Форпост». Основанием для смены руководства Общества является решение общего собрания участников (протокол № 123 от 11.09.2020).

Составление приемо-сдаточного Акта проводилось с участием Комиссии в составе:

1. Председатель общего собрания ООО «Форпост» Федоркевич Тарас Антонович.
2. Главный бухгалтер ООО «Форпост» Толочина Глафира Ростиславовна.
3. Юрисконсульт ООО «Форпост» Красильникова Виолетта Герасимовна.

Высвобожденный от должности директора ООО «Форпост» Цылинский Максим Юрьевич передал, а вновь избранный на должность директора ООО «Форпост» Барсов Михаил Николаевич принял:

1. Учредительные документы (15 л.).
2. Свидетельство о госрегистрации и постановке на учет (10 л.).
3. Банковские документы (10 л.).
4. Договора, заключенные с контрагентами (55 л.).
5. Лицензии (5 л.).
6. Правоустанавливающие документы на недвижимое имущество и транспортные средства ООО «Форпост» (30 л.)
7. Кадровые и бухгалтерские документы в полном объеме (100 л.).
8. Фирменные бланки общества (400 шт.).
9. Оборудование (1 компьютер, 1 факс, 1 принтер).
10. Ключи от кабинета (3 шт.) и сейфа (2 шт.).
11. Печать Общества (1 шт.).
12. Штамп (1 шт.).

Переданная документация, оборудование, печать, штамп находятся в удовлетворительном состоянии. Претензий к оформлению и передаче дел нет. С 12.09.2020 все обязательства ООО «Форпост», связанные с вступлением в должность и предусмотренные Уставом Общества и законом, возлагаются на Барсова Михаила Николаевича.

Настоящий приемо-сдаточный Акт оформлен в 2 экз., один из которых передается на утверждение Председателю общего собрания Федоркевичу Тарасу Антоновичу, а второй остается у бывшего директора Цылинского Максима Юрьевича.

Подписи:

Сдал: Принял:

_______ Цылинский М. Ю. _________ Барсов М. Н.

Присутствующие лица:

________ Федоркевич Т. А.

________ Толочина Г. Р.

________ Красильникова В. Г.

Распространенные ошибки при составлении и оформлении акта приема-передачи

Ошибка 1. Самостоятельно разработанная форма акта приема-передачи дел может содержать пункты, позволяющие бывшему директору, который сдает дела, зафиксировать, отобразить свое несогласие с конкретными положениями приемо-сдаточного акта. Запретов по этой части не имеется.

Ответы на часто задаваемые вопросы

Вопрос №1: Если нет нового директора, участники его не назначили, как и кому передают дела?

Организацию оставить «в свободном плавании» не могут. Обычно в подобных ситуациях назначают временного исполняющего обязанности главы организации. Собственно ему (либо комиссии) передают все дела.

В процессе ведения делопроизводства могут возникнуть непредвиденные обстоятельства, ведущие к инициированию процедуры передачи дел. Для этого необходимо составить соответствующий акт, цель которого — снять ответственность с конкретного работника (например, даже подрядчика, не выполняющего свои обязательства по возведению строения, указанные в соответствующем ). Документ помогает правильно осветить истинное положение дел в определенный момент времени.

Что это такое?

Акт приема-передачи дел — необходимая документация, которая оформляется для подтверждения факта передачи определенных функций и документов. Смена руководителя организации, главного бухгалтера, бухгалтера, кассира и других сотрудников, чья трудовая деятельность напрямую связана с документами, влечет за собой передачу всех дел от одного работника — к другому. Передаются не только текущие дела, но и бумаги, для кассира, к примеру, передаче подлежат и наличные средства в кассе.

Составлять акт приема-передачи дел необходимо, чтобы:

При смене директора

Особенность передачи дел при смене директора заключается в том, что соответствующая категория граждан имеет статус материально ответственного лица ( ). Это означает, что перед составлением акта приема-передачи дел, требуется реализовать инвентаризацию имущества и документации, доказывающей имущественные права предприятия.

Основной список документов, который подлежит обязательной передаче от бывшего руководителя к новому, регламентируется Постановлением «О приеме-передаче документов учреждению исполнительной службой при освобождении от должности».

В обязанности руководителя входит передача следующих документов:

• регистрационные и учредительные бумаги;
• первичка;
• лицензии и другие разрешения;
• доверенности, заверенные в нотариальной конторе;
• интернациональные соглашения;
• бухгалтерские отчеты;
• ценные бумаги, векселя и другие финансовые контракты;
• удостоверение о праве собственности и иные правоустанавливающие свидетельства;
• докладные, объяснительные записки, внутренние кооперативные отчеты.

