Части документа с другой частью. Выдержки из нового госта по оформлению текстовых документов. Самарская академия культуры и искусств

Реквизиты документа

Реквизит «01 - государственный герб РФ»

Государственный герб РФ помещают на бланках документов в соответствии с федеральным конституционным законом «О государственном гербе РФ».

Установлено 3 варианта изображения государственного герба РФ:

3) Многоцветный вариант на геральдическом щите

4) Одноцветный вариант на геральдическом щите

5) Одноцветный вариант без геральдического щита

Реквизит «02 – герб субъекта РФ»

Его помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов РФ.

Реквизит «03 – эмблема организации. Товарный знак, знак обслуживания, логотип»

Помещается на бланках документов в связи с уставом или положении об организации.

Эмблему не воспроизводят на бланках документов, если на нем уже изображен Реквизиты 01 и 02.

Товарный знак изображен на бланке с соблюдением требований федерального закона от 23.09.1992 № 3520 – 1 «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименовании местного происхождения товаров».

Обладателем исключительного права на товарный знак может быть юридическое лицо или физическое лицо, осуществляющее предпринимательскую деятельность.

Право на товарный знак охраняется законом.

Охрана товарного знака начинается с момента государственной регистрации организации. Правила регистрации товарного знака изложены в вышеупомянутом законе во второй главе.

Эмблема организации помещается на бланках или выше наименования по центру или на первом уровне с наименованием организации.

Реквизит «04 – код организации»

Представляется по общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) или по общероссийскому классификатору органов государственной власти и управления (ОКОГУ).

В бланках документов данный реквизит включен в состав справочных данных организации, при этом пишут буквы ОКПО и проставляют код организации, составляющий из 8 знаков.

Реквизит «05 – основной государственный регистрационный номер (ОГР) юридического лица»

Проставляется в соответствии с документами. Выдаваемыми налоговыми органами.

Он указывается во всех документах юридического лица наряду с его наименованием.

На бланках для писем входит в состав справочных данных об организации.

Реквизит «06 – идентификационный номер налогоплательщика или код причины постановки на учет (ИНН или КПП)

Проставляется на документах в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

ИНН – цифровой код, свидетельствующий и постановке на налоговый учет налогоплательщика.

В качестве налоговиков: юридического лица, индивидуальные предприниматели, физические лица.

В связи с особенностями учета организаций определенных положением Налогового Кодекса статьей 83 в дополнении к ИНН организацией вводится код причины постановки на учет (КПП).

Данный реквизит используется для изготовления бланков для писем.

Реквизит «07 – код формы документа»

Проставляется по общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

Реквизит «08 – наименование организации»

При оформлении реквизита 08 указывается в первую очередь полное наименование организации, сокращенном наименование организации указывается в том случае, если оно закреплено в учредительных документах (оно указывается ниже полного наименования или за ним на отдельной строке в круглых скобках).

При наличии вышестоящей организации. Ее наименование указывают выше наименования организации.

Наименование филиала, территориального отделения представительства указывают в том случае, если они являются авторами документа и располагают ниже наименования организации.

Реквизит 08 является собирательным обозначением автора документа. Автором документа может быть:

· Организация

· Ее структурные подразделения

· Должностное лицо

· Физическое лицо

Относится к реквизитам, используемым для изготовления бланков при этом выделяют 3 вида бланков документов по автору:

1) Бланк организации

2) Банк структурного подразделения

3) Бланк должностного лица

По виду документа:

2) Бланк письма

3) Конкретный документ кроме письма

По расположению реквизитов:

1) С угловым расположением реквизитов

2) С продольным расположением реквизитов

Реквизит «09 – справочные данные об организации»

Справочные данные об организации включают в себя:

· Почтовый адрес

· Номер телефона

· Номер факса

· Номер счета в банке

· Адрес электронной почты и другие сведения

ГОСТ Р6.30 – 2003 не лимитирует состав справочных данных и объем сведений, включаемых в справочные данные.

В составе справочных данных включены:

1) Код организации

3) ИНН и КПП

Почтовый адрес справочных данных должен оформляться в соответствии со статьей 23 правил оказания услуг почтовой связи, утвержденный постановлением Правительства РФ 15 апреля 2009 за № 221, согласно ему устанавливается очередность указания сведений:

1) Название улицы, номер дома

2) Название населенного пункта (город)

3) Название района

4) Название республики, края, области

5) Название страны (для международной переписки)

6) Почтовый индекс

Реквизит используется для изготовления бланков писем. На общем бланке и бланке конкретного документа данный реквизит не указывается.

