Вчера отменили запрос по поводу льготу многодетным родителям. Но я еще спрашивала о последствиях утери первичных документов раньше истечения срока их хранения (5 лет).

Если компания потеряла документы, то она не сможет подтвердить данные бухгалтерского и налогового учета. Отсутствие первичных документов, счетов-фактур признается грубым нарушением правил ведения учета доходов и расходов. Ответственность за это предусмотрена ст. 120 НК РФ. Если такое нарушение было допущено в течение одного налогового периода штраф составит - 10000 руб., если нарушение обнаружат в разных налоговых периодов - 30000 руб.

Нарушение, которое привело к занижению налоговой базы, повлечет за собой штраф в размере 20% от суммы каждого неуплаченного налога, но не менее 40 000руб.

Кроме того, по заявлению налоговой суд может применить к должностным лицам (например, руководителю) административную ответственность в виде штрафа:

От 300 до 500руб. за непредставление первичных документов, необходимых для налогового контроля;

От 2000 до 3000 руб. за несоблюдение порядка и сроков хранения первичных документов.

Как организовать документооборот в бухгалтерии

Ответственность за отсутствие первичных документов

Внимание: отсутствие (непредставление) первичных документов является правонарушением ( , ), за которое предусмотрена налоговая и административная ответственность.

Отсутствие первичных документов, счетов-фактур, а также регистров бухгалтерского и налогового учета признается грубым нарушением правил ведения учета доходов и расходов. Ответственность за него предусмотрена Налогового кодекса РФ.

Если такое нарушение было допущено в течение одного налогового периода, инспекция вправе оштрафовать организацию на сумму 10 000 руб. Если нарушение обнаружено в разных налоговых периодах, размер штрафа увеличится до 30 000 руб.

Нарушение, которое привело к занижению налоговой базы, повлечет за собой штраф в размере 20 процентов от суммы каждого неуплаченного налога, но не менее 40 000 руб.

Кроме того, по заявлению налоговой инспекции суд может применить к должностным лицам организации (например, к ее руководителю) административную ответственность в виде штрафа на сумму:

• от 300 до 500 руб. за непредставление первичных документов, необходимых для налогового контроля ( , ч. 1 ст. 15.6 КоАП РФ);
• от 2000 до 3000 руб. за несоблюдение порядка и сроков хранения первичных документов ( , КоАП РФ).

В каждом конкретном случае виновный в правонарушении устанавливается индивидуально. При этом суды исходят из того, что руководитель отвечает за организацию бухучета, а главный бухгалтер – за его правильное ведение и своевременное составление отчетности (). Поэтому субъектом такого правонарушения обычно признается главный бухгалтер (бухгалтер с правами главного). Руководитель организации может быть признан виновным:

• если в организации вообще не было главного бухгалтера (постановление Верховного суда РФ от 9 июня 2005 г. № 77-ад06-2);
• если ведение учета и расчет налогов были переданы специализированной организации (п. 26 постановления Пленума Верховного суда РФ от 24 октября 2006 г. № 18);

если причиной нарушения стало письменное распоряжение руководителя, с которым главный бухгалтер был не согласен (

Как поступить, если первичные документы утеряны

Если документы, подтверждающие отраженные в учете операции, были утеряны, организация должна предпринять действия по расследованию причин и восстановлению пропажи. Для этого сотрудник, обнаруживший пропажу, должен написать служебную записку , на основании которой издается приказ руководителя о назначении комиссии по расследованию пропажи. Результаты работы комиссии оформите актом .

Если в период работы комиссии налоговая инспекция потребует документы, которые были утеряны, организация сможет попросить увеличить срок представления документов (п. 3 ст. 93 НК РФ). В этом случае распоряжение о создании комиссии будет документальным обоснованием такой просьбы.

Если же по результатам работы комиссии документы не будут обнаружены (восстановлены), организация не сможет подтвердить данные бухгалтерского и налогового учета. Кроме того, за отсутствие документов организации может грозить

Оперативный учет может основываться на цифровых показателях, переданных в устной форме по телефону, статистика и социология - на оценочных данных, полученных в ходе неформальных анонимных опросов и интервью, а бухгалтерский и налоговый учет всегда строго документальны Стоит отметить, что поскольку первичные учетные документы являются основанием для признания расходов в бухгалтерском и налоговом учете, российским законодательством помимо обязанности хранения документов предусмотрена ответственность за отсутствие первичных документов. НК РФ установлена ответственность налогоплательщика за грубое нарушение правил учета доходов и расходов. Под грубым нарушением правил учета доходов и расходов понимается отсутствие первичных документов или регистров бухгалтерского учета. За подобные промахи организации должны уплачивать штрафы от 5000 руб. до 10% неуплаченного в бюджет налога. Кроме того, за утрату бухгалтерских документов предусмотрена ответственность не только организации, но и ее должностных лиц. Нарушение сроков и порядка хранения документов влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере нескольких тысяч рублей. В данном случае должностными лицами, подлежащими штрафу, могут быть: генеральный директор, бухгалтер, другое лицо, на которое возложена ответственность за обеспечение сохранности документов. Должностные лица организации могут быть привлечены и к уголовной ответственности за непредставление бухгалтерских документов. Ответственность несут те лица, которые не предоставили обязательные документы в налоговые органы, что повлекло неуплату налога в крупном или особо крупном размере. Однако в этом случае уголовная ответственность наступает, если будет доказано, что налогоплательщик совершил данные деяния умышленно с целью уклонения от уплаты налогов. Ответственность за некорректное оформление бухгалтерской отчетности несут руководители организации не только в России, но и в любом государстве мира, вспомним хотя бы нашумевшую историю начала 2000-х с компанией Enron и исчезнувшей аудиторской компанией Arthur Andersen.