При смене главного бухгалтера

Особенности оформления акта передачи дел при смене главного бухгалтера:

• документ составляется только после завершения текущих учетных процедур, полной проверки состояния бухгалтерского учета, а также после заключения отчетности;
• чтобы руководитель предприятия одобрил решение об оформлении акта приема-передачи дел при увольнении главного бухгалтера, должна быть произведена полная инвентаризация всего имущества, финансовых средств и других существенных статей баланса;
• проводится сверка расчетов с налоговыми службами и внебюджетными предприятиями (ПФР, ФСС);
• период приема-передачи дел и оформления акта также устанавливаются в приказе, изданном руководителем организации.

Передача дел и документов главного бухгалтера — трудоемкий процесс, требующий время и дополнительные затраты. Соответствующий акт оформляется в произвольной форме, в содержание которого необходимо включить все важные для данной процедуры моменты — доказательства факта передачи дел, а также описание учетных и отчетных документов.

образец акта приема — передачи дел при смене главного бухгалтера

Акт приема передачи дел при увольнении составляется по образцу и позволяет снять ответственность с вступающего в должность сотрудника за действия предшественника. Поскольку порядок передачи и форма акта законодательством не регулируется, руководитель самостоятельно организовывает этот процесс.

В каких случаях при увольнении составляется акт приема передачи дел?

Увольнение по какой-либо причине секретаря, специалиста отдела кадров, главного бухгалтера способно нарушить рабочий процесс компании или ее филиала. Для смягчения возможных последствий наниматель организовывает документально оформленную передачу дел.

Когда замена увольняющемуся сотруднику не найдена, все дела принимает другой работник либо директор предприятия, возлагая при этом на себя дополнительные полномочия.

Если на освободившееся место найден новый специалист, он принимает все обязанности. Если функции уволенного временно исполнял другой специалист, то передача дел происходит в день вступления в должность нового сотрудника.

Наниматель организовывает процедуру передачи для того, чтобы:

• обеспечить беспрерывный рабочий процесс;
• оценить объем работы для нового специалиста, принимающего дела;
• разделить зоны ответственности;
• стимулировать качественное исполнение должностных обязанностей работниками.

Если увольняется главный бухгалтер, он по закону обязан отчитаться о своей деятельности перед нанимателем, а иногда и вышестоящими органами. Состояние бухгалтерской отчетности проверяет комиссия с участием директора, которая по итогам инвентаризации и сверки данных составляет акт приема передачи документов при увольнении. Его копия направляется в контролирующие органы.

Увольнение кассира, завсклада и иных материально ответственных работников осуществляется по согласованию с главным бухгалтером. Прежде чем уйти, они обязаны передать в сохранном виде вверенные товарно-материальные ценности или возместить ущерб, причиненный работодателю.

Процесс передачи дел

Организовывать проверку и создавать условия для ее проведения обязан руководитель компании. Передача дел производится после издания приказа директором либо начальником подразделения. В приказе необходимо указать:

• причину и сроки выполнения приема-передачи;
• лицо, ответственное за процедуру;
• состав рабочей комиссии и утвержденного председателя;
• срок, в течение которого акт вступит в силу.

Комиссия обычно состоит из представителей администрации, работников бухгалтерии, инженеров, экономистов и других специалистов. Проверку директор может провести своими силами или пригласить стороннего аудитора.

Отсутствие одного из членов утвержденной комиссии является основанием, чтобы признать акт передачи дел при увольнении недействительным.

Проверка должна производиться до момента ухода работника с должности.

Факт! Если человек отказался передать по акту документы, имеющие отношение к его должностным обязанностям и созданные на протяжении работы в данной организации, наниматель вправе его привлечь к материальной либо дисциплинарной ответственности.

Факт отказа не является причиной, достаточной для задержки выдачи трудовой книжки и окончательного расчета. Востребовать служебные документы руководитель может после увольнения через суд.

Процесс передачи дел состоит из следующих этапов:

1. Составление приказа.
2. Осуществление инвентаризации подотчетных документов.
3. Проверка документов на соответствие нормативным требованиям законодательства.
4. Передача.
5. Составление акта приема-передачи.

Процесс передачи дел подразумевает не только отчет о состоянии работы, но и устные рекомендации приемнику о способах, условиях, методах и последовательности выполнения должностных обязанностей. Данная информация и личный пример существенно влияют на успешность работы специалиста на данном участке.

Дополнительные документы, необходимые для составления акта

Поскольку процедура передачи дел законом не оговорена, директор организации сам утверждает список сопроводительной отчетности. Документы составляются при выполнении следующих процедур:

• регистрации приказа, изданного для передачи дел;
• полной инвентаризации обязательств, активов и форм строгой отчетности;
• проверки ведения учета;
• выполнения непосредствено передачи дел;
• составления и подписания акта.