Реквизит «10 – наименование вида документа»

Реквизит 10 должен соответствовать компетенции организации и содержанию управленческого действия. Оно должно быть определено уставом предприятия и соответствовать видам документов, предусмотренных ОКУД.

Данный реквизит имеют все документы кроме письма. В письмах наименование документа не указывается за исключением гарантийного письма.

Наименование вида документа пишется прописными буквами.

Пишется с нулевой позиции табуляции при угловом расположении реквизитов.

Коротенькие наименования вида документов также как и «акт» разрешается указывать в разрядку

Реквизит «11 – дата документа»

Дата документа – обязательный реквизит любого вида документа, обеспечивающий ему юридическую силу.

Датой документа может быть:

1) Дата его подписания (распорядительные документы, письма)

2) Дата события, зафиксированного в документе (протокол или акт)

3) Дата утверждения (планы, инструкции, положения, отчеты, расписания занятий)

Дата документа представляется должностным лицом при его подписании.

При подготовке проекта документа заранее впечатывается лишь месяц и год.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в следующей последовательности:

· 2 знака – день

· 2 знака – ночь

· 4 знака – год

Например, 05.04.2012 или 2003.06.05. Также разрешается использовать словесно-цифровой способ изображения дат, например, 19 апреля 2012 г.

Реквизит «12 – регистрационный номер документа»

Регистрационный номер документа – цифровое или буквенно-цифровое обозначение, которое присваивается документу при его регистрации. Он состоит из порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации другой различной информацией. Например, номером структурного подразделения, табельным номером сотрудника, различными буквенными идентификаторами и т.д.

порядковые номера документам присваиваются в пределах календарного года для каждого вида документов отдельно. Исключение: учебные заведения, где нумерация документов идет в пределах учебного года, то есть с сентября по август.

Например, № 15/Л-С, № 15 – ОК (записываются в первой строке документа вместе с датой со второй строки табуляции, отступив 16 печатных символов от левого поля документа)

Сведения в него переносятся с поступившего документа и соответствуют его поступившему номеру и дате, оформившееся следующим образом, на, через пробел номер, дата: «На 9/912 – К от 13.05.2009».

Реквизит «14 – место составления или издания документа

Указывается в том случае, если по реквизиту «наименование организации» и «справочные данные об организации» невозможно определить место нахождения данной организации.

Место составления или издания указывается с учетом общепринятых административно-территориальных делений и используют только общепринятые сокращения. Данный реквизит не указывается, если место издания документа или составления включено в название организации. Например, Нижегородский государственный университет.

В документе, автором которого является структурное подразделение организации указывается место нахождения данного структурного подразделения, буква «г.» не ставится перед наименованием которого стоит город, град или бург, а также всемирно известные города такие как Москва.

Располагается после реквизитов «дата» и «регистрационный номер документа» с нулевой позиции табуляции.

При адресовании документа организации или их структурным подразделениям их наименование указывают в именительном падеже.

При адресовании документа должностному лицу его должность и фамилию указывают в дательном падеже, инициалы ставят перед фамилией. Между инициалами и фамилией ставится пробел.

Документ не должен содержать более 4 адресов. В составе реквизита «адресат» может входить почтовый адрес:

1) При адресовании письма в организацию: сначала ее наименование, затем почтовый адрес

2) При адресовании документа физическому лицу: сначала фамилию и инициалы, затем почтовый адрес

Реквизит «16 – гриф утверждения документа»

Гриф утверждения документа – особый способ введения документа в действие, который придает документу нормативный и правовой характер.

Документ может утверждаться двумя способами:

1) Должностным лицом

2) Изданием распорядительного акта

Оба способа утверждения имеют одинаковую юридическую силу.

Если документ утверждается должностным лицом, то данный реквизит состоит из построчно расположенных следующих частей:

1) Слово УТВЕРЖДАЮ без кавычек

2) Наименование должностного лица, утверждающего документ

3) Подписи должностного лица, утверждающего документ и расшифровки подписи в виде инициалов и фамилии

4) Дата утверждения

Допускается в реквизите «гриф утверждения» центрировать его составные части относительно самой длинной строки.

При утверждении документа решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слов (прописными буквами): «утвержден», «утверждена», «утверждено», «утверждены» логически согласованных с утверждаемым документом, например, инструкция утверждена , расписание утверждено , затем наименование утверждаемого документа в творительном падеже, его даты и номер.

Перечень документов, подлежащих утверждению приведен в приложении № 4 ГСДОУ. Располагается в правом верхнем углу документа с пятой позиции табуляции, расшифровка подписи – с шестой позиции табуляции.