Распорядительные документы и первичные документы бухгалтерского учета Распорядительные документы - это документы, которые содержат распоряжение о выполнении той либо иной хозяйственной операции. Наиболее характерные примеры - различного рода приказы, доверенности, договоры и контракты.

Все они не содержат фактов совершения хозяйственных операций, поэтому не могут использоваться в качестве документального подтверждения операций и не являются основанием для отражения их в учете, но в большинстве случаев распорядительные документы служат основанием для составления первичных учетных документов. Иначе говоря, во многих ситуациях законодательно запрещено формировать первичные документы без наличия соответствующего распорядительного документа. Чтобы было понятнее, приведу несколько наиболее характерных примеров. Например, сотруднику организации выдается доверенность на получение товарно-материальных ценностей у поставщика. Сама доверенность не является первичным учетным документом, но на ее основании можно составить товарно-транспортную либо товарную накладную, по которой сотрудник и получит причитающиеся товарно-материальные ценности. Если же доверенность выдается сотруднику организации для получения денежных средств, то на ее основании будет составлен другой первичный документ - расходный кассовый ордер. На основании такого распорядительного документа, как контракт или договор, можно сформировать целый ряд первичных документов: товарно-сопроводительный документ на отгрузку товарно-материальных ценностей, платежный документ на оплату полученных ценностей, акт выполненных работ (оказание услуг) и т.д., в зависимости от конкретной ситуации. Очевидно, что поставлять товарно-материальные ценности либо производить предоплату без предварительно составленного договора (контракта) никто не будет, поэтому и соответствующие первичные учетные документы формироваться не будут.

316 Возмездные и безвозмездные договоры

Важнейшими для бухгалтерского учета положениями, касающимися договорных отношений организаций, являются нормы ГК РФ о возмездных и безвозмездных договорах и о цене договора, которые влияют как на методологию бухгалтерского учета, так и на налоговые обязательства организации. Договор, по которому сторона должна получить плату или иное встречное предоставление за исполнение своих обязанностей, является возмездным; договор, по которому одна сторона обязуется предоставить что-либо другой стороне без получения от нее платы или иного встречного предоставления, признается безвозмездным. В практической деятельности преобладают возмездные договоры.

Характерной чертой возмездного договора является то, что сторона, исполняющая свои обязанности, должна получить за это от другой стороны плату или иное встречное предоставление. То есть суть обязательства, возникающего из возмездного договора, заключается в том, что каждая из сторон по договору имеет право требования к другой стороне, но одновременно несет перед ней и определенные обязанности. При этом каждая из сторон является должником другой стороны в том, что она обязана сделать в

ее пользу, и в это же время ее кредитором в том, что имеет право от нее требовать. В случаях, когда в возмездном договоре цена не предусмотрена и не может быть определена исходя из условий договора, исполнение договора должно быть оплачено по цене, которая при сравнимых обстоятельствах обычно взимается за аналогичные товары, работы или услуги. Данное правило основано на соответствующем положении, содержащемся в Венской конвенции ООН о договорах международной купли-продажи товаров, и соответствует международной практике.

В.Ю. Никитина,
руководитель экспертного совета
Ассоциации развития бизнеса России

Все хозяйственные операции, проводимые любой организацией, должны оформляться оправдательными документами. Они являются первичными учетными документами и служат основанием для ведения бухгалтерского учета. Кроме того, они используются для исчисления и уплаты налогов и сборов. Как должны храниться и уничтожаться документы, что делать при их утрате, мы рассмотрим в данной статье.

Электронные документы и ЭЦП

Сегодня электронные документы с электронной цифровой подписью (ЭЦП) достаточно широко применяются при сдаче отчетности через интернет в налоговые органы, индивидуальных сведений в ПФР и при работе с банками по операциям с расчетными счетами. Допустимо ли хранить первичные документы, бухгалтерские и налоговые регистры только в электронном виде и не иметь должным образом оформленной "бумажной" версии?

Минфин России не имеет ничего против ведения учета, а также хранения первичных документов, документов бухгалтерского и налогового учета только в электронном виде (письмо от 24.07.2008 N 03-02-07/1-314). Однако он указывает, что при этом надо соблюдать порядок, установленный ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 129-ФЗ) и Федеральным законом от 10.01.2002 N 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи". В соответствии с ним первичные документы должны существовать на бумажном носителе либо в виде электронного документа, но обязательно заверенного электронными цифровыми подписями (ЭЦП). При хранении документов и регистров налогового учета также должна обеспечиваться их защита от несанкционированных исправлений (ст. 314 Налогового кодекса РФ).

Обеспечить ЭЦП всех работников, создающих документы, невозможно, поскольку первичный документ характеризуют прежде всего личные подписи лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления. Полный переход на электронный документооборот возможен в будущем. Например, в следующем году планируется переход на электронные счета-фактуры. В остальных случаях без бумажных носителей не обойтись. Специалисты рекомендуют распечатывать первичные документы и регистры бухгалтерского и налогового учета хотя бы раз в конце года перед проведением инвентаризации, а также по мере смены ответственных лиц за их ведение. При этом следует контролировать полноту внесенной в них исполнителем информации, с тем чтобы из-за отсутствия персональной ответственности не было хищений материальных ценностей.

Хранение и уничтожение документов

Первичные документы, регистры бухгалтерского и налогового учета, бухгалтерская и налоговая отчетность подлежат обязательному хранению в соответствии с установленными порядком и сроками. Ответственность за организацию хранения первичных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель организации.

