Кто имеет право расписываться в графах "Груз принял", "Груз получил грузополучатель" в товарной накладной ТОРГ-12? Необходима ли доверенность на право подписи?
В соответствии с Указаниями по форме N ТОРГ-12 применяется для оформления продажи (отпуска) товарно-материальных ценностей сторонней организации. Первый экземпляр остается в организации, сдающей товарно-материальные ценности, и является основанием для их списания. Второй экземпляр передается сторонней организации и является основанием для оприходования этих ценностей.
Обращаем внимание, что ни одним нормативным документом, в том числе и Указаниями, не разъясняется порядок заполнения реквизитов ТОРГ-12.
Согласно п. 1 ст. 509 Гражданского кодекса поставка товаров осуществляется поставщиком путем отгрузки (передачи) товаров покупателю, являющемуся стороной договора поставки, или лицу, указанному в договоре в качестве получателя.
Исходя из того, что основанием для передачи товара является договор, в графе "Грузополучатель" должны отражаться данные лица, являющегося покупателем или получателем, указанным в договоре поставки.
Поэтому в строке "Груз получил грузополучатель" должна стоять подпись лица, являющегося конечным получателем (покупателем), либо лица выступающего от его имени.
Заполнение графы "Груз принял", по нашему мнению, зависит от того, каким образом приобретенные товарно-материальные ценности доставляются покупателю, учитывая, что доставка товара может быть осуществлена силами поставщика (продавца), получателя (покупателя) или третьим лицом.
Полагаем, что если доставка груза покупателю осуществляется поставщиком, т.е. передача груза осуществляется непосредственно на складе покупателя, то в этом случае графа "Груз принял" не заполняется (ставится прочерк). В графе "Груз получил грузополучатель" материально-ответственное лицо организации-покупателя ставит свою подпись и печать организации.
Если доставка груза покупателю осуществляется через доверенное лицо, т.е. уполномоченный представитель организации-покупателя принимает груз на складе поставщика, то в этом случае в ТОРГ-12 указываются реквизиты доверенности, а в графе "Груз принял" ставится подпись доверенного лица. Графа "Груз получил грузополучатель" заполняется при передаче груза доверенным лицом материально-ответственному лицу организации-покупателя, соответственно, в указанной графе ставит свою подпись материально-ответственное лицо.
Согласно ст. 312 ГК РФ должник вправе при исполнении обязательства потребовать доказательств того, что исполнение принимается самим кредитором или управомоченным им на это лицом, и он несет риск последствий непредъявления такого требования.
В силу ст. 182 ГК РФ полномочия представителя могут возникать на основании доверенности, указания закона либо акта уполномоченного на то государственного органа или органа местного самоуправления, а также могут явствовать из обстановки, в которой действует представитель.
Возможность действовать от имени организации без доверенности предусмотрена только для ее единоличного исполнительного органа (например для обществ с ограниченной ответственностью - в силу пп. 1 п. 3 ст. 40 Федерального закона от 08.02.1998 N 14-ФЗ, для акционерных обществ - в силу п. 2 ст. 69 Федерального закона от 26.12.1995 N 208-ФЗ).
Согласно ст. 185 ГК РФ доверенностью признается письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу для представительства перед третьими лицами. Письменное уполномочие на совершение сделки представителем может быть представлено представляемым и непосредственно соответствующему третьему лицу. Доверенность от имени покупателя выдается за подписью руководителя организации (индивидуального предпринимателя) или иного лица, уполномоченного учредительными документами, с приложением печати организации. Покупатель может уполномочить на получение товара не только своего работника, но и иное или .
Для оформления полномочий представителя на получение товара обычно применяются унифицированные формы М-2, М-2а, утвержденные постановлением Госкомстата России от 30.10.1997 N 71а. Такая доверенность применяется для оформления права лица выступать в качестве доверенного лица организации при получении материальных ценностей, отпускаемых поставщиком. Поэтому доверенность выдается не на право подписи в ТОРГ-12, а на получение товарно-материальных ценностей. На основании такой доверенности представитель, уполномоченный организацией на получение товарно-материальных ценностей, имеет право подписи в товарной накладной.
Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
член Палаты налоговых консультантов Титова Елена
Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
кандидат юридических наук Кузьмина Анна
Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг. Для получения подробной информации об услуге обратитесь к обслуживающему Вас менеджеру.
В успешно действующей организации количество счетов, представляемых для оплаты, составляет весьма приличный пакет. К таким документам (они объединены в категорию бухгалтерских) относят банковские и первичные: налоговые декларации, расчеты, счета-фактуры и другие.
В соответствии с понятием о первой и второй подписи (разъяснено в Инструкции ЦБ РФ от 30.05.2014 №153-И) на них должна быть подпись руководителя предприятия или главного бухгалтера. В случае изначального отсутствия главбуха в штате компании (в небольших предприятиях такая ситуация – не редкость) все документы нужно подписать. Делает это предприниматель – директор фирмы.
Требования к поверенному
Представителем права подписи счетов может быть назначено как физическое, так и юридическое лицо. Это может быть сотрудник предприятия, которому право подписания счета доверено на основании распорядительного документа по организации.
Важно! При соблюдении всех формальностей, необходимых для составление приказа и выдачи доверенности на его основании, законом предусмотрена даже возможность оформить право подписи счетов на стороннее физическое лицо, не являющееся сотрудником компании.
Пункт 3 статьи 9 в законе №129–ФЗ относит определение лиц, которые имеют право подписи учетных документов, на совместное усмотрение руководителя предприятия с главным бухгалтером.
Кем составляется документ?
Статьи — Гражданского кодекса четко оговаривают суть доверенности. Будучи юридически значимым актом с важными последствиями, составление, оформление и выдача доверенности на подписание счета должно производиться лицом, занимающимся юридической стороной вопросов.
С другой стороны, данная доверенность связана с финансовыми отношениями, значит, что выдача ее должна проходить при непосредственном участии главного бухгалтера компании. Подписывает доверенность директор компании.
При обращении к услугам нотариуса, составлением доверенности занимается обычно сам специалист , взимая за это дополнительную плату.
Важно! При самостоятельном составлении доверенности необходимо строго следовать предусмотренным законами правилам, поскольку неверно составленный документ может быть признан впоследствии ничтожным, следовательно, счета подписанные на его основании будут недействительны.
Как избежать претензий со стороны партнера?
Доверенность, дающую право подписывать документы, нередко выдают в форме бумаги, оформленной для передачи нескольких видов полномочий одновременно.
Это, безусловно, удобно, но такой документ рискует вызвать сомнения у стороны партнера. В случае, когда необходимо одной доверенностью уполномочить представителя на подпись счетов-фактур, актов и накладных, следует это прямо прописать в тексте документа, перечислив все по пунктам. Так удастся избежать претензий у третьей стороны и у налоговиков, оформляющих вычет организации.
Пишем доверенность на подпись счетов-фактур, актов и накладных
Алгоритм составления доверенности на право подписи счетов-фактур, актов и накладных организации :
- Заглавными буквами в верхней части листа формата А4 в центре строки пишется наименование документа: «ДОВЕРЕННОСТЬ» и его номер.
- Ниже слева указывается место выдачи бумаги (например, г. Москва ) и дата прописью (например, первое июня две тысячи семнадцатого года ).
- Текстом пишется, кто является доверителем:
- дата рождения;
- место жительства;
- сведения о паспорте для физического лица;
- название и реквизиты компании – для юридического.
Например, гражданин РФ индивидуальный предприниматель Андреев Андрей Андреевич, паспорт серия 52 85 № 750879, выдан 15,04,2005 ОВД «Данилковский» г. Москвы, проживающий по адресу г. Москва, ул. Парковая, д.7, ИНН 785625852355, ГРНИП 325669852145258, свидетельство государственной регистрации в качестве индивидуального предпринимателя от 26.11.2011 № 002585985.
- Далее следует указать, кто является поверенным, данные те же, что и в пункте 3 (например, старшего бухгалтера Копоткову Анну Сергеевну, паспорт серия 5875 № 587589, выдан 07.12.2007 ОВД Хорошевского района г. Москвы, проживающую по адресу г. Москва, ул. Молодежная, д.78 ).
- Перечислить какие именно полномочия передает данный документ (например, настоящей доверенностью уполномочивает подписывать от имени Андреева Андрея Андреевича счета, выставляемые котрагентами ).
- Указать, возможна ли передоверенность доверенных прав (например, доверенность выдана без права передоверия ).
- Указать, какой срок действует данная доверенность (например, доверенность выдана сроком на 3 года ).
- Подтвердить акт подписью (например, подпись А.С. Копотковой удостоверяю ).
Нужно ли нотариальное удостоверение?
в пункте 3 разделяет доверенности организаций и физических лиц. Для первых достаточно доверенности, удостоверенной подписью руководителя и печатью самой организации.
Для доверителя – физического лица – нотариальное удостоверение потребуется (в соответствии со вторым абзацем пункта). Это требование касается и физического лица – индивидуального предпринимателя.
Альтернативный вариант удостоверения
– оформление доверенности в офисе банка. Такой способ позволяет сэкономить деньги за оплату услуги и время, затраченное на ее оформление.
Доверитель должен присутствовать при оформлении лично, в отношении представителя это требование не обязательно. Его присутствие понадобится, если в доверенность входит пункт «образец подписи поверенного»
Срок действия и способы продления
В число обязательных сведений при составлении доверенности на подпись счетов входит дата составления документа (пункт 1 статьи 186 ГК).
Статья 186 ГК РФ. Срок доверенности
- Если в доверенности не указан срок ее действия, она сохраняет силу в течение года со дня ее совершения.
Доверенность, в которой не указана дата ее совершения, ничтожна.
- Удостоверенная нотариусом доверенность, предназначенная для совершения действий за границей и не содержащая указание о сроке ее действия, сохраняет силу до ее отмены лицом, выдавшим доверенность.
От этой даты будет отсчитываться срок действия бумаги, если иное не указано в тексте доверенности. Если этот срок кажется слишком коротким, правила делопроизводства предусматривают возможность выдачи доверенности сроком до 3 лет.
В случае не оговоренного периода действия, подписывать счета на основании доверенности можно в течение года со дня ее выдачи. Затем придется оформлять новую бумагу. Доверенность без проставления даты выдачи считается недействительной.
Заключение
Доверенность – документ особой важности, ее реквизиты и правильность составления внимательно проверяют во всех спорных ситуациях. Она нужна и в повседневной деятельности компании, и в случаях отпусков или командировок руководства.
При оформлении и выдаче ее следует действовать в соответствии с регламентом, чтобы исключить возможность признания ничтожными документов, подписанных на ее основании.
У организации есть обособленные подразделения в других городах. Деятельность оптовая торговля. В них работают: Руководитель подразделения и менеджеры. Руководитель подразделения действует на основании доверенности от ген. директора. На основании какого документа дать разрешение на право подписи менеджерам на накладных и счет-фактурах за руководителя организации и главного бухгалтера?
Передачу права подписи товарных накладных и счетов-фактур менеджерам можно оформить доверенностью организации или приказом руководителя. Эти документы составляются в произвольной форме (образцы см. ниже). Если в генеральной доверенности руководителя обособленного подразделения указано, что он имеет право передавать часть своих полномочий другим сотрудникам, то он может сам оформить и подписать приказ и доверенность на сотрудников. Если такого условия в генеральной доверенности нет, то документы о передаче права подписывает руководитель организации.
Как правильно оформить передачу права подписи счетов-фактур от руководителя и главного бухгалтера другим сотрудникам организации
Передачу права подписи счетов-фактур можно оформить доверенностью от организации или приказом (распоряжением) руководителя (п. 6 ст. 169 НК РФ).
Типовых образцов для приказов (распоряжений) нет, поэтому эти документы можно составить в произвольной форме . Главное, чтобы в них содержалась информация о том, кому передается право подписи, и образцы подписей этих сотрудников. Кроме того, в приказе (распоряжении) можно установить срок, в течение которого уполномоченный сотрудник вправе подписывать счета-фактуры. Можно также предусмотреть, кто наделяется правом подписи вместо уполномоченного сотрудника на период его болезни или отсутствия по иным причинам.
Уполномоченные сотрудники заверяют счета-фактуры своими подписями. При этом, заполняя реквизиты «Руководитель организации или иное уполномоченное лицо» и «Главный бухгалтер или иное уполномоченное лицо», они ставят личные подписи, а в расшифровке Ф. И. О. указывают свои фамилии и инициалы. Можно поступить и по-другому: внести в счет-фактуру дополнительные строки и указать в них реальные должности уполномоченных лиц и расшифровку их фамилий и инициалов. И тот и другой вариант не противоречит законодательству и не может быть основанием для отказа в вычете НДС. Аналогичные разъяснения содержатся в письмах Минфина России от 10 апреля 2013 г. № 03-07-09/11863 , от 23 апреля 2012 г. № 03-07-09/39 .
Из формы
ПРИКАЗ № 3
о передаче права подписи счетов-фактур
г. Москва 11.01.2013
На основании пункта 6 статьи 169 Налогового кодекса РФ
ПРИКАЗЫВАЮ:
предоставить право подписи счетов-фактур, выставляемых покупателям, следующим
сотрудникам:
– за
– заместителю директора Петрову
Петру Владимировичу
;
– за главного бухгалтера Глебову Аллу Степановну
– бухгалтеру Зайцевой Валентине
Николаевне
.
При отсутствии П.В. Петрова
и В.Н. Зайцевой
более двух дней подряд (в случае отпуска,
болезни, командировки или по иным причинам) право подписи счетов-фактур имеют:
– за директора Львова Александра Владимировича
– заместитель директора Костомаров
Федор Андреевич
;
– за главного бухгалтера Глебову Аллу Степановну – бухгалтер Слуцкая Ирина Игоревна .
Образцы подписей:
Петров Петр Владимирович
Зайцева Валентина Николаевна
Костомаров Федор Андреевич
Слуцкая Ирина Игоревна
Директор А.В. Львов
«Альфа »
ДОВЕРЕННОСТЬ № 27
г. Москва 02 .06.2014
«Альфа
» в лице директора А.В. Львова
, действующего на основании устава,
уполномочивает следующих лиц:
заместителя директора Кондратьева Александра Сергеевича
(паспорт серии 54 02
№ 234567
выдан Химкинским УВД Московской обл. 20.02.2004
, адрес проживания: Московская обл.,
г.
Химки, ул. 8 Марта, д.
1, кв. 1
),
главного бухгалтера Глебову Аллу Сергеевну
(паспорт серии 80 05
№ 567845
выдан УВД по
ЮАО 05.02.2006
, адрес проживания: г. Москва, ул. Воронежская, д.
13, кв. 16
)
от имени «Альфа
» подписывать за руководителя счета-фактуры, а также первичные документы,
выставляемые контрагентам.
Доверенность выдана на один год без права передоверия .
Заместитель директора ____________ А.С. Кондратьев
Главный бухгалтер ____________ А.С. Глебова
Директор ____________ А.В. Львов
М.П.
Значительные и мелкие ошибки в первичке плюс советы, как их исправлять
Какие ошибки поставщики часто допускают в товарной накладной
Подписи. Особенно тщательно контролеры изучают подписи в накладной и зачастую проводят их экспертизу. Больше всего претензий связано с тем, что в накладной № ТОРГ-12 отсутствует подпись в строке «Отпуск груза произвел». Или не заполнена строка «Отпуск груза разрешил».
Следующая типичная ошибка - нет расшифровки подписей. Или не указаны должности сотрудников, подписавших товарную накладную. Примеры некорректных подписей в № ТОРГ-12 , а также правильный образец приведены ниже.
Но допустим, в полученной вами накладной все подписи налицо. Тогда убедитесь, что документ заверили уполномоченные сотрудники поставщика. Для этого понадобятся, например, копии доверенности или приказа руководителя о праве подписи. Заодно проверьте, чтобы подписи одного и того же работника на разных документах визуально не отличались.
Доверенности по-новому: проводим аудит работы с этими документами
Кто имеет право подписывать доверенности в организации
В большинстве случаев доверенность вправе издавать и подписывать руководитель организации. В то же время закон гласит, что учредительные документы (устав) могут содержать указания на других лиц, которые имеют право на издание доверенностей (ст. 185.1 ГК РФ).
Если устав предусматривает создание единоличного исполнительного органа (директора, генерального директора), то право подписания доверенностей не может быть передано какому-либо лицу. Законодательство и судебная практика относят это полномочие к исключительной компетенции руководителя организации 2 . При этом генеральный директор имеет право делегировать часть своих полномочий своему заместителю. Тот в свою очередь может передать свои полномочия другим сотрудникам компании, если в его доверенности будет предусмотрено право передоверия. Однако делегировать само право издания доверенностей генеральный директор не может.
Совет
Не выдавайте доверенности на длительный срок. Сотрудник может быть уволен или переведен на другую работу
Если устав не предусматривает наличие генерального директора в организации, то право на издание и подписание доверенностей имеет то лицо, которому такое полномочие предписано учредительными документами.
- Скачайте формы
Доверенности на право подписи накладных составляют в свободной форме. Этот вид документов оформляют так же как подобные доверенности, позволяющие подписывать акты выполненных работ или счета-фактуры, указывая право представителя на заверение именно накладных.
Доверителем в данном случае может быть индивидуальный предприниматель или юридическое лицо, а представителем – физическое или юридическое лицо, ИП, гражданин другой страны или лицо без гражданства. Организации, как правило, для оформления доверенности на подписание накладных используют свой фирменный бланк.
При необходимости документу можно присвоить номер. В доверенности следует указать:
- прописью место составления;
- дату;
- наименования сторон;
- адреса;
- ОГРН;
- КПП для юридических лиц;
- свидетельство о госрегистрации в качестве предпринимателя (для ИП).
- Паспортные данные, место регистрации (для физического лица и представителя юрлица).
Если поверенный является гражданином другой страны или лицом без гражданства, это нужно обязательно указать в тексте доверенности, вписав данные документа, удостоверяющего личность.
Доверенность можно выписать с правом передоверия или без такового. Без указания срока действия, доверенность будет сохранять силу в течение года. Доверенность с определенным сроком не может действовать более 3 лет.
Доверенность на право подписи накладных подписывают обе стороны, а заверять у нотариуса этот документ не нужно.
Если у сотрудника организации уже есть доверенность, дающая право получать товарно-материальные ценности по нарядам, счетам, заказам, договорам или соглашениям (форма М-2), то ее достаточно и для подписания накладных. Обязательное условие – доверенность этой форме может быть выдана только на сотрудника организации, доверяющей подписание этих документов. Оформляется доверенность на срок от 15 до 30 дней.
Доверителем при выдаче доверенности на подписание накладных может выступать исключительно организация и индивидуальный предприниматель (юридическое лицо). Представителем может становиться и физическое лицо, и организация. Налоговый кодекс РФ не предусматривает ограничений в назначении должностных лиц, которые вправе подписывать накладные за главбуха организации.
Если накладную подписывает лицо, указанное в доверенности, то на месте подписи следует указать:
- должность лица, подписавшего накладную от имени компании, если это лицо работает в этой организации;
- фамилия, имя, отчество лица, подписавшего накладную;
- наименование и реквизиты того документа, на основании которого лицо подписывает накладную от имени компании;
- подпись доверенного лица.
Во избежание претензий, лучше приложить к документам копию доверенности.
Подписание накладных заведующим складом (кладовщиком)
Сотруднику, имеющему дело с ТМЦ необходимы специальные правомочия на право подписания товарных накладных (форма ТОРГ-12).
Специфика функций кладовщика такова, что он должен принимать, хранить и отпускать ТМЦ и т. п. Также заведующий складом контролирует учет складских операций и ведение отчетности. Контрагенты обоснованно требуют предоставления доверенности при передаче товарно-материальных ценностей, поскольку накладную должны подписывать руководитель и главбух.
Другие лица могут подписывать накладные в специальном порядке при наделении их отзывными полномочиями посредством доверенности, приказа и т. д. В доверенности должно быть четкое указание, какие документы может подписывать заведующий складом и имеет ли он право передоверия.
Доброго времени Сергей!
Письмо от налоговой есть?
Вот нашел информацию касающуюся Вашего вопроса!
Доверенность и
приказ
Если
подписанты первичных документов действуют на основании доверенности, то необходимо запросить копию такой
доверенности и проверить ее на соответствие требованиям ст. ст. 185
- 188.1
Гражданского кодекса РФ, а также удостовериться в передаче по ней полномочий на
подписание первичных документов.
Примечание.
О том, как оформить доверенность, читайте на с. 60.
К
сведению. В Письме
Минфина России от 25.09.2012 N 03-02-07/1-227 была отражена позиция, согласно
которой заместитель директора, исполняющий обязанности директора на время
нахождения последнего в командировке, не может действовать от имени организации
только на основании приказа, необходимо также оформить доверенность. Вопрос,
заданный Минфину России, касался представительства в налоговых правоотношениях
(представлять декларации, пояснения и т.п.).
Действительно,
НК РФ (п. 3 ст. 29
НК РФ) не предусматривает иного порядка оформления полномочий представителя,
кроме доверенности. Однако применительно к подписанию первичных документов, а
также счетов-фактур таких требований нет. Более того, та же ст. 169
НК РФ указывает, что подписант счета-фактуры может быть уполномочен на то
приказом или доверенностью.
Перечень
лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает
руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером (п. 14
Положения по ведению бухгалтерского учета и отчетности, ч. 1 ст. 7
Закона N 402-ФЗ, Информация
Минфина России N ПЗ-10/2012).
Следовательно,
подтверждением полномочий на подписание
документов может быть:
Распорядительный документ по организации (приказ, распоряжение, внутреннее
положение о праве подписи на документах);
Либо
доверенность от имени организации.
Положение
об уполномоченных лицах, имеющих право подписи первичных документов в
подтверждение исполнения договора (например, товарных накладных, актов), можно
закрепить в договоре или приложении к нему. Здесь же можно закрепить и подписи
этих лиц.
Мнение.
М. Смольнинова, главный редактор издательства «Бизнес-Арсенал»
Возникает
вопрос: в каком случае делегирование права подписи следует оформлять приказом
(иным распорядительным документом по организации), а когда - выдавать
доверенность?
НК РФ не
содержит ответа на него. Единственное, на что указывает законодатель, - это
альтернативность документов: достаточно одного из них.
На
практике на этот счет существует несколько точек зрения. Приведем основные из
них.
1.
Приказом оформляется делегирование права подписи другому, кроме руководителя и
главного бухгалтера, работнику организации, а доверенность выдается лицам, не
состоящим в трудовых отношениях с организацией. Данная точка зрения базируется
на подходе, согласно которому распределение полномочий в рамках организации
оформляется ее внутренними документами (приказами, иными распорядительными
документами), которые на сторонних по отношению к организации лиц (не состоящих
в ее штате) не распространяются.
2. Приказ
оформляется в случае временного замещения (исполнения обязанностей)
руководителя организации или главного бухгалтера другими работниками, когда они
временно отсутствуют (например, на время их болезни, отпуска, командировки), во
всех остальных случаях подлежит оформлению доверенность. При подобной трактовке
упор делается на прямое назначение доверенности - подтверждение полномочий
перед всеми третьими лицами (перед контрагентами, которым выставляются счета-фактуры)
тех лиц, которые не являются руководителями или главными бухгалтерами
организации, не исполняют их обязанности, но при этом им поручено подписывать
счета-фактуры от имени организации. В период замещения временно отсутствующего
работника замещающим осуществляется исполнение не своих прав и обязанностей, а
замещаемого работника (руководителя организации, главного бухгалтера), поэтому
доверенность от организации в данном случае не нужна: замещающий работник
действует на основании приказа (иного распорядительного документа) по
организации.
Как
видите, обе эти точки зрения выглядят убедительными при определенных
обстоятельствах. Однако давайте разберемся, в чем состоит целесообразность
оформления данных документов для компании. Правильное документальное оформление
делегирования права подписи счетов-фактур в организации призвано решить
следующие основные проблемы:
Избежать конфликтных ситуаций с налоговыми органами и контрагентами, поскольку
не исключена вероятность представления по их требованию документов,
подтверждающих полномочия лиц, подписавших счета-фактуры;
Наряду
с фиксацией передачи права подписи счетов-фактур одновременно закрепить за
определенными лицами ответственность за содержание и правильность оформления
подписываемых ими счетов-фактур.
Руководство
компании, естественно, заинтересовано в установлении персональной
ответственности лиц, ставящих свою подпись на счетах-фактурах. Доверенностью
оформляется только предоставление права, но не делегирование напрямую
соответствующих обязанностей и ответственности за их неисполнение. Данные
обстоятельства закрепляются приказом (иным распорядительным документом) по
организации, а с точки зрения трудового законодательства возложение новых
обязанностей возможно, как правило, путем их включения в трудовой договор (ст. 57
Трудового кодекса Российской Федерации) и/или должностную инструкцию работника.
Если же право подписи делегируется не работнику организации, то соответствующие
обязательства и ответственность за их неисполнение должны быть четко прописаны
в тексте гражданско-правового договора (договора возмездного оказания услуг и
т.п.).
Может
возникнуть ситуация, когда контрагент возразит, что приказом (иным
распорядительным документом по организации) регулируются только взаимоотношения
внутри организации, а на представительство перед внешними лицами требуется
доверенность. Но налоговые органы на практике вряд ли будут обращать внимание
на отсутствие доверенности, если есть надлежащим образом оформленный приказ.
Таким
образом, можно сделать следующие выводы:
В
случае делегирования права подписи счетов-фактур лицам, не являющимся
работниками данной организации, необходимо такое делегирование оформлять
доверенностью;
При
замещении (исполнении обязанностей) временно отсутствующих руководителя
организации и/или главного бухгалтера необходимо оформлять передачу права
подписи счетов-фактур:
1)
приказом (иным распорядительным документом) по организации;
2) а
также целесообразно включить возможность такого исполнения обязанностей
(штатное заместительство) в трудовые договоры и/или должностные инструкции этих
лиц;
Если
имеет место делегирование права подписи счетов-фактур на постоянной основе
работнику собственной организации, то целесообразно оформить:
1) приказ
(иной распорядительный документ) по организации;
2)
доверенность от имени организации;
3) а
также отразить возложение такой обязанности в трудовом договоре и/или
должностной инструкции. Причем для налоговых органов в силу п. 6 ст. 169
НК РФ будет достаточно одного документа: либо приказа (иного распорядительного
документа) по организации, либо доверенности. В трудовом договоре и должностной
инструкции больше заинтересован работодатель.
Идентификация лица
Далее следует удостовериться в наличии
подписи на документе именно того лица, которое указано в расшифровке. Данный
шаг необходим, поскольку в последнее время практически ни одна проверка со
стороны налоговых органов не проходит без выявления контрагентов, не
выполняющих свои налоговые обязательства.
Обратите внимание: даже в том случае,
когда руководители поставщиков не отказываются от участия в деятельности
организаций и признают, что являлись их руководителями, налоговые органы
инициируют почерковедческие экспертизы документов, подтверждающие, что подписи
на документах не принадлежат лицам, являющимся руководителями, и на этом
основании отказывают в признании расходов.
Налоговики ссылаются на ст. 252
НК РФ и Постановление
Пленума ВАС РФ от 12.10.2006 N 53 «Об оценке арбитражными судами
обоснованности получения налогоплательщиком налоговой выгоды». Под
документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные
документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ. Не могут
являться основанием для получения налоговой выгоды документы, сведения в
которых неполны, недостоверны и (или) противоречивы. Поскольку подпись на
первичном документе выполнена неуполномоченным лицом (неизвестными лицами),
данный документ содержит недостоверные сведения, следовательно, не может
подтверждать расходы (вычет по НДС).