Реквизит «17 – резолюция»

Резолюция – надпись на документе, сделанная должностным лицом и содержащая принятое им решение или указание к действию. Она проставляется при рассмотрении входящих и внутренних документов соответствующим должностным лицом; должна быть краткой по форме и конкретной по содержанию. Она включает в себя:

1) Фамилию (и ), инициалы исполнителей

3) Срок исполнения

4) Личную подпись

При наличии нескольких исполнителей ответственным назначается лицо. Указанное первым в резолюции.

Если документ прислан в организацию для ознакомления или сообщения каких-либо сведений, то резолюция может выглядеть следующим образом: «дело», личная подпись и дата.

Фамилия исполнителей в дательном падеже указывается в начале текста.

Поручение формулируется в неопределенной форме глагола с дополнением. Как правило, пишется вручную на подлиннике документа на свободном от текста месте (между реквизитами «адресат» и «текст документа»).

Даты в резолюции оформляются только цифровым способом.

Реквизит «18 – заголовок к тексту»

Заголовок к тексту – краткое изложение содержания документа. Он должен быть логически согласован с наименованием вида документа.

Реквизит 18 должен отвечать на вопросы: о ком, о чем, кого, чего.

Располагается перед текстом документа с нулевой позиции табуляции с двух сторон (сверху и снизу) должен быть выделен 4 межстрочными интервалами, не должен превышать 28 символов, точка в конце заголовка не ставится, длинные заголовки оформляются на нескольких строчках, количество которых не должно превышать 5.

Реквизит «20 – текст документа»

Текст может быть представлен в виде:

1) Таблица

4) Структура (= таблица + анкета + содержательный текст)

Реквизит «21 – отметка о наличии приложения»

Отметка о наличии приложения - реквизит документа, содержащий сведения о документах, дополняющих основной документ. Независимо от количества приложений к документу слово «приложение» всегда записывается в единственном числе с нулевой позиции табуляции после текста с заглавной буквы: «Приложение: через пробел оформляются приложения.

Существует несколько вариантов оформления данного реквизита:

1) Если название данного приложения упоминалось в тексте, отметка о приложении оформляется следующим образом:

Приложение: «на 16 л. в 1 экз.»

2) Если название приложения не встречалось в тексте, то отметка о его наличии оформляется полностью. Например, Ведомость заработной платы на 2л. в 2 экз.

3) Если приложение сброшюрованы, то количество листов не указывается. Например, Приложение журнал мод в 3 экз.

4) Если к документу есть несколько приложений, тот они нумеруются, номера идут четко один над другим. Например, Приложение: 1 ________________

2 ________________

3 ________________

4 ________________

Реквизит «22 – подпись»

Подпись – обязательный реквизит любого вида документа, придающий ему юридическую силу.

Подпись документа – собственноручная подпись полномочного лица (должностного или физического).

Реквизит состоит из:

1) Наименование должностного лица, подписавшего документ:

· Полного наименования, если документ оформлен на чистоим листе бумаги

· Сокращенного наименования, если документ оформлен на бланке информации

2) Личная подпись

3) Расшифровка подписи в виде инициалов и фамилии

БЕЗ СКОБОК И СЛЕШЕЙ!

Если наименование должности располагается на нескольких строчках, то расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются одна под другой в последовательности занимаемой ими должности.

Располагается после реквизита «текст документа» спустя 4 межстрочных интервала или реквизита «подпись» с нулевой позиции табуляции.

Реквизит «23 – гриф согласования документа оформ-ся внешние согласования документов

Реквизит «24 – визы согласования документа оформ-ся внутренние согласования документов

Реквизит «25 – оттиск печати»

Оттиском печати заверяют подлинность подписи должностного лица на документах, которые удостоверяют права лиц, фиксируют факты, связанных с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусмотренных российским законодательством.

В приложении 5 ГСДОУ приведен перечень документов, на которых ставится печать (не на всех она должна стоять!).

Анализ экспертной практики свидетельствует о том, что среди документов с измененным первоначальным содержанием значительную долю составляют объекты, в которых заменялись фотокарточка или отдельные листы.

Установление замены фотокарточек. Фотокарточка является одним из обязательных реквизитов документов, удостоверяющих личность (например, паспортов и разного рода удостоверений). Лица, пытающиеся воспользоваться чужим документом, как правило, заменяют фотокарточку с изображением владельца. Фотокарточку заменяют или целиком или частично. В целях затруднения замены фотокарточек и облегчения процесса выявления признаков замены на фотокарточки в подлинных документах наносят оттиски конгревных и (или) мастичных печатей (штампов). Фотоснимки прикрепляют к соответствующим страницам документа с помощью специального клея. Кроме того, многие документы целиком или отдельные страницы, на которых расположены фотокарточки, покрывают ламинаторной пленкой.