Если процедура передачи дел не отражена в документах организации, то по каждому отдельному случаю издается приказ.

Что указывается в акте передачи?

Пример документа.

Акт составляется в произвольной форме на листе А4. Он должен содержать полный перечень передаваемых бумаг, которые обычно заносятся в таблицу. Поскольку стандартный бланк акта приема-передачи дел при увольнении не установлен, он чаще всего имеет вид бухгалтерской описи документов.

Образец заполненного акта приема-передачи дел при увольнении приведен на картинке.

В акте обязательно указывается:

• наименование компании;
• вид и название документа;
• дата и место составления;
• регистрационный номер;
• перечень приложенных документов.

Составленный акт подписывают все члены комиссии, работник, который уволился, и принятый на его место сотрудник. Если дела принимает руководитель, он отдельно проверяет и подписывает все бумаги.

Нюанс! Будущий работник, еще не оформленный на освобождаемую должность, участвовать в процессе и принимать дела не обязан.

Обычно акт отражает правильность оформления следующей документации:

• системы бухгалтерского учета и внутреннего контроля компании;
• учета движения денежных потоков;
• учета приема, регистрации и сохранности финансовых средств;
• учета и инвентаризации товарно-материальных ценностей;
• договоров, актов сверки взаиморасчетов и иных финансовых документов;
• отчетов, переданных в налоговую службу;
• расчета с работниками, трудовых соглашений, штатного расписания;
• состояния амортизации имущества и др.

Если у вступающего в должность сотрудника вызвали сомнения какие-либо документы, он имеет право составить их опись. Это в будущем убережет его от возможных проблем, и позволит разграничить свои бумаги и оформленные предыдущим работником.

Не должна сказаться на деятельности , и привести к падению основных коммерческих или производственных показателей. Поэтому в данном случае важна преемственность руководства, которую, в том числе, может обеспечить сохранность и передача всего комплекта документов, бывшими в работе при старом директоре. Это оформляется актом передачи дел от старого руководителя, к новому.

Что такое акт приема-передачи дел при смене директора

Являющийся наемным работником, в своем лице представляет интересы фирмы и ведет дела от ее имени. Следовательно, при увольнении, он должен их передать своему сменщику. Это в первую очередь касается рабочих документов организации, которые передаются по акту.

Нормативное регулирование

И хотя специальных нормативных документов, регулирующий данный процесс не существует, но есть законодательные требования, относящиеся к разным категориям дел:

• 402-ой ФЗ о бухучете касается бухгалтерской документации.
• 395-ый ФЗ о банках регулирует финансовый документооборот.
• Правила работы архивов обязаны исполнять госучреждения.

Кроме того процедура передачи дел может быть закреплена на корпоративном уровне:

• Положением о смене руководителя.

Кем и для чего составляется

Акт – это правовой документ, фиксирующий передачу документов компании, находящихся в распоряжении директора при его увольнении. Он составляется после того как подписан приказ об увольнении. Для этого создается специальная комиссия во главе с председателем. Оформляет его один из участников комиссии, а подписывают:

• Лицо, передающее документы.
• Лицо, их принимающее.
• Глава комиссии.

Виды и особенности

Данный акт может составляться в двух вариантах, каждый из которых имеет свои особенности:

• Смена директора. Это когда имеется кандидатура сменщика, который и принимает дела. В акте ставят подписи оба руководителя (бывший и будущий) и указывается дата, с которой новый директор начинает исполнять свои обязанности.
• Увольнение директора. В случае, когда действующий директор уже уволен, с новой кандидатурой еще не определились, форма акта отличается. Принимает дела заместитель, либо другое лицо по . Если и они отсутствуют, то документы передаются компании под роспись председателя комиссии.

Как правильно составить

Обязательного формата акта нет, но для его правового признания он должен иметь определенную структуру:

• Информационный блок с указанием , даты составления и инициалами участников передачи дел и контролирующий процесс комиссии.
• Далее идет описание действия, то есть указывается, что передается по акту, и по какой причине.
• Опись документов и другого передаваемого имущества.
• Подписи, подтверждающие факт передачи дел. Подписываются: передающий, принимающий, члены комиссии.

Необходимые сведения

В акте передачи дел при смене руководителя, должна быть отражены сведения о сохранности следующих вещей:

• Банковских документов.
• Документов, подтверждающих имущественные права компании.
• Договоров и контактов с партнерами.
• , штампов, бланков.
• Техники и ценных вещей, бывших в пользовании директора.