Хранение документов регулируется Федеральными законами от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", N 129-ФЗ, от 14.11.2002 N 161-ФЗ "О государственных и муниципальных унитарных предприятиях", от 08.02.1998 N 14-ФЗ "Об обществах с ограниченной ответственностью" (ст. 50), от 26.12.1995 N 208-ФЗ "Об акционерных обществах" (ст. 89) и др. Кроме того, общий порядок хранения документов установлен разд. 6 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утв. приказом Минфина России от 29.07.1983 N 105. Организация обязана хранить бухгалтерские документы в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет (ст. 17 Закона N 129-ФЗ).

Согласно подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ налогоплательщики обязаны обеспечивать сохранность таких документов, обеспечивающих расчет налогов, в течение четырех лет. Это объясняется тем, что в рамках выездной налоговой проверки может быть проверен период, не превышающий трех календарных лет, предшествующих году, в котором вынесено решение о проведении проверки (п. 4 ст. 89 НК РФ).

Минимальный срок хранения книг покупок и продаж также составляет пять лет с последней записи (пп. 15 и 27 Правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утвержденных постановлением Правительства РФ от 02.12.2000 N 914). В некоторых случаях налоговое законодательство устанавливает более длительные сроки хранения документов. Например, если налогоплательщик убытки, полученные в текущем году, переносит на будущее по правилам п. 4 ст. 283, п. 7 ст. 346.18 НК РФ, то он обязан в течение всего срока переноса убытков (10 лет) хранить документы, подтверждающие объем понесенного убытка.

Сроки хранения кадровых, бухгалтерских и налоговых документов детально прописаны в Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков их хранения, который утвержден Росархивом 06.10.2000. В документе установлены сроки хранения документов для тех организаций, которые сдают их в государственные архивы и хранят на местах. Срок хранения зависит от важности документов. Например, годовая бухгалтерская отчетность, годовые налоговые декларации, а также квартальные при отсутствии годовых деклараций (например, по НДС) хранятся не менее 10 лет. Для документов, связанных с расчетами по оплате труда работников, предусмотрен срок хранения 75 лет (лицевые счета работников, расчетно-платежные ведомости и т.п.). Это объясняется тем, что информация, содержащаяся в таких документах, используется при начислении пенсии. Отсчет срока хранения начинается после года, в котором они использовались для составления отчетности в последний раз.

Если организация является акционерным обществом, то ряд документов ей следует хранить по месту нахождения исполнительного органа в течение сроков, которые установлены ФСФР в Положении о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утвержденном постановлением ФКЦБ России от 16.07.2003 N 03-33/пс. К таким документам относятся годовая бухгалтерская отчетность, протоколы и решения руководящих органов, уставные документы, списки аффилированных лиц и др. Место хранения документов каждая организация определяет самостоятельно. Как правило, большинство документов размещается в офисе компании или в специально оборудованном под архив помещении.

Часть документов временного хранения (сроком до 10 лет) по истечении срока может быть уничтожена, если:

1) в организации есть экспертная комиссия для проведения работы по отбору документов для дальнейшего хранения и уничтожения;

2) комиссия составляет акт о выделении документов с истекшим сроком хранения для уничтожения;

3) перечень документов к уничтожению согласован с местным архивом (в ситуации, когда документы данной организации подлежат сдаче в архив в обязательном порядке в силу закона);

4) проведена соответствующая внешняя ревизия или налоговая проверка;

5) документы передаются в соответствующие организации на утилизацию с составлением приемо-сдаточной накладной. При необходимости документы могут быть уничтожены в присутствии представителя организации с составлением акта об уничтожении документов.

Ответственность за утрату документов

Согласно ст. 27 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ юридические лица, а также должностные лица и граждане, виновные в нарушении законодательства об архивном деле в РФ, несут гражданско-правовую, административную и уголовную ответственность, установленную законодательством РФ. Кроме того, в НК РФ установлена налоговая ответственность налогоплательщиков.

Налоговая. Отсутствие первичных документов является грубым нарушением правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения. За него предусмотрен штраф в размере (ст. 120 НК РФ):

5000 руб. - если эти деяния совершены в течение одного налогового периода;

15 000 руб. - если они совершены в течение более одного налогового периода;

10% от суммы неуплаченного налога, но не менее 15 000 руб. - если они повлекли занижение налоговой базы.

Кроме того, за каждый не представленный по требованию налогового органа документ может быть применен штраф 50 руб. за каждый документ (ст. 126 НК РФ).

Административная. Для должностных лиц нарушение сроков и порядка хранения документов влечет наложение административного штрафа в размере от 2000 до 3000 руб. (ст. 15.11 КоАП РФ). За любые нарушения в области архивного дела на должностных лиц организаций, а также на юридических лиц может быть наложен штраф, предусмотренный ст. 13.20, 13.25, 19.4 и 19.5 КоАП РФ.

Уголовная. Похищение, уничтожение, повреждение или сокрытие официальных документов, совершенные из корыстной или иной личной заинтересованности, наказываются штрафом до 200 000 руб. или в размере заработной платы либо иного дохода осужденного за период до 18 месяцев, либо исправительными работами на срок до двух лет, либо арестом на срок до четырех месяцев, либо лишением свободы на срок до года (п. 1 ст. 325 УК РФ).

Восстановление документов

К сожалению, организации не застрахованы от возможной утраты первичных документов. Причины могут быть разными - пожар, затопление в результате повреждения коммунальных сетей, утрата и кража. Нужно ли восстанавливать документацию и как правильно это сделать?