При полной замене фотокарточки владельца ее отделяют от документа с помощью лезвия для бритья (ножа), пара или растворителя. Затем наклеивают фотокарточку с изображением другого лица, взятую из другого документа или неиспользованную ранее. И, наконец, принимают меры для маскировки замены (к примеру, подделывают недостающие оттиски печатей, покрывают новым слоем ламинаторной пленки).

В процессе осмотра документа невооруженным глазом, его микроскопическом исследовании можно обнаружить значительную часть признаков, свидетельствующих о полной замене фотоснимка. К ним относятся:

Фотокарточка перекрывает штрихи имеющегося рукописного текста и часть оттиска печати на бланке;

Наличие по краям страницы, где расположен фотоснимок, фрагментов первоначально имевшейся ламинаторной пленки;

Неплотное прилегание ламинаторной пленки (наличие пузырьков воздуха) к странице документа;

Наличие двойного слоя ламинаторной пленки. Этот признак появляется в том случае, когда первоначально имевшаяся пленка не удалялась полностью, а лишь ее фрагмент с фотоснимком. Затем приклеивали новую фотокарточку и покрывали страницу документа новым слоем ламината;

Отсутствие части оттиска конгревной или мастичной печати на фотокарточке;

Несоответствие частей оттиска мастичной печати, расположенных на фотокарточке и прилегающих участках бланках, по их взаимному расположению в целом, размеру радиусов ободков, содержанию текста, размеру и конфигурации знаков, окраске штрихов и т.д.;

Признаки, указывающие на нанесение изображения части оттиска мастичной печати на фотоснимке путем рисования или с помощью клише, не отвечающего требованиям фабричного производства;

Смещение относительно друг друга фрагментов оттиска кон- гревной печати, расположенных на фотоснимке и бланке;

Несоответствие конфигурации букв стандартному типографскому шрифту, неодинаковый размер букв, разная конфигурация одноименных букв, неравномерные расстояния между буквами и словами;

Наличие проколов от ножки циркуля, использованного для нанесения ободков оттиска мастичной печати;

Наличие повреждений поверхностного слоя бумаги около фотокарточки, появившихся в результате неаккуратного ее отделения;

Покоробленность бумаги и расплыв красящего вещества штрихов на участке, прилегающем к фотоснимку, что свидетельствует об использовании пара или растворителя при снятии фотокарточки владельца документа. На это указывает также отличие люминесцентных свойств увлажненного участка от остальной части страницы, что устанавливается путем воздействия на документ УФ-лучами.

При отклеивании фотокарточки от бумаги с использованием пара и растворителей могут быть обнаружены следующие признаки замены:

Повреждения поверхностного слоя бумаги (вплоть до его полного отсутствия) под исследуемой фотокарточкой, появившиеся при удалении фотокарточки владельца;

Наличие под исследуемой фотокарточкой фрагмента подложки замененного фотоснимка;

Наличие под исследуемой фотокарточкой отпечатков штрихов какого-либо текста, не имеющегося на ней. Таким текстом могла быть, к примеру, запись, обозначающая фамилию владельца документа;

Повреждения подложки исследуемой фотокарточки. Это указывает на то, что ранее она была наклеена на другой документ;

Использование при наклеивании фотокарточки клея разного состава. Различие или совпадение структуры частиц клея устанавливается с помощью микроскопа и изучения люминесцентных свойств этого материала при воздействии УФ-лучей.

При установлении полной замены фотокарточки следует учитывать, что некоторые признаки, характерные для замены снимка, могут появиться не только в результате этого деяния. Например, незначительное смещение относительно друг друга фрагментов оттисков печатей происходит из-за несовпадения плоскостей лицевой поверхности бланка и фотокарточки.

