Акт выполненных работ по договору поставки товара. Акт приема-передачи (образец), когда заключают и зачем

Нередко стороны договора не знают, как правильно заполнить бухгалтерскую документацию. Сегодня мы поговорим о грамотном составлении акта приема-передачи товара. В статье я расскажу, что это за документ, в каком виде он составляется и какую информацию в нем необходимо отразить.

○ Что такое акт приема и передачи товара.

Акт приема-передачи товара – документ, который составляется в ходе хозяйственных операций при исполнении договоров купли-продажи или поставки.

Особенности акта:

Не имеет строго установленной законодателем формы.
Обычно составляется в форме таблицы.
Должен содержать основные реквизиты, прописанные в ч. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ.
Составляется исходя из особенностей товара.
Является зачастую дополнением к основному договору.
Составляется при непосредственной передаче товара.
Составляется в нескольких экземплярах – по количеству контрагентов.
Оформляется в присутствии всех сторон сделки, должен содержать подписи всех ее участников.

Для чего нужно делать к договору акт приема-передачи?

В акте фиксируется состояние имущества при передаче товара, подтверждая, что продавец готов его принять.
В случае поступления претензий от покупателя, продавец сможет доказать, что при передаче товара все условия сделки были соблюдены.
Фиксируется цена, по которой были переданы ценности.

○ Что должно быть отражено в документе?

Рассмотрим основные реквизиты акта.

✔ Наименование, место и дата составления договора.

Документ составляется в виде отдельного договора (что менее приемлемо, но допустимо) или в виде приложения к основному соглашению.

В первом случае сторонам нужно:

Правильно оформить название документа. Оно пишется посередине, акту пристраивается номер.
Указать город составления акта, обычно он совпадает с местом, где происходит действие по передаче материальных ценностей. Город пишется сразу под названием слева.
Дата составления проставляется на любом документе или в самом названии документа, или справа сверху.

✔ Информативная составляющая о лицах-участниках договора.

Если документ является отдельным документом, не являясь частью какого-либо соглашения, обязательно нужно указать следующие данные о контрагентах:

Полное наименование с указанием организационно-правовой формы.
Адрес регистрации.
Ф.И.О. руководителя, на основании чего действует.
Сведения о регистрации.
ОГРН.
ОКПО.
ОКАТО.
Расчетный счет.
Обслуживающий банк.
Контактную информацию.

Если документ является частью договора, можно упустить эту информацию, отразив только основные данные о сторонах.

✔ Реквизиты договора.

Если акт является дополнением к основному соглашению, необходимо сделать ссылку на договор, на основании которого документ составлен. Чтобы не вышло путаницы, указывается дата и номер основного договора.

Акту приема-передачи при этом присваивается порядковый номер, так как часто к соглашению прилагается несколько документов, составленных сторонами в разное время.

✔ Информация о товаре.

В акте отражаются:

Наименование товара.
Количество товара. Указывается в единицах или других мерах измерения. Это могут быть тонны, килограммы, литры и другие показатели. Если этих данных нет, договор считается незаключенным.
Артикулы, марки, номера моделей, типы, физические свойства целесообразно указывать для родовых вещей (например, для молочной продукции указывается ее жирность, для древесины – тип дерева).
Для индивидуальных вещей (например, машины, компьютера) обязательно указывается их заводской номер.
Стоимость за единицу. Данная строка нужна для того, чтобы одну или несколько из единиц можно было запросто вернуть.
Качество товара. Этот пункт может быть включен в основную таблицу или фиксироваться отдельно. Если покупатель полностью принимает товар, соглашаясь на сделку без указания на качество, считается, что у него претензий к продавцу нет.

✔ Как указываются претензии при их наличии?

Претензии могут быть отражены в отдельном документе или прописаны в самом акте.

Как указать претензию? Покупатель имеет полное право не принять товар полностью или частично. В таблице акта это он может отразить, принимая только определенную часть товара или отказываясь подписывать документ.

Далее в акте вместо положения о том, что стороны претензий друг к другу не имеют, прописывается количество непринятого товара и причина, по которой передача материальных ценностей не произошла. Контрагенты имеют право при этом договориться о замене некачественного товара.

✔ Стоимость товара.

Цена товара указывается в виде цены за единицу, общей стоимости по категории товара, а также по итогу сделки. Определяется в рублях. Кроме того, так как многие предприятия являются плательщиками НДС, сумму желательно отражать с учетом этого налога.

✔ Подписи и печать.

Подписи и печати сторон подтверждают, что сделка состоялась, а покупатель доволен принятым товаром. Конечно, право подписи имеют только граждане, которые наделены такими полномочиями по уставным документам или по доверенности.

Подписи и печати ставятся в конце документа.

Компании могут заключать между собой различные договоры, связанные с передачей материальных ценностей, товаров. Это могут быть договора хранения, поставки, купли-продажи, комиссии, агента и т. д. В некоторых заключенных соглашениях предусмотрено обязательное заполнение товарной накладной и акта приемки-продажи товаров, в других – только .

Рассмотрим подробнее случаи, когда составляется этот документ.

Акт приема передачи заполняется с целью определения количества, качества, стоимости товара, в двух экземплярах для каждой стороны в момент передачи товарно-материальных ценностей. Его обязательно нужно составлять при расхождении по количеству, по качеству, а также если товар поступает без документов.

Акт приемки товара оформляется, если его составление предусмотрено договором. В этом случае он имеет такую же значимость, как и сам договор. Когда одна организация передает материальные ценности на ответственное хранение или по договору комиссии, то прием-передачи происходит с использованием акта.

Также данный акт может составляться и между физическим лицом и организацией. Если гражданин приобрел товар, после чего выявил в нем какие-либо недостатки или брак, то по закону о защите прав потребителей он имеет право вернуть некачественный товар или обменять на новый. В некоторых случаях для проверки товара необходимо провести экспертизу.

При передачи товара от покупателя к продавцу в таком случае необходимо обязательно составлять акт в двух экземплярах, один из которых с отметками о приеме остается у покупателя.

Акт приема передачи товара образец заполнения

У этого документа не существует стандартного вида. Форма акта может быть произвольной, тем не менее в ней должны присутствовать обязательные реквизиты. В акт приема-передачи заносится дата и место его составления, наименования организаций, их представители и основания, по которым они действуют.

Далее заполняется информация о заключенном договоре (номере и дате), по которому одна сторона передает, а другая принимает. Перед составлением акта стороны должны сверить фактическое поступление с сопроводительными документами.

В табличную часть этой формы записывается информация о наименование товара (ассортимент), модели, артикуле, фактическом количестве, цене и общей стоимости поступивших материальных ценностей. В расширенном виде акта могут присутствовать графы количество и стоимость передаваемых товаров для каждой стороны. В итоговой строке заполняется сумма всего, после этого она расписывается прописью ниже.

Затем делается отметка об соответствии качеству и ассортименту товара, соблюдении сроков поставки. При обнаружении дефектов надо подробно их описать.

Если передающая и принимающая стороны согласны с приемкой-передачей, то делается запись об отсутствии взаимных претензий.

В документе записывается количество экземпляров акта, и кому они предназначены. Затем его пописывают стороны с указанием наименования организации, адреса, регистрационных реквизитов, должности, личных данных, подписи лиц, ответственных за передачу товара и подписание этого документа.

Особенности составления отдельных актов приемки-передачи, последствия его не составления

Одной из сторон, заполняющей акт приемки-передачи, может выступать физическое лицо. В этом случае необходимо обязательно заполнить его паспортные данные, место регистрации.

Предусмотрена возможность составления этого документа на группу товаров или партию.

Существует акт приемки-передачи, заполненный не на разовую поставку, а за определенный период. В этом случае, в табличную часть целесообразно ввести графу «Дата поступления».

Во время поставки место передачи товара может быть на складе поставщика, на складе покупателя, и в иной указанной в договоре точке. Поэтому необходимо указывать фактическое место для того чтобы не возникло в дальнейшем проблем.

Товар может поставляться транспортной компанией, тогда рекомендуется каждый факт приемки-передачи фиксировать в данном акте.

Правильно составленный акт позволяет предъявить претензии для возмещения материального вреда, определить момент исчезновения или потери товара. Поэтому его отсутствие лишает одну сторону права предъявить свои требования, а другую - оправдаться.

Это двухсторонний (как минимум) документ, который составляется с целью передать товар от одного лица к другому. Это могут быть работники одной бюджетной организации, либо одним из участников приема-передачи может быть учреждение, а другим — его сотрудник, а также это могут быть две организации, заключившие договор о покупке или передаче на хранение. Для всех этих операций хозяйственной жизни понадобится заполнить такой документ.

Скачать простой образец акта приема-передачи товара

Как оформлять и сколько хранить

Правильнее будет передать купленный товар по унифицированному документу ТОРГ-12 — унифицированная форма товарной накладной. Но если составить его не представляется возможным, а условия договора позволяют или даже настаивают на составлении акта передачи материальных ценностей, то необходимо помнить, что он будет являться первичным учетным документом, передаваемым в бухгалтерскую службу. Это означает, что в нем необходимо указать обязательные реквизиты (ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ). Также в нем должны присутствовать следующие данные:

наименование и дата составления;
наименование организации и сотрудника, который составляет;
содержание факта хозяйственной жизни (что передаем, на каком основании);
единицы измерения передаваемых предметов, их количество, цена;
наименование должности, подпись и расшифровка подписи того, кто принимает ценности.

Оформляется в двух экземплярах, а затем передается по экземпляру каждой из сторон сделки. Как и другие первичные бухгалтерские документы, он должен храниться пять лет после отчетного года.

Помните, что такой акт не заменяет договор, а составляется на его основании!

Комиссионный акт приема материалов

Если принимающая товар сторона считает, что поставленный товар не соответствует условиям договора, или бумаги, переданные с материальными ценностями, расходятся по качеству или количеству с поставкой, она может оформить бумагу по форме 0504220. Его подписывает комиссия по поступлению и выбытию активов учреждения в присутствии материально ответственного лица и представителя организации - поставщика или иного незаинтересованного представителя.

Образец акта приема-передачи материальных ценностей

Следующим вариантом может быть передача имущества внутри организации: от одного материально ответственного лица (далее - МОЛ) к другому или от организации к сотруднику. В этом случае тоже необходимо составить документ. Это можно сделать в произвольной форме с обязательным указанием даты процедуры, наименования предметов передачи, их количества, а также лиц, кому передаются ценности. Если передача происходит от одного МОЛ к другому, новому, то со вторым необходимо подписать договор об индивидуальной (или коллективной) материально ответственности. Один экземпляр находится у МОЛ, второй — в бухгалтерии.

Оформлять передачу материальных ценностей на временное хранение следует бумагой, подтверждающей, что товарно-материальных ценности переданы на хранение. Для этого создана унифицированная форма МХ-1 (код по ОКУД 0335001), которая не является обязательной к применению, но очень удобна в использовании, поэтому широко применяется в бюджетных организациях.

Предлагаем скачать образец акта приема-передачи ТМЦ на хранение.

Акт приема-передачи — это правоустанавливающий документ, который позволяет закрепить в письменном виде передачу товара от одного лица другому с указанием условий передачи. Это не означает, что передать по акту можно только товар. Помимо товара можно передать услугу, основное средство (например, оборудование), материальные и финансовые ценности, движимое и недвижимое имущество и даже животных.

Что это за документ

Главным условием законности акта является его содержательность. В нем должны быть отражены все характеристики объекта передачи, стоимость объекта и любая другая важная для обеих сторон информация .

Акт составляется в нескольких экземплярах. Согласно общепринятым правилам количество экземпляров должно быть не меньше двух. Однако на практике принято оформлять от трех до пяти экземпляров .

Это связано с тем, что в момент передачи товар может находиться на охраняемой частной территории. Соответственно, при выезде с территории нужно будет предъявить охране документы, подтверждающие право на вывоз товара (или другого объекта передачи). Внутренние службы охраны не нуждаются в сохранении документации на вывоз. А вот если предприятие нанимает охранную организацию для охраны территории, то эта организация считает необходимым документально подстраховать себя от непредвиденных обстоятельств. Еще один экземпляр может понадобиться экспедитору в пути для предъявления его на посту ГАИ. Особенно это касается грузоперевозок на длительные расстояния.

В любом случае, лучше оформить лишний экземпляр, чем позже подписывать недостающий задним числом.

Нередко встречаются ситуации, когда судебное дело было проиграно стороной, которая не уделила должного внимания содержанию акта приема-передачи. Даже незначительные поправки, опечатки или непреднамеренные ошибки могут служить подтверждением незаконности сделки. Если ошибка была замечена только одной стороной, а вторая отрицает существование проблем с документом, то это является достаточным аргументом для открытия судебного разбирательства.

На практике документы заменяются обоими участниками сделки без особых проблем. Конечно, если ошибки не были заранее запланированы.

Акт можно составить как на список товаров, так и на каждый товар по отдельности . Сути документа это не изменит. Также можно составить акт не на определенную передачу товара, а на отрезок времени (например, за месяц, квартал или полугодие). Тогда в строчке рядом с наименованием номенклатуры будет целесообразно указать дату фактической передачи товара.

В акте обязательно должна быть указана следующая информация:

В первую очередь никак не обойтись без наименования документа. Оно указывается в шапке без строго утвержденного выравнивания по центру.
Дата составления акта должна соответствовать дате на календаре. Иначе могут возникнуть проблемы с определением законности сделки.
Обязательно указывается наименование сторон, совершающих сделку. При этом необходимо указать организационно-правовую форму (ООО, ОАО, ЗАО и т.д.), Ф.И.О. представителя организации и основание его подписи.

Пример: ООО «Факел» в лице генерального директора Завьялова Н.Ф., действующего на основании устава общества, и ЗАО «Стимул» в лице директора Панфилова С.С., действующего на основании устава общества, …

Также в шапке нужно указать место проведения передачи товара. Это важно для беспроблемной перевозки товара до места назначения.
Количество и стоимость товара должны быть отражены в акте в обязательном порядке.
Качественные характеристики товара. Указываются замеченные повреждения и соответствие (либо несоответствие) нормам.
Основанием для составления акта является договор, номер и дата которого должны содержаться в акте.
В заключительной части акт скрепляется подписями уполномоченных лиц и печатями (если таковые имеются).

Акт приема-передачи товара от продавца покупателю

Для передачи товара предпочтительнее пользоваться унифицированными формами актов приема-передачи, если они имеют место быть. Именно предпочтительнее, а не необходимо, так как статья № 252 НК РФ не обязывает оформлять сделку строго определенным документом .

При продаже товара продавец оформляет товарную накладную по унифицированной форме № ТОРГ-12. Ее можно заменить шаблоном акта приема-передачи товара только в том случае, если составление накладной по объективным причинам невозможно.

В федеральном законе «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 года № 402-ФЗ (в редакции от 28.12.2013 года) указан список реквизитов, необходимых для продажи товаров, работ и услуг. Параллельно следует руководствоваться теми требованиями, которые присущи товарной накладной. Например, все цены и итоговая стоимость передаваемых активов должны быть отражены в валюте РФ (в рублях). Штучный товар не нужно пересчитывать для заполнения столбца с весовыми показателями. Достаточно поставить в нем прочерк. Прочерк также должен стоять в любом незаполненном столбце.

Акт приема-передачи товара на ответственное хранение

Для того чтобы передать товар на ответственное хранение, необходимо заполнить унифицированную форму № МХ-1 . Этот акт оформляется поклажедателем (отдающей стороной) и подписывается им совместно с хранителем (принимающей стороной).

Выделяют бытовое и профессиональное хранение. Бытовое хранение товара зачастую носит стихийный характер, то есть сделка не планируется заранее. Иногда так оформляют передачу товара, который выкуплен покупателем, но остается на складе продавца на определенное время. При профессиональном хранении товаров принимающая сторона выбирает хранение основным видом своей деятельности. К профессиональным хранителям можно отнести хладокомбинаты скоропортящейся продукции (мясопродукции, молочной продукции).

При оформлении МХ-1 обязательно должны присутствовать сотрудники складских помещений (заведующие складом или рядовые кладовщики).

Перед тем как оформить акт на ответственное хранение, стороны должны заключить договор хранения. В нем указывается количество траншей передачи товара и количество товара, планируемого к передаче. Иногда последний показатель завышается. Это делается для того, чтобы при передаче дополнительных партий товара не возникало проблем с основанием для передачи. Следует заметить, что законодательством РФ не установлено понятие «ответственного хранения».

Акт приема-передачи некачественного или бракованного товара

Если после подписания акта приема-передачи товара было замечено качественное несоответствие товара указанным характеристикам, то покупатель может предъявить судебную претензию продавцу товара. Это касается тех ситуаций, которые оговорены в договоре купли-продажи в разделе «Возмещение убытков».

Но бывают такие случаи передачи бракованного товара, когда обе стороны знают о его фактическом состоянии. Например, при возврате некачественной продукции или бракованного товара нужно обязательно составить акт возврата товара. Этот акт содержит всю ту информацию, которая перечислена выше и некоторые специфические дополнения:

Указывается причина возврата товара.
Причины зачастую связаны с обнаруженным браком, а потому все элементы плохого качества должны быть описаны очень детально.
К акту можно приложить фотоснимок товара в качестве приложения или заключение независимой экспертной комиссии. Для этого в акте указывается номер приложения, а само приложение подписывается так же, как и акт.

Актом приема-передачи некачественного товара может выступать унифицированная форма № ТОРГ-2 .

С чего начинается процесс заполнения акта?

Прежде всего, стоит уяснить, что это юридический документ, который не терпит исправлений от руки. В случае возникновения ошибки акт нужно перепечатать заново. Поэтому для грамотного заполнения акта требуется внимательное отношение к деталям сделки.

Подписание акта можно разделить на несколько этапов:

Подготовительный этап. На этом этапе сделки нужно удостовериться в основании передачи товара и проверить документальное оформление этого основания.
Этап подсчета и фактической передачи товара. Складские сотрудники или лица, занимающиеся передачей, должны прийти к единой информационной составляющей передачи (взвешивание, подсчет единиц и прочее).
Этап непосредственного подписания акта. Акт скрепляется подписями уполномоченных лиц и печатями организаций.

Все спорные вопросы, касающиеся передачи товара, должны быть решены до подписания акта. Самым важным и одновременно самым сложным этапом передачи товара является второй этап. Неверные подсчеты одной из сторон могут привести к повторному пересчету всей партии передаваемого товара.

Если прием товара осуществляется водителем-экспедитором (на основании доверенности от руководителя принимающей организации), то он должен знать о своей материальной ответственности за сохранность передаваемых ценностей. Бездумная подпись на акте приведет этого сотрудника к личным финансовым потерям.

Может ли акт заменить договор?

Нет, так как актом нельзя обговорить все возможные варианты развития ситуации. Сроки поставок, условия оплаты, ответственность сторон, форс-мажорные обстоятельства и прочее могут быть оговорены в полном объеме только в договоре. Акт - это своего рода подтверждение того, что стороны осуществили действие, прописанное в договоре.

Заполните бланк без ошибок за 1 минуту!

Бесплатная программа для автоматического заполнения всех документов для торговли и склада.

Бизнес.Ру - быстрое и удобное заполнение всех первичных документов

Подключиться бесплатно к Бизнес.Ру

Акт о приемке товаров применяется для оформления приемки товаров по качеству, количеству, массе и комплектности в соответствии с правилами приемки товаров и условиями договора. Акт составляется членами приемной комиссии, уполномоченными на это руководителем организации.

Унифицированная форма № ТОРГ-1 утверждена постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 года № 132.

(Выписывайте документы без ошибок и в 2 раза быстрее за счет автоматического заполнения документов в программе Класс365)

Посмотреть образец заполнения: стр.1 стр.2 стр.3 стр.4

Как упростить работу с документами и вести учет легко и непринужденно

Посмотреть как работает Бизнес.Ру
Вход в демо-версию

Как правильно заполнить акт ТОРГ-1

В строке «Основание для составления акта» указывается номер и дата приказа или распоряжения о создании приёмочной комиссии.

В строке «Место приемки товара» указывается склад, на который приходуются товары.

В строке «по сопроводительным документам» указывается номер и дата товарно-транспортной накладной, по которой товар поступил на склад.

Строка «Страховая компания» заполняется в том случае, если груз был затрахован.

В таблице «Дата, время, ч. мин.» указывают фактическое время прибытия товара и дату и время начала приёмки.

В таблице «Товар» при заполнении строки «Сертификат» указывается его номер, срок действия и наименование органа, выдавшего данный сертификат.

Графы 20-24 заполняются в том случае, если при приёмке были выявлены излишки или недостача по количеству, массе или стоимости товара.

На 4-й странице акта пишется заключение приемочной комиссии с указанием точных данных по количественному или качественному расхождению, а также общей суммы выявленных убытков.

Обратите внимание! Количество экземпляров зависит от конкретных ситауций. Печать на ТОРГ-1 не ставится.

Как автоматизировать работу с документами и не заполнять бланки вручную

Автоматическое заполнение бланков документов. Сэкономьте свое время. Избавьтесь от ошибок.

Подключитесь к КЛАСС365 и пользуйтесь полным спектром возможностей:

Автоматически заполнять актуальные типовые формы документов
Печатать документы с изображением подписи и печати
Создавать фирменные бланки с вашим логотипом и реквизитами
Составлять лучшие коммерческие предложения (в том числе по собственным шаблонам)
Выгружать документы в форматах Excel, PDF, CSV
Рассылать документы по email прямо из системы
Вести аналитический учет товаров

С КЛАСС365 вы сможете не только автоматически готовить документы. Программа для управления торговлей Класс365 позволяет управлять целой компанией в одной системе, с любого устройства, подключенного к интернету. Легко организовать эффективную работу с клиентами, партнерами и персоналом, вести торговый, складской и финансовый учет. КЛАСС365 автоматизирует всё предприятие.