Законодательство о бухгалтерском учете не содержит четких правил по восстановлению первичных документов в случае их утраты. В письме УМНС России по г. Москве от 13.09.2002 N 26-12/43411 руководителю организации рекомендовано в случае пропажи или гибели первичных документов:

Назначить приказом комиссию по расследованию причин пропажи, гибели первичных документов (п. 6.8 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденного Минфином СССР от 29.07.1983 N 105);

Предпринять меры по восстановлению тех первичных документов, которые подлежат восстановлению и хранению в течение установленного законодательством срока.

В случае нанесения вреда имуществу при чрезвычайных ситуациях обязательно проводится инвентаризация (п. 2 ст. 12 Закона N 129-ФЗ). Комиссия должна документально оформить причину утраты путем составления соответствующего акта с приложением справок официальных органов. Факт кражи первичных документов подтверждается справкой из милиции (постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 03.12.2008 N Ф08-7243/2008 и определение ВАС РФ от 06.04.2009 N 2624/07). При утрате документов во время пожара прилагают справку из отдела государственного пожарного надзора либо из МЧС (постановления ФАС Московского округа от 05.06.2008 N КА-А40/3721-08 и ФАС Поволжского округа от 02.10.2007 N А55-18216/2006-37). Затопление помещения подтверждается соответствующими коммунальными службами.

Комиссия также предпринимает меры для восстановления первичных документов. Если утрачены только сами первичные документы, а регистры бухгалтерского учета сохранились (например, в электронном виде), то можно запросить у контрагентов их копии. Например, копии выписок о движении денежных средств по счетам можно запросить у банков, а договоры, акты, накладные, счета-фактуры - у контрагентов, и т.д. Если адрес контрагента не известен (сделка с ним была единичной и сведения не сохранились), целесообразно обратиться в налоговые органы с письменным запросом о получении выписки из ЕГРЮЛ по данному юридическому лицу. Порядок предоставления сведений утвержден постановлением Правительства РФ от 19.06.2002 N 438 "О Едином государственном реестре юридических лиц". При отсутствии информации о контрагенте или невозможности его определить организации будет выдана справка об отсутствии запрашиваемых сведений.

При утрате налоговых деклараций или бухгалтерских отчетов за прошедшие периоды можно порекомендовать обратиться в налоговый орган по месту регистрации с просьбой предоставить их копии либо в органы статистики. Запрос лучше подавать одновременно с заявлением об утрате и справками, подтверждающими чрезвычайный характер утраты документов. При утрате учредительных документов юридическому лицу выдается их копия. Для этого организация должна обратиться с запросом в налоговый орган по месту регистрации.

Собственные исходящие первичные документы и внутренние документы компания оформляет самостоятельно. Но даже здесь можно столкнуться со сложностями. Например, при восстановлении расходных кассовых ордеров или платежных ведомостей взамен утраченных гражданин, в свое время получивший денежные средства, может отказаться от повторной подписи либо будет невозможно найти гражданина.

Что делать, если по объективным причинам организация не сможет восстановить все утраченные первичные документы? Следует ли ставить налоговый орган в известность? По мнению ряда специалистов, ставить налоговую инспекцию в известность необязательно, тем более что это не поможет избежать возможной ответственности, а отсутствие первичных документов грозит штрафом в соответствии со ст. 120 НК РФ. В данном случае налогоплательщик может выбрать три варианта действий:

По возможности восстановить утраченные документы (хотя бы частично);

Произвести исправительные записи по не подтвержденным документально расходам и отразить исправления в уточненной декларации по налогу на прибыль за отчетный год, ведь не подтвержденные документально затраты в налоговом учете расходами не признаются;

Дать возможность представителям налогового органа в ходе проверки определить суммы, подлежащие уплате в бюджет, расчетным путем на основании имеющихся у налогоплательщика данных, а также данных об аналогичных налогоплательщиках (подп. 7 п. 1 ст. 31 НК РФ).

Буквальное толкование подп. 7 п. 1 ст. 31 НК РФ позволяет сделать вывод, что для применения расчетного пути не имеют значения причины непредставления документов. Поэтому любые обстоятельства будут основанием для обращения налогового органа к расчетному пути.

Судебно-арбитражная практика на этот счет противоречивая. Например, в постановлении ФАС Московского округа от 07.02.2006 N КА-А40/421-06 судьи пришли к выводу, что расчетный способ можно применить в ситуации, когда налогоплательщик не в состоянии представить запрошенные документы в связи с пожаром или хищением. При этом в постановлении ФАС Западно-Сибирского округа от 23.10.2006 N Ф04-5614/2006(27729-А27-35) арбитры указали, что расчетный способ применить нельзя, если налогоплательщик не может представить документы по не зависящим от него обстоятельствам (пожар). Подпункт 7 п. 1 ст. 31 НК РФ имеет общий характер и распространяется на все налогии всех налогоплательщиков. Рассмотрим арбитражную практику по данному вопросу детальнее.

Налог на прибыль

У налоговых органов часто возникает соблазн определить сумму налога на прибыль без учета расходов. Между тем расчетный путь предполагает, что налоговый орган обязан учитывать данные не только о доходах налогоплательщика, но и о расходах, т.к. объект налогообложения (прибыль) формируется при уменьшении доходов на сумму расходов (ст. 247 НК РФ).

Арбитры тоже считают, что доходов без расходов не бывает. Например, в постановлении ФАС Дальневосточного округа от 21.11.2007 N Ф03-А73/07-2/4385 и определении ВАС РФ от 19.03.2008 N 3362/08 указано, что налог на прибыль нельзя исчислить только с сумм дохода от реализации, указанных налогоплательщиком в налоговых декларациях.