Частичная замена фотоснимка. Иногда злоумышленники заменяют не фотокарточку в целом, а лишь ее часть. Так, в экспертной практике известны случаи, когда заменялся фрагмент фотоснимка вместе с подложкой либо лишь фрагмент эмульсионного слоя фотокарточки с изображением владельца документа. Для этого на фотокарточке делают надрез, причем в целях маскировки - по линии ободка оттиска мастичной печати. Затем часть фотокарточки или эмульсионного слоя с изображением владельца отделяют. В дальнейшем встык к оставшемуся участку фотокарточки или эмульсионного слоя с оттиском печати вместо удаленного фрагмента наклеивают соответствующий по размеру и форме фрагмент другой фотокарточки или эмульсионного слоя с изображением другого лица, которое намерено пользоваться документом. Для этих способов подделки в одинаковой мере характерны следующие признаки:

Наличие линии разреза на исследуемом фотоснимке;

Несоответствие изображений на фотоснимке, расположенных по разные стороны от линии разреза;

Различие фона и плотности изображений на смонтированных фрагментах фотокарточки;

В то же время в процессе исследования можно обнаружить специфические признаки, свойственные для каждого рода подделки, например, наличие клея под эмульсией, покоробленность эмульсионного слоя и т.д.

В последнее время участились случаи, когда при подделке документов, покрытых ламинаторной пленкой, злоумышленники не удаляют первоначально имевшуюся фотокарточку, а наклеивают на нее другую, а затем покрывают соответствующую страницу прозрачной пленкой. При осмотре такого документа обращает на себя внимание значительная толщина подложки фотокарточки.

Разумеется, при снятии наклеенной фотокарточки под ней будет обнаружена первоначально имевшаяся.

Установление замены листов. Замена листов (или его отдельных частей) является по существу одним из способов подделки различных реквизитов в документе (например, содержания текста). В бланках- книжках чаще всего отсоединяют двойной лист, а на его место помещают соответствующий лист, взятый из другого документа. На замену двойного листа указывают следующие признаки:

Сомнительный лист не скреплен с другими листами;

Наличие на замененном листе лишних отверстий для скоб или диаметр имеющихся отверстий для скоб на этом листе значительно превышает диаметр таких отверстий на остальных листах;

Несоответствие обозначений номера и серии документа, имеющихся на разных листах;

Различие размера или контура углов в замененных и остальных листах;

Различие характера рисунка и цвета линовки, защитной сетки;

Наличие на оборотной стороне замененных листов записей, содержание которых не согласуется с содержанием записей на остальных листах;

Различие физико-механических свойств бумаги в замененных и остальных листах.

Следует заметить, что на практике эксперт может обнаружить и другие, «случайные», признаки, но позволяющие установить факт замены двойных листов.

Нередко в документах заменяют отдельные листы. К этому способу прибегают, как правило, при замене листов в документах, текст которых объединен общим смысловым содержанием, но изложен на нескольких отдельных листах. Таким образом оформляются договоры между физическими или юридическими лицами, ведомости, приказы руководителей организаций и др.

Для этого способа подделки характерны, в основном, те же признаки, что и при замене двойного листа. Но могут быть обнаружены и специфические признаки, свидетельствующие о произведенной замене отдельного листа. Например, если при оформлении документа и последующем изменении его содержания использовался копировальномножительный аппарат или компьютер с принтером, может быть установлено различие:

Способа нанесения текста на разных страницах;

Природы красящего вещества штрихов в сомнительном и остальных листах;

Разрешающей способности множительных устройств, применявшихся при выполнении текста;

Размеров и формы недеформированных частиц тонера, обнаруженных на разных страницах документа.

Кроме того, могут быть обнаружены различающиеся частные признаки применявшихся при выполнении текста на знакопечатающих и множительных устройствах, которые появляются вследствие нарушений в работе отдельных деталей, узлов и механизмов (признаки рассматривались ранее).

Исследование документов, измененных путем монтажа. В настоящее время в официальном документообороте наряду с подлинниками широко используются надлежаще оформленные копии документов. Следственной и экспертной практике известны неоднократные случаи изготовления поддельных копий путем внесения частичных изменений в содержание текста подлинных копий, а также изготовления поддельных копий с использованием оригиналов документов. При этом преступники применяют разные способы подделки, но которые, как правило, связаны с использованием копировальных аппаратов и компьютеров в сочетании с периферийной техникой.

Технология одного из таких способов очень проста и не требует от изготовителя поддельного документа серьезной специальной подготовки. Сначала подлинная копия документа или непосредственно сам документ сканируется на машинный носитель компьютера. Затем в полученном изображении путем графической обработки, например, с помощью компьютерного графического редактора Adobe Photoshop, изменяется содержание текста. И, наконец, отредактированный файл распечатывается на принтере. Полученные таким образом копии характеризуются высокой степенью схожести с оригиналом.

При изготовлении поддельных копий злоумышленники иногда прибегают к использованию способа, который включает в себя две основные стадии. Сначала ими изготавливается макет будущего поддельного документа, а затем, непосредственно, его копия.

