Под легализацией понимается формальная процедура, используемая для придания документу (диплом об образовании, свидетельство о рождении или заключении брака, доверенность и т.д.) юридической силы за пределами территории выдавшего документ государства. В большинстве случаев легализация является единственным способом для органов власти или учреждений иностранного государства убедиться в соответствии формы документа законодательству выдавшего его государства, подлинности подписи и печати (штампа), которыми скреплен документ.

Легализация всегда выполняется на территории только той страны, органы власти которой выдали документ. Если документ выдан или оформлен не на территории Российской Федерации, его легализация на территории России невозможна. Легализация не требуется, когда между Россией и государством, в которое вы планируете предоставить документ, заключен двусторонний договор, отменяющий требование легализации. Полный перечень таких соглашений можно найти .

Существует три основных вида легализации документов: упрощенная легализация (проставление штампа «апостиль») , консульская легализация и легализация в Торгово-промышленной палате РФ.

Упрощенная легализация (проставление штампа «апостиль»)

Проставление штампа «апостиль» (такую процедуру также называют «упрощенная легализация» или «апостилирование») используют для легализации документов для предоставления в страны, присоединившиеся к Гаагской конвенции от 5 октября 1961 г. После проставления апостиля документ приобретает юридическую силу на территории всех стран, присоединившихся к Гаагской конвенции. Выдачей апостиля в России занимаются территориальные органы Министерства юстиции и других органов исполнительной власти (например, Министерство образования и науки, Министерство внутренних дел, органы записи актов гражданского состояния).

Консульская легализация

Если государство не является членом Гаагской конвенции, то необходима консульская легализация. Это более сложная процедура, чем апостилирование, включающая в себя удостоверение документа в органах Министерства юстиции РФ, органах МИД РФ, а затем в консульстве страны назначения в Российской Федерации. Консульская легализация придает документу силу только на территории того государства, отметка консульства которого стоит на нем. Образец того, как выглядит документ, прошедший консульскую легализацию, можно найти и .

Легализация в Торгово-промышленной палате Российской Федерации

Легализация в торгово-промышленной палате Российской Федерации является частным случаем консульской легализации и распространяется на коммерческие документы (договоры, счета, инвойсы, коносаменты и др.), которые не подлежат ни консульской легализации, ни апостилированию. Легализация таких документов может быть осуществлена только в Торгово-промышленной палате, а затем в консульстве страны назначения.

АПОСТИЛЬ ИЛИ КОНСУЛЬСКАЯ ЛЕГАЛИЗАЦИЯ?

АПОСТИЛЬ ИЛИ КОНСУЛЬСКАЯ ЛЕГАЛИЗАЦИЯ?

Вопросом легализации документов задается любой человек, желающий жить, работать, учиться, купить недвижимость, заключить брак с иностранным гражданином или же вести коммерческую деятельность за границей. Первый вопрос, который приходит в голову, это вопрос «С чего начать?». Ситуации бывают разные и, соответственно, документы, нуждающиеся в легализации, также нужно готовить разные и по-разному.

К нам часто поступают звонки и электронные письма, в которых заказчик спрашивает у нас, какие документы нужно готовить для осуществления той или иной процедуры за рубежом. Однако, стран очень много, и для каждой страны действуют свои правила приема документов в конкретных учреждениях. Поэтому, в первую очередь, приступая к процедуре легализации, уточните у принимающей стороны весь список необходимых документов.

Во-вторых, необходимо уточнить, относится ли та страна, в которой будут использоваться документы, к странам, заключившим Гаагскую конвенцию, поскольку в этом случае действует упрощенная форма легализации – проставление штампа «Апостиль» на оригинал или нотариальную копию документа.

Гаагскую конвенцию подписали практически все страны Европы, а также Россия, США и некоторые страны Латинской Америки. Если же принимающей страны в этом списке нет, то документ проходит процедуру полной консульской легализации. Это страны Азии, Африки, Латинской Америки, большинство арабских стран, а также Канада.

Далее идет процесс подготовки и оформления документа для подачи его в необходимое иностранное учреждение. Для наглядности приведем таблицу, в которой показан путь, который должен пройти российский документ, чтобы его можно было использовать в стране назначения.