В постановлении ФАС Северо-Кавказского округа от 03.12.2008 N Ф08-7243/2008 (определение ВАС РФ от 06.04.2009 N 2624/07) арбитры указали, что налогоплательщик не может вести деятельность без соответствующих затрат. Аналогичное мнение выражено в постановлениях ФАС Волго-Вятского округа от 18.11.2008 N А82-2825/2008-27 (определение ВАС РФ от 13.03.2009 N ВАС-2710/09), Уральского округа от 12.03.2008 N Ф09-1403/08-С2 (определение ВАС РФ от 07.06.2008 N 8569/08).

НДС

В части определения НДС с выручки налоговые органы могут использовать банковские выписки о движении денежных средств по расчетному счету и данные о представленных налоговых декларациях, и их поддерживают арбитражные судьи (см. постановление ФАС Северо-Западного округа от 01.12.2008 N А56-43925/2007).

Однако есть судебные решения, в которых указано, что из содержания банковских выписок невозможно сделать достоверный вывод о том, какие из поступивших на банковский счет сумм являются объектом обложения НДС. Поэтому неправильно рассчитывать сумму налога только на основании банковских выписок без документов, подтверждающих совершение хозяйственных операций (постановления ФАС Московского округа от 31.10.2008 N КА-А41/10190-08, Северо-Западного округа от 15.12.2008 N А56-1979/2008, от 30.10.2008 N А56-2606/2008, Западно-Сибирского округа от 07.04.2009 N Ф04- 888/2009(5125-А45-46) и от 08.04.2009 N Ф04-2126/2009(4288-А45-34)).

Перейдем к вычетам. В соответствии с п. 1 ст. 172 НК РФ к вычету принимается сумма налога, предъявленная налогоплательщику, т.е. сумма налога, указанная в счете-фактуре. Можно ли при отсутствии накладных и счетов-фактур применять для определения суммы вычетов расчетный метод, который предусмотрен п. 7 ст. 166 НК РФ?

Ряд федеральных судов во главе с ВАС РФ занимают позицию, согласно которой для определения суммы вычетов нельзя использовать расчетный метод, а следует иметь в наличии счета-фактуры. Данный подход использован в постановлении Президиума ВАС РФ от 30.10.2007 N 8686/07, а также в постановлениях ФАС Поволжского округа от 12.12.2008 N А57-1126/2007 (определение ВАС РФ от 13.01.2009 N ВАС-17190/08), от 13.05.2008 N А72-9671/06-14/346 (определение ВАС РФ от 21.08.2008 N 10014/08), от 07.11.2008 N А55-6951/08, Уральского округа от 04.09.2008 N Ф09-1397/08-С2 (определение ВАС РФ от 30.10.2008 N 14002/08), от 28.07.2008 N Ф09-1296/08- СЗ (определение ВАС РФ от 30.10.2008 N 13998/08), Западно-Сибирского округа от 02.03.2009 N Ф04-1250/2009(1614-А03-41), Волго-Вятского округа от 23.11.2007 N А43-35394/2006-14-244 (определение ВАС РФ от 18.03.2008 N 3106/08).

Однако существует и противоположная позиция. Некоторые суды считают, что право на уменьшение налоговой базы по НДС на сумму вычетов предусмотрено НК РФ, а база по НДС при отсутствии первичных документов определяется на основании данных об иных налогоплательщиках. Поэтому, по мнению судов, и вычеты могут исчисляться по аналогичным данным расчетным путем (постановления ФАС Поволжского округа от 23.01.2007 N А72- 4828/06-7/241, Восточно-Сибирского округа от 09.07.2008 N А33-3374/07-Ф02-3124/08, Дальневосточного округа от 25.08.2008 N Ф03-А73/08-2/3440, Уральского округа от 12.03.2008 N Ф09-1401/08-С2 (определение ВАС РФ от 01.08.2008 N 6814/08).

Обратите внимание, что налогоплательщик в арбитражном суде вправе представлять документы, которые являются основанием для получения налогового вычета, независимо от того, были ли они истребованы и исследованы ранее налоговым органом. Указанная позиция нашла отражение в постановлениях ФАС Восточно-Сибирского округа от 19.02.2009 N А19-475/07-51- 04АП-1146/07(5)-Ф02-446/09, Московского округа от 26.03.2009 N КА-А40/2127-09, Поволжского округа от 17.03.2009 N А57- 22510/2007, Уральского округа от 25.02.2009 N Ф09-10209/08-С2 и Центрального округа от 06.03.2009 N А35-4080/07-С8.

ЕСН и НДФЛ

В постановлении ФАС Поволжского округа от 22.05.2008 по делу N А65-5658/2006- СА1-29 судьи рассматривали спор индивидуального предпринимателя и налоговой инспекции. Речь шла о доначислении ЕСН и НДФЛ в связи с отсутствием документов, подтверждающих произведенные расходы, по причине их уничтожения в результате затопления помещения. Сославшись на постановление Президиума ВАС РФ от 25.05.2004 N 668/04, ФАС пришел к выводу: налоговый орган вправе применить расчетный метод при определении ЕСН (подп. 7 п. 1 ст. 31 НК РФ). В части НДФЛ может быть применен расчетный метод либо предоставлен профессиональный вычет по установленному нормативу (п. 1 ст. 221 НК РФ).

Была в советское время такая поговорка: без бумажки ты букашка, а с бумажкой - человек! На дворе уже 25 лет что-то типа капитализма, появилось понятие «юридическое лицо». Собственно, лицом этого «лица» становятся его документы. Они являются основанием для учета хозяйственных и иных операций, расчета и начисления налогов, а иногда… для возбуждения уголовного преследования.

Документы пока бумажные. Наверное, в недалеком будущем их заменят электронные. Документы нужно хранить, но не все руководители знают, где и сколько времени, и что с ними происходит после ликвидации юридического лица. Этим вопросам и посвящена данная статья.

Сроки хранения различных документов установлены несколькими правовыми актами.

Документы по личному составу

Ст. 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" рассказывает о хранении таких документов, как:

• трудовые договоры, заключенные предприятием с работником;
• приказы по личному составу (о приеме, увольнении, переводе сотрудника);
• трудовые книжки;
• личные дела;
• лицевые счета по заработной плате.

Все эти документы хранятся не менее 50 лет со дня их создания, если они созданы после 2003 года. Для более ранних документов этот срок 75 лет .

Такой значительный срок хранения связан с необходимостью подтверждения трудового стажа и расчета размера пенсии работников при достижении ими соответствующего возраста.

Типовые управленческие документы

Типовые управленческие документы, которые образуются в процессе действия организаций, хранятся в соответствии с «Перечнем…», утв. Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558 (зарегистрировано в Минюсте России 08.09.2010 N 18380).

Например, доверенности, выданные сотрудникам или филиалам, представительствам организации, должны храниться 5 лет .

Столько же должны храниться таможенные декларации.

Акты приема и передачи зданий, помещений, земельных участков и другого имущества в пользование, распоряжение, аренду от юридических и физических лиц должны храниться постоянно .

Перечень содержит 1003 позиции по типам документов и для каждого свой срок хранения.

Мне кажется, сотрудник, отвечающий за делопроизводство в компании, а иногда это сам директор, должен хоть один раз в этот Перечень заглянуть.

Для акционерных обществ

Для АО сроки хранения их документов определены «Положением о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ», утв. Постановлением ФКЦБ РФ от 16.07.2003 N 03-33/пс (зарегистрировано в Минюсте РФ 21.08.2003 N 4994).

Например, реестры акционеров, выписки из них и списки аффилированных лиц, годовые отчеты общества должны храниться постоянно .

Бухгалтерские документы

Смотрим п. 1 и 2 ст. 29 :

• первичные учетные документы;
• регистры бухгалтерского учета;
• бухгалтерская (финансовая) отчетность;
• аудиторские заключения;
• документы учетной политики;
• стандарты экономического субъекта (приказы, распоряжения, внутренние инструкции, правила документа оборота, правила трудового распорядка и т.д.);
• документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета;
• средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи;

Все эти документы предприятие должно хранить не менее 5 лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз.

Однако Налоговый Кодекс (подп. 8 п.1 ст.23 НК) предписывает в течение 4 лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов, а также уплату налогов.

В очередной раз мы сталкиваемся с несоответствием норм НК и Закона.

Попробуем разобраться, сколько же лет все-таки нужно хранить бухгалтерские документы. Законодательство РФ о налогах и сборах состоит из НК и принятых в соответствии с ним федеральных законов о налогах (ст. 1 НК). Из этого следует, что нормы законов должны применяться в части, в которой они не противоречат Кодексу.

Следовательно, бухгалтерские документы нужно хранить 4, а не 5 лет .

В письме Минфина от 23 марта 2016 г. N 03-02-08/16273 говорится, что такой срок хранения документов корреспондирует периоду, за который может быть проведена выездная налоговая проверка (ст. 89 НК). Кроме того, ФНС считает, что документы, образующиеся в деятельности организации, в том числе, первичные учетные документы, могут храниться не только на бумажных носителях, но и в виде электронных документов.

Юридическое лицо ликвидируется, а документы нет

Ликвидация предприятия не предполагает уничтожения его документов. Если у предприятия не было специального договора с учреждением системы Федеральной архивной службы России (а у большинства частных коммерческих обществ его нет), государственный архив обязан принять на хранение только документы по личному составу работников общества.

Место хранения остальных документов определятся председателем ликвидационной комиссии или конкурсным управляющим, если ликвидация осуществляется в форме банкротства.

Получается, что документы бухгалтерского учета должен хранить у себя ликвидатор (или управляющий) в течение 4 лет после исключения общества из реестра за свой счет. Совершенно очевидно, что практически все ликвидаторы частных коммерческих предприятий этого требования не соблюдают, и после ликвидации бухгалтерские документы уничтожаются.

За неправильное хранение (утерю) - штраф

Потерять документы или неправильно их хранить - это административное правонарушение. Нарушение требований законодательства о хранении документов влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 2500 до 5000 рублей, на юридических лиц - от 200 000 до 300 000 рублей (ст. 13.25 КоАП).

Налагать штраф за это нарушение могут должностные лица органов, осуществляющих контроль за соблюдением законодательства об архивном деле (п. 59 ст. 28.3 КоАП).

С 2002 по 2014 год действовал Приказ Росархива от 18.02.2002 N 18 (отменен Приказом Минкультуры России от 03.06.2014 N 976), в соответствии с которым этим правом наделялись руководители структурных подразделений Федеральной архивной службы России, их заместители.

С 1 сентября 2013 года вступили в силу поправки к ст. 23.74 КоАП, согласно которым Банк России теперь рассматривает административные дела о неисполнении правил хранения документов АО (ч. 1 ст. 13.25) и страховой компанией (ч. 3 ст. 13.25). Орган, рассматривающий такие дела в отношении ООО (ч. 2 ст. 13.25), законом не установлен.

Поэтому в судебной практике не встречается ни одного дела о привлечении ООО к ответственности за неисполнение правил хранения документов, в то время как по АО и страховым компаниям такая практика есть, хотя и небольшая.

У этого правонарушения есть срок давности. Если с момента утери документов прошло более одного года, постановление по делу об административном правонарушении не может быть вынесено (ч. 1 ст. 4.5 КоАП). Если регулятор нарушает данное правило, суды однозначно занимают сторону общества.

Нет документов, нет дела?

Наиболее широко распространенная организационная форма коммерческого предприятия - общество с ограниченной ответственностью. Из анализа представленной выше информации следует, что несмотря на существование норм, требующих надлежащего хранения документов, руководители и ликвидаторы ООО могут безнаказанно уничтожать документы общества, практика привлечения их к ответственности отсутствует.

Но у этой проблемы есть другие аспекты.

Первичные бухгалтерские документы необходимо представить в налоговый орган при проведении выездной налоговой проверки. Если предприятие не сохранило документы, проверяющие доначисляют налоги на основании подп. 7 п. 1 ст. 31 и п. 7 ст. 166 НК расчетным методом. Расчет производится на основании имеющейся у них информации о налогоплательщике, а также данных об иных аналогичных налогоплательщиках.

Существует мнение, что если документы утеряны в результате кражи или пожара (наводнения и т.п.), то налоговая служба не праве начислить недоимку, а общество и его должностные лица освобождаются от налоговой ответственности.

Это не совсем верно.

Получения справок МВД, МЧС недостаточно для обоснования добросовестности и объективного характера утраты документов. Важным критерием являются и активные действия со стороны фирмы - попытки восстановления утраченных документов.

Нередки случаи, когда у налогоплательщика нет никаких доказательств того, что он пытался восстановить документы. В любом случае, ФНС применит расчетный метод при проведении налоговой проверки, а суды крайне критично оценивают отсутствие попыток восстановления бумаг. В итоге, компании часто проигрывают в суде именно по этой причине.

Интерес к документам юридического лица проявляют также правоохранительные органы. Они могут проводить документальные проверки, а с момента внесения изменений в УПК РФ (Федеральным законом от 22.10.2014 N 308-ФЗ), по результатам проверки, проведенной ГЭБПК, Следственный комитет может возбудить уголовное дело по ст. 199 УК (уклонение от уплаты налогов организации).

Отсутствие документов серьезно затрудняет работу оперативников и следователей, так как без документов невозможно провести экспертизу и установить конкретную величину неуплаченных налогов. Но это не лишает правоохранителей возможности расследовать преступление, если оно было.

От утраты бухгалтерских и налоговых документов не застрахован никто. Документы могут сгореть при пожаре, пострадать при транспортировке и т.п. Наконец, они могут быть просто украдены. К сожалению, далеко не все бухгалтеры знают, как избежать негативных последствий таких потерь.

По Федеральному закону от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" организации должны хранить первичные документы, регистры бухгалтерского учета и отчетность не менее пяти лет. Ответственность за несоблюдение этого требования несет руководитель предприятия. В случае нарушения с него можно взыскать штраф в размере от 20 до 30 МРОТ (ст. 15.11 КоАП РФ).
Налоговый кодекс обязывает организации хранить документы, необходимые для исчисления налогов, в течение четырех лет (пп. 8 п. 1 ст. 23). Отсутствие первичных документов и регистров бухучета признается грубым нарушением правил учета доходов и расходов. За совершение такого правонарушения предприятия наказываются по статье 120 НК РФ. С них взимается штраф в размере от 5 тысяч рублей до 10 процентов от суммы неуплаченного налога, но не менее 15 тысяч рублей.
Таким образом, за утрату бухгалтерских документов к ответственности может быть привлечена как сама организация, так и ее руководящие работники. Предприятия "отвечают" по Налоговому кодексу, а руководители - по административному. Но на практике потеря документов доставляет больше всего хлопот бухгалтеру.

Налоговики считают, фирмы платят

Оставшегося без документов налогоплательщика ждет не только штраф. Налоговики вправе обвинить его в отсутствии учета доходов и расходов и пересчитать уплаченные им суммы налогов на основе информации об аналогичных организациях (пп. 7 п. 1 ст. 31 НК РФ). Налоговый кодекс не разъясняет, какие организации признаются аналогичными. Поэтому, рассчитывая налоги подобным образом, инспекторы продолжают руководствоваться порядком, утвержденным письмом Госналогслужбы России от 13 августа 1994 года № ВГ-4-13/94н.
Как правило, при выборе аналогичной организации учитывается ее отраслевая принадлежность, вид деятельности, среднемесячный размер выручки и среднесписочная численность работников. Иногда во внимание принимается общая стоимость основных средств.
Порядок расчета налогов "по аналогии" зависит от того, можно ли определить выручку налогоплательщика, утратившего документы или нет. Если возможно, то налогооблагаемую базу проверяемого предприятия исчисляют, умножив его выручку на расчетный коэффициент. В свою очередь этот коэффициент определяется делением облагаемого дохода аналогичной организации на ее выручку.
Если выручку предприятия установить нельзя, то налоговую базу рассчитывают, умножив численность его производственного персонала на коэффициент (частное от деления облагаемого дохода аналогичной организации на численность ее штата).
Заметим, что налоговики учитывают только недоплату налогов, выявленную в результате расчета "по аналогии". Полученная таким методом переплата во внимание не принимается.

Пример
В феврале 2002 года в офисе московской торговой фирмы ЗАО "Интерьер" произошел пожар. В результате сгорели все бухгалтерские и налоговые документы за 2001 год. В мае 2002 года на предприятии началась налоговая проверка. Инспекторы запросили документы, необходимые для проверки правильности исчисления и уплаты налога на прибыль и НДС за 2001 год.
Из-за отсутствия запрашиваемых документов фирма не смогла выполнить требования налоговой инспекции. На этом основании проверяющие решили рассчитать причитающиеся с нее суммы налогов по аналогии со столичной фирмой ООО "Синтез", реализующей схожие товары и имеющей приблизительно ту же численность работников, что и ЗАО "Интерьер".
При исчислении налоговой базы проверяющие учитывали выручку ЗАО "Интерьер", указанную в декларациях. Порядок расчета налога на прибыль и НДС показан соответственно в таблицах 1 и 2. Из таблицы 1 видно, что при исчислении налога на прибыль была установлена недоплата в размере 39 000 рублей (361 000 - 322 000). На основании данных таблицы 2 налоговики сделали вывод о том, что сумма НДС была занижена как в каждом квартале, так и в целом за год. Общая сумма недоимки составила 7900 рублей (112 700 - 104 800).
В связи с этим сотрудники налоговой инспекции потребовали от ЗАО "Интерьер" доплатить суммы налогов и перечислить пени. Кроме того, предприятие было привлечено к налоговой ответственности по статье 122 НК РФ.

Таблица 1

Расчет налога на прибыль (руб.):

Таблица 2

Расчет НДС (руб.):

	ООО «Синтез»		ЗАО «Интерьер»
	Выручка от реализации	Сумма НДС	Выручка	Рассчитанный НДС	Заявленный НДС
I квартал	1 000 000	33 500	1 100 000	36 850 (1 100 000 x (33 500: 1 000 000))	36 300
II квартал	800 000	22 000	900 000	24 750 (900 000 x (22 000: 800 000))	21 000
III квартал	950 000	29 000	950 000	29 000 (950 000 x (29 000: 950 000))	28 500
IV квартал	750 000	19 500	850 000	22 100 (850 000 x (19 500: 750 000))	19 000
Итого:	3 500 000	104 000	3 800 000	112 700	104 800

Уважительные причины

Уплачивать штраф придется только той организации, которая виновна в потере первичных документов. Причем наличие умысла или неосторожности в ее действиях должны доказывать налоговики.
Фирма не несет ответственности за утрату документов, если она не могла обеспечить их сохранность. Однако помешать организации принять необходимые меры может только непреодолимая сила (форс-мажор). По статье 401 Гражданского кодекса таковой признается "чрезвычайное и непреодолимое при данных условиях обстоятельство" (авария, наводнение, ураган и т. д.). Вместе с тем нельзя считать форс-мажором пожар в здании, которое не было оборудовано средствами пожарной защиты (огнетушителями, сигнализацией и т. д.), или кражу из помещения, не предназначенного для хранения документов (производственный цех, товарный склад и т. д.).
Только официально подтвержденные факты пожара, аварии или кражи могут послужить основанием для освобождения предприятия от ответственности за утрату документов. Как зафиксировать форс-мажорное обстоятельство?
Сначала организации нужно получить официальное подтверждение произошедшего. Например, о пожаре свидетельствует акт, составленный органами пожарного надзора, о краже - справка из милиции о том, что от потерпевшего принято соответствующее заявление. После этого руководитель предприятия должен утвердить состав комиссии по расследованию причин случившегося. Как правило, к расследованию привлекаются представители государственной противопожарной службы, внутренних дел и других уполномоченных организаций. Результаты работы комиссии оформляются специальным актом (п. 6.8 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденного Минфином СССР от 29 июля 1983 г. № 105).
Одновременно с назначением комиссии организация обязана определить понесенные убытки, в том числе количество утраченных документов. Для этого придется провести инвентаризацию имущества (п. 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. № 34н).
При выявлении крупного имущественного ущерба предприятие может признать чрезвычайную ситуацию событием, произошедшим после отчетной даты, и отразить ее последствия в бухгалтерской отчетности (ПБУ 798 "События после отчетной даты", утвержденное приказом Минфина России от 25 ноября 1998 г. № 56н). Однако обыкновенную потерю документов к крупному ущербу отнести нельзя. Это событие в отчетности не отражается.

С миру по нитке…

Налогоплательщик избежит пересчет налогов и уплату пеней, если восстановит утраченные бухгалтерские и налоговые документы. Порядок и сроки восстановления следует согласовать с налоговой инспекцией.
Пострадавшей организации нужно обратиться к своим контрагентам с тем, чтобы получить у них копии первичных документов (договоров, накладных и т. д.) и счетов-фактур. Также ей следует взять в банке выписки со счетов, свидетельствующие о движении денежных средств. Если на предприятии не велся компьютерный учет (или если его данные также утрачены), необходимо восстановить регистры бухгалтерского учета и рассчитать налоги.
К сожалению, восстановить удается далеко не все первичные документы и счета-фактуры. Например, это очень трудно сделать, если неизвестно местонахождение тех или иных партнеров по бизнесу. В таких ситуациях организация обязана пересчитать налоги и доплатить необходимые суммы.
Впрочем, пострадавшая фирма имеет право перенести срок перечисления налогов. По статье 64 НК РФ организации, получившие ущерб в результате обстоятельств непреодолимой силы, могут получить отсрочку или рассрочку по одному или нескольким налогам на срок от одного до шести месяцев. Отсрочка предполагает перенос сроков перечисления всей суммы налогового платежа. Рассрочка предусматривает поэтапную уплату налога.
Для получения отсрочки или рассрочки по федеральным налогам налогоплательщик должен подать заявление в Минфин России, а по региональным и местным налогам - в финансовые управления субъектов РФ и муниципальных образований. К заявлению необходимо приложить документы, подтверждающие факт причинения ущерба (например, акт пожарного надзора) и его размер (результаты инвентаризации).
В течение месяца после получения всех необходимых документов финансовое ведомство должно либо предоставить налогоплательщику отсрочку (рассрочку), либо отказать ему в этом.

Мария ИВАНОВА
Материал предоставлен журналом "Московский бухгалтер" Источник материала -