Изготовление макета может осуществляться путем использования или традиционного, или компьютерного монтажа. В первом случае осуществляется компоновка непосредственно фрагмента (фрагментов) листа копии подлинного документа и листа, с текстом, «откорректированным» преступником, либо компоновка фрагментов листов оригиналов документов.

Под компьютерным монтажом понимается процесс получения на машинном носителе электронного образа документа путем ввода изображений отдельных реквизитов в память компьютера, их обработки и компоновки средствами компьютерной графики. Изготовленные такими способами макеты служат оригиналом для последующего копирования. В результате удается получить поддельную копию документа, в которой изменено содержание первоначально имевшегося текста.

В электрофотографической копии, при изготовлении которой использовался монтаж, могут отобразиться следующие признаки: смещение фрагментов текста относительно друг друга по горизонтали, не параллельность линий строк, различие величины отступов от края листа, наличие на одной части документа загрязнений бумаги тонером в виде вертикальных или горизонтальных полос и их отсутствие на другой части документа, различие микроструктуры штрихов в смонтированных фрагментах копии; наличие посторонних букв или отдельных штрихов, наличие фона вокруг отдельных фрагментов, перекрывание одного фрагмента другим, различие штрихов «вмонтированного» и основного текстов по тону. В то же время следы применения монтажа могут полностью отсутствовать.

В итоге, по результатам экспертного исследования может быть сформулирован положительный вывод об изменении первоначального содержания текста путем монтажа или вывод о невозможности решения поставленной перед экспертом задачей. Причем, вывод о не возможности решения поставленной задачи является следствием принципиальной невозможности установления факта изменения ввиду отсутствия в смонтированных документах признаков этого способа подделки, что может быть обусловлено, в свою очередь, высокими техническими возможностями современной компьютерной техники и высокой квалификацией пользователя.

При производстве экспертизы документов с измененным первоначальным содержанием задачи, стоящие перед экспертом, можно разделить на три группы.

Приведите схему расположения основных реквизитов документа (формуляр - образец)

Основные составные части документа:

• · Заголовочная часть документа;
• · Содержательная часть документа;
• · Оформляющая часть документа;
• · Юридическая сила документа;
• · Оформление документа;
• · Реквизит документа;
• · Формуляр документа;
• · Формуляр-образец документа.

В каждом документе, относящимся к унифицированной системе организационно-распорядительной документации. Можно выделить три основные части: заголовочную, содержательную и оформляющую.

Заголовочная часть документа включает сведения об организации - авторе документа и первичные данные о самом документе (например, дата, регистрационный номер).

В оформляющей части документа содержатся сведения, подтверждающие подлинность документа и достоверность имеющейся в нем информации. Здесь располагаются также вспомогательные надписи на документах, облегчающие работу с ними. Подготовка документа складывается из двух взаимосвязанных процессов: составление текста (или разработка таблицы, анкеты), т.е. работы над содержательной частью, и оформления документа с целью придания ему юридической силы.

Юридическая сила документа - это свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством. Компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления. Под оформлением документа понимается проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования.

Реквизиты - это составные части, отдельные обязательные элементы официальных документов. Правила оформления реквизитов одинаковы для разных видов организационно - распорядительных документов. Некоторые реквизиты являются обязательными для каждого документа, независимо от его вида и разновидности. К обязательным для всех ОРД реквизитам относят: наименование организации, дата документа, регистрационный номер, текст, подпись. Другие реквизиты обязательны для отдельных видов документов. Например, для писем необходимы справочные данные об организации, адреса, отметка об исполнителе, для приказов наименование вида документа и место его издания.

Среди обязательных реквизитов есть постоянные, которые не меняются вообще (например, наименование вида документа) или длительное время (например, наименование организации, справочные данные об организации) . Однако многие реквизиты в силу своих особенностей не могут быть постоянными и меняются полностью или частично (например, дата документа, заголовок к тексту, текст, отметка об исполнителе и др.).

Отдельную группу реквизитов составляют так называемые «отметки» на служебных документах, выполняющие вспомогательные функции информационного характера (отметка о контроле, отметка об исполнителе и др.). Документы, относящиеся к одной унифицированной системе, создаются, но единой для них модели, называемой формуляром - образцом документа нет. Формуляр-образец устанавливает область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты документов.

Состав реквизитов ОД и схемы их расположения на стандартном листе бумаги приведены в ГОСТ Р 6.30-2003 (требования ГОСТ являются рекомендательными). В настоящее время стандарт включает 30 реквизитов. Как правило, реквизиты документов наносятся на лицевую сторону листа бумаги. Допускается печатание реквизитов на оборотной стороне листа (например, визы согласования, отметка об исполнителе). Нежелательно двустороннее оформление документов, имеющих длительные сроки хранения. В этом случае реквизиты документа лучше печатать на лицевой стороне листа, а не поместившуюся часть документа переносить на следующий лист.

Нормативная база

• 1. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.
• 2. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно- распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

Формуляр - образец

Каждый документ имеет индивидуальный набор реквизитов, отображающий его особенности и назначение в управленческом процессе. Набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности, называется футляром документа.

Формуляр - образец - совокупность расположенных в определенной последовательности реквизитов, присущих всем видам документов. Он устанавливает область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты документов. Стандарт перечисляет максимальный набор реквизитов, которые могут встретиться при составлении, оформлении и обработке организационно-распорядительных документов.

Реквизиты документа - это обязательный элемент оформления официального документа.

ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает реквизиты для подготовки и оформления документов, а также требовании к их оформлению.

В состав реквизитов входят:

• 1. Государственный герб РФ;
• 2. Герб субъекта РФ;
• 3. Эмблема организации или товарный знак;
• 4. Код организации;
• 5. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юр.лица;
• 6. Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки а учет (ИНН/КПП)
• 7. Код формы документа;
• 8. Наименование организации;
• 9. Справочные данные об организации;
• 10. Наименование вида документа;
• 11. Дата документа;
• 12. Регистрационный номер документа;
• 13. Ссылка на регистрационный номер и дату документа;
• 14. Место составления или издания документа;
• 15. Адресат;
• 16. Гриф утверждения документа;
• 17. Резолюция;
• 18. Заголовок к тесту;
• 19. Отметка о контроле;
• 20. Текст документа;
• 21. Отметка о наличии приложения;
• 22. Подпись;
• 23. Гриф согласования документа;
• 24. Визы согласования документа;
• 25. Оттиск печати;
• 26. Отметка о заверении копии;
• 27. Отметка об исполнителе;
• 28. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
• 29. Отметка о поступлении документа в организацию;
• 30. Идентификатор электронной копии документа.

С помощью перекрестной ссылки можно создать связь с другой частью документа. Например, можно использовать перекрестную ссылку для связи с диаграммой или рисунком, который находится в другом месте документа. Перекрестная ссылка имеет вид ссылки, по которой пользователь может перейти к целевому элементу.

Если вы хотите создать связь с другим документом, создайте гиперссылку .

Сначала создайте элемент, на который должна указывать ссылка

Невозможно создать перекрестную ссылку на несуществующий объект, поэтому сначала убедитесь в том, что у вас уже есть диаграмма, заголовок, номер страницы или другой элемент, на который она будет указывать. В диалоговом окне для вставки перекрестной ссылки будут перечислены все элементы, на которые она может указывать. На рисунке ниже показан пример.

Вставьте перекрестную ссылку

Перекрестные ссылки вставляются в виде полей

Перекрестные ссылки вставляются в документ как поля. Поля - это наборы данных, которые предписывают приложению Word автоматически вставить в документ текст, рисунки, номера страниц и другие элементы. Например, поле DATE служит для вставки текущей даты. Преимущество использования полей состоит в том, что вставленное содержимое (дата, номер страницы, рисунок и т. п.) обновляется автоматически при каждом изменении. Например, если вы работаете над документом в течение нескольких дней, то дата будет изменяться каждый день, когда вы открываете и сохраняете файл. Аналогично при изменении рисунка, который хранится в другом месте, но на который указывает ссылка в поле, обновление будет выполняться автоматически, так что вам не придется вставлять его повторно.

Если вставленная перекрестная ссылка имеет вид {REF _Ref249586 \* MERGEFORMAT} или похожий, это означает, что приложение Word отображает коды полей вместо значений полей. Если вы отправите документ на печать или скроете коды полей, будут отображаться значения полей. Чтобы увидеть значения полей вместо кодов полей, нажмите клавиши ALT+F9. Можно также щелкнуть код поля правой кнопкой мыши и выбрать в контекстном меню команду Коды/значения полей .

Используйте главный документ

Если вам нужно создать перекрестные ссылки на элементы, которые находятся в отдельном документе, но вы не хотите использовать гиперссылки, то сначала объедините документы в один главный документ, а затем добавьте перекрестные ссылки. Главный документ - это контейнер для набора отдельных файлов (вложенных документов). Его можно использовать для создания документа, состоящего из нескольких частей (например, книги с несколькими главами), и работы с ним.

Впереди сведений, характеризующих документ, с размещаемой в нём составной частью, ориентируясь на ГОСТ 7.1-2003, в качестве соединительного элемента применяется знак в виде двух косых черт, который отделяется пробелами до прописывания и после. Разобраться в правилах оформления подобного случая поможет следующая схема: Сведения, которые касаются составной части документа // Сведения, содержащие информацию о документе идентифицирующем. – Сведения, касающиеся местоположения части составной документа. – Примечания.

Допускается при этом знак точки и тире, заключающиеся между областями, характерными для описания библиографического, заменить точкой. Приведём пример равноправных записей: Микроэкономика как раздел экономики [Текст] / А. В. Полежаев // Основы экономики. – 2009. - №3. – С. 98-105 или Микроэкономика как раздел экономики [Текст] / А. В. Полежаев // Основы экономики. 2009. №3. С. 98-105.

Если описывается документ без заглавия, то основное заглавие данного документа можно сформулировать, основываясь на анализе документа, и заключить его в квадратные скобки. Например: [Летописи] или [Карта-схема г. Москвы]

В случае совпадения сведений, касающихся ответственности составной части документа, с заголовком, принадлежащим библиографической записи, они опускаются. На примере можно увидеть равноправность записей: Ольнин, П. Д. Современные подходы в изучении экономики [Текст] :аналитич. и эмпирич. подходы / П.Д. Ольнин // или Ольнин, П. Д. современные подходы в изучении экономики [Текст] : аналитич. и эмпирич. подходы //

В случае такого описания сведения, характеризующие издателя или распространителя, опускаются. А при необходимости, когда нужно провести идентификацию документов, обладающих одинаковыми заглавиями, но в выпуске которых участвовали разные издательства, можно привести сведения, касающиеся издателя, распространителя.

Не указывают на место публикации документа в случае отношения его к периодическому изданию, журналу или газете. Исключение составляют случаи, когда для идентификации документа это необходимо. Например: // Квантовая физика. – Челябинск, 1983. – Вып. 17. С. 2-15

Местоположение, касающееся составной части, сопровождается сквозной нумерацией страниц с предшествованием сокращённого обозначения слова страница на том языке, на котором размещены входные сведения документа. Знак тире проставляется между первой соответственно и последней страницами документа. В квадратные скобки заключается номера составной части, которая опубликована на ненумерованных страницах. Например: С. 12-25, P. 34-58, S. 89-101, С.

Римскими либо арабскими цифрами указывают страницы в зависимости от нумерации, приведённой в документе. В случае нескольких нумераций, отделяют их запятой друг от друга. Например: С. X-XX, 3-13

В описании следом за знаком двоеточие приводят заглавие частное выпуска или тома. Например: Философия Древнего Египта [Текст] // Философия мира / Джон Гренсон; пер. с фр. А. Буркиной. – СПб., 2013. – [Вып.] 2: Становление, гл. 1. – С. 2-10.

Можно опустить номера страниц, где размещается описываемый документ, в случае, если страниц менее восьми (в первую очередь, в газете). Например: Неприхотливые сорта тюльпанов [Текст] / Анна Жмаева // Садовод. – 2009. – 21 марта

В случае размещения части составной в нескольких (двух и более) номерах (томах, выпусках) сериального или многотомного документа отделяются точкой с запятой сведения, касающиеся её местоположения в каждом из приведённых выпусков. Например: Загадки 2012 [Текст] / А. Л. Грулин;сообщ. А. А. Загорская // Тайны времени. – 2012. – Т.10, вып. 9. – С. 34-43 ;вып. 10. – С. 45-49 ; Т.11, вып. 14. – С. 25-39.

В случае размещения составной части в избранных сочинениях, томе, в выпуске определённого собрания сочинений, не повторяют имя автора в тех сведениях, которые касаются идентифицирующего документа. Исключения составляют случаи возможного двоякого понимания библиографического описания. Например: Непокорная [Текст] / П.Н. Будин // Соч. : в 2 т. – СПб., 2001. – Т.1. – С. 342-359.

Когда возникает необходимость описания рефератов и рецензий, то сведения, касающиеся реферируемых (рецензируемых) документов, необходимо приводить в примечании следом за словами «Рец. на ст.:», «Рец. на кн.:», «Реф. кн.:» и «Реф. ст.:» либо на других языках их эквивалентов: «Ref.op.:» и «Rev. op.:». Например: Революция в Киеве [Текст] / А. Арсеньев // История революций. – 2014. - №3. – С. 34-38. – Рец. на кн.: Внутренние силы революционных течений: (материалы к формированию оппозиционных течений) / А. Н. Бутько. – Киев. : Киевская Печать, 2014.