Некоторые страны – такие, как Италия, Испания и Чехия, требуют, помимо легализации документа, заверение перевода в своем консульстве на территории России. И только после осуществления данной процедуры документ считается полностью готовым для использования на территории этих стран.

Конечно, существует еще масса нюансов, о которых необходимо знать и которые надо учитывать при подаче документов на легализацию. Наши специалисты, имея за плечами большой опыт работы по вопросам проставления апостиля и легализации , охотно ответят на все ваши вопросы.

Звоните, пишите и приходите к нам!

Выезд за границу сопряжен с разными трудностями, одной из которых является оформление документов, в частности, их заверение для последующего предъявления по месту требования. Главная особенность состоит в том, что многие люди начинают допускать различные ошибки, вызванные порою совершенно ненужными действиями.

Как результат – потеря времени и несение дополнительных финансовых затрат. К примеру, если вам необходимо обеспечить законность справки об отсутствии судимости, следует обратиться к двум единственным способам:
апостиль
консульская легализация

Апостиль – в каких случаях применяется

Данный способ применим в тех случаях, когда выезд осуществляется в страны, принявшие Гаагскую конвенцию. Список стран не постоянен, он периодически дополняется – в настоящее время ратифицировали конвенцию 139 стран и территорий. Также необходимо знать, что право проставления апостиля в разных странах предоставлено различным уполномоченным органам – в зависимости от вида предоставляемых вами документов, например, на справку об отсутствии судимости апостиль проставляется в МВД.

Консульская легализация – когда, как долго и где?

Для заверения документов, в частности, справки об отсутствии судимости посредством консульской легализации, алгоритм действий несколько иной, он состоит из четырех этапов:

• нотариальный перевод;
• обращение в министерство юстиции;
• обращение в министерство иностранных дел;
• обращение в консульство страны, куда вы выезжаете.

Таким образом выглядят две процедуры заверения документов. Однако по факту могут возникать различные трудности, которые решаются только по мере их возникновения. Например, если документ заламинирован или же он имеет повреждения, в оформлении вам будет отказано. Чтобы избежать бюрократической проволочки, сэкономить время и деньги, сберечь собственные нервы, предлагаем вам воспользоваться профессиональными услугами нашей юридической конторы. В короткие сроки без затруднений мы подготовим для вас справку об отсутствии судимости с проставленным апостилем или консульской легализацией.

Увеличение объемов внешней торговли приводит к необходимости международного признания документов государственного образца.

Компания Schmidt & Schmidt предлагает услуги заверения документов государственного образца – апостилирования, в соответствии с Гаагской конвенцией 1961 года, на территории более чем 100 стран мира.

Иностранные документы, заверенные апостилем, признаются во всех странах-участниках Гаагской конвенции и не требуют какой-либо иной формы заверения, например консульской легализации, что значительно снижает издержки и временные затраты на заверение документов. На сегодняшний день к Конвенции присоединилось 117 государств, включая Российскую Федерацию.

Апостиль представляет собой четырехугольный штамп не менее 9х9 см, содержащий обязательный заголовок «Apostille» и ссылку на Гаагскую конвенцию 1961 года на французском языке (Convention de La Haye du 5 octobre 1961).

Проставление штампа Апостиль производится на территории той страны, которая выдала документ.

Часто задаваемые вопросы об апостиле и легализации

Легализация документа – это процедура, которая позволяет придать документу юридическую силу для его признания в другом государстве.

То есть, легализация нужна для того, чтобы документ, выданный в одном государстве, был действительным в другом государстве, и его можно было предоставить в официальные органы или организации другого государства. Легализация подтверждает полномочия, подлинность подписи и печати должностного лица, выдавшего документ.

Требование легализации касается только официальных, некоммерческих документов.

Существуют следующие процедуры легализации документов:

• Консульская легализация
• Проставление апостиля (упрощенная процедура легализации)
• Легализация документов через Торгово-промышленную палату РФ

Консульская легализация применяется для стран, не подписавших Гаагскую конвенцию 1961 года , которая ввела процедуру проставления апостиля (Россия также присоединилась к этой Конвенции).
Легализация документов через ТПП РФ осуществляется в отношении документов коммерческого характера (договоров, счетов, инвойсов).

Вы готовитесь к поездке за границу. В списке неотложных дел неизбежно возникнет вопрос о правильном оформлении пакета документов. Многочисленной армии туристов легче: их привилегии и кратковременный отдых позволяют обходиться преимущественно паспортами и визами. Особые требования применяются к тем, кто надолго покидает страну, отправляясь на учебу, работу, ПМЖ. Что можно посоветовать? Легализация иностранных документов и апостиль - международные способы подтверждения их подлинности, чтобы они обрели юридическую силу за пределами своего государства. У соответствующих процедур есть свои нюансы, стоит подробно изучить их.

Мини-справочник

Апостиль документов - общепризнанный стандарт удостоверения документов, введен в странах Гаагской конвенции. Представляет собой вытянутый прямоугольный штамп, подтверждающий правомочные полномочия и реквизиты (печать) организации, должностного лица (подпись) на выданном вам ранее документе.

Чаще всего апостилирование проходят:

• документы сферы образования (аттестаты, дипломы, сертификаты) - рассматриваются в Министерстве образования;
• юридические, нотариальные, судебные документы - в Министерстве юстиции;
• документы органов регистрации актов гражданского состояния.

На целом ряде специфических документов апостиль не проставляется. Таким запретом чаще всего становится коммерческая составляющая, отношение к таможенным операциям. Категорический отказ ждут попытки легализовать официальную переписку, бумаги дипломатического характера.

Важный аспект:

страны ЕС ввели новую практику, известную как двойной апостиль документов.

Легализация иностранных документов

Посольство от лица своей страны дает иностранным резидентам возможность представлять легализованный пакет документов на своей территории. Список документов, подверженных легализации, желательно уточнять до выезда за рубеж в представительстве страны, которая вас интересует.

Страны, не присоединившиеся к юрисдикции Гаагской конвенции, предпочитают легализацию иностранных документов. Для заинтересованных предлагаем небольшой перечень государств: Китай, страны арабского мира (Египет, ОАЭ, Кувейт, Саудовская Аравия, Египет, Катар, Ливия), Бразилия, ряд других стран.

Апостилирование или легализация: почувствуйте разницу

Не верьте слухам и советам «бывалых» из числа своих знакомых. Все ваши вопросы заслуживают достоверной информации, адекватного разъяснения профессионалов. Попробуем вместе разобраться с описываемыми понятиями на примерах из практики.

• Следует иметь в виду, что не все документы можно легализовать, среди них:

1. паспорта, ID (удостоверения личности);
2. военные билеты;
3. водительские права;
4. трудовые и пенсионные книжки;
5. профсоюзные билеты, характеристики.

Наличие фотографий исключает возможность осуществления этого процесса.

• Легализация иностранных документов и апостиль признаются не во всех странах.

Легализация проводится в посольстве (консульстве) той страны, где вы планируете предъявить свои документы. Поясняем: посольство Республики Корея, осуществляя легализацию, соглашается признавать ваши документы исключительно на своей территории.

География у апостиля гораздо шире, это основное конкурентное преимущество, помимо скорости получения заветного штампа. Апостиль на документы об образовании, прочие официальные бумаги получает право на широкое хождение в странах Гаагской конвенции.

• У людей, впервые столкнувшихся с подобными ситуациями, есть типичные опасения: легализация обходится дорого, долго, я с этим не справлюсь. Их легко опровергнуть. К примеру, тысячи школьников и студентов тратят на апостиль на документы об образовании минимум времени, грамотно подав заявку в соответствующее ведомство. Альтернативный вариант - обращение в нотариальное бюро переводов. Специализированные агентства берут на себя обязательства обращения от вашего имени в министерства и консульства. Реальные плюсы: вы экономите финансы на поездки, время на запись, очереди и длительное ожидание результата. Срочность оценивается выше: сотрудникам агентства придется ускорить процесс согласования документа, делая прямой запрос по юридическому адресу выдачи документа, разыскивая лицо, его подписавшее.

Предлагаем вам схематический алгоритм, который поможет определить оптимальный способ легализации документа.