Пошаговая инструкция по заполнению и регистрации

При заполнении акта следует придерживаться следующей последовательности:

• При заполнении информационной части акта указание причины обязательно. Это может быть приказ или протокол, но с номером и датой.
• Следующий этап – перечисление состава комиссии с полными инициалами и указанием занимаемых должностей. Так как комиссия назначается приказом, то надо упомянуть и его.
• Затем следует перечень передаваемой документации с названием, номером, датой регистрации и количеством. Для упрощения процесса проверки перед составлением акта можно провести ревизию.
• Если стороны не имеют претензий к составленному перечню, то акт подписывают обе стороны и члены комиссии.
• Один экземпляр документа остается у прежнего директора, а другой передается на утверждение учредителям или , после чего регистрируется по правилам внутреннего документооборота и сохраняется в архиве.

Смена директора -- стандартная поэтапная процедура. Одним из главных ее составляющих является передача дел от слагающего полномочия директора новому руководителю, избранному на его место. Процесс предполагает также передачу всей имеющейся документации организации, которая фиксируется путем оформления и подписания акта приема-передачи.

Обязанность по передаче документации может отображаться в локальных актах, например, в соответствующем Положении о передаче документов. На законодательном уровне передача дел между руководителями отмечена:

• положениями ФЗ № 402 «О бухучете» от 06.12.2011, конкретно, п. 4 ст. 29 (по части бухгалтерской документации);
• ФЗ № 395-1 «О банках…» от 02.12.1990, ст. 24 (для кредитно-финансовых структур);
• решением Коллегии Росархива от 06.02.2002, подробно, в «Основных правилах работы архивов», п. 10.5 (для госструктур);
• методическими указаниями по учету МПЗ (п. 22) , одобренными Приказом Минфина РФ № 119н от 28.12.2001 (о необходимости осуществления инвентаризации при замене материально-ответственных лиц, в рассматриваемом случае -- при замене директора).

Процедура передачи дел законодательством не регламентирована. Посему она носит свободный характер, проводится без четко прописанных установок. Суть вопроса в следующем. Бывший директор, будучи материально-ответственным лицом (сообразно ст. 277 ТК РФ), должен отдать новому руководителю организации всю документацию, которая у него хранилась.

Данная процедура оформляется актом приема-передачи. Это двусторонний правовой документ, который, помимо прочего, может заключать описание состояния дел, вещей на момент его составления. Его доминирующее назначение -- констатация наличествующих передаваемых документов, ценностей, дел.

При его составлении на усмотрение сторон может создаваться специальная комиссия. К самому документу могут прилагаться протоколы, дополнительные документы и т. п.

Общая структура акта

Акт приема-передачи компилируется в 2 экземплярах (для уже бывшего директора и избранного вместо него). Условно структуру документа можно обозначить следующим образом.

Распространенные ошибки в оформлении акта приема-передачи при смене директора

Рекомендации Роструда по вопросу хранения копий персональных документов работников в организациях

В докладе за второй квартал 2017 года Роструд настоятельно рекомендует не хранить без необходимости копии документов сотрудников в личных делах. Стандартно, исключительно при наличии согласия работника наниматель вправе сделать для личного дела копии паспорта, военного билета, СНИЛС и хранить их в организации.

Судебная практика, обращает внимание Роструд, свидетельствует о том, что при трудоустройстве достаточно проводить сверку личной информации по паспортным данным. Последующее хранение копии этого документа в организации является уже превышением допустимого использования объема личных данных работника.

Роструда также обращает внимание нанимателей, что подобная чрезмерная (неуместная) обработка личных данных можно повлечь за собой предупреждение либо штрафные санкции -- 5-10 тыс. руб. на должностное лицо. Ну а для юрлиц размер финансовой санкции возрастает до 30-50 тыс. руб.

Пример 1. Подготовка акта приема-передачи документации при замене директора

В связи с освобождением Данильченко Петра Петровича от должности директора ООО «Мост» и избранием вместо него Васильева Михаила Михайловича производится передача документации от бывшего руководителя новому.

По факту составляется двусторонний акт приема-передачи в присутствии специально сформированной для этого комиссии из 3 учредителей. Собственно передача в акте задокументирована на фирменном бланке следующим списком:

1. Устав и договор об учреждении ООО «Мост».
2. Свидетельство о госрегистрации ООО «Мост».
3. Свидетельство о постановке общества на учет в ИФНС № 1 по г. Ярославлю.
4. Информационное письмо о присвоении кодов статистики.
5. Наличествующие протоколы общих собраний учредителей --
6. Приказы по личному составу --
7. Личные дела --
8. Личные карточки --
9. Договоры с контрагентами --
10. Круглая печать и штамп ООО «Мост».

Одновременно отмечено удовлетворительное состояние переданной документации и отсутствие претензий. Акт составлен в 2 экземплярах и подписан лично передающей стороной в лице Данильченко П. П., а также принимающей стороной -- Васильевым М. М.

Подписи под документом проставили остальные участники -- члены комиссии (Логинова В. А., Борисевич Л. Д., Ларионова Л